Adviesrapport project Opvang Vluchtelingen (incl. bijlagen).pdf

Een goede planning en afstemming over de inzet in de projectgroep is en blijft daarom van groot belang!

7.6.

Financiën

De adviseur financiën zal ten alle tijden een belangrijk rol behouden in het project Opvang Vluchtelingen. Daarbij is het advies wel om een (duidelijker) onderscheid te maken tussen de adviseren en de administrerende werkzaamheden binnen het team financiën. Met name in de projectgroep (ter ondersteuning van de stuurgroep) zal de adviseur financiën een rol hebben om te adviseren op het gebied van besteding(s) (on)mogelijkheden van de (Rijks) middelen voor opvang Vluchtelingen, waarbij onderscheid gemaakt zal blijven tussen de doelgroepen Oekraïners, Asielzoekers en Statushouders. De adviseur bereidt samen met de projectgroep ook de verantwoording van de middelen voor in de Bestuursrapportage en de jaarrekening ten behoeve van de verantwoording richting het Rijk, evenals de eigen periodieke beleidsmatige verantwoording via de bestuursrapportages. Meer op operationeel niveau zal financiën betrokken zijn bij de monitoring en registratie van de financiën per deelproject. Dit kan betrekking hebben op zowel nieuw te ontwikkelen locaties (bestedingen en mogelijkheden binnen het door de projectgroep/stuurgroep bepaalde kader) alsook de bestedingen en mogelijkheden met betrekking tot de beheerfase. De advisering richt zich daar met name op kostendekkendheid en dergelijk en vergoedingen die ontvangen (kunnen) worden.

Ook bij de (crisis) noodopvang asielzoekers zal het team financiën adviseren over nieuwe en lopende locaties en de bijbehorende vergoedingen en de daarbij behorende declaraties en (jaar) afrekeningen. Ook hierbij zal hetzelfde onderscheid gemaakt moet (en kan) worden tussen adviseren en administreren. Voor de doelgroep Statushouders ligt de advisering meer in de lijn van de reguliere advisering van het team Sociaal Domein en Werk & Inkomen.

Advies Programma aanpak Opvang Vluchtelingen

blad 23 van 26

Ten behoeve van de nieuwe functies (zie 7.4) wordt geadviseerd om, binnen de financiering opvang vluchtelingen, rekening te houden met ca. € 500k aan loonkosten per jaar voor (ten minste) de komende 4 jaar. Daarnaast wordt geadviseerd om, ten behoeve van incidentele en/of structurele extra capaciteit binnen de lijnorganisatie, ca. € 150k per jaar aan loonkosten te reserveren om de uitvoerende taken vanuit de opvang vluchtelingen te kunnen verrichten. Over (met name) incidentiele extra capaciteit in de lijnorganisatie, ten behoeve van het project, moeten afspraken gemaakt worden in de projectgroep over tijdelijke inhuur en de declaratie van kosten daarvan op het project. Dekking van zowel de nieuwe directe functies binnen het projectteam (€ 500k) en de te verwachten benodigde extra capaciteit in de lijnorganisatie (€ 150k) kunnen voor de komende 4 jaar gedekt worden uit de opgebouwde reserves (positief resultaat) voor de opvang vluchtelingen. De verwachting is dat bij afronding van het project, de extra capaciteit op (bijvoorbeeld) werk & inkomen en burgerzaken, structureel gemaakt kan worden op basis van de uitstroom vanuit de migratieketen (statushouders) en de verwachting dat een deel van de Oekraïense vluchtelingen ook definitief zullen willen blijven.

Kosten van (huidige) ingehuurde projectmedewerkers (locatiemanager, woonbegeleiders en medewerkers huisvesting) komen deels te vervallen op het moment dat zij een dienstverband aangeboden krijgen. Intern zal de betrokkenheid echter wel doorbelast worden op het project, waardoor deze kosten niet volledig wegvallen.

7.7.

Participatie

Participatie bij de opvang van vluchtelingen is evenzeer een belangrijk als een (potentieel) gevoelig onderdeel van het project Opvang Vluchtelingen. Het belang van een goede afstemming over zowel de ontwikkeling van nieuwe locaties, alsook de interactie met betrokkenen tijdens de gebruiksfase van een opvanglocatie, is groot. Medewerking vanuit de samenleving kan het succes van een opvanglocatie maken of breken. Het gaat hier dus niet om het creëren van draagvlak! Het gemeentelijk Participatiebeleid zegt hierover: “Door participatie willen wij betrokkenheid creëren bij de totstandkoming van beleid of ruimtelijke projecten. Een goede betrokkenheid kan leiden tot draagvlak, maar draagvlak is geen doel op zichzelf. Het is het gevolg van een goede buur zijn, het maken van betere plannen en zorgvuldige en transparante besluitvorming. Daarmee is het de mooist denkbare bijvangst, maar geen doel of verplichting. Dit zal ook het uitgangspunt moeten zijn bij de opvang van vluchtelingen. Het doel van participatie is bij deze projecten niet om draagvlak te krijgen voor het al dan niet kunnen/willen opvangen van vluchtelingen, maar om de juiste betrokkenheid te creëren bij de totstandkoming daarvan. Kortom: de vraag OF er opvang komt is niet aan de orde, maar de vraag HOE we dat “als goede buur” kunnen doen.

Participatie begint altijd bij de vraag “wát we met participatie willen bereiken” en daarmee “wat is het doel?” van de beoogde participatie. Daarbij is een belangrijke afweging óf er inbreng mogelijk is en waarop. Als er geen inbreng (meer) mogelijk is, dan

Advies Programma aanpak Opvang Vluchtelingen

blad 24 van 26

volstaat informeren. Er moet vooral geen indruk gecreëerd worden dat inbreng mogelijk is, wanneer dit niet (meer) zo is. Ook wanneer er wel inbreng mogelijk is (en dat is vaak op onderdelen wél het geval), moet duidelijk zijn (en expliciet gemaakt worden) op welke punten of onderwerpen dat dan is. Wáár kan wel over meegepraat/meegedacht worden, waarover niet en wát kunnen/gaan we met de inbreng doen. Zowel het Participatiebeleid als de Werkwijzer Participatie, zoals opgesteld bij het participatiebeleid, kan de projectleider op weg helpen om dit soort vragen te stellen en te beantwoorden (zie bijlagen C en D). Daarom wordt geadviseerd om gebruik te maken van zowel deze tools die hiervoor zijn opgesteld, alsook de kennis en expertise op dit vlak binnen het team communicatie. Ook wordt geadviseerd om bij de participatie de ervaringen, kennis en expertise van (onder andere) vluchtelingenwerk te betrekken. Het belangrijkste is om op basis van de juiste vragen en argumenten de keuzes te maken bij het opzetten van een participatieplan en deze ook goed vast te leggen. Daar is op voorhand geen blauwdruk voor te maken, omdat de antwoorden op deze vragen per project kunnen verschillen. Op die manier is de handreiking ook opgezet, om de vragen te stellen waarmee het participatieplan gemaakt kan worden. Gebruik deze dus!

7.8.

Aan de slag…

Ondanks het feit dat er nog een aantal aandachtspunten en aanbevelingen zijn die nadere uitwerking en afstemming vragen, is het advies om zo spoedig mogelijk “gewoon aan de slag te gaan” met de boogde projectstructuur. Ten behoeve van de nieuwe opvanglocatie “Finspark” is het de komende periode nodig zowel op tactisch niveau (kaders en uitgangspunten) als operationeel niveau (bemensing, contractvorming, uitrol van de nieuwe locatie, BAG registraties en vergoedingen) aan de slag te gaan. Het voorstel is om hiervoor een nieuwe projectgroep in te richten op tactisch niveau met (voornamelijk) beleidsmedewerkers en op operationeel niveau met (voornamelijk) medewerkers uitvoering. Op basis van de ervaringen die hierbij opgedaan worden, kan scherper in beeld komen waar het onderscheid (inhoudelijk) tussen vraagstukken op strategisch, tactisch of operationeel niveau ligt. Hiermee kan de projectorganisatie scherper worden neergezet, inclusief de juiste bemensing in de verschillende projectteams (projectgroep en werkgroepen) en de te bespreken onderwerpen, gevraagd besluitvorming in hogere gremia, et cetera. Aan de teamleiders van de verschillende betrokken disciplines zal, zowel voor de projectgroep als de werkgroep(en), gevraagd worden wie het beste vanuit de teams aan kunnen sluiten bij deze overleggen.

