Document · PDF

F02 ODWH, conceptkadernota 2022 en voorlopige jaarrekening 2020.pdf

Gemeenteraad 22 april 2021, gemeente HillegomBij agendapunt: 6: Ingekomen stukken23.394 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 3 van 3

Aard controle R Aard controle R Aard controle R Aard controle R Aard controle R Indicator: E3/01 Indicator: E3/02 Indicator: E3/03 Indicator: E3/04 Indicator: E3/05 Indicator: E3/06 1 IenM/BSK-2016/208849 €0 2 IenM/BSK-2017/149338 € 10.803 3 IenM/BSK-2017/150375 € 950 4 IenW/BSK-2018/218082 € 97.441 5 IenW/BSK-2018/222617 € 56.194 6 IenW/BSK-2018/276294 €0 7 IenW/BSK-2018/9214 €0 8 IenW/BSK-2018/98978 €0 9 IenW/BSK-2019/120858 €0 10 IenW/BSK-2019/163270 €0 11 IenW/BSK-2019/180811 €0 12 IenW/BSK-2019/212041 €0 13 IenW/BSK-2019/215788 €0 14 IenW/BSK-2019/216921 €0 15 IenW/BSK-2019/217727 €0 16 IenW/BSK-2019/238534 €0 17 IenW/BSK-2019/286 €0 18 IenW/BSK-2019/291 €0 19 IenW/BSK-2019/46673 €0 20 IenW/BSK-2019/6058 €0 21 IenW/BSK-2019/64349 €0 22 IenW/BSK-2019/64357 €0 23 IenW/BSK-2020/111498 € 26.158 24 IenW/BSK-2020/12163 €0 25 IenW/BSK-2020/149577 €0 26 IenW/BSK-2020/155042 € 1.509 27 IenW/BSK-2020/158262 €0 28 IenW/BSK-2020/158265 €0 29 IenW/BSK-2020/16754 € 6.688 30 IenW/BSK-2020/167803 €0 31 IenW/BSK-2020/172145 €0 32 IenW/BSK-2020/2618 €0 33 IenW/BSK-2020/26520 €0 34 IenW/BSK-2020/32375 €0 Kopie beschikkingsnummer Cumulatieve bestedingen ten Cumulatieve overige Cumulatieve Kosten ProRail Correctie over besteding kosten Eindverantwoording (Ja/Nee) laste van Rijksmiddelen (t/m bestedingen (t/m jaar T) (t/m jaar T) als bedoeld in ProRail (t/m jaar T) jaar T) artikel 25 lid 4 van

deze regeling ten laste van Rijksmiddelen Deze indicator is bedoeld voor de tussentijdse afstemming van de juistheid en volledigheid van de verantwoordingsinformatie Aard controle n.v.t. Indicator: E3/07 1 IenM/BSK-2016/208849 €0 2 IenM/BSK-2017/149338 € 209.915 3 IenM/BSK-2017/150375 € 95.517 4 IenW/BSK-2018/218082 € 97.441 5 IenW/BSK-2018/222617 € 56.194 6 IenW/BSK-2018/276294 €0 7 IenW/BSK-2018/9214 €0 8 IenW/BSK-2018/98978 €0 9 IenW/BSK-2019/120858 € 77.590 10 IenW/BSK-2019/163270 €0 11 IenW/BSK-2019/180811 €0 12 IenW/BSK-2019/212041 €0 13 IenW/BSK-2019/215788 €0 14 IenW/BSK-2019/216921 €0 15 IenW/BSK-2019/217727 €0 16 IenW/BSK-2019/238534 €0 17 IenW/BSK-2019/286 €0 18 IenW/BSK-2019/291 €0 19 IenW/BSK-2019/46673 €0 20 IenW/BSK-2019/6058 €0 21 IenW/BSK-2019/64349 €0 22 IenW/BSK-2019/64357 €0 23 IenW/BSK-2020/111498 € 26.158 24 IenW/BSK-2020/12163 €0 25 IenW/BSK-2020/149577 €0 26 IenW/BSK-2020/155042 € 1.509 27 IenW/BSK-2020/158262 €0 28 IenW/BSK-2020/158265 €0 29 IenW/BSK-2020/16754 € 6.688 30 IenW/BSK-2020/167803 €0 31 IenW/BSK-2020/172145 €0 32 IenW/BSK-2020/2618 €0 33 IenW/BSK-2020/26520 €0 34 IenW/BSK-2020/32375 €0

