Bijlage 2 - Jaarverslag 2023 Ambion, inclusief jaarrekening 2023 pagina 52 en verder van het jaarverslag

Aantal leerlingen

Datum

Aantal leerlingen

01-08-2018

20

31-07-2019

25

01-08-2019

14

31-07-2020

13

01-08-2020

3

31-07-2021

19

01-08-2021

12

31-07-2022

15

01-08-2022

17

31-07-2023

36

01-08-2023

32

31-07-2024

Specialist Mediërend leren

Specialist hoogbegaafdheid

Skoatterwiis

Specialist taalontwikkeling & autisme

Specialist gedrag

Westermarskoalle

2

Compagnon

1

Schakel

1

Route0513

2

1 1

1

Swannestee

1

1

Slingertouw

1

1

Feart

2

1

1

1

1

Tjongerschool

1

Brege

1

3

2

1

Doel gerealiseerd: Met de kleine scholen van Ambion hebben we op vier locaties Samenwerkingspeergroepen opgezet. Leerlingen van alle scholen van Ambion krijgen hiermee de gelegenheid om vanaf groep 5 samen te werken en te leren met Peergroepen.

2 1

Sevenaer

2

Extra ondersteuning

Akkrum

1

Doel gerealiseerd: de Kenniskring van specialisten (hoog)begaafdheid heeft een kijkwijzer gemaakt op basis van training ‘jonge kind met een ontwikkelingsvoorsprong’ van Tessa Kieboom. Deze kijkwijzer is gepresenteerd aan leerkrachten werkzaam in de onderbouw. Zij gebruiken deze bij het vermoeden van (hoog)begaafdheid, zodat een passend aanbod kan worden samengesteld.

Alle scholen van Ambion zorgen ervoor dat hoogbegaafde leerlingen de mogelijkheid krijgen om regelmatig met elkaar samen te werken onder begeleiding van een bevlogen leerkracht.

1

Twa Fjilden

We willen dat alle leerkrachten van de scholen van Ambion de leerlingen in beeld hebben die behoefte hebben aan meer uitdaging, te beginnen bij het jonge kind met een ontwikkelings- voorsprong.

Doel gerealiseerd: Twee HB specialisten hebben op aanvraag van de scholen leerlingen en hun leerkrachten ondersteund om te komen tot een afgestemd aanbod. Een van de scholen van Ambion heeft gebruik gemaakt van het beschikbare budget voor een teamscholing om het dagelijkse onderwijsaanbod voor (hoog)begaafde leerlingen te versterken.

1

Haskerplak

Met behulp van de subsidie Hoogbegaafdheid hebben we in 2023 een aantal doelen gerealiseerd.

De leerkrachten beschikken over voldoende materialen en kennis om hun onderwijs hierop aan te passen. De HB-specialisten hebben hierbij een adviserende rol.

1

1

Optimist Butenplak

1

2

Ekke de Haan

1

2 2

2

Van Maasdijk

Uitbreiding leerkracht

1

Albertine Agnes

Ynset

Specialist OA/LKO rekenen

1

In Joure hebben we een vergelijkbare opzet voor een schakelklas. De penvoerder hiervan is cbo Meilân. Ruim de helft van het ondersteuningsbudget van ons samenwerkingsverband is door middel van het ‘beleidsrijk begroten’ ingezet op de scholen voor leerlingen met specifieke ondersteuningsbehoeften. Daarnaast zijn gedurende het schooljaar specialisten, leerkrachten en onderwijsassistenten ingezet voor het bieden van tijdelijke specifieke ondersteuning op de scholen van Ambion.

28

Subsidie Hoogbegaafdheid

Overzicht toegekende aanvragen Passend Onderwijs BOU 2022-2023 school

jaarverslag 2023

2 2 1

1 1

1

Doorontwikkeling Begaafdheidsprofielschool Tjongerschool. Doel gerealiseerd: De Tjongerschool heeft geïnvesteerd in aanvullende materialen om het aanbod voor de (hoog)begaafde leerlingen te verbeteren. Een beleidsplan is opgesteld waarin de koers is uitgezet voor de doorontwikkeling in de komende jaren.

Eshuis Registeraccountants B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 27 mei 2024

29

Ambion

jaarverslag 2023

Ambion

Doelen en resultaten

2.2 HR

Het schooljaar 2023 stond bij HR in het teken van herijken en vaststellen van (hernieuwd) HR-beleid. Hiervoor is een beleidsgroep HRM in het leven geroepen, waarin onder andere drie schooldirecteuren zitting hebben. Doelen: • Inrichten en uitvoeren van een efficiënt en transparant formatieproces • Personeelsbeleid ten aanzien van de ontwikkeling en professionalisering van medewerkers • Aantrekkelijke, onderscheidende arbeidsmarktcommunicatie die past bij ons identiteitsbewijs en kernwaarden.

Formatieproces

Na de afronding van de formatie 2023-2024 is een evaluatie uitgezet bij alle betrokken kandidaten. Op basis van de uitkomsten hebben we besloten om de formatie voor schooljaar 2024-2025 aan de voorkant anders in te richten. Transparanter voor alle betrokkenen en meer (proces)verantwoordelijkheid bij de directeuren. De formatiecommissie, bestaande uit vier directeuren (van ieder cluster één directeur) en vertegenwoordigers uit de domeinen HR en bedrijfsvoering, hebben eind 2023 het proces ingericht. Zij gaan het proces in 2024 monitoren. Bij afronding van de formatie voor schooljaar 24-25, zal wederom het formatieproces worden geëvalueerd en indien nodig worden aangepast.

Personeel

Op de afdeling HR is een Strategisch Beleidsadviseur benoemd, als vervanging van een vertrekkende collega van de afdeling HR. Doordat deze nieuwe collega parttime werkt, kwam er tevens ruimte voor een ondersteunende HR-adviseur, die eind 2023 is benoemd. Friesland is een krimpregio en daardoor merken wij steeds vaker hoe moeilijk het is om vacatures in te vullen en/of te voorzien in kort- en langdurige vervangingen. Daarnaast staat de kwaliteit bij de vervanging onder druk en wordt er steeds vaker gezocht naar interne mogelijkheden. Zo worden de onderwijsassistenten en de leraarondersteuners bijvoorbeeld kortdurend voor de klas gezet ter vervanging van een zieke leerkracht. De HRM-beleidsgroep heeft een (hernieuwd) beleid opgesteld voor een toelageregeling bij vervanging van een groep door OA/LKO. We willen hiermee de inzet van de OA/LKO passend waarderen, zodat we ook in de toekomst op deze manier een beroep op ze kunnen doen. 30

jaarverslag 2023

We merken dat de zogenaamde flexibele schil steeds kleiner wordt. Doordat we (jonge) leerkrachten aan ons willen binden, moeten we ze zekerheid bieden in de vorm een vast arbeidscontract. Deze ontwikkeling zien we ook in de vervangingspool. We wegen daarbij constant de (financiële) risico’s af tegen de continuïteit van ons primaire proces. Gezien de vergrijzing in ons personeelsbestand, kijken we daarbij ook op de langere termijn. Maar ook de wens om op termijn grotendeels af te stappen van de dure inhuur van externen speelt een belangrijke rol in het te voeren beleid. We laten ons hierbij inspireren door good practices elders in het land en zoeken daar waar mogelijk afstemming bij collega besturen in de regio. Ambion kent een redelijk onevenwichtig personeelsbestand. Meer dan 33% van het personeel is 55+. In de krappe arbeidsmarkt willen we dat jonge professionals voor Ambion kiezen, maar we zullen daarnaast meer moeten sturen op duurzame inzetbaarheid. Vitaliteit van medewerkers, in het bijzonder de oudere medewerkers, is een speerpunt de komende jaren en is opgenomen in het nieuwe koersplan 2023-2027. Ambion wil een organisatie zijn waarbij medewerkers hun werk fit, vaardig en bevlogen kunnen blijven uitvoeren tot hun pensioengerechtigde leeftijd. Hierin stimuleren we onze medewerkers continu en bieden we op maat diverse mogelijkheden aan.

Vacatures

Binnen Ambion is in 2023 de personele bezetting in de groepen nagenoeg gelukt. Een aantal vacatures waren aan het eind van de formatieronde voor schooljaar 23-24 nog niet ingevuld. Door middel van inhuur van leerkrachten via externe bureaus en zzp’ers is de formatie inclusief nieuwe medewerkers, uiteindelijk toch afgerond en konden scholen met een volledige bezetting aan het nieuwe schooljaar beginnen.

