Document · PDF

RV Ontwerp-jaarverslag 2020 en Ontwerp-meerjarenbegroting 2022-2025 Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied (2021.0001657)

Raadsplein: Agenda en raadsstukken 30 september 2021, gemeente HaarlemmermeerBij agendapunt: RV Ontwerp-jaarverslag 2020 en Ontwerp-meerjarenbegroting 2022-2025 Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied (2021.0001657)36.271 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 2 van 4

Tevens is er ook sprake van een deel materieel budget wat bij programma Bouw begroot is, maar waar programma Milieu & Brzo de kosten draagt.

Lasten zijn exclusief lasten voor bedrijfsvoering. Deze zijn opgenomen in het programma Bedrijfsvoering.

Gewijzigde begroting

Realisatie

(bedragen x € 1.000) Verschil BegrotingRealisatie

Lasten

16.458

17.015

557

Baten

-23.758

-24.449

-691

Saldo

-7.300

-7.434

-134

Programma Milieu / BRZO

(-/- = voordeel, + = nadeel)

13 van 54

2.4 Programma Randvoorwaardelijk In dit programma zitten randvoorwaardelijke producten die voor elke opdrachtgever noodzakelijk zijn. Het gaat om werkzaamheden voor accountmanagement, procesondersteuning en risicobeheersing zoals de consignatiedienst en nieuwe wet- en regelgeving. De opdrachtgevers betalen voor deze producten jaarlijks een vast bedrag. Daarnaast is een aantal programma-overstijgende producten opgenomen: Bibob, Omgevingswet en Verweer in bezwaar en beroep. Deze producten worden op regiebasis afgerekend per opdrachtgever. Voortgang en ontwikkelingen

Wob-verzoeken In 2020 zijn er 57 Wob-verzoeken bij de OD NZKG ingediend (2019: 67). Van deze Wob-verzoeken zijn er 44 afgehandeld en zijn tevens 11 Wob-verzoeken uit 2019 afgehandeld. Ondanks het feit dat er geen stijging is van het aantal Wob-verzoeken ten opzichte van 2019, worden de Wob-verzoeken steeds omvangrijker en complexer. Wob-verzoeken waarbij honderden of zelfs duizenden documenten worden opgevraagd komen steeds vaker voor. Het afhandelen van deze Wob-verzoeken is zeer arbeidsintensief geworden. De meeste Wob-verzoeken hadden betrekking op documenten over Tata/Harsco (20). Enkele Wob-verzoeken hadden betrekking op Iges (3) en AEB (3). Er is ook informatie opgevraagd over (geur, stof)emissies, bodemrapporten en omgevingsvergunningen van diverse bedrijven. Er is sprake van een forse overschrijding van het aantal begrote uren op het product Wob in 2020.

Consignatiedienst Ten behoeve van de crisisbeheersing is in 2020 extra inzet geweest door toename meldingen varend ontgassen (e-noses), klachten Tuindorp Oostzaan en het opstellen van een nieuw draaiboek.

Financiële verantwoording Het programma Randvoorwaardelijk heeft een nadeel van 194K gerealiseerd ten opzichte van de begroting. De lasten zijn 433K hoger. Dit wordt veroorzaakt door hogere personeelskosten 237K, waarvan voor een bedrag van 61K de dekking is opgenomen bij het werkveld Milieu/BRZO. Daarnaast is er sprake geweest van tijdelijk extra capaciteitsinzet op cruciale functies bij accountmanagement wegens verwachte uitstroom. De inhuurkosten zijn 196K hoger door extra inhuur op het afhandelen van klachten, bezwaar- en beroepszaken. De hogere baten 240K zijn als gevolg van een extra afrekening voor uitgevoerde werkzaamheden voor energie label C en een aantal complexe dossiers die leiden tot een toename in het aantal bezwaar- en beroepszaken die meer juridische inzet vroegen.

14 van 54

Lasten zijn exclusief lasten voor bedrijfsvoering. Deze zijn opgenomen in het programma bedrijfsvoering.

Programma Randvoorwaardelijk

Gewijzigde begroting

Realisatie

(bedragen x € 1.000) Verschil BegrotingRealisatie

Lasten

5.623

6.057

433

Baten

-6.435

-6.675

-240

Saldo

-812

-618

194

(-/- = voordeel, + = nadeel)

2.5 Programma Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering ondersteunt en adviseert de organisatie op het gebied van personeelszaken, informatievoorziening, boekhouding, communicatie, huisvesting, facility management, sturing, coaching en planning en control. Naast deze personele en materiele bedrijfsvoering kosten worden de personele overheadkosten van het management van de gehele organisatie op dit programma verantwoord. Voortgang en ontwikkelingen

Corona In maart zijn wij geconfronteerd met de Corona pandemie die veel van de organisatie vraagt. Deze snel veranderende omstandigheden, vragen op alle terreinen een enorme inzet van onze medewerkers. Het gegeven van thuiswerken, is niet voor iedereen altijd ideaal. Het afgelopen jaar hebben wij extra aandacht besteed aan de fysieke- en mentale gezondheid van de medewerkers. Met het verstrekken van bureaustoelen, monitors, laptopstandaard e.d. is gezorgd dat thuis ook ergonomisch verantwoord gewerkt kan worden. Ter ondersteuning van de mentale gezondheid, wordt flexibel omgegaan met indelen van het werk vooral daar waar ook kinderen thuis zijn en er is psychische ondersteuning beschikbaar. Ter inspiratie zijn online lezingen georganiseerd en zijn leuke verrassingen vanuit de directie thuisbezorgd en zijn spontaan initiatieven ontstaan, zoals: samen wandelen; online even samen koffie drinken of de werkweek afsluiten met een quiz.

Financiële en personeelsadministratie In 2020 heeft OD NZKG de financiële en personeelsadministratie volledig in eigen beheer genomen. Onder hoge tijdsdruk is een goed functionerend systeem in de organisatie ingebed. Het pakket functioneert vanaf dag één

15 van 54

van ingebruikname wat betreft de meest kritische processen zoals het betaalproces en de salarisadministratie. Lopende het jaar zijn ook andere financiële en HR-processen uitgerold. Door het in eigen beheer nemen van de administraties ervaart de OD meer flexibiliteit in de manier van werken en mogelijkheden om data te ontsluiten voor stuurinformatie.

Arbeidsmarkt Al geruime tijd investeert de OD NZKG in het aantrekken van nieuwe medewerkers. De arbeidsmarkt is krap en zeker op het gebied van specialistische functies zoals milieukunde, bouwkunde en bodemexpertise. We benaderen afgestudeerden van instellingen zoals scholen en opleidingsinstituten en investeren in stage- en traineetrajecten. Verder richten wij ons mede via specialistische bureaus op bepaalde doelgroepen en moeilijk vervulbare functies. 2020 was wat dat betreft met de coronacrisis een uitdagend jaar. Het hoofdzakelijk werken vanuit de thuissituatie daagde ons uit om creatief om te gaan met de digitale mogelijkheden. In 2020 hebben we ondanks de krapte op de arbeidsmarkt meer dan 89% van de openstaande vacatures kunnen invullen. In 2020 waren er 83 vacatures, waarvan er 74 zijn vervuld. 29% is hiervan ingevuld met jonge medewerkers in de leeftijd tot en met 30 jaar. Vijf vacatures werden vervuld middels interne doorstroom. 25 medewerkers zijn verder uitgestroomd, waarvan 13 naar een andere werkgever en zes wegens de pensioengerechtigde leeftijd. Niet ingevulde vacatures betroffen met name vergunningverleners en milieuadviseurs. Als extra stimuleringsmaatregel en hulp bij de werving looft de OD NZKG een beloning uit aan de zittende medewerker die een potentiele kandidaat aanbrengt die langer dan drie maanden in dienst blijft.

Echter, het is niet voldoende om de uitstroom en het meerjarig verloop door pensioen op te vangen. De OD NZKG heeft geïnvesteerd in een arbeidsmarkt campagne en een website. Die de komende periode weer een boost gaat krijgen, en dan gefocust wordt op bepaalde doelgroepen. Gericht om de OD NZKG sterker te profileren middels “Employer Branding”: de OD NZKG als een relatief jonge organisatie (nog) bekender maken bij het reeds aanwezige potentieel op de arbeidsmarkt. Dit is uiteindelijk vertaald in een vaste boodschap op de Werken Bij website; “Bekijk de toekomst van alle kanten”. De effecten van de campagne zijn zichtbaar in een stijging van het aantal sollicitaties, maar effecten op daadwerkelijke invulling van de specialistische vakgerichte functies moet nog bekeken worden.

