D52 ODWH, algemene financiële en beleidsmatige kaders en de voorlopige jaarrekening.pdf

De kwaliteitscriteria bevatten criteria voor kritische massa, procescriteria en criteria voor inhoudelijke kwaliteit en prioriteiten (zie achtergrondinformatie in paragraaf 2.3). De beide tabellen geven in een oogopslag de stand van zaken weer. In de begeleidende tekst worden vervolgens acties en afwijkingen toegelicht. Deelname aan collegiale toetsing vanuit het vakberaad VTH door alle Omgevingsdiensten. De dienst neemt deel aan het programma collegiale toetsing vanuit het vakberaad VTH. Het doel van de collegiale toets is omgevingsdiensten, gemeenten en provincies te helpen bij het borgen van de kwaliteit die bijvoorbeeld ook vastgelegd is in de verordeningen VTH. Daarin borgen gemeenten en provincies de kwaliteit van de vergunningverlenings-, toezichts- en handhavingstaken.

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

58 / 69

In 2019 zijn de bevindingen uit de toetsing in 2018 opgepakt, waaronder het opstellen en bestuurlijk vaststellen van het (wettelijke verplichte) gemeentelijk uitvoeringsbeleid VTH. Aan dit uitvoeringsbeleid is het onderdeel vergunningen toegevoegd. De collegiale toets bij de dienst is in 2021 weer uitgevoerd. 2.1 Kritische massa Het kunnen voldoen aan de criteria van kritische massa is een dynamisch proces. Bedrijven kunnen vertrekken of andere activiteiten ontwikkelen en medewerkers kunnen de organisatie verlaten of andere functies betrekken. Met behulp van onderstaande tabel geven we voor de verschillende deskundigheidsgebieden aan waar de dienst voldoet, acties opgestart zijn om te voldoen, waar gemotiveerd wordt afgeweken van de Kwaliteitscriteria, of waar we kwaliteit van de uitvoering borgen door middel van samenwerking/uitbesteding (zie legenda kleurencodes). Het kan ook voorkomen dat de dienst een bepaalde taak niet uitvoert. Toelichting bij Tabel 1: • Kolommen ”opleiding, ervaring en kennis": het huidige oordeel is gebaseerd op eigen onderzoek van de personeelsdossiers en gesprekken met medewerkers. De dienst is een project gestart om dit oordeel onafhankelijk te laten valideren, in 2022 vindt hiervan de aanbesteding plaats. • Kolom “frequentie”: Geeft aan of wij voldoen aan de minimale frequentie waarmee de taak zelfstandig uitgevoerd dient te worden (bijv.

20 bedrijfscontroles per medewerker per jaar) • Kolom “aantal”: Geeft aan of wij voldoen aan het minimaal aantal medewerkers met omschreven deskundigheid en frequentie waarover een organisatie dient te beschikken. 2.1.1 Acties gestart om te voldoen (gele vlakken in de tabel) De genoemde generieke acties bij deze taken richten zich op het op peil brengen van de opleiding, kennis en ervaring van medewerkers. Dit is continu, proces. Inmiddels is ter ondersteuning een strategisch personeelsbeleidsplan vastgesteld die deze acties mede zal initiëren. In 2021 zijn op diverse thema’s trainingen verzorgd en gevolgd. Sowieso is dit een dynamisch gegeven afhankelijk van wisselingen in het personeelsbestand. 2.1.2 Gemotiveerd afwijken (blauwe vlakken in de tabel) De systematiek van de wet staat toe dat organisaties gemotiveerd mogen afwijken van de standaardcriteria. Daar waar een organisatie niet zelfstandig kan voldoen aan de criteria kan men motiveren op welke wijze dit wordt opgelost. Hieronder wordt per item de motivering weergegeven die wij hanteren om af te wijken van de standaard en hoe we dit oplossen binnen of buiten de organisatie. Het betreft de afwijkingen t.a.v. frequentie en aantallen, dus de blauwe vlakken in de tabel. De nummering verwijst naar de betreffende onderwerpen in de tabel.