Professionalisering Ambion besteedt veel zorg aan een constante ontwikkeling en professionalisering van medewerkers. Dit zorgt er niet alleen voor dat medewerkers vernieuwend onderwijs kunnen blijven bieden, maar het maakt de organisatie ook aantrekkelijk als werkgever. De Ambion Academie speelt hierin een belangrijke rol. Deze is in 2023 verder doorontwikkeld. Voor de professionalisering hebben we een aantal instrumenten beschikbaar: • • • • • • • •

Collectieve en verplichte scholingen Individuele opleidingen en ontwikkeltrajecten Ambion Academie Mobiliteit Begeleiding startende leerkrachten Opleiden in de School Registratie beroepsregister Kweekvijver schooldirecteuren

De collectieve en verplichte scholingen worden in de schooljaarplanning of de bovenschoolse jaarplanning opgenomen. In 2023 hebben medewerkers scholingen gevolgd op het gebied van ICT, vakspecialisaties, lesmethodes en BHV. Bovenschools op Ambion-niveau zijn meerdere studiedagen georganiseerd voor schooldirecteuren en (een deel van) het servicebureau. Tijdens deze dagen stond de implementatie van het nieuwe koersplan 2023-2027 en de professionele cultuur centraal, alsmede de uitwerking hiervan in de beleidsdomeinen.

Arbeidsmarkttoelage

In 2021 heeft het ministerie van Onderwijs, Cultuur & Wetenschappen “De arbeidsmarkttoelage” in het leven geroepen en in 2023 wederom toegekend. Deze toelage is bedoeld voor scholen die een uitdagende leerlingenpopulatie hebben. Deze scholen kunnen hun vacatures moeilijker invullen en hebben een hoger verloop onder het personeel. Bij Ambion betreft dit twee scholen. Met de MR-en van deze scholen zijn afspraken gemaakt hoe we deze toelage inzetten.

Salarissysteem en digitale dossiers

In 2023 hebben we een aanbesteding gedaan voor de aanschaf van een nieuw salarissysteem. Uit de verschillende aanbieders hebben we het pakket van Visma-Raet gekozen. We zijn eind 2023 met de voorbereiding van de implementatie begonnen. In het voorjaar van 2022 heeft een externe partij onze personeelsdossiers gedigitaliseerd. We hebben daarbij gebruik gemaakt van mensen met afstand tot de arbeidsmarkt. In 2023 hebben we het up-loaden van stukken in het personeelsdossier meer gestructureerd om meer eenheid te creëren. Deze structuur zal ook in het nieuwe systeem in 2024 worden voortgezet, uitgewerkt en opgezet voor alle personeelsleden.

Zij-instromers en LIO-ers

In 2023 hadden we drie zij-instromers aan het werk bij Ambion. We hebben drie afgestudeerde leerkrachten die als LIO bij ons werkzaam waren een contract kunnen aanbieden.

Eshuis Registeraccountants B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 27 mei 2024

31

Ambion

jaarverslag 2023

Ambion

jaarverslag 2023

Verzuim De bestaande beoordelingssystematiek werd als te summier ervaren door de directeuren en is aangepast en aangevuld met expliciete criteria waaraan een leerkracht moet voldoen. Bij een positieve beoordeling wordt in overleg met HR een passend dienstverband aangeboden.

Gemiddeld

Verz.perc.

8,65

Verz. perc. t/m 1 jr

6,69

Verz. perc. 1-2 jr

1,96

6

Gem. verz. duur (dgn.)

21,93

4

Meldingsfrequentie

1,04

2

Perc. nulverzuim WTF

38,40

0

Perc. nulverzuim mdw.

43,76

Aantal ziekmeldingen

33,67

Aantal hersteldmeld.

33,25

Aantal medewerkers

395,08

Aant. mdw.

Totaal WTF

257,98

441

De verzuimcijfers zijn in de afgelopen jaren flink gestegen, in lijn met de landelijke cijfers. Het hoge verzuimpercentage is voor een groot deel te wijten aan het relatief hoge aantal langdurig zieken, waaronder long Covid. Doordat een groot deel van deze ziektetrajecten in 2024 wordt afgesloten, is de verwachting dat dit percentage het komende jaar weer gaat dalen. Daarnaast is de meldingsfrequentie nog steeds hoger dan voorgaande jaren en het percentage nulverzuim (percentage van het aantal werknemers die zich niet ziekgemeld hebben) lager. Het aantal ziekmeldingen is dus gestegen. Dit vraagt om extra alertheid bij frequent verzuim en preventief handelen om te voorkomen dat medewerkers langdurig uitvallen. De directeur is hierin in de lead, waarbij hij/zij een beroep kan doen op onze arbo-medewerker en

32

Beoordelingssystematiek

12

10 8

Verwachte toekomstige ontwikkelingen Begeleiding beginnende directeuren

2023-02

2023-04

2023-06

Verzuimpercentage

2023-08

51

56

de externe arbeidsdeskundig. Een driehoeksgesprek met de medewerker is een manier om open en vroegtijdig het (frequente) verzuim en de aard hiervan te bespreken.

Werkdruk

Vitaliteit

328

2023-12

voortschrijdend verzuimpercentage

Aant. vzm Kort:1 - 7 Middel: 8 - 42 Lang: 43 - 730 435

2023-10

In het nieuwe koersplan is het thema vitaliteit opgenomen onder het thema “Professionele cultuur”. De uitwerking van het beleid krijgt een plek binnen het strategisch HRM-plan. Bij de start van het schooljaar 2023-2024 werden alle scholen voorzien van een gezond kistje fruit. Met deze ludieke actie hebben we het onderwerp onder de aandacht gebracht van de medewerkers. In verschillende communicatie uitingen hebben we vervolgens in de maanden daarna gewezen op het belang van vitaliteit en medewerkers tips gegeven.

Lang:> 2 jr.

Aant. open.

3

39

Werkdruk heeft, eveneens in het kader van vitaliteit, voortdurend de aandacht binnen Ambion. Iedere school heeft de beschikking over werkdrukmiddelen. Directeuren hebben met de MR gesproken en gezamenlijk is besloten hoe de werkdrukmiddelen ingezet worden. De werkdrukmiddelen worden veelal ingezet voor extra personeel. Het gaat dan om bijvoorbeeld onderwijsassistenten, administratieve krachten of conciërges. Op sommige scholen worden ook leerkrachten betaald uit deze gelden, bijvoorbeeld om een extra grote groep te kunnen splitsen voor een deel van de dag of week.

Naast het al bestaande ‘maatje’ voor nieuwe directeuren, worden beginnende directeuren, waar nodig, ook gekoppeld aan een externe coach voor individuele- en teamcoaching. Uiteraard op maat, omdat iedere school en iedere directeur zijn eigen ontwikkelingsfase kent. In 2023 bestaat de kweekvijver van Ambion uit vijf directeuren in spé, óf net gestart in de functie van directeur. De eerste kweekvijverwandeling vindt plaats in januari 2024. De toekomstige directeuren gaan met elkaar in gesprek en kunnen een casus voorleggen aan twee ervaren directeuren. We willen op deze manier de startende en toekomstige directeuren een steuntje in de rug geven en ze een platvorm bieden met gelijkgestemden om ervaringen uit te wisselen. Op basis van de eerste ervaringen gaan we de kweekvijverwandelingen verder vorm en inhoud geven.

Onderzoek naar (digitale) mogelijkheden gesprekkencyclus

Onze huidige gesprekkencyclus voldoet niet. We willen een moderne wijze van ontwikkelgesprekken invoeren die recht doet aan de medewerker en zijn of haar professionele houding en ontwikkeling. Daarom gaan we in 2024 met behulp van het nieuwe systeem van Visma Raet, een nieuwe gesprekkencyclus ontwikkelen.

Manifest bestuur in Emmeloord

Collega bestuur Aves uit Emmeloord maakt zich hard om op termijn geen dure leerkrachten van commerciële bureaus meer in te huren. Met een manifest nodigen zij besturen in de regio uit om samen plannen uit te werken om dit te kunnen realiseren. Ambion heeft haar solidariteit met het manifest uitgesproken. In 2024 worden de gesprekken en de uitwerking van de ideeën voortgezet.

