D52 ODWH, algemene financiële en beleidsmatige kaders en de voorlopige jaarrekening.pdf

Van: Noor de Kruif Verzonden: maandag 11 april 2022 16:51 Onderwerp: Algemene financiële en beleidsmatige kaders en de voorlopige jaarrekening Geachte heer/mevrouw, Conform de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (artikel 58b) stuurt het dagelijks bestuur de algemene financiële en beleidsmatige kaders en de voorlopige jaarrekening aan de raden van de deelnemende gemeenten en aan provinciale staten van de deelnemende provincies. Om hieraan uitvoering te geven ontvangt u hierbij de definitieve Kadernota 2023 (vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 7 februari 2022) en het Jaarstukken 2021 inclusief het accountantsverslag (als concept behandeld in de vergadering van het dagelijks bestuur op 11 april 2022). Met vriendelijke groet, Noor de Kruif Bestuursadviseur

Omgevingsdienst West-Holland www.odwh.nl Werkdagen: maandag, dinsdag en donderdag

Kadernota 2023 25 november 2021 Concept (versie 0.3)

INHOUDSOPGAVE 1

Voorwoord

3

2

Ontwikkelingen Terugblik 2021: “tussenjaar” 2022 en 2023: Strategische tussenperiode

4 4 5

3

Beleidsinhoudelijke kaders 2023 Actuele inhoudelijke thema’s Samenwerking Zuid-Hollandse omgevingsdiensten Investeren in informatie Portefeuille en bedrijfsvoering verder op orde

5 5 6 7 7

4

Financiele kaders 2023 Indexering Tarief 2023

8 8 9

5

Proces en planning

10

6

Ondertekening

10

Agendapunt 4 AB 7 februari 2022: Kadernota 2023 0.3 (2021007594)

2 / 10

1

VOORWOORD

Wat kan ik zeggen over 2023, nu we weten dat veel van wat we voorzagen voor 2022 toch niet helemaal is uitgekomen: we zitten nog midden in de Covid-crisis; het van kracht worden van de Omgevingswet is nog niet helemaal zeker; we hebben de nieuwe Strategie, om goede redenen, uitgesteld; het nieuwe regeringsbeleid is er nog steeds niet, …. 2021 voelt aan als een ‘surplace’. Toch zal 2022 geen verloren jaar worden. De gemeenteraadsverkiezingen gaan door en een vernieuwd bestuur van de dienst zal er komen. We zullen onze nieuwe bestuurders graag verwelkomen en inwerken. Er zal meer duidelijkheid komen over de opvolging van de aanbevelingen van de commissie Van Aartsen en de samenwerking tussen de diensten in Zuid-Holland zal ongetwijfeld positieve vruchten afwerpen. 2022 wordt een jaar van investeren, dat is niet veranderd. Maar nadat we in financiële zin de basis op orde hebben gebracht, moeten we dat nu vooral ook met ons informatiemanagement doen: meer dan we voorzien hadden moeten we terug naar de basis en opnieuw bouwen, maar dan wel steviger en meer op de toekomst voorbereid. En ondertussen moeten we heel veel zorg besteden aan onze medewerkers, koesteren wie we hebben, opleiden en faciliteren, maar ook aan het aantrekken van nieuwe collega’s, uit soortgelijke organisaties of juist niet, want dat laatste kan erg verfrissend zijn voor de cultuur van de dienst.

Vanaf 2022 moeten we beter gaan rapporteren over onze dienstverlening. Met onze dienstverlening zelf is, wat ik zo hoor, in het algemeen niet zo heel veel mis. Maar met onze verantwoording wel. Goed rapporteren over wat we doen en hoe we er voor staan ten opzichte van de opdrachten die we hebben gekregen gaat ons niet goed af. Daarmee doen we niet alleen onze opdrachtgevers tekort, maar ook onszelf. Dat moet anders. Wat betekent dat allemaal voor 2023? We hebben de Strategie 2018-2021 geëvalueerd en daaruit conclusies getrokken over de benodigde acties voor de komende twee jaar. Die acties vatten we concreet samen in een tien-punten-plan waarmee we aan de slag gaan. Vier jaar geleden startte ik als directeur van de dienst, ook met een nieuwe strategie en ook binnen drie maanden gemeenteraadsverkiezingen. Ik heb toen mijn bevindingen van de eerste honderd dagen samengevat in een tien-punten-plan, dat heel goed heeft gewerkt om bestuurders mee te nemen en concrete resultaten te behalen. Dat proberen we te herhalen. 2023 wordt dan een jaar van consolideren en doorpakken. De basis is steeds meer op orde, de dienst doet de goede dingen, en doet dat goed. Alle veranderingen krijgen in 2023 hun plaats en vertaling in een nieuwe Strategie voor de toekomst. Laten we weer gaan coursen!

Marlies Krul-Seen Directeur Omgevingsdienst West-Holland

Agendapunt 4 AB 7 februari 2022: Kadernota 2023 0.3 (2021007594)

3 / 10

2

ONTWIKKELINGEN TERUGBLIK 2021: “TUSSENJAAR”

“2021 wordt een jaar van afronden en voorbereiden. De Strategienota die in 2018 startte kent 2021 als laatste jaar en de nieuwe strategie voor 2022 tot en met 2025 wordt voorbereid. De laatste voorbereidingen voor het van kracht worden van de Omgevingswet worden getroffen. De ontwikkelingen bij Duurzaamheid kennen meer focus, met name op energiebesparing.” Bij het schrijven van de Kadernota 2022 was dit het beeld van 2021. Inmiddels is besloten de Strategienota 2018-2021 te evalueren, en met twee jaar te verlengen, op basis van een concreet actieplan. De nieuwe Strategie zal dan met de nieuwe bestuurders met name in 2023 worden opgepakt, om voor de periode 2024-2027 weer gesteld te staan. Inmiddels is de inwerkingtreding van Omgevingswet uitgesteld tot 1 juli 2022, en is het op dit moment, mede gelet op de stand van de formatie van het nieuwe kabinet, nog steeds niet helemaal zeker dat die datum ook gehaald gaat worden. En inmiddels is de aandacht voor duurzaamheid en de noodzaak van acties voor energiebesparing enorm toegenomen. In 2021 is de financiële situatie van de dienst sneller dan verwacht verbeterd, en is de algemene reserve veel minder diep uitgeput hoeven te worden als gevolg van de verhuizing naar de Vondellaan.

De Coronacrisis heeft naast veel negatieve effecten voor de dienst ook een positief effect gehad omdat alle leegstaande ruimten aan de Schipholweg op de een of andere manier aan de RDOG zijn onderverhuurd. Overigens zijn de negatieve effecten van de Coronacrisis er bij de dienst ook: dachten we vorig jaar nog dat we Covid-vrij 2022 zouden ingaan, inmiddels weten we dat we er nog (lang) niet vanaf zijn. De regels om in principe thuis te werken en alleen in uitzonderlijke gevallen naar kantoor te komen zijn weer onverminderd van toepassing verklaard. De rek is er uit bij de mensen, het aantal ziektegevallen -met name Covid, maar ook stress gerelateerde klachten- neemt toe. Het verlofstuwmeer is nog niet echt afgebouwd kunnen worden. Wel hebben we ons voornemen uitgevoerd om te investeren in kantoormiddelen die nu het thuiswerken en straks het ‘nieuwe werken’ faciliteren. 2021 is ook gekenmerkt door een toenemende maatschappelijke belangstelling voor het werkveld van de dienst, met name de zorg voor het milieu. In dat kader heeft de Commissie Van Aartsen het functioneren van het VTH-stelsel onderzocht en is met aanbevelingen gekomen voor verbeteringen.

