Bijlage 4b VRMWB Jaarstukken 2024.pdf
Tekst van het document
VRMWB | Jaarstukken 2024
26
Betrouwbare informatievoorziening Wat is het plan? Om informatiegestuurd te werken moet ons digitale ecosysteem een flinke transitie ondergaan. Op dit gebied is er veel aandacht voor een stabiele GEO-omgeving en de optimalisatie van de dataarchitectuur en het data-warehouse. Daarnaast is een meerjarenplan ontwikkeld voor betrouwbare informatievoorziening met daarin aandacht voor: het minimaliseren van de complexiteit, informatieveiligheid, digitaal vakmanschap, data-uitwisseling en presterend vermogen. Wat is er bereikt? • In het project ‘GEO Stip op de horizon’ is een verbeterslag gemaakt in onze geografische informatievoorziening. We weten nu hoe we de GEO-omgeving kunnen vereenvoudigen. Einde 2024 hebben we hiervoor – mede dankzij de extra BDuR-gelden voor crisisbeheersing – een ‘GEO-proeftuin’ ingericht om te gaan testen. Ook binnen ‘Data Uitwisseling West-Brabant’ (DUW) is een gezamenlijke GEO-omgeving verkend. • Digitaal vakmanschap en informatieveiligheid hebben nadrukkelijk aandacht gekregen. Hierdoor worden we steeds meer digitaal vaardig. Zie ook paragraaf 3.2 Informatieveiligheid & privacy. • We verwachten dat we als veiligheidsregio’s geclassificeerd zullen worden als vitale infrastructuur. Een van de ontwikkelingen hierbij in relatie tot informatieveiligheid is het ontwikkelen van een landelijk SIEM/SOC1.
We hebben – vooruitlopend hierop – een driejarig contract afgesloten voor een eigen SIEM/SOC. Vanuit het SIEM/SOC wordt 7*24*365 onze ITinfrastructuur gemonitord. Het SIEM/SOC is sinds 1 juli 2024 actief. • In 2024 is ons Computer Emergency Response Team (CERT) geoperationaliseerd en in lijn gebracht met het Incidentresponseplan VRMWB. Hiermee is een belangrijke stap gezet om bij een onverhoopt cyber-incident snel te beschikken over cyber-specialisten die we 24/7 kunnen inschakelen. De kosten voor inzet en herstel vormen geen onderdeel van het contract.
Overige resultaten uit de beleidsbegroting 2024 •
•
In 2024 stond het borgen van vitaliteit in onze bedrijfsprocessen centraal. Vitale medewerkers werken beter samen, hebben een hogere productiviteit, melden zich minder vaak ziek en hebben plezier in hun werk. We hebben workshops, inspiratiesessies en vitale activiteiten georganiseerd en persoonlijke coachgesprekken gevoerd. We voeren de recruitmentstrategie uit die in 2023 ontwikkeld is. 2024 stond in het teken van de ontwikkeling van een onboardingsprogramma, het vaststellen van een wervings- en selectiebeleid, het opzetten en uitvoeren van een landelijke Traineeship Omgevingsveiligheid en het toekomstbestendig werven van manschappen (zowel vrijwillig als beroeps) met daaraan gekoppeld een nieuwe campagne met bijbehorende website.
Regulier werk & prestaties Naast nieuwe ontwikkelingen zijn er uiteraard ook reguliere werkzaamheden die bijdragen aan deze pijler. Het gaat om taken op het gebied van personeel en organisatie, financiën planning en control, 1
SIEM: Security Information & Event Management. SOC: Security Operations Center.
VRMWB | Jaarstukken 2024
27
inkoop, communicatie, informatisering, informatieveiligheid, strategie en ontwikkeling, juridische zaken en privacy. Uit onze dagelijkse praktijk: Verduurzaming bedrijfsvoering In 2024 is VRMWB begonnen systematisch haar CO2-uitstoot in beeld te brengen. De systematiek van de ‘CO2-prestatieladder’ wordt daarvoor gebruikt. We hebben onze CO2voetafdruk verkleind van 3.700 ton in 2022 naar 2.390 ton CO2 in 2023. Doordat VRMWB per 2023 aantoonbaar groene stroom van Nederlandse zon en wind gebruikte, kon de CO2-voetafdruk flink verkleind worden. In 2023 was ook al gestart met de aanbesteding van de eerste tranches elektrische dienstvoertuigen. Die werden echter pas begin 2024 in bedrijf genomen en zullen zichtbaar worden in de CO2-voetafdruk over 2024 (nog niet bekend). Landelijk zijn collega’s actief in alle werkgroepen die vanuit een ‘Kernteam Duurzame bedrijfsvoering’ georganiseerd worden: Duurzame Inkoop, HVO100 biobrandstof, Duurzame Mobiliteit, Verduurzamen facilitaire dienstverlening en Verduurzamen vastgoed. Van deze landelijke samenwerking – vanuit deze landelijke duurzaamheidsagenda – verwachten we vanaf 2025 meer concrete resultaten. In de onderstaande tabel tonen we prestatie indicatoren en kengetallen.
Personeel en organisatie
Strategie en ontwikkeling
Realisatie 2023
Begroting 2024
Realisatie 2024
Ziekteverzuim (organisatie)
4,5%
4,5%
4,4%
Opleidingsbudget (als % loonsom)
2,3%
2,5%
1,7%
% van de beroeps brandweermensen die in 2026 uitstromen is gestart met tweede loopbaanbeleid.
50%
100%
100%
Aantal Woo informatie- en zienswijzeverzoeken
21
5
26
% Woo-verzoeken afgedaan binnen wettelijke termijn
%
100%
92%
Aantal Woo-verzoeken afgedaan binnen primaire beslistermijn
15
5
24
Aantal Woo-verzoeken afgedaan binnen primair beslistermijn + wettelijke verdaging
6
-
2
Aantal Woo-zienswijzen
-
-
22
Aantal bezwaarschriften
7
7
11
Aantal raadsvragen
27
-
3
100%
100%
100%
% raadsvragen binnen week beantwoord
VRMWB | Jaarstukken 2024
28
Informatisering
Realisatie 2023
Begroting 2024
Realisatie 2024
88%
95%
100%
0
0
0
Volgers YouTube brw
25.650
-
26.100
Volgers Facebook brw
8.850
-
9.160
Volgers Instagram brw
5.350
-
5.846
Volgers Facebook vrmwb
5.600
-
5.817
Volgers LinkedIn vrmwb
6.450
-
7.155
Volgers Twitter vrmwb
16.100
-
15.761
Rechtmatige aanbestedingen
100%
100%
99%
Realiseren inkoopplan
76%
80%
85%
Aantal facturen
NB
10.000
11.204
Doorlooptijd facturen
NB
95% < 30
85% < 30 dgn
Realisatie budget
NB
95%
98%
Realisatie investeringen
NB
90%
82%
Incidentafhandeling conform norm Aantal hacks (major storing)
Communicatie1
Inkoop
Financiën
1 Deze cijfers worden niet begroot, maar worden wel weergegeven in de realisatie.
Wat zijn de kosten?
Er is een overschrijding van € 683k op het lastentotaal van de Overhead. Een nadere toelichting is opgenomen in paragraaf 4.7 Verschillenanalyse en 4.10 Rechtmatigheid.
