29. VRK Vastgestelde begroting 2025-2028, jaarverslag 2023 en eerste bestuursrapportage 2024 ANONIEM.pdf

In 2023 heeft VTK 852 monitoringsmomenten uitgevoerd. Dat is 113% ten opzichte van het geplande aantal monitoringsmomenten. Toelichting: In de prioritering van de wettelijke taken van VT heeft monitoring de laagste prioriteit. We kenden dan ook een grote achterstand op monitoringsmomenten, waar in 2023 specifieke aandacht aan is besteed. Enerzijds door verbeteringen en verduidelijking aan te brengen in het monitoringsproces, en anderzijds ook door bijvoorbeeld re-integrerende medewerkers vooral in te zetten op monitoring.

Operationeel doel: Het adviseren van burgers en ketenpartners, zodanig dat zij zelf in staat zijn de juiste vervolgstap te zetten in de aanpak HG/KM.

Ambities 2023-2026

Realisatie en prestaties 2023

Een 24/7 bereikbaarheidsdienst voor HG/KM voor burgers en professionals.

Deze bereikbaarheidsdienst wordt uitgevoerd door de bureaudienst tot 17.00 uur en vanaf 17.00 tot 08.00 uur de volgende ochtend door de crisisdienst. Het aantal gegeven adviezen door bureaudienst/crisisdienst binnen deze bereikbaarheidsperiode is 3.903.

Operationeel doel: Het inzetten van (onderzoeks)expertise op terrein HG/KM, zodanig dat partners (regionaal/bovenregionaal) geholpen worden in hun verdere aanpak.

Ambities 2023-2026

Realisatie en prestaties 2023

Leveren van expertise aan zaken die door partners geagendeerd worden onder het dak van het Huis voor Onderzoek en Veiligheid (HOV).

VT voert hier zijn topteen onderzoeken uit en ook slachtoffers van seksueel geweld worden hier gezien door het CSG. Ook wordt het HOV gebruikt door medewerkers VT voor het voeren van ouder- of kindgesprekken. Daar waar gevraagd levert VT deze expertise/advies, maar in 2023 zijn er feitelijk geen zaken geagendeerd door ketenpartners onder het dak van het Huis voor Onderzoek en Veiligheid.

Leveren van expertise aan het voorliggend veld, waardoor signalen sneller kunnen worden opgepakt waardoor erger wordt voorkomen.

VT levert vooral advies aan ketenpartners en gaat soms ook mee op huisbezoeken/gesprekken of sluit aan bij een MDO. Hiervan hebben we geen specifieke aantallen, deze zijn verwerkt in het totaal aantal adviezen.

Operationeel doel: Het reflecteren en leren van de aanpak(ken) met ketenpartners, zodanig dat er een maximale beweging gemaakt kan worden met als uitgangspunten: Zo dichtbij/naast de cliënt blijven staan als mogelijk (lokaal/informeel/eigen kracht). Maximaal vertrouwen en samenwerkingskracht in samenwerkende professionals, waarbij vraagstuk cliënt centraal staat en vanuit toegevoegde waarde op elkaar wordt samengewerkt.

Ambities 2023-2026

Realisatie en prestaties 2023

Met gemeenten en partners verbeteringen realiseren die liggen in de lijn van de hervorming van de jeugd- en gezinsbeschermingsketen.

VT heeft deelgenomen aan de pilot Haarlemmermeer ‘Blijvend Veilig’. Onze doorgevoerde verbeteringen in de Veiligheidstaxaties dragen bij aan het dichter bij de cliënt staan waardoor VT beter in staat is om een passend besluit te nemen. Tevens is hiermee de kwaliteit van de overdrachten aan ketenpartners verbeterd omdat wij hen van meer informatie voorzien. Tevens zijn we een traject gestart om tot verbetering van onze monitoring te komen. Een belemmerende factor in 2023 is de invoer van de Consortia gebleken. Overdrachten gaan moeizaam vanwege onduidelijkheden en wachtlijsten. VT sluit samen met het CJG en de GI in het overleg ‘werkgroep toegang’ waarin we zaken kunnen agenderen en meepraten. Tevens bespreken we dit in alle gesprekken met gemeenten. VT trekt hierin samen op met het CJG en de JGB.

Pagina 53

JAARVERSLAG 2023

Wat wilden we bereiken met welk beoogd maatschappelijk effect? De missie van het Centrum Seksueel Geweld is voor alle inwoners van de politieregio Noord-Holland het contact te zijn voor slachtoffers seksueel geweld, waarna op maat, waarbij de landelijke kwaliteitscriteria leidend zijn, bekeken kan worden wat benodigde vervolgstappen zijn met als beoogd effect dat slachtoffers zich gehoord en gesteund voelen en zo nodig worden verwezen naar gespecialiseerde hulpverlening.

Wat wilden we daarvoor doen?

Wat hebben we daarvoor gedaan?

Operationeel doel: Slachtoffers van Seksueel Geweld kunnen een melding doen en/of adviezen vragen bij het Centrum Seksueel Geweld (CSG), zodanig dat de slachtoffers zich gehoord en ondersteund weten bij de noodzakelijke/gewenste vervolgstappen richting gezondheid en/of justitie. Het Centrum richt zich op:

• Slachtoffers die kort geleden zijn misbruikt, omdat hulp in de acute fase latere psychische en lichamelijke problemen kan voorkomen (incl. eventueel sporenonderzoek). • Slachtoffers waarbij het seksueel geweld langer geleden is gebeurd, die door de deskundigheid van de medewerkers van het CSG verder geholpen kunnen worden. • Voorlichting: hoe vroeger, hoe beter’. Ambities 2023-2026

Realisatie en prestaties 2023

Alle slachtoffers die een melding doen en/of adviesvragers worden vanuit het centrum kwalitatief goed ondersteund.

Het CSG heeft 131 meldingen ontvangen en behandeld en 440 keer advies gegeven. De casemanagers hebben regelmatig deskundigheidsbevordering gevolgd vanuit het Landelijk CSG (LCSG) en er heeft een periodiek (3-maandelijks) voortgangsoverleg met de ketenpartners plaats gevonden. Verder heeft CSGNH een interne audit gehouden ter voorbereiding op de visitatie vanuit het Landelijk CSG (LCSG). Uit de visitatie is een rapport voortgekomen, op basis waarvan een plan van aanpak is geschreven met als doel om in 2024 de verbeterpunten te realiseren.

Wat heeft het gekost? Taakveld 681 Geëscaleerde zorg 18+

Rekening 2022

Uitg.

Saldo

Uitg.

Ink.

Ink.

Resultaat

Uitg.

Veilig Thuis

6.714

-1

-6.715

7.110

-

-7.110

8.090

103

-7.986

-876

Centrum Seksueel Geweld (CSG)

359

238

-121

396

262

-134

379

264

-115

19

237 -6.836

7.507

262 -7.244

8.469

367

-8.101

-857

-

-

-

-

-

-

-

262 -7.244

8.469

367

-8.101

-857

7.073

Saldo

Rekening 2023

Bedragen x € 1000

Totaal Veilig thuis

Ink.

Begroting 2023 na wijziging

Saldo

Dekkingsbronnen: Inwonerbijdrage

-

7.542

7.542

Totaal dekkingsbronnen

- 7.542

7.542

-

7.779

706

7.507

289

289

36

36

7.073 8.104

1.031

Resultaat voor bestemming Veilig thuis

7.073

Onttrekking reserve frictiekosten Onttrekking reserve verlofuren Resultaat na bestemming Veilig thuis

-

Het jaarresultaat voor Veilig Thuis eindigt op een nadelig resultaat van € 782.000. Dit is inclusief een voordelig resultaat van € 38.000 op het aandeel leidinggevende primair proces wat conform BBV op het programma Interne dienstverlening wordt verantwoord. Het nadeel op het programma Veilig Thuis bedraagt daarmee € 820.000. Dit tekort moet in het licht worden gezien van eerdere bestuurlijke besluiten. Bij de programmabegroting 2022 is de bijdrage voor Veilig Thuis verlaagd met € 662.500. Er is destijds door gemeenten ingezet op een (geschatte) bezuiniging die gericht was op een soepelere overdracht aan het lokale veld, zónder dat er vervolgens met dat lokale veld specifieke afspraken zijn gemaakt.

-

17 7.507

279

17

17

17

-

-

37

37

37

421

-8.047

-820

-7.227

8.469

Het prestatieplan 2022, zoals dat door de stuurgroep Veilig Thuis is vastgesteld, bleef echter het uitgangspunt. Tegen de achtergrond van de bestaande capaciteitsvragen is destijds bestuurlijk besloten accent te leggen op de uitvoering van het primaire proces en medewerkers daarin goed te ondersteunen. Verzocht is toen de verhouding tussen werkaanbod en personele capaciteit nauwgezet te monitoren. Afgesproken was: • Nu geen prioriteit te geven aan het realiseren van kostenreductie en de situatie goed te volgen. Dat kon tot gevolg hebben dat bij gelijkblijvende en/of oplopende instroom ‘hardere’ maatregelen richting het lokale veld genomen moeten worden, waarbij de taken voor Veilig Thuis (VT) verminderden.

Pagina 54

JAARVERSLAG 2023

• Te werken aan snellere overdracht naar het lokale veld. • In te zetten op ondersteuning bij afhandeling van klachten- en terinzage-dossiers. Achterliggende vraag was te onderzoeken hoe realistisch het was om bezuinigingen te realiseren door meer over te dragen aan het lokale veld. Naar aanleiding van dit besluit is in diverse bestuurlijke stukken gewezen op het risico van een financieel tekort in de komende jaarrekening. Door de vele vacatureruimte kon het jaar 2022 nog met een beperkt tekort worden afgesloten. Toen is gewezen dat bij een volledige bezetting en gelijkblijvend beleid er een groot tekort zou ontstaan. Het initiatief lag bij gemeenten die bepaalde eisen aan de overdracht kunnen stellen zoals zaken van Veilig Thuis aannemen, met voorrang oppakken en wat er dan vervolgens mee te doen. In 2023 zijn een groot aantal vacatures ingevuld maar was inhuur, enerzijds door opvullen van vacatures maar ook door een aantal zwangerschappen, nog steeds nodig. Daarnaast is extra capaciteit ingezet op het inlopen van de werkvoorraden en door te starten met een project ‘Wachtlijstvrij werken’. Met dit project wordt verwacht efficiënter te kunnen werken waardoor de werkvoorraden minder snel oplopen.

Extra kosten ad. € 30.000 waren er als gevolg van doorberekening van een hoger energiecontract door de verhuurder van het kantoor van Veilig Thuis. Daarnaast zijn de kosten voor tolken, juridisch ondersteuning en recruitment voor het vinden van nieuw personeel hoger dan voorgaande jaren. Incidenteel extra kosten waren het gevolg van de implementatie van het nieuwe cliëntvolgsysteem Clavis in 2023. Tot slot is in 2023 de dekking vanuit de tijdelijke bestemmingsreserve weggevallen voor de hogere kosten van de overgang cao-jeugd naar cao-gemeenten ad. € 290.000. Over een structurele oplossing hoe deze hogere kosten te dekken was tot op heden tussen gemeenten en VRK nog geen overeenstemming bereikt. Met een totaal dekkingstekort van € 952.000 (lagere bijdrage m.i.v. 2022 en effect cao) en ongewijzigd beleid betreffende overdracht lokale veld is er in 2023 een tekort op het jaarresultaat ontstaan van € 782.000. De stuurgroep Veilig Thuis heeft, naar aanleiding van het aangeven in de 1e bestuursrapportage 2023 dat een groter tekort bij de jaarrekening werd verwacht, besloten om opnieuw een benchmark uit te voeren in aanvulling op een benchmark van november 2021. Het doel van deze benchmark was tot een definitieve uitspraak te komen over de benodigde formatie voor de wettelijke taken van Veilig Thuis.

Inmiddels zijn aan de hand van de uitkomsten van deze benchmark gesprekken gevoerd tussen gemeenten en Veilig Thuis om aan de hand van gezamenlijk overeengekomen uitgangspunten en op basis van landelijk gemiddelden een begroting voor 2024 op te stellen met bijbehorende financiële middelen.

Pagina 55

JAARVERSLAG 2023

4.14 Programma Interne Dienstverlening Ontwikkelingen 2023 Het doel waar in 2023 aan gewerkt is, is het ondersteunen van de organisatie om te komen tot een duurzame, effectieve, rechtmatige en kostenbewuste bedrijfsvoering, waarover transparant wordt gecommuniceerd. Een belangrijke randvoorwaarde is de financiële huishouding en de administratieve organisatie op orde te hebben en te houden en klanten, stakeholders en medewerkers tevreden zijn over de dienstverlening. Goed bestuur en een kwalitatief goede interne dienstverlening zijn uitgangspunt.

De leidinggevenden hebben eerst een voorbereidende sessie gevolgd waarna ze elk met het eigen team een teamtraining aangeboden hebben gekregen. Aanvullend is eind 2023 ook de training Ethisch Leiderschap voor leidinggevenden ingezet en zal deze complementair in 2024 worden gevolgd door de training Ethisch Vakmanschap voor alle medewerkers. Ook het DurfDoeGroei ontwikkeltraject zal met nieuwe thema's in 2024 doorlopen.

Met het doorvoeren van een organisatiebrede methode voor het opstellen van teamplannen, waarin ook aan de orde komt welke ondersteuning daarbij gewenst is, is het mogelijk beter te plannen en te prioriteren in de interne ondersteuning en meer integraal te werken. Op het gebied van digitalisering is een z.g. IM-board in het leven geroepen, die ervoor zorgt dat digitaliseringsprojecten geordend en in onderlinge samenhang worden opgepakt. Om op het gebied van bedrijfsvoering goed bestuur te garanderen, streeft de VRK er al sinds een aantal jaren naar haar processen en ook de aanpak van informatiebeveiliging te laten certificeren. En dat is ook in 2023 gelukt. Het behouden van de NEN-certificering is voor GGD en Ambulancezorg een noodzaak, maar ook voor de andere onderdelen van de VRK is die certificering een basis onder de manier van werken. In 2023 is veel aandacht uitgegaan naar het oppakken van de actiepunten die uit bijbehorende audits zijn voortgevloeid: gezien de krappe financiële middelen en uitdagingen op de arbeidsmarkt is het voldoen aan de kwaliteitsnormen een blijvende uitdaging.

AFAS Met een intensief implementatietraject is begin 2023 het financiële en personeelssysteem ADP vervangen voor AFAS. Deze voor de betrokken werkgroep complexe overgang is voor de organisatie grotendeels goed verlopen. Naast in 2023 gerealiseerde extra digitali­serings­slag en daarmee reductie van briefpost, worden handelingen beter gelogd door middel van workflows en kan informatie beter ontsloten worden. Ook wordt dit systeem onder­ steund door een app waarmee de medewerker onder andere gemakkelijk verlof aan kan vragen en de loonstrook kan raadplegen. Gedurende de implementatie is er sprake geweest van enkele kinderziektes, waardoor met name het ontsluiten van gegevens in goede rapportages met opstartproblemen te maken heeft gehad.

Samen Koers borgen/ Durf Doe Groei Voortvloeiend uit Samen Koers borgen is in 2023 het DurfDoeGroei ontwikkeltraject gestart. In twee rondes zijn de thema's Eigenaarschap en Samenwerken behandeld.

Hybride Werken In 2023 is een aantal scenario's uitgewerkt, waarin wordt aangegeven hoe de VRK het hybride werken kan vormgeven, implementeren en fysiek kan inrichten. De organisatie heeft besloten om met behulp van een programmastructuur een van de opgestelde scenario's te gaan realiseren. Het programma bestaat naast het realiseren van enkele quick wins uit een aantal projecten op het gebied van huisvesting, ICT, gedrag en verbinding.

Doelenboom Wat wilden we bereiken met welk beoogd maatschappelijk effect? Doelmatige, doeltreffende en verantwoorde organisatie met als beoogd effect een betaalbare overheid met een verantwoorde bedrijfsvoering en gewenste dienstverlening op adequaat niveau. Wat wilden we daarvoor doen?

Wat hebben we uiteindelijk gedaan?

Operationeel doel: Stroomlijnen en digitaliseren registratieve en administratieve processen voor betere en snellere informatievoorziening. Ambities 2023-2026

Realisatie en prestaties 2023

Zelf opstellen rechtmatigheidsverklaring, waarbij ook aandacht is voor het vereenvoudigen en digitaliseren van processtappen en procedures.

In 2023 is de werkwijze zoals die in 2022 is opgezet verder uitge­ werkt en in praktijk gebracht. In samenspraak met de accoun­t ant is de interne controle als onderbouwing van de recht­matig­heids­ verklaring opgezet. Dit alles heeft geleid tot het opnemen van de rechtmatigheidsverklaring in het jaarverslag 2023.

Pagina 56

JAARVERSLAG 2023

Doorvoering Zaakgericht werken als informatie ordeningsprincipe.

Na implementatie van het nieuwe systeem ‘Powerbrowser’ heeft in 2023 de focus gelegen op het implementeren van de processen gekoppeld aan de Omgevingswet. Daarnaast zijn voorbereidende werkzaamheden uitgevoerd ten behoeve van implementatie van de verdere uitrol van Zaakgericht Werken.

Optimaliseren niet-administratieve bedrijfsprocessen, verbeteren ketens.

De processen die relevant zijn voor de bedrijfscontinuïteit zijn geïnventariseerd en beoordeeld op kwetsbaarheden. Daarnaast zijn verschillende bedrijfsprocessen ook beoordeeld op risico's op het vlak van privacy, informatieveiligheid, fraude en rechtmatigheid. In 2023 is in verschillende casussen de samenwerking opgezocht met de landelijke netwerken om te profiteren van elkaars kennis en ervaring.

Operationeel doel: Meer voor minder. Ambities 2023-2026

Realisatie en prestaties 2023

Doelmatig beheren en gebruiken van alle gebouwen in gebruik bij de VRK door de ontwikkeling van een vastgoedstrategie VRK (mede met inzet thuiswerken).

Er is een scenario vastgesteld waarbij hybride werken verder wordt uitgewerkt binnen de VRK. Daarbij zullen in ieder geval zes locaties worden ingericht en gebruikt zoals de hoofdlocatie Zijlweg. Er is een onderzoek gedaan naar het inhuizen van de medewerkers van Veilig Thuis binnen het bestaande vastgoed van de VRK. Scenario's worden in 2024 verder uitgewerkt.

Operationeel doel: Duurzaam ondernemen. Ambities 2023-2026

Realisatie en prestaties 2023

Voorkomen van verspilling van grondstoffen en energie.

Diverse energiebesparende maatregelen doorgevoerd: • Zonnepanelen locaties Hoofddorp, Haarlem-Oost en Velsen; • Nachtverlaging; • Ledverlichting op bijna alle locaties; • Warmteterugwininstallaties geplaatst op diverse posten; • Zonwerende folie aangebracht; • Elektrische boilers geïnstalleerd (Zijlweg); • Witte dakbedekking en dikkere isolatie (Nieuw-Vennep).

Verduurzaming van het wagenpark.

Auto's in de categorie B-segment is een aanbesteding doorlopen waarbij is ingezet op elektrisch en hybride voertuigen.

Inkoop/gebruik van duurzame en verantwoorde materialen (circulair).

In het proces van aanbesteden wordt per aanbesteding bekeken op welke wijze duurzaamheid hierin meegenomen kan worden. Dit is opgenomen in de standaard werkwijze.

Duurzaamheidsscans gebouwen.

In 2023 heeft een extern adviesbureau 6 verschillende locaties ingemeten en geschouwd om zodoende, per locatie, tot een maatwerkadvies te komen conform NTA8800. Begin 2024 zal het rapport worden opgeleverd.

Andere duurzaamheidsmaatregelen.

• Aanschaf elektrische fietsen. • Afschaffen van wegwerpbekers op kantoor.

Wat wilden we bereiken met welk beoogd maatschappelijk effect? Gezonde financiële huishouding met als beoogd effect verantwoorde besteding van gemeenschapsgeld. Wat wilden we daarvoor doen?

Wat hebben we daarvoor gedaan?

Operationeel doel: Adequaat budgetteren en transparant verantwoorden. Ambities 2023-2026

Realisatie en prestaties 2023

Optimaal inzetten van beschikbare gelden voor het realiseren van de doelen van de organisatie.

In de P&C-cyclus en in de afzonderlijke informatievoorzieningen aan het Bestuur is hier in 2023 invulling aan gegeven.

Transparant verantwoorden over bestedingen. Realiseren van het nieuw voor oud principe bij nieuwe beleids­ voorstellen.

Pagina 57

JAARVERSLAG 2023

Operationeel doel: Realiseren van voldoende financiële weerstand. Ambities 2023-2026

Realisatie en prestaties 2023

Jaarlijks actualiseren van het risicoprofiel in relatie tot het vastgestelde Reservebeleid.

In 2023 is het risicoprofiel in relatie tot het vastgestelde Reservebeleid geactualiseerd.

Wat wilden we bereiken met welk beoogd maatschappelijk effect? Kwaliteit van de externe (bestuurlijke) informatie en communicatie verhogen met als beoogd effect een goede en transparante besturing van de organisatie en het in verbinding zijn met de relaties van de organisatie (gemeenten, ketenpartners, burgers, bedrijven) door middel van informatie-uitwisseling. Wat wilden we daarvoor doen?

Wat hebben we daarvoor gedaan?

Operationeel doel: Voldoen aan de archiefwetgeving voor digitalisering. Ambities 2023-2026

Realisatie en prestaties 2023

Vernieuwing Document Management Systeem en herinrichting digitaal archief als onderdeel van de implementatie van Zaakgericht werken.

Het DMS is vernieuwd en kent functionaliteit in Sharepoint. In verband met de Omgevingswet is met voorrang Risicobeheersing onder­s teund om Zaakgericht te kunnen werken. Documentaire Informatie Voor­ziening is met haar werkprocessen de volgende afdeling en reeds in voor­bereidende fase om eind van het eerste kwartaal 2024 live te kunnen gaan.

Uitvoeren planning digitaliseren van andere archieven.

De periodieke update van het inventariseren van de archieven is lopende en de verwachte afronding is medio 2024.

Operationeel doel: Tevredenheid bestuursorganen/raden over de opgeleverde informatie. Ambities 2023-2026

Realisatie en prestaties 2023

Onderzoeken goede wijze van onderhouden contacten met gemeenteraden/ organiseren informatiebijeenkomst na verkiezingen voor (nieuwe) raadsleden.

In het kader van de wijzigingen van de Wet gemeenschappelijke rege­­lingen moet ook de GR VRK veranderd worden. Raden hebben zelf kaders aangeleverd over de wijze waarop ze geïnformeerd willen worden.

Inspelen op ontwikkelingen rond democratisering en openbaarheid (o.a. naar aanleiding gewijzigde wetgeving).

De gemeenteraden hebben zelf kaders geformuleerd voor de invulling van democratisering. In november hebben zij aan het VRK-bestuur gerapporteerd, de uitkomsten zijn meegenomen in de voorstellen.

Directie en medewerkers van de VRK onderhouden en bestendigen op ambtelijk en bestuurlijk niveau goede contacten met de gemeenten.

In de loop van 2023 is een nieuwe directie aangetreden (deels waar­nemend). De nieuwe directie heeft veel aandacht besteed aan het her­nieuwen van de contacten met gemeenten op ambtelijk en bestuurlijk niveau.

Raadsinformatieavonden, netwerkdagen, 24-uursconferenties en accountgesprekken met stakeholders zijn terugkerende initiatieven.

In 2022 zijn veel algemene raadsinformatie-avonden gehouden. In 2023 is o.a. een bezoek aan enkele brandweerposten georganiseerd voor de gemeenteraad van Haarlemmermeer. Ook is meegewerkt aan twee regionale raadsledenavonden. Verder is invulling gegeven aan bestuurs-conferenties en accountgesprekken.

Operationeel doel: Tijdige, rechtmatige en juiste informatie delen met ketenpartners en burgers. Ambities 2023-2026

Realisatie en prestaties 2023

Voldoen aan de AVG, de Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO) en NEN7510.

Er is verder gewerkt aan het leggen van een goede basis voor Privacy en Informatie-beveiliging. Onderdeel daarvan waren onder meer het verbeteren van de meldingsprocedure bij datalekken en het uitvoeren van risicoanalyses door de teams van de VRK.

Periodieke activiteiten ter verhoging van de awareness van medewerkers op het gebied van privacy en informatieveiligheid.

In dit kader zijn er o.a. nieuwsartikelen m.b.t. Informatiebeveiliging en Privacy gepubliceerd op Intranet, is er een nep mail (phishing) actie uitgevoerd. Verder zijn op alle locaties van de VRK bezocht op aandacht te vragen voor informatiebeveiliging en privacy.

Pagina 58

JAARVERSLAG 2023

Planmatig realiseren van een samenhangend informatiestelsel (met elkaar verbinden van registraties (medewerkers, objecten, incidenten).

Het jaar 2023 heeft voor een deel in het teken gestaan van de voorbereiding m.b.t. de integratie van informatiedeling organisatie­ breed. Met deze voorbereiding is een goede basis gelegd voor een samenhangend informatiestelsel. Door het voor­bereidende karakter van de werkzaamheden is een deel van het beschikbare budget voor Informatie-management niet besteed. Wel is het bedrijfsvoerings­ dashboard gerealiseerd in 2023 (zie Business Intelligence hieronder). In 2024 wordt verder gewerkt aan de integratie van kerndata in 2024, met name gericht op het beheer van het partnernetwerk van de VRK.

