Visie op Samenwerking en Governance definitief

Omgeving

Er zijn samenwerkingsverbanden die zich in een spannende en/of turbulente omgeving bevinden. Wanneer is een omgeving spannend? Een omgeving kan spannend zijn als er politieke, bestuurlijke en maatschappelijke risico’s zijn (bijvoorbeeld wijzigen van overheidsbeleid beïnvloedt het voortbestaan van de samenwerking). Een omgeving kan ook spannend zijn als economische ontwikkelingen de doelstellingen van de samenwerking kunnen bedreigen (bijvoorbeeld afzetrisico’s / ontwikkelingen arbeidsmarkt). Ook kan een omgeving spannend zijn als ze afhankelijk is van veranderende wet- en regelgeving (bijvoorbeeld milieunormen). Toezichtarrangement De uitkomst van het risicokompas bepaalt het toezichtarrangement. Wanneer het risicoprofiel erg laag is, besteden wij hier geen extra aandacht aan bovenop de al bestaande maatregelen. Bijvoorbeeld hetgeen wat is opgenomen in de inkoopvoorwaarden en de subsidieverordening. Voor het bepalen van het toezichtarrangement onderscheiden we drie verschillende profielen: HOOG/MIDDEN/LAAG. In de jaarrekening van de gemeente worden de samenwerkingsverbanden met een hoog risicoprofiel nader toegelicht. In de toelichting wordt aangegeven welke maatregelen zijn genomen en in hoeverre effecten zichtbaar worden. Daarnaast wordt een overzicht opgenomen waarin het risicoprofiel van iedere samenwerking zichtbaar is.

Invloed De mate waarin een gemeente invloed heeft is bij iedere samenwerkingsvorm anders. Dit betekent dat het niet altijd mogelijk is om het beheer- en control instrumentarium die vanuit de gemeente Hilversum het meest geschikt is, toe te passen. De invloed is bijvoorbeeld sterk afhankelijk van: • • •

Percentage aandelen (BV/NV) Aantal deelnemers (GR) Marktpositie leverancier (Microsoft/Centric/etc.)

Bij zowel publiek- als privaatrechtelijke samenwerkingen is de situatie denkbaar dat je als gemeente alleen staat en je invloed maar beperkt is. Door samen met andere deelnemers, afnemers enz. op te trekken vergroot je de invloed. Waar dit mogelijk is zal de ambtelijke organisatie hierop inzetten. Evaluatie De samenwerking moet meerwaarde hebben voor de gemeente Hilversum. Gewijzigde wet- en regelgeving, nieuwe inzichten, het behaald hebben van alle doelstellingen kunnen aanleiding vormen om de samenwerking te beëindigen. Tijdens de totstandkoming van een samenwerking zal de gemeente Hilversum er dan ook voor pleiten dit op te nemen in de gemeenschappelijke regeling, contract, statuten enz. De samenwerking zal bij gewijzigde omstandigheden worden beoordeeld en aan de hand hiervan volgt wellicht een advies waaruit blijkt of bijvoorbeeld, het contract wordt beëindigd, de samenwerking wordt gecontinueerd, er een heroriëntatie en ontwikkeling volgt, ontbonden of dat de gemeente uit een verbonden partij stapt?

24

4. Uitvoering Governance Samenwerking 4.1 Het aangaan en sturing op samenwerking De gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders hebben verschillende bevoegdheden en rollen als het gaat om samenwerking en specifiek om verbonden partijen. Als een samenwerkingsverband en in het bijzonder een verbonden partij wordt opgericht, zijn de rollen anders dan wanneer de verbonden partij eenmaal in werking is. In deze nota is daarom gekozen voor een uitwerking in drie fasen. De volgende drie fasen worden uitgewerkt: de oprichtingsfase; de uitvoeringsfase; evaluatie- en heroverwegingsfase. Aan de fasen zijn de uitgangspunten en werkafspraken voor het college en de raad gekoppeld. De werkafspraken die met een C zijn aangeduid, zijn werkafspraken die gelden voor het college. Werkafspraken die met een R zijn aangeduid gelden voor de gemeenteraad. In bijlage III zijn de uitgangspunten en werkafspraken gebundeld opgenomen.

4.2 Oprichtingsfase Deelname aan een samenwerking is een manier om een gemeentelijk doel effectiever te bereiken. De keuze voor een samenwerking wordt gemaakt omdat dezelfde activiteiten kunnen worden uitgevoerd met meer efficiency, kwaliteit of continuïteit. Daarnaast is al eerder aangegeven dat er samenwerkingen zijn die verplicht zijn gesteld door de wetgever. Een keuze voor al dan niet deelnemen is er in die gevallen niet. In de oprichtingsfase is het uitgangspunt dat er bewust en gemotiveerd is gekozen voor de samenwerking. Hier gaat een afwegingsproces aan vooraf. In bijlage II is een afwegingskader als beslisboom weergegeven ten aanzien van het aangaan van nieuwe samenwerkingen. Dit afwegingskader kan gezien worden als een beleidslijn, waarmee de keuze wordt gemaakt voor de wijze waarop de gemeente haar taken uitvoert. Dit stappenplan is gebaseerd op de handreiking Verzelfstandiging en samenwerking bij decentrale overheden, die in opdracht van het ministerie van BZK is ontwikkeld. De uitwerking van dit stappenplan is een document dat aan de gemeenteraad kan worden voorgelegd als informatievoorziening. De raadsleden krijgen hiermee concrete en uniforme informatie én handvaten op basis waarvan zij zich een oordeel kunnen vormen. De beslissing tot deelname aan een samenwerking en ook de aansturing daarvan behoren primair tot de taken van het college.

Het besluit tot deelname aan een gemeenschappelijke regeling kan niet eerder worden genomen dan nadat de raad toestemming heeft verleend. Het college besluit ook tot de oprichting van en de deelneming in privaatrechtelijke organisaties. Zij besluit hiertoe indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang. Dit besluit wordt niet genomen dan nadat aan de raad een ontwerpbesluit is toegezonden en de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen te uiten (Artikel 160 lid 2 Gemeentewet). Uitgangspunt 1 Het afwegingskader wordt gehanteerd op het moment dat de vraag zich voordoet of een relatie met een andere partij moet worden aangegaan. . Via verschillende kanalen en partijen komt een dergelijk onderwerp aan bod. In sommige gevallen initieert de gemeente Hilversum gesprekken over het aangaan van een samenwerkingsverband zelf; in sommige gevallen komt het initiatief van een andere gemeente of organisatie. Dit betekent ook dat de informatie via verschillende kanalen vergaard wordt en op verschillende wijzen wordt gegeven. Door middel van het afwegingskader draagt het college zorg voor uniforme informatievergaring wanneer de vraag voor het aangaan van een samenwerkingsverband speelt. De gemeenteraad krijgt op deze wijze ook op uniforme wijze de informatie tot zich.

25

Uitgangspunt 2 Deelname aan een samenwerkingsverband vindt alleen plaats als dat noodzakelijk is voor het publiek (algemeen) belang. Dit is één van de onderdelen van het afwegingskader. Doordat dit de basis is van het aangaan van een samenwerkingsverband, is dit als gezamenlijk uitgangspunt opgenomen. Uitgangspunt 3 Als uitgangspunt geldt dat alleen leden van het college worden benoemd in besturen van samenwerkingsverbanden, zijnde verbonden partijen. Als regel is dit in ieder geval het collegelid dat de betreffende taak in zijn of haar portefeuille heeft. In uitzonderlijke gevallen kan hiervan worden afgeweken. Dit dient plaats te vinden door middel van formele besluitvorming. De gemeenteraad heeft een kaderstellende rol. De wetgever heeft ten aanzien van het aangaan van verbonden partijen enkel verplicht gesteld dat de gemeenteraad toestemming dient te geven aan het college voor deelname aan een nieuwe verbonden partij (Artikel 1 lid 2 Wet gemeenschappelijke regelingen). Hierbij wordt ervan uitgegaan dat de gemeente Hilversum enkel deelneemt in collegeregelingen. Mocht er in de toekomst sprake zijn van het aangaan van een raadsregeling of gemengde regeling, dan gelden er andere bevoegdheden en verplichtingen. Daar kan op geanticipeerd worden bij de uitwerking van het afwegingskader. De fase van de totstandkoming is voor de gemeenteraad van groot belang.

Hier kan de gemeenteraad sturen op de regels die worden vastgesteld en zichzelf van voldoende informatie voorzien. Werkafspraak C1 Het college betrekt de raad daarom vroegtijdig bij het afstemmingsproces op het moment dat de vraag speelt of het college een nieuwe samenwerking aangaat. Werkafspraak C2 Het college neemt een collegebesluit met een voorstel tot deelname aan een samenwerking op basis van het afwegingskader in bijlage II, waarin de verschillende stappen in de besluitvorming inzichtelijk zijn gemaakt. Dit voorstel tot het aangaan van een samenwerking wordt voorgelegd aan de gemeenteraad met het verzoek tot het verlenen van toestemming. De raad kan het geven van toestemming alleen weigeren als de regeling in strijd is met het recht of met het algemeen belang. Werkafspraak R1 De gemeenteraad beoordeelt actief of er sprake is van strijd met het recht of strijd met algemeen belang en betrekt dit bij het al dan niet verlenen van toestemming. Werkafspraak R2 De gemeenteraad verleent met een raadsbesluit formeel toestemming aan het college voor deelname aan een samenwerkingsverband. Werkafspraak C3 Het college neemt, indien de raad toestemming heeft verleend, een besluit tot deelname aan de samenwerking.

Werkafspraak C4 Ten aanzien van een collegevoorstel tot het aangaan van een privaatrechtelijke verbonden partij geldt dat het college een ontwerpbesluit aan de raad voorlegt, waarbij de raad de mogelijkheid krijgt zijn wensen en bedenkingen kenbaar te maken. Werkafspraak R3 De gemeenteraad maakt in zijn vergadering kenbaar of er wensen en/of bedenkingen geuit zullen worden. Werkafspraak C5 Hierna volgt het collegebesluit tot deelneming aan of oprichting van een privaatrechtelijke samenwerking.

4.3 Uitvoeringsfase Het deelnemen aan samenwerkingsverbanden en verbonden partijen in het bijzonder brengt financiële en bestuurlijke risico’s met zich mee. De opdracht van de gemeenteraad ziet samenvattend toe op meer grip

26

krijgen op de samenwerkingen. De wens is dat er een cultuur ontstaat waarin onvolkomenheden eerder aan de gemeenteraad worden gemeld. Onvolkomenheden kunnen nooit geheel worden tegengegaan. Wat wel mogelijk is, is dat zowel het college als de raad voldoende aandacht heeft voor de sturing op de samenwerkingen. Sturing is lastig, aangezien veel van deze samenwerkingen uit meerdere deelnemers bestaan. Met sturing bereikt de gemeente dat de overeengekomen opdracht wordt gerealiseerd binnen de daarvoor afgesproken beleidsinhoudelijke en financiële kaders. Hoe groter het bestuurlijk/ of financieel risico is, hoe intensiever de sturing is op de samenwerking en de informatievoorziening aan de gemeenteraad. De gemeenteraad en het college hebben ieder hun eigen rol in relatie tot samenwerkingsverbanden. De raad en het college hebben de volgende gezamenlijke uitgangspunten vastgesteld, zodat de gemeente meer grip kan krijgen. De werkafspraken zijn voor de bestuursorganen afzonderlijk weergegeven. Belangrijk in deze fase is de wijze waarop de gemeenteraad wordt geïnformeerd over de samenwerking en tegelijkertijd de wijze waarop de gemeenteraad actief informatie kan verkrijgen. Informatievoorziening Uitgangspunt 1 Het college informeert de gemeenteraad actief over de samenwerkingsverbanden. Dit betreft een informatievoorziening in de breedste zin van het woord.

Voorstel is om op de agenda van de desbetreffende raadscommissie als vast agendapunt “Informatie over samenwerkingsverbanden (verbonden partijen)” op te nemen. Hierin wordt vervolgens een onderscheid gemaakt tussen informatie die door het college aan de raad wordt aangeboden en informatie die door het samenwerkingsverband rechtstreeks aan de raad wordt voorgelegd. Het college deelt bij dit agendapunt actief informatie en de raadsleden kunnen tegelijkertijd informatie vragen aan collegeleden. Het college en de gemeenteraad hebben gezamenlijk de afspraak gemaakt om de informatie actief te delen. Naast deze vorm van informatievoorziening komt het ook voor dat de samenwerkingsverbanden stukken rechtstreeks naar de raad sturen, in de meeste gevallen ter kennisgeving. Dit kan het geval zijn als dit in een gemeenschappelijke regeling is afgesproken, maar het kan ook voorkomen dat partijen aan hun wettelijke plicht voldoen. Gemeenschappelijke regelingen dienen bijvoorbeeld de kaderbrief ter kennisgeving aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten toe te zenden. In de praktijk komt het voor dat informatie zowel via het college als via de samenwerkingspartij zelf bij de raad terecht komt. Na vaststellen van de voorliggende nota wordt de informatiestroom actief bijgehouden en waar nodig bijgeschaafd en op elkaar afgestemd.

Ten tijde van het opstellen van deze nota gaat het te ver hier gedetailleerde afspraken over te maken en op te nemen in deze nota. Uitgangspunt 2 Het is aan de raadsgriffier om de informatie (voor zover rechtstreeks verzonden aan de raad) te verzamelen, te bundelen en te agenderen Het college verstrekt de informatie aan de raad zodra het college de informatie heeft kunnen duiden én van mening is dat het informatie betreft die al gedeeld kan worden. Het kan voorkomen dat er enige tijd tussen de vergadering van de samenwerking zelf en de raadscommissie zit. Kwesties van groot belang worden door het college op voorhand voorgelegd. Risicoprofielen en toezichtarrangement Van belang is om scherp te maken waar in onze relatie met samenwerkingen risico's liggen voor de realisatie van het publieke belang. Dan kunnen we zien waarop we moeten letten en bezien of vorm en omvang van het toezicht aangepast moeten worden. Uitganspunten die wij hanteren voor een goede praktijk: ▪

Het gemeentelijk beleidskader risicomanagement toepassen op onze samenwerkingen (verbonden partijen). Daardoor kunnen we adviseren over sturing op basis van risico-inventarisatie.

27

▪

▪

Eenduidige regels stellen voor de risicoparagraaf van de samenwerkingsverbanden. Bevorderen dat samenwerkingsverbanden zelf goed zorgen voor risicomanagement en goede praktijken uitwisselen om van elkaar te leren. Afspraken over zwaarte van het pakket instrumenten in te zetten bij een hoger risicoprofiel.

Maatregelen die we als gemeente(n) kunnen treffen bij een verhoogd risicoprofiel: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Verdeling van rollen binnen college Hogere frequentie tussentijdse rapportages Hogere frequentie ambtelijk overleg vanuit eigenaar- en opdrachtgeverschap Periodieke evaluatie sturingsmaatregelen Hogere frequentie overleggen portefeuillehouders Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid (artikel 213a GW) Instellen concerncontrollersoverleg als aanvulling op de gebruikelijke overleggen Instellen separate commissie van raadsleden Aanvullende kaders door de raad Verzoek informatie op maat voor de raad Verzoek rekenkameronderzoek

Uitgangspunt 3 Voor iedere samenwerking (minimaal de verbonden partijen) wordt volgens een nog op te stellen cyclus een risicoprofiel en toezichtarrangement vastgesteld. Werkafspraak C1 De profielen worden uitgewerkt door het college en ter kennisgeving voorgelegd aan de gemeenteraad. Op basis van een risicoanalyse kan vorm en inhoud worden gegeven aan de aansturing, het beheer en control van de relatie. Hierdoor kan de sturing van de samenwerking begrensd worden. De wijze van sturing is nu voor bijvoorbeeld elke gemeenschappelijke regeling in principe gelijk. Daar kan een verdeling in gemaakt worden, hetgeen ook kan leiden tot een andere tijdsbesteding voor de raad. De uitwerking hiervan vindt plaats na vaststelling van deze nota door de gemeenteraad. Wijziging Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) De gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) versterkt de kaderstellende en controlerende rol van gemeenteraden. De participatiemogelijkheden van burgers en belanghebbenden bij de besluitvorming in gemeenschappelijke regelingen worden vergroot. De wet is door de Tweede Kamer aangenomen maar moet nog door de Eerste Kamer worden behandeld. Om raadsleden beter in positie te brengen, worden er in de nieuwe wet een aantal wijzigingen doorgevoerd, onder andere met betrekking tot de informatiepositie van de raad.

Daarnaast komt er de mogelijkheid tot het instellen van een regionale adviescommissie, bestaande uit raadsleden. Deze adviescommissie, bestaande uit raadsleden uit deelnemende gemeenten, kan zo eerder in het besluitvormingsproces dienen als klankbordgroep en als stem van de raden in de regio. Er komt een actieve informatieplicht vanuit het bestuur van de gemeenschappelijke regeling richting de raad, vergelijkbaar met de informatieplicht van het college richting de gemeenteraad. Het gaat hierbij niet alleen over de te nemen of genomen besluiten maar over alle informatie die de raad nodig heeft om zijn taak goed te kunnen vervullen. De controlerende rol wordt versterkt door de mogelijkheid tot onderzoeken van het functioneren van de gehele gemeenschappelijke regeling. Gemeenteraden krijgen de mogelijkheid een regionale onderzoekscommissie op te stellen. Via een Tweede Kamermotie is bepaald dat de regering in overleg met de decentrale overheden een kader gaat opstellen voor democratische controle op privaatrechtelijke samenwerkingen. 28

De burgerparticipatie binnen het z.g. verlengd lokaal bestuur wordt wettelijk verankerd. Zo krijgt de participatie een vaste plek binnen gemeenschappelijke regelingen. Inwoners en belanghebbenden kunnen bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van het beleid in regionale samenwerkingsverbanden betrokken worden. Kaderbrieven Van belang is verder dat de Wet gemeenschappelijke regelingen al in 2015 is gewijzigd, waardoor de gemeenteraad meer grip kan krijgen op de verbonden partijen. Eén van de wijzigingen betrof destijds de invoering van de kaderbrief die wordt opgesteld door de gemeenschappelijke regelingen. In de kaderbrief staan de beleidsontwikkelingen die een verbonden partij ziet aankomen. Hierbij wordt een koppeling gemaakt met mogelijke financiële consequenties. Deze worden vervolgens meegenomen in de ontwerpbegroting. De kaderbrief van de verbonden partij is een brief gericht aan de gemeenteraad. Meerdere gemeenteraden binnen de Regio zijn actief bezig met het onderwerp kaderbrief. Eén van de acties die door raadsgriffiers kan worden uitgezet is contact leggen met de gemeenschappelijke regelingen om zo te komen tot een eenduidig format voor de kaderbrief. Werkafspraak R1 De gemeenteraad draagt zorg voor een eenduidig format (op voorzet van het college) voor de kaderbrief die door alle gemeenschappelijke regelingen gebruikt kan worden.

Het opstellen van de kaderbrief en de inhoud daarvan is aan het samenwerkingsverband. Er is geen formele instemming van de raad nodig. In sommige gemeenschappelijke regelingen is opgenomen dat het college een reactie mag geven op een concept kaderbrief. Belangrijk is hier te vermelden dat dit geen wettelijke verplichting is. Het is een servicegerichte afspraak die zorgdraagt voor betere afstemming vooraf. In de praktijk kan dit wel voor verwarring zorgen, aangezien de werkwijze per gemeenschappelijke regeling anders kan zijn. Uitgangspunt 4 De verbonden partijen sturen de kaderbrief rechtstreeks naar de gemeenteraad ter kennisgeving. Uitgangspunt 5 Daar waar de mogelijkheid tot het geven van een reactie door het college is opgenomen in de gemeenschappelijke regeling, is het aan het college of zij al dan niet een reactie geeft. Werkafspraak C2 Het college informeert de raad over de gegeven reactie. De raad kan, indien gewenst, deze periode actief gebruiken om informatie te halen bij het college. Uitgangspunt 6 De kaderbrieven van alle gemeenschappelijke regelingen worden voor zover mogelijk uiterlijk 15 februari ter kennisgeving naar de gemeenteraad gestuurd. Met de informatie van de kaderbrieven kan de gemeenteraad zich vroegtijdig richten op de ontwerpbegroting en de invloed die zij daarop willen en kunnen uitoefenen.

Uitgangspunt 7 De komende periode willen we ernaar toe werken dat het zwaartepunt komt te liggen op de kaderbrieven, zoals dat ook het geval is bij de voorjaarsnota van de gemeente zelf. De periode van ontvangst van de kaderbrief is de uitgewezen periode om invloed uit te oefenen op het bewerkstelligen van de doelstellingen en de daarbij behorende financiële consequenties door middel van het indienen van een zienswijze. Hoewel de mogelijkheid voor het indienen van een zienswijze wettelijk niet verplicht is, zien wij daar de nut en noodzaak wel van in. Hier zijn echter veel partijen bij betrokken. Te denken valt aan de verbonden partijen zelf, maar ook alle deelnemende gemeenten aan die verbonden partijen.

29

Ontwerpbegroting In een relatief kort tijdsbestek ontvangt de gemeenteraad de ontwerpbegrotingen van alle gemeenschappelijke regelingen. De wijze van ontvangst verloopt via verschillende kanalen. In sommige gevallen ontvangt de raad de ontwerpbegroting rechtstreeks van de verbonden partij. In andere gevallen wordt de ontwerpbegroting naar het college of het ambtelijk apparaat gestuurd. Het college stuurt de ontwerpbegroting dan door naar de raad op het moment dat de conceptzienswijze gereed is. De verbonden partij dient volgens de Wgr de ontwerpbegroting aan de gemeenteraad te richten. Dit draagt zorg voor een optimale benutting van de relatief korte termijn voor het indienen van zienswijzen. Uitgangspunt 8 De ontwerpbegrotingen worden als uniforme afspraak rechtstreeks naar de gemeenteraad verstuurd Werkafspraak C3 Indien een ontwerpbegroting onverhoopt wordt gericht aan het college, zendt het college dit onverwijld door naar de raadsgriffier. Werkafspraak R2 De gemeenteraad kan een zienswijze indienen op de ontwerpbegroting. Het indienen van zienswijzen is de bevoegdheid van de raad. Werkafspraak C4 Aangezien het een collegeregeling betreft en het ambtelijk apparaat nauw betrokken is bij de verbonden partijen, wordt gezamenlijk afgesproken dat het college een zienswijze voorbereidt en voorlegt aan de raad.

Werkafspraak R3 De raad besluit tot het overnemen van deze zienswijze dan wel kan zelf de zienswijze gewijzigd indienen. Werkafspraak R4 De gemeente verzorgt een GR-en bijeenkomst in de vorm van een BVS (Beeldvormende Sessie), waar de raad rechtstreeks contact kan hebben met de gemeenschappelijke regelingen en vragen kan stellen over de ontwerpbegrotingen. Werkafspraak C5 Daarnaast verzorgt het college voorafgaand aan de behandeling van de ontwerpbegrotingen in de raadscommissie, een technische vragenbijeenkomst voor raadsleden. Tijdens deze avond wordt op hoofdlijnen informatie gegeven over de ontwerpbegrotingen. Raadsleden kunnen tijdens deze bijeenkomst technische vragen stellen over de ontwerpbegrotingen van alle gemeenschappelijke regelingen. Zoals aangegeven bereidt het college een eventuele zienswijze voor. Door de in te voeren werkafspraken kan de gemeenteraad zich optimaal van informatie voorzien. Na de periode van het indienen van zienswijzen stelt de verbonden partij de begroting vast. Werkafspraak R5 De verbonden partijen dienen vervolgens verplicht opgenomen te worden in de Paragraaf verbonden partijen van de begroting en jaarrekening van de gemeente zelf. De gemeenteraad stelt de gemeentelijke begroting vast. De vastgestelde begroting van de verbonden partij is een gegeven voor de begroting van de gemeente.