Dat biedt kansen voor de toekomstige ontwikkeling van de omgevingsdiensten; in afwachting van het gevolg dat het kabinet aan deze aanbevelingen gaat geven noodzaakt het ook tot een pas op de plaats, bijvoorbeeld bij het opstellen van de nieuwe Nota VTH, die mede om die reden nogmaals is verlengd. In 2021 zou de dienst de inbedding van kwaliteitscriteria in het nieuwe zaaksysteem ter hand nemen. Een onderzoek dat daartoe in de eerste helft van het jaar is uitgevoerd heeft aan het licht gebracht dat niet alleen het nieuwe zaaksysteem, maar het gehele informatiemanagement van de dienst grondig herzien diende te worden. Met een nieuwe ploeg IM-mensen is in de volle breedte in kaart gebracht wat er aan schort en in een plan van aanpak is in beeld gebracht welke verbeteringen noodzakelijk zijn. Er zal zeker anderhalf jaar nodig zijn om het gewenste niveau te bereiken, maar dan is ook de basis gelegd voor verdere ontwikkeling. Agendapunt 4 AB 7 februari 2022: Kadernota 2023 0.3 (2021007594)

4 / 10

2022 EN 2023: STRATEGISCHE TUSSENPERIODE Op 16 maart 2022 vinden de Gemeenteraadsverkiezingen plaats. Voor de dienst als gemeenschappelijke regeling van twaalf gemeenten en de provincie heeft dit vanzelfsprekend gevolgen voor de samenstelling van het bestuur, zowel het algemeen bestuur als het dagelijks bestuur. De dienst zal in de loop van 2022 een passend kennismakings- en inwerkprogramma voor de nieuwe bestuurders opzetten en uitvoeren. In 2023 zal de dienst samen met het nieuwe bestuur de nieuwe strategie ontwikkelen. De verwachting is dat er dan meer zicht is op de landelijke ontwikkelingen en de acties en maatregelen die daaruit voortkomen, zodat die in de strategie vertaald kunnen worden. Ook de opdracht van de provincie aan de vijf Zuid-Hollandse diensten om een samenwerkingsprogramma op te stellen zal dan tot resultaat hebben geleid.

Tot het zover is zal de dienst verder werken aan belangrijke onderwerpen, die te maken hebben met de verbetering van de opdrachtgeversrelatie tussen deelnemers en dienst, en met de interne huishouding van de dienst: - aandacht voor inhoudelijke onderwerpen die mede worden ingegeven door de actualiteit, en hun vertaling krijgen in het VTH-beleid (vergunningverlening, toezicht en handhaving) - het transparant maken van het takenpakket, onderverdeeld naar basistaken, plustaken en ontwikkelingstaken, om de discussie met de deelnemers over de inbreng en uitvoering van taken te faciliteren - kwaliteitsverbetering, op het gebied van sturing en rapportage - investeren in medewerkers, in een aantrekkelijke werksfeer en in arbeidsmarktcommunicatie, om het menselijk kapitaal op peil te houden - aanpakken van de informatievoorziening, opdat die toekomstbestendig wordt en de basis legt voor verdere ontwikkeling - blijvende aandacht voor de bedrijfsvoering, onder andere door het uitvoeren van ontwikkelpunten uit de Nota Planning en Control, zoals het onderzoeken van verschillende vormen van tariefdifferentiatie en het optimaliseren van de norm voor productiviteit.

3

BELEIDSINHOUDELIJKE KADERS 2023 ACTUELE INHOUDELIJKE THEMA’S

Vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) staan ook de komende jaren volop in de belangstelling. Niet alleen het stelsel, maar ook de inhoudelijke thema’s. Steeds meer zal, mede door schaarste aan middelen, maar ook door toenemend gebruik van data, risicogericht gewerkt worden. Niet aantallen controles zijn bepalend voor het resultaat, maar de effectiviteit van de acties, zowel repressief als preventief. Door gerichte samenwerking in de keten en nauwe afstemming van informatie neemt de slagkracht toe, ook op ingewikkelde thema’s als ondermijning. Samen en gericht kunnen we criminaliteit beter aanpakken, op milieugebied en daarbuiten.

Agendapunt 4 AB 7 februari 2022: Kadernota 2023 0.3 (2021007594)

5 / 10

De aandacht van publiek, media en onderzoeksjournalisten voor de werkvelden Milieu en Bodem lijkt nog niet af te nemen. Of het nu gaat om uitstoot van fijnstof, de recycling van asfalt, weer nieuwe zeer zorgwekkende stoffen, oude bodemvervuilingen: de dienst is er van en wil er ook van zijn. Als voorbeeld heeft de dienst de uitnodiging om samen te werken met de gemeente Katwijk en de provincie Zuid-Holland om problemen met batterijen in de toegepaste bouwstof voor de verbreding van de provinciale weg op te lossen graag aangenomen. Het biedt de mogelijkheid om onze toegevoegde waarde te laten zien, maar het houdt ons ook alert, door vanuit de samenleving naar het eigen werkveld te blijven kijken. Op het gebied van bouwen zal met de komst van de Omgevingswet ook de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) van kracht worden. Dit zal van invloed zijn op de opdracht van- en de taakuitvoering voor de gemeente Noordwijk, maar wellicht biedt deze wet ook kansen voor samenwerking met andere deelnemers. De gemeente Noordwijk laat een onafhankelijk onderzoek uitvoeren naar de kwaliteit en kosten van de uitvoering van de bouwtaken door de dienst, in vergelijking met de optie om deze taken weer zelf uit te gaan voeren. De resultaten zijn nog niet bekend.

Als deze taak niet meer aan de dienst wordt opgedragen zal dit grote gevolgen hebben voor de dienst, voor het onderdeel bouwen, maar ook voor de bedrijfsvoering, en zal dit een intensief traject vergen dat ook in 2023 zal doorlopen. Voor de Omgevingswet gaan we er van uit dat 2022 het overgangsjaar zal zijn. We blijven ons voorbereiden en ontwikkelen om de overgang goed te kunnen maken, maar realiseren ons dat er ook na de start een groeitraject zal zijn, in het ontwikkelen van kunde en van vaardigheden. Naast blijvende aandacht voor een goede voorbereiding zal ook de ontwikkeling van- en het aansluiten op het DSO, het digitale stelsel van de Omgevingswet, de nodige aandacht blijven vragen. In onze advisering op het gebied van ruimtelijke ordening en milieu zal er steeds meer aandacht zijn voor de integrale benadering van vraagstukken en zal de samenwerking in de keten met partners in de regio, zoals de Veiligheidsregio, de RDOG en de politie, verder worden geïntensiveerd. Energiebesparing zal bij Duurzaamheid nog meer dan voorheen een zeer belangrijk thema zijn, ook omdat de basistaken op dit gebied worden uitgebreid. Vanuit de rol die we al hebben zullen we het gesprek aangaan in de regio hoe we effectiever kunnen samenwerken en daardoor meer kunnen bereiken. Ook de samenwerking met Holland Rijnland zal hiertoe worden geïntensiveerd.

Daarnaast zullen nieuwe thema’s, waarbij raakvlakken zijn met bestaande deskundigheid van de dienst, worden aangepakt. De MER voor de RES is een bestaand voorbeeld, maar bijvoorbeeld ook op gebied van gebruik van de bodem voor warmtetoepassingen kan de dienst deskundigheid bijdragen.

SAMENWERKING ZUID-HOLLANDSE OMGEVINGSDIENSTEN De intensivering van de samenwerking tussen de vijf diensten in Zuid-Holland zal ongetwijfeld een verbreding en een verdieping van de beschikbare denk- en ontwikkelingskracht bij de dienst teweeg brengen. Op het gebied van arbeidsmarktbenadering en van informatievoorziening worden vanuit het bestuur specifieke opdrachten meegegeven, maar elkaar beter kennen biedt ook mogelijkheden voor het stellen van hulpvragen op allerlei gebied: een collega van een andere dienst vervult nu op interim basis een ingewikkelde functie bij de dienst. Agendapunt 4 AB 7 februari 2022: Kadernota 2023 0.3 (2021007594)

6 / 10

INVESTEREN IN INFORMATIE De uitvoering van de lang gekoesterde wens van dienst om alle informatie, producten, rapporten en adviezen van de dienst te ontsluiten met een digitale kennisbank -die door middel van topografie wordt ontsloten en die gekoppeld is met systemen en informatie van ketenpartners- heeft door de ontwikkelingen op het gebied van informatiemanagement stagnatie opgelopen. De dienst werkt aan een algemene aanpak die de basis niet alleen op orde brengt maar ook verstevigt, zodat doorontwikkeling op verschillend gebied mogelijk is. Zodra de dienst ver genoeg is gevorderd met onderdelen daarvan, zoals verbetering datakwaliteit, zal dit project alsnog doorgestart worden.

