Adviesrapport project Opvang Vluchtelingen (incl. bijlagen).pdf

Adviesrapport Aanpak Opvang Vluchtelingen Gemeente Hof van Twente

Versie 5, definitief 30 oktober 2023

Inhoudsopgave 1. 2.

Inleiding .......................................................................................................................... 3 Management samenvatting ........................................................................................... 4 2.1. Projectorganisatie op 3 niveaus .......................................................................... 4 2.2. Project of Programma ......................................................................................... 4 2.3. Bemensing ........................................................................................................... 5 2.4. Participatie ........................................................................................................... 5 2.5. Pilot nieuwe aanpak ............................................................................................ 6 2.6. Herijking project Opvang Vluchtelingen ............................................................. 6 3. De opdracht .................................................................................................................... 7 3.1. Vanuit urgentie naar lange termijn ..................................................................... 7 3.2. Opgavegericht en integraal ................................................................................. 7 4.

Huidige organisatie ........................................................................................................ 8 4.1. Bestuur ................................................................................................................. 8 4.2. Management ....................................................................................................... 8 4.3. Stuurgroep ........................................................................................................... 9 4.4. Projectgroep ........................................................................................................ 9 4.5. Projectmedewerkers ........................................................................................... 9 5. Analyse ......................................................................................................................... 10 5.1. Samen-/integraal werken .................................................................................. 10 5.2. Lange termijn visie ............................................................................................. 10 5.3. Bestuursopdracht opvang vluchtelingen .......................................................... 10 5.4. Migratieketen / opvang vluchtelingen .............................................................. 11 5.5.

Regionale opgaven en samenwerking............................................................... 12 5.6. Financiën ............................................................................................................ 12 6. Opzet aanpak “Opvang Vluchtelingen” ....................................................................... 13 6.1. Opzet aanpak opvang vluchtelingen ................................................................. 13 6.2. Inrichting overlegstructuur ................................................................................ 13 6.3. Samenstelling overlegstructuur ........................................................................ 15 6.4. Opdrachtformulering ......................................................................................... 17 7. Vervolgstappen en Aanbevelingen .............................................................................. 18 7.1. Taakstelling en monitoring ................................................................................ 18 7.2. Statushouders .................................................................................................... 19 7.3. Doelen-Inspanningen-Netwerk (DIN) ................................................................ 20 7.4. Bemensing (projectmatig en structureel) ......................................................... 20 7.5.

(Her)plaatsing medewerkers ............................................................................. 22 7.6. Financiën ............................................................................................................ 23 7.7. Participatie ......................................................................................................... 24 7.8. Aan de slag… ...................................................................................................... 25 Bijlagen ............................................................................................................................ 26

Advies Programma aanpak Opvang Vluchtelingen

blad 2 van 26

1.

Inleiding

De gemeente Hof van Twente is, evenals zo vele gemeenten in Nederland, de laatste jaren geconfronteerd geweest met de noodzaak om in een kort tijdsbestek noodopvang te realiseren voor de opvang van Oekraïners, Statushouders en Asielzoekers. Voor de realisatie van deze noodopvang is een projectgroep OSA (opvang Oekraïners, Statushouders en Asielzoekers) ingericht die zich heeft gericht op het vinden en realisaren van voldoende (nood) opvanglocaties. De aanpak van deze vraag was met name “realiseren” gestuurd, waarbij mensen binnen de organisatie zijn vrijgemaakt om zo spoedig mogelijk uitwerking te geven aan deze opdracht en samenwerking met andere collega’s en domeinen binnen de gemeentelijke organisatie, vooral ad hoc en incidenteel plaats vond. Met deze aanpak zijn goede resultaten behaald. Nu de eerste “nood geledigd is” en de focus verschuift naar het realiseren van meer permanente opvanglocaties evenals het beheer en de begeleiding van de reeds gerealiseerde opvanglocaties, is het nodig om na te denken over een structurele aanpak en inbedding van deze opgave in de gemeentelijke organisatie. Deze notitie geeft een advies over de inrichting van een projectstructuur ten behoeve van de opvang voor vluchtelingen, als mogelijk oplossing voor het creëren van een meer langere termijn en doelgerichte aanpak van deze opgave.

Daarbij is het goed om aan te geven dat ook deze notitie een advies is, gebaseerd op de huidige situatie. Periodiek zal bekeken moeten worden in hoeverre de organisatie nog aansluit op de ontwikkelingen. De voorgestelde organisatiestructuur moet in zekere mate in staat zijn mee te bewegen en dus flexibel zijn, zowel in bemensing als in aanpak.

Advies Programma aanpak Opvang Vluchtelingen

blad 3 van 26

2.

Management samenvatting

In dit advies wordt een voorzet gedaan voor de inrichting van een nieuwe projectstructuur voor de aanpak van opvang vluchtelingen. Samengevat zijn de belangrijkste aanbevelingen als volgt:

2.1.

Projectorganisatie op 3 niveaus

(Hoofdstuk 6) De huidige aanpak is met name operationeel geweest en gericht op het invullen van de huidige behoefte aan noodopvang. In een bestuursopdracht van juni 2023 is een eerste aanzet gegeven naar een meer langere termijn taakstelling voor opvanglocaties en is een voorzet gedaan voor de manier waarop deze taakstelling gerealiseerd kan worden met een nieuwe projectstructuur. Hierbij is met name onderscheid gemaakt tussen een aanpak op het gebied van locatieontwikkeling en locatiebeheer (horizontaal). Bij een heldere projectstructuur is het daarnaast ook nodig onderscheid te maken tussen het Strategisch niveau, Tactisch niveau en het operationeel niveau (verticaal). Op Strategisch niveau dienen met name de vragen beantwoord te worden ten aanzien van WAT er nodig is op het gebied van opvang vluchtelingen en WAT de gemeentelijke ambitie daarbij is ten aanzien van aantallen, kwaliteit, dienstverlening en betrokkenheid van raad, bestuur en inwoners. Op Tactisch niveau kan vervolgens (binnen de op strategisch niveau vastgestelde kaders) uitwerking gegeven worden aan de vragen HOE deze taakstelling en ambities gerealiseerd kunnen worden. Op Operationeel niveau dient tot slot (binnen de op tactisch niveau vastgestelde uitgangspunten), uitvoering gegeven te worden aan deze opgave.

Op Operationeel niveau wordt onderscheid gemaakt tussen locatieontwikkeling (realisatie van nieuwe opvanglocaties) en locatiebeheer (gebruiksfase van gerealiseerde opvanglocaties, inclusief activiteiten werk & inkomen, burgerzaken, etc.), zoals ook opgenomen in de bestuursopdracht. Binnen het project opvang vluchtelingen wordt voorgesteld deze projectorganisatie op 3 niveaus als volgt in te vullen: • Stuurgroep (strategisch) • Projectgroep (tactisch) • 2 Werkgroepen (operationeel) voor locatieontwikkeling en locatiebeheer

2.2.

Project of Programma

Bij aanvang van deze adviesopdracht, was de insteek om te onderzoek op welke wijze de aanpak van opvang vluchtelingen om programmatisch werken vraagt. Vrij snel daarna is de voorlopige keuze gemaakt te kiezen voor projectaanpak, ondergebracht in een nog op te zetten programma wonen.

Advies Programma aanpak Opvang Vluchtelingen

blad 4 van 26

Dit adviesrapport gaat daarom uit van de opzet van een projectorganisatie voor de aanpak van opvang vluchtelingen. Binnen het programma Hofd Organiseren worden de kaders en uitgamgspunten verder bepaald voor het programmatisch werken. Kijkend naar de opgave, het bestuurlijke belang hiervan en de benodigde integrale aanpak zou dit thema zich ook goed kunnen lenen voor een programmatische aanpak, maar vooralsnog is gekozen voor een (bestuurlijk) project onder het (nieuw op te zetten) programma Wonen. Geadviseerd wordt om, in relatie tot het Hofs Organiseren en de voor- en nadelen van een programmatische of projectmatige aanpak, de keuze voor een programma of project goed te overwegen bij de verdere uitwerking van het programma Wonen en vooralsnog de gekozen structuur van een (bestuurlijk) project vast te houden.

2.3.

Bemensing

(Paragraaf 7.4 en 7.5) Geadviseerd wordt om rekening te houden met in ieder geval 4 fte ter aanvulling op de huidige projectorganisatie, voor de functies: • Assistent projectleider / vervanging projectleider 1 fte e • 2 Locatiemanager 1 fte • Woonbegeleiders 4 fte Hiervoor wordt geadviseerd ten behoeve van deze nieuwe functies, binnen de financiering opvang vluchtelingen, rekening te houden van ca. € 500k aan loonkosten per jaar voor (ten minste) de komende 4 jaar. Daarbij zal de keuze gemaakt moeten worden om de medewerkers (bestaand en nieuw) al dan niet deels in dienstverband te nemen of tijdelijk te (blijven) inhuren. Hierbij wordt vooralsnog geadviseerd om uit te gaan van een 50/50 verdeling in inhuur en dienstverband, ten behoeve van continuïteit en flexibiliteit. Als gevolg van een substantiële uitbreiding van de lijn activiteiten als gevolg van de opvang van vluchtelingen (bij o.a. burgerzaken en werk & inkomen), wordt geadviseerd ten behoeve van extra capaciteit binnen de lijnorganisatie, ca. € 150k per jaar aan loonkosten te reserveren om de uitvoerende taken vanuit de opvang vluchtelingen te kunnen verrichten. Daarnaast wordt in paragraaf 7.4 geadviseerd om, ten aanzien van de huidige project bemensing, te bespreken of de huidige medewerkers zijn ingedeeld in de juiste teams.

Uitgangspunt zou moeten zijn om huidige en nieuwe medewerkers die betrokken zijn of worden bij het project, te plaatsen in teams waar ze vanuit hun werkzaamheden, kennis en competenties het beste thuishoren. Bij beëindiging van het project komen ze vervolgens “beschikbaar” in hun team voor andere (reguliere) werkzaamheden.

2.4.

Participatie

(Paragraaf 7.7) Voor participatie wordt met name geadviseerd duidelijke keuzes te maken (op strategisch niveau) over het wel of niet participatief oppakken van een nieuwe locatie. Leg deze keuzes ook helder en beargumenteerd vast ten behoeve van een goede verantwoording en communiceer helder over de kaders bij participatie. Waarover kunnen en gaan we het WEL hebben en waar gaan we het NIET over hebben.

Advies Programma aanpak Opvang Vluchtelingen

blad 5 van 26

Hiervoor is geen blauwdruk te maken, maar zal per project deze afweging gemaakt moeten worden. Ter ondersteuning daarbij wordt (naast een nadere toelichting in paragraaf 7.7) kortheidshalve verwezen naar het Participatiebeleid Hof van Twente en de Werkwijzer Participatie.

2.5.

Pilot nieuwe aanpak

(Paragraaf 7.8) Geadviseerd wordt bij de realisatie van de nieuwe opvanglocatie Finspark, te werken met de voorgestelde projectstructuur waarbij duidelijk onderscheid gemaakt kan worden in de uitwerking van de (beleids)keuzes en uitvoering voor deze locatie, tussen een strategische visie hierop (stuurgroep), tactische uitwerking in kaders en uitgangspunten (door de projectgroep) en de operationele implementatie daarvan (door de werkgroepen locatieontwikkeling en beheer). De inhoudelijke invulling van deze “3-delen” kan daarbij nader verkend en ingevuld worden, aangezien (zoals verwoord in paragraaf 7.8) een exact onderscheid daarin op voorhand nog lastig is te maken. Op basis van de ervaringen uit deze pilot kan een definitief voorstel worden gedaan over de bemensing van de projectgroep en de werkgroepen. Daarnaast kunnen brede(re) kaders en uitgangspunten worden vastgesteld voor de ontwikkeling en het beheer van nieuwe en bestaande opvanglocaties.

2.6.

Herijking project Opvang Vluchtelingen

(Paragraaf 7.1) De mogelijkheid bestaat (op basis van de actuele inspanningen rondom de opvang van vluchtelingen) dat de taakstelling voor beschikbare opvangplaatsen op korte termijn (grotendeels) is afgerond en de focus daarmee verlegd wordt van de ontwikkeling van nieuwe locaties, naar het beheer van bestaande locaties. In dat geval zal de stuurgroep (en mogelijk het college) vast moeten stellen dat voldaan is aan de taakstelling en er geen noodzaak is tot aanpassing van de taakstelling. Mocht dit het geval zijn, dan is het te overwegen om de opgave rondom de opvang als project te beëindigen en het beheer (woonbegeleiding) als regulier werk in de lijnorganisatie te beleggen. Tegelijkertijd is de actualiteit namelijk ook dat (bijna wekelijks) nieuwe aanvullende vraagstellingen voor extra opvangplaatsen worden voorgelegd aan de regio’s. Ook de komst van een mogelijke spreidingswet kan een nieuwe taakstelling tot gevolg hebben. Dit, in combinatie met de algemene druk ten aanzien van opvanglocaties, de politieke gevoeligheid en noodzakelijke integrale aanpak, kunnen juist nog steeds aanleiding zijn om de komende jaren de gemeentelijke taakstelling continu te blijven beoordelen en (eventueel) bij te stellen. Geadviseerd wordt om continu te blijven monitoren wat de status van de opgave is en wat daarbij de beste aanpak is.

Sowieso geldt dat bij projecten een zekere tijdelijkheid nagestreefd wordt en bepaald moet worden op welk moment de verdere werkzaamheden belegd kunnen worden in de lijnorganisatie. Het is belangrijk dat keuzes hierin bewust en goed onderbouwd gemaakt worden en dat daarmee continu de status en de opdracht rondom deze opgave duidelijk is.

Advies Programma aanpak Opvang Vluchtelingen

blad 6 van 26

3.

De opdracht

De aanleiding voor de vraag naar een meer gestructureerde aanpak van de opvang van Oekraïners, Statushouders en Asielzoekers is in beginsel tweeledig. Enerzijds is de realisatie van opvanglocaties in een stadium gekomen waarbij vanuit een acute urgentie, meer aandacht kan en moet zijn voor een langere termijn beleid en uitvoering van opvangvoorzieningen en anderzijds bestaat de wens dit beleid en de uitvoering meer opgavegericht en integraal te benaderen vanuit verschillende disciplines binnen de gemeente. Hieronder worden deze twee kanten kort toegelicht.

3.1.

Vanuit urgentie naar lange termijn

Sinds 1 april 2022 hebben burgemeesters in Nederland, uit de inwerkstelling van een noodwet “Regeling opvang ontheemden Oekraïne”, de wettelijke taak en bevoegdheden om te voorzien in de opvang van Oekraïense ontheemden. De Veiligheidsregio’s zijn belast met de coördinatie om opvang te regelen in hun regio. Het Veiligheidsberaad heeft in maart 2022 ingestemd met de vraag van het kabinet om 75.000 opvangplekken te realiseren; 3.000 opvangplekken voor de Veiligheidsregio Twente. In december 2022 is het aantal benodigde opvangplekken verhoogd naar 90.000 plekken, ca. 3.600 voor Twente. Op de langere termijn is de verwachting dat deze groeit naar 4.800 plekken. Uiteraard afhankelijk van oorlogsontwikkelingen in Oekraïne. De huidige aanpak is gericht (geweest) op Oekraïners, maar vluchtelingenopvang beperkt zich alleen tot deze doelgroep. Op de lange termijn zal de opgave daarom meer gericht moeten zijn op vluchtelingen in algemene zin, inclusief de taakstellingen voor asielzoekers.

3.2.