VRMWB | Jaarstukken 2024
29
2.6
Inzet langdurige crisis: opvang ontheemden
Vanaf 1 april 2024 werken we in een projectstructuur vanuit het Samenwerkingsverband Midden- en West-Brabant voor de opvang van ontheemden. De coördinatie en ondersteuning voor de opvang van Oekraïense ontheemden is vanaf 1 april 2024 functioneel verdeeld over drie gemeenten binnen de drie districten (de gemeenten Breda, Bergen op Zoom en Oisterwijk). Informatiemanagement (zowel landelijk als regionaal), het inrichten van diverse crisisnoodopvangplekken en de verbinding met het land en de andere regio’s, op zowel bestuurlijk als ambtelijk niveau, is op deze wijze georganiseerd. We werken nauw samen met de andere twee Brabantse samenwerkingsverbanden en hebben één Regionaal Coördinatie Vluchtelingen Spreiding loket (RCVS-loket) voor de hele provincie Brabant. Alle gemaakte kosten door, voor en namens de regio worden gedeclareerd op basis van de Bekostigingsregeling eerste opvang ontheemden Oekraïne door Regionale openbare lichamen. Oekraïense vluchtelingen •
•
• •
•
Vanaf 1 januari 2024 is de Bekostigingsregeling eerste opvang ontheemden Oekraïne door Regionale openbare lichamen van kracht. De Bekostigingsregeling is met ingang van 14 november 2024 gewijzigd en wordt nu toegekend door de minister van Asiel en Migratie in plaats van Justitie en Veiligheid (J&V). De regeling voorziet in de vergoeding van de kosten die worden gemaakt door de veiligheidsregio’s, gemeenten en de GGD-en/GHOR voor de coördinerende werkzaamheden en de eerste opvang van Oekraïense vluchtelingen in de regio. Veiligheidsregio's zijn aangewezen als loket voor de aanvraag van een incidentele bijdrage bij het Rijk. De gemeenten en GGD-en/GHOR hebben voor de door hen gemaakte kosten in het kader van de regeling voor 2022 bij ons een raming ingediend op basis waarvan wij een voorschot hebben aangevraagd en ontvangen van € 1,5 miljoen. Het totaal bij ons gedeclareerde en uitbetaalde bedrag voor 2022 is € 2,16 miljoen. In 2024 is de beschikking en afrekening van het Ministerie J&V ontvangen; 2022 is hiermee budgetneutraal afgewikkeld. Op basis van de regeling en afspraken in 2023 hebben we € 1,4 miljoen bij het Rijk gedeclareerd, waarvan € 82k voor de gemeenten. De definitieve verantwoording van de besteding van de middelen verloopt via de SiSasystematiek.
De door de individuele gemeenten gedeclareerde bedragen (gecontroleerd door hun accountants) over 2023 zijn opgenomen in de SiSa-bijlage in de jaarrekening 2024. De definitieve afrekening door het Rijk vindt medio 2025 plaats op basis van de door de accountant gecontroleerde SiSa-bijlage 2024 van onze jaarrekening. De in 2024 te verantwoorden extra kosten als gevolg van de regie, coördinatie en eerste opvang van Oekraïense vluchtelingen zijn in 2024 voor VRMWB in totaal € 295k. Dit zijn kosten voor regie (€ 250k) en overige kosten zoals trainingskosten van de locatiemanagers (€ 44k).
De kostenspecificatie van de opvang ontheemden Oekraïne in 2024:
VRMWB | Jaarstukken 2024
30
Crisisnoodopvang •
•
• •
• • •
Het Algemeen Bestuur besloot dat het projectteam alleen een ondersteunende en coachende rol heeft, maar wel stand-by moet staan om spoedverzoeken tot het openen van crisisnoodopvang op te kunnen vangen. De inzet mag niet leiden tot financiële consequenties voor VRMWB. De provinciale bijdrage binnen de Spreidingswet bedraagt over de gehele provincie 14.689 opvangplekken. Het totaal aantal toegezegde opvangplekken bedraagt 13.478 opvangplekken. Binnen onze regio gaat het dan om de volgende aantallen: o De Markiezaten komt tot 1.024 van de benodigde 1.524 opvangplekken. o De Baronie komt tot 2.271 van de benodigde 2.370 opvangplekken. o Hart voor Brabant komt tot 2.806 van de benodigde 2.373 opvangplekken. De versterkingsgelden die de Provinciale Regietafel (PRT) heeft ontvangen van het Rijk zijn verdeeld over de districten. Op 1 september 2024 werd in de gemeente Roosendaal een crisisnoodopvanglocatie voor 50 alleenstaande mannelijke asielzoekers geopend. Deze locatie loopt tot maart 2025 en wordt niet verlengd. De Crisis Nood Opvang (CNO) in Rucphen is per 16 december 2024 gesloten. Daar werden 70 personen opgevangen. Daarnaast zijn er nog meer CNO asiel locaties in diverse gemeenten, maar daar hebben we als projectteam geen actieve rol in gespeeld anders dan onze coachende rol. De totale kosten in 2024 zijn € 842k.
We hebben deze kosten rechtstreeks gedeclareerd bij het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA).
VRMWB | Jaarstukken 2024
31
3.
Paragrafen
In dit hoofdstuk komen de paragrafen aan bod. Het Besluit begroting en verantwoording (BBV) provincies en gemeenten kent de volgende paragrafen: • • • • • • •
Bedrijfsvoering Informatieveiligheid & Privacy Financiering Onderhoud kapitaalgoederen Weerstandsvermogen en Risicobeheersing Financiële kengetallen Verbonden partijen
De paragrafen Lokale heffingen en Grondbeleid zijn voor ons niet van toepassing. Naast het BBV schrijft ook de Wet open overheid (Woo) een verplichte paragraaf voor. Hieronder geven we een stand van zaken op bovenstaande onderwerpen.
3.1
Bedrijfsvoering
Personeel Formatie en bezetting In onderstaand overzicht is onze formatie opgenomen. De realisatie heeft betrekking op de stand van zaken per eind 2024. Dit betreft de medewerkers met een aanstelling. De brandweervrijwilligers zijn uitgezonderd van het FTE-overzicht en apart verantwoord in deze paragraaf. De bezetting is eind 2024 602,32 fte en is hiermee zo goed als gelijk aan de vastgestelde formatie van 602,10 fte. De kleine overbezetting is van tijdelijke aard.
Figuur 1 Formatie en bezetting ultimo 2024
Inhuur op formatie In 2024 zijn er 31 externe medewerkers ingehuurd voor posities binnen de bestaande formatie. Dit is veelal inhuur om vacatures tijdelijk op te vullen totdat er een vaste medewerker gevonden is. Dit komt vooral voor bij functiegroepen waarvan de arbeidsmarkt krap is. Ook komt het voor dat er inhuur plaatsvindt op het moment dat een vaste medewerker langdurig afwezig is en het werk
VRMWB | Jaarstukken 2024
32
voortgezet moet worden. Dit komt voor bij ziekte, zwangerschap en het opnemen van ouderschapsverlof.
Inhuur buiten formatie In totaliteit zijn er in 2024 25 externen ingehuurd voor specialismen zoals centralisten OCB, assurantiën, functioneel beheer, informatisering en advisering risicobeheersing. Ook voor beveiliging, ondersteuning en coördinatie van opvang vluchtelingen heeft inhuur plaatsgevonden.
Ziekteverzuim In 2024 is het ziekteverzuimpercentage (4,36%) in vergelijking met de voorgaande vijf jaar gedaald. Ten opzichte van de landelijke norm van de sector Overheid (6,5%) is het verzuim laag. In vergelijking met voorgaande jaren wordt het verzuim gekenmerkt door een lage verzuimfrequentie. Ook de gemiddelde verzuimduur neemt af. Met sociaal- en medisch overleg en het programma Samen Vitaal wordt actief gestuurd om het langdurig en frequent verzuim terug te dringen en de oorzaken hiervan aan te pakken.
Figuur 2 Verloop van het verzuim in 2024 Naast het wegnemen van specifieke oorzaken is er ook in algemene zin meer aandacht besteed aan preventie van verzuim. Hiervoor is het bedrijfszorgpakket van IZA zorgverzekering aangeschaft. Medewerkers met beginnende klachten, die op termijn kunnen leiden tot uitval, kunnen -zonder tussenkomst van de huisarts- door middel van diverse interventies op het gebied van fysieke en psychische klachten vroegtijdig geholpen worden. Hierdoor kan verzuim vermeden of sneller opgelost worden.
Vrijwilligers Per eind 2024 hebben we 1.318 vrijwilligers, wat iets lager is dan de vastgestelde formatie van 1.334. De bezetting is in 2024 wel toegenomen met maar liefst 33 vrijwilligers ten opzichte van 2023.
VRMWB | Jaarstukken 2024
33
Figuur 3 Formatie en bezetting van vrijwilligers
Het thema vrijwilligheid is één van onze speerpunten. Het vinden en binden van vrijwilligers krijgt nadrukkelijk aandacht om voldoende instroom voor de toekomst te kunnen garanderen. Voor brandweerposten met vacatures worden doorlopend wervingsprocessen opgestart.
Rechtmatigheid Audit en interne controle Een goede administratieve organisatie en interne beheersing zijn belangrijke randvoorwaarden om betrouwbare cijfers te rapporteren en rechtmatig te handelen. Door middel van interne controles en audits wordt periodiek vastgesteld of interne procedures en afspraken zijn nageleefd en te rapporteren cijfers betrouwbaar zijn. Het gaat hierbij niet alleen om financiële cijfers. De afdeling Concerncontrol is onafhankelijk van de lijnorganisatie gepositioneerd en voert audits, evaluaties, (doelmatigheid)onderzoeken en analyses uit om vast te stellen of interne procedures en afspraken nageleefd worden.
Rechtmatigheidsverantwoording De rechtmatigheidsverantwoording gaat over de naleving van de regels die relevant zijn voor de financiële processen van VRMWB. Bijvoorbeeld naleving van wet- en regelgeving en aanbestedingsregels maar ook over misbruik of oneigenlijk gebruik van overheidsmiddelen of over lasten waarvoor geen dekking is opgenomen in de begroting (begrotingsonrechtmatigheid). De drie relevante criteria voor de rechtmatigheidsbeoordeling die voor de rechtmatigheidsverantwoording van toepassing zijn: 1. Het begrotingscriterium 2. Het voorwaardencriterium 3. Misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsmiddelen (M&O) Deze criteria worden ondervangen door de (verbijzonderde) interne controles, de frauderisico analyse en de analyse begrotingsrechtmatigheid. De afdeling Concerncontrol zorgt voor de uitvoering van deze werkzaamheden in samenwerking met de organisatieonderdelen. De onderbouwing van de verantwoording gebeurt door het adequaat inregelen van de interne organisatie en het uitvoeren van interne controles. Deze zijn vastgelegd in ons bestuurlijk vastgestelde intern controleplan. Ook
VRMWB | Jaarstukken 2024
34
worden analyses en voortgezette controles uitgevoerd op onderwerpen die hier aanleiding toe geven. De uitkomsten van deze controles leiden tot een verslag van bevindingen over de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een rechtmatige verantwoording mogelijk maken. Het controlejaar 2024 is het tweede jaar waarin het Dagelijks Bestuur de rechtmatigheidsverantwoording afgeeft en opneemt in de jaarrekening. De accountant geeft een controleverklaring af met alleen een oordeel inzake de getrouwheid van de jaarrekening. In 2024 is het nieuwe financieel systeem geïmplementeerd en is gewerkt aan het herzien en beoordelen van de risico's in de financiële processen. Op basis van de risico's zijn, voor ieder belangrijk financieel proces, de interne controleprogramma’s beoordeeld. In 2024 zijn alle activiteiten afgerond en dat heeft geleid tot het onderbouwd afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording door het Dagelijks Bestuur.
Bevindingen rechtmatigheid Het Dagelijks Bestuur van de VRMWB geeft haar rechtmatigheidsverklaring af en concludeert dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, binnen de hiervoor gestelde grens van 3% (€ 3.230.290). Deze verantwoording geeft het Dagelijks Bestuur in de vorm van een verklaring bij de jaarrekening, te vinden onder paragraaf 4.12.
VRMWB | Jaarstukken 2024
35
* Deze onrechtmatigheid wordt verder toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering
Conform de kadernota Rechtmatigheidsverantwoording 2024 van de Commissie BBV en onze financiële verordening dienen in de paragraaf Bedrijfsvoering een aantal zaken opgenomen te worden indien deze van toepassing zijn. Voor de paragraaf bedrijfsvoering hanteren wij in overleg met de accountant de rapporteringsgrens van € 50.000. De onrechtmatigheden die niet acceptabel zijn en boven de rapporteringsgrens van € 50.000 vallen worden hieronder toegelicht. (1) Begrotingsonrechtmatigheid Bij de rechtmatigheidscontrole vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. Alle overschrijdingen van de begroting (exploitatie en investeringen) en onderschrijdingen van lasten, investeringen en baten en overschrijdingen van baten die niet tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat zijn gemeld aan het Algemeen Bestuur zijn begrotingsonrechtmatigheden. Van deze onrechtmatigheden wordt vastgesteld welke begrotingsonrechtmatigheden met betrekking tot de overschrijding van lasten en investeringsbudgetten passen binnen het door het Algemeen Bestuur vastgestelde beleid, deze overschrijdingen zijn acceptabel.
VRMWB | Jaarstukken 2024
36
De richtlijnen voor de begrotingsrechtmatigheid zijn vastgelegd in de financiële verordening VRMWB 2023 (artikel 23). Hierin staat onder andere beschreven wat de spelregels zijn. Iedere afwijking van de begroting wordt als onrechtmatig beschouwd. Hierbij zijn ook enkele categorieën gedefinieerd, waarbij afwijkingen als acceptabel worden aangemerkt; •
er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren, • er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling, • de overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage. Begrotingsonrechtmatigheden worden expliciet zichtbaar gemaakt en toegelicht bij dit onderdeel. Bij de vaststelling van de jaarstukken, door het Algemeen Bestuur, wordt ook ingestemd met deze onrechtmatigheden. Analyse begrotingsrechtmatigheid Bij een aantal programmaonderdelen is sprake van een afwijking op de begroting. De afwijking op de begroting bedraagt 1,9 mln. en wordt veroorzaakt door overschrijding op de lasten overhead en algemene dekkingsmiddelen, onderschrijding op de lasten programma veiligheid en een onderschrijding op de investeringen. Van totale onrechtmatigheid op de begroting is € 826.450 acceptabel en € 1.050.085 niet acceptabel. De niet acceptabele afwijking bestaan uit de onderschrijding op de investeringen € 678k, een onderschrijding op het programma veiligheid € 241k en een overschrijding op overhead € 131k. Volgens de planning en control cyclus van de VRMWB wordt het Algemeen bestuur tussentijds geïnformeerd met de bestuursrapportage in september. Daarna kunnen zich nog ontwikkelingen voordoen waardoor de kosten hoger of lager uitvallen en leidt tot afwijkingen op de begroting.
Tussen de jaarrekening en bestuursrapportage heeft de VRMWB geen begrotingswijziging en geen tussentijdse rapportage. Dit betekent dat de ontwikkelingen die zich na de bestuursrapportage voordoen niet leiden tot een aanpassing op de begroting en het bestuur hierover bij de jaarrekening geïnformeerd wordt. De afwijkingen die niet tijdig zijn gemeld aan het Algemeen Bestuur worden dan als ‘niet acceptabel’ beoordeeld. In 2025 onderzoeken wij wat de mogelijkheden zijn om de afwijkingen die zich voordoen na de bestuursrapportage met een begrotingswijziging aan te passen of het Algemeen Bestuur tussentijds hierover te informeren. Bij de reserves doen zich ook overschrijdingen voor, maar deze overschrijdingen tellen niet mee voor het oordeel van de rechtmatigheid, aanzien hier gedurende het jaar reeds een besluit over is genomen door het bestuur. Deze besluiten zijn niet meer in de vorm van een begrotingswijziging verwerkt. De uitgebreide meting van de rechtmatigheid op programmaonderdelen wordt hieronder toegelicht: Analyse begrotingsrechtmatigheid programma’s Exploitatie
VRMWB | Jaarstukken 2024
37
Veiligheid lasten De lasten op het programma Veiligheid zijn lager dan begroot. De onderschrijding is € 962.656 en wordt veroorzaakt door minder lasten dan begroot op de onderdelen vrijwilligers, lonen en salarissen en opleiden en oefenen. De lasten voor vrijwilligers zijn € 453.000 lager dan begroot, de onderschrijding is gemeld in de bestuursrapportage. De lasten op opleiden en oefenen vallen € 589.000 lager uit dan begroot. Het voordeel op de lasten wordt met name veroorzaakt door onderschrijding van € 472.000 door vertraging in de aanbesteding van vakbekwaam blijven chauffeurs, afmeldingen voor het realistisch oefenen (kerntaak brand), gewijzigde data van opleidingen voor manschappen en chauffeurs, minder opleidingen voor Industriële brandbestrijding manschappen en scheepsbrandbestrijding. Bij de bestuursrapportage is deze onderschrijding niet voorzien. In totaal is € 241.000 van de lasten op Veiligheid niet acceptabel omdat deze onderschrijding niet tijdig is gemeld aan het Algemeen bestuur. Conform onze financiële verordening artikel 23, 3e lid wordt door het Algemeen Bestuur, bij het vaststellen van de jaarstukken ingestemd met deze begrotingsonrechtmatigheid. Overhead lasten en baten Er zijn meer lasten (€ 682.534) en meer baten op de overhead (€307.462).