PORTEFEUILLE EN BEDRIJFSVOERING VERDER OP ORDE Regelmatig stellen deelnemers de vraag welke taken ze wettelijk verplicht zijn bij de dienst in te brengen (basistaken) en voor welke taken ze de keuze hebben (plustaken): of om die al dan niet door de dienst te laten uitvoeren of om die om budgettaire redenen al dan niet tijdelijk te schrappen. De dienst wil deze keuzes zo goed mogelijk faciliteren en maatwerk leveren waar dat kan: waar zit de winst voor de deelnemers, hoe kunnen we daar flexibel op inspelen en voorkomen dat vragen niet opgepakt kunnen worden. In de werkplannen leggen we de afspraken vast, maar de rapportages over de uitvoering zijn nog niet op het gewenste niveau, en met name het detailniveau waarop gerapporteerd dient te worden is nog een zoektocht. Door de sturing en verantwoording beter met elkaar in balans te brengen wil de dienst hierin een verbeteringsslag doorvoeren. Inhuur blijft een punt van aandacht: niet alleen de arbeidsmarkt is krap, maar ook bij inhuur wordt het steeds lastiger om geschikte kandidaten te vinden. Om die reden heeft de dienst de aanpak met 5 trainees bij bouwen inmiddels uitgebreid met nog eens 7 trainees, bij milieu en bij duurzaamheid, maar ook voor juridisch werk en informatiemanagement.

Trainees zijn ingehuurde medewerkers die met weinig ervaring tegen een laag tarief worden ingehuurd, en als ze voldoende ingewerkt zijn in dienst komen bij de dienst. Het blijkt een goede manier te zijn om in deze lastige markt toch goede mensen te werven, maar ook om de zo gewenste verjonging van de dienst te bereiken: de dienst heeft inmiddels meer dan twintig twintigers in haar midden! Daarnaast worden de kosten van inhuur in de hand gehouden door de inzet van ingehuurde medewerkers doeltreffender te maken en daarmee het verschil in kosten tussen vaste medewerkers en ingehuurde medewerkers te beperken. Op financieel gebied is een aantal ontwikkelpunten uit de Nota Planning en Control 20202023, die het komende jaar vernieuwd zal worden, nog niet aangepakt. Dit betreft met name tariefdifferentiatie en de financieringsstructuur. Voor de eerste zal een voorstel worden voorbereid dat zowel rekening houdt met de kwaliteit van de inzet als met de wijze van contracteren (meerwerk of niet, vraag-gestuurd of niet). Voor de tweede is van belang dat de financiële situatie van de dienst als geheel aanzienlijk gezonder is geworden, maar dat relatief gezien de bijdragen van de deelnemers niet altijd in een goed te verdedigen verhouding tot elkaar staan. Een nadere analyse van de financiële inrichting van de dienst zal worden uitgevoerd en als basis dienen voor verdere voorstellen.

Agendapunt 4 AB 7 februari 2022: Kadernota 2023 0.3 (2021007594)

7 / 10

4

FINANCIELE KADERS 2023 INDEXERING

In de nota Planning en Control 2020-2023 is vastgelegd dat het uurtarief en de materiële budgetten van de deelnemers jaarlijks worden geïndexeerd, op basis van de richtlijn van de commissie Financiële Kaderstelling Gemeenschappelijke Regelingen Hollands Midden (FKGRHM), tenzij het algemeen bestuur vanuit een oogpunt van ordentelijk begroten anders besluit. Met de richtlijn van de commissie FKGRHM beschikken de gemeenten in de regio HollandsMidden sinds 2010 over een gedragen instrument om met alle gemeenschappelijke regelingen waarin zij deelnemen uniforme afspraken te maken over indexering en algemene taakstelling voor de op te stellen begrotingen. De Provincie Zuid-Holland neemt niet deel in de bovengenoemde commissie en is niet verbonden met deze kaderstelling. De Provincie heeft in haar kaderbrief de financiële kaders aangegeven voor de gemeenschappelijke regelingen waarin zij deelneemt. Het financiële kader van de provincie is lager dan de kaderstelling die is bepaald in de commissie FKGRHM. Tabel 1 – Overzicht verschillen indexatie Onderdeel Indexatiepercentage Provincie ZuidHolland Loon 2,30% Materieel 1,90%

Indexatiepercentage Verschil FKGRHM 3,70% 2,50%

- 1,50% - 0,60%

Het grote verschil tussen beide is niet zozeer te verklaren vanuit de gekozen uitgangspunten (gebaseerd op publicaties van het CPB en kenbaar gemaakt in de mei- en septembercirculaires), als wel vanuit de andere insteek van de commissie FKGRHM. De commissie FKGRHM gaat voor een waardevaste indexering, houdt daartoe rekening met tussentijdse ontwikkelingen in 2021 en 2022 en rekent die door in het uiteindelijke indexeringspercentage; de provincie doet dat niet of veel minder. Dat leidt tot een substantieel verschil in de uiteindelijke indexeringspercentages, zoals te zien is in Tabel 2 en Tabel 3. In deze tabellen is het indexeringspercentage als gewogen gemiddelde van loonkosten en materieelkosten berekend, volgens de voor de dienst vastgestelde vaste verhouding van 75- en 25%. Tabel 2 – Berekening Indexering 2023 conform FKGRHM Onderdeel Indexatiepercentage Naar rato Loon Materieel

3,70% 2,50%

Gewogen gemiddelde 75% 2,78% 25% 0,63% Indexering 2023 3,40%

Agendapunt 4 AB 7 februari 2022: Kadernota 2023 0.3 (2021007594)

8 / 10

Tabel 3 – Berekening Indexering 2023 conform kaderbrief Provincie Zuid-Holland Onderdeel Indexatiepercentage Naar rato Gewogen gemiddelde Loon 2,30% 75% 1,73% Materieel 1,90% 25% 0,48% Indexering 2023 conform kaderbrief Provincie Zuid-Holland 2,21% Het is aan het algemeen bestuur om te besluiten over het indexeringspercentage. Vooralsnog zijn wij, in lijn met voorgaande jaren, uitgegaan van de toepassing van het indexeringspercentage zoals dat door de commissie FKGRHM is vastgesteld. Samenvatting financiële kaders 2023 De toegestane prijsindexatie voor 2023 bedraagt 3.70% voor beloning werknemers en 2,50% voor materiële kosten. Op basis van een gewogen gemiddelde van 75% van de indexering van de personeelskosten en 25% van de indexering van de materiële component, geeft dit een indexeringspercentage voor 2023 van 3,40%.

TARIEF 2023 Uurtarief deelnemers In overeenstemming met de aangegeven indexering bedraagt het uurtarief voor 2023 € 97,45 voor alle deelnemers. Dit is als volgt opgebouwd: Tabel 4 – Berekening uurtarief 2023 Tarief 2022 € 94,25 Indexering 3,40% € 3,20 Tarief 2023 € 97,45 Tabel 5 - Ontwikkeling uurtarief deelnemers Begroting 2021 2022 Uurtarief € 93,02 € 94,25

2023 € 97,45

Overige tarieven De Omgevingsdienst verstrekt bodeminformatie via het Bodem Informatiepunt (Bip). Vooral makelaars vragen bodeminformatie op. Hiervoor betalen zij een vergoeding per aanvraag. Tabel 6 – Berekening tarief per aanvraag 2023 Tarief 2022 € 42,71 Indexering 3,40% € 1,45 Tarief 2023 € 44,16 Tabel 7 – Ontwikkeling tarief per aanvraag via Bip BIP 2021 2022 Tarief per aanvraag € 42,15 € 42,71

2023 € 44,16

Agendapunt 4 AB 7 februari 2022: Kadernota 2023 0.3 (2021007594)

9 / 10

5

PROCES EN PLANNING

Het concept voor deze Kadernota is in de vergadering van het dagelijks bestuur van 13 december 2021 vastgesteld en direct daarna toegezonden aan de leden van het algemeen bestuur, ter definitieve goedkeuring in de vergadering van 7 februari 2022. In de tussentijd is het mogelijk om raden en staten te informeren over deze nota en deze desgewenst te laten toelichten door de dienst. Na goedkeuring in het algemeen bestuur vormt de Kadernota 2023 de basis voor de Begroting 2023, die in februari-maart wordt opgesteld en in de vergadering van het dagelijks bestuur van 11 april 2022 wordt vastgesteld. Daarna wordt de begroting voor zienswijzen voorgelegd aan de raden en staten van de deelnemers. Op 11 juli 2022 neemt het algemeen bestuur een definitief besluit over de Begroting 2023.

