Bijlage 5b Werkplein Jaarstukken 2023.pdf

2.3 Programma inburgering In 2023 zijn 348 inburgeraars ingestroomd bij het Werkplein. 111 betroffen gezins- en overige migranten. Doorgaans ontvangen zij geen bijstandsuitkering omdat ze bij een Nederlandse partner zijn komen wonen. Voor deze groep wordt geen maatschappelijke begeleiding en leerroute ingekocht. Zij zijn zelf verantwoordelijk om de Nederlandse taal te leren om zo hun inburgeringsexamen te kunnen behalen.

24

Totale instroom

Waarvan gezins- en

in 2023

Waarvan statushouder

overige migrant

Etten-Leur

81

56

25

Halderberge

44

35

9

Moerdijk

54

39

15

Roosendaal

113

62

51

Rucphen

33

28

5

Zundert

23

17

6

Totaal

348

237

111

Tabel: aantal inburgeraars ingestroomd in 2023

Vanaf de start van de nieuwe wet inburgeringswet zijn er in 2022 en 2023 555 inburgeraars ingestroomd, zowel statushouders als gezins- en overige migranten. Hiervan zijn er 386 statushouders waarvoor wij een leerroute moeten inzetten (dit betreffen dus geen gezins- en overige migranten). Van deze groep inburgeraars zijn er eind 2023 348 die deelnemen aan een leerroute. Dit geeft de onderste tabel weer. Dit wil zeggen dat ze taalonderwijs volgen of hiervoor aangemeld zijn. De overige groep van 38 statushouders die nog niet deelneemt aan een leerroute is nog niet aangemeld omdat de brede intake nog niet is afgerond, belemmeringen zijn waardoor er (nog) niet gestart wordt met taalonderwijs of omdat inwoners zijn uitgestroomd. B1-route

Onderwijsroute

Z-route

Totaal

Etten-Leur

42

7

16

65

Halderberge

21

6

38

65

Moerdijk

35

5

24

64

Roosendaal

72

3

44

119

Rucphen

12

3

7

22

Zundert

6

1

6

13

Totaal

188

25

135

348

Tabel: aantal deelnemers in de leerroutes op 31 december 2023

Ontwikkelingen in 2023 In 2023 hebben wij te maken gehad met een aanzienlijke instroom van nieuwkomers, waaronder ook een groot aantal gezins- en overige migranten (dit is 32% ten opzichte van het geheel 2023). Er is in 2023 ingezet op het werven, opleiden inwerken van medewerkers. Het inburgeringsteam is dit jaar op volle sterkte gekomen met een volledig nieuw team van regiehouders. Hierdoor zijn achterstanden weggewerkt en werkprocessen verder uitgelijnd. Het netwerk van de regiehouders is verstevigd. Alle nieuwkomers krijgen een brede intake en een PIP. Vervolgens gaan zij naar een taalschool. Er is een sterke focus op integratie en participatie. Zoals de regiehouders zelf zeggen: ‘We pakken de inburgeraar vast en laten ze niet meer los’. Echter zien wij ook uitdagingen, met name in het vinden van voldoende participatieplekken voor de grote groep nieuwkomers die zich bevinden in de Z-route. Lokale verenigingen en vrijwilligersorganisaties hebben moeite om statushouders op te nemen voor participatie en vrijwilligerswerk. Dit komt met name door de taalbarrière. Deze inburgeraars hebben een lage leerbaarheid waardoor taalniveau A1 het hoogst haalbare is. Dit komt ook door de onbekendheid van verenigingen en 25

organisaties met deze groep inwoners. Dit wijst op een bredere uitdaging binnen de maatschappij om nieuwkomers volledig te integreren en te verwelkomen in de lokale gemeenschap. Tevens hebben wij vooruitgang geboekt in het begrijpen van deze doelgroep en het ontwikkelen van strategieën om hen te ondersteunen. De MAP training is bijvoorbeeld opgestart. Deze bieden we als Werkplein zelf aan. Juist omdat onze expertise ligt bij de ondersteuning naar werk maar ook om onze inwoners goed te leren kennen. Werkgevers vervullen ook een rol in deze training. De afgelopen twee jaar zijn wij ons bewust geworden van ons groeiend inzicht in onze behoeften en de behoeften van onze inburgeraars die wij bedienen. Na twee jaar intensieve samenwerking met taalscholen hebben wij waardevolle ervaring opgedaan en zijn wij beter in staat om te bepalen wat nodig is om de integratie van nieuwkomers te ondersteunen. Met deze kennis is de eerste voorbereiding getroffen voor een Europese aanbesteding.

26

Wat mag het kosten? Onze inzet binnen het Programma Inburgering wordt gefinancierd vanuit een bijdrage vanuit de zes deelnemende gemeenten. Deze bijdrage behelst het doorsluizen van de vergoedingen die van het Rijk voor de uitvoering van de Wet inburgering worden verstrekt. Het benodigde budget waarover het Werkplein moet beschikken, is weergegeven in onderstaande tabel.

Programma Inburgering Lasten Inburgeringsvoorzieningen Leerroutes Arbeid en begeleiding Arbeid en begeleiding gezinsmigranten Tekort inburgeringsvoorzieningen Totaal inburgeringsvoorzieningen

Jaarrekening 2022

Begroting 2023 na wijziging

Jaarrekening 2023

Verschil

5.031 547.000 250

2.692.061 1.868.800 36.213 -136.988 4.460.086

394.880 596.869 6.000 997.749

-2.297.181 -1.271.931 -30.213 136.988 -3.462.337

0

0

552.281

Uitvoeringskosten Totaal uitvoeringskosten

385.239

Saldo van lasten en baten

937.520

4.460.086

997.749

-3.462.337

Bijdragen gemeenten Etten-Leur Halderberge Moerdijk Roosendaal Rucphen Zundert Totaal bijdragen gemeenten Resultaat (te bestemmen)

424.540 321.354 305.624 444.526 137.528 129.895 1.763.467 825.947

869.326 615.142 711.381 1.464.429 402.059 397.749 4.460.086

460.997 321.646 375.422 804.587 236.706 235.640 2.434.998 1.437.249

-408.329 -293.496 -335.959 -659.842 -165.353 -162.109 -2.025.088 -1.437.249

Jaarrekening 2022

Begroting 2023 na wijziging

Verschil

Lasten onderwijsroutes 2023

Jaarrekening 2023 175.111

Saldo van lasten en baten

175.111

-175.111

Bijdragen gemeenten Etten-Leur Halderberge Moerdijk Roosendaal Rucphen Zundert Totaal bijdragen gemeenten Resultaat (te bestemmen)

74.391 27.785 33.693 121.533 38.324 20.101 315.827 140.716

74.391 27.785 33.693 121.533 38.324 20.101 315.827 140.716

Tabel: Programma Inburgering 2023

Onderwijsroute SPUK

-

-

-175.111

Tabel: Onderwijsroute 2023

27

Bijdrage spreekuur, taakstelling huisvesting, juridisch spreekuur, taalcoaching en omgaan met geld. Maatschappelijk spreekuur Taakstelling huisvesting Taalcoaching Juridisch spreekuur Cursus omgaan met geld Saldo van lasten en baten Etten-Leur Halderberge Moerdijk Roosendaal Rucphen Zundert Totaal bijdragen gemeenten

Jaarrekening 2022

Begroting 2023 na wijziging

Jaarrekening 2023

Verschil

82.600

108.207 36.015 37.500 54.172 6.796 242.690

-108.207 -36.015 -37.500 -54.172 -6.796 -242.690

16.919 11.416 12.835 27.641 6.660 7.129 82.600

48.240 32.365 42.438 74.400 25.083 20.164 242.690

-48.240 -32.365 -42.438 -74.400 -25.083 -20.164 242.690

22.600 25.000 35.000

-

Tabel: Extra taken 2023

Verschillenanalyse in hoofdlijnen De inburgeringsvoorzieningen worden bekostigd uit de door het Rijk beschikbaar gestelde middelen. Deze middelen worden voor een inburgeraar over drie jaar beschikbaar gesteld. De uitgaven verlopen dus ook over drie jaar. Dat betekent dat de niet bestede middelen gereserveerd dienen te worden. Dit jaar wordt er een bedrag van € 1.437.249 gereserveerd voor inburgeringsvoorzieningen. Die middelen zullen besteed worden aan voornamelijk leerroutes.

Leerroutes (€ 2.297.181 voordelig) Nog niet aan de gehele taakstelling van de D6 gemeenten is voldaan. Door deze achterstand in huisvesting zijn nog niet alle statushouders bij het Werkplein in beeld. Nog niet voor alle inburgeraars is er een leerroute ingezet en zijn er nog geen kosten gemaakt in taalaanbod en participatie-activiteiten. Deze kosten zullen op een later moment worden gemaakt.

Arbeid- en begeleiding statushouders (€ 1.271.931 voordelig) Dit betreft de maatschappelijke begeleiding en het PVT door Vluchtelingenwerk. Doordat nog niet alle inwoners onder de taakstelling zijn ingestroomd, maar daar wel rekening mee is gehouden in de begroting, blijft er over op deze post. Daarnaast betreft dit de kosten van de MAP. Hiervoor geldt hetzelfde. Daarbij is de MAP pas in de tweede helft van 2023 gestart waardoor er pas later kosten gemaakt zijn.

Arbeid- en begeleiding gezinsmigranten (€ 30.213 voordelig) Voor deze groep inwoners is nog weinig aanbod in het PVT en in de MAP gedaan. Deze kosten zullen op een later moment worden gemaakt.

Tekort inburgeringsvoorzieningen (€ 136.988 nadelig) Bij het opstellen van de begroting zijn we ervan uit gegaan dat de kosten van de Onderwijsroute hoger zouden gaan uitvallen dan de Rijksbijdrage via de SPUK gelden. Later is bekend geworden dat er een hogere Rijksbijdrage zou komen ten aanzien van de Onderwijsroute.

28

Uitvoeringskosten De uitvoeringskosten komen volledig ten laste van het programma Bedrijfsvoering.

Bijdrage spreekuur, taakstelling huisvesting, juridisch spreekuur, taalcoaching en omgaan met geld Dit betreffen extra taken die Vluchtelingenwerk uitvoert ten behoeve van inwoners uit ons werkgebied. Dit gaat over het maatschappelijk spreekuur dat dient als een verlenging van de reguliere maatschappelijke begeleiding. De taken taakstelling huisvesting, juridisch spreekuur en taalcoaching zijn in voorgaande jaren via het Werkplein en daarvoor via (4 van de 6) gemeenten ook extra ingekocht om de doelgroep te ondersteunen. De cursus Omgaan met geld is twee keer ingezet in 2023 om inwoners meer financieel zelfredzaam te maken.

Onderwijsroutes SPUK (€ 140.716 voordelig) Deze leerroute is qua financiering uit het reguliere programma inburgering (post leerroutes) gehaald. We nutten eerst de SPUK Onderwijsroute uit. Hier is een aparte SPUK voor omdat de reguliere kosten van de leerroutes á € 10.000 niet toereikend is voor de Onderwijsroute. De overgebleven gelden zullen in de reserve geplaatst worden.

2.4 Algemene dekkingsmiddelen Vanuit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) is voorgeschreven inzicht te geven in de algemene dekkingsmiddelen. Onder algemene dekkingsmiddelen wordt verstaan die middelen die niet aan een programma toegeschreven kunnen worden en algemeen inzetbaar zijn. De algemene dekkingsmiddelen bestaan uit de bijdragen van de deelnemende gemeenten in de uitvoeringskosten. Deze kosten worden omgeslagen naar de deelnemende gemeenten, via een in de begroting vastgesteld percentage.

Overzicht van baten en lasten jaarrekening 2023 Gemeentelijke bijdrage bedrijfsvoering Bijdrage plustaken gemeenten Bijdrage gemeenten Energietoeslag en leefgeld Bijdrage gemeenten leefgeld Vrijval reservering uitvoeringskosten Tozo 2020-2022 Vrijval voorziening arbeidsverplichtingen Doorberekende kosten Baten overig Doorberekende loonkosten Bijdrage uitvoeringskosten Inburgering Vrijval reserve DIV/archief Vrijgevallen jaarresultaat org.ontw. Totaal algemene dekkingsmiddelen

Begroting 2023 Baten 17.076.545 132.382

Lasten

406.461

Realisatie 2023 Saldo 17.076.545 132.382 406.461

5.611

5.611

171.140

171.140

2.236.483

56.448 20.085.070

-

0 0 0 2.236.483 0 0 56.448 20.085.070

Baten 17.076.546 132.382

Lasten

406.462

406.462 12.582 171.140 0 0 287.918 2.236.483 0 70.981 87.593 20.482.087

Saldo 17.076.546 132.382

12.582 171.140

-

0 0 287.918 2.236.483 0 70.981 87.593 20.482.087

Tabel: Algemene dekkingsmiddelen

29

In vergelijking met de gewijzigde begroting 2023 vallen de algemene dekkingsmiddelen in de voorliggende jaarrekening 2023 € 397.017 hoger uit. De oorzaken hiervan zijn: a. Voor de uitvoering van het leefgeld Oekraïners is een bedrag van € 6.971 meer bij gemeenten in rekening gebracht. Dit omdat er een toename van het aantal dossiers is geweest. b. Overige baten bestaan uit (€ 287.918): • € 65.120 --> Bijdrage RWB fee 2022 • € 13.254 --> Bijdrage Moedige Dialoog • € 182.708 --> Bijdrage loonkostensubsidie voor medewerkers met garantiebaan die in dienst van het Werkplein zijn, levensloopvergoedingen van medewerkers, vergoedingen UWV (zwangerschapsverlof, ziekte). • In 2023 een onderzoek door M&I Partners gedaan voor uitwerking sturing deelnemers ICT WBW. Het Werkplein heeft dit voorgefinancierd. Van de overige deelnemers is € 18.125,- ontvangen. • Gezamenlijk met de ISD Brabantse Wal is een cursus Participatiewet gehouden. De bijdrage van de ISD in de kosten bedroeg €6.986,-. • De reserve organisatieontwikkeling is in 2023 geheel vrijgevallen. Dat is € 31.145,- meer dan geraamd. • De reserve DIV/Archief van € 70.981,- is geheel in 2023 vrijgevallen.

2.5 Paragrafen In het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) staat aangegeven welke paragrafen moeten worden opgenomen in de begroting. De onderdelen lokale heffingen, onderhoud kapitaalgoederen, verbonden partijen en grondbeleid zijn niet van toepassing voor deze gemeenschappelijke regeling. De volgende verplichte paragrafen worden achtereenvolgens behandeld: a.

Financiering

b.

Bedrijfsvoering

c.

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

d.

Informatie t.b.v. paragraaf verbonden partijen gemeenten

e.

R echtmatigheid

2.5.1 Paragraaf Financiering In de wet financiering decentrale overheden, Wet fido, zijn de kaders gesteld voor een verantwoorde, prudente en professionele inrichting en uitvoering van de treasuryfunctie. Deze regeling geeft een uiteenzetting van de kaders, waarbinnen het treasurybeleid is vormgegeven. Belangrijk daarbij is dat het financieel beheer zo beheersbaar en transparant mogelijk wordt uitgevoerd.

Renterisico In 2023 zijn wij geen langlopende geldlening aangegaan omdat er slechts beperkte investeringen in ICT zijn gedaan. In de begroting van 2023 hebben wij wel rekening gehouden met rentekosten maar niet met het aantrekken van een lening. Tot op heden zijn de gedane investeringen (zie bijlage staat van investeringen) binnen onze rekening-courant faciliteit gefinancierd. Voor het renterisico worden twee normen onderscheiden; de renterisiconorm en de kasgeldlimiet. Er dient binnen deze normen geopereerd te worden. 30

Renterisiconorm Met de renterisiconorm wordt beoogd de renterisico’s te beheersen op de vaste schuld (schuld met een rente typische looptijd van één jaar of langer) door het aanbrengen van spreiding in de looptijden in de leningenportefeuille. De renterisiconorm was in 2023 niet van toepassing omdat het Werkplein geen geldleningen heeft afgesloten.

Kasgeldlimiet Een belangrijk uitgangspunt van de Wet fido is het vermijden van grote fluctuaties in de rentelasten van openbare lichamen. In 2023 is geen kortlopend geld aangetrokken. Wel heeft het Werkplein een rekeningcourant faciliteit met de Bank voor Nederlandse Gemeenten afgesloten waardoor we tijdelijk een roodstand kunnen hebben. De kasgeldlimiet wordt berekend als een percentage (8,2%) van het totaal van de jaarbegroting. Voor de begroting 2023 bedroeg de kasgeldlimiet € 8,1 mln.

