D52 ODWH, algemene financiële en beleidsmatige kaders en de voorlopige jaarrekening.pdf

Informatiemanagement is een verzamelterm voor een aantal met elkaar samenhangende vakgebieden die samen de

informatiehuishouding vormen: technische infrastructuur, softwaremanagement, GEO-functionaliteit, archivering en documentmanagement, informatiebeveiliging, privacybescherming en datakwaliteit).

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

22 / 69

Er is een plan opgesteld om de kwaliteit van de informatievoorziening te verbeteren en daarmee een kwaliteitsimpuls te geven aan de bedrijfsvoering en de dienstverlening. De geraamde doorlooptijd van het project is circa anderhalf jaar. De incidentele kosten van het project worden voorlopig geschat op € 525.000. Binnen de exploitatie 2022 is er niet met zekerheid de ruimte om deze kosten af te dekken. Gezien de urgentie van dit dossier vraagt de dienst het bestuur om hiervoor een bestemmingsreserve te mogen creëren voor een bedrag van € 500.000. Gevolgen CAO 2021-2022 Eind 2021 is voor de jaren 2021 en 2022 een principeakkoord bereikt tussen de vakbonden en de werkgevers over de cao 2021-2022. Het voorstel is eind januari 2022 bekrachtigd door de leden en definitief vastgesteld. De cao laat op hoofdlijnen financieel het volgende zien: een totale loonstijging van 3,9% (verdeeld in 1,5% per december 2021 en 2,4% per april 2022) , een eenmalige uitkering van € 1.200 en een thuiswerkvergoeding voor 2022 van € 2 per thuiswerkdag. De gevolgen voor 2021 zijn opgelost binnen de exploitatie (zie paragraaf 3.2). 2022 laat een ander beeld zien. De begroting is op basis van de in de kadernota opgenomen indexatie van 1,4% opgesteld. De werkelijke stijging van de CAO is echter gemiddeld over het jaar 1,9% (1,5% per 1 januari 2022 en 2,4% per 1 april 2022).

Dit betekent dat er binnen de exploitatie 2022 een tekort ontstaat van circa € 80.000. Binnen de exploitatie 2022 is er geen ruimte om deze extra kosten af te dekken. Mede hierom vraagt de dienst het bestuur een bestemmingsreserve te creëren voor een bedrag van € 80.000. In een tabel geeft dit het volgende beeld. Tabel 3.5 – Bestemmingsreserve

Na besluitvorming zullen deze bestemmingsreserves onttrokken worden aan de algemene reserve. De algemene reserve zal dan per 31-12-2021 € 760.078 bedragen.

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

23 / 69

PARAGRAFEN 2021

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

24 / 69

4. PARAGRAFEN 4.1. LOKALE HEFFINGEN De dienst heeft niet als taak lokale heffingen op te leggen. Deze taak ligt bij de deelnemende gemeenten.

4.2. WEERSTANDSVERMOGEN De algemene reserve (lees weerstandsvermogen) geeft aan in welke mate de dienst in staat is tegenvallers/risico’s op te vangen.

4.2.1. Vrije ruimte in de algemene reserve Zoals eerder besproken en vastgesteld in de nota Planning & Control dient de algemene reserve maximaal 5% van de omzet te bedragen. Voor 2021 betekent dit dat de algemene reserve maximaal € 971.178 mag zijn. Na de onttrekkingen en toevoegingen aan de algemene reserve maar voor bestemming (zie paragraaf 3.4), is deze boven het maximumbedrag. Met de algemene reserve (voor bestemming) kunnen de geïnventariseerde risico’s van € 613.781 voor 100% gedekt worden Tabel 4.1 – Vrije ruimte in de algemene reserve

Bepaling vrije ruimte algemene reserve Algemene reserve 31-12-2021 Risico impact Vrije ruimte in de algemene reserve

Bedrag € 1.390.078 € 613.781 € 776.297

4.2.2. Risico’s In de onderstaande tabellen is de volledige inventarisatie van de risico's nader uitgewerkt. Vervolgens is de verwachte omvang van de risico's ingeschat, rekening houdend met doorgevoerde beheersmaatregelen. Op basis van de spelregels in de nota weerstandsvermogen en risicomanagement, is de financiële impact van het risico bepaald. De omvang van de risico-impact geeft uiteindelijk de benodigde omvang van de algemene reserve weer.

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

25 / 69

Tabel 4.2 – Identificeren en classificeren Naam risico

Omschrijving risico

Programma Risicocategorie

Alle In het Financieel kader is een indexatie opgenomen voor het jaar t+2. Hierdoor ontstaat het risico op Ongedekte prijsloonontwikkelingen niet ongedekte loon- en prijsontwikkelingen die plaatsvinden in het jaar t+1, omdat deze kosten pas worden gecompenseerd in het jaar t+2. in de indexering Risico voor de Omgevingsdienst dat er langer kosten gemaakt dienen te worden voor het laten afvloeien Alle Hogere frictiekosten van personeel, zoals het langer betalen van vergoeding in het kader van de WW en de BWW. Hoger dan voorzien in de frictiekosten berekening. Tevens is de impact van de invoering van de Omgevingswet op het takenpakket van de dienst leiden tot een vermindering van de taken en leiden tot hogere frictiekosten Alle Deze wet heeft tot gevolg dat als de Omgevingsdienst niet binnen de wettelijke (of redelijke) termijn Wet dwangsom en beslist op een vergunningaanvraag, de aanvrager het bevoegd gezag in kwestie een brief (een soort beroep bij niet tijdig ingebrekestelling) kan sturen met een aanvraag voor een dwangsom. beslissen Risico’s die voortvloeien uit rechtsgedingen als gevolg van handelen van de Omgevingsdienst (reguliere Alle Rechtsgedingen taakuitvoering). Alle Heeft de organisatie voldoende kritische massa om haar (wettelijke) taken te kunnen uitvoeren. Het Robuustheid vervullen van de openstaande vacatures is moeilijk.

organisatie (organisatorisch) Privatisering bouwtaken Kern voor het Wetsvoorstel Kwaliteitsborging voor het bouwen is dat in de toekomst bouwpartners zelf Reguleren hun kwaliteitsborging moeten regelen. De invoering van de wet kan gevolgen hebben voor de benodigde capaciteit binnen de ODWH mede afhankelijk van keuzes die gemeenten moeten maken. Alle De invoering van de Omgevingswet is wederom uitgesteld. Op dit moment wordt het waarschijnlijk 1 Invoering januari 2023. Door dit uitstel is het risico dat de getroffen maatregelen niet voldoende zullen zijn en dat Omgevingswet dit zou kunnen leiden tot substantiele onvoorziene kosten lager geworden. Echter bestaat er nog steeds het risico dat de getroffen voorbereidingen niet voldoende zullen zijn. zowel voor de dienst als voor de deelnemende gemeenten. Tevens leidt de invoering van de Omgevingswet mogelijk tot een verschuiving van werkzaamheden tussen de deelnemers en de dienst. Alle De afgelopen jaren is het stuwmeer aan verlofuren afgebouwd, echter door de crisis in 2020 naar Uren stuwmeer aanleiding van het coronavirus en het daarbij behorende reisverbod is er weer een stijgende lijn in het aantal verlofuren. Dit kan leiden tot productieverlies en hogere kosten voor inhuur Verkoop of vervanging kost geld wat niet voorzien is.

Alle informatisering kosten Data wordt een steeds belangrijker onderdeel van de dienstverlening van de dienst. De vraag is of de dienst op dit moment in staat is om dit te realiseren (zie ook "IM in control" paragraaf 3.4) Bouwtaken Noordwijk In de gemeente Noordwijk is op basis van een motie een onderzoek gestart naar het functioneren van Alle de dienst en het eventueel terughalen van de bouwtaken richting de gemeente Noordwijk. Hierover is 23 februari 2022 een definitief besluit genomen. Het mogelijk terughalen van de taken betekent een risico voor de dienst op meerdere vlakken.