6

ONDERTEKENING

Vastgesteld door het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst West-Holland op 7 februari 2022,

De voorzitter,

De secretaris,

Y. Peters-Adrian

M.E. Krul-Seen

Agendapunt 4 AB 7 februari 2022: Kadernota 2023 0.3 (2021007594)

10 / 10

Jaarstukken 2021 24 maart 2022

INHOUDSOPGAVE Voorwoord

5

JAARVERSLAG 2021

6

1. Inleiding Leeswijzer

7 8

2. Verantwoording activiteiten 2021 2.1. Programma Milieu 2.2. Programma Ruimtelijke Ordening 2.3. Programma Duurzaamheid 2.4. Programma Bouwen 2.5. Programma Bodem 2.6. Programma Randvoorwaardelijke Taken 2.7. Klanttevredenheid

9 9 11 12 14 16 17 18

3. Samenvatting resultaat en resultaatbestemming 3.1. Realisatie per deelnemer 2021 in uren 3.2. Het resultaat 3.3. De algemene reserve 3.4. Resultaatbestemming

19 19 20 21 22

PARAGRAFEN 2021

24

4. PARAGRAFEN 4.1. Lokale heffingen 4.2. Weerstandsvermogen 4.2.1. Vrije ruimte in de algemene reserve 4.2.2. Risico’s 4.2.3. Financiële kengetallen 4.3. Onderhoud kapitaalgoederen 4.4. Financiering 4.5. Bedrijfsvoering 4.5.1 Informatisering en automatisering 4.5.2 Personeel 4.5.3 Planning & Control 4.6. Staat van investeringen 4.7. Verbonden partijen 4.8. Grondbeleid

25 25 25 25 25 28 29 30 32 32 32 33 34 34 34

5. Jaarrekening 2021 5.1. Balans per 31 december 2021

35 35

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

3 / 69

5.2. Toelichting op de balans 5.3. Niet uit de balans blijkende verplichtingen 5.4. Programmarekening 2021 5.5. Toelichting op de programmarekening 5.6. Wet normering topinkomens

37 42 43 45 50

Ondertekening

51

Bijlagen

52

Bijlage A: Wet normering topinkomens Bijlage B: SISA-bijlage Bijlage C: toelichting eindafrekening en frictielasten Bijlage D: programmarekening naar taakvelden Bijlage E: rapportage kwaliteitscriteria 2.1 Bijlage F: controleverklaring

53 55 56 57 58 66

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

4 / 69

Voorwoord Al bijna twee jaar is corona van grote invloed op ons werk en ons leven. Als we iets kunnen leren uit de coronacrisis dan is het wel dat volksgezondheid een belangrijke waarde is, en dat we samen voor een schone en veilige leefomgeving moeten zorgen. Omgevingsdiensten spelen hierbij uiteraard een belangrijke rol, want door onze VTH-taken adequaat uit te voeren dragen we er aan bij dat de regio leefbaar blijft. Ook onze advisering op het gebied van milieu, omgevingsbeleid en duurzaamheid is in 2021 weer uitgebreid en zal de komende jaren steeds belangrijker worden. Want het stikstofbeleid, de afspraken uit het klimaatakkoord en energiezuinig leven zijn termen die niet meer zijn weg te denken uit de samenleving. In dit jaarverslag leest u hoe we het afgelopen jaar invulling hebben gegeven aan de afspraken in de werkplannen. Bovendien vertellen we hoe we ons hebben voorbereid op nieuwe ontwikkelingen en op welke manier we kennis en data hebben versterkt. Dat het niet allemaal vanzelf ging mag duidelijk zijn. Want het blijft een surrealistisch gegeven; we hebben al een jaar de beschikking over een prachtig nieuw kantoor, maar de meeste collega’s zijn er nog nauwelijks geweest. Thuiswerken is ook in 2021 de norm gebleven. Uiteraard hebben we allerlei nieuwe manieren bedacht waarop we ons werk toch goed kunnen doen, maar de focus houden wordt wel moeilijker.

Iedereen weet dat het fundament onder een organisatie bestaat uit een hechte groep mensen. Maar juist een van de vervelende bijzaken van de afstandsmaatregelen is dat we onthecht raken. In het sociaal jaarverslag vertelt de afdeling HRM hoe we proberen ervoor te zorgen dat we aandacht voor elkaar houden, hoe we aan personeelswerving doen en van welke nieuwe regelingen medewerkers kunnen profiteren. In 2021 is de financiële situatie van de dienst sneller dan verwacht verbeterd. We hebben minder dan verwacht gebruik hoeven te maken van de algemene reserve. Door de toenemende zorg om het milieu zullen er de komende jaren kansen zijn om te groeien en verder te ontwikkelen. Samenwerken is daarbij echt ons sleutelwoord. Ik spreek dan ook de hoop uit dat in 2022 het kantoor niet meer zo hol zal klinken en dat we samen met de gemeenten, de provincie en andere omgevingsdiensten, er een succesvol jaar van kunnen maken.

Marlies Krul-Seen Directeur Omgevingsdienst West-Holland

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

5 / 69

JAARVERSLAG 2021

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

6 / 69

1. Inleiding Omgevingsdiensten worden steeds meer een volwaardige partner in de zorg voor een veilige en schone leefomgeving. De resultaten van 2021 die in dit jaarverslag zijn te lezen laten dat goed zien. De samenwerking met de Zuid-Hollandse omgevingsdiensten en andere ketenpartners is op veel fronten versterkt. Het jaar is opnieuw afgesloten met een positief saldo. Productie Algemeen kan worden gesteld dat de dienst ondanks corona zich aan de productie zoals afgesproken in de werkplannen heeft gehouden. Bouwen en Bodem hebben alle uren gerealiseerd, Ruimtelijke Ordening laat een lichte daling zien, ondanks het toegenomen aantal adviezen. Milieu, Duurzaamheid en Randvoorwaardelijke Taken hebben minder uren kunnen realiseren. Alle cijfers worden per programma in hoofdstuk 2 toegelicht. Opleiding en ontwikkeling Het voornemen om in 2021 vooral te investeren in personeel is gegeven alle omstandigheden naar wens uitgevoerd. Er zijn veel opleidingen gevolgd, met name over de Omgevingswet die op 1 januari 2023 van kracht wordt en die een nieuwe manier van werken vereist. Daarnaast is een succesvol programma voor trainees gestart. Dit meerjarig traject heeft de dienst in samenwerking met externe bureaus opgestart om specialisten voor bouw- en milieutaken, en juristen op te leiden.

Het is een van de manieren waarmee de dienst de steeds grotere krapte op de arbeidsmarkt probeert te ondervangen. Interne wijzigingen De komst van de Omgevingswet heeft intern voor verschuivingen in taken en verantwoordelijkheden gezorgd. Milieu gerelateerde vragen met betrekking tot bouwplannen zijn overgeheveld naar Ruimtelijke ordening. De naam van dit programma zal in 2022 veranderen in Omgevingsadvies. Intern onderzoek heeft aan het licht gebracht dat het informatiemanagement herzien diende te worden. Er is geïnvesteerd in een nieuwe ploeg mensen die in kaart heeft gebracht welke verbeteringen noodzakelijk zijn. Zowel datakwaliteit als de bedrijfsvoering zullen volgens de planning aan het eind van 2022 weer op het gewenste niveau zijn. Strategie In 2021 is besloten de Strategienota 2018 – 2021 te evalueren en met twee jaar te verlengen, om de nieuwe bestuurders meer tijd te geven om de dienst te leren kennen. De nieuwe Strategie zal met de nieuwe bestuurders op basis van een concreet actieplan met name in 2023 worden opgepakt. Intussen zal de dienst niet stilzitten: onder andere de inwerkingtreding van de Omgevingswet, de verkiezingen en de toegenomen aandacht voor duurzaamheid en energiebesparing hebben tot een ‘10 puntenplan’ geleid, waarin de concrete acties voor 2022 en 2023 zijn opgenomen.

Corona Uiteraard had de pandemie ook dit jaar invloed op de organisatie en op het werk, maar we konden er al beter mee omgaan. Met de afstandsmaatregelen zijn nieuwe manieren van controleren en adviseren geïntroduceerd. Na de verhuizing van de dienst is het oude pand onderverhuurd aan de RDOG. Dit had een positief effect op de financiële situatie. Helaas bleef thuiswerken lang de standaard, een situatie die door veel personeelsleden als zwaar werd ervaren. Iedereen hoopt dan ook dat we nu volop gebruik kunnen gaan maken van het nieuwe pand aan de Vondellaan.

