Bestuurlijke reactie Managementletter 2020

244 Externe ML 2020 (PSA)

Tozo

Ook na toekenning van de Tozo kan (achteraf) op rechtmatigheid worden gecontroleerd en kunnen – waar nodig – herstelacties worden uitgevoerd. Wat nodig is, is afhankelijk van de aanpak van de individuele gemeente vanaf aanvang van de Tozo.

245 Externe ML 2020 (PSA)

Tozo

246 Externe ML 2020 (PSA)

Tozo

De (nog) niet bestede middelen zullen moeten worden gereserveerd voor de dekking van Voor jaarrekening is het verder van belang dat u vaststelt Wij nemen deze aanbeveling over. de toekomstige uitvoeringskosten. Mogelijk dat het Rijk nog met nadere verantwoordings- welk deel van de uitvoeringskosten betrekking heeft op 2020 en controlevoorschriften komt. en welk deel op 2021 en later.

247 Externe ML 2020 (PSA)

Tozo

Voor wat betreft de uitvoeringskosten die u ten behoeven Wij nemen deze aanbeveling over. van de regiogemeenten maakt of in de komende jaren zult maken, adviseren wij u om ook hiervoor tijdig afstemming te hebben met de regiogemeenten.

248 Externe ML 2020 (PSA)

Voorz. Onderhoud vastgoed

Wij zullen inhoudelijk de nieuwe plannen nog controleren omdat deze de onderbouwing (moeten) vormen voor de hoogte van de onderhoudsvoorzieningen in de jaarrekening.

249 Externe ML 2020 (PSA)

WMO en Jeugdzorg

Voor 2020 is in ieder geval helder dat u voor de verantwoording van de werkelijke Wij adviseren u dit goed te volgen omdat het opstellen en uitgaven voor Wmo en Jeugdzorg gebruik zult (moeten) maken van de verantwoording controleren van de jaarrekening strak gepland is. Hierin van de Regio. Zeker in dit bijzondere jaar waarin, door corona, zaken anders lopen dan wordt uitgegaan van een oplevering door de Regio op 3 mei normaal (denk aan continuïteitsbijdragen en noodzakelijke alternatieve invulling van zorg) 2021. In het afgesproken tijdspad voor de is het van belang goede afspraken met de Regio te maken over de wijze van jaarrekeningcontrole leidt iedere vertraging daarin feitelijke verantwoorden. Van uw medewerkers hebben wij begrepen dat het controleprotocol van tot een noodzakelijke bijstelling van het tijdspad van de Regio, waarin dit wordt geregeld, wordt verwacht in december 2020. Daarin zal naar afronding van de controle. verwachting ook het tijdspad van de verantwoording worden opgenomen.

Vanuit de Regio Gooi en Vechtsreek zijn signalen ontvangen dat de verantwoording niet op 3 mei beschikbaar zal zijn. Als reactie hierop zijn wij nu ambtelijk in gesprek met de regio over het tijdspad en willen ons niet direct neeleggen bij de vertraging. Wij zijn ons ervan bewust dt als de oplevering van de verantwoording vertraagt dat dit effect heeft op het tijdspad van de controle en de bestuurlijke behandeling van de jaarrekening 2020. Zodra hierover zekerheid bestaat zullen de betrokkenen worden ingelicht en de planninen worden aangepast.

250 Externe ML 2020 (PSA)

GREX

Egelshoek: Uw verwachting is, zo is ons medegedeeld, dat alle verkopen in deze Wij adviseren u erop toe te zien dat deze exploitatie in de exploitatie in 2020 gerealiseerd zullen zijn en dat er na 2020 nog slechts in beperkte mate jaarrekening 2020 wordt afgesloten. kosten gemaakt zullen worden. In de jaarrekening 2020 kan de exploitatie derhalve worden afgesloten. Naar uw inschatting zullen er slechts marginale afwijkingen zijn ten opzichte van eerdere actualisaties, zodat er geen sprake zal zijn van een materieel resterend waarderingsrisico.

Dit advies nemen wij over.

Gereed

Wij nemen deze aanbeveling over. Momenteel wordt gewerkt aan een plan van aanpak verantwoordng TOZO. De uitgangspunten zoals verwoord in de notitie "Rechtmatigheid en financiële verantwoording TOZO" wordt hierbij betrokken.

Het advies is daarom om een plan van aanpak te maken. Wij Wij nemen deze aanbeveling over. Momenteel wordt gewerkt hebben begrepen dat u deze in het laatste kwartaal van 2020 aan een plan van aanpak verantwoordng TOZO. De genoemde opstelt. Wij adviseren u om de volgende elementen deel uit elementen worden hierbij betrokken. te laten maken van de controle achteraf: * Controle en herstel op alle fundamentele rechtmatigheidseisen (Tozo 1, 2 en 3) en zoveel mogelijk belangrijke rechtmatigheidseisen (Tozo 1). * Het gebruikmaken van de bestandskoppelingen van het Inlichtingenbureau (IB) en het op correcte wijze afhandelen van de daaruit voortvloeiende IB-signalen.

Verder adviseren wij u om afspraken met de regiogemeenten Wij nemen deze aanbeveling over. Momenteel wordt gewerkt te maken over de wijze hoe invulling moet worden gegeven aan een plan an aanpak erantwoording TOZO. Het M&O beleid aan het M&O-beleid voor de controles die u achteraf nog maakt hier onderdeel vanuit. Hierbij worden eveneens gaat uitvoeren. afspraken gemaakt met de regiogemeenten.

Een aandachtspunt daarbij is dan de meest actuele Er is een lijst met de 47 te verkopen panden en de prioritering informatie over objecten die nu niet in de erin opgesteld. Deze lijst moet bestuurlijk nog worden onderhoudsplannen zijn opgenomen. Dit betreft de (47) afgestemd. Met betrekking tot de 13 objecten op het MOB objecten die op korte termijn verkocht kunnen worden en de Rading complex heeft er nog geen enkele beeldvorming en (13) objecten van het MOB-complex De Rading waarvoor op besluitvorming plaatsgevonden. termijn aparte besluitvorming volgt

Pagina 6 van 7

Q1 2021

Q1 2021

Externe bevindingen en aanbevelingen 2020 Nr. Bron

Onderwerp

Ambtelijke reactie

Gereed

Anna's Hoeve: Bij de controle is ons medegedeeld dat alle gronden in deze exploitatie Voor de jaarrekening 2020 is het van belang om de nog te inmiddels verkocht zijn. Van een deel van de verkochte gronden zal de levering pas na maken kosten en de nog te realiseren opbrengsten te 2020 plaatsvinden en, op grond van het BBV, in 2021 of 2022 als opbrengst verantwoord onderbouwen met de tot dan gemaakte afspraken (mogen) worden. In de restramingen zijn deze baten, omdat er immers (waaronder gesloten koopovereenkomsten, aangegane verkoopovereenkomsten afgesloten zijn, derhalve zeer nauwkeurig in te schatten. Gelet verplichtingen voor woonrijp maken en andere op het feit dat de exploitatie steeds meer naar de eindfase tendeert, zijn de nog te maken overeenkomsten of aanbestedingsresultaten bij de kosten steeds nauwkeuriger in het schatten (op basis van aanbestedingen en ingeschatte nog te maken kosten). overeenkomsten) en zijn deze in mindere mate afhankelijk van variabelen. Ten opzichte van eerdere jaren is mogelijk sprake van enige vertraging als gevolg van juridische procedures Anna's Hoeve: Wij hebben met uw medewerkers afgesproken om de restramingen die ten Wij verzoeken u daar rekening mee te houden in uw grondslag zullen gaan liggen aan de actualisatie van het Meerjarenprogramma planning.

Grondexploitaties 2021 (MPG 2021) reeds op een vroeg moment in 2021 met ons te delen (januari of februari 2021). Wij zullen deze dan beoordelen en onze mening daarbij geven, zodat u met deze onderbouwing het MPG2021 weer kunt opstellen, welke uiteindelijk in de jaarrekening 2020 verwerkt zal worden. Wanneer met het MPG 2021 ook (beleidsmatige) keuzes bekrachtigd moeten worden door de raad, is voor de controle van de jaarrekening het noodzakelijk dat deze beschikbaar zijn voordat de jaarrekening wordt opgesteld/gecontroleerd.

Dit advies nemen wij over.

Q1 2021

Dit advies nemen wij over.

Q1 2021

GREX

Ontwikkelingen Stationsplein: Een belangrijke ontwikkeling is dat op korte termijn Wij adviseren u ons aangehaakt te houden bij de verdere besluitvorming gaat plaatsvinden over de ontwikkeling van het Stationsplein. De ontwikkelingen. contouren van de te openen grondexploitatie worden steeds duidelijker. Omdat de investeringen in dit gebied omvangrijk zijn, heeft deze uiteraard uw en onze aandacht. Wij hebben tijdens de interim-controle gesproken over diverse zaken, waaronder de mogelijkheden voor de dekking van te maken kosten, de inbreng van aangekocht of aan te kopen onroerend goed en de waardering daarvan, hoe om te gaan met sloopkosten, de consistente toerekening van kosten (in relatie tot andere, reeds lopende grondexploitaties) et cetera. Ook hier wordt steeds meer duidelijk. U neemt ons periodiek mee in uw plannen en wij sparren over verslaggevings- en waarderingsvraagstukken. Het voordeel van deze proactieve insteek is dat tijdig de juiste keuzes gemaakt worden en u daarmee een lager risico loopt dat de besluitvorming bijvoorbeeld niet in overeenstemming is met het BBV

Dit advies nemen wij over.

2021

254 Externe ML 2020 (PSA)

GREX

Anna's Hoeve: Een belangrijke indicatie van de kwaliteit van de gemaakte schattingen zijn de verschillen die ontstaan tussen de gemaakte ramingen en de werkelijke uitkomsten (backtesting). Deze vergelijking biedt hiernaast een goede inkijk in de mutaties die in het boekjaar op de verschillende grondexploitaties zijn ontstaan.

255 Externe ML 2020 (PSA)

GREX

256 Externe ML 2020 (PSA)

GREX

Anna's Hoeve: Daarnaast is het van belang om een verschillenanalyse te maken tussen de Wij vragen u om deze analyses bij de beoordeling van de totaalramingen (stand 2019) op het kostensoortniveau (WRO/BRO) en deze te vergelijken geactualiseerde restramingen (januari / februari 2021) met de totaalraming over 2020. gereed te hebben. Anna's Hoeve: Voor 2020 verwacht u, net als voorgaande jaren, dat wederom sprake zal Wij adviseren u hier bij de berekening van de tussentijdse zijn van winstneming bij het complex Anna’s Hoeve. De tussentijdse winstneming dient winst en de onderbouwing van de (mogelijk) resterende gebaseerd te zijn op de “best mogelijke inschatting” die het college kan maken van het risico’s rekening mee te houden. verwachte eindresultaat (waardering) van de afzonderlijke complexen in de jaarrekening 2020. Gelet op de voortgang van het complex en de positieve ontwikkelingen (met name bij de verkoop van kavels) kan mogelijk sprake zijn van een positief effect op de resterende risico’s. Nu de complexen Anna’s Hoeve en Egelshoek steeds meer richting de einddatum ontwikkelen, zal het resterende risicoprofiel steeds beter in te schatten zijn, en mogelijk lager worden. Anna’s Hoeve zal, op basis van uw huidige inschatting iets langer doorlopen (tot en met eind 2022) dan tot waar u bij de laatste actualisatie vanuit ging (medio 2022).

De oorzaak van het langer doorlopen houdt vooral verband met juridische procedures die bij een aantal bouwvlakken lopen. Daarnaast speelt dat de inschatting van nog te realiseren opbrengsten in voorgaande jaren mogelijk iets te voorzichtig is geweest

257 Externe ML 2020 (PSA)

MVA

258 Externe ML 2020 (PSA)

Proces Jaarrekening dossier

251 Externe ML 2020 (PSA)

GREX

252 Externe ML 2020 (PSA)

GREX

253 Externe ML 2020 (PSA)

Bevinding:

Aanbeveling:

Wij vragen u in het kader van de jaarrekeningcontrole voor Zoals ieder jaar wordt deze verschillenanalyse gemaakt, zowel de grondexploitatie Anna’s Hoeve voor de jaarschijf 2020 een door de planeconoom als de project controller. verschillenanalyse te maken op kostensoortniveau (op basis van de wetten WRO/BRO) tussen de ramingen voor de jaarschijf 2020 en de realisatie over 2020 (inclusief een verklaring van de verschillen).

2021

Deze analyse wordt bij de actualisatie van de grondexploitatie gemaakt.

Q1 2021

De uitkomsten van de gehouden risicosessie zullen betrokken worden bij de berekening van de tussentijdse winst.

Q1 2021

In de notitie Materiële vaste activa van de Commissie BBV is ten aanzien van het bepalen van een restwaarde onder andere het volgende opgenomen: “De restwaarde dient reëel en per actief te worden geschat. Het hanteren van een vast percentage restwaarde voor bijvoorbeeld het totale vastgoed doet onvoldoende recht aan de individuele kenmerken van de materiële vaste activa.” Een vast percentage hanteren voor één soort activa is dus niet in lijn met het BBV, omdat de restwaarde per investering/actief moet worden bepaald.

Wij adviseren u daarom om bij het actualiseren van de Het onderwerp wordt meegenomen in de huidige evaluatie financiële verordening de huidige methode voor het bepalen Financiele verordening. Het effect van het niet hanteren van van de restwaarde aan te passen en in lijn te brengen met de individuele restwaardes per type MVA wordt als niet materieel vereisten vanuit het BBV. beschouwd. En daarmee heeft het geen effect op de JR.

Q1 2021

Op basis van de bevindingen in deze managementletter, ervaring met (wijzigingen in) de van toepassing zijnde wet- en regelgeving en de controle over het verslagjaar 2019 onderkennen wij de volgende aandachtspunten voor de jaarverslaggeving en jaarrekeningcontrole 2020: (teveel om hier te vermelden, zie ML)

Het is van belang dat uw gemeente stuurt op tijdige ontvangst van bovengenoemde informatie. Het eerder kunnen beschikken over “conceptcijfers” kan voordelen hebben voor een tijdig en efficiënt jaarrekeningproces.

Pagina 7 van 7

Wij hebben kennis genomen van de aandachtspunten omtrent de jaarrekening 2020 van de ML PSA. De afhankelijkheid van de regio blijft een aandachtspunt.