Opgavegericht en integraal

De formulering van de bestuursopdracht heeft tot doel om structuur aan te brengen in de wijze waarop de gemeente Hof van Twente de opvang- en huisvestingscapaciteit gaat realiseren voor ontheemden uit Oekraïne en asielzoekers in de komende periode. Hierbij zijn taakstellingen, zoals deze zijn vastgelegd in het Procesplan Twente Opvang Vluchtelingen, leidend maar niet uitputtend. Dat betekent dat de komende jaren ook aandacht moet zijn voor de actualisatie van taakstellingen, eigen gemeentelijke ambities en beleid ten aanzien van opvang vluchtelingen in Hof van Twente. Dit vraagt een integrale visie op de opvang van vluchtelingen, die opgavegericht is, met aandacht voor de ontwikkelingen in de toekomst en inspeelt op de actuele behoefte. In de bestuursopdracht is tevens aangegeven dat huisvesting van statushouders buiten de scope van dit project komt te vallen. Zie hiervoor tevens paragraaf 7.2.

Advies Programma aanpak Opvang Vluchtelingen

blad 7 van 26

4.

Huidige organisatie

In de eerste fase van deze adviesopdracht, is (door middel van 1 op 1 gesprekken) met name informatie opgehaald bij het bestuur, management en medewerkers, over de huidige projectorganisatie. Hieruit volgt het volgende beeld.

4.1.

Bestuur

Hannie Rohaan is als bestuurlijk opdrachtgever verbonden aan de opgaven rondom de opvang van Oekraïners, Statushouders en Asielzoekers. Ze geeft aan dat dit onderwerp bijzonder gevoelig ligt, zowel bij de raad als bij de inwoners van Hof van Twente. Mede om die reden vindt zij het ook belangrijk om goed geïnformeerd te blijven en het proces nauwkeurig te volgen. Ze gaf tevens aan dat het goed is om de organisatie rondom de opvang wat meer structuur te geven en wat minder kwetsbaar te laten zijn met deskundige bemensing die elkaar kunnen vervangen. Daarbij moet het ook duidelijk(er) zijn wie voor welke vragen aanspreekbaar is, wie welke bevoegdheden heeft, et cetera. Haar eigen rol ziet ze (naast het goed geïnformeerd blijven over de eigen projectvoortgang) ook binnen de regio in de bestuurlijke vertegenwoordiging aan de Regietafel Twente en lokaal als gezicht van het bestuur. Vanuit een goede structuur in de aanpak van de opvang, moet in de toekomst ook duidelijker worden voor welke vragen de wethouder nodig is en wat er binnen de ambtelijke organisatie kan worden belegd.

4.2.

Management

Dennis Lacroix is als ambtelijk opdrachtgever betrokken bij deze opgaven. Daarnaast is hij als directielid verantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie en daarmee ook de inbedding van dit thema in de organisatie. Dennis onderkent dat de huidige aandacht van zowel de stuurgroep als de projectgroep is uitgegaan naar het direct oplossen van de acute vraag naar huisvesting voor de opvang van Oekraïners en Asielzoekers. In de bestuursopdracht die is opgesteld, is aangegeven dat de huisvesting van Statushouders in principe als bijzondere doelgroep onder de opgave voor woningbouw valt1. Daarentegen is het ook wenselijk om bij de opvanglocaties voor vluchtelingen te bezien of daar mogelijkheden (gewenst) zijn voor tijdelijke noodopvang om de doorstroom in de migratieketen te bevorderen. Dennis geeft aan dat er vooral behoefte is aan een meer strategische visie op de opvang van vluchtelingen op de langere termijn en dat hiervoor binnen het huidige project nog 1

Tekst bestuursopdracht: De huidige projectstructuur OSA wordt aangepast, waarbij de huisvesting van de doelgroep statushouders geen onderdeel meer uitmaakt van de opdracht. De bestuursopdracht richt zich specifiek op de doelgroepen ontheemden uit Oekraïne en asielzoekers. De huisvesting van statushouders wordt terug in de lijnorganisatie gebracht.

Advies Programma aanpak Opvang Vluchtelingen

blad 8 van 26

te weinig aandacht is geweest. Hoe we dit kunnen organiseren is dus nadrukkelijk onderdeel van deze opdracht.

4.3.

Stuurgroep

De huidige stuurgroep is met name gericht geweest op besluitvorming rondom nieuwe locaties, maar ook inhoudelijk betrokken geweest bij incidenten op locaties. De samenstelling van de stuurgroep is: • Berryl Bouman – projectleider OSA / Ambtelijk opdrachtnemer • Hannie Rohaan – Portefeuillehouder opvang vluchtelingen • Dennis Lacroix – Ambtelijk opdrachtgever / directie • Wendy Kolstee – Communicatie • Jack Zander – teamleider Ruimte & Economie De stuurgroep heeft daarnaast ook in juni 2023 de bestuursopdracht geformuleerd voor de opvang vluchtelingen, die de basis is voor dit adviesrapport (zie bijlage A).

4.4.

Projectgroep

De huidige project is met name ingericht op en bezig met de realisatie van nieuwe opvanglocaties. De huidige samenstelling is als volgt: • Berryl Bouman projectleider OSA • Thijmen ter Elst projectondersteuner OSA • Mareit Wielens projectsecretaris (verslaglegging) • Lieuwe Hellinga adviseur financiën • Guido ter Braak adviseur vergunningverlening • Wendy Kolstee communicatie • Monique Zweers veiligheid

4.5.

Projectmedewerkers

Op verschillende momenten zijn diverse collega’s van binnen en buiten de gemeentelijke organisatie betrokken (geweest) bij de totstandkoming van nieuwe locaties en het beheer van huidige locaties. Voorbeelden (niet uitputtend) zijn onder andere: • Consulent Werk & Inkomen • Salut • Burgerzaken • COA • Beleid Sociaal Domein • Nidos • Gebouwbeheer • Viverion • Locatiemanager • Youcare • Woonbegeleiders • Wonen Delden • Vluchtelingenwerk • …

Advies Programma aanpak Opvang Vluchtelingen

blad 9 van 26

5.

Analyse

Op basis van de interviews en overige gesprekken binnen en buiten de organisatie, is onderstaande analyse gemaakt van de huidige en gewenste situatie.

5.1.

Samen-/integraal werken

De huisvesting van vluchtelingen, asielzoekers (en statushouders) vraagt om een integrale samenwerking op meerdere vlakken. Zowel vanuit de sociale woonopgaven, als de ruimtelijke (planologische) mogelijkheden, werk & inkomen (leefgeld), vergoedingen en uitkeringen, onderwijs, sport, gebouwbeheer, et cetera. Het samenbrengen van deze verschillende disciplines vraagt een integrale aanpak, waarbij niet alleen op projectniveau (operationeel) maar ook op ambitieniveau (strategisch) een integrale visie en aanpak nodig is. Op tactisch niveau is het daarnaast nodig om de diverse werkzaamheden die voortvloeien uit de opvang van vluchtelingen, goed te coördineren en te plannen op de beschikbaarheid van capaciteit, kennis en expertise.

5.2.

Lange termijn visie

De huidige aanpak en gerealiseerde projecten waren met name gericht op de acute, korte termijn huisvestingsopgaven. Deze projecten waren met name gericht op de opvang van Oekraïense vluchtelingen, zowel in private opvanglocaties als gemeentelijke opvanglocaties. Daarnaast is ook een opvanglocatie asielzoekers gerealiseerd en overgedragen aan het COA. Momenteel wordt gewerkt aan een nieuwe opvanglocatie waar ook andere doelgroepen zoals statushouders en mogelijk ook de sociale opvang van kwetsbare doelgroepen plaats kan vinden. Deze laatste projecten hebben al een meer langere termijn doelstelling en passen ook binnen de middellange termijn ambities van de gemeente. Maar tegelijkertijd is een strategische visie op de langere termijn nog niet geformuleerd, met name gericht op kwantitatieve en kwalitatieve kaders en ambities. Het is daarom nodig om vanuit de huidige taakstellingen, toe te werken naar de middellange termijn en lange termijn ambities en doelstellingen. Hiervoor is het nodig om beter onderscheid te maken tussen strategische (lange termijn), tactische (middellange termijn) en operationele (korte termijn) doelen en inspanningen. Daarbij kan een zogenaamde Doelen en Inspanningen Netwerk (DIN) behulpzaam zijn, zoals opgenomen in paragraaf 7.3.