Het is dus van belang dat de gemeenteraad zich actief opstelt als het om de ontwerpbegroting van de verbonden partijen gaat. Dat begint al bij de informatievergaring door ontvangst van de kaderbrief. Werkafspraak R6 Raadsleden kunnen aanwezig zijn bij de algemeen bestuursvergaderingen van de gemeenschappelijke regelingen. Het is aan de gemeenteraad zelf dit nader vorm te geven. Afhankelijk van de nog op te stellen risicoprofielen zou de gemeenteraad een keuze kunnen maken welke vergaderingen er bezocht worden.

30

4.4 Evaluatie- en heroverwegingsfase Over het algemeen geldt dat wij een relatie in een samenwerkingsverband aangaan voor onbepaalde tijd. Dat betekent echter niet dat wij deze relatie stilzwijgend voortzetten. Een relatie in een samenwerkingsverband vergt ook een kritische blik op deze relatie. Uitgangspunt 1 Dit betekent in ieder geval dat één samenwerkingsverband per jaar wordt geëvalueerd door het college d.m.v. 213a onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid. Factoren heroverweging samenwerking Uitgangspunt 2 Er zijn mogelijke veranderingen die per definitie een heroverweging van de aangegane relaties inhouden. Ten aanzien van de volgende veranderingen vindt er in ieder geval een actieve heroverweging plaats: ▪ ▪ ▪ ▪

Een wijziging van de doelstellingen van een samenwerkingsverband; Een wijziging in het voortbestaan als gevolg van een fusie of integratie; Een wijziging in de samenwerking als gevolg van een uittreding van één van de deelnemende partijen; Een wijziging van de doelstellingen van de gemeente, waardoor de aangegane samenwerking niet langer bijdraagt aan het realiseren van de doelstellingen.

Informatievoorziening Uitgangspunt 3 Het college informeert de gemeenteraad actief over mogelijke veranderingen binnen de samenwerkingsverbanden (en minimaal de verbonden partijen). Op de agenda van de desbetreffende raadscommissie wordt voorgesteld om als vast agendapunt “Informatie over samenwerkingen (verbonden partijen)” op te nemen. Hierin wordt een onderscheid gemaakt tussen informatie door het college aan de raad wordt aangeboden en informatie die door het samenwerkingsverband rechtstreeks aan de raad wordt voorgelegd. Het college deelt bij dit agendapunt actief informatie en de raadsleden kunnen tegelijkertijd informatie vragen aan collegeleden. Het college en de gemeenteraad hebben gezamenlijk de afspraak gemaakt om de informatie actief te delen. Risicoprofielen en Toezichtarrangement In de uitvoeringsfase is het werken met risicoprofielen uitgewerkt. Voor iedere samenwerking (minimaal verbonden partijen) wordt volgens een nog op te stellen cyclus een risicoprofiel en toezichtarrangement vastgesteld. Op basis van een risicoanalyse kan vorm en inhoud worden gegeven aan de aansturing, het beheer en control van de relatie. De uitwerking hiervan vindt plaats na vaststelling van deze nota door de gemeenteraad. Het werken met risicoprofielen leidt tot differentiatie in de wijze van evalueren.

De wijze waarop de gemeente Hilversum gaat evalueren krijgt vorm in het nog op te stellen document. Uitgangspunt 4 Van belang is dat het nog vast te stellen toezichtarrangement dynamisch zal zijn. Het inschalen van een aangegane samenwerking in een risicoprofiel kan leiden tot het opschalen van het toezicht gedurende een periode. Het kan daarbij ook leiden tot het afschalen van de frequentie van toezicht. Werkafspraak R1 Los van de op te stellen risicoprofielen kan de gemeenteraad het college opdracht geven om een specifieke samenwerking te evalueren. Werkafspraak R2 Daarnaast heeft de gemeenteraad de bevoegdheid om de Rekenkamer te verzoeken onderzoek te verrichten naar een verbonden partij.

31

Werkafspraak C1 Indien er een rekenkamerrapport wordt opgesteld, reageert het college daar te allen tijde op. Werkafspraak R3 De gemeenteraad neemt vervolgens een besluit waarin de visie van de raad op het rapport en de reactie van het college wordt opgenomen. Beëindiging verbonden partij Het beëindigen van deelname aan een verbonden partij verdient een zorgvuldige voorbereiding. De beëindiging kan financiële consequenties hebben. Werkafspraak C2 Het college informeert de gemeenteraad vroegtijdig over een voornemen tot beëindiging. Beëindiging gemeenschappelijke regeling In de gemeenschappelijke regeling van een samenwerkingsverband (verbonden partij) zijn bepalingen opgenomen over wijziging, opheffing en uittreding. Werkafspraak C3 Het college informeert de gemeenteraad op welke wijze aan deze bepalingen wordt voldaan. In de meeste gevallen is toestemming van de gemeenteraad vereist. Werkafspraak C4 Het college legt een conceptvoorstel tot uittreding voor aan de gemeenteraad met het verzoek tot het verlenen van toestemming. Werkafspraak R4 De gemeenteraad neemt in die gevallen een besluit tot het al dan niet verlenen van toestemming. Werkafspraak C5 Het college neemt vervolgens het besluit tot uittreden, wijzigen en opheffing van een samenwerkingsverband (verbonden partij).

Beëindiging private verbonden partij Het college beëindigt de relatie met een private verbonden partij niet eerder dan nadat de gemeenteraad zijn wensen en bedenkingen kenbaar heeft gemaakt. Werkafspraak C6 Het college geeft de gemeenteraad een termijn voor het indienen van wensen en bedenkingen. Werkafspraak R5 De raad maakt de wensen en bedenkingen schriftelijk kenbaar, dan wel laat ze opnemen in de notulen door de raadsgriffier. Werkafspraak C7 Na ontvangst van de reactie van de gemeenteraad neemt het college een besluit tot het beëindigen van de relatie.

32

Bijlage I Bestaande samenwerkingen en netwerken De gemeente Hilversum werkt in samenwerkingsverbanden samen met andere gemeenten in de regio en de provincie, in verschillende vormen. De meer fluïde samenwerkingen zijn met partners, (maatschappelijke) organisaties en bewoners. In alle samenwerkingsvormen en verbanden van de gemeente Hilversum hecht Hilversum veel waarde aan gelijkwaardigheid en betrouwbaar partnerschap. Dit houdt voor ons onder andere in dat wij bij het aangaan van een samenwerkingsverband kiezen voor een duurzame samenwerking die aansluit bij het vraagstuk dat voorligt. Ook gezien de positie van Hilversum vinden wij het belangrijk om stabiele samenwerkingsrelaties te ontwikkelen, waarbij sprake is van een gedeeld belang en gedeelde verantwoordelijkheid. Maar ook waar het gaat om kortere samenwerkingsvormen, bijvoorbeeld bij opdrachtgever en opdrachtgeverschap wordt waarde gehecht aan betrouwbaar partnerschap. Rekening houdend met de context en de aard van de samenwerking, gericht op een helder doel en zichtbaar resultaat voor de inwoners van Hilversum. In Hilversum bevinden we ons op zeven manieren in formele en informele samenwerkingsverbanden en netwerken, welke hieronder beschreven zijn. Een overzicht van onze Verbonden Partijen en netwerksamenwerkingen is toegevoegd, welke uiteraard niet limitatief is. 1.

