Bestuurlijke reactie Managementletter 2020

Controle en herstel op alle fundamentele rechtmatigheidseisen (Tozo 1, 2 en 3) en zoveel mogelijk belangrijke rechtmatigheidseisen (Tozo 1). Het gebruikmaken van de bestandskoppelingen van het Inlichtingenbureau (IB) en het op correcte wijze afhandelen van de daaruit voortvloeiende IB-signalen.

Van gemeenten wordt verwacht (door SZW) dat zij geconstateerde tekortkomingen in het proces van uitkeringsverstrekking opheffen om fouten/onzekerheden zoveel mogelijk te reduceren. Verder adviseren wij u om afspraken met de regiogemeenten te maken over de wijze hoe invulling moet worden gegeven aan het M&O-beleid voor de controles die u achteraf nog gaat uitvoeren.

Uitvoeringskosten Tozo

Voor de uitvoering van de Tozo ontvangen gemeenten per besluit op een aanvraag levensonderhoud een vergoeding van € 450 en per besluit op een aanvraag kapitaal € 800. Dit bedrag geldt zowel voor toe- als afwijzingen. Een besluit op een verlengingsaanvraag geldt eveneens als een besluit waarvoor de gemeente een vergoeding ontvangt. De vergoeding voor de uitvoeringskosten is opgenomen in de eerder genoemde voorschotbedragen. De genoemde bedragen betreffen vaste vergoedingen voor alle uitvoeringskosten (zoals opstartkosten en kosten voor de aanpassing van de bedrijfsvoering die zijn gedaan om de uitvoering van de Tozo mogelijk te maken) en zijn daarmee (vooralsnog) bijvoorbeeld ook inclusief de kosten van afhandelingen in de komende jaren ten aanzien van de afwikkeling van leningen en voorschotten. In de vergoeding is ook rekening gehouden met inspanningen van gemeenten ten aanzien van eventueel benodigde herstelacties in het kader van rechtmatigheid en het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik. Een gedeelte van de vergoeding wordt daarnaast ook gebruikt voor extra accountants- of onderzoekskosten in verband met de rechtmatigheid van de verstrekte Tozo-uitkeringen.

312018008.20.303 - 24

De uitvoeringskosten zijn onderdeel van de specifieke uitkering. Het aantal besluiten op aanvragen wordt eveneens via de SiSabijlage verantwoord. Ook hier zullen de regiogemeenten zelfstandig (op basis van de door u opgestelde verantwoording) verantwoording over af moeten leggen. De ontvangen voorschotten die bedoeld zijn voor de dekking van de uitvoeringskosten zullen moeten worden toegerekend aan het jaar waarop deze betrekking hebben. De uiteindelijke vergoeding vanuit het Rijk wordt verrekend met de aan uw gemeente verstrekte voorschotten. Indien de verstrekte voorschotten minder bedragen dan de vastgestelde vergoeding, volgt een nabetaling van het verschil. Indien de verstrekte voorschotten meer bedragen dan de vastgestelde vergoeding, volgt een terugvordering van het verschil. De omvang van de vergoeding wordt vastgesteld binnen een jaar na ontvangst van de gemeentelijke verantwoordingsinformatie. Voor jaarrekening is het verder van belang dat u vaststelt welk deel van de uitvoeringskosten betrekking heeft op 2020 en welk deel op 2021 en later. De (nog) niet bestede middelen zullen moeten worden gereserveerd voor de dekking van de toekomstige uitvoeringskosten. Mogelijk dat het Rijk nog met nadere verantwoordings- en controlevoorschriften komt.

Voor wat betreft de uitvoeringskosten die u ten behoeven van de regiogemeenten maakt of in de komende jaren zult maken, adviseren wij u om ook hiervoor tijdig afstemming te hebben met de regiogemeenten.

Inzicht in de meerjarige onderhoudslasten is verbeterd

In 2020 heeft een actualisatie van de meerjarige beheerplannen voor het groot onderhoud plaatsgevonden, op basis van de uitgangspunten voor het na te streven onderhoudsniveau zoals die door de raad zijn aangegeven. Met de actualisatie wordt ook verder gevolg gegeven aan het project Basis op orde naar aanleiding van het rekenkamerrapport uit 2017 “Onderzoek vastgoedbeheer”. In dit rapport adviseert de rekenkamer om de financiële informatievoorziening over de vastgoedportefeuille te verbeteren, om meer inzicht in onder meer het aantal objecten, de waarde en de financiële risico’s van de vastgoedportefeuille te verkrijgen. In dat kader heeft ook een herschikking van de onderhoudsvoorzieningen plaatsgevonden. Uw beeld dat uit de actualisatie naar voren komt, is dat de dotaties aan de onderhoudsvoorzieningen verhoogd moeten worden. Dit is inmiddels ook in de meerjarenbegroting verwerkt. De afgelopen jaren was de dotatie taakstellend verlaagd. Uit de actualisatie van het plan komt nu een noodzakelijke inhaalslag naar voren. Wij zullen inhoudelijk de nieuwe plannen nog controleren omdat deze de onderbouwing (moeten) vormen voor de hoogte van de onderhoudsvoorzieningen in de jaarrekening. Een aandachtspunt daarbij is dan de meest actuele informatie over objecten die nu niet in de onderhoudsplannen zijn opgenomen.

Dit betreft de (47) objecten die op korte termijn verkocht kunnen worden en de (13) objecten van het MOB-complex De Rading waarvoor op termijn aparte besluitvorming volgt. Een andere ontwikkeling in 2020 is dat uw gemeente heeft geïnvesteerd in software om de gebouwinspecties en meerjarenonderhoudsplannen voortaan overzichtelijker te beheren dan tot nu toe het geval geweest is. Tezamen met de inventarisaties van het totale vastgoedbezit van uw gemeente (volledigheid objecten) zou dit voor 2021 moeten leiden tot een systeem waarmee het inzicht in de huidige en toekomstige onderhoudslasten verbeterd is. 312018008.20.303 - 25

U denkt goed na of het verkrijgen van zekerheid voor de Jeugd- en Wmolasten

U werkt voor de Wmo en Jeugdzorg regionaal samen in de Regio Gooi en Vechtstreek (verder: de Regio). Dat brengt onder meer met zich mee dat de dienstverlening aan uw inwoners die recht hebben op zorg, zich na het afgeven van de beschikking aan uw directe waarneming onttrekt. Om inzicht te krijgen aan de financiële uitkomsten van de verleende zorg bent u afhankelijk van de door de Regio aan u verstrekte informatie. Bij u leeft al langer de wens om minder van deze informatie afhankelijk te zijn en meer zelf in control te zijn. In de basis zijn er goede afspraken met de Regio over een maandelijkse verantwoording van de ontwikkeling van de lasten van de toegekende zorg. Wij hebben van uw medewerkers begrepen dat in de praktijk door werkdruk bij de Regio, de eerste financiële rapportage in elk jaar pas vlak voor de zomer wordt verstrekt. Omdat er vervolgens aan uw kant dan ook nog tijd nodig is voor de analyse van de aangeleverde informatie, betekent dat eventuele financiële effecten pas na de zomer aan het college en de raad gemeld kunnen worden. Overigens past hierbij de kanttekening dat het in de eerste maanden van ieder jaar sowieso lastig is over betrouwbare informatie te beschikken omdat dan de afwikkeling van het onderhanden werk in die periode nog niet duidelijk is.

Hiervoor is de Regio zelf immers weer afhankelijk van de verantwoordingen van de zorgaanbieders die, conform landelijke afspraken uiterlijk 1 april bij de Regio moeten worden aangeleverd. De wens om de voorspelbaarheid van de uitgaven voor Wmo en Jeugdzorg te vergroten wordt mede ingegeven door enkele overschrijdingen van de geraamde uitgaven die relatief laat bij u bekend werden. Om hier verder invulling aan te geven zijn, zo hebben wij begrepen, in 2020 twee initiatieven ondernomen. Ten eerste zal de Regio haar eigen processen meer automatiseren waardoor het opleveren van haar rapportages minder arbeidsintensief wordt en daardoor met een grotere regelmaat kan plaatsvinden. Daarnaast zet uw gemeente zelf in op het gebruik van data-analyse om, met gebruik van gegevens van de Regio, zelf op basis van ervaringen uit het verleden tijdiger onderbouwde voorspellingen over de uitgaven in het huidige jaar te kunnen maken. Wij vinden dit zinvolle initiatieven die wij van harte ondersteunen. Tegelijkertijd kunnen ons inziens de verwachtingen voor het jaar 2020 en 2021 nog niet al te hoog gelegd worden. Om data-analyse uit te kunnen voeren op basis van historische gegevens dient u immers te beschikken over historische gegevens die daadwerkelijk model staan voor het huidige jaar.