5.3.

Bestuursopdracht opvang vluchtelingen

In de bestuursopdracht opvang vluchtelingen Hof van Twente (juni 2023), is een doelstelling, inclusief 50% ambitie, geformuleerd voor Oekraïners en asielzoekers, te weten: • Oekraïense ontheemden: o totaal 285 opvangplekken voor een periode tot maart 2024; o gerealiseerd (inclusief particuliere opvang): 203, waarvan ca 180 plekken bezet zijn; o spreiding over de gemeente Hof van Twente is wenselijk, maar niet noodzakelijk; Advies Programma aanpak Opvang Vluchtelingen

blad 10 van 26

•

o een doelstelling mogelijke verlenging na maart 2024 is nog niet bepaald. Asielzoekers: o totaal 180 opvangplekken op 1 of maximaal 2 locaties voor een periode van 5 tot 10 jaar. o gerealiseerd (inclusief particuliere opvang): 75, in beheer bij COA; o nog te realiseren: ca. 100 tot 150 opvangplekken, bij voorkeur op 1 locatie om de opvang adequaat te kunnen organiseren en beheren.

In de bestuursopdracht opvang vluchtelingen (juni 2023) is met name de huidige opgave kwantitatief bepaald. Het ontbreekt op dit moment nog aan meer kwalitatieve kaders en uitgangspunten zoals de wijze waarop de gemeente inhoud wil geven aan de opvang, zoals het minimale niveau van begeleiding, de omvang per locatie ten behoeve van goed beheer, ambities en uitgangspunten ten aanzien van integratie in de samenleving, ondersteuning op het gebied van onderwijs, jeugdzorg, werk en inkomen, et cetera. In de bestuursopdracht is tevens voorgesteld om bij de aanpak van deze opgave onderscheid te maken in de ontwikkeling van nieuwe locaties en het beheer/gebruik van bestaande of gerealiseerde locaties. Dit voorstel is meegenomen in dit adviesrapport. Tot slot is de actualiteit dat er momenteel geprobeerd wordt om de taakstellingen per gemeente in de regio onderling af te stemmen en te bespreken hoe in samenwerking de taakstellingen uitwisselbaar zijn. Deze mogelijkheid ontbreekt nu in de bestuursopdracht en zou, vergezeld van mogelijke randvoorwaarden, hierin opgenomen kunnen worden.

5.4.

Migratieketen / opvang vluchtelingen

Zoals bekend zijn er grote problemen in de migratieketen. De redenen daarvoor variëren afhankelijk van de regio en de specifieke context. Een aantal veelvoorkomende redenen waarom de migratieketen vastloopt zijn: • Toenemende aantallen migranten: Een plotselinge toename van het aantal migranten, bijvoorbeeld als gevolg van (nieuwe) conflicten, natuurrampen of economische crises, kan het systeem overbelasten en leiden tot vertragingen in de verwerking van aanvragen. • Duur van de opvang: Benodigde juridische procedures zijn tijdrovend en zorgen voor langdurige noodzaak van opvang asielzoekers voor wie deze procedures in behandeling zijn. Ook bezwaar en beroepsprocedures tegen afwijzing van verblijfsvergunningen zorgen ervoor dat opvangplaatsen lang bezet blijven. • Bij het toewijzen van een status is niet direct tijdelijke of definitieve woonruimte beschikbaar voor statushouders. Hierdoor kunnen opvangplekken in asielzoekerscentra niet snel vrijkomen waardoor deze niet ingezet kunnen worden voor nieuwe asielzoekers.

Advies Programma aanpak Opvang Vluchtelingen

blad 11 van 26

5.5.

Regionale opgaven en samenwerking

Afstemming over de opvang van vluchtelingen (inclusief asielzoekers en statushouders) vindt al plaats op regionaal niveau. Hiervoor is op ambtelijk en bestuurlijk niveau regelmatig contact om plaatsing van nieuwe vluchtelingen te coördineren en taakstellingen voor nieuwe opvanglocaties vast te stellen en te verdelen binnen de regio.

5.6.

Financiën

Voor de realisatie en het beheer van opvanglocaties is een rijksvergoeding per beschikbare opvangplek (bed) beschikbaar. De praktijk heeft uitgewezen dat hiermee de gemaakte kosten (direct en indirect) goed gedekt kunnen worden. Hiermee lijkt voldoende structurele dekking beschikbaar te zijn voor de bemensing. Ook incidentele inzet van medewerkers kan uit deze dekking worden vergoed. Op dit moment ziet de regeling er (in grote lijnen) als volgt uit: Regeling opvang Oekraïners: • Vaste vergoeding van 83 euro per dag per beschikbaar gestelde plek. De afrekening daarvan vindt plaats via de SiSa (jaarlijkse informatieverstrekking aan de Rijksoverheid, of en hoe ze de middelen hebben besteed, als bijlage bij de jaarstukken). • Vergoeding van leefgeld van Oekraïners in de particuliere opvang • Vergoeding van 210 per week per Oekraïner waar wij leefgeld aan verstrekken. • Vergoeding van de investeringskosten bij grote verbouwingen. • Vaste vergoeding in verband met leerlingenvervoer. • Vluchtelingen in (crisis) noodopvang: Alle kosten worden vergoed. Nieuwe locaties en investeringen wel vooraf overleggen. Per locatie komt er dan een aparte declaratiecode.

De huidige regeling zal de komende periode aangepast gaan worden, maar eerste prognoses geven het beeld dat de te maken kosten nog steeds toereikend gedekt kunnen worden en ook extra bemensing gedekt kan worden uit de beschikbare rijksmiddelen. Eind september 2023 wordt er meer duidelijk hoe dit gaat veranderen. Vluchtelingen in een AZC: • Alle (lopende) kosten komen voor rekening van het COA. De gemeente krijgt de investeringskosten (van door de gemeente gerealiseerde opvanglocaties) vergoed na voorgaand overleg met het COA. • De gemeente krijgt nog een standaard (laag) bedrag per vluchteling voorbepaalde uitgaven in het kader van burgerzaken, zorg, et cetera. Statushouders: • Aparte bekostigingsstructuur voor opleiding, etc. Dit loopt via Werk en Inkomen. • Als een statushouder geen inkomen heeft kan hij/zij een beroep doen op de (bijzondere)bijstand (participatiewet). Bij de jaarrekening 2022 is een voorziening van bijna € 3 miljoen gevormd voor de huisvesting van bijzondere doelgroepen, waaronder vluchtelingen en statushouders. Ook voor 2023 is een overschot voorzien welke aan deze voorziening zal worden toegevoegd.

Advies Programma aanpak Opvang Vluchtelingen

blad 12 van 26

6.

Opzet aanpak “Opvang Vluchtelingen”

In dit hoofdstuk wordt een voorstel gedaan voor een nieuwe opzet van de aanpak opvang vluchtelingen met een heldere structuur.

6.1.

Opzet aanpak opvang vluchtelingen

Zoals eerder verwoord is het goed om een duidelijk onderscheid te maken in de aanpak (en het mandaat) op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Hiervoor wordt voorgesteld de aanpak in 4 segmenten op te delen, waarvan de onderdelen locatie-ontwikkeling en locatiebeheer zich beide op het operationeel niveau bevinden.