Verbonden Partijen Gemeente Hilversum werkt met een aantal vaste partners samen aan de uitvoering van wettelijke taken. In deze formele samenwerkingen is er een gemeenschappelijke of een zelfstandige organisatie (vaak op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen), die een groot aantal vastgestelde taken uitvoert voor soms een groot aantal deelnemende overheidsorganisaties. Hierin neemt de gemeente de rol van een rechtmatige overheid in. Te denken valt aan: de Veiligheidsregio, de stichting Goois Natuurreservaat, de regio Gooi & Vechtstreek en de Omgevingsdienst Flevoland en Gooi- en Vechtstreek. Voor Hilversum (en diverse andere gemeenten die onderdeel van de regio zijn, zie art. 5 van de GR) voert de Regio Gooi & Vechtstreek taken uit op het gebied van Ambulancezorg, Afvalstoffen, diverse taken uit de Wet publieke gezondheid, Huiselijk geweld en Kindermishandeling, WMO, Leerplicht en vroegtijdig schoolverlaten, opdrachtverstrekking in het kader van de WMO, jeugdhulp en re-integratievoorziening. 2. Intergemeentelijke samenwerking Vanuit de overheid wordt het belang van de regio’s belangrijker. Gemeenten bewegen zich steeds meer in de regio, organisaties richten zich meer en meer regionaal in. De landelijke overheid schuift steeds meer taken naar de regio’s toe, zoals woningmarkt, arbeidsmarkt, jeugdzorg.

Samenwerkende gemeenten in regioverband moeten daarom steeds meer en beter verbinding maken met elkaar om deze landelijke taken vorm te geven. Hierin is te zien dat we op landelijk en regionaal niveau nog zoekende zijn naar de democratische borging; en dit alles dan binnen de bredere setting van een Europese Unie en Europese wetgeving. De focus ligt op professionaliteit en dienstverlening aan (meerdere) opdrachtgevers. Voor bijvoorbeeld het sociaal domein valt te denken aan het gezamenlijk maken van regionaal beleid, met lokale uitvoering. Als nieuwe regionale samenwerking is in de afgelopen jaren toegewerkt naar een energiedienstenbedrijf, dat alle inwoners uit de regio op gelijke wijze ondersteunt met isolatie en de opwek van duurzame energie. 3. Flexibelere regionale samenwerking Voorheen werkte de gemeente Hilversum met het credo ‘’Wat goed is voor de regio, is goed voor Hilversum’’. Dit betekent dat regionale samenwerking per definitie met alle gemeenten van de regio G&V plaatsvond. Dat was toen logisch, want onder de ARHI wet, werkten we, als gemeente Hilversum, toe naar Gooistad: fusies met Wijdemeren en Gooise gemeenten. Echter heeft de provincie de fusie stopgezet, 33

vanwege teveel weerstand uit de verschillende gemeenteraden. Toen deze druk eraf was, is de gemeente Hilversum flexibeler naar de samenwerkingen met gemeentes uit de regio gaan kijken. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen stevige basistaken (zoals de regionale inkoop Sociaal domein en het GAD) en zelfstandige taken. Het vraagstuk kwam centraal te staan, en daaromheen organiseren we, als gemeente, op maat de samenwerking. Deze is dus niet meer per definitie met alle regionale gemeenten. Zo heeft Hilversum een directe samenwerking met Gooise Meren voor de ICT en heeft Hilversum het gastheerschap voor Wijdemeren voor de belastingen, financiële en salarisadministratie. 4. Landelijke/ bovenregionale netwerken Hilversum neemt vaker een netwerkende rol in samenwerkingsverbanden tussen steden. Hilversum beschouwt zichzelf als ‘linking pin’ tussen Amsterdam en Utrecht. Tevens is de as Amsterdam-HilversumUtrecht een economische, als ook vervoersas. Als regio neemt de gemeente Hilversum deel aan de Metropool Regio Amsterdam. De Metropoolregio Amsterdam is het samenwerkingsverband van de provincies Noord-Holland en Flevoland, 32 gemeenten en de Vervoerregio Amsterdam. Elke gemeente en deelregio brengt kwaliteiten in die het totaal versterken. De kracht van de MRA is de diversiteit, zowel economisch, stedelijk als landschappelijk.

In de MRA trekt de regio 3 onderwerpen: Duurzame innovatie en Landschappen (Hilversum) en Woningbouw (Huizen). De gemeente Hilversum is volwaardig lid van de Economic Board Utrecht (EBU). Deze organisatie wordt heringericht, waarbij de lobby (richting andere overheden) als belangrijke nieuwe activiteit wordt toegevoegd, waar ook de gemeente Hilversum gebruik van kan maken. De betrokkenheid van de gemeente is op ambtelijk niveau (meerdere projectgroepen), directieniveau, (Directeuren overleg) en bestuurlijk niveau. Dit laatste via bestuurlijke betrokkenheid van de wethouder Economie en Media in de Board en de burgemeester als ambassadeur. In de inzet van Hilversum wordt ook de regio Gooi en Vechtstreek betrokken. Hilversum positioneert zich op deze wijze als het scharnier tussen de regio Amsterdam en de regio Utrecht. 5. Buurtgerichte netwerken Hilversum wil een gemeente zijn die luistert naar haar inwoners en ruimte wil geven aan burgerinitiatief. Een gemeente die het nemen van verantwoordelijkheid bij vraagstukken in de eigen woonomgeving wil stimuleren. De gemeente Hilversum vindt het wijkgericht werken ontzettend belangrijk. Doel is dat de betrokkenheid van inwoners bij hun eigen omgeving wordt vergroot, vanuit de visie dat daarmee sterkere buurten ontstaan, die verantwoordelijkheid kunnen en willen nemen voor zaken die de eigen wijk aangaan.

Vanuit verantwoordelijkheid voor de eigen leefomgeving ontstaat betrokkenheid en onderlinge verbondenheid van inwoners met elkaar en hun leefomgeving. Dat maakt een straat, buurt en/of wijk weerbaarder en in staat om zelf met oplossingen te komen voor vraagstukken en kansen te grijpen die van meerwaarde zijn voor hun eigen straat, buurt en/of wijk. Wijkgericht werken is, naast het mogelijk maken en faciliteren van buurtinitiatieven door en voor inwoners van Hilversum, een voortdurend leertraject voor de gemeentelijke organisatie en haar medewerkers. Door de ervaringen met buurtinitiatieven (o.a. Right to Challenge), buurtdeals en de beweging van een presterende overheid naar een netwerkende en responsieve overheid, ontwikkelt ook het wijkgericht werken zich. De kennis, vragen en oplossingen komen steeds meer uit de samenleving zelf, en de gemeente is daarbij meer en meer een partner in netwerksamenwerkingen. Een sprekend voorbeeld is de lancering van de verbindingsplek en ideeënbroedplaats voor Hilversummers: www.hilversummers.nl. In Hilversum heeft elke wijk een eigen wijkwethouder, die speciale aandacht heeft voor het wel en wee van de buurten in de wijk. De wijkwethouder is in de lead als het gaat om het gesprek met de wijk in relatie tot de buurtinitiatieven, wijkthema’s en gemeentelijke opgaven die er in een wijk spelen.

De gemeente doet veel meer in samenwerking met buurtorganisaties, bewonersverenigingen en bewonersgroepen (zoals de HOP 2040 die meedenkt over de Omgevingsvisie). Deze connectie is de laatste jaren erg versterkt. 34

Het wijkgericht werken leidt in toenemende mate tot een andere manier van werken in de gemeentelijke werkorganisatie, waarbij de vraag van buiten een grotere invloed krijgt op beleid, beleidskeuzes en uitvoering. Daarom wordt ook ingezet op het breed bekend maken en implementeren van het wijkgericht werken in de organisatie, om buiten naar binnen te halen. Zo zijn de WMO-, en inkomensconsulenten over de wijken verdeeld en is het idee ook bij vergunningen wijkgericht te gaan werken. 6. Regionale en lokale netwerksamenwerking Gemeente Hilversum werkt ook samen met tal van maatschappelijke organisaties. Een netwerkende en responsieve overheid gaat immers op zoek naar de kennis en de wensen en oplossingen in de samenleving. Dit noemen we ook wel ketensamenwerking. Inwoners, en hun vertegenwoordigende organisaties, komen vaker rechtstreeks in beeld. Niet alleen om praktische redenen als efficiency en draagvlak, maar ook en vooral omdat het beleid er beter van wordt. Waar wethouders voorheen enkel met eigen ambtenaren werkten, maken zij nu veel meer gebruik van netwerksamenwerkingen met partijen om zich heen. Het netwerk is veel groter. Sinds de drie decentralisaties zijn grote netwerksamenwerkingen rondom bijvoorbeeld Zorg ontstaan, zoals het regionale netwerk Goed en gezond leven. Ook werkt Hilversum samen met ziekenhuis Tergooi in hun uitvoeringsprogramma Zorg Dichterbij.