Door (incidentele) effecten zoals de COVID-19 pandemie en de invoering van het abonnementstarief in de Wmo is 2020 echter geen “standaard” jaar geweest. Als 2021 een “normaal” jaar wordt, dan zou de data uit dat jaar voor de analyses van 2022 gebruikt kunnen worden. Voor 2020 is in ieder geval helder dat u voor de verantwoording van de werkelijke uitgaven voor Wmo en Jeugdzorg gebruik zult (moeten) maken van de verantwoording van de Regio. Zeker in dit bijzondere jaar waarin, door corona, zaken anders lopen dan normaal (denk aan continuïteitsbijdragen en noodzakelijke alternatieve invulling van zorg) is het van belang goede afspraken met de Regio te maken over de wijze van verantwoorden. Van uw medewerkers hebben wij begrepen dat het controleprotocol van de Regio, waarin dit wordt geregeld, wordt verwacht in december 2020. Daarin zal naar verwachting ook het tijdspad van de verantwoording worden opgenomen. Wij adviseren u dit goed te volgen omdat het opstellen en controleren van de jaarrekening strak gepland is. Hierin wordt uitgegaan van een oplevering door de Regio op 3 mei 2021. In het afgesproken tijdspad voor de jaarrekeningcontrole leidt iedere vertraging daarin feitelijke tot een noodzakelijke bijstelling van het tijdspad van afronding van de controle. 312018008.20.303 - 26

Grondexploitaties worden ten behoeve van de jaarrekening weer geactualiseerd

Vanuit financieel perspectief vertonen uw grondexploitaties de afgelopen jaren een relatief stabiel beeld en heeft u op basis van de jaarlijkse actualisaties van uw grondexploitaties geconcludeerd dat nauwelijks sprake van waarderingsrisico’s. Gelet op de fase waarin uw grondexploitaties zich bevinden (veelal vergevorderd waarbij de nog te maken kosten en nog te realiseren opbrengsten slechts in beperkte mate afhankelijk zijn van “beïnvloedbare” variabelen), kunt u het verwachte resultaat ook redelijk betrouwbaar inschatten. Slechts wanneer sprake is van wijzigingen in de uitgangspunten die op dit moment in de actualisaties zijn opgenomen bij de verdere realisatie, zal sprake (kunnen) zijn van (substantiële) invloed op de financiële uitkomst van de grondexploitatie. Op basis van het doorspreken van de lopende complexen met uw medewerkers zien wij de volgende aandachtspunten voor de jaarrekening 2020: Egelshoek Uw verwachting is, zo is ons medegedeeld, dat alle verkopen in deze exploitatie in 2020 gerealiseerd zullen zijn en dat er na 2020 nog slechts in beperkte mate kosten gemaakt zullen worden. In de jaarrekening 2020 kan de exploitatie derhalve worden afgesloten. Naar uw inschatting zullen er slechts marginale afwijkingen zijn ten opzichte van eerdere actualisaties, zodat er geen sprake zal zijn van een materieel resterend waarderingsrisico.

Wij adviseren u erop toe te zien dat deze exploitatie in de jaarrekening 2020 wordt afgesloten. Anna’s Hoeve Bij de controle is ons medegedeeld dat alle gronden in deze exploitatie inmiddels verkocht zijn. Van een deel van de verkochte gronden zal de levering pas na 2020 plaatsvinden en, op grond van het BBV, in 2021 of 2022 als opbrengst verantwoord (mogen) worden. In de restramingen zijn deze baten, omdat er immers verkoopovereenkomsten afgesloten zijn, derhalve zeer nauwkeurig in te schatten. Gelet op het feit dat de exploitatie steeds meer naar de eindfase tendeert, zijn de nog te maken kosten steeds nauwkeuriger in het schatten (op basis van aanbestedingen en overeenkomsten) en zijn deze in mindere mate afhankelijk van variabelen. Ten opzichte van eerdere jaren is mogelijk sprake van enige vertraging als gevolg van juridische procedures. Voor de jaarrekening 2020 is het van belang om de nog te maken kosten en de nog te realiseren opbrengsten te onderbouwen met de tot dan gemaakte afspraken (waaronder gesloten koopovereenkomsten, aangegane verplichtingen voor woonrijp maken en andere overeenkomsten of aanbestedingsresultaten bij de ingeschatte nog te maken kosten).

Wij hebben met uw medewerkers afgesproken om de restramingen die ten grondslag zullen gaan liggen aan de actualisatie van het Meerjarenprogramma Grondexploitaties 2021 (MPG 2021) reeds op een vroeg moment in 2021 met ons te delen (januari of februari 2021). Wij zullen deze dan beoordelen en onze mening daarbij geven, zodat u met deze onderbouwing het MPG2021 weer kunt opstellen, welke uiteindelijk in de jaarrekening 2020 verwerkt zal worden. Wanneer met het MPG 2021 ook (beleidsmatige) keuzes bekrachtigd moeten worden door de raad, is voor de controle van de jaarrekening het noodzakelijk dat deze beschikbaar zijn voordat de jaarrekening wordt opgesteld/gecontroleerd. Wij verzoeken u daar rekening mee te houden in uw planning.

312018008.20.303 - 27

Ontwikkelingen Stationsplein Een belangrijke ontwikkeling is dat op korte termijn besluitvorming gaat plaatsvinden over de ontwikkeling van het Stationsplein. De contouren van de te openen grondexploitatie worden steeds duidelijker. Omdat de investeringen in dit gebied omvangrijk zijn, heeft deze uiteraard uw en onze aandacht. Wij hebben tijdens de interim-controle gesproken over diverse zaken, waaronder de mogelijkheden voor de dekking van te maken kosten, de inbreng van aangekocht of aan te kopen onroerend goed en de waardering daarvan, hoe om te gaan met sloopkosten, de consistente toerekening van kosten (in relatie tot andere, reeds lopende grondexploitaties) et cetera. Ook hier wordt steeds meer duidelijk. U neemt ons periodiek mee in uw plannen en wij sparren over verslaggevings- en waarderingsvraagstukken. Het voordeel van deze proactieve insteek is dat tijdig de juiste keuzes gemaakt worden en u daarmee een lager risico loopt dat de besluitvorming bijvoorbeeld niet in overeenstemming is met het BBV. Wij adviseren u ons aangehaakt te houden bij de verdere ontwikkelingen. Backtesting Een belangrijke indicatie van de kwaliteit van de gemaakte schattingen zijn de verschillen die ontstaan tussen de gemaakte ramingen en de werkelijke uitkomsten (backtesting).

Deze vergelijking biedt hiernaast een goede inkijk in de mutaties die in het boekjaar op de verschillende grondexploitaties zijn ontstaan. Wij vragen u in het kader van de jaarrekeningcontrole voor de grondexploitatie Anna’s Hoeve voor de jaarschijf 2020 een verschillenanalyse te maken op kostensoortniveau (op basis van de wetten WRO/BRO) tussen de ramingen voor de jaarschijf 2020 en de realisatie over 2020 (inclusief een verklaring van de verschillen). Daarnaast is het van belang om een verschillenanalyse te maken tussen de totaalramingen (stand 2019) op het kostensoortniveau (WRO/BRO) en deze te vergelijken met de totaalraming over 2020. Wij vragen u om deze analyses bij de beoordeling van de geactualiseerde restramingen (januari / februari 2021) gereed te hebben. Tussentijdse winstneming Vanaf de jaarrekening 2017 is er een (door de commissie BBV) voorgeschreven methodiek van winstnemen, welke dus door elke gemeente moet worden toegepast. Deze methode heet de “percentage of completion” methode. Op basis van deze methode wordt, naar rato van de voortgang van een grondexploitatie, bepaald of (en zo ja hoeveel) winst tussentijds genomen moet worden. Naast de gerealiseerde baten en lasten en de nog te realiseren baten en lasten, is het van belang dat de gemeente een onzekerheid inschat met betrekking tot de nog te maken kosten en opbrengsten.