De oorzaak dat de dienst voor een aantal branches niet voldoet aan de criteria voor frequentie van taakuitvoering en aantal gespecialiseerde medewerkers ligt voornamelijk aan het te kleine aantal bedrijven in die branche. Hierdoor kunnen we te weinig “vlieguren” maken. Het betreft de volgende branches. Voor het onderdeel asbest is deze taak overgedragen naar de dienst en zijn wij in staat om dit zelf uit te voeren. Tabel 1: deskundigheid 2021 Deskundigheidsgebied

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

59 / 69

Generieke deskundigheden 1. Casemanagen 2. Vergunningverlening bouwen en ruimtelijke ordening 3. Vergunningverlening milieu 3.1. VV Procesindustrie 3.2. VV Afval 3.3. VV Agrarisch 4. Toezicht en handhaving bouw/ RO 5. Toezicht en handhaving milieu 5.1. T&H Procesindustrie 5.2. T&H Afval 5.3. T&H Agrarisch 5.4. T&H BRZO 6. Toezicht en handhaving bodem 7. toezicht en handhaving groen wetten

Opleiding

Ervaring

Kennis

Frequentie

Aantal

Geen taak ODWH: uitgevoerd door de DCMR Geen taak ODWH: Uitgevoerd door OD-ZHZ

Juridische deskundigheden 8. Juridische aspecten vergunningverlening 9. Juridische aspecten handhaving Bouwsamenwerking Leidse regio

10. Juridische besluiten afwijkingsbesluiten 11. Ketentoezicht 12. Buitengewone opsporing natuur en milieu en fysieke leefomgeving Specialistische deskundigheidsgebieden accent bouwen 13. Bouwfysica 14. Brandveiligheid 15. Constructieve veiligheid 16. Bouwakoestiek 17. Sloop en asbest

Uitbesteed aan extern bureau uitgevoerd door de brandweer via Bouwsamenwerking Leidse regio aan Leiden Uitbesteed aan extern bureau

Specialistische deskundigheidsgebieden accent milieu 18. Afvalwater (indirecte lozingen) 19. Bodem, bouwstoffen, water 20. Externe veiligheid 21. Geluid (milieu- en bouw) 22. Groen en ecologie (als onderdeel van de beoordeling van Wabo vergunning- aanvragen) 22A. Groen en ecologie (Vergunningverlening Wet natuurwetbescherming) 23. Luchtkwaliteit 23.1 uitvoeren onderzoek 23.2. beoordelen en interpreteren van rapportages 23.3. beoordelen geurrapportages Specialistische deskundigheidsgebieden accent ruimtelijke ordening 24. Stedenbouw en inrichting openbare ruimte 25. Exploitatie en planeconomie 26. Cultuurhistorie 27. Energiebesparing en duurzaamheid

Geen taak ODWH: uitgevoerd door OD-Haaglanden Uitbesteed aan extern bureau

Geen taak ODWH Geen taak ODWH Geen taak ODWH

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

60 / 69

Tabel 1: deskundigheid 2022 Criteria van kritische massa

Er wordt voldaan aan de KC 2.2 Acties gestart om te voldoen Gemotiveerde afwijking Samenwerking /uitbesteed geen Taak ODWH Tabel 2 kleurcodes bij tabel 1

Ad 3.1. VV Procesindustrie Frequentie en aantal op puur procesindustrie wordt niet gehaald (te weinig procedures). De dienst heeft vier procesindustriebedrijven in deze klasse. Wat doen we om de kwaliteit te borgen? Door de vergunningverleners wordt voor de procesindustrie en veiligheid samengewerkt met de DCMR. Aanvullende zijn opleidingen verzorgt voor alle medewerkers van toezicht en vergunningverlening milieu voor (externe) veiligheid en opslag gevaarlijke (afval)stoffen. Voor nieuwe medewerkers betreft dit een meerdaagse cursus. Ad 3.2. VV Afval Er zijn voldoende gemeentelijke en provinciale bedrijven afvalverwerkende bedrijven in de regio die in deze categorie vallen. Wat doen we om de kwaliteit te borgen? Procedures worden momenteel behandeld door gekwalificeerde inhuur en een ervaren medewerker. Er is opleiding gegeven aan alle vaste en inhuur medewerkers. Het openstellen van vacatureruimte heeft helaas niet geresulteerd in extra formatie. Cursussen en opleiding over afval staan met name in het teken van de Omgevingswet. In 2022 wordt een uitwisselingsproject gestart in de Provincie Zuid-Holland, waarbij gezamenlijk controles worden uitgevoerd bij elkaar bedrijven. De DCMR is hiervan projecttrekker. Ad 3.3. VV agrarisch klasse II en III (type C) Er lopen verschillende procedures, waardoor op dit moment aan de criteria wordt voldaan.