Speelt vanaf

Financieel

2021

Financieel

2017

Juridisch

2015

Juridisch

2015

Politiek / bestuurlijk

vanaf 2016

Politiek / bestuurlijk

vanaf 2021

Financieel

vanaf 2020

Financieel

Vanaf 2015

Financieel

Vanaf 2021 Vanaf 2022

Organisatorisch

In onderstaande tabel is de financiële impact van de risico’s berekend op basis van de verwachte omvang van het risico. Daarin is rekening gehouden met de kans waarmee het risico zich voor doet, en met de zekerheidsfactor. Bij de berekening van de impact is gebruikt gemaakt van de risicomatrix zoals beschreven in de nota weerstandsvermogen. Daarbij zijn de volgende grenzen in omvang en waarschijnlijkheid vastgesteld: Risicoscore omvang (of verwachtingswaarde) gebaseerd op de netto verwachte omvang van het risico. Tabel 4.3 – Verwachtingswaarde Score

Verwachtingswaarde van het risico

1

< € 50.000

2

≥ € 50.000 en < € 100.000

3

≥ € 100.000 en < € 250.000

4

≥ € 250.000 en < € 500.000

5

≥ € 500.000

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

26 / 69

Risicoscore waarschijnlijkheid (de kans dat een risico zich daadwerkelijk voordoet). Tabel 4.4 – Risicoscore

Tabel 4.5 – Risico-impact en bepaling hoogte weerstandsvermogen Naam risico

Minimale omvang

Verwachte omvang

Maximale omvang

Str./ Bruto Incid. verwachte omvang

Structureel effect maatregelen

Netto verwachte omvang

Risicoscore waarschijnlijkheid 6

Kans Impact

Ongedekte prijs-loonontwikkelingen niet in de indexering Hogere frictiekosten Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen Robuustheid organisatie (organisatorisch) Rechtsgedingen Privatisering bouwtaken Invoering Omgevingswet Uren stuwmeer informatisering kosten Bouwtaken Noordwijk Totaal omvang en impact risico's

€

60.000 €

80.000

€

90.000 i

€

80.000 €

-80.000 €

-

€

50.000 €

100.000

€

150.000 I S

€ €

100.000 € pm

-95.000 € €

5.000 2 - 1

10% 5%

€ €

500 -

€

50.000 €

100.000

€

150.000 S

€

200.000 pm

€

200.000 2

10%

€

20.000

€ - € € - € € 50.000 € € 116.250 € € 400.000 € € - € € 751.250 €

150.000 174.375 500.000 1.504.375

€ € € € € € €

- S - S 250.000 I 348.750 i 750.000 s - S 2.288.750

€ pm € pm € 150.000 pm € 174.375 pm € 1.000.000 € -500.000 € pm € 2.104.375 € -675.000

€ € € € € € €

- 1 - 1 150.000 3 174.375 4 500.000 3 - 4 1.429.375

5% 5% 25% 75% 25% 75%

€ €

37.500 130.781 125.000 613.781

95%

Bruto omvang = verwachte omvang * 1 (bij incidenteel) of *2 (bij structureel). Netto verwachte omvang = bruto verwachte omvang – structureel effectmaatregelen. Beheersmaatregelen met structureel effect Om de financiële impact van de risico's te bepalen moet rekening worden gehouden met de structurele effecten van beheersmaatregelen die zijn getroffen om het risico te verminderen, over te dragen of te vermijden. In onderstaande tabel staat per geïdentificeerd risico aangegeven welke aanpak is gekozen en welk (structureel) effect de aanpak heeft. De genoemde bedragen maken deel uit van de risico impact berekening uit de vorige paragraaf.

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

27 / 69

-

€ € € €

Tabel 4.6 – Aanpak en effect per geïdentificeerd risico Naam risico

Gekozen aanpak

Toelichting gekozen aanpak

Ongedekte prijsloonontwikkelingen niet in de indexering Hogere frictiekosten

Vermijden

Bij onderbouwing van de verschillen, tussen begroting en realisatie, wordt € door bestuur verzoek tot compensatie van de deelnemers overwogen. Voor 2022 een bestemmingsreserve aangevraagd. Conform de nota planning en control van de dienst wordt een deel van de € frictiekosten bij de deelnemers in rekening gebracht. Termijnen om te beslissen worden nauwlettend bewaakt. Het in 2014 ingerichte ServiceburO vervult daarbij een belangrijke rol. Hiervoor is een verzekering voor rechtsbijstand en aansprakelijkheid afgesloten met een daarbij gebruikelijke dekking. Door het verzorgen van de bouwtaken en het natuurlijk verloop van medewerkers staat de bestaande formatie onder druk. Openstaande vacatures worden moeilijk of niet vervuld. Op dit moment wordt er daardoor meer ingehuurd dan wenselijk is. Door een intensievere arbeidsmarkt benadering wordt geprobeerd om de robuustheid van de organisatie te verbeteren.

Verminderen

Wet dwangsom en beroep bij niet Accepteren tijdig beslissen Rechtsgedingen Overdragen

Effect maatregelen

Structureel effect maat-regelen

-80.000 €

-80.000

-95.000 €

-95.000

pm pm pm pm

Robuustheid organisatie (organisatorisch)

Verminderen

pm pm

Privatisering bouwtaken

Accepteren

Uit een impact analyse van de vereniging BWT die de ODWH heeft uitgevoerd blijkt vooralsnog dat eventuele aanpassingen van de capaciteit (flexibele schil) kunnen worden opgevangen binnen de huidige formatie.

pm pm

Invoering Omgevingswet

Accepteren

pm pm

Uren stuwmeer

Verminderen

informatisering kosten

Verminderen

Bouwtaken Noordwijk

Overdragen

Door te anticiperen op de Omgevingswet en hier vroegtijdig het gesprek te voeren met de deelnemers wordt er duidelijkheid verschaft over deze werkzaamheden en de daarbij behorende uren. De afgelopen jaren is er sterk gestuurd op het verminderen van de stuwmeren. Dit heeft geleidt tot een aanzienlijke vermindering van het aantal uren. In 2020 was er sprake van het coronavirus, waardoor het aantal uren weer is toegekomen. De komende tijd zal er verder gestuurd worden op het verminderen van het aantal uren. In 2020 is er een start gemaakt met doorontwikkeling van het zaaksysteem, € mede in kader van de Omgevingswet. Tevens zal er worden gekeken naar het ontsluiten van de informatie. Beide trajecten zullen leiden tot een herijking van de visie over Informatisering. Tevens zal er gestuurd blijven worden op de budgetten (zie ook paragraaf 3.4) De nota Planning & Control voorziet in de situatie dat een deelnemer zijn takenpakket wilt terugnemen. Zij zullen dan frictiekosten dienen te betalen aan de dienst van 5x het aantal uren * geldend uurtarief. Totaal €

pm pm

-500.000 €

-500.000

pm pm

-675.000 €

-675.000

4.2.3. Financiële kengetallen Artikel 11 van het BBV bepaalt dat de vijf financiële kengetallen opgenomen moeten worden. Dit zijn kengetallen voor: de netto schuldquote, solvabiliteitsratio, structurele exploitatieruimte, grondexploitatie en belastingcapaciteit. De laatste twee zijn voor de dienst niet van toepassing. Tabel 4.7 – Financiële kengetallen Verloop kental

Netto schuldquote Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte

Realisatie 2020 0% 4% 0%

Begroting 2021 4% 5% 2%

Realisatie 2021 -4% 11% 9%

Netto schuldquote De netto schuldquote geeft de verhouding weer van de schuldenlast van de dienst ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. De realisatie laat een ander beeld zien dan begroot. De eigen middelen zijn door het toevoegen van het exploitatieresultaat (voor bestemming) hoger dan begroot.

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

28 / 69

Solvabiliteitsratio De solvabiliteitsratio geeft de verhouding weer van het eigen vermogen ten opzichte van de totale passiva. Bovendien geeft het aan in welke mate de dienst het eigen vermogen kan inzetten voor de dekking van de schulden, dat wil zeggen in hoeverre is de dienst in staat aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder het eigen vermogen verstaan we de algemene reserve en de overige bestemmingsreserves. Het eigen vermogen (voor bestemming) van de dienst is mede door het positieve exploitatieresultaat hoger dan begroot. Dit betekent dat de dienst meer middelen beschikbaar heeft om de eventuele schulden te voldoen. Structurele exploitatieruimte De structurele exploitatieruimte geeft antwoord op de vraag of de dienst voldoende structurele baten heeft om de structurele lasten te dekken. Dit kengetal geeft aan hoe groot de structurele exploitatieruimte is, doordat wordt gekeken naar de structurele baten en structurele lasten en deze worden vergeleken met de totale baten. Door de incidentele meevallers heeft de dienst dit jaar een onderbesteding op de structurele lasten met name op het gebied van personeel. De structurele baten zijn nagenoeg gelijk gebleven, waardoor er voor dit jaar structurele exploitatieruimte is. Dit heeft echter geen structureel karakter (zie paragraaf 3.2).