Strategisch

Stuurgroep

Tac,sch Opera,oneel

Loca%e ontwikkeling

Projectgroep

Loca%e beheer

Werkgroepen

Het onderscheid richt zich met name op de doelstellingen/focus op deze drie niveaus. Voor de aanpak opvang vluchtelingen is op dit niveau de vraag of opdracht: • • • •

Stuurgroep (strategisch): WAT zijn de opgaven de komende jaren? WAT is het onderhavige beleid op basis waarvan wij hier invulling aan geven? Projectgroep (tactisch): HOE gaan we deze opgave en ambities invullen? Welke kaders en uitgangspunten zijn hiervoor nodig en HOE komen we daartoe (wisselwerking met de stuurgroep)? Werkgroep locatieontwikkeling (operationeel): uitvoering nieuwe locatie Werkgroep locatiebeheer (operationeel): uitvoering beheer

Dit vraagt een duidelijke focus bij de vaststelling en uitvoering van de doelstellingen, namelijk: • Stuurgroep: focus op vaststelling van kwantitatieve en kwalitatieve ambities, beschikbaarheid middelen en besluitvorming, evenals het toezien op de uitvoering daarvan (monitoren en toetsing) en het eventueel bijstellen van op de opdracht wanneer dit nodig blijkt (herijken); • Projectgroep: focus op advisering van de stuurgroep in beleidskeuzes, advisering aan de stuurgroep in noodzakelijke bijstelling van kaders en uitgangspunten en bijstelling van taakstellingen als gevolg van (externe) ontwikkelingen, programmering, planning, borging integraliteit, voorbereiding en opdrachtverstrekking aan werkgroepen; • Werkgroepen: focus op uitvoering/realisatie. In de volgende paragrafen wordt deze aanpak verder ingevuld.

6.2.

Inrichting overlegstructuur

Zoals in paragraaf 6.1. weergegeven, is er bij een aanpak op 3 niveaus (strategisch, tactisch en operationeel) sprake van (in ieder geval) 4 soorten overleggen, te weten: • de Stuurgroep, • een Projectgroep, • twee Werkgroepen. Advies Programma aanpak Opvang Vluchtelingen

blad 13 van 26

Hoe deze zich tot elkaar verhouden is weergegeven op de volgende pagina. Stuurgroep o.l.v. Projectleider

Projectgroep

o.l.v. Locatiemanager

Locatie 4

Locatie 3

Locatie 2

Werkgroep Locatiebeheer

Locatie 1

Initiatief Y

Initiatief X

Project B

Werkgroep Locatieontwikkeling

Project A

o.l.v. Projectleider locatieontwikkeling

variabel

Binnen de twee werkgroepen vallen de verschillende nieuwe projecten of initiatieven en de bestaande/gerealiseerde locaties. De opzet met twee werkgroepen ten behoeve van locatieontwikkeling en locatiebeheer sluit aan bij de bestuursopdracht, waarin dit onderscheid op operationeel niveau ook wordt voorgesteld. Wel is het belangrijk dat dit onderscheid fysiek “pas” op operationeel niveau wordt gemaakt en niet (ook) in de projectgroep. Zowel in de stuurgroep als in de projectgroep zullen op respectievelijk strategisch en tactisch niveau nog steeds kaders en uitgangspunten moeten worden geformuleerd, in samenhang, voor zowel locatieontwikkeling als het beheer van gerealiseerde locaties. Tussen de twee werkgroepen zal een goede afstemming en interactie plaats moeten vinden. Keuzes bij de ontwikkeling en inrichting van nieuwe locaties hebben effect op het beheer. En kennis en ervaringen vanuit het beheer kunnen ingezet worden bij de ontwikkeling van nieuwe locaties. Binnen de werkgroepen kunnen er meerdere projecten lopen of locaties beheerd worden. Daarbij kan (en moet) geleerd worden van de ervaringen op andere locaties, waarmee kennisdeling en het kunnen overleggen over vraagstukken die lokaal of op meerdere locaties spelen, een plaats kan krijgen in de werkgroepen.

Uiteindelijk komen deze relaties ook tot uiting in de kaders en uitgangspunten die vanuit de projectgroep meegegeven worden voor nieuw te ontwikkelen locaties én het beheer op bestaande locaties. Een exacte scheiding tussen het strategisch, tactisch en operationeel niveau is, behalve de eerder genoemde doelstelling en focus, op voorhand niet (eenduidig) te maken. Er zal, zeker in de opbouwfase van een nieuwe organisatieopzet, een continue wisselwerking zijn tussen stuurgroep, projectgroep en werkgroepen, waarbij op vraag- en casusniveau bepaald moet (en kan) worden of dit op strategisch, tactisch en operationeel niveau moet worden opgepakt/beantwoord of besloten. Het feit dat hier bewust bij stilgestaan kan en moet worden, maakt al een verschil. Hiermee leren we al doende het juiste onderscheid te maken en zal de focus van de verschillende lagen van de organisatie steeds scherper worden.

Advies Programma aanpak Opvang Vluchtelingen

blad 14 van 26

6.3.

Samenstelling overlegstructuur

Bij de samenstelling en doelstelling van de verschillende overleggroepen wordt het volgende voorgesteld. Algemeen Het is van belang dat voor de sleutelfuncties binnen dit project (bestuurlijk en ambtelijke opdrachtgever en de ambtelijk opdrachtnemer) continuïteit en vervanging is voorzien. Verder is in alle gevallen (stuurgroep, projectgroep en werkgroepen) van belang om met een heldere vergaderstructuur en -frequentie te werken. Dit is mede afhankelijk van de status/dynamiek van de opgave en zal daarom met regelmaat geactualiseerd/besproken moeten worden. Ook de agendavorming (ruim vooraf te communiceren) en verslaglegging is van belang. Ook hiervoor moeten duidelijke afspraken gemaakt worden in de verschillende gremia. Overigens sluiten deze aspecten in algemene zin aan op het projectmatig werken binnen de Hof. Stuurgroep opvang vluchtelingen: • Taken: o Vaststelling, monitoring en bijstelling bestuursopdracht (Strategisch perspectief); o Besluitvorming op adviezen en vraagstelling vanuit de projectgroep.

• Samenstelling: o Bestuurlijk opdrachtgever: Wethouder opvang speciale doelgroepen o Ambtelijk opdrachtgever: Directielid o Ambtelijk opdrachtnemer: Projectleider opvang vluchtelingen o Bestuurlijk communicatieadviseur o Teamleider Beleid Sociaal Domein o Teamleider Ruimte & Economie (verbinding/integraliteit Programma Wonen) Op dit moment wordt ervoor gekozen het ambtelijk opdrachtgeverschap neer te beleggen bij de directie. Afhankelijk van de status van het project kan dit overgedragen worden aan de teamleider Sociaal Domein. Het voordeel hiervan is dat de mogelijkheid bestaat bij vraagstukken rondom inzet van mensen en middelen nog op te kunnen schalen vanuit de stuurgroep naar de directie.

Projectgroep opvang vluchtelingen: • Taken: o Advisering aan de stuurgroep met (integrale) voorstellen voor de realisatie van de doelen en ambities zoals vastgelegd in de bestuursopdracht (vanuit tactisch perspectief); o Voorstellen aan en advisering van de stuurgroep in bijsturing (indien nodig) van doelen en ambities op basis van dagelijkse gang van zaken; o Sturing op de inzet van de middelen zoals beschikbaar gesteld in de bestuursopdracht; o Opstellen kaders en uitgangspunten voor de realisatie van projecten en initiatieven binnen de werkgroep Ontwikkeling; o Goedkeuring voorstellen vanuit de werkgroepen, binnen de kaders van de bestuursopdracht/mandaat (budgetrecht) vanuit de stuurgroep; o Monitoren voortgang en ondersteuning van beheer en gebruiksfase; Advies Programma aanpak Opvang Vluchtelingen

blad 15 van 26

•

o Selectie / inzet medewerkers binnen de werkgroepen en op de locaties. Samenstelling: o Projectleider (Ambtelijk opdrachtnemer) o Assistent projectleider (vervanging projectleider en trekker locatieontwikkeling) o Adviseur communicatie en participatie o Adviseur Financien o Adviseur Beleid Sociaal Domein2 o Teamleider Werk & Inkomen o Teamleider Burgerzaken o Adviseur huisvesting (medewerker gebouwbeheer) o Trekker werkgroep locatieontwikkeling (= assistent projectleider) o Trekker werkgroep locatiebeheer (= locatiemanager) o Ad hoc: § Adviseur vergunningverlening § Adviseur juridische zaken § Adviseur veiligheid § Adviseur vluchtelingenwerk (extern)