Bankkosten In 2023 hebben we geen rentekosten gehad. Wel zijn we een gedeelte van het jaar over liquide geweest en hebben we een rentevergoeding ontvangen. Deze is inbegrepen in de kosten voor het betalingsverkeer (€ 134.231 baten). Dit betreft kosten van de BNG en de Rabobank, maar ook rentebaten van ruim € 144.000. Door tijdige bevoorschotting door gemeenten en de late financiële afwikkeling van het resultaat van 2022 zijn we een flinke periode over liquide geweest.

Schatkistbankieren Per 1 juli 2021 is het percentage van het drempelbedrag schatkistbankieren gewijzigd naar 2% van het begrotingstotaal. Het drempelbedrag is altijd minimaal € 250.000. De initiële begrotingsomvang 2023 voor het Werkplein bedroeg ruim € 99 mln. 2% hiervan is € 1.990.000. Dit was het drempelbedrag voor 2023. De omvang van de uitzettingen bij ’s Rijksschatkist:

31

Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x € 1000) Verslagjaar (1)

Drempelbedrag

1990,12576 Kwartaal 1

(2) (3a) = (1) > (2) (3b) = (2) > (1)

Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Ruimte onder het drempelbedrag Overschrijding van het drempelbedrag

Kwartaal 2

Kwartaal 3

Kwartaal 4

528

582

654

902

1.462

1.409

1.336

1.088

-

-

-

-

Kwartaal 3

Kwartaal 4

(1) Berekening drempelbedrag Verslagjaar (4a) (4b) (4c)

Begrotingstotaal verslagjaar Het deel van het begrotingstotaal dat kleiner of gelijk is aan € 500 miljoen Het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat

99.506 99.506 -

(1) = (4b)*0,02 met een minimum van Drempelbedrag 1.990 €1.000.000 (2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Kwartaal 1 (5a) (5b) (2) - (5a) / (5b)

Som van de per dag buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen (negatieve bedragen tellen als nihil) Dagen in het kwartaal Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen

Kwartaal 2

47.535

52.922

60.151

82.950

90

91

92

92

528

582

654

902

Kredietfaciliteit Op 16 november 2015 heeft het Werkplein een kredietfaciliteit met de bank voor Nederlandse gemeenten afgesloten. Dit betekent dat het Werkplein in voorkomende gevallen tot maximaal een bedrag van € 2.000.000 rood mag staan. Deze kredietfaciliteit is door de gemeenten gegarandeerd.

2.5.2 Paragraaf Bedrijfsvoering Qua bedrijfsvoering heeft het jaar 2023 voornamelijk in het teken gestaan van het implementeren van de organisatievisie 2024. Vooral het gaan werken volgens het nieuwe poortproces en de nieuwe inrichting van de telefonie heeft van medewerkers in het 4e kwartaal 2023 flink wat inzet en improvisatievermogen gevraagd. Daarnaast heeft de implementatie van Office 365 (samenwerken met Teams, Onedrive en Sharepoint) verder vorm gekregen. De uitbetaling en afwikkeling van de energietoeslag en leefgeld voor Oekraïners heeft wederom een behoorlijke inzet en inspanningen van de medewerkers gevraagd. Daarbij is de positieve inzet en het uithoudingsvermogen van medewerkers wederom van groot belang geweest. En dat in een periode waar behoorlijk wat nieuwe zaken zijn geïmplementeerd.

Personeel Inzet Het jaar 2023 was ook weer een zeer intensief jaar voor het Werkplein personeel. Sprake was van een oplopend bestand en ook het goed vormgeven van de uitvoering van de Wet inburgering heeft heel wat 32

inspanningen en uithoudingsvermogen van de medewerkers gevraagd. Het afhandelen van de energietoeslag heeft ook de nodige tijd van de medewerkers gevraagd. En dat in een tijd dat de krappe arbeidsmarkt ook voor het Werkplein voelbaar was. De verdere implementatie van de organisatieontwikkelingen, maar ook de ketensamenwerking en het verder vorm geven van de Wet inburgering zijn tijdsintensieve projecten geweest. Ook het decentrale werken bij de zes gemeenten ging niet vanzelf. Voor medewerkers voor de gemeenten een proces van gewenning en optimalisering. Zo aan het eind van het jaar concluderen we dat we nog niet zijn waar we willen zijn, maar dat er toch een mooie vooruitgang is geboekt. Dit uiteraard dankzij de inzet van onze medewerkers!

Voorziening verlofsparen In 2022 is er voor het eerst een voorziening gevormd voor verlofsparen. Medewerkers kunnen verlofuren sparen om deze later voor hun pensioen of voor andere doeleinden op te kunnen nemen. Voor 2022 betrof dat zes medewerkers waarvoor een bedrag van € 87.756 in de voorziening is gestort. In 2023 moet € 31.182 worden bijgestort. Het betreft nu 8 werknemers.

Formatie In 2023 bedroeg de formatie 192,41 fte. Werkelijk was in 2023 158,95 fte vast ingevuld. Ingehuurd is 34,7 fte reguliere formatie (inclusief 2,47 fte ziektevervanging) en 6,97 voor projecten (energietoeslag, KOT Roosendaal en ketensamenwerking).

Ziekteverzuim Het ziekteverzuimpercentage in 2023 bedroeg 7,38% (in 2022 6,2%). Een groot deel van dit percentage (5,83%, was in 2022 4,6%) wordt veroorzaakt door langdurige ziektegevallen. Dit is een stijging ten opzichte van vorig jaar. Het meeste langdurig verzuim is vanwege medische redenen. Bij enkelen is ook sprake van werk gerelateerd verzuim. Ter vervanging van langdurig zieken is 2,47 fte aan vervanging ingehuurd. Voornamelijk bij team Ontwikkeling en Kwaliteit.

Organisatieontwikkeling In 2023 zijn de implementatiewerkzaamheden tijdelijk even op een lager pitje gezet. Dit vanwege signalen uit de organisatie die te maken hadden met werkdruk. Voorbereidingen voor de implementatie van het nieuwe poortproces en inrichting van het Leerplein zijn wel doorgegaan. In het vierde kwartaal zijn die zaken operationeel gegaan. Tevens is in het teken van één contactpersoon voor de inwoner de telefonie nieuw vorm gegeven. Zowel de telefonie als het poortproces hebben wel tot de nodige aanloopproblemen geleidt. Hier heeft de inwoner overigens nauwelijks last van gehad. Verder zijn de trainingen echt communiceren vanaf september van start gegaan. Dat is zowel voor medewerkers onderling maar zeker richting de inwoner van groot belang.

Ondernemingsraad (OR) Het eerste kwartaal van 2023 stond in het teken van de OR-verkiezingen. De OR bestaat uit 7 zetels. Omdat 7 kandidaten zich gemeld hadden voor de OR, vonden er geen OR-verkiezingen plaats. Op 23 maart 2023 is de nieuwe OR Werkplein geïnstalleerd voor een zittingsperiode van 3 jaar (2023-2026). Van de vorige OR hebben 6 leden ook zitting genomen in de nieuwe OR. De voortgang van de lopende zaken was hiermee gewaarborgd. 33

Ook de OR kampte met wat leegloop als gevolg van personele wisselingen en mobiliteit van medewerkers. Om de kwaliteit van de OR in de toekomst te bewaren en hierin te investeren, is de OR op zoek gegaan naar 2 stagiaires. In november 2023 heeft de OR hiervoor een oproep gedaan en 5 collega’s hebben hiervoor aangemeld. In januari 2024 wordt bekend wie het nieuwe OR-lid wordt en wie de stagiaires.

Sociale veiligheid Naar aanleiding van de organisatieontwikkeling ligt de focus van de OR op de toename van de werkdruk en de toenemende mate van zorg onder de medewerkers met zelfs angst en onzekerheid (veiligheid en vertrouwen). Omdat de WOR-bestuurder het belangrijk vindt dat alle medewerkers zich veilig voelen bij het Werkplein is een bureau ingeschakeld gespecialiseerd in sociale veiligheid. De OR is aan de voorkant betrokken geweest bij de keuze van het bureau; CAOP. Medewerkers hebben de vragenlijst (1e fase) kunnen invullen. Op basis van de analyse volgt fase 2, de gesprekken. Ook in deze fase heeft de OR invloed. Begin 2024 heeft de OR hierover een gesprek met CAOP.

De OR heeft onderstaande onderwerpen in 2023 behandeld: • • • • • •

Adviesaanvraag - Leerplein Adviesaanvraag - Eigen risicodragerschap WGA en ziektewet Adviesaanvraag - Overgang secretariaat en medewerker financiën van Etten-Leur naar Werkplein Instemming - Autorisatiematrix Study Tube Adviesaanvraag - Plustaak Voorzieningenwijzer Wijziging - Regeling beeldschermbril

Bij al deze onderwerpen is de OR in een zeer vroegtijdig stadium meegenomen om ook daadwerkelijk invloed uit te kunnen oefenen op de voorgenomen besluiten. Met de WOR-bestuurder zijn hierover goede afspraken gemaakt.

Informatievoorziening/veiligheid Op het gebied van informatievoorziening en -beveiliging wordt meer samengewerkt. Er is in 2023 een gezamenlijk projectportfolio opgezet om projecten gezamenlijk uit te voeren. Daarnaast is een kwartiermaker aangesteld die in 2024 een centrale regiefunctie informatievoorziening voor de ICT WBW deelnemers op gaat zetten.

Organisatieontwikkeling •

• •

Om resultaatgericht te gaan werken zijn dashboards gebouwd die inzicht geven in de dagelijkse taken van medewerkers. De cijfers voor de maanrapportage staan nu ook in een dashboard. In 2024 worden ook de indicatoren en strategische doelen verwerkt in dashboards. De publieke website, de webshop meedoen en het intranet PLEIN zijn aangepast aan de nieuwe look en feel van het Werkplein. Het gebruik van online opslag in Teams is gemeengoed geworden. Voor opslag van documenten in SharePoint geldt dat nog niet.

34

Systeem voor bemiddeling naar werk Salesforce is ingericht voor bemiddeling van inwoners. In 2024 wordt onderzocht hoe het systeem ingezet kan worden als een customer relationship managementsysteem voor het contact met inwoners.

Extra regelingen De energietoeslag is in 2023 verder uitgebreid en uitgevoerd. Deze extra regeling is ingericht in de applicaties. In 2024 wordt de energietoeslag afgerond.

Personeel Op het personele vlak is zijn meerdere mutaties geweest. Het beheer van zaaksysteem wordt extra ondersteund vanuit het team Bedrijfsondersteuning. Dat wordt gecombineerd met het beheer van het customer relationship managementsysteem. De functioneel beheerder Office365 is van ICT WBW naar Werkplein gegaan. In aanloop naar een komende pensionering is een trainee voorbereid om die beheerwerkzaamheden in 2024 over te nemen.

Informatiebeveiliging In 2023 zijn er geen incidenten voorgevallen waardoor informatie op grote schaal gelekt is of waardoor de dienstverlening in gevaar is gekomen. Desondanks is het risico dat dit ook bij het Werkplein gebeurt niet uit te sluiten. Het risico op incidenten heeft het Werkplein verminderd door de identiteit aan de poort van de digitale omgeving te controleren, door beveiliging voor software actueel te houden en door verdachte activiteiten in de digitale omgeving te signaleren. Dat heeft het Werkplein in gedaan samenwerking met ICT West-Brabant West en de informatie beveiligingsdienst.

Bewustzijn medewerkers Door middel van nieuwsberichten op PLEIN zijn medewerkers meerdere keren geïnformeerd over informatiebeveiliging. Om de kennis over veilig en zorgvuldig gebruik van informatie op peil te houden is meer nodig. Zoals workshops en andere instructies die via het Leerplein in 2024 aangeboden worden.

Suwinet audit & DigiD audit Het gebruik van Suwinet Inkijk en DKD inlezen is door een externe auditor beoordeeld en akkoord bevonden. Met daarbij de aanbeveling om het informatiebeveiligingsbeleid en de maatregelen die daaruit volgen binnen de organisatie uit te dragen. De auditor heeft ook aanbevolen om het kennisniveau op gebied van informatiebeveiliging en privacy op peil te houden door trainingen aan te bieden aan medewerkers. De DigiD aansluitingen van webformulieren zijn beoordeeld en akkoord bevonden door een externe auditor. De belangrijkste aanbevelingen van de auditor zijn: het documenteren van procedures en het vastleggen van wijzigingen in de webformulieren.

35

Samenwerking met ICT West-Brabant West • •

• •

In 2023 zijn alle toegangswegen tot Werkplein informatie beter beveiligd door gebruik te maken meerdere authenticatie middelen. Alle benodigde beveiligings-updates om kwetsbaarheden in de infrastructuur of in de apps op te lossen zijn doorgevoerd. De informatie beveiligingsdienst signaleerde meerdere nationale of mondiale kwetsbaarheden die in samenwerking met ICT WBW opgelost zijn. De CISO’s informeren elkaar periodiek en werken samen in het geval van een incident. Voor het beheer en correct gebruik van mobiele apparaten (laptops en mobiele telefoons) is een medewerker gebruikersondersteuning in dienst bij het Werkplein.

Privacy 2023 is, net als 2022, voor het Werkplein een bewogen jaar geweest met de nodige operationele uitdagingen en een afronding van het transitietraject naar een inwonergerichte organisatie. Dit heeft tot gevolg gehad dat de capaciteit en tijd nodig om de in 2023 voorgenomen privacy gerelateerde activiteiten af te ronden niet voldoende beschikbaar waren. Er is gedurende het gehele jaar wel adequaat gehandeld in het geval van een beveiligingsincident of datalek en bij het behandelen van verzoeken in het kader van rechten van betrokkenen. Ook zijn concrete vragen uit de organisatie op het gebied van privacy tijdig beantwoord.

Volwassenheidsniveau Gemeten met de Privacy self assessment methode van het VNG IBD behaalt Werkplein over 2023 een privacy volwassenheidscore van 2,7 op een schaal van 1 tot 5. In 2022 was dit ook 2,7. Hierbij betekent niveau 3 dat er in de basis voldaan wordt aan de AVG. Niveau 4 betekent dat er een structurele periodieke evaluatie van alle AVG vereisten is ingericht en wordt uitgevoerd. In het overleg van het DB in oktober 2021 is over de wenselijkheid van het behalen van dit niveau gesproken.

Financieel beheer Het is onze verplichting om op periodieke wijze verantwoording af te leggen over het gevoerde (financieel) beleid. Deze verantwoording heeft plaatsgevonden via maandelijkse managementinformatie en de bestuursrapportages per kwartaal alsmede in de diverse bestuurlijke en ambtelijke gremia. In 2023 hebben we de kaderbrief 2024 en begroting 2024 ter besluitvorming voorgelegd en zijn tevens de jaarstukken 2022 aan de gemeenten aangeboden. Er is één begrotingswijziging voor 2023 aan gemeenten aangeboden vanwege de verhoging van het minimumloon met 10,1% en daarmee ook de uitkeringen. Maar ook vanwege de extra kosten voor de uitvoering van de energietoeslag en het leefgeld voor Oekraïners.

Huisvesting Het Werkplein had twee locaties, een in Etten-Leur en een in Roosendaal. Voor de locatie Etten-Leur is een huurcontract voor 10 jaar gesloten. De druk op de werkplekken is in 2022 nog relatief laag. Dit komt enerzijds door de invoering van tijd- en plaats onafhankelijk werken maar voornamelijk ook vanwege het meer op locatie (lees bij gemeenten) gaan werken. Ingevolge onze visie zoeken we de verbinding met onze collega’s in het sociaal domein en willen we daar zijn waar de inwoner ons nodig heeft. Gevolg daarvan is dat we nog één hoofdvestiging hebben en in elk gemeentehuis onze dienstverlening (proberen) vorm te geven. De locatie Dunantstraat te Roosendaal is begin februari 2023 gesloten.

36

Bezwaar- en beroepschriften De ingediende bezwaar- en beroepschriften hebben betrekking op alle onderdelen binnen het Werkplein (Inkomen, Inkomensondersteuning en Werk & Participatie). Een bezwaarschrift kan ingediend worden als de inwoner het niet eens is met een besluit, met als volgende stap de gang naar de rechter (beroep, hoger beroep). Bezwaar

Ambtelijk

Eerste kwartaal 2023 Tweede kwartaal 2023 Derde kwartaal 2023 Vierde kwartaal 2023 Totaal bezwaar- en beroepschriften

Commissie

51 27 20 31 129

Beroep

0 3 1 6 10

1 2 5 2 10

Hoger beroep Totaal 1 0 0 0 1

53 32 26 39 150

Waarvan gegrond 1 1 0 0 2

Tabel: Aantal bezwaar- en beroepschriften 2023

In 2023 zijn 150 bezwaar- en beroepsschriften ingediend en daarvan zijn 2 gegrond verklaard. In 2022 zijn 271 bezwaar- en beroepschriften ingediend, waarvan 3 gegrond.

Klachten De ingediende klachten hebben betrekking op alle onderdelen binnen het Werkplein. Periode

Klachten

Eerste kwartaal 2023

9

Tweede kwartaal 2023

14

Derde kwartaal 2023

12

Vierde kwartaal 2023

3

Totaal

38

Tabel: Aantal klachten 2023

Van bovenstaande klachten zijn 11 gegrond en 4 deels gegrond. Tegenover deze 38 klachten in 2023 stonden 73 klachten in 2022, waarvan 16 klachten gegrond en 14 deels gegrond verklaard. Geen van de (gegronde) klachten heeft financiële consequenties. Een klacht is een kans om beter in contact te komen met onze inwoners. De nieuwe visie van het Werkplein heeft ervoor gezorgd dat wij meer communiceren met de inwoner. Het aantal klachten is flink afgenomen.

Ingebrekestellingen De ingediende ingebrekestellingen hebben betrekking op Inkomen en Inkomensondersteuning. Periode

Ingebrekestellingen

Eerste kwartaal 2023

8

Tweede kwartaal 2023

2

Derde kwartaal 2023

2

Vierde kwartaal 2023

3

Totaal

15

Tabel: Aantal ingebrekestellingen 2023 37

Van de bovenstaande ingebrekestellingen zijn er 4 gegrond zonder betaling en 2 met betaling. Tegenover deze 15 ingebrekestellingen in 2023 stonden 7 ingebrekestellingen, waarvan 2 gegrond zonder betaling en 0 met betaling. 2 van de ingebrekestellingen hebben financiële consequenties gehad. Om dit in de toekomst te voorkomen hebben uitleg gegeven bij de teams over ingebrekestelling en hoe te handelen.

Rechtmatigheid Rechtmatig handelen is voor het Werkplein van groot belang. Dit wil zeggen dat financiële handelingen plaatsvinden binnen de wettelijke kaders, verordeningen en beleidsregels, vastgesteld in het normenkader. Om dit te kunnen toetsen is binnen de organisatie van het Werkplein één team belast met de controle op de handelingen en bestedingen (team Kwaliteit). Binnen dit team zijn de volgende activiteiten gericht op de rechtmatigheid: •

Interne Controle

•

Bezwaar en Beroep

•

Kwaliteit (de kwaliteitsmedewerkers en de security-officer)

•

Applicatiebeheer/informatiebeveiliging

•

Fraude

De verantwoordelijkheid voor het rechtmatig handelen ligt bij het Dagelijks Bestuur van het Werkplein. Met ingang van het verslagjaar 2023 moet het Dagelijks Bestuur van het Werkplein zelf een rechtmatigheidsverantwoording opstellen die wordt opgenomen in de jaarrekening. Deze nieuwe rechtmatigheidsverantwoording vraagt een kanteling van de bestaande vooral repressief georiënteerde controleaanpak naar een combinatie met een preventief georiënteerde aanpak die gericht is op het vermijden van tekortkomingen in de uitvoering. Dit zal leiden tot een goed georganiseerde doelgerichte bedrijfsvoering, die recht doet aan de nieuwe visie op dienstverlening.

Ter ondersteuning van dit vernieuwde interne controleproces wordt gebruik gemaakt van het model “Beheersing Beheerst” binnen de applicatie Checkpoint. Hierin zijn voor de bedrijfs- en uitvoeringsprocessen de doelstellingen, risico’s en in opzet aanwezige beheersmaatregelen beschreven. De uitkomsten van deze risicoanalyse geven een leidraad voor de interne controlewerkzaamheden. In 2022 is een start gemaakt met het controleren van een aantal beheersmaatregelen. In 2023 zijn deze ook gekoppeld aan de bestaande controles.

Door onze (bedrijfs-)processen op deze wijze te onderzoeken en waar nodig te verbeteren kunnen we aannemen dat rechtmatigheid en doelmatigheid voldoende geborgd zijn. Dit is tevens een belangrijke pijler voor de rechtmatigheidsverantwoording.

Doelstelling IC Een belangrijk doel is vaststellen of (financiële) handelingen in overeenstemming zijn met het door het Algemeen Bestuur vastgestelde normenkader en onderliggende relevante informatie nauwkeurig, tijdig en volledig is vastgelegd.

38

Het tweede doel is onderzoeken of werkafspraken worden nageleefd en/of verbeterd kunnen worden. Dit is immers van belang voor zowel het rechtmatig handelen als voor de dienstverlening aan de inwoner, die gebaat is bij een juist en tijdig besluit dat recht doet aan persoonlijke omstandigheden. Door middel van dossiercontroles en signaalgerichte themacontroles onderzoekt IC of aan de doelstellingen wordt voldaan en doet waar nodig aanbevelingen op zowel managements- als uitvoeringsniveau.

Samengevat is een goed opgezette interne beheersing met gerichte controles een belangrijke pijler waarop het Dagelijks Bestuur van het Werkplein Hart van West-Brabant moet kunnen steunen.

Rapportage De rapportages Interne Controle worden voorgelegd aan het Managementteam van het Werkplein als onderdeel van de jaarstukken zoals bedoeld in artikel 15 van de ‘Financiële verordening ISD Werkplein Hart van West-Brabant’. De uitkomsten van de interne controle ondersteunen mede de rechtmatigheidsverantwoording, zoals die door het Dagelijks Bestuur met ingang van de jaarrekening 2023 wordt afgegeven.

Rechtmatigheidsverantwoording Deze paragraaf gaat in op de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening en de afwijkingen. De rechtmatigheidsverantwoording heeft betrekking op drie criteria: •

Begrotingscriterium

•

Voorwaardencriterium

•

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium.

Het boekjaar 2023 is het eerste jaar dat niet langer de accountant, maar het dagelijks bestuur de rechtmatigheidsverklaring opstelt en deze verantwoordt. We beschouwen het verantwoording als een groeimodel, waarbij we ons voor 2023 hebben gefocust op de belangrijkste risico’s en kaders. Wat ook meespeelt is dat het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en provincies (BBV) voor het Werkplein op onderdelen maatwerk betreft.

Voor de rechtmatigheidsverantwoording zijn verantwoordingsgrenzen met het bestuur afgesproken op 23 november 2023. De verantwoordings- en rapporteringsgrens voor de rechtmatigheid is vastgesteld op 2% van de lasten inclusief dotaties aan reserves, zijnde € 2.506.533 voor 2023. Wanneer de geconstateerde afwijkingen op totaalniveau deze grens overschrijden, worden deze afwijkingen opgenomen in deze paragraaf en de maatregelen ter voorkoming van deze overschrijdingen toegelicht. In de kadernota rechtmatigheid geeft de commissie BBV aan dat het oordeel gebaseerd moet zijn op de bruto begrotingsonrechtmatigheden. Vanuit dat standpunt is sprake van onrechtmatigheden in de verantwoorde baten en lasten alsook de balansmutaties boven de grens. Het dagelijks bestuur is van mening dat in materiele zin binnen de kaders en de grens is gehandeld. Dit is gebaseerd op de afspraken die gemaakt zijn met het algemeen bestuur en de deelnemende gemeenten ter uitvoeringen van de taken. Hiermee is de rapporteringsgrens niet overschreden. Er zijn wel fouten geconstateerd voor een totaalbedrag van € 375.017 die de accountant meeneemt in de weging voor het getrouwheidsoordeel.