Hieruit zal naar verwachting ook naar voren komen op welke onderdelen wij de juiste mensen nog missen, zowel vanuit capaciteit als profiel (kennis en expertise). Deze informatie kan dan gebruikt worden voor de werving en selectie van (nieuwe) medewerkers.

Advies Programma aanpak Opvang Vluchtelingen

blad 25 van 26

Bijlagen A. B. C. D.

Bestuursopdracht opvang Vluchtelingen – juni 2023 Concept DIN opvang Vluchtelingen Participatiebeleid Hof van Twente Werkwijzer Participatie Hof van Twente

Advies Programma aanpak Opvang Vluchtelingen

blad 26 van 26

Bijlage A Bestuursopdracht Opvang Vluchtelingen juni 2023

Bestuursopdracht Onderwerp Datum Van Bijlage

Bestuursopdracht opvang vluchtelingen Hof van Twente Juni 2023 Berryl Michel Procesplan Twente Opvang Vluchtelingen

1. Achtergrond 1.1 Aanleiding formuleren bestuursopdracht Sinds begin 2022 wordt een forse inspanning gevraagd van gemeenten als gevolg van de oorlog in Oekraïne en de ontstane crisis in de vluchtelingenopvang; taakstellingen werden verhoogd en noodmaatregelen genomen om deze crisis landelijk, met inzet gemeenten het hoofd te bieden. Zowel regionaal als lokaal in gemeente Hof van Twente is er sterke behoefte om óver de crisis heen te kijken en een aantal opgaven in samenhang te brengen. In gemeente Hof van Twente is project OSA (opvang Oekraïne, Statushouders en Asielzoekers) opgericht waar de initiatieven rondom ontwikkeling en alle zaken rondom beheer en uitvoering van opvang worden samengebracht. Deze projectstructuur is momenteel nog erg ingericht vanuit de crisissituatie en er is behoefte aan een meer gestructureerde aanpak passend bij de huidige projectfase. 1.2 Doelstelling bestuursopdracht opvang vluchtelingen De formulering van deze bestuursopdracht heeft tot doel om structuur aan te brengen in de wijze waarop de gemeente Hof van Twente de opvang- en huisvestingscapaciteit gaat realiseren voor ontheemden uit Oekraïne en asielzoekers in de komende periode. Hierbij zijn taakstellingen, zoals deze zijn vastgelegd in het Procesplan Twente Opvang Vluchtelingen, leidend maar niet uitputtend. De actuele opgaven zijn omschreven in hoofdstuk 3.

2. Inhoud bestuursopdracht opvang vluchtelingen Het Procesplan Twente Opvang Vluchtelingen en de daarin opgenomen taakstellingen wordt beschouwd als basis voor deze bestuursopdracht. Aanvullend hierop bepalen we met de bestuursopdracht onze lokale aanpak: We stellen onze bestuurlijke opgave vast. Ook wordt de scope bepaald voor de uitvoering, wat een combinatie zal zijn vanuit de projectorganisatie en uitvoering vanuit de lijn. Hiervoor zal worden benoemd wat (intern) nodig om de bestuursopdracht uit te voeren. Vanzelfsprekend geeft dit de doorkijk naar het ontwikkelplan en het beheer van de opvanglocaties. De ontwikkelopgave is echter nog niet uitwerkt in een visiestuk of beleid. Het is bedoeld om de opdracht op te halen waarna de verschillende onderdelen die zijn vastgelegd gevuld gaan worden. In deze bestuursopdracht staan nadrukkelijk nog geen (potentiële) nieuwe opvanglocaties benoemd. 2.1 Reikwijdte bestuursopdracht - Realiseren taakstellingen én extra capaciteit opvangplekken De basis voor het realiseren van opvang- en huisvestingscapaciteit zijn de taakstellingen zoals deze zijn vastgelegd in het Procesplan Twente Opvang Vluchtelingen.

Gemeente Hof van Twente verbindt zich aan het behalen van deze resultaten maar spreekt ook de ambitie uit om extra capaciteit te realiseren, passend qua omvang bij onze gemeente, om zo duidelijke stappen te zetten naar de toekomst en invulling te geven aan de behoefte om óver de crisis heen te kijken en een aantal opgaven in samenhang te brengen. De ambitie behelst de realisatie van 50% meer opvangplekken dan op dit moment in taakstellingen is opgenomen. Door deze ambitie te formuleren en uit te voeren pakken we als gemeente Hof van Twente regie en verantwoordelijkheid. De problematiek rondom opvang van vluchtelingen zal naar verwachting in de komende jaren veel van gemeenten blijven vragen en daar zullen nieuwe opgaven en taakstellingen aan worden verbonden. Hierop anticiperen maakt dat we beter voorbereid zijn. Personele inzet is schaars en in het afgelopen jaar al flink belast. Het oprichten van ruimere opvanglocaties maakt dat organisatorisch en in ontwikkeling betere keuzes gemaakt kunnen worden. Geen of onvoldoende opvangplekken bieden is geen optie, omdat in dat geval keuzes opgelegd kunnen worden door het COA, op plekken waar de gemeente dan geen zeggenschap in heeft. Door zelf het initiatief te nemen, willen we dit voorkomen.

- Aanpassing projectstructuur De huidige projectstructuur OSA wordt aangepast, waarbij de huisvesting van de doelgroep statushouders geen onderdeel meer uitmaakt van de opdracht. De bestuursopdracht richt zich specifiek op de doelgroepen ontheemden uit Oekraïne en asielzoekers. De huisvesting van statushouders wordt terug in de lijnorganisatie gebracht. De raakvlakken tussen huisvesting van vluchtelingen en statushouders zal, net als de totale woonopgave huisvesting van bijzondere doelgroepen, integraal worden bekeken met name vanwege de fysieke plaatsing in het kader van spreiding. Daarnaast zal de projectorganisatie, met stuurgroep en projectgroep, anders worden ingericht waarbij de projectgroep wordt vervangen voor twee werkgroepen: Ontwikkeling en Beheer. Zie hiervoor de toelichting projectstructuur in hoofdstuk 5.

-2-

2.2 Kaders en randvoorwaarden Voor de afbakening en invulling van deze bestuursopdracht houden we rekening met de volgende zaken: - Deze bestuursopdracht richt zich op de taakstellingen voor de komende twee jaar, tot eind 2024. Tegelijkertijd kijken wij ook verder vooruit, omdat opvang van vluchtelingen zal ook ná 2024 aan de orde zal zijn; - We stellen vast dat er een grote mate van onzekerheid is in de prognoses over het aantal benodigde opvangplekken voor deze gestelde periode van komende twee jaar. - We spreken de ambitie uit om 50% extra capaciteit te realiseren ten opzichte van de taakstellingen huisvestiging ontheemden uit Oekraïne en asielzoekers. - De bestuursopdracht richt zich specifiek op de doelgroepen ontheemden uit Oekraïne en asielzoekers. Dit betekent een aanpassing op de huidige projectstructuur OSA, waarbij statushouders ook onderdeel uitmaken van de opdracht. De huisvesting van statushouders zal, net als de totale woonopgave huisvesting van bijzondere doelgroepen, integraal worden bekeken - met name vanwege de fysieke plaatsing in het kader van spreiding. - Gemeente Hof van Twente maakt onderdeel uit van de regionale samenwerking dat zich beperkt zich tot het informeren, onderling leren, coördineren en afstemmen tussen de 14 gemeenten (lees: Twente). Besluitvorming over realisatie van opvangcapaciteit en locaties is volledig aan het lokale gemeentebestuur.

Tussen gemeenten kan gesproken worden over uitruil en/of gezamenlijk organiseren van deelopgaves. - De opvang van asielzoekers is er op gericht zo snel als mogelijk de wettelijke verantwoordelijkheid voor de opvang en noodopvang van asielzoekers over te dragen aan het COA en het Nidos.