Ook wordt ingezet op het verbinden van de informele en de formele zorg, zoals in de vrijwillige thuishulp. Er zijn ook netwerken, die ontstaan rondom een onderwerp of vraagstuk. Dit zijn veelal losse verbanden, zonder een formele structuur. Ze zijn fluïde en dynamisch. Partners nemen al naar gelang deel en kunnen ook weer voortijdig stoppen. Zo werken bijvoorbeeld energie coöperaties samen met Hilversum en professionals rondom duurzaamheid, is er een platform Economie en zijn er werkkamers opgericht. 7. Belangenbehartiging en kennisuitwisseling Er bestaan veel netwerken voor belangenbehartiging en kennisuitwisseling, op alle lagen van overheidsorganisaties. Te denken valt aan de VNG, G40, en het Genootschap van burgemeesters. Hilversum heeft de laatste jaren meer ingezet op de G40. Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) werkt aan een krachtige lokale overheid. Dat doen ze door agenda bepalend te zijn op voor gemeenten relevante vraagstukken en ontwikkelingen, en door de lokale uitvoering centraal te stellen bij maatschappelijke opgaven. De VNG biedt haar leden een platform via commissies, provinciale afdelingen, congressen, studiedagen en op vng.nl. Uitwisseling van ervaringen en leren van elkaar staan voorop.

Het college neemt actief deel aan de VNG dagen, waarin kennis en informatie gedeeld wordt rondom verschillende voor gemeenten belangrijke vraagstukken op het gebied van het sociaal domein, wonen, werken, duurzaamheid, smart city etc. Nieuw is dat de VNG in de afgelopen jaren ondersteunende uitvoeringstaken die alle gemeenten aangaan, met name rond ICT en beveiliging, organiseert in de GGU. Elk jaar wordt hiervoor op de ALV van de VNG een jaarplan en een begroting vastgesteld. G40 Het G40-stedennetwerk is het netwerk van 40 (middel)grote steden in ons land, die elkaar vinden in de stedelijke vraagstukken waar de leden van het netwerk voor staan. Het belangrijkste doel van het G40stedennetwerk is het behartigen van de gezamenlijke belangen van de G40-steden op diverse beleidsterreinen, richting kabinet, Eerste en Tweede Kamer en ministeries. De verschillende beleidsterreinen zijn binnen het netwerk ondergebracht in drie pijlers; de Sociale Pijler, de Pijler Economie en Werk, en de Fysieke Pijler. Iedere pijler heeft een werkprogramma. Het stedennetwerk zoekt zowel in de belangenbehartiging als in de kennisuitwisseling samenwerking met andere partijen, zoals de VNG, de 35

G4(Amsterdam, Rotterdam, Den Haag en Utrecht), het Interprovinciaal overleg (IPO) en kennisorganisatie Platform31. We zetten zowel ambtelijk als bestuurlijk in op een actieve participatie in het G40-netwerk. Dit doen we door deelname aan themabijeenkomsten, netwerkdagen en ambtelijke en bestuurlijke overleggen en bijeenkomsten. Ook in de voorbereiding naar de VNG-dagen en de bestuurlijke besluitvorming, onderzoeken we waar we kunnen aanhaken en samen kunnen optrekken bij bijvoorbeeld amendementen. Ook de komende jaren zullen we de actieve bijdrage verder uitbouwen, met als doel netwerken, kennis delen en samen optrekken bijvoorbeeld richting VNG en/of het Rijk op het gebied van bijvoorbeeld tekorten binnen het Sociaal Domein. Regiopodia De regiopodia zijn belangrijke ontmoetings- en informatiemomenten voor raadsleden. Via Regiopodia kunnen raadsleden elkaar ontmoeten, en worden ze ook geïnformeerd over allerlei ontwikkelingen. Het is een informele structuur en bedoeld om inspiratie op te doen. Zodoende heeft de raad dus twee informatiekanalen: via de eigen portefeuillehouder en via de Regiopodia. De raadsleden van Hilversum zijn betrokken en nemen deel aan de Regiopodia. Vanwege Corona heeft de Regio de Regiopodia in 2020 en 2021 vervangen door online informatiesessies. De raadsleden van de deelnemende gemeenten kunnen ook initiatieven nemen een voorstellen doen.

Zo heeft de regionale werkgroep in augustus 2020 een voorstel aan de gemeenteraden gedaan betreffende het verbeteren van de besluitvorming met de gemeenteraden rond de RSA opgaven. Met als doel de (informatie)positie van de gemeenteraden op niveau brengen met een afgewogen proces van besluitvorming gemeenteraden en Regio leidend tot een democratischer en slagvaardiger samenwerking. In het Algemeen Bestuur van de Regio is op grond hiervan 'de procedure van Nanning-Mol' vastgesteld, genoemd naar de burgemeester van Laren. In die procedure worden de raden in twee ronden bij een thema/beleidsveld betrokken. Eerst is er een informatiesessie met een evaluatie van het gevoerde beleid met een doorkijk naar de vernieuwingen in het beleid. Daarna kunnen de raden in de eerste ronde hun zienswijze geven op een uitgangspuntennotitie voor nieuw beleid. Ten slotte kunnen de raden in de tweede ronde hun zienswijze vaststellen over de uitwerking van dit beleid, waarna het algemeen bestuur een besluit neemt over de verwerking van de zienswijze van de raden in een definitief, vastgesteld regionaal beleid.

36

Bijlage II Beslisboom Afwegingskader Samenwerking

Beschrijving van doel

Is er sprake van een publiek belang?

NEE

Niets doen en aan de markt overlaten

JA

De gemeente voert het zelf uit

JA

Is volledige gemeentelijke betrokkenheid van de gemeente bij de behartiging van het publieke belang noodzakelijk en efficiënt?

NEE

Kan de gemeente het publieke belang als opdracht, subsidie-, of regelgever voldoende behartigen?

JA

Uitbesteden of met toezicht van de markt uitvoeren

JA

Oprichten of aangaan van een publiekrechtelijke samenwerking met gemeenschappelijke vertegenwoordiging

NEE

Is een publiekrechtelijke rechtsvorm op basis van de Wet gemeenschappelijke regeling mogelijk?

NEE 37

Is een publiek-private samenwerking opportuun?

JA

Oprichten PPS samenwerking met gemeenschappelijke vertegenwoordiging

JA

Deelneming in een privaatrechtelijke organisatie met gemeenschappelijke vertegenwoordiging

NEE

Is een privaatrechtelijke participatie mogelijk en opportuun? NEE

Uitvoering door de gemeente zelf

NEE

Zijn er voldoende voordelen om een verbonden partij aan te gaan?

JA

Welke taken willen we onderbrengen?

38

Stap 1 Beschrijving doel Voor het maken van de keuze of een samenwerking wordt aangegaan, is het van belang om de aanleiding en het doel vast te stellen. Voor welk probleem dient een oplossing te worden gezocht? Het kan voorkomen dat een samenwerking wettelijk wordt opgelegd, maar in andere gevallen dient bij de beantwoording van deze vraag rekening gehouden te worden met de voor- en nadelen van mogelijke samenwerking. Redenen om samen te werken kunnen de volgende zijn: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Schaalvoordelen/optimalisering bedrijfsvoering: samen is efficiënter. Door samen te werken kunnen financiële voordelen worden behaald. Denk hierbij aan gezamenlijke inkoop of het gemeenschappelijke gebruik van bedrijfsmiddelen (zoals ICT-systemen of wagenpark). Gebiedsindeling: het betreft vraagstukken, die de gemeentegrenzen overschrijden (vervoersproblematiek, woningmarkt, natuurgebieden, recreatie en toerisme). Samen sterk: het uitdragen van belangen in de provincie, Den Haag en Brussel. Het gaat hier om het bundelen van bestuurlijke krachten. Expertise en kennis: door specialistische kennis gezamenlijk te gebruiken en te ontwikkelen ontstaan efficiency voordelen. Samen verantwoordelijk: een echte samenwerking betekent ook gezamenlijke verantwoordelijkheid. Alle partners hebben zeggenschap en kunnen invloed uitoefenen.

