Bestuurlijke reactie Managementletter 2020

G EMEENTE HILVERSUM POSTBUS 9900 1201 GM HILVERSUM BEZOEKADRES:

Aan de gemeenteraad Cc College van B&W Cc Pers

RAADHUIS DUDOKPARK 1 TELE FOONNUMMER: 14 0 35 WWW.HILVERSUM.NL

14 januari 2021 729878 BEHANDELD DOOR M. van Oosterom TELEFOON (035) 629 2945 DATUM

ZAAKNUMMER

UW KENMERK BIJLAGEN BETREFT

1 Bestuurlijke reactie Managementletter 2020

Geachte dames en heren, Op 8 januari 2020 ontvingen wij de definitieve Managementletter 2020 van onze accountant PSA. In de Audit- en Rekeningcommissie van 21 januari wordt in aanwezigheid van een vertegenwoordiger van ons college de Managementletter 2020 besproken. De externe accountant gaat in op zijn bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde interim controle. Wij vinden het van belang u voor de bespreking in de Audit- en Rekeningcommissie in januari a.s. onze reactie op deze documenten kenbaar te maken. Dat doen wij in deze brief. Een managementletter is van nature kritisch van aard, omdat deze zich richt op te verbeteren aspecten. De algemene tendens is positief. De managementletter is technisch en uitgebreid, maar de toonzetting is vriendelijk en biedt ruimte voor gesprek tussen het college en de accountant. Ook dit jaar geeft de managementletter diverse handvatten die de directie onder verantwoordelijkheid en aansturing van het college meeneemt bij het verder verbeteren van de organisatie. Wij herkennen ons in het beeld zoals geschetst door de accountant. PSA spreekt in het algemeen zijn waardering uit over de samenwerking en t.a.v. het vroegtijdig afstemming zoeken bij vraagstukken, aanpak interne controle en complexe dossiers. De prettige samenwerking onderschrijven wij.

PSA geeft verder aan dat we op meerdere vlakken stappen hebben gezet en onze interne beheersing goed op orde hebben. Het verbeter- en bewustwordingstraject “Hilversum in control” leidt de afgelopen jaren meer en meer tot een bewustere afweging om interne controlehandelingen uit te voeren, gericht op de ingeschatte risico’s. Er zijn belangrijke stappen gezet in het traject om de interne beheersing van de gemeentelijke processen wederom verder te verbeteren. Naast een aantal generieke aanbevelingen die bijdragen aan de bewustwording binnen de organisatie, zijn er ook specifieke aanbevelingen gedaan die direct betrekking hebben op te verbeteren processen. Dit zijn:     

(project)beheersing inkomende subsidies de controle op geleverde prestaties (als onderdeel van het financiële betaalproces) verstrekte subsidies in relatie tot COVID-19 pandemie (vaststelling subsidies 2020) inhuur externen verhuur gemeentelijk vastgoed

 TOZO controle en verantwoording De algehele strekking van de Managementletter 2020 beschouwen wij daarom als een stimulans om door te gaan op de ingeslagen weg aangescherpte sturing op verbetering van de bedrijfsvoering in deze gemeente. De aanbevelingen van de accountant nemen wij ter harte en voor het overgrote deel volledig over. Tijdens behandeling in ons college op 12 januari is op basis van een gedetailleerde bijlage aangegeven hoe en wanneer opvolging wordt gegeven aan de bevindingen. De directie zier er namens het college op toe dat de aanbevelingen daadwerkelijk tijdig en adequaat worden geïmplementeerd en de concerncontroller toetst de vorderingen. De managementletter inclusief actiepunten en verbeteracties worden in de audit- en rekeningencommissie van 21 januari behandeld. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Hilversum, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

D. Emmer

P.I. Broertjes

Managementletter 2020 Gemeente Hilversum

Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilversum Postbus 9900 1201 GM HILVERSUM

Geacht college,

Onderwerp Managementletter 2020

Wij hebben, als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2020, de interim-controle voor uw gemeente uitgevoerd. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. In onze managementletter zijn onze bevindingen en aanbevelingen opgenomen. Tevens heeft deze controle als doelstelling om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2020 te signaleren en onder uw aandacht te brengen.

Datum 10 december 2020

Wij merken op dat deze brief is opgesteld ten behoeve van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilversum en niet zonder onze toestemming aan derden mag worden verstrekt.

Kenmerk 312018008.20.303

Als gevolg van de COVID-19 pandemie hebben wij de controle geheel op afstand moeten uitvoeren. Ondanks deze minder persoonlijkere aanpak die daarbij van toepassing is, is de samenwerking met uw medewerkers naar onze mening goed geweest. Onze inschatting is dat wij de komende tijd ook veel op afstand met elkaar moeten samenwerken. Voor de controle van de jaarrekening zal aan uw en onze kant sprake moeten zijn van strak projectmanagement. Hier gaan wij met uw medewerkers in de komende maanden vorm en inhoud aan geven. De bevindingen en aanbevelingen dienen te worden gelezen als constructieve aanwijzingen voor het college als onderdeel van het continue proces van het veranderen en verbeteren van de beheersing van de bedrijfsvoering en de kwaliteit van de jaarrekening. Graag willen wij deze rapportage en de daarin opgenomen bevindingen en aanbevelingen nader met u bespreken. Met vriendelijke groet, Publieke Sector Accountants B.V.

A. Booij RA

Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.

Inhoudsopgave

Contact De volgende personen kunnen benaderd worden bij vragen met betrekking tot deze managementletter: Arie Booij Tel: 06 1509 2689 Arjan Sallehart Tel: 06 1509 2694 Remco Korhorn Tel: 06 1099 9195

Managementsamenvatting……………………………………… 1 1. Inleiding ……………………………………………………………… 3 2. Onze evaluatie van uw interne beheersomgeving.. 7 3. Procesbevindingen.……………………………………………. 16 4. Overige onderwerpen……………………………….……….. 22

Managementsamenvatting

312018008.20.303 - 1

Managementsamenvatting Uw interne beheersing 





Het college is actief bezig met het versterken van de interne beheersing.  Prosessen worden beoordeeld en waar nodig geactualiseerd. De taak- en rolverdeling tussen de 1e, 2e en 3e lijn heeft uw aandacht en verandert. Uw frauderisicoanalyse wordt in 2021 weer geactualiseerd. Verbind de  uitkomsten met de (verbijzonderde) interne controle en deel de onderkende frauderisico’s ook met de raad (via de Audit- en rekeningcommissie). Met de rapportage “Follow-up interne en externe aanbevelingen 2019” stuurt  u op de voortgang van de realisatie van de aanbevelingen uit voorgaande controles en realiseert u dat de kwaliteit van de bedrijfsvoering verbetert. Ons advies is om (vanaf nu) in deze rapportage ook de (nog niet opgevolgde) adviezen uit voorgaande jaren op te nemen en om deze rapportage regelmatig in het gemeente brede MT te bespreken alsmede om de voortgang van opvolging periodiek met de Audit- en rekeningcommissie te bespreken.

(Verbijzonderde) interne controle 







Status rechtmatigheidsverantwoording

Verdere mogelijkheden tot professionalisering van de (verbijzonderde) interne controle staat bij u op de planning en zal meelopen in het proces om te komen tot de rechtmatigheidsverantwoording. Proceseigenaarschap komt daarbij meer en meer bij de 1e en 2e lijn te liggen. Sturing op de kwaliteit van de interne beheersing zal in de nabije toekomst met het “Key Control Dashboard” (KCD) gaan plaatsvinden. Hierin worden actuele processen opgenomen en relevante controles vastgelegd. Aandacht voor tijdigheid en uniformiteit is daarbij van belang. In de interne managementletter (CC&CA) is uitgebreid ingegaan op de (interne) bevindingen naar aanleiding van de onderzochte processen. De bevindingen die gerapporteerd zijn kunnen bijdragen aan de verdere ontwikkeling van uw organisatie. Wij adviseren u kennis te nemen van deze interne managementletter. Onderzoeken naar de kwaliteit van uw IT-omgeving geven handvatten om verdere verbeteringen door te voeren, met als uiteindelijk resultaat dat in de toekomst gesteund kan gaan worden op applicatieve controls.

Met ingang van het verslagjaar 2021 gaan colleges van burgemeester en wethouders een rechtmatigheidsverantwoording opstellen, die opgenomen zal worden in de jaarrekening. Decentrale overheden leggen zelfstandig verantwoording af over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening. Het college heeft diverse stappen in de goede richting gezet, maar dient er ook nog een aantal te nemen. Te denken valt aan de volgende punten: o Het opstellen van het implementatieplan 2020/2021; o Het vaststellen van de verantwoordingsgrens; o Opstellen en afstemmen van het normenkader; en o Afstemmen van de risicoanalyse, de aanpak interne controle en de beoogde verantwoordingstekst.

Belangrijkste bevindingen    



U zult aanvullende werkzaamheden uit moeten voeren om de rechtmatigheid van subsidielasten (als gevolg van de COVID-19 pandemie) vast te stellen. Uw intern onderzoek naar de rechtmatigheid van Europese aanbestedingen geeft voorlopig een positief beeld. De verantwoording en controle van de Tozo-bestedingen (inclusief de uitvoeringskosten) verdient uw aandacht. Voor 2020 bent u nog in grote mate afhankelijk van de (tijdigheid van) informatievoorziening vanuit de Regio G&V. U denk na over de manier waarop u in de toekomst minder afhankelijk wordt van deze informatie. Uw inzicht in het meerjarige onderhoud is verbeterd en leidt tot een hogere dotatie aan de onderhoudsvoorziening. De impact van af te stoten objecten moet nog beoordeeld worden.

312018008.20.303 - 1

Inleiding

312018008.20.303 - 2

1. Inleiding Onze controleaanpak is risicogericht

In het kader van onze interim-controle hebben wij de interne beheersingsomgeving onderzocht voor zover dit relevant is voor de bijdrage daarvan aan de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico's dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking, die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing. Hierdoor is onze analyse en evaluatie beperkter dan dat deze zou zijn geweest in het kader van een opdracht tot het geven van een oordeel omtrent de opzet, het bestaan, de effectiviteit en de efficiency van de interne beheersing als geheel en bestrijkt daarom niet noodzakelijkerwijze alle in de interne organisatie vervatte tekortkomingen. Daarnaast hebben wij een aantal aandachtspunten benoemd waarvan wij het zinvol achten daar bij de controle aandacht aan te besteden. Hierna geven wij aan welke belangrijkste aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole 2020 van de gemeente Hilversum zijn geïdentificeerd.

Aandachtspunten voor controle en rapportage

Voor de jaarrekeningcontrole 2020 onderkennen wij een aantal (bruto) aandachtspunten, die een verhoogd (bruto) risico met zich mee (kunnen) brengen op een materiële fout in uw jaarrekening en die een mogelijke impact op de bedrijfsvoering kunnen hebben. Opname van een risicogebied of aandachtspunt in deze opsomming betekent niet dat daadwerkelijk sprake is van risico’s die zich daadwerkelijk voordoen, maar is enkel bedoeld om aan te geven dat wij hier tijdens onze controle (extra) aandacht aan zullen besteden. De risicogebieden zijn hieronder weergegeven.        

De uitvoering en risicobeheersing rondom de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo). De waardering en risicoschatting met betrekking tot lopende grondexploitaties, inclusief de geldende regels rondom het tussentijds winstnemen. De actualisatie van beheerplannen (status) ter onderbouwing van de verantwoording en waardering van voorzieningen voor onderhoud aan uw kapitaalgoederen. Bestaan en waardering van activa als gevolg van schattingselementen (inschatting van levensduur en restwaarden) en de relatief grote omvang van uw activaportefeuille. Naleving van de (Europese) aanbestedingsregels, mede in relatie tot fouten in voorgaande jaren. De verantwoording en waardering van openstaande vorderingen (regulier, belastingen en bijstandscliënten). De voortgang en status van de (noodzakelijke en gewenste) verbeteringen met betrekking tot de kwaliteit van de interne beheersing in relatie tot de af te geven collegeverantwoording rechtmatigheid (over 2021). Uw fiscale positie in het kader van de Vpb.

312018008.20.303 - 3

  

 

Risico’s en onzekerheden in het sociaal domein, waaronder de afwikkeling van de over 2019 gerapporteerde onzekerheden ad € 1.757.000 (totaal). De beheersing van investeringskredieten, inclusief de toerekening van lasten aan het juiste jaar. “ Veronderstelde risico’s” vanuit de voorschriften voor de accountantscontrole. Dit betreft de mogelijkheid die het management heeft om specifieke controlemaatregelen te omzeilen, bijvoorbeeld door memoriaalboekingen of het schattingsproces en de opbrengstverantwoording. De specifieke aandacht voor deze risico’s is voorgeschreven vanuit de controlerichtlijnen en is niet uniek voor de gemeente Hilversum. De follow-up ten aanzien van eerder gerapporteerde aandachtspunten vanuit de interne en externe controle. De actualisatie van de (fraude-)risicoanalyse.

Ter voorkoming van een materiële fout in de jaarrekening heeft u voor bovenstaande risicogebieden beheersmaatregelen getroffen. Wij hebben ons tijdens de interim-controle gericht op de opzet en het bestaan van de door u ingerichte beheersingsomgeving, die deze risico’s moeten verkleinen.

Aandachtspunten Raad en Audit- en rekeningcommissie

Op 17 november 2020 hebben wij, in een pre-auditmeeting, de focus van de controle 2020 met de Audit- en rekeningcommissie afgestemd. Op basis van de uitkomsten van deze bespreking, de aandachtspunten uit voorgaande controles en de actuele ontwikkelingen zijn de speerpunten voor de uitvoering van onze controle over het jaar 2020 bepaald. U heeft ons voor het jaar 2020 verzocht om specifiek aandacht te besteden aan de volgende punten:      

De rechtmatigheid van de verantwoorde bestedingen in het kader van de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo). De voortgang van het proces inzak de collegeverantwoording rechtmatigheid (over 2021). Prestatielevering uitgaven sociaal domein. Tussentijdse informatievoorziening vanuit de Regio Gooi & Vechtstreek met betrekking tot de bestedingen sociaal domein, de rechtmatigheid van de bestedingen en de nauwkeurigheid van het voorspellend karakter van de restprognoses. De beoordeling van de risicoanalyse van uw gemeenten met betrekking tot het project Crailo. Risicomanagement binnen de gemeente en de relatie daarvan met het weerstandsvermogen.

Op een aantal onderwerpen komen wij in deze managementletter terug (waaronder Tozo, de collegeverantwoording rechtmatigheid en het sociaal domein). In ons accountantsverslag bij de jaarrekening zullen wij u informeren over onze bevindingen met betrekking tot het project Crailo en het systeem van risicomanagement en de gevolgen daarvan voor het weerstandsvermogen.

312018008.20.303 - 4

Materialiteit

De materialiteitsbepaling bij de gemeente Hilversum is gebaseerd op het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) en op het door uw gemeenteraad nog vast te stellen controleprotocol. Voor fouten is deze gebaseerd op 1% van de lasten inclusief stortingen in reserves en voor onzekerheden op 3% van de lasten inclusief stortingen in reserves. Bij onze controleplanning zijn wij vooralsnog uitgegaan van de cijfers volgens de begroting 2020. Wanneer de jaarrekening 2020 beschikbaar is, zullen wij onze materialiteitbepaling op basis van de werkelijke cijfers over 2020 herzien. Bij de interim-controle is derhalve uitgegaan van:

Bron: begroting 2020

Fouten

Materialiteit

€ 2.749.000

Onzekerheden € 8.247.000

Voor de controle op naleving van de WNT hanteren wij een lagere materialiteit. Deze specifieke materialiteitsberekening is verplicht gesteld vanuit het controleprotocol WNT.