Werkgroep ontwikkeling: • Taken: o Uitvoering ontwikkeling en realisatie nieuwe locaties (operationeel perspectief) o (Onder andere) voorbereiding contractvorming t.b.v. de ontwikkeling en realisatie nieuwe locaties o Voorstellen werving en selectie van medewerkers nieuwe locaties o Voorbereiding facilitaire aspecten nieuwe locaties (beveiliging, services, meubilair, apparatuur, et cetera.) • Samenstelling: o Projectleider locatieontwikkeling (trekker werkgroep) = assistent projectleider o Locatiemanager (vanuit verantwoordelijkheid op nieuwe locatie(s)) o Adviseur financiën o Medewerker gebouwbeheer o Medewerker vergunningen o Medewerker contractbeheer o Ad hoc (of vast t.a.v. status locatieontwikkeling): § Medewerkers burgerzaken, werk en inkomen, sociaal domein § Medewerker veiligheid § Salut § Vluchtelingenwerk Werkgroep beheer/gebruiksfase: • Taken: o Uitvoering gebruiksfase en beheer gerealiseerde opvanglocaties (operationeel perspectief) o Begeleiding bewoners 2

Er kan gekozen worden voor het aanwijzen (of werven) van een beleidsmedewerker Opvang Vluchtelingen uit het team Beleid Sociaal Domein als assistent projectleider. In dat geval worden 3 rollen in één persoon samengevoegd: Assistent Projectleider, adviseur sociaal domein en trekker werkgroep locatieontwikkeling. Dit vraagt wel een paar specifieke capaciteiten die niet altijd in één persoon verenigd zijn (beleidsmedewerker én projectleider) en/of te weinig focus zet op de te verrichten werkzaamheden. Zie ook paragraaf 7.4. Advies Programma aanpak Opvang Vluchtelingen

blad 16 van 26

•

o Afstemming beheer tussen verschillende locaties o Kennisuitwisseling / ervaringen delen tussen locaties o Coördinatie en afstemming met werk en inkomen (vanuit dagelijkse operatie) o Bemiddeling tussen bewoners en externe partijen waar nodig o (Her)plaatsing opvang Samenstelling/betrokkenen: o Locatiemanager (trekker) o Woonbegeleider(s) o Medewerker gebouwbeheer (= schakel locatieontwikkeling en locatiebeheer) o Medewerker burgerzaken o Medewerker werk en inkomen o Ad hoc: § Salut § Vluchtelingenwerk § Medewerker veiligheid

6.4.

Opdrachtformulering

In de bestuursopdracht opvang vluchtelingen (juni 2023) is met name de huidige opgave kwantitatief bepaald. Geadviseerd wordt om in de stuurgroep (op voorzet van de projectgroep), in aanvulling op deze bestuursopdracht de strategische ambities en doelstellingen op kwalitatieve aspecten te bepalen en (waar nodig) vast te laten stellen op bestuurlijk niveau. Hiermee wordt onder andere de vraag bedoeld WAT wij bij de opvang van vluchtelingen willen ten aanzien van begeleiding, integratie in de samenleving, ondersteuning op onder andere jeugdzorg en onderwijs, bieden van mogelijkheden voor werk en inkomen, et cetera. (zie ook paragraaf 6.1). Daarnaast zal nagedacht moeten worden over de vraag hoe mogelijk in de toekomst omgegaan kan en moet worden met terugkeer naar het thuisland of definitieve vestiging van vluchtelingen wanneer ze niet terug kunnen of willen keren. Daarbij moet mogelijk ook geanticipeerd worden op de deelname van Oekraïne aan de Europese Unie, waarmee een vrij verkeer van personen en werkgelegenheid aan de orde kan komen. De verwachting is dat huidige Oekraïense vluchtelingen uiteindelijk in de migratieketen terecht kunnen komen.

Wat betekent dit voor, en hoe wordt op dat moment omgegaan met huisvesting van deze doelgroep? Ook is het goed om op strategisch niveau na te denken over de mogelijke gevolgen en consequenties van de komst van een Spreidingswet, nieuwe taakstellingen, huidige ontwikkelingen op mondiaal niveau ten aanzien van conflictsituaties, vluchtelingenstromen, et cetera. Volgens wij de vraagstelling/taakstelling vanuit de Rijksoverheid of willen wij daar als gemeente op een andere manier op anticiperen? Onderwerpen om op strategisch niveau verder uit te werken en vast te (laten) stellen. Samengevat wordt geadviseerd de bestuursopdracht te actualiseren (taakstellingen) en aan te vullen met kwalitatieve aspecten voor de opvang van vluchtelingen.

Advies Programma aanpak Opvang Vluchtelingen

blad 17 van 26

7.

Vervolgstappen en Aanbevelingen

In dit hoofdstuk worden een aantal (algemene) vervolgstappen aan aanbevelingen voorgesteld.

7.1.

Taakstelling en monitoring

Met het tot stand komen van een nieuwe locatie voor de opvang van Oekraïners (en beperkt de mogelijkheid voor statushouders) is de taakstelling voor opvang Oekraïners, inclusief de eigen ambitie, voor de komende jaren (tot 2026) voldoende ingevuld. Daarnaast is de gemeente Hof van Twente in gesprek met de gemeente Rijssen-Holten over het gezamenlijk realiseren van de taakstelling voor de opvang van Asielzoekers. Wanneer deze gesprekken tot overeenstemming leiden, zal ook daarmee de taakstelling voor Hof van Twente op korte termijn ingevuld zijn. Hierbij blijft wel de vraag of de extra ambitie nog ingevuld moet worden. Dit betekent dat de HUIDIGE opgave voor nieuwe locaties op korte termijn kan zijn afgerond en de focus daarmee verlegd wordt naar (met name) het beheer van bestaande locaties. Deze werkzaamheden vanuit woonbegeleiding richten zich dan met name op het operationele locatiebeheer. Op dit moment is de actualiteit dat (bijna wekelijks) nieuwe aanvullende taakstellingen worden voorgelegd aan de regio’s. Ook de komst van een mogelijke spreidingswet kan nieuwe taakstellingen tot gevolg hebben. Dit, in combinatie met de algemene maatschappelijke druk ten aanzien van dit thema, de politieke gevoeligheid en noodzakelijke integrale aanpak, zijn op dit moment (nog) aanleiding om de komende jaren in de voorgestelde (bestuurlijk) projectstructuur te blijven werken.

Geadviseerd wordt om, naast het in paragraaf 6.1 omschreven actualiseren van de bestuursopdracht, continu te blijven monitoren wat de status van de opgave is. Hiervoor is een eerste opzet gemaakt waarbij per taakstelling is opgenomen welke aantallen in de bestuursopdracht zijn opgenomen, welke aanpassing in de taakstelling te verwachten zijn (op basis van (regionale) ontwikkelingen), welke mutaties te verwachten zijn (planning locaties) en welke opgave er daardoor (nog) ligt in het realiseren van nieuwe opvangplaatsen.

Advies Programma aanpak Opvang Vluchtelingen

blad 18 van 26

Tegelijkertijd moet, op basis van de status en omvang van de opgave gekeken worden wat de toegevoegde waarde is van de voorgestelde projectstructuur op dat moment. Afhankelijk van de omstandigheden kan het nodig zijn voor het project een tijdelijke programmatische aanpak te kiezen (vanuit nieuwe dynamiek of maatschappelijke gevoeligheden), of juist af te schalen naar een meer operationele aanpak die met name in de lijnorganisatie wordt opgepakt. Sowieso geldt dat bij projecten (en programma’s) een zekere tijdelijkheid nagestreefd wordt en steeds bepaald moet worden op welk moment de resterende (of uit het project voortvloeiende reguliere) werkzaamheden ingebed kunnen worden in de lijnorganisatie. Een eventuele aanpassing van de projectstructuur zoals hierboven omschreven zal (te zijner tijd) moeten worden voorgelegd aan het college (via de stuurgroep).

7.2.