Stap 2 Publiek belang De samenwerking kan alleen worden aangegaan als er sprake is van een publiek belang. Het college dient zelf te motiveren welk publiek belang er wordt gediend. De gemeente neemt alleen deel in een verbonden partij indien er sprake is van het dienen van een publiek belang. Er bestaat geen eenduidige definitie van het begrip 'publiek belang'. Over het algemeen is sprake van een publiek belang indien de gemeente zich de behartiging van een maatschappelijk belang aantrekt op grond van de overtuiging dat dit belang anders niet goed tot zijn recht komt. Het gaat dus om belangen die de gemeente wil behartigen, met de gemeentelijke bevoegdheden kan behartigen en waarvoor vervolgens beleid en activiteiten worden ontwikkeld. Als geen sprake is van een publiek belang wordt de activiteit overgelaten aan derden. Het begrip 'publiek belang' is overigens voortdurend aan verandering onderhevig mede door de continu veranderende inzichten over de rol van de overheid in de samenleving. Een periodieke heroverweging van het publieke belang, de publieke taak en de uitvoering daarvan is dus noodzakelijk. Stap 3 Is volledige betrokkenheid noodzakelijk en efficiënt? Volledige gemeentelijke betrokkenheid kan voortkomen uit een wettelijke verplichting om een taak binnen de gemeente uit te voeren.

In sommige gevallen kan het zijn dat het strategisch gezien niet handig is de werkzaamheden extern uit te voeren. Daarnaast zou het kunnen zijn dat uitbesteden van een taak te hoge kosten met zich meebrengt. Dit vergt per geval een goede afweging. Stap 4 Kan de gemeente het publieke belang als opdracht, subsidie-, of regelgever voldoende behartigen? In de huidige tijd komen er steeds meer initiatieven vanuit inwoners en of maatschappelijke organisaties. De gemeente zou hierin een faciliterende rol kunnen hebben. Het publieke belang kan dan gediend worden met een gemeente als subsidieverstrekker of als opdrachtgever. Stap 5 Is een publiekrechtelijke rechtsvorm op basis van de Wet gemeenschappelijke regeling mogelijk? 39

Uit de volgorde van de vraagstelling volgt dat een publiekrechtelijke samenwerking de voorkeur heeft boven een privaatrechtelijke samenwerking. Deze voorkeur volgt uit de Gemeentewet. Publiekrechtelijke samenwerking kan ook nadelen met zich meebrengen. Ten opzichte van privaatrechtelijke samenwerking zal vaak sprake zijn van langere besluitvormingstrajecten. De keuze voor een privaatrechtelijke samenwerking dient een bewuste keuze te zijn. Op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen dient beoordeeld te worden of een publiekrechtelijke samenwerking mogelijk is. Stap 6 en 7 PPS constructie of privaatrechtelijke deelname Indien een samenwerking op grond van de gemeenschappelijke regeling niet mogelijk is, wordt gekeken of samenwerken in een PPS constructie of een privaatrechtelijke deelneming mogelijk is. Het afwegingskader is een beslisboom die gevolgd wordt om te komen tot een bewuste keuze voor het aangaan van een verbonden partij. Mocht in de praktijk blijken dat een privaatrechtelijke deelneming de voorkeur heeft, ondanks dat een publiekrechtelijke samenwerking ook een mogelijkheid is, dan zal het college dit uitvoerig motiveren in de documenten die worden voorgelegd aan de gemeenteraad. Zwaarwegende argumenten kunnen zijn meerwaarde, slagvaardigheid, effectiviteit.

Tot slot Als de keuze is gemaakt voor deelname aan een publiekrechtelijke of een privaatrechtelijke deelneming, dient nog de vraag beantwoord te worden of er voldoende voordelen zijn voor het aangaan van de verbonden partij. Het gaat hier om efficiencyvoordeel, kennisvoordeel of een risicospreiding. Door bewust deze vraag te beantwoorden, wordt de keuze weloverwogen gemaakt èn wordt de gemeenteraad van concrete éénduidige informatie voorzien. Als de keuze is gemaakt voor het aangaan van de verbonden partij, wordt omschreven welke taken er worden overgedragen. Hierbij valt te denken aan bedrijfsuitvoeringstaken, uitvoeringstaken en/ of beleidsbepalende taken.

40

Bijlage III Uitgangspunten en werkafspraken per bestuursorgaan Uitgangspunten gezamenlijk Fase 1 Oprichtingsfase Uitgangspunt 1 Het afwegingskader wordt gehanteerd op het moment dat de vraag zich voordoet of een relatie met een samenwerkingsverband moet worden aangegaan. Uitgangspunt 2 Deelname aan een samenwerkingsverband vindt alleen plaats als dat noodzakelijk is voor het algemeen belang. Uitgangspunt 3 Alleen leden van het college worden benoemd in besturen van samenwerkingsverbanden, zijnde verbonden partijen. Fase 2 Uitvoeringsfase Uitgangspunt 1 Het college informeert de gemeenteraad actief over de samenwerkingen door middel van het agendapunt van de raadscommissie “Informatie van het college over samenwerkingen”. Uitgangspunt 2 De raadsgriffier verzamelt, bundelt en agendeert de informatie (voor zover rechtstreeks verzonden aan de raad). Uitgangspunt 3 Voor iedere samenwerking (minimaal verbonden partij) wordt volgens een nog op te stellen cyclus een risicoprofiel en toezichtarrangement vastgesteld. Uitgangspunt 4 De gemeenschappelijke regelingen sturen de kaderbrief rechtstreeks naar de gemeenteraad ter kennisgeving. Uitgangspunt 5 Daar waar de mogelijkheid tot het geven van een reactie door het college is opgenomen in de gemeenschappelijke regeling, is het aan het college of zij al dan niet een reactie geeft.

Uitgangspunt 6 De kaderbrieven van alle gemeenschappelijke regelingen worden voor zover mogelijk uiterlijk 15 februari ter kennisgeving naar de gemeenteraad gestuurd. Uitgangspunt 7 De komende periode willen we ernaar toewerken dat het zwaartepunt komt te liggen op de kaderbrieven, zoals dat het geval is bij de perspectiefnota (voorjaarsnota) van de gemeente zelf.

41

Uitgangspunt 8 De ontwerpbegrotingen worden rechtstreeks naar de gemeenteraad verstuurd.

Fase 3 De evaluatie- en heroverwegingsfase Uitgangspunt 1 Één samenwerkingsverband per jaar wordt geëvalueerd door het college d.m.v. 213a onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid. Uitgangspunt 2 Ten aanzien van de weergegeven veranderingen vindt in elk geval een heroverweging van de aangegane samenwerkingen plaats. Uitgangspunt 3 Het college informeert de gemeenteraad actief over mogelijke veranderingen binnen de samenwerkingsverbanden. Uitgangspunt 4 De wijze waarop de gemeente Hilversum de samenwerkingsverbanden gaat evalueren krijgt vorm in het nog op te stellen document aangaande risicoprofielen en het toezichtarrangement. Van belang is dat het nog vast te stellen toezichtarrangement dynamisch zal zijn.

Werkafspraken per bestuursorgaan Onderwerp Proces aangaan Verbonden partijen

College

Raad

Fase 1

1. Het college betrekt de raad vroegtijdig bij het afstemmingsproces voor het aangaan van een nieuwe samenwerking.

1. De gemeenteraad beoordeelt actief of er sprake is van strijd met het recht of strijd met algemeen belang en betrekt dit bij het al dan niet verlenen van toestemming. 2. De gemeenteraad verleent met een raadsbesluit formeel toestemming aan het college voor deelname aan een samenwerkingsverband.