Overhead lasten De overschrijding op de lasten van de overhead wordt veroorzaakt door een aantal verschillende zaken die in totaal een overschrijding van € 682.534 veroorzaken. Op de lonen en salarissen binnen Overhead is een nadeel ontstaan door de niet gecompenseerde loonindex. Deze was in de begroting voor 3% opgenomen. De werkelijkheid was 6,4%. Het nadeel is € 877.000. De inhuurkosten en overwerkkosten zijn € 241.000 hoger dan de vrijval door vacatureruimte. Bij facilitaire zaken, advieskosten en overige zaken zijn de lasten € 414.000 lager uitgevallen. Tevens zijn er hogere lasten ontstaan door de verplichte stortingen in de voorzieningen spaarverlof en RVU van € 220.000. VRMWB | Jaarstukken 2024
38
In totaal is € 131.000 van de lasten op overhead niet acceptabel. Deze overschrijdingen is bij de bestuursrapportage niet voorzien en om deze reden niet tijdig gemeld aan het Algemeen bestuur. Conform onze financiële verordening artikel 23, 3e lid wordt door het Algemeen Bestuur, bij het vaststellen van de jaarstukken ingestemd met deze begrotingsonrechtmatigheid. Overhead baten Er zijn ook extra baten ontstaan van € 307.462. Dit wordt veroorzaakt door de vrijval van de voorziening spaarverlof bij het opnemen van verlof of het uit dienst treden van medewerkers en de vrijval voorziening RVU-regeling voor de in 2024 lopende regelingen (€ 198.000). Op lonen en salarissen zijn ook hogere baten ontvangen van € 66.000 door ontvangen uitkeringen voor ouderschap- en zwangerschapsverlof. Verder zijn extra baten ontvangen van de gemeentelijke bijdragen die in totaal € 20.000 hoger waren door de afrekening intekentaken en onder overige zaken is totaal € 22.000 ontvangen. Investeringen De categorie vervoermiddelen heeft een onderschrijding van € 717.603. Bij de bestuursrapportage was al een onderschrijding geprognotiseerd maar de onderschrijding is hoger uitgevallen.
Deze onderrealisatie op vervoermiddelen komt voor een deel omdat er is besloten geen nieuw blusschuimsysteem op de nieuwe tankautospuiten te plaatsen (€ 245.000) en in plaats van 8 tankautospuiten zijn 7 tankautospuiten aangeschaft in 2024 (€ 470.000). De onderrealisatie op de categorie overige materiële vaste activa van € 121.330 wordt voornamelijk veroorzaakt door de uitgestelde geplande nieuw- en verbouw van kazernes waardoor ook de investeringen in de aankleding wordt doorgeschoven (€ 100.000). Ten tijde van de bestuursrapportage werd een kleine overschrijding van deze categorie verwacht van € 7.000. De investeringen zijn in 2024 binnen de goedgekeurde budgetten op categorie gerealiseerd. Er is een beperkte overschrijding op de investeringscategorie “machines, apparatuur en installaties” ad. € 16.355. Deze overschrijding is ontstaan op diverse investeringsprojecten en wordt veroorzaakt door prijsstijgingen. Deze overschrijding is aan het Algemeen Bestuur gemeld bij de behandeling van de bestuursrapportage. De investeringen, inclusief overschrijding, vallen binnen ons beleid ten aanzien van investeringen.
Conform de Financiële verordening, artikel 23, 3e lid, wordt door het Algemeen Bestuur, bij het vaststellen van de jaarstukken, ingestemd met deze begrotingsonrechtmatigheid.
VRMWB | Jaarstukken 2024
39
(2) Voorwaardencriterium Onrechtmatigheid op inkopen Op basis van de uitgevoerde controle op inkopen worden geen grote onrechtmatigheden geconstateerd. In totaal wordt € 93.262 op inkopen als onrechtmatig verantwoord. Er is in 2024 één onrechtmatigheid op de Europese aanbestedingsgrens geconstateerd: In 2021 was het verplicht om al het schuimvormend middel in de voertuigen te vervangen door PFAS-vrij schuimvormend middel (SVM). Aanbesteden was niet mogelijk, omdat slechts 1 soort SVM toegestaan was met maar 1 leverancier. De afgelopen 3 jaren erna is uiteraard nog SVM bijbesteld om de voertuigen te vullen. Doordat voor een Europese aanbesteding 2021 nog meetelt (4 jaren terug) is een overschrijding van € 61.028 boven de Europese drempelwaarde ontstaan. In de komende jaren worden veel minder uitgaven aan SVM verwacht omdat er met grotere waterwagens gewerkt gaat worden. In het jaar 2023 is één inkooptraject aangetroffen dat niet rechtmatig was verlopen. Dit betrof de aanschaf van kantoorinrichting. Dit inkooptraject was met een MVO (meervoudige onderhandse) procedure uitgevoerd en het inkooptraject was ruim boven de gunning gerealiseerd (realisatie begroot: € 335.000 t.o.v. begroot € 175.000. Hierdoor is niet alleen de gunning overschreden (met meer dan 10%), maar er had ook een andere procedure moeten worden gevolgd.
Dit inkooptraject had door middel van een Europese aanbesteding moeten worden uitgevoerd. In 2024 is op ditzelfde contract nog voor € 32.233 euro aan financiële verplichtingen betaald en daardoor loopt een geringe onrechtmatigheid door vanuit 2023 omdat bij de jaarrekening in 2023 geen herstelacties zijn uitgevoerd op de gevonden onrechtmatigheid op de inrichting kantoormeubilair. Overige bevindingen Uit de interne controles zijn enkele bevindingen naar voren gekomen die aanleiding geven om deze nader toe te lichten. Lonen en salarissen: In de 13e maand heeft bij ADP (de salarisverwerker) door een softwarefout in het systeem een onjuiste boeking plaatsgevonden van 241.346. Dit bedrag is te veel geboekt op de salarissen via de reservering van de TOR (Toelage overgangsrecht). Deze boeking heeft direct invloed op het resultaat omdat de salariskosten nu voor dit bedrag te hoog zijn opgenomen in de lasten. Dit wordt gecorrigeerd en het gepresenteerde resultaat is nu inclusief deze correctie. (3) Misbruik en oneigenlijk gebruik Het voorkomen van onrechtmatig handelen en fraude heeft binnen de organisatie de aandacht. In de processen zijn beheersmaatregelen genomen om frauderisico’s te beperken. VRMWB heeft een overkoepelend M&O beleid ‘Beleid voorkomen Misbruik & Oneigenlijk gebruik (overheidsmiddelen) VRMWB’.
Om Misbruik en oneigenlijk gebruik vast te kunnen stellen is in 2024 de frauderisicoanalyse uitgevoerd. Deze analyse vormt een inventarisatie van mogelijke fraudes die binnen een organisatie kunnen voorkomen. Deze risico’s zijn niet gebaseerd op verdenkingen of waargenomen fraudes, maar gebaseerd op een analyse van de processen die binnen een organisatie plaatsvinden. Voor de risico’s wordt een inschatting gemaakt van de kans en impact. Hierbij wordt rekening gehouden met de continuïteit en het imago van de organisatie, bestuurlijke afbreuk, juridische aansprakelijkheid en personele en financiële consequenties. In 2024 zijn daar 32 risico’s in opgenomen. Dit betreffen zowel interne als externe risico’s. De opgenomen risico’s zijn inherent aan de organisatie, de maatschappij en de processen die hier onderdeel van uitmaken. In 2024 hebben wij een uitgebreidere frauderisicoanalyse uitgevoerd.