Deze factor is vervolgens medebepalend voor de tussentijdse winstneming. Voor 2020 verwacht u, net als voorgaande jaren, dat wederom sprake zal zijn van winstneming bij het complex Anna’s Hoeve. De tussentijdse winstneming dient gebaseerd te zijn op de “best mogelijke inschatting” die het college kan maken van het verwachte eindresultaat (waardering) van de afzonderlijke complexen in de jaarrekening 2020. Gelet op de voortgang van het complex en de positieve ontwikkelingen (met name bij de verkoop van kavels) kan mogelijk sprake zijn van een positief effect op de resterende risico’s. Nu de complexen Anna’s Hoeve en Egelshoek steeds meer richting de einddatum ontwikkelen, zal het resterende risicoprofiel steeds beter in te schatten zijn, en mogelijk lager worden. Anna’s Hoeve zal, op basis van uw huidige inschatting iets 312018008.20.303 - 28

langer doorlopen (tot en met eind 2022) dan tot waar u bij de laatste actualisatie vanuit ging (medio 2022). De oorzaak van het langer doorlopen houdt vooral verband met juridische procedures die bij een aantal bouwvlakken lopen. Daarnaast speelt dat de inschatting van nog te realiseren opbrengsten in voorgaande jaren mogelijk iets te voorzichtig is geweest. Wij adviseren u hier bij de berekening van de tussentijdse winst en de onderbouwing van de (mogelijk) resterende risico’s rekening mee te houden.

Overschrijding drempelbedrag schatkistbankieren

Sinds de invoering van de ‘Regeling schatkistbankieren decentrale overheden’ per 15 december 2013 zijn gemeenten verplicht de overtollige middelen in de schatkist aan te houden. Overtollige middelen betreffen in het algemeen alle saldi op bankrekeningen en contant geld (kassaldi), met uitzondering van uitgezonderde middelen zoals het drempelbedrag. Het drempelbedrag dient jaarlijks op basis van het begrotingstotaal te worden bepaald, in overeenstemming met de regeling schatkistbankieren. Bij uw gemeente is tot huidige verslagperiode geen sprake geweest van overtollige middelen die in de schatkist moesten worden aangehouden. Echter, vanaf het tweede kwartaal van huidige verslagperiode ontvangt uw gemeente voorschotten in het kader van de Tozo-regeling. Deze voorschotten hebben ertoe geleid dat overtollige middelen in de schatkist moesten worden aangehouden. Uw gemeente heeft deze overtollige middelen in het tweede en derde kwartaal van 2020 echter niet in de schatkist aangehouden. Daarom is formeel sprake geweest van een overtreding van de regeling schatkistbankieren, en heeft dit geleid tot een onrechtmatigheid. Dergelijke onrechtmatigheden dienen wij in overeenstemming met de Kadernota Rechtmatigheid (van de commissie Bbv) als accountant aan u te rapporteren (bijvoorbeeld via deze managementletter).

De onrechtmatigheid weegt (op grond van de Kadernota Rechtmatigheid) echter niet mee in ons oordeel. Daarnaast zijn aan dergelijke overtredingen geen (directe) financiële gevolgen verbonden. Inmiddels heeft u maatregelen getroffen, zoals het automatisch afromen van overtollige middelen door de BNG bank, om dergelijke overtredingen in de toekomst te voorkomen.

Evaluatie financiële verordening

Vanuit de werkgroep “Evaluatie financiële werkgroep” evalueert u onder andere het activeringsbeleid, waaronder het bepalen van restwaardes en afschrijvingstermijnen. Ten tijde van de interim-controle hebben wij, op hun verzoek, met medewerkers uit deze werkgroep gesproken over het hanteren van restwaardes. Uw gemeente hanteert op dit moment bijvoorbeeld voor gebouwen een restwaarde van 15% van de oorspronkelijke aanschafwaarde en voor parkeergarages een restwaarde van 25% van de oorspronkelijke aanschafwaarde. In de notitie Materiële vaste activa van de Commissie BBV is ten aanzien van het bepalen van een restwaarde onder andere het volgende opgenomen: “De restwaarde dient reëel en per actief te worden geschat. Het hanteren van een vast percentage restwaarde voor bijvoorbeeld het totale vastgoed doet onvoldoende recht aan de individuele kenmerken van de materiële vaste activa.”

312018008.20.303 - 29

Een vast percentage hanteren voor één soort activa is dus niet in lijn met het BBV, omdat de restwaarde per investering/actief moet worden bepaald. Wij adviseren u daarom om bij het actualiseren van de financiële verordening de huidige methode voor het bepalen van de restwaarde aan te passen en in lijn te brengen met de vereisten vanuit het BBV.

Aandachtspunten voor de controle van de Jaarrekening 2020

Op basis van de bevindingen in deze managementletter, ervaring met (wijzigingen in) de van toepassing zijnde wet- en regelgeving en de controle over het verslagjaar 2019 onderkennen wij de volgende aandachtspunten voor de jaarverslaggeving en jaarrekeningcontrole 2020:  

   



 

Tijdig (en met de raad gecommuniceerd) normenkader 2020. Tijdige en volledige oplevering van de jaarstukken 2020 (compleet boekwerk), inclusief de zichtbare interne controle op de naleving van de verslaggevingsvoorschriften (BBV) door middel van volledig invulling van de (door ons aan u) aangeleverde checklist BBV. Tijdige, betrouwbare en volledige aanlevering van documentatie, zoals door ons opgevraagd via het overzicht van benodigde gegevens voor de jaarrekeningcontrole 2020. Zichtbare aansluitingen tussen jaarrekening, financiële administratie, sub administraties, primaire begroting en begroting na wijzigingen (nulproef). Het tijdig analyseren van begrotingsoverschrijdingen. De volledige verantwoording van lasten en verplichtingen door het uitvoeren van een voortgezette controle tot datum van jaarrekeningcontrole vanuit ontvangen facturen in 2021 (inkoopdagboek) en verrichte betalingen in 2021, een inventarisatie van (langlopende) verplichtingen aan de hand van contracten en overeenkomsten én uw bevindingen vanuit de (voortgezette) controle van vorig boekjaar. Adequate voorbereiding van de WNT-verantwoording in de jaarrekening 2020, door de verantwoording intern te laten toetsen aan de hand van de wetgeving.

In de praktijk zien wij met name dat niet alle of onjuiste looncomponenten tot het bezoldigingsbegrip gerekend worden (overigens speelde dit niet in Hilversum voor 2019). Het tijdig opleveren van de SiSa-bijlagen door de verantwoordelijke afdelingen, zodat de interne controle op de SiSa-regelingen tijdig afgerond kan worden. Bij specificaties en onderbouwingen waarbij sprake is van complexiteit of subjectiviteit (schattingen) de opbouw van de post, de uitgangspunten en de berekeningswijze uitwerken in een geschreven toelichting (‘position paper’), zodat de uitgangspunten en berekeningen snel door ons geïnterpreteerd kunnen worden en wij tot een goed begrip van de betreffende onderdelen kunnen komen. Wij achten dit voornamelijk van belang bij:  Waardering van de grondexploitaties.  Waardering van uw vastgoed. Wij vragen om een analyse van het vastgoed dat niet meer voor de publieke taak aangewend wordt (oftewel geen maatschappelijke functie meer heeft), om te bepalen of er mogelijk sprake is van een duurzame waardevermindering.

312018008.20.303 - 30

Waardering van uw vorderingen. Wij vragen om een analyse van de invorderbaarheid van diverse verschillende vorderingen, waaronder debiteuren sociale zaken. Graag ontvangen wij een onderbouwing van de gehanteerde oninbaarheidspercentages. Ten aanzien van de invordering van belastingdebiteuren 2018 en 2019 is een inhaalslag gemaakt het afgelopen jaar en worden achterstanden ingelopen. Echter als gevolg van corona zijn de invorderingsactiviteiten vanaf halverwege maart 2020 tot en met 1 juli stopgezet. Deze effecten kunnen impact op de getroffen (of te treffen) voorziening hebben en moeten worden doorgerekend. Zichtbare analyse van de activa van uw gemeente naar de stand per 31 december 2020, om vast te stellen dat alle activa met een boekwaarde nog in gebruik en bezit zijn binnen de gemeente. Voortdurende aandacht voor de aangifte vennootschapsbelasting en de voorbereiding hierop. In toenemend mate is de gemeente door uitbesteding van activiteiten afhankelijk van derde partijen voor de tijdige (en juiste) aanlevering van informatie.