Vlootschouw LC leerkrachten

Directeuren van Ambion hebben een LC-Vlootschouw gedaan om een goed overzicht te hebben van het aantal LC leerkrachten en het potentieel binnen deze groep medewerkers. Dit traject krijgt in 2024 een vervolg met als doel bewustwording bij de leerkrachten te realiseren. Hierbij is het uitgangspunt: een reëel zelfbeeld over eigen functioneren en het stimuleren van persoonlijke/professionele ontwikkeling in samenspraak met de leidinggevende. Hiervoor worden onder andere twee bijeenkomsten georganiseerd waarin de functie van LC wordt toegelicht.

Aantrekkelijk werkgeverschap

Ambion zet ook de komende jaren in op professionalisering van de eigen leerkrachten, onderwijsassistenten, leerkrachtondersteuners en directeuren. Het zijn van een aantrekkelijke werkgever wordt steeds belangrijker door het lerarentekort en de vergrijzing. Creativiteit en verantwoorde risico’s zijn daarbij noodzakelijk. Om evenwicht in het personeelsbestand te behouden is het belangrijk om jonge leerkrachten aan te trekken en te behouden. De komende jaren kijken we daarom nadrukkelijk hoe Ambion haar positie als aantrekkelijke werkgever verder kan verstevigen. Innovatief onderwijs, ruime ontwikkelmogelijkheden met duidelijke loopbaanpaden en aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden zijn hierbij de voornaamste pijlers.

Strategisch personeelsbeleid

We gaan de komende jaren meer inzetten op het strategisch personeelsbeleid, waarbij zowel kwantitatief als kwalitatief naar het personeelsbestand wordt gekeken. Hierbij is het belangrijk om helder te hebben wat de huidige situatie is en wat wenselijk is over 3-5 jaar. De beleidsadviseur onderwijskwaliteit en strategisch beleidsadviseur HRM hebben een leergang strategische HRM gevolgd met als resultaat een eerste aanzet voor een strategisch HRM plan. De invulling hiervan krijgt in 2024 een vervolg.

Koppeling onderwijskwaliteit en personeelsbeleid

De onderwijskundige visie is het uitgangspunt voor het personeelsbeleid. Dit vraagt nog om een verdere uitwerking. Vooral voor de langere termijn zal duidelijk moeten worden wat de onderwijskundige visie betekent voor de organisatie-inrichting en het te voeren personeelsbeleid. De bestuurder bespreekt regelmatig met de directeuren de situatie op de scholen rondom de kwaliteit van het onderwijs en het te voeren (personeels)beleid. In overleggen met HR en/of het beleidsteam worden thema’s die spelen verder uitgewerkt of voorbereid.

Eshuis Registeraccountants B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 27 mei 2024

33

Ambion

jaarverslag 2023

Ambion

2.3

Organisatie

A. Communicatie & PR Doelen en resultaten • Elke school heeft een aantrekkelijke, actuele website met een kort promofilmpje. Scholen communiceren via moderne digitale middelen.

jaarverslag 2023

ingezet worden. Daarbij is de inzet van social media inmiddels onmisbaar, maar ook het persoonlijke netwerk van beleidsadviseurs, directeuren en overige medewerkers. Door de inzet van de schoolposters en overzichtelijke infografics onderscheid Ambion zich op sociale kanalen.

• Arbeidsmarktcommunicatie doorontwikkelen om succesvoller vacatures in te kunnen vullen.

binnen en buiten de organisatie breed gecommuniceerd. Ook werd voor iedere school een nieuwe schoolplanposter en schooljaarplanposter gemaakt op basis van het vuurtorenmodel. Directeuren en medewerkers ervaren het model als praktisch inzetbaar om strategische doelen te vertalen naar hun eigen dagelijkse praktijk. Het model en de posters helpen om het strategisch plan ook op de scholen levend te maken en houden.

• Koersplan 2023-2027 afronden en intern en extern communiceren. • Heroverweging en evaluatie domein communicatie & PR en de plek binnen de organisatie.

In 2023 hebben de scholen een nieuw ouderportaal in gebruik genomen, Parro. Dit mede ingegeven door het feit dat het vorige ouderportaal ophield te bestaan. Door een goede voorbereiding en een goede samenwerking tussen de bovenschoolse ICT en de scholen is de overgang soepel verlopen. De scholen hebben met Parro weer een modern ouderportaal waarmee op een goede, transparante manier gecommuniceerd kan worden met de ouders.

Arbeidsmarktcommunicatie

De krapte op de arbeidsmarkt is de afgelopen jaren ook in Friesland merkbaar. Communicatie werkt nauw samen met het domein HR om per vacature te beoordelen wat de beste manier van werven is en welke middelen

34

Om beter aan de sluiten bij de wensen en behoeften vanuit de organisatie is besloten om medio 2023 een Strategisch communicatieadviseur & Bestuursondersteuner aan te nemen ter vervanging van de beleidsadviseur Communicatie & PR. Een aantal operationele communicatiewerkzaamheden krijgt binnen het domein Organisatie een (nieuwe) logische plek, waardoor deze nieuwe medewerker ruimte krijgt voor de bestuursondersteuning. Communicatie & PR zal zich de komend jaren met name richten op strategische vraagstukken binnen de organisatie om het onderwijsproces optimaal te kunnen ondersteunen en faciliteren. Daarbij spelen arbeidsmarktcommunicatie en interne communicatie (als onderdeel van goed werkgeverschap) een belangrijke rol. De communicatieadviseur zit daarbij dicht bij de bestuurder en werkt veel samen met de afdeling HR.

Communicatie via digitale middelen

Alle digitale communicatiemiddelen worden jaarlijks geëvalueerd op actualiteit, zowel de content als ten aanzien van technische ontwikkelingen en mogelijkheden. Hierbij kunnen de scholen en de beleidsmedewerker Communicatie & PR een beroep doen op de interne knowhow van bijvoorbeeld de iCoaches en de decentrale ICT beheerders. De betrokken leveranciers van bijvoorbeeld de websites zijn verantwoordelijk voor een actueel CMS. In 2023 zijn zes scholen bezocht door een fotograaf voor nieuwe fotografie en er is een nieuwere versie van het CMS in gebruik genomen. Daarnaast zijn alle websites gescreend en zijn kleine wijzigingen doorgevoerd om de gebruiksvriendelijkheid en vindbaarheid van informatie te vergroten. Bijvoorbeeld een aanmeldknop en een contactknop op de startpagina van de scholen. De decentrale ICT beheerders hebben een training gevolgd van het vernieuwde CMS.

hebben vooral behoefte aan beleidsmatig advies in specifieke trajecten en projecten. Bovenschools en bestuurlijk is er juist behoefte aan bredere en inhoudelijke ondersteuning.

Andere projecten die in 2023 zijn gestart en (deels) afgerond: In 2023 werd Ambion geconfronteerd met relatief veel langdurige uitval en het vertrek van schooldirecteuren. Het duurzaam invullen van deze vacatures bleek lastig, ook na inschakeling van een extern wervingsbureau. De manier van werven vraagt aandacht en zal in 2024 samen met HR opnieuw worden bekeken.