Kernboodschappen

De kernboodschappen uit onze interim-controle 2020 hebben wij steeds in de linker kantlijn weergegeven.

312018008.20.303 - 5

Onze evaluatie van uw interne beheersomgeving

312018008.20.303 - 6

2. Onze evaluatie van uw interne beheersomgeving Het college is actief bezig met de doorontwikkeling van de eigen organisatie

In de afgelopen jaren is door de externe accountant en het team van Concern Control & Concern Audit (CC&CA) gerapporteerd over de kwaliteit van de interne beheersing van uw bedrijfsprocessen in de eerste en tweede lijn. Uit deze rapportages bleek dat (verdere) verbetering mogelijk was. Met het project “Hilversum in Control” heeft u enkele jaren geleden een verbeter- en bewustwordingstraject ingezet in de eigen organisatie. Eén van de uiteindelijke doelen was, dat dit traject diende te leiden tot een bewustere afweging om interne controlehandelingen uit te voeren, gericht op de ingeschatte risico’s. Kern van het traject vormt het beleggen van controlehandelingen in de (1e en 2e) lijn en het uitvoeren van een Verbijzonderde Interne Controle (VIC, 3e lijn) gericht op het vaststellen van de goede werking van de 1e en 2e lijn en het adviseren daarover. In het Algemeen Controleplan (ACP) 20162019 zijn daartoe de kaders gegeven voor het project “Hilversum in control”. Het project “Hilversum in Control” heeft gezorgd voor meer bewustwording binnen de organisatie dat verbetering van de interne beheersing noodzakelijk was. Gebleken is echter dat de beoogde situatie, nu de planperiode voorbij is, nog niet geheel gerealiseerd is.

Wel constateren wij met elkaar dat belangrijke voorbereidende stappen zijn gezet in de afgelopen jaren, om de interne beheersing in de eerste en tweede lijn te verbeteren. Op diverse specifieke aandachtspunten is voortgang zichtbaar, maar zullen resultaten pas later waarneembaar kunnen zijn. Te denken valt aan de uniformering van procesbeschrijvingen, waarvoor het uw ambitie is om deze in het “Key Control Dashboard” op te gaan nemen. Hier komen wij verderop in onze managementletter terug. Daarnaast zien wij belangrijke positieve ontwikkelingen, met name in de laatste twee jaar, op het gebied van het eigenaarschap met betrekking tot de (financiële) processen, waarbij wij een veranderende rolverdeling in uw organisatie zien op het gebied van interne beheersing en interne controle (deze schuift meer richting de 1e en 2e lijn, waarbij het team CC&CA meer in de rol van adviseur komt). Ook heeft u zichtbaar geïnvesteerd in de kwaliteit van de IT-omgeving, waardoor u in de toekomst beter in staat zult zijn om ook gebruik te maken (en te steunen op) de interne beheersmaatregelen in uw financiële systemen en applicaties. Deze ontwikkelingen juichen wij van harte toe, waarbij het belangrijk is om de ingezette weg vast te houden en er voor te zorgen dat u, gemeente breed, de vervolgstappen gaat zetten.

Om deze stappen te kunnen zetten, heeft u het “Intern Controleplan (ICP) 2020/2021” opgesteld. Dit plan, met als subtitel “Doorontwikkeling voor traject Hilversum in control”, heeft als belangrijke doelstelling, dat het u moet helpen om vast te stellen dat de organisatie “in control” is. Het ICP 2020/2021 bevat een duidelijke ambitie, die erop gericht is om meer gebruik te maken van de kracht van uw processen. Dit houdt in dat beschreven en geformaliseerde processen en een ondersteunende IT-omgeving nog belangrijker worden. Wanneer deze waarborgen er niet zijn, zult u immers weer op basis van (mogelijk meer omvattende) gegevensgerichte controles pas achteraf uw controledoelstellingen (vaststellen getrouwheid en rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties) kunnen realiseren. Terecht gaat u in het ICP 2020/2021 ook in op de rechtmatigheidsverantwoording door het college die vanaf boekjaar 2021 van toepassing zal zijn. Op deze ontwikkeling gaan wij hierna nader op in.

312019008.20.303 - 7

Rechtmatigheidsverantwoording: U heeft nog stappen te zetten voor de invoering per 2021

Met ingang van het boekjaar 2021 dient het college van burgemeester en wethouders (hierna: college) zelf een rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening af te geven. Tot en met de jaarrekening 2020 geeft de accountant bij de jaarrekening van uw gemeente een controleverklaring af, met daarin een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid. Dat tweede oordeel, over de rechtmatigheid, verdwijnt vanaf de jaarrekening 2021. Het wordt vanaf dan de taak van het college zelf om zich met de rechtmatigheidsverantwoording te verantwoorden aan de gemeenteraad. De gemeenteraad gaat hierover in gesprek met het college en kan zo haar controlerende rol beter vervullen. De gemeenteraad bepaalt straks ook waar de grens ligt wanneer zij door het college geïnformeerd wil worden. Deze zogeheten verantwoordingsgrens – één getal – zal tussen de 0 en 3 procent van de lasten moeten liggen. Als accountant stellen wij vervolgens vast dat de rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid. In onze managementletter 2019 en ons accountantsverslag 2019 hebben wij u aangegeven hoe u kunt borgen dat u in 2022 in staat bent om de rechtmatigheidsverantwoording over het boekjaar 2021 op te stellen. Onder meer adviseerden wij u om een plan van aanpak op te stellen om te komen tot een collegeverantwoording over de rechtmatigheid vanaf het boekjaar 2021.

In de afgelopen periode heeft u een aantal stappen gezet die ervoor moeten zorgen dat uw college in de jaarrekening 2021 de eerste rechtmatigheidsverantwoording op kan nemen. In uw ICP 2020/2021 heeft u aangegeven welke stappen inmiddels gezet zijn. In het kader van het bepalen van uw startpositie (stap 1 uit uw plan van aanpak) gebruikt u de uitkomsten van de VIC 2020. Deze zijn, onder meer, opgenomen in uw “Interne Managementletter 2020”. Ten aanzien van stap 2 uit uw plan van aanpak (visievorming) heeft u ervoor gekozen om voor 2021 te gaan voor een minimale variant, waarbij de focus zal liggen op de financiële rechtmatigheid. Vanuit die situatie zult u overwegen om de organisatie verder door te ontwikkelen naar mogelijk een breder “in control statement”. De volgende stappen zijn het op stellen van een implementatieplan 2020/2021 en daarna de uitvoering. Deze staan gepland in het 4e kwartaal van 2020 en in 2021. In opzet heeft uw gemeente hiermee een goede basis gelegd om over boekjaar 2021 tot een onderbouwde rechtmatigheidsverantwoording te kunnen komen. Wij adviseren u te bewaken dat de beoogde planning ook daadwerkelijk gerealiseerd wordt.

In de komende periode zal het college voorgesteld worden om onder andere de ambitie van de gemeente nader te bepalen en om te komen tot een voorstel voor de verantwoordingsgrens, waar de raad zich op een later moment over zal moeten buigen. Vervolgstappen daarna zijn het vaststellen van de verantwoordingsgrens (door de raad), het aanpassen van de controleverordening en het controleprotocol, het opstellen en afstemmen van het normenkader met de raad, én het afstemmen van de risicoanalyse, de aanpak interne controle en de beoogde verantwoordingstekst. Wat de voortgang van uw proces deels bemoeilijkt, is dat er vanuit de wetgever nog duidelijkheid gegeven moet worden over een aantal zaken. Zo dient, niet geheel onbelangrijk, de Gemeentewet op dit onderdeel nog te worden aangepast. Ook zal de commissie BBV vermoedelijk nog komen met een aanpassing van de Kadernota Rechtmatigheid en zal ook de Nederlandse Beroepsorganisatie Accountants (NBA) nog een handreiking opstellen voor accountants, waarin zij ingaat op de effecten van de rechtmatigheidsverantwoording op de controlewerkzaamheden. Deze documenten zijn tot op heden niet uitgebracht. Wel is recent de handreiking “Invoering Rechtmatigheidsverantwoording” van de VNG beschikbaar gekomen. In deze handreiking geeft de VNG 312018008.20.303 - 8

een aantal voorbeelden vanuit decentrale overheden die al ver zijn in hun ontwikkeling van de rechtmatigheidsverantwoording. Deze voorbeelden, zo geeft de VNG aan, zijn bedoeld ter informatie en inspiratie. Invoering en onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording zal uiteindelijk voor iedere gemeente en provincie op een andere manier tot stand komen. Hoewel er signalen zijn dat de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording mogelijk wordt uitgesteld, adviseren wij u wel om de voortgang in het proces te bewaken en waar mogelijk te versnellen. Zolang er geen definitief uitstel is, moet uw gemeente “gewoon” klaar zijn om de rechtmatigheidsverantwoording over boekjaar 2021 op te kunnen stellen. Wij verwijzen u verder naar de “Notitie rechtmatigheidsverantwoording” van de commissie BADO. In deze notitie heeft de commissie voor de verdere implementatie de volgende globale planning voorgesteld:

2020 – Fase 1

2020 – Fase 2

2021 – Fase 3

Bewustwordingsfase en ambitie bepalen

Gericht op scope en normenkader

Proefjaar (m.b.t. 2020)

2022 Afgeven rechtmatigheidsverantwoording door college

Wij adviseren u de voortgang van uw proces te monitoren langs de lijn van de hiervoor geschetste planning en adviseren u om de ontwikkelingen te blijven volgen.

312018008.20.303 - 9

De belangrijkste bevindingen uit de interne managementletter

In de “Interne Management Letter 2020” van het team van Concern Control & Concern Audit (CC&CA) heeft u uw conclusies naar aanleiding van uw beoordeling van de financiële processen en overige relevante werkzaamheden over het jaar 2020 opgenomen. Deze rapportage vormt naar onze mening een goede basis om verdere verbetermaatregelen te identificeren en uit te voeren. Het toont aan dat er nog een duidelijk verbeterpotentieel aanwezig is, maar ook dat in 2020 belangrijke voorbereidende stappen gezet zijn om de interne beheersing in de eerste en tweede lijn te verbeteren. Wij delen die bevindingen en conclusies van het team CC&CA. De naar onze mening belangrijkste bevindingen uit de interne managementletter hebben wij voor u uitgelicht: Veranderende rollen In de interne managementletter is beschreven dat het algemene beeld is dat het proceseigenaarschap in 2020 meer vorm en inhoud heeft gekregen. De ontwikkeling die door u is ingezet in de afgelopen jaren, waarbij u het proceseigenaarschap nadrukkelijker aan de eerste lijn heeft toebedeeld, begint steeds meer zichtbare resultaten op te leveren. Op basis van de startgesprekken die wij voerden met de drie domeinen en de gesprekken over de diverse financiële processen en ontwikkelingen zien wij dit ook.

Wel merkt u op dat de 1 e en 2 e lijn gemeente breed nog zoekende zijn hoe op een uniforme wijze invulling gegeven kan worden aan het proceseigenaarschap. Ook dat herkennen wij. Om daaraan meer sturing te geven, heeft u besloten om meer te gaan werken met het “Key Control Dashboard” (KCD). Het KCD is een instrument wat u kan helpen om inzicht te verkrijgen in de kwaliteit van de (financiële) processen en daarmee ondersteunend is bij verdere vormgeving van (relevante) interne beheersmaatregelen en de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording (vanaf boekjaar 2021). In het KCD zal de proceseigenaar in eerste instantie de processtappen in beeld moeten brengen. Daaruit volgen dan risico’s, beheersmaatregelen en toetspunten voor verdere interne controles. De aanpak voor ieder proces, wordt in het betreffende MT vastgesteld. Daarmee wordt duidelijkheid aan de voorkant en draagvlak binnen de organisatie gecreëerd. Vervolgens is het de bedoeling dat de procesverantwoordelijken (1 e lijn) de benoemde controles uitvoeren en documenteren en dat vervolgens de business controllers (2e lijn) de eerste review uitvoeren. Gemeente breed wordt vervolgens een overall kwaliteitsreview uitgevoerd door CC&CA (3e lijn).

Met deze werkwijze beoogt u het projecteigenaarschap beter gestalte te geven en creëert u de mogelijkheid om gestructureerd te werken aan de procesverbetering (zekerheid vooraf in plaats van correcties achteraf). Een aantal processen is inmiddels in het KCD in beeld gebracht. De gemeente brede implementatie van KCD staat en valt echter met een gedragen visie op de rollen van de 1 e, 2 e en 3 e lijn bij het gebruiken van het KCD. Op dit moment lopen pilots voor het gebruik van KCD bij een tweetal processen (personeel en subsidies). Afhankelijk van de uitkomsten zal het KCD in 2021 gemeente breed uitgerold kunnen gaan worden. Wij adviseren u de voortgang van deze uitrol te bewaken. De tijdige uitvoering van de noodzakelijke werkzaamheden door (vooral) de 1 e lijn is van groot belang voor het slagen van dit proces. Daarnaast vinden wij het van belang om goede afspraken te maken over de wijze van vastleggen en documenteren. Doordat dit breed in de organisatie wordt neergelegd kan het risico bestaan dat de vastleggingen niet uniform zijn. 312018008.20.303 - 10

Optimaliseren procesbeschrijvingen De aanwezigheid van actuele procesbeschrijvingen is een belangrijke bouwsteen voor het structureel verankeren van de interne beheersing in deze processen. Het geeft de lijnmanagers houvast en structuur bij de aansturing en uitvoering van de primaire processen waar zij verantwoordelijk voor zijn. In de afgelopen jaren is reeds een groot aantal processen beschreven en opgenomen. Hierbij is in veel gevallen gebruik gemaakt van de procesmatrices die wij u hebben aangereikt. Met deze procesmatrices heeft u inzicht verkregen en gegeven in de belangrijkste processtappen en de daarbij horende interne controlemaatregelen. Wij constateerden in de afgelopen jaren echter verschillen in de kwaliteit van de gemaakte procesbeschrijvingen. Daarnaast is ook gebleken dat bij betrokken functionarissen de procesbeschrijving niet altijd bekend was. In de afgelopen periode heeft u hierin stappen genomen en zijn, vanuit het team CC&CA, procesmatrices met de proceseigenaren (1e en 2e lijn) doorgesproken. Uw doel is om op korte termijn (2021) alle procesbeschrijvingen te digitaliseren en op te nemen in KCD (zie ook hiervoor). Wij adviseren u daarbij om:  Vanuit de directie het belang van actuele procesbeschrijvingen te blijven duiden.  Vanuit de directie vorm te geven aan de prioritering en fasering van procesverbeteringen.

 Voor het proces een vast format (uniformering) te gebruiken waarin proceseigenaarschap, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voldoende duidelijk zijn en waarin ook aandacht is voor risico’s en beheersmaatregelen.  De voortgang van de procesverbeteringen te bewaken via de reguliere P&C cyclus.  Voor de (financieel) kritische processen de betrokkenheid van het team CC&CA te waarborgen.  Relevante interne beheersmaatregelen en toetspunten in het KCD voldoende helder te beschrijven. Voor wat betreft de interne beheersmaatregelen adviseren wij u deze langs de lijn van het “6-W principe” uit te (blijven) werken. Bij het “6-W-principe” wordt rekening gehouden en duidelijk gedocumenteerd met de volgende “6 W-vragen”:      

Wat wordt verricht in elke processtap? Waarom wordt de processtap verricht, dus wat is concreet het doel van deze stap? Wie verricht de processtap? Waarmee wordt de processtap verricht, dus op basis van welke concrete informatie en documentatie? Wanneer, dus met welke periodiciteit wordt de processtap verricht (meerdere keren per dag, dagelijks, wekelijks, per kwartaal, per jaar)? Waarheen/welke uitkomst: Wat is de uitkomst van de processtap en hoe wordt een en ander bewaard, onder andere voor inen externe controles achteraf.

312018008.20.303 - 11

Uw interne beeld van de kwaliteit van de financiële processen In de interne managementletter kwalificeert u de door u onderzochte processen, die zijn onderzocht over de eerste helft van 2020, als volgt:

Processen die voldoen aan de daaraan te stellen eisen

Inkopen (factuurverwerking, prestatielevering en betalingen) Aanbestedingen Personeel Uitkeringen / participatie Jeugdzorg (incl. PGB) WMO (incl. PGB) Leges omgevingsvergunningen Algemene uitkering Treasury

Processen die niet (volledig) voldoen aan de daaraan te stellen eisen (geen substantiële verbeteringen t.o.v. 2019) c.q. verbeteringen zijn noodzakelijk Inhuur externen Gemeentelijke belastingen Verhuur gemeentelijk vastgoed Memoriaalboekingen Subsidieverstrekkingen Inkomende subsidies Parkeeropbrengsten

De criteria die het VIC-team heeft gehanteerd om tot deze kwalificaties te komen, zijn niet expliciet in de interne managementletter aangegeven. Wij hebben navraag gedaan naar deze kwalificaties en vernomen dat naast de kwaliteit van het proces, bijvoorbeeld ook de voortgang van opvolging of het aantal detailbevindingen aspecten zijn die door het VIC-team wordt meegewogen in haar totaaloordeel over een proces. Wellicht is het zinvol om dit in een volgende versie op te nemen. Overigens vinden wij dat de interne managementletter waardevolle informatie geeft over de ontwikkeling van uw interne beheersing en wij adviseren u hiervan kennis te nemen. Op een aantal gerapporteerde procesbevindingen in de interne managementletter gaan wij verderop in onze managementletter (hoofdstuk 3) nader in.

Scoping 2020 en verder is aangescherpt

Voor het inzicht in de financiële transactiestromen is het voor de (verbijzonderde) interne controle en voor onze externe controle van belang dat de organisatie integraal inzicht kan geven in de omvang van de financiële transactiestromen (zoals bijvoorbeeld lonen en salarissen, inkopen, subsidieverstrekkingen, belastingen en heffingen). Dit inzicht draagt bij aan een effectieve en efficiënte (verbijzonderde) interne controle en externe controle en zo realiseren wij samen dat wij gemeenschappelijke definities hebben van de belangrijke financiële transactiestromen in uw financiële administratie. Wij noemen dit ook wel de “scoping”.

312018008.20.303 - 12

Daarnaast is het belangrijk om vast te kunnen stellen dat u en wij álle financiële transactiestromen in beeld hebben. Met de scoping ontstaan zowel voor de (verbijzonderde) interne controle als de externe controle gelijke definities van posten, borgt u een “volkomen” controle en kunnen ook de onderbouwingen in het jaarrekeningdossier hieraan gekoppeld worden. Om die reden heeft u de administratie verdeeld in financiële transactiestromen die hetzelfde administratieve proces volgen. Gedurende 2019 stelden wij samen vast dat de tot dan opgezette scoping niet in alle gevallen reeds optimaal werkte. Wij hebben voor 2020 gezamenlijk de scoping aangescherpt . Deze zal in de verbijzonderde interne controle ook door u gebruikt kan gaan worden. Net als voorgaande jaren actualiseert u de scoping bij het opstellen van de jaarrekening. De scoping op basis van de begroting 2021 is daarnaast ook een belangrijk instrument voor het opstellen van het controlejaarplan voor boekjaar 2021.

Monitor de frauderisico’s en voer hierover periodiek het gesprek met de raad

Uit onze controle komt naar voren dat het college belang hecht aan het treffen van maatregelen om fraude te voorkomen. In het tweede kwartaal van 2020 is de frauderisicoanalyse / -inventarisatie geactualiseerd. De volgende actualisatie heeft u gepland in het begin van 2021. De uitkomsten zijn besproken met de desbetreffende proceseigenaren en worden ook meegenomen in de verbeterplannen bij deze processen. Dit is onderdeel van een gemeente breed bewustwordingsproces. De directeur bedrijfsvoering stuurt (via de regietafel) dit proces de komende periode actief aan. Naar onze mening zijn dit prima stappen die het college heeft genomen en welke ook in de nabije toekomst kunnen leiden tot één overkoepelende gemeente brede frauderisicoanalyse. Een dergelijk document kan dan ook actief met de Audit- en rekeningencommissie gedeeld en besproken worden. Met een (actuele) frauderisicoanalyse kan de gemeente de frauderisico’s monitoren en periodiek evalueren of de interne beheersmaatregelen nog voldoende effectief zijn om frauderisico’s naar een acceptabel en door u geaccepteerd niveau te verlagen.

Blijf de follow up van de bevindingen uit de interneen externe controle zichtbaar monitoren

In de managementletters en accountantsverslagen van voorgaande jaren, maar ook in interne rapportages (waaronder de interne managementletters), zijn aanbevelingen opgenomen om de bedrijfsvoering te versterken en de risico’s te verminderen. Ten behoeve van onze recente interim controle heeft u met de rapportage “Follow-up interne en externe aanbevelingen 2019” inzicht in de opvolging van de bevindingen gegeven, die in uw interne rapportages over 2019, onze managementletter 2019 en ons accountantsverslag 2019 zijn opgenomen. Bevindingen uit voorgaande interne rapportages en accountantsrapportages zijn daarbij niet opgenomen. Met de rapportage “Follow-up interne en externe aanbevelingen 2019” heeft u naar onze mening een sterk instrument in handen om de opvolging van eerdere aanbevelingen uit zowel interne als externe controles te monitoren. Verbeterpunten zouden kunnen zijn dat u de follow-up van de controlebevindingen regelmatiger monitort (bijvoorbeeld periodiek in het gemeente brede MT) en de voortgang regelmatig bespreekt met de Audit- en rekeningencommissie. Wij vinden dit van belang in het kader van de 312018008.20.303 - 13

doorontwikkeling van uw financiële bedrijfsvoering, de ambities die u hierin heeft en de verder te plannen en uit te voeren interne controlewerkzaamheden.

U maakt stappen om de betrouwbaarheid van uw IT-omgeving aan te tonen

U investeert in het verbeteren van uw IT-omgeving. Om inzichtelijk te maken waar u staat, heeft u in 2019 door een IT-auditor een ISAE Type I onderzoek laten uit voeren naar de opzet en het bestaan van interne beheersmaatregelen in uw IT-omgeving, voor zowel de IT General Controls (ITGC) als de applicatieve controls. Het uitgevoerde onderzoek richtte zich op Key2Financiën en de betaalapplicatie BNG. Uw medewerkers houden nauwlettend de opvolging van de adviezen uit deze rapportages bij, waarbij ook zichtbaar is dat het aantal openstaande punten daadwerkelijk terugloopt. Als de adviezen zijn opgevolgd, zou een logische vervolgstap zijn om een ISAE Type II onderzoek te laten uitvoeren door de ITauditor, waarin ook naar de werking van de deze interne beheersmaatregelen wordt gekeken. Doordat de werking van de financiële applicaties nog niet in de controle van de IT-auditor betrokken zijn, kunnen zowel uw (VIC-)medewerkers als wij op dit moment nog niet steunen op interne beheersingsmaatregelen die zijn ingebed uw IT-omgeving. Dit doet zich bijvoorbeeld voor bij de digitale accordering van facturen door twee verschillende medewerkers in de workflow. Dat is overigens geheel conform uw en onze planning en verwachtingen. Daarnaast heeft u in 2020 ook een nulmeting laten uitvoeren op de applicatieve controls in Key2Belastingen.

In de recent verschenen rapportage hierover van de IT-auditor, is opgenomen dat de processen voor de belastingheffing via Key2Belastingen zorgvuldig verlopen, onder andere op basis van routine van de betrokken medewerkers, maar kwetsbaar zijn. Een volledig beeld is opgenomen in deze rapportage. In de rapportage wordt een aantal aanbevelingen gedaan om de interne beheersingsmaatregelen zodanig te versterken zodat hier in de toekomst mogelijk op gesteund kan worden. Deze aanbevelingen zien onder meer toe op het aanscherpen van documentatie en formaliseren van procedures. Wij adviseren u de opvolging van deze aanbevelingen ook te volgen en vervolgens een vervolgaudit uit te laten voeren. Het verder verbeteren van de automatiseringsomgeving behelst meerdere jaren en is in 2020 nog niet volledig afgerond. Uiteindelijk zal dit project moeten leiden tot een versterking van uw IT-omgeving. Als dit project verder afgerond wordt, kan dit alles bijdragen aan een automatiseringsomgeving die (zichtbaar) ondersteunend is aan de interne controles in uw IT-omgeving. Dan zullen overigens ook de achterliggende controles inhoudelijk aantoonbaar goed moeten worden uitgevoerd (de mens-factor). Op dit moment bent u nog niet zo ver en voert u interne controles uit, die voornamelijk buiten de geautomatiseerde omgeving omgaan. Dat geldt daarmee ook voor onze controles.

312018008.20.303 - 14

Procesbevindingen

312018008.20.303 - 15

3. Procesbevindingen Belastingopbrengsten: Leegstandscontrole

Uit de lijncontrole die vorig jaar is uitgevoerd, kwam naar voren dat meer aandacht besteed moest worden aan de zogenoemde leegstandscontrole (zijn objecten die als 'leeg' staan geregistreerd daadwerkelijk niet bewoond of in gebruik). Mede naar aanleiding van deze constatering heeft uw gemeente een softwarepakket aangeschaft waarmee deze controle kan worden uitgevoerd. Vanuit het softwarepakket kan een overzicht worden gegenereerd met daarin per object het aantal geregistreerde personen. Dit overzicht is zeer omvangrijk, doordat hierin ook bijvoorbeeld garageboxen en andere objecten in opgenomen zijn, die per definitie “leeg staan”. Om die reden acht u het overzicht nu nog niet geschikt om leegstandscontroles mee uit te voeren. Wij adviseren u dit overzicht verder te ontwikkelen, zodat dit gebruikt kan worden als onderdeel van de leegstandscontrole.

Beoordeling bouwsom > € 1 miljoen volgens het 4-ogen-principe

Voorgaand jaar adviseerden wij u om een procedure of richtlijn op te stellen, die duidelijkheid geeft wanneer (bijvoorbeeld boven een bepaald grensbedrag) een opgegeven bouwsom getoetst zou moeten worden en waarop (bijvoorbeeld aan de hand van bouwkompas). Uit gesprekken met uw medewerkers is gebleken dat aanvragen met een bouwsom boven de € 1 miljoen (exclusief BTW) inmiddels worden beoordeeld volgens het 4-ogen-principe. Dit principe wordt echter nog niet afgedwongen binnen uw IT-systemen. U heeft uw functioneel beheerder de opdracht gegeven om te borgen dat het 4-ogen-principe in het systeem voor de bouwvergunningen wordt afgedwongen. Wij adviseren u de voortgang hiervan te monitoren.

Interne beheersingsactiviteiten rondom de verhuuropbrengsten

Wij hebben de interne beheersingsactiviteiten rondom de verhuuropbrengsten beoordeeld aan de hand van de door u opgestelde procesbeschrijving. Uit onze beoordeling van deze procesbeschrijving blijken de volgende procesbevindingen:  De periodieke controle door uw vastgoedcontroller op de juiste invoer van de tarieven wordt niet zichtbaar vastgelegd.  Het proces rondom de beëindiging van een verhuurovereenkomst is nog geen onderdeel van uw procesbeschrijving.  Er zijn diverse nieuwe interne beheersingsmaatregelen geïmplementeerd welke nog niet zichtbaar worden vastgelegd, zoals: 1) Het zichtbaar beoordelen van een opgestelde huurovereenkomst door de coördinator team Vastgoed. 2) Een zichtbare controle uitvoeren op de lijst met opdrachten vanuit medewerkers administratie VBS door het Administratiehuis. 3) Het opstellen van een gesprekverslag van de analyse en controle door de vastgoedcontroller met de teammanager Vastgoed, van verschillen tussen de theoretische opbrengst en werkelijk opbrengst. Wij adviseren u om bovenstaande procesbevindingen mee te nemen bij de verdere verbetering van het proces verhuuropbrengsten. 312018008.20.303 - 16

Verhuuropbrengsten: Leegstandscontrole

Volgens de procesbeschrijving van de verhuuropbrengsten vindt tweemaal per jaar de zogenaamde leegstandscontrole plaats. Hierbij wordt intern steekproefsgewijs gecontroleerd dat objecten die in het vastgoedbeheersysteem als “onbewoond” zijn geregistreerd (leegstandslijst), daadwerkelijk niet bewoond zijn. Voor huidige verslagperiode heeft deze leegstandscontrole nog niet plaatsgevonden. Wij adviseren u om de leegstandscontrole voorafgaande aan het opstellen van de jaarrekening 2020 alsnog uit te voeren, waarmee u de volledigheid van de verhuuropbrengsten vast kunt stellen.

Controle op betaling van facturen

Om te waarborgen dat facturen worden betaald aan de juiste crediteur en op het juiste bankrekeningnummer heeft u diverse maatregelen getroffen, namelijk:  

Zichtbare (steekproefgewijze) controle door de senior medewerker administratie op de juistheid van de voorlopige betaaladvieslijst (juistheid crediteur / juistheid bankrekeningnummer). In functiescheiding invoeren en controleren van mutaties in het crediteuren stambestand, zoals wijziging van het bankrekeningnummer van een crediteur.

Wij adviseren u om na te gaan of het wenselijk is om ook een controle op de voorlopige betaaladvieslijst uit te blijven voeren, als mutaties in het crediteuren stambestand in functiescheiding tot stand komen en ook gecontroleerd worden. Hierbij is het overigens wel van belang dat wijzigingen in het crediteuren stambestand alleen worden doorgevoerd, als is vastgesteld dat het signaal vanuit de crediteur (bijvoorbeeld sticker op de factuur met ‘let op, gewijzigd bankrekeningnummer’) betrouwbaar is. Dit kan door bijvoorbeeld de wijziging telefonisch af te stemmen met de crediteur. Voor dit laatste steunt u nu op de naam/nummer controle van de BNG. De BNG geeft bij batchbetalingen die vanuit een crediteurensysteem komen namelijk aan, dat u aanvullende maatregelen moet blijven nemen. Zij adviseren u om vooral scherp te zijn bij nieuwe crediteuren en wijzigingen van bankrekeningnummers, en dat het aanbeveling verdient om bij dergelijke wijzigingen altijd via een andere weg (bijvoorbeeld telefonisch) contact te zoeken met de crediteur en een vier-ogen-principe toe te passen bij de invoer.

312018008.20.303 - 17

Vastlegging en onderbouwing prestatielevering

Wij hebben vorig jaar aanbevolen richtlijnen over het bijvoegen van documentatie over de geleverde prestatie bij een factuur op te stellen. In de huidige situatie geven de zogenaamde “prestatieverklaarders” bij het autoriseren van facturen hun akkoord, maar wordt nog in te beperkte mate gebruik gemaakt van het systeem om een toelichting te geven of (een verwijzing naar) ondersteunende documentatie op te nemen. Achteraf is het op dit moment dan lastiger om de prestatielevering vast te stellen. Ook dit jaar hebben wij in de interim-controle opgemerkt dat het verkrijgen van toereikende informatie over de prestatielevering niet altijd eenvoudig is. Een belangrijke ontwikkeling in dat verband is de op 24 juli 2020 verschenen notitie “Vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen door decentrale overheidsorganisaties” van de commissie BADO (Bedrijfsvoering en audits gemeenten en provincies). De commissie BADO bestaat uit deskundigen die onder meer werkzaam zijn bij gemeenten, provincies, de VNG, de beroepsorganisatie van accountants (NBA), accountantskantoren en het Rijk en richt zich onder meer op de verheldering van vraagstukken die spelen op het raakvlak van auditing en bedrijfsvoering van gemeenten en provincies. De adviezen in deze notitie liggen in lijn met de eerder door ons gegeven adviezen.

Daarnaast geeft de notitie handvatten voor een toereikende onderbouwing van prestatielevering in een aantal praktijksituaties. Wij hebben de notitie deze zomer verstrekt aan uw VIC-team. Wij adviseren u – in lijn met deze notitie – uw beleid rondom het vaststellen van de prestatielevering waar nodig aan te passen en te bespreken met de prestatieverklaarders.

Projectbeheersing inkomende subsidies is in opzet verbeterd

Uw gemeente ontvangt van onder andere het Rijk en de provincie subsidies, waarover u verantwoording (afzonderlijk of via SiSa) moet afleggen inzake de bestedingen van deze subsidies. Voor de beheersing van deze subsidies, waaronder de verantwoording in de jaarrekening en het afleggen van verantwoording aan subsidiegevers, heeft u sinds eind 2019 een centrale registratie van inkomende subsidies opgesteld. Met dit subsidieregister (waarin alle toegekende rechten zijn opgenomen) kunt u in opzet de tijdige en volledige verantwoording van de subsidiebaten borgen en heeft u een centraal inzicht in indieningsdata die behaald moeten worden. Om het subsidieregister, dat in Excel wordt gevoerd, actueel te houden vindt momenteel periodiek overleg plaats tussen de business en domeincontroles. Daarbij worden nieuwe aanvragen in het Excel-document verwerkt, de status van toegekende subsidies bijgewerkt en eventueel verkeerd gebruikte zaaktypes in het zaaksysteem gecorrigeerd. Wij hebben in de gesprekken die wij voerden dat deze werkwijze leidt tot een betrouwbaar overzicht, maar wel relatief tijdsintensief is. Daarnaast levert het ook geen realtime-informatie op van de status van de inkomende subsidies. Wij adviseren u om na te gaan of het actueel houden van een subsidieregister op een minder tijdrovende wijze vormgegeven kan worden.

De voorgenomen invoering van een nieuw zaaksysteem zou hiervoor een goed moment kunnen zijn. Wij adviseren u goed na te denken over de inrichting daarvan om de vastleggingen zoveel mogelijk binnen dit systeem te kunnen faciliteren in plaats van via het huidige Excel overzicht.

312018008.20.303 - 18

Interne beheersing verstrekte subsidies in de tweede lijn is in opzet versterkt

Tot 2020 werden er in uw zaaksysteem meerdere zaaktypes voor subsidies gebruikt. Dit bemoeilijkte het verkrijgen van één totaaloverzicht van alle toegekende subsidies en de actuele status daarvan. Uit de gesprekken die wij voerden hebben wij begrepen dat het zaaksysteem op dit aspect inmiddels opgeschoond is, en dat nu nog maar één zaaktype voor subsidies in gebruik is. Verder heeft medio 2020 een verandering in de interne beheersingsmaatregelen in uw proces subsidieverstrekkingen plaatsgevonden. Per 1 juli 2020 is namelijk een subsidieproces-coördinator aangesteld die, als “tweede lijn” maandelijks en per kwartaal controles op de subsidiedossiers uitvoert. Het gaat daarbij zowel om procedure aspecten (is de doorlooptijd van aanvragen en toekenningen niet te lang) als inhoudelijke controles (voldoet aan aanvraag of toekenning aan alle eraan te stellen eisen en zijn de dossiers volledig). De bedoeling is dat de subsidie coördinator niet alleen afwijkingen signaleert, maar ook als sparringpartner voor de uitvoerende medewerkers (de eerste lijn) op gaat treden zodat eventueel geconstateerde fouten en afwijkingen van uw subsidiebeleid, in de toekomst voorkomen kunnen worden. Wij denken dat deze invulling van de tweede lijn een daadwerkelijke versterking van de interne beheersing kan blijken te zijn.

De VIC-medewerkers (derde lijn) kunnen zich dan vanaf nu richten op de werking van de tweede lijn en (minder) op de werkzaamheden die in de eerste lijn worden uitgevoerd. Daarmee wordt dan daadwerkelijk invulling aan het three lines of defence model.

Uw intern onderzoek naar de rechtmatigheid van Europese aanbestedingen geeft voorlopig een positief beeld

Binnen uw gemeente is de inkoopfunctie momenteel decentraal belegd en zijn, in opzet, goede waarborgen getroffen zoals periodieke gesprekken tussen Concerninkoop en de 'interne klanten' over de klantbehoefte, over gedane uitgaven en lopende contracten, en eventuele acties op bestaande contracten en de voortgang van aanbestedingen. In de afgelopen jaren is gebleken dat met name bij de inhuur van personeel het voor kwam dat budgethouders buiten de centrale inkoop contracten aan zijn gegaan. Uit de controles op de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen in voorgaande jaren zijn onrechtmatigheden vastgesteld. Over het boekjaar 2019 betrof dit nog een totale afwijking van € 1.066.000. Wij hebben voor het boekjaar 2020 met uw VIC-medewerkers gesproken over de aanpak van de controle. In de lijn van voorgaande jaren zal deze nog achteraf plaatsvinden, aan de hand van de SDO-notitie 'Uitvoering van de controle op aanbestedingsrechtmatigheid bij de jaarrekeningcontrole van decentrale overheden'. Uw medewerkers hebben inmiddels over het eerste half jaar 53 crediteuren geselecteerd, waarbij een tweetal rechtmatigheidsfouten is geconstateerd en van 12 crediteuren moet de rechtmatigheid nog worden vastgesteld door uw medewerkers. Deze controle (op de juiste wijze van aanbesteden) is nog onderhanden door het nog niet beschikbaar zijn van (aanvullende) informatie.

Een volledig overzicht van de bevindingen is opgenomen in de interne managementletter. Samengevat is uw voorlopige beeld, voor wat betreft mogelijke afwijkingen, over 2020 als volgt:  Als gevolg van het verlengen van opdrachten in eerdere jaren (inhuur derden) is in 2020 nog in beperkte mate sprake van een afwijking, welke inmiddels overigens wel opgelost is. De doorlopende rechtmatigheidsfout is door u bepaald op € 28.000. Het advies voor een periodieke analyse van de lopende inhuurcontracten vanaf 2020 laten uitvoeren door de 2e lijn is (nog) niet opgevolgd. 312018008.20.303 - 19

  

Voor één geval zal in 2020 circa € 55.000 als onrechtmatig moeten worden bestempeld. Voor de aanbesteding van (financiële) applicaties zal op een later moment en op basis van recentere informatie, een eventuele aanvullende onrechtmatigheid worden bepaald. In 2020 is één nieuwe onrechtmatigheid vastgesteld voor circa € 100.000 (inhuur voor recruitment van openstaande vacatures).

Ten opzichte van voorgaande jaren kan, op basis van uw voorlopige conclusies, vastgesteld worden dat de afwijking van de Europese aanbestedingsregels kleiner is geworden. Dit is een positieve ontwikkeling. De bevindingen hebben wij nog niet inhoudelijk getoetst. Wij zullen met uw medewerkers nog nadere afspraken maken over de controle over het gehele boekjaar 2020. Wij adviseren u het intern onderzoek overigens wel tijdig (eerste kwartaal 2021) af te ronden.

312018008.20.303 - 20

Overige onderwerpen

312018008.20.303 - 21

4. Overige onderwerpen Rechtmatigheid van verstrekte subsidies in het kader van de COVID-19 pandemie vraagt aandacht

In 2019 heeft u voor het boekjaar 2020 subsidies aan verschillende instanties toegekend. Aan deze subsidies zijn voorwaarden door u gesteld. Door het uitbreken van de COVID-19 pandemie heeft niet elke instantie kunnen voldoen aan de prestaties die zijn opgenomen in de subsidiebeschikking. Meerdere gesubsidieerde instellingen hebben u hier reeds over geïnformeerd en daarbij ook aangegeven dat de (vaste) kosten grotendeels doorgelopen zijn. Veel instellingen hebben u verzocht hier rekening mee te houden bij de subsidievaststelling door geen subsidie terug te vorderen of bijvoorbeeld om de subsidie door te mogen schuiven naar 2020. Het college heeft, zo blijkt uit het “weekbericht corona 5” van 15 april 2020 aan de gemeenteraad, besloten dat coulance en maatwerk dé sleutelwoorden bij de behandeling van subsidieaanvragen en -verantwoordingen zijn. Er wordt door het college soepel omgegaan met de indieningstermijn van verantwoordingen tot 1 mei 2021. Als het gaat om het behalen van de doelen, krijgen de subsidiepartners de mogelijkheid om evenementen te verplaatsen naar 2021. Bij afgelastingen van evenementen wordt niet het hele gesubsidieerde bedrag teruggevorderd, maar wordt rekening gehouden met de reëel gemaakte kosten. En ook bij het behalen van prestaties zijn niet de vastgelegde activiteiten leidend, maar het behalen van de maatschappelijke doelstellingen.

Dit uitgangspunt betekent derhalve niet dat alle subsidies bij deze definitief vastgesteld worden. Mogelijk brengt deze benaderingswijze ook de noodzaak tot een andere, mogelijk zelfs meer tijdrovende beoordeling van aanvragen tot subsidievaststelling met zich mee. Voor de jaarrekening 2020 dient u derhalve tijdig te beoordelen (i.c. in te schatten) welk deel van de verstrekte voorschotten als last in 2020 verantwoord moet worden en welke deel mogelijk als overlopende post op de balans verantwoord moet worden. In het geval u reeds besluit verstrekte voorschotten te gaan terugvorderen, zullen deze in mindering op de (tot op heden) verantwoorde subsidielasten gebracht moeten worden en zal een vordering opgenomen moeten worden (voor zover de terugbetaling niet per ultimo boekjaar is verricht). Wij adviseren u hierbij de meest omvangrijke subsidies als eerste te beoordelen.

Aandachtspunten voor de verantwoording en controle Tozo

Door de maatregelen van het kabinet om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan, zijn veel zelfstandig ondernemers inkomsten misgelopen. Het kabinet heeft, om ondernemers te ondersteunen, de ‘Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers’ (Tozo) in het leven geroepen. Zelfstandig ondernemers met financiële problemen als gevolg van de coronacrisis kunnen een beroep doen op deze regeling. De uitvoering van de Tozo is in handen gegeven van gemeenten. In uw geval voert u de Tozo tevens uit voor de gemeenten in de regio. Voor de uitvoering van de regeling heeft het Rijk geld gereserveerd, waarmee gemeenten voor een belangrijk deel bevoorschot zijn. Tot en met medio oktober 2020 kan voor uw gemeenten, inclusief de gemeenten waarvoor u de Tozo uitvoert, het volgende overzicht gemaakt worden:

312018008.20.303 - 22

Bedragen x € 1 miljoen

Gemeente Hilversum

Overige regiogemeenten

Totaal

Toegekend voorschot

16,7

35,2

51,9

Waarvan ontvangen (door Hilversum)

16,7

32,0

48,7

Nog te ontvangen

0,0

3,2

3,2

Levensonderhoud

9,8

15,9

25,7

Kapitaalverstrekking

1,0

1,5

2,5

Bestedingen

Aantal besluiten Uitkeringen

2.214

3.663

5.877

Kredieten

112

169

281

De genoemde bedragen (voorschotten en te ontvangen bedragen) dienen ter dekking van de kosten van verstrekte uitkeringen voor levensonderhoud, leningen voor bedrijfskapitaal (kapitaalverstrekkingen) en voor de dekking van uitvoeringskosten. De kosten van de uitkeringen voor levensonderhoud en leningen voor bedrijfskapitaal worden, mits rechtmatig verstrekt, voor 100% vergoed. Het is derhalve van belang dat u inzicht heeft in de rechtmatige bestedingen van de ontvangen voorschotten. Een duidelijk normenkader en inzicht in (interne)controlebevindingen zijn daarbij van belang. De komende maanden zult u (mede op basis van de notitie “Rechtmatigheid en financiële verantwoording TOZO” (oktober 2020) van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid vaststellen of de bestedingen (levensonderhoud en kapitaalverstrekking) rechtmatig zijn verstrekt. Gemeenten moeten zich straks bij de jaarrekening 2020 verantwoorden over de Tozo-regeling(en). Dat gebeurt in de Sisa-bijlage die door de accountant gecontroleerd wordt. Als de accountant rechtmatigheidsfouten (of -onzekerheden) constateert en als zodanig rapporteert via het accountantsverslag komen deze (mogelijk) in aftrek op de vergoeding van de werkelijke bestedingen die de gemeente van het Rijk krijgt.

Ten behoeve van de regiogemeenten zult u eveneens een verantwoording opstellen, welke vervolgens door de regiogemeenten zelf in hun jaarrekening kan worden opgenomen. Van belang is dat u afspraken maakt met de regiogemeenten over de reikwijdte van deze rechtmatigheidscontrole. Bij Tozo betekent rechtmatigheid voor gemeenten, dat dossiers op alle rechtmatigheidseisen zijn gecontroleerd en dat de uitkeringen op de juiste wijze zijn vastgesteld en verstrekt. U verantwoordt zich over de bestedingen van de Tozo-middelen via de SiSa-bijlage. Echter, vanwege de tijdsdruk bij Tozo 1 en de publicatie van de Algemene maatregel van bestuur (AMvB) tijdens de looptijd van Tozo 1, konden gemeenten bij Tozo 1 niet altijd volledig zijn in hun controles van alle voorwaarden vooraf en is de dossiervorming mogelijk niet altijd op orde. De minister van SZW vindt het onbillijk om gemeenten hier financieel op af te rekenen, 312018008.20.303 - 23

omdat de problematiek mede het gevolg is van het verzoek aan gemeenten om bij de afkondiging van de Tozo-regeling snel in actie te komen. SZW komt gemeenten daarom tegemoet bij de controle op rechtmatigheidsfouten bij Tozo 1 door ruimhartige inzet van de ‘hardheidsclausule’: via het onderscheid in formele, belangrijke en fundamentele rechtmatigheidseisen bij de accountantscontrole, wordt voor een deel van de onrechtmatigheden afgesproken dat deze onder voorwaarden toch voor vergoeding door SZW in aanmerking komen. Voor Tozo 2 en 3 geldt dit onderscheid en de coulance niet. In de notitie “Rechtmatigheid en financiële verantwoording TOZO” wordt nader op deze begrippen ingegaan. Wij adviseren u deze te betrekken bij de verder uit te voeren controlewerkzaamheden. Ook na toekenning van de Tozo kan (achteraf) op rechtmatigheid worden gecontroleerd en kunnen – waar nodig – herstelacties worden uitgevoerd. Wat nodig is, is afhankelijk van de aanpak van de individuele gemeente vanaf aanvang van de Tozo. Het advies is daarom om een plan van aanpak te maken. Wij hebben begrepen dat u deze in het laatste kwartaal van 2020 opstelt. Wij adviseren u om de volgende elementen deel uit te laten maken van de controle achteraf:  