4.3. ONDERHOUD KAPITAALGOEDEREN De paragraaf onderhoud kapitaalgoederen bevat op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) in elk geval de volgende kapitaalgoederen: wegen, riolering, water, groen en gebouwen. Voor de dienst is geen van deze onderdelen van toepassing.

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

29 / 69

4.4. FINANCIERING Algemeen De dienst is als uitvoeringsinstantie van een Gemeenschappelijke Regeling, volgens de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet FIDO), verplicht een financieringsparagraaf op te nemen. Hierin beschrijven we de ontwikkelingen rond de kasgeldlimiet, de ontwikkelingen wat betreft de rente- en risiconorm, de verwachte toe- en/of afname van geldleningen of uitzettingen en het beleid en de uitvoering van de treasury. Alle deelnemers ontvangen voorschotnota’s op basis van de volgende verdeling: • Eerste kwartaal: 25% • Tweede kwartaal: 30% • Derde kwartaal: 25% • Vierde kwartaal: 20% Een aantal deelnemers heeft in de loop van het jaar opdracht verstrekt voor aanvullende taken. Wij hebben de voorschotten hier niet op aangepast. Hierdoor wijken het resultaat en het bedrag nog te betalen/ontvangen van die deelnemers af van de betaalde voorschotten. Rentevisie De dienst heeft geen leningen lopen. Koersrisico Koersrisico is de kans dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen. De dienst bezit geen derivaten en van koersrisico is daarom geen sprake. Valutarisico Valutarisico is bij de dienst uitgesloten omdat de dienst niet beschikt over of aanspraken heeft in vreemde valuta. Rente- en risiconorm De dienst heeft geen schulden. Er is geen sprake van een mogelijk renterisico.

De rente met betrekking tot de vooruit ontvangen gelden zijn dit jaar verwaarloosbaar te noemen. Liquiditeitenplanning Omdat de dienst met voorschotnota’s werkt, waarbij rekening is gehouden met ons uitgavenpatroon, is het minder noodzakelijk een liquiditeitenplanning op te stellen. Financieringsrisico’s Omdat de deelnemende gemeenten gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het financiële beleid van de dienst en zich verplicht hebben de tekorten in zijn geheel gezamenlijk te dragen, zijn er geen financieringsrisico’s. Kasgeldlimiet Jaarlijks geeft het ministerie aan welk bedrag een gemeente mag financieren met kortlopende geldleningen: de kasgeldlimiet. Het betreft een percentage (8,2%) van het totaal van de begroting. Voor 2021 komt de toegestane kasgeldlimiet op € 1.687.733

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

30 / 69

Deze limiet mag de dienst gedurende het begrotingsjaar niet overschrijden. Als de kasgeldlimiet structureel wordt overschreden, moet de kortlopende schuld worden omgezet in een langlopende schuld. Tabel 4.8 – Kasgeldlimiet Overzicht Kasgeldlimiet

Bedragen in euro’s e

Toegestane kasgeldlimiet Omvang begroting In procenten van de grondslag In bedrag Omvang vlottende korte schuld Opgenomen gelden < 1 jaar Schuld in rekening courant Gestorte gelden door derden < 1 jaarOverige geldleningen niet zijnde vaste schuld

Vlottende middelen Contante gelden in kas Tegoeden in rekening courant Overige uitstaande gelden < 1 jaar

Toets kasgeldlimiet Toegestane kasgeldlimiet Totaal netto vlottende middelen Ruimte(+) / Overschrijding (-)

1 kwartaal

2 kwartaal

3 e kwartaal

4 e kwartaal

20.582.108 8,20% 1.687.733

20.582.108 8,20% 1.687.733

20.582.108 8,20% 1.687.733

20.582.108 8,20% 1.687.733

10.944.417 0 0 0 10.944.417

13.148.856 0 0 0 13.148.856

12.685.352 0 0 0 12.685.352

11.137.820 0 0 0 11.137.820

9.677.763 2.095.595 11.773.358

15.359.476 -147.517 15.211.959

15.319.743 408.631 15.728.374

11.205.142 686.909 11.892.051

1.687.733 -828.940 2.516.673

1.687.733 -2.063.103 3.750.836

1.687.733 -3.043.022 4.730.755

1.687.733 -754.231 2.441.964

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

e

31 / 69

4.5. BEDRIJFSVOERING Deze paragraaf geeft op basis van artikel 14 BBV inzicht in de stand van zaken van een aantal onderwerpen die onder de bedrijfsvoering vallen.

4.5.1 Informatisering en automatisering Algemeen In 2021 zijn verbeteringen doorgevoerd in het zaaksysteem Powerbrowser. Bovendien is er geïnvesteerd in het upgraden van de digitale voorzieningen in de vergaderruimten; het vergadercentrum heeft nu ook digiborden. Er is een vervangingsslag doorgevoerd van de mobiele telefoons en er is een nieuwe website ontwikkeld. Daarnaast is een aanbestedingstraject doorlopen gericht op transitie van de huidige kantoorautomatisering naar een volledig digitale werkplekomgeving. De aanbesteding voor de digitale werkplek heeft ook geleid tot een nieuwe leverancier voor beheer en onderhoud van de technische infrastructuur. IM in Control In het derde kwartaal is een analyse gemaakt van de kwaliteit van informatisering en automatisering binnen de dienst. Deze analyse richtte zich vooral op de vraag of de informatievoorziening adequaat en toekomstbestendig ingericht was. Dit bleek op belangrijke onderdelen onvoldoende het geval. De conclusie was dat dit negatieve effecten heeft op de kwaliteit en de effectiviteit van de bedrijfsvoering van de dienst en op de dienstverlening aan onze deelnemers. De analyse is op 11 oktober 2021 voorgelegd aan, en besproken in het dagelijks bestuur.

Onder de titel ‘IM in Control’ is vervolgens in de bestuursvergadering van 13 december een projectplan gepresenteerd om de kwaliteit van de informatievoorziening te verbeteren en daarmee een kwaliteitsimpuls te geven aan de bedrijfsvoering en de dienstverlening.. Het projectplan is gebaseerd op de uitkomsten van de analyse van de informatievoorziening en op input vanuit meerdere vakdisciplines van binnen en buiten de organisatie. Het uitgangspunt is om zo min mogelijk zelf het wiel opnieuw uit te vinden en zoveel mogelijk gebruik te maken van best practices van andere omgevingsdiensten. De geraamde doorlooptijd van het project is circa anderhalf jaar, waarbij een jaar wordt uitgetrokken voor oplevering van de primaire resultaten/deliverables en een half jaar voor eventuele uitloop en nazorg.

4.5.2 Personeel Pilot gesprekkencylus In 2021 hebben alle medewerkers een pre-ontwikkelgesprek gehad met als doel de kansen en mogelijkheden in hun loopbaan te bespreken. Uiteraard was er ook veel aandacht voor de vraag: hoe zit je erbij in deze coronatijd? Veel medewerkers hebben dit gesprek als positief ervaren. Het ontwikkelgesprek maakt deel uit van een jaarlijkse gesprekkencyclus waarmee we in 2022 hopen te starten. De regeling die hiervoor is opgesteld ligt sinds 2020 ter instemming bij de OR. Verloop en verjonging Aan de instroom-, doorstroom- en uitstroomcijfers is te zien dat het totale aantal medewerkers is gegroeid. Het is weer gelukt de gemiddelde leeftijd van de medewerkers omlaag te brengen. Dit jaar zijn twee stagiaires na afloop van hun stageperiode direct in dienst gekomen als toezichthouder. In samenwerking met een extern bureau zijn we gestart met een traineeprogramma. Hierbij worden

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

32 / 69

starters twee jaar intern opgeleid en treden daarna bij ons in dienst. De programma’s Bouwen en Milieu zijn erg blij met deze enthousiaste collega’s. Individueel Keuzebudgetregeling (IKB) Met instemming van het Lokaal Overleg hebben we in 2021 de IKB regeling aangepast. Alle medewerkers kunnen hun besteedbare ruimte gebruiken om fiscaal vriendelijke uitgaven te doen, met name rond het thema duurzame inzetbaarheid. Zo is het mogelijk goedkoper te sporten of een fijne werkplek in te richten. Thuis werken Vanwege de afstandsmaatregelen werd ook in 2021 het grootste deel van het jaar thuis gewerkt. Om de thuiswerkplek in te richten heeft de dienst kantoormeubilair in bruikleen gegeven. Voor het gevoel van verbondenheid houdt de directeur elke twee weken voor alle medewerkers een online boomstamsessie. Hierin worden naast ontwikkelingen in de organisatie, de nieuwe coronamaatregelen besproken.