Koersplan 2023-2027

Begin 2023 is het nieuwe koersplan goedgekeurd door de RvT en de GMR. Daarmee kon een mooi proces van meerdere jaren, waarin verschillende interne en externe belanghebbenden zijn betrokken, afgerond worden. De beleidsadviseur Communicatie & PR heeft in deze afronding een leidende rol gespeeld. Met de opmaak van een digitale en offline versie van het koersplan werd het koersplan

Communicatie & PR binnen Ambion

Binnen de domeinstructuur van het servicebureau heeft Communicatie & PR een plek binnen het domein Organisatie. Met het vertrek van de beleidsadviseur Communicatie & PR medio 2023 is de rol van communicatie binnen de organisatie en de invulling van de functie beleidsadviseur opnieuw bekeken. De afgelopen zes jaar is een stevige basis gelegd binnen Ambion als het gaat om communicatiebeleid en middelen. De scholen zijn inmiddels voldoende uitgerust en vaardig om met de beschikbare middelen hun dagelijkse communicatie en pr goed vorm te geven. Zij

• Promotiefilmpjes scholen: in 2023 heeft Het Vogelnest als laatste school van Ambion een mooie promotiefilm gemaakt. Hierin komt de nieuwe missie en visie van de school duidelijk naar voren. De film wordt onder andere gebruikt op de website. • Aankleding gebouwen: in 2023 is voor de Van Maasdijkschool en de Sevenaerschool een ontwerp gemaakt om binnen de scholen zichtbaar te maken waar zij voor staan. Daarbij wordt tevens gekeken naar het opruimen van de school en het eventueel nieuw inrichten van ruimtes. Het doel is daarbij om een Eshuis Registeraccountants B.V. Voorte waarmerkingsdoeleinden aantrekkelijke werk- en leeromgeving creëren voor behorend bij controleverklaring leerlingen en leerkrachten. De uitvoering is deels in 2023 d.d. 27 mei 2024 gerealiseerd en krijgt een vervolg/afronding in 2024. 35

Ambion

jaarverslag 2023

Verwachte toekomstige ontwikkelingen In 2024 gaat Communicatie & PR (verder) aan de slag met onder andere: • Het in de markt zetten van Ambion als onderwijsorganisatie voor openbaar onderwijs en aantrekkelijk werkgever. Het nieuwe koersplan 2023-2027 fungeert hierbij als vliegwiel; • De advisering van directeuren en scholenteams in de profilering van hun school; • Het vergroten van het bereik van het dashboard binnen Office365, mede door het creëren van aantrekkelijke en onderwijsinhoudelijke content; • Advisering en ondersteuning van het domein HR bij werving van nieuwe medewerkers en het binden en boeien van bestaande medewerkers; • De zichtbaarheid van Ambion op sociale kanalen verbeteren en vergroten ten behoeve van de arbeidsmarktcommunicatie en profilering van Ambion. • Communicatieadvies in het fusietraject Aldeboarn.

B. Officemanagement Officemanagement is de spin in het web van onze organisatie. Zij legt de verbinding in de dagelijkse gang van zaken tussen bestuur, scholen en de buitenwereld. Maar ook voor

Ambion

de interne organisatie spelen de medewerkers een belangrijke rol in de verbinding, communicatie en ondersteuning. Naast de algemene ondersteuning van de bestuurder en het servicebureau, hebben de medewerkers van officemanagement een belangrijke rol bij het organiseren van diverse bijeenkomsten en trainingen en bij de inrichting van de O365-omgeving.

Iedere medewerker en leerling (vanaf groep 3) heeft een eigen device. Hierdoor is er een geringer risico dat zij op allerlei apparatuur (inlog-)gegevens achterlaten. Ambion maakt keuzes en neemt maatregelen om zo veilig mogelijk te werken, waarbij de balans wordt gezocht met het behouden van een werkbare ICT-inrichting.

Met de nieuwe invulling van Communicatie & PR, hebben de medewerkers van officemanagement een aantal uitvoerende communicatie werkzaamheden op zich genomen, zoals de voorbereiding van de open dag en de medewerkerscommunicatie. Voor de bestuursondersteuning is er afstemming geweest tussen de managementassistente en de bestuursondersteuner. Daarbij is uiteindelijk een scheiding gemaakt tussen secretariële ondersteuning (managementassistente) en inhoudelijke ondersteuning (bestuursondersteuning).

Ambion werkt met een aantal opslag- en communicatieplatforms tussen doelgroepen:

Verwachte toekomstige ontwikkelingen

Wachtwoorden worden regelmatig (verplicht) aangepast en we hebben MFA (meervoudige verificatie) ingericht voor cruciale gebruikers (met name beheerders).

Ook in 2024 biedt officemanagement weer de benodigde ondersteuning aan de bestuurder en de serviceorganisatie. Onder andere de organisatie van studiedagen wordt door officemanagement vakkundig opgepakt. Samen met de bestuursondersteuner wordt in 2024 gekeken hoe de ondersteuning van de RvT vorm krijgt.

C. Informatiemanagement Dit vakgebied is niet nader gestructureerd en geformaliseerd, maar wordt bij nieuwe ontwikkelingen en processen wel nadrukkelijker betrokken. In 2023 is de informatie op het interne dashboard overzichtelijker en toegankelijker gemaakt door toevoeging van de Ambion Wiki. Een aandachtspunt blijft het gebruik van het dashboard door medewerkers. We merken dat nog niet alle medewerkers de weg naar het dashboard weten te vinden. Dit zal ook het komende jaar nog de nodige aandacht vragen.

36

Informatiebeveiliging

1. Het O365 platform van Microsoft voor alle medewerkers; dit platform wordt ook gebruikt voor een SSO-koppeling met het HRM-pakket van Raet. 2. Het ecosysteem van Apple voor de interactie tussen leerlingen en leerkrachten; 3. Het ouderportaal Parro voor de communicatie met ouders.

We werken met gerenommeerde bedrijven voor onder andere het netwerkbeheer. Ook heeft Ambion intern de nodige expertise in huis, te weten: • Een gecertificeerde Microsoft-specialist; • Een gecertificeerde Apple-specialist; • 4 ICT-beheerders die allen ICT-zaken behartigen voor alle scholen.

Privacy

Voor wat betreft de AVG heeft Ambion zowel een externe Functionaris Gegevensbescherming als een ervaren externe Privacy Officer. Beide houden zich voor meerdere schoolbesturen bezig met privacyvraagstukken, waaronder toetsing van verwerkingsovereenkomsten. Voor de schriftelijke borging wordt gebruik gemaakt van de producten

jaarverslag 2023

en trainingen van YourSafetynet. Met een speciaal formulier van YourSafetynet kan via een link op de website van Ambion een privacy-incident worden gemeld.

Dataveiligheid

Niet alleen de hierboven genoemde platforms hebben hun opslag in the cloud, ook alle scholen en het servicebureau van Ambion werken serverloos. Hiermee is in de basis een eerste risico ondervangen. Sinds september 2022 is het extra back-uppen van de Office 365-omgeving ondergebracht bij Barracuda.

Verwachte toekomstige ontwikkelingen

Nu in 2023 de meeste apparatuur vervangen is en het gebruik hiervan eigenlijk geen nadere aandacht meer vraagt, zijn er vervolgstappen om de systemen en de profielen op de apparatuur nog meer centraal aan te sturen met blijvend aandacht voor zowel de veiligheid als de gebruiksvriendelijkheid. Hiermee krijgt informatiemanagement organisch een prominentere en meer overkoepelende plek binnen Ambion. De referentiearchitectuur van FORA lijkt als referentiekader nog steeds een prima middel om de verschillende voorzieningen en processen binnen Ambion in kaart te brengen.

D. ICT Doelen en resultaten • Doelmatige en laagdrempelige dienstverlening aan scholen • ICT-infrastructuur toekomstbestendig ingericht Sinds 2019 werken al onze scholen serverloos, hebben zij Apple-apparatuur gekregen en zijn ze overgegaan op het leren en werken in de Apple leeromgeving. De ICT-afdeling van het servicebureau regelt dit in eigen beheer. Ook de verkoop van oude apparatuur, aanschaf nieuwe apparatuur

voor leerkrachten en leerlingen en de inrichting is geheel in eigen beheer uitgevoerd. Door deze gezamenlijke en eenduidige keuze is het beheer voordeliger en eenvoudiger intern uit te voeren door de decentrale ICT-beheerders. Door meer zelf te doen, realiseren we een kostenbesparing. Ook hebben we hiermee de dienstverlening aan de scholen doelmatiger en laagdrempeliger ingericht. Deze keus is in 2022 geëvalueerd en unaniem is gekozen om deze keuze te bestendigen. Nu de Macbooks in 2023 zijn vervangen is alles weer up-to-date.

• Tenslotte moet de Europese aanbesteding voor nieuwe kopieerapparaten opgestart worden. Deze aanbesteding zat voorheen bij facilitair, maar de huidige en nieuwe kopieerapparaten zijn meer en meer computers geworden. Ook hier wordt nadrukkelijk gekeken of er een kostenreductie mogelijk is.

Op bijna alle scholen (op drie na) is inmiddels een glasvezelverbinding gerealiseerd. Alle verbindingen zijn, onafhankelijk van degene die de verbinding fysiek heeft aangelegd, ondergebracht bij Hallo.