Statushouders

Vanuit het huidige project OSA zijn de laatste periode ook opvangplekken voor (minderjarige) statushouders gerealiseerd. Zoals eerder aangegeven in dit advies, is in de bestuursopdracht aangegeven dat de huisvesting van Statushouders in principe als bijzondere doelgroep onder de opgave voor woningbouw valt3. Concreet is voorgesteld om huisvesting statushouders onderdeel te laten zijn van het programma wonen. De afstemming over de taakstelling en verdeling van opvang vluchtelingen, inclusief asielzoekers én statushouders, vindt plaats op landelijk en regionaal niveau. Gemeenten krijgen elk half jaar een wettelijke taakstelling van de provincie voor het huisvesten van statushouders. De taakstelling is gebaseerd op het aantal inwoners. De 14 Twentse gemeenten hebben gezamenlijk de Twentse Regietafel Asielinstroom (TRA) gestart en een ‘Procesplan Twente opvang vluchtelingen’ ontwikkeld. Het ‘Procesplan Twente opvang vluchtelingen’ beschrijft hoe de 14 Twentse gemeenten gezamenlijk invulling willen geven aan de grote lokale en regionale opgaven op gebied van asielopvang, statushouders en opvang Oekraïners. Dit betekent dat de invulling voor statushouders in eerste instantie onderdeel uitmaakt van de totale opgave voor opvang vluchtelingen.

De vraag zal gesteld moeten worden hoe binnen de gemeente Hof van Twente de vertaling daarvan naar lokale (gemeentelijke) ambities, beleid en strategische keuzes oppakt wordt. Lukt dit binnen het programma wonen of wordt het programma wonen daarmee te breed? En hoe verhouden de financieringsstromen zich tot elkaar en/of geven deze mogelijk koppelkansen op dit thema die aanleiding zijn om andere keuzes te maken? Het kan (bijvoorbeeld) wenselijk zijn om bij opvanglocaties voor vluchtelingen te bezien of daar ook mogelijkheden (gewenst) zijn voor tijdelijke noodopvang van statushouders, om de doorstroom in de migratieketen te bevorderen. Bij het toewijzen van een status aan asielzoekers, is namelijk niet direct tijdelijke of definitieve woonruimte beschikbaar 3 Tekst bestuursopdracht: “De huidige projectstructuur OSA wordt aangepast, waarbij de

huisvesting van de doelgroep statushouders geen onderdeel meer uitmaakt van de opdracht. De bestuursopdracht richt zich specifiek op de doelgroepen ontheemden uit Oekraïne en asielzoekers. De huisvesting van statushouders wordt terug in de lijnorganisatie gebracht”. Advies Programma aanpak Opvang Vluchtelingen

blad 19 van 26

voor statushouders. Hierdoor kunnen opvangplekken in asielzoekerscentra niet snel genoeg vrijkomen voor nieuwe asielzoekers. Andere gemeenten in de regio hebben daarom tussenvoorzieningen voor statushouders als taakstelling opgenomen in hun opgave rondom de migratieketen en opvang tijdelijk ontheemden. Wijzigen in taakstellingen voor opvang asielzoekers hebben daarnaast een direct gevolg voor de prognoses van (tijdelijke) opvang van statushouders. Eén en ander betekent dat er altijd een duidelijk relatie /interactie zal blijven bestaan tussen de opvang van vluchtelingen en de woonbehoefte voor statushouders. Het is daarom sterk aan te bevelen om ten minste tussenoplossingen voor statushouders mee te blijven nemen in de mogelijkheden voor opvang vluchtelingen. Een alternatief is om onderscheid te maken binnen de doelgroep statushouders, waarbij bijvoorbeeld de groep minderjarige statushouders (als bijzondere doelgroep) wél onder de opvang vluchtelingen blijft vallen, omdat deze doelgroep in grotere groepen en daarmee ook grotere opvanglocaties inclusief de juiste ondersteuning en begeleiding gehuisvest moeten worden, terwijl de reguliere (volwassen) statushouders meer in aanmerking komen voor reguliere woningen en daarmee als opgave bij het programma wonen kan liggen.

7.3.

Doelen-Inspanningen-Netwerk (DIN)

Bij een heldere aanpak is het nodig om duidelijke doelen en ambities te vertalen naar actielijnen die invulling geven aan deze doelen. Zeker bij een programmatische aanpak, maar ook bij een projectmatige aanpak, kan dit worden bereikt door het opstellen van een DIN.

DIN Opvang Vluchtelingen We willen een veilige en comfortabele woonomgeving bieden aan iedereen. Vluchtelingen, statushouders en Twentenaren. Dit doen we vanuit een proactieve houding waarbij fysieke huisvesting en sociale structuren hand in hand gaan.

S

Binnen een DIN worden de strategische doelstellingen (S) vertaald naar tactische actielijnen (T) die de basis zijn voor de operationele inspanningen (O).

Actielijn 2

Actielijn 1

Het ontwikkelen en inrichten van opvanglocaties en begeleiding van vluchtelingen

Het beheren en exploiteren van opvanglocaties

Doelstelling: We spannen ons in om voor vluchtelingen passende opvang, huisvesting en begeleiding te bieden. Dit vanuit het gemeentelijk kader zoals dat door de Rijksoverheid is geschetst en vanuit het perspectief dat iedereen recht heeft op een veilige (woon)omgeving waarbij de menselijke maat niet uit het oog wordt verloren.

Doelstelling: We zorgen ervoor dat onze opvanglocaties op facilitair gebied op orde zijn en blijven. Daarnaast zorgen we ervoor dat de bewoners op de locaties in het dagelijks leven, waar nodig, begeleid en ondersteund worden.

Inspanningen:

Inspanningen:

Nieuw locaties: • We zoeken actief naar nieuwe mogelijkheden voor locaties. • We beoordelen ontvangen aanbod voor nieuwe locaties. • We hanteren een vastgestelde maatlat voor de selectie van nieuwe locaties.

Beheer en exploitatie: • We zorgen voor facilitair beheer op de locaties. • We zorgen voor contractvorming voor facilitaire diensten

Inrichten: • We maken opvanglocaties geschikt voor bewoning. • We zorgen voor passende begeleiding op de locaties. • …

(Sociale) begeleiding bewoners: • We zorgen voor begeleiding van bewoners in leefgeld, werk en inkomen, et cetera. Omgeving: • We houden contact met de omgeving en proberen noaberschap te stimuleren en hinder en overlast te voorkomen. • …

T

O

Voor de opgave rondom opvang vluchtelingen wordt voorgesteld twee actielijnen te formuleren, in lijn met de bestuursopdracht opvang vluchtelingen, te weten: 1. Het ontwikkelen en inrichten van opvanglocaties en begeleiding van vluchtelingen; 2. Het beheren en exploiteren van (gerealiseerde) opvanglocaties.

Samenwerken: • We zoeken de relatie en samenwerking met maatschappelijke instanties voor de opvang van vluchtelingen. • ... • ...

Deze twee actielijnen geven het verband weer tussen de afgesproken doelen en de inspanningen die nodig zijn om de doelen te bereiken. Op basis van deze DIN kunnen de voortgang en de resultaten van de inspanningen gemonitord worden en waar nodig bijgestuurd. In bijlage B is een concept DIN voor het Programma Opvang Vluchtelingen weergegeven. Deze DIN is een voorbeeld en zal nader moeten worden ingevuld en uitgewerkt door de projectgroep en vervolgens vastgesteld door de stuurgroep. Groen Oranje Rood

7.4.

