Db07.1 Bijlage bij raadsbrief Archiefverslag Hillegom 2019-2022.pdf
Tekst van het document
Advies: stel een verklaring van migratie op wanneer archiefbescheiden naar een andere applicatie of opslagfunctionaliteit worden verplaatst.
6.3. Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst
a. Past het college als archiefzorgdrager waardering en selectie toe op de gemeentelijke archiefbescheiden?
36
C3
vervallen belang (dit wordt handmatig gedaan). Het jaar van overbrenging wordt ook vermeld, maar dit levert soms verwarring op omdat dit op dezelfde manier gebeurd. Er kan wel gesorteerd worden voor over te brengen bescheiden via het “vernietigingsjaar”. De bescheiden zijn gecategoriseerd als permanent te bewaren.
b. Maakt het college als archiefzorgdrager bij waardering en selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst? Toelichting: Voor archiefbescheiden gedateerd tot en met 1995 geldt de Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven (1983). Voor archiefbescheiden gedateerd 1996 tot en met 2016 is dat de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 (2005, geactualiseerd juni 2012). Voor archieven uit 2017 tot en met 2019 geldt de lijst uit 2017. Voor jongere archieven geldt de lijst uit 2020.
* Zo nee, is de geldende selectie- of vernietigingslijst bekend? * Zijn er (voor onderdelen van de gemeentelijke organisatie) ook andere selectielijsten van kracht? Zo ja, welke, en zijn deze in een SlO behandeld / vastgesteld?
Ja.
c. Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlijst?
* Zo ja, Is deze in een SlO behandeld / vastgesteld? * Zo ja, wordt die gebruikt voor alle archiefbescheiden? * Zo nee, voor welke
Nee
37
DIV maakt gebruik van de - Vernietigingslijst 1983 - Selectielijsten 2012 - Selectielijst 2017 - Selectielijst 2020
©3
archiefbescheiden / zaaktypen dan wel?
d. Is er een Hotspotmonitor vastgesteld? Toelichting: Een Hotspotmonitor is integraal onderdeel van de (inter)gemeentelijke selectielijst 2017 ev.
Zo ja, wie stelde die vast (bijvoorbeeld het SlO)?
Nee - Een concept Hotspotmonitor voor de HLTsamen gemeenten is op 0905-2022 voorgelegd aan Archieftoezicht. Deze zal op het eerstvolgende SlO in 2023 vastgesteld worden. - Afdeling Communicatie HLTsamen is medio 2020 door Erfgoed Leiden benaderd om Corona gerelateerde (digitale) stukken te bewaren. - V.w.b. Corona ‘harvest’ Erfgoed Leiden informatie op social media, websites van aangesloten gemeenten, historische verenigingen en dag- of weekbladen, t.b.v. opname in het e-depot van Erfgoed Leiden.
* Worden de wettelijke bewaartermijnen gehanteerd? * Worden de behandelaars van de te vernietigen archiefbescheiden geraadpleegd voordat vernietiging gaat plaatsvinden? * Is of wordt een machtiging tot vernietiging aangevraagd? * Worden kopieën systematisch meegenomen in de reguliere vernietiging? * Voorziet het back-upbeleid in vernietiging van back-ups na maximaal 1 jaar? Zo nee, wat is de reden dat back-ups langer worden bewaard?
Ja - De in 2018-2020 in aanmerking komende analoge archiefbescheiden van de gemeente Hillegom zijn op 12 juni 2022 vernietigd. - De digitale kopieën in DMS JOIN worden meegenomen in de reguliere vernietiging uit JOIN Hillegom. Voor Hillegom zijn deze in september 2022 verwijderd. Uit JOIN HLT moet nog worden vernietigd vanaf 2019. - De V-lijsten werden o.b.v. een doorlopende interne machtiging niet meer voorgelegd aan de vakafdelingen omdat de huidige medewerkers geen kennis hebben de inhoud van de oude dossiers.
Zorg voor het vaststellen van de Hotspotmonitor voor Hillegom.
6.4. Vernietiging en verklaringen
a. Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden? Toelichting: De archiefzorgdrager is verplicht de archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn is verstreken te vernietigen, uitzonderingen daargelaten. Dit geldt ook voor kopieën en back-ups.
38
Vraag bij ICT na of het back-upbeleid voorziet in vernietiging van back-ups na max. 1 jaar.
Sinds 2022 worden lijsten wel weer voorgelegd, maarzonder reactie binnen vier weken wordt goedkeuring aangenomen. Er wordt geen gebruik meer gemaakt van de interne machtiging. - Aan de gemeentearchivaris wordt via een proces-verbaal van vernietiging toestemming voor de daadwerkelijke vernietiging gevraagd. - Archieven bij Oasis: o.b.v. Hotspotmonitor worden nog 1-2 dossiers uitgezonderd van vernietiging. - Cliëntendossiers van ISD Bollenstreek worden er ook uitgehaald. - Onbekend is of het back-upbeleid voorziet in de vernietiging van backups na max. 1 jaar. b. Maakt het college als archlefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten?
* Worden de archiefbescheiden op dossierniveau (zo mogelijk in verzamelbeschrijvingen) gespecificeerd? * Wordt van de vernietigde archiefbescheiden in de verklaring opgenomen op grond van welke categorie(ën) van welke selectielijst deze zijn vernietigd? * Wordt vastgelegd wanneer, hoe en door wie de vernietiging heeft plaatsgevonden?
Ja - Analoge archiefbescheiden worden op dossierniveau beschreven. - In de vernietigingslijst wordt de categorie uit de geldende selectielijst bij de dossierbeschrijvingen vermeld. - In het proces-verbaal van vernietiging wordt vastgelegd wanneer en door welk archiefvernietigingsbedrijf de vernietiging heeft plaatsgevonden.
Zo ja, welke?
Nee
6.5. Vervreemding, besluiten en verklaringen
a. Heeft het college als archlefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd, niet
39
wJ
als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven? Toelichting: Van vervreemding [overdracht van eigendom] is sprake wanneer archiefbescheiden worden overgedragen aan een andere organisatie (zorgdrager of nietoverheidsorganisatie). In de meeste gevallen gebeurt dit als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven. In dat geval is geen machtiging van vervreemding door de minister noodzakelijk.
b. Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen?
Zo nee, waarom niet?
c. Zo ja, heeft de zorgdrager het Strategisch Informatieoverleg (SlO), of als dat er niet is: de juiste deskundigen, geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding? Toelichting: Bij de voorbereiding van een besluit tot vervreemding moeten tenminste worden betrokken: een door de zorgdrager aangewezen persoon binnen de gemeentelijke organisatie die verantwoordelijk is voor de informatiehuishouding en de gemeentearchivaris, mits deze is benoemd.
Zo nee, waarom niet?
40
d. Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt? Toelichting: Het besluit dient te worden gepubliceerd (Gemeenteblad).
Zo nee, waarom niet?
7. Overbrenging van archiefbescheiden Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefv/et ‘te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? Vraag
Deelvraag
Toetsing
a. Zijn alle te bewaren archiefbescheiden waarvan de wettelijke overbrengingstermijn is verstreken overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats of edepotvoorziening?
Wat is de omvang van de overgebrachte archieven sinds het vorige verslag in meters / dossiers / GB (wat van toepassing is)?
Deels
b. Zo nee, welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht?
Is er een overzicht van deze archiefbescheiden?
Niet overgebracht zijn: - Bouwdossiers gemeente Hillegom, 1897-1990. - Begraafplaatsadministratie, 1900heden.
c. Zo nee, wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging?
Is per archiefbestand aan te geven wat de reden is, bijv, nog niet gereed gemaakt voor overbrenging; nodig voor de bedrijfsvoering; andere reden?
- De bouwdossiers zijn gedigitaliseerd. Het bestand was niet voorzien van metadata en daarom slecht toegankelijk. De analoge dossiers
Resultaat 2019-2022
Te nemen acties
7.1. Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn
41
V
- De gemeente Hillegom heeft haar analoge archiefbescheiden daterend van (1518) 1592-1990 (2013) overgebracht naar de archiefbewaarplaats van Leiden. - Stand van zaken van de omvang van de overgebrachte archieven en collecties op 15-10-2021: 278,04 m\ - Dat is incl. de door het Nationaal Archief aan de gemeente Hillegom vervreemde archiefbescheiden.
Advies: onderzoek in hoeverre een blok gevormd is van de
zijn daarom nodig voor raadpleging. Aan het toegankelijk maken van de digitale bestanden wordt al enkele jaren gewerkt en dit is nu in een vergevorderd stadium. - Het voornemen was om de begraafplaatsadministratie te digitaliseren. Dit is niet doorgegaan. De medewerker van HLTsamen houdt de administratie bij in Key2Begraven.
bouwdossiers 18971990 en of dit los te maken is van de serie 1991 t/m 2010.
7.2. Verklaringen van overbrenging Ja Van alle overbrengingen zijn akten van overbrenging opgesteld en getekend.
Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op? 7.3. Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering
Nee Dit is nog niet gebeurd.
Heeft het college als archiefzorgdrager voor archiefbescheiden die om redenen van bedrijfsvoering niet binnen de wettelijke overbrengingstermijn overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten?
42
Vraag opschorting van overbrenging bouwdossiers aan.
8. Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? Vraag
Deelvraag
Toetsing
Resultaat
2019-2022
8.1. Beschikbaarheid originelen en dubbelen
a. Zijn de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden berustende archiefbescheiden voor eenieder kosteloos te raadplegen?
Ja De overgebrachte archieven en collecties van de gemeente Hillegom zijn kosteloos in de studiezaal van Erfgoed Leiden te raadplegen.______ Ja Op eigen kosten kunnen scans en kopieën van de archiefbescheiden worden gemaakt, mits de materiele toestand van de bescheiden dit toelaat._________________________ Nee De Tarievenlijst 2017 van Erfgoed Leiden is vastgesteld door het MT van Erfgoed Leiden in overeenstemming met de gemeente Leiden.__________ Ja
b. Kan eenieder al dan niet op eigen kosten afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van de archiefbescheiden (laten) maken?
c. Heeft het college als archiefzorgdrager regels opgesteld over de genoemde kosten?
d. Is in de regels over kosten rekening gehouden met de bepalingen daarover in de Wet hergebruik Overheidsinformatie (Who)? Toelichting: In beginsel mogen voor levering van alle digitaal aanwezige, niet beperkt openbare, informatie ten hoogste de marginale kosten van vermenigvuldiging, verstrekking en verspreiding in rekening worden gebracht.
Zo ja, op welke wijze?
8.2. Beperking openbaarheid na overbrenging
43
CO
Te nemen acties
a. In beginsel zijn archiefbescheiden openbaar op het moment van overbrenging, binnen de wettelijke overbrengingstermijn. Heeft het college als archiefzorgdrager de eventuele beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na overbrenging schriftelijk gemotiveerd op basis van artikel 15 van de Archiefwet? Toelichting: De beperkingsgronden zijn: eerbiediging persoonlijke levenssfeer: belang van de Staat of zijn bondgenoten; voorkomen van onevenredige bevoor- of benadeling van betrokken natuurlijke of rechtspersonen dan wel van derden.
Zo nee, bij welke overbrenging(en) niet?
Ja Op grond van artikel 15 van de Archiefwet 1995 zijn bepaalde dossiers als beperkt openbaar aangemerkt.
b. Heeft het college als archiefzorgdrager tevoren advies ingewonnen van de beheerder van de archiefbewaarplaats?
Zo nee, bij welke overbrenging(en) niet?
Ja Over beperking van de openbaarheid heeft de gemeente advies ingewonnen bij Archieftoezicht van Erfgoed Leiden.
c. Heeft het college als archiefzorgdrager bij de beperking van de openbaarheid rekening gehouden met de bepalingen in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)?
d. Heeft het college als archiefzorgdrager voldoende rekening gehouden met artikel 15a van de Archiefwet die de beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden inzake milieu-informatie inperkt?
Ja De Online getoonde inventarissen en plaatsingslijsten worden gecontroleerd op de bepalingen van de AVG, zoals het weglaten van persoonsgegevens van levende personen in de beschrijvingen.
Zo nee, bij welke overbrenging(en) niet?
Ja
44
I.
e. Hebben het college als archiefzorgdrager en de beheerder van de archiefbewaarplaats het besluit tot de beperking aan de openbaarheid van bepaalde overgebrachte archiefbescheiden opgenomen in de verklaring van overbrenging?
Zo nee, bij welke overbrenging(en) niet?
Ja De beperking aan de openbaarheid van bepaalde dossiers is opgenomen in de akten van overbrenging van de archieven.
* Zijn er bescheiden waarvan de openbaarheid langer dan 75 jaar is beperkt? * Zo ja, is daarvoor een machtiging aangevraagd?
Nee Tenzij voortkomend uit andere wetgeving, zoals de registers van de Burgerlijke Stand (BW/Boek1/Titel4/Afdeling2/artikel 17a) Geboorten na 100 jaar Huwelijken na 75 jaar Overlijden na 50 jaar
8.3. Beperking openbaarheid langer dan 75 jaar
Heeft het college als archiefzorgdrager voor de archiefbescheiden die ouder zijn dan 75 jaar en die het toch niet openbaar wil maken een machtiging tot opschorting van openbaarmaking aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten?
8.4. Afwijzing raadpleging of gebruik
a. Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats regels geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiële toestand ervan of de onveiligheid van de verzoeker? Toelichting: Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement.
b. In geval er verzoeken tot levering van informatie op grond van de Wet hergebruik werd geweigerd, is die weigering dan gemotiveerd?
Ja Regels omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van archiefbescheiden wegens de slechte materiele toestand ervan of de onveiligheid van de verzoeker zijn opgenomen in artikel 28 van het Reglement Dienstverlening van Erfgoed Leiden en Omstreken.
Is dit wel/niet voorgevallen?
N.v.t. Nog niet voorgevallen.
45
c. Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats de afwijzing van een verzoek tot levering van informatie op grond van de Wet hergebruik Overheidsinformatie (Who) gemotiveerd?
Is dit wel/niet voorgevallen?
N.v.t. Nog niet voorgevallen.
Is dit wel/niet voorgevallen?
Ja Erfgoed Leiden heeft aan de gemeente Hillegom uitgeleend in: - 2019 2 dossiers - 2020 1 dossier - 2021 13 dossiers
8.5. Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling
a. Voldoet de beheerder van de archiefbewaarplaats aan zijn wettelijke verplichting om de overgebrachte archiefbescheiden voor bepaalde tijd uit te lenen aan het archiefvormende overheidsorgaan? b. Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats inhoudelijke en financiële voorwaarden geformuleerd waaraan de uitlening van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen is verbonden? Toelichting: Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement.
Ja - Voor nationale en internationale tentoonstellingen/exposities worden archiefbescheiden uitgeleend. - Aan de uitlening verbonden kosten zijn voor rekening van de aanvrager/organisator. De bepalingen zijn opgenomen in de ‘Voorwaarden van bruikleen ten behoeve van tentoonstellingen'.
8.6. Regulering fysiek bezoek en gebruik
a. Is er een reglement voor het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte bij de archiefbewaarplaats? Toelichting: Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement.
Ja Het reglement voor fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte ligt vast in de ‘Huisregels van Erfgoed Leiden en Omstreken’.
46
b. Zo ja, maakt de archieforganisatie daarbij gebruik van een kwaliteitshandvest?
Om welk handvest gaat het?
Ja Erfgoed Leiden ondersteunt de Servicenormen Archieven BRAIN.
8.7. Regulering digitaal bezoek en gebruik
Beschikt de archieforganisatie over een digitale frontoffice met tenminste een toegang.tot de collectie (registratie) en het bezoek- en gebruiksreglement?
Ja - Erfgoed Leiden beschikt over een uitgebreide digitale frontoffice voor de regulering van het digitaal bezoek en gebruik; zie www.erfgoedleiden.nl - De website geeft o.m. informatie over: organisatie Erfgoed Leiden, studiezaal, archieven, bouwtekeningen, bibliotheek, erfgoedregister, bezoek- en gebruikersreglement, tarievenlijst. - Getoond worden o.m.: foto’s/beeldmateriaal (vzv vrij van auteursrechten), digitale kranten en genealogische databank, gedeelde verhalen. - Aanvragen van inventarisnummers uit de archieven kunnen via de digitale archiefinventarissen en plaatsingslijsten online worden gereserveerd.
47
t«<0«
O»U«i
Bijlage 2
ERFGOED LEIDEN EN OMSTREKEN INSPECTIE ARCHIEFRUIMTE 3.1.1
HOOFDSTRAAT 115, 2181 EC HILLEGOM
Inhoud 1.
Verantwoording......................................................
..5
2.
Overzicht gegevens.................................................
.5
3. 4.
Inspectieverslag archiefruimte 3.1.1........................
.6
Bevindingen, conclusies en verbeterpunten............
4.1
Inleiding......................................................... .
15 15
4.2
Aangetroffen situatie......................................
15
4.2.1
Archiefruimte 3.1.1.................................... .
15
4.2.2
Archiefruimte 0.2.5.....................................
17
4.2.3
Beheer.......................................................
17
Conclusies...............................................................
17 17
4.3
4.4
5.
6.
4.3.1
Archiefruimte 3.1.1.....................................
4.3.2
Archiefruimte 0.2.5.....................................
Verbeterpunten 2019...............................................
17 18
4.4.1
Actiepunten op korte termijn 3.1.1 in 2019.
4.4.2
Actiepunten op lange termijn 3.1.1 in 2019
18 18
4.4.3 4.4.4
Actiepunten op korte termijn 0.2.5 in 2019.
18
Actiepunten op lange termijn 0.2.5 in 2019
18
Verbeterpunten 2023...............................................
5.1
Actiepunten op korte termijn 3.1.1 in 2023....
19 19
5.2
Actiepunten op lange termijn 3.1.1 in 2023 ....
19
5.3 Actiepunten op korte termijn 0.2.5 in 2023.... 5.4 Actiepunten op lange termijn 0.2.5 in 2023 .... Samenvatting
19 19 19
Bijlagen.......
19
Bijlage 2.1
Verslag meting RV en T archiefruimte 3.1.1...
19
Bijlage 2.2
Verslag schimmelcontrole archiefruimte 3.1.1
19
3
1.
Verantwoording
De archiefruimte van de gemeente Hillegom is getoetst aan de artikelen 27-46, 57 en 59 van de Archiefregeling (Archiefregeling, Staatscourant 2010 nr. 70, 6 januari 2010 en wijziging Staatscourant nr. 17969, 17 november 2010).
Voor de inspectie van de archiefruimte is gebruik gemaakt van de landelijke checklist voor archiefruimten. Voor de meting van het binnenklimaat (relatieve luchtvochtigheid en temperatuur) en schimmelcontrole is gebruik gemaakt van formulieren van Erfgoed Leiden en Omstreken (Erfgoed Leiden). De toetsing is uitgevoerd door M.M. Louwerse-Zimmerman, U. Jangbahadoer en N.L. van Doorn, archiefinspecteur van Erfgoed Leiden, in opdracht van de heer drs. C. de Graaf, gemeentearchivaris van Hillegom.
Het verslag van de toetsing op 5 december 2018 is basis geweest voor deze toetsing, de bevindingen zijn in de checklist in blauw gemarkeerd. Van de toetsing op 11 november 2022 zijn de bevindingen in groen gemarkeerd. Dit verslag kan worden beschouwd als een nacontrole.
2.
Overzicht gegevens
Datum inspectie; Betreft: Locatie: Verdieping: Archiefvormer; Beheerder archiefruimte: Contactpersoon: Datum laatste inspectie:
8 november 2022 Archiefruimte gemeente Hillegom Hoofdstraat 115, 2181 EC Hillegom 3e etage/ruimte 3.1.1 Gemeente Hillegom werkorganisatie HLTsamen M. Heemskerk, Informatiespecialist 5 december 2018
5
3.
Inspectieverslag archiefruimte 3.1.1
Archiefregeling, hoofdstukken 4, 5, 7 en 8
Hoofdstuk 4. Algemene voorschriften voor de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen § 1. Algemeen
Artikel 27. Algemene buitentoepassing27. N.v.t. stelling Aan een in deze regeling opgenomen voorschrift dat moet worden toegepast om te voldoen aan een met betrekking tot een archiefruimte of archiefbewaarplaats gestelde eis, behoeft niet te worden voldaan, voor zover anders dan door toepassing van dat voorschrift de archiefruimte of archiefbewaarplaats ten minste dezelfde mate van veiligheid, bescherming tegen water, klimaatbeheersing en milieuhygiëne biedt, als is beoogd met het betrokken voorschrift. geen wijziging. oee'-' .vjziging.
Toetsing 05-12-2018 Toets nc 07-H-2022
§ 2. Voorschriften in verband met de veiligheid
Artikel 28. Situering Het gebouw waarin een archiefruimte of archiefbewaarplaats is of wordt gesitueerd, is door zijn locatie, aard en bouwwijze zo goed mogelijk gevrijwaard van risico's van: a. brand; b. overstroming; en c. vochtindringing door opkomend grond-, regen- of rioolwater, alsmede van elke overige vorm van wateroverlast.
28. De archiefruimte is gesitueerd op de derde etage van het gemeentehuis. Jaar van opleveringen ingebruikname: 1984 De archiefruimte grenst aan drie buitenmuren en de binnenmuur aan het magazijn van de bodes. Boven de archiefruimte bevindt zich een plat dak. 28.a Voldoet. 28.b Voldoet. 28.c Voldoet. Voor zover bekend is er geen sprake van wateroverlast geweest.
’.-ets np 05,12-20':8
r-pp.-
Toetsing 07-11 -2022___________________
geen wijziging
Artikel 29. Normen voor ondergronds bouwen Bij ondergronds bouwen van een archief- 29. N.v.t. ruimte of een archiefbewaarplaats heeft 6
de waterindringing in het bouwmateriaal een waarde die onschadelijk is voor de bewaring van archiefbescheiden, gemeten volgens: a. ISO-DIS 7031:1983 of NPR 2877:1991 voor beton; b. NEN 2778:1991 voor andere bouw materialen. gee ! .• geen wijziging.
Toetsing 05-12-20^8___________________ Toetsing 07-11-2022___________________
Artikel 30. Brandveiligheid 1. Archiefruimten en archiefbewaarplaatsen zijn voorzien van deugdelijke en, mede gelet op de aard, oppervlakte en inhoud van de archiefruimte onderscheidenlijk archief bewaarplaats, doelmatige middelen of voorzieningen voor het doven en vertragen van brand, waaronder in ieder geval voldoende en zichtbaar gemarkeerde draagbare blustoestellen. Poeder- of schuimblussers zijn niet toegestaan. 2. Voor zover toegepast, zijn sprinkler installaties volautomatisch werkend en uitgevoerd met sprinklerkoppen die zich aan het plafond en in de stellingen of in de rekken bevinden. Open sprinklerkoppen zijn niet toegestaan. 3. De middelen en voorzieningen voor het doven en vertragen van brand, bedoeld in eerste en tweede lid, zijn geschikt om de schadelijke gevolgen daarvan voor de aanwezige archiefbescheiden te beperken. 4. De bijdrage tot de brandvoortplanting van in- en uitwendige scheidingsconstructies voldoet ten minste aan klasse 2 volgens NEN 6065:1991. 5. Ventilatie- of luchtbehandelingskanalen zijn voorzien van brandkleppen die voldoen aan NEN-EN 1366-1:1999 en NEN-EN 13662:1999.
30.1 Voldoet. De archiefruimte is voorzien van twee (draagbare) CO2 blustoestellen. Laatste controle: november 2022.
30.2 N.v.t.
30.3 Voldoet.
30.4 Voldoet.
30.5 Voldoet. In april 2016 is in de archiefruimte voor het eerst een klimaatsysteem geïnstalleerd. Het luchtbehandelingskanaal is voorzien van brandkleppen die aan de eisen voldoen. 30.6 Voldoet. Verspreid over de archiefruimte zijn vier rookmelders tegen het plafond geplaatst. Deze zijn aangesloten op het gebouwbeheersysteem en
7
doorgeschakeld naar de alarmcentrale van 6. Archiefruimten en de brandweer. archiefbewaarplaatsen zijn voorzien van rookmelders en een brandmeldinstallatie met een automatische doormelding naar 30.7 Voldoet. de brandweer. De brandmeldinstallatie wordt beheerd overeenkomstig NEN 2654-1:2002, deel 1. 7. In een archiefruimte of archiefbewaarplaats bevinden zich geen materialen en apparaten die brandgevaar kunnen veroorzaken. geen wijzigingen. geen wijziging.
Toetsing 05-^2-20^8_____________ Toetsing 07-11-2022_____________
Artikel 31. Rookverbod In archiefruimten en archiefbewaarplaatsen geldt een rookverbod.
31. Voldoet. In het hele gebouw geldt een rookverbod.
qee'~ wijziging gee^ wijziging.
Toetsing 05-12-2018_____________________ Toetsing 07-11-2022_____________________
Artikel 32. Watermelders Watermelders, voorzien van een door melding via het gebouwbeheerssysteem, het beveiligingssysteem of het installatiebeheerssysteem, zijn aanwezig in archiefruimten en archiefbewaarplaatsen a. die zich deels of geheel beneden het 32.a N.v.t. maaiveld bevinden; b. die zijn voorzien van een sprinkler 32.b N.v.t. installatie; of c. waarin zich een of meer 32.C N.v.t. brandslanghaspels bevinden. 1 s ’oets "^g On- ■ ?. Toetsing 07-11-2022_____________________
geo'- .v‘:Z'gi'"g
geen wijziging.
Artikel 33. Kabels, leidingen en kanalen 1. Kabels, leidingen of kanalen zijn 33.1a Voldoet. slechts toegestaan 33.1b Voldoet. a. als opbouw; en b. voor noodzakelijke voorzieningen in de archiefruimte of archiefbewaarplaats 33.2 Voldoet. De kabels en leidingen zijn zelf. aangebracht voor verlichting, rookmelders 2. Voor zover een noodzakelijke en (textiele) luchtkanalen van het voorziening zich in een compartiment klimaatbeheersysteem. Waterleidingen zijn bevindt, worden de daarvoor benodigde er voor de drie radiatoren.
8
kabels, leidingen of kanalen niet door het overige gedeelte van de archiefruimte of archiefbewaarplaats gevoerd.
Toe:s -q 07-^ 1-2022___________________
33 2 ce rad-atoren worden met gebruikt. staan permanent op niet bevriezen . qee'" wjzigmg
Artikel 34. Deuren Deuren in een archiefruimte of een archiefbewaarplaats zijn zelfsluitend en draaien, voor zover draaiend uitgevoerd, naar buiten toe open.
34. Voldoet deels. De deur gaat naar buiten toe open maar is niet zelfsluitend. De deur staat op een kier bij aanwezigheid van personen in de archiefruimte
geen wijziging, een ceurcanger o^^tpreeKi geen wijziging. De posttafel is naar de hal buiten de archiefruimte geplaatst, waar bij toegang gewerkt wordt. De deur wordt dan op een kier gehouden._________________ 35. Voldoet. De deur is voorzien van een codetableau (codeslot) en staat standaard op slot. De toegang is voorbehouden aan drie geautoriseerde medewerkers DIV en de bode.
Toetsing 05-12-2018 Toetsing 07-11-2022
Artikel 35. Maatregelen tegen ongeautoriseerde toegang De zorgdrager neemt doeltreffende maatregelen tegen ongeautoriseerde toegang tot de archiefruimte of de archiefbewaarplaats.______________
Medewerker DIV is nu medewerker gegevens en informatie/Team IBS. En ingeval van controle ook toegankelijk voor Brandweer en Gebouwenbeheer._______ geen wijziging.
Toetsing 05-12-20"8
Toetsmg 07-11-2G22
§ 3. Voorschriften voor een gunstig milieu en klimaat
Artikel 36. Algemene milieu- en klimaatvoorschriften 1. In een archiefruimte of archiefbewaarplaats bevinden zich geen materialen, apparaten of stoffen die: a. de temperatuur en de luchtvochtigheid nadelig kunnen beïnvloeden; b. verontreiniging kunnen verspreiden; c. insecten of micro-organismen kunnen aantrekken; of d. archiefbescheiden op een andere wijze kunnen beschadigen of de degradatie ervan bevorderen. 2. Niet toegestaan zijn bouw- en afwerkmaterialen waaruit schadelijke gassen kunnen vrijkomen of die op andere wijze schade aan de archiefbescheiden kunnen
36. In de archiefruimte staan een grootformaat luchtfoto geplakt op MDFplaten en een voorraad archiefdozen.
36.1a Voldoet.
36.1b Voldoet. 36.1c Voldoet.
36.1 d Voldoet.
36.2 Voldoet.
9
veroorzaken of waarvan een redelijk vermoeden bestaat dat zij in de toekomst schade kunnen veroorzaken.
! geen wijziging______________________ geen wijziging. Er staan nog enkele lege (uitgevouwen) dozen. De posttafel is naar bu ten geplaatst. Opgeruimde indruk.
Toetsing 05-12-2018 Toets,ng 07-11-2022
Artikel 37. Afwerking vloeren, wanden 37. Voldoet. Op de vloer ligt linoleum. De en plafonds muren en het plafond zijn glad afgewerkt. Vloeren, wanden en plafonds in een archiefruimte of een archiefbewaarplaats worden glad, vlak en stofvrij afgewerkt. Toets,-g 05-^2-20^8___________________ Toetsing 07-11-2022___________________
;ee- wizig '^c geen wijziging.
Artikel 38. Vervallen Artikel 39. Klimaatapparatuur 39. In mei 2016 is speciaal voor de 1. Klimaatapparatuur in een archiefruimte een klimaatbeheerssysteem archiefruimte of een archiefbewaarplaats geïnstalleerd. is zodanig uitgevoerd dat: a. via de kanalen ervan geen water, stof, 39.1a Voldoet. vuil of ongedierte kunnen doordringen; en 39.1b Voldoet. b. geen onderlinge besmetting van compartimenten kan ontstaan met schimmels of andere micro-organismen. 39.2 Voldoet. Voor de bediening van het 2. De deugdelijke werking van alle in een klimaatsysteem is in de archiefruimte een mechanische schakelaar voor de archiefruimte of archiefbewaarplaats luchtvochtigheid en een digitale schakelaar aanwezige meetapparatuur voor voor de temperatuur tegen de wand relatieve luchtvochtigheid en aangebracht. RV en T worden lx per kwartaal uitgelezen. Door een storing temperatuur wordt regelmatig ontbreken de gegevens over 6 mei t/m 30 gecontroleerd. juni 2016. Vanaf 1 juli t/m 31 december 2016 Toetsing 05-12-2018
Toetsing 07-11-2022
Artikel 40. Plaatsing archiefstellingen
zijn kwartaaloverzichten van RV en T beschikbaar._________________________ 39.1a Klimaatsysteem werkt naar behoren. 39.1b geen wijziging 39.2 een overzicht ontvangen van gemiddelden RV en T. Nadere informatie opgevraagd.__________________________ 39.1a geen wijziging 39.1b geen wijziging 39 2 uitdraaien vanuit het klimaatsysteem zijn met meer mogelijk. Er wordt nu handmatig bijgehouden wat RV en T is in de ruimte. Historische overzichten van 2019— 2022 zijn ontvangen.___________________ In de archiefruimte staan 6 (3x2) vaste stellingen met 12 kasten waarin 7 legplanken per kast. De ruimte biedt ruimte aan 504 m'' archiefbescheiden.
10
Archiefstellingen in een archiefruimte of een archiefbewaarplaats worden zodanig geplaatst van a. elkaar, van wanden en plafonds alsmede van de overige inrichting, dat steeds voldoende luchtcirculatie mogelijk is ter voorkoming van schimmels of andere micro-organismen; b. verlichtingselementen, dat geen voor de archiefbescheiden schadelijke warmteontwikkeling kan plaatsvinden; of c. doorvoeringen door scheidings constructies, dat eventuele branddoorslag geen direct gevaar voor de archiefbescheiden oplevert. Toetsing 05-12-2018
40.a Voldoet. De vaste kasten staan op voldoende afstand van de buitenmuur (eis 20 cm). De afstand tussen de stellingen en de binnenmuren is voldoende (eis 10 cm) evenals tussen de topborden en het plafond (eis 30 cm).
40.b Voldoet. M.u.v. vier topborden, staan op alle topborden van de stellingen archiefdozen. Er resteert ca. 50 m^ plankruimte. 40.c Voldoet.
40.a geen wijziging. 40.b de ruimte is nog steeds vol, ook op de topborden. Restant vrije plankruimte: ca. 32 m^ 40.c geen wijziging____________________ 40.a geen wijziging. 40b. de topborden staan nog steeds vol. Er is 45 ml vrijgekomen na de vernietiging van V2018 en V2019. Restant vrije plankruimte ca. 75 ml.
Toetsing 07-11-2022
Artikel 41. Kasten voor magnetische gegevensdragers Magnetische gegevensdragers voor archiefbescheiden worden bewaard in een gesloten constructie die tegengaat dat voor de archiefbescheiden schadelijke elektromagnetische straling deze constructie kan binnendringen.
41. Voldoet. Magnetische gegevensdragers worden niet in de archiefruimte bewaard.
Toetsing Qo-i 2-2C ' o Toetsing 07-11-2022
De gescande bouwvergunningen 18972011 zijn opgeslagen op externe drives. Deze zijn ook analoog beschikbaar.
Hoofdstuk 5. Bijzondere voorschriften voor de bouw en inrichting van archiefruimten § 1. Voorschriften in verband met de veiligheid
Artikel 42. Maximale vloerbelasting De vloerbelasting van een archiefruimte is berekend op het maximale gewicht van de daarop staande inrichting inclusief archiefbescheiden.
42. Voldoet.
geen TVijZiging
11
geen w'jziginq
Toetsing 07-11-2022_____________________
Artikel 43. Brandveiligheid 1. De in- en uitwendige scheidings 43.1 Voldoet. De gemeente beschikt over constructies van een archiefruimte een gebruiksvergunning voor het gebouw. De archiefruimte wordt jaarlijks door de hebben een brandwerendheid van ten brandweer gecontroleerd. minste 60 minuten volgens NEN 6069:2005, dan wel, voor zover gelet op de aard van de scheidingsconstructie van toepassing, NEN 6071:2001, NEN 6072:1991 of NEN 6073:1991. 43.2 Voldoet. 2. De bijdrage tot de brandvoortplanting van de inrichting voldoet aan klasse 2 volgens NEN 6065:1991. 43.3 Voldoet. In de archiefruimte hangen 2 3. In of in de nabijheid van een CO2 blussers. In de aangrenzende hal een archiefruimte zijn brandslanghaspels schuimblusser. In de hal verderop (trappenhal) hangt een brandslanghaspel aanwezig. Indien de haspels zich in de met een uitworp van 20m. archiefruimte bevinden, zijn deze toegepast met droge blusleidingen waarvan de aansluiting zich buiten de archiefruimte bevindt. 43.1 geen wijziging. 43.2 geen wijziging. 43.3 de schuimblusser en een brandslanghaspel (uitworp 20 m) hangen op de 2*^ etage i.p.v. de 3^ etage._____________ 43.1 geen wijziging. 43.2 geen wijziging. 43.3 de schuimblusser hangt in de aangrenzende hal op de 3e etage (laatste confole november 2022)
Toetsing 05-12-2018
Toetsing 07-11-2022
§ 2. Voorschriften voor een gunstig milieu en klimaat
Artikel 44. Luchtkwaliteit De luchtinhoud van een archiefruimte wordt ten hoogste eenmaal per etmaal ververst.
44. Voldoet.
- ■ ■ ng 05-^2-20^3____________________ ToetSing 07-11-2022____________________
ge?'' .7',Z'g'^g gee" wijziging.
Artikel 45. Meetinstrumenten klimaat Een archiefruimte is voorzien van een goedwerkende thermometer en hygrometer. Haarhygrometers zijn niet toegestaan.
45. Voldoet. De archiefruimte is in 2015 voorzien van een digitale thermohygrometer (KlimaLogg Pro Thermometer hygrometer logger).
-g 05-'2-20 Toets.f-c 07-11-2022 ■
qee^ .v’jziging
12
Artikel 45a. Relatieve luchtvochtigheid en temperatuur van archiefruimten De relatieve luchtvochtigheid van archiefruimten heeft een zo constant mogelijke waarde van 50% R.V. +/-10%. De temperatuur varieert tussen de 16°C en 20°C. Een overschrijding tot 25°C gedurende ten hoogste 10 etmalen per jaar is toegestaan. Toelichting PAI Noord-Holland: met 50% R.V. +/-10% wordt een relatieve luchtvochtigheid bedoeld van 40% tot 60%.
45.a Voldoet deels. Op verschillende plaatsen in de archiefruimte zijn metingen gedaan met de handthermohygrometer van ELO. Meting op 28-12-2016 Hoogste RV; 52,6% Hoogste T: 16,7°C Laagste RV: 49,9% Laagste T: 16,5°C
Zie metingsverslag ELO (bijlage 1.1).
De meetapparatuur van de gemeente geeft op het moment van deze inspectie de volgende waarden aan: RV 54% en T 15,7’C. De radiator langs stelling 1 staat aan. Meting 05-12-2018 Hoogste RV: 56.6% Hoogste T; 16.5°C Laagste RV: 54.8% Laagste T: 15,7°C Gemeten waarden op meetapparatuur van gemeente: RV 58% en T 17,8 °C. Radiatoren staan ingesteld op *(niet bevriezen)__________________________ Meting 07-11-2022 Hoogste RV: 59.5% Hoogste T: 17.9"C Laagste RV: 57.4% Laagste T: 17,3°C Gemeten waarden op meetapparatuur van gemeente: RV 59% en T 17,3 °C. Radiatoren staan ingesteld op * (niet bevriezen).
Toetsing 05-12-2018
Toetsing 07-11-2022 Zie ook bijlage 2.1
§ 3. Overige voorschriften
Artikel 46. Inbraakpreventie 1. Toegangsdeuren in een archiefruimte en hang- en sluitwerk daarop voldoen aan klasse 3 volgens NEN 5088:1994/C2:1996 nl. 2. Externe scheidingsconstructie en gevelelementen voldoen aan weerstandsklasse 4 of hoger volgens NEN 5096:2007 +Cl:2007 nl.
46.1 Voldoet. Het sleutelslot is in 2015 vervangen door een codeslot. Het gebouw wordt na werktijd beveiligd door een extern beveiligingsbedrijf. 46.2 Voldoet.
Toets -g Ö7^r-2C22
gee? wjzig cg
Hoofdstuk 7. Ontheffingen
Artikel 57. Ontheffing voorschriften archiefruimten en archiefbewaarplaatsen 1. Op daartoe strekkend verzoek kan in een bijzonder geval ontheffing worden verleend van een of meerdere
57.1 N.v.t.
13
voorschriften in de hoofdstukken 4, 5 en 6 van deze regeling door; a. de minister, voor wat betreft archief ruimten bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden, bedoeld in de artikelen 23, eerste en tweede lid, en 41, eerste lid van de Archiefwet 1995, alsmede voor wat betreft de rijksarchiefbewaarplaatsen; b. gedeputeerde staten, voor wat betreft andere archiefruimten of archiefbewaar plaatsen. 57.2 N.v.t. 2. Aan de ontheffing, bedoeld in het eerste lid, kunnen voorschriften worden verbonden. Toetsing 05-12-20^8 Toe-s -g 07-^ 1-2022
cee'' /vijZicing gee^ wijziging.
Hoofdstuk 8. Slot- en overgangsbepalingen
Artikel 59. Overgangsrecht hoofdstukken 4, 5, 6 en 7 1. Artikel 33, eerste lid, aanhef en onderdeel a, en tweede lid, is niet van toepassing op archiefruimten die zijn gebouwd voor het tijdstip van inwerkingtreding van deze regeling. 2. De voor de inwerkingtreding van deze regeling op grond van de artikelen 43 en 44 van de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen, zoals die luidde voor inwerkingtreding van deze regeling, verleende ontheffingen blijven van kracht en gelden als ontheffingen als bedoeld in artikel 57.__________________ roers '-g Q5-'2-2Q'8 Toetsing 07-11-2022
14
59.1 N.v.t.
59.2 N.v.t.
gee .vi'Z'qmS geen wijziging.
4.
Bevindingen, conclusies en verbeterpunten
4.1
Inleiding
In het kader van een inspectieonderzoek over 2019-2022 naar de uitvoering van het archiefen informatiebeheer door de werkorganisatie HLTsamen is aandacht besteed aan de archiefruimten in het gemeentehuis van Hillegom. De inspectie is in opdracht van de gemeentearchivaris van Hillegom uitgevoerd door de archiefinspecteurs van Erfgoed Leiden en Omstreken. Het verslag van de archiefruimte van 5 december 2018 betrof een nacontrole en is gecontroleerd welke knelpunten uit het verslag van 2016 zijn weggewerkt. Dit verslag (20192022) betreft eveneens een controle van de huidige stand van zaken.
4.2
Aangetroffen situatie
4.2.1
Archiefruimte 3.1.1
4.2.1.1 Bouw en inrichting De bouw en inrichting van de archiefruimte is gedurende 2019-2021 niet gewijzigd. Het klimaatsysteem is bij schommelingen van het binnenklimaat door de gebouwenbeheerder van HLTsamen bijgesteld. 4.2.1.2 Bestemming en inhoud De ruimte is bestemd voor het bewaren van de analoge archiefbescheiden van de gemeente Hillegom t/m 2016. Vanaf 1 januari 2017 vormt de werkorganisatie HLTsamen digitale (zaak)dossiers op basis van vervanging. De niet vervangen analoge archiefbescheiden van de gemeente Hillegom, vanaf 2017-heden, worden in het gemeentehuis van Lisse bewaard. Ook de akten van de burgerlijke stand van alle drie de gemeenten zijn naar de archiefbewaarplaats van Lisse verplaatst, met uitzondering van lopende zaken en huwelijken. Deze staan nog in archiefruimte 0.2.5. Door ruimtegebrek staan op de topborden van de stellingen archiefdozen. Het analoge fotoarchief uit het voormalige kantoor van de DIV is geplaatst in de kast in ruimte 1.3.5. op volgnummer in dozen. Dit wordt nog overgebracht naar de archiefruimte. Er staat nog een deel hiervan op de kantoren om te bewerken en om te pakken. De bouwdossiers, ca. 1897-1990, en de Begraafplaats-administratie, ca. 1900-heden, zijn niet overgebracht naar de archiefbewaarplaats van Leiden.
Indeling archiefbescheiden Analoge archiefbescheiden zijn gescheiden in naar de archiefbewaarplaats van Leiden over te brengen archiefbescheiden, o.a. Bouwdossiers, ca. 1897-1990 en 1991-2010, Bestuursarchief, 1991-2010 en 2011-2030, Begraafplaatsadministratie, ca. 1900-heden. en te vernietigen archiefbescheiden met vernietigingsjaren 2020 t/m 2128.
Archief Griffie Hillegom Het archief van de Griffie van Hillegom vormt ondanks de Wet dualisering gemeentebestuur (inwerkingtreding 7 maart 2002) één geheel met het secretariearchief van de gemeente. Beqraafplaatsadministratie De gemeente Hillegom was tot de ambtelijke samenwerking beheerder van de begraafplaats en hield de administratie ervan analoog (op papier) bij. Het beheer is per 1 januari 2017 overgegaan naar de werkorganisatie HLTsamen. Vanaf 1 januari 2020 is een externe partij (Kybys) aangetrokken voor de uitvoering van het werk op de begraafplaats. Een medewerker van de werkorganisatie HLTsamen houdt de administratie bij in Key2Begraven.
15
4.2.1.3 RV en T De door de datalogger gemeten waarden over september 2019 tot en met november 2022 zijn digitaal beschikbaar als pdf en moeten worden ingelezen in Excel. Deze worden handmatig bijgehouden door team l&A. Ruimte 3.1.1 Bestuursarchief
2019 2020 2021 2022
Meetmomenten
Gemiddelde temperatuur
51
15,1 °C 16,3 °C 16,9 °C 18,8 °C
73
19 7
Gemiddelde vochtigheidsgraad 53% 54% 53% 54%
Volgens verkregen informatie is de temperatuur in deze archiefruimte constant. De gemiddelde temperatuur over 2019 is te laag. In 2020, 2021 en 2022 zijn er veel minder regelmatig (of met tussenpozen) metingen genomen vanwege de COVID-19 maatregelen en lockdowns. Wijzigen van de instelling van de temperatuur kan gevolgen hebben voor de luchtvochtigheid.
Over 2019 zijn van september tot en met december de meetgegevens beschikbaar. Temperatuur en luchtvochtigheid zijn zeer constant. Er is één afwijkende meting op 4 september 2019 (T: 23,5 °C, RV: 40%). Dit is bij de meting op de volgende dag hersteld tot binnen de toegestane waarden. De temperatuur is daarna echter continu te laag en valt vanaf oktober geheel onder 16 °C. De luchtvochtigheid blijft binnen de toegestane waarden (bandbreedte 40-60%). In 2020 zijn er vanaf april 2020 veel minder metingen genomen in verband met de lockdownmaatregelen. De geregistreerde waarden vallen voor het grootste gedeelte binnen de toegestane waarden en zijn nagenoeg constant. Er zijn enkele overschrijdingen. In 2021 zijn er ook weer minder maar toch regelmatig (minimaal tweemaal per maand) metingen genomen gedurende het jaar. In de zomer (juni-augustus) is er één meting genoteerd, en in het najaar (oktober-december) tweemaal. In de eerste helft van het jaar is de temperatuur gemiddeld te laag (15,6 °C, minimum 14 °C). In de laatste helft van het jaar zijn de metingen binnen de toegestane waarden. De luchtvochtigheid blijft gedurende het gehele jaar binnen de toegestane waarden.
In 2022 ontbreken metingen tussen januari en juli omdat de archiefruimte alleen wordt bezocht als er opzoekvragen voor het archief zijn. Het gemiddelde van 2022 is daarom gebaseerd op aanzienlijk minder meetmomenten dan de voorgaande jaren en de gemiddelde temperatuur is daarom aanzienlijk hoger vanwege de hete zomermaanden, waar de temperatuur steeg tot 21 °C op de twee meetmomenten in juli. De buitentemperatuur was toen 38 °C. De luchtvochtigheid blijft binnen de toegestane waarden, behalve de laatste meting in november vóór de inspectie (61 %). Tijdens deze inspectie is RV en T met behulp van de handmeter van Erfgoed Leiden op diverse plaatsen in archiefruimte 3.1.1 gemeten. De meter geeft de volgende waarden aan: Meting archiefruimte 3.1.1 op 7-11-2022 Hoogste RV: 59,5 % Hoogste T: 17,9 °C Laagste RV: 57,4 % Laagste T: 17,3 °C
Zie verder het metingsrapport door Erfgoed Leiden (bijlage 2.1).
4.2.1.4 Schimmeltesten Op 8 november 2022 zijn steekproefsgewijs zes schimmeltesten afgenomen op archiefbescheiden en archiefmateriaal. Drie testen kwamen op als positief voor actieve schimmelgroei (na zeven dagen). Dit betrof testen op een plank, een archiefdoos en een archiefstuk. Er wordt regelmatig schoongemaakt in de ruimte en zolang de vochtigheidsgraad en temperatuur binnen de toegestane waarden blijven, is het risico op verdere groei gering.
16
Het klimaatsysteem alarmeert niet bij overschrijdingen. Het is daarom belangrijk regelmatig te blijven monitoren zodat bij afwijkingen het klimaatsysteem alsnog bijgesteld kan worden. Zie verder resultaten schimmeltesten bijlage 2.2.
4.2.2
Archiefruimte 0.2.5
4.2.2.1 Bouw en inrichting Tijdens het inspectieonderzoek van 8 november 2022 is een bezoek gebracht aan de archiefruimte van Burgerzaken. De ruimte is niet gebouwd als archiefruimte conform het Archiefbesluit en Archiefregeling. 4.2.2.2 Bestemming en inhoud De inhoud van de ruimte is gewijzigd. Archiefbescheiden met een lange bewaartermijn of op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen registers van de Burgerlijke Stand zijn overgeplaatst naar de archiefbewaarplaats van Lisse. 4.2.2.3 Schimmeltesten en RV en T Schimmeltesten zijn niet afgenomen en er zijn geen metingen van RV en T gedaan.
4.2.3 Beheer Vanaf 1 januari 2017 valt het beheer van de twee archiefruimten van Hillegom onder team Facilitair Beheer van de werkorganisatie HLTsamen. Beheer van de archiefruimte 3.1.1 op afstand (medewerkers team IBB werken voornamelijk in Lisse) brengt met zich mee dat in geval van calamiteiten en schommelingen in het binnenklimaat (RV en T) niet tijdig kan worden ingegrepen. In de praktijk werkt de consulent gegevens en informatie team IBB (v.m. DIV-medewerker Hillegom) regelmatig op locatie vanwege het uitruimen van de paternosterkasten in het voormalige kantoor van de DIV in het gemeentehuis van Hillegom. De dossiers worden afgesloten en overgeplaatst naar archiefruimte 3.1.1. Inmiddels is deze klus volledig (peildatum 8 november 2022) weggewerkt.
4.2.1.5 Depothygiëne Arvo Protect controleert 6x per jaar de lakdoosjes voor ongedierte. De laatste controle was op 28 oktober 2022. De twee valletjes zijn tijdens dit inspectieonderzoek leeg aangetroffen. Een professioneel schoonmaakbedrijf (Alkanaany) heeft beide archiefruimten in 2019, 2020 en 2021 drie keer per jaar regulier en lx per jaar intensief schoongemaakt. De volgende (intensieve) schoonmaak zal in november 2022 plaatsvinden. De werkorganisatie HLTsamen beschikt over een ‘Calamiteitenplan archiefruimten en Archiefbewaarplaats HLTsamen’ (versie 2021) en is aangesloten bij Van Waarde Documentenwacht te Beekbergen. Een summiere actualisatie (met name contactpersonen) staat gepland voor 2023.
4.3
Conclusies
4.3.1 Archiefruimte 3.1.1 De ruimte voldoet aan de wettelijke eisen maar er zijn aandachtspunten, zoals:
overvolle stellingen incl. topborden. overschrijding van overbrengingstermijn van archieven, onregelmatig bijhouden van de meetgegevens RV en T. 4.3.2 Archiefruimte 0.2.5 Brondocumenten met een bewaartermijn van 110 jaar en de niet veel geraadpleegde registers van de Burgerlijke Stand zijn overgeplaatst naar de archiefbewaarplaats van Lisse. De documenten die er nog staan zijn registers Burgerlijke Stand van het lopende jaar, en de huwelijksakten voor de kanttekeningen van echtscheidingen. Zolang de ruimte regelmatig
17
wordt bezocht en schoongemaakt, blijft het risico gering en is de huidige gebruikssituatie acceptabel. 4.4
Verbeterpunten 2019
De onderstaande verbeterpunten zijn voortgekomen uit de toetsing van archiefruimte 3.1.1 op 5 december 2018 en omgezet naar actiepunten 2019:
4.4.1 (1) (2) (3)
(4) (5) (6) (7)
(8) 4.4.2 (1)
Actiepunten op korte termijn 3.1.1 in 2019 Vervang de besmette doos/dozen en map/mappen volgens de procedure ‘Aanpak besmet archief en voorwerpen in archiefruimten’; Afgehandeld. Verwijder alle archiefdozen van de topborden; Niet afgehandeld. Lees de datalogger regelmatig uit, bijvoorbeeld eens per maand. Sla de gegevens digitaal op voor het verkrijgen van een historisch overzicht over een bepaalde periode. Stel het klimaatsysteem indien nodig bij; Geen overzicht vanuit het klimaatsysteem beschikbaar. Lijsten worden handmatig bijgehouden en overzichten zijn beschikbaar gemaakt. Door coronamaatregelen en afwezigheid van personeel op locatie als er geen opzoekvragen zijn, is het handmatige overzicht niet altijd even regelmatig bijgehouden. Laat de ruimte intensief schoonmaken door een professioneel schoonmaakbedrijf; Afgehandeld, is en wordt structureel uitgevoerd. Breng de fysieke bouwvergunningendossiers, 1897-1990, vóór 31-12-2019 over naar de archiefbewaarplaats van Leiden; Niet afgehandeld Breng de Begraafplaatsadministratie, 1900-1990, vóór 31-12-2019 over naar de regionale archiefbewaarplaats; Niet afgehandeld. Actualiseer het 'Calamiteitenplan Archiefruimten en Archiefbewaarplaats van HLTsamen’ en wijs een verzamelplaats aan; Afgehandeld. Stel een Onderhouds- of Beheerplan incl.
schoonmaakplan op voor de archiefruimten en archief-bewaarplaats HLTsamen; Afgehandeld Actiepunten op lange termijn 3.1.1 in 2019 Plaats een deurdranger op de kluisdeur of doe de deur dicht bij aanwezigheid in archiefruimte. De deur wordt gesloten gehouden bij aanwezigheid in depot.
De onderstaande verbeterpunten zijn voortgekomen uit de toetsing van archiefruimte 0.2.5 op 5 december 2018 en omgezet naar actiepunten 2019:
4.4.3 (1) (2) (3)
(4)
Actiepunten op korte termijn 0.2.5 in 2019 Verplaats de brondocumenten met lange bewaartermijn naar archiefruimte 3.1.1; Afgehandeld. Verplaats de Registers van de Burgerlijke Stand naar archiefruimte 3.1.1; Afgehandeld: de registers zi/n verplaatst naar Lisse. Laat de ruimte intensief schoonmaken door een professioneel schoonmaakbedrijf; Afgehandeld. Plaats een losse thermohygrometer in de ruimte en hou gedurende twee weken een overzicht bij van gemeten waarden; Deels afgehandeld. Eerdere notaties in januari (jaar onbekend) laten een hoge temperatuur (20-21'C) en lage RV (40-42%) zien.
(5)
(6) (7)
4.4.4 (1)
Actualiseer het 'Calamiteitenplan Archiefruimten en Archiefbewaarplaats van HLTsamen’ en wijs een verzamelplaats aan; Afgehandeld Stel een Onderhouds- of Beheerplan incl. schoonmaakplan op voor de archiefruimten en archief-bewaarplaats HLTsamen. Afgehandeld. Hou de kluisdeur dicht bij aanwezigheid in de ruimte; De deur wordt gesloten gehouden bij aanwezigheid m cispot.
Actiepunten op lange termijn 0.2.5 in 2019 Overweeg aanpassing van de ruimte om aan de wettelijke eisen te voldoen. Vervallen actiepunt. Ruimte wordt gebruikt voor lopende zaken. Niet veel geraadpleegde brondocumenten en registers Burgerlijke Stand worden overgeplaatst naar archiefruimte 3.1.1 of gemeentehuis Lisse.
18
5. Verbeterpunten 2023 De onderstaande verbeterpunten zijn voortgekomen uit de toetsing van archiefruimte 3.1.1 op 8 november 2022 en omgezet naar actiepunten 2023:
5.1
(1) (2) (3)
(4) 5.2
(1) (2)
Actiepunten op korte termijn 3.1.1 in 2023 Verwijder alle archiefdozen van de topborden; Hou regelmatig de meetgegevens RV en T bij wanneer deze uitsluitend handmatig bijgehouden worden (streven is minimum lx per week); over naar de Breng de fysieke bouwvergunningendossiers, 1897-1990 archiefbewaarplaats van Leiden; Breng de Begraafplaatsadministratie, 1900-1990, over naar de regionale archiefbewaarplaats;
Actiepunten op lange termijn 3.1.1 in 2023 Plaats een deurdranger op de kluisdeur of doe de deur dicht bij aanwezigheid in archiefruimte. Onderzoek of de datalogger gerepareerd of vervangen kan worden voor het uitlezen van de metingen RV en T.
De onderstaande verbeterpunten zijn voortgekomen uit de controle van ruimte 0.2.5 op 8 november 2022 en omgezet naar actiepunten 2023: 5.3 (1)
Actiepunten op korte termijn 0.2.5 in 2023 Plaats een losse thermohygrometer in de ruimte en hou gedurende twee weken een overzicht bij van gemeten waarden ter beeldvorming.
5.4
Actiepunten op lange termijn 0.2.5 in 2023 Niet van toepassing.
6.
Samenvatting
Archiefruimte 3.1.1 voldoet aan de eisen van de bouw en inrichting van archiefruimten. Er zijn verbeterpunten. Archiefruimte 0.2.5 wordt niet meer aangemerkt als archiefruimte zolang er geen langdurig te bewaren of permanent te bewaren archiefbescheiden in worden bewaard behalve voor de huidige bedrijfsvoering.
Voor uitvoering:
Voor gezien:
Leiden, 24 januari 2023.
Leiden, 24 januarL2023.
M. M. Louwerse-Zimmerman,
-dfs. C. de Graaf gemeentearchivaris van Hillegom
U.Jangbahadoer N. L. van Doorn archiefinspecteurs Erfgoed Leiden
Bijlagen Bijlage 2.1
Verslag meting RV en T archiefruimte 3.1.1
Bijlage 2.2
Verslag schimmelcontrole archiefruimte 3.1.1
19
(«<GO(0 kl'OlN (N
Bijlage 2.1
Meting relatieve luchtvochtigheid en temperatuur
Betreft: Adres: Verdieping:
Archiefruimte gemeente Hillegom Hoofdstraat 115, 2181 EC Hillegom derde etage, ruimte 3.1.1
Beheerder: Contactpersoon: Archiefvormer: Inhoud: Datum: Verricht door:
Werkorganisatie HLTsamen M. Heemskerk, Informatiespecialist gemeente Hillegom vernietigen en bewaren archiefbescheiden 8 november 2022, 14.00 N. van Doorn, archiefinspecteur Erfgoed Leiden
Datum
Locatie meting
RV%
°C
08-11-2022
Links voor
57,9
17,9
08-11-2022
Midden voor
58,9
17,9
08-11-2022
Rechts voor
59,0
17,9
08-11-2022
Links midden
58,0
17,8
08-11-2022
Midden midden
57,4
17,5
08-11-2022
Rechts midden
58,7
17,6
08-11-2022
Links achter
59,3
17,3
08-11-2022
Midden achter
59,5
17,5
08-11-2022
Rechts achter
59,0
17,4
Hoogste/laagste waarde: Hoogste RV: 59,5% Laagste RV: 57,4%
Hoogste T; Laagste T:
Bijzonderheden
17,9’C 17,3°C
Bijzonderheden: De metingen zijn verricht met de handthermometer van Erfgoed Leiden.
Geregistreerde waarden op thermohygrometer in de archiefruimte 3.1.1. RV: 59%
T: 17,3°C
(t'aoïD i«o<x «N
Bijlage 2.2 Schimmelcontrolerapport
Archiefbewaarplaats: Adres: Verdieping: Beheerder: Contactpersonen: Inhoud ruimte: Datum en tijd testen: Verricht door:
gemeente Hillegom Hoofdstraat 115, 2181 EC Hillegom 3® etage werkorganisatie HLTsamen M. Heemskerk, Informatiespecialist Bewaren en vernietigen archiefbescheiden 8 november 2022 N. L. van Doorn, archiefinspecteur Erfgoed Leiden
Reden controle: Op 8 november 2022 zijn zes schimmeltesten afgenomen op archiefdozen, archiefbescheiden en planken die zich in de archiefruimte op de 3® etage van het gemeentehuis bevinden. De controle is uitgevoerd als onderdeel van de KPI-inspectie 2019-2022. Uitgevoerde testen en resultaten: Nr
Datum
Locatie en object
Strijktest
1
08-11-2022
S1/K5/P4/archiefstuk
Check 3 dagen 11-11-2022
Check 7 dagen 1511-2022
Rechtsboven op het eerste stuk
Negatief
Positief
Voor op doos onder luchtgat
Negatief
Negatief
S3/K3/P1/plank
Linksvoor op de plank
Negatief
Positief
S4/K2/P5/archiefdoos
Voor, boven op de doos
Negatief
Positief
ST 7269(1991-2010) 2
08-11-2022
S2/K9/P2/archiefdoos
ST 12240-12248(20112030) 3
08-11-2022
4
08-11-2022
V2024, 168t/m 173 5
08-11-2022
S5/K12/P2/archiefmap BV 1612-1630, dossier 1612
Rechtsboven op omslag
Negatief
Negatief
6
08-11-2022
S6/K6/P6/archiefstuk BV 12554-12555, dossier 12554
Papiersnede links
Negatief
Negatief
De bovenstaande testen zijn uitgevoerd met een strijktest op een DG-18 AGAR voedingsbodem en zijn in een broedstoof met een temperatuur van 20-25°C geïncubeerd. In de regel vindt controle plaats na 3 en 7 dagen. Resultaten
□
Zeer actieve schimmel na drie dagen;
Actieve schimmel na zeven dagen; ad. 1,3 en 4. Geen schimmel na zeven dagen; ad. 2, 5 en 6.
Advies Zorg voor het regelmatig laten schoonmaken van de archiefruimte. Vervang de besmette archiefdozen en mappen. Let op handhygiëne bij raadplegen (te bewaren) dossiers. Handschoenen zijn niet nodig. Blijf de vochtigheidsgraad en de temperatuur regelmatig bijhouden om (sterke) afwijkingen op tijd op te vangen en het klimaatsysteem bij te stellen.
Leiden, 24 januari 2023.
Leiden, 24 januari 2023.J Voor gezien en akkoörck
mw. N.L. van Doorn archiefinspecteur Erfgoed Leiden en Omstreken
de heer. drs. C. de Gr'aaf gemeentearchivaris van Hillegom