Verwachte toekomstige ontwikkelingen

Nu besloten is om de nadruk blijvend te houden op eigen regie en uitvoering kunnen meer en meer zaken op deze wijze ingericht worden. De decentrale beheerders werken in teamverband, waarbij specifieke expertises benut worden en een ieder een overkoepelende verantwoordelijkheid heeft voor een specifiek onderdeel of applicatie. De eigen knowhow op bestuursniveau neemt hierdoor meer en meer toe.

• Om de veiligheid zoveel mogelijk voor de voordeur te waarborgen, willen we de internetverbindingen door en via de dienst Veilig Internet van Sivon uitbesteden • Het contract VoIP en mobiele telefonie loopt ook af. Ook hier wordt gekeken naar een passend vervolg, waarbij ook een nauwere integratie met de O365 communicatietools bekeken gaat worden. Dit mede met als doel om een kostenbesparing te realiseren.

Eshuis Registeraccountants B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 27 mei 2024

37

Ambion

jaarverslag 2023

E. Onderwijsinnovatie Doelen en resultaten •

Er is een heldere beschrijving van uitdagend onderwijs binnen Ambion vastgesteld

•

Er is een programma-aanbod voor het onderwijskundige benutten van de Apple leeromgeving opgesteld en uitgevoerd op bijna alle scholen van Ambion. Een groot deel van de medewerkers is Apple teacher.

Ambion is een innovatieve en ambitieuze onderwijsorganisatie. In het nieuwe koersplan heeft innovatie een nadrukkelijke plaats gekregen als onderdeel van het koersthema “uitdagend onderwijs”. De betekenis hiervan binnen Ambion is vastgesteld in een definitie. Het koersthema “onderzoekend leren & werken” heeft betrekking op de onderzoekende houding van medewerkers en hoe we dit binnen ons dagelijks handelen een plek kunnen geven om zo een continue verbetering van ons onderwijs te realiseren.

We zorgen voor een onderzoeksmatige aanpak bij vernieuwing en schoolontwikkeling. Hiermee werken we meer doordacht, onderbouwd en systematisch aan onderwijsverbeteringen en maken we beter gebruik van elkaars expertise en wetenschappelijk onderzoek. (Praktijkgericht) onderzoek draagt ook bij aan de onderwijskwaliteit. Dit komt onder andere goed tot uiting in onze bovenschoolse kenniskringen, IB-netwerk en beleidsgroepen.

Verduurzaming kleine scholen

Scholen met minder dan 75 leerlingen zijn, vooruitlopend op het nieuwe koersplan, in het schooljaar 2022-2023 aan de slag gegaan met de opdracht om een sterkere vorm van organiseren en samenwerken te kiezen om kwalitatief goed en efficiënt onderwijs te realiseren voor de lange termijn. De invulling van de samenwerkingsopdracht (borging kwaliteit en efficiëntie) voor kleine scholen is een belangrijk vraagstuk voor een duurzame toekomst van Ambion.

Het versterken van de onderzoekende cultuur krijgt een steeds prominentere plek binnen Ambion. In het koersplan 2023-2027 is de ambities van het thema ‘Onderzoekend werken en leren’ als volgt omschreven:

Eén van de vormen is het innovatieve schoolconcept Open Isles. Door samenwerking tussen (kleine) scholen en samenwerking met externe partijen kunnen leerlingen samen in en buiten hun school meer en andere leerervaringen op doen. Door samen te werken kunnen we meer kennis delen, specialisten breed inzetten en ook op de kleinere scholen de onderwijskwaliteit borgen.

‘Binnen Ambion werken we vanuit een onderzoekende, lerende houding om daarmee de onderwijskwaliteit verder te ontwikkelen en te versterken. Daarom hebben we een PDSA-cyclus (Plan, Do, Study (onderzoek), Act). Daarin staat onderzoekend werken en leren centraal voor continue verbetering: onderzoek als kloppend hart van onze organisatie. Door opleiding, intervisie en coaching omarmen alle medewerkers het onderzoekend werken en leren als tweede natuur en is dit zichtbaar in hun houding en gedrag.’

Een samenwerking met onze natuurlijke partner in de regio, cbo Meilân, biedt daarnaast perspectief. Na positieve eerste stappen in 2022, is hier in 2023 een vervolg aan gegeven. We werken al in diverse projecten samen, zetten concrete stappen als het gaat om gezamenlijke huisvestingsvraagstukken, verbreding aanbod en behoud van een divers en thuisnabij onderwijsaanbod. De fusie van twee dorpsscholen in Oudehaske tot een samenlevingsschool is hiervan een mooi voorbeeld.

Onderzoek

38

Ambion

Het gebruik van ICT

We willen het gebruik van onze Apple-leeromgeving de komende jaren doorontwikkelen om hiermee ons onderwijs op een moderne, aansprekende en vooruitstrevende manier verder in te richten. In 2022 is alle Apple-apparatuur voor de leerlingen en leerkrachten vervangen en in 2023 die voor het niet onderwijzend personeel. Nu we inmiddels vijf jaar met Apple werken, kunnen we vaststellen dat het merendeel van onze medewerkers de basisvaardigheden beheerst. Het grootste deel van de medewerkers heeft het leerprogramma Apple Teacher met succes afgerond. De interne kennisbibliotheek, bestaande uit filmpjes en schriftelijke handleidingen, is inmiddels rijkelijk gevuld en overzichtelijk bijeengebracht in een Apple handboek. Een praktisch en leerzaam naslagwerk voor nieuwe medewerkers, maar ook voor ervaren medewerkers die verdieping zoeken bij het inzetten van de Apple leeromgeving binnen de school. Vanuit het koersthema “uitdagend onderwijs” zijn in 2023 de toepassingen binnen de Apple leeromgeving nog eenmaal voor alle leerkrachten en leerlingen in een trainingsaanbod aangeboden. De i-Coach+, onze Apple/ ICT specialisten die onze scholen ondersteunen bij het toepassen van de Apple leeromgeving in de dagelijkse onderwijspraktijk, werken in teamverband en verzorgen op bijna alle scholen trainingen.

Daarbij kunnen ze een beroep doen op de expertise van onze eigen Apple Professional Learning Specialist (APLS) Stef Heeling en Apple Distinguished Educater (ADE) Anke van der Meer. Onze ADE is tevens aangesloten bij het wereldwijde netwerk van Apple waar (praktijk)kennis wordt gedeeld. Op het gebied van technologie heeft de samenwerking met de bibliotheek, Kei College (vmbo), Atelier Majeur (Kunst & Cultuur) en museum Heerenveen weer verder

jaarverslag 2023

gestalte gekregen. Mede dankzij een toegekende subsidie is er een praktisch aanbod voor zes scholen rond het thema duurzaamheid gerealiseerd. Daarnaast is er een ontwerpgroep gestart om de samenwerking te verdiepen, te verbreden en te verduurzamen binnen het reguliere aanbod. Door vele en ook verdrietige personele wisselingen is er nog geen concreet vervolg gerealiseerd. Wel is het leerecosysteem in de Fryske Marren gerealiseerd, waarbij de culturele partner (it Toanhûs) in de lead is.

Verwachte toekomstige ontwikkelingen

In maart 2024 worden de (concept) kerndoelen digitale geletterdheid vastgesteld. We willen op basis hiervan en datgene we al doen, kijken hoe we in 2024-2025 een dekkend aanbod voor de scholen kunnen realiseren. Dit kan door een divers aanbod te presenteren waar de scholen zelf een keuze uit kunnen maken of om (eerst) een basisprogramma voor alle scholen te maken. Bij deze tweede optie gaan de i-Coach+ in 2025-2026 als vakdocent de lessen geven op de scholen, waarna in de schooljaren daarna meer en meer de leerkrachten dit kunnen en gaan overnemen.

Eshuis Registeraccountants B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 27 mei 2024

39

Ambion

jaarverslag 2023

Ambion

2.4

Bedrijfsvoering

A. Huisvesting & Facilitair Doelen en resultaten Ambion heeft vijftien gebouwen in juridisch eigendom- en beheer. De overige gebouwen zijn in eigendom- en beheer bij de Vereniging van Eigenaars (VvE) Facet, VvE Akkrum en VvE De Akkers, Stichting De Kompenije, gemeente Heerenveen, gemeente De Fryske Marren en vastgoedmanagement Eagle Real Estate/Vastestate.