VRMWB | Jaarstukken 2024
40
De grootste risico’s blijven de technische infrastructuren (informatie manipuleren, verminken of verwijderen of downloaden, virus en hacken), het geldverkeer en het menselijk handelen. Er zijn en worden veel acties uitgevoerd op de technische infrastructuren. Zowel op de systemen zelf als op de menselijke kant door middel van online bewustwordingstraining op informatiebeveiliging en privacy. Hierdoor is het risico iets verlaagd. Uiteraard blijft informatisering, technische infrastructuren, in totaal wel een hoog risico. De omvang van de risicoscore is iets verhoogd. Deze toename is veroorzaakt door de categorie externe risico’s omdat in 2024 een aantal maatregelen niet meer werkte, c.q. gebruikt werd. Inmiddels is dit zoveel mogelijk weer hersteld. Dit betroffen de maatregelen om spookfacturen te voorkomen en het voorkomen van onderscheppen van aanbestedingsbetalingen. Daarnaast is de CEO-fraude zwaarder gewogen omdat dit steeds meer voorkomt. Bij de technische infrastructuren daarentegen is het risico iets afgenomen doordat vanaf Q2 2024 SIEM SOC werkt voor 24*7*365 bewaking en opvolging voor onbevoegde toegang. SIEM SOC biedt ook extra bescherming voor voorkomen en mitigeren van geforceerde toegang (hacken, virus, cryptolocker).
Op het gebied van menselijk handelen, personeel-organisatie, technische infrastructuren, externe risico’s en geldverkeer blijft altijd een restrisico aanwezig waarbij het geldverkeer en het menselijk handelen de grootste risico’s blijven. SiSa-verantwoording In 2024 zijn 4 regelingen opgenomen in de SiSa-verantwoording in de jaarrekening. Deze regelingen zijn nader geanalyseerd en verantwoord. Er zijn geen bijzonderheden geconstateerd. •
• • •
De BDuR-ontvangsten zijn aangesloten met de verantwoorde opbrengsten. Hierbij is gecontroleerd of er een aansluiting is met de beschikkingen die zijn ontvangen vanuit het Rijk. Hierbij is geconstateerd dat de ontvangsten en opbrengsten juist en volledig zijn verwerkt. Verbetering van de digitale dienstverlening ontvangsten zijn ook verantwoord volgens de beschikkingen, en juist in de systemen verwerkt. Bekostiging ontheemden Oekraïne door Veiligheidsregio’s Bekostiging eerste opvang ontheemden Oekraïne door Regionale Openbare lichamen
De SiSa verantwoording zelf is in de jaarrekening opgenomen onder 4.12. Evaluatie van de kwaliteit van de interne beheersing In 2024 hebben we extra aandacht voor de processen gehad vanwege het in gebruik nemen van een nieuw financieel systeem. Hieronder wordt een nadere toelichting gegeven op de kwaliteit van de interne beheersing en de leer- en verbeterpunten voor de toekomst. Algemeen In 2024 hebben we veel aandacht gehad voor de implementatie van de nieuwe financiële applicatie en het wegwijs maken van de gebruikers hierin. Het streven in 2024 was om een verbeterslag te maken in de interne beheersing en de uitvoering van de interne controles. Door de implementatie van een nieuw financieel systeem en daarmee samenhangende onduidelijkheden over wijzigingen of verschuivingen in werkzaamheden of processen tussen verschillende afdelingen is dit niet gelukt. Door het werken met een nieuw financieel systeem moesten in 2024 de financiële processen opnieuw beschreven worden. Deze procesbeschrijvingen zijn, anders dan voorgaande jaren, middels
VRMWB | Jaarstukken 2024
41
de nieuwe opzet van procesbeschrijvingen opgesteld. Deze flowcharts geven inzicht in diverse werkprocessen, maar geven voor de financiële processen nog geen totaaloverzicht van de belangrijkste interne beheersingsmaatregelen in een proces (soms worden rollen of functies of stappen in het proces gemist). Voor de financiële processen zijn deze procesbeschrijvingen niet specifiek genoeg beschreven vanuit het perspectief van interne beheersing(maatregelen). In 2025 pakken we deze procesbeschrijvingen op en zorgen voor verdere uitwerking. 1e lijncontroles De 1e lijncontroles zijn de in de systemen ingebouwde maatregelen en hier kan Concerncontrol op steunen. Om dit te bevestigen worden door de afdeling IT of door derden IT-audits uitgevoerd. 2e lijncontroles De Interne controles worden uitgevoerd door de 2e lijn binnen de organisatie, dit betreft de afdelingen die primair verantwoordelijk zijn voor het betreffende proces. In 2024 zijn interne controles aangepast aan de nieuwe processen. De resultaten van de 2e lijncontroles zijn bruikbaar voor de toetsing van de rechtmatigheidsbeoordeling, maar geven, evenals in 2023 nog wel ruimte tot verbetering. De inhoudelijke beoordeling van sommige onderdelen van de interne controles en de opvolging van geconstateerde fouten of onduidelijkheden dient te verbeteren.
De verbetering is noodzakelijk, zodat beheersing van de nieuwe processen wordt verbeterd en Concerncontrol kan steunen op de uitkomsten van de interne controles en de constateringen kan gebruiken voor het bewaken van de voortgang en het opstellen van de rechtmatigheidsverklaring. 3e lijncontroles Dit zijn de analyses van de uitkomsten uit de 1e en 2e lijncontroles en de overige controles en Verbijzonderde Controles (VIC) die Concerncontrol zelf uitvoert. Het kost de afdeling Concerncontrol veel tijd om controles van de 2e lijn te analyseren en een oordeel te vormen. In 2024 heeft dit met name te maken met het nieuwe systeem waarin de boekingen en overzichten nog niet helemaal op orde zijn. Bevindingen vanuit interne controles zijn gedeeld met de proceseigenaren en waar nodig zijn aanbevelingen gedaan voor verbeteringen van het proces en adviezen gegeven voor herstelacties. Deze worden geïmplementeerd en zorgen voor verbetering op het gebied van de interne controle of de efficiency van processen in komende periodes.
3.2
Informatieveiligheid en privacy
Algemeen In 2024 is het strategisch informatiebeveiligings- en privacybeleid opgesteld. Dit beleid wordt in 2025 aan het bestuur voorgelegd ter vaststelling. In 2024 is ook een start gemaakt met het vormen van een informatiebeveiliging en Privacyteam (IB&P team). Het team bestaat uit vier privacy officers en vier information security officers die ingezet worden voor het opstellen van beleid, procedures, verwerkingsregister, risicoanalyses, onderzoek cybermeldingen etc. We hebben een doorlopende bewustwordingstraining op informatiebeveiliging en privacy voor alle medewerkers door middel van e-learning. Deze is in 2024 verplicht gesteld voor het kantoorpersoneel waarbij bijna 100% van de medewerkers de verplicht gestelde modules heeft doorlopen. Daarnaast zijn er het hele jaar door verschillende bewustwordingsacties georganiseerd
VRMWB | Jaarstukken 2024
42
zoals de cybersecurityweek met een lezing van Daniël Verlaan, presentaties aan teams en een phishingmail test.
Informatiebeveiliging Naar aanleiding van de bestuurlijke cybertraining in april is het Incident Responseplan (IRP) geactualiseerd en zijn de werkafspraken aangescherpt hoe wij omgaan met verstoringen van onze ITvoorzieningen. Gezamenlijk met alle 25 veiligheidsregio’s is met een externe partij een contract afgesloten voor het leveren van assistentie en herstel na cyberincidenten. Ook is een Security Operations Center en Security Information & Event Management ingericht (Siem/ Soc). Het is kort samengevat een zeer proactieve bewaker van onze IT-omgeving rondom cyberbedreigingen die in staat is kleine verdachte veranderingen met mogelijk grote gevolgen al in een vroeg stadium te herkennen en de kop in te drukken. Het is de slimme combinatie van mens en techniek die 24/7/365 zorgt dat onze IT-omgeving veilig blijft. We hebben in 2024 onderzoek gedaan naar de volwassenheid van onze informatiebeveiliging inclusief een kloofanalyse ten opzichte van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid 2 (BIO2). Eind 2024 is gestart met het opstellen van een verbeterplan wat gericht is op het borgen van procedures en werkafspraken en het inrichten van een Information Security Management System (ISMS). Verder bereiden wij ons voor op de vitaal verklaring waarvoor in 2024 diverse gesprekken met het ministerie van J&V hebben plaatsgevonden.