4.5.3 Planning & Control Rechtmatigheid Vanaf 2022 moet het bestuur een rechtmatigheidsverantwoording opnemen (over het begrotingsjaar 2022) in de jaarrekening. Planning & Control is bezig vorm te geven aan het normenkader, de controlematrix, het controleprotocol en de norm / grensbedragen waarbij de verantwoordingsgrens op geconstateerde onrechtmatigheid ligt. Voor de processen die binnen de reikwijdte van de rechtmatigheidsverklaring vallen is een risicoanalyse uitgevoerd. Hierbij wordt gekeken naar de kwalitatieve staat van de procesbeschrijving, worden de beheersmaatregelen in kaart gebracht en de interne controle bepaald. Naar aanleiding van deze acties zijn verschillende activiteiten gestart. Een goed voorbeeld is dat in samenwerking met de inkoopafdeling het gehele inkoopproces is aangepakt en vanaf januari 2022 wordt uitgevoerd. Voor 2022 staan nog meer processen die vallen onder de rechtmatigheidsverantwoording op de planning om aangepakt te worden. Voorfase Inkoop Om te voorkomen dat er nog onrechtmatige inkopen plaatsvinden is in de ERP-omgeving de Voorfase Inkoop ingericht. Het doel van dit proces is dat elke uitgave vooraf wordt getoetst. Het inkoopproces dat hier op volgt kan dan alleen worden gestart nadat de Voorfase positief is afgerond. Het proces Voorfase Inkoop is op 1 januari 2022 geactiveerd.

Inrichting Wiki De dienst maakt gebruik van een vastleggingstool 360 graden wiki om alle werkprocessen in vast te leggen. In 2021 is de dienst gestart met een herinrichting van de wiki om de gebruiksvriendelijkheid te bevorderen. Processen Vanwege de komst van de wetswijziging op rechtmatigheidsverantwoording en het project IM in Control, is 2021 ook het jaar geweest om de focus op de primaire processen te leggen.

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

33 / 69

De procesbeschrijving van de zaaktypen is voor 41% gereed, 29% is nog in behandeling en 30% is in afwachting van terugkoppeling. De werkinstructies voor de producten zijn voor 30% gereed en 70% is nog in behandeling. Dit is voornamelijk te verklaren door de veranderingen die er aankomen met de komst van de Omgevingswet. De handleidingen zijn voor 60% gereed en geplaatst in de wiki. Digitale werkplek De aanbesteding voor de ICT-dienstverlening is succesvol afgerond en is gegund. In januari 2022 is het implementatieproject gestart en het zal worden afgerond in juni/juli 2022. Wagenpark Het wagenpark is ook succesvol aanbesteed en gegund. In het kader van duurzaamheid is er voor gekozen het wagenpark in te krimpen en de poolauto’s te vervangen door elektrische voertuigen. Daarnaast gaat er geïnvesteerd worden in 6 oplaadpunten, waar ook gasten hun voertuigen kunnen opladen. Nieuwe website De aanbesteding voor de nieuwe website is succesvol afgerond en heeft er toe geleid dat de huidige website in 2022 vervangen wordt door een nieuwe website. Hierbij is gezocht naar samenwerking met andere Omgevingsdiensten. Dit is gedaan om de uitstraling van de websites te uniformeren. Het uniformeren van de uitstraling heeft ook tot verlaging van de lasten geleid.

4.6. STAAT VAN INVESTERINGEN Tabel 4.7 – Staat van investeringen (in euro’s)

Verbouwing Vondellaan Inventaris, inrichting & apparatuur Totaal

Boekwaarde Bij: Af: Af: Boekwaarde begin investeringen desinvestering Afschrijvingen einde boekjaar boekjaar boekjaar 2021 boekjaar 2021 boekjaar 2021 2021 2021 344.114 24.023 0 33.154 334.983 245.713 197.142 75.948 41.254 325.653 589.827

221.165

75.948

74.408

660.636

4.7. VERBONDEN PARTIJEN Deze paragraaf is niet van toepassing op de dienst.

4.8. GRONDBELEID Deze paragraaf is niet van toepassing op de dienst.

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

34 / 69

5. Jaarrekening 2021 5.1. BALANS PER 31 DECEMBER 2021 Hierna wordt via de balans met toelichting de financiële verantwoording afgelegd over het gerealiseerde beleid in 2021. Tabel 5.1 – Balans per 31 december 2021

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

35 / 69

Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV), de financiële verordening en de nota Planning & Control 2020-2023. De toegepaste waarderingsgrondslagen voor de activa en passiva zijn ten opzichte van het voorgaande jaar ongewijzigd gebleven. Materiële vaste activa De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgings- of vervaardigingsprijs, onder aftrek van de op de economische levensduur gebaseerde afschrijvingen, zoals bedoeld in artikel 64 van het BBV. De materiële vaste activa worden afgeschreven binnen een termijn en op een wijze, die is vastgesteld door het bestuur in de begroting 2015. Hierin volgt de dienst zowel het beleid van het BBV als de eigen financiële verordening. Vlottende activa De vorderingen, overlopende activa en liquide middelen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, verminderd met de noodzakelijk geachte voorzieningen, zoals bedoeld in artikel 63 van het BBV. Vlottende passiva De vlottende schulden en overlopende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, zoals bedoeld in artikel 48 en 49 van het BBV.

Eigen vermogen Onder het eigen vermogen zijn opgenomen de algemene reserve, de bestemmingsreserves en het saldo van de rekening van baten en lasten. Voorzieningen De voorzieningen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde.

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

36 / 69

5.2. TOELICHTING OP DE BALANS Materiële vaste activa Tabel 5.2 – Materiële vaste activa Materiële vaste activa (in euro’s)

Verbouwing Verbouwing Inventaris, Schipholweg Vondellaan inrichting & apparatuur

Aanschafwaarde begin 2021 Bij: investeringen boekjaar 2021 Af: desinvestering boekjaar 2021 Aanschafwaarde einde boekjaar

0

Afschrijvingen t/m 2020 Afschrijvingen boekjaar 2021 Desinvestering afschrijvingen voorgaande jaren Afschrijvingen t/m einde boekjaar

0

Boekwaarde einde boekjaar 2021 Afschrijvingstermijnen

368.922

1.083.478 197.142 0 1.280.620

1.428.377 221.165 0 1.649.542

0 0

785 33.154 0 33.939

913.713 117.202 -75.948 954.967

914.498 150.356 -75.948 988.906

0 8-15 jaar

334.983 10-15 jaar

325.653 3 - 10 jaar

660.636

0 0

344.899 24.023

Totaal

Vlottende activa Tabel 5.3 – Vorderingen op openbare lichamen

Debiteuren Er zijn in 2021 geen vorderingen wegens oninbaarheid op debiteuren afgeboekt.

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

37 / 69

Overige vorderingen Tabel 5.4 – Overige vorderingen Overige vorderingen (in euro’s) Overige vorderingen Tussenrekening VISA Eindsaldo boekjaar:

31-12-2021 1.376 2.968 4.344

31-12-2020 29.812 2.800 32.612

31-12-2021 10.829.107 10.829.107

31-12-2020 9.987.620 9.987.620

Schatkistbankieren Tabel 5.5 – schatkistbankieren Schatkistbankieren (in euro’s) Schatkistbankieren Schatkistbankieren

*Dit is kortlopend gepresenteerd, aangezien het saldo altijd direct opeisbaar is. Tabel 5.6 – Drempelbedrag schatkistbankieren Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x € 1000) Verslagjaar 2021 (1)

Drempelbedrag

250 Kwartaal 1

(3a) = (1) > (2)

Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Ruimte onder het drempelbedrag

(3b) = (2) > (1)

Overschrijding van het drempelbedrag

(2)

250 Kwartaal 2

1000 Kwartaal 3

1000 Kwartaal 4

205

206

212

191

45

44

788

809

-

-

-

-

(1) Berekening drempelbedrag Verslagjaar (4a) (4b) (4c)

Begrotingstotaal verslagjaar Het deel van het begrotingstotaal dat kleiner of gelijk is aan € 500 miljoen Het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat

20.582 20.582 -

(1) = (4b)*0,0075 + (4c)*0,002 met een Drempelbedrag minimum van €250.000

250

(2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Kwartaal 1 (5a) (5b) (2) - (5a) / (5b)

Som van de per dag buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen (negatieve bedragen tellen als nihil) Dagen in het kwartaal Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen

Kwartaal 2

Kwartaal 3

Kwartaal 4

18.419

18.702

19.479

17.556

90

91

92

92

205

206

212

191

Vanaf 1 juli 2021 is voor gemeenschappelijke regelingen met een begrotingstotaal tot € 500 miljoen de drempel voor het verplicht schatkistbankieren verhoogd naar 2% van het begrotingstotaal (was 0,75%) met een minimum van € 1 miljoen (was € 250.000).

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

38 / 69

Liquide middelen Op de rekening-courant van de BNG Bank is een kredietfaciliteit verstrekt van € 226.890. De dienst heeft een bankgarantie afgegeven van € 176.089 voor de huur van het pand aan de Schipholweg in Leiden. Het huurcontract is per 31 december verlopen en de bankgarantie is op 31 januari 2022 vrijgegeven. Daarnaast is er in 2020 een bankgarantie afgegeven van € 129.055 voor de huur van het pand aan de Vondellaan 55 in Leiden. Tabel 5.7 – Liquide middelen Liquide middelen (in euro’s) Kasgelden BNG rekening 28.50.93.444 BNG rekening bankgarantie Vondellaan VISA Eindsaldo boekjaar:

31-12-2021 247 246.902 129.056 -168 376.037

31-12-2020 247 213.603 129.056 573 343.478

Overlopende activa De overlopende activa betreft uitgaven die betrekking hebben op 2022, maar waarvan de facturen eind 2021 zijn ontvangen. Tabel 5.8 – Overlopende activa Overlopende activa (in euro’s) Huur en servicekosten 1e kwartaal 2022 Lease printers Verzekeringen ICT lasten Overige Eindsaldo boekjaar:

31-12-2021 95.763 5.147 29.689 37.095 2.905 170.598

31-12-2020 99.272 5.011 28.395 16.698 9.007 158.383

Passiva Tabel 5.9 – Eigen vermogen

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

39 / 69

De algemene reserve stijgt in 2021 van € 419.305 naar € 1.383.543. Het maximum van de algemene reserve mag in 2021 € 976.025 bedragen. Dit bedrag is gebaseerd op 5% van de omzet van het betreffende jaar, zoals is vastgesteld in de nota Planning en Control 2020-2023. Het exploitatieresultaat 2021 bedraagt € 567.238 positief. Dit is na verwerking van de volgende mutaties in de reserves: • Toevoeging aan de algemene reserve van € 397.000 met betrekking tot het aanvullen van het weerstandsvermogen. • Onttrekking aan de bestemmingsreserve organisatieontwikkeling van € 90.000. • Onttrekking aan de bestemmingsreserve opleidingen van € 10.000. • Onttrekking aan de bestemmingsreserve gevolgen corona van € 75.000. Dit is ter compensatie van de eenmalige bijdrage voor de medewerkers die voortkomt uit het principeakkoord nieuwe cao voor gemeentepersoneel. Voorzieningen Tabel 5.11 – Voorzieningen Voorzieningen (in euro’s) Voorziening aanvulling WW Eindsaldo boekjaar:

31-12-2021 24.789 24.789

31-12-2020 18.594 18.594

Via de salarissen wordt er maandelijks een bedrag aan de voorziening aanvulling WW toegevoegd volgens de wet regeling aanvullende voorzieningen bij werkloosheid. Overige schulden Tabel 5.12 –Overige schulden

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

40 / 69

Overlopende passiva Tabel 5.13 – Overlopende Passiva

•

•

•

Tot 2015 was er voor gevelsanering ISV3 budget beschikbaar. Vanaf 1 januari 2015 stelt het Ministerie van I&W subsidies beschikbaar voor geluidsanering voor woningen die op de landelijke saneringsvoorraadlijst staan. Sinds 2021 is het niet meer mogelijk om een subsidieaanvraag in te dienen. Subsidie voor reeds ingediende projecten blijft beschikbaar. De doorlooptijd van een project duurt circa zes jaar. Enkele subsidies worden verplicht opgenomen in de SiSa-verantwoording. Deze vindt u in bijlage B. Het overgebleven ISV3 budget en het overgebleven ISV2 budget blijven bestemd voor gevelsanering. Deze budgetten worden gebruikt voor woningen die niet op de landelijke saneringsvoorraadlijst staan maar wel aan een weg liggen samen met saneringswoningen. Deze woningen zijn tijdens de inventarisatie per abuis niet op de landelijke saneringsvoorraadlijst gezet. Het Ministerie van I&W stelt alleen subsidie beschikbaar als de woning op de saneringsvoorraadlijst staat. Is dit niet het geval dan zijn de kosten voor de gemeente. De provincie Zuid-Holland heeft voor de periode 2010-2014 een ISV-deelbudget Bodem aan de gemeente Teylingen beschikbaar gesteld. Om aanspraak te kunnen maken op dit deelbudget is op 9 februari 2012 een bestuursovereenkomst ISV3 Bodem gesloten tussen de provincie en de gemeente.

Deze overeenkomst heeft betrekking op de aanpak van de spoedlocaties in de gemeente Teylingen. De sanering van de restverontreinigingen in de Lindenlaan is uitgesteld. Op 18 mei 2017 heeft de dienst een beschikking ernstig, geen spoed genomen voor de resterende verontreiniging in de Lindenlaan. Hiermee is vastgesteld dat de sanering niet meer met spoed hoeft te worden uitgevoerd. Het gereserveerde budget uit de ISV-3 afspraken wordt vastgehouden voor het saneren van de restverontreiniging van de Lindenlaan. De beoogde wegconstructie heeft afgelopen jaar niet plaatsgevonden. Samen met de gemeente Teylingen zal bekeken worden wanneer de wegconstructie nu staat gepland en op welke wijze deze gelden hiervoor worden ingezet.

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

41 / 69

•

•

In 2019 is gevolg gegeven aan de wens van de Provincie Zuid-Holland om het verschil in uurtarief dat aan de provincie en aan de overige deelnemers in rekening wordt gebracht op te heffen. Dit verschil in tarief is gebaseerd op de vergoeding van toelages die aan voormalig medewerkers van de provincie uitgekeerd moeten worden. Door het betalen van een afkoopsom van € 395.000 die op basis van een evenwichtige verdeling van risico’s is berekend, stelt de provincie de dienst in staat om vanaf dit jaar met één uurtarief te werken Er zijn afspraken gemaakt met individuele deelnemers om materiële budgetten die dit jaar minder benut zijn, maar waarbij de lasten vooral volgend jaar gerealiseerd worden, als vooruit ontvangen bedrag op de balans te zetten voor gebruik in 2022.

5.3. NIET UIT DE BALANS BLIJKENDE VERPLICHTINGEN De dienst is voor toekomstige jaren eveneens financiële verplichtingen aangegaan die niet zijn opgenomen in een balanspost. Van deze niet uit de balans blijkende verplichtingen worden hieronder de belangrijke verplichtingen toegelicht. Onder belangrijke verplichtingen verstaan we alle aangegane overeenkomsten waarbij de totale contractwaarde minimaal € 50.000 bedraagt. In 2021 en de voorgaande jaren zijn de volgende contracten met een looptijd langer dan één jaar afgesloten. Hierbij is het drempelbedrag voor de totale contractwaarde € 50.000. Tabel 5.14 – Niet uit de balans blijkende verplichtingen

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

42 / 69

5.4. PROGRAMMAREKENING 2021 Hierna wordt via de programmarekening het overzicht van baten en lasten met toelichting de financiële verantwoording afgelegd over het in het jaar 2021 gerealiseerde beleid. Tabel 5.15 –Programmarekening 2021

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

43 / 69

Grondslagen voor de programmarekening De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV), de financiële verordening en de Nota Planning en Control 2020-2023. Baten worden verantwoord in het jaar dat zij gerealiseerd zijn. Lasten worden verantwoord in het jaar waarin deze voorzienbaar zijn. De toegepaste waarderingsgrondslagen voor de baten en lasten zijn ongewijzigd gebleven ten opzichte van het voorgaande jaar. Programmaresultaat De afrekening met de deelnemende gemeenten wordt uitgevoerd conform de afspraken in de Nota Planning en Control 2020-2023. De systematiek houdt voor de deelnemende gemeenten in, dat de kosten van dienstverlening vanuit de dienst doorbelast worden op basis van de werkelijke uren maal een vooraf vastgesteld uurtarief. De dienst heeft een algemene reserve die dient als buffer. De dienst streeft naar een weerstandsvermogen van vijf procent. Baten en lasten De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Alle baten en lasten die betrekking hebben op het boekjaar en die ten tijde van het opstellen van de jaarrekening bekend waren, zijn in het jaarverslag verwerkt.