Mede gezien de ervaringen van uw gemeente in de afgelopen jaren en het strak geplande jaarrekeningtraject 2020 (in een korte doorlooptijd, waarbij geen of nauwelijks ruimte voor uitloop is) is het van essentieel belang met deze derde partijen scherpe afspraken te maken en na te leven, zodat de verantwoordingsinformatie voor de vaststelling van de jaarrekening door het college beschikbaar is. Aandachtsgebieden hierbij zijn onder andere:  Verantwoordingsinformatie vanuit de Regio Gooi en Vechtstreek (sociaal domein);  Coöperatie ParkeerService en SHPV voor de parkeeropbrengsten;  De mogelijke bijstortverplichting in de GEM Crailo (op basis van het geactualiseerde risicoprofiel).  Facturatie door leveranciers (zie ook onderdeel verplichtingenadministratie). Hanteer de door ons aangeleverde formats voor de belangrijkste posten voor uw opsteldossier van de jaarrekening. Zo bent u volledig in het verzamelen van de informatie van zowel de accountant als uw balansdossier. Maak verificaties tussen de maatstaven die bepalend zijn voor de hoogte van de algemene uitkering en de bij de gemeente aanwezige brondocumentaties (basisgegevens uit de bronapplicaties) zichtbaar.

Stel vast dat controlewerkzaamheden op de volledigheid van de verantwoording van de opbrengsten uit parkeren onderdeel is van de controleaanpak van de accountant ten aanzien van de financiële verantwoording van ParkeerService. En voer (indien nodig) zelf aanvullende werkzaamheden uit, om vast te stellen dat de verantwoorde opbrengsten volledig zijn. Maak een zichtbare aansluiting tussen de geregistreerde objecten in uw belastingapplicatie (Key2Belastingen) en de objecten in zowel het Kadaster als de BAG (basisregistratie adressen en gebouwen) om de volledigheid van de belastingopbrengsten vast te stellen. 

  

  



Het is van belang dat uw gemeente stuurt op tijdige ontvangst van bovengenoemde informatie. Het eerder kunnen beschikken over “conceptcijfers” kan voordelen hebben voor een tijdig en efficiënt jaarrekeningproces.

312018008.20.303 - 31

312018008.20.303 - 32

Externe bevindingen en aanbevelingen 2020 Nr. Bron 211 Externe ML 2020 (PSA)

Onderwerp Frauderisicoanalyse

Bevinding:

Ambtelijke reactie

Gereed

Wij nemen de aanbeveling over. De frauderisicoanalyse 2021 omvat behalve een actualisatie van de interne frauderisico's 2020, ook een uitbreiding met risico's op Misbruik & Oneigenlijk gbruik (M&O) en verhoogde risico's als gevolg van de coronacrisis. De directie en het management hebben een belangrijke rol in grip krijgen op de geïdentificeerde frauderisico's en in de opvolging van de maatregelen ter voorkoming en opsporing van fraude. De controle of de getroffen beheersmaatregelen ook in de praktijk zijn ingevoerd en daadwerkelijk functioneren, wordt uitgevoerd door de interne auditfunctie. De verhoogde frauderisico's worden ingepast in de reguliere en verbijzonderde interne en IT controles 2021. Periodiek wordt het onderwerp fraudebewustzijn gemeentebreed onder de aandacht gebracht. Dit gebeurt zowel in de vorm van 'hard controls' (het delen van o.a. integriteitsbeleid) als 'soft controls' (het uitdragen van bijbehorend gedrag in de vorm van workshops en training/opleiding).

Q1 2021

Met de rapportage “Follow-up interne en externe aanbevelingen 2019” stuurt u op de Ons advies is om (vanaf nu) in deze rapportage ook de (nog Wij nemen de aanbeveling over. Voor 2021 is de planning de voortgang van de realisatie van de aanbevelingen uit voorgaande controles en realiseert u niet opgevolgde) adviezen uit voorgaande jaren op te nemen follow-up minimaal 2x per jaar te bespreken voor de formele dat de kwaliteit van de bedrijfsvoering verbetert. en om deze rapportage regelmatig in het gemeente brede rapportagemomenten. Daarnaast is het management zich MT te bespreken alsmede om de voortgang van opvolging bewust van de nut en noodzaak deze verbeterpunten periodiek periodiek met de Audit- en rekeningcommissie te bespreken. te monitoren via de regulieren MT's. Bij de bespreking van de ML 2021 wordt de geactualiseerde follow-up van voorgaande jaren besproken met het college en vervolgens geagendeerd in de Audit- en rekeningencie.

Q1 2021

Proceseigenaarschap komt daarbij meer en meer bij de 1e en Wij onderkennen dit attentiepunt. In het plan van aanpak 2021 2e lijn te liggen.Sturing op de kwaliteit van de interne is dit punt meegenomen. beheersing zal in de nabije toekomst met het “Key Control Dashboard” (KCD) gaan plaatsvinden. Hierin worden actuele processen opgenomen en relevante controles vastgelegd. Aandacht voor tijdigheid en uniformiteit is daarbij van belang. Wij adviseren u kennis te nemen van deze interne managementletter. Wij nemen dit advies ter harte. Op 12 januari is de Interne Management Letter besproken in het college. Vanaf 2021 is dit de geëigende werkwijze.

Q1 2021

Uit onze controle komt naar voren dat het college belang hecht aan het treffen van maatregelen om fraude te voorkomen. In het tweede kwartaal van 2020 is de frauderisicoanalyse / -inventarisatie geactualiseerd. De volgende actualisatie heeft u gepland in het begin van 2021. De uitkomsten zijn besproken met de desbetreffende proceseigenaren en worden ook meegenomen in de verbeterplannen bij deze processen. Dit is onderdeel van een gemeente breed bewustwordingsproces. De directeur bedrijfsvoering stuurt (via de regietafel) dit proces de komende periode actief aan.

Aanbeveling: Uw frauderisicoanalyse wordt in 2021 weer geactualiseerd. Verbind de uitkomsten met de (verbijzonderde) interne controle en deel de onderkende uitkomsten met de (verbijzonderde) interne controle en deel de onderkende frauderisico’s ook met de raad (via de Audit- en rekeningcommissie).

Naar onze mening zijn dit prima stappen die het college heeft genomen en welke ook in de nabije toekomst kunnen leiden tot één overkoepelende gemeente brede frauderisicoanalyse. Een dergelijk document kan dan ook actief met de Audit- en rekeningencommissie gedeeld en besproken worden. Met een (actuele) frauderisicoanalyse kan de gemeente de frauderisico’s monitoren en periodiek evalueren of de interne beheersmaatregelen nog voldoende effectief zijn om frauderisico’s naar een acceptabel en door u geaccepteerd niveau te verlagen.

212 Externe ML 2020 (PSA)

Follow-up

213 Externe ML 2020 (PSA)

Interne beheersing

214 Externe ML 2020 (PSA)

Interne managementletter

215 Externe ML 2020 (PSA)

Verstrekte subsidies

U zult aanvullende werkzaamheden uit moeten voeren om de rechtmatigheid van subsidielasten (als gevolg van de COVID-19 pandemie) vast te stellen.

In het vastgestelde interne controle plan 2020/2021 is deze analyse opgenomen. Deze analyse vindt daadwerkelijk plaats in het jaarrekening proces 2020 door de 1e lijn (proceseigenaren) en 2e lijns ondersteuning (Business Control en Juridisch control). Vervolgens trekt de 2e lijn samen met de 3e lijn (Interne audit functie) hier coördinerend en controlerend in op.

Q2 2021

216 Externe ML 2020 (PSA)

Tozo

De verantwoording en controle van de Tozo-bestedingen (inclusief de uitvoeringskosten) verdient uw aandacht.

Q1 2021

217 Externe ML 2020 (PSA)

WMO en Jeugdzorg

Voor 2020 bent u nog in grote mate afhankelijk van de (tijdigheid van) informatievoorziening vanuit de Regio G&V.

U denk na over de manier waarop u in de toekomst minder afhankelijk wordt van deze informatie.

Wij onderkennen dit attentiepunt. In het plan van aanpak 2021 is dit punt meegenomen. Onze controle aanpak is inmiddels gedeeld met de externe accountant. Wij onderkennen dit attentiepunt. De kwetsbaarheid en grote afhankelijkheid is onderwerp van gesprek. Wij gaan in 2021 actief in gesprek met Regio G&V en accountants om deze afhankelijkheid en kwetsbaarheid te mitigeren.

218 Externe ML 2020 (PSA)

Voorz. Onderhoud vastgoed

Uw inzicht in het meerjarige onderhoud is verbeterd en leidt tot een hogere dotatie aan de onderhoudsvoorziening.

De impact van af te stoten objecten moet nog beoordeeld worden.

Wij onderkennen dit attentiepunt. Er is inmiddels een lijst met de te verkopen panden en de bijbehorende prioritering opgesteld. Deze lijst moet bestuurlijk nog worden afgestemd. Na deze bestuurlijke afstemming wordt de impact op de hoogte en toereikendheid van de onderhoudsvoorziening vastgesteld.

Q1 2021

219 Externe ML 2020 Rechtmatigheidsverant In het kader van het bepalen van uw startpositie (stap 1 uit uw plan van aanpak) gebruikt Wij adviseren u te bewaken dat de beoogde planning ook (PSA) woording u de uitkomsten van de VIC 2020. Deze zijn, onder meer, opgenomen in uw “Interne daadwerkelijk gerealiseerd wordt. Managementletter 2020”. Ten aanzien van stap 2 uit uw plan van aanpak (visievorming) heeft u ervoor gekozen om voor 2021 te gaan voor een minimale variant, waarbij de focus zal liggen op de financiële rechtmatigheid. Vanuit die situatie zult u overwegen om de organisatie verder door te ontwikkelen naar mogelijk een breder “in control statement”. De volgende stappen zijn het op stellen van een implementatieplan 2020/2021 en daarna de uitvoering. Deze staan gepland in het 4e kwartaal van 2020 en in 2021. In opzet heeft uw gemeente hiermee een goede basis gelegd om over boekjaar 2021 tot een onderbouwde rechtmatigheidsverantwoording te kunnen komen

Wij nemen dit advies ter harte. De afgelopen twee jaar is de zogenaamde 'in control' verklaring opgenomen in het jaarverslag. In het vastgestelde interne controle plan 2020/2021 is dit implementatieplan opgenomen. Om dit te realiseren wordt voor 2021 een overall-planning van de werkzaamheden voorbereid. Deze wordt voorgelegd aan de directie en periodiek wordt vanuit de interne audit functie gerapporteerd over de voortgang.

Q1 2021

In de interne managementletter (CC&CA) is uitgebreid ingegaan op de (interne) bevindingen naar aanleiding van de onderzochte processen. De bevindingen die gerapporteerd zijn kunnen bijdragen aan de verdere ontwikkeling van uw organisatie.

Pagina 1 van 7

Q1 2021

2021/2022

Externe bevindingen en aanbevelingen 2020 Nr. Bron

Onderwerp

Bevinding:

220 Externe ML 2020 Rechtmatigheidsverant (PSA) woording

Aanbeveling:

Ambtelijke reactie

In de komende periode zal het college voorgesteld worden Wij zijn ons bewust van de vervolgstappen. De voorbereidende om onder andere de ambitie van de gemeente nader te werkzaamheden om te komen tot een bepalen en om te komen tot een voorstel voor de reachtmatigheidsverantwoording zijn in het implementatieplan verantwoordingsgrens, waar de raad zich op een later opgenomen. Het huidige controle protocol en normenkader moment over zal moeten buigen. Vervolgstappen daarna zijn wordt in 2021 geactualiseerd en voorgelegd ter besluitvorming het vaststellen van de verantwoordingsgrens (door de raad), aan college en raad. het aanpassen van de controleverordening en het controleprotocol, het opstellen en afstemmen van het normenkader met de raad, én het afstemmen van de risicoanalyse, de aanpak interne controle en de beoogde verantwoordingstekst.

Gereed Q4 2021

221 Externe ML 2020 Rechtmatigheidsverant Wat de voortgang van uw proces deels bemoeilijkt, is dat er vanuit de wetgever nog Hoewel er signalen zijn dat de invoering van de (PSA) woording duidelijkheid gegeven moet worden over een aantal zaken. Zo dient, niet geheel rechtmatigheidsverantwoording mogelijk wordt uitgesteld, onbelangrijk, de Gemeentewet op dit onderdeel nog te worden aangepast. Ook zal de adviseren wij u wel om de voortgang in het proces te commissie BBV vermoedelijk nog komen met een aanpassing van de Kadernota bewaken en waar mogelijk te versnellen. Rechtmatigheid en zal ook de Nederlandse Beroepsorganisatie Accountants (NBA) nog een handreiking opstellen voor accountants, waarin zij ingaat op de effecten van de rechtmatigheidsverantwoording op de controlewerkzaamheden. Deze documenten zijn tot op heden niet uitgebracht. Wel is recent de handreiking “Invoering Rechtmatigheidsverantwoording” van de VNG beschikbaar gekomen. In deze handreiking geeft de VNG een aantal voorbeelden vanuit decentrale overheden die al ver zijn in hun ontwikkeling van de rechtmatigheidsverantwoording. Deze voorbeelden, zo geeft de VNG aan, zijn bedoeld ter informatie en inspiratie. Invoering en onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording zal uiteindelijk voor iedere gemeente en provincie op een andere manier tot stand komen

Wij nemen dit advies ter harte. We volgen de ontwikkelingen op dit gebied nauwgezet en monitoren dit zorgvuldig.

2021/2022

222 Externe ML 2020 Rechtmatigheidsverant Wij verwijzen u verder naar de “Notitie rechtmatigheidsverantwoording” van de (PSA) woording commissie BADO. In deze notitie heeft de commissie voor de verdere implementatie de volgende globale planning voorgesteld:(zie plaatje in ML)

Gaan we doen. Zie eerdere opmerking over het plan van aanpak.

2021/2022

Wij adviseren u de voortgang van uw proces te monitoren langs de lijn van de hiervoor geschetste planning en adviseren u om de ontwikkelingen te blijven volgen.

223 Externe ML 2020 (PSA)

KCD

Q1/Q2/Q3 2021 Met deze werkwijze beoogt u het projecteigenaarschap beter gestalte te geven en creëert Wij adviseren u de voortgang van deze uitrol te bewaken. De Wij nemen uw advies over. In 2021 wordt de uitrol van KCD u de mogelijkheid om gestructureerd te werken aan de procesverbetering (zekerheid tijdige uitvoering van de noodzakelijke werkzaamheden door voortgezet. Belangrijk aandachtpunt is hierbij het realiseren van vooraf in plaats van correcties achteraf). Een aantal processen is inmiddels in het KCD in (vooral) de 1 e lijn is van groot belang voor het slagen van dit voldoende draagvlak voor het inregelen van de 1e,2e en 3e lijn beeld gebracht. De gemeente brede implementatie van KCD staat en valt echter met een proces. Daarnaast vinden wij het van belang om goede werkzaamheid en verantwoordelijkheid in het proces. Voor 2021 worden workshop georganiseerd om dit proces zorgvuldig te gedragen visie op de rollen van de 1 e, 2 e en 3 e lijn bij het gebruiken van het KCD. Op dit afspraken te maken over de wijze van vastleggen en bewaken. moment lopen pilots voor het gebruik van KCD bij een tweetal processen (personeel en documenteren. Doordat dit breed in de organisatie wordt subsidies). Afhankelijk van de uitkomsten zal het KCD in 2021 gemeente breed uitgerold neergelegd kan het risico bestaan dat de vastleggingen niet kunnen gaan worden. uniform zijn.

224 Externe ML 2020 (PSA)

Processen

In de afgelopen jaren is reeds een groot aantal processen beschreven en opgenomen. Wij adviseren u daarbij om: Vanuit de directie het belang van Wij nemen dit advies over. Met de interne ML rapporteert de Hierbij is in veel gevallen gebruik gemaakt van de procesmatrices die wij u hebben actuele procesbeschrijvingen te blijven duiden. interne audit functie periodiek aan de directie over de stand van aangereikt. Met deze procesmatrices heeft u inzicht verkregen en gegeven in de zaken en ontwikkelingen op dit gebied. Indien nodig rapporteert belangrijkste processtappen en de daarbij horende interne controlemaatregelen. Wij de interne audit functie ook tussentijds aan de proceseigenaren constateerden in de afgelopen jaren echter verschillen in de kwaliteit van de gemaakte en escaleert daar waar nodig is. Vanuit de directie wordt deze procesbeschrijvingen. Daarnaast is ook gebleken dat bij betrokken functionarissen de ontwikkeling zodoende actief gemonitord. Bovendien wordt aan procesbeschrijving niet altijd bekend was. In de afgelopen periode heeft u hierin stappen de hand van de in 2020 geïntroduceerde domeingesprekken dit belang verder vorm gegeven. genomen en zijn, vanuit het team CC&CA, procesmatrices met de proceseigenaren (1 e en 2e lijn) doorgesproken. Uw doel is om op korte termijn (2021) alle procesbeschrijvingen te digitaliseren en op te nemen in KCD

2021

225 Externe ML 2020 (PSA)

Processen

Idem regel 232

Wij adviseren u daarbij om: Vanuit de directie vorm te geven Wij nemen dit advies over. In 2020 is de concerndirectie gestart aan de prioritering en fasering van procesverbeteringen. met het opstellen van een Concern Control Plan. Concern Control richt zich op alle gebieden in de organisatie waar rechtmatigheid een rol speelt én de ontwikkeling van de kwaliteit van de processen in die gebieden. Een integraal concern control plan helpt de organisatie en het college om op die gebieden overzicht te hebben, verder in control te komen en gecoördineerd aan kwaliteitsverbetering te werken. We gaan hierbij uit van twee kernaandachtsgebieden, te weten strategic control (bepalen van doelen en beleid om resultaten te behalen) en management control (de activiteiten die ontplooid moeten worden om te verzekeren dat de beoogde strategie daadwerkelijk wordt uitgevoerd). De benodigde prioritering en fasering is hierin opgenomen.

Q1 2021

226 Externe ML 2020 (PSA)

Processen

Idem regel 232

Wij adviseren u daarbij om: Voor het proces een vast format Advies nemen we over, maar zijn hierin wel gebonden aan de (uniformering) te gebruiken waarin proceseigenaarschap, mogelijkheden en inrichting van KCD. taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voldoende duidelijk zijn en waarin ook aandacht is voor risico’s en beheersmaatregelen.

Q1 2021

Pagina 2 van 7

Externe bevindingen en aanbevelingen 2020 Nr. Bron

Onderwerp

Bevinding:

227 Externe ML 2020 (PSA)

Processen

Idem regel 232

228 Externe ML 2020 (PSA)

Processen

Idem regel 232

229 Externe ML 2020 (PSA)

KCD

230 Externe ML 2020 (PSA)

Processen

231 Externe ML 2020 (PSA)

IT

U investeert in het verbeteren van uw IT-omgeving. Om inzichtelijk te maken waar u staat, Als de adviezen zijn opgevolgd, zou een logische vervolgstap De aanbeveling om een ISAE type II onderzoek te laten heeft u in 2019 door een IT-auditor een ISAE Type I onderzoek laten uit voeren naar de zijn om een ISAE Type II onderzoek te laten uitvoeren door uitvoeren wordt overgenomen. Dit ISAE type II onderzoek zal in opzet en het bestaan van interne beheersmaatregelen in uw IT-omgeving, voor zowel de de IT-auditor, waarin ook naar de werking van de deze Q3/Q4 worden uitgevoerd door Noordbeek. IT General Controls (ITGC) als de applicatieve controls. Het uitgevoerde onderzoek richtte interne beheersmaatregelen wordt gekeken. zich op Key2Financiën en de betaalapplicatie BNG. Uw medewerkers houden nauwlettend de opvolging van de adviezen uit deze rapportages bij, waarbij ook zichtbaar is dat het aantal openstaande punten daadwerkelijk terugloopt.

Q3 2021

232 Externe ML 2020 (PSA)

IT

Daarnaast heeft u in 2020 ook een nulmeting laten uitvoeren op de applicatieve controls in Key2Belastingen. In de recent verschenen rapportage hierover van de IT-auditor, is opgenomen dat de processen voor de belastingheffing via Key2Belastingen zorgvuldig verlopen, onder andere op basis van routine van de betrokken medewerkers, maar kwetsbaar zijn. Een volledig beeld is opgenomen in deze rapportage. In de rapportage wordt een aantal aanbevelingen gedaan om de interne beheersingsmaatregelen zodanig te versterken zodat hier in de toekomst mogelijk op gesteund kan worden. Deze aanbevelingen zien onder meer toe op het aanscherpen van documentatie en formaliseren van procedures.

Wij adviseren u de opvolging van deze aanbevelingen ook te Nemen we over. De volgende aanbeveling is opgelost: het volgen en vervolgens een vervolgaudit uit te laten voeren. technisch manco invoeren en wijzigen tarieven. De autorisatie is aangepast. De heffingsambtenaar fiatteert de tarieven. Voor de volgende aanbevelingen zijn de mogelijkheden en de impact gevraagd aan Functioneel Applicatie Beheer, deze worden dus verder onderzocht. Het betreft de volgende aanbevelingen: afwijking bij accountbeheer, incomplete logging vorderingen kwijtschelden, oninbaar of onvermogen verklaren. De overige aanbevelingen worden meegenomen bij het beschrijven van processen, rollen en verantwoordelijkheden. HIervoor is een plan van aanpak opgesteld om iemand in te huren om processen te beschrijven iom CC CA in KCD. Voorwaarde hiervoor is de mogelijkheid om beperkt naar kantoor gaan. De vervolgaudit kan pas worden uitgevoerd als voorgaande punten zijn opgepakt, daarom zal dit in 2022 Q1 worden opgepakt.

Q4 2021

233 Externe ML 2020 (PSA)

Heffingen

Uit de lijncontrole die vorig jaar is uitgevoerd, kwam naar voren dat meer aandacht Wij adviseren u dit overzicht verder te ontwikkelen, zodat dit Bij de koppeling burgerzaken (DDS=Data Distributie Systeem) en besteed moest worden aan de zogenoemde leegstandscontrole (zijn objecten die als 'leeg' gebruikt kan worden als onderdeel van de Key 2 belastingen was uitval. Het proces van verwerken van staan geregistreerd daadwerkelijk niet bewoond of in gebruik). Mede naar aanleiding van leegstandscontrole. uitval is nu goed ingebed, waardoor het risico op verkeerde deze constatering heeft uw gemeente een softwarepakket aangeschaft waarmee deze grondslagen is verminderd. Als extra controle is het overzicht controle kan worden uitgevoerd. gebruikt voor leegstandscontrole d.m.v. filtering. Onterechte leegstand is opgelost en daarnaast is de eigenaar als Vanuit het softwarepakket kan een overzicht worden gegenereerd met daarin per object belastingplichtige aangemerkt als er leegstand is. Lijst kan nog het aantal geregistreerde personen. Dit overzicht is zeer omvangrijk, doordat hierin ook verfijnd worden (uitsluiting garageboxen ed) maar is niet bijvoorbeeld garageboxen en andere objecten in opgenomen zijn, die per definitie “leeg randvoorwaardelijk staan”. Om die reden acht u het overzicht nu nog niet geschikt om leegstandscontroles mee uit te voeren.

Verlenen Voorgaand jaar adviseerden wij u om een procedure of richtlijn op te stellen, die Uit gesprekken met uw medewerkers is gebleken dat Klopt. Dit is een juiste weergave, zie ook aanbeveling 181. Het omgevingsvergunning duidelijkheid geeft wanneer (bijvoorbeeld boven een bepaald grensbedrag) een aanvragen met een bouwsom boven de € 1 miljoen (exclusief advies om de voortgang te monitoren wordt overgenomen. / Legesheffing voor opgegeven bouwsom getoetst zou moeten worden en waarop (bijvoorbeeld aan de hand BTW) inmiddels worden beoordeeld volgens het 4-ogenbouwaanvragen van bouwkompas). principe. Dit principe wordt echter nog niet afgedwongen binnen uw IT-systemen. U heeft uw functioneel beheerder de opdracht gegeven om te borgen dat het 4-ogen-principe in het systeem voor de bouwvergunningen wordt afgedwongen. Wij adviseren u de voortgang hiervan te monitoren.

Q1 2021

234 Externe ML 2020 (PSA)

Aanbeveling:

Ambtelijke reactie

Wij adviseren u daarbij om:De voortgang van de Advies nemen we over, zie eerdere reactie. procesverbeteringen te bewaken via de reguliere P&C cyclus.

Wij adviseren u daarbij om: Voor de (financieel) kritische processen de betrokkenheid van het team CC&CA te waarborgen. Idem regel 232 Wij adviseren u daarbij om: Relevante interne beheersmaatregelen en toetspunten in het KCD voldoende helder te beschrijven. De criteria die het VIC-team heeft gehanteerd om tot deze kwalificaties te komen, zijn niet Wellicht is het zinvol om dit in een volgende versie op te expliciet in de interne managementletter aangegeven. Wij hebben navraag gedaan naar nemen deze kwalificaties en vernomen dat naast de kwaliteit van het proces, bijvoorbeeld ook de voortgang van opvolging of het aantal detailbevindingen aspecten zijn die door het VICteam wordt meegewogen in haar totaaloordeel over een proces.

Pagina 3 van 7

Gereed Q1 2021

In het genoemde plan van aanpak is de werkzaamheid van zowel de 1e, 2e alsmede de 3e lijn (CC & CA) geborgd.

Q1 2021

Nemen we over. Dit maakt onderdeel uit van het zogenoemde plan van aanpak.

Q1 2021

Nemen we over. In onze controleaanpak 2021 nemen we dit mee enb stellenb in overleg met de extern accountant de criteria op.

Q1 2021

Q1 2021

Externe bevindingen en aanbevelingen 2020 Nr. Bron

Onderwerp

Bevinding:

Aanbeveling:

Ambtelijke reactie

235 Externe ML 2020 (PSA)

Verhuuropbrengsten Wij hebben de interne beheersingsactiviteiten rondom de verhuuropbrengsten Wij adviseren u om bovenstaande procesbevindingen mee te Deze aanbeveling nemen we mee bij het opstellen van de beoordeeld aan de hand van de door u opgestelde procesbeschrijving. Uit onze nemen bij de verdere verbetering van het proces procesbeschrijvingen van het project 'basis op orde' en de beoordeling van deze procesbeschrijving blijken de volgende procesbevindingen: verhuuropbrengsten. aanpassing van het betreffende proces. De vastlegging van de * De periodieke controle door uw vastgoedcontroller op de juiste invoer van de tarieven diverse handelingen zien wij ook als noodzakelijk. wordt niet zichtbaar vastgelegd. * Het proces rondom de beëindiging van een verhuurovereenkomst is nog geen onderdeel van uw procesbeschrijving. * Er zijn diverse nieuwe interne beheersingsmaatregelen geïmplementeerd welke nog niet zichtbaar worden vastgelegd, zoals: 1) Het zichtbaar beoordelen van een opgestelde huurovereenkomst door de coördinator team Vastgoed. 2) Een zichtbare controle uitvoeren op de lijst met opdrachten vanuit medewerkers administratie VBS door het Administratiehuis. 3) Het opstellen van een gesprekverslag van de analyse en controle door de vastgoedcontroller met de teammanager Vastgoed, van verschillen tussen de theoretische opbrengst en werkelijk opbrengst.

236 Externe ML 2020 (PSA)

Verhuuropbrengsten Volgens de procesbeschrijving van de verhuuropbrengsten vindt tweemaal per jaar de zogenaamde leegstandscontrole plaats. Hierbij wordt intern steekproefsgewijs gecontroleerd dat objecten die in het vastgoedbeheersysteem als “onbewoond” zijn geregistreerd (leegstandslijst), daadwerkelijk niet bewoond zijn.

237 Externe ML 2020 (PSA)

Betalingen

Om te waarborgen dat facturen worden betaald aan de juiste crediteur en op het juiste bankrekeningnummer heeft u diverse maatregelen getroffen, namelijk: * Zichtbare (steekproefgewijze) controle door de senior medewerker administratie op de juistheid van de voorlopige betaaladvieslijst (juistheid crediteur / juistheid bankrekeningnummer). * In functiescheiding invoeren en controleren van mutaties in het crediteuren stambestand, zoals wijziging van het bankrekeningnummer van een crediteur.

Voor huidige verslagperiode heeft deze leegstandscontrole nog niet plaatsgevonden. Wij adviseren u om de leegstandscontrole voorafgaande aan het opstellen van de jaarrekening 2020 alsnog uit te voeren, waarmee u de volledigheid van de verhuuropbrengsten vast kunt stellen.

Wij zullen dit ingaande het eerste kwartaal 2021 uitvoeren en zorgdragen voor correcte verslaglegging.

Wij adviseren u om na te gaan of het wenselijk is om ook een Wij gaan dit in 2021 onderzoeken controle op de voorlopige betaaladvieslijst uit te blijven voeren, als mutaties in het crediteuren stambestand in functiescheiding tot stand komen en ook gecontroleerd worden. Hierbij is het overigens wel van belang dat wijzigingen in het crediteuren stambestand alleen worden doorgevoerd, als is vastgesteld dat het signaal vanuit de crediteur (bijvoorbeeld sticker op de factuur met ‘let op, gewijzigd bankrekeningnummer’) betrouwbaar is. Dit kan door bijvoorbeeld de wijziging telefonisch af te stemmen met de crediteur. Voor dit laatste steunt u nu op de naam/nummer controle van de BNG

Gereed

Q1 2021

Q4 2021

De BNG geeft bij batchbetalingen die vanuit een crediteurensysteem komen namelijk aan, dat u aanvullende maatregelen moet blijven nemen. Zij adviseren u om vooral scherp te zijn bij nieuwe crediteuren en wijzigingen van bankrekeningnummers, en dat het aanbeveling verdient om bij dergelijke wijzigingen altijd via een andere weg (bijvoorbeeld telefonisch) contact te zoeken met de crediteur en een vier-ogen-principe toe te passen bij de invoer.

238 Externe ML 2020 (PSA)

Prestatielevering

Een belangrijke ontwikkeling in dat verband is de op 24 juli 2020 verschenen notitie “Vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen door decentrale overheidsorganisaties” van de commissie BADO (Bedrijfsvoering en audits gemeenten en provincies). De commissie BADO bestaat uit deskundigen die onder meer werkzaam zijn bij gemeenten, provincies, de VNG, de beroepsorganisatie van accountants (NBA), accountantskantoren en het Rijk en richt zich onder meer op de verheldering van vraagstukken die spelen op het raakvlak van auditing en bedrijfsvoering van gemeenten en provincies. De adviezen in deze notitie liggen in lijn met de eerder door ons gegeven adviezen. Daarnaast geeft de notitie handvatten voor een toereikende onderbouwing van prestatielevering in een aantal praktijksituaties.

Wij hebben de notitie deze zomer verstrekt aan uw VICWij nemen dit advies over. In 2021 wordt een interne richtlijn team. Wij adviseren u – in lijn met deze notitie – uw beleid opgesteld rondom dit onderwerp. De door u genoemde notitie rondom het vaststellen van de prestatielevering waar nodig wordt als uitgangspunt gehanteerd. aan te passen en te bespreken met de prestatieverklaarders.

Pagina 4 van 7

Q1 2021

Externe bevindingen en aanbevelingen 2020 Nr. Bron 239 Externe ML 2020 (PSA)

Onderwerp IT

Bevinding: Uw gemeente ontvangt van onder andere het Rijk en de provincie subsidies, waarover u verantwoording (afzonderlijk of via SiSa) moet afleggen inzake de bestedingen van deze subsidies. Voor de beheersing van deze subsidies, waaronder de verantwoording in de jaarrekening en het afleggen van verantwoording aan subsidiegevers, heeft u sinds eind 2019 een centrale registratie van inkomende subsidies opgesteld. Met dit subsidieregister (waarin alle toegekende rechten zijn opgenomen) kunt u in opzet de tijdige en volledige verantwoording van de subsidiebaten borgen en heeft u een centraal inzicht in indieningsdata die behaald moeten worden.