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

7 / 69

LEESWIJZER In hoofdstuk 2 treft u als eerste het jaarverslag van 2021 aan. Hierin wordt per programma verantwoording afgelegd over 2021, zowel inhoudelijk als financieel. In hoofdstuk 3 behandelen we op hoofdlijnen de resultaten van 2021 en de reserves. Hoofdstuk 4 vervolgt met de paragrafen, met onder andere de actualisatie van de risico-inventarisatie. Vervolgens treft u de jaarrekening van 2021 aan in hoofdstuk 5. In dit hoofdstuk is de balans opgenomen, met toelichting en de overzichten van baten en lasten met de toelichtingen hierop. Daarna treft u diverse bijlagen aan (A t/m E) ter ondersteuning van het inzicht in de jaarrekening. De jaarstukken worden afgesloten met een controleverklaring van de accountant in bijlage F. Het jaarverslag en de jaarrekening van de dienst zijn opgesteld volgens het Besluit Begroting en Verantwoording voor provincies en gemeenten (BBV). Deze voorschriften gelden ook voor omgevingsdiensten.

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

8 / 69

2. Verantwoording activiteiten 2021 2.1. PROGRAMMA MILIEU Het programma Milieu controleert bedrijven op milieuwet- en regelgeving. Daarnaast worden meldingen getoetst en vergunningen verleend. Controle van bedrijven Vooral aan het begin van het jaar werden bedrijven nog grotendeels administratief gecontroleerd op de milieuwet- en regelgeving. Bedrijfsbezoeken waren door de coronamaatregelen vrijwel niet mogelijk. Controles op bijvoorbeeld gevaarlijke stoffen, mestplaat of brandwerende maatregelen werden wel fysiek uitgevoerd. Mede hierdoor zijn er minder uren gerealiseerd dan begroot in de werkplannen. Het verschil in uren wordt ook veroorzaakt door een veranderde samenstelling van het team door natuurlijk verloop. Nieuwe collega’s zijn in opleiding maar handelen nog niet zelfstandig dossiers af. In 2022 zal naar verwachting het programma milieu weer een volledige bezetting hebben en kunnen achterstanden worden weggewerkt. Omgevingswet De dienst bereidt zich voor op een andere, meer diverse wijze van toezicht houden, zowel voor als na de invoering van de Omgevingswet. Accenten komen meer te liggen op administratief en risicogericht toezicht. In 2021 hebben de milieuteams trainingen gevolgd en casussen onderzocht om zich de nieuwe wet- en regelgeving eigen te maken.

Biotech In de gemeenten Leiden en Oegstgeest is het Bio Science Park, met veel bedrijven in de biotechnologie, verder ingericht. Twee van de covid-vaccins worden in Leiden geproduceerd. Veel nieuwe bedrijven starten in één van de bedrijfsverzamelgebouwen, zoals die van BioPartner. In 2021 is BioPartner 5 in Oegstgeest in gebruik genomen en in Leiden heeft de dienst nog twee aanvragen voor nieuwe verzamelgebouwen in behandeling. Vergunningen en meldingen Ondanks corona zijn er in 2021 veel nieuwe meldingen behandeld en enkele vergunningen afgegeven. Er zijn bovendien steeds vaker meldingen voor bodemenergiesystemen die bijdragen aan de verduurzaming van de regio. Datagedreven en risicogericht toezicht Er is op projectbasis door middel van datagedreven onderzoek, brandveiligheid binnen risicovolle horecabedrijven onderzocht. Inmiddels is 100% van de bedrijven gecontroleerd op brandveiligheid, bijvoorbeeld op controle van afzuiginstallaties. Deze bedrijven hebben ook advies gekregen over hun brandblusmiddelen. In 2022 zal deze vorm van toezichthouden vaker worden toegepast. Het zal mede als basis dienen hoe de dienst in de toekomst het toezicht zal programmeren. De focus komt meer te liggen op milieurelevante thema’s bij diverse branches. Daarnaast zal de dienst samen met de deelnemers de nota VTH herijken.

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

9 / 69

Signalen van ondermijning Vanuit samenwerkingsverbanden met gemeentes, politie en andere toezichthoudende instanties, voert de dienst integrale ondermijningscontroles uit. Om signalen van ondermijning te leren herkennen zijn in 2021 medewerkers opgeleid. Eind dit jaar is er ook een projectleider ondermijning aangesteld. Alle deelnemers hebben voor 2022 ruimte vrijgemaakt in hun begroting om dit steeds urgentere probleem programmatisch aan te pakken.

Wat zeggen de cijfers? Realisatie per programma

Milieu Totaal uren Uren x tarief Materieel budget Totaal bijdrage deelnemer

Actueel Verschil t.o.v. Verschil t.o.v. Begroting Werkplan Offertes werkplan Prognose Realisatie Actueel werkplan Prognose 2021 2021 2021 2021 2021 2021 2021 2021 57.785 55.201 100 55.301 46.568 47.153 -8.148 585 € 5.375.161 € 5.134.785 € 9.302 € 5.144.087 € 4.331.755 € 4.386.150 € (757.937) € 54.395 € 222.724 € 237.027 € (4.800) € 232.227 € 225.824 € 6.973 € (225.254) € (218.850) € 5.597.884 € 5.371.812 € 4.502 € 5.376.314 € 4.557.579 € 4.393.123 € (983.191) € (164.456)

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

10 / 69

2.2. PROGRAMMA RUIMTELIJKE ORDENING Ruimtelijke Ordening adviseert bij ruimtelijke vraagstukken, met name op het gebied van milieu. In 2021 zijn er weer meer adviezen verstrekt en besluiten genomen. Adviezen en besluiten Het aantal adviezen dat de dienst heeft verstrekt is opnieuw gestegen. Van 1.000 adviezen in 2020 tot meer dan 1.100 in 2021. Toch is er een lichte daling van het gerealiseerde aantal uren ten opzichte van de werkplannen. Dit komt omdat er meer vragen zijn die met weinig ureninspanningen te beantwoorden zijn. Ruimtelijke Ordening is een vraag gestuurd programma. Er worden vooral adviezen gegeven en besluiten genomen. Die zijn in vier categorieën in te delen: 1. Adviezen over bouwplannen. 2. Adviezen over ruimtelijke plannen zoals bestemmingsplannen, omgevingsvisies en omgevingsplannen. 3. Hogere waarden besluiten geluid namens bevoegd gezag. 4. Mer-beoordelingsbesluiten namens bevoegd gezag. Schipholtaken Een vast aantal uren is gereserveerd voor het secretariaat Bestuurlijk overleg Schiphol cluster Zuidwest. Bijna alle deelnemers maken hiervan deel uit. De secretaris is proactief en heeft de regie op proces en inhoud. Ook zijn er vaak berichten over Schiphol in de media; als die leiden tot bestuurlijke vragen, moeten die snel getackeld worden.

Om inzicht te krijgen in de ontwikkeling van het vliegtuiggeluid in de regio, wordt er permanent vliegtuiglawaai gemeten. De dienst heeft hierbij een adviserende rol en maakt op basis van de gegevens een rapportage ten behoeve van de gemeenteraden en bewoners van de betreffende gemeenten. Nieuwe naam De Omgevingswet gaat de Wet Ruimtelijke Ordening vervangen. Vanaf komend jaar zal de naam van het programma Ruimtelijke Ordening dan ook veranderen in Omgevingsadvies.

Wat zeggen de cijfers? Realisatie per programma

Ruimtelijke ordening Totaal uren Uren x tarief Materieel budget Totaal bijdrage deelnemer

Actueel Verschil t.o.v. Verschil t.o.v. Begroting Werkplan Offertes werkplan Prognose Realisatie Actueel werkplan Prognose 2021 2021 2021 2021 2021 2021 2021 2021 25.052 27.885 96 27.981 28.096 26.094 -1.887 -2.002 € 2.330.337 € 2.593.839 € 8.930 € 2.602.769 € 2.613.490 € 2.427.259 € (175.510) € (186.231) € - € - € - € - € - € - € - € € 2.330.337 € 2.593.839 € 8.930 € 2.602.769 € 2.613.490 € 2.427.259 € (175.510) € (186.231)

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

11 / 69

2.3. PROGRAMMA DUURZAAMHEID Van het controleren van wettelijke energiebesparingsmaatregelen tot het begeleiden en faciliteren van de stimuleringsfondsen. Van milieucommunicatie tot circulair ondernemen; de Omgevingsdienst helpt deelnemers op alle mogelijke manieren duurzamer te worden. Het programma duurzaamheid laat zien dat er iets minder uren zijn gemaakt dan begroot in de werkplannen. Dit is terug te voeren op zowel de werkzaamheden die betrekking hebben op de fondsen als op de werkzaamheden voor de Informatie- en energiebesparingsplicht. Door de krapte op de arbeidsmarkt is er pas in het laatste kwartaal extra personele ondersteuning verkregen en kon de dienst aan een inhaalslag beginnen. Informatie- en energiebesparingsplicht Volgens schatting van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland moeten in onze regio circa 2000 bedrijven voldoen aan de informatie en energiebesparingsplicht. Inmiddels zijn 1315 rapporten binnengekomen en grotendeels beoordeeld. Door de lockdown zijn de (her)controles het eerste halfjaar grotendeels telefonisch en digitaal opgepakt. In 2022 zal hier opnieuw vol op worden ingezet. Regionale Energie Strategie (RES) In 2021 is de RES 1.0 vastgelegd waarin staat hoe de RES-regio Holland Rijnland in 2050 de benodigde energie zoveel mogelijk duurzaam in de eigen regio op wil wekken.

