F02 ODWH, conceptkadernota 2022 en voorlopige jaarrekening 2020.pdf
Tekst van het document
Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)
26 / 72
4. PARAGRAFEN 4.1. LOKALE HEFFINGEN De dienst heeft niet als taak lokale heffingen op te leggen. Deze taak ligt bij de deelnemende gemeenten.
4.2. WEERSTANDSVERMOGEN De algemene reserve (lees weerstandsvermogen) geeft aan in welke mate de dienst in staat is tegenvallers/risico’s op te vangen.
4.2.1. Vrije ruimte in de algemene reserve Zoals eerder besproken en vastgesteld in de nota Planning & Control dient de algemene reserve maximaal 5% van de omzet te bedragen. Voor 2020 betekent dit dat de algemene reserve maximaal € 988.784,- mag zijn. Na de onttrekkingen en toevoegingen aan de algemene reserve, is deze nog steeds onder dit maximumbedrag. Met de algemene reserve kunnen de geïnventariseerde risico’s van € 650.500 voor 91% gedekt worden. Door de verhuizing is de algemene reserve verminderd. Dit is echter incidenteel en vanaf 2021 zal de algemene reserve versneld worden opgehoogd tot een optimaal vermogen. Tabel 4.1 – Vrije ruimte in de algemene reserve Bepaling omvang weerstandsvermogen Bedrag Totale baten 2020 € 19.775.685 Norm algemene reserve 5% Maximale omvang algemene reserve € 988.784 Bepaling vrije ruimte algemene reserve Bedrag Algemene reserve 31-12-2020 € 594.305 Risico-inventarisatie € 650.500 Vrije ruimte in de algemene reserve € 56.195-
4.2.2. Risico’s In de onderstaande tabellen is de volledige inventarisatie van de risico's nader uitgewerkt. Vervolgens is de verwachte omvang van de risico's ingeschat, rekening houdend met doorgevoerde beheersmaatregelen. Op basis van de spelregels in de nota weerstandsvermogen en risicomanagement, is de financiële impact van het risico bepaald. De omvang van de risico-impact geeft uiteindelijk de benodigde omvang van de algemene reserve weer.
Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)
27 / 72
Tabel 4.2 – Identificeren en classificeren Naam risico
Omschrijving risico
Programma Risicocategorie
Speelt vanaf
Ongedekte prijsVoor de dienst wordt door de commissie Financiele Kaderstelling Gemeenschappelijke Regelingen Alle loonontwikkelingen niet in de jaarlijks de indexatie vastgesteld op basis van de trend en daardoor is dit risico nagenoeg nihil. Het indexering risico kan zich alleen voordoen op het moment dat indexatie in het bewuste jaar in grote mate afwijkt van de trend. Op dit moment (febr. 2021) is er nog geen CAO 2021-2022 vastgesteld. Frictiekosten (ww-kosten) Risico voor de Omgevingsdienst dat er langer kosten gemaakt dienen te worden voor het laten Alle afvloeien van personeel, zoals het langer betalen van vergoeding in het kader van de WW en de BWW. Hoger dan voorzien in de frictiekosten berekening. Dit is een gevolg van het in P1720 niet volledig meenemen van deze kosten en zullen vanaf 2021 gedekt worden vanuit de exploitaitie van de dienst. Rechtsgedingen Risico’s die voortvloeien uit rechtsgedingen als gevolg van handelen van de Omgevingsdienst Alle (reguliere taakuitvoering). Robuustheid Heeft de organisatie voldoende kritische massa om haar (wettelijke) taken te kunnen uitvoeren. Op Alle organisatie/medewerkers dit moment is het hernieuwde aandacht voor de robuustheid van de omgevingsdiensten. Het vervullen van de openstaande vacatures op een kwalitatieve manier is moeilijk.
Invoering Omgevingswet Op dit moment is nog niet zeker wanneer de Omgevingswet wordt ingevoerd. Vooralsnog is 1/1/2022 Alle uitgangspunt. Er bestaat een risico dat de getroffen voorbereidingen niet voldoende zullen zijn. zowel voor de dienst als voor de deelnemende gemeenten. Tevens leidt de invoering van de Omgevingswet mogelijk tot een verschuiving van werkzaamheden tussen de deelnemers en de dienst.
Financieel
2021
Financieel
2017
Juridisch
2019
Politiek / bestuurlijk
2021
Privatisering bouwtaken
Kern voor het Wetsvoorstel Kwaliteitsborging voor het bouwen is dat in de toekomst bouwpartners zelf hun kwaliteitsborging moeten regelen. De invoering van de wet kan gevolgen hebben voor de benodigde capaciteit binnen de ODWH mede afhankelijk van keuzes die gemeenten moeten maken.
Politiek / bestuurlijk
Uren stuwmeer
De afgelopen jaren het stuwmeer aan verlofuren afgebouwd, echter door de coronacrisis in 2020 is Alle er weer een stijgende lijn in het aantal niet opgenomen verlofuren. Dit kan leiden tot productieverlies en hogere kosten voor inhuur Verkoop of vervanging kost geld wat niet voorzien is.
Organisatorisch 2020
Informatisering kosten
Ondanks de steeds toenemende automatiseringsgraad, ook in het kader van de Omgevingswet is het Alle de vraag of de dienst in staat is om dit te realiseren. Als gevolg van het coronavirus kan het ziekteverzuim kan hoger uitpakken dan inschat in de Alle begroting. Dit is de verwachting gedurende de crisis en ook in de nasleep hiervan. Over de jaarrekening 2021 moet het bestuur voor het eerst een rechtmatigheidsverklaring afgeven. Alle Dit betekent dat de proceswerking, -beheersing en -verantwoording van de ODWH aantoonbaar op orde moet zijn. Er is een plan van aanpak om tot deze verklaring te komen, maar omdat dit over 2021 voor het eerst moet gaan plaatsvinden is risico opgenomen.
Financieel
2021
Personeel
2020
Politiek / bestuurlijk
2021
Corona virus Rechtmatigheidsverklaring
Bouwen
Organisatorisch 2020
2021
In onderstaande tabel is de financiële impact van de risico’s berekend op basis van de verwachte omvang van het risico. Daarin is rekening gehouden met de kans waarmee het risico zich voor doet, en met de zekerheidsfactor. Bij de berekening van de impact is gebruikt gemaakt van de risicomatrix zoals beschreven in de nota weerstandsvermogen. Daarbij zijn de volgende grenzen in omvang en waarschijnlijkheid vastgesteld:
Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)
28 / 72
Risicoscore omvang (of verwachtingswaarde) gebaseerd op de netto verwachte omvang van het risico. Tabel 4.3 – Verwachtingswaarde Score
Verwachtingswaarde van het risico
1
< € 50.000
2
≥ € 50.000 en < € 100.000
3
≥ € 100.000 en < € 250.000
4
≥ € 250.000 en < € 500.000
5
≥ € 500.000
Risicoscore waarschijnlijkheid (de kans dat een risico zich daadwerkelijk voordoet). Tabel 4.4 – Risicoscore Score 1 2 3 4 5 6
Risicoscore < 5% < 10% < 25% < 50% < 75% < 95%
Kans 5% 10% 25% 50% 75% 95%
Tabel 4.5 – Risico-impact en bepaling hoogte weerstandsvermogen Naam risico
Minimale omvang
Ongedekte prijs-loonontwikkelingen € 50.000 niet in de indexering Frictiekosten (ww-kosten) € 80.000 Rechtsgedingen € 10.000 Robuustheid € 150.000 organisatie/medewerkers Invoering Omgevingswet € 50.000 Privatisering bouwtaken € 50.000 Uren stuwmeer € 116.250 Informatisering kosten € 50.000 Corona virus € 306.720 Rechtmatigheidsverklaring € Totaal omvang en impact risico's € 862.970
Verwachte omvang
Maximale omvang
Str./ Bruto Incid. verwachte omvang
Structureel effect maatregelen
Netto verwachte omvang
Risicoscore waarschijnlijkheid
Kans Impact
€
100.000 €
300.000 s
€ 200.000 pm
€
200.000 1
5%
19.000
€ € €
115.000 € 15.000 € 300.000 €
150.000 I 20.000 S 700.000 S
€ 115.000 € -95.000 € € 30.000 pm € € 600.000 pm €
20.000 4 30.000 1 600.000 4
50% € 5% € 50% €
10.000 1.500 300.000
€ € € € € € €
150.000 60.000 175.000 150.000 535.000 1.600.000
€ 150.000 € 60.000 € 175.000 € 300.000 € 535.000 € € 2.165.000
150.000 3 60.000 4 175.000 3 300.000 3 535.000 3 - 1 2.070.000
25% 50% 25% 25% 25% 5%
37.500 30.000 43.750 75.000 133.750 650.500
€ 250.000 I € 70.000 I € 348.750 I € 250.000 s € 766.800 i € - i € 2.855.550
pm pm pm pm € pm € -95.000
€ € € € € € €
€ € € € € €
Bruto omvang = verwachte omvang * 1 (bij incidenteel) of *2 (bij structureel). Netto verwachte omvang = bruto verwachte omvang – structureel effectmaatregelen. Beheersmaatregelen met structureel effect Om de financiële impact van de risico's te bepalen moet rekening worden gehouden met de structurele effecten van beheersmaatregelen die zijn getroffen om het risico te verminderen, over te dragen of te vermijden.
Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)
29 / 72
In onderstaande tabel staat per geïdentificeerd risico aangegeven welke aanpak is gekozen en welk (structureel) effect de aanpak heeft. De genoemde bedragen maken deel uit van de risico impact berekening uit de vorige paragraaf. Tabel 4.6 – Aanpak en effect per geïdentificeerd risico Naam risico
Gekozen aanpak
Toelichting gekozen aanpak
Ongedekte prijsloonontwikkelingen niet in de indexering
Accepteren
Bij het vasstellen wordt gebruik gemaakt van het indexcijfer afgegeven door de commissie Financiele Kaderstelling Gemeenschappelijke Regelingen. Deze wordt door het Algemeen Bestuur in de kadernota definitief vastgesteld. Het verleden laat zien dat deze indexatie meestal voldoende is op de werkelijke indexatie op te vangen. Indien dit niet het geval is heeft de dienst de opgave om dit zo veel mogelijk binnen de exploitatie op te lossen.
Frictiekosten (ww-kosten)
Verminderen
Sturen op vermindering van de kosten en het herplaatsen van mensen wordt € er getracht deze kosten zo snel mogelijk te verminderen. Tevens is er tijdelijk een voorziening opgenomen voor deze kosten en is er in de exploitatie rekening gehouden met een gedeelte van deze potentiele kosten.
Rechtsgedingen
Overdragen
pm pm
Robuustheid organisatie/medewerkers
Verminderen
Invoering Omgevingswet
Accepteren
Privatisering bouwtaken
Accepteren
Hiervoor is een verzekering voor rechtsbijstand en aansprakelijkheid afgesloten met een daarbij gebruikelijke dekking. Gezien de inschatting zijn er geen extra maatregelen genomen. De dienst heeft er voor gekozen om de arbeidsmarkt actiever te benaderen. Dit vindt plaats via "Werken in het Westen" en andere digitale kanalen. Tevens wordt er actief gesproken met onze ingehuurde mensen met als doel deze in vaste dienst te laten komen. Voor het programma Bouwen is in samenspraak met een externe partner een trainneeprogramma opgezet om zodoende personeel zelf op te leiden. Ondanks de onduidelijkheid over de invoering van de Omgevingswet heeft de dienst als streven om op 1/1/2022 gesteld te staan voor de uitvoering van de Omgevingswet. Dit gebeurd in samenspraak met onze deelnemers welke hiervoor uren beschikbaar hebben gesteld. Uit een impact analyse van de vereniging BWT die de ODWH heeft uitgevoerd blijkt vooralsnog dat eventuele aanpassingen van de capaciteit (flexibele schil) kunnen worden opgevangen binnen de huidige formatie.
Uren stuwmeer
Verminderen
pm pm
Informatisering kosten
Verminderen
Corona virus
Verminderen
De afgelopen jaren is er sterk gestuurd op het verminderen van de stuwmeren. Dit heeft geleidt tot een aanzienlijke vermindering van het aantal uren. In 2020 was er sprake van het coronavirus, waardoor het aantal uren weer is toegekomen. De komende tijd zal er verder gestuurd worden op het verminderen van het aantal uren. In 2020 is er een start gemaakt met doorontwikkeling van het zaaksysteem, mede in kader van de Omgevingswet. Tevens zal er worden gekeken naar het ontsluiten van de informatie. Beide trajecten zullen leiden tot een herijking van de visie over Informatisering. Tevens zal er gestuurd blijven worden op de budgetten. De dienst conformeert zich aan de opgestelde regels door de Rijksoverheid.
Rechtmatigheidsverklaring
Vermijden
Effect maatregelen pm
-95.000
pm
€
-95.000
pm pm
pm pm
pm pm
pm pm
pm pm
De medewerkers werken zoveel mogelijk thuis en mogen bij hoogste uitzondering en met toestemming gebruik maken van kantoor. Tevens worden medewerkers gestimuleerd om eventuele problemen te bespreken met de managers en wordt er gezocht naar oplossingen. Er is een quick-scan uitgevoerd zodat duidelijkis welke stappen nog genomen moeten worden. Er is een plan van aanpak opgesteld om de benodigde werkzaamheden uit te voeren om tot deze verklaring te komen. Totaal
Structureel effect maatregelen
pm pm
€
-95.000 €
-95.000
4.2.3. Financiële kengetallen Artikel 11 van het BBV bepaalt dat de vijf financiële kengetallen opgenomen moeten worden. Dit zijn kengetallen voor: de netto schuldquote, solvabiliteitsratio, structurele exploitatieruimte, grondexploitatie en belastingcapaciteit. De laatste twee zijn voor de dienst niet van toepassing. Tabel 4.7 – Financiële kengetallen
Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)
30 / 72
Jaarverslag 2020 Kengetallen Netto schuldquote Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte
Verloop kengetal Verslag 2019 3% 14% 1%
Begroting 2020 6% 0% 1%
Verslag 2020 0% 4% 0%
Netto schuldquote De netto schuldquote geeft de verhouding weer van de schuldenlast van de dienst ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. In 2020 heeft de dienst aanvullende werkzaamheden gegund gekregen in het kader van de RRE. Hiervoor is een bedrag ontvangen van ca. € 2,5 miljoen. De doelstelling was dat deze subsidieregeling eind 2020 uitgevoerd was, echter door corona is er een uitloop. Het resterende bedrag van ca. € 1,3 miljoen is opgenomen als vooruit ontvangen subsidie. Daardoor zijn de schulden (kortlopend) hoger dan begroot en is de netto schuldenquote 0%. Solvabiliteitsratio De solvabiliteitsratio geeft de verhouding weer van het eigen vermogen ten opzichte van de totale passiva. Bovendien geeft het aan in welke mate de dienst het eigen vermogen kan inzetten voor de dekking van de schulden, dat wil zeggen in hoeverre is de dienst in staat aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder het eigen vermogen verstaan we de algemene reserve en de overige bestemmingsreserves. In de begroting van 2020 is rekening gehouden met een daling van het eigen vermogen door de verhuizing naar de Vondellaan. Deze daling is echter minder dan begroot doordat er delen van het oude huurcontract konden worden afgestoten.
Hierdoor geeft de solvabiliteitsratio een positiever beeld dan begroot. Structurele exploitatieruimte De structurele exploitatieruimte geeft antwoord op de vraag of de dienst voldoende structurele baten heeft om de structurele lasten te dekken. Dit kengetal geeft aan hoe groot de structurele exploitatieruimte is, doordat wordt gekeken naar de structurele baten en structurele lasten en deze worden vergeleken met de totale baten. De afwijking ten opzichte van de begroting 2020 is minimaal.
4.3. ONDERHOUD KAPITAALGOEDEREN De paragraaf onderhoud kapitaalgoederen bevat op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) in elk geval de volgende kapitaalgoederen: wegen, riolering, water, groen en gebouwen. Voor de dienst is geen van deze onderdelen van toepassing.
4.4. FINANCIERING Algemeen De dienst is als uitvoeringsinstantie van een Gemeenschappelijke Regeling, volgens de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet FIDO), verplicht een financieringsparagraaf op te nemen. Hierin beschrijven we de ontwikkelingen rond de kasgeldlimiet, de ontwikkelingen wat betreft de rente- en risiconorm, de verwachte toe- en/of afname van geldleningen of uitzettingen en het beleid en de uitvoering van de treasury.
Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)
31 / 72
Alle deelnemers ontvangen voorschotnota’s op basis van de volgende verdeling: • Eerste kwartaal: 25% • Tweede kwartaal: 30% • Derde kwartaal: 25% • Vierde kwartaal: 20% Een aantal deelnemers heeft in de loop van het jaar opdracht verstrekt voor aanvullende taken. Wij hebben de voorschotten hier niet op aangepast. Hierdoor wijken het resultaat en het bedrag nog te betalen/ontvangen van die deelnemers af van de betaalde voorschotten. Rentevisie De dienst heeft geen leningen lopen. Koersrisico Koersrisico is de kans dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen. De dienst bezit geen derivaten en van koersrisico is daarom geen sprake. Valutarisico Valutarisico is bij de dienst uitgesloten omdat de dienst niet beschikt over of aanspraken heeft in vreemde valuta. Rente- en risiconorm De dienst heeft geen schulden. Er is geen sprake van een mogelijk renterisico. De rente met betrekking tot de vooruit ontvangen gelden zijn dit jaar verwaarloosbaar te noemen. Liquiditeitenplanning Omdat de dienst met voorschotnota’s werkt, waarbij rekening is gehouden met ons uitgavenpatroon, is het minder noodzakelijk een liquiditeitenplanning op te stellen.
Financieringsrisico’s Omdat de deelnemende gemeenten gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het financiële beleid van de dienst en zich verplicht hebben de tekorten in zijn geheel gezamenlijk te dragen, zijn er geen financieringsrisico’s. Kasgeldlimiet Jaarlijks geeft het ministerie aan welk bedrag een gemeente mag financieren met kortlopende geldleningen: de kasgeldlimiet. Het betreft een percentage (8,2%) van het totaal van de begroting. Voor 2020 komt de toegestane kasgeldlimiet op € 1.890.343. Deze limiet mag de dienst gedurende het begrotingsjaar niet overschrijden. Als de kasgeldlimiet structureel wordt overschreden, moet de kortlopende schuld worden omgezet in een langlopende schuld.
Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)
32 / 72
Tabel 4.8 – Kasgeldlimiet Overzicht Kasgeldlimiet
Bedragen in euro’s e
Toegestane kasgeldlimiet In procenten van de grondslag In bedrag Omvang vlottende korte schuld Opgenomen gelden < 1 jaar Schuld in rekening courant Gestorte gelden door derden < 1 jaarOverige geldleningen niet zijnde vaste schuld
Vlottende middelen Contante gelden in kas Tegoeden in rekening courant Overige uitstaande gelden < 1 jaar
Toets kasgeldlimiet Totaal netto vlottende middelen Toegestane kasgeldlimiet Ruimte
e
1 kwartaal
2 kwartaal
3 e kwartaal
4 e kwartaal
8,20% 1.890.343
8,20% 1.890.343
8,20% 1.890.343
8,20% 1.890.343
18.429.131 0 0 0 18.429.131
13.467.688 0 0 0 13.467.688
11.071.130 0 0 0 11.071.130
11.809.480 0 0 0 11.809.480
11.535.279 6.493.076 18.028.355
10.341.609 2.547.835 12.889.444
12.197.110 1.139.098 13.336.208
10.331.098 1.396.231 11.727.329
-400.775 1.890.343 1.489.568
-578.244 1.890.343 1.312.099
2.265.078 1.890.343 4.155.421
-82.151 1.890.343 1.808.192
4.5. BEDRIJFSVOERING Deze paragraaf geeft op basis van artikel 14 BBV inzicht in de stand van zaken van een aantal onderwerpen die onder de bedrijfsvoering vallen.
4.5.1 Organisatiestructuur In 2020 is de organisatiestructuur van de dienst veranderd in een matrixstructuur met als doel transparanter en meer resultaatgericht te gaan werken. Door middel van de matrixorganisatie worden vraag en aanbod gescheiden in programma’s en vakafdelingen. Dit geeft voorafgaande aan elk project (intern en extern) meer inzicht in de verantwoordelijkheden, de middelen en de financiële consequenties. Kort gezegd: wie doet wat en wat gaat dat kosten? De matrixorganisatie sluit bovendien beter aan bij de pragmatische manier van werken en de transparante rapportagemethodiek die bij de overheid steeds meer gebruikelijk is. De invoering van de matrixstructuur kan (samen met de verhuizing) worden gezien als het sluitstuk van een ingrijpende reorganisatie die in 2016 al is ingezet.
4.5.2 Informatisering en automatisering De automatisering van de dienst heeft het noodzakelijke thuiswerken goed ondersteund. Er kon overal ingelogd worden, ook vanaf een laptop, tablet of mobiele telefoon. De werkzaamheden konden vanuit de thuiswerksituatie zonder onderbreking gecontinueerd worden. Voor de medewerkers was het bovendien mogelijk om apparatuur en kantoormeubilair mee naar huis te nemen om een thuiskantoor in te richten. Hier is veel gebruik van gemaakt met als aardige bijkomstigheid dat er minder te verhuizen viel naar het nieuwe pand.
Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)
33 / 72
Tegelijk met de invoering van de matrixorganisatie is de dienst gaan werken met het nieuwe zaaksysteem PowerBrowser. Vanwege noodzakelijke aanpassingen liepen de investeringen voor Powerbrowser in 2020 nog door; ook in 2021 staan er investeringen op de planning. Met behulp van PowerBrowser kon er in 2020 een start worden gemaakt met de verbetering van de kwaliteit van data en het toegankelijk maken ervan, bijvoorbeeld via digitale kaarten en formulieren. Een ander voorbeeld van een project dat alleen met het nieuwe zaaksysteem gerealiseerd kon worden is de Regeling Reductie Energiegebruik. De koppeling met de data van de deelnemers met een speciaal intern ontworpen formulier zorgde voor een snelle afwerking van de aanvragen. Ook is het nu bijvoorbeeld mogelijk om toezicht te houden op basis van data-gedreven onderzoek. Als voorbereiding op de Omgevingswet is de dienst in 2020 aangesloten op het Digitale Stelsel Omgevingswet (DSO). Hiermee kunnen omgevingsaanvragen en -meldingen worden ontvangen en het vervangt alle bestaande digitale loketten. In 2021 staat de samenwerkingsmodule van het DSO gepland. Hiermee kan veilig worden samengewerkt met alle deelnemers en ketenpartners.
4.5.3 Personeel Wet normalisering rechtspositie ambtenaren Per 1 januari is de WNRA ingevoerd. Hiervoor is een Personeelshandboek opgesteld, waarover overeenstemming is bereikt met het Georganiseerd Overleg en de Ondernemingsraad. Alle medewerkers van de ODWH hebben een arbeidscontract ontvangen. Arbeidsmarkt In 2020 heeft de dienst gekozen voor een andere arbeidsmarktbenadering, via Werken in het Westen, om de openstaande functies in te vullen. Deze marktbenadering heeft niet geheel geleidt tot het gewenste resultaat: mensen bleven tijdens corona vaak zitten waar ze zaten en er is blijvende schaarste aan gekwalificeerde medewerkers. Wel is het ons gelukt om enkele functies te vervullen, soms ook ingewikkelde Inhuur Inhuur is een noodzakelijke aanvulling op onze vaste medewerkers. Binnen de formatie is het uitgangspunt dat het structurele werk wordt gedaan door vaste medewerkers en het korter durende incidentele projectenwerk door inhuur. Daarnaast is sprake van inhuur om het meerwerk gedurende het jaar uit te voeren en als vervanging voor langdurige ziekte. Doordat we niet de totale formatie op sterkte hebben gekregen was het noodzakelijk om extra in te huren. Gezien de huidige markt voor inhuur is het gemiddelde uurtarief hoger dan de gemiddelde kosten van onze eigen medewerkers.
In 2020 is het ziekteverzuim binnen de dienst gedaald naar 5,5% ten opzichte van 5,8% in 2019, maar dit percentage was nog steeds hoger dan begroot. Het percentage langdurige ziekte bedroeg 4,1% en dit noodzaakte tot extra inhuur. Deze oorzaken hebben geleid tot een overschrijding op de kosten van inhuur van € 550.314. Echter doordat we vacatures niet hebben kunnen invullen is er sprake van onderschrijding van het budget Salarissen van € 905.497.
4.5.4 Planning & Control De financiële positie van de dienst was door de geplande verhuizing een aandachtspunt en de gevolgen van corona die zich plotseling aandienden maakten de situatie nog spannender. Processen
Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)
34 / 72
2020 is door Planning & Control benoemd tot jaar van de processen: er is kritisch gekeken naar de eigen processen, maar ook naar de processen die leiden tot de grootste financiële mutaties. Deze processen zijn waar nodig aangepast en aangescherpt en blijven een constant punt van aandacht. Rechtmatigheid 2021 wordt het jaar van de rechtmatigheidsverklaring. Tot en met 20202 was de accountant verantwoordelijk voor deze verklaring, voortaan is dit een verantwoordelijkheid van het Dagelijks Bestuur. De verwachting is dat de wetgeving dit jaar nog definitief wordt vastgesteld. Om hierop voorbereid te zijn is met behulp van een externe partij een quick-scan uitgevoerd, waaraan in de loop van 2021 een vervolg wordt gegeven. Inkoop- en aanbesteding De accountantsverklaring 2019 sprak van onrechtmatigheden op het gebied van inkoop- en aanbesteding, die voornamelijk te herleiden waren naar contractmanagement. Dit was aanleiding om een ervaren inkoopadviseur aan te trekken voor goed inkoop- en aanbestedingsbeleid en uitvoering daarvan. De aanbestedingskalender is op orde gemaakt, de aanbesteding telefonie heeft succesvol plaatsgevonden en de voorbereiding voor de aanbesteding ICT-dienstverlening is gestart en deze zal in 2021 worden afgerond. Het fundament is weer gelegd om in de toekomst onrechtmatigheden te voorkomen.
De Omgevingsdienst heeft duurzaamheid hoog in het vaandel, niet alleen in de dagelijkse praktijk, maar ook in het inkopen van diensten en advies. Het afgelopen jaar zijn er op dit gebied verschillende stappen gezet. Schoonmaak Zo is het schoonmaakcontract opnieuw aanbesteed en gegund aan de Maregroep, een bedrijf dat als doelstelling heeft om mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt weer te laten participeren in het arbeidsproces. Wagenpark De dienst heeft een start gemaakt met de voorbereiding van het aanbesteden van het wagenpark. Gekozen is om de contracten van sommige voertuigen te verlengen met vermindering van kilometers, ondanks dat deze afliepen, in plaats van meteen nieuwe voertuigen aan te schaffen. Voor 2021 staat de volledige aanbesteding van het wagenpark op de Aanbestedingskalender. Voor de personenwagens geldt dat deze nu nog hoofdzakelijk hybride zijn, maar dat een elektrisch wagenpark per 2022 een wens van de dienst is. Huisvestiging De dienst is in 2020 verhuisd naar het nieuwe kantoorpand aan de Vondellaan. Dit pand sluit beter aan bij de wensen van de dienst, ook op het gebied van duurzaamheid. Bij de verbouwing van dit nieuwe pand is zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de reeds aanwezige materialen. Hergebruik heeft plaats gevonden op diversen onderdelen en nieuw toe te voegen onderdelen zijn gemaakt van duurzame materialen.
Papier Eén van de projecten die de dienst uitvoert is het project “Bijenlandschap”. Dit project heeft als doelstelling om de bijenpopulatie te behouden en uit te breiden. Een van de onderdelen is het creëren van plekken waar de bijen kunnen leven. Materialen die vrij komen bij het beheren van deze plekken worden gebruikt voor het maken van papier, dat de dienst gaat gebruiken voor bijzonder drukwerk.
Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)
35 / 72
ICT De dienst heeft in 2020 geïnvesteerd in het overbodig maken van de servers. Het grootste deel van de data staat nu in de cloud. Dit heeft voordelen voor de dienst qua beschikbaarheid van de data, maar het optimaliseert ook het thuis kunnen werken. Reisbewegingen kunnen danig worden beperkt wat ten goede komt aan het milieu. Ook na corona zal er thuis gewerkt blijven worden.
4.6. STAAT VAN INVESTERINGEN Tabel 4.7 – Staat van investeringen (in euro’s)
Verbouwing Schipholweg Verbouwing Vondellaan Inventaris, inrichting & apparatuur Totaal
Boekwaarde Bij: Af: Af: Boekwaarde begin investeringen desinvestering Afschrijvingen einde boekjaar boekjaar boekjaar 2020 boekjaar 2020 boekjaar 2020 2020 2020 421.009 0 220.617 200.392 0 0 344.899 0 785 344.114 306.139 60.678 3.487 117.617 245.713 727.148
405.577
224.104
318.794
589.827
In 2020 is er gekozen om versneld te verhuizen naar een nieuw pand aan de Vondellaan om zodoende een eerdere taakstelling te realiseren inzake de huurlasten. Op basis van het voorzichtigheidsbeginsel heeft de dienst ervoor gekozen om de investeringen betreffende de Schipholweg versneld af te schrijven, omdat er geen gebruik meer wordt gemaakt van de Schipholweg.
4.7. VERBONDEN PARTIJEN Deze paragraaf is niet van toepassing op de dienst.
4.8. GRONDBELEID Deze paragraaf is niet van toepassing op de dienst.
Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)
36 / 72
5. Jaarrekening 2020 5.1. BALANS PER 31 DECEMBER 2020 Hierna wordt via de balans met toelichting de financiële verantwoording afgelegd over het gerealiseerde beleid in 2020. Tabel 5.1 – Balans per 31 december 2020
Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)
37 / 72
Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) provincies en gemeenten (BBV), de financiële verordening en de nota Planning & Control 2020-2023. De toegepaste waarderingsgrondslagen voor de activa en passiva zijn ten opzichte van het voorgaande jaar ongewijzigd gebleven. Materiële vaste activa De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgings- of vervaardigingsprijs, onder aftrek van de op de economische levensduur gebaseerde afschrijvingen, zoals bedoeld in artikel 64 van het BBV. De materiële vaste activa worden afgeschreven binnen een termijn en op een wijze, die is vastgesteld door het bestuur in de begroting 2015. Hierin volgt de dienst zowel het beleid van het BBV als de eigen financiële verordening. Vlottende activa De vorderingen, overlopende activa en liquide middelen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, verminderd met de noodzakelijk geachte voorzieningen, zoals bedoeld in artikel 63 van het BBV.
Vlottende passiva De vlottende schulden en overlopende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, zoals bedoeld in artikel 48 en 49 van het BBV Eigen vermogen Onder het eigen vermogen zijn opgenomen de algemene reserve, de bestemmingsreserves en het saldo van de rekening van baten en lasten. Voorzieningen De voorzieningen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde.
Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)
38 / 72
5.2. TOELICHTING OP DE BALANS Materiële vaste activa Tabel 5.2 – Materiële vaste activa (in euro’s)
Verbouwing Verbouwing Inventaris, Schipholweg Vondellaan inrichting & apparatuur
Aanschafwaarde begin 2020 Bij: investeringen boekjaar 2020 Af: desinvestering boekjaar 2020 Aanschafwaarde einde boekjaar
-1.666.690 0
Afschrijvingen t/m 2019 Afschrijvingen boekjaar 2020 Desinvestering afschrijvingen voorgaande jaren Afschrijvingen t/m einde boekjaar Boekwaarde einde boekjaar 2020 Afschrijvingstermijnen
1.666.690
0 344.899
Totaal
344.899
1.460.685 60.678 -361.937 1.159.426
3.127.375 405.577 -2.028.627 1.504.325
1.245.681 421.009 -1.666.690 0
0 785 0 785
1.154.546 121.104 -361.937 913.713
2.400.227 542.898 -2.028.627 914.497
0 8-15 jaar
344.114 10-15 jaar
245.713 3 - 10 jaar
589.827
De materiële vaste activa verbouwing aan de Schipholweg is vanuit het voorzichtigheidsbeginsel versneld afgeschreven (zie eerdere opmerkingen). Vlottende activa Tabel 5.3 – Vorderingen op openbare lichamen Vorderingen op openbare lichamen (in euro’s) Afrekening deelnemers Aanvullende projecten Provincie Aanvullende projecten Holland Rijnland Aanvullende projecten divers Frictielasten P1720 Debiteuren opbenbare lichamen Energieakkoord Holland Rijnland Bijenlandschap subsidie Provincie Subsie IOV Gevelsanering Leiden Parallelboulevard Noorwijk Leiden RRE communicatiebudget Voorgeschoten bedragen Omgevingsdienst Nederland Eindsaldo boekjaar:
31-12-2020 264.702 361.215 49.320 25.963 95.885 114.496 0 0 84.774 5.673 13.523 9.179 57.312 1.082.042
31-12-2019 1.788.378 0 0 2.500 95.885 14.411 71.564 19.315 106.588 110.924 10.715 0 0 2.220.280
Frictielasten taakstelling 2017-2020 Als gevolg van de verslaggevingsregels zijn de te verwachte reorganisatielasten als gevolg van de taakstelling 2017-2020 als voorziening in 2017 geboekt. De vergoeding van deze lasten is gegarandeerd door de deelnemers op basis van een AB besluit. Dit jaar is het laatste jaar waarin de reorganisatielasten ten laste van de deelnemers zijn gebracht.
Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)
39 / 72
Debiteuren Er zijn in 2020 geen vorderingen wegens oninbaarheid op debiteuren afgeboekt. Overige vorderingen Tabel 5.4 – Overige vorderingen Overige vorderingen (in euro’s) Voorschotten lonen Overige vorderingen Tussenrekening VISA Eindsaldo boekjaar:
31-12-2020 0 29.812 2.800 32.612
31-12-2019 13.353 17.802 2.800 33.955
31-12-2020 9.987.620 9.987.620
31-12-2019 5.972.253 5.972.253
Schatkistbankieren Tabel 5.5 – schatkistbankieren Schatkistbankieren (in euro’s) Schatkistbankieren Schatkistbankieren
*Dit is kortlopend gepresenteerd, aangezien het saldo altijd direct opeisbaar is. Tabel 5.6 – Drempelbedrag schatkistbankieren Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x € 1000) Verslagjaar 2020 (1)
Drempelbedrag
250 Kwartaal 1
(3a) = (1) > (2)
Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Ruimte onder het drempelbedrag
(3b) = (2) > (1)
Overschrijding van het drempelbedrag
(2)
Kwartaal 2 209
Kwartaal 3
233
41
Kwartaal 4
227
17
-
204
23
-
46
-
-
(1) Berekening drempelbedrag Verslagjaar (4a) (4b) (4c)
Begrotingstotaal verslagjaar Het deel van het begrotingstotaal dat kleiner of gelijk is aan € 500 miljoen Het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat
23.053 23.053 -
(1) = (4b)*0,0075 + (4c)*0,002 met een Drempelbedrag minimum van €250.000
250
(2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Kwartaal 1 (5a) (5b) (2) - (5a) / (5b)
Som van de per dag buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen (negatieve bedragen tellen als nihil) Dagen in het kwartaal Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen
Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)
Kwartaal 2
Kwartaal 3
Kwartaal 4
18.976
21.161
20.872
18.757
91
91
92
92
209
233
227
204
40 / 72
Liquide middelen Op de rekening-courant van de BNG Bank is een kredietfaciliteit verstrekt van € 226.890. De dienst heeft een bankgarantie afgegeven van € 176.089 voor de huur van het pand aan de Schipholweg in Leiden. Daarnaast is er in 2020 een bankgarantie afgegeven van € 129.055 voor de huur van het pand aan de Vondellaan 55 in Leiden. Tabel 5.7 – Liquide middelen Liquide middelen (in euro’s) Kasgelden BNG rekening 28.50.93.444 BNG rekening bankgarantie Vondellaan VISA Eindsaldo boekjaar:
31-12-2020 247 213.603 129.056 573 343.478
31-12-2019 254 148.811 0 2.416 151.481
Overlopende activa De overlopende activa betreft uitgaven die betrekking hebben op 2021, maar waarvan de facturen eind 2020 zijn ontvangen. Tabel 5.8 – Overlopende activa Overlopende activa (in euro’s) Huur en servicekosten 1e kwartaal 2020 Canon printers Verzekeringen 2020 ICT beveiliging 2020 ICT software kosten Overige Eindsaldo boekjaar:
31-12-2020 99.272 5.011 28.395 8.789 7.909 9.007 158.383
31-12-2019 159.204 4.709 27.402 8.091 16.811 1.650 217.867
Passiva Tabel 5.9 – Eigen vermogen
Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)
41 / 72
De algemene reserve daalt in 2020 van € 704.310 naar € 594.305. • Onttrekking aan de bestemmingsreserve van € 318.812 met betrekking tot de verhuizing naar de Vondellaan (begrotingswijziging 2b van de Bestuurlijke rapportage van 2020). Deze onttrekking is lager dan verwacht doordat een deel van het huurcontract van de Schipholweg vervroegd is beëindigd en we een deel van het pand konden verhuren aan de RDOG. De oorspronkelijke begrote onttrekking bedroeg € 695.000. Het exploitatieresultaat 2020 bedraagt € 208.807 positief. Door Corona zijn sommige geplande activiteiten/cursussen uitgesteld. Deze hebben onder andere geleid tot het positieve resultaat. Maar uitstel is geen afstel. De activiteiten zullen plaatsvinden in 2021. Daarom is het voorstel aan het bestuur om een deel van het positieve resultaat te bestemmen voor organisatieontwikkeling € 90.000, opleidingen € 10.000 en gevolgen Corona € 75.000. Na deze bestemmingingen resteert € 33.807 om aan de algemene reserve toe te voegen. Het maximum van de algemene reserve mag in 2020 € 988.784 bedragen. Dit bedrag is gebaseerd op 5% van de omzet van het betreffende jaar, zoals is vastgesteld in de nota Planning en Control 20202023. •
Onttrekking aan de bestemmingsreserve van € 160.000 ter dekking van de afschrijvingslasten op de verbouwing die is gedaan voor de komst van de provinciemedewerkers in 2012.
Voorzieningen Tabel 5.11 – Voorzieningen Voorzieningen (in euro’s) Voorziening huurcontract 4e etage Voorziening te verwachten reorganisatielasten P1720 Voorziening aanvulling WW Eindsaldo boekjaar:
31-12-2020 0 0 18.594 18.594
31-12-2019 343.648 95.885 0 439.533
Het restant van de bestemmingsreserve Alphen aan den Rijn is in 2018 een voorziening geworden. Deze voorziening is getroffen om de huurlasten van de leegstaande vierde verdieping te kunnen voldoen tot het einde van het huurcontract. Onder de overige schulden zijn de verwachte resterende huurlasten voor de Schipholweg opgenomen. Als gevolg van de verslaggevingsregels zijn de te verwachten reorganisatielasten als gevolg van de taakstelling 2017-2020 als voorziening in 2017 opgenomen. In 2020 zijn de salarislasten van de boven formatieve medewerkers uit deze voorziening betaald. De voorziening is in zijn geheel vrijgevallen aangezien de reorganisatielasten in 2020 hoger waren dan de voorziening. Dit hebben we binnen de exploitatie weten op te vangen. Via de salarissen wordt er maandelijks een bedrag aan de voorziening aanvulling WW toegevoegd volgens de wet regeling aanvullende voorzieningen bij werkloosheid.
Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)
42 / 72
Overige schulden Tabel 5.12 –Overige schulden Overige schulden (in euro’s) Afrekening deelnemers Aanvullende projecten Provincie Energiescans Huur Schipholweg Inhuur december 2020 Commissie Bezwaarschriften Leiden Sociale premies Te betalen netto lonen Te betalen aangifte BTW 4e kwartaal en suppleties Ingehouden levensloop Boetes personeel Dwangsommen Tussenrekening Kas Nieuw zaaksysteem Powerbrowser Overige schulden Eindsaldo boekjaar:
31-12-2020 673.759 460.157 60.209 267.217 335.370 105.922 282 0 362.160 0 410 186.977 2.800 0 164.147 2.619.410
31-12-2019 199.117 519.935 0 0 361.972 56.732 12.344 5.368 396.457 11.572 271 118.468 2.800 99.637 27.156 1.811.831
Overlopende passiva Tabel 5.13 – Overlopende Passiva Overlopende passiva (in euro’s) Regionaal geld wegverkeerslawaai restant ISV 2* BSV Subsidies Kop op Wijk Provinciale bijdrage ISV3 Bodem Teylingen Duurzaam Leiden RRE Subsidie Energiescans Bijdrage RDOG huurinkomsten Subsidie Bloemrijke oevers Afkoop tarief PZH Eindsaldo boekjaar * Voorheen Regionaal geld wegverkeerslawaai ISV-2/3 SLR
•
•
31-12-2020 1.256.998 4.269.806 38.343
+ 67.419 11.410 430.382 1.300.332 0 0
31-12-2019 1.313.007 3.399.856 38.343
218.578 0 0 7.652 28.254 0 1.475.519 1.250.203 2.725.722 0 73.451 0 14.482 0 14.482 15.488 4.300 19.788 395.000 0 0 7.691.866 1.854.009 4.071.734
218.578 35.906 0 73.451 0 0 395.000 5.474.141
Tot 2015 was er voor gevelsanering ISV3 budget beschikbaar. Vanaf 1 januari 2015 stelt het Ministerie van I&W subsidies beschikbaar voor geluidsanering voor woningen die op de landelijke saneringsvoorraadlijst staan. Sinds 2021 is het niet meer mogelijk om een subsidieaanvraag in te dienen. Subsidie voor reeds ingediende projecten blijft beschikbaar. De doorlooptijd van een project duurt circa vier jaar. Enkele subsidies worden verplicht opgenomen in de SiSa-verantwoording. Deze vindt u in bijlage B. Het overgebleven ISV3 budget en het overgebleven ISV2 budget blijven bestemd voor gevelsanering. Deze budgetten worden gebruikt voor woningen die niet op de landelijke saneringsvoorraadlijst staan
Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)
43 / 72
•
•
maar wel aan een weg liggen samen met saneringswoningen. Deze woningen zijn tijdens de inventarisatie per abuis niet op de landelijke saneringsvoorraadlijst gezet. Het Ministerie van I&W stelt alleen subsidie beschikbaar als de woning op de saneringsvoorraadlijst staat. Is dit niet het geval dan zijn de kosten voor de gemeente. De provincie Zuid-Holland heeft voor de periode 2010-2014 een ISV-deelbudget Bodem aan de gemeente Teylingen beschikbaar gesteld. Om aanspraak te kunnen maken op dit deelbudget is op 9 februari 2012 een bestuursovereenkomst ISV3 Bodem gesloten tussen de provincie en de gemeente. Deze overeenkomst heeft betrekking op de aanpak van de spoedlocaties in de gemeente Teylingen. De sanering van de restverontreinigingen in de Lindenlaan is uitgesteld. Op 18 mei 2017 heeft de dienst een beschikking ernstig, geen spoed genomen voor de resterende verontreiniging in de Lindenlaan. Hiermee is vastgesteld dat de sanering niet meer met spoed hoeft te worden uitgevoerd. Het gereserveerde budget uit de ISV-3 afspraken wordt vastgehouden voor het saneren van de restverontreiniging ten tijde van de wegreconstructie die mogelijk in 2021 zal plaatsvinden. In 2019 is gevolg gegeven aan de wens van de Provincie Zuid-Holland om het verschil in uurtarief dat aan de provincie en aan de overige deelnemers in rekening wordt gebracht op te heffen.
Dit verschil in tarief is gebaseerd op de vergoeding van toelages die aan voormalig medewerkers van de provincie uitgekeerd moeten worden. Door het betalen van een afkoopsom van € 395.000 die op basis van een evenwichtige verdeling van risico’s is berekend, stelt de provincie de dienst in staat om vanaf 2021 met één uurtarief te werken.
Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)
44 / 72
5.3. NIET UIT DE BALANS BLIJKENDE VERPLICHTINGEN De dienst is voor toekomstige jaren eveneens financiële verplichtingen aangegaan die niet zijn opgenomen in een balanspost. Van deze niet uit de balans blijkende verplichtingen worden hieronder de belangrijke verplichtingen toegelicht. Onder belangrijke verplichtingen verstaan we alle aangegane overeenkomsten waarbij de totale contractwaarde minimaal € 50.000 bedraagt. In 2020 en de voorgaande jaren zijn de volgende contracten met een looptijd langer dan één jaar afgesloten. Hierbij is het drempelbedrag voor de totale contractwaarde € 50.000. Tabel 5.14 – Niet uit de balans blijkende verplichtingen Contractpartij
Aard van het contract
Start Contract
Looptijd van het contract
Bedrag per jaar Bedrag van het contract in totaal (bij onbekende looptijd is een looptijd van 4 jaar genomen)
Exellent
ICT helpdesk en onderhoud en optimalisatie
1-1-2018
31-12-2021
176.000
Stena
Huur kantoorpand Schipholweg 128 te Leiden
1-1-2012
31-12-2021
614.877
614.877
C.V. Leithon
Huur kantoorpand Vondellaan 55 te Leiden
1-4-2020
31-7-2032
426.630
4.907.260
BTC
mobiele abonnementen
1-11-2020
30-06-2022
73.046
121.744
Multilease
Leaseauto's
19-03-2014
1-07-2021
40.078
100.195
Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)
45 / 72
352.000
5.4. PROGRAMMAREKENING 2020 Hierna wordt via de programmarekening het overzicht van baten en lasten met toelichting de financiële verantwoording afgelegd over het in het jaar 2020 gerealiseerde beleid. Tabel 5.15 –Programmarekening 2020
Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)
46 / 72
Grondslagen voor de programmarekening De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) provincies en gemeenten, de financiële verordening en de Nota Planning en Control 2020-2023. Baten worden verantwoord in het jaar dat zij gerealiseerd zijn. Lasten worden verantwoord in het jaar waarin deze voorzienbaar zijn. De toegepaste waarderingsgrondslagen voor de baten en lasten zijn ongewijzigd gebleven ten opzichte van het voorgaande jaar. Programmaresultaat De afrekening met de deelnemende gemeenten wordt uitgevoerd conform de afspraken in de Nota Planning en Control 2020-2023. De systematiek houdt voor de deelnemende gemeenten in, dat de kosten van dienstverlening vanuit de dienst doorbelast worden op basis van de werkelijke uren maal een vooraf vastgesteld uurtarief. De dienst heeft een algemene reserve die dient als buffer. De dienst streeft naar een weerstandsvermogen van vijf procent. Baten en lasten De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Alle baten en lasten die betrekking hebben op het boekjaar en die ten tijde van het opstellen van de jaarrekening bekend waren, zijn in het jaarverslag verwerkt.
Onder de opbrengsten verstaan we: de bijdragen van de deelnemende gemeenten, de bijdrage van de overige contractpartners, subsidies en overige inkomsten voor diensten die kunnen worden toegerekend aan het verslagjaar. Zij worden verantwoord in het jaar waarin de diensten zijn verricht. Verliezen worden in aanmerking genomen in het jaar waarin ze voorzienbaar zijn. Winsten worden slechts meegenomen wanneer ze zijn gerealiseerd. De afschrijvingen worden lineair berekend op basis van de verwachte levensduur. Als startmoment van de afschrijving geldt de datum van in gebruik neming van het actief.
Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)
47 / 72
5.5. TOELICHTING OP DE PROGRAMMAREKENING Begrotingswijzigingen 2020 Het streven van de dienst is om (maximaal) één begrotingswijziging per begrotingsjaar aan het algemeen bestuur voor te leggen: de verwerking van de met de deelnemers afgesproken werkplannen. Voor 2020 is dit niet gelukt door de ontwikkelingen op het gebied van de CAO voor gemeenteambtenaren en de realisatie van een taakstelling 2017-2020. Daardoor zijn er voor 2020 in plaats van één, twee begrotingswijzigingen vastgesteld. Eerste begrotingswijziging: Bij het vaststellen van de begroting 2020 was er nog niet bekend wat de ontwikkelingen zouden zijn op het gebied van de CAO voor gemeenteambtenaren. Deze zijn pas halverwege 2019 bekend geworden. Deze cao-afspraken waren zodanig dat het voor de dienst niet mogelijk was om dit op te vangen binnen de begroting 2020. Daarom is er op 4 november 2019 een begrotingswijziging voorgelegd aan het algemeen bestuur om deze gevolgen op te vangen binnen de begroting 2020. Deze is ook als zodanig verwerkt in de cijfers. Tweede begrotingswijziging: In taakstelling 2017-2020 is bepaald dat de dienst moest besparen op onder andere de huisvestigingskosten. Aangezien het huurcontract voor de Schipholweg doorliep tot 2021 kon hier nog geen gevolg aan worden gegeven.
In 2019 deed zich echter een kans voor die het wel mogelijk zou maken om in het meerjarenperspectief de besparing te realiseren. Dit is uitgewerkt in een businesscase welke is besproken met het algemeen bestuur. Gaandeweg het jaar 2020 is er meer duidelijkheid gekomen en is de door middel van de 2e begrotingswijziging 2020 de formele aanpassing voorgesteld aan het algemeen bestuur. Deze had betrekking op de kosten en investeringen voor de verhuizing naar een pand aan de Vondellaan en het afhandelen van de kosten voor het verlaten van de Schipholweg. Tevens is in deze begrotingswijziging de gebruikelijk verwerking van de vastgestelde werkplannen 2020 meegenomen, evenals aanvullende opdrachten/subsidies van verschillende deelnemer en de prognose BSV subsidies. Op 26 oktober 2020 heeft het algemeen bestuur ingestemd met de tweede begrotingswijziging.
Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)
48 / 72
Toelichting op de lasten De werkelijke uitgaven zijn lager dan de begroting en de prognose van de bestuurlijke rapportage. De verschillen ten opzichte van de begroting per kostencategorie worden hierna toegelicht. Tabel 5.16 – Salarissen tabel per FTE inhuur en salarissen Specificatie personeelslasten (in euro’s)
Begroting 2020 Formatie in FTE's
Salarissen Inhuur vacatureruimte
11.440.000 3.327.075 14.767.075
134 33 167
Realisatie 2020
Formatie in FTE's
10.534.503 3.877.389 14.411.892
126 32 158
Verschil
Verschil Werkelijk formatie 2019 in FTE's 905.497 8 9.805.923 -550.314 1 3.993.211 355.183 9 13.799.134
Personeelslasten Er is een onderschrijding in de personeelslasten. De posten salarissen, inhuur vacatureruimte en bijdragen gemeenten/provincie zijn communicerende vaten. • In 2020 is er een stap gezet in het op sterkte krijgen van de vaste formatie. Dit is gedeeltelijk gelukt. We merken echter dat de arbeidsmarkt voor de specifieke functies krap is. We denken dat Corona en de daaruit voortvloeiende onzekerheid ook niet heeft meegeholpen bij het vervullen van de nog openstaande vacatures. De verwachting is dat we in 2021 een volgende stap zullen zetten in het op sterkte brengen van de vaste formatie. • Doordat we in de uren van de deelnemers, maar zeker in de aanvullende opdrachten een onderschrijding hebben, is er in totaal minder bezetting nodig geweest om het werk uit te voeren. De oorzaken van deze onderschrijdingen op de uren zijn op hoofdniveau beschreven in de paragrafen 2.2 tot en met 2.7 van deze jaarstukken. Voor verdere details verwijzen wij naar de eindrapportages van de deelnemers. Er is dit jaar minimaal ingehuurd voor overhead, dit komt grotendeels door de stagnatie in doorontwikkeling van de organisatie door de coronacrisis. Het inhuren van personeel versus het aannemen van vast personeel is in deze krapte op de markt een dure aangelegenheid. In de begroting wordt rekening gehouden met € 100.000 per FTE. In werkelijkheid is dit ca. € 120.000 per FTE.
Dit heeft dan ook geleid tot een overschrijding van € 550.314 Tabel 5.17 – Huren en pachten Huren en pachten/huisvestingskosten (in euro’s)
Begroting 2020
Huur en servicekosten
A 1.207.475
Werkelijk 2020 B 991.314
Overige huisvestingskosten Totaal per boekjaar:
252.284 1.459.759
240.748 1.232.062
Verschil
Werkelijk 2019
A-B 216.161
445.115
11.536 227.697
155.311 600.426
Het voordeel van € 227.697 betreft de vervroegde gedeeltelijke ontbinding van het contract van het pand aan de Schipholweg voor wat betreft de 1e etage en de begane grond en de opbrengst van de huur van de RDOG voor wat betreft de 4e etage.
Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)
49 / 72
Tabel 5.18 – Overige goederen en diensten Overige goederen en diensten (in euro’s)
Begroting 2020
Goederen en diensten primaire proces Overige goederen en diensten Totaal per boekjaar:
A 3.432.342 1.251.000 4.683.342
Werkelijk 2020 B 1.343.380 1.144.662 2.488.042
Verschil A-B 2.088.962 106.338 2.195.299
Werkelijk 2019 1.309.313 1.374.119 2.683.432
Overige goederen en diensten primaire proces Het budget voor goederen en diensten in het primaire proces laat een verschil zien van € 2.088.962 ten opzichte van de begroting. Dit zijn in opdracht van de deelnemers uitgevoerde projecten. Een groot deel van dit verschil betreft het niet in 2020 uitvoeren van de spoed- en nazorglocaties die zijn opgenomen in het actuele werkplan en het niet compleet uitvoeren van het RRE-project. Deze staan voor 2021 op de planning. Tabel 5.19 – Uitsplitsing onderschrijding goederen en diensten primaire proces Onderschrijding Duurzaamheidssubsidies Noordwijk
147.354
Adviesbureaus m.b.t. juridische ondersteuning
29.403
Projectkosten
41.445
Opdrachten Provincie
699.459
RRE
1.145.883
Divers
25.418 2.088.962
Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)
50 / 72
Tabel 5.20 – Overige goederen en diensten (eigen bedrijfsvoering) Overige goederen en diensten
ICT kosten Overig
Begroting 2020 A
Werkelijk 2020 B
Verschil A-B
800.000 451.000 1.251.000
762.626 382.036 1.144.662
37.374 68.964 106.338
Overige goederen en diensten Het onderdeel overige goederen en diensten omvat het merendeel van de materiële uitgaven van de organisatie, zoals ICT-kosten en overige kosten. Deze overige kosten zijn onder andere autokosten, schoonmaakkosten, salarisadministratie en overige personele kosten (onder meer kosten voor opleidingen, dienstreizen, vergaderingen, outplacement). Het budget voor overige goederen en diensten kent een voordeel van € 106.338 ten opzichte van de begroting. Dit wordt grotendeels veroorzaakt door het niet kunnen doorvoeren van de organisatieplannen voor de doorontwikkeling van de dienst en het minder volgen van opleidingen. Omdat dit geen bewuste keuze was maar een gevolg van het werken tijdens een pandemie, hebben we aan het bestuur voorgesteld dit onbenutte budget door te schuiven naar 2021. Tabel 5.21 – Afschrijvingslasten Afschrijvingen (in euro’s)
Begroting 2020 A
Inventaris Verbouwingen Schipholweg Automatisering divers Afschrijvingskosten primair proces Totaal per boekjaar:
14.000 427.788 176.000 8.000 625.788
Werkelijk 2020 B 16.710 421.794 104.394 0 542.898
Verschil
Werkelijk 2019
A-B -2.710 5.994 71.606 8.000 82.889
12.225 204.531 159.804 0 376.561
In 2020 hebben wij in de begroting diversen investeringen opgenomen, echter mede door corona zijn deze investeringen niet gedaan. Tevens hebben wij afschrijvingskosten opgenomen in de begroting (2e begrotingswijziging 2020) voor de investeringen aan de Vondellaan. Doordat de verbouwing, ook mede door corona, vertraging heeft opgelopen zijn de afschrijvingslasten lager dan begroot. Toelichtingen op de baten In 2020 zijn de werkelijke baten lager dan de geraamde baten. Dit is voornamelijk te verklaren door het feit dat de bijdrage van de gemeenten en provincie grotendeels bepaald wordt door de realisatie van de uren en de materiële lasten die rechtstreeks voor rekening van één of meerdere deelnemers worden gebracht. Zowel de uren als de materiële lasten zijn lager uitgevallen dan begroot. In bijlage C Samenvatting uren en bijdrage per deelnemer wordt dit nader zichtbaar gemaakt. De posten salarissen, inhuur vacature, goederen en diensten primaire proces, bijdrage gemeenten/provincie en overige inkomsten zijn communicerende vaten.
Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)
51 / 72
Een overzicht per deelnemer vindt u terug in de eindrapportage van 2020 per deelnemer. In deze eindrapportage geven we uitgebreid inzage in de geraamde uren en materiële lasten en de werkelijke uren en materiële lasten. Het saldo vormt de afrekening van meer- en minderwerk per deelnemer. De afwijking tussen de begroting en de realisatie bedraagt € 2.625.733. Dienstbreed hebben we 99% van de uren gerealiseerd ten opzichte van het werkplan 2020 (inclusief aanvullende offertes).
Tabel 5.22 – Bijdrage gemeenten/ provincie De onderschrijding wordt veroorzaakt door:
Deelnemersbijdragen
Begroting 2020 17.060.708
Werkelijk 2020 16.619.635
Aanvullende opdrachten Provincie
1.354.885
631.887
722.998
RRE
2.558.000
1.091.661
1.466.339
-4.676
2
-4.678
20.968.917
18.343.184
2.625.733
Diversen afronding begrotingswijziging
Verschil 441.073
Tabel 5.23 –Overige inkomsten Overige inkomsten (in euro’s)
Werkelijk 2020
Bodeminformatie Dwangsommen Diverse inkomsten USZO vergoedingen Totaal per boekjaar:
50.662 36.453 155.867 40.666 283.648
De overige inkomsten betreft een incidentele overschrijding van € 283.648. In de begroting is de omzet van de bodeminformatie negatief opgenomen in de post goederen en diensten primaire proces. Tevens hebben we diverse inkomsten verkregen door aanvullende opdrachten uit te voeren voor de DCMR, Haaglanden, Holland Rijnland en een aantal Groene Hart gemeenten. Tabel 5.24 – Specificatie overschrijding overige subsidie-inkomsten Subsidies (in euro’s) Externe Veiligheid Subsidie BSV/ISV Subsidie Bloemrijke oevers Totaal per boekjaar:
Begroting Werkelijk 2020 2020 98.000 84.774 1.100.000 504.526 19.788 1.198.000 609.087
Verschil 13.226 595.474 -19.788 588.913
De subsidie-inkomsten zijn € 588.913 lager dan begroot. In de begrotingswijziging is onterecht een bedrag van € 600.000 voor BSV/ISV opgenomen. De subsidies zijn budgettair neutraal. De lasten zijn opgenomen onder de post salarissen, inhuur vacatureruimte en de post subsidies.
Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)
52 / 72
Tabel 5.25 – Onttrekking aan reserves
De onttrekking aan de bestemmingsreserve afschrijving verbouwing heeft betrekking op de verbouwing van de Schipholweg die heeft plaats gevonden vanwege de komst van de provincie-medewerkers in 2012. De onttrekking aan de bestemmingsreserve in verband met de verhuizing naar de Vondellaan is lager dan verwacht doordat een deel van het huurcontract van de Schipholweg vervroegd is beëindigd en we een deel van het pand hebben verhuurd aan de RDOG.
5.6. WET NORMERING TOPINKOMENS Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingegaan (artikel 2.3 van de WNT). Deze verantwoording is opgesteld op basis van de volgende op de dienst van toepassing zijnde regelgeving: Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector. Een uitgebreid overzicht vindt u in bijlage A Wet Normering Topinkomens.
Ondertekening Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur van Omgevingsdienst West-Holland d.d. 10 mei 2021,
De voorzitter,
de secretaris,
Y. Peters-Adrian
M.E. Krul-Seen
Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)
53 / 72
Bijlagen
Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)
54 / 72
BIJLAGE A: WET NORMERING TOPINKOMENS Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingegaan (artikel 2.3 van de WNT). Deze verantwoording is opgesteld op basis van de volgende op de dienst van toepassing zijnde regelgeving: Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector Het bezoldigingsmaximum in 2020 voor dienst is € 201.000. Dit geldt naar rato van de duur en/of omvang van het dienstverband. Voor topfunctionarissen zonder dienstbetrekking geldt met ingang van 1 januari 2020 voor de eerste 12 kalendermaanden een afwijkende normering, zowel voor de duur van de opdracht als voor het uurtarief. 1. Bezoldiging topfunctionarissen 1a. Leidinggevende topfunctionarissen en gewezen topfunctionarissen met dienstbetrekking. Tevens leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling. Bedragen x € 1
mevrouw M. Krul
Functiegegevens
directeur
Functiegegevens Aanvang en einde functievervulling in 2020
1/1 - 31/12
Omvang dienstverband (in fte)
1,0
Dienstbetrekking?
Ja
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
106.644
Beloningen betaalbaar op termijn
19.230
Subtotaal
125.874
Individueel WNT-maximum
201.000
-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag Totale bezoldiging Reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling
N.v.t. 125.874 N.v.t. N.v.t.
Gegevens 2019 Functiegegevens 2019 Aanvang en einde functievervulling in 2019
1/1 - 31/12
Omvang dienstverband 2019 (in fte)
1,0
Dienstbetrekking?
Ja
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
103.082
Beloningen betaalbaar op termijn
18.034
Subtotaal
121.116
Individueel WNT-maximum
194.000
Totaal bezoldiging 2019
121.116
Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)
55 / 72
1c. Toezichthoudende topfunctionarissen WNT gegevens 2020 Naam topfunctionaris mevrouw Hoekstra heer De Jong mevrouw Peters-Adrian mevrouw Van der Meer heer Nagtegaal heer Mostert De heer North mevrouw Jordan heer Van Woudenberg heer Hendriks mevrouw Van Elburg heer Van der Laan mevrouw Meiland heer Elkhuizen Mevrouw A. Ingwersen heer de Jong de heer Alkemade heer Duijndam heer Glasbeek heer Welling heer ten Boden Mevrouw Hooij mevrouw Wietsma-Biesbroek heer Lamers mevrouw Spil heer Cramwinckel heer Bouter Mevrouw Van der Kooi- van den Kolk Mevrouw A. Bom-Lemstra Mevrouw J. Baljeu
Functie AB lid, wethouder Hillegom AB lid, wethouder Hillegom Voorzitter DB en AB, wethouder Kaag en Braassem AB lid, wethouder Kaag en Braassem AB lid, wethouder Katwijk AB lid, wethouder Katwijk DB en AB lid, Wethouder Leiden AB-lid, raadslid Leiden AB lid, wethouder Leiderdorp AB lid, raadslid Leiderdorp AB lid, raadslid Leiderdorp DB en AB lid, wethouder Lisse AB lid, raadslid Lisse AB lid, wethouder Nieuwkoop AB lid, wethouder Nieuwkoop DB en AB lid, Wethouder Noordwijk DB en AB lid, Wethouder Noordwijk AB lid, raadslid Noordwijk AB lid, wethouder Oegstgeest AB lid, raadslid Oegstgeest AB lid, wethouder Teylingen AB lid, wethouder Teylingen AB lid, raadslid Teylingen AB lid, wethouder Voorschoten AB lid, wethouder Voorschoten AB lid, wethouder Voorschoten AB lid, wethouder Zoeterwoude AB lid, raadslid Zoeterwoude DB en AB lid, gedeputeerde PZH AB lid, gedeputeerde PZH
2. Uitkeringen wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen met of zonder dienstbetrekking Niet van toepassing 3. Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT Naast de hierboven vermelde topfunctionarissen zijn er geen overige functionarissen met dienstbetrekking die in 2020 een bezoldiging boven het individuele WNT-maximum hebben ontvangen. Er zijn in 2020 geen ontslaguitkeringen betaald aan overige functionarissen die op grond van de WNT dienen te worden vermeld, of die in eerdere jaren op grond van de WOPT of de WNT vermeld zijn of hadden moeten worden.
Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)
56 / 72
BIJLAGE B: SISA-BIJLAGE 1. SiSa-Bijlage 2020
IenW
E3
Definitief SiSa bijlage verantwoordingsinformatie 2020 op grond van artikel 3 van de Regeling informatieverstrekking sisa - d.d. 28 januari 2021 Subsidieregeling sanering Hieronder per regel één Besteding (jaar T) ten laste van Overige bestedingen (jaar T) Besteding (jaar T) door Correctie over besteding (t/m Kosten ProRail (jaar T) als verkeerslawaai beschikkingsnummer en in de Rijksmiddelen meerwerk dat o.b.v. art. 126 jaar T) bedoeld in artikel 25 lid 4 van kolommen ernaast de Wet geluidshinder ten laste van deze regeling ten laste van verantwoordingsinformatie het Rijk komt Rijksmiddelen Subsidieregeling sanering verkeerslawaai Provincies, gemeenten en gemeenschappelijke regelingen (Wgr) Aard controle n.v.t.