We bouwen mee aan de realisatie van het landelijke cyberweerbaarheidsnetwerk (CWN). Hiervoor zijn in 2024 de eerste stappen gezet. Landelijk is de huidige situatie van BIO volwassenheid bij alle veiligheidsregio's getoetst en zijn sectorale risicobeelden vastgesteld in de oefening MASKR. Dit CWN-netwerk wordt op termijn de schakelorganisatie en het knooppunt voor cyberweerbaarheid. De impact van deze vitaal verklaring voor veiligheidsregio's stond op de planning van het ministerie maar schuift door naar 2025.
Privacy We zijn verplicht om risicoanalyses en Data Protection Impact Assessments (DPIA) te doen op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) wanneer een proces of systeem persoonsgegevens gebruikt waarbij mogelijk een hoog risico voor de rechten en vrijheden van betrokkenen optreedt. In 2024 is een start gemaakt met de pre-DPIA-BBN toets. Aan de hand van deze analyse wordt vastgesteld of een DPIA verplicht is en wordt bepaald welk Basis Beveiligingsniveau (BBN) van toepassing is op de informatie. In 2024 zijn er 3 pré-DPIA’s uitgevoerd. Op grond van de AVG is het verplicht om datalekken binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens te melden wanneer deze een risico inhouden voor de rechten en vrijheden van personen. We hebben een datalekkenregister waarin alle gemelde datalekken worden vastgelegd. Hierin leggen we ook datalekken vast die uiteindelijk niet als datalek zijn geclassificeerd omdat wij niet verwerkingsverantwoordelijk of niet meldingsplichtig zijn. In 2024 zijn er in totaal 28 meldingen gedaan van mogelijke datalekken. Hiervan zijn 13 datalekken geconstateerd voor VRMWB als verwerkingsverantwoordelijke. Voor het overige deel zijn andere organisaties verwerkingsverantwoordelijk. We hebben deze datalekken tijdig bij deze organisaties gemeld. Totaal aantal meldingen
28 meldingen
Aantal datalekken veiligheidsregio
13 datalekken
VRMWB | Jaarstukken 2024
43
Aantal datalekken gemeld aan de AP
0
Aantal datalekken gemeld aan de betrokkene(n)
0
In 2024 is één verzoek ontvangen, namelijk een verwijderverzoek. Dit verzoek is ingewilligd. We hebben nog geen procedures opgesteld rondom het uitvoeren van rechten van betrokkenen. In 2024 is de Europese richtlijn Artificial Intelligence Act (AI Act) in werking getreden. In 2024 is er onderzoek gedaan naar de toepassing van de AI ACT en een verbeterplan opgesteld met wat nodig is om aan deze nieuwe verordening te voldoen. In 2024 is een nulmeting op naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) uitgevoerd. Doordat medio 2023 wisselingen zijn geweest op gebied van zowel informatiebeveiliging als privacy is de nulmeting uitgevoerd om de huidige status van de naleving op de AVG inzichtelijk te brengen. Uit de nulmeting zijn risico´s en verbeteringen gebleken, die in een verbeterplan worden opgenomen. In 2025 wordt een deel hiervan uitgevoerd. De focus ligt op het opstellen van uitvoeringsbeleid, procedures en werkinstructies, uitvoeren van pré-DPIA's bij nieuwe applicaties, een plan van aanpak opstellen voor het herzien van het verwerkingsregister en een procedure om dit periodiek bij te houden.
3.3
Wet open overheid (Woo)
We hebben gewerkt aan de voorbereidingen en implementatie van de Wet openbare overheid (Woo). De wetgeving is per 1 mei 2022 gedeeltelijk in werking getreden voor de afhandeling van Woo-verzoeken. Het proces voor de behandeling van Woo-verzoeken is ingericht en in gebruik genomen. Medio 2024 is meer duidelijkheid gegeven rondom de actieve publicatieplicht waar alle overheidsorganisaties aan moeten voldoen. Dat is gedaan door de 17 categorieën uit te werken in definities. Deze definities geven per categorie aan welke documenten actief gepubliceerd moeten worden, wanneer en hoe deze gepubliceerd moeten worden en binnen welke termijn. De eerste vier categorieën zijn per 1 november 2024 actief openbaar gemaakt. In de afgelopen periode zijn alle 17 categorieën en gepubliceerde werkdefinities doorlopen. Aan de hand van de werkdefinities is een overzicht gemaakt waarin duidelijk wordt welke documenten vallen onder de actieve publicatieplicht. De Rijksoverheid gaf eerder aan dat zij een publicatieplatform zouden ontwikkelen om te kunnen publiceren (PLOOI). Begin 2024 is duidelijk geworden dat dit niet landelijk wordt gerealiseerd, maar dat er een Woo-index voor in de plaats komt. Alle overheidsorganisaties moeten URL’s aanleveren aan de Woo-index om alle documenten vanaf één locatie doorzoekbaar te maken.
Dat houdt in dat alle organisaties zelf een publicatieplatform moeten realiseren om te kunnen voldoen aan de publicatieplicht vanuit de Woo. Zoals aangegeven zijn de eerste vier categorieën per 1 november 2024 verplicht gesteld. Deze categorieën (organisatiegegevens, bereikbaarheidsgegevens en de wetten en besluiten van algemene strekking) worden al via bestaande kanalen gepubliceerd. Namelijk via het Register van Overheidsorganisaties (het Roo) en via overheid.nl. Deze kanalen worden automatisch gekoppeld aan de Woo-index. We voldoen daarmee aan de verplichting die per 1 november 2024 is ingegaan.
VRMWB | Jaarstukken 2024
44
Er is een platform ingericht voor de actieve publicatieplicht. Met ‘Iprox-open’ is een publicatieplatform ingericht dat voldoet aan alle wettelijke eisen vanuit de Woo. Deze oplossing biedt de mogelijkheid om alle categorieën conform de Woo te publiceren, zorgt ervoor dat aan alle wettelijke en technische eisen wordt voldaan en biedt de mogelijkheid om ook andere documenten via het platform te publiceren.
3.4
Financiering
Artikel 212 van de Gemeentewet vereist dat de uitgangspunten voor het financiële beleid en beheer en de inrichting van de financiële organisatie worden vastgelegd in een financiële verordening. Hierin is bepaald dat het Dagelijks Bestuur in ieder geval verslag doet van de volgende onderdelen: • • • • • • • •
De kasgeldlimiet De renterisiconorm De huidige liquiditeitspositie De liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte De rentevisie De rentekosten en -opbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie Renteschema 2024 EMU Saldo
De overheid stelt in de Wet FIDO (Financiering Decentrale Overheden) specifieke regels ten aanzien van de structuur van de leningen van de decentrale overheid, om zo de gevoeligheid voor rentefluctuaties te beperken. We volgen de hieruit voortvloeiende wettelijke kaders voor het renterisicobeheer (kasgeldlimiet en renterisiconorm).
a. De kasgeldlimiet De kasgeldlimiet stelt grenzen aan de omvang van de financiering door middel van kort vermogen (looptijd korter dan 1 jaar). Voor gemeenschappelijke regelingen bedraagt de kasgeldlimiet 8,2% van de totale begrotingsomvang. Wij mochten in 2024 gemiddeld niet meer dan € 8,6 miljoen (8,2% van € 105,1 miljoen) aan kortlopende schulden aantrekken. Aan Gedeputeerde Staten dient gerapporteerd te worden als de kasgeldlimiet op twee opeenvolgende kwartalen wordt overschreden. Er heeft in 2024 een overschrijding van de kasgeldlimiet in het laatste kwartaal plaatsgevonden. In deze periode is een lening van € 10 miljoen afgesloten om aan de verplichtingen van december en begin januari te kunnen voldoen. De lening wordt op 18 februari 2025 afgelost.
b. De renterisiconorm De renterisiconorm heeft als doel het renterisico bij herfinanciering te beperken. De jaarlijkse verplichte aflossingen en renteherzieningen mogen wettelijk niet meer bedragen dan 20% van het begrotingstotaal, in 2024 niet meer dan € 21 miljoen (20% van € 105,1 miljoen). In 2024 heeft geen herziening plaatsgevonden van de rentepercentages van onze leningen en de aflossing op de leningen bedroeg € 4,9 miljoen. Hiermee blijven we ruim onder de renterisiconorm.
VRMWB | Jaarstukken 2024
45
c. De huidige liquiditeitspositie De omvang van de vrij ter beschikking staande liquide middelen, inclusief middelen schatkist bankieren, is in 2024 toegenomen van € 1,5 miljoen per 1/1/2024 naar € 5,4 miljoen per 31/12/2024. Eind 2024 is er een kasgeldlening aangetrokken om aan de financiële verplichtingen van december 2024 en begin januari 2025 te kunnen voldoen.
d. De liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte We hanteren een liquiditeitsplanning op basis van de investeringsplanning, aflossingsschema’s van de leningen en de meerjarenbegroting. Hierdoor kan de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de middellange termijn worden bepaald.
e. De rentevisie We hebben geen eigen beleid ontwikkeld op het gebied van renteontwikkelingen en volgen de huisbankier op het gebied van rentevisie.
f. De rentekosten en opbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie Lagere overheden zijn sinds eind 2013 verplicht om hun liquide middelen en beleggingen aan te houden in de schatkist van het Ministerie van Financiën. We houden de rekening-courant tegoeden en deposito’s aan bij het Ministerie van Financiën. Over het saldo wordt op dit moment 3,9% rente vergoed. De rentekosten van de langlopende leningen die onder onze leningenportefeuille vallen, bedragen over 2024 € 654k. De rentekosten van de kasgeldleningen bedragen € 224k. De rentebaten van € 374k betreffen de ontvangen rente op rekening courant Schatkistbankieren.
VRMWB | Jaarstukken 2024
46
g. Renteschema
h. EMU-saldo 2024 Het EMU-saldo geeft het saldo van de inkomende en uitgaande geldstromen die hebben plaatsgevonden weer minus deelname aan bedrijven en inkomsten uit kredietverstrekking. Dit is de wijze waarop de landen in de Eurozone hun EMU-saldo berekenen en waarover ook begrotingsafspraken zijn gemaakt.
Het negatieve EMU-saldo over 2023 geeft aan dat we in dat jaar meer uitgegeven hebben dan dat we hebben ontvangen. Hierdoor lijkt het alsof we niet in balans zijn. Dat komt doordat we voor onze boekhouding gebruik maken van het ‘stelsel van baten en lasten’. De uitgaven voor investeringen leiden bijvoorbeeld in één jaar tot een uitgave voor het EMU-saldo, maar voor onze eigen boekhouding leidt het in de exploitatie via de kapitaallasten tot meerjarige lasten. In 2024 is er minder geïnvesteerd waardoor het EMU-saldo positief uitpakt.
3.5
Onderhoud kapitaalgoederen
In artikel 12 van het BBV wordt aangegeven wat de beleidskaders zijn voor het onderhoud van de kapitaalgoederen, de hieruit voortvloeiende financiële consequenties en de vertaling van deze consequenties in de begroting. We beschikken over een aanzienlijke omvang kapitaalgoederen. Met het onderhoud van de kapitaalgoederen is een substantieel deel van de begroting gemoeid. Deze kapitaalgoederen bestaan voor een groot deel uit voertuigen en materieel.
VRMWB | Jaarstukken 2024
47
Gebouwen In 2013 is een besluit genomen over de eigendomsoverdracht van 9 kazernes van 7 gemeenten, per 31 december 2013. In 2024 zijn de laatste 2 kazernes in eigendom terug verkocht aan de gemeenten Bergen op Zoom en Waalwijk. Voor de kazernes zijn met de gemeenten afspraken gemaakt over het onderhoud van het gebruikersdeel. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van demarcatielijsten en meerjarige onderhoudsplannen (MJOP). Voor het groot onderhoud is een voorziening ingesteld voor het egaliseren van de in de tijd gespreide onderhoudskosten. Voor alle kazernes zijn de MJOP's eind 2022 geactualiseerd, waarna de dotatie en de stand van de voorziening is aangepast. Onderstaand het verloop van de voorziening in 2024. Omschrijving (bedragen x 1.000)
31-12-2023 Toevoeging
Voorziening onderhoud kazernes Totaal
€ €
3.104 € 3.104 €
Aanwending
842 € 842 €
540 € 540 €
Vrijval
-
31-12-2024 € €
3.405 3.405
Materiaal, materieel en voertuigen We beschikken over een grote vloot aan voertuigen. Bij aanbesteding van deze voertuigen zijn deels onderhoudscontracten afgesloten voor een bepaalde periode. Het onderhoud van de overige voertuigen vindt plaats in eigen beheer. Ook worden de bepakkingswerkzaamheden grotendeels in eigen beheer uitgevoerd. Er is geen voorziening groot onderhoud ingesteld voor materieel, aangezien daar geen noodzaak toe is. De afgesloten contracten gelden als normering. Er is momenteel geen sprake van achterstallig onderhoud binnen onze vloot. Naast normeringen op materieel zijn er ook normeringen op materiaal.
VRMWB | Jaarstukken 2024
48
De voertuigen zijn WA-verzekerd. Schades aan voertuigen zijn voor eigen rekening. Het saldo begroting -/- realisatie is in paragraaf 4.6 Overzicht lasten en baten: verschillenanalyse onder brandstof en energie en materiële kosten nader toegelicht.
3.6
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Volgens artikel 11 van het BBV zijn gemeenschappelijke regelingen verplicht in hun begroting en jaarverslag een paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing op te nemen. In deze paragraaf wordt een beeld gegeven van alle risico’s die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de weerstandscapaciteit en tot onze financiële positie. Hiermee ontstaat inzicht in hoeverre we in staat zijn om financiële risico’s op te vangen, zonder dat de begroting en het beleid aangepast hoeven te worden. Deze paragraaf bevat, conform artikel 11 BBV de volgende onderdelen: • Een inventarisatie van de weerstandscapaciteit. • Een inventarisatie van de risico’s. • Het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s. • Een aantal verplichte financiële kengetallen. In de begroting zijn in de paragraaf ‘weerstandsvermogen en risicobeheersing’ de risico’s vermeld in relatie tot de weerstandscapaciteit. Het betreft de risico’s die tot het moment van het aanbieden van de begroting bekend zijn. Om een beeld te kunnen geven van de risico’s die de organisatie loopt, vindt periodiek een risico-inventarisatie plaats. Na afloop van het begrotingsjaar wordt in de jaarrekening, eveneens in de paragraaf weerstandsvermogens risicobeheersing, gerapporteerd over de actuele risico’s in relatie tot de beschikbare weerstandscapaciteit.
Benodigde weerstandscapaciteit Hieronder staan de belangrijkste risico’s (per februari 2025, bij het opstellen van de jaarrekening 2024) met hun aandeel in het totaal benodigde weerstandscapaciteit:
Op basis van de actuele risico’s is de benodigde weerstandscapaciteit bepaald op € 4.827k. De benodigde weerstandscapaciteit is met € 563k gedaald ten opzichte van de laatste inventarisatie bij VRMWB | Jaarstukken 2024
49
de bestuursrapportage 2024 (€ 5.390k). Dit is te verklaren doordat de financieel impact van een bestaand risico is gewijzigd, namelijk het risico bij vrijwilligheid. Dit is verderop in deze paragraaf toegelicht. De beschikbare weerstandscapaciteit is dat deel van het eigen vermogen dat beschikbaar is om eventuele risico’s financieel op te kunnen vangen. Voor ons is dit de algemene reserve. Het Algemeen Bestuur heeft in haar vergadering van 12 december 2024 besloten om de crisis- en calamiteitenreserve vrij te laten vallen en een algemene reserve te vormen. De algemene reserve is vrij aanwendbaar voor optredende risico’s zonder dat dit leidt tot een ernstige verstoring van het geformuleerde beleid. De algemene reserve bedraagt per 31 december 2024 € 1.770k en vormt de beschikbare weerstandscapaciteit voordat teruggevallen moet worden op de deelnemende gemeenten. De overige (bestemming)reserves worden niet meegerekend tot de beschikbare weerstandscapaciteit. Dit zijn de reserves waaraan een bestemming is toegekend. Het weerstandsvermogen wordt via de volgende berekening in beeld gebracht:
Ratio weerstandsvermogen: 0,37
Beschikbare weerstandscapaciteit: € 1.770k ------------------------------------------------------------------Benodigde weerstandscapaciteit: € 4.827k
De beschikbare weerstandscapaciteit is ten opzichte van de bestuursrapportage 2024 ongewijzigd en bedraagt € 1.770k. De benodigde weerstandscapaciteit is ten opzichte van de bestuursrapportage 2024 licht gedaald en bedraagt € 4.827k. Het weerstandsvermogen (€ 1.770k/€ 4.827k) is hierdoor ten opzichte van de bestuursrapportage 2024 licht gestegen en bedraagt 0,37 (was 0,30). Het weerstandsvermogen geeft aan in hoeverre we in staat zijn om financiële tegenvallers op te vangen zonder de noodzaak om direct te bezuinigen of het beleid aan te passen. We zijn, met een ratio weerstandsvermogen van 0,37, beperkt in staat om financiële tegenvallers zelf op te vangen. Om deze reden dienen de deelnemende gemeenten een algemene reserve aan te houden om onze risico’s op te vangen die onder andere is bestemd voor de risico’s die voortvloeien uit de gemeenschappelijke regeling waarin wordt deelgenomen. Hiermee zijn in feite de gemeenten een deel van de benodigde weerstandscapaciteit en doen we indien nodig een beroep op de weerstandscapaciteit van de deelnemende gemeenten.
Inventarisatie risico's Omgaan met risico’s vormt een dagelijks onderdeel voor organisaties. Van onvoorspelbare crises zoals de oorlog in Oekraïne en de hierdoor stijgende gasprijzen tot veranderende wet- en regelgeving die invloed hebben op de bedrijfsvoering en de uitvoering van het werk. Zoals alle organisaties hebben ook wij te maken met risico’s bij de uitvoering van onze taak. Een groot aantal risico’s wordt opgevangen of beperkt door (interne) beheersmaatregelen die we inzetten om het effect van bepaalde risico’s te verkleinen. Voor een deel zijn er risico’s die we niet of beperkt kunnen beheersen. Om deze op te vangen zijn diverse verzekeringen afgesloten. In deze paragraaf zijn de belangrijkste risico’s benoemd die zich voor kunnen doen maar die nog onvoldoende concreet en kwantificeerbaar zijn en waarvoor geen verzekeringen zijn afgesloten of voorzieningen zijn gevormd.
VRMWB | Jaarstukken 2024
50
Bij ieder geïdentificeerd risico hebben we, voor zover mogelijk, maatregelen opgenomen die we nemen om de kans dan wel de impact van de geïdentificeerde risico’s te beperken. Om de impact goed en vanuit een breder perspectief in te schatten, worden de risico’s beoordeeld op meerdere aspecten zoals continuïteit van de organisatie, bestuurlijke afbreuk, imago organisatie en personele, juridische en financiële implicaties. Het identificeren en vaststellen van de belangrijkste risico’s is een momentopname. In de loop van de tijd kunnen er nieuwe risico’s ontstaan en kunnen risico’s in de toekomst anders ingeschat worden. Hieronder lichten we geïdentificeerde risico’s per februari 2025 nader toe.
Vrijwilligheid Het vinden en blijven binden van voldoende vrijwilligers aan de organisatie is een continu aandachtspunt. De beschikbaarheid van vrijwilligers en daardoor paraatheid staan onder druk. We hebben structureel 20-30 vacatures bij onze vrijwillige brandweerposten en het werven van nieuwe vrijwilligers blijft een aandachtspunt. We hebben een verouderd vrijwilligersbestand (relatief hoge leeftijdsopbouw). Komende jaren moeten we rekening houden met nog meer uitstroom, met meer druk om te werven en op te leiden. De werving en selectie van vrijwilligers heeft continu aandacht. De bezetting van vrijwilligers is in 2024 toegenomen met 33 vrijwilligers. Hierdoor is het aantal vacatures afgenomen. De gemiddelde financiële impact is om deze reden verlaagd.
Europese deeltijdrichtlijn brandweervrijwilligers (verplichtend karakter) Naast dat het moeilijk is om vrijwilligers te binden en boeien aan onze organisatie, hebben wij ook te maken met een Europese richtlijn. Deze richtlijn stelt dat gelijke arbeid gelijk beloond moet worden. In de toekomst is kazerneren en consigneren van vrijwilligers daarom niet meer mogelijk waardoor we ook op onze beroepsposten geconfronteerd worden met een tekort aan medewerkers. Indien veiligheidsregio’s brandweervrijwilligers een parttime aanstelling moeten geven, nemen de kosten van de brandweerzorg enorm toe. Daarnaast is het de vraag of vrijwilligers en hun werkgevers instemmen met een ander dienstverband. In 2022 is geconstateerd dat de operationele sterkte van de beroepskazernes niet voldoende is om volgens ons 24-uursrooster uitvoering te geven aan het door gemeenten vastgestelde dekkingsplan van de regio. In afwachting van landelijk beleid als gevolg van Europese wet- en regelgeving heeft het Algemeen Bestuur als tijdelijke maatregel het besluit genomen (oktober 2022) om de operationele sterkte van de beroepsbezetting uit te breiden, maar nog wel in te vullen met vrijwilligers. Hiervoor is in 2023, 2024 en 2025 de gemeentelijke bijdrage verhoogd met € 465k. Concreet betekent dit dat we dagelijks vrijwilligers kazerneren.
Met de keuze voor deze variant wordt niet vooruitgelopen op landelijke besluitvorming over de effecten van de Europese Deeltijdrichtlijn. Voor 2026 is er nog geen zicht op de vaststelling van het landelijk beleid. In een brief aan de Minister van Justitie en Veiligheid heeft het Veiligheidsberaad aangegeven dat voor de structurele borging van vrijwillige brandweerinzet in ons land jaarlijks minimaal € 35 miljoen nodig is. De Minister wacht de uitkomsten af van een onderzoek door het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en gaat dat met de veiligheidsregio’s in gesprek over financiering van de kosten.
VRMWB | Jaarstukken 2024
51
Informatieveiligheid Vanuit het landelijke versnellingsplan Informatieveiligheid wordt in opdracht van het Veiligheidsberaad de cyberweerbaarheid van de Veiligheidsregio’s en het Nederlands Instituut Publieke Veiligheid (NIPV) versterkt. We versterken informatieveiligheid in onze veiligheidsregio op basis van de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) die standaard verplicht is voor overheidsorganisaties. De minister heeft besloten dat alle veiligheidsregio’s binnen afzienbare tijd tot de vitale infrastructuur gaan behoren. Het definitief besluit moet nog worden genomen (planning Q2 2025). Dit betekent dat we aan een hoger volwassenheidsniveau op het gebied van informatieveiligheid moeten voldoen voor een aantal processen. Informatieveiligheid wordt beoordeeld aan de hand van de zogeheten volwassenheidsniveaus, 0 is het laagste, 5 is het hoogste. Eind 2024 is een audit op de BIO (baseline informatiebeveiliging overheid) uitgevoerd. Op basis van de bevindingen uit deze audit is er een verbeterplan BIO geschreven. In een steeds meer digitale wereld neemt de impact van ransome ware aanvallen neemt toe. Bij een dergelijke aanval komt gevoelige informatie in verkeerde handen dan wel wordt openbaar gemaakt. Bij het lekken van persoonsgegevens kan dit leiden tot een boete van het Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
Een aanval kan ook leiden tot vervreemding van overheidsgelden (via digitale betalingsmiddelen). Maatregelen tegen ransome ware zijn dan ook van groot belang. De afgelopen jaren zijn de medewerkers getraind in het herkennen en omgaan met informatiebeveiligingsrisico's.
Continuïteit Informatie- en Communicatietechnologie (ICT) Tijdens een crisis is het mogelijk dat onze vitale (ICT) infrastructuur niet naar behoren werkt. Dit kan tot gevolg hebben dat de inzet vertraagd wordt en dat bepaalde onderdelen uitvallen. Er is een aantal beheersmaatregelen genomen om dit risico te mitigeren, zoals een analyse van kwetsbaarheden, het kunnen overdragen van kritische processen naar andere veiligheidsregio’s en het oefenen met scenario’s zoals stroomuitval, cybercrime en ICT-uitval. Business Continuïteit blijft een aandachtspunt. Naar aanleiding van de geopolitieke spanningen in de wereld is opdracht gegeven om in 2025 te werken aan een organisatie breed Continuïteitsplan. Hiervoor is eind 2024 een projectopdracht vastgesteld.