De dienst is trekker van twee werkgroepen, neemt deel aan de andere werkgroepen en brengt vakkennis in. Om de haalbaarheid van de keuzen in de RES zo goed mogelijk te kunnen beoordelen, besloten de samenwerkende overheden een planMER op te stellen. Daarmee was RES- regio Holland Rijnland, samen met de metropoolregio Eindhoven, één van de twee pilot-regio’s in Nederland die een volledige planMER opstelden. In januari is de planMER gepubliceerd Overige projecten • De campagne rondom het Energielabel C voor kantoren loopt. De nieuwe wetgeving gaat in op 1 januari 2023. • Het project Bedrijven opsporen info plicht wordt in 2022 voor diverse deelnemers verder vormgegeven zodra de energiemonitor/dashboard gereed is. • In samenwerking met Stichting Stimular is een start gemaakt voor een nieuwe regeling Green deal Zorg. Zorginstellingen in de regio kunnen daarbij stappen zetten richting een duurzamere bedrijfsvoering. • Voor verschillende deelnemers beheert de dienst stimuleringsfondsen en duurzaamheidsleningen voor particulieren, bedrijven en verenigingen. In 2021 was hier minder vraag naar dan verwacht. Zodoende zijn er minder uren gerealiseerd. • Met het meerjarenprogramma milieucommunicatie sluit de dienst in 2022 aan bij het samenwerkingsverband Verwonder om de Hoek, om cultuur, natuur en duurzaamheid onder de aandacht te brengen.

• Samen met de provincie en andere omgevingsdiensten stimuleert de dienst bedrijven om circulair te ondernemen. Met deze werkwijze behouden grondstoffen hun waarde doordat producten en materialen hergebruikt worden.

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

12 / 69

Wat zeggen de cijfers? Realisatie per programma

Duurzaamheid Totaal uren Uren x tarief Materieel budget Totaal bijdrage deelnemer

Actueel Verschil t.o.v. Verschil t.o.v. Begroting Werkplan Offertes werkplan Prognose Realisatie Actueel werkplan Prognose 2021 2021 2021 2021 2021 2021 2021 2021 11.525 13.198 513 13.711 11.265 10.758 -2.953 -507 € 1.072.056 € 1.227.631 € 47.732 € 1.275.363 € 1.047.824 € 1.000.681 € (274.682) € (47.143) € 421.590 € 310.240 € 80.868 € 391.108 € 386.443 € 319.028 € (72.079) € (67.415) € 1.493.646 € 1.537.871 € 128.599 € 1.666.471 € 1.434.267 € 1.319.710 € (346.761) € (114.557)

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

13 / 69

2.4. PROGRAMMA BOUWEN Het programma Bouwen heeft als kerntaken de behandeling van meldingen en vergunningen met bijbehorende juridische procedures en het houden van toezicht. In 2021 zijn alle milieu gerelateerde vragen met betrekking tot bouwplannen overgeheveld naar Ruimtelijke Ordening. Dat programma doet ook de adviseringen voor de andere milieuthema’s zoals bodem en ecologie. Door deze aanpassing kan Bouwen zich meer richten op zijn kerntaken. Het aantal gerealiseerde uren in 2021 is conform de werkplannen of iets daarboven. Capaciteit Het aantal sloopmeldingen was onverminderd hoog, bij enkele deelnemers zijn daarvoor aanvullende afspraken gemaakt. Het toezicht op asbest(sloop)meldingen is weer opgestart, maar nog niet op het niveau van voor de coronacrisis. Naast de beperkende maatregelen was een capaciteitsprobleem hier de oorzaak van. Inmiddels is het team Bouwen uitgebreid met vijf trainees, die naar verwachting eind 2022 volledig zijn opgeleid. Bouwvergunningen en Toezicht Er was een lichte stijging in het aantal bouwvergunningen. (Wets)wijzigingen en gerechtelijke uitspraken omtrent de stikstofproblematiek hebben invloed op de doorlooptijd van de vergunningsprocedure. Vanwege de beperkende maatregelen heeft toezicht voornamelijk risicogericht plaatsgevonden en op noodzakelijke aspecten zoals constructieve veiligheid.

Omgevingswet en Wet private kwaliteitsborging (Wkb) De invoering van de Omgevingswet en de Wkb zijn voorbereid door de vragenbomen behorend bij de Bruidsschat te verwerken in het DSO. Bovendien is er deelgenomen aan intaketafels om inzicht te krijgen in de veranderingen die de nieuwe wet met zich meebrengt. Voor de Wkb zijn per cluster (vergunningen, juridisch, toezicht en handhaving) digitale kick-off bijeenkomsten geweest om kennis te nemen van de nieuwe manier van werken. In 2022 zal de kick-off met de gemeente Noordwijk plaatsvinden. Interne front-office bouwloket In samenwerking met de gemeente Noordwijk heeft de dienst in 2019 het bouwloket geopend, een wegwijzer in informatieverstrekking op het gebied van bouwen en verbouwen. Bouwloketmedewerkers zijn opgeleid om te leren omgaan met de emoties die vaak gepaard gaan met een bouwaanvraag. De interne front-office is in 2021 in samenwerking met de gemeente verder opgetuigd om alle vooroverlegaanvragen die binnenkomen te toetsen op volledigheid, waarna er wordt besloten over de verdere afhandeling. Geluidswerende projecten Bijna alle deelnemers worden begeleid in langlopende geluidswerende projecten. Incidentele afwijkingen in de planning worden veroorzaakt omdat de dienst afhankelijk is van de beschikbaarheid van adviesbureaus, aannemers en medeoverheden.

Met de invoering van de Omgevingswet zal die afhankelijkheid van derden groter worden. Daar zal in de werkplannen voor 2022 rekening mee gehouden moeten worden.

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

14 / 69

Wat zeggen de cijfers? Realisatie per programma

Bouwen Totaal uren Uren x tarief Materieel budget Totaal bijdrage deelnemer

€ € €

Actueel Verschil t.o.v. Verschil t.o.v. Begroting Werkplan Offertes werkplan Prognose Realisatie Actueel werkplan Prognose 2021 2021 2021 2021 2021 2021 2021 2021 44.625 44.157 -260 43.897 46.009 45.863 1.966 -146 4.151.018 € 4.107.438 € (24.185) € 4.083.252 € 4.279.757 € 4.266.132 € 182.880 € (13.625) 62.287 € 62.287 € - € 62.287 € 62.287 € 23.206 € (39.081) € (39.081) 4.213.304 € 4.169.724 € (24.185) € 4.145.539 € 4.342.044 € 4.289.338 € 143.799 € (52.706)

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

15 / 69

2.5. PROGRAMMA BODEM Vergunningsverlening, toezicht en handhaving zijn de primaire taken van het programma Bodem. Daarnaast informeert en adviseert de dienst vanuit haar expertise, gemeenten en provincie met betrekking tot landelijke en regionale vraagstukken. Omgevingswet en Wet bodembescherming De realisatie van het programma Bodem ligt in lijn met de begroting. Naast de reguliere uitvoer van de taken in het kader van de Wet Bodembescherming (Wbb) is er in 2021 ook de nodige tijd besteed aan de voorbereidingen op de invoering van de Omgevingswet in 2022. Het bevoegd gezag Wbb zal door de nieuwe Omgevingswet voor veel locaties van de provincie naar de gemeenten overgaan. De dienst verzorgt de warme overdracht van deze taken door onder andere te zorgen voor de juiste verwerking van gegevens in het bodeminformatiesysteem. Hiermee wordt duidelijk welke locaties exact onder de bevoegdheid van de gemeenten komen en welke onder het bevoegd gezag van de provincie blijven. Bovendien is er een inschatting gemaakt wat na de overdracht van de wettelijke taken de hoeveelheid werk en de financiële consequenties zullen zijn per gemeente (exclusief gemeente Leiden, die deze taken nu al zelf uitvoert). Na de inwerkingtreding van de Omgevingswet eind 2022 zal de raming aangepast worden.