1

2. Het college neemt een collegebesluit met een voorstel tot deelname aan een samenwerking op basis van het afwegingskader in bijlage II, waarin de verschillende stappen in de besluitvorming inzichtelijk zijn gemaakt. Dit voorstel tot het aangaan van een verbonden partij wordt voorgelegd aan de gemeenteraad met het verzoek tot het verlenen van toestemming. 42

1

3. Het college neemt, indien de raad toestemming heeft verleend, een besluit tot deelname aan de samenwerking. 4. Ten aanzien van het aangaan van een privaatrechtelijke verbonden partij geldt dat het college een ontwerpbesluit aan de raad voorlegt, waarbij de raad de mogelijkheid krijgt zijn wensen en bedenkingen kenbaar te maken. 5. Het college neemt het besluit tot deelneming aan of oprichting van een privaatrechtelijke verbonden partij.

3. De gemeenteraad maakt in 1 de vergadering kenbaar of er wensen of bedenkingen geuit zullen worden. 1

1

Informatievoorziening

2 2

1. Het college verstrekt informatie aan de raad zodra het college de informatie heeft kunnen duiden én van mening is dat het informatie betreft die al gedeeld kan worden. Risicoprofielen

2 2

2. De profielen worden uitgewerkt door het college en ter kennisgeving voorgelegd aan de gemeenteraad. Kaderbrieven 3. Het college informeert de 1. De gemeenteraad draagt raad over de gegeven reactie. zorg voor een eenduidig format voor de kaderbrief die door alle gemeenschappelijke regelingen gebruikt kan worden. Ontwerpbegroting 4. Indien een ontwerpbegroting onverhoopt wordt gericht aan het college, zendt het college dit onverwijld door naar de raadsgriffier. 5. Het college bereidt een zienswijze voor en legt dit voor aan de raadscommissie. 6. Het college verzorgt voorafgaand aan de behandeling van de ontwerpbegrotingen in de raadscommissie, een 43

2 2

2 2

2

2. De raad besluit tot het overnemen van deze zienswijze dan wel kan zelf de zienswijze gewijzigd indienen.

2

technische vragenbijeenkomst voor raadsleden. 3. De gemeente verzorgt een GR-en bijeenkomst in de vorm van een BVS, waar de raad rechtstreeks contact heeft met de gemeenschappelijke regelingen en vragen kan stellen over de ontwerpbegrotingen. 4. De gemeenteraad stelt de gemeentelijke begroting vast. 5. Raadsleden kunnen aanwezig zijn bij de algemeen bestuursvergaderingen van de gemeenschappelijke regelingen. Het is aan de gemeenteraad dit nader vorm te geven. Evaluatie en heroverweging

2

2

2

3 1. Indien er een rekenkamerrapport wordt opgesteld, reageert het college daar te allen tijde op.

2. Het college informeert de gemeenteraad vroegtijdig over een voornemen tot beëindiging.

3. Het college informeert de gemeenteraad op welke wijze aan de bepalingen uit de gemeenschappelijke regeling m.b.t. uittreding wordt voldaan. 4. In de meeste gevallen is toestemming van de gemeenteraad vereist. Het college legt een conceptvoorstel tot uittreding voor aan de gemeenteraad met het verzoek tot het verlenen van toestemming. 5. Het college neemt vervolgens het besluit tot uittreden, 44

1. Los van de op te stellen risicoprofielen kan de gemeenteraad het college opdracht geven om een specifieke samenwerking te evalueren. 2. Daarnaast heeft de gemeenteraad de bevoegdheid om de rekenkamercommissie te verzoeken onderzoek te verrichten naar een samenwerking. 3. De gemeenteraad neemt vervolgens een besluit waarin de visie van de raad op het rapport en de reactie van het college wordt opgenomen. 4. De gemeenteraad neemt in die gevallen een besluit tot het al dan niet verlenen van toestemming.

3

5. De raad maakt de wensen en bedenkingen schriftelijk

3

3

3

3

wijzigen en opheffing van een samenwerking. 6. Het college beëindigt de relatie met een private verbonden partij niet eerder dan nadat de gemeenteraad zijn wensen en bedenkingen kenbaar heeft gemaakt. 7. Na ontvangst van de reactie van de gemeenteraad neemt het college een besluit tot het beëindigen van de relatie.

45

kenbaar, dan wel laat ze opnemen in de notulen door de raadsgriffier. 3

3

Bijlage IV Aanleidingen Onderzoek Rekenkamer Hilversum: Rapport ‘Grip op Samenwerking’ In de periode april 2017 tot en met december 2017 heeft de Rekenkamer Hilversum onderzoek gedaan naar gemeentelijke samenwerking. Het gebrek aan grip op regionale en bovenregionale samenwerkingsverbanden, en dan met name de wijze waarop fracties in staat worden gesteld om zienswijzen in te dienen, wordt door bijna alle fracties als problematisch ervaren. Bij de raad is er de behoefte om meer zicht te hebben op mogelijkheden om invloed uit te oefenen in de keuzes die de gemeente maakt in de aansturing van samenwerkingsverbanden. Vast staat dat belangrijke maatschappelijke opgaven alleen in samenwerking met andere partijen opgepakt kunnen worden. De rekenkamer concludeert dat de gemeenteraad feitelijk voldoende mogelijkheden heeft om grip te hebben op samenwerkingsverbanden. Toch wordt dit lang niet altijd zo ervaren door raadsleden. Trage besluitvorming, het niet op elkaar aansluiten van de P&C-cycli van de verschillende deelnemers in de samenwerkingsverbanden, en informatie die onvoldoende toegesneden is op de politieke en lokale relatie, dragen bij aan het gevoel van geen grip hebben. Nu is belangrijk hoe je als gemeente voldoende grip en daarmee bestuurskracht kunt ontwikkelen door samen met samenwerkingsverbanden coproductie bij beleid en uitvoering te organiseren.

De sterke toename van samenwerkingsverbanden stelt hoge eisen aan sturing en controle van de raad. Tegelijkertijd neemt bij gemeenteraden het gevoel toe dat zij de grip op samenwerking kwijt raken en hierdoor onvoldoende in staat zijn tot politieke sturing en controle van samenwerking.

Rapport Bureau Integriteit In april 2019 is een drietal meldingen gedaan inzake een mogelijke integriteitsschending. Een wethouder zou ten onrechte geen melding hebben gemaakt van enkele nevenfuncties en de rechtspersonen waar de betrokken wethouder deze functies vervulde, zouden subsidierelaties kennen met de gemeente Hilversum. Bureau Integriteit is destijds gevraagd om te beoordelen of er sprake was van een juiste en volledige opgave van nevenfuncties door de betrokken wethouder en of door het vervullen van de nevenfuncties en besluitvorming ten aanzien van subsidies, sprake is geweest van (de schijn van) belangenverstrengeling. Het rapport van Bureau Integriteit concludeerde dat de vraag wat een ‘qualitate qua’-functie is en de vraag op welke wijze een gemeente in samenwerkingsverbanden kan deelnemen, een prominente plaats moet innemen. Er is aanbevolen dat de raad en het college van B&W bij toekomstige situaties nadrukkelijker in de gelegenheid worden gesteld zich uit te spreken over het participeren van collegeleden en/of ambtenaren in privaatrechtelijke organisaties, ook als daarmee publieke doelen worden nagestreefd. De gemeente participeert niet in privaatrechtelijke organisaties, die geen publieke doelen nastreven. Het is verstandig dat (governance-)risico’s onder ogen worden gezien.

De uitkomst van dit debat – de gewenste normering –is vervolgens vastgelegd in de gedragscodes van raad en college van B&W, teneinde voor de toekomst meer houvast te bieden. Hiertoe heeft het college van B&W in oktober 2020 de memo ‘Procedure rondom het aanvaarden, melden en neerleggen van nevenfuncties van bestuurders’ vastgesteld. Deze procedure is toegevoegd aan de Gedragscode Integriteit van B&W Gemeente Hilversum, welke op 21 maart 2021 is vastgesteld door de gemeenteraad. Specifiek met betrekking tot gesubsidieerde instellingen stelt het BING rapport dat controle op de besteding van subsidiemiddelen op zichzelf een legitiem argument kan zijn, maar als de wethouder die hierop toeziet vanuit een functie aan de ontvangende kant dezelfde persoon is als de wethouder aan de verstrekkende kant die bij mandaat beslist over toekenning, vergt dit veel vertrouwen in de professionaliteit van de