Strategische personeelsplanning: Samen in Ontwikkeling

Strategische Personeelsplanning richt zich op het kwantitatief en kwalitatief op orde brengen en houden van onze medewerkers. In het plan van aanpak Strategische Personeelsplanning (SPP) zijn thema’s vastgelegd met een focus op ontwikkeling van onze medewerkers. Belangrijk accent betreft de omvangrijke vervangingsvraag door vergrijzing. Met de uitstroom van medewerkers verdwijnt ook veel kennis en ervaring. Hiernaast werken medewerkers steeds langer door, en moet er aandacht zijn voor het duurzaam inzetbaar houden en tijdige overdracht van kennis van deze medewerkers. Veel aandacht gaat uit naar talent management, stimulering van persoonlijke ontwikkeling en instroom van jong talent.

Instroom van jong talent en de ontwikkeling hiervan

Op basis van uitstroom wegens pensionering en kennisborging binnen de organisatie, vindt er jaarlijks een inventarisatie plaats van de benodigde deskundigheidsgebieden. Om invulling te geven aan tijdige vervanging is het Technisch Traineeship ontwikkeld. Ook met 2020 heeft het Technisch Traineeship van de OD NZKG weer een succesvol jaar achter de rug. Maar liefst acht trainees zijn afgelopen jaar opgeleid in verschillende vakgebieden en hebben hierna een contract voor onbepaalde tijd gekregen. Naast de inhoudelijke trainingen gerelateerd aan het vakgebied waarin zij ieder individueel worden opgeleid, hebben zij ook basistrainingen in de andere disciplines van de OD NZKG gekregen. Hiermee wordt een inhoudelijke mogelijkheid geboden om binnen het eigen vakgebied integraal te (leren) denken. Dit ook met het oog op de Omgevingswet. Naast het Technisch Traineeship participeert de OD NZKG ook in de bestaande MRA (Metropool Regio Amsterdam) traineepool. In 2020 met twee MRA-trainees.

Opleiden en ontwikkelen

16 van 54

De OD NZKG is een aantrekkelijke werkgever en weet medewerkers te “binden en te boeien”. Dit door de voorwaarden te scheppen voor medewerkers om prettig en goed te kunnen werken. En daarbij hoort ook de mogelijkheid om te ontwikkelen en te leren. In deze lerende organisatie hebben management en medewerkers een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor ontwikkeling. De medewerker wil als professional verantwoordelijk zijn voor de eigen loopbaan en ontwikkeling, en de werkgever/leidinggevende heeft de verantwoordelijkheid om daarbij te coachen, stimuleren en te faciliteren. Vanuit de CAO wordt hiervoor een Persoonlijk Ontwikkelbudget (POB) ter beschikking gesteld, waarmee medewerkers eigen keuzes kunnen maken binnen hun huidige en toekomstige ontwikkeling en loopbaan. Van het POB wordt over het algemeen hiervan gebruik gemaakt voor vakinhoudelijke trainingen, gerelateerd aan het werk bij de OD NZKG. Verder is er een algemeen opleidingsbudget, waaruit wettelijk verplichte en vakinhoudelijke, maar ook vanuit de organisatie ontwikkeling gewenste trainingen worden aangeboden.

Onboarding OD NZKG

In voorgaande jaren is de basis gelegd van het introductieprogramma bij de OD NZKG. Het programma bestaat uit enkele onderdelen, met als voornaamste activiteit kennis maken met de organisatie en ons verzorgingsgebied. Na 100 dagen in dienst is er een bijeenkomst met de directeur, waarin wordt gesproken over opgedane ervaringen en initiatieven. Voor 2019/2020 was het professionaliseren en actualiseren van het introductieprogramma één van de HR-pijlers. Onder de projectnaam ‘We bekijken onboarding van alle kanten’ zijn er het afgelopen jaar stappen gezet om het introductieprogramma interactiever te maken en beter te laten aansluiten op de verwachtingen van nieuwe medewerkers. Het doel is hiermee de onboarding ervaring van nieuwe medewerkers tot een onvergetelijke te maken en de ‘OD NZKG identiteit’ op een laagdrempelige manier over te brengen. Hiervoor is een digitale tool, genaamd Appical, geïntroduceerd bij de in dienst treding. Middels deze app krijgen nieuwe medewerkers deels al voor hun eerste werkdag informatie over de organisatie en de gang van zaken. En voelen zich zo ook sneller bij de organisatie betrokken. Deze is in 2020 aangeboden aan alle nieuwe medewerkers, en wordt over het algemeen als zeer prettig en informatief ervaren. Verder is begin 2020 de reguliere introductie, vanwege het met name vanuit huis werken, omgezet in een digitale variant.