Regionale Bodemkwaliteitskaart en nota bodembeheer De bodemkwaliteitskaart verschaft inzicht in de kwaliteit van de grond in de gemeenten. Met behulp van deze kaart wordt er samen met de regiogemeenten (duurzaam) beleid opgesteld voor het toepassen van grond in de regio. Mede dankzij de gedegen voorbereiding, participeren bijna alle deelnemers in dit project. De verwachting is dat de bodemkwaliteitskaart en bijbehorende nota bodembeheer medio 2022 in gebruik kunnen worden genomen. Netwerk Bodem en Ondergrond De intentie van het Netwerk Bodem en Ondergrond was om in 2021 een 3D-aanpak uit te werken voor de ondergrond. Door de beperkende maatregelen rondom corona is er minder overleg mogelijk geweest dan ingepland en zijn er dus ook minder uren aan besteed. Capaciteit en kwaliteit In 2021 is er veel aandacht gegaan naar het verbeteren van de kwaliteit van de advisering. Er is ingezet op kennis, datakwaliteit en efficiëntie in werkprocessen. Bovendien is het team uitgebreid. Deze voorbereiding was noodzakelijk omdat met de komst van de Omgevingswet de werkwijze van Bodem sterk gaat veranderen. Bovendien zal naast de nieuwe Omgevingswet de Wbb blijven bestaan voor de al bestaande dossiers. Grondige kennis van zowel de oude als de nieuwe wetgeving is dus noodzakelijk.

Wat zeggen de cijfers? Realisatie per programma

Bodem Totaal uren Uren x tarief Materieel budget Totaal bijdrage deelnemer

Actueel Verschil t.o.v. Verschil t.o.v. Begroting Werkplan Offertes werkplan Prognose Realisatie Actueel werkplan Prognose 2021 2021 2021 2021 2021 2021 2021 2021 12.748 13.927 20 13.947 14.186 14.145 198 -41 € 1.185.819 € 1.295.466 € 1.860 € 1.297.327 € 1.319.582 € 1.315.768 € 18.441 € (3.814) € - € 30.000 € 45.000 € 75.000 € 75.000 € 62.494 € (12.506) € (12.506) € 1.185.819 € 1.325.466 € 46.860 € 1.372.327 € 1.394.582 € 1.378.262 € 5.935 € (16.320)

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

16 / 69

2.6. PROGRAMMA RANDVOORWAARDELIJKE TAKEN Randvoorwaardelijke taken en projecten richt zich op een kwalitatief goede dienstverlening en verantwoording van de Omgevingsdienst. De taken worden uitgevoerd voor alle deelnemers en betreffen voorlichting, relatiebeheer, functioneel applicatiebeheer, bestuurlijk overleg en algemene juridische advisering. Strategienota 2024-2027 In 2021 zijn niet alle uren gerealiseerd: De uren die begroot waren voor het actualiseren van de strategienota zijn vrijgevallen vanwege de beslissing de huidige strategienota met twee jaar te verlengen. Er zal in 2023 een nieuwe strategienota worden opgesteld die aansluit bij de wensen van het nieuwe bestuur. Ook voor de Nota Gemeentelijk Toezicht & Handhaving Milieu 2020 – 2021, waarvan de werkingsduur is verlengd in verband met het uitstel van de in werking treding van de Omgevingswet, zijn niet alle begrote uren gerealiseerd. Omgevingswet Een groot aandeel van de uren is besteed aan de voorbereiding op de Omgevingswet. Er is ingezet op het vergroten van de kennis en het werken en samenwerken met het Digitaal Stelsel Omgevingswet. Bovendien is de Producten en Dienstencatalogus klaar om te actualiseren naar de Omgevingswet. Datakwaliteit Om het informatiemanagement te verbeteren is een verbeterplan opgesteld.

Het zaaksysteem Powerbrowser, het bronsysteem voor vergunningverlening, toezicht, handhaving en advisering, zal worden doorontwikkeld om de data te verbeteren en zo een goede aansluiting op het DSO te garanderen. Investeren in mensen Naast de inhuur van personeel om personeelstekorten op te vangen, heeft de dienst in 2021 nadrukkelijk geïnvesteerd in het opleiden van eigen personeel. In samenwerking met externe bureaus is een traineeshipprogramma opgesteld voor bouw- en milieutaken en juristen. Dit meerjarig traject werpt in 2021 al de eerste vruchten af in de vorm van nieuwe jonge en enthousiaste collega’s. Bibob Met de het inzetten van de Wet Bibob kunnen bestuursorganen voorkomen dat zij criminele activiteiten faciliteren. In 2021 is er geïnvesteerd in het opzetten van een goed opgeleid team Bibob, zodat voorzien kan worden in onderzoek en advisering voor verschillende deelnemers, waaronder de provincie.

Wat zeggen de cijfers? Realisatie per programma

Randvoorwaardelijke taken Totaal uren Uren x tarief Materieel budget Totaal bijdrage deelnemer

Actueel Verschil t.o.v. Verschil t.o.v. Begroting Werkplan Offertes werkplan Prognose Realisatie Actueel werkplan Prognose 2021 2021 2021 2021 2021 2021 2021 2021 26.785 27.106 0 27.106 26.761 25.478 -1.628 -1.283 € 2.491.541 € 2.521.400 € - € 2.521.400 € 2.489.308 € 2.369.971 € (151.430) € (119.338) € 105.668 € 106.568 € - € 106.568 € 106.316 € 43.814 € (62.754) € (62.502) € 2.597.209 € 2.627.968 € - € 2.627.968 € 2.595.624 € 2.413.785 € (214.184) € (181.839)

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

17 / 69

2.7. KLANTTEVREDENHEID In 2021 heeft de dienst de klanttevredenheid gemeten van afgeronde producten binnen de programma’s. Dit is uitgevoerd met het uitsturen van korte enquêtes. De contactpersoon van een zaak kon op de vragen over het product antwoorden met de mogelijkheid: zeer tevreden, tevreden of ontevreden. De ingestuurde reacties werden door de betrokken portefeuillemanager beoordeeld en bij ontevreden reacties werd actie ondernomen. Resultaten In 2021 zijn in totaal 1722 enquêtes verstuurd waarbij 11% gereageerd heeft. Dit percentage ligt wel wat lager dan vorige jaren. Uit ervaring weten we dat tevreden contactpersonen vaak niet reageren omdat zij geen bijzonderheden te melden hebben. Van de respondenten was 86% tevreden en zeer tevreden en 13% ontevreden. In de loop van 2021 is het percentage ontevreden verder gedaald ten opzichte van 2020. In de onderstaande tabel is de respons in aantallen weergegeven. Tevredenheid Zeer tevreden Tevreden Ontevreden

Aantal 82 85 26

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

18 / 69

3. Samenvatting resultaat en resultaatbestemming 3.1. REALISATIE PER DEELNEMER 2021 IN UREN De tabel hieronder laat per deelnemer de realisatie van de uren zien. Tabel 3.1 – Realisatie uren Werkplan 2021 Realisatie per deelnemer Werkplan

(Meerdere items) Uren Werkplan

Programma Hillegom Kaag en Braassem Katwijk Leiden Leiderdorp Lisse Nieuwkoop Noordwijk Oegstgeest Provincie Zuid-Holland Teylingen Voorschoten Zoeterwoude Eindtotaal

Begroting 2021 7.730 10.400 5.755 32.875 5.600 7.160 10.130 50.085 5.075 26.060 9.475 2.830 5.345 178.520

Werkplan 2021 7.680 10.524 6.381 32.875 5.565 7.090 11.039 50.085 5.343 26.060 9.460 3.027 6.343 181.472

Offertes 2021 20 160 147 21 55 -300 178 0 33 125 32 469

Actueel werkplan 2021 7.700 10.684 6.381 33.022 5.565 7.111 11.093 49.785 5.521 26.060 9.494 3.151 6.375 181.942

Prognose 2021 7.310 11.338 5.905 30.732 5.398 6.690 10.544 49.598 5.232 21.405 9.717 2.716 6.300 172.885