Aanbeveling:

Ambtelijke reactie

Gereed

Wij adviseren u om na te gaan of het actueel houden van een Team JIS zal 2021 gebruiken om het proces voor inkomende subsidieregister op een minder tijdrovende wijze subsdies in kaart te brengen en borgen. Daaronder valt ook het vormgegeven kan worden. De voorgenomen invoering van subsidieregister. een nieuw zaaksysteem zou hiervoor een goed moment kunnen zijn. Wij adviseren u goed na te denken over de inrichting daarvan om de vastleggingen zoveel mogelijk binnen dit systeem te kunnen faciliteren in plaats van via het huidige Excel overzicht.

Q3 2021

De bevindingen hebben wij nog niet inhoudelijk getoetst. Wij CC CA voert controle uit en vraagt bij team JIS onderliggende zullen met uw medewerkers nog nadere afspraken maken stukken over de controle over het gehele boekjaar 2020. Wij adviseren u het intern onderzoek overigens wel tijdig (eerste kwartaal 2021) af te ronden.

Q1 2021

Om het subsidieregister, dat in Excel wordt gevoerd, actueel te houden vindt momenteel periodiek overleg plaats tussen de business en domeincontroles. Daarbij worden nieuwe aanvragen in het Excel-document verwerkt, de status van toegekende subsidies bijgewerkt en eventueel verkeerd gebruikte zaaktypes in het zaaksysteem gecorrigeerd. Wij hebben in de gesprekken die wij voerden dat deze werkwijze leidt tot een betrouwbaar overzicht, maar wel relatief tijdsintensief is. Daarnaast levert het ook geen realtime-informatie op van de status van de inkomende subsidies.

240 Externe ML 2020 Inkopen/Aanbesteding Wij hebben voor het boekjaar 2020 met uw VIC-medewerkers gesproken over de aanpak (PSA) en van de controle. In de lijn van voorgaande jaren zal deze nog achteraf plaatsvinden, aan de hand van de SDO-notitie 'Uitvoering van de controle op aanbestedingsrechtmatigheid bij de jaarrekeningcontrole van decentrale overheden'. Uw medewerkers hebben inmiddels over het eerste half jaar 53 crediteuren geselecteerd, waarbij een tweetal rechtmatigheidsfouten is geconstateerd en van 12 crediteuren moet de rechtmatigheid nog worden vastgesteld door uw medewerkers. Deze controle (op de juiste wijze van aanbesteden) is nog onderhanden door het nog niet beschikbaar zijn van (aanvullende) informatie. 241 Externe ML 2020 (PSA)

Verstrekte subsidies

In 2019 heeft u voor het boekjaar 2020 subsidies aan verschillende instanties toegekend. Aan deze subsidies zijn voorwaarden door u gesteld. Door het uitbreken van de COVID-19 pandemie heeft niet elke instantie kunnen voldoen aan de prestaties die zijn opgenomen in de subsidiebeschikking. Meerdere gesubsidieerde instellingen hebben u hier reeds over geïnformeerd en daarbij ook aangegeven dat de (vaste) kosten grotendeels doorgelopen zijn. Veel instellingen hebben u verzocht hier rekening mee te houden bij de subsidievaststelling door geen subsidie terug te vorderen of bijvoorbeeld om de subsidie door te mogen schuiven naar 2020.

Voor de jaarrekening 2020 dient u derhalve tijdig te Deze analyse vindt plaats in het jaarrekening proces 2020 door beoordelen (i.c. in te schatten) welk deel van de verstrekte de 1e lijn en BC. Vervolgens zal team JIS hier coördinerend en voorschotten als last in 2020 verantwoord moet worden en controlerend samen met CC CA in optrekken. welke deel mogelijk als overlopende post op de balans verantwoord moet worden. In het geval u reeds besluit verstrekte voorschotten te gaan terugvorderen, zullen deze in mindering op de (tot op heden) verantwoorde subsidielasten gebracht moeten worden en zal een vordering opgenomen moeten worden (voor zover de terugbetaling Het college heeft, zo blijkt uit het “weekbericht corona 5” van 15 april 2020 aan de niet per ultimo boekjaar is verricht). Wij adviseren u hierbij gemeenteraad, besloten dat coulance en maatwerk dé sleutelwoorden bij de behandeling de meest omvangrijke subsidies als eerste te beoordelen. van subsidieaanvragen en -verantwoordingen zijn. Er wordt door het college soepel omgegaan met de indieningstermijn van verantwoordingen tot 1 mei 2021. Als het gaat om het behalen van de doelen, krijgen de subsidiepartners de mogelijkheid om evenementen te verplaatsen naar 2021. Bij afgelastingen van evenementen wordt niet het hele gesubsidieerde bedrag teruggevorderd, maar wordt rekening gehouden met de reëel gemaakte kosten.

En ook bij het behalen van prestaties zijn niet de vastgelegde activiteiten leidend, maar het behalen van de maatschappelijke doelstellingen. Dit uitgangspunt betekent derhalve niet dat alle subsidies bij deze definitief vastgesteld worden. Mogelijk brengt deze benaderingswijze ook de noodzaak tot een andere, mogelijk zelfs meer tijdrovende beoordeling van aanvragen tot subsidievaststelling met zich mee.

242 Externe ML 2020 (PSA)

Tozo

Gemeenten moeten zich straks bij de jaarrekening 2020 verantwoorden over de TozoVan belang is dat u afspraken maakt met de regiogemeenten Wij nemen deze aanbeveling over. Momenteel wordt gewerkt regeling(en). Dat gebeurt in de Sisa-bijlage die door de accountant gecontroleerd wordt. over de reikwijdte van deze rechtmatigheidscontrole. aan een plan van aanpak verantwoordng TOZO. Hierbij worden Als de accountant rechtmatigheidsfouten (of -onzekerheden) constateert en als zodanig eveneens afspraken gemaakt met de regiogemeenten. rapporteert via het accountantsverslag komen deze (mogelijk) in aftrek op de vergoeding van de werkelijke bestedingen die de gemeente van het Rijk krijgt. Ten behoeve van de regiogemeenten zult u eveneens een verantwoording opstellen, welke vervolgens door de regiogemeenten zelf in hun jaarrekening kan worden opgenomen.

Pagina 5 van 7

Q2 2021

Externe bevindingen en aanbevelingen 2020 Nr. Bron

Onderwerp

Bevinding:

Aanbeveling:

Ambtelijke reactie

243 Externe ML 2020 (PSA)

Tozo

Bij Tozo betekent rechtmatigheid voor gemeenten, dat dossiers op alle Wij adviseren u deze te betrekken bij de verder uit te voeren rechtmatigheidseisen zijn gecontroleerd en dat de uitkeringen op de juiste wijze zijn controlewerkzaamheden. vastgesteld en verstrekt. U verantwoordt zich over de bestedingen van de Tozo-middelen via de SiSa-bijlage. Echter, vanwege de tijdsdruk bij Tozo 1 en de publicatie van de Algemene maatregel van bestuur (AMvB) tijdens de looptijd van Tozo 1, konden gemeenten bij Tozo 1 niet altijd volledig zijn in hun controles van alle voorwaarden vooraf en is de dossiervorming mogelijk niet altijd op orde. De minister van SZW vindt het onbillijk om gemeenten hier financieel op af te rekenen, omdat de problematiek mede het gevolg is van het verzoek aan gemeenten om bij de afkondiging van de Tozo-regeling snel in actie te komen. SZW komt gemeenten daarom tegemoet bij de controle op rechtmatigheidsfouten bij Tozo 1 door ruimhartige inzet van de ‘hardheidsclausule’: via het onderscheid in formele, belangrijke en fundamentele rechtmatigheidseisen bij de accountantscontrole, wordt voor een deel van de onrechtmatigheden afgesproken dat deze onder voorwaarden toch voor vergoeding door SZW in aanmerking komen. Voor Tozo 2 en 3 geldt dit onderscheid en de coulance niet.

In de notitie “Rechtmatigheid en financiële verantwoording TOZO” wordt nader op deze begrippen ingegaan.