De dienst heeft zes agrarische bedrijven in deze categorie. Deze bevinden zich in de gemeente Nieuwkoop (3) en Kaag en Braassem (3). Door dit beperkte aantal kan het voorkomen, dat voor vergunningverlening minder tijd besteed wordt aan deze categorie. Wat doen we om de kwaliteit te borgen? Er zijn voldoende procedures bij bedrijven, die net buiten deze categorie vallen. Voor deze bedrijven, zijn veel van dezelfde thema’s, wetgeving en vraagstukken relevant. Omdat ook voor de portefeuille Omgevingsadvies gebruik wordt gemaakt van de kennis van de vergunningverleners voor agrarisch onderwerpen is er voldoende kennis- en ervaringsopbouw bij de medewerkers. Ad 5.1. T&H Procesindustrie Frequentie en aantal wordt niet gehaald vanwege onvoldoende bedrijven, die binnen ons werkgebied gevestigd zijn. Er zijn slechts onvoldoende bedrijven in deze klasse. Wat doen we om de kwaliteit te borgen? Per 1 januari 2018 is er een samenwerkingsovereenkomst tussen de vijf omgevingsdiensten in ZuidHolland afgesloten, waarin kennisborging is opgenomen. Omdat de fysieke bedrijfsbezoeken de afgelopen 2 jaar minder zijn geweest is de samenwerking minder tot wasdom gekomen dan gehoopt. Nu de coronamaatregelen het binnenkort weer mogelijk lijken te maken, zal de samenwerking verder vorm krijgen. Wij participeren actief om de kwaliteit borgen.

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

61 / 69

Ad 5.3. T&H Agrarisch De dienst heeft zes agrarische IPPC-bedrijven in deze klasse. Door de inzet van een beperkt aantal medewerkers die toezicht houden bij deze bedrijven, is de kennis- en ervaringsopbouw meer dan voldoende. Wat doen we om de kwaliteit te borgen? Vanwege problemen, naleefgedrag en dat er zijn voldoende agrarische controles worden uitgevoerd bij soortgelijke bedrijven met dezelfde problematiek, wordt voldaan aan de ervarings- en deskundigheidseisen. Ad 10. Bouwtaken in de Leidse regio Met de gemeenten in de Leidse regio (Zoeterwoude, Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Servicepunt 71) is een samenwerkingsovereenkomst afgesloten om voor de bouw gerelateerde taken de kwaliteit te garanderen. De Kwaliteitscriteria 2.2 zijn ook hier het vertrekpunt. Ad 11. Ketentoezicht Frequentie en aantal worden niet gehaald vanwege te weinig praktische mogelijkheden voor onderzoek. De coronacrises gooide namelijk roet in het eten. Projecten, gericht op ketentoezicht, hebben geen doorgang gevonden. Data-analyse voor informatie-gestuurd handhaven vindt voor regulier toezicht gewoon plaats. Hiermee wordt voor een belangrijk deel invulling gegeven aan de ervaringsopbouw binnen de dienst. Wat doen we om de kwaliteit te borgen? Zie vorenstaande. Ad 12 BOA (Buitengewoon Opsporingsambtenaar) Frequentie wordt gehaald.