Verschil t.o.v. Verschil t.o.v. % Verschil t.o.v. % Verschil t.o.v. Realisatie Actueel werkplan Prognose Actueel werkplan Prognose 2021 2021 2021 2021 2021 7.640 -60 330 99% 105% 10.756 72 -582 101% 95% 5.706 -676 -199 89% 97% 29.598 -3.423 -1.134 90% 96% 5.249 -316 -149 94% 97% 6.703 -408 13 94% 100% 10.272 -822 -272 93% 97% 49.752 -33 154 100% 100% 4.608 -913 -624 83% 88% 21.401 -4.659 -4 82% 100% 9.577 84 -140 101% 99% 2.641 -511 -75 84% 97% 5.587 -788 -713 88% 89% 169.490 -12.451 -3.394 93% 98%

In de bestuurlijke rapportage (burap) is aangegeven dat we over de gehele linie ongeveer 10% minder aan begrote werkzaamheden zouden uitvoeren. De verwachting was dat er voor het eind van het jaar 96% gerealiseerd ging worden. Dit was een inschatting op basis van de uren en werkzaamheden die toen gedaan waren met een doorkijk naar het eind van het jaar. Deze prognose is echter niet verwerkt in een begrotingswijziging aangezien corona (verwachte lockdowns en verwachte impact op personeel) er voor heeft gezorgd dat inschattingen op dat moment nog moeilijk te maken waren. Helaas kwamen we in het najaar opnieuw in een corona-situatie terecht die invloed heeft gehad op het niet kunnen realiseren van een inhaalslag. Met de opdrachtgevers is in het kader van de periodieke rapportages (perrap) gesproken over deze onderbesteding van de uren en daaruit voortvloeiende prognose. Tijdens de gesprekken werd duidelijk dat de opdrachtgevers deze onderbesteding ook verwachtten en hierop akkoord gaven. Het percentage van 96% werd zelfs bijgesteld naar 95% ten opzichte van het actueel werkplan. De perrap besprekingen vonden verspreid plaats tijdens en na het verstrekken van de bestuurlijke rapportage aan het dagelijks bestuur.

In de realisatie over heel 2021 is gebleken dat we ten opzichte van het actueel werkplan (begroting inclusief begrotingswijziging) uitkomen op een realisatie van 93%, echter op basis van de geaccordeerde aanpassingen naar aanleiding van de perrap realiseren we over de hele linie 98% van het afgesproken werk. Voor inhoudelijke uitleg over de onderschrijding bij de programma’s verwijzen wij naar hoofdstuk 2. De afrekening met de deelnemers vindt plaats conform de afspraken die vastgelegd zijn in de nota Planning en Control van de dienst (zie bijlage 3 Toelichting eindafrekening, frictie en cao-lasten).

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

19 / 69

3.2. HET RESULTAAT 2021 was opnieuw een bewogen jaar vanwege de coronacrisis. Corona leverde nadelen op , maar soms ook incidentele voordelen. Denk bijvoorbeeld aan minder kantoorkosten doordat iedereen thuis achter zijn bureau zat. De dienst is in staat gebleken om 2021 af te sluiten met een positief resultaat van € 567.238. Dit positieve resultaat is te verklaren door het strak sturen van de organisatie op de financiële uitgaven, maar zeker ook door incidentele meevallers. Het resultaat van € 567.238 valt uiteen in een negatief verschil ten opzichte van de begroting van €11.594 op het primaire proces en een positief verschil van € 578.832 op het secundaire proces. •

De afwijking ten opzichte van de begroting op het primaire proces (salarislasten, inhuurlasten, goederen en diensten primaire proces, de bijdrage gemeenten/provincie en een deel van de overige inkomsten) bedraagt € 11.594 negatief. We hebben binnen dit resultaat de salarisverhoging van 1,5% per 1 december 2021 en de eenmalige uitkering van € 1.200 opgevangen. Dit was mogelijk door een onttrekking aan de bestemmingsreserve corona en doordat er een aantal duurdere medewerkers zijn vertrokken en er meerdere jonge en dus goedkopere medewerkers/trainees voor in de plaats zijn gekomen. Daarnaast hebben we een aantal externe medewerkers ingehuurd tegen een lager tarief dan begroot. Voor dit jaar betreft dit nog een incidenteel resultaat, maar wanneer deze trainees als vaste kracht worden aangenomen en we strak blijven sturen op de inhuurtarieven zal dit zeker een structureel karakter kunnen krijgen.

•

Het resultaat op het secundaire proces is € 578.832 positief. Dit resultaat heeft voornamelijk een incidenteel karakter door de effecten van corona en het gedeeltelijk verhuren van het pand aan de Schipholweg. Incidenteel De onderschrijdingen zijn op de overige personeelslasten, overige goederen en diensten, afschrijvingen en onttrekkingen uit de bestemmingsreserves opleidingen en organisatieontwikkeling (tezamen € 356.832). Deze zijn incidenteel van aard door minder uitgaven hierop door de effecten van de coronacrisis. Daarnaast is dit positieve resultaat toe te schrijven aan het nog gedeeltelijk kunnen verhuren van het pand aan de Schipholweg te Leiden voor een bedrag van € 165.000. Structureel Er is een structureel voordeel geboekt van € 57.000 op schoonmaak en telefoonlasten door krachtig aanbesteden in 2020. Dit heeft zijn vruchten afgeworpen in het afgelopen jaar.

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

20 / 69

In hoofdstuk 2 zijn de resultaten per programma besproken en inzichtelijk gemaakt. Onderstaande tabel geeft een totaaloverzicht. Tabel 3.2 – Het resultaat 2021 verdeeld in taakvelden

De onttrekking uit de reserves bestaat uit onttrekkingen aan de bestemmingsreserves (zie paragraaf 3.4)

3.3. DE ALGEMENE RESERVE De algemene reserve stijgt in 2021 van € 419.305 naar € 1.383.543. Dit wordt veroorzaakt door een voorziene dotatie aan de algemene reserve van € 397.000 en het positieve exploitatieresultaat (zie paragraaf 3.2). Tabel 3.3 – De algemene reserve

Zoals eerder aangeven bedraagt het exploitatieresultaat voor 2021 € 573.773. In de nota Planning & Control is bepaald dat het exploitatieresultaat gestort kan worden in de algemene reserve wanneer het maximale weerstandsvermogen nog niet bereikt is (zie ook paragraaf 4.2).

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

21 / 69

3.4. RESULTAATBESTEMMING Tabel 3.4 – Resultaat bestemming

Het programmaresultaat bedraagt € 567.238 (positief), dit is na verwerking van de volgende mutaties in de reserves: • Toevoeging aan de algemene reserve van € 397.000 met betrekking tot het aanvullen van het weerstandsvermogen. • Onttrekking aan de bestemmingsreserve organisatieontwikkeling van € 90.000. • Onttrekking aan de bestemmingsreserve opleidingen van € 10.000. • Onttrekking aan de bestemmingsreserve gevolgen corona van € 75.000. Dit is ter compensatie van de 1,5% verhoging van de maand december 2021 en de eenmalige bijdrage voor de medewerkers die voortkomt uit het principeakkoord nieuwe cao voor gemeentepersoneel. Vormen van een bestemmingsreserve Terugbreng verplichting Schipholweg In 2021 heeft de dienst de Schipholweg verlaten en zijn intrek genomen in een pand aan de Vondellaan te Leiden. Het contract voor de Schipholweg liep tot 31 december 2021. Daarin was een bepaling opgenomen over het in de oude staat terugbrengen van sommige verdiepingen. In de onderhandelingen met de eigenaar en de nieuwe huurder RDOG is overeengekomen dat daar op dit moment nog geen behoefte aan is. De verplichting blijft echter wel staan en kan op een later moment worden geëffectueerd. Het gaat hier om een bedrag van € 50.000. Aangezien dit niet is opgenomen in de begroting 2022 vraagt de dienst het bestuur om hiervoor een bestemmingsreserve te mogen creëren.

IM in Control Als vervolg op een intern onderzoek naar de aanbesteding en implementatie van zaaksysteem Powerbrowser is in het derde kwartaal van 2021 een analyse gemaakt van de kwaliteit van het informatiemanagement bij de Omgevingsdienst West-Holland1. De conclusie van deze analyse was dat het informatiemanagement binnen de dienst niet adequaat en toekomstbestendig is ingericht en op belangrijke onderdelen niet in control is. Deze constatering is gedeeld met het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur en hieruit is naar voren gekomen dat het op orde brengen van informatiemanagement de hoogste prioriteit heeft. 1