-3-

3. Opgaven en huidige aanpak Hof van Twente 3.1 Ontheemden uit Oekraïne Tabel: Opgave per 31-12-2023

Taakstelling Gerealiseerde opvangplekken Opgave tot behalen taakstelling Opgave inclusief 50% ambitie

190 opvangplekken 146 opvangplekken 44 opvangplekken 140 opvangplekken

Sinds 1 april 2022 hebben burgemeesters in Nederland de wettelijke taak en bevoegdheden om te voorzien in de opvang van Oekraïense ontheemden, waaronder de huisvesting, verzorging en de voorbereidingen daarvoor. Dit vloeit voort uit de inwerkstelling van een noodwet; de uitwerking hiervan is vastgelegd in de Regeling opvang ontheemden Oekraïne. De Veiligheidsregio’s zijn belast met de coördinatie om opvang te regelen in hun regio. Het Veiligheidsberaad heeft in maart 2022 ingestemd met de vraag van het kabinet om 75.000 opvangplekken te realiseren; 3.000 opvangplekken voor de Veiligheidsregio Twente. In december 2022 is het aantal benodigde opvangplekken verhoogd naar 90.000 plekken, ca. 3.600 voor Twente. Op de langere termijn is de verwachting dat deze groeit naar 4.800 plekken. Uiteraard afhankelijk van oorlogsontwikkelingen in Oekraïne. De Richtlijn Tijdelijke Bescherming (RTB) geeft Oekraïners het recht op opvang en medische zorg in Nederland. Daarnaast geeft het recht op onderwijs voor minderjarige kinderen en geeft het de mogelijkheid om te werken. Mensen die onder de richtlijn vallen, mogen tot 4 maart 2024 in Nederland blijven. Twente beschikt (nog) niet over de gevraagde opvangcapaciteit voor Oekraïense vluchtelingen en naar verwachting zal in de loop van 2023 een nog grotere bijdrage van regio’s gevraagd worden als gevolg van de verwachte instroom.

Het aantal gerealiseerde opvangplekken voor Oekraïense ontheemden is op dit moment nog net iets minder dan de eerder gevraagde 3.000 plekken. Daarnaast is er een groei naar 3.600 plekken in 2023 en een verwachte groei naar 4.800 plekken in 2024. De opgave is om zo spoedig mogelijk te voldoen aan de gevraagde 3.000 plekken en voor te bereiden op een groei naar 3.600. De 14 Twentse gemeenten hebben opnieuw een verdeling gemaakt van de lokale inspanningen op basis van inwonersaantallen. Hieruit blijkt een taakstelling van 190 voor Hof van Twente.

3.2 Aanpak opvang Ontheemden uit Oekraïne in Hof van Twente Vanaf maart 2022 worden Oekraïense ontheemden opgevangen in gemeentelijke opvanglocaties (GOO) en bij particulieren thuis (POO). Deze locaties zijn verspreid over gemeente Hof van Twente en overwegend klein van schaal. De grootste GOO-locatie (75 gerealiseerde plekken) is de in april ‘23 geopende locatie aan de Pieter Langendijkstraat in Goor. Daarna volgt, met 25 opgevangen ontheemden, locatie Rozenstraat 25 in Goor, gevolgd voormalig basisschool aan De Kerkegaarden in Diepenheim (14 opgevangen ontheemden) en het kerkgebouw van het Apostolisch Genootschap in Delden (10 opgevangen ontheemden). De overige locaties bieden opvang voor 4/6 personen en betreffen veelal eengezinswoningen.

-4-

Kaart: GOO locaties in gemeente Hof van Twente

In gemeente Hof van Twente zijn momenteel (peildatum 6 juni 2023) 171 gerealiseerde opvangplekken in gemeentelijke opvanglocaties. In de komende twee maanden zullen twee locatie sluiten: Lage Eschweg 4/4a in Ambt Delden: 11 opvangplekken - De Kerkegaarden 1 in Diepenheim: 14 opvangplekken De overige locaties zijn beschikbaar tot maart 2024 Op dit moment zijn een geen concrete nieuwe GOO opvanglocaties in oprichting.

-5-

3.3 Asielzoekers Tabel: Opgave per 31-12-2023

Taakstelling per 31-12-2023 Gerealiseerde opvangplekken per 31-12-2023 Opgave tot behalen taakstelling Opgave inclusief 50% ambitie

120 opvangplekken 75 opvangplekken 45 opvangplekken +/- 100/150 opvangplekken

Op 28 november is door de staatsecretaris een brief gestuurd aan alle colleges van B&W over de bijgestelde landelijke behoefte aan asielopvang. Het capaciteitsbesluit geeft aan dat er per 1 januari 2023 behoefte is aan 61.200 plekken en aan 75.500 plekken op 1 januari 2024. Onderdeel van het COA-capaciteitsbesluit zijn 3.700 plekken voor AMV’s die het COA nodig heeft op 1 januari 2023 en 5.100 op 1 januari 2024. Daarbij is rekening gehouden met de uitstroom van statushouders naar huisvesting in gemeenten, conform de lokale taakstellingen. De landelijk benodigde opvangcapaciteit voor asielzoekers is door het Rijk verdeeld over de provincies. Dit is gedaan met de aan de LRT afgesproken verdeelsleutel, die gehanteerd wordt totdat de Spreidingswet in werking treedt. Voor Overijssel betekent dit een opgave van 4.001 opvangplekken per 1 januari 2024. De veiligheidsregio’s IJsselland en Twente werken samen om te bezien hoe dit gerealiseerd kan worden.

Alle vaste en tijdelijke plekken bij elkaar opgeteld beschikt Twente niet over voldoende opvangcapaciteit asielzoekers (AZC’s). Zowel niet voor 2023 als voor 2024. Er zijn op basis van de prognose en verdeelsleutel zoals die nu voorligt ca. 1150 extra opvangplekken nodig per 1 april 2023 en daarbij nog 220 éxtra reguliere plekken vóór 1 januari 2024. Op basis van inwonertal een indicatieve verdeling gemaakt naar de 14 gemeenten. De huidige taakstelling Hof van Twente voor de opvang van asielzoekers is op 31 december 2023 120 reguliere opvangplekken in AZC.

3.4 Aanpak opvang Asielzoekers in Hof van Twente Vanaf september 2022 zijn 28 opvangplekken gerealiseerd voor asielzoekers in crisisnoodopvang (CNO) locatie De Reiger in Delden. Op 1 december 2022 zijn in Aparthotel Delden 32 opvangplekken voor asielzoekers gerealiseerd als CNO. Deze locaties zijn gesloten per 6 april 2023. Gezien de geringe looptijd van crisisnoodopvang zijn alle gemeenten dringende opgeroepen om voor langere tijd crisisnoodopvang te bieden aan asielzoekers. Hier heeft Hof van Twente actie op gezet en op 6 april 2023 aan de Jacob Ooststraat 13/13a in Markelo een CNO locatie voor 75 asielzoekers geopend dat 2 jaar beschikbaar is. Vanaf januari 2023, het moment dat de verbouwingsplannen voor de CNO-locatie Markelo zijn opgesteld, is nauw samengewerkt met COA. Het doel was om de CNO-locatie zo te realiseren dat het geschikt is voor langduriger noodopvang. We zijn overeengekomen dat de gemeente de locatie als CNO zou openen, met het personeel dat hiervoor al was aangenomen, en dat samen gewerkt zou worden naar de transitie richting COA die de locatie de resterende periode tot april 2025 zou exploiteren als noodopvang. Deze overgang staat gepland op 1 juli 2023.

-6-

4

Van opgaven naar ontwikkelplan nieuwe opvanglocaties Hof van Twente

4.1 Opstellen ontwikkelplan opvanglocaties Om structuur aan te brengen in de bepaling of, hoe en waar gemeente Hof van Twente opvang- en huisvestingscapaciteit realiseert voor ontheemden uit Oekraïne en asielzoekers zal een ontwikkelplan worden opgesteld. Dit biedt, ondanks onzekere prognoses en nog in ontwikkeling zijnde wet- en regelgeving, handvatten in de realisatie van opvang- en huisvestingscapaciteit in gemeente Hof van Twente en sturing voor het projectteam en andere betrokken medewerkers en taakvelden. Voor het ontwikkelplan zullen onderstaande randvoorwaarden worden gehanteerd: Ontwikkelplan opvanglocaties

Ontheemden Oekraïne

Asielzoekers

Scope: 2 jaar (maart 2025)

Scope: 5 tot 10 jaar

Locaties minimaal 1 jaar beschikbaar

Minimaal 2 jaar beschikbaar Minimale capaciteit 75 personen

Minimale capaciteit potentiële locatie 25 personen Tenzij de locatie gemeubileerd en gestoffeerd is

Focus op bebouwd gebied en nabijheid voorzieningen

Focus op bebouwd gebied en nabijheid voorzieningen

Spreiding binnen Hof van Twente noodzakelijk

Spreiding binnen Hof van Twente wenselijk

Voor de ontwikkeling van nieuwe locaties is sterk de behoefte aan focus: waar zetten we onze energie op? Bovengenoemde randvoorwaarden kunnen dienen als meetlat waarlangs potentiële nieuwe locaties getoetst kunnen worden. We gaan niet ‘lopen’ op elke aangeboden locatie, maar we verbinden randvoorwaarden zoals minimale looptijd of aantal opvangplekken. Dit helpt in de ontwikkeling, maar ook als doorkijk naar de beheersfase waarin het de voorkeur heeft om niet voor kleine opvanglocaties te gaan.