Deze heeft inmiddels twee keer plaats gevonden. Een 30-tal nieuwe collega’s hebben verspreid over twee weken verschillende online presentaties gekregen. Primair doel was verbinding te creëren met de organisatie en globaal zicht op de werkzaamheden van de OD NZKG.

Evaluatie Tijd- en Plaatsonafhankelijk Werken en Visie op Het Nieuwe Werken

Bij de OD NZKG werken veel medewerkers al jaren in meer of mindere mate vanuit huis en hier worden afspraken over gemaakt tussen medewerker en leidinggevende. In 2020 zijn we hierbij “ingehaald” door de situatie met de coronacrisis. In de meeste gevallen is bijna geheel vanuit huis gewerkt. Ook in de tijd na corona zal thuiswerken een steeds belangrijkere plek gaan innemen. In 2020 zijn op basis van een organisatiebrede (digitale) evaluatie de ervaringen met tijd- en plaats onafhankelijk werken (TPOW) onderzocht. Ook om de uitkomsten hiervan mee te nemen in de uitwerking van de Visie op Het Nieuwe Werken, voor de ‘after’-corona periode. Prioriteit wordt volgens de evaluatie TPOW gezien in: • De mogelijkheid deels op kantoor en deels thuis te werken. • De verbetering van (fysiek) contact en de verbinding met collega's. • Goede thuiswerk faciliteiten, met name met betrekking tot de inrichting van de thuiswerkplek. • Verdere uitnutting van de digitale mogelijkheden. • (Meer) afspraken over te behalen resultaten, inzet en balans (zowel verhouding thuis en kantoor als werk en privé). Eind 2020 zijn de uitgangspunten van de Visie op Het Nieuwe Werken vastgesteld in de Directieraad, welk programma aan de hand van vier thema’s de komende jaren verder uitgewerkt zal worden, zijnde: Mens (leidinggevende en medewerker), Facilitair en ICT, Regelingen en (samenwerking met) Partners.

Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren (WNRA) Per 1 januari 2020 is de Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren (WNRA) ingevoerd. Deze wet heeft de rechtspositie van ambtenaren in overeenstemming gebracht met die van werknemers in de private sector. Alle

17 van 54

medewerkers van de OD NZKG hebben voor 1 januari een arbeidsovereenkomst getekend die ingegaan is per 1 januari 2020. Ook zijn de rechtspositieregelingen aanvullend op de CAO provinciale sector omgezet naar privaatrecht. Met instemming van de Ondernemingsraad en gepubliceerd op intranet voor medewerkers.

Inkoop en aanbestedingen 2020 Het inkoopproces is in 2020 geïntegreerd met het nieuwe financieel systeem. Daarmee wordt beoogd om op een efficiëntere en betere wijze de vastlegging van inkoopcontracten i.r.t. de verplichtingen- en crediteurenadministratie te borgen. In 2020 zijn hiertoe de eerste stappen gezet. Naast de ontwikkeling van het inkoopproces zijn er in 2020 grote aanbestedingen succesvol afgerond, waaronder de aanbesteding voor de inhuur, data en mobile telefonie, de dienstauto’s en ICT hardware. De aanbestedingen zijn veelal in samenwerking met partijen zoals de provincies, gemeenten, omgevingsdiensten en de VNG geweest. De OD NZKG heeft zich gecommitteerd aan de Metropool Regio Amsterdam doelstelling circulair inkopen. Voor het jaar 2019 is eind 2020 een spendanalyse opgesteld om o.a. de realisatie van de doelstelling te meten. De eerste resultaten uit de analyse zijn laten een positief beeld zien.

Baseline