Aard controle n.v.t. Indicator: E3/08

Deze indicator is bedoeld voor de tussentijdse afstemming van de juistheid en volledigheid van de verantwoordingsinformatie

Aard controle n.v.t. Indicator: E3/09

Aard controle n.v.t. Indicator: E3/10

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

Aard controle R Indicator: E3/11

Aard controle n.v.t. Indicator: E3/12 Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Ja Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Ja Nee Nee Nee Ja Nee

57 / 72

2. Correctie SiSa-Bijlage 2019 Aanpassing SiSa bijlage 2019 SiSa bijlage verantwoordingsinformatie 2019 op grond van artikel 3 van de Regeling informatieverstrekking sisa - d.d. 16 januari 2020 IenW

Subsidieregeling sanering verkeerslawaai

Hieronder per regel één beschikkingsnummer en in de kolommen ernaast de verantwoordingsinformatie

Besteding (jaar T) ten laste van rijksmiddelen

Subsidieregeling sanering verkeerslawaai Provincies, gemeenten en gemeenschappelijke regelingen (Wgr) Aard controle n.v.t.

Aard controle R

Indicatornum m er: E3 / 01

Indicatornum m er: E3 / 02

1 IenM/BSK-2016/208849

€0

2 IenM/BSK-2016/261564

€0

3 IenM/BSK-2017/141867

€0

4 IenM/BSK-2017/149338

€ 158.249

5 IenM/BSK-2017/150375

€ 40.684

€ 75.720

6 IenW/BSK-2018/218082

€0

7 IenW/BSK-2018/222617

€0

8 IenW/BSK-2018/276294

€0

9 IenW/BSK-2018/9214

€0

10 IenW/BSK-2018/98978

€0

11 IenW/BSK-2019/106980

€0

12 IenW/BSK-2019/120858

€ 80.383

€ 77.591

13 IenW/BSK-2019/138759

€0

14 IenW/BSK-2019/147651

€ 5.145

15 IenW/BSK-2019/163270

€0

16 IenW/BSK-2019/180811

€0

17 IenW/BSK-2019/212041

€0

18 IenW/BSK-2019/215788

€0

19 IenW/BSK-2019/216921

€0

20 IenW/BSK-2019/217727

€0

21 IenW/BSK-2019/238534

€0

22 IenW/BSK-2019/286

€0

23 IenW/BSK-2019/291

€0

24 IenW/BSK-2019/46673

€0

25 IenW/BSK-2019/48382

€ 10.185

26 IenW/BSK-2019/6058

€0

27 IenW/BSK-2019/61111

€ 6.150

28 IenW/BSK-2019/64349

€0

29 IenW/BSK-2019/64357

€0

Cumulatieve bestedingen ten laste van rijksmiddelen tot en met (jaar T)

Deze indicator is bedoeld voor de tussentijdse afstemming

Kopie beschikkingsnummer

Aard controle n.v.t.

Indicatornum m er: E3 / 07

Aard controle n.v.t.