-7-

4.2 Bestuurlijke opgave opvang vlulchtelingen In deze bestuursopdracht staan derhalve geen potentiële nieuwe opvanglocaties benoemd. Na het vaststellen van de bestuursovereenkomst gaan wij zo breed mogelijk op zoek naar locaties die mogelijk geschikt zijn of gemaakt kunnen worden voor opvang van ontheemden uit Oekraïne en asielzoekers. Op basis van de meegegeven kaders in deze opdracht wordt onderzocht welke locaties mogelijk geschikt zijn voor opvang van vluchtelingen. Deze mogelijke locaties zullen worden onderzocht op haalbaarheid en bij reële opties zullen wij zorgvuldig communiceren, met gemeenteraad maar ook met betrokkenen en omwonenden, die we in dit proces zullen betrekken. Op basis van de eerder genoemde randvoorwaarden en de opgaven (inclusief 50% ambitie) is de bestuurlijke opgave voor de ontwikkeling van nieuwe opvanglocaties geformuleerd: Oekraïense ontheemden We gaan de regionale taakstelling voor opvang van Oekraïense ontheemden leveren. Hierbij spreken wij een aanvullende lokale ambitie uit van 50%. Dit houdt in dat Hof van Twente opvanglocaties voor in totaal 100 tot 150 opvangplekken voor ontheemden uit Oekraïne gaat realiseren, die ten minste een periode van 1 jaar beschikbaar zijn. Spreiding van deze en bestaande GOO-locaties over de gemeente is wenselijk, maar niet noodzakelijk.

We spreken de verwachting uit dat Hof van Twente nog ten minste twee jaar gemeentelijke opvanglocaties zullen exploiteren, wetende dat de Richtlijn Tijdelijke Bescherming loopt tot 4 maart 2024. Asielzoekers We gaan de regionaal gevraagde bijdrage aan reguliere opvangcapaciteit voor asielzoekers leveren en zorgen, samen met andere gemeenten, dat crisisnoodopvang (CNO) niet meer nodig is. Hierbij spreken wij een aanvullende lokale ambitie uit van 50%. Dit houdt in dat Hof van Twente actief 100 tot 150 opvangplekken voor asielzoekers gaat realiseren op 1 of maximaal 2 locaties die minimaal een periode van 5 tot 10 jaar beschikbaar is. Hiervoor zullen ook de mogelijkheden voor het inzetten van flexwoningen worden onderzocht. NB. De omvang van 100 tot 150 opvangplekken is als ondergrens gehanteerd om de opvang adequaat te kunnen organiseren en beheren. Buiten beschouwing van deze bestuursopdracht, maar wel vanuit de lijnorganisatie, is het behalen van:  De halfjaarlijkse gemeentelijke Taakstellingen Huisvesting Statushouders;  De binnen deze opgaves gevraagde opvang en huisvesting van alleenstaande minderjarige vreemdelingen (AMV’s); Er vind een nauwe samenwerking plaats met zowel cluster Wonen als het team Sociaal Domein en kansen uitgewisseld voor huisvesting van zowel statushouders als AMV’ers.

-8-

4.3 Fasen van ontwikkeling en beheer opvanglocaties De fasen rondom de realisatie en uitvoering van een opvanglocatie, zowel voor ontheemden uit Oekraïne als asielzoekers, zijn te duiden in een ontwikkelfase en een beheerfase. In beide fases zijn nadrukkelijk een ‘harde’ kant en ‘sociale’ kant te benoemen. In hoofdstuk 5 projectorganisatie wordt aangeduid waar de uitvoering van deze onderdelen worden ondergebracht. Dit kan binnen de scope van het project zijn – of juist in de lijnorganisatie.

Ontwikkeling

Aanbod potentiële nieuwe locaties We gaan locaties zoeken of ontvangen aanbod en beoordelen deze volgens een vastgesteld meetlat

Verwerven We sluiten huur- of een koopovereenkomst of verwerven woonunits waarin opvang mogelijk is.

Beheer

Inrichten We maken de opvanglocatie geschikt voor bewoning en zorgen dat de begeleiding opgestart word.

Fysiek / facilitair beheer We zorgen dat de opvanglocaties op facilitair op orde zijn en blijven

Sociaal We zorgen dat de bewoners op de locatie in het dagelijks leven, waar nodig, begeleid worden

Met bovenstaande weergave wordt ook duidelijk dat het ontwikkelplan zich toeziet op de bovenste helft van de pictogram: het aanbod, de verwerving en inrichting. Maar minstens zo belangrijk is het goed beheren en exploiteren van de opvanglocaties. Hiervoor zal per opvanglocaties een beheersplan worden opgesteld waarin taken en verantwoordelijkheden, maar ook zaken als personeel en communicatie met omgeving, duidelijk omschreven zijn. Zie ook hiervoor hoofdstuk 5 projectorganisatie. -9-

5. Projectorganisatie De huidige projectorganisatie OSA sluit niet meer aan bij de dagelijkse realiteit van het project in zowel de samenstelling als de frequentie. De veranderende richting en aanpak met deze bestuursopdracht maakt dat de projectstructuur veranderd moet worden. Hierbij wordt de projectgroep vervangen door twee werkgroepen: Ontwikkeling en Beheer. 5.1 Huidige projectstructuur De projectstructuur OSA ziet er als volgt uit: De stuurgroep bestaat uit :  Hannie Rohaan: bestuurlijk opdrachtgever  Dennis Lacroix: ambtelijk opdrachtgever  Berryl Michel: projectleider  Wendy Kolste: communicatie  Thijmen ter Elst: projectmedewerker OSA Huidige vergaderfrequentie: één keer in de week, 1 uur De projectgroep bestaat uit:  Berryl Michel: projectleider  Thijmen ter Elst: projectmedewerker OSA  Monique Zweers: veiligheid  Wendy Kolste: communicatie  Guido ter Braak: vergunningverlening  Lieuwe Hellinga: financiën  Mareit Wielens: secretariële ondersteuning Huidige vergaderfrequentie: één keer in de week, 1 uur Het college heeft op 8 maart 2022 opdracht gegeven voor deze projectmatige aanpak, destijds voor opvang van Oekraïners en vanaf de zomer 2023 voor de doelgroep OSA.

Hierbij is vastgelegd dat de stuurgroep beslissingen neemt over de aanwijzing van locaties, omvang van de opvang, kosten minder dan € 100.000 en onderwerpen waar de projectleider een besluit van de stuurgroep nodig acht. 5.2 Voorstel projectstructuur

Stuurgroep Projectleider Werkgroep Beheer

Werkgroep Ontwikkeling

- 10 -

Hieronder wordt de nieuwe projectstructuur weergegeven volgens de onderdelen van de pictogram op pagina 9.

Beheer

Ontwikkeling

Aanbod potentiële nieuwe locaties We gaan locaties zoeken of ontvangen aanbod en beoordelen deze volgens een vastgesteld meetlat

Verwerven We sluiten huur- of een koopovereenkomst of verwerven woonunits waarin opvang mogelijk is.

Inrichten We maken de opvanglocatie geschikt voor bewoning en zorgen dat de begeleiding opgestart word.

Oprichten van werkgroep Ontwikkeling waarin zitting hebben: Grondzaken Wonen Vergunningverlening Financiën Projectbureau Deze werkgroep heeft als opdracht om op korte termijn opvangplekken te realiseren voor ontheemden uit Oekraïne en asielzoekers conform de bestuursopdracht.

Uitvoering door inzet van projectmedewerkers, op basis van inhuur, vanuit het project. Op het moment dat nieuwe locaties in ontwikkeling zijn kan hier tijdig én met de eerder opgedane ervaringen en draaiboeken op worden opgeschaald.

Fysiek / facilitair beheer We zorgen dat de opvanglocaties op facilitair

Het fysieke beheer op basis van een beheersplan per locatie onderbrengen bij cluster gebouwenbeheer (of onderbrengen bij beheersorganisaties) en uit de scope van het project halen. In het geval van opvang asielzoekers, beheer door het COA.

Sociaal We zorgen dat de bewoners op de locatie in het dagelijks leven, waar nodig, begeleid worden

Oprichten van werkgroep beheer waarin zitting hebben: locatie-managers, werk en inkomen, Jeugd, Onderwijs, Burgerzaken, Vluchtelingenwerk en Salut

De werkgroep Ontwikkeling en werkgroep Beheer vervangen de huidige projectgroep OSA en dragen ieder individueel op inhoud bij aan een duidelijke opdracht. Voor beide werkgroepen zal een startbijeenkomst worden georganiseerd waarin nadere afspraken gemaakt worden over samenstelling, frequentie et cetera. De stuurgroep wordt aangevuld met de teamleider Ruimte en Economie Jack Zander. De frequentie van de stuurgroep blijft vooralsnog op 1x per week tenzij dit qua projectfase niet langer benodigd is. De projectleider is verantwoordelijk voor het afbakenen van de opdracht en het begeleiden van het proces in de werkgroepen. Daarnaast adviseert de projectleider aan de stuurgroep en voert ze de dagelijkse aansturing van projectmedewerkers en locatiemanager(s) en woonbegeleiders. - 11 -

6. Financiën De ingestelde reserve “OSA en urgente doelgroepen” biedt het financiële kader voor de realisatie van opvanglocaties. Daarnaast worden kosten die gemeenten maken voor de opvang van zowel asielzoekers als ontheemden uit Oekraïne vergoed. -

Voor ontheemden uit Oekraïne vind vergoeding plaats op basis van een dagelijkse, door de gemeente te ontvangen, bijdrage van €83 per gerealiseerde gemeentelijke opvangplek per dag. Daarnaast vergoed het ministerie van J&V op basis van de bekostigingsregeling die oprichtings- en verbouwingskosten vergoeden.

-

Voor de opvang van asielzoekers geldt dat de door de gemeente gemaakte kosten voor het oprichten én beheren van opvanglocaties op basis van gemaakte kosten kunnen worden gedeclareerd.

De uitvoering van deze bestuursopdracht heeft gevolgen voor personele inzet. De personele inzet dat tot op heden is geleverd blijft beschikbaar. Voor uitbreiding op basis van deze bestuursopdracht, dat niet vanuit de lijnorganisatie geboden kan worden, kan gemotiveerd inhuur worden gepleegd vanuit de reserve. 6. Planning Na het vaststellen van deze bestuursopdracht zal de gemeenteraad worden geïnformeerd en een persbericht worden verzonden. Met deze vastgestelde opdracht worden de werkgroepen Ontwikkeling en Beheer opgestart middels een startbijeenkomst. Werkgroep Ontwikkeling start een zo breed mogelijke zoektocht naar potentiële locaties en beoordeeld deze op haalbaarheid. Het doel is om op 31 december 2023 onze bestuurlijke opgave voor zowel Ontheemden uit Oekraïne als Asielzoekers te behalen of in procedure te hebben. De werkgroep Beheer gaat aan de slag met de locaties die reeds geopend zijn en als opvanglocatie fungeren.

- 12 -

Bijlage B Concept DIN Opvang Vluchtelingen

Advies Programma aanpak Opvang Vluchtelingen

DIN Opvang Vluchtelingen We willen een veilige en comfortabele woonomgeving bieden aan iedereen. Vluchtelingen, statushouders en Twentenaren. Dit doen we vanuit een proactieve houding waarbij fysieke huisvesting en sociale structuren hand in hand gaan. Actielijn 1

Actielijn 2

Het ontwikkelen en inrichten van opvanglocaties en begeleiding van vluchtelingen

Het beheren en exploiteren van opvanglocaties

Doelstelling: We spannen ons in om voor vluchtelingen passende opvang, huisvesting en begeleiding te bieden. Dit vanuit het gemeentelijk kader zoals dat door de Rijksoverheid is geschetst en vanuit het perspectief dat iedereen recht heeft op een veilige (woon)omgeving waarbij de menselijke maat niet uit het oog wordt verloren.

Doelstelling: We zorgen ervoor dat onze opvanglocaties op facilitair gebied op orde zijn en blijven. Daarnaast zorgen we ervoor dat de bewoners op de locaties in het dagelijks leven, waar nodig, begeleid en ondersteund worden.

Inspanningen:

Inspanningen:

Nieuw locaties: • We zoeken actief naar nieuwe mogelijkheden voor locaties. • We beoordelen ontvangen aanbod voor nieuwe locaties. • We hanteren een vastgestelde maatlat voor de selectie van nieuwe locaties.

Beheer en exploitatie: • We zorgen voor facilitair beheer op de locaties. • We zorgen voor contractvorming voor facilitaire diensten

Inrichten: • We maken opvanglocaties geschikt voor bewoning. • We zorgen voor passende begeleiding op de locaties. • …

(Sociale) begeleiding bewoners: • We zorgen voor begeleiding van bewoners in leefgeld, werk en inkomen, et cetera. Omgeving: • We houden contact met de omgeving en proberen noaberschap te stimuleren en hinder en overlast te voorkomen. • …

Samenwerken: • We zoeken de relatie en samenwerking met maatschappelijke instanties voor de opvang van vluchtelingen. • ... • ... Groen Oranje Rood

= loopt goed en/of is afgerond = loopt, maar vraagt nog aandacht = loopt onvoldoende en/of moet nog starten

Bijlage C Participatiebeleid Hof van Twente

Advies Programma aanpak Opvang Vluchtelingen

Participatiebeleid Hof van Twente Samenwerken aan initiatieven

Gemeente Hof van Twente / Participatiebeleid Hof van Twente . 1

1.

Inleiding

Hof van Twente wil optimaal gebruik maken van de kracht, kennis en energie in de samenleving. Door inwoners een stem en een rol te geven, door uit te nodigen om mee te doen en mee te denken. En door goede initiatieven vanuit de samenleving te ondersteunen en te faciliteren. Participatie is daarbij een belangrijk speerpunt. Met de inzet van gemeentelijk wijkbeheer hebben we hier de afgelopen jaren ervaring mee opgedaan rondom projecten in de leefomgeving. Maar ook binnen het sociaal domein hebben wij met klankbordgroepen en specifieke belanghebbenden nagedacht over beleid en de uitvoering daarvan. Maar participatie is meer dan alleen met belanghebbenden in gesprek komen. De afgelopen jaren hebben we gemerkt dat participatie niet vanzelf gaat en in praktijk vaak een grote dynamiek kent. Die dynamiek komt tot uiting in de betrokkenheid van mensen, verschillen en tegenstellingen in belangen, de mogelijkheden voor creatieve inbreng en compromisbereidheid. Elk participatietraject is anders en voor inwoners is het soms moeilijk te volgen welke afwegingen de gemeente maakt bij de keuze voor participatie en het inrichten van een proces. Ook leven er nog vragen over wat precies onze visie op participatie is. Daarbij zoeken we naar een gedeeld beeld bij het doel en de betekenis van participatie.

Om die reden willen wij een eenduidige en heldere visie én werkwijze bij participatie en inspraak in Hof van Twente. Met het participatiebeleid van Hof van Twente, beogen wij de spelregels en het bijbehorende afwegingsinstrumentarium vast te leggen, met het doel deze binnen de hele gemeente toe te passen.

Betekenis Participatie Participatie betekent actieve deelname. Wanneer over participatie wordt gesproken, is er altijd sprake van interactie: een persoon of groep die deelneemt. Dit participatiebeleid is daarbij gericht op deelname aan publieke besluitvorming (besluitvorming waarin burgers betrokken dienen te worden). Maatschappelijk participatie, waarmee actieve deelname (van specifieke doelgroepen) aan de samenleving volgens de Participatiewet wordt bedoeld, valt hier dus buiten.

Participatie en de Omgevingswet De Omgevingswet stimuleert participatie bij ruimtelijke ontwikkelingen. In de wet staat dat initiatiefnemers moeten aangeven of er geparticipeerd is. Hoe zij dit vormgeven is door de wetgever bewust opengelaten. Dit om ruimte te laten voor vormen van participatie die aansluiten bij de aard van de opgave en bij de eigen visie van gemeenten op participatie. De wetgever vindt het belangrijk dat burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties invloed kunnen uitoefenen op de totstandkoming van de omgevingsvisie en het omgevingsplan. Voor deze instrumenten is het bieden van mogelijkheden voor participatie daarom in de wet verplicht voor overheden.

Participatiebeleid Gemeente Hof van Twente

blad 2 van 9

2.

Visie op participatie

Hof van Twente hecht grote waarde aan inbreng van haar inwoners, bedrijven en instellingen. We geloven dat we samen als gemeente en gemeenschap tot betere ideeën en gezamenlijke beelden komen. Samen kunnen we de kwaliteit en uitvoerbaarheid van beleid en projecten vergroten. Wij willen, daar waar het passend is, iedereen de gelegenheid bieden om te participeren bij onderwerpen die hen aangaan. Daarmee richt participatie zich binnen Hof van Twente op de volgende doelstellingen: 1. Goede buur zijn – prettig samenleven Bij plannen voor een ruimtelijke ontwikkeling, groot of klein is, vinden de mensen die daar iets van gaan merken het over het algemeen prettig als de initiatiefnemer hen zelf informeert over het plan en hen vraagt hoe het voor hen is. Buren stellen het op prijs van de initiatiefnemer over het plan te horen en het niet in de krant te hoeven lezen op het moment dat de vergunningaanvraag wordt gepubliceerd. Misschien is het mogelijk rekening te houden met hun wensen, misschien is zelfs samenwerking mogelijk. Naast dat het goed is voor een prettige relatie of verstandhouding met de buren, is de kans groot dat goed overleg ook formele bezwaren voorkomt. De verantwoordelijkheid voor dit goede gesprek ligt bij de initiatiefnemer. Wie precies die buren zijn, is niet in algemene zin te zeggen.

Het gaat erom dat een initiatiefnemer zijn best doet om de mensen die mogelijk een belang hebben bij de voorgenomen ontwikkeling (van klein tot groot) te betrekken. 2. Betere plannen maken Door belangen, kansen en zorgen tijdig in beeld te brengen en gebruik te maken van ideeën en kennis van belanghebbenden, kunnen plannen worden verbeterd. De verantwoordelijkheid voor het in beeld brengen en waar mogelijk in het plan verwerken van belangen, kansen en zorgen ligt bij de initiatiefnemer. De gemeente kan zelf ook initiatiefnemer zijn. 3. Zorgvuldige besluiten nemen Door belangen helder in beeld te hebben en te laten zien welke afwegingen worden gemaakt, worden besluiten zorgvuldig genomen. Zorgvuldig besluiten nemen is een verantwoordelijkheid van de gemeente. In het geval van een vergunning is dat het college van burgemeester en wethouders. In het geval van het stellen van kaders voor een groot project is dat de gemeenteraad. Kaders geven aan waar een plan aan moet voldoen. 4. Draagvlak? Met betrekking tot het begrip draagvlak worden in praktijk vaak snel conclusies getrokken door voor- of tegenstanders van een initiatief. Daarnaast leven vaak irreële verwachtingen over wanneer je over draagvlak mag spreken. Door participatie willen wij betrokkenheid creëren bij de totstandkoming van beleid of ruimtelijke projecten.

Een goede betrokkenheid kan leiden tot draagvlak, maar draagvlak is geen doel op zichzelf. Het is het gevolg van een goede buur zijn, het maken van betere plannen en zorgvuldige en transparante besluitvorming. Daarmee is het de mooist denkbare bijvangst, maar geen doel of verplichting.

Participatiebeleid Gemeente Hof van Twente

blad 3 van 9

3.

Aanpak

Huidige situatie In de praktijk wordt al veel gedaan aan participatie, zoals bij het opstellen van nieuw beleid, projecten in de openbare ruimte (bijvoorbeeld kern Markelo) én projecten in het kader van herontwikkeling (bijvoorbeeld TSB terrein). De doelstelling is vaak hetzelfde: inbreng van inwoners, bedrijven en instellingen bij publieke besluitvorming. Echter, we zien dat daarbij de manier waarop participatie vorm gegeven wordt, sterk kan verschillen. Hoewel dit deels komt doordat projecten verschillen en een participatieproces daarbij als maatwerk wordt gezien, zoeken wij nog naar een handvat (plan) voor goede participatie. Daarin moet aandacht zijn voor de rollen en verantwoordelijkheden van betrokken partijen (de raad, het college van Burgemeester en Wethouders, burgers, bedrijven, belangenverenigingen, instellingen, et cetera). Ook evalueren we participatie nog onvoldoende. We zouden meer systematisch kunnen leren en vanuit onze ervaringen de praktijk kunnen verbeteren.

Participatie zorgvuldig vorm geven Zorgvuldige participatie ontstaat in een oprecht gesprek waarbij alle partijen bereid zijn naar elkaar te luisteren. Een gesprek waarin zij begrip hebben voor elkaars rollen, verantwoordelijkheden en belangen. Waarbij zij bereid zijn waar mogelijk hun eigen ideeën bij te stellen. Dit is mensenwerk en niet in een checklist te vangen. Toch zijn er een aantal concrete uitgangspunten en handvatten die kunnen helpen om op een zorgvuldige manier participatie te organiseren. Deze hebben wij opgenomen in de “Werkwijzer Participatie”, waarmee initiatiefnemers structuur kunnen geven aan het participatieproces. Daarnaast zijn er een aantal praktische spelregels vastgelegd in dit participatie-beleid, namelijk: 1. Gebruik begrijpelijke taal; 2. Nodig inwoners tijdig (tenminste 2 weken van tevoren, maar bij voorkeur 3 weken van tevoren) uit voor bewonersavonden en organiseer deze bij voorkeur in de wijk en niet tijdens schoolvakanties; 3. Informeer betrokkenen over de uitkomst van het participatietraject, de besluitvorming en het vervolg. Laat zien wat er gebeurt/gedaan is.

Algemene uitgangspunten voor participatie en inspraak 1. Duidelijkheid belangrijke factor voor succesvol participatieproces Voor een zorgvuldig en effectief participatietraject is het belangrijk dat participanten direct aan het begin van een proces weten waar ze aan toe zijn. Het moet (zowel procesmatig als inhoudelijk) duidelijk zijn waaraan ze kunnen deelnemen, wat het doel is van hun inzet, hoe het participatieproces wordt ingericht en wat de mate van invloed is die zij kunnen uitoefenen. De participanten kunnen dan aangeven of zij de voorgestelde participatieruimte willen benutten of dat zij minder invloed (en verantwoordelijkheid) willen. Betrokkenen kunnen namelijk wel kiezen om minder zeggenschap te hebben dan beoogd, maar nooit meer. Met duidelijkheid vanaf het begin worden betrokkenen niet tussentijds verrast of teleurgesteld.

Participatiebeleid Gemeente Hof van Twente

blad 4 van 9

2. De gemeente is hoeder van het algemeen belang De gemeente zal altijd de rol van hoeder van het algemeen belang in gedachten moeten houden. Dat betekent dat de gemeente alle belangen van mogelijke partijen en personen in beeld brengt tijdens het participatieproces. De gemeente heeft de inspanningsverplichting om de belangen van partijen die niet aan tafel zitten (onder meer de zwijgende meerderheid) zichtbaar te maken in het participatieproces. Deze belangen moeten worden betrokken in de totale afweging. In een aantal gevallen volgt na participatie ook nog de officiële procedure voor inspraak. In dat kader moet ook aandacht zijn voor de juridische aspecten rondom participatie, zoals de rol en verantwoordelijkheid van de raad, waarbij in ieder geval drie rollen te onderscheiden zijn, namelijk die van volksvertegenwoordiging, de controlerende rol (van het bestuur) en de besluitvormende rol. Aan de voorkant moet vastgesteld worden of en in welke rol de raad deel wil nemen aan het proces. Vervolgens is het belangrijk deze rol vast te houden. 3. Mate van invloed kan per participatietraject verschillen De mate waarin de participanten invloed hebben, kan per categorie verschillen. Het gaat bij de toepassing van participatie om maatwerk.