39

2.5.3 Paragraaf Weerstandsvermogen en Risicobeheersing Om weerstand te kunnen bieden tegen substantiële tegenvallers, zonder aantasting van het uit te voeren beleid, is normaliter een bepaald weerstandsvermogen onontbeerlijk. Dit vormt een buffer om onverwachte en onvoorziene tegenvallers op te kunnen vangen. Het weerstandsvermogen voor het Werkplein bestaat alleen uit de post onvoorziene uitgaven. Daarnaast zijn gemeenten achtervang bij eventuele tekorten van de gemeenschappelijke regeling Werkplein Hart van West-Brabant. Bepaling weerstandsvermogen Bij het bepalen van het weerstandsvermogen en de omvang daarvan wordt gekeken naar de algemene reserve en de post onvoorzien. Deze twee tezamen bepalen het weerstandsvermogen. Het Werkplein beschikt niet over een algemene reserve, wel over een post onvoorziene uitgaven. Deze bedroeg in 2023 € 50.000. De post onvoorzien is in 2023 niet aangewend. Reserve en Voorzieningen Het Werkplein beschikt niet over reserves en voorzieningen. Wel was vanuit het onverdeeld resultaat 2022 een bedrag van € 329,714 bestemd voor uitvoering en controle Tozo, organisatieontwikkeling en archiveringstaken DIV. Dit gehele bedrag valt vrij (ten gunste van de exploitatie 2023) omdat de werkzaamheden zijn verricht of in de reguliere capaciteit kunnen worden opgevangen.

Risico’s Om het weerstandsvermogen te kunnen beoordelen, moet de beschikbare weerstandscapaciteit worden afgezet tegen de risico’s. Bij het inventariseren van de risico’s is de volgende definitie van risico’s gehanteerd: ‘het betreft risico’s die een financieel gevolg kunnen hebben en die (nog) niet op een andere manier zijn ondervangen, bijvoorbeeld door het afsluiten van een verzekering, het treffen van een voorziening of het nemen van een beleidsmaatregel’. In 2022 zijn de volgende risico’s benoemd: Ziekteverzuim In paragraaf 2.4.2 wordt toegelicht dat het verzuimpercentage over 2023 van 7,8% is gestegen ten opzichte van 2022. Een hoger ziekteverzuim, met name langdurig verzuim, kan tot hogere kosten leiden dan geraamd. In 2023 is vervaging nog net binnen de raming voor vervanging wegens ziekteverzuim opgevangen. Informatielek Het Werkplein werkt met veel privacygevoelige gegevens. Daar willen wij zorgvuldig mee omgaan. In paragraaf bedrijfsvoering 2.4.2 onderdeel privacy is dit verder toegelicht. Na een datalek wordt gelijk actie naar de betrokken inwoner(s) ondernomen en met de medewerker(s) het voorval besproken. Dit om van te leren. In 2024 gaan we bewustwording via het Leerplein een vaste plaats geven.

Hogere kosten Buig en bijzondere bijstand Bij de Werkplein gemeenten in totaliteit is sprake van een tekort op de Buigmiddelen die het Rijk heeft toegekend aan de gemeenten. Alleen bij Roosendaal is sprake van een overschot. Deze kosten van Buig en de structurele loonkostensubsidie zijn in 2023 wel lager uitgevallen dan in de laatste begrotingswijziging geraamd was. Halverwege 2023 is een pakket aan bestandsmaatregelen vastgesteld die eind 2023/begin 2024 operationeel zijn geworden. Dit met het doel de inwoners te ontwikkelen en deels uitstroom te bevorderen. Bij de bijzondere bijstand is sprake van hoge kosten van inrichting. Dit komt door de hoge instroom van statushouders. Gezien de opgaven voor het komend jaar zal sprake blijven van deze hogere kosten. Hogere Uitvoeringskosten In 2023 zijn we binnen de raming van loonkosten gebleven. Niettemin is het bestand wel toegenomen met 3,8%. Dit is binnen de formatie opgevangen. Een groter aandachtspunt is om voldoende kennis en 40

kwaliteit binnen te krijgen. Gezien de krappe arbeidsmarkt is dat niet vanzelfsprekend. Bij indienstname van wat meer onervaren medewerkers zetten we een ervaren buddy in om het inwerken voorspoedig te laten verlopen. Daarnaast kunnen vakinhoudelijke trainingen worden gevolgd. Extra Participatiemiddelen Op de beschikbare middelen is in 2023 een beperkt bedrag onbenut gebleven. Dit heeft voornamelijk te maken met iets minder ontwikkeltrajecten dan geraamd. Niettemin neemt de druk op het participatiebudget door de instroom van inburgeraars, de ketensamenwerking en de genomen bestandsmaatregelen flink toe. In 2024 zullen we met gemeenten afstemmen hoe hiermee om te gaan. ESF-subsidie In 2023 is er geen gebruik gemaakt van een esf subsidieregeling.

Kengetallen Met ingang van 2015 moet in het jaarverslag o.g.v. het BBV een aantal kengetallen worden gepubliceerd. Hiertoe is een Ministeriële Regeling d.d. 9 juli 2015 van kracht geworden. Voor het Werkplein zijn daarbij de volgende kengetallen relevant en berekend voor het jaarverslag 2023:

2023

2022

Netto schuldquote

-3,90%

-1,35%

Netto Schuldquote gecorrigeerd voor alle leningen

-3,90%

-1,35%

Solvabiliteitsratio

19,91%

5,75%

Structurele exploitatieruimte

3,52%

0,37%

Hoe hoger de schuld, hoe hoger de netto schuldquote. De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de medeoverheid ten opzichte van de eigen middelen en geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Het Werkplein heeft geen eigen vermogen. De hoge schuldquote is het gevolg van enerzijds geen eigen middelen en anderzijds van het verantwoorden van de debiteuren in de balans. In feite is de schuld aan gemeenten voor de opgenomen debiteuren participatiewet een fictieve schuld. Zouden de vorderingen daadwerkelijk overgenomen worden dan zou daarvoor een lening moeten worden opgenomen. Dit is niet het geval waardoor er ook geen sprake is van rentekosten en aflossingen. De solvabiliteit geeft aan of een organisatie in staat is om op korte en lange termijn aan haar betalings- en aflossingsverplichtingen te voldoen. De voornaamste reden om de solvabiliteit te berekenen is om in te kunnen schatten of een organisatie in staat is om bij opheffing (liquidatie) al haar schulden te betalen. Het percentage is voor reguliere organisaties gemiddeld 25%. Het Werkplein is een gemeenschappelijke regeling die in principe geen eigen vermogen (reserves) heeft. De gemeenten dienen als achtervang om eventuele tekorten e.d. op te vangen. Daardoor is en kan het percentage voor het Werkplein laag zijn.

Dit jaar is dit hoger omdat voor de inburgeringsvoorzieningen middelen door het Rijk voor een periode van drie jaar beschikbaar worden gesteld. Omdat de uitgaven ook in een periode van drie jaar worden gemaakt moeten nog niet bestede middelen gereserveerd worden. Het financiële kengetal structurele exploitatieruimte geeft aan hoe groot de (structurele) vrije ruimte binnen de vastgestelde begroting is. Daarnaast geeft het ook aan of de organisatie in staat is om structurele tegenvallers op te vangen, dan wel of er nog ruimte is voor nieuw beleid. Dit is bij het Werkplein vrij beperkt. In principe worden al onze uitgaven gedekt door structurele gemeentelijke bijdragen. 41

2.5.4 Informatie t.b.v. paragraaf verbonden partijen gemeenten Het Werkplein is één van de verbonden partijen van de zes deelnemende gemeenten. De deelnemende gemeenten zijn Etten-Leur, Halderberge, Moerdijk, Roosendaal, Rucphen en Zundert. Het Werkplein participeert in één verbonden partij, de ICT Samenwerking West-Brabant. In het kader van deze deelname is een Overeenkomst tot beperking van de financiële aansprakelijkheid van ‘Werkplein Hart van West-Brabant’ door alle deelnemers ondertekend. Hiervoor geldt dat de aansprakelijkheid voor Werkplein nooit meer bedraagt dan een vastgesteld percentage van de betreffende (financiële) aanspraak, waarbij de aansprakelijkheid van Werkplein nooit meer kan omvatten dan de jaarbijdrage van Werkplein. Jaarlijks wordt bepaald welk percentage aan dienstverlening Werkplein in het afgelopen jaar heeft afgenomen van ICT WBW ten opzichte van het in dat jaar totaal aan geleverde diensten door ICT WBW. Tevens wordt de totale omvang van de bijdrage van Werkplein vastgelegd. De omvang dienstverlening in 2023 bedroeg € 562.534.

2.6 Openbaarheidsparagraaf Wet open overheid (Woo) Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden. De Woo vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) en is een belangrijke stap naar een transparante(re) overheid. Iedereen heeft recht op toegang tot publieke informatie en de Woo regelt dit recht van burgers op informatie (artikel 1.1 Woo). De Woo moet er dus voor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar en uitwisselbaar is.

De gemeenten hebben in 2022 en ontvangen in de komende jaren geld voor de Woo. De totaal verwachten kosten zijn nog niet bekend. We verwachten kosten te gaan maken op het gebied van software en koppelingen: • • •

Aansluiten op PLOOI; Aanpassingen aan interne applicaties; Eventuele andere software;

Verder verwachten wij kosten te maken op het gebied van projectmanagement, trainingen voor medewerkers en aanpassing processen. Structureel gaan wij kosten maken in beheer en onderhoud, instellen van een contactfunctionaris (0,1 fte) en eventuele kosten documenten. In 2024 wordt een projectvoorstel aan het bestuur voorgelegd van hoe wij de implementatie van de WOO vorm willen gaan geven en wat daarvoor nodig is.

42

3. Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling

3.1 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling Inleiding De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten daarvoor geeft. De cijfers van realisatie over 2023 worden afgezet ten opzichte van de begroting 2023 na wijziging (1e begrotingswijziging 2023).

Algemeen De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden.

Vaste activa De waardering van vaste activa vindt plaats op basis van de verkrijgingsprijs. Alle vaste activa worden voor het bedrag van de investering geactiveerd. Bijdragen van derden die in directe relatie staan met het vaste actief worden in mindering gebracht op het bedrag van de investering Vaste activa met een verkrijgingsprijs onder € 15.000 worden niet geactiveerd. Deze activa komen ten laste van de exploitatie van het Werkplein. Het Werkplein schaft geen vaste activa met een maatschappelijk nut aan. Het Werkplein kent alleen de volgende soorten vaste activa: • • •

Materiële vaste activa met een economisch nut Inventaris Hard- & software

Gebruiksrechten op software voor onbepaalde duur die in één keer in rekening worden gebracht bij het Werkplein vallen onder de vaste materiële activa met een economisch nut. Gebruiksrechten op software voor een bepaalde duur die in een keer in rekening worden gebracht bij het Werkplein moeten worden geactiveerd als vooruitbetaalde kosten. De implementatiekosten verbonden aan nieuwe hard- en software vallen onder de verkrijgingsprijs. De opleidingskosten verbonden aan nieuwe hard- en software vallen daarentegen niet onder de verkrijgingsprijs.

43

Afschrijvingstermijnen De afschrijvingstermijnen van de soorten vaste activa zijn: • •

Inventaris: 10 jaar Hard- en software: 4 á 5 jaar

Voor laptops, smartphones en beeldschermen wordt een afschrijvingstermijn van 3 jaar aangehouden. De economische levensduur van deze apparatuur is maximaal 3 jaar.

Afschrijvingsmethode De afschrijving van de vaste activa vindt plaats op basis van de lineaire methode. Hierbij wordt de verkrijgings- of vervaardigingsprijs verminderd met de eventuele restwaarde, gelijkmatig verspreid over de verwachte gebruiksduur (in jaren) van het vaste actief.

Resultaatonafhankelijk afschrijven De afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar.

Duurzame waardeverminderingen Naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vast activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen.

Financiële vaste activa De financiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde op basis van de historische uitgaafprijs.

Vorderingen op openbare lichamen en overige vorderingen Dit betreft de vorderingen op de gemeenten in verband met de afrekening van de productkosten alsmede de vorderingen in verband met het btw-compensatiefonds. De vorderingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Indien en voor zover noodzakelijk wordt geacht wordt een voorziening voor dubieuze debiteuren gevormd, welke als waarde correctie in mindering wordt gebracht op de vorderingen

Vorderingen cliëntdebiteuren De vorderingen cliëntdebiteuren betreft de vorderingen die het Werkplein heeft op (ex-)cliënten c.a. Deze vorderingen worden per bijstandsregeling en per gemeente beheerd. De vorderingen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid is een voorziening voor dubieuze debiteuren als waarde correctie op het openstaande vorderingenbedrag ultimo 2023 in mindering gebracht. De voorziening is dynamisch bepaald op basis van de geschatte inningskansen. De leeftijd/ouderdom van de vordering (gerekend vanaf het jaar van ontstaan van de vordering) alsmede de CBS-status van de incasso van de vordering bepalen daarbij het verwachte percentage van (mogelijke) oninbaarheid.

44

Liquide middelen en overlopende activa Deze activa worden tegen nominale waarde gewaardeerd. De liquide middelen betreffen de saldi die worden aangehouden bij de BNG en de Rabobank. Een negatief banksaldo wordt verantwoord onder de vlottende passiva. De overlopende activa betreffen nog te ontvangen en vooruitbetaalde bedragen.

Eigen vermogen Onder het eigen vermogen wordt het gerealiseerd resultaat gepresenteerd.

Voorzieningen Onder voorzieningen worden bedragen gepresenteerd die voor een duidelijke kostenpost zijn aan te wenden.

Vlottende passiva: schulden en overlopende passiva De schulden en overlopende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde.

Nog te betalen gemeenten inzake vorderingen cliëntdebiteuren Onder deze post is opgenomen het nog te betalen bedrag aan de in het Werkplein deelnemende gemeenten inzake de vorderingen cliëntdebiteuren. Tegenover de netto vorderingenpositie van het Werkplein op de cliëntdebiteuren staat een afdracht verplichting van gelijke omvang voor de nog te verwachten ontvangsten op de cliëntdebiteuren aan de deelnemende gemeenten. Deze post is opgenomen in de balans tegen de nominale waarde.

Personeelskosten Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume, worden sommige personele lasten echter toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt; daarbij moet worden gedacht aan componenten zoals ziektekostenpremie ten behoeve van gepensioneerden en overlopende vakantiegeld- en verlofaanspraken. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. De referentieperiode is dezelfde als die van de meerjarenraming, te weten vier jaar. Indien er sprake is van (eenmalige) schokeffecten (bijvoorbeeld door reorganisaties) dient wel een verplichting opgenomen te worden.

45

3.2 Balans en toelichting Balans per 31 december 2023 Activa

Ultimo 2023

Ultimo 2022

Passiva

Vaste Activa Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut

Ultimo 2023

Ultimo 2022

Vaste Passiva Eigen verm ogen 105.852

110.585 Gerealiseerd resultaat Gerealiseerd resultaat Inburgering Gerealiseerd resultaat onderw ijsroute Gerealiseerd resultaat programma Werk Bestemmingsreserve doorontw ikkeling organisatie Bestemmingsreserve DIV en archief

Financiële vaste activa

746.117

359.192

2.182.514

825947

140.716 0

0

0

87.593

0

Bestemmingsreserve Tozo Overige langlopende leningen

0

105.852

Voorzieningen Voorziening voor verplichtingen en verliezen w aarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerw ijs te schatten (art. 44 lid 1a Bbv) 110.585 Totaal vaste passiva

6.178.881

Vlottende Passiva Netto-vlottende schulden m et een rentetypische looptijd korter dan één jaar 5.307.062 Banksaldi

5.010.225

5.634.555 Overige schulden

Vordering kapitaalverstrekking

1.394.096

1.629.134

Uitzettingen in 's Rijks schatkist

11.800.000

7.100.000

Totaal vaste activa Vlottende activa Uitzettingen m et een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar Vorderingen op openbare lichamen Vorderingen cliëntdebiteuren

Overige vorderingen

118.938 3.188.285

87.756 1.602.611

0

492.920

7.836.251

7.546.709

4.965.408

2.081.629

5.010.225

5.634.555

2.594.454

1.387.929

1.394.096

1.629.134

8.500

532

21.808.935

18.773.408

24.997.220

20.376.018

Overlopende passiva Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouw d en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen, met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume

Liquide m iddelen Kassaldi Banksaldi

70.983 171140

493.850

Nog te betalen bedragen Werkplein 573.014 Nog te betalen bedragen gemeenten ivm vorderingen cliëntdebiteuren

Overlopende activa Nog te ontvangen bedragen Vooruitbetaalde bedragen

0 14.314

Overige overlopende activa Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Totaal vlottende activa

Totaal Activa

Vooruit ontvangen bedragen Terugbetalingsverplichting 0 kapitaalverstrekking 21.669 Overige overlopende passiva 0

0

24.891.366

24.997.218

20.265.434 Totaal vlottende passiva

20.376.018 Totaal Passiva

46

3.2.1 Toelichting op de balans Vaste activa Het volgend overzicht geeft het verloop van de boekwaarde van de investeringen met economisch nut en de financiële vaste activa weer: Omschrijving Inrichting werkplekken 2019 Intranet/sharepoint 2019 Canon DX10R scanner DIV+software Aanschaf 4 servers (1 verkocht) Laptops Smartphones Vervanging 2 scanners (div) 2023 Beeldschermen Persoonlijke internetpagina Cliëntvolgsysteem Totaal Werkplein

Boekwaarde Investeringen Investeringen 1-1-2023 begroot werkelijk 6.720 6.564 2.194 14.284 54.751 160.000 58.704 22.666 45.000 52.000 30.000 17.063 3.406 7.000 25.000 30.000 110.585 297.000 127.767

Afschrijving 6.720 6.564 2.194 14.284 62.649 33.270 3.413 3.406

Boekwaarde 31-12-2023 50.807 41.395 13.650 -

132.500

105.852

Tabel: Materiële en financiële vaste activa 2023

Inrichting werkplekken In 2020 is de afschrijvingstermijn van laptops, smartphones en beeldschermen aangepast naar 3 jaar. Dit omdat de economische levensduur maximaal 3 jaar blijkt te zijn. In 2023 was de laatste afschrijving.

Intranet/Sharepoint In 2020 is het intranet (Plein) ingericht. In 2024 is deze investering geheel afgeschreven.

Scanner DIV en software Voor de digitalisatie van stukken is in 2019 een nieuwe scanner aangeschaft. In 2023 is deze investering geheel afgeschreven. Geraamd was een investering van € 30.000. In 2023 zijn twee Canon scanners aangeschaft. De aanschafkosten zijn lager omdat onderhoud en de services in licentiekosten voor drie jaar is afgesloten.

Aanschaf 4 servers Ten behoeve van de nieuwe inrichting werkplekken, zijn 4 servers aangeschaft. Inmiddels is één server weer verkocht omdat volstaan kan worden met drie servers. In 2023 is deze investering geheel afgeschreven.

Laptops In 2023 zijn 43 laptops aangeschaft ter vervanging van de laptops van 2019. Ze worden in 3 jaar afgeschreven. In 2022 zijn 150 laptops van 2019 gereviseerd (kosten € 27.750) waardoor de levensduur verleng is tot en met 2023. De geraamde investering van € 160.000 is dus slechts gedeeltelijk in 2023 benut. De grotere vervanging zal in 2024 gaan plaatsvinden.

47

Smartphones In 2023 zijn 150 smartphones aangeschaft ter vervanging van de smartphones van 2019. Ze worden in 3 jaar afgeschreven. Geraamd was € 45.000 (150 stuks). De kostprijs van de smartphones is toegenomen. Dit door prijsstijgingen van 15% vanwege de hoge inflatie.

Beeldschermen 2021 In 2021 zijn 41 monitors aangeschaft ter vervanging van de monitors van 2019. Ze worden in 3 jaar afgeschreven. In 2023 is deze investering geheel afgeschreven. De geraamde investering van € 7.000 voor nieuwe beeldschermen hoefde niet te worden benut omdat er nog voldoende goede beeldschermen waren. De geraamde investeringen voor persoonlijke internetpagina (€ 25.000) en client volgsysteem (€ 30.000) worden pas eind 2024/begin 2025 opgepakt.

Vlottende activa Uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen Gemeente Etten-Leur

€ 2.564.144

Gemeente Halderberge

€

152.130

Gemeente Moerdijk

€

765.481

Gemeente Roosendaal

€

787.175

Gemeente Rucphen

€

415.193

Gemeente Zundert

€

114.115

BTW

€ 1.257.338

WVS

€

67.829

ISD Brabantse Wal

€

33.449

Saver

€

4.418

Gemeente Tholen

€

4.386

Wij zijn Travers

€

4.418

Rabobank

€

4.418

ICT WBW

€

4.386

Totaal

€ 6.178.881

Vorderingen cliëntdebiteuren Gemeente Etten-Leur

€

969.010

Gemeente Halderberge

€

620.717

Gemeente Moerdijk

€

779.282

Gemeente Roosendaal

€

1.700.428

Gemeente Rucphen

€

541.643 48

Gemeente Zundert

€

398.258

Overig

€

888

Totaal

€

5.010.225

Gemeente Etten-Leur

€

208.092

Gemeente Halderberge

€

156.680

Gemeente Moerdijk

€

271.589

Gemeente Roosendaal

€

278.778

Gemeente Rucphen

€

348.361

Gemeente Zundert

€

123.545

Overig

€

7.051

Totaal

€

1.394.096

Vorderingen kapitaalverstrekking

Invlechting debiteuren participatiewet Werkplein Waarde bijstandsvordering saldo 1-1-2023

Bruto

Voorz.dub.deb.

Netto

10.153.504

2.894.638

7.258.866

Nieuwe bijstandsvorderingen 2023

2.136.051

2.136.051

Ontvangsten 2023

-2.561.796

-2.561.796

Buiten invorderingstellingen 2023

-502.224

-502.224

Saldo 31-12

9.225.536

2.392.414

6.833.121

416.260

-416.260

2.808.674

6.416.861

Inschatting aanv.dotatie vrz. dub.bijstandsdebiteuren 31-12 Waarde bijstandsvordering saldo balans 31-12-2023

9.225.536

De cliëntdebiteuren werden tot en met het jaar 2016 op de balans van de gemeenten opgenomen. In 2017 heeft de Commissie BBV echter een bindende uitspraak gedaan dat niet de gemeenten, maar de Gemeenschappelijk Regeling (in casus het Werkplein) de juridische eigenaar is van de cliëntdebiteuren. Dit heeft tot gevolg dat de cliëntdebiteuren en de daarbij behorende voorziening dubieuze debiteuren op de balans van het Werkplein moeten worden opgenomen. De waarde van de bijstandsvorderingen waren per 31-12-2022 € 10.153.504. Dit bedrag is in 2023 verhoogd met nieuwe vorderingen (€ 2.136.051) en verlaagd met ontvangsten (€ 2.561.796) en buiten invorderingstellingen (€ 502.224) wegens oninbaarheid. Per saldo wordt de stand per 31-12-2023 € 9.225.536. Hierop is de voorziening dubieuze debiteuren ad € 2.808.674 in mindering gebracht. Per saldo staat een bedrag van € 6.416.861 op de balans van het Werkplein per 31-12-2023. Bij gemeenten staat het bedrag aan vorderingen ad € 6.416.861 als vordering op het Werkplein op de balans (bij Werkplein staat dit alsnog te betalen op de post overlopende passiva). Het bedrag aan dubieuze debiteuren ad € 2.808.674 staat op de gemeentelijke balans als schuld aan het Werkplein. Zoals al eerder aangegeven is een bedrag van € 44.999 buiten invordering gesteld in verband met de kinderopvangtoeslag-affaire. Dat bedrag is als volgt per gemeente:

49

Gemeenten

Buiten invordering ivm KOT- affaire € 773 €0 €0 € 41.781 €0 € 2.445 € 44.999

Etten-Leur Halderberge Moerdijk Roosendaal Rucphen Zundert Totaal

Liquide middelen Het Werkplein heeft een tweetal bankrekeningen bij de Bank voor Nederlandse gemeenten, één voor betalingen en één voor ontvangsten. De ontvangstenrekening heeft een positief saldo van € 492.687. Daarnaast bestaat nog een rekening bij de Rabobank voor kleine betalingen € 1.163.

Overlopende activa Nog te ontvangen bedragen/vooruitbetaalde bedragen. Vooruitbetaalde bedragen hebben betrekking op de voorschotten cliënten € 14.314

Vaste passiva Eigen vermogen

€

3.069.346

Gerealiseerd resultaat inburgering en onderwijsroute (2022 en 2023)

€

2.323.230

Gerealiseerd resultaat 2023

€

746.117

Verloop reserves

Onverdeeld resultaat bedrijfsvoering

Onverdeeld resultaat programma werk

Bestemmingsreserve DIV Controle en terug- en Bestemmingsreserve en archief invorderingsmaatregelen doorontwikkeling Tozo 1-5 organisatie

Reserve Inburgering

Totaal

Stand 1-1-2022 Onverdeeld resultaat bedrijfsvoering 2021