Doelen en resultaten

• Voor onze scholen streven we een huisvestingssituatie na die past bij onze visie op het onderwijs. • Langetermijn visie gebouwen is opgesteld op basis van het profiel van de school en op basis van het integraal huisvestingsplan van de gemeenten Fryske Marren en Heerenveen. Start eerste projecten, obs Het Vogelnest en obs Ekke de Haan.

multifunctionele gebouwen die een integrale benadering van het opgroeiende kind stimuleren. In het nieuw opgestelde DIHP van de gemeente Heerenveen (2022) wordt ingezet op een verdere intensivering van de samenwerking tussen onderwijs, opvang en ondersteuning. Deze ambities horen we ook terug in het proces om te komen tot een nieuw IHP in de gemeente De Fryske Marren. Dit sluit aan bij de ambities van Ambion.

Leerlingenaantallen

Ten opzichte van 2022 is het leerlingenaantal met ongeveer 4% gedaald. (2021: 3.018 vs. 2023: 2.902.) De daling is onder andere te verklaren door het overgaan van de leerlingen van It Haskerplak naar de Samenlevingsschool Oudehaske onder de vlag van CBO Meilân, de sluiting van OBS Skoatterwiis en een daling van het aantal leerlingen op scholen in kleinere dorpen. In het speciaal onderwijs is het aantal leerlingen gelijk gebleven.

Het eerste doel is van continu doorlopende aard. Jaarlijks worden onze gebouwen goed onderhouden, op basis van het opgestelde en tweejaarlijks bijgewerkte MJOP. Daarnaast worden nieuwbouw- en renovatieplannen op basis van de planning in de (D)IHP’s uitgewerkt en uitgevoerd. Dit draagt bij aan het behalen van ons doel om de huisvestingssituatie te laten blijven aansluiten bij de visie van het onderwijs.

Het streven is om thuisnabij en kwalitatief goed onderwijs te blijven aanbieden aan alle kinderen in de gemeenten De Fryske Marren en Heerenveen. We werken samen met de partners in de regio aan werkbare toekomstbestendige oplossingen. Met betrekking tot het IHP in De Fryske Marren, wordt dit uitgangspunt meegenomen in de toekomstvisie.

Beheer en onderhoud

Ruimtebehoefte en capaciteit

LindHorst huisvestingsadviseurs voert voor Ambion het beheer en onderhoud uit voor de veertien gebouwen in juridisch eigendom, alsook voor VvE Facet, VvE Akkrum en deels voor OBS De Feart. Het gaat hierbij om planning, beheer, uitvoeringscoördinatie, begeleiding, rapportage en klachtenonderhoud. De kwaliteit van de schoolgebouwen is essentieel voor het geven van goed onderwijs. Huisvesting draagt bij aan de kwaliteit van het onderwijs, de verhoging van de productiviteit en het aantrekken van nieuwe leerlingen. Ambion streeft voor haar scholen een huisvestingssituatie na die past bij haar visie op het onderwijs. Daarin werken we samen en zoeken we afstemming met partners in educatie, welzijn en zorg en een verankering in de sociaalmaatschappelijke omgeving. Bij toekomstige bouwplannen streeft Ambion, als dat gewenst en mogelijk is, naar 40

jaarverslag 2023

De ruimtebehoefte van een school wordt berekend op basis van het leerlingenaantal. Aan de hand van leerlingenprognoses wordt bekeken wat de ruimtebehoefte van een school is op korte, middellange en lange termijn. Gemeentelijke prognoses laten voor de korte, middellange en lange termijn nog steeds een afname in het leerlingenaantal te zien. Dit zien we voor 2023 ook terug in de leerlingentelling op diverse scholen. Over het geheel bekeken heeft Ambion niet bekostigde overcapaciteit, doordat op een deel van de schoollocaties (langdurige) leegstand is. Op 1 oktober 2023 had Ambion

2.902 leerlingen, dit is inclusief sbo It Oerset. Dit aantal leerlingen bepaalt de normatieve ruimtebehoefte in 2024. Hieronder zijn de aantallen verwerkt.

M2 BVO

Feitelijk capaciteit totaal 23.239 m2 bvo Normatieve ruimtebehoefte 19.35a8 m2 Overcapaciteit

3.881 m2

Medegebruik Circa 550 m2 Niet bekostigd

3.337 m2 (leegstand)

Ambion heeft dus op een aantal scholen te maken met niet bekostigde overcapaciteit, ook wel (normatieve) leegstand genoemd. Leegstand kost geld, omdat deze vierkante meters wel moeten worden onderhouden en geëxploiteerd, maar hier geen directe vergoeding tegenover staat. Als er bij nabijgelegen collega-scholen sprake is van een tijdelijk tekort aan ruimte, kunnen zij worden doorverwezen naar deze leegstand bij Ambion. Voor scholen is dit vaak niet wenselijk, omdat een school dan wordt verdeeld over meerdere locaties wat ten koste gaat van onderwijstijd en teambuilding. Ook heeft het organisatorisch en financieel impact. Ambion kiest dan liever voor het in medegebruik geven of verhuren van de leegstand aan een maatschappelijke partij die het onderwijs, de leerlingen en/of de omgeving (wijk/dorp) ondersteunt. Ambion stelt voorop dat leegstand zoveel mogelijk wordt beperkt en lege ruimtes worden ingevuld door multifunctioneel gebruik ten dienste van of aanvullend op onderwijs. Op een aantal scholen wordt op dit moment nieuw gebouwd of gerevitaliseerd. Deze ontwikkelingen hebben een positief effect op de leegstand, omdat er gebouwd wordt voor het gemiddelde leerlingenaantal over de komende 15 jaar. Dit sluit aan bij de huisvestingsbehoefte van de locaties.

Terugblik en toekomstige ontwikkelingen

Een greep uit de projecten die in 2023 zijn opgestart en/of afgerond: ✔ PvE Revitalisatie OBS Ekke De Haan, de samenwerkingsovereenkomst getekend, het projectmanagementbureau en de architect geselecteerd. ✔ PvE Nieuwbouw De Greiden, de samenwerkingsovereenkomst getekend en het projectmanagementbureau geselecteerd. ✔ PvE Nieuwbouw OBS Albertine Agnesschool en locatiestudie. ✔ IHP De Fryske Marren opgestart. ✔ Aanbestedingstraject partij MJOP: Lindhorst geselecteerde partij. ✔ Fusie obs It Haskerplak en cbs De Tarissing en daarbij behorende opleveringsacties. ✔ Realisatie uitbreiding tijdelijke huisvesting It Bûtenplak. ✔ Uithuizing Skoatterwiis. ✔ In gebruikname buitenlokaal It Bûtenplak. ✔ In gebruikname 10e lokaal Route 0513, Bij cbs Spring!

Is tijdelijke huisvesting gerealiseerd.

✔ Aanvraag aanvullende eerste inrichting OLP

t.b.v. Albertine Agnes. ✔ Aanvraag aanvullende eerste inrichting OLP t.b.v. Westermarskoalle. ✔ Aanvraag aanvullende eerste inrichting OLP t.b.v. Route 0513. ✔ Interne verhuizing Compagnonschool. ✔ Tijdelijke huisvesting Albertine Agnesschool in De Spil (Heerenveen) en realisatie lokaal op het eigen leerplein. ✔ Werkzaamheden uit het MJOP zijn volgens Eshuis Registeraccountants B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden planning uitgevoerd. behorend bij controleverklaring ✔ Acties vanuit rapportages Veilig Spelen d.d. 27 mei 2024 (keuring speeltoestellen buitenplein) opgepakt. 41

Ambion

jaarverslag 2023

Personeel

Ook in 2023 heeft Astrid Huitema (BCN) de rol van Beleidsadviseur Huisvesting en Facilitair op zich genomen. Daarnaast is zij betrokken bij de nieuwbouw- en revitalisatieprojecten. In het najaar van 2023 is de werving opgestart voor vaste invulling van de functie. Begin 2024 zal de nieuwe collega beginnen. Rommert Talen – conciërge van Het Vogelnest – is vast voor 1 dag in de week bovenschools facilitair medewerker. Hij ondersteunt de adviseur Huisvesting en Facilitair bij uitvoerende zaken rondom het domein Huisvesting en Facilitair.

Verwachte toekomstige ontwikkelingen

worden zoveel mogelijk duurzame keuzes gemaakt. Daarbij valt te denken aan zonnepanelen, ledverlichting en goede isolatie. Bij nieuwbouw en renovatie in de gemeente Heerenveen is het uitgangspunt ENG en speelt circulariteit een grote rol in de plannen. Ambion wil ook voor de komende jaren kwalitatief duurzaam openbaar onderwijs voor de regio garanderen. Huisvesting heeft nadrukkelijke de aandacht van het bestuur in relatie tot profilering en het bieden van een aantrekkelijke leer- en werkomgeving.

Een greep uit de projecten en actiepunten voor 2024:

B. Financiën

• Nieuwbouwproject De Greiden: selectie adviseurs en ontwerp gereed maken.

Financieel beleid

• Verhuizing Servicebureau naar sbo It Oerset.

Het financieel beleid van Stichting Ambion is erop gericht om zoveel mogelijk middelen beschikbaar te stellen voor het primaire proces. Daarnaast is het financieel beleid erop gericht de continuïteit van de organisatie te waarborgen. De ontvangen financiële middelen zijn, waar mogelijk, gekoppeld aan de strategische doelen en de speerpunten van beleid van de organisatie. Hiermee wordt voldaan aan het uitgangspunt van het bestuur dat de begroting past bij het gevoerde beleid van stichting Ambion.

• Europese aanbesteding nieuw meubilair

Planning en control

• Nieuwbouwproject Albertine Agnesschool: selectie projectmanagementbureau, adiveurs en ontwerp maken. • Renovatieproject Ekke de Haan in samenwerking met Kinderwoud: adviseurs en uitvoerende partijen selecteren, uitvoering revitalisatie met als doel eind 2024 gereed.

• Planvorming Veerbus – De Schakel, De Ynset, Trijegeasterhonk (Open Isles concept). • Planvorming over normatieve overcapaciteit locatiegericht. OBS Akkrum heeft concrete plannen om voor de zomer van 2024 ruimte terug te geven aan de gemeente Heerenveen. • Contractmanagement in samenwerking met de Beleidsadviseur Bedrijfsvoering. • Aandacht voor Duurzaamheid: bij het onderhoud

42

Ambion

Een goede planning en control is erop gericht om de doelstellingen van de organisatie te realiseren. De instrumenten van planning (sturing) zoals het koersplan 2023-2027 en de meerjarenbegroting zorgen voor sturing binnen de organisatie. De instrumenten van de control (beheersing), zoals de tussentijdse voortgangsrapportages, managementrapportage en de financiële jaarrekening zijn bedoeld om de voortgang van de plannen te meten en indien nodig bij te sturen. Bij de stichting bestaat de planning- en controlcyclus (op hoofdlijnen) uit de volgende onderdelen:

jaarverslag 2023

• Opstellen en vaststellen jaarverslag vorig boekjaar. Dit betreft een bestuursverslag en de jaarrekening. Het is een verantwoordingsdocument over het gevoerde beleid en de cijfermatige positie van de stichting. Geplande oplevering: Februari tot en met april van een kalenderjaar. • Opstellen en vaststellen van het (meerjaren-)bestuursformatieplan voor het volgend schooljaar (beleidsmatige en formatief financiële planning). Oplevering: Mei van een kalenderjaar. • Opstellen van de 9- maandrapportage van een kalenderjaar. Deze bestaat uitsluitend uit een financiële rapportage met betrekking tot de staat van baten en lasten, een aantal analyses, een forecast van de staat van baten en lasten voor het kalenderjaar, risico’s en het verloop van de vermogenspositie van de stichting. Deze rapportage wordt besproken met de directies van de scholen en voorgelegd aan de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR) en de Raad van Toezicht. Oplevering: Oktober van een kalenderjaar. • Opstellen en vaststellen meerjarenbegroting. In de meerjarenbegroting is de eerste schijf tevens de begroting voor komend kalenderjaar. Het geheel wordt voorgelegd aan de GMR en de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht legt de begroting ter goedkeuring voor aan de Gemeenteraad. Na goedkeuring door de gemeenteraad volgt de vaststelling door het College van Bestuur. Oplevering: Najaar van het kalenderjaar.

• Monitoring voortgang koersplan 2023-2027. Om de realisatie van de doelen, zoals benoemd in het koers plan 2023-2027 te kunnen monitoren, vindt twee keer per jaar een evaluatie plaats in het beleidsteam en het directieoverleg. Hiervan wordt verslag gedaan in de

Raad van Toezicht. Hiervoor is in 2023 een eerste aanzet gemaakt tot een instrument waarin de jaardoelen van het koersplan, de daaraan gekoppelde beleidsdoelen en de wijze van meetbaar/merkbaar zijn opgenomen. We willen het schooljaar 2023-2024 benutten om dit instrument verder te testen en te ontwikkelen, zodat de eerste versie in het schooljaar 2024-2025 in gebruik genomen kan worden. In de doorontwikkeling zal er tevens een koppeling komen met de (meerjaren)begroting. Oplevering: januari en juli van het kalenderjaar.

belangrijkste budgethouders zijn, naast de bestuurder, de beleidsadviseurs en de directeuren. Zij hebben in het begrotingsproces kunnen aangeven wat de plannen, investeringsaanvragen en bijzondere wensen voor het komende jaar en de daaropvolgende jaren zijn (bijvoorbeeld op gebied van personeel, scholing, materiële zaken en investeringen). De beleidsadviseurs bespreken hun domeinbegroting met de directeuren. Deze manier van begroten vergroot de betrokkenheid bij de keuzes die zijn gemaakt voor de begroting.

Allocatie van middelen

Het bestuur ontvangt middelen van het Ministerie. Alle toekenningen worden daarbij berekend op schoolniveau maar beschikbaar gesteld op bestuursniveau. De kosten van het bestuur, servicebureau en de bovenschoolse middelen maken onderdeel uit van de totale stichtingsbegroting. Voor de bepaling en de verdeling van de middelen gelden de volgende uitgangspunten: • Onderlinge solidariteit en gezamenlijke verantwoordelijkheid; • Uitgaan van ‘wat hebben we nodig’ in plaats van ‘waar hebben we recht op’; • Bovenschools organiseren waar het kan en op schoolniveau waar het moet; • De uitgaven worden goed gemonitord; • Er bestaat een professionele cultuur van elkaar aanspreken; • Er blijft ruimte bestaan en er zijn prikkels voor ondernemerschap van schoolteams/directeuren. De Raad van Toezicht heeft in december 2022 de meerjarenbegroting 2023-2026 goedgekeurd. De

Eshuis Registeraccountants B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 27 mei 2024

43

Ambion

jaarverslag 2023

Alle jaarschijven van de meerjarenbegroting 2023-2026 zijn sluitend. Bij een aantal begrotingsposten is er sprake van onttrekking uit bestemmingsreserves. In de meerjarenbegroting is namelijk rekening gehouden met lasten waarvan de dekking is geregeld in de bestemmingsreserves. Deze reserves zijn in het verleden gevormd. In december 2022 is het besluit genomen door de directeuren om met de formatietoedeling voor de scholen in twee jaar tijd toe te groeien naar brinnummer bekostiging. Als gevolg van deze wijziging van de systematiek van formatietoedeling komen de budgetten van het Miniserie meer op de juiste plek. Bijvoorbeeld het onderwijsachterstandenbudget voor scholen met hoge ‘achterstandsscore’, etc.

Treasury

Het treasury-beleid vindt plaats binnen de kaders van de regeling beleggen en belenen voor instellingen voor onderwijs en onderzoek en binnen de richtlijnen van het treasury-statuut van Stichting Ambion. In het treasurystatuut wordt het treasury-beleid uiteengezet evenals een beschrijving van de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden in het kader van de treasury-functie en de verantwoording aan het bestuur. De Raad van Toezicht heeft in haar vergadering van 10 oktober 2022 het treasury-statuut goedgekeurd dat voldoet aan de nieuwe aangepaste ‘Regeling beleggen, lenen en derivaten OCW 2016’. Voor het gehele boekjaar is conform het vastgestelde beleid gewerkt. Om goed uitvoering te geven aan treasury is het van belang dat de financiële logistiek goed is geregeld. Er is één centrale rekening voor het uitvoeren van het betalingsverkeer en alle betalingsverkeer is geconcentreerd bij één bankinstelling. Jaarlijks vindt er een evaluatie plaats met de bankrelatie van de stichting. De financiële baten en lasten over 2023 bedragen € 37.170 positief (2022 € 24.993 negatief). Vanaf 1 oktober 2022 wordt

44

Ambion

geen negatieve rente meer in rekening gebracht. Door Stichting Ambion wordt geen gebruik gemaakt van derivaten (zoals renteswaps) om risico’s af te dekken. Tevens worden er geen belangrijke prijs-, krediet-, liquiditeits- en kasstroomrisico’s onderkend. Er hebben zich in het verslagjaar geen liquiditeitsproblemen voorgedaan binnen Stichting Ambion.