Indicatornum m er: E3 / 08

1 IenM/BSK-2016/208849

€0

2 IenM/BSK-2016/261564

€ 22.468

3 IenM/BSK-2017/141867

€0

4 IenM/BSK-2017/149338

€ 199.113

5 IenM/BSK-2017/150375

€ 95.914

€ 94.568

6 IenW/BSK-2018/218082

€0

7 IenW/BSK-2018/222617

€0

8 IenW/BSK-2018/276294

€0

9 IenW/BSK-2018/9214

€0

10 IenW/BSK-2018/98978

€0

11 IenW/BSK-2019/106980

€0

12 IenW/BSK-2019/120858

€ 80.383

€ 77.591

13 IenW/BSK-2019/138759

€0

14 IenW/BSK-2019/147651

€ 5.145

15 IenW/BSK-2019/163270

€0

16 IenW/BSK-2019/180811

€0

17 IenW/BSK-2019/212041

€0

18 IenW/BSK-2019/215788

€0

19 IenW/BSK-2019/216921

€0

20 IenW/BSK-2019/217727

€0

21 IenW/BSK-2019/238534

€0

22 IenW/BSK-2019/286

€0

23 IenW/BSK-2019/291

€0

24 IenW/BSK-2019/46673

€0

25 IenW/BSK-2019/48382

€ 10.185

26 IenW/BSK-2019/6058

€0

27 IenW/BSK-2019/61111

€ 6.150

28 IenW/BSK-2019/64349

€0

29 IenW/BSK-2019/64357

€0

Dit betreft een aanpassing op de SiSa-bijlage 2019. In 2019 zijn bij twee subsidies verkeerde bedragen opgenomen. Bij de eerste subsidie zijn bepaalde gelden als voorbereidingssubsidie geboekt, maar dit hadden SiSa-uitgaven moeten zijn. Bij de tweede subsidie zijn verkeerde bedragen uit het Excel document overgenomen.

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

58 / 72

BIJLAGE C: TOELICHTING EINDAFREKENING EN FRICTIELASTEN Onder-/overOpdrachtgever

schrijding in % in uren

Hillegom

102%

Kaag en Braassem Katwijk

Frictie- Totale eindkosten afrekening 2020 2020

Bijdrage 2020

Betaalde voorschotten

Eindafrekening 2020 *

156

718.676

707.811

10.865

5.609

16.474

99%

-115

932.502

948.811

-16.309

7.671

-8.638

110%

556

581.142

528.220

52.922

Leiden

97%

-910

2.900.784

3.031.396

-130.612

27.021

-103.591

Leiderdorp

103%

158

551.554

541.124

10.430

5.005

15.435

Lisse

93%

-511

610.995

656.120

-45.125

5.187

-39.938

Nieuwkoop

104%

380

954.898

925.772

29.126

7.690

36.816

Noordwijk

97% -1.442

4.589.795

4.893.579

-303.784

Oegstgeest

90%

-491

418.044

475.899

-57.855

3.816

-54.039

Teylingen

117%

1.626

1.005.695

869.020

136.675

7.278

143.953

Voorschoten

99%

-16

274.374

263.315

11.059

Zoeterwoude

96%

-236

623.128

603.929

19.199

3.711

22.910

Provincie ZuidHolland Eindtotaal

99%

-380

3.089.935

3.314.527

-224.592

22.897

-201.695

17.251.522 17.759.523 99% -1.224 * - door ODWH nog te betalen / + door ODWH nog te ontvangen

-508.001

95.885

-412.116

52.922

-303.784

11.059

** inclusief additionele opdrachten (zie eindrapportage Provincie voor specificatie)

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

59 / 72

BIJLAGE D: PROGRAMMAREKENING NAAR TAAKVELDEN Programmatoerekening

(bedragen x €1000)

Bestuur

Milieubeheer Ruimtelijke ordening Wonen en Bouwen Overhead

Baten Deelnemersbijdragen uren Deelnemersbijdrage materieel en projecten Overige inkomsten Subsidies

9.353 2.110 165 609

2.534

Totaal Baten Lasten Personeelskosten Salarissen & soc lasten Inhuur Huisvestingskosten ICT Overige kosten Projectkosten Subsidies Afschrijvingskosten

Totaal

4.233 113 74

12.237

2.578

4.420

19.297

6.795 5.010 1.785

1.730 1.276 454

3.286 2.423 863

143 156 1.343 540

25 75

2.953 2.177 775 1.337 594 67

543

14.764 10.886 3.877 1.337 763 382 1.343 540 543

40 -

16.120 2.223 345 609

Totaal lasten

8.977

1.770

3.387

5.494

19.672

Saldo Baten en Lasten

-44

3.260

809

1.034

-5.433

-375

Bestemming resultaat Storting in reserves Onttrekking uit reserves Totaal resultaat Saldo na bestemming

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

584 584 209

60 / 72

BIJLAGE E: RAPPORTAGE KWALITEITSCRITERIA 2.1 Samenvatting Uit deze rapportage blijkt dat de dienst de kwaliteit van uitvoering borgt zoals beschreven in de Wet VTH. Voor het overgrote deel kan de dienst zelfstandig voldoen aan de Kwaliteitscriteria 2.1 De systematiek van de wet staat toe dat organisaties mogen afwijken van deze standaardcriteria, indien zij niet zelfstandig kunnen voldoen. Men dient dan te motiveren op welke wijze de kwaliteit van de uitvoering wordt geborgd om te voldoen aan de Wet VTH. In onderstaande tabel staat aangegeven aan hoeveel criteria de dienst voldoet en bij hoeveel er gemotiveerd wordt afgeweken. Kwaliteitscriteria 2.1 Kritische massa Proces

Voldoet 127 20

Versterking nodig 18 2

Totaal 145 22

Voor de onderdelen waar we niet zelfstandig voldoen, zijn de oplossingen beschreven in paragraaf 2.1 en 2.2. Deze oplossingen bestaan voor een groot deel uit samenwerkingsafspraken en inhuur van extra deskundigheid. Deze inhuur voor collegiale toetsen en specifieke klussen is beperkt nodig. 1. Inleiding Uitvloeisel van de Wet Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving is een jaarlijkse rapportageplicht van de dienst aan haar opdrachtgevers over de kwaliteitscriteria (formeel “Kwaliteitscriteria 2.1”) zoals die zijn vastgesteld. Door wisselingen in aantallen bedrijven, controlefrequenties en personeelswisselingen kunnen de resultaten jaarlijks enigszins verschillen. Doel van de rapportage is dat de opdrachtgevers weten of de dienst voldoet aan deze kwaliteitscriteria, of dat (conform de methodiek) gemotiveerd wordt afgeweken. Het format van de rapportage is vastgesteld in het Algemeen Bestuur (op 31 oktober 2016). De rapportage wordt jaarlijks aan het jaarverslag toegevoegd en kan gebruikt worden door het bevoegd gezag om de kwaliteit van de uitvoering te beoordelen en is bruikbaar voor verslaglegging aan de Gemeenteraad respectievelijk Provinciale Staten. Begin 2017 werd gestart met een vernieuwing van de VTH kwaliteitscriteria versie 2.1. De versie 2.2 van de kwaliteitscriteria heeft najaar 2018 ter (informele) consultatie voorgelegen.

Inmiddels zijn de verbetersuggesties doorgevoerd voor 27 deskundigheidsgebieden zoals vermeld in de nieuwste set (2.2) VTH kwaliteitscriteria. In 2019 is de vernieuwing van de kwaliteitscriteria bestuurlijk vastgesteld en zijn de VTH-kwaliteitscriteria 2.2 op 1 juli 2019 in werking getreden. In 2021 wordt opnieuw een gewijzigde versie verwacht, mede in verband met de komst van de Omgevingswet. 2. Stand van zaken In de volgende paragrafen wordt aangegeven hoe de dienst per 31 december 2020 voldoet aan de kwaliteitscriteria. De kwaliteitscriteria bevatten criteria voor kritische massa, procescriteria en criteria voor inhoudelijke kwaliteit en prioriteiten (zie achtergrondinformatie in paragraaf 2.3). De beide tabellen geven in een oogopslag de stand van zaken weer. In de begeleidende tekst worden vervolgens acties en afwijkingen toegelicht. Deelname aan collegiale toetsing vanuit het vakberaad VTH door alle Omgevingsdiensten. De dienst neemt deel aan het programma collegiale toetsing vanuit het vakberaad VTH. Het doel van de collegiale toets is omgevingsdiensten, gemeenten en provincies te helpen bij het borgen van de kwaliteit

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

61 / 72

die bijvoorbeeld ook vastgelegd is in de verordeningen VTH. Daarin borgen gemeenten en provincies de kwaliteit van de vergunningverlenings-, toezichts- en handhavingstaken. In 2019 zijn de bevindingen uit de toetsing in 2018 opgepakt, waaronder het opstellen en bestuurlijk vaststellen van het (wettelijke verplichte) gemeentelijk uitvoeringsbeleid VTH. Aan dit uitvoeringsbeleid is het onderdeel vergunningen toegevoegd. De collegiale toets bij dienst wordt in 2021 weer uitgevoerd. 2.1 Kritische massa Het kunnen voldoen aan de criteria van kritische massa is een dynamisch proces. Bedrijven kunnen vertrekken of andere activiteiten ontwikkelen en medewerkers kunnen de organisatie verlaten of andere functies betrekken. Met behulp van onderstaande tabel geven we voor de verschillende deskundigheidsgebieden aan waar de dienst voldoet, acties opgestart zijn om te voldoen, waar gemotiveerd wordt afgeweken van de Kwaliteitscriteria, of waar we kwaliteit van de uitvoering borgen door middel van samenwerking/uitbesteding (zie legenda kleurencodes). Het kan ook voorkomen dat de dienst een bepaalde taak niet uitvoert. Toelichting bij Tabel 1: • Kolommen ”opleiding, ervaring en kennis": het huidige oordeel is gebaseerd op eigen onderzoek van de personeelsdossiers en gesprekken met medewerkers. De dienst is een project gestart om dit oordeel in 2021 onafhankelijk te laten valideren.

Hier zijn al ervaringen mee bij omgevingsdiensten buiten de provincie Zuid-Holland. • Kolom “frequentie”: Geeft aan of wij voldoen aan de minimale frequentie waarmee de taak zelfstandig uitgevoerd dient te worden (bijv. 20 bedrijfscontroles per medewerker per jaar) • Kolom “aantal”: Geeft aan of wij voldoen aan het minimaal aantal medewerkers met omschreven deskundigheid en frequentie waarover een organisatie dient te beschikken. 2.1.1 Acties gestart om te voldoen (gele vlakken in de tabel) De genoemde generieke acties bij deze taken richten zich op het op peil brengen van de opleiding, kennis en ervaring van medewerkers. Dit is continu, proces. Inmiddels is ter ondersteuning een strategisch personeelsbeleidsplan vastgesteld die deze acties mede zal initiëren. In 2020 zijn op diverse thema’s trainingen verzorgd en gevolgd. Sowieso is dit een dynamisch gegeven afhankelijk van wisselingen in het personeelsbestand. 2.1.2 Gemotiveerd afwijken (blauwe vlakken in de tabel) De systematiek van de wet staat toe dat organisaties gemotiveerd mogen afwijken van de standaardcriteria. Daar waar een organisatie niet zelfstandig kan voldoen aan de criteria kan men motiveren op welke wijze dit wordt opgelost. Hieronder wordt per item de motivering weergegeven die wij hanteren om af te wijken van de standaard en hoe we dit oplossen binnen of buiten de organisatie.

Het betreft de afwijkingen t.a.v. frequentie en aantallen, dus de blauwe vlakken in de tabel. De nummering verwijst naar de betreffende onderwerpen in de tabel. De oorzaak dat de dienst voor een aantal branches niet voldoet aan de criteria voor frequentie van taakuitvoering en aantal gespecialiseerde medewerkers ligt voornamelijk aan het te kleine aantal bedrijven in die branche. Hierdoor kunnen we te weinig “vlieguren” maken. Het betreft de volgende branches. Voor het onderdeel asbest is deze taak overgedragen naar de dienst en zijn wij in staat om dit zelf uit te voeren.

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

62 / 72

Tabel 1: deskundigheid 2020

Tabel 1: Criteria van kritische massa Kleurcodes bij tabel 1:

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

63 / 72

Ad 3.1) VV Procesindustrie Frequentie en aantal op puur procesindustrie wordt niet gehaald (te weinig procedures). De dienst heeft vier procesindustriebedrijven in deze klasse; deze bevinden zich in de gemeente Lisse, Teylingen, Katwijk en Leiden (bevoegd gezag Provincie ZH). Wat doen we om de kwaliteit te borgen? Door de vergunningverleners wordt voor de procesindustrie en veiligheid samengewerkt met de DCMR. Aanvullende zijn opleidingen verzorgt voor alle medewerkers van toezicht en vergunningverlening milieu voor (externe) veiligheid. Voor nieuwe medewerkers betreft dit een meerdaagse cursus. Ad 3.2) VV Afval Frequentie wordt niet gehaald omdat een aantal bedrijven beperkt is. Wat doen we om de kwaliteit te borgen? Procedures worden momenteel behandeld door gekwalificeerde inhuur (binnen de begroting). Er is opleiding gegeven aan medewerkers (vast en inhuur (in eigen uren)) en de procedures zullen verdeeld worden over minimaal twee medewerkers. In december 2019 is een nieuwe medewerker gestart, met ervaring met afval(inrichtingen). Cursussen en opleiding betreffende afval staan ondermeer in het teken van de Omgevingswet en afval. Ook wordt getracht het team vergunningverlening uit te breiden met vaste medewerkers, die zich zullen specialiseren op afval. Ad 3.3) VV agrarisch Frequentie en aantal worden niet gehaald vanwege weinig procedures.

De dienst heeft zes agrarische bedrijven in deze klasse. Deze bevinden zich in de gemeente Nieuwkoop (3) en Kaag en Braassem (3). Wat doen we om de kwaliteit te borgen? Er zijn voldoende procedures die net buiten deze klasse vallen, maar dezelfde problematiek kennen. Daardoor halen de medewerkers de frequentie wel over een iets breder pakket van bedrijven. Ad 5.1) T&H Procesindustrie Frequentie en aantal wordt niet gehaald vanwege te weinig werkaanbod. De dienst heeft slechts drie procesindustrie bedrijven in deze klasse. Deze bevinden zich in de gemeente Lisse, Teylingen en Leiden (bevoegd gezag Provincie ZH). Wat doen we om de kwaliteit te borgen? Per 1 januari 2018 is er een nieuwe samenwerkingsovereenkomst tussen de vijf omgevingsdiensten in Zuid-Holland afgesloten waarin o.a. de kennisborging in opgenomen is. Dit zal nog verder vorm krijgen en zullen wij actief participeren om de kwaliteit borgen. Ad 5.3) T&H Agrarisch Frequentie en aantal wordt niet gehaald vanwege weinig controlemogelijkheden. De dienst heeft zes agrarische bedrijven in deze klasse. Deze bevinden zich in de gemeente Nieuwkoop (3) en Kaag en Braassem (3). Wat doen we om de kwaliteit te borgen? Het aantal controlemogelijkheden in deze klasse is te laag, echter er zijn voldoende agrarische controles die net buiten deze klasse vallen maar dezelfde problematiek kennen.

Dus de medewerkers halen de frequentie wel over een iets breder pakket van bedrijven. Als aanvullende oplossing is in 2020 in het kader van de samenwerkingsovereenkomst tussen de vijf ZuidHollandse omgevingsdiensten een externe collegiale toets uitgevoerd door een andere Omgevingsdienst.

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

64 / 72

Ad 10) Bouwtaken in de Leidse regio: Met de gemeenten in de Leidse regio (Zoeterwoude, Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Servicepunt 71) is een samenwerkingsovereenkomst afgesloten om voor de bouw gerelateerde taken de kwaliteit te garanderen. De Kwaliteitscriteria 2.2 zijn hier ook het vertrekpunt. Ad 11) Ketentoezicht Frequentie en aantal wordt niet gehaald vanwege te weinig relevante onderzoekmogelijkheden. Wat doen we om de kwaliteit te borgen? Doordat het ketentoezicht vaak regio overschrijdend is, wordt ingezet op regionale samenwerking met andere omgevingsdiensten. Er wordt geparticipeerd in regionale onderzoeken. Het samenwerkingsproject tussen ODH, onze dienst en ODMH is gecontinueerd. Ad 12) BOA (Buitengewoon Opsporings Ambtenaar) Frequentie wordt niet gehaald, omdat er op dit moment onvoldoende PV (Proces-Verbaal) waardige zaken zijn bij de bedrijven. Wat doen we om de kwaliteit te borgen? Deelname aan de BOA-pool die actief is binnen de provincie Zuid-Holland. Ad 18) Afvalwater (indirecte lozingen) Frequentie en aantal wordt niet gehaald door een beperkt werkaanbod bij een beperkt aantal bedrijven. Wat doen we om de kwaliteit te borgen? De monstername en de interpretatie van de data is uitbesteed aan een extern bureau, de hiermee gemoeide kosten zijn nu al opgenomen in het materiële budget.

Meldingen en besluiten worden adequaat behandeld door medewerkers met voldoende kennis en ervaring op dit specifieke onderdeel. Er is een opleidingstraject gestart voor de monstername en de bijbehorende interpretatie en is het toezicht geïntensiveerd. Daarnaast heeft de dienst een speciaal kennis team water en nauwe samenwerking met het Hoogheemraadschap van Rijnland. Ad20) Externe Veiligheid Frequentie en aantal wordt niet gehaald vanwege onvoldoende mogelijkheden om QRA’s (kwantitatieve risicoanalyses) op te stellen omdat het aantal bedrijven waarvoor deze taak uitgevoerd kan worden te klein is. Wat doen we om de kwaliteit te borgen? Via het EV-netwerk binnen de provincie wordt samengewerkt om de benodigde kennis te borgen. Ad 22) Groen en Ecologie Frequentie en aantal wordt niet gehaald vanwege onvoldoende aanbod van werkzaamheden. Wat doen we om de kwaliteit te borgen? Als aanvullende oplossing is een externe collegiale toets uitgevoerd door een andere dienst dan wel een extern adviesbureau.

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

65 / 72

2.2 Stand van zaken procescriteria en criteria voor inhoudelijke kwaliteit en prioriteiten De procescriteria zijn gebaseerd op de dubbele beleidscyclus van de BIG-8. Een toets op de procescriteria is tevens een toets op de inhoudelijke kwaliteit en prioriteiten. In tabel 2 (volgende pagina) wordt beschreven welke oplossingen we kiezen om te zorgen dat we voldoen aan de kwaliteitscriteria. Tabel 2: Procescriteria en criteria voor inhoudelijke kwaliteit en prioriteiten VV

T&H

1. Rapportage en Evaluatie Verantwoording van prestaties, mensen en middelen Probleem analyse VV (incl afhandelen meldingen) Probleem analyse T&H Vergelijking en auditing

2. Strategisch beleidskader Prioriteit en meetbare doelstellingen VV Prioriteit en meetbare doelstellingen T&H

3. Operationeel beleidskader Strategie en Basiswerkwijze Beleid RO t.a.v. VV Objectieve criteria beoordelen en beslissen VV Naleefstrategie T&H Toezicht Strategie Sanctiestrategie Gedoogstrategie 4. Planning en controle Borging Personele en financiele middelen Uitvoeringsprogramma VV en T&H Organisatorische condities Kwaliteitsborging

toelichting begroting, P&C Vergunningenplan ODWH Uitvoeringsbeleid T&H KPI's, werkplannen

Vergunningenplan ODWH Uitvoeringsbeleid T&H

ligt bij gemeenten Vergunningenplan ODWH Uitvoeringsbeleid T&H Uitvoeringsbeleid T&H Uitvoeringsbeleid T&H Uitvoeringsbeleid T&H

Begroting ODWH Werkplannen Werkplannen 2

5. Voorbereiden Protocollen en Werkinstructies VV Protocollen en Werkinstructies T&H Protocollen voor communicatie, informatiebeheer Interne en externe afstemming

zaakgericht werken zaakgericht werken communicatie protcollen P&C cyclus (Burap/perrap)

6. Uitvoering Uitvoeringsondersteunende voorzieningen VV en T&H

Werkplannen

Monitoren Monitoring

P&C cyclus (burap/perrap)

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

66 / 72

Kleurcodes in tabel 2: voldoet aan de KC 2.1 Acties gestart om te voldoen niet van toepassing Geen taak ODWH

Toelichting op Tabel 2: oplossingen voor procescriteria en inhoudelijke kwaliteit Gele blokjes met cijfers Niet alle elementen van dit criterium worden gehaald, met name het uitvoeren van interne audits op de interne procedures. De dienst beschikte over een ISO-certificaat en een kwaliteitsmedewerker om de audits op de beschreven procedures uit te voeren. De dienst werkt nu zaakgericht. Hiermee zijn de te volgen procedures vastgelegd in een digitale workflow. Een compleet zaaksysteem incl. de PDC en een daarbij behorende beheersorganisatie is in de toekomst voldoende om aan dit criterium te voldoen en dit wordt op dit moment ingericht.

3. Achtergrondinformatie kwaliteitscriteria De kwaliteitscriteria bevatten criteria voor kritische massa, procescriteria en criteria voor inhoudelijke kwaliteit en prioriteiten. Deze worden hieronder beschreven: De kwaliteitscriteria bevatten criteria voor: 1. Kritische massa Kritische massa criteria geven onder andere aan welke capaciteit, kennis en ervaring tenminste in een organisatie aanwezig moet zijn om de VTH-taken goed uit te voeren. Op hoofdlijnen bestaat de kritische massa uit de onderstaande elementen. • Deskundigheid - Minimale basisopleiding medewerkers. - Minimale jaren werkervaring nodig om zelfstandig de taak uit te kunnen voeren. - Minimale aanvullende kennis, in aanvulling op de opleidingen. • Continuïteit - Minimale frequentie waarmee de taak zelfstandig uitgevoerd wordt. - Minimaal aantal medewerkers met omschreven deskundigheid en frequentie waarover een organisatie dient te beschikken. - Borging waar de taken uitgevoerd moeten worden (binnen overheid of uitbesteed). 2. Procescriteria Voor de totstandkoming van producten zoals vergunningen, controles en handhavingsacties zijn diverse werkprocessen nodig. Transparantie en bestuurlijke vastlegging spelen daarin een belangrijke rol. De procescriteria samen leiden tot een sluitende cyclus en kwaliteitsborging. Daarbij is de “BIG-8” gehanteerd (beleidslevenscyclus). 3.

Criteria voor inhoudelijke kwaliteit en prioriteiten Deze criteria bepalen de minimale ondergrens binnen de werkprocessen. Het gaat bijvoorbeeld om criteria met betrekking tot de diepgang waarmee getoetst wordt, het gebruik van de landelijke sanctiestrategie en (landelijke) prioriteiten.

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

67 / 72

Bij het toetsen aan de Kwaliteitscriteria zijn er twee mogelijkheden om de kwaliteitseisen van de Wet VTH te borgen. De eerste is om te voldoen (comply). Hierbij is geen verdere actie nodig. De tweede mogelijkheid is dat een taak niet kan worden uitgevoerd zoals beschreven in de Kwaliteitscriteria 2.1. Bij de dienst is een belangrijke oorzaak hiervan een te laag werkaanbod omdat er onvoldoende bedrijven in een bepaalde klasse in het werkgebied van de dienst zijn. In de gevallen waarin niet wordt voldaan dient er gemotiveerd te worden aangegeven hoe toch het kwaliteitsniveau van de Wet VTH kan worden geborgd (explain). Bijvoorbeeld door het periodiek uitvoeren van collegiale toetsen op specifieke dossiers door externe partijen. Gemotiveerd afwijken betekent overigens niet dat de kwaliteit van de uitgevoerde werkzaamheden onvoldoende is, maar het kwaliteitsniveau (met het bestaande personeelsbestand en werkaanbod) onvoldoende is gewaarborgd binnen de dienst zelf. Door passende maatregelen te nemen (zoals samenwerking met andere diensten of inhuren van collegiale toets) wordt het kwaliteitsniveau toch gewaarborgd.

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

68 / 72

BIJLAGE F: CONTROLEVERKLARING

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

69 / 72

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

70 / 72

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

71 / 72

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

72 / 72

← Vorig deel

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://gemeenteraad.hillegom.nl/api/v1/meetings/153/documents/16119