Veelal richten de BSBm onderzoek zich op het asbestverwijderingsbesluit, maar vanuit bodem en milieu neemt de vraag toe. Er is een nieuwe impuls gegeven aan naleving van de Landelijke handhaving strategie, medewerkers zijn aanvullen geïnstrueerd, registratie vind plaats en ook afwijkingen worden geregistreerd. Wat doen we om de kwaliteit te borgen? Verplichte cursussen, training en bespreken van casuïstiek. Ad 18. Afvalwater (indirecte lozingen) Frequentie en aantal is beperkt gebleven, vanwege het uitblijven van fysiek toezicht bij bedrijven. Controles werden de afgelopen jaren veelal administratief uitgevoerd. . Wat doen we om de kwaliteit te borgen? De monstername en de interpretatie van de data is uitbesteed aan een extern bureau, de hiermee gemoeide kosten zijn gebudgetteerd. Meldingen en besluiten worden adequaat behandeld door medewerkers met voldoende kennis en ervaring op dit specifieke onderdeel. Er is een opleidingstraject afgerond, maar voor vergunningverlening staan voor 2022 twee opleidingen gepland. Voor monsterneming en de bijbehorende interpretatie is het toezicht geïntensiveerd. Daarnaast heeft de dienst een kennis-team afvalwaterwater en samenwerking met het Hoogheemraadschap van Rijnland. Ad 20. Externe Veiligheid

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

62 / 69

Frequentie en aantal worden niet gehaald, omdat er weinig bedrijven binnen onze regio zijn gevestigd, waarvan het toezicht aan onze dienst is opgedragen. De mogelijkheid om QRA’s (kwantitatieve risicoanalyses) op te stellen en/ of te beoordelen is hierdoor klein. Wat doen we om de kwaliteit te borgen? Via het EV-netwerk binnen de provincie wordt samengewerkt om de benodigde kennis te ontwikkelen. Door het aanstellen van een extra medewerker binnen de dienst, is de EV-taak beter geborgd. Ad 22. Groen en Ecologie Frequentie en aantal voor het onderdeel Wabo-vergunningen, anders dan bouw is beperkt. Vanwege onze rol voor de portefeuille Omgevingsadvies, vergunningverlening bouwen en duurzaamheidsprojecten wordt er erg echter veel kennis en ervaring opgebouwd. Doordat het ecologisch team steeds groter wordt, is ook de borging van kennis en werk geen zorgpunt. Wat doen we om de kwaliteit te borgen? Bij bouw zal deze proces-stap worden beter worden geïntegreerd. 2.2 Stand van zaken procescriteria en criteria voor inhoudelijke kwaliteit en prioriteiten De procescriteria zijn gebaseerd op de dubbele beleidscyclus van de BIG-8. Een toets op de procescriteria is tevens een toets op de inhoudelijke kwaliteit en prioriteiten. In tabel 2 wordt beschreven welke oplossingen we kiezen om te zorgen dat we voldoen aan de kwaliteitscriteria.

Tabel 2: Procescriteria en criteria voor inhoudelijke kwaliteit en prioriteiten VV

T&H

Toelichting

1. Rapportage en Evaluatie Verantwoording van prestaties, mensen en middelen Probleem analyse VV (incl afhandelen meldingen Probleem analyse T&H Vergelijking en auditing

begroting P&C Vergunningen- en actualisatieplan Uitvoeringsbeleid T&H KPI's en werkplannen

2. Strategisch beleidskader Prioriteit en meetbare doelstellingen VV Prioriteit en meetbare doelstellingen T&H

Vergunningenplan Uitvoeringsbeleid

3. Operationeel beleidskader Strategie en basiswerkwijze Beleid R.O. t.a.v. VV Objectieve criteria beoordelen en beslissen VV Naleefstrategie T&H Toezicht strategie Sanctiestrategie Gedoogstrategie

taak gemeenten Vergunningenplan Beleid ODWH, op basis landelijk beleid Beleid ODWH, op basis landelijk beleid Beleid ODWH, op basis landelijk beleid Beleid ODWH, op basis landelijk beleid

4. Planning en controle Borging personele en financiële middelen Uitvoeringsprogramma VV en T&H Organisatorische condities kwaliteitsborging 5. Voorbereiden Protocollen en werkinstructies VV Protocollen en werkinstructies T&H Protocollen voor communicatie en informatiebeheer