Wel moet altijd herleidbaar zijn waarom er is gekozen voor wel of geen participatie en wat de afwegingen zijn geweest bij het kiezen voor het betreffende participatieniveau. Niet alle onderwerpen lenen zich namelijk voor participatie. Zo kan bijvoorbeeld de aard van het onderwerp of de nauwelijks beschikbare beleidsruimte (vanwege regelgeving van hogere overheden) er toe leiden dat gekozen wordt voor de minimale variant (informeren). Om de mate van invloed bij participatie te benoemen hanteren we 3 begrippen te weten: - (samen)denken: Er is ruimte meningen en opvattingen te laten horen. - (samen)adviseren: Bewoners en betrokkenen krijgen gelegenheid om oplossingen aan te dragen. Hun mening speelt een grote rol bij de ontwikkeling van beleid en projecten. - (samen)doen: De partijen zoeken samen met de gemeente naar oplossingen en werken op basis van gelijkwaardigheid. We organiseren geen participatieproces als er nauwelijks iets te beïnvloeden valt voor inwoners en organisaties. Participatie is dus geen doel op zich. We communiceren (informeren) wel altijd waarom wel of geen participatie mogelijk is en over de verdere procedure en besluitvorming. Hof van Twente kiest ervoor om van een aantal beleidsvoornemens of projecttype vast te stellen dat participatie verplicht is. Deze zijn vastgelegd in de “lijst van gevallen participatieplicht”. 4.

Verschil en relatie tussen participatie en inspraak Participatie gaat over meedenken of meedoen in het voortraject van beleidsvorming en projectvorming. Wanneer het beleids- of projectvoorstel klaar is, is in een aantal gevallen inspraak op dit voorstel mogelijk. De gemeentelijke inspraakverordening regelt dat voor beleidsvoornemens inspraak moet plaatsvinden. De gedachte die we hierbij hanteren is dat er geen onnodige dubbele inspraak moet plaatsvinden en dat inspraak niet onnodig lang moet duren. Op die manier zal de mate van participatie van invloed zijn op de mate van inspraak en vice versa.

Participatiebeleid Gemeente Hof van Twente

blad 5 van 9

Leren van participatie Zorgvuldige participatie blijft alleen in stand door te leren van eerdere ervaringen. Leren is daarom een belangrijk onderdeel van een zorgvuldig proces, zowel tijdens de participatie als na afloop. Wij willen dat doen door in ieder geval: - Te evalueren per fase en vastleggen wat een volgende keer anders of beter kan. - Vast te leggen met wie we evalueren, door (vooral bij grotere groepen) samen vertegenwoordigers te kiezen. - Resultaatgericht te evalueren, door de evaluatie te richten op het verbeteren van het proces en niet op de inhoud/uitkomst van de participatie. - Laagdrempelig en open met elkaar te evalueren, waarbij iedereen zich kwetsbaar op kan durven te stellen. - Lessen verankeren door, waar nodig, aanpassing van de “Werkwijzer Participatie”.

Werkwijzer Participatie Omdat van initiatiefnemers niet altijd verwacht kan worden dat ze weten hoe participatie vorm gegeven kan worden, én er een aantal uitgangspunten die kunnen helpen om op een zorgvuldige manier participatie te organiseren, is de “Werkwijzer Participatie” opgesteld ter ondersteuning daarbij. De werkwijzer is een “levend document” welke aangepast kan en zal worden op basis van de lessen die we leren en is beschikbaar voor iedereen.

Participatiebeleid Gemeente Hof van Twente

blad 6 van 9

4.

Middelen

Participatieverordening De participatieverordening heeft tot doel dat elke gemeenteraad voor zijn gemeente expliciet maakt op welke wijze inwoners betrokken worden in verschillende fasen van het beleidsproces. Daarnaast is hierin opgenomen op welke momenten geen participatie zal plaatsvinden, en welke aspecten belangrijk zijn bij het opzetten van een participatieproces en het eindverslag daarvan. De participatieverordening is opgenomen in de “Verordening Inspraak en Participatie gemeente Hof van Twente, 2022” en is te vinden op https://lokaleregelgeving.overheid.nl/

Bijlagen a) Afwegingsinstrument Participatie b) Werkwijzer participatie

Participatiebeleid Gemeente Hof van Twente

blad 7 van 9

Participatiebeleid Gemeente Hof van Twente

blad 8 van 9

Participatie afraden wel informeren

a. Hebben we nog voldoende tijd voor een participatietraject (of moet het beleid of project snel worden gerealiseerd)? b. Is er voldoende geld en ambtelijke tijd beschikbaar voor de organisatie en begeleiding van het participatietraject? c. Is goede communicatie vooraf, tijdens en na DÀRRSYHU]HNHUG" d. Is het college en/of de raad bereid om iets te doen met de resultaten van het participatietraject?

Zijn noodzakelijke randvoorwaarden vervuld?

Participatie afraden wel informeren

a. Is het beleidsonderwerp of project geschikt? Hebben inwoners betrokkenheid, kennis en/of ervaring op dit beleidsonderwerp of project? b. Is er nog ruimte om te participeren? Valt er nog iets te keizen of te vinden? c. Is er voldoende juridische ruimte: (Is bestaande wet- en regelgeving geen belemmering?)

Leent het beleidsprobleem zich voor participatie?

Wel of geen participatie?

De verantwoordelijkheid van inwoners en hun invloed op het beleidsproces neemt toe van a. naar c. Daarmee neemt ook de verplichting toe van raad en college om de resultaten mee te wegen in de besluitvorming.

a. Raadpleging: er is ruimte om meningen te laten horen. b. Advisering: er is ruimte om problemen en oplossingen aan te dragen. c. Coproductie: partijen zoeken samen met de gemeente naar oplossingen en werken op basis van gelijkwaardigheid.

Welk participatieniveau is geschikt en welke verantwoordelijkheid krijgen de deelnemers?

Burgerparticipatie in de hele beleidscyclus is zelden haalbaar. Maak een keuze voor nadruk op het voortraject (agendavorming en planvorming) of het natraject (uitvoering en evaluatie). In bijna alle gevallen neemt het bestuur of de raad formeel het besluit.

a. Agendavorming: inwoners dragen onderwerpen aan voor beleid. b. Planvorming: deelnemers geven advies of denken mee over beleidsalternatieven. c. Besluitvorming: gemeentebestuur/-raad neemt zelf besluit of geeft kader aan waarbinnen beslissingsbevoegdheid wordt gedelegeerd aan bepaalde groep inwoners. d. Uitvoering: inwoners denken/doen mee in beleidsuitvoering. e. Evaluatie Inwoners: hebben rol in beoordeling van effecten van beleid.

In welke beleidsfase vindt participatie plaats?

Vaststellen van populatie waaruit deelnemers komen, is vooral van belang voor organisatie, werving en publiciteit. Minder direct voor het te kiezen instrument.

Welke inwoners hebben directe belangen bij het onderwerp? Welke personen of groepen moeten in ieder geval actief worden uitgenodigd om mee te doen.

Stel vast welke inwoners of organisaties erbij betrokken moeten worden en wat hun belangen zijn.

a. Verhogen van kwaliteit van beleid of project: methode keizen waarin een zorgvuldig geselecteerd gezelschap, goed geïnformeerd over het beleidsonderwerp, adviezen formuleert. b. Vergroten van begrip en betrokkenheid voor dit beleid of project: methode kiezen waarmee zoveel mogelijk inwoners mee kunnen doen. c. Combinatie van draagvlak vergroten en kwaliteit verhogen. Kies een combinatie van methoden.

Benoem doel van participatie in dit beleid of project Primaire doel van participatie geeft richting aan keuze methode.

Waarom, met wie, wanneer en welke rol?

