Db07.1 Bijlage bij raadsbrief Archiefverslag Hillegom 2019-2022.pdf

'Archief een archiefparagraaf opgenomen. De 1e wijziging op de GR is getekend op 07-01-2020. - Het archief- en informatiebeheer is bij team l&A belegd. - Het archief- en informatiebeheer van Hillegom is in de nieuwe organisatie voortgezet. - De werkorganisatie HLT Samen is vanaf 01-01-2017 nieuwe personeelsdossiers voor haar medewerkers gestart.

GR ISD Bollenstreek - Aansluiting gemeente Hillegom 0106-2002. - De ISD Bollenstreek beheert de cliëntendossiers m.b.t. individuele bijstandsverlening en WMO. - De ISD Bollenstreek is vanaf 01-012019 aangesloten bij Erfgoed Leiden (DVO inzake archiefbeheer ISD Bollenstreek getekend 14-102019). - Artikel 51 Hoofdstuk 11 bevat een archiefparagraaf.

GR ODWH - Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst West-Holland, van 27-12-2000; 11e wijziging: 0101-2020. - In Hoofdstuk 13 artikel 40 Archief betreft een zgn. archiefparagraaf. - Aansluiting gemeente Hillegom 2712-2000. - De ODWH is sinds 01-01-2018 aangesloten bij Erfgoed Leiden bij

4

DVO getekend 11-09-2018/01-10-

2018. GR Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland - Aansluiting sinds 16-03-2022 - De regeling behartigt de belangen van de deelnemers op het terrein van uitvoering van gemeentelijke inkoop en contracteren in het kader van de Jeugdwet. - Er zijn summiere afspraken gemaakt omdat de GR gefaseerd wordt ingevoerd. Afspraken moeten nog in een archiefparagraaf in de GR worden vastgelegd. De GR’n met Concensus, RDOG (Hecht), en VRHM bevatten een archiefparagraaf.

DVO Oasis (Almere) - Bij Firma Oasis (v/h Cintas) staan de financiële bescheiden t/m 2016 opgeslagen, evenals cliëntendossiers van v/h Sociale Zaken. - In de DVO zijn afspraken gemaakt over het archief. Alleen het oude contract met Oasis van vóór het samenwerkingsverband was nog aanwezig in JOIN. De looptijd van het contract is aangepast. DVO Notubiz

5

De standaard tekst voor een archiefparagraaf is in de DVO opgenomen.

DVO Kvbvs - Aansluiting HLTsamen/Hillegom 0101-2020. - Inhuur Kybys verzorgt uitvoering voor gemeentelijke begraafplaats per 01-01-2020. - De gemeente voert de begraafplaatsadministratie in Key2begraven. b. Zijn alle gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt opgenomen in het landelijke GR-register, en is er overzicht over de andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert? Toelichting; Voor nadere uitleg van het landelijke GR-register, ook in relatie tot art. 27 van de Wgr, zie https://www.koopoverheid.nl/vooroverheden/gemeenten-provincies-enwaterschappen/gemeenschappelijkeregelingen.

Zo nee: * Bevat het (eigen) register per gemeenschappelijke regeling in ieder geval: de deelnemers; de wettelijke voorschriften waardoor de bevoegdheden van het samenwerkingsverband worden beheerst; de bevoegdheden die bij de regeling zijn overgedragen; het adres en de plaats van vestiging; of een openbaar lichaam of een gemeenschappelijk orgaan is ingesteld? * Is er een overzicht van andere samenwerkingsverbanden?

Ja - De GR’n waarin de gemeente Hillegom participeert staan in het landelijk GR-register. - De site van de gemeenteraad.hillegom.nl geeft een overzicht van GR’n waarin de gemeente Hillegom participeert. - De gemeente houdt een Register van gemeenschappelijke regelingen bij.

* Zo ja, voldoet deze aan de wettelijke voorschriften voor dergelijke regelingen? * Houdt de gemeente zich daaraan, d.w.z. worden de diverse

Ja In het Mandaat- en Volmachtregister Bestuur HLTsamen is onder de rubriek 'Archief de bevoegdheden bij mandaat of ondermandaat toegekend aan de

1.6. Mandaatregeling archiefzorg Beschikt de gemeente over vastgestelde mandaten op grond van de Archiefwet, bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels?

6

Toelichting: Bijvoorbeeld voor vervangen van archiefbescheiden of voor opstellen en ondertekenen van vernietigingslijsten.

bevoegdheden uitgeoefend door de ter zake bevoegde ambtenaren?

domeinmanager, teammanager en medewerker domein bedrijfsvoering.

Per geval: * Is er een dienstverleningsovereenkomst? * Zo ja, in hoeverre is in de overeenkomst rekening gehouden met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? * Zijn er maatregelen getroffen in het kader van faillissement, beslaglegging of inbeslagname bij betrokken private partijen, bijvoorbeeld in de vorm van een escrowregeling? * Zijn er maatregelen getroffen in geval(len) van externe dataopslag, bijvoorbeeld bij vakapplicaties (al dan niet in de cloud)? * Zijn, in geval er sprake is van persoonsgegevens in de archieven, de nodige verwerkersovereen komsten gesloten?

De gemeente Hillegom heeft haar historische archieven in beheer gegeven van Erfgoed Leiden.

1.7. Uitbesteden archiefbeheer(staken)

Indien (aspecten van) het archiefbeheer/archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of een publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? Toelichting: Denk bij het uitbesteden van archiefbeheertaken of -diensten aan: inhuur personeel; huur archiefruimte, archiefbewaarplaats of e-depot; het extern laten bewerken of restaureren van papieren archieven; het laten hosten van digitale gegevens. Wanneer de hele documentaire informatievoorziening is uitbesteed (bijvoorbeeld in een shared service centre) of het beheer van de statische archieven is uitbesteed aan een externe archieforganisatie, dan is sprake van een op afstand gezette taak als bedoeld in KPI 1.5

Aansluiting Erfgoed Leiden

De GR inzake het beheer van het archief van Hillegom en bijbehorende Nadere regeling ter uitvoering van artikel 4 (getekend 07-10-2009), is per 31-12-2016 vervallen i.v.m. de aansluiting bij de werkorganisatie HLTsamen. Hiervoor in de plaats is de DVO inzake het beheer van het archief van de gemeente Hillegom m.i.v. 1 januari 2017 (getekend d.d. 13-042019) gekomen. Het college blijft archiefzorgdrager.

1.8. Publicatie en bekendmaking Doet de gemeente haar publicaties en bekendmakingen via DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties) en / of op https://www.officielebekendmakingen.n

* Zo nee, hoe geschiedt publicatie en bekendmaking dan wel?

7

Ja De werkorganisatie HLTsamen alsook de gemeente Hillegom zet haar publicaties en bekendmakingen op

l/qemeenteblad? Toelichting: De inwerkingtreding van de Wet elektronische publicaties is gepland voor 1 januari 2021. Vanaf dat moment moeten regelingen en bekendmakingen van de overheid via DROP op https://www.officielebekendmakingen.n l/gemeenteblad worden gepubliceerd. DROP wordt beheerd door KOOP, Kennis- en Exploitatiecentrum voor Officiële Overheidspublicaties, zie https://www.koopoverheid.nl/vooroverheden/gemeenten-provincies-enwaterschappen/drop

officielebekendmakingen.nl en op de website van de gemeente. Ook via DROP, in beheer bij KOOP.

2. Middelen en mensen Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Vraag

Deelvraag

Toetsing

* Wat is het totale bedrag dat is opgevoerd op de begroting van het lopende jaar? Welk bedrag is gereserveerd voor de in de Toelichting benoemde kosten?

Ja - Volgens verkregen informatie stelt de gemeente Hillegom aan de GR werkorganisatie HLTsamen voldoende middelen ter beschikking voor de zorg voor en het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en het toezicht daarop. - Een begroting over 2019, 2020, 2021 is niet getoond. Voor 2022 is totaalbedrag van €654.596 begroot voor de zorg en het beheer van archiefbescheiden. Hierboven is een bedrag van €16.274 voor de

2.1. Middelen Hoeveel middelen stelt het college na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop? Toelichting: De volgende kostensoorten zijn relevant: loon personeel, externe inhuur personeel, opleiding personeel, materialen voor het papieren archief (zippels, verpakking e.d.), externe bewerking

8

Resultaat 2019-2022

Te nemen acties

archieven, vernietiging, bouw/inrichting archiefruimte (ook digitaal), huur archiefruimte of opslag, externe digitalisering archieven, scanners, software DMS/RMA, software DSP/ZTC, archiefdienst of aansluiting bij externe archieforganisatie (archiefbewaarplaats), aansluiting documentenwacht. Er zijn geen kengetallen beschikbaar.

archiefdienst Erfgoed Leiden inbegroot. - Voor opleiding is budget beschikbaar.

2.2. Mensen, kwantitatief ten behoeve van beheer

a. Hoeveel mensen (fte’s) stelt het college na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en toezicht daarop? Toelichting; Er zijn geen kengetallen beschikbaar

Ct * Wat is de totale omvang in fte van: a) medewerkers in de organisatie die informatie produceren of verwerken? b) medewerkers in de organisatie die zijn belast met informatiebeheer, zoals medewerkers DIV, ICT, interne archiefdienst en eventuele informatiebeheerders op andere afdelingen? * Wat is de omvang in fte van de medewerkers die zijn belast met het informatiebeheer uitgesplitst naar functiesoort? * Zijn de medewerkers in de organisatie die informatie produceren of verwerken voldoende op de hoogte van de interne richtlijnen op informatiebeheergebied om een goed informatiebeheer te kunnen garanderen?

9

Fte team l&A - Bij team l&A werken 50 medewerkers. - In 2018 was de formatieve ruimte 13,52 fte. Daarvan is begin 2019 11,36 fte ingevuld. - De bezetting is in 2019-2022 onvoldoende om alle archiefwettelijke taken uit te voeren. - Een extra medewerker verricht hand en spandiensten voor organisatieonderdelen en voor Informatiebeheer.

Functies Taakveld Informatiebeheer; Huidige raming en bezetting: Beleidsmedewerker: 1,2 fte (waarvan 0,5 fte ingevuld) Coördinator: 1 fte (waarvan 0,8 fte ingevuld) Consulent: 4 fte (waarvan 2,27 fte ingevuld) Informatiespecialist; 4 fte (waarvan 3,45 fte ingevuld) Registrator: 0,8 fte (ingevuld)

Helpdesk JOIN - De Helpdesk voor JOIN in z'n oude vorm bestaat niet meer. - Medio 2020 wordt de Helpdesk op de vrijdag niet meer bezet door de informatiemedewerkers. Sinds november 2021 is de Helpdesk ook niet meer telefonisch bereikbaar. - Medewerkers in de organisatie kunnen via TopDesk vragen stellen over JOIN. - Spoedvragen gaan via Servicedesk ICT (verbinden door). - Er is ook een virtuele handleiding beschikbaar (Pepper), en online training. Richtlijnen Informatiebeheer - Nieuwe medewerkers krijgen instructies over JOIN van Taakveld Informatiebeheer. - Op Intranet staan interne richtlijnen, handleidingen/handreikingen. Deze zijn nu in TopDesk overgezet want de informatie op Intranet veroudert snel.

b. Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden? Toelichting: Het gaat hier om structurele achterstanden die binnen de dagelijkse uitvoering van de beheerwerkzaamheden met de normale personeelsbezetting en toegekende middelen niet zijn weg te werken. Voorbeelden nietovergebrachte archieven: • analoge en digitale dossiervorming in behandelfase;

Zo ja, * van welke aard zijn de achterstanden? Zie de voorbeelden in de toelichting bij deze vraag. * wat is de omvang van deze achterstanden fysiek (aantal m of MB, GB, TB)? * en in geschat aantal arbeidsuren om deze weg te werken? * waarom zijn deze achterstanden ontstaan? * zullen zonder ingrijpen deze

10

Ja - Door onderbezetting in 2019-2022 en door de coronamaatregelen in (v.a. maart 2020) zijn opnieuw een aantal actiepunten verschoven. - Alle achterstanden staan op een actielijst. Deze lijst is opgenomen in het jaarlijkse werkplan van Team l&A en wordt bijgehouden door de beleidsadviseur l&A en coördinator taakveld Informatiebeheer van team l&A.

o»

• dossierregistratie; • beheer (ook materieel) van afgehandelde analoge en digitale dossiers; • bijhouden van een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de analoge c.q. digitale archiefbescheiden; • de (voorbereiding van de) vernietiging van archiefbescheiden; • de (voorbereiding van de) overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats. Voorbeelden overgebrachte archieven: • ontsluiting; • materiële verzorging (o.a. zuurvrije verpakking), • aanbrengen van openbaarheidsbeperkingen; • beschikbaarstelling aan het publiek; • inrichten van - of op andere wijze voorzien in - een beheeromgeving voor digitale archiefbescheiden (digitaal depot, e-depot). Let op: particuliere archieven die zijn opgenomen in de bewaarplaats vallen onder het regime van de Archiefwet. Dus ook achterstanden bij de particuliere archieven vermelden.

achterstanden nog groeien? * is het wegwerken van de achterstanden in een planning opgenomen? Zo ja, op welke termijn worden de werkzaamheden opgepakt en afgerond? Beheerders van archiefbewaarplaatsen vermelden hier hoe groot het percentage voor het publiek ontsloten/niet-ontsloten archieven is, gelet op het geheel aan archiefbescheiden en het percentage materieel goed/nog niet goed verzorgde archieven. De deelvragen dienen apart beantwoord te worden ten aanzien van de niet-overgebrachte (N-0) en de overgebrachte (O) archieven.

c. Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het interbestuurlijk toezicht door de provincie?

* Zo ja, welke?

Er wordt meer vanuit uren gewerkt dan in strekkende meters, o 2021: 9228 uur o 2022: 10 000 uur De achterstand is aangegroeid. De bedoeling is voor de nieuwe medewerker met start in september hier aan te gaan werken.

Nee

2.3. Mensen, kwalitatief ten behoeve van beheer

11

a. Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het onder 2.2 bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij­ en nascholing? (Zie ook 4.2.)

* Per functie aangeven: vereiste opleiding, werk- en denkniveau; werkelijke opleidingsniveau van de medewerkers. * Zijn er medewerkers in opleiding? Zo ja, welke opleiding en wanneer af te ronden? * Wat is het opleidingsbudget (per medewerker / afdeling)?

Vereiste opleiding, werk- en denkniveau Taakveld Informatiebeheer: Beleidsmedewerker HBO Informatiespecialist HBO Registrator MBO+

Werkelijke opleidingsniveau Taakveld Informatiebeheer Beleidsmedewerker HBO Informatiespecialist HBO Coördinator WO Consulent MBO Registrator na Medewerkers in opleiding Nee

Opleidingsbudget Er is budget beschikbaar.

b. Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren worden gedaan?

Zo nee, welke niet? Zie 2.2b voor voorbeelden.

c. Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het interbestuurlijk toezicht door de provincie?

Zo ja, welke?

Ja Medewerkers team l&A hebben voldoende kennis en ervaring om de wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren uit te voeren. Het doel is om het team op te bouwen uit medewerkers met een HBO opleiding zodat er minder controle nodig is aan de achterkant. Meer investeren in kennis en kunde.______ Nee

2.4. Mensen, kwantitatief ten behoeve van toezicht

12

o

Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs en/of andere medewerkers.

* Wat is de totale omvang in fte en wat is de omvang per functiesoort (archivaris / archiefinspecteur / overig)?

Formatieruimte Toezicht bij Erfgoed Leiden: - Gemeentearchivaris: 32 uur - Adjunct gemeentearchivaris: 36 uur - Senior Archiefinspecteur: 21,6 uur t/m 23-08-2022. - Senior Archiefinspecteur: 36 uur - Senior Archiefinspecteur: 36 uur - Adviseur Digitale Archieven: 30 uur Niet meegeteld zijn medewerkers die in meer of mindere mate betrokken zijn bij het toezicht.

3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?______ Vraag

Deelvraag

Toetsing

Resultaat

2019-2022

3.1. Archiefruimte(n) en applicaties

a. Beschikt de gemeente over een of meer (analoge) archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en -besluit genoemde eisen voldoen?

* Door wie is dat vastgesteld? En wanneer? * Geef voor elke archiefruimte aan of deze aan de eisen voldoet. Zo nee, aan welke eisen niet?

Ja Vanaf 01-01-2017 vallen de archiefruimten van de gemeente Hillegom onder onderhoud en beheer van de werkorganisatie HLTsamen.

Archiefruimte DIV nr. 3.1.1 is op 7 november 2022 getoetst aan de eisen in hoofdstukken 4, 5, 7 en 8 van de Archiefregeling en aan artikel 13 van het Archiefbesluit 1995. Het klimaatsysteem is in 2017 in de technische ruimte geïnstalleerd. Er is nog geen onderhoudscontract. Offerte is aangevraagd. De vele dozen op de topborden van de stellingen kunnen de luchtcirculatie verstoren.

13

Te nemen acties

In de archiefruimte is schimmel op een plank, een archiefdoos en een archiefstuk aangetroffen. Archiefruimte 3.1.1 voldoet aan de eisen, er zijn verbeterpunten. Archiefruimte BZ nr. 0.2.5 is op 7 november 2022 gecontroleerd op veranderingen. In 2021 zijn de langdurig te bewaren archiefbescheiden (brondocumenten llOjaar) overgeplaatst naar de archiefruimte DIV 3.1.1 en de registers BS naar de archiefbewaarplaats in Lisse. Met uitzondering van lopende registers en de huwelijksakten, zijn alle langdurig te bewaren documenten overgeplaatst, dus deze archiefruimte is niet meer als zodanig in gebruik.

b. Gebruikt het college deze archiefruimte(n) ten behoeve van de te bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden?

c. Beschikt het college over applicaties PMS / RMA en vakapplicaties - waarmee

* Is er een overzicht van deze applicaties?

14

Ja - Archiefruimte DIV 3.1.1 wordt gebruikt voor op termijn over te brengen en op termijn te vernietigen archiefbescheiden. - Archiefruimte 0.2.5 is niet geschikt voor langdurig en/of permanent te bewaren archiefbescheiden. Langdurig te bewaren archiefbescheiden zijn overgeplaatst naar archiefruimte DIV 3.1.1. en de registers BS naar Lisse.

eo

Ja Overzichten

o»

de noodzakelijke informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd? Toelichting: Onder informatiebeheertaken verstaan we de onderdelen van het beheer die in hoofdstuk 6 t/m 8 van deze handreiking aan de orde komen. De normen ISO-16175-2 (internationaal) en NEN2082 (nationaal) bevatten te stellen eisen aan applicaties gebruikt voor informatiebeheer. De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale informatie in DMS / RMA en vakapplicaties worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO.

* Zo ja, is er concreet zicht op evt. ontbrekende functionaliteit van de afzonderlijke vakapplicaties, bijvoorbeeld ten behoeve van vernietiging of van migratie / conversie van archiefbescheiden?

- Er wordt in Blue Dolphin gewerkt aan een overzicht van applicaties. - Voor de uitvoering van de informatiebeheertaken maakt DIV gebruik van; - Zaaksysteem JOIN - Rx.Mission (vergunningen) komt nu in de plaats van SquitXo. De koppeling met JOIN wordt losgelaten, - JKC (klantcontact) (Ontbrekende) functionaliteiten - JOIN is voorzien van een vernietigingstool. - Rx.Mission heeft een eigen archiefsysteem en vernietigingsomgeving.

3.2. Archiefbewaarplaats (voor analoge archiefbescheiden)

a. Is door het college als archiefzorgdrager een eigen gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit- en regeling en genoemde eisen voldoen?

* Zo ja, welke? * Gaat het om een gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats? * Geef voor elke archiefbewaarplaats aan of deze aan de eisen voldoet. Zo nee, aan welke eisen niet?

b. Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats ten behoeve van de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden?

15

Ja - De gemeentelijke archiefbewaarplaats van Leiden is bij DVO getekend 03-04-2019 aangewezen als archiefbewaarplaats voor archiefbescheiden van Hillegom. - De depots van de archiefbewaarplaats voldoen aan de eisen zoals genoemd in de Archiefregeling en het Archiefbesluit.

co

Ja De wettelijk te bewaren archieven, (1518) 1592-1990 (2013), van de gemeente Hillegom zijn overgebracht

co

naar de archiefbewaarplaats van Leiden. 3.3. E-depot(s)

a. Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e-depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de Archiefregeling voldoet? Toelichting: E-depot is een niet-wettelijke benaming voor de digitale archiefbewaarplaats, dat is een voorziening voor opslag, beheer en beschikbaarstelling van permanent te bewaren digitale archiefbescheiden. Hierin kunnen ook langer te bewaren, maar op termijn vernietigbare, archiefbescheiden worden bewaard. Een e-depot bestaat niet per se uit één voorziening bij een archiefdienst, maar kan ook uit verschillende omgevingen of applicaties bij archiefdienst en/of archiefvormer bestaan. Geef in dat geval aan hoe opslag en beheer per omgeving zijn geregeld en, in het geval van overgebracht archief, hoe de beschikbaarstelling is geregeld. De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale informatie in e-depot(s) worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO. Voor meer informatie over certificering van e-depots, zie de website daarover van het Netwerk Digitaal erfgoed (NDE). https://wegwijzercertificering.nl/nl/

* Zo ja, welk(e)? * Gaat het om een gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen e-depot? * Geef voor het e-depot aan of dit aan de eisen voldoet. Zo nee, aan welke eisen niet? * Is het e-Depot gecertificeerd en zo ja hoe?

16

Ja - De gemeente heeft de beschikking over het e-depot van Erfgoed Leiden voor haar permanent te bewaren digitale archieven. - Op 25-06-2020 is het e-depot incl. kosten door Erfgoed Leiden via MS/Teams aan de werkorganisatie HLTsamen gepresenteerd. - Een besluit tot aansluiting aan het e-depot is nog niet genomen.

33

b. Gebruikt het college dit e-depot ten behoeve van de te bewaren archiefbescheiden?

* Wie heeft geconstateerd dat het aan de eisen voldoet? En wanneer?

N.v.t. - Er zijn nog geen digitale archiefbescheiden van de gemeente Hillegom overgebracht. - In de aanbesteding voor de ontwikkeling van het e-depot is gelet op het gebruik van gecertificeerde software/systemen. - Op dit moment werkt Erfgoed Leiden aan de certificering van haar e-depot.

Zo ja, aan welke elementen wordt aandacht besteed? M.a.w. hoe volledig is dit plan?

Deels Gemeente Hillegom - De gemeente Hillegom valt onder de VRHM. De VRHM/Brandweer is bekend met inhoud van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen.

3.4. Onderdeel gemeentelijk rampenplan Beschikt de gemeente/regio over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen? Toelichting: Het regionaal risicoprofiel is een inventarisatie en analyse van de in een veiligheidsregio aanwezige risico’s, inclusief relevante risico’s uit aangrenzende gebieden. Het risicoprofiel moet zijn vastgesteld door de veiligheidsregio (en is daar ook op te vragen). De Handreiking onderscheidt zes vitale belangen. Punt 6 betreft de veiligheid van cultureel erfgoed.

Erfgoed Leiden - Erfgoed Leiden valt onder de VRHM. De VRHM/Brandweer is op de hoogte van de inhoud van de archiefbewaarplaatsen van Leiden. - Zij doet mee aan het regionaal veiligheidsnetwerk voor erfgoedinstellingen. - Zij doet mee aan incidentenregistratie van het landelijk veiligheidsnetwerk. Incidenten worden geregistreerd in DICE (Database Incidenten Cultureel Erfgoed).

17

Erfgoed Leiden beschikt naast een BHV-plan over een Collectie Hulpverleningsplan. Met het CHVplan wordt regelmatig geoefend o.l.v. een gespecialiseerd bedrijf (Helicon in Zoeterwoude).

3.5. Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming a. Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan, en een veiligheidsplan voor het e-depot (of de e-depots)? Toelichting: De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale informatie in e-depot(s) en (andere) applicaties worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO. De VNG Informatiebeveiligingsdienst (IBD) heeft een aantal zogenaamde operationele kennisproducten beschikbaar voor aspecten van informatiebeveiliging, zie https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/

Ten aanzien van analoge archiefbescheiden: * Zo ja, aan welke elementen wordt aandacht besteed? M.a.w. hoe volledig is dit plan? * Wordt het LOPAI-model gevolgd? * Wordt er regelmatig mee geoefend, en zo ja, hoe vaak? * Zijn de autorisaties op de fysieke toegang tot de archiefruimte(n) resp. archiefbewaarplaats(en) ingericht?

Ja - Het Calamiteitenplan archiefruimten en archiefbewaarplaats HLTsamen is op 17-02-2021 vastgesteld. - De archiefruimten van de gemeenten zijn uitsluitend toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers. - Het beheer van de archiefruimte op afstand brengt met zich mee dat in geval van calamiteiten en schommelingen in het binnenklimaat (RV en T) niet tijdig kan worden ingegrepen. - Het Onderhouds- en Beheerplan, incl. schoonmaakschema, voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats in beheer bij de werkorganisatie HLTsamen is door de teammanager l&A op 2102-2021 getekend en vastgesteld.

Zo ja, welke?

Ja In het Calamiteitenplan is een verzamelplaats voor het ontruimen van archieven in geval van calamiteiten aangewezen.

kennisproducten-ibd/

b. Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen analoge archiefbescheiden op basis van prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 3.4.)

18

4. Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? Vraag

Deelvraag

Toetsing

Resultaat 2019-2022

4.1. Kwaliteitssysteem archiefbeheer

a. Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd? Toelichting; Een kwaliteitssysteem is het geheel van organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van de kwaliteitszorg. De archiefwetgeving schrijft niet voor hoe een kwaliteitssysteem vormgegeven moet worden, maar stelt in de toelichting op de Archiefregeling dat “elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken”. De organisatie moet kunnen aantonen dat beschreven is waar verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe taken dienen te worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken en dat regelmatig interne toetsing en evaluatie plaatsvinden

b. Zo ja, welk systeem?

Ja - Het Kwaliteitssysteem DIV voor de HLTsamen gemeenten en -bestuur is op het moment van inspectie nog niet vastgesteld. Opzet voor een kwaliteitssysteem DIV o.b.v. KIDO light is gemaakt; laatste bewerking 03-02-2020. - Er wordt in 2023 nog een sessie gehouden met Doxis om het kwaliteitsplan op te stellen en uiteindelijk vast te stellen. - In het Handboek vervanging HLTsamen 2018 is Hoofdstuk 6 gewijd aan Kwaliteit en Audit. Gestart in 2020 en door corona niet eerder afgerond. Het verslag is op 02-02-2022 getekend.

Besteedt het systeem aandacht aan: * Beleid (KIDO hoofdstuk 3) * Organisatie (KI DO hoofdstuk 4)

19

Ja

O

Te nemen acties

c. Zo ja, voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem?

* Operationele inrichting van het informatiebeheer (vgl. KIDO hoofdstuk 5) * De onderscheidenlijk informatiebeheerprocessen (KIDO hoofdstuk 6-9)? * Zijn er intern normen vastgesteld waaraan het informatiebeer moet voldoen en waarop structureel periodiek wordt getoetst?

- Het Handboek vervanging HLTsamen 2018 is opgesteld op basis van KIDO-light.

* Worden er systematisch kwaliteitscontroles gedaan? Zo ja, welke? * In hoeverre zijn medewerkers (behandelaars) op de hoogte van de interne informatiebeheervoorschriften? * Vindt periodiek interne toetsing van het kwaliteitssysteem plaats? Zo ja, worden daaruit consequenties getrokken (PDCA)?

Ja Systematische toetsing - Jaarlijkse toetsing (interne audit) van gescande en opgeslagen digitale archiefbestanden aan de hand van het Kwaliteitsplan vervangingsbesluit. - Eens per drie jaar audit door een externe partij. Kennis interne informatiebeheervoorschriften - Het merendeel van de medewerkers zijn op de hoogte van deze voorschriften. Via TopDesk kan men vragen over JOIN stellen. Nu ook via Pepper (sinds juni 2022). Actualisering kwaliteitssysteem - Het kwaliteitssysteem Taakveld Informatiebeheer wordt actueel gehouden. Het verbeteren van kwaliteit is een continu proces. Daarom behoudt het kwaliteitszorgsysteem DIV een dynamisch karakter.

20

4.2. Archieforganisatie/kwaliteitszorg/be nchmark a. Is er door de gemeente een (gemeentelijke of regionale) archiefinstelling aangewezen ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats?

b. Werkt de archieforganisatie bij haar dienstverlening op basis van een kwaliteitszorgsysteem? Toelichting: Let op: Een archieforganisatie moet daarnaast, net als een gemeente, beschikken over een kwaliteitssysteem voor het beheer van archiefbescheiden (zie KPI 4.1 op basis van Ar art. 16).

Ja - De gemeente heeft de regionale erfgoedinstelling (Erfgoed Leiden) aangewezen voor het beheer van de overgebrachte archieven en collecties van de gemeente Hillegom in de archiefbewaarplaats van Leiden.

Zo ja, om welk kwaliteitszorgsysteem gaat het?

c. Doet de archieforganisatie mee aan landelijke benchmarking?

Ja - Erfgoed Leiden werkt bij haar dienstverlening o.b.v. eigen kwaliteitszorgsystemen voor het beheer van de archiefbescheiden (o.b.v. Kwaliteitszorgsysteem BRAIN). - Erfgoed Leiden werkt aan de verbetering van haar kwaliteitszorgsystemen. Verbeteringen worden direct doorgevoerd, opgenomen in een termijnplanning of als knelpunt gemeld bij de softwareleverancier.

Deels - Voor de archieforganisatie gelden de Servicenormen Archieven 2010 van BRAIN en het Reglement Dienstverlening 2011 van Erfgoed Leiden. - Erfgoed Leiden heeft in 2019 besloten niet meer mee te doen aan de landelijke benchmarking. Een werkgroep werkt aan de verbetering van de benchmarking. En denkt in 2022 of 2023 een

21

©3

geactualiseerd systeem te hebben. Mogelijk doet Erfgoed Leiden dan weer mee. 4.3. Gekwalificeerde gemeentearchivaris

a. Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris aangewezen voor het toezicht op het beheer van nietovergebrachte archiefbescheiden en het beheer van de wel-overgebrachte? Toelichting: De Wet Normalisatie Rechtspositie Ambtenaren (Wnra) treedt met ingang van 1 januari 2020 in werking. De Archiefwet wordt daarop aangepast (art. 32 voor gemeenten). In de praktijk betekent het dat benoemingsbesluiten vanaf 2020 moeten worden omgezet in aanwijzingsbesluiten.

b. Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek?

Ja - De gemeente Hillegom was vanaf 01-01-2019 middels GR inzake het beheer van het archief van Hillegom en bijbehorende Nadere regeling ter uitvoering van artikel 4 (getekend 07-10-2009), al aangesloten bij Erfgoed Leiden. De GR is per 31-12-2016 vervallen vanwege de aansluiting bij de werkorganisatie HLTsamen. - De gemeentearchivaris van Leiden is bij DVO gemeente Leiden/Erfgoed Leiden e.o. en gemeente Hillegom inzake het archiefbeheer van de gemeente Hillegom (getekend d.d. 13-042019) m.i.v. 1 januari 2017 aangewezen als gemeentearchivaris van Hillegom. Zij houdt toezicht op de nietovergebrachte archiefbescheiden en het beheer van de overgebrachte archieven van de gemeente Hillegom in de archiefbewaarplaats van Leiden, (artikel 9 Archiefverordening van gemeente Hillegom 2012).

Zo nee. is deze in opleiding? Hoe ver gevorderd?

22

Ja

De gemeentearchivaris van Hillegom is in het bezit van het diploma Archivistiek A.

4.4. Verslag toezicht archiefbeheer Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? Toelichting: Regelmatig betekent periodiek conform de Archiefverordening. In de modelverordening is jaarlijks of tweejaarlijks opgenomen.

* Zo ja, is dit een verslag op basis van de voorliggende archief-KPI's? Als dit niet het geval is, leg uit welke facetten het inspectieverslag wel aan de orde stelt. * Wat wordt gedaan om de inhoud van het verslag bij het college onder de aandacht te krijgen? * Wordt voldaan aan de wettelijk bepaalde regelmaat waarmee het verslag moet worden uitgebracht?

Ja. - (Twee)jaarlijks moet verslag worden uitgebracht over de toetsing van de informatiehuishouding bij de gemeente o.b.v. de Archief KPI’s van de VNG, incl. verslag van de toetsing van de archiefruimten, meting RV en T en schimmelcontrole. - Door de COVID-19 maatregelen zijn de interviews op locatie verschoven. Eind 2021 is besloten om begin 2022 weer fysieke interviews te houden. - Het verslag wordt door de gemeentearchivaris aan het college van Hillegom gezonden.

* Zo ja, is dit een verslag op basis van de voorliggende archief-KPI's? Als dit niet het geval is, leg uit welke facetten het inspectieverslag wel aan de orde stelt. * Wat wordt gedaan om de inhoud van het verslag bij het college onder de aandacht te krijgen? * Wordt voldaan aan de wettelijk bepaalde regelmaat waarmee het verslag moet worden uitgebracht?

Ja. - Erfgoed Leiden brengt jaarlijks een algemeen verslag uit.

4.5. Verslag beheer archiefbewaarplaats Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? Toelichting: Regelmatig betekent periodiek conform de Archiefverordening. In de modelverordening is jaarlijks of tweejaarlijks opgenomen.

23

5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Hoofdvraag: Geschiedt de ordening pianmatig, waarborgen het systeem en de materiaten de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? Vraag

Deelvraag

Toetsing

* Gaat het om één overzicht of meer overzichten? Hier worden overzichten bedoeld van de werkelijk aanwezige documenten en zaken/dossiers. In dit overzicht staat, kort samengevat, om welke archiefbescheiden het gaat, waar deze te vinden is (fysieke locatie/applicatie) en of het om te bewaren of te vernietigen archiefbescheiden gaat; * Op welk niveau (documenten, dossiers, vakapplicaties, databases etc.) worden ze bijgehouden? * Wordt er gebruik gemaakt van een zaaktypencatalogus? Zo ja welke? * Welke soorten metadata worden geregistreerd in welke overzichten(en)? Wordt bijvoorbeeld de omvang in meters resp. GB/TB bijgehouden? * Worden ook archiefbescheiden in vakapplicaties opgenomen in het overzicht? Indien dit niet het geval is, is er een overzicht van relevante vakapplicaties beschikbaar? * Wordt in het geordend overzicht ook bijgehouden of en waar er sprake is van (een bepaald soort) persoonsgegevens? * Wordt in het overzicht ook bijgehouden of er beperkingen aan de openbaarheid zijn?

Ja Het betreft meerdere overzichten, zoals:

5.1. Geordend overzicht analoog en digitaal Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur? Toelichting: Naast post- of dossierregistratie-, zaak- en documentmanagementsystemen, die over archieffunctionaliteit beschikken conform NEN 2082, zijn meestal tal van andere informatiesystemen in gebruik die wij hier samenvatten onder de noemer 'vakapplicaties'. Bij deze KPI zijn twee zaken van belang. 1) de mate waarin de gemeente het gehele informatiebeheer in kaart heeft. Kijk niet alleen naar het post- of dossierregistratie-, zaak- of documentmanagementsysteem, ook de gemeentelijke website, verplicht digitaal te bewaren ruimtelijke plannen en andere applicaties waarin zich te bewaren archiefbescheiden bevinden, moeten in het overzicht zijn opgenomen. Denk daarom aan het opvragen van een compleet overzicht van vakapplicaties die in gebruik zijn. 2) hoe groot het percentage archiefbescheiden is dat ter

24

Overzicht applicaties - De werkorganisatie HLTsamen beschikt over een overzicht van applicaties die archiefwaardige informatie bevatten, zoals het zaaksysteem JOIN van HLTsamen en de oude DMS- of zaaksystemen. Aan dit overzicht wordt niet meer verder gewerkt vanwege inzet Blue Dolphin. Blue Dolphin - Werkorganisatie HLTsamen heeft Blue Dolphin aangeschaft. - Aan het overzicht voor Hillegom wordt door de enterprise-architect gewerkt.

Oude zaaksysteem JOIN - De zaken in het oude zaaksysteem JOIN zijn afgesloten i.v.m. de overstap naar het zaaksysteem JOIN van HLTsamen. - Team l&A kent een numerieke ordening van de analoge archiefbescheiden en een

Resultaat 2019-2022

Te nemen acties

1

archivering wordt aangeboden (capture). In hoeverre leggen medewerkers bijvoorbeeld werkarchieven aan (in mailprogrammatuur, op netwerkschijven of op papier) die niet bij de afdeling DIV of in een te archiveren applicatie terechtkomen? De hoeveelheid e-mails die wordt gearchiveerd in vergelijking met het totaal aantal e-mails dat de organisatie binnenkomt kan als indicatie dienen. Let ook op projecten die op andere locaties worden uitgevoerd en op het gebruik van sociale media. Voor overgebrachte archieven kan gekeken worden naar de mate waarin aanwinsten en nog te bewerken archieven zijn opgenomen in het archiefbeheersysteem.

* Zijn ook netwerkschijven, emailboxen van medewerkers en gemeentelijke databases in het overzicht opgenomen? * Zijn ook alle gemeentelijke websites en de sociale mediakanalen van gemeente en bestuurders in het overzicht opgenomen?

procesmatige ordening van de digitale archiefbescheiden. Ruimtelijkeplannen.nl Ruimtelijkeplannen.nl wordt gebruikt voor bestemmingsplannen ter publicatie. Persoonsgegevens - Per 24-11-2022 wordt verplicht in Blue Dolphin opgenomen of er persoonsgegevens aanwezig zijn op applicatieniveau. Netwerkschijven Deze zijn nog in gebruik. Er is een persoonlijke schijf voor medewerkers, een applicatieschijf en een archiefschijf. De archiefschijf functioneert als oud archief om ruimte op de afdelingsschijf te creëren. In theorie zijn het alleen kopieën. In de praktijk niet. Afdelingsschijven zijn nog van vóór de fusie. Team l&A heeft alleen toegang tot eigen schijf met beperkte toegang voor anderen.

Monitor Digitale Informatie - Gemeente Hillegom doet via de werkorganisatie HLTsamen vanaf 2019 mee aan de Digitale Monitor Informatie van Erfgoed Leiden. - De monitor geeft o.a. een overzicht van te bewaren digitale archiefbescheiden die naar het edepot van Erfgoed Leiden worden overgebracht. Archiefruimte Hilleqom

25

- In archiefruimte 3.1.1 zijn de archiefbescheiden gescheiden in op termijn te vernietigen en te bewaren deel. - De archieven zijn toegankelijk via inventarissen of overzichten van zaken uit de (oude) systemen. Inventarissen en plaatsingslijsten - Erfgoed Leiden beheert de digitale archiefinventarissen en plaatsingslijsten van de overgebrachte archieven en collecties van de gemeente Hillegom. 5.2. Authenticiteit en context analoog en digitaal a. Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) de hierna volgende metagegevens kunnen worden vastgesteld? Toelichting; Voor nadere uitleg over metagegevens, zie https://www.gemmaonline.nl/index.php /Verdieping_metagegevens. Invulling van KPI 5.2a.1 - 5.2a.5: Niet-overgebrachte archieven: Gegevens over archiefbescheiden worden vastgelegd in de metadatavelden van systemen. KPI 5.2 moet op verschillende niveaus worden beantwoord: 1) of de gebruikte postregistratie-, zaak- of documentmanagementsystemen en vakapplicaties beschikken over de

* Heeft de organisatie de beschrijving van metagegevens vastgelegd in een metagegevensschema? * Zo ja, is dit schema vastgesteld en geïmplementeerd? Geef per overzicht, vakapplicatie, database etc. zoals bedoeld onder 5,1 aan, of dit voor de punten 5.2a.1 t/m 5.2a.5 het geval is.

26

Ja - De metadata zijn o.b.v. TMLO in JOIN op 30-08-2019 getoetst door de adviseur digitale archieven van Erfgoed Leiden tijdens de pilot met bestemmingsplannen van de gemeente Teylingen. - In het Handboek vervanging HLTsamen 2018 is de beschrijving van metadata vastgesteld. - In JOIN zijn de vereiste metadata beschreven maar niet officieel vastgesteld. - Een MDTO-mapping in JOIN heeft nog niet plaatsgevonden. - Tijdens de beschrijving van de werkprocessen zullen ook de metadata van de vakapplicaties aan de orde komen. Hier is nog geen planning voor. Team IB werkt aan de

te

Vraag de adviseur digitale archieven een MDTO-mapping in JOIN uit te voeren.

vereiste metadatavelden om de hieronder bij KPI 5.2a.1 t/m 5.2a.5 geformuleerde vereisten vast te leggen. In dat geval kan worden volstaan met het kijken naar systeemspecificaties; 2) of de gemeente deze metadatavelden ook gebruikt: en 3) of deze metadatavelden consequent en kwalitatief goed zijn ingevuld. Voor dit laatste is een uitgebreider onderzoek noodzakelijk (bijvoorbeeld met behulp van een steekproef). Geef aan op welk niveau de KPI is beantwoord. Overgebrachte archieven: Voor overgebrachte archieven moeten de metagegevens zijn geborgd door een toegang (inventaris of plaatsingslijst op dossierniveau) per archief en een beheersysteem voor de gehele collectie.

a.1. de inhoud, structuur en verschijningsvorm; Toelichting: In de meeste (maar lang niet alle) gevallen voldoen als beschrijving van inhoud, structuur en verschijningsvorm metadata over: - Identificatiekenmerk; - Uiterlijke vorm (bijvoorbeeld omslag, doos) resp. aggregatieniveau (bijvoorbeeld zaakdossier); - Inhoudsomschrijving; - Datering. Eisen aan inhoud, structuur en verschijningsvorm zijn soms al vastgelegd in de sjablonen die voor digitale documenten worden gebruikt.

eigen werkprocessen, maar niet daarbuiten.

* Worden archiefbescheiden/dossiers inhoudelijk beschreven? * Gaat het om analoge of digitale archiefbescheiden? * In geval van digitale archiefbescheiden: wordt het opslagformaat vastgelegd?

27

a.1

- de (zaak)dossiers worden inhoudelijk beschreven; - het betreft zowel analoge als digitale archiefbescheiden. - digitale bescheiden m.i.v. 1 januari 2017 o.b.v. Handboek vervanging; - ingeval van vervanging is het opslagformaat voor archiefexemplaren PDF/A en originelen o.m. in Tiff, MS/Word, JPEG.

a.2. wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt;

Wanneer? Door wie? Uit hoofde van welke taak of werkproces?

a.2

a.3. de samenhang met andere archiefbescheiden:

* Worden archiefbescheiden logisch met elkaar in verband gebracht d.m.v. dossiervorming/zaakvorming? * Is van archiefbescheiden vastgelegd dat ze in een bepaalde vorm (analoog/digitaal) als origineel worden beschouwd? * Wordt vastgelegd of zaken/dossiers aan elkaar zijn gerelateerd, bijvoorbeeld in het geval van bezwaarof beroepszaken?

a.3

a.4. de uitgevoerde beheeractiviteiten;

* Worden de bewaartermijn, de conversie / migratie en de (andere) wijziging(en) van de archiefbescheiden vastgelegd? * Worden de archiefbescheiden, in geval van verwijdering uit het beheersysteem of uit de vakapplicatie, opgenomen in een specificatie bij een verklaring van vernietiging, overdracht in beheer, ter beschikkingstelling, vervreemding of overbrenging?

28

- datum registratie. - naam behandelaar. - soort werkproces.

- stukken worden aan het bestaande of nieuwe (zaak)dossier toegevoegd. - t/m 31-12-2016 is het analoge archief van de gemeente Hillegom leidend. - v.a. 01-01-2017 vormt de organisatie een digitaal archief, m.u.v. stukken zoals genoemd in Handboek vervanging. - dossiers/zaken worden aan elkaar gerelateerd als het b.v. gaat om omgevingsvergunningen (en bouwtoezicht) en bezwaarschriften. a.4

- de bewaartermijn van de archiefbescheiden worden vastgelegd vanuit de i-Navigator. Soms is de termijn aanpassen erg lastig. Updates van de bewaartermijnen worden alleen opgenomen voor het archief. Niet alle zaaktypen worden uitgerold. Wordt nog verder uitgezocht. - conversie/migratie van archiefbescheiden worden vastgelegd in JOIN HLT. - ingeval van verwijdering uit het beheersysteem of uit de vakapplicatie, wordt dit in een verklaring van vernietiging opgenomen

©3

a.5. de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden. Toelichting: Dit moet worden vastgelegd wanneer men kiest voor emulatie als bewaarstrategie. Emulatie is de methode waarbij de technische omgeving die noodzakelijk is voor het uitvoeren van oude programma’s, softwarematig wordt nagebootst. Als gekozen wordt voor open formaten zijn deze gegevens minder relevant.

a.5 N.v.t.

5.3. Systeem voor duurzame toegankelijkheid analoog en digitaal

Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is? Toelichting: Het archiveringssysteem moet minimaal doorzoekbaar zijn met behulp van een van de onder 5.2a.1, 5.2a.2 en 5.2a.3 genoemde metagegevens. Wat als redelijke termijn beschouwd kan worden, hangt mede af van het werkproces. Voor de overgebrachte archieven is beoordeling van ‘redelijke termijn’ afhankelijk van de afspraken die zijn vastgelegd in een Handvest Dienstverlening.

* Is alle informatie die onder de Archiefwet valt met behulp van de onder 5.2a.1, 5.2a.2 en 5.2a.3 genoemde metagegevens terug te vinden en leesbaar te maken? * Is de toegankelijkheid gewaarborgd van de gemeentelijke websites en mobiele applicaties (apps) voor mensen met een beperking conform het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid? Is er bijvoorbeeld op de website een toegankelijkheidverklaring geplaatst? * Is de beperkte beschikbaarheid gewaarborgd van in de archiefbescheiden voorkomende personen conform de AVG?

29

Ja

- Alle informatie kan met behulp van de onder metadata 5.2a.1, 5.2a.2 en 5.2a.3 snel worden gevonden en is leesbaar te maken. - Archiefbescheiden in archiefruimten Hillegom zijn geregistreerd en raadpleegbaar via JOIN Hillegom of oude inventarissen en op papier. - De op 15-09-2020 opgestelde toegankelijkheidsverklaring HLTsamen is ook van toepassing op de website van de gemeente Hillegom. De website voldoet niet aan het Besluit digitale toegankelijkheid overheid. De status is D (voldoet niet). Deze status is toegekend o.b.v. eigen verklaring, voor het laatst bijgewerkt op 03-052021. - De beperkte beschikbaarheid van in dearchiefbescheiden voorkomende

personen is conform AVG gewaarborgd.

5.4. Duurzame materialen en gegevensdragers analoog Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden? Toelichting: Onder duurzaamheid verstaat men het “leesbaar en interpreteerbaar houden gedurende de wettelijk bepaalde bewaartermijn”.

Zo ja, kort aangeven welke.

Ja

De gemeente Hillegom maakt gebruik van duurzame fysieke materialen om de (te bewaren) bescheiden leesbaar en interpreteerbaar te houden gedurende de wettelijk bepaalde bewaartermijn.

5.5. Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden? Toelichting: Onder verpakkingsmaterialen verstaan we: archiefmappen en - omslagen, tabstroken, archiefdozen, etiketten.

Zo ja, kort aangeven welke.

Ja

De gemeente maakt gebruik van zuurvrije verpakkingsmaterialen.

5.6. Systeem voor duurzaamheid analoog

Waarborgt het archiveringssysteem c.q zijn er naast 5.4 en 5.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en

* Wordt het klimaat in archiefruimten en/of archiefbewaarplaats systematisch gemonitord? Zo ja, waren er afgelopen jaar overschrijdingen in temperatuur of luchtvochtigheid?

30

Ja

- Het klimaatsysteem in de archiefruimte DIV van de gemeente Hillegom wordt handmatig vanuit de archiefruimte gemonitord en bijgesteld in geval van ernstige aft/vijkingen in RV en T. - Een overzicht van de waarden RV en T over het jaar 2019-2022 is

€3

gehouden? Toelichting: Voor papieren archiefbescheiden is het creëren van goede condities voor bewaring (zoals het verpakken in zuurvrije materialen en opslag in een archiefruimte die aan de eisen voldoet) in principe voldoende om te zorgen dat bewaarde bescheiden bij raadpleging na 100 jaar 'geen noemenswaardige achteruitgang’ laten zien. Voor overgebrachte archieven is het regelmatig ompakken van papieren archieven noodzakelijk en het monitoren (en vastleggen) van de klimaatcondities van de bewaarplaats.

beschikbaar. In 2019 was RV voor een langere periode te laag. Er waren in de jaren daarna enkele overschrijdingen. - Het klimaatsysteem in de depots van de archiefbewaarplaats van Leiden wordt 24/7 gemonitord door een extern bedrijf en de conciërge van Erfgoed Leiden.

5.7. Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer Werkt de gemeente bij de opbouw van duurzaam digitaal informatiebeheer op basis van standaarden? Toelichting: Het gebruik van RODIN is geen wettelijke verplichting. In de GIBIT heeft met name art. 28 betrekking op archivering. Een essentieel onderdeel van duurzaam beheer, informatiebeveiliging, is genormeerd in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), zie daarvoor https://www.informatiebeveiligingsdien st.nl/product/baselineinformatiebeveiliging-overheid-bio/

* Is er vastgesteld beleid ten aanzien van duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden? * Als de gemeente niet op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer werkt: is de gemeente hiermee bekend of gebruikt ze een alternatief? * Werkt de gemeente op basis van GIBIT? * Werkt de gemeente op basis van de GEMMA Softwarecatalogus? * Maakt de gemeente regelmatig backupkopieën van informatie, en worden deze kopieën getest in overeenstemming met het overeengekomen back-upbeleid (vgl. BIO item 12.3)?

31

Ja - Bij de opbouw van het digitaal informatiebeheer is RODIN als uitgangspunt gehanteerd. - In het Handboek Kwaliteit voor het vervangingsproces zijn checklists opgenomen, o.a. de checklist van RODIN als referentiekader voor het uitvoeren van een audit van het vervangingsprocesZ-procedure. - Actieplan infobeveiliging HTLsamen 8-2-2022, implementatie BIO 18-112019, (besluit bestuur 10-3-2022)

5.8. Aanvullende metagegevens digitaal

Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd? Toelichting: Onder 'aanvullende' metagegevens verstaat de archiefwetgeving technische metadata, die worden gebruikt om informatiedragers technisch te beschrijven. In het TMLO zijn ze te vinden onder element nummer 21. Voor zover technische metadata systematisch worden vastgelegd, moeten ze zijn opgenomen in het metagegevensschema (zie KPI 5.2).

Zo ja: welke?

Ja - In het zaaksysteem JOIN zijn de aanvullende metagegevens archiefcontrole en Hotspot geïmplementeerd.

* Schrijft de gemeente bepaalde opslagformaten verplicht voor? Welke? * Indien gebruik wordt gemaakt van opslagformaten die niet aan een open standaard voldoen, kan de gemeente uitleggen waarom niet?

Ja - De gemeente maakt gebruik van opslagformaten die aan een open standaard voldoen, zoals PDF, PDF/A en JPEG. - Gescande documenten worden opgeslagen in PDF/A.

* Heeft de gemeente een overzicht in welke systemen/applicaties zich informatieobjecten bevinden waar gedrag een rol speelt bij het begrijpen van de informatieobjecten?

Ja - In het zaaksysteem JOIN wordt de inhoud, structuur, verschijningsvorm en het gedrag van de te registreren bescheiden vastgelegd. Dit gebeurt aan de hand van het metadata(schema). De adviseur digitale archieven heeft dit schema conform TMLO in augustus 2018 bekeken. In het kader van vervanging van analoge archiefbescheiden is de

5.9. Opslagformaten Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht?

5.10. Functionele eisen Zijn de functionele eisen wat betreft gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd? Toelichting: In een digitale omgeving moet in bepaalde gevallen ook het 'gedrag' van archiefbescheiden worden vastgelegd. Het gaat vooral om informatieobjecten waarvan de functionaliteiten niet vanzelf bewaard blijven bij een conversie of migratie (zoals 3D-bestanden, rekenbladen,

32

Leg de functionele eisen voor de overige informatieverwerken de applicaties vast zodra het applicatielandschap voor de gehele HL Tsamen in kaart is gebracht en de

afbeeldingen, audio- en videobestanden en websites). De gemeente moet dus weten welke afwijkende informatieobjecten in de organisatie gebruikt worden en kiezen voor opslag in gestandaardiseerde open formaten die functionele eisen/gedrag behouden. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van de bewaarstrategie.

uitwisselbaarheid van gegevens getest i.v.m. toekomstige overbrenging van digitale archieven naar het e-depot van Erfgoed Leiden. - Voor de andere in gebruik zijnde applicaties zijn de functionele eisen nog niet vastgelegd.

5.11. Voorzieningen compressie en encryptie a. Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken? Toelichting: Voor uitleg van deze begrippen zie http://nl.wikipedia.org/wiki/Datacompre ssie en http://nl.wikipedia.org/wiki/Encryptie. Gebruik van compressietechniek is alleen toegestaan voor zover verlies van informatie geen invloed heeft op de in de in de Archiefregeling gestelde eisen voor toegankelijke en geordende staat. Het meest wenselijke is als de compressie verliesvrij ongedaan kan worden gemaakt (lossless compressie).

Zo ja, welke?

b. En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk door derden?

Hoe?

c. Wordt in geval van encryptie bij overbrenging van archiefbescheiden aan de beheerder van de

* Is in de laatste 5 jaar (of: sinds de vorige meting) digitaal archief overgebracht waarop encryptie was

N.v.t. De gemeente maakt geen gebruik van compressie en encryptie.

33

overzichten geprofessionaliseerd.

archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt?

toegepast? * Zo ja, is de sleutel ook meegeleverd?

6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Deelvraag

Toetsing

a. Past de gemeente vervanging toe [vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd]? Toelichting: Het besluit dient te worden gepubliceerd (Gemeenteblad).

* Zo ja, voor welke (categorieën) archiefbescheiden? * Is daartoe per geval een besluit tot vervanging genomen, en is dat besluit gepubliceerd? * Zijn de originelen na vervanging daadwerkelijk vernietigd?

b. Zo ja, waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens? Toelichting: Bij de beschrijving van de reikwijdte van het vervangingsproces

* Wanneer het om blijvend te bewaren bescheiden gaat, komen dan alle aspecten benoemd in de archiefregeling art. 26b aan de orde? * Zo nee, welke niet?

Ja Vervanging archiefbescheiden gemeente Hillegom - vanaf 01-01-2017. - voor alle analoge archiefbescheiden die worden ontvangen en opgemaakt, behoudens uitzonderingen. - de goedkeuring voor vervanging is op 10-09-2019 door het college B&W gegeven. - de bekendmaking van het collegebesluit is gepubliceerd op 12-11 -2019 op de website van de gemeente en overheid.nl. - Een doorlopende machtiging tot vervanging analoge archiefbescheiden is op 04-032022 afgegeven door de gemeentearchivaris.___________ Ja. Het vervangingsproces gebeurt o.b.v. het Handboek vervanging HLTsamen 2018 en Handboek Kwaliteit HLTsamen.

Vraag

6.1. Vervanging, besluiten en verklaringen

34

Resultaat 2019-2022

Te nemen acties

moet ook worden vermeld of het gaat om retrospectieve vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden die zijn gevormd voorafgaand aan het besluit, of om routinematige vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden door digitale reproducties als onderdeel van de digitalisering van de gehele informatiehuishouding.

c. Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt?

Ja. Team Burgerzaken stelt maandelijks verklaringen op.

Ste/ verklaringen van vervanging op voor Taakveld IB.

6.2. Converteren en migreren a. Toelichting: Conversie is het omzetten van gegevens van het Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de eisen t.a.v. geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden? ene bestandsformaat naar het andere, migratie is het overgaan naar andere software. De tijdigheid van een conversie of migratie kan alleen worden vastgesteld in relatie tot een ICT-protocol waarin is beschreven wanneer en waarom een conversie of migratie wenselijk is. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van een bewaarstrategie.

* Is in de laatste 5 jaar (of: sinds een vorige meting) conversie/migratie toegepast? * Indien conversie of migratie niet is toegepast, heeft de gemeente er dan zicht op of nog aan de eisen van geordende en toegankelijke staat wordt voldaan?

35

Ja - De bestanden in het oude Decos JOIN, zoals ingevoerd vanaf 1 februari 2016, zijn in afwachting van een migratie naar Decos JOIN van HLTsamen of een vervroegde overbrenging naar het e-depot van Erfgoed Leiden. - Begin 2017 ontbrak een koppeling tussen SquitXo Hillegom - JOIN Hillegom. Daarom zijn niet alle constructiegegevens meteen overgezet naar de zaaksystemen vanuit SquitXo. De constructiegegevens van Hillegom zijn inmiddels overgezet naar zaken in het zaaksysteem.

O»

Alle zaken vóór 2017 zijn overgezet naar JOIN, via aangeven van behandelaars, en afgehandeld in oude systeem. Deze zijn handmatig overgezet omdat dit alleen uitzonderingen betrof.

b. Is er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt? Toelichting: De verklaring moet een specificatie bevatten van de digitale archiefbestanden die zijn geconverteerd/gemigreerd en aangeven op welke wijze en met welk resultaat is getoetst of nadien aan de eisen voor geordende en toegankelijke staat wordt voldaan. Het is wenselijk dat getoetst wordt op informatiebehoud van gegevens, raadpleegbaarheid van meegemigreerde brondocumenten en functionaliteit van het systeem.

Zo ja, maakt documentatie over de conversie/ migratie deel uit van de verklaring?

Nee Een verklaring van de conversie of migratie is niet opgemaakt. Er is geen gegevensverlies opgetreden.

* Wordt van archiefbescheiden de bewaartermijn vastgelegd en is dat opgenomen in het metadataschema? * Wordt van archiefbescheiden het jaar van vernietiging c.q. van overbrenging naar de archiefbewaarplaats vastgelegd? Op welk moment, direct of later?

Ja - Bij het opstellen van een vernietigingslijst past DIV de vigerende Selectielijst toe op de gemeentelijke archiefbescheiden. - De bewaartermijnen van de archiefbescheiden worden vastgelegd in het zaaksysteem JOIN o.b.v. i-Navigator. - Ais het resultaat van de zaak is vastgesteld wordt het jaar van vernietiging aan de zaak toegevoegd. Dit gebeurt automatisch in JOIN, behalve bij