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

Begroting en kadernota, personeelsschouw werkplannen werkplannen mandaat/werkafspraken/ inrichting werkproces PB inrichting PB en zaakgericht werken inrichting PB en zaakgericht werken communicatie protocollen en werkafspraken

63 / 69

interne en externe afstemming

P&C-cyclus, periodieke rapportages / IMR

6. Uitvoering Uitvoering ondersteunende voorzieningen VV en T&H

werkplannen

7. Monitoren Monitoring

P&C-cyclus, periodieke rapportages / IMR

Kleurcodes in tabel 2: Voldoet aan KC 2.2. acties gestart om te voldoen niet van toepassing geen taak ODWH

Toelichting op Tabel 2: oplossingen voor procescriteria en inhoudelijke kwaliteit Gele blokjes met cijfers Niet alle elementen van dit criterium worden gehaald, met name de koppeling bedrijven/zaak medewerker/kennisdragers is niet voldoende geborgd. De dienst werkt zaakgericht. Hiermee zijn de te volgen procedures vastgelegd in een digitale workflow.

1. Achtergrondinformatie kwaliteitscriteria De kwaliteitscriteria bevatten criteria voor kritische massa, procescriteria en criteria voor inhoudelijke kwaliteit en prioriteiten. Deze worden hieronder beschreven: De kwaliteitscriteria bevatten criteria voor: 1. Kritische massa Kritische massa criteria geven onder andere aan welke capaciteit, kennis en ervaring tenminste in een organisatie aanwezig moet zijn om de VTH-taken goed uit te voeren. Op hoofdlijnen bestaat de kritische massa uit de onderstaande elementen. • Deskundigheid - Minimale basisopleiding medewerkers. - Minimale jaren werkervaring nodig om zelfstandig de taak uit te kunnen voeren. - Minimale aanvullende kennis, in aanvulling op de opleidingen. • Continuïteit - Minimale frequentie waarmee de taak zelfstandig uitgevoerd wordt. - Minimaal aantal medewerkers met omschreven deskundigheid en frequentie waarover een organisatie dient te beschikken. - Borging waar de taken uitgevoerd moeten worden (binnen overheid of uitbesteed). 2. Procescriteria Voor de totstandkoming van producten zoals vergunningen, controles en handhavingsacties zijn diverse werkprocessen nodig. Transparantie en bestuurlijke vastlegging spelen daarin een belangrijke rol. De procescriteria samen leiden tot een sluitende cyclus en kwaliteitsborging. Daarbij is de “BIG-8” gehanteerd (beleidslevenscyclus). 3.

Criteria voor inhoudelijke kwaliteit en prioriteiten Deze criteria bepalen de minimale ondergrens binnen de werkprocessen. Het gaat bijvoorbeeld om criteria met betrekking tot de diepgang waarmee getoetst wordt, het gebruik van de landelijke sanctiestrategie en (landelijke) prioriteiten.

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

64 / 69

Bij het toetsen aan de Kwaliteitscriteria zijn er twee mogelijkheden om de kwaliteitseisen van de Wet VTH te voldoen. De eerste is om te ‘voldoen’ (to comply). Dit betekend dat er zowel aan frequentie van toezicht, als ervaringsopbouw voldoende tijd wordt besteed. Hierbij is geen verdere actie nodig. Het is echter mogelijk dat op basis van de opbouw van het bedrijvenbestand binnen de regio niet voldaan kan worden aan de kwaliteitscriteria. In dit geval wordt gezocht naar alternatieve oplossingen, zoals samenwerking, collegiale toetsing of uitbesteding. In de gevallen waarin niet wordt voldaan dient er gemotiveerd te worden aangegeven hoe toch het kwaliteitsniveau van de Wet VTH kan worden geborgd (to explain). Bijvoorbeeld door het periodiek uitvoeren van collegiale toetsen op specifieke dossiers door externe partijen.

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

65 / 69

BIJLAGE F: CONTROLEVERKLARING

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

66 / 69

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

67 / 69

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

68 / 69

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

69 / 69