Afwegingsinstrument participatie bij beleid en projecten

De vragen en deze toelichting zijn bedoeld als hulpmiddel voor medewerkers die de raad of het college moeten adviseren over het al of niet initiëren van participatie bij vorming en uitvoering van gemeentelijk beleid of projecten. De vragen dwingen om eerst vast te stellen of het onderwerp zich leent voor burgerparticipatie (vraag 1) en of aan de noodzakelijke randvoorwaarden is voldaan (vraag 2). Is dat niet het geval dan wordt afgeraden in dit specifieke beleidsproces burgerparticipatie te organiseren. Is het antwoord op deze eerste vragen positief, dan moet vervolgens beredeneerd worden met wel doel (vraag 3), welke inwoners (vraag 4), in welk stadium van het beleidsproces (vraag 5), met welke verantwoordelijkheid (vraag 6) mee kunnen doen. Het gaat hier niet om een lijst waarop simpel per vraag eenduidig ja/nee of een van de alternatieven kan worden ingevuld. Over het antwoord op elke vraag is discussie mogelijk. Het gaat iedere keer om inschattingen van talrijke niet, of nauwelijks meetbare factoren en variabelen. Of en hoe participatie een plaats moet krijgen in een project of beleidsproces moet zichtbaar worden afgewogen en beschreven in de startnotitie. Meer informatie via de afdeling communicatie of via afdeling wijkontwikkeling.

Toelichting

Doel, beleidsfase, verantwoordelijkheid, groepsgrootte en tijd spelen een rol bij de keuze voor een geschikte werkvorm.

Zoek welke werkvorm of combinatie van werkvormen of methode(n) in dit geval het beste is.

Hoe?

Welk instrument?

de Höfte 7, 7471 DK Goor Postbus 54, 7470 AB Goor 0547 – 85 85 85 info@hofvantwente.nl

Participatiebeleid Gemeente Hof van Twente

blad 9 van 9

Bijlage D Werkwijzer Participatie

Advies Programma aanpak Opvang Vluchtelingen

Werkwijzer Participatie Participatie bij Publieke besluitvorming

Stappen

Werkwijze Participatie Inleiding Hof van Twente wil optimaal gebruik maken van de kracht, kennis en energie in de samenleving. Door inwoners een stem en een rol te geven, door uit te nodigen om mee te doen en mee te denken. En door goede initiatieven vanuit de samenleving te ondersteunen en te faciliteren. Participatie is daarbij een belangrijk speerpunt. Met de inzet van gemeentelijk wijkbeheer hebben we hier de afgelopen jaren ervaring mee opgedaan rondom projecten in de leefomgeving. Maar ook binnen het sociaal domein hebben wij met klankbordgroepen en specifieke belanghebbenden nagedacht over beleid en de uitvoering daarvan. Maar participatie is meer dan alleen met belanghebbenden in gesprek komen. De afgelopen jaren hebben we gemerkt dat participatie niet vanzelf gaat en in de praktijk vaak een grote dynamiek kent.

Die dynamiek komt tot uiting in de betrokkenheid van mensen, verschillen en tegenstellingen in belangen, de mogelijkheden voor creatieve inbreng en compromisbereidheid. Elk participatietraject is anders en voor inwoners is het soms moeilijk te volgen welke afwegingen de gemeente maakt bij de keuze voor participatie en het inrichten van een proces. Om die reden willen wij een eenduidige en heldere werkwijze bij participatie en inspraak in Hof van Twente. Met het participatiebeleid van Hof van Twente, beogen wij de spelregels en het bijbehorende afwegingsinstrumentarium vast te leggen, met het doel deze binnen de hele gemeente toe te passen.

Maximaal benutten van elkaars kennis, kunde en creativiteit Waarom vinden wij participatie belangrijk? We maken Hof van Twente mooier, beter en begripvoller wanneer meer én verschillende groepen mensen meewerken aan en invloed kunnen hebben op de besluitvorming rondom ontwikkelingen in hun directe leefomgeving. Bewoners, ondernemers en maatschappelijke partners hebben immers oneindig veel kennis en creativiteit voor het oplossen van de vraagstukken in Hof van Twente. Benut daarom maximaal elkaars kennis en energie. Want met elkaar maken we plannen die meer publieke waarde toevoegen en komen we tot meer gedragen oplossingen.

Stappen

Werkwijze Participatie Plan

Stap 3 Plan van aanpak

Stap 1

Wat is het vraagstuk?

Type (ruimtelijke) ontwikkeling

Welke fase bevindt zich het initiatief?

Wat wil je gaan doen en hoe wil je dat aanpakken?

Wat is de duur van het participatieproces?

Wat is het doel van het plan?

Wat willen we met participatie bereiken? Hoe zorg je ervoor dat iedereen de informatie heeft die hij nodig heeft?

Stap 4 Stap 2 Procesontwerp Wat wil je gaan doen en hoe wil je dat aanpakken? Wat is het doel van het plan? Hoe zorg je ervoor dat iedereen de informatie heeft die hij nodig heeft?

Procesontwerp Wat wil je gaan doen en hoe wil je dat aanpakken? Wat is het doel van het plan? Hoe zorg je ervoor dat iedereen de informatie heeft die hij nodig heeft?

Stappen

Werkwijze Participatie Gebruik van de werkwijzer Deze werkwijzer richt zich op deelname aan publieke besluitvorming. Maatschappelijke participatie, waarmee actieve deelname (van specifieke doelgroepen) aan de samenleving wordt bedoeld, valt hier dus buiten. Ook binnen participatie bij publieke besluitvorming is onderscheid te maken in twee categorieën, namelijk besluitvormingsprocessen rondom Beleid en besluitvormingsprocessen rondom Ruimtelijke Ontwikkelingen. Participatie rondom ons gemeentelijk beleid is de verantwoordelijkheid van de gemeente Hof van Twente. Participatie rondom Ruimtelijke Ontwikkelingen is de verantwoordelijkheid van de initiatiefnemer van deze ontwikkeling. Dit kan zowel de gemeente zelf zijn (bij projecten waarvan de gemeente zelf opdrachtgever is), maar dit kunnen ook initiatieven van burgers, bedrijven of andere organisaties zijn. Omdat initiatiefnemers niet altijd ervaring hebben met participatie, maar er wel een aantal uitgangspunten zijn die kunnen helpen om op een zorgvuldige

manier participatie te organiseren, is de “Werkwijzer Participatie” opgesteld ter ondersteuning. De werkwijzer is een handvat om initiatiefnemers te helpen én uit te dagen, om met een zorgvuldig participatieproces met verschillende betrokkenen, plannen te ontwikkelen en projecten uit te voeren.

Leeswijzer De werkwijzer is gemaakt om de voorbereiding en de uitvoering van participatie op een goede manier aan te aanpakken. Of je dit nu doet als bewoner, vanuit de gemeente, als organisatie of commerciële ontwikkelaar of bedrijf. De werkwijzer richt zich daarbij zowel op participatie bij Ruimtelijke Ontwikkelingen, alsook bij participatieprocessen voor besluitvorming rondom Beleid. De vragen die u zichzelf kunt stellen bij de voorbereiding en uitvoering van een participatieproces zijn in de meeste gevallen hetzelfde. De begrippenlijst en soorten Ruimtelijke Ontwikkelingen in de hoofdstukken 3 en 4, zijn met name

relevant voor Ruimtelijke Ontwikkelingen. De overige hoofdstukken kunt u ook gebruiken bij participatie rondom Beleid. Participatie is in de meeste gevallen maatwerk. Met de vragen en aandachtspunten in deze werkwijzer wordt u geholpen na te denken over het doel van uw participatie, wat u daarmee wilt bereiken, wie u daarvoor nodig hebt, hoe u die belanghebbenden kunt betrekken, hoe u de uitgangspunten duidelijk kunt krijgen, verwachtingen kunt managen, et cetera. Daarmee kunt u zelf ontdekken welke elementen voor u relevant zijn en daarmee uw eigen participatieproces ontwerpen. De werkwijzer is zo opgebouwd, dat u door middel van hoofdvragen met hulpvragen en aandachtspunten, tot antwoorden kunt komen om zélf uw participatieproces op te zetten. Bij iedere hoofdvraag wordt een korte toelichting gegeven op dit punt.

Vragen? Natuurlijk kan het altijd zijn dat u nog vragen hebt bij het opzetten en uitvoeren van uw participatieproces. Daarvoor kunt u terecht bij uw casemanager.

Stappen

Werkwijze Participatie Begrippenlijst bij (Ruimtelijke) Ontwikkelingsopgaven In de werkwijzer gaan we, bij participatieprojecten in het kader van (Ruimtelijke) Ontwikkelingen uit van de volgende begrippen en betekenissen: