Db07.1 Bijlage bij raadsbrief Archiefverslag Hillegom 2019-2022.pdf

ERFGOED LEIDEN EN OMSTREKEN

College van burgemeester en wethouders van Hillegom Postbus 32 2180 AA Hillegom

Contactpersoon

Doorkiesnummer

Ons kenmerk

N.L. van Doorn

071-516 5355

Z/23/3489290

Onderwerp

Datum

Verslag Archief KPI’s 2019-2022

24 januari 2023

Geacht college, Hierbij bied ik u aan het verslag van het uitgevoerde toezicht op het gevoerde informatie- en archiefbeheer bij uw gemeente over 2019-2022. Het verslag is gebaseerd op de geactualiseerde Archief KPI’s, zoals vastgesteld door de VNG (versie mei 2020). In de actualisatie is de nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving verwerkt. Ook zijn er Archief KPI’s vervallen, gewijzigd en nieuw bijgekomen. Het verslag geeft een beeld over de wijze waarop het informatie- en archiefbeheer bij uw gemeente is georganiseerd alsmede de mate waarin uw college voldoet aan de vereisten die de Archiefwet 1995 hierover stelt.

Ondanks de coronamaatregelen en de onderbezetting is team l&A erin geslaagd veel werk van de actiepuntenlijst uit de Archief KPI’s 2017-2018 en de Jaarplanning team l&A 2019 te verzetten. Een Handboek Vervanging is voor het samenwerkingsverband HLTsamen opgesteld en de gemeente Hillegom heeft in 2019 het vervangingsbesluit genomen. Ook is een regionaal Strategisch Informatieoverleg ingesteld en staat de Hotspotmonitor in 2023 op de agenda. Er is een calamiteitenplan en een onderhoudsplan opgesteld. De langdurig te bewaren archiefbescheiden in ruimte 0.2.5. bij Burgerzaken zijn verplaatst en de ruimte is nu niet langer als archiefruimte aangemerkt of in gebruik. Daarmee zijn de risico’s voor deze archiefbescheiden aanzienlijk verlaagd.

Uit de toetsing van het informatie- en archiefbeheer over 2019-2022 is naar voren gekomen dat de gemeente Hillegom in hoofdlijnen voldoet aan de archiefwetgeving. Aandachtspunten zijn het vaststellen van de Hotspotmonitor en met name het overbrengen van de bouwdossiers die al enkele jaren hiervoor in aanmerking komen. De onderbezetting bij team l&A wordt nog als belemmerend ervaren, vooral aangezien de achterstanden vanuit de Actielijst Informatiebeheer alleen zijn aangegroeid over de jaren. Mijn advies is om te zorgen voor voldoende bezetting om alle archiefwettelijke taken naar behoren uit te kunnen voeren en de achterstanden niet verder te laten oplopen. In het kader van de horizontale verantwoording kan het college dit verslag overleggen aan de raad. Met de inwerkingtreding van de Wet Revitalisering generiek toezicht en conform de afspraken in de Bestuursovereenkomst Interbestuurlijk Toezicht, getekend 16 november 2021, dient dit verslag na vaststelling door het college ook gezonden te worden aan de provinciale toezichthouder. Met vriendelijke groe

D^heterTJrsTC. (Cor) de Graaf gemeentearchivaris van Hillegom

Boisotkade 2* - Postbus 16113 • 2301 cc leiden - t 071 516 53 55 - info@erfgoedleiden.nl - NL72 incb 0000 1942 76 - www.erfcoedleiden.nl

(iFoorp iCoiN (N omnutN

Verslag ten behoeve van de horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG Archief KPI's gemeente Hillegom 2019-2022

Samenstelling i.o.v. gemeentearchivaris van Hillegom: M.M. Louwerse-Zimmerman, U. Jangbahadoer en N.L. van Doorn archiefinspecteurs Erfgoed Leiden en Omstreken Status: defd.d. 24-1-2023

Inhoud 1

Verantwoording....................................................................................................................

5

2

Inleiding................................................................................................................................

6

2.1

Zorgdrager...................................................................................................................

6

2.2 2.3

Toezicht.......................................................................................................................

6

Archiefbewaarplaats....................................................................................................

6

2.4

Archief KPI’s 2020.......................................................................................................

6

2.5

Horizontale verantwoording.........................................................................................

7

2.6

Horizontale verantwoording.........................................................................................

..7

2.7

Werkwijze.....................................................................................................................

..7

2.8

Leeswijzer....................................................................................................................

..7

3

Managementsamenvatting...................................................................................................

..8

4

Toetsing actiepunten Verbeterplan 2019.............................................................................

10 10 12 12

4.1 Stand van zaken actiepuntenlijst Hillegom 2019 naar resultaten in 2022.........................

5

4.2

Adviespunten Hillegom 2019.......................................................................................

4.3

Conclusies...................................................................................................................

Conclusies en aanbevelingen......................................................................................

14 14 14

5.2.1

KPI 1 Lokale regelgeving....................................................................................

14

5.2.2 5.2.3 5.2.4

KPI 2 Mensen en Middelen.....................................................................................

14

KPI 3 Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot....................... KPI 4 Interne kwaliteitszorg en toezicht..................................................................

15 17

KPI 5 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden................................................................................................................

18

5.2.6 KPI 6 Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden................................................................................................................

19

5.2.7

KPI 7 Overbrenging archiefbescheiden..................................................................

20

5.2.8

KPI 8 Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden.....................

20

Toetsing informatie- en archiefbeheer 2019-2022..............................................................

5.1 5.2

Geactualiseerde raamwerk Archief KPI’s....................................................................

5.2.5

22

Bijlagen......

Bijlage 1

Verslag o.b.v. raamwerk Archief KPI’s gemeente Hillegom 2019-2022....... .

22

Bijlage 2

Verslag archiefruimte gemeente Hillegom 7-11-2022....................................

Bijlage 2.1

Meting RV en T archiefruimte gemeente Hillegom 7-11-2022...................

22 22

Bijlage 2.2

Rapportage schimmeltesten archiefruimte gemeente Hillegom 7-11-2022

22

3

1

Verantwoording

De Dienstverleningsovereenkomst (DVO) inzake het archiefbeheer van de gemeente Hillegom is op 3 april 2019 getekend door de gemeente Leiden/Erfgoed Leiden en Omstreken en de gemeente Hillegom. De DVO bepaalt dat met ingang van 1 januari 2018 Erfgoed Leiden en Omstreken onder meer de volgende diensten zal uitvoeren: het beheer van naarde archiefbewaarplaats van Leiden overgebrachte archieven van de gemeente Hillegom en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeente Hillegom, voor zover deze bescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Met het beheer en toezicht op is belast de gemeentearchivaris van Leiden die dan optreedt als gemeentearchivaris van Hillegom.

Het toezicht vindt plaats ter uitvoering van artikel 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995 en de artikelen 1, eerste lid sub b, en 5 van de DVO. De uitvoering van het toezicht naar het gevoerde informatie- en archiefbeheer bij de gemeente Hillegom heb ik opgedragen aan M.M. Louwerse-Zimmerman, U. Jangbahadoer en N.L. van Doorn, archiefinspecteurs van Erfgoed Leiden en Omstreken. De toetsing en beoordeling van de informatiehuishouding bij de gemeente Hillegom vond plaats op basis van het KPI-verslag 2017-2018, het ingevulde raamwerk van de Archief KPI’s 2019-2022, het verslag van de archiefruimten van Hillegom, de opgevraagde documenten en de interviews met beleidsmedewerker l&A R. Maarssen, en informatiespecialist M. Heemskerk, beiden Taakveld Informatiebeheer van het team l&A / cluster Bedrijfsvoering, Aanvullende informatie is t/m 20 december 2022 direct of indirect verkregen van vakspecialisten bij de werkorganisatie HLTsamen. De toetsing heeft geresulteerd in het voorliggende verslag over 2019-2022.

Leiden

Ie

2^..

. .to'23

de óraaf 11.

leéntearchivaris van Hillegom

5

2

Inleiding

2.1 Zorgdrager Op grond van artikel 30 van de Archiefwet 1995 en Hoofdstuk 2 van de Archiefverordening van gemeente Hillegom 2012, is het college van burgemeester en wethouders belast met de zorg voor de gemeentelijke archiefbescheiden. Deze zorg bevat zowel de analoge als de digitale archiefbescheiden vanaf het moment van ontvangst en verzenden tot aan het moment dat de archiefbescheiden zijn vernietigd of voor permanente bewaring naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. De landelijke en lokale wet- en regelgeving vormen het kader van het beheer van de archiefbescheiden. 2.2 Toezicht Conform artikel 9 van de Archiefverordening van gemeente Hillegom 2012 is de gemeentearchivaris belast met het toezicht op de uitvoering van het beheer van de niet overgebrachte gemeentelijke archiefbescheiden. Artikel 14 van de verordening bepaalt dat de gemeentearchivaris daarvan (twee)jaarlijks verslag uitbrengt aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van dit toezicht.

2.3 Archiefbewaarplaats Als gemeentelijke archiefbewaarplaats in de zin van artikel 31 van de Archiefwet 1995 is aangewezen de archiefbewaarplaats van Leiden. Deze aanwijzing is vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomst inzake het archiefbeheer van de gemeente Hillegom, getekend d.d. 3 april 2019 door de gemeente Leiden/Erfgoed Leiden en Omstreken en de gemeente Hillegom (DVO). Met de archiefbewaarplaats van Leiden worden zowel de fysieke depots als het elektronisch depot (e-depot) van Erfgoed Leiden en Omstreken (Erfgoed Leiden) bedoeld. De beheerder van de archiefbewaarplaats van Leiden is de gemeentearchivaris van Leiden. 2.4 Archief KPI’s 2020 Het KPI-verslag 2019-2022 is gebaseerd op de derde geactualiseerde Kritische Prestatie Indicatoren Archief voor de gemeentelijke archiefketen (Archief KPI’s), zoals vastgesteld door de VNG (versie mei 2020). Deze KPI’s omvatten acht indicatoren die een beeld geven van de kwaliteit van de informatiehuishouding van de gemeente en van de mate waarin zij aan de archiefwetteiijke eisen voldoet. Actualisatie van de Archief KPI’s was nodig vanwege onder meer de veranderingen in de Archiefwet- en regelgeving.

De Archiefwet is aangepast in verband met de Wet hergebruik overheidsinformatie (Who), de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG) en de Aanpassingswet Wet normalisering van de rechtspositie van ambtenaren (Wnra). Tevens is rekening gehouden met de op 1 juli 2021 inwerking getreden Wet elektronische publicaties (Wep). De indeling van de hoofdstukken in het raamwerk van de Archief KPI’s is ten opzichte van de vorige versie (2013) gewijzigd. De hoofdstukken zijn nu ingedeeld in volgorde van beleid naar uitvoering. De digitale archiefbescheiden vormen geen apart hoofdstuk meer. Ze zijn nu in de andere hoofdstukken geïntegreerd.

De Archief KPI’s bevatten de volgende acht te toetsen elementen: 1. Lokale regelgeving; 2. Middelen en mensen; 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot; 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht; 5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden; 6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden; 7. Overbrenging van archiefbescheiden; 6

8.

Ter beschikking stelling van overgebrachte archiefbescheiden.

De acht indicatoren (hoofdvragen) zijn verder onderverdeeld in subvragen en deelvragen. Bij de vraagstellingen is steeds uitgegaan van de voorschriften uit de archiefwet- en regelgeving. Deze laten een grote diversiteit in scope en diepgang zien. Dit kan betekenen dat soms op hoofdlijnen kan worden gerapporteerd, en in andere gevallen juist zeer gedetailleerd op een onderwerp moet worden ingegaan. Dat is geheel afhankelijk van de wet- en regelgeving die van toepassing is. 2.5 Horizontale verantwoording Het raamwerk van de Archief KPI’s is een bestuurlijk verantwoordingsinstrument en geen kwaliteitsinstrument. De rapportage brengt in beeld of de gemeente wel of niet aan de archiefwetgeving voldoet. Hoewel dit als zodanig belangrijke informatie biedt, is het geen vervanging van instrumenten die expliciet zijn gericht op het bewaken en het verbeteren van de kwaliteit van de uitvoering.

2.6 Horizontale verantwoording Artikel 8 van de Archiefverordening van Hillegom 2012 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders (twee)jaarlijks verslag uitbrengt aan de raad over de door het college verrichte activiteiten ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet 1995. Na vaststelling door het college wordt het verslag aan Interbestuurlijk Toezichthouder van Zuid-Holland gezonden, zoals overeengekomen in de Bestuursovereenkomst IBT/ZH en gemeente Hillegom, getekend d.d. 16 november 2021. 2.7 Werkwijze Door de aanhoudende coronamaatregelen tegen de verspreiding van COVID-19 (vanaf maart 2020) kon het inspectieonderzoek voor het verslagjaar 2019 en 2020 niet op de gebruikelijk wijze plaatsvinden. De interviews zijn verschoven naar begin 2022 en gehouden in februari, april, mei, augustus en december met de beleidsmedewerker l&A R. Maarsen en informatiespecialist l&A M. Heemskerk. De controles van de archiefruimten zijn gehouden op 8 november 2022. Het vorige KPI-verslag over de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer bij de gemeente betrof 2017-2018.

Het voorliggende verslag betreft een nieuwe toetsing gedaan aan de hand van de geactualiseerde Archief KPI’s, het onderzoek naar de opvolging van de actiepunten uit de KPI-verslagen 2017-2018 en de ontwikkelingen op het gebied van de informatiehuishouding in 2019-2022, aangevuld met gegevens t/m december 2022. Het concept-verslag is op 8 augustus 2022 besproken met R. Maarssen, en op 29 augustus 2022 en 20 december 2022 besproken met R. Maarssen en M. Heemskerk.

2.8 Leeswijzer Hoofdstuk 2 'Inleiding’ schetst het kader, de bestuurlijke verantwoording voor de zorg voor de archiefbescheiden, het toezicht op het archief- en informatiebeheer, en de horizontale verantwoording. De Managementsamenvatting in Hoofstuk 3 beschrijft kort wat er sinds de vorige inspectieperiode is gewijzigd en waar zich nog verbeterpunten voordoen. Hoofdstuk 4 betreft de stand van zaken van de actiepunten uit het KPI-verslag 2017-2018. Hoofdstuk 5 betreft de conclusies en aanbevelingen van het inspectieonderzoek op basis van het door de contactpersonen ingevulde raamwerk van de geactualiseerde Archief KPI’s.

7

3

Managementsamenvatting

De naleving van de landelijk opgelegde maatregelen vanaf maart 2020 - februari 2022 ter voorkoming van de verspreiding van COVID-19, leidde ook bij de gemeente Hillegom in thuiswerken als de norm voor haar medewerkers. Het faciliteren van thuiswerken heeft ook invloed gehad op het informatie- en archiefbeheer van de gemeente. Zo bemoeilijkt of vertraagd het werken op afstand in enkele gevallen de onderlinge samenwerking en de efficiënte uitvoering van diverse werkprocessen. De digitale transformatie van het post- en archiveringsproces blijkt tijdens de coronamaatregelen een belangrijk voordeel te zijn voor de interne dienstverlening. De lockdowns hebben als nadeel gehad dat er aan de uitvoering van fysieke werkzaamheden nagenoeg stil zijn komen te liggen.

Het Verbeterplan archief- en informatiebeheer gemeente Hillegom 2019, als uitwerking van de aanbevelingen in het Archief KPI-verslag 2017-2018, is in juni 2019 voorgelegd aan de gemeentearchivaris van Hillegom. Over de jaren 2019-2022 is de conclusie dat de gemeente Hillegom op hoofdlijnen in voldoende mate voldoet aan de eisen van de Archiefwet 1995 maar dat er nog veel aandachtspunten zijn om te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving.

In onderstaande tabel zijn de resultaten per hoofdvraag met een toezichtkleur weergegeven en daar waar nodig ook de subvraag. G >> /oranje houdt in dat de gemeente Hillegom voldoet aan de wettelijke eisen, maar dat er nog aandachtspunten zijn. Verklaring stoplicht methode Voldoet tA Voldoet voor een aanzienlijk deel, maar er zijn nog aandachtspunten WS Voldoet gedeeltelijk, er zijn aandachtspunten Voldoet voor een aanzienlijk deel niet SS Voldoet in het geheel niet Resultaten inspectieonderzoek 2019-2022 o.b.v. Archief KPI’s

KPI

KPI 1 KPI 2

KPI 3

KPI 4

KPI 5

KPI 6

Hoofdvraag en subvraag_____________________________ Lokale regelgeving___________________________________ Hotspotmonitor______________________________________ Middelen en mensen__________________________________ De gemeente stelt voldoende middelen ter beschikking_______ De bezetting is onvoldoende om aan alle archiefwettelijke taken te kunnen voldoen____________________________________ Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Archiefruimte 3.1.1. Archiefruimte 0.2.5. (NB. Per 2021 niet langer in gebruik als archiefruimte)________ Vaststellen Calamiteitenplan en Onderhoud- en Beheerplan Interne kwaliteitszorg en toezicht________________________ Kwaliteitssysteem Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden________________________ Vastleggen metadataschema___________________________ Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden

8

2017-2018

2019-2022

CO

SS

US

€S

ss

jS

us

KPI 7 KPI 8

Handboek vervanging_______________________________

CO

Overbrenging archiefbescheiden______________________ Bouwdossiers en begraafplaatsadministratie uit ruimte 3.1.1. Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden

ee

9

o

4

Toetsing actiepunten Verbeterplan 2019

4.1 Stand van zaken actiepuntenlijst Hillegom 2019 naar resultaten in 2022 Hieronder volgt een overzicht van actiepunten uit het KPI-verslag 2017-2018 vertaald naar een Verbeterplan archief- en informatiebeheer gemeente Hillegom 2019. De toetsing betreft de stand van zaken van de acties die door de gemeente genomen zijn vanaf 1 januari 2019 t/m december 2022. De KPI-nummers refereren naar de nummers in de vorige versie van het raamwerk van de Archief KPI’s.

KPI 1.3_____ Actualiseren Besluit Informatiebeheer qemeente Hillegom 2012 Het college van gemeente Hillegom heeft op 21 januari 2020 de Beheerregeling informatiebeheer Hillegom 2020 vastgesteld (gepubliceerd 11 februari 2020). Afgehandeld.

KPI 1.5 Actualiseren Register van gemeenschappelijke regelingen december 2015 De standaard tekst voor een archiefparagraaf is in de DVO griffie met Notubiz opgenomen. Afgehandeld, actie ligt bij de griffie. KPI 2.1_______ Vaststellen interne Kwaliteitszorqsvsteem Opzet voor een kwaliteitssysteem DIV o.b.v. KIDO-light. De laatste bewerking dateert van 3 februari 2020. Er wordt in 2023 nog een sessie gehouden met Doxis om het kwaliteitsplan uit te werken en uiteindelijk vast te stellen. Het verbeteren van kwaliteit is een continu proces. Daarom behoudt het kwaliteitszorgsysteem DIV een dynamisch karakter. Ac* loopt, verschoven naar 2023 KPI 3.1_______ Geordend overzicht archieven en achterstanden Periodiek actualiseren van het actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden. HLTsamen heeft Blue Dolphin aangeschaft. Aan het overzicht voor Hillegom wordt door de enterprise-architect gewerkt. Actie loopt Adviseren over archiveren van archief Rekenkamercommissie Hillegom. Afgehandeld. (1) Adviseren over archiveren van archief Werkgeverscommissie Hillegom. Afgehandeld. (2) Inventariseren van analoge archief voormalige OR Hillegom. Actie verschoven naar (3) 2023. Wegwerken van achterstanden i.k.v. Actielijst Informatiebeheer. Er wordt gewerkt aan (4) de hand van een actielijst waarop alle achterstanden staan.

Deze lijst is opgenomen in het jaarlijkse werkplan van Team l&A en wordt bijgehouden door de beleidsadviseur l&A en coördinator taakveld Informatiebeheer van Team l&A. In de afgelopen jaren is de achterstand toegenomen. Er worden inhuurkrachten ingezet om hier aan te werken. Actie loopt Mapping metadata van reqistratievelden in informatiesystemen voor overbrenging KPI 3.2 naar e-depot De metadata moeten voldoen aan MDTO (v/h TMLO). De metadata in JOIN zijn getoetst o.b.v. TMLO in 2018 door de adviseur digitale archieven van Erfgoed Leiden in samenwerking HLTsamen en de gemeente Teylingen tijdens de pilot met bestemmingsplannen van de gemeente Teylingen. Een beoordeling van het metadataschema o.b.v. MDTO in JOIN heeft nog niet plaatsgevonden. Actie verschoven naar 2023

10

KPI 5.3 Voortzetten van vervanqinqsproces voor analoge archiefbescheiden in digitale reproducties Het college B&W van Hillegom heeft op 1 oktober 2019 het vervangingsbesluit genomen. Ter ondersteuning van het te nemen besluit diende het Handboek Vervanging fysieke documenten door digitale bestanden van HLTsamen 2018. Afgehandeld

KPI 6.1 (1)

(2)

(3)

KPI 7.3

(1) (2)

(3)

(4)

(5)

(6)

Overbrenging Overbrengen van Registers Burgerlijke Stand, voor zover openbaar, naar de regionale archiefbewaarplaats. De openbare registers van de Burgerlijke Stand van Hillegom zijn in juni 2021 overgebracht naar de archiefbewaarplaats van Leiden. Afgehandeld De overbrenging van de bouwvergunningen is al een aantal keren in voorgaande KPIverslagen genoemd. Deze actie staat op het werkplan voor 2020. Aan de overbrenging van analoge archieven worden eisen gesteld, zoals het aanleveren van de dossierinventaris in Excel-CSV-bestand, waarbij de vermelding van kwetsbare panden/objecten, bepalingen AVG (persoonsgegevens) en Archiefwet 1995 (privacy) niet opgenomen mogen worden. Aanbevolen wordt om het plan van aanpak/archiefbewerkingsplan vooraf te overleggen met Archieftoezicht van Erfgoed Leiden. Op het moment van de afronding van het verslag in 2022 zijn de bouwvergunningen nog niet overgebracht. Niet afgehandeld. Overbrengen van Begraafplaatsadministratie ca. 1900-1990 naar de regionale archiefbewaarplaats. Externe partij (inhuur Kybys) voert per 01-01-2020 het werk uit voor de gemeentelijke begraafplaats. De gemeente voert de administratie in Key2Begraven uit. De analoge administratie staat nog steeds in de archiefruimte van Hillegom. Niet afgehandeld Archiefruimte 3.1.1 Hillegom Vervangen van besmette dozen en mappen volgens procedure “aanpak besmet archief en voorwerpen”.

Afgehandeld Regelmatig intensief laten schoonmaken van archiefruimte door professioneel schoonmaakbedrijf. Schoonmaak is geregeld in het Beheerplan. Sinds 2021 voert Alkanaany alle schoonmaakactiviteiten uit, 4x per jaar, waarvan één de intensieve schoonmaak. Doorlopend Het Beheerplan en calamiteitenplan is door HLTsamen op 25 februari 2020 aangeboden aan Archieftoezicht. Afgehandeld. Verwijderen van alle dozen op topborden van stellingen gebeurt in 2023 als wordt gewerkt aan de overbrenging van de bouwdossiers en het secretariearchief. Actie verschoven na.ii' 222 1 Regelmatig uitlezen van datalogger (b.v. eens per maand). Opslaan van historisch overzicht van RV en T. Blijven monitoren van binnenklimaat. De datalogger uitlezen is niet meer mogelijk en de gegevens RV en T worden handmatig bijgehouden. Dit betekent dat er alleen metingen worden genoteerd als er medewerkers aanwezig zijn in de ruimte. Overzichten worden in JOIN opgeslagen. Doorlopend Plaatsen van deurdranger op kluisdeur of deur sluiten bij aanwezigheid in archiefruimte. De deur wordt dichtgehouden wanneer medewerkers in het archief werken. Deeis afgerc- 'in:io

(7)

Actualiseren van Calamiteitenplan Archiefruimten en Archiefbewaarplaats HLTsamen met daarin de aanwijzing van een verzamelplaats voor ontruimen van archiefbescheiden in geval van calamiteiten. Het calamiteitenplan is op 17 februari 2021 vastgesteld en op 25 februari 2021 aangeboden aan Archieftoezicht. De

11

aangewezen verzamelplaats is de oude archiefruimte in gemeentehuis Sassenheim. Afgehandeld

Opstellen van Onderhouds- en Beheerplan, incl. schoonmaakschema, voor de

(8)

archiefruimten en archiefbewaarplaats in beheer bij HLTsamen. Het Beheerplan is op 8 februari 2021 vastgesteld en op 25 februari 2021 aangeboden aan Archieftoezicht.

Afgehandeld KPI 7.3

Archiefruimte 0.2.5 Hilleqom

(1)

Verplaatsen van brondocumenten met lange bewaartermijn naar archiefruimte 3.1.1. Afgehandeld.

(2)

Verplaatsen van Registers van Burgerlijke Stand naar archiefbewarplaats in Lisse. Afgehandeld

(3)

Regelmatig intensief laten schoonmaken van archiefruimte door professioneel schoonmaakbedrijf. Per 2021 maakt extern bedrijf Alkanaany 4x per jaar schoon,

waarvan lx intensief. Doorlopend.

(4)

Plaatsen van losse thermohygrometer en bijhouden gemeten waarden gedurende langere periode, b.v. twee maanden. Deels afgehandeld.

(5)

Actualiseren van Calamiteitenplan Archiefruimten en Archiefbewaarplaats HLTsamen met daarin de aanwijzing van een verzamelplaats voor te ontruimen archiefbescheiden in geval van calamiteiten. Afgehandeld

(6)

Opstellen van Onderhouds- en Beheerplan incl. schoonmaakschema voor archiefruimten en archiefbewaarplaats in beheer bij Werkorganisatie HLTsamen.

Afgehandeld. (7)

4.2

(1) (2)

(3)

(4)

(5)

Overwegen aanpassing van ruimte om aan wettelijke eisen te voldoen Aangezien nu de brondocumenten en registers van de BS naar de archiefruimte zijn overgebracht, is de huidige ruimte bij KCC/BZ geen officiële archiefruimte meer. Vervallen.

Adviespunten Hillegom 2019

Formuleer beleid voor archivering van audiotulen van de griffie. Archiveren van audiotulen is opgenomen in het systeem Notubiz. Afgehandeld. Formuleer beleid voor archivering van websites. De HLTsamen maakt gebruik van Archiefweb.eu. Afgehandeld. Formuleer beleid voor archivering van e-mails. E-mailarchivering: e-mails nog in de emailboxen. Automatisering HLTsamen voorlopig alle e-mails en bestanden overgezet naar de omgeving van HLTsamen. Voorlopig nog niets verwijderd en vernietigd totdat er een werkbare situatie is ontstaan. Actie loopt. Formuleer beleid voor gebruik van Zivver t.b.v. verzenden van vertrouwelijke mails en grote bestanden. HLTsamen gebruikt Zivver. Er zijn hier wel afspraken over gemaakt. In JOIN kunnen de bestanden soms niet worden geopend. Zivver mail opslaan in JOIN levert wel problemen bij openen op deze zijn inmiddels opgelost. Afgehandeld. Zorg bij uitbesteding van taken voor zgn. archiefparagraaf in overeenkomst. Er is een archiefparagraaf opgenomen in de nieuwe DVO met Notubiz en een concept archiefparagraaf is opgesteld voor de DVO met de Stichting Voor leder 1. Doorlopend.

4.3

Conclusies Een aantal acties zijn uitgesteld of staan nog open, zoals het voortzetten van het werk aan het

kwaliteitssysteem, de achterstanden in het kader van de Actielijst Informatiebeheer, en het vaststellen

van een Hotspotmonitor. De overbrenging van de bouwdossiers en de begraafplaatsadministratie van Hillegom en zijn punten van aandacht. Het beheer van de archiefruimte 3.1.1. is na de afloop van de

landelijke coronamaatregelen verbeterd, al zijn er nog verbeterpunten, zoals het regelmatig blijven

12

monitoren van de temperatuur en vochtigheidsgraad. Door de uitgebruikname van 0.2.5. voor langdurig te bewaren documenten, wordt deze ruimte niet langer als archiefruimte aangemerkt.

13

5

Toetsing informatie- en archiefbeheer 2019-2022

Geactualiseerde raamwerk Archief KPI’s 5.1 In de actualisatie van de Archief KPI’s is de nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving verwerkt. Er zijn Archief KPI’s vervallen, gewijzigd en nieuw bijgekomen. In dit raamwerk is de stand van zaken per hoofd- en subvraag van toezichtkleuren voorzien. Dit raamwerk is ingevuld door de beleidsmedewerker Team l&A HLTsamen met aanvullingen door Archiefinspectie tijdens vervolggesprekken. Voor een ingevulde versie zie bijlage 1 ‘Resultaten raamwerk Archief KPI's gemeente Hillegom 2019-2022’. Hieronder staan de conclusies van de toetsing per hoofdvraag voorzien van een toezichtkleur eventueel gevolgd door een aanbeveling. Indien van toepassing is in de aanbeveling een subvraag voorzien van een toezichtkleur. 5.2

Conclusies en aanbevelingen

5.2.1 KP11 Lokale regelgeving Voldoen de regelingen van de gemeente aan de wettelijke eisen?

Conclusies Op grond van artikel 149 Gemeentewet en artikel 30 Archiefwet 1995 heeft de raad de Archiefverordening gemeente Hillegom in 2012 vastgesteld. Het toezicht op de niet overgebrachte archiefbescheiden van de gemeente is in de Archiefverordening voldoende geregeld. Conform artikel 7 van de Archiefverordening is de Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Hillegom door het college vastgesteld. Een Strategisch Informatie Overleg (SlO), zoals vastgelegd in artikel 4 van de beheerregeling Informatiebeheer, is ingesteld. Een gemeenschappelijke SlO is ingesteld door de werkorganisatie HLTsamen per mandaat op 20 juni 2022. Het 1® SlO-overleg vond plaats op 15-04-2019 in bijzijn van de gemeentearchivaris van Hillegom, adjunct archivaris, archiefinspecteurs en regio coördinator. Er is voornamelijk gesproken over de taken van het SlO. Een concept Hotspotlijst voor de HLT-gemeenten is op 09-05-2022 bij Archieftoezicht ontvangen. Deze wordt op het volgende SlO voorgelegd in 2023, waar ook de lijst voor 2022 kan worden meegenomen.

Aanbeveling Laat de Hotspotmonitor vaststellen. Actualisering van de archiefverordening kan mee worden gewacht tot de invoering van de Archiefwet 2021.

O» 5.2.2 KPI 2 Mensen en Middelen Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Conclusie Bij team l&A werken ongeveer vijftig medewerkers. Over de periode 2019-2022 is zowel de bezetting in het aantal medewerkers gedaald als de formatieve ruimte. Een deel van de formatieve ruimte zou nog ingevuld moeten worden met (nieuwe) vacatures, maar ook dan is de bezetting onvoldoende om alle archiefwettelijke taken naar behoren uit te kunnen voeren. De lockdowns wegens COVID-19

14

belemmeren de uitvoering van een groot aantal voor 2020-2022 geplande acties omdat veel van de achterstanden fysieke archiefbescheiden betreffen en werken op locatie niet mogelijk was. Een actielijst met alle achterstanden is opgenomen in het jaarlijkse werkplan van Team l&A en wordt bijgehouden door de beleidsadviseur en de coördinator Taakveld Informatiebeheer. Met name de achterstanden zoals opgenomen in de Actielijst Informatiebeheer zijn alleen maar toegenomen. Er is gepland om met behulp van inhuurkrachten aan deze achterstanden te werken, te beginnen met de kleinere, meer afgebakende taken. Een eerste inhuurkracht was hiermee begonnen in september 2022, maar is op het moment van het samenstellen van het verslag inmiddels weer vertrokken en een nieuwe inhuurkracht is gestart. Enkele voorbereidingen zijn gedaan op het achterstallige werk. De medewerkers binnen team l&A hebben voldoende kennis om hun taken naar behoren uit te kunnen voeren. Er zijn op het moment geen medewerkers in opleiding. Een opleidingsbudget is beschikbaar. Er wordt naar gestreefd om meer te investeren in kennis binnen het team en om zoveel mogelijk medewerkers op HBO-niveau aan te trekken zodat minder tijd besteed hoeft te worden aan controle aan de achterkant, en er meer tijd vrijkomt voor de daadwerkelijke uitvoering.

Aanbeveling - Zorg voor voldoende formatie voor de uitvoering van de archiefwettelijke taken. 5.2.3

o»

KPI 3 Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot

Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

Conclusies Archiefruimten 3.1.1. De archiefruimte 3.1.1. is getoetst aan de artikelen 27-46, 57 en 59 van de Archiefregeling en in orde bevonden. Aandachtspunt blijft het gebruik van de topborden in de ruimte en de overbrenging van de fysieke bouwvergunningdossiers 1897-1990 en de Begraafplaatsadministratie, 1900-1990. Er is 43 m’ aan plankruimte vrijgekomen na de vernietiging van de fysieke bescheiden van V2018, V2019 en V2020. Het klimaatsysteem lijkt over het algemeen naar behoren te functioneren. Er zijn enkele overschrijdingen in de periode vanaf 2019, met name van de temperatuur. Deze was vaak te laag en viel voor langere periodes beneden de ondergrens van de toegestane waarden. Dit probleem lijkt minder aanwezig vanaf 2020 tot en met 2022, echter werd in die periode veel minder vaak de waarden RV en T genoteerd omdat dit handmatig moest gebeuren en medewerkers minder vaak op locatie aanwezig waren. De dataloggers kunnen niet meer uitgelezen worden. Het is belangrijk voor de preventie van calamiteiten om te weten wanneer het klimaatsysteem bijgesteld moet worden. Handmatig genoteerde gegevens kunnen op korte termijn een oplossing bieden, maar het regelmatig bijhouden (minimaal lx per week, liefst vaker) van de waarden RV en T is hierbij belangrijk. Er was actieve schimmel aangetroffen op de plank, een archiefdoos en een archiefstuk.

Zolang RV en T binnen de waarden blijven en het schoonmaakschema aangehouden wordt in combinatie met gedegen handhygiëne bij het raadplegen van blijvend te bewaren dossiers, blijven de risico’s op verdere schimmelgroei gering. Aanbeveling - Zorg voor het opruimen van overvolle stellingen en leegmaken van de topborden. - Blijf de meetgegevens RV en T regelmatig bijhouden. - Onderzoek of de datalogger weer gebruikt kan worden om gegevens uit te lezen, of dat de datalogger vervangen kan worden. Archiefruimte 0.2.5.

15

De (voormalige) archiefruimte 0.2.5. is gecontroleerd op het moment van inspectie. De inrichting van archiefruimte 0.2.5. voldoet niet aan de eisen van de archiefregeling met het ontbreken van een klimaatsysteem. Alle archiefbescheiden die op langdurige termijn bewaard moeten blijven zijn daarom verplaatst. De brondocumenten zijn overgeplaatst naar archiefruimte 3.1.1. en de registers van de Burgerlijke Stand zijn overgeplaatst naar de archiefbewaarplaats in Lisse. De archiefbescheiden die nog wel in de ruimte bewaard blijven zijn lopende dossiers van Burgerzaken, en de registers van Huwelijken die vaak geraadpleegd moeten worden in verband met echtscheidingen. Deze ruimte is niet langer als archiefruimte in gebruik. Het wordt geadviseerd om de ruimte alsnog regelmatig te controleren op calamiteiten en periodiek op RV en T, en mee te nemen in het schoonmaakplan, aangezien de lopende registers alsnog te bewaren stukken betreffen. Mocht er voor de bedrijfsvoering het alsnog gewenst zijn om de ruimte als archiefruimte in gebruik te nemen, zal naar de investering in de aanpassingen gekeken moeten worden. Aanbeveling - Houdt RV en T en het schoonmaakschema voor de ruimte bij volgens het Onderhoud- en Beheerschema. Applicaties

Overzicht van applicaties; - De werkorganisatie HLTsamen beschikt over een overzicht van applicaties die archiefwaardige informatie bevatten, zoals het zaaksysteem JOIN van HLTsamen en de oude DMS- of zaaksystemen. - Er wordt nu gewerkt aan een overzicht van applicaties binnen Blue Dolphin. Voor de uitvoering van de informatiebeheertaken maakt de gemeente gebruik van: - JOIN (HLT), vanaf 2017-heden. De zaken in het oude zaaksysteem JOIN zijn afgesloten met de overstap naar het zaaksysteem JOIN van HLTsamen. Er zijn koppelingen met iBabs (gerealiseerd in 2020/2021), en SquitXO, maar deze koppeling wordt losgelaten wanneer SquitXO wordt vervangen door Rx.Mission. JOIN heeft een vernietigingstool. Het merendeel van de medewerkers zijn op de hoogte van de interne informatiebeheervoorschriften, - I-Navigator, vanaf 1 januari 2017 Ondersteunt zaakgericht werken. De bewaartermijn van de archiefbescheiden worden vastgelegd vanuit de i-Navigator. Updates van de bewaartermijnen worden alleen opgenomen voor het archief en niet alle zaaktypen worden uitgerold. - JKC (klantcontact) - Rx.Mission Functioneel beheer, team Vergunningen en team handhaving en toezicht zijn nog bezig met het inrichten van RXmission. Voorheen was dit SquitXO. Rx.Mission heeft een eigen archiefsysteem en vernietigingsomgeving.

Aanbeveling Schenk bij aanschaf van nieuwe applicaties aandacht aan de vernietigingstool, en voor zover van toepassing een koppeling met het zaaksysteem. Zorg voor een overzicht van aanwezige applicaties in Blue Dolphin e-depot Met de aanpassing van de Archiefwet 1995 zal de verplichte overbrengingstermijn van archiefbescheiden wijzigen van 20 naar 10 jaar. Hiermee zal de gemeente rekening moeten houden bij de vorming van haar digitale archief. De Monitor Digitale Informatie van Erfgoed Leiden is een jaarlijks 16

terugkerende inventarisatie van digitale informatie bij de gemeente Leiden, aangesloten gemeenten en verbonden partijen. De Monitor geeft inzicht in welke toekomstige digitale informatie inclusief omvang in GB of TB in aanmerking komt voor opname in het e-depot. Aan de update van 2022 hebben 18 archiefvormende organisaties deelgenomen, waaronder de gemeente Hillegom vanuit het samenwerkingsverband HLTsamen. Evenals voor haar fysieke archiefbescheiden heeft de gemeente Hillegom voor haar digitale archiefbescheiden de beschikking over een digitaal depot bij Erfgoed Leiden. Op 25 juni 2020 is het e-depot via MS/Teams door Erfgoed Leiden aan de gemeente gepresenteerd waarbij ook de kosten zijn getoond. Een besluit tot aansluiting aan het e-depot heeft de gemeente Hillegom nog niet genomen. Aanbeveling: Hou bij de vorming van het digitale archief rekening met de toekomstige overbrenging van archiefbescheiden naar het e-depot.

Calamiteitenplan archieven Het Calamiteitenplan archiefruimten HLT Samen is op 17 februari 2021 getekend door de teammanager l&A. In het plan is een verzamelplaats voor de archiefbescheiden, t.w. de oude archiefruimte van Sassenheim, opgenomen in geval van calamiteiten. Het plan zal in 2023 voor een mineure actualisatieronde in aanmerking komen. Aanbeveling:

5.2.4 KPI 4 Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? Conclusies Handboek Kwaliteit HLTsamen Artikel 16 van de Archiefregeling verplicht het college er voor te zorgen dat het beheer van haar archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. De Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) beschrijft een kwaliteitssysteem met eisen voor het informatiebeheer ten behoeve van de decentrale overheden. Het doel van een kwaliteitssysteem is om het informatiebeheer structureel te verbeteren tot het aan de gestelde kwaliteitseisen voldoet. Er is een opzet gemaakt voor een kwaliteitssysteem o.b.v. KIDO light; de laatste bewerking dateert van 03 februari 2020. Er wordt in 2023 nog een sessie gehouden met Doxis om het kwaliteitsplan uit te werken en uiteindelijk vast te stellen.

Aanbeveling: Laat het kwaliteitssysteem verder uitwerken en vaststellen.

Kwaliteitscontrole vervanging In het Handboek Vervanging fysieke documenten door digitale bestanden van de Werkorganisatie HTsamen 2018 is Hoofdstuk 6 gewijd aan de kwaliteitsprocedures. Tijdens het vervangingsproces worden controles uitgevoerd op de kwaliteit van de scans en het invullen van de metadatavelden. Er is een auditplan opgesteld om de kwaliteitscontrole op het vervangingsbesluit te kunnen voldoen. Dit auditplan bevat een checklist voor de jaarlijkse audit, en het overzicht waar volgens de audit wordt nagegaan of de procedures gevolgd zijn en of dit op de juiste manier gebeurt. De audit maakt gebruik van de Archiefwet 1995, Archiefregeling 1995, de Archiefregeling, RODIN en de archief KPI’s van VNG als grondslag voor de toetsingspunten. Eén van de informatiespecialisten toetst en beheert in samenwerking met een adviseur l&A minimaal éénmaal per jaar de kwaliteit van het vervangingsproces. 17

Éénmaal per drie jaar wordt er een externe audit uitgevoerd. De audit is erop gericht om vast te stellen of het vervangingsproces aan de eisen voldoet en voldoende wordt uitgevoerd. Aanbeveling:

5.2.5 KPI 5 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?

Conclusies Aan het oorspronkelijke overzicht van applicaties van HLTsamen wordt niet meer verder gewerkt vanwege de inzet van Blue Dolphin. Hier wordt nog aan gewerkt door de enterprisearchitect. Inmiddels is de aanwezigheid van persoonsgegevens op applicatieniveau opgenomen als verplicht veld vanaf november 2022 in het overzicht in Blue Dolphin. Voor de netwerkschijven geldt dat deze nog wel in gebruik zijn bij de afdelingen, bijvoorbeeld als oud digitaal archief. In theorie zouden de netwerkschijven alleen kopieën bevatten, echter in de praktijk blijkt dit niet zo te zijn. Duurzaam digitaal informatiebeheer: De gemeente is bekend met RODIN en de checklist van RODIN wordt gebruikt als referentiekader bij de interne audit van het vervangingsproces.

Aanbeveling Maak een overzicht van aanwezige applicaties in Blue Dolphin. Zorg voor een juiste afhandeling van archiefbescheiden die op de netwerkschijven worden geplaatst. Metadataschema Metadata zijn essentieel voor het behoud van de authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid van archiefbescheiden. Het Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie (MDTO) draagt bij aan de standaardisatie van metadatering en vervangt per 1 juli 2021 het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO). In het Handboek Vervanging fysieke documenten door digitale bestanden van de Werkorganisatie HLTsamen 2018 zijn metadata beschreven en vastgesteld op basis van TMLO.

Aanbeveling Vraag om een MDTO-mapping voor het zaaksysteem JOIN aan de adviseur digitale archieven. Digitale toegankelijkheid De eerste maatregelen zijn genomen om de website van de gemeente (www.hillegom.nl) te laten voldoen aan het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid voor mensen met een functiebeperking. Hiertoe heeft de gemeente een toegankelijkheidsverklaring opgesteld op 10 september 2020, laatst gewijzigd op 3 mei 2021, en gepubliceerd. Volgens de eigen verklaring heeft de website de status “Voldoet niet”. Dit heeft vooral te maken met (extern venworven) pdf-documenten die niet toegankelijk zijn gemaakt.

Websitearchiverinq De gemeentelijke website bevat digitale archiefbescheiden, zoals publicaties. Op grond van de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 is de gemeente Hillegom verplicht haar website te

18

archiveren. Vanaf 1 januari 2017 zijn contracten vernieuwd en waarborgt Archiefweb.eu de archivering van de gemeentelijke website van Hillegom.

5.2.6 KPI 6 Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

**

Conclusies

Vervanging De goedkeuring voor het vervangingsbesluit is op 1 oktober 2019 door het college van burgemeester en wethouders van Hillegom genomen. Onderliggende documenten zijn het Handboek Vervanging fysieke documenten door digitale bestanden van de Werkorganisatie HTsamen 2018 en de brief met het positieve advies van de gemeentearchivaris van Hillegom, d.d. 31 mei 2019. Het besluit en het Handboek vervanging is gepubliceerd op Overheid.nl, d.d. 12 november 2019. De vervanging treedt in werking met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2017. De start van de vervanging van de analoge archiefbescheiden is ook de start van een digitaal archiefblok. Het digitale archief is vanaf 1 januari 2017 leidend voor de gemeente. Het overzien van de kwaliteitscontrole van het vervangingsproces is de taak van de beleidsmedewerker l&A en hier wordt jaarlijks een audit op uitgevoerd volgens het auditplan zoals beschreven in het Handboek Kwaliteit HLTsamen. Een verslag met bevindingen en aanbevelingen wordt dan opgesteld. Een doorlopende machtiging tot vernietiging van de vervanging analoge archiefbescheiden is op 4 maart 2022 verkregen.

Aanbeveling

Vernietiging De gemeente heeft haar archiefbescheiden die conform de geldende Selectielijsten in 2018 tot en met 2020 voor vernietiging in aanmerking komen volgens de vernietigingsprocedure vernietigd. Voor het deel van de archieven dat bij Oasis in opslag staat, is ook de opdracht gegeven om over te gaan tot vernietiging. Dit is op 24 oktober 2022 ook daadwerkelijk gebeurd. De digitale kopieën in DMS JOIN worden meegenomen in de reguliere vernietiging uit JOIN Hillegom. Deze bestanden die gekoppeld waren aan de fysieke bescheiden van V2018-V2020 zijn door de functioneel beheerder verwijderd uit JOIN Hillegom in september 2022. Uit JOIN HLT moet nog vernietigd worden vanaf V2019. Vernietigingslijsten worden op basis van een interne doorlopende machtiging niet langer voorgelegd aan de verschillende vakafdelingen, omdat de afdelingen vaak geen kennis hebben over de te vernietigen dossiers. Dit bleek in de praktijk echter niet te werken omdat een aantal afdelingen toch graag input wilden hebben op het vernietigingsproces. In 2022 zijn er afspraken gemaakt dat vernietigingslijsten wel naar de vakafdelingen worden gestuurd, maar dat binnen vier weken gereageerd moet worden. Zoniet, wordt aangenomen dat de vakafdeling akkoord is met de lijsten. Met de invoering van zaakgericht werken worden de juiste termijnen via de i-Navigator uit de vigerende Selectielijst toegepast.

Er wordt gewerkt aan de voorbereiding van de vernietiging van archiefbescheiden van gemeente Hillegom met vernietigingsjaar 2021, 2022 en 2023. De back-up tapes met digitale bestanden, databases, documenten, en e-mails van de servers van gemeente Hillegom tot en met 31 december 2016 zijn op 1 januari 2017 overgezet naar de omgeving van het samenwerkingsverband HLT samen. De oude back-up tapes zijn daarna vernietigd op 29 september 2022 door afvalverwerkingsbedrijf Renewi. Hierbij zijn geen onregelmatigheden opgetreden.

19

Aanbeveling

Hotspotmonitor Elke gemeente is vanaf 2017 verplicht een Hotspotmonitor op te stellen. Hotspots zijn gebeurtenissen waar het handelen van de overheid en de samenleving elkaar intens raken. Het gaat om gebeurtenissen die maatschappelijke beroering veroorzaken, van bijzondere betekenis zijn voor de inwoners en in de media veel aandacht hebben getrokken. Vanuit cultuur-historisch perspectief is het van belang om de archieven over hotspots veilig te stellen en te bewaren (bronnen: Utrechts Archief en VNG). Een Hotspotmonitor is door de gemeente Hillegom nog niet vastgesteld. Er is een concept Hotspotmonitor opgesteld voor de gemeenten binnen het samenwerkingsverband. Deze zal bij het volgende Strategisch Informatie Overleg worden meegenomen. Erfgoed Leiden heeft afdeling Communicatie van de gemeente medio 2020 gevraagd om de (digitale) stukken betreffende COVID-19 te bewaren. Dit onderwerp staat voor de HLT gemeenten op de concept Hotspotmonitor. Wat betreft COVID-19 'harvest' Erfgoed Leiden informatie op social media, websites van aangesloten gemeenten, historische verenigingen en dag- of weekbladen, voor opname in het e-depot van Erfgoed Leiden.

Aanbeveling Laat de Hotspotmonitor vaststellen.

5.2.7 KPI 7 Overbrenging archiefbescheiden Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk?

Conclusies De wettelijk te bewaren analoge archieven van de gemeente Hillegom, periode (1518) 1592-1990 (2013), zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van Leiden. Erfgoed Leiden beheert 278 m^ permanent te bewaren gemeentelijke en particuliere archieven en documentatie van de gemeente, inclusief de door het Nationaal Archief vervreemde archiefbescheiden aan de gemeente. Voor de overbrenging van archiefbescheiden volgt de gemeente de overbrengingsprocedure van Erfgoed Leiden. In de akten van overbrenging van de archiefbescheiden zijn bepalingen inzake de beperktopenbare archiefbescheiden opgenomen. Nog niet overgebracht zijn de Bouwdossiers van de gemeente Hillegom, 1897-1990. Deze zijn gedigitaliseerd, maar de fysieke bouwdossiers waren nog steeds nodig voor de toegang omdat de digitale bestanden niet waren voorzien van metadata. Dit is nu aangepast in JOIN Hillegom. Het is onduidelijk in hoeverre de bouwdossiers in aparte blokken bestaan. Vanaf 1897 tot en met 2010 zijn de bouwdossiers in het bouwstatisch archief opgenomen. De Begraafplaatsadministratie, 1900-heden, is nog niet overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Het voornemen was om deze eerst te digitaliseren. Dit is nog niet gebeurd. Aanbeveling Onderzoek of de bouwdossiers in blokken 1897-1990 en 1991-2010 overgedragen kunnen worden. Vraag opschorting aan voor het overbrengen van de bouwdossiers 1897-1990.

I Breng de begraafplaatsadministratie over naar de archiefbewaarplaats.

5.2.8

KPI 8 Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet?

20

•a

Conclusies De gemeente voldoet aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet 1995. Voor de archiefbescheiden van

de

gemeente

Hillegom

waarop

conform

artikel

van

15

de

1995

Archiefwet

een

openbaarheidsbeperking rust, zijn regels geformuleerd. De overgebrachte archieven en collecties van

de gemeentelijke archieven zijn kosteloos te raadplegen in de studiezaal van Erfgoed Leiden. Op eigen

kosten kunnen scans en kopieën van de archiefbescheiden worden gemaakt, mits de materiele staat

van de archiefbescheiden dit toelaat. Voor prijzen geldt de Tarievenlijst van Erfgoed Leiden. De gemeente heeft in de afgelopen drie jaar 16 dossiers voor raadpleging door de eigen medewerkers

in tijdelijke leen aangevraagd bij Erfgoed Leiden.

De Online getoonde inventarissen van de overgebrachte archiefbescheiden van de gemeente Hillegom en voorgangers zijn gecontroleerd op de bepalingen van de AVG. Voor de studiezaal van Erfgoed

Leiden gelden de Huisregels en het Reglement Dienstverlening. Erfgoed Leiden beschikt over een

uitgebreide

digitale

frontoffice

voor

de

regulering

van

het

digitaal

bezoek

en

gebruik

(www.erfqoedleiden.nl). De website geeft onder meer informatie over de organisatie, de studiezaal, de

archieven, bouwtekeningen, bibliotheek en het erfgoedregister. Online worden getoond onder meer:

beeldmateriaal (auteursrechten vrij), digitale kranten en genealogische databank. Inventarisnummers uit de archieven kunnen via de digitale archiefinventarissen online gereserveerd worden.

5.3

Actiepunten jaarplanning 2023

Op de jaarplanning van Informatiebeheer staan de volgende acties voor het jaar 2023 gepland. Nr.

Beschrijving actie

KPI 1

Opstellen en vaststellen Hotspotlijst gemeente Hillegom/HLTsamen________

Planning 20222023___________ 01/2023

KPI 3

Achterstanden ikv Actielijst Informatiebeheer wegwerken, met nadruk op de

04/2023

taken van beperkte omvang met behulp van inhuurkrachten_______________

Onderzoeken of dataloggers in de archiefruimte hersteld of vervangen kunnen

Q2/2023

worden

KPI 4

Nader uitwerken, vaststellen en invoeren Kwaliteitssysteem______________

Na overbrenging (medio 2023) 01/2023

KPI 5

Vaststellen metadataschema (MDTO) voor JOIN na toetsing ELO_________

01/2023

Opstellen metadataschema's overige applicaties met archiefwaardige

03/2023

Leegmaken topborden archiefruimten

informatie (buiten JOIN)__________________________________________

Inzichtelijk maken welke vakapplicaties aanwezig zijn en of deze voldoen aan

Q3/2023

de Archiefwet KPI 6

KPI 7

Inventariseren van analoge archief voormalige OR Hillegom______________

Q2/2023

Vernietiging fysiek en digitaal uit JOIN voor Hillegom V2021-V2023________

Q4/2023

Vernietigen digitaal uit JOIN HLT V2019-V2023_______________________

Q4/2023

Onderzoeken in welk blok of blokken de bouwvergunningen overgebracht

Q1/2023

kunnen worden_________________________________________________

Aanvragen opschorting voor overbrengen bouwdossiers 1897-1990 Hillegom

Q1/2023

bij Gedeputeerde Staten indien nodig._______________________________

Overbrengen van de begraafplaatsadministratie Hillegom naar de archiefbewaarplaats.

2^

Q.2I2Q22,

Bijlagen Bijlage 1

Verslag o.b.v. raamwerk Archief KPI’s gemeente Hillegom 2019-2022

Bijlage 2

Verslag archiefruimte gemeente Hillegom 7-11-2022

Bijlage 2.1

Meting RV en T archiefruimte gemeente Hillegom 7-11-2022

Bijlage 2.2

Rapportage schimmeltesten archiefruimte gemeente Hillegom 7-11-2022

22

Bijlage 1. Resultaten toetsing Archief KPI’s gemeente Hillegom 2019-2022 Data inspectieonderzoeken: 13 april 2021, 24 februari 2022, 1 maart 2022 en 2 mei 2022, 8 augustus 2022, 29 augustus 2022, 7 november 2022, en 20 december 2022. Door: M.M. Louwerse-Zimmerman, N.L. van Doorn en U. Jangbahadoer, archiefinspecteurs van Erfgoed Leiden Versie: def d.d. 24-01-2023 Verklaring stoplicht methode Voldoet (JS Voldoet voor een aanzienlijk deel, maar er zijn nog aandachtspunten SS Voldoet gedeeltelijk, er zijn aandachtspunten SS Voldoet voor een aanzienlijk deel niet SS Voldoet in het geheel niet

1. Lokale Regelingen Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Vraag

Deelvraag

Toetsing

Zo ja: - Wanneer is de archiefverordening vastgesteld? Besteedt deze aandacht aan: - Zorgplicht Burgemeester en wethouders - Taken gemeentearchivaris of gemeentesecretaris ten aanzien van overgebrachte en niet overgebrachte archiefbescheiden. - Verantwoording door burgemeester en wethouders - Beschikbaarstelling gegevens voor publicatie en verantwoording toezicht - Opname in de archiefbewaarplaats van archieven van particulieren

Ja - De Archiefverordening van Hillegom 2012, is vastgesteld op 22-03-2012. - De verordening bevat niet: - de beschikbaarstelling van gegevens voor publicatie, en - de opname van particuliere archieven in de archiefbewaarplaats. - Dit is wel geregeld in de Beheerregeling Informatiebeheer Hillegom 2020 en de DVO inzake het archiefbeheer gemeente Hillegom, getekend d.d. 03-04-

Resultaat 2019-2022

Te nemen acties

1.1. Archiefverordening a. Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving?

b. Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten?

2019. Ja

1

De Archiefverordening is aan actualisering toe Gewacht kan worden tot inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet.

1.2. Beheerregeling informatiebeheer Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgestelde Beheerregeling informatiebeheer inzake het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Toelichting: Een beheerregeling (of besluit) informatiebeheer is niet bij wet verplicht, maar wordt vrijwel altijd in een Archiefverordening verplicht gesteld (vgl. het VNG model daarvoor).

Zo ja: * Wanneer is de beheerregeling (of het besluit) vastgesteld? Besteedt de regeling aandacht aan: * Taken van de beheerder * Taken en bevoegdheden van het Strategisch Informatieoverleg (SlO) en gemeentearchivaris, (wie geeft advies over wat) * Overdracht en ter beschikkingstelling van archiefbescheiden * Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats

Ja - Beheerregeling Informatiebeheer Hillegom 2020, vastgesteld d.d. 2101-2020. - De beheerregeling besteedt aandacht aan: - Taken beheerder - SlO - Overdracht en ter beschikkingstelling van archiefbescheiden - Verantwoordelijkheden t.a.v. de archiefbewaarplaats

Zo ja: * Is in dit SlO ook een onafhankelijke deskundige benoemd? * Welke taken of bevoegdheden zijn, naast de wettelijk verplichte (6.3.d. en 6.5.C), bij het SlO belegd?

Ja - Een gemeenschappelijke SlO is ingesteld door de werkorganisatie HLTsamen (besluit per mandaat 2006-2022). - Het 1® SlO-overleg vond plaats op 15-04-2019 in bijzijn van de gemeentearchivaris van Hillegom, adjunct archivaris, archiefinspecteurs en regio coördinator. Er is vnl. gesproken over de taken van het SlO. - Een concept Hotspotlijst voor de HLT-gemeenten is op 09-05-2022 bij Archieftoezicht ontvangen. Deze wordt op het volgende SlO voorgelegd in het voorjaar van 2023.

1.3. Strategisch informatie overleg (SlO) Heeft het college als archiefzorgdrager een Strategisch informatie overleg (SlO) ingesteld? Toelichting: Taken voor het SlO zijn in ieder geval vaststelling van een Hotspotmonitor (KPI 6.3.d) en advisering inzake vervreemding van archiefbescheiden die geen gevolg is van uitvoering van nieuwe wetgeving (KPI 6.5.C). Daarnaast kunnen bij het SlO andere taken en/of bevoegdheden worden belegd (zie Handreiking).

1.4. Wijziging overheidstaken

2

o

Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke? Toelichting: (Juridische) voorzieningen die de zorgdrager zou moeten treffen zijn het opstellen van een akte van terbeschikkingstelling, of een verklaring van overbrenging dan wel vervreemding. Daarnaast moet de gemeentelijke organisatie zorgen voor het afsluiten van archieven en de (voorbereiding van) terbeschikkingstelling, overbrenging of vervreemding.

* Heeft er in de laatste vijfjaar een dergelijke situatie plaatsgevonden? * Zo ja, welke? Welke voorziening(en) is/zijn getroffen?

HLTsamen is, samen met Noordwijk, bij de Stichting Voor leder 1 sinds 2021 aangesloten, voorheen lokaal loket. Dit is een regionale vraagbaak die burgers doorverwijst naar de juiste instanties binnen zorg en inkomen. HLTsamen houdt nog toezicht op de archiefvorming van de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen en de stichting legt verantwoording af aan de gemeente in een jaarverslag. Er is een DVO afgesloten. Een archiefparagraaf wordt nog toegevoegd na actualisatie van de DVO. De archiefparagraaf bestaat in concept.

* Heeft er in de laatste vijf jaar een dergelijke situatie plaatsgevonden? * Zo ja, welke? Welke voorziening(en) is/zijn getroffen? Is bijvoorbeeld een archiefbewaarplaats aangewezen, een archivaris aangewezen, het uitbestede archiefbeheer geregeld in de vorm van bijvoorbeeld een mandaatregeling, en de informatieveiligheid geregeld? * Neemt de gemeente in samenwerkingsovereenkomsten met private partijen ook dergelijke bepalingen op over de noodzakelijke voorzieningen voor het archiefbeheer?

De gemeente Hillegom is in 2022 partner in 10 GR’n. Hieronder volgt een klein aantal GR’n en DVO’s.

1.5. Gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden

a. Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling of ander samenwerkingsverband waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden? Toelichting: Het gaat hier om het op afstand zetten van de uitvoering van taken in gemeenschappelijke regelingen (GR). Dit kan alleen door middel van mandaat. Het college blijft dan archiefzorgdrager. [Wanneer een gemeente taken of bevoegdheden op basis van delegatie onderbrengt in een GR, is sprake van de overdracht van taken zoals bedoeld in KPI 1.4. Het college is dan niet langer

3

GR werkorganisatie HLTsamen - De bedrijfsvoeringstaak van de gemeente Hillegom is per 01-012017 naar de werkorganisatie HLTsamen overgegaan vanwege de ambtelijke samenwerking met de gemeenten Lisse en Teylingen. - De samenwerking is in een Gemeenschappelijke Regeling werkorganisatie HLT Samen vastgelegd, getekend 14-04-2016 door de colleges van Hillegom, Lisse en Teylingen. In Hoofdstuk 8 ‘Overige bepalingen’ is in artikel 28

co

Advies: laat het overzicht van gemeenschappelijke regelingen op de website van gemeente Hillegom actualiseren.

archiefzorgdrager.j Als medeoprichter van een GR is het college verantwoordelijk voor opname van een archiefparagraaf in de GR-tekst waarin tenminste de bestuurlijke verantwoordelijkheid wordt belegd voor het GR-archief. Als zorgdrager moet het college regels stellen aan creatie en beheer van gemeentelijke archiefbescheiden bij de GR, bijvoorbeeld door middel van dienstverleningsovereenkomsten. Sinds de invoering van de Aw 1995 zijn andere samenwerkingsverbanden in zwang gekomen waarover de wet niets zegt. Het is echter verstandig bij deze KPI ook te kijken naar het op afstand zetten van de uitvoering van taken in overheidsstichtingen en -NV’s en in publiek-private samenwerkingsverbanden (BV, NV, VOF). De getroffen/nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft archiefbescheiden behorende bij uitgeplaatste taken worden hier niet bevraagd, en behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO.