inkoop vervoer basismobiliteit - programma van eisen 2017.pdf
Tekst van het document
en
terugbelservice
gps; stoprit met
bestemming
datumtijd
en
met
GPS;
datumtijd
en
gps;
activeren/uitvoeren
loosmelding
met
datumtijd
en
gps
en
wachtseconden. Verder geldt dat iedere 30 seconden en bij alle statusmeldingen de GPS-locatie dient te worden aangeleverd. De mogelijkheid moet worden opengehouden dat hier nog events aan worden toegevoegd. De regiecentrale stelt in samenwerking met de vervoerder een data- en zendprotocol op na Forseti
pagina 25
EU-aanbesteding Basismobiliteit Noord-Veluwe - Perceel 2: Vervoer
gunning. Regiecentrale en vervoerder kunnen nadere werkafspraken maken met betrekking tot datalevering. Afwijking van de eisen is echter alleen mogelijk indien de opdrachtgever hiermee instemt. Loosmeldingen Bij een loosmelding geldt: • In geval van loosmelding dient de “live” terugbelservice geactiveerd te worden en pas na contact met de klant of wanneer er geen contact kan worden verkregen mag een loosmelding plaatsvinden. • Voor loosmeldingen geldt dat de maximale afwijking van de GPS 250 meter mag zijn en dat er minimaal 2 minuten wordt gewacht. • De chauffeur moet hierbij kunnen kiezen tot de volgende standaardopties: 1. chauffeur kan adres niet vinden; 2. chauffeur kan reiziger niet vinden; 3. reiziger is niet gereed voor vertrek; 4. reiziger gaat niet mee; 5. verkeerd voertuig; 6. verkeerd adres opgegeven. Niet-data ritten De opdrachtgever realiseert zich dat er incidenteel sprake kan zijn van niet functionerende data-apparatuur of problemen in de verzending. De opdrachtgever accepteert maximaal 2% niet-dataritten (zie 6.4). Een niet-datarit is een rit waar geen of onvolledige geautomatiseerd gelogde gegevens van beschikbaar zijn. Bijvoorbeeld van de in- en uitstaptijd en de GPSlocatie. Tevens geldt een rit als niet-data als de afwijking van de GPS-locatie groter is dan 250 meter ten opzichte van het adres.
Acceptatietest Minimaal 4 weken voor de exploitatiestart organiseert de regiecentrale een acceptatietest waarbij de datacommunicatie tussen vervoerder en regiecentrale volledig operationeel dient te zijn. Voertuiggegevens en NAW-gegevens van chauffeurs dienen op dat moment bij de regiecentrale bekend te zijn.
Forseti
pagina 26
EU-aanbesteding Basismobiliteit Noord-Veluwe - Perceel 2: Vervoer
5
Planning en inzet capaciteit
5.1
Inleiding basepoints Voor de inzet van de vervoercapaciteit binnen categorieën 2a en 2b wordt gewerkt vanuit een basepoint. Een basepoint is een locatie die wordt gehanteerd voor de berekening van de inzettijd die de regiecentrale bepaalt. Een dienst start hiermee altijd vanaf een basepoint en eindigt op datzelfde basepoint. De basepoints zijn gebaseerd op zescijferige postcode gebieden. Een basepoint geldt binnen categorie 2a daarnaast als fysiek startpunt bij het begin van een ingeplande dienst van een voertuig. Dit betekent dat de chauffeur zich bij aanvang van de dienst moet bevinden binnen een straal van 1 kilometer rondom deze theoretische locatie. De regiecentrale kan hierop uitzonderingen bepalen, wat voornamelijk zal gebeuren bij routevervoer of vraagafhankelijke ritten die al voor de start van de dienst ingepland zijn. Ook aan het einde van de dienst kan de regiecentrale aan de chauffeur toestemming geven om het basispunt niet meer aan te doen (maar bijvoorbeeld rechtstreeks naar de garage te rijden). Voor deze opdracht worden de volgende basepoints gehanteerd:
Basepoint Elburg Elspeet Ermelo Harderwijk Nunspeet Putten Wezep
5.2
Postcode 8081 XV 8075 CJ 3851 KA 3844 KL 8071 CJ 3881 GK 8091 JX
Categorie 2a + 2b 2b 2a + 2b 2a + 2b 2a + 2b 2a + 2b 2a + 2b
Opmerking Voor 2a alleen op werkdagen tussen 6:00 en 18:00 uur Voor 2a alleen op werkdagen tussen 6:00 en 18:00 uur
Vervoercapaciteit In tabel 5.1 tot en met 5.3 is per basepoint het aantal benodigde voertuigen weergegeven dat bij de start minimaal benodigd is. Dit noemen we de vaste vervoercapaciteit. In tabel 5.1 is de benodigde vervoercapaciteit weergegeven voor de situatie tot 1-8-2017, in tabel 5.2 en 5.3 de situatie na 1-8-2017 wanneer het vervoer voor leerlingen uit de regiogemeenten instroomt.
Forseti
pagina 27
EU-aanbesteding Basismobiliteit Noord-Veluwe - Perceel 2: Vervoer
De vaste capaciteit is bepaald op basis van analyse van de huidige data Regiotaxi en leerlingenvervoer. Hierbij is binnen categorie 2a gekozen voor een vaste capaciteit gebaseerd op een gemiddelde in het jaar. Deze ligt lager dan de capaciteit die nodig zal zijn op de drukste momenten in het jaar. De vervoerder dient daarnaast binnen categorie 2a voor de type C voertuigen te kunnen leveren in een flexibele schil. Ook voor deze voertuigen heeft de vervoerder een verplichting tot levering. Ook deze aantallen voertuigen zijn weergegeven in tabel 5.1 en 5.2. De vervoerder mag een ruimere flexibele schil aanbieden. Naast de flexibele schil kan de vaste capaciteit structureel toenemen tot maximaal 125%. In dat geval wijzigt niet de omvang van de flexibele schil (zie paragraaf 5.5). De wijze van planning en bestelling van de vaste capaciteit, inclusief flexibele schil, en wijzigingen hierin is uitgewerkt in paragraaf 5.2, 5.3 en 5.4. In paragraaf 5.5 is de mogelijke uitbreiding of inperking van de vaste capaciteit uitgewerkt.
Basepoint PM Elburg Ermelo Harderwijk Nunspeet Putten Wezep Totaal
Overzicht basepoints categorie 2a tot 1-8-2017 Taxi Taxibus hoog Rolstoelbus Type C Type B Type A Vast Flex. Vast Vast
Totaal Vast
Flex.
Tabel 5.1: Benodigde voertuigcapaciteit per basepoint categorie 2a tot 1-8-2017
Basepoint
Elburg Ermelo Harderwijk Nunspeet Putten Wezep Totaal
Overzicht basepoints categorie 2a vanaf 1-8-2017 Taxi Taxibus hoog Rolstoelbus Type C Type B Type A Vast Flex. Vast Vast 1 1 +1 1 2 2 +1 3 1 +1 1 3 2 +1 2 2 +1 1 4 8 8 3 15
Totaal Vast 1 4 5 5 4 7 26
Flex. 1 1 1 1 1 14
Tabel 5.2: Benodigde voertuigcapaciteit per basepoint categorie 2a vanaf 1-8-2017
Forseti
pagina 28
EU-aanbesteding Basismobiliteit Noord-Veluwe - Perceel 2: Vervoer
Overzicht basepoints categorie 2b vanaf 1-8-2017 Overig Taxibus Rolstoelbus Type E Type D Type A Elburg 1 10 0 Elspeet 5 Ermelo 13 2 Harderwijk 12 Nunspeet 12 Putten 2 5 13 Wezep 3 8 Totaal 6 65 15
Totaal 11 5 15 12 12 20 11 86
Tabel 5.3: Benodigde voertuigcapaciteit per basepoint categorie 2b vanaf 1-8-2017 De opdrachtnemer heeft de verplichting om zo nodig tot 125% van de genoemde vaste vervoercapaciteit te kunnen leveren. Daarbij geldt dat het aantal voertuigen naar boven wordt afgerond (2,1 wordt 3).
5.3
Planning en bestelling vaste capaciteit • De regiecentrale maakt minimaal 4 weken voorafgaand aan de uitvoering van het vervoer een forecast / inzetrooster van minimaal 1 week en verstrekt dit aan de vervoerders. • In het inzetrooster worden voertuigen vanuit de vaste capaciteit ingepland eventueel aangevuld met voertuigen vanuit de flexibele schil (categorie 2a). • Het inzetrooster is een zo goed mogelijke voorspelling van de benodigde capaciteit op de verschillende momenten in de week en de dag. Het inzetrooster kan door de regiecentrale worden bijgewerkt op basis van bijgestelde verwachtingen. • De regiecentrale kan voorafgaand aan de inzetdag door middel van het afmelden van capaciteit en/of het extra oproepen van capaciteit nog mutaties in de bestelling doorvoeren. Hiervoor geldt de afmeld- en oproepprocedure zoals opgenomen in paragraaf 5.4. De procedure voor bestelling van capaciteit kan in overleg tussen regiecentrale en vervoerder worden gewijzigd. • De opdrachtnemer dient de geplande capaciteit op de gevraagde momenten beschikbaar te hebben. De opdrachtnemer heeft tijdens de uitvoering geen inspraak in het rooster, wel kan zijn advies worden gevraagd. • Tijdens de uitvoering gaat de regiecentrale uit van de meest efficiënte planning en een zo hoog mogelijke combinatiegraad.
• Door wijzigingen in de vraag kan het aantal benodigde voertuigen en de inzetduur per basepoint wijzigen. • In het inzetrooster wordt per dag van de week, per tijdvak (op 15 minuten) per categorie en basepoint aangegeven welke voertuigaantallen per type voertuig nodig zijn.
Forseti
pagina 29
EU-aanbesteding Basismobiliteit Noord-Veluwe - Perceel 2: Vervoer
• Voor de percelen binnen categorie 2a geldt dat de minimale inzettijd drie uren bedraagt. Binnen het inzetrooster worden zoveel mogelijk complete diensten samengesteld. • Voor het routevervoer in categorie 2b wordt per route een vaste inzettijd vastgesteld van/naar het basepoint berekend (routetijd) en aangegeven voor welke routes welke vaste chauffeur nodig is. • Toewijzing van pauzes, conform cao, vindt plaats via de regiecentrale. • Tussentijdse terugkeer naar het basepoint kan alleen in opdracht van de regiecentrale. • Het inzetrooster geldt als eerste basis voor de bestelling van vervoercapaciteit bij de opdrachtnemer(s), maar kan voor de daadwerkelijke inzetdag nog worden gewijzigd. • Ter indicatie van de benodigde vervoercapaciteit is in bijlage 1 een conceptrooster weergegeven. Hier zijn twee versies opgenomen (situatie tot 1-8-2017 en situatie na 1-82017) vanwege het in de zomer 2017 instromen van leerlingenvervoer. Hieraan kunnen geen rechten worden ontleend. • Voor het verkrijgen van extra vervoercapaciteit wordt onderscheid gemaakt tussen • De inzet van extra vervoercapaciteit binnen het rooster (zie paragraaf 5.5); • De inzet van extra vervoercapaciteit op de langere termijn (zie paragraaf 5.6).
5.4
Levering van vervoercapaciteit •
De vervoerder dient in de inschrijving per basepoint aan te geven tegen welk uurtarief hij de gevraagde vaste capaciteit beschikbaar stelt gedurende de uitvoering van de overeenkomst. Deze gegevens dienen verplicht te worden ingevuld op het prijsinvulformulier.
•
De vervoerder is gedurende de looptijd van de overeenkomst verplicht om de vaste capaciteit en de aangeboden flexibele schil te leveren en mag zich niet beroepen op calamiteiten.
•
Beschikbaar voor de centrale is het moment dat de boordcomputer zich heeft aangemeld bij het taxipakket van de regiecentrale.
•
De regiecentrale heeft de mogelijkheid om capaciteit bij de vervoerder aan te vragen, welke de vaste capaciteit + de flexibele schil overstijgt. De vervoerder heeft voor die extra capaciteit op voorhand geen leveringsverplichting. Wanneer de vervoerder toezeggingen heeft
gedaan
over
deze
leveringen,
dan
geldt
vanaf
dat
moment
wel
een
leveringsverplichting. •
Indien een ingeroosterd voertuig onverwachts uitvalt dient de vervoerder een nieuw voertuig beschikbaar te stellen binnen maximaal 30 minuten.
•
De regiecentrale heeft het recht om, indien een vervoerder onverhoopt verzuimt te leveren, capaciteit in te huren via de vrije markt.
•
De vervoerder krijgt een vaste boete van 125% op het beschikbaarheidstarief opgelegd over de niet geleverde uren die hij had behoren te leveren, waarbij niet hele uren altijd op volle uren naar boven worden afgerond. Dit is ook van toepassing op te late levering (bijvoorbeeld 10 minuten te laat).
• Forseti
Er vindt vanzelfsprekend geen vergoeding plaats van de verzuimde uren. pagina 30
EU-aanbesteding Basismobiliteit Noord-Veluwe - Perceel 2: Vervoer
5.5
Wijziging in de geplande vervoercapaciteit binnen het rooster De regiecentrale legt in het inzetrooster vast welke vervoercapaciteit wordt ingezet. Dit kan afwijken van de vaste capaciteit. Bij wijzigingen die de regiecentrale doet in de inzetroosters gelden de onderstaande regels voor vergoedingen. Afmelding basis vervoercapaciteit De regiecentrale heeft de mogelijkheid om de ingeplande vervoercapaciteit uit het rooster af te melden. Hiervoor gelden de volgende regels voor percelen categorie 2a:
Moment van afmelden:
Vergoeding over de afgemelde uren:
Tot 18:00 uur voorafgaand aan de dag
€ 0,00 (de capaciteit kan kosteloos worden
waarop de capaciteit was ingepland:
geannuleerd)
Na 18:00 uur op de dag voorafgaand aan
Vergoeding van minimaal 3 uren maal het
de
geoffreerde beschikbaarheidstarief.
dag
waarop
de
capaciteit
was
ingepland, bij annulering van de hele dienst of inkorting van een dienst: Op
was
€ 0,00 (de capaciteit kan kosteloos worden
ingepland, bij annuleren van maximaal 30
geannuleerd). Indien de dienst door het
minuten van de dienst gedurende de
inkorten korter duurt dan drie uren, wordt het
looptijd van de dienst waarbij de dienst ten
aantal uren onder de drie uren maal het
minste drie uur duurt:
geoffreerde beschikbaarheidstarief vergoed.
Op
dag
dag
waarop
waarop
de
de
capaciteit
capaciteit
was
50%
van
de
geoffreerde
ingepland, bij annulering van een deel
beschikbaarheidstarief
(minimaal 30 minuten) van de dienst
afgemelde
gedurende de looptijd van de dienst:
vergoeding voor deze dienst minimaal drie
uren,
maal
het
aantal
waarbij
de
totale
maal het geoffreerde beschikbaarheidstarief bedraagt. Voor de percelen categorie 2b geldt bij annulering van de inzet door de regiecentrale:
Forseti
pagina 31
EU-aanbesteding Basismobiliteit Noord-Veluwe - Perceel 2: Vervoer
Moment van afmelden:
Vergoeding over de afgemelde uren:
Tot 18:00 uur voorafgaand aan de dag
€ 0,00 (de capaciteit kan kosteloos worden
waarop de capaciteit was ingepland:
geannuleerd)
Na 18:00 uur voorafgaand aan de dag
50%
waarop de capaciteit was ingepland:
beschikbaarheidstarief
van
de maal
geoffreerde het
aantal
afgemelde uren. Oproep extra basis vervoercapaciteit De regiecentrale heeft de mogelijkheid extra vervoercapaciteit te verkrijgen via de opdrachtnemer. Dit kan gaan om de inzet van een extra voertuigen en/of het verlengen van de inzettijd van een reeds ingepland voertuig. Voor de opdrachtnemer geldt de verplichting op verzoek van de regiecentrale: • de inzettijd van een voertuig te kunnen verlengen tot 30 minuten (na 30 minuten geldt geen leveringsverplichting); • de in te zetten vervoercapaciteit op enig moment te kunnen ophogen tot de vaste capaciteit volledig is ingezet (voorbeeld: er zijn 8 voertuigen ingeroosterd en de vaste capaciteit is gedefinieerd op 10); • bovenop deze vaste capaciteit een flexibele schil te kunnen inzetten binnen de percelen categorie 2a. Afhankelijk van het moment van de aanvraag van de extra capaciteit, geldt:
Moment van oproepen:
Vergoeding over de extra inzettijd:
Oproep voor extra vervoercapaciteit voor
Het geoffreerde beschikbaarheidstarief
18:00 uur op de dag voorafgaand aan de dag waarop
de
capaciteit
is
ingepland
(met
leveringsverplichting): Oproep voor extra vervoercapaciteit na 18:00 uur op de dag voorafgaand aan de dag waarop de
capaciteit
is
ingepland
Opslag van 10% op het geoffreerde beschikbaarheidstarief
(met
leveringsverplichting): Verlengen van de ingeplande dienst ná 18:00 uur op de dag voorafgaand aan de dag waarop de
capaciteit
is
Het geoffreerde beschikbaarheidstarief
ingepland
(leveringsverplichting voor een verlenging tot 30 minuten, geen leveringsverplichting voor meer dan 30 minuten): Forseti
pagina 32
EU-aanbesteding Basismobiliteit Noord-Veluwe - Perceel 2: Vervoer
De opdrachtgever kan de vervoerder uit categorie 2b vragen een dienst te verlengen, bijvoorbeeld door het inzetten van het voertuig voor het CVV of vervoer dagbesteding. Hiervoor geldt geen leveringsverplichting. Voor deze extra inzettijd ontvangt de opdrachtnemer de vergoeding zoals opgenomen in paragraaf 6.1.
5.6
Uitbreiding en inperking van vaste vervoercapaciteit
5.6.1
Ontwikkelingen in het vervoervolume Door wijzigingen in wet- en regelgeving, jurisprudentie en de financiële situatie en beleid van de gemeenten kan de benodigde vervoercapaciteit afnemen. Dit kan onder andere met betrekking tot reizigersgroepen, de reikwijdte van het vervoer, het aantal reizigers, inkomenstoets, openingstijden, het aantal toegekende kilometers per reiziger, de reizigersbijdrage,
het
aantal
subsidiabele
kilometers
en
al
dan
niet
specifieke
(punt)bestemmingen. De gemeenten streven expliciet naar het versterken van eigen kracht en een toename van het gebruik van algemene voorzieningen in combinatie met een afname van het doelgroepenvervoer. Voorbeelden hiervan zijn het gebruik van regulier openbaar vervoer, vrijwilligers of het brengen van hun kinderen naar school door de ouders zelf. Daarnaast streeft de regiecentrale naar optimale efficiency bij de uitvoering van het doelgroepenvervoer. Dit laatste betreft bijvoorbeeld de afstemming tussen verschillende vervoervormen, de wijze waarop vervoerstromen slim aan elkaar gekoppeld kunnen worden, afstemming over begin- en eindtijden van activiteiten en de terugkoppeling vanuit de regiecentrale richting beleidsafdelingen bijvoorbeeld over optimalisatie van (de kenmerken van) het vervoeraanbod. Hierdoor bestaat tijdens de exploitatieperiode de mogelijkheid dat schommelingen in het vervoervolume en/of veranderingen in de wijze van planning leiden tot structurele veranderingen in het aantal inzeturen. De regiecentrale monitort maandelijks de langere termijn ontwikkelingen in het vervoervolume. Indien zich hierin veranderingen voordoen die leiden tot een structurele vermindering of vermeerdering van het aantal inzeturen, dan treedt zij tijdig in overleg met de gecontracteerde vervoerders.
Bij een voorziene structurele daling van het aantal in te zetten voertuigen wordt tenminste drie maanden vooraf aangegeven bij de opdrachtnemer, zodat de opdrachtnemer de capaciteit kan afschalen.
Forseti
pagina 33
EU-aanbesteding Basismobiliteit Noord-Veluwe - Perceel 2: Vervoer
5.6.2
Uitbreiding vaste vervoercapaciteit Voor eventuele uitbreiding van de vaste capaciteit geldt het volgende: •
De opdrachtnemer dient binnen zowel categorie 2a als 2b per basepoint de vaste capaciteit structureel uit te kunnen breiden tot maximaal 125% van de vaste capaciteit weergegeven in tabel 5.1, 5.2 en 5.3 afgerond naar boven op hele voertuigen.
•
Onder structurele inzet wordt verstaan inzet met een sterk repeterend karakter (bijvoorbeeld wekelijks vergelijkbare diensten op vergelijkbare momenten) voor een periode van minimaal 3 maanden.
•
De regiecentrale treedt voor uitbreiding van de vaste capaciteit altijd minimaal 12 weken voorafgaand aan voorziene inzet met de vervoerder in overleg. en kondigt de benodigde uitbreiding aan. De vervoerder heeft een verplichting deze capaciteit te leveren tot maximaal 125% van de oorspronkelijke vaste capaciteit zoals opgenomen in de tabellen 5.3 en 5.4.
•
De regiecentrale kan ook op een kortere termijn bij de opdrachtnemer een verzoek doen voor het leveren van extra capaciteit tot maximaal 125% van de vervoercapaciteit van het betreffende basepoint. Hiervoor heeft de opdrachtnemer echter geen leveringsplicht.
•
Op het moment dat de vaste capaciteit wordt uitgebreid gelden voor de nieuwe vaste capaciteit en flexibele schil de spelregels voor de planning, bestelling en wijziging in de capaciteit zoals opgenomen in paragraaf 5.2 en 5.3.
•
Specifiek voor de capaciteit binnen categorie 2b geldt dat de geplande routes en bijhorende routetijd van de voertuigen kunnen worden uitgebreid. Bijvoorbeeld bij de instroom van vervoer voor nieuwe reizigersgroepen waardoor routes verlengd worden. Indien sprake is van substantiële uitbreiding zal de regiecentrale ook deze uitbreiding minimaal 12 weken vooraf aan de uitvoering aankondigen. De vervoerder heeft een verplichting deze capaciteit te leveren.
•
Indien de regiecentrale onvoldoende vervoercapaciteit kan verkrijgen kan de opdrachtgever aanvullende vervoercapaciteit separaat inkopen. De opdrachtgever kan ook besluiten aanvullend separaat vervoercapaciteit in kopen wanneer deze verwacht dit in een nieuwe inkoopronde gerichter en goedkoper in te kunnen kopen.
5.6.3
Inperking vaste vervoercapaciteit Voor eventuele inperking van de vaste capaciteit geldt het volgende: •
Indien de benodigde inzet van voertuigen afneemt, bijvoorbeeld door een daling in de vraag naar vervoer, nieuwe beleidskeuzes of gewijzigde spelregels in de productformules, kan de vaste capaciteit worden ingeperkt.
•
De regiecentrale treedt voor inperking van de vaste capaciteit in aantal voertuigen altijd minimaal 12 weken voorafgaand aan de voorziene inperking met de vervoerder in overleg en kondigt de benodigde inperking aan. Het staat de vervoerder erna vrij de vrijkomende voertuigen op een andere wijze in te zetten.
•
De capaciteit in de flexibele schil wordt niet aangepast op de ingeperkte vaste vervoercapaciteit.
Forseti
pagina 34
EU-aanbesteding Basismobiliteit Noord-Veluwe - Perceel 2: Vervoer
6
Financieel en contract
6.1
Vergoeding
6.1.1
Beschikbaarheidstarief • De vergoeding aan de opdrachtnemer bestaat uit het geoffreerde beschikbaarheidstarief per uur per basepoint (inschrijfprijs) maal de inzettijd. Dit tarief dient inschrijver op te geven op het inschrijfformulier. De pauzetijd wordt NIET vergoed. De regiecentrale trekt de minimale pauzetijd die conform Cao Taxivervoer gegeven moet worden en is gegeven af van de inzettijd. •
Er geldt een opslag van 15% op het beschikbaarheidstarief bij de inzet van een rolstoelbus (type A). Deze opslag geldt niet voor een rolstoelvoertuig binnen voertuigtype E.
• Voor de percelen categorie 2a geldt dat de inzettijd wordt bepaald op basis van de daadwerkelijke inzet. Voor afrekening van de inzettijd geldt per dienst een afronding op 15 minuten naar beneden. De opdrachtnemer ontvangt op basis van het geoffreerde tarief een vergoeding op basis van het daadwerkelijk uitgevoerde rooster met inachtneming van de gestelde regels zoals omschreven in hoofdstuk vijf. • Voor percelen categorie 2b stelt de regiecentrale een vaste inzettijd vast per route en/of combinaties van routes. Afwezigheid van een reiziger wordt tot maximaal vijf dagen niet verrekend. Deze inzettijd wordt bepaald met de laatste versie van het softwareprogramma Easy Travel of een andere minimaal gelijkwaardige routeplanner die goedgekeurd is door de gemeenten. Hiervoor gelden de volgende instellingen:
Wegtype Autosnelweg
100
Hoofdverbinding 1
80
Hoofdverbinding 2
70
Verbindingsweg
60
Doorgaande weg
40
Lokale weg
30
Wegverdeling
Percentages (in %)
Enkele rijbaan
88
Stedelijk
50
Speciale wegtypen
Forseti
Gem. snelheden (in km/h)
Snelheden (in km/h)
Onverhard
30
Woonerf
4
Veerdienst
6
30 km
20 pagina 35
EU-aanbesteding Basismobiliteit Noord-Veluwe - Perceel 2: Vervoer
• Indien de inzettijd van een dienst binnen de percelen categorie 2 wordt verlengd berekent de regiecentrale de nieuwe inzettijd. Voor de extra inzettijd ontvangt de opdrachtnemer het geoffreerde uurtarief tot en met de eerste twee inzeturen van een dienst(deel). Voor de extra inzettijd boven de eerste twee uren geldt een korting van 10% op het geoffreerde beschikbaarheidstarief. Voorbeeld: De inzet een voertuig vindt plaats in een gebroken dienst tussen 7:00 en 8:45 en tussen 14:30 en 16:00 uur. Deze dienst bestaat uit twee dienstdelen. Indien de vervoercentrale de vervoerder vraagt na 8:45 uur langer door te rijden tot 10:30 uur en de vervoerder hiermee instemt, ontvangt de vervoerder de volgende vergoeding: Ingeroosterde inzettijd:
3:15 uur
Extra inzettijd tegen 100% beschikbaarheidstarief: 0:15 uur Extra inzettijd tegen 90% beschikbaarheidstarief: 6.1.2
1:30 uur
Vergoeding per inzetkilometer • Naast het beschikbaarheidstarief per uur ontvangt de opdrachtnemer een vastgesteld tarief van € 0,15 (excl btw) voor iedere door de centrale voorgeplande inzetkilometer. • De
mobiliteitscentrale
bepaalt
het
totaal
aantal
inzetkilometers
middels
haar
planningssoftware en routekaarten. 6.1.3
Innen reizigersbijdrage door de vervoerder • CVV-reizigers betalen een reizigersbijdrage. Voor Wmo-reizigers sturen gemeenten zoveel mogelijk op inning via automatische incasso, die door de regiecentrale worden geïnd. • De opdrachtnemer int op aangeven van de regiecentrale betalingen namens de regiecentrale. • De reiziger moet in het voertuig de reizigersbijdrage contant kunnen betalen en per pin kunnen voldoen. • De opdrachtgever heeft de wens dat ook nieuwe betaalmethoden mogelijk worden zoals bijvoorbeeld contactloos pinnen en betalen per mobiele telefoon. • Deze te innen reizigersbijdrage maakt geen deel uit van de vergoeding aan de opdrachtnemer en wordt in mindering gebracht op de factuur, zoals omschreven in paragraaf 6.5.
6.1.4
Aanvullende vergoedingen • De opdrachtnemer ontvangt een vergoeding voor de kennismaking (zie paragraaf 2.7.2). Deze tijd wordt als volgt bepaald: De regiecentrale berekent eerst de te vergoeden tijd per route. Daarnaast wordt per reiziger eenmalig 15 minuten kennismakingstijd vergoed. De totale tijd wordt vergoed conform het beschikbaarheidstarief. • De regiecentrale berekent de te vergoeden tijd per route. Per reiziger wordt daarnaast eenmalig 15 minuten kennismakingstijd vergoed. De totale tijd wordt vergoed conform het beschikbaarheidstarief. • De opdrachtnemer ontvangt een vergoeding voor de inzet van een begeleider als de opdrachtgever dit verzoekt (zie paragraaf 2.7.3). In geval van begeleiding in te zetten door
Forseti
pagina 36
EU-aanbesteding Basismobiliteit Noord-Veluwe - Perceel 2: Vervoer
de opdrachtnemer zal hiervoor een uurtarief van € 20,00 (exclusief btw) worden betaald met een minimum van één uur per rit. • De opdrachtnemer ontvangt een vergoeding voor de aanwezigheid bij de bijeenkomsten zoals genoemd in paragraaf 3.7. Aan de hand van de presentielijst wordt aan de opdrachtnemer € 30,00 (ex. btw) per chauffeur vergoed voor het bijwonen van bovengenoemde bijeenkomsten.
6.2
Indexering • Jaarlijks vindt indexatie plaats van zowel het beschikbaarheidstarief als de vergoeding per inzetkilometer. • De kostontwikkelingen worden jaarlijks berekend door het NEA te Zoetermeer (NEA index taxibranche). • De regiecentrale deelt de bedoelde kostenontwikkelingen (indexering taxivoertuigen) jaarlijks binnen tien werkdagen na bekendmaking door het NEA schriftelijk mede aan de vervoerders en opdrachtgever. • De opdrachtgever stelt deze vervolgens jaarlijks vast per 1 januari voor het aankomende jaar. • De eerste indexering vindt plaats per 1 januari 2017.
6.3
Prestatiestimuli Ambitieplan De prestaties van het vervoersysteem worden geregistreerd in diverse kpi’s. Gemeenten stellen jaarlijks in afstemming met de vervoercentrale en vervoerders een ambitieplan op. Hierin worden exacte ambities en doelstellingen geformuleerd in concrete kpi’s, bijvoorbeeld op het gebied van stiptheid, aantal ritten per uur, levering capaciteit conform inzetrooster en klanttevredenheid. Tevens bepaalt de opdrachtgever op welke manier opdrachtnemer een bonus kunnen behalen. Na afloop van het jaar evalueert de opdrachtgever of de formuleerde doelstellingen door een afzonderlijke vervoerder zijn gehaald en of op basis hiervan de afgesproken bonus kan worden uitgekeerd. De opdrachtgever stelt jaarlijks de beschikbare bonus per vervoerder vast.
6.4
TX-keurmerk Bij inschrijving dient aangetoond te worden dat de inschrijver inclusief de onderaannemers in het bezit zijn van het TX-keurmerk (of aantoonbaar vergelijkbaar), dan wel het ISO 9001:2008 of 9001:2015 certificaat indien het een niet daadwerkelijk bij de uitvoering
Forseti
pagina 37
EU-aanbesteding Basismobiliteit Noord-Veluwe - Perceel 2: Vervoer
betrokken partij betreft. Op het moment dat de opdrachtnemer (of één van de andere betrokken partijen) gedurende de uitvoering van de overeenkomst het keurmerk kwijtraakt, dan hanteert de opdrachtnemer per direct een korting (malus) van 3% op de geoffreerde beschikbaarheidstarieven voor de verschillende voertuigtypes. De opdrachtnemer dient dit per ommegaande te melden bij de opdrachtgever. Deze malus wordt door de opdrachtnemer direct verwerkt op de factuur. Op het moment dat aantoonbaar is dat alle bij de uitvoering betrokken partijen weer in het bezit zijn van het keurmerk, komt per de eerste dag van de eerstvolgende maand de malus te vervallen.
6.5
Monitoring en handhaving contract Opdrachtgever, regiecentrale en opdrachtnemer maken afspraken over een Service Level Agreement (SLA) waarin een set Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI’s) is opgenomen. KPI’s die de regiecentrale tenminste per opdrachtnemer registreert zijn: • vraaglevering op voertuigniveau conform inzetrooster en aansturing regiecentrale; • kwaliteit chauffeurs conform PVE op basis van controles op de weg; • kwaliteit van voertuigen conform PVE op basis van controles op de weg; • klanttevredenheidscijfer over voertuig en chauffeur; • het aantal gegronde klachten per 1000 ritten over de uitvoering van de rit; • de mate van inschakeling van de terugbelservice door de chauffeur; • aantal loosmeldingen; • de mate van vergroening / duurzaamheid van de uitvoering; • stiptheidspercentage van de uitgevoerde ritten; • juist gebruik van de boordcomputer bij starten en stoppen van ritten (per chauffeur): !
ritten dienen op het moment van voorrijden direct te worden gestart bij het ophaaladres;
!
ritten dienen op het moment van voorrijden te worden gestopt bij het brengadres.
• de gemiddelde ritfactor (aantal ritten per uur) van de opdrachtnemer en per chauffeur. De opdrachtgever / regiecentrale wenst uit te gaan van een goede vertrouwensrelatie met de opdrachtnemer, maar wil naleving van de gemaakte afspraken ook kunnen afdwingen. • Bij een geconstateerde tekortkoming dient de opdrachtnemer binnen 14 dagen een verbeterplan te overleggen. De resultaten van dat verbeterplan dienen binnen vier weken na indienen van het plan resultaat te hebben. • Wanneer de geconstateerde tekortkoming(en) niet is opgelost kan de opdrachtgever de opdrachtnemer in gebreke stellen en een boete opleggen van maximaal € 10.000,- per maand zolang de tekortkoming niet voldoende wordt opgelost. • Indien de opdrachtnemer de tekortkoming(en) niet oplost kan dat leiden tot ontbinding van het contract. • Indien sprake is van niet, niet tijdige, niet deugdelijke, niet gehele nakoming van de overeenkomst en na in gebreke stelling van de opdrachtnemer heeft de regiecentrale het Forseti
pagina 38
EU-aanbesteding Basismobiliteit Noord-Veluwe - Perceel 2: Vervoer
recht om een andere gecontracteerde partij of niet gecontracteerde partij in te schakelen. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan het niet tijdig leveren van de capaciteit volgens het rooster, het niet tijdig aan- en afmelden van het voertuig en aantal gegronde klachten. • De regiecentrale monitort dagelijks de verschillende indicatoren, legt deze vast en evalueert deze. De bevindingen worden tijdens de overlegmomenten tussen regiecentrale en opdrachtnemer besproken. • De opdrachtgever heeft het recht een onafhankelijk adviesbureau in te schakelen om tekortkomingen in het vervoer te onderzoeken. De volgende incidentboetes kunnen door de opdrachtgever worden opgelegd: • De opdrachtnemer krijgt een boete van 125% van het beschikbaarheidstarief opgelegd over de niet geleverde uren die hij had behoren te leveren. • Wanneer de realtime data-aanlevering lager is dan 98% wordt een malus van het lager dan 98% gerealiseerde percentage (afgerond op 2 decimalen) in mindering gebracht op de maandfactuur. Bij meer dan 2% niet–dataritten per maand krijgt de vervoerder een boete opgelegd van € 30,00 per rit die niet compleet geregistreerd is. • Klachten: Het aantal gegronde klachten per 1000 mag maximaal 3 zijn. Dit betreft uitsluitend klachten als gevolg van het handelen van de chauffeurs. Is het klachtaantal hoger dan bedraagt de malus €75,- per klacht te veel.
6.6
Facturering Iedere maand vindt verrekening plaats voor de geleverde diensten: • De regiecentrale stelt op basis van de geleverde diensten een creditnota op en verstrekt deze aan de opdrachtnemer uiterlijk in de tweede week na afloop van een maand. • Op de creditnota worden de te innen eigen bijdragen verrekend. • De opdrachtnemer dient binnen vijf werkdagen een terugkoppeling te geven op de creditnota en de eventueel ontbrekende gegevens te verstrekken. • Na de terugkoppeling, wordt door de regiecentrale een definitieve creditnota opgesteld die vervolgens binnen 14 dagen betaalbaar wordt gesteld aan de opdrachtgever en door de opdrachtgever wordt betaald. • De regiecentrale maakt expliciet onderscheid tussen de gemaakte vervoerkosten door de opdrachtnemer, de ontvangen reizigersbijdragen door de opdrachtnemer en de te ontvangen vergoeding van de opdrachtgever aan de opdrachtnemer. Alle onderdelen zowel in- als exclusief Btw. De daadwerkelijke vergoeding bestaat daarmee dus uit de kosten van de opdrachtnemer minus de reeds door de opdrachtnemer geinde reizigersbijdragen.
Forseti
pagina 39
EU-aanbesteding Basismobiliteit Noord-Veluwe - Perceel 2: Vervoer
6.7
Persoonsgegevens Vanwege privacygevoelige informatie gelden de volgende voorwaarden: • Bij beëindiging van de overeenkomst zal de opdrachtnemer, zonder gerechtelijke tussenkomst en/of ingebrekestelling en op haar kosten, alle actuele en historische gegevensbestanden noodzakelijk voor de uitvoering van het vervoersysteem binnen de door de opdrachtgever daarvoor gestelde termijn in het alsdan door de opdrachtnemer gebruikte format teruggeven aan de opdrachtgever. Tevens vernietigt zij of wist zij uit kopieën of delen ervan die in eigen programma’s bij de opdrachtnemer zijn opgenomen. • Alle partijen nemen strikte vertrouwelijkheid in acht ten aanzien van de informatie over elkaars organisatie en de persoons- en ritdata. Behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij, zal elk der partijen informatie en gegevensdragers welke haar ter beschikking staan, niet buiten het kader van deze overeenkomst aan derden ter beschikking stellen en aan haar personeel slechts bekend maken voor zover dat nodig is voor het verrichten van de overeengekomen prestaties. • De door de opdrachtgever aan de opdrachtnemer aangeleverde klantgegevens zullen door de opdrachtnemer uitsluitend worden gebruikt voor de uitvoering van de ritten overeenkomstig de bepalingen van deze overeenkomst.
• De door de opdrachtnemer verwerkte persoons- en ritgegevens zullen door de opdrachtnemer uitsluitend worden verstrekt aan de opdrachtgever of aan een door de opdrachtgever daartoe schriftelijk aan te wijzen derde. • De opdrachtnemer verbindt zich ten opzichte van de opdrachtgever de aangeleverde persoonsgegevens overeenkomstig de Wet bescherming persoonsgegevens te verwerken en de verplichtingen die op grond van deze wet op de verantwoordelijke rusten na te komen. • Met de opdrachtnemer wordt een bewerkersovereenkomst afgesloten.
6.8
Implementatie • De regiecentrale is tijdens de implementatie en uitvoering van het contract verantwoordelijk voor de voorlichting (basisinformatie) aan de reizigers. • De opdrachtnemer is verantwoordelijk tijdens de implementatie en uitvoering voor de tijdige beschikbaarheid van personeel en materieel. • De opdrachtnemer zorgt binnen haar verantwoordelijkheid voor een implementatieplan binnen 14 dagen na de definitieve gunning. • In het implementatieplan zijn de maatregelen en acties beschreven die nodig zijn voordat het vervoer van start kan gaan. In het plan is een gedetailleerde tijdsplanning opgenomen. • Het implementatieplan besteedt in ieder geval aandacht aan: het werven van nieuw personeel, opleiding en instructie van het personeel en de eventuele aanschaf of aanpassing van voertuigen met benodigde apparatuur en het testen van de communicatie tussen voertuigen en Vervoerscentrale.
Forseti
pagina 40
EU-aanbesteding Basismobiliteit Noord-Veluwe - Perceel 2: Vervoer
• Tijdens
de
implementatie
stellen
de
regiecentrale
en
opdrachtnemer
een
calamiteitenprotocol op voor het vervoer. Hierin zal aandacht zijn voor verschillende reizigersgroepen. Ook zal de opdrachtgever bij het opstellen van het calamiteitenprotocol betrokken zijn.
6.9
Evaluatie regiecentrale - opdrachtnemer Gedurende de contractperiode vindt ten minste ieder kwartaal overleg plaats tussen de regiecentrale en de opdrachtnemer danwel vaker indien nodig. In het begin van de contractperiode zal frequenter overleg nodig zijn. Tijdens dit overleg komt de gang van zaken aan bod en worden klachten over of onvolkomenheden van het systeem besproken en afgehandeld. Voor dit overleg wenst de regiecentrale één contactpersoon van de opdrachtnemer die inzake de overeenkomst volledig beslissingsbevoegd is. Het is mogelijk dat ook de opdrachtgever bij dit overleg aanwezig is. Met enige regelmaat vindt vanuit de regiecentrale onderzoek plaats naar de feitelijke kwaliteit van de uitvoering van het vervoer en de beleving daarvan door de reizigers. De opdrachtnemer verleent alle medewerking aan dergelijke activiteiten.
Forseti
pagina 41
EU-aanbesteding Basismobiliteit Noord-Veluwe - Perceel 2: Vervoer
7
Klachtenprocedure
7.1
Aanname • Alle klachten komen binnen bij een onafhankelijk klachtenmeldpunt van de opdrachtgever waar de registratie van de klachten met datum van ontvangst en met een uniek nummer plaatsvindt voor elke klacht. • De regiecentrale is vervolgens primair verantwoordelijk voor de afhandeling van de klachten in de uitvoering. • Klachten die op een andere plek binnenkomen worden doorgestuurd naar het onafhankelijk meldpunt. • Een ontvangen klacht over de uitvoering van de dienstverlening vervoer wordt na ontvangst digitaal doorgestuurd naar de opdrachtnemer. • De regiecentrale bewaakt de voortgang van de klachtenafhandeling. • Indien gebruikers klachten bij de opdrachtnemer in willen dienen, dan dienen zij doorverbonden / doorgestuurd te worden naar het klachtenmeldpunt.
7.2
Rol opdrachtnemer bij afhandeling • Elke klacht doorgezet vanuit de regiecentrale wordt binnen drie werkdagen na ontvangst door de opdrachtnemer afgehandeld. De dagtekening van de e-mail vanuit de regiecentrale is leidend. • Beantwoording van een klacht verloopt altijd via de regiecentrale. De opdrachtnemer reageert dus altijd richting de regiecentrale. • In dringende situaties neemt de regiecentrale direct contact op met de opdrachtnemer. Een klacht dient als gegrond te worden aangemerkt indien de opdrachtnemer, haar personeel en/of (het personeel van) ingezette derden iets heeft gedaan wat ingaat tegen de regels, of heeft nagelaten wat had mogen verwacht op grond van de regels die voortkomen uit de hier onderhavige aanbestedingsdocumenten. • Indien de opdrachtnemer binnen vijf werkdagen geen reactie heeft verstuurd, wordt de klacht gegrond verklaard. • De regiecentrale draagt zorg voor de correspondentie richting de indiener van de klacht. • Indien een klacht naar het oordeel van de klager niet goed wordt afgehandeld, kan een klager zich wenden tot de een onafhankelijke klachtencommissie, welke door de opdrachtgever wordt geformeerd. • Bij klachten over een chauffeur zorgt de regiecentrale voor afstemming met de opdrachtnemer en worden gepaste maatregelen genomen.
• Bij herhaalde klachten over de uitvoering zal overleg plaatsvinden met de opdrachtnemer over de te nemen maatregelen.
Forseti
pagina 42
EU-aanbesteding Basismobiliteit Noord-Veluwe - Perceel 2: Vervoer
• De definitieve protocollen voor de klachtafhandeling worden door de regiecentrale in afstemming met de opdrachtgever bepaald.
Forseti
pagina 43
EU-aanbesteding Basismobiliteit Noord-Veluwe - Perceel 2: Vervoer
8
Touringcarvervoer
8.1
Uitvoering • De opdrachtnemer verzorgt per touringcar de uitvoering van het gym- en zwemvervoer en een deel van het leerlingenvervoer (alleen van toepassing op basepoint Elburg). • Het betreft vervoer van leerlingen uit de regiogemeenten van/naar school en tussen scholen en sport- en of zwemaccommodaties. • De opdrachtnemer dient hiertoe een touringcar op het door de regiecentrale gevraagde tijd en plaats conform een voertuigplanning. • De regiecentrale stelt een planning op voor het uit te voeren ritten en stelt hiervoor de inzettijd van/naar het basepoint vast. • De voertuigen staan niet in direct contact met de regiecentrale. De regiecentrale houdt contact met de aansturing van de opdrachtnemer. • De opdrachtgever kan de opdrachtnemer vragen een begeleider in te zetten.
8.2
Personeel Voor een chauffeur gelden de volgende eisen: • voldoet aan de wettelijke eisen voor touringcarchauffeur; • is nooit in contact geweest met justitie en veroordeeld voor relevante zaken betreffende leerlingenvervoer; hiertoe beschikt de inschrijver over een geldige verklaring van goed gedrag van iedere in te zetten chauffeur niet ouder dan 6 maanden gerekend vanaf 1 augustus 2016. Van nieuwe chauffeurs dient de verklaring omtrent gedrag niet ouder dan 1 maand te zijn gerekend vanaf de datum van indiensttreding; • heeft een servicegerichte instelling; • heeft goede sociale vaardigheden; • heeft een goede kennis van wegen, straten en locaties van de scholen, zwembaden en gymzalen binnen het vervoergebied; • heeft een goede mondelinge uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse taal; • heeft voldoende kennis van het schriftelijk hanteren van de Nederlandse taal zodat begrijpelijke rapportage mogelijk is. • Is in het bezit van het certificaat ’Het nieuwe rijden’, teneinde het brandstofverbruik en de uitstoot van het vervoer zoveel mogelijk te verminderen of behaalt dit uiterlijk binnen een half jaar na inzet van de betreffende chauffeur voor uitvoering van dit contract. • Is in het bezit van een diploma levensreddend handelen of behaalt dit uiterlijk binnen een half jaar na inzet van de betreffende chauffeur voor uitvoering van dit contract.
Forseti
pagina 44
EU-aanbesteding Basismobiliteit Noord-Veluwe - Perceel 2: Vervoer
Aan de dienstverlening van de chauffeur worden de volgende eisen gesteld: • ziet erop toe dat de gordels op de juiste wijze worden vastgemaakt; • zorgt ervoor dat er altijd via een vaste rit wordt gereden, tenzij er wegomleidingen zijn en/of wanneer er andere instructies zijn gegeven door het vervoersbedrijf;
8.3
Begeleiding Indien de opdrachtnemer wordt gevraagd de inzet van een begeleider te organiseren, dient de opdrachtnemer rekening te houden met de volgende eisen die aan de begeleiding worden gesteld; de begeleider: • heeft een servicegerichte instelling; • heeft goede sociale vaardigheden; • heeft een goede mondelinge uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse taal; • moet beschikken over een certificaat levensreddend handelen; • verricht geen medische handelingen waar hij of zij niet toe is bevoegd; • beschikt over kennis (door ervaring of door een door de opdrachtnemer te verzorgen instructie) van omgang met de doelgroep.
8.4
Materieel De in te zetten touringcars: • moeten voldoen aan de Euro IV norm. Nieuw aan te schaffen moet 5 zijn; • roetfilter; • hebben een capaciteit voor minimaal 50 personen; • zijn voorzien van navigatieapparatuur.
8.5
Planning en inzettijd De volgende basepoints zijn van toepassing;
Forseti
pagina 45
EU-aanbesteding Basismobiliteit Noord-Veluwe - Perceel 2: Vervoer
Basepoint
Postcode
Elburg
8081 XV
Ermelo
3851 KA
Harderwij k
3844 KL
Nunspeet
8071 CJ
Putten
3881 GK
Type vervoer Gym- en leerlingenvervoer Gym- en zwemvervoer Gym- en zwemvervoer Gym- en zwemvervoer Gym- en zwemvervoer
• De regiecentrale stelt het rooster op voor het uit te voeren gym- en zwemvervoer en stelt hiervoor de inzettijd van/naar het betreffende basepoints. • In de bijlage 2 treft u de opgaven aan voor het huidige rooster ten behoeve van het zwemen gymvervoer met de afzet- en ophaaltijden van de groepen. Hieraan kunnen geen rechten worden ontleend.
8.6
Vergoeding opdrachtnemer • De vergoeding aan de opdrachtnemer bestaat uit een vergoeding per inzetuur gerekend vanaf het basepoint. • Indien meerdere ritten achter elkaar kunnen worden gereden, en de tijd tussen de routes korter is dan de tijd naar en van het basepoint, wordt de tijd van de routes doorberekend. • De opdrachtnemer ontvangt een vergoeding voor de inzet van een begeleider als de opdrachtgever dit verzoekt. In geval van begeleiding in te zetten door de opdrachtnemer zal hiervoor een uurtarief van € 20,00 (exclusief btw) worden betaald met een minimum van één uur per rit. • Iedere maand vindt verrekening plaats door vermenigvuldiging van de som het geoffreerde tarief maal het aantal inzeturen. De regiecentrale stelt maandelijks het te factureren bedrag op ter goedkeuring aan de opdrachtgever. • De eerste indexering vindt plaats per 1 januari 2017. • Opdrachtnemer laat jaarlijks een accountantscontrole uitvoeren door een gecertificeerd accountant waaruit de juistheid en de volledigheid blijkt van de gemaakte vervoerkosten en de geïnde en afgedragen reizigersopbrengsten. • De opdrachtnemer dient de facturen binnen 14 kalenderdagen na het einde van de desbetreffende maand in te dienen. De regiecentrale betaalt dan binnen 30 kalenderdagen na ontvangst van de factuur. • De opdrachtnemer geeft in een maandfactuur de onderbouwing weer van de gereden ritten.
Hierin dienen wijzigingen in de ritplanning eveneens meegenomen te worden.
Forseti
pagina 46
EU-aanbesteding Basismobiliteit Noord-Veluwe - Perceel 2: Vervoer
8.7
Klachten Zie hoofdstuk 7.
8.8
Implementatie en communicatie Zie hoofdstuk 6.
Forseti
pagina 47
Bijlagen
1
Inzetroosters per basepoint
2
Huidige routes touringcarvervoer
EU-aanbesteding Basismobiliteit Noord-Veluwe Perceel 2: vervoer Regio Noord-Veluwe INSCHRIJVINGSLEIDRAAD
EU-aanbesteding Basismobiliteit Noord-Veluwe Perceel 2: vervoer
INSCHRIJVINGSLEIDRAAD
in opdracht van Regio Noord-Veluwe
3 juni 2016 Kenmerk: 1326-I_P2-C04
© Copyright 2016 Forseti Tender Management, Rosmalen Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. No part of this book may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means without written permission from the publisher.
Inhoudsopgave 1
INLEIDING 1.1
Algemeen
1
1.2
Basismobiliteit
1
1.3
Scheiding regie en vervoer
2
1.4
Samenvoeging opdrachten en opdeling in percelen
5
1.5
Perceelverdeling - basepoints
7
1.6
Penvoerder
7
1.7
Samenwerkingsstructuur opdrachtgever
7
1.8
Doel van de aanbesteding
7
1.9
Toelichting op de aanbestedingsprocedure
8
3
1.9.1
Wettelijk regime
8
1.9.2
Procedure en planning
8
1.9.3
Correspondentie
8
1.9.4
Verstrekken aanbestedingsdocumenten
9
1.10
Looptijd overeenkomst
9
1.11
Opzet van de aanbestedingsdocumenten
9
1.12 2
1
1.11.1
Leeswijzer
9
1.11.2
Zorgvuldigheid
10
Voorbehoud
DE PROCEDURE
10 11
2.1
Opdracht
11
2.2
Inlichtingen
11
2.3
Vorm van inschrijving
11
2.4
Checklist inhoud inschrijving
12
2.5
Indienen inschrijving
12
2.6
Juridisch kader
13
2.6.1
Voertaal
13
2.6.2
Nederlands recht
13
2.6.3
Voorwaarden voor inschrijving
13
2.6.4
Schadeloosstelling
14
2.6.5
Klachtenprocedure Aanbesteden
14
GESCHIKTHEIDSCRITERIA 3.1
16
Inschrijfvorm
16
3.1.1
Zelfstandig
16
3.1.2
Hoofd-onderaanneming
16
3.1.3
Combinatie
16
4
5
3.2
Uitsluitingsgronden
17
3.3
Beroepsbekwaamheid
17
3.4
Technische bekwaamheid
18
3.5
Financiële en economische bekwaamheid
18
3.6
Eigen verklaring
19
3.7
Bewijsstukken
20
GUNNING PERCELEN CATEGORIEËN 2A EN 2B
21
4.1
Criteria gunning
21
4.2
G1: duurzaamheid
21
4.3
G2: reizigerstevredenheid
22
4.4
G3: Medewerkerstevredenheid
23
4.5
Prijs
24
4.6
Winnaar
25
4.7
Gunning
26
4.7.1
Gunning onder opschortende voorwaarden
26
4.7.2
Gunning onder voorbehoud
27
GUNNING PERCELEN CATEGORIE 2C
28
5.1
Criterium gunning
28
5.2
Prijs
28
5.3
Gunning
29
5.3.1
Gunning onder opschortende voorwaarden
29
5.3.2
Gunning onder voorbehoud
29
BIJLAGEN 1.
Eigen verklaring
2.
Algemene inkoopvoorwaarden
3.
Inschrijfformulier
4.
Concept overeenkomst
5.
Concerngarantie
6.
Begrippen
Basismobiliteit Noord-Veluwe – perceel 2: vervoer
1
Inleiding
1.1
Algemeen Voor u ligt de inschrijvingsleidraad Basismobiliteit Noord-Veluwe (perceel 2). Doel van dit proces is om te komen tot goede inkoopcontracten voor het vervoer. In dit document is de leidraad voor de aanbesteding opgenomen. Het eerste hoofdstuk vormt de inleiding met algemene informatie. De procedure is in hoofdstuk 2 uitgewerkt. In hoofdstuk 3 en 4 zijn respectievelijke de selectie en beschreven. Tevens zijn enkele bijlagen opgenomen. Dit document vormt samen met het document Programma van Eisen het bestek.
1.2
Basismobiliteit Bestaande vervoercontracten lopen af. Zo stopt de provincie Gelderland vanaf 1 januari 2017 met Regiotaxi Gelderland en draagt de verantwoordelijkheid voor dit vervoer over aan de regio’s, inclusief het verzorgen van het vraagafhankelijk vervoer voor OV-reizigers. Bestaande vervoervormen worden onderdeel van basismobiliteit. Onder ambitie van: Iedereen kan zich regionaal zo zelfstandig mogelijk en tegen een redelijk tarief met een vorm van (openbaar) vervoer verplaatsen. Per 1 januari 2017 moet een nieuwe regionaal, klantvriendelijk en efficiënt vervoerssysteem gerealiseerd zijn in de regio Noord Veluwe. De gemeenten in de regio hebben een kadernota basismobiliteit opgesteld. Deze is als bijlage 6 bij dit aanbestedingsdocument gevoegd. Voor de uitvoering van de basismobiliteit heeft de opdrachtgever ervoor gekozen om een scheiding aan te brengen tussen de operationele regie over het vervoer en de uitvoering van het vervoer. De operationele regie wordt uitgevoerd door een regiecentrale. Dit is een zelfstandig opererend orgaan dat vervoeraanvragen voor meerdere vervoersystemen en/of opdrachtgevers verzamelt, plant en uitzet bij één of meerdere vervoerders die voertuigcapaciteit (voertuig en chauffeur) gaan leveren. De regiecentrale helpt gemeenten hun doelstellingen op het gebied van vervoer te realiseren.
Doordat de planfunctie binnen de regiecentrale ligt hebben de vervoerders geen invloed op efficiënter rijden of het aantal klanten. De toegang tot het vervoersysteem bepaalt ieder gemeente zelf.
Forseti
pagina 1
Basismobiliteit Noord-Veluwe – perceel 2: vervoer
Hierdoor kunnen er verschillen zijn tussen de gemeenten in de toegang tot het vervoerssysteem. Dit kan inhouden dat de ene gemeente percentueel gezien meer klanten vervoert dan een andere. Om de volgende redenen is gekozen voor het scheiden van de operationele regie en het vervoer: •
De mogelijkheid verschillende vervoersvormen onder de Regiecentrale in samenhang te plannen.
•
Er ontstaat flexibiliteit doordat vervoercapaciteit los van de regiefunctie gefaseerd ingekocht kan worden, afhankelijk van de benodigde capaciteit.
•
De Regiecentrale behartigt optimaal de belangen van de deelnemende gemeenten, bijvoorbeeld door het bieden van zo veel mogelijk maatwerk (voor iedere klant en iedere vervoersvraag) en het bevorderen van de zelfredzaamheid van inwoners (de Regiecentrale heeft als taak, waar nodig, reizigers te informeren en naar alternatieven door te verwijzen).
•
Voor reizigers ontstaat één centraal punt waar zij terecht kunnen met vragen en voor ritreserveringen.
•
Beheersing van kosten en kwaliteit.
•
Het bieden van meer kansen voor het midden- en kleinbedrijf in de uitvoering. De regiefunctie (Perceel 1) zal worden ingevuld door de combinatie RegieCentraal B.V./Noot Touringcar B.V. Deze partij kan niet in aanmerking komen voor gunning binnen perceel 2.
1.3
Scheiding regie en vervoer Voor deze aanbesteding heeft de aanbestedende dienst ervoor gekozen om een scheiding aan te brengen tussen de operationele regie over het vervoer en uitvoering van het vervoer. De operationele regie is reeds middels een aanbesteding ingekocht. Hierdoor kan de regiecentrale onafhankelijk van de vervoerders en vanuit de belangen van de gemeenten en reizigers opereren. De scheiding voorkomt belangenverstrengeling en minimaliseert tegenstrijdige belangen. In deze paragraaf wordt geregeld hoe de opdrachtgever de scheiding tussen regie en vervoer wenst te borgen. Inschrijver stemt door in te schrijven onvoorwaardelijk en onherroepelijk in met de in deze paragraaf opgenomen regeling. Onafhankelijke positie van de regiecentrale. Een inschrijver kan het contract verwerven van of de regiecentrale (perceel 1) of (een deel van) het vervoer (perceel 2). Allebei is niet toegestaan.
Forseti
pagina 2
Basismobiliteit Noord-Veluwe – perceel 2: vervoer
Redenen daarvoor zijn onder meer: •
De aanbestedende dienst wenst te borgen dat de regiecentrale vanuit een onafhankelijk positie volledig acteert vanuit de belangen van de gemeenten. De opdrachtgever heeft twee doelen geformuleerd: •
enerzijds een afname van het doelgroepenvervoer door het realiseren van een kanteling in het vervoer, waarbij een groter beroep wordt gedaan op de zelfredzaamheid van mensen en per individu per vervoersvraag wordt gekeken welke vervoersoplossing de beste is (OV, taxivervoer, of iets anders);
•
anderzijds een meer efficiënte organisatie van het doelgroepenvervoer dat overblijft. Als algemeen kader voor de invoering van het nieuwe systeem geldt tot slot dat de huidige kwaliteit van het vervoer en de huidige budgetten (bij gelijkblijvende volumes) in stand wordt gehouden.
• De opdrachtgever verwacht dat de regiecentrale deze belangen optimaal behartigt. Het belang om het vervoervolume te laten dalen is strijdig met een eventueel belang van de regiecentrale bij de uitvoering van het vervoer. •
De opdrachtgever wil dat de regiecentrale haar ondersteunt bij het contractbeheer over het vervoer. De regiecentrale stuurt in het operationele proces vervoerders aan, ziet namens de opdrachtgever toe op en adviseert de opdrachtgever over te nemen maatregelen naar aanleiding van de geleverde prestaties. Dat de regiecentrale zelf ook (een deel van) het vervoer zou uitvoering, zou zich hiermee niet verhouden.
•
De opdrachtgever wil een onafhankelijke toedeling van vervoer over de te contracteren vervoerders. Indien de regiecentrale ook – direct of indirect - een deel van het vervoer gaat verzorgen ontstaat (het risico op) (schijn van) belangenverstrengeling met de betrekking tot deze toedeling.
•
De opdrachtgever wil dat de regiecentrale de haar adviseert bij de inkoop van vervoer. De regiecentrale geeft input voor het op te stellen aanbestedingsdocument voor Perceel 2. De inschrijver stemt door in te schrijven ermee in dat - indien zij het contract voor de uitvoering van de regiecentrale gegund krijgt – zij niet inschrijft op de aanbesteding van vervoer (perceel 2) dat valt onder haar regietaak en dat – bij overtreding hiervan – haar inschrijving op de aanbesteding van dat vervoer terzijde wordt gelegd. De
regiecentrale
heeft
geen
relatie
met
te
contracteren
vervoerders
die
haar
onafhankelijkheid aantast. De opdrachtgever wil borgen dat de regiecentrale onafhankelijk opereert van de vervoerders. Daartoe hanteert de opdrachtgever het volgende criterium (hierna het Onafhankelijkheidscriterium): vereist is dat de regiecentrale of een partij die een direct of indirect belang heeft in de regiecentrale geen direct of indirect belang heft bij vervoeromzet voor een te contracteren vervoerder dat naar oordeel van de opdrachtgever de onafhankelijkheid van de regiecentrale aantast noch dat anderszins sprake is van een relatie tussen enerzijds de regiecentrale of een partij die een direct of indirect belang heeft in de regiecentrale, en anderzijds een te contracteren vervoerder of een partij die een direct of
Forseti
pagina 3
Basismobiliteit Noord-Veluwe – perceel 2: vervoer
indirect belang heft in de vervoerder die naar oordeel van de opdrachtgever de onafhankelijkheid van de regiecentrale aantast. De bewijslast dat aan het Onafhankelijkheidscriterium wordt voldaan, rust bij de regiecentrale en bij de inschrijvers/vervoerders op perceel 2 aan wie de opdrachtgever voornemens is (een deel van) het vervoer te gunnen. Wanneer naar het oordeel van de opdrachtgever niet voldaan wordt aan het Onafhankelijkheidscriterium, zal de opdrachtgever een inschrijving op perceel 2 terzijde leggen. De regiecentrale zal zo spoedig mogelijk nadat zij bekend is met de vervoerders aan wie de opdrachtgever een voornemen tot gunning kenbaar heeft gemaakt voor perceel 2, de opdrachtgever informeren over mogelijke relaties die relevant kunnen zijn in het kader van het Onafhankelijkheidscriterium. De opdrachtgever zal indien zij daartoe naar aanleiding van het Onafhankelijkheidscriterium aanleiding ziet, na de mededeling van de gunningsbeslissing van perceel 2 bewijsstukken en een toelichting vragen bij de regiecentrale en bij de vervoerder(s) aan wie zij een voornemen tot gunning kenbaar heeft gemaakt. De regiecentrale en de vervoerder(s) verlenen hun volledige medewerking hieraan. Vervolgens zal de opdrachtgever beoordelen of naar haar oordeel voldaan wordt aan het Onafhankelijkheidscriterium.
Indien de opdrachtgever voornemens is te oordelen dat niet aan het Onafhankelijkheidscriterium voldaan wordt, zal zij – alvorens dat definitief te besluiten – de regiecentrale en de betreffende vervoerder(s) in de gelegenheid stellen binnen een redelijke termijn schriftelijk te reageren op de aan dat voornemen ten grondslag liggende redenen. Indien de opdrachtgever na die reactie van oordeel blijft dat niet voldaan wordt aan het Onafhankelijkheidscriterium,
legt
zij
de
inschrijving
van
de
betreffende
vervoerder(s)/inschrijver(s) op perceel 2 terzijde. Indien de betreffende inschrijver op perceel 2 daarentegen in rechte wenst op te komen, rust op haar de bewijslast dat voldaan word aan het Onafhankelijkheidscriterium. Op voorhand noemt de opdrachtgever een aantal relaties waarin wordt vermoed – tenzij het tegendeel wordt aangetoond waarbij de bewijslast op de vervoercentrale en/of de vervoerder(s) rust – sprake te zijn van een situatie die niet voldoet aan het Onafhankelijkheidscriterium: •
Tussen de regiecentrale en vervoerder (of vice versa) bestaat een moeder-dochterrelatie zoals bedoeld in artikel 2:24a BW dan wel de centrale en de vervoerder zijn beide een dochtermaatschappij zoals bedoeld in artikel 2:24a BW van dezelfde rechtspersoon. Het voorgaande geldt eveneens voor eenzelfde verhouding met een natuurlijke persoon.
•
Tussen regiecentrale en vervoerder (of vice versa) is sprake van een deelneming zoals bedoeld in artikel 2:24c BW dan wel de regiecentrale en de vervoerder zijn beide door middel van een deelneming zoals bedoeld in artikel 2:24c BW verbonden aan dezelfde
Forseti
pagina 4
Basismobiliteit Noord-Veluwe – perceel 2: vervoer
rechtspersoon. Het voorgaande geldt eveneens voor eenzelfde verhouding met een natuurlijke persoon. •
De regiecentrale of een partij die een direct of indirect belang heeft in de regiecentrale ontvangt van de vervoerder een vergoeding, betaling of tegenprestatie die afhankelijk is van de vervoeromzet van de vervoerder, bijvoorbeeld vanwege een franchiserelatie.
NB: in bovenstaande voorbeelden wordt vermoed dat niet voldaan wordt aan het Onafhankelijkheidscriterium.
Dat
wil
niet
zeggen
dat
voldaan
wordt
aan
het
Onafhankelijkheidscriterium wanneer geen van deze voorbeelden aan de orde is. Deze voorbeelden bevatten dus geen limitatieve beschrijving van gevallen waarin niet aan het Onafhankelijkheidscriterium wordt voldaan.
1.4
Samenvoeging opdrachten en opdeling in percelen Onderhavige opdracht bevat een samenvoeging van gelijksoortige opdrachten van verschillende aanbestedende diensten, namelijk de deelnemende gemeenten en de provincie Gelderland. Dit betreft geen onnodige samenvoeging als bedoeld in artikel 1.5 Aanbestedingswet 2012. Hieronder wordt dit gemotiveerd. Onderhavige opdracht bevat overigens geen andere vormen van samenvoeging dan hiervoor genoemd. Dat binnen de opdracht het vervoer van verschillende doelgroepen wordt ondergebracht, brengt niet met zich mee dat sprake is van samenvoeging. Iedere gemeente wenst inwonende te laten vervoer. Dat is per gemeente één vervoerbehoefte en één opdracht. Voor zover dit wel als samenvoeging zou moeten worden gekwalificeerd, geldt de onderstaande motivering voor de in de vorige alinea bedoelde samenvoeging tevens als motivering hiervoor. Conform artikel 1.5 lid 3 Aanbestedingswet 2012 deelt de opdrachtgever de opdracht op in percelen. In paragraaf 1.5 staat vermeld in welke percelen de opdracht wordt opgedeeld. Een verdere opdeling in percelen zou overigens niet passend zijn. Daartoe dient – voor zover nodig – onderstaande motivering eveneens. Motivering Vanuit de visie van de gemeenten is het noodzakelijk de regiefunctie over het tot deze opdracht behorende vervoer op één centraal punt te beleggen.
Samenhang De opdracht voor het uitvoeren van de regiefunctie is voor elke gemeente identiek. De gemeenten hebben dezelfde ambitie op het gebied van efficiency en liggen in dezelfde regio met samenhangende vervoerstromen. De afstemming van vervoerbewegingen wordt gewaarborgd in een beperkt vervoergebied en daarmee wordt een efficiënte inzet van de voertuigen zeker gesteld.
Forseti
pagina 5
Basismobiliteit Noord-Veluwe – perceel 2: vervoer
Door regievoering van de vervoerbehoefte van de deelnemende gemeenten en de provincie in één centrale kunnen vervoerstromen in samenhang worden gepland, waardoor volgtijdelijke (en voor zover mogelijk ook gelijktijdige) combinaties zijn te maken. Hierdoor kan eenzelfde voertuig met eenzelfde chauffeur worden ingezet voor het vervoer van verschillende reizigersgroepen. Hierdoor worden vervoerstromen meer in samenhang aangestuurd en uitgevoerd. Dit leidt tot onder meer efficiency, kostenbesparing en flexibiliteit. Om dit te realiseren is vereist dat de regievoering en planning van de tot deze opdracht behorende vervoerstromen op één plek, bij de regiecentrale, komt te liggen. De opdrachtgever kiest voor het schaalniveau van 6 gemeenten omdat uit vervoerkundig onderzoek is gebleken dat op dit schaalniveau efficiency gerealiseerd kan worden. Door de geografische clustering op regionaal niveau ontstaat de mogelijkheid van een efficiëntere inzet van voertuigcapaciteit. Organisatorische gevolgen en risico’s De opdrachtgever verwacht van deze wijze van uitvoering positieve organisatorische gevolgen. De opdrachtgever ziet het juist als een aanzienlijke organisatorische vooruitgang en vermindering van risico’s dat de regiefunctie over het tot deze opdracht behorende vervoer op één centraal punt komt te liggen.