Onder de opbrengsten verstaan we: de bijdragen van de deelnemende gemeenten, de bijdrage van de overige contractpartners, subsidies en overige inkomsten voor diensten die kunnen worden toegerekend aan het verslagjaar. Zij worden verantwoord in het jaar waarin de diensten zijn verricht. Verliezen worden in aanmerking genomen in het jaar waarin ze voorzienbaar zijn. Winsten worden slechts meegenomen wanneer ze zijn gerealiseerd. De afschrijvingen worden lineair berekend op basis van de verwachte levensduur. Als startmoment van de afschrijving geldt de datum van in gebruik neming van het actief.

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

44 / 69

5.5. TOELICHTING OP DE PROGRAMMAREKENING Begrotingswijzigingen 2021 Het streven van de dienst is om (maximaal) één begrotingswijziging per begrotingsjaar aan het algemeen bestuur voor te leggen: de verwerking van de met de deelnemers afgesproken werkplannen. Begrotingswijziging: De begroting 2021 is goedgekeurd in het algemeen bestuur van 13 juli 2020. In het najaar tot begin 2021 zijn op basis van de voorlopige realisatie 2020 en de plannen voor 2021 de definitieve werkplannen voor 2021 vastgesteld. Dit betreft zowel uren als materieel budget. De grootste mutaties in de werkplannen gelden voor Katwijk, Nieuwkoop, Noordwijk en Zoeterwoude. Ook de provinciale aanvullende budgetten zijn verhoogd ten aanzien van de oorspronkelijke begroting 2021. Voor deze mutaties in de werkplannen is een begrotingswijziging gemaakt als onderdeel van de bestuurlijke rapportage. De bestuurlijke rapportage is vastgesteld in het algemeen bestuur van 29 november 2021. Toelichting op de lasten De werkelijke uitgaven zijn lager dan de begroting en de prognose van de bestuurlijke rapportage. De verschillen ten opzichte van de begroting per kostencategorie worden hierna toegelicht. Tabel 5.16 – Salarissen tabel per FTE inhuur en salarissen

Personeelslasten Er is een onderschrijding in de personeelslasten. De posten salarissen, inhuur vacatureruimte, goederen/diensten primaire proces en bijdragen gemeenten/provincie zijn communicerende vaten. • In 2021 hebben we meerdere trainees aangetrokken. Dit is een eerste goede stap in het op sterkte brengen van de vaste formatie. De salarissen zijn per 1 december 2021 met 1,5% gestegen. Hiernaast ontvangen alle medewerkers een corona-onkostenvergoeding van € 300 en een eenmalige uitkering van € 900. Deze overschrijding bedraagt € 173.945. In de baten is de bestemmingsreserve corona met dit doel vrijgevallen. Tevens is er een aantal incidentele uitkeringen geweest door het vertrek van medewerkers en de verkoop van verlofuren. • Daarnaast hebben we een aantal externe medewerkers ingehuurd tegen een lager tarief dan begroot. Voor dit jaar betreft dit nog een incidenteel resultaat, maar wanneer deze trainees als vaste kracht worden aangenomen en we strak blijven sturen op de inhuurtarieven zal dit zeker een structureel karakter krijgen. Zoals eerder toegelicht in paragraaf 3.1 hebben we een forse onderbesteding op het oorspronkelijk afgesproken werk. In de realisatie over heel 2021 is gebleken dat we ten opzichte van het actueel werkplan (begroting inclusief begrotingswijziging) uitkomen op een realisatie van 93%.

Ten opzichte van de prognose (bijgestelde werkplannen naar aanleiding van de individuele gesprekken met onze

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

45 / 69

deelnemers over de perrap) realiseren we over de hele linie 98% van het werk dat we daar hebben afgesproken. De oorzaken van deze onderschrijdingen op de uren, en dus op inhuurlasten, zijn op hoofdniveau beschreven in hoofdstuk 2 van deze jaarstukken. Voor verdere details verwijzen wij naar de eindrapportages van de deelnemers.

Tabel 5.17 – Huren, pachten en huisvestingslasten Huren, pachten en huisvestingslasten (in euro’s)

Huur en servicelasten Overige huisvestingslasten Totaal per boekjaar:

Begroting 2021 A 405.000

Realisatie 2021 B 460.518

144.000 549.000

114.250 574.768

Verschil Werkelijk 2021 2020 A-B -55.518 991.314 29.750 -25.768

240.748 1.232.062

Het nadeel van € 25.768 betreft enerzijds een voordeel van € 29.750 op overige huisvestingslasten. Dit wordt veroorzaakt door een structureel voordeel van € 15.000 op schoonmaak vanwege een nieuwe leverancier door aanbesteding. Daarnaast is thuiswerken bijna het hele jaar de standaard geweest en hebben we nauwelijks gebruik gemaakt van het nieuwe pand aan de Vondellaan. Dit betekent nog een incidenteel voordeel van € 14.750. Het pand geeft anderzijds een nadeel van € 55.518 op de huur en servicelasten. De begrotingswijziging van -€ 22.000 is onjuist geweest. Er is geen rekening gehouden met de afrekening van de servicelasten aan het einde van het jaar 2021. Dit zijn de incidentele lasten die de verhuurder aan het einde van het jaar doorbelast. Deze lasten zijn zowel van 2020 als van 2021 in dit jaar gerealiseerd. Het gaat dan om een incidenteel nadeel van € 22.000 en een nadeel van € 33.518. Dit nadeel betreft structureel de ingeschatte afrekening 2021 en incidenteel de verhoging van de gas- en energieprijzen. Tabel 5.18 – Overige goederen en diensten

De structurele onderschrijding op overige goederen en diensten betreft de telefoonlasten van €42.000. Het restant zijn diverse onderschrijdingen op diverse kantoorlasten door corona en het pas later in het jaar starten van ICT-projecten. Door het voorstel een bestemmingsreserve voor het uitstellen van de ICTprojecten te creëren, wil de dienst de mogelijke gevolgen afdekken zonder dat dat ten koste gaat van de reguliere exploitatie in 2022.

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

46 / 69

Overige goederen en diensten primaire proces Tabel 5.19 – Uitsplitsing onderschrijding goederen en diensten primaire proces Onderschrijding goederen en diensten primaire proces (in euro’s)

RRE Opdrachten provincie Materiële lasten deelnemers Aanvullende oprdrachten

166.439 156.242 188.508 -46.651 464.538

Het budget voor goederen en diensten in het primaire proces laat een verschil zien van € 464.538 ten opzichte van de begroting. Dit zijn in opdracht van de deelnemers uitgevoerde projecten. Een groot deel van dit verschil betreft een onderschrijding van de provinciale opdrachten zoals spoed- en nazorg en Briks die zijn opgenomen in de begroting. Ook is de uitvoering van RRE te hoog ingeschat. Door corona is het moeilijker geweest de vouchers onder de aandacht te brengen bij de bewoners. De materiële lasten voor de deelnemers zijn ook achtergebleven op de begroting. Vooral op het materiële budget van de provincie en de duurzaamheidssubsidies van Noordwijk vindt een onderschrijding plaats. Voor details per deelnemer verwijzen wij u naar de eindrapportages van onze deelnemers. De overschrijding bij de aanvullende opdrachten wordt veroorzaakt door de niet begrote projecten zoals de Pilot Leidse regio en het project Beaumix N206. Tabel 5.20 – Overige goederen en diensten (eigen bedrijfsvoering)

Overige goederen en diensten Het onderdeel overige goederen en diensten omvat het merendeel van de materiële uitgaven van de organisatie, zoals ICT-kosten en overige kosten. Deze overige kosten zijn onder andere autokosten, schoonmaakkosten, salarisadministratie en overige personele kosten (onder meer kosten voor opleidingen, dienstreizen, vergaderingen, outplacement). Het budget voor overige goederen en diensten kent een voordeel van € 123.463 ten opzichte van de begroting. Dit wordt grotendeels veroorzaakt door het werken tijdens een pandemie. De doorontwikkeling van de dienst en de herziening van informatiemanagement zijn zeker in gang gezet, maar de grootste investering zal plaatsvinden in 2022, zodat zowel de datakwaliteit als de bedrijfsvoering in de loop van 2022 weer op het gewenste niveau zijn. Voor de herziening van informatiemanagement stellen we aan het bestuur voor een bestemmingsreserve te vormen van € 500.000.

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

47 / 69

Tabel 5.21 – Subsidies Subsidies (in euro’s)

Subsidies Totaal per boekjaar:

Begroting Realisatie 2021 2021 A B 500.000 713.810 500.000 713.810

Verschil Werkelijk 2021 2020 A-B -213.810 540.214 -213.810 2.488.042

De subsidie-inkomsten zijn € 213.810 hoger dan begroot. De posten Subsidie ISV en BSV zijn opgenomen in de begroting voor € 500.000. Deze subsidies zijn budgettair neutraal. De opbrengsten zijn opgenomen onder de post subsidies bij de baten. Tabel 5.22 – Afschrijvingslasten Afschrijvingen (in euro’s)

Begroting 2021 A 16.000 40.000 122.000 10.000 188.000

Inventaris Verbouwingen Schipholweg Automatisering divers Afschrijvingslasten primair proces Overige afschrijvingslasten Totaal per boekjaar:

Realisatie 2021 B 10.239 33.154 96.156 10.796 11 150.356

Verschil Werkelijk 2021 2020 A-B 5.761 16.710 6.846 421.794 25.844 104.394 -796 0 -11 0 37.644 542.898

In 2021 hebben wij in de begroting diverse investeringen opgenomen. Deze investeringen zijn grotendeels later in het jaar gedaan, waardoor de afschrijvingslasten lager zijn dan begroot. Toelichtingen op de baten In 2021 zijn de werkelijke baten lager dan de geraamde baten. Dit is voornamelijk te verklaren door het feit dat de bijdrage van de gemeenten en provincie grotendeels bepaald wordt door de realisatie van de uren en de materiële lasten die rechtstreeks voor rekening van één of meerdere deelnemers worden gebracht. Zowel de uren als de materiële lasten zijn lager uitgevallen dan begroot. In bijlage C wordt de samenvatting uren en bijdrage per deelnemer nader zichtbaar gemaakt. Ook vindt u een gedetailleerd overzicht per deelnemer terug in de eindrapportage van 2021. In deze eindrapportage geven we uitgebreid inzicht in de geraamde uren en materiële lasten en de werkelijke uren en materiële lasten. Het saldo vormt de afrekening van meer- en minderwerk per deelnemer. Tabel 5.23 – Bijdrage gemeenten/ provincie De onderschrijding wordt veroorzaakt door: Deelnemersbijdragen (in euro's)

Deelnemersbijdragen Aanvullende opdrachten Provincie RRE

Begroting 2021 A

Werkelijk B

Verschil A-B

17.628.000 1.377.000

16.197.852 1.024.259

1.430.148 352.741

1.062.108 20.067.108

913.120 18.135.231

148.988 1.931.877

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

48 / 69

De posten salarissen, inhuur vacature, goederen en diensten primaire proces, bijdrage gemeenten/provincie en overige inkomsten zijn communicerende vaten. De afwijking tussen de begroting en de realisatie op de deelnemersbijdragen bedraagt € 1.931.877. Zoals eerder toegelicht in paragraaf 3.1 en bij de personeelslasten, hebben we een forse onderbesteding op het oorspronkelijk afgesproken werk. In de realisatie over heel 2021 is gebleken dat we ten opzichte van het actueel werkplan (begroting inclusief begrotingswijziging) uitkomen op een realisatie van 93%. Ten opzichte van de prognose (bijgestelde werkplannen naar aanleiding van de individuele gesprekken met onze deelnemers over de perrap) realiseren we over de hele linie 98% van het werk dat we daar hebben afgesproken. De oorzaken van deze onderschrijdingen op de werkzaamheden zijn op hoofdniveau beschreven in hoofdstuk 2 van deze jaarstukken. Tabel 5.24 –Overige inkomsten Overige inkomsten (in euro's)

Briks t.b.v. DCMR Schiphol Pilot Leidse Regio Huur RDOG Schipholweg Detachering Zoeterwoude Afwikkeling Externe Veiligheid Opdrachten Holland Rijnland Beaumix N206 Omgevingsdienst Nederland Bodeminformatie Dwangsommen USZO vergoedingen Divers

Begroting 2021 A

0 0 0 0 0 0 0 0 0 15.000 0 0 0 15.000

Werkelijk B

96.005 9.464 19.000 133.824 26.046 31.324 60.068 42.352 66.215 35.435 81.542 8.260 33.230 642.765

Verschil A-B

-96.005 -9.464 -19.000 -133.824 -26.046 -31.324 -60.068 -42.352 -66.215 -20.435 -81.542 -8.260 -33.230 -627.765

De overige inkomsten laat een incidentele overschrijding van € 627.765 zien. We hebben diverse inkomsten verkregen door werkzaamheden uit te voeren voor de bovengenoemde aanvullende opdrachten. Daarnaast hebben we het pand aan de Schipholweg dit jaar nog voor een deel kunnen verhuren aan de RDOG in verband met hun coronawerkzaamheden. Tabel 5.25 – Specificatie overschrijding overige subsidie-inkomsten

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

49 / 69

De subsidie-inkomsten zijn € 212.705 hoger dan begroot. De subsidies zijn budgettair neutraal. De lasten zijn opgenomen onder de post subsidies. Tabel 5.26 – Onttrekking aan reserves Onttrekking aan reserves (in euro’s) Vrijval organisatieontwikkeling (bestemmingsreserve Vrijval opleidingen (bestemmingsreserve) Vrijval gevolgen Corona (bestemmingsreserve) Totaal per boekjaar:

Realisatie 2021 90.000 10.000 75.000 175.000

De onttrekkingen aan de bestemmingsreserves hebben betrekking op de vorig jaar gereserveerde bedragen wegens door corona uitgestelde activiteiten. Deze activiteiten hebben dit jaar alsnog plaatsgevonden. De bestemmingsreserve gevolgen corona is vrijgevallen door de salarislasten die betrekking hebben op het principeakkoord nieuwe cao.

5.6. WET NORMERING TOPINKOMENS Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingegaan (artikel 2.3 van de WNT). Deze verantwoording is opgesteld op basis van de volgende op de dienst van toepassing zijnde regelgeving: Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector. Een uitgebreid overzicht vindt u in bijlage A Wet Normering Topinkomens.

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

50 / 69

Ondertekening Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur van Omgevingsdienst West-Holland d.d. 9 mei 2022,

De voorzitter,

de secretaris,

Y. Peters-Adrian

M.E. Krul-Seen

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

51 / 69

Bijlagen

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

52 / 69

BIJLAGE A: WET NORMERING TOPINKOMENS Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingegaan (artikel 2.3 van de WNT). Deze verantwoording is opgesteld op basis van de volgende op de dienst van toepassing zijnde regelgeving: Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector. Het bezoldigingsmaximum in 2021 voor dienst is € 209.000. Dit geldt naar rato van de duur en/of omvang van het dienstverband. Voor topfunctionarissen zonder dienstbetrekking geldt met ingang van 1 januari 2021 voor de eerste 12 kalendermaanden een afwijkende normering, zowel voor de duur van de opdracht als voor het uurtarief. 1. Bezoldiging topfunctionarissen 1a. Leidinggevende topfunctionarissen en gewezen topfunctionarissen met dienstbetrekking. Tevens leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling. Bedragen x € 1

mevrouw M. Krul

Functiegegevens

directeur

Functiegegevens Aanvang en einde functievervulling in 2021

1/1 - 31/12

Omvang dienstverband (in fte)

1,0

Dienstbetrekking?

Ja

Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

117.273

Beloningen betaalbaar op termijn

20.375

Subtotaal

137.648

Individueel WNT-maximum

209.000

-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag Totale bezoldiging Reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling

N.v.t. 137.648 N.v.t. N.v.t.

Gegevens 2020 Functiegegevens 2020 Aanvang en einde functievervulling in 2020

1/1 - 31/12

Omvang dienstverband 2020 (in fte)

1,0

Dienstbetrekking?

Ja

Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

106.644

Beloningen betaalbaar op termijn

19.230

Subtotaal

125.874

Individueel WNT-maximum

201.000

Totaal bezoldiging 2020

125.874

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

53 / 69

1c. Toezichthoudende topfunctionarissen

WNT gegevens 2021 Naam topfunctionaris Functie mevrouw Hoekstra AB lid, wethouder Hillegom 1/1 - 31/12 heer De Jong AB lid, wethouder Hillegom 1/1 - 31/12 mevrouw Peters-Adrian Voorzitter DB en AB, wethouder Kaag en Braassem 1/1 - 31/12 mevrouw Van der Meer AB lid, wethouder Kaag en Braassem 1/1 - 31/12 heer Nagtegaal AB lid, wethouder Katwijk 1/1 - 31/12 heer Mostert AB lid, wethouder Katwijk 1/1 - 31/12 De heer North DB en AB lid, Wethouder Leiden 1/1 - 31/12 mevrouw Jordan AB-lid, raadslid Leiden 1/1 - 31/12 heer Van Woudenberg AB lid, wethouder Leiderdorp 1/1 - 31/12 mevrouw Van Elburg AB lid, raadslid Leiderdorp 1/1 - 31/12 heer Van der Laan DB en AB lid, wethouder Lisse 1/1 - 31/03 heer van Haaster DB en AB lid, wethouder Lisse 1/4 - 31/12 heer Meiland AB lid, raadslid Lisse 1/1 - 31/12 heer Elkhuizen AB lid, wethouder Nieuwkoop 1/1 - 31/12 Mevrouw A.

Ingwersen AB lid, wethouder Nieuwkoop 1/1 - 31/12 de heer Alkemade DB en AB lid, Wethouder Noordwijk 1/1 - 31/11 heer Duijndam AB lid, raadslid Noordwijk 1/1 - 31/12 heer Glasbeek AB lid, wethouder Oegstgeest 1/1- 31/12 heer Welling AB lid, raadslid Oegstgeest 1/1- 31/12 Mevrouw Hooij AB lid, wethouder Teylingen 1/1- 31/13 mevrouw Wietsma-Biesbroek AB lid, raadslid Teylingen 1/1 - 31/12 mevrouw Spil AB lid, wethouder Voorschoten 1/1 - 31/13 heer Cramwinckel AB lid, wethouder Voorschoten 1/1 - 31/12 heer Bouter AB lid, wethouder Zoeterwoude 1/1 - 31/11 Mevrouw Van der Kooi- van den Kolk AB lid, raadslid Zoeterwoude 1/1 - 31/12 Mevrouw A. Bom-Lemstra DB en AB lid, gedeputeerde PZH 1/1 - 30/04 heer Stolk DB en AB lid, gedeputeerde PZH 1/5 - 31/13 Mevrouw J. Baljeu AB lid, gedeputeerde PZH 1/1 - 31/12

2. Uitkeringen wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen met of zonder dienstbetrekking zijn niet van toepassing. 3. Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT Naast de hierboven vermelde topfunctionarissen zijn er geen overige functionarissen met dienstbetrekking die in 2021 een bezoldiging boven het individuele WNT-maximum hebben ontvangen. Er zijn in 2021 geen ontslaguitkeringen betaald aan overige functionarissen die op grond van de WNT dienen te worden vermeld, of die in eerdere jaren op grond van de WOPT of de WNT vermeld zijn of hadden moeten worden.

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

54 / 69

BIJLAGE B: SISA-BIJLAGE 1. SiSa-Bijlage 2021

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

55 / 69

BIJLAGE C: TOELICHTING EINDAFREKENING EN FRICTIELASTEN

Onder-/overOpdrachtgever

Hillegom

schrijding in % t.o.v. In % t.o.v. in uren in uren begroting bijgestelde t.o.v. t.o.v. inclusief werkplann begroting begroting begrotings en perrap wijziging 99% 105% -60 330

Bijdrage 2021

Betaalde Eindvoor- afrekening schotten 2021 *

724.189

731.316

-7.127

Kaag en Braassem

101%

95%

72

-582

1.003.835

989.884

13.951

Katwijk

89%

97%

-676

-199

536.398

604.107

-67.709

Leiden

90%

96%

-3.423

-1.134

2.802.950

3.131.987

-329.037

Leiderdorp

94%

97%

-316

-149

501.857

538.764

-36.907

Lisse

94%

100%

-408

13

584.304

678.531

-94.227

Nieuwkoop

93%

97%

-822

-272

985.755

1.052.960

-67.205

Noordwijk

100%

100%

-33

154

4.801.901

4.973.080

-171.179

Oegstgeest

83%

88%

-913

-624

448.296

516.633

-68.337

Teylingen

82%

100%

-4.640

15

898.332

897.989

343

Voorschoten

101%

99%

84

-140

263.363

291.529

-28.166

Zoeterwoude

84%

97%

-511

-75

661.265

721.847

-60.582

Provincie Zuid** Holland Eindtotaal

88%

89%

-788

-713

1.985.408

2.476.844

-491.436

93% 98% -12.432 -3.375 * - door ODWH nog te betalen / + door ODWH nog te ontvangen

16.197.852 17.605.471 -1.407.619

** bijdrage en betaalde voorschotten is inclusief additionele opdrachten Provincie (zie eindrapportage Provincie voor specificatie)

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

56 / 69

BIJLAGE D: PROGRAMMAREKENING NAAR TAAKVELDEN Programmatoerekening

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

57 / 69

BIJLAGE E: RAPPORTAGE KWALITEITSCRITERIA 2.1 Samenvatting Uit deze rapportage blijkt dat de dienst de kwaliteit van uitvoering borgt zoals beschreven in de Wet VTH. Voor het overgrote deel kan de dienst zelfstandig voldoen aan de Kwaliteitscriteria. De systematiek van de wet staat toe dat organisaties mogen afwijken van deze standaardcriteria, indien zij niet zelfstandig kunnen voldoen. Men dient dan te motiveren op welke wijze de kwaliteit van de uitvoering wordt geborgd om te voldoen aan de Wet VTH. Voor de onderdelen waar we niet zelfstandig voldoen, zijn de oplossingen beschreven in paragraaf 2.1 en 2.2. Deze oplossingen bestaan voor een groot deel uit samenwerkingsafspraken en inhuur van extra deskundigheid. Deze inhuur voor collegiale toetsen en specifieke klussen is beperkt nodig. 1. Inleiding Uitvloeisel van de Wet Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving is een jaarlijkse rapportageplicht van de dienst aan haar opdrachtgevers over de kwaliteitscriteria (formeel “Kwaliteitscriteria”) zoals die zijn vastgesteld. Door wisselingen in aantallen bedrijven, controlefrequenties en personeelswisselingen kunnen de resultaten jaarlijks enigszins verschillen. Doel van de rapportage is dat de opdrachtgevers weten of de dienst voldoet aan deze kwaliteitscriteria, of dat (conform de methodiek) gemotiveerd wordt afgeweken.

Het format van de rapportage is vastgesteld in het Algemeen Bestuur (op 31 oktober 2016). De rapportage wordt jaarlijks aan het jaarverslag toegevoegd en kan gebruikt worden door het bevoegd gezag om de kwaliteit van de uitvoering te beoordelen en is bruikbaar voor verslaglegging aan de Gemeenteraad respectievelijk Provinciale Staten. Begin 2017 werd gestart met een vernieuwing van de VTH kwaliteitscriteria versie 2.1. De versie 2.2 van de kwaliteitscriteria heeft najaar 2018 ter (informele) consultatie voorgelegen. Inmiddels zijn de verbetersuggesties doorgevoerd voor 27 deskundigheidsgebieden zoals vermeld in de nieuwste set (2.2) VTH kwaliteitscriteria. In 2019 is de vernieuwing van de kwaliteitscriteria bestuurlijk vastgesteld en zijn de VTH-kwaliteitscriteria 2.2 op 1 juli 2019 in werking getreden. In deze rapportage wordt op de 2.2 set gerapporteerd. In 2021 werd opnieuw een gewijzigde versie verwacht, mede in verband met de komst van de Omgevingswet. In afwachting van deze set criteria is gewacht met het aanbesteden van een grootschalige meting, zodat direct bij invoering van de nieuwe versie van de Kwaliteitscriteria een complete meting kan worden uitgevoerd. 2. Stand van zaken In de volgende paragrafen wordt aangegeven hoe de dienst per 31 december 2021 voldoet aan de kwaliteitscriteria.