Onderwijsachterstandsmiddelen

De onderwijsachterstandsmiddelen worden bepaald aan de hand van een berekening door het CBS op basis van meerdere criteria. Voor het kalenderjaar 2023 is er circa. € 654.000 ontvangen aan onderwijsachterstandsmiddelen. De onderwijsachterstandsmiddelen zijn op de scholen ingezet.

Verantwoording extra middelen werkdrukverlaging

Op iedere school is het gesprek gevoerd over de knelpunten die werknemers ervaren en de oplossingen die zij hiervoor zien. Dit gesprek vond plaats in het gehele team van leraren, schoolleider en overig personeel. In het gesprek over de aanpak van de werkdruk is besproken welke maatregelen er in de school moeten worden genomen om de werkdruk te verminderen. Op basis van dit gesprek is door de schoolleider/het bevoegd schoolbestuur een bestedingsplan opgesteld voor de inzet van de extra werkdrukmiddelen voor de schooljaren 2022/2023 en 2023/2024. Dit bestedingsplan is ter instemming voorgelegd aan de personeelsgeleding van de MR (P-MR). In het verslagjaar 2023 is plm. € 831.000 besteed aan verlaging van de werkdruk. De middelen zijn onder andere besteed aan het aanstellen van conciërges, leerkrachten, onderwijsassistenten en vervanging leerkrachten om de leerkrachten te ontlasten, zodat ze meer tijd hebben voor hun onderwijsgevende taak. Daarnaast is ook op een

aantal scholen gekeken om de administratieve last te beperken.

Risicomanagement

Risicomanagement heeft de aandacht binnen de organisatie. Bij risicomanagement worden de risico’s die Stichting Ambion loopt op diverse gebieden in kaart gebracht en worden zo mogelijk beheersingsmaatregelen getroffen. Aan de hand van de risicoanalyse kan proactief met de risico’s worden omgegaan, waardoor de organisatie meer tijd heeft om in te spelen op de ontwikkelingen die op Ambion afkomen. Door het inbedden van de risicoanalyse in de planning- en control cyclus wordt bewerkstelligd dat het risicomanagement een continu proces wordt. In 2022 is een risicoanalyse opgesteld. De risicoanalyse heeft een sterk verband met de huidige financiële positie en organisatieomvang van Stichting Ambion. Hoe gezonder de organisatie is, hoe beter zij in staat zal zijn om risico’s op te vangen. Er wordt één keer in de twee jaar een risicoanalyse opgesteld. De financiële positie van Stichting Ambion is zonder meer goed. Zie ook hoofdstuk financiële positie. De Algemene reserve bedraagt eind 2023 € 3.835.367. Gesteld kan worden dat het vermogen voldoende is voor het dragen van de risico’s en er is overall sprake van een laag/gemiddeld risicoprofiel in relatie tot het vermogen. De belangrijkste risico’s staan hieronder vermeld.

Personele risico’s

De veranderde arbeidsmarkt biedt een aantal nieuwe problemen. Het is ingewikkeld de vervangingen goed te regelen. Daarbij doet zich een complex probleem voor. Als we medewerkers niet een vaste aanstelling geven, is er de kans dat ze vertrekken naar een ander bestuur. Er is immers sprake van een vraagmarkt. De flexibele schil wordt

jaarverslag 2023

daardoor steeds kleiner en, als we niet uitkijken, de vaste verplichtingen hoger. Er zal dus een actief personeelsbeleid moeten worden gevoerd om dit knelpunt op te lossen. De belangrijkste kosten worden gevormd door de (vaste) formatie die wordt ingezet. Het grootste financiële risico wordt gevormd door het ontstaan van verschillen tussen de bekostiging en de werkelijke personele lasten. Prijsverschillen ontstaan door stijging van de loonkosten die niet of niet geheel door de rijksoverheid wordt gecompenseerd en de extra kosten inzake externe inhuur, zoals BTW-kosten en risico-opslagkosten. Daarnaast kan er sprake zijn van (tijdelijke) boventalligheid in de personele bezetting. Door goed en tijdig te anticiperen op de krimp worden de risico’s tot een minimum beperkt. Eén van de maatregelen die onder andere wordt genomen is het hanteren van de T=0 systematiek bij de (meerjaren) formatieplanning voor de komende jaren. Dit betekent dat wijzigingen in het aantal leerlingen door de scholen formatief moeten worden opgevangen.

Materiële financiële risico’s

Voor de materiële instandhouding van de scholen ontvangt Ambion een genormeerde vergoeding van het rijk. Diverse landelijke onderzoeken hebben aangetoond dat de werkelijke lasten de genormeerde vergoeding sterk overschrijden. Minder leerlingen betekent minder inkomsten. Dit leidt echter niet direct - en zeker niet even sterk – tot minder kosten.

Maatregelen die Ambion onder andere heeft genomen, is het benutten van inkoopvoordelen door Europese aanbestedingen op het gebied van schoonmaak, ICT en gebruiks- en verbruiksmaterialen. Vaak hebben scholen te veel lokalen die niet door het rijk bekostigd worden. Wanneer het niet mogelijk is om betalende externe medegebruikers c.q. huurders te vinden, dan zullen lokalen worden afgesloten, met navenant lagere energie- en schoonmaaklasten. Ook worden de kosten van ‘schoolbestuurlijk onderhoud’ dan lager. Deze besparingen compenseren echter nog onvoldoende de lagere rijksvergoeding. Het blijft belangrijk om de bestaande huisvesting (scholen) te blijven volgen en te zorgen voor voldoende bezetting en voor kostenverminderingen als lokalen leeg staan. Ambion heeft zelf vijftien scholen in beheer, en de rest is in beheer bij de Vereniging van Eigenaren (VVE).

krimp heeft als gevolg dat er voortdurend gezocht moet worden naar creatieve oplossingen om enerzijds te blijven zorgen voor kwalitatief goed onderwijs en anderzijds om Ambion financieel gezond te houden. In de meerjarenbegroting 2023-2026 is rekening gehouden met de geprognosticeerde daling van het aantal leerlingen en de daarmee samenhangende formatieve krimp.

In het jaar 2022 bereikten de energieprijzen in de Europese Unie een recordniveau. De stijging - die gekoppeld is aan de wereldwijde verhoging van de groothandelsprijzen voor energie – begon in 2021, in de nasleep van de COVID-19-pandemie en als gevolg van de groeiende internationale vraag naar energie. Vanaf het jaar 2022 zijn de hogere energiekosten waarneembaar bij Ambion.

Stichting Ambion heeft in het verslagjaar gekozen voor een voorziening groot onderhoud via de componentenbenadering. Vanaf 1 augustus 2024 wordt een basisschool van PCBO Leeuwarden, cbs De Finne, ondergebracht bij stichting Ambion. In de meerjarenbegroting 2024-2027 is rekening gehouden met een overdracht van circa. 70 leerlingen.

Toekomstige ontwikkelingen

Met ingang van 1 januari 2024 wordt de verwerking van de voorziening groot onderhoud herzien. Onze stichting heeft een voorziening groot onderhoud. Vanaf 1 januari 2024 kan er gekozen worden tussen twee mogelijkheden, te weten: > Het activeren en afschrijven van groot onderhoud; > Het vormen van een voorziening groot onderhoud via de componentenbenadering.

Krimp

De impact van hiervoor genoemde risico’s wordt vergroot door de verwachte doorgaande krimp van het aantal leerlingen. De

Eshuis Registeraccountants B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 27 mei 2024

45

Ambion

jaarverslag 2023

Ambion

Ontwikkelingen in meerjarenperspectief Hieronder is een verkorte grafiek afgebeeld met daarin de ontwikkeling van het aantal leerlingen. Het speciaal basisonderwijs (SBAO) is buiten beschouwing gelaten, omdat het spreidingsgebied verder reikt dan de gemeente Heerenveen. Leerlingontwikkeling en prognoses