= loopt goed en/of is afgerond = loopt, maar vraagt nog aandacht = loopt onvoldoende en/of moet nog starten

Bemensing (projectmatig en structureel)

In paragraaf 6.3 is weergeven hoe de projectstructuur voor de opvang van vluchtelingen kan worden ingevuld. Hieruit blijkt dat het nodig is een aantal nieuwe posities in te vullen, zoals de assistent projectleider (tevens vervanging van de projectleider en trekker van de Advies Programma aanpak Opvang Vluchtelingen

blad 20 van 26

werkgroep locatieontwikkeling), vertegenwoordiging van de direct betrokken teams (beleid sociaal domein, financiën, communicatie, et cetera) zowel in de projectgroep als de werkgroepen. Daarbij kan ook onderscheid gemaakt moeten worden in de bemensing tussen het tactisch en operationeel niveau. De op dit moment verwachte vacatures zijn in ieder geval: • Assistent projectleider / vervanging projectleider • 2e Locatiemanager • Woonbegeleiders

1 fte 1 fte 4 fte

Totaal gaat het dus om in ieder geval 6 fte directe projectmedewerkers. Naast de “full-time” aanvulling op directe projectmedewerkers zal ook continu gekeken moeten worden naar de belasting van de lijnorganisatie als gevolg van de uitvoering van deze opgave. Het kan zijn dat incidenteel extra capaciteit binnen de lijnorganisatie nodig is om de uitvoerende taken vanuit de opvang vluchtelingen te kunnen verrichten. Te denken valt aan medewerkers burgerzaken (in- en uitschrijvingen), werk & inkomen (mutaties leefgeld, uitkeringen en dergelijke) en WMO en Jeugdzorg (specifieke zorgvragen, et cetera). Mocht deze inzet van een omvang zijn/worden dat hier een structurele capaciteitsvraag door ontstaat, dan moet dit in de projectgroep besproken worden en kan een advies aan de stuurgroep worden voorgelegd om dit in te regelen. Wat betreft de 2e locatiemanager, is het advies om een duidelijk onderscheid te maken in de opdracht (en het bijbehorende profiel). Een eerste denkrichting daarbij (wat nog wel nader uitgewerkt moet worden) is dat de nieuwe locatiemanager een meer overall coördineren taak krijgt en verantwoordelijk wordt voor de ontwikkeling van woonbegeleiding en de facilitaire zaken (inkoop, contractvorming, e.d.) op alle gemeentelijke opvanglocaties.

De huidige locatiemanager zich vervolgens met name richt op de ondersteuning van de alle (toekomstige) woonbegeleiders in taal, kennis van de cultuur, et cetera. De woonbegeleiders kunnen meer specifiek worden toebedeeld aan locaties, waarbij het wellicht aan te bevelen is om voor de (op dit moment) nieuw te ontwikkelen opvanglocatie te kiezen voor een bezetting met 1 bestaande woonbegeleider (vanuit opgedane kennis en expertise) aangevuld met nieuwe woonbegeleiders. Daartoe zal ook een nieuwe woonbegeleider geworven moeten worden op de bestaande locatie waar de huidige woonbegeleider vandaan gehaald wordt. De werving en selectie van de benodigde nieuwe bemensing zal in een volgende fase plaatsvinden. Daarbij zal ook (per vacature) overwogen worden of deze nieuwe medewerker via inhuur aangetrokken worden of een (tijdelijk) dienstverband aangeboden kan krijgen. Daarbij is met name de verwachte doorlooptijd van hun inzet van belang én de mogelijkheid deze medewerkers in te zetten op andere werkzaamheden binnen de gemeente, wanneer de inzet voor de opvang van vluchtelingen niet langer nodig is. Gelet op de behoefte op korte termijn aan de extra bemensing, als gevolg van de (op dit moment) nieuw te ontwikkelen opvanglocatie, wordt geadviseerd te starten met werving op basis van inhuur.

Vervolgens kan, op basis van de wederzijdse ervaringen met de nieuwe mensen, besproken worden of een deel daarvan een dienstverband aangeboden kan/moet krijgen. Advies Programma aanpak Opvang Vluchtelingen

blad 21 van 26

Aangezien we er van uit mogen gaan dat de opgave voor de opvang van vluchtelingen een meerjarige opgave is (voor ten minste de komende 4 jaar), wordt geadviseerd uit te gaan van ca. 50% inhuur en 50% dienstverband van de totale bezetting voor de opvang van vluchtelingen (met een 2-jarige evaluatie). Hiermee kan enerzijds een flexibele inhuur behouden blijven en anderzijds gestuurd worden op continuïteit en kennisontwikkeling van eigen medewerkers (in dienstverband). De samenstelling van de directe projectmedewerkers wat kan er als volgt uit komen te zien: • Projectleider 36 uur in dienstverband reeds in dienst • Ass. Projectleider 36 uur vacature mogelijk in dienst te nemen • Projectmedewerker 32 uur inhuur mogelijk in dienst te nemen • Locatiemanager 1 36 uur inhuur inhuur handhaven • Locatiemanager 2 36 uur vacature mogelijk in dienst te nemen • Woonbegeleider 1 32 uur inhuur inhuur handhaven • Woonbegeleider 2 30 uur in dienstverband reeds in dienst • Woonbegeleider 3 32 uur vacature mogelijk in dienst te nemen • Woonbegeleider 4 32 uur vacature op inhuurbasis Voor de assistent projectleider is het advies (uiteindelijk) te opteren voor een dienstverband, waarbij twee opties mogelijk zijn: 1. Selectie van een assistent projectleider opvang vluchtelingen die op termijn ingezet kan worden als nieuwe beleidsmedewerker vluchtelingenopvang binnen het team sociaal domein.

Hiermee wordt ook direct de verbinding gemaakt in de projectgroep met het beleidsteam sociaal domein (dubbel rol). Dit vraagt specifieke aandacht voor de beoogde capaciteiten, die niet altijd in één persoon verenigd zijn (beleidsmedewerker én projectleider). Daarnaast moet aandacht zijn voor de prioritering in de te verrichten werkzaamheden, waarbij de inzet als assistent projectleider de eerste prioriteit moet hebben.; 2. Een meer algemeen projectleider te selecteren die op termijn wellicht vanuit de organisatieontwikkelingen en Hofse Aanpak, in een meer algemeen projectbureau gepositioneerd kan worden voor toekomstige (bestuurlijke) projecten en programma’s. Op dit moment is daar vanuit het Programma Hofs Organiseren nog geen duidelijkheid over. Dit neemt niet weg dat selectie van een nieuwe medewerker op de competentie van (junior/assistent) projectleider, niet kan betekenen dat deze op een later moment ondergebracht wordt in een eventueel projectbureau.

7.5.

(Her)plaatsing medewerkers

Bij de implementatie van de aanpak opvang vluchtelingen zal ook besproken moeten worden of de huidige formatieve plaatsing van de betrokken medewerkers logisch is en gehandhaafd kan/moet worden. De huidige plaatsing van medewerkers is veelal ontstaan vanuit pragmatisch oogpunt op dat moment. De vorige projectleider van de opgave opvang vluchtelingen was onderdeel van het team Beleid Sociaal Domein. Hierdoor zijn de destijds aangetrokken medewerkers ook in dit team geplaatst. Na de overdracht van het project naar de huidige projectleider, zijn deze medewerkers ook overgeplaatst naar het team Ruimte en Economie.

Advies Programma aanpak Opvang Vluchtelingen

blad 22 van 26

De werkzaamheden van deze medewerkers zijn echter sterk verwant met andere lijnactiviteiten in de organisatie, zoals (facilitair) gebouwbeheer of woonbegeleiding (team zorg). Vanuit de medewerkers wordt aangegeven dat er behoefte is aan training, afstemming en kennisdeling met "gelijkgestemden" over de activiteiten waar ze mee bezig zijn. Om die reden is het aan te bevelen om, in overleg met de betrokken medewerkers en teamleiders, te onderzoeken of het mogelijk is de medewerkers over te plaatsen naar andere teams. Dit is op hoofdlijnen met de betrokken teamleiders besproken, waaruit blijkt dat deze mogelijkheid zeker bespreekbaar is, mits het om beperkte aantallen medewerkers gaat en de verwachting is dat, na afronding van het project opvang vluchtelingen, in te zetten in hun team voor andere (reguliere) werkzaamheden. Tot slot is het goed om ten aanzien van de bestaande organisatie, in het kader van de benodigde inzet bij het project, steeds in de projectgroep te bespreken of de organisatie in staat is de benodigde capaciteit te leveren of dat tijdelijke inhuur nodig is. Het moet niet zo zijn dat de inzet en beschikbaarheid van de lijnorganisatie, bij dit soort projecten met pieken in benodigde inzet van o.a. burgerzaken, werk en inkomen, combinatie, et cetera, als vanzelfsprekend wordt gezien.