Implementeren van het vastgestelde beleid voor Informatiemanagement o.a. door de projecten Kernregistratie medewerkers, het Zaakgericht werken en het vernieuwen van het Intranet en starten met een samenwerkingsomgeving (intern/extern).

In 2023 werd het gebruik van het zaaksysteem uitgebreid naar meer processen rondom toezicht en handhaving. Het zaaksysteem werd ook ontsloten in het datawarehouse om de operaties aan te sturen aan de hand van een analyse van de data. Het vernieuwen van de kernregistratie medewerkers wordt mogelijk in 2024 geïnitieerd. Verder is in 2023 een grote slag gemaakt in het actualiseren van eerder voorgenomen investeringen. Daarmee is een actuele investeringsplanning (Roadmap) ontstaan.

Inzet van Business Intelligence (BI) voor verbeteren bedrijfsprocessen én delen informatie, doorontwikkeling van Dashboards en andere pilots t.b.v. stuurinformatie.

Een eigen datawarehouse werd ingericht in 2023 t.b.v. de informatie­ voorziening voor alle sectoren van de VRK. Een aantal BI-toepas­singen zijn ontwikkeld en aangeleverd aan de gebruikers van de sectoren. De toepassingen en datawarehouse worden in 2024 doorontwikkeld.

Wat wilden we bereiken met welk beoogd maatschappelijk effect? Goed werkgeverschap met als beoogd effect en organisatie die een afspiegeling vormt van de maatschappij, met medewerkers die vakbekwaam zijn én blijven waarbij continu geanticipeerd wordt op ontwikkelingen. Wat wilden we daarvoor doen?

Wat hebben we daarvoor gedaan?

Operationeel doel: Realiseren duurzaam inzetbaar personeel en gevarieerd medewerkersbestand. Ambities 2023-2026

Realisatie en prestaties 2023

Inzetten van diverse middelen om flexibiliteit te bevorderen: regionale Flexpool, klussenbank.

Waar mogelijk werken we met Regioflexwerk.

Uitvoeren loopbaanscan vanuit Cao.

Wordt naar behoefte ingezet, ook wordt gebruik gemaakt van TMA (instrument voor Talent Motivatie Analyse).

Uitvoeren van het Generatiepact en daarmee instroommogelijkheden in het kader van diversiteit creëren.

De regeling Generatiepact is verlengd, creëert instroommogelijkheden in het kader van diversiteit voorziet tevens in een gedegen duurzame afbouwmogelijkheid aan het einde van een loopbaan.

Investeren in leiderschap (gericht op kwaliteit werkrelaties, ontwikkeling talent en duurzame inzetbaarheid personeel).

Naast het lopende Leiderschap en teamontwikkeling programma DurfDoeGroei is er ook extra ingezet met een training Ethisch Leiderschap voor leidinggevenden en volgt de training Ethisch Vakmanschap voor alle medewerkers in 2024.

VRK voor mensen met een beperking tot de arbeidsmarkt toegankelijker te maken.

Wordt d.m.v. recruitment aandacht aan besteed.

Voor mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt en een andere etnische achtergrond geldt bijzondere aandacht bij het invullen van vacatures.

Wordt d.m.v. recruitment aandacht aan besteed.

Operationeel doel: Aantrekkelijk werkgever zijn nu en in de toekomst (borgen continuïteit van de organisatie). Ambities 2023-2026

Realisatie en prestaties 2023

Balans aanbrengen tussen thuiswerk en samenwerken en tussen digitaal en fysiek, met inzet van adequate platforms en voorzieningen.

Project hybride werken werd in 2023 verder uitgevoerd. In 2024/2025 wordt een plan opgesteld voor de volgende generatie samenwerkings­platform welk rond 2030+ uitgerold wordt ter vervanging van de huidige voorzieningen.

Pagina 59

JAARVERSLAG 2023

Het actief uitdragen van het profiel van de VRK als (toekomstig) werkgever en het bij gelegenheden en evenementen zichtbaar maken van de VRK als werkgever (presentatie /marketing/werving).

Is uitgevoerd binnen de recruitment activiteiten (o.a. deelname Carrièrebeurs).

‘Jong VRK’ als platform kennis delen en denktank voor jonge VRKmedewerkers.

Jong VRK is actief met diverse activiteiten.

Wat wilden we bereiken met welk beoogd maatschappelijk effect? Het bevorderen van leren, verbeteren en innoveren met als beoogd effect tevreden klanten en partners. Wat wilden we daarvoor doen?

Wat hebben we daarvoor gedaan?

Operationeel doel: Realiseren geborgd kwaliteitsbeleid en ISO-certificering van de gehele organisatie behouden. Ambities 2023-2026

Realisatie en prestaties 2023

Implementeren van het voor 2020-2022 vastgestelde kwaliteitsbeleid.

De doelen uit het kwaliteitsbeleid zijn behaald. Er is een nieuw kwaliteitsbeleid opgesteld voor 2023-2026 waarbij de kwaliteitscyclus gekoppeld is aan de teamplancyclus.

‘Samen leren en sturen’ (creëren kwaliteitscultuur).

In alle teams zijn gesprekken gevoerd over kwaliteit en prestaties. Sterke punten en ontwikkelpunten zijn benoemd en opgepakt in de teamplannen.

(Spiegel)gesprekken en kwaliteitsaudits om te leren en ontwikkelen en daarnaast het kwaliteitsniveau van certificering aantoonbaar te behouden.

De VRK heeft in 2023 wederom voldaan de kwaliteitseisen van de ISO-9001. Voor de verbeterpunten zijn acties in gang gezet.

Monitoring klachtbehandeling Nationale Ombudsman en Geschillencommissie, ook met inzet om te leren en te verbeteren.

Slechts in een geval was raadplegen van de Klachtencommissie VRK nodig, de overige klachten zijn met bemiddeling opgelost.

Operationeel doel: Voldoen aan (Europese) aanbestedingsregels. Ambities 2023-2026

Realisatie en prestaties 2023

Rechtmatig uitvoeren van inkooptrajecten.

De organisatie is ondersteund bij het rechtmatig inkopen, onder andere door het uitvoeren van Europese aanbestedingen onder begeleiding van de afdeling Inkoop.

Invoeren cyclisch inkoopmodel.

Het inkoopbeleid zal op dit vlak in 2024 opnieuw worden bezien.

Pagina 60

JAARVERSLAG 2023

Wat heeft het gekost? Taakveld 002. Ondersteuning en organisatie

Rekening 2022 Bedragen x € 1000

Uitg.

Ink.

Saldo

Begroting 2023 na wijziging

Rekening 2023

Uitg.

Uitg.

Ink.

Saldo

Ink.

Resultaat Saldo

FB Communicatie

643

-

-643

730

-

-730

658

-

-658

72

FB Financien & Administratie

2.148

-

-2.148

2.385

-

-2.385

2.425

0

-2.425

-40

Facilitaire gebruiksartikelen

195

-

-195

230

-

-230

226

-

-226

4

Inkoop

897

-

-897

788

-

-788

755

-

-755

33

Kantoorhuisvesting

959

-

-959

980

-

-980

922

-

-922

57

FB Vastgoed

569

-

-569

655

-

-655

656

-

-656

-1

Informatiemanagement

735

-

-735

924

-

-924

442

-

-442

482

Informatie Beheer (DIV)

710

-

-710

877

-

-877

720

-

-720

157

HRM

2.983

79

-2.904

4.910

1.588

-3.322

3.392

100

-3.292

30

Facilitaire zaken

755

4

-751

787

-

-787

746

1

-744

42

Informatievoorziening en automatisering

3.286

-

-3.286

4.054

-

-4.054

3.608

-

-3.608

446

Bestuurszaken en bestuursondersteuning

2.147

-

-2.147

2.151

-

-2.151

2.540

98

-2.442

-290

Leidinggevenden primair proces inclusief managementondersteuning

4.202

4

-4.199

4.432

12

-4.421

4.431

6

-4.425

-4

207 -21.315

987

Totaal producte Interne Dienstverlening Totaal projecten Interne Dienstverlening Totaal Interne Dienstverlening

20.229 4 20.233

87 -20.143 23.901 -

-4

1.600 -22.302 21.521 -

87 -20.147 23.901

-

-

1.600 -22.302 21.521

-

-

207 -21.315

987

-

-

-

-

207 -21.315

987

Dekkingsbronnen: BDUR

-

1.571

1.571

Totaal dekkingsbronnen

-

1.571

1.571

Resultaat voor bestemming Interne Dienstverlening Onttrekking reserve Generatiepact

20.233 -

Onttrekking reserve Duurzaamheid

-

1.658 -18.576 23.901

-

-

1.600 -22.302 21.521

20.233

-

47

47

165

165

93

93

-72

333

333

116

116

116

116

-

290

-290

-290

21.811

416 -21.396

625

Toevoeging reserve versterking crisisbeheersing Resultaat na bestemming Interne Dienstverlening

-

2.038 -18.196 23.901

1.881 -22.021

Het positief resultaat op het programma Interne Dienstverlening van € 625.000 bestaat uit: Facilitair Bedrijf (incl. onttrekking reserve) € 670.000 Kantoorhuisvesting € 57.000 Bestuurszaken en –ondersteuning € -290.000 Informatiemanagement (incl. toevoeging reserve) € 192.000 Leidinggevenden primair proces € -4.000 Resultaat € 625.000

Pagina 61

JAARVERSLAG 2023

Facilitair Bedrijf

Kantoorhuisvesting (€ 57.000 voordeel)

Het saldo van het Facilitair Bedrijf bedraagt ten opzichte van de begroting € 670.000 voordelig.

Binnen de huisvesting zijn er diverse kleinere meevallers die leiden tot een incidenteel voordeel van € 57.000.

Personeel (€ 70.000 nadeel) Uitval in de functie van ambtelijk secretaris OR bracht de noodzaak om te voorzien in vervanging, zodat de werkzaamheden op dit gebied gecontinueerd konden worden. Dit leidt tot hogere kosten.

Bestuurszaken en ondersteuning (€ 290.000 nadeel)

Zaakgericht werken (€ 90.000 voordeel) Voor het programma Zaakgericht werken wordt in vervolg op een juridisch traject met onze vorige leverancier een alternatieve oplossing in snel tempo uitgerold. Echter ten opzichte van de oorspronkelijke raming, is er nog steeds sprake van een lichte vertraging en wordt er bespaard op het inhuurbudget wat in 2023 een incidenteel voordeel oplevert van € 90.000. Vacatureruimte (€ 445.000 voordeel) Ook het Facilitair bedrijf ondervindt de gevolgen van krapte op de arbeidsmarkt. Over de hele linie wordt het steeds moeilijker functies te vervullen. Vacatures staan langer open en inhuur is hierop niet altijd de juiste oplossing. Dit zorgt voor een extra druk op het zittende personeel. Voor de werving zet de VRK steeds vaker recruitment in, helaas levert ook dat niet altijd een geschikte match op. Het langer openstaan van vacatures zorgt voor een onderuitputting van de formatiebudgetten bij de afdelingen M&O, ICT, DIV, Communicatie, Inkoop en Facilitaire Zaken. Opleidingen (€ 35.000 voordeel) Het grote aantal vacatures en de druk die dit geeft op het werk, heeft ertoe geleid dat een deel van de opleidingen in 2023 geen doorgang heeft kunnen vinden en is doorgeschoven. Dit leidt tot een incidenteel voor deel van € 35.000.

Duurzaamheidsinitiatieven (€ 100.000 voordeel) De middelen die beschikbaar waren voor duurzaamheid zijn in 2023 niet volledig besteed. Belangrijkste oorzaak hiervoor is het langdurig niet ingevuld krijgen van de vacature voor programmamanager duurzaamheid en hieraan gekoppeld het niet tot besteding komen van materiele budgetten.

De overschrijding t.o.v. de begroting is het gevolg van schaarste op de arbeidsmarkt, waardoor langere tijd de functie controller, CISO en Functionaris gegevensbeheer niet vast zijn ingevuld. Gezien de essentiële taken van deze functionarissen heeft op deze functies inhuur plaatsgevonden. Ook brengen de wervingsacties die hebben plaatsgevonden extra kosten met zich mee. Daarnaast is de VRK extern ondersteund voor de inrichting van de werkzaamheden die de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording en het stelsel van controles dat daarvoor moet worden uitgevoerd met zich meebrengen. Tot slot zijn extra kosten (externe inhuur) gemaakt om de aanbevelingen uit de externe audit informatiebeveiliging op te kunnen pakken. De extra kosten voor de directie hebben betrekking op de werving van de directeur publieke gezondheid.

Informatiemanagement (€ 191.000 voordeel) In 2023 is in het kader van het uitvoeren van de roadmap informatiemanagement een grote stap gemaakt in de ontwikkeling van dashboard en het inhuren van een dataspecialisten die de VRK structureel kunnen helpen bij de het ontwikkelen en ontsluiten van informatie. Ondanks de forse stappen die zijn gezet, heeft dit niet geleid tot het volledig uitputten van de in 2023 beschikbaar gestelde middelen. Een factor die aan deze situatie heeft bijgedragen is het gebrek aan capaciteit in alle sectoren van de organisatie om geplande informatieprojecten uit te voeren. Conform besluitvorming in de tweede bestuursrapportage zijn de middelen die uit de extra BDUR-versterkingsgelden beschikbaar waren gesteld en niet tot besteding zijn gekomen ad € 261.000 gedoteerd aan de hiervoor ingestelde bestemmingsreserve, conform de eisen aan die versterkingsgelden.

Leidinggevende primair proces (€ 4.000 nadeel) Hybride werken (€ 50.000 voordeel) De uitrol van het project hybride werken wordt grotendeels met eigen capaciteit uitgevoerd, waardoor een deel van de kosten voor externe inhuur is komen te vervallen, wat leidt tot een voordeel van € 50.000.

Pagina 62

JAARVERSLAG 2023

4.15 Programma Financiële middelen In het programma Financiële middelen wordt ingegaan op zaken, die niet gerelateerd zijn aan specifieke programma’s. Dit zijn met name het financieringsresultaat, het budget onvoorzien en het aandeel BDUR gelden voor Amsterdam-Amstelland. Taakveld 922. Algemene baten en lasten

Rekening 2022 Bedragen x € 1000

Uitg.

Ink.

Generatiepact

Ink.

Saldo

103

-

-103

0

-

-0

103

-

-

-

35

195

160

160

-

-90

108

-

-108

108

209

209

-

39

39

-

-1.250

1.250

-

-1.250

-

-

-

50

-

1.332

209

-1.123

1.511

39

1.250

Totaal projecten Financiële middelen

Saldo

-

90

Totaal producten Financiële middelen

Uitg.

Ink.

8

Kosten verbonden aan geldlening

Onvoorzien

Uitg.

Resultaat

-

-8

Aandeel A'dam-Amstelland in interreg. versterkingsgelden

Rekening 2023

-

Incidentele baten en lasten Financieringsresultaat

Saldo

Begroting 2023 na wijziging

-

-108

0

208

208

169

1.250

-

-1.250

-

-50

50

-

-50

-

-1.472

1.443

403

-1.040

432

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

1.332

209

-1.123

1.511

39

-1.472

1.443

403

-1.040

432

BDUR

-

1.250

1.250

-

14.437

14.437

-

14.437

14.437

0

Inwonerbijdrage

-

-

-

-

38.167

38.167

-

38.171

38.171

4

34.620

34.620

34.638

34.638

18

7.224 87.224

- 87.246

87.246

22

1.443 87.649 86.206

454

Totaal Financiële middelen Dekkingsbronnen:

Bestuursafspraken Totaal dekkingsbronnen

-

1.250

1.250

Resultaat voor bestemming Financiële middelen

1.332

1.459

127

Toevoeging reserve Generatiepact

150

Resultaat na bestemming Financiële middelen

1.482

-

1.511 87.263 85.752

-150 1.459

-23

103 1.511 87.263 85.752

1.546 87.649

-103

-103

86.103

351

Generatiepact Conform voorgaande jaren is het resultaat op Generatiepact ad € 103.260 toegevoegd aan de bestemmingsreserve Generatiepact. Incidentele baten en lasten Een vrijval van gereserveerde premie PAWW (premie aanvulling WW en WGA) die niet meer van toepassing binnen de VRK is, leidt tot een incidenteel voordeel van € 166.000. Financieringsresultaat (€ 169.159 voordeel) Het financieringsresultaat over 2023 bedraagt € 208.159. Bij de begroting werd uitgegaan van een voordeel van € 39.000. Deze verhoging komt voort uit de positieve rente op schatkistbankieren. Sinds 2023 wordt er weer rentevergoeding ontvangen, waar de VRK in voorgaande jaren nog rente moest betalen op saldi boven de € 250.000. Onvoorzien Conform besluitvorming bij de 1e bestuursrapportage 2023 is het bedrag voor onvoorzien ingezet ter dekking van het incidentele nadeel op het convenant Schiphol.

Pagina 63

JAARVERSLAG 2023

5. Paragrafen 5.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing Reservebeleid Het reservebeleid is opgenomen in de nota Financieel beleid, vastgesteld in december 2023. Op basis van de richtlijnen van het Gemeenschappelijk financieel Toezichtkader 2022 gemeen­ schappelijke Regelingen (GTK) is de hoogte van de Algemene Reserve bepalend voor de berekening van de weerstandscapaciteit. Daarnaast wordt de begrotingspost Onvoorzien voor één jaar meegerekend. Kwantificering van risico’s Jaarlijks wordt ten behoeve van de programmabegroting het risicoprofiel nader geanalyseerd en zijn risico’s maximaal gekwantificeerd. Daar waar mogelijk zijn de risico’s voorzien van een mogelijke financiële impact en een inschatting van de kans dat het risico zich ook daadwerkelijk zal voordoen. Hierbij wordt aangetekend dat de ingeschatte Kans percentages gerelateerd zijn aan een periode van vier jaar, de periode van de meerjarenbegroting. De gekwantificeerde risico’s in de programmabegroting 2023 telden op tot een bedrag van € 5 miljoen. Weerstandspositie De weerstandspositie wordt uitgedrukt in een ratio. Deze ratio wordt, overeenkomstig de BBV-regels (Besluit Begroting en Verantwoording), als volgt bepaald: beschikbare weerstandscapaciteit benodigde weerstandscapaciteit Naast de algemene reserve maakt de ruimte in de bestaande begroting deel uit van de weerstandscapaciteit.

Immers, deze ruimte kan worden ingezet om tegenvallers op te vangen. De begroting bevat een structurele post voor onvoorzien van € 50.000. Voor het betreffende begrotingsjaar geeft dat een weerstandsbedrag van € 50.000. Door het Nederlands Instituut voor Risicomanagement (NARIS) is een, in overheidsland breed toegepaste, beoordelingsmatrix opgesteld om de weerstandsratio te kunnen kwalificeren. Ratio

Beoordeling

Groter dan 2

uitstekend

Tussen de 1,4 en 2

ruim voldoende

Tussen de 1 en 1,4

voldoende

Tussen de 0,8 en 1

matig

Tussen de 0,6 en 0,8

onvoldoende

Lager dan 0,6

ruim onvoldoende

Deze beoordelingstabel gaat uit van een eigenstandige verantwoordelijkheid van de organisatie voor de weerstandspositie.

Het bestuur van de VRK gaat er echter vanuit dat de regio­ gemeenten mede-risicodrager zijn, hetgeen heeft geleid tot vast­ stelling van een ratio van 0,7. De kans dat een beroep moet worden gedaan op de gemeenten is groter naar mate de reserve van de VRK kleiner is, maar er mag vanuit gegaan worden dat die situatie zich niet snel zal voordoen. Risico’s manifesteren zich normaal gesproken niet gelijktijdig. Spreiding in de tijd geeft de gelegenheid om, als sprake is van een tegenvaller, tijdig voor aanvulling van de reserve zorg te dragen. De volgende spelregels gelden voor de situaties dat de reserves feitelijk hoger of lager zijn dan het gewenste niveau op basis van het reservebeleid. Daarbij geldt als uitgangspunt dat het niet wenselijk is steeds te moeten acteren bij kleine afwijkingen. Hieruit volgen deze spelregels: • Als de reserves meer dan € 0,25 miljoen uitstijgen boven het gewenste niveau, neemt het AB in overweging reservemiddelen terug te laten vloeien naar de gemeenten. • Als de reserves meer dan € 0,25 miljoen onder het gewenste niveau zijn, neemt het algemeen bestuur maatregelen in overweging om – in eerste instantie binnen de bestaande begrotingskaders van de VRK – tot het versterken van het reserveniveau te komen. De actuele herijking en kwantificering van de risico’s bedraagt € 4.6 miljoen.

Bij een ratio van 0,7 leidt dat tot een benodigde weerstandscapaciteit van afgerond € 3.2 miljoen. Gegeven de post onvoorzien in de begroting, is dan een reserve benodigd van € 3.1 miljoen. Het effect op de benodigde hoogte van de algemene reserve is betrokken bij de resultaatbestemming. Relevante Beleidsnotities en wettelijk kader • Nota Financieel beleid 2021 • Gemeenschappelijk financieel Toezichtkader Gemeenschappelijke Regeling 2022 (GTK) • Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) Risico’s De belangrijkste risico’s die in de programmabegroting 2023 werden voorzien hebben betrekking op: • Rechtspositie brandweervrijwilligers. • Niet voldoen aan regels privacy. • Verhoogde uitstroom 24 uursdienst brandweer. Terugkijkend naar 2023 kan worden geconcludeerd dat boven­ genoemde risico’s geen consequenties hebben gehad in het verantwoordings­jaar maar nog wel relevant zijn. Kengetallen Artikel 11 van het Besluit begroting en verantwoording kent de verplichting om kengetallen op te nemen, conform onderstaande tabel. De kengetallen dienen tot doel om gemakkelijker inzicht te krijgen in de financiële positie van een overheidsorganisatie. De kengetallen grondexploitatie en belastingcapaciteit zijn niet van toepassing op de VRK.

Pagina 64

JAARVERSLAG 2023

Verloop van de kengetallen Kengetallen:

Verslag 2022

Begroting 2023

Verslag 2023

netto schuldquote

25,8%

34,0%

29,4%

netto schuldquote gecorrigeerd voor leningen

25,8%

34,0%

29,4%

solvabiliteit

7,6%

7,9%

7,9%

structurele exploitatieruimte

0,4%

0,0%

0,9%

Netto Schuldquote De netto schuldquote geeft inzicht in het niveau van de schuldenlasten ten opzichte van de eigen middelen. Het geeft een indicatie van de mate waarin de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie drukken. Een laag percentage is gunstig. De VNG adviseert om 130% als maximum norm te hanteren en daarboven de schuld af te bouwen. De netto schuldquote van de VRK van 29.4 % blijft ruim onder dit gestelde maximum. Om inzicht te verkrijgen in hoeverre er sprake is van doorlenen wordt de netto schuldquote zowel in- als exclusief doorgeleende gelden weergegeven (netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen). Solvabiliteit Naast een buffer tegen optredende risico’s, wordt eigen vermogen benut voor de financiering van investeringen. Investeringen worden ook gefinancierd met vreemd vermogen (leningen). Een gezonde verhouding tussen vreemd en eigen vermogen (solvabiliteit) draagt bij aan een doeltreffende en efficiënte vervulling van de publieke functie van de VRK. Deze solvabiliteit wordt uitgedrukt in een ratio.

Structurele exploitatieruimte Dit cijfer helpt mee om te beoordelen welke structurele ruimte een veiligheidsregio heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. Een positief percentage betekent dat de structurele baten toereikend zijn om de structurele lasten (waaronder de rente en aflossing van een lening) te dekken. EMU-saldo Het EMU-saldo geeft inzicht in hoe de uitgaven zich verhouden tot de inkomsten in een jaar (en hoe investeringen in een jaar zich verhouden tot de afschrijvingen). Bij een negatief EMU-saldo besteedt de veiligheidsregio meer geld dan dat zij ontvangt (en overstijgen de investeringen de afschrijvingen), bij een positief EMU-saldo is dit andersom. In het onderstaande overzicht wordt het EMU-saldo van het jaar 2023 weergegeven. Het EMU-saldo is het geraamde onderscheidenlijk gerealiseerde saldo van de ontvangsten en uitgaven van een Openbaar Lichaam, in dit geval de veiligheidsregio, berekend op transactiebasis en overeenkomstig de voorschriften van het Europese systeem van nationale en regionale rekeningen in de Europese Unie (BBV-artikel 1. Lid 1, sub j).

Berekening EMU saldo

2023

Omschrijving

x € 1000,-

Exploitatiesaldo vóór toevoeging aan c.q. onttrekking uit reserves (zie BBV, artikel 17c)

1.477

Mutatie (im)materiële vaste activa

1.678

Mutatie voorzieningen

1.425

Mutatie voorraden (incl. bouwgronden in exploitatie)

-

Verwachte boekwinst/verlies bij de verkoop van financiële vaste activa en (im)materiële vaste activa, alsmede de afwaardering van financiële vaste activa Berekend EMU-saldo

132 1.092

Het EMU-saldo gaat niet uit van baten en lasten, maar gaat uit van ontvangsten en uitgaven, berekend op transactiebasis en overeenkomstig de voorschriften van het Europese systeem van nationale en regionale rekeningen in de Europese Unie. Investeringen tellen bijvoorbeeld niet mee in het stelsel van baten en lasten, waarbij wordt uitgegaan van de kapitaallasten van de investeringen. Investeringen in een jaar tellen echter wel volledig mee in het EMUsaldo. Bij een sluitende begroting kan een veiligheidsregio daardoor toch een negatief EMU-saldo hebben.

Pagina 65

JAARVERSLAG 2023

5.2 Onderhoud kapitaalgoederen Kapitaalgoederen zijn goederen waarvoor investeringen nodig zijn. Het gaat om zaken die daarna regelmatig onderhoud vergen. Binnen de VRK zijn de belangrijkste kapitaalgoederen de brandweerposten, de hulpverleningsvoertuigen, beschermende kleding, de meldkamer en het Regionaal Crisiscentrum (RCC). Voor het Meerjarig Onderhoudsprogramma (MJOP) van de brandweerposten die sinds 2022 nagenoeg allemaal in eigendom zijn van de VRK, wordt gebruik gemaakt van de NEN 2767 norm voor conditiemeting van vastgoed. Begin 2024 zullen de MJOP’s van alle gebouwen zijn geactualiseerd.

Beschermende kleding wordt direct na een incident geïnspecteerd. Bij schade vindt reparatie of vervanging plaats. Voor vervanging en onderhoud is budget beschikbaar. In verband met nieuwe inzichten in de noodzakelijke bescherming van de repressieve medewerkers is de hoeveelheid beschermende kleding vergroot. De meldkamer met inrichting wordt onderhouden op basis van een onderhoudsplan. De inrichting van de meldkamer (Brandweer en Calamiteiten coördinator) is opgenomen in het Meerjareninvesteringsplan. Hetzelfde geldt voor het Regionaal Crisiscentrum.

Hulpverleningsvoertuigen worden met name onderhouden op basis van de kilometerstand, en uiteraard wanneer zich gebreken voordoen. Vervanging van de voertuigen is opgenomen in het Meerjareninvesteringsplan. Het onderhoud is opgenomen in de begroting.

Pagina 66

JAARVERSLAG 2023

5.3 Verbonden partijen Onder verbonden partijen worden verstaan die partijen waarin de VRK bestuurlijk en of financieel deelneemt en waardoor zij in de realisatie van haar doelstellingen financieel risico’s loopt. Overzicht Verbonden Partijen 2023 Naam

Eigen Vermogen

Vestigingsplaats

Openbaar belang

Coöperatieve vereniging Regionale Ambulancevoorziening (RAV)

Haarlem

Vergunninghouder ambulancevervoer, in stand houden meldkamer ambulance

Sociaal Voorzieningen Fonds personeel VRK

Haarlem

nvt

Coöperatie Brandweerschool Noord-Holland U.A.

Zaanstad

Arnhem

Nederlands Instituut Publieke Veiligheid (NIPV)

Vreemd Vermogen

01-01-2023

31-12-2023

01-01-2023

31-12-2023

0

0

4.579.716

pm*

14.777

18.804

0

0

Facilitairen en organiseren van opleidingen en trainingen t.b.v. de leden

0

0

0

0

Verbindt en versterkt de veilig­heidsregio's, Rijks­ over­heid en crisis­part­ners met onder­zoek, onder­wijs, ondersteuning en infor­matie.

0

0

0

0

* De balanscijfers van de RAV zijn per eind 2023 nog niet beschikbaar Conform BBV, artikel 15 wordt in bovenstaande tabel de verwachte omvang van het eigen vermogen en het vreemd vermogen van de verbonden partij aan het begin en aan het einde van het begrotingsjaar getoond. Coöperatieve vereniging Regionale Ambulancevoorziening (RAV) De VRK neemt, sinds 2012, deel in de Coöperatieve vereniging Regionale Ambulancevoorziening (RAV). Deze vereniging, statutair gevestigd te Haarlem, is opgericht met de ambulancevervoerders Witte Kruis en Ambulance Amsterdam en heeft als doel het (daadwerkelijk) verlenen van ambulancezorg in het algemeen en in de regio Kennemerland in het bijzonder, en het in stand houden van een meldkamer ambulancezorg. De RAV is houder van de ambulancevergunning. De RAV is met ingang van 2013 aanspreek­ punt voor budgettering en verantwoording naar het ministerie van VWS en de zorgverzekeraars. De VRK zorgt, op basis van een met de RAV gesloten Service Level Agreement (SLA), voor de operationele kwaliteit van de Meldkamer Ambulance (MKA). Jaarlijks wordt door het bestuur van de RAV het, met de zorg­ verzekeraars afgesproken, budget verdeeld over de deelnemers volgens een budgetverdeelmodel. De deelnemers dienen daarmee hun bedrijfsvoering te dekken. Eventuele financiële risico’s daar­ binnen dient elke deelnemer voor eigen rekening te voorzien.

Coöperatie Brandweerschool Noord-Holland U.A In 2019 is de Coöperatie Brandweerschool Noord-Holland opgericht. Dit is een samenwerkingsverband met de Veiligheids­ regio’s Noord-Holland Noord en Zaanstreek-Waterland en heeft als doel het organiseren van opleidingen en trainingen ten behoeve van de Vakbekwaamheid en ontwikkeling van het personeel van de leden, zodat de leden aan hun wettelijke verplichtingen kunnen voldoen. Nederlands Instituut Fysieke Veiligheid (NIPV) De 25 voorzitters van de veiligheidsregio's vormen samen het algemeen bestuur van het NIPV. Het bestuur is verantwoordelijk voor alle taken en werkzaamheden die het NIPV uitvoert in het kader van de Wet veiligheidsregio’s. Het bestuur stelt jaarlijks de begroting met bijbehorend jaarplan, de jaarrekening en het jaarverslag vast en eens per vier jaar een meerjarenbeleidsplan. Hiermee bepaalt het bestuur de ambitie van het NIPV. Ook is het bestuur verantwoordelijk voor concrete zaken als het certificeren van aanbieders van brandweeropleidingen. Het algemeen bestuur kiest drie personen uit zijn midden voor het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur bereidt de besluitvorming van het algemeen bestuur voor en is verantwoordelijk voor onder andere het aanstellen van het personeel van het NIPV, inclusief de directie, en het vaststellen van regels rondom het examenreglement.

Sociaal Voorzieningen Fonds personeel VRK In 2013 is de stichting Sociaal Voorzieningen Fonds personeel VRK in het leven geroepen. De stichting heeft tot doel het verlenen van geldelijke en/of andere bijstand aan contribuanten die naar het oordeel van het bestuur van het fonds in (financiële) nood verkeren.

Pagina 67

JAARVERSLAG 2023

5.4 Bedrijfsvoering Informatie over de bedrijfsvoering is in dit jaarverslag opgenomen bij het programma Interne Dienstverlening. Nieuw is echter dat vanaf 2023 in de paragraaf Bedrijfsvoering de toelichting op de door de organisatie geconstateerde onrechtmatigheden moet worden opgenomen. Tot de komst van de rechtmatigheidsverantwoording was dit niet aan de orde. Om tot de rechtmatigheidsverantwoording te komen, heeft de organisatie verschillende activiteiten uitgevoerd: • Opleveren VIC-rapportage • Uitvoeren van de spendanalyse (rechtmatig aanbesteden) • Beoordelen van de begrotingsrechtmatigheid. Dit heeft geleid tot een onrechtmatigheid van € 3.444.800. Dit is een optelling van de geconstateerde begrotingsonrechtmatigheid van € 2.835.800 en het ten onrechte niet Europees aanbesteden van 2 contracten voor een bedrag van € 609.000. In onderstaande (verplichte) tabel wordt dit weergegeven: Onrechtmatigheid

Bedrag

Begrotingscriterium 1A

Overschrijding lasten

€ 2.233.000

1B

Overschrijding investeringsbudgetten

€ 144.800

2

Ongeautoriseerde reservemutaties

€0

3

Overschrijding baten en/of onder­ schrijding van lasten en baten die niet tijdig aan het AB zijn gemeld

€ 458.000

Totaal begrotings­ onrechtmatigheid

€ 2.835.800

4

Totaal van de acceptabele begrotingsonrechtmatigheid

€ 1.924.000

5

Resterend saldo aan begrotingsonrechtmatigheid

€ 911.000

Voorwaardencriterium 6

Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed

€ 609.000

M&O criterium €0 Er is sprake van een rechtmatigheidsverantwoording, wanneer het totaal van de onrechtmatigheid onder de vastgestelde verant­woor­ dings­grens blijft. Deze grens is door het AB op 11 december 2023 vastgesteld op 3% van de totale lasten. Komt de onrechtmatigheid boven deze grens uit, dan moet een onrechtmatig­heids­verantwoor­ ding worden afgegeven. De totale lasten bedragen € 132.466.000 in 2023, waarmee de verantwoordingsgrens uitkomt op € 3.973.980. De geconstateerde onrechtmatigheid in 2023 bedraagt (conform bovenstaande tabel) € 3.444.800, waarmee de VRK onder de ver­ antwoor­dings­grens blijft en er derhalve sprake is van een rechtmatig­ heids­verantwoording. Deze is in de jaarstukken opgenomen in hoofdstuk 7.1.

Het AB heeft op 11 december 2023 ook de rapporteringsgrens vastgesteld. Deze bedraagt € 50.000 en bepaalt vanaf welk bedrag het Dagelijks Bestuur fouten en onduidelijkheden moet toelichten in de paragraaf Bedrijfsvoering. Ten aanzien van de rechtmatigheids­ verantwoording betekent dit, dat van bovenstaande tabel de onderdelen 3 (overschrijding baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig aan het AB zijn gemeld), 5 (Resterend saldo aan begrotingsonrechtmatigheden) en 6 (inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed) een toelichting vereisen. Ook onderdeel 4 komt boven de rapporteringsgrens uit, maar het BBV stelt dat de acceptabele begrotingsonrechtmatigheid niet hoeft te worden toegelicht.

Toelichting onrechtmatigheid Overschrijding baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig aan het AB zijn gemeld (regel 3) Het AB heeft tijdens de vergadering van 15 mei 2024 kennis­ genomen van niet begrote overschrijdingen van baten, onder­ schrijdingen van baten/lasten en mutaties in reserves. Daarmee kunnen deze mutaties als “rechtmatig” worden beoordeeld. In de periode van voorbereiden en besluitvormen van dit AB-stuk, liep de accountantscontrole bij de VRK nog steeds door. Dit betekent dat na besluitvorming door het AB op 14 mei 2024, er een drietal aanvullende mutaties bij zijn gekomen. Deze mutaties zijn door­ gevoerd in de jaarstukken, maar zijn onrechtmatig omdat ze niet eerst aan het AB zijn voorgelegd. Het betreft een overschrijding in de baten van € 65.592 (nacalculatie in RAV-verband met de zorgverzekeraars) en een onderschrijding in de baten van € 226.186 (nacalculatie indexatie en bijdrage vitaliteit 2023). In de jaarstukken zijn deze mutaties inhoudelijk toegelicht. Een derde mutatie betreft een overschrijding van de baten van € 166.000 als gevolg van de vrijval van een balanspost. Het betreft de op het salarissen ingehouden premie voor aanvulling WW en WGA, waarbij de systematiek vanaf 2023 is veranderd. Niet acceptabele begrotingsonrechtmatigheid (regel 5) Overschrijdingen van de lasten en kredieten zijn te allen tijde onrecht­matig.

Bij de VRK bedragen deze overschrijdingen € 2.377.800 (regel 1A plus 1B). Voldoen de overschrijdingen (op programma­niveau) aan een van de criteria zoals gesteld in hoofdstuk 6.1 van de nota financieel beleid, dan zijn ze acceptabel onrechtmatig. Voldoen ze niet aan één van de criteria, zijn ze niet-acceptabel onrechtmatig en moeten ze in deze paragraaf worden toegelicht. In 2023 is er sprake van een niet-acceptabele onrechtmatig­heid van € 453.000, waarvan € 309.000 het gevolg is van overschrijding van de lasten en € 144.800 het gevolg is van overschrijdingen op de kredieten. De overschrijding op de lasten bestaat uit: • Op het programma Publieke gezondheidzorg betreft dit de hogere kosten technische Hygienezorg ten opzichte van de 2e bestuursrapportage.

Pagina 68

JAARVERSLAG 2023

• Op het programma Regionale brandweerzorg betreft dit de afboeking van een oninbare vordering en hogere personeelslasten i.v.m. anticiperen uitstroom 1e halfjaar 2024. • Op het programma Ambulancezorg betreft dit hogere personeels­lasten waar geen inkomsten vanuit de coöperatie RAV tegenover bleken te staan. • Op het programma GHOR zijn op het deelproduct crisis­beheer­ sing meer uitgaven verantwoord dan waren begroot. Achteraf gezien had dit tot een eerdere melding in de bestuurs­r apportage moeten leiden. Vanwege extra BDUR-middelen die aan het programma waren toegevoegd, maar niet voor het doel waarvoor beschikbaar gesteld zijn uitgegeven, is dit niet tijdig onderkend.

Misbruik & oneigenlijk gebruik Het Dagelijks Bestuur heeft geen overkoepelend beleid vastgesteld, maar in de verschillende onderliggende regelingen (zoals de ambtseed en het integriteitsbeleid) en in de organisatiebrede cursus “ethische vakmanschap” komen misbruik & oneigenlijk gebruik ruim aan de orde. Naast Misbruik en oneigenlijk gebruik is in 2023 expliciet aandacht besteed aan het beheersen van frauderisico’s en de continuïteitsveronderstelling. Vooral is dit gedaan door het maken van een frauderisico-analyse. Hierbij zijn de meest fraudegevoelige processen geïnventariseerd en in gesprek met de betrokken medewerkers is gezocht naar oplossingen. De frauderisico-analyse zal komende jaren verder vorm en invulling krijgen.

Daarnaast is er een niet acceptabele onrechtmatigheid omdat enkele kredieten overschreden zijn voor een bedrag van € 144.800. Per krediet gaat het om relatief kleine bedragen, deze hadden echter in een bestuursrapportage tot ophoging van het krediet moeten leiden.

Maatregelen Onrechtmatigheid lijkt niet te voorkomen, maar we gaan wel proberen om deze komende jaren verder te verlagen. Wat de begrotings­onrechtmatigheid betreft, wordt bij de bestuurs­ rapportages meer aandacht gevraagd voor het melden van onder­ schrijdingen van de lasten en over-/onderschrijdingen van de baten. Tot voor kort speelde deze categorie van over- en onder­ schrijdingen, geen rol als het gaat om de rechtmatigheid. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is dat veranderd en daarom zullen we de focus ook op deze mutaties gaan leggen. Aanvullend wordt bezien of er een slotwijziging aan het AB van december moet worden voorgelegd, om zodoende het AB te informeren over de niet eerder gemelde over- en onderschrijdingen. Wat de onrechtmatig­heid op de aanbestedingen betreft, zien we dat alle inspanningen van afgelopen jaren hebben geresulteerd in het terugbrengen van het aantal ten onrechte niet-Europees aanbestede contracten. We blijven een verdere verbetering nastreven door in de organisatie de kennis over aanbesteden verder te vergroten via voorlichting. Daarnaast gaan we over naar het tweemaal per opstellen van een spendanalyse, waardoor eventuele onrechtmatig­ heden eerder aan het licht komen.

Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed (regel 6) Van alle crediteuren met uitgaven > € 215.000 in de periode 20202023, is onderzocht of de onderliggende contracten op de juiste (lees Europese) wijze zijn aanbesteed. Uit de 160 onderzochte crediteuren, resulteerden twee onrechtmatigheden. Een contract is meervoudig onderhands aanbesteed omdat de verwachting was dat de uitgaven voor 48 maanden onder de Europese aanbestedingsgrens zouden blijven. De uitgaven over de periode 2020-2023 overstijgen echter deze aanbestedingsgrens en daarom zijn de uitgaven over 2023 (€ 94.000) onrechtmatig. Daarnaast is een inhuurovereenkomst onderhands aanbesteed. Deze diensten vallen onder de “SAS Diensten”, waarvoor een aanbestedingsdrempel van € 750.000 geldt. In 2023 is er een sterke stijging geweest in de uitgaven waardoor de grens van € 750.000 over 48 maanden overschreden wordt. Dit zorgt ervoor dat alle uitgaven van 2023 onrechtmatig zijn, deze bedragen € 515.000.

Pagina 69

JAARVERSLAG 2023

5.5 Wet Open Overheid (Woo) De veiligheidsregio en GGD staan meer en meer in de publieke belangstelling en worden daarom steeds vaker benaderd met vragen over de processen en besluitvorming bij de organisatie. Weliswaar is de VRK een relatief beleidsarme uitvoeringsorganisatie voor gemeenten, de thema’s waar de VRK mee bezig is zijn wel van grote maatschappelijke relevantie. Daarmee is het thema openbaarheid van bestuur in de laatste jaren al hoger op de agenda komen te staan en is deskundigheid in de organisatie opgebouwd en is er zo nodig extern advies gevraagd. De nieuwe wetgeving is bij de VRK bestudeerd, en er is gestart met het maken van een plan van aanpak om ervoor te zorgen dat de VRK aan de wettelijke eisen kan gaan voldoen. De VRK beschikt niet over voldoende juridische capaciteit om hierin een hoog tempo te kunnen maken. In 2023 zijn stappen gezet naar een plan van aanpak, dat in 2024 vastgesteld zal worden. De website geeft al wat mogelijkheden om de verplichte categorieën te publiceren, inmiddels wordt gewerkt aan een nieuwe website, waarin die mogelijkheden worden verbeterd. Daarnaast liggen de uitdagingen vooral in een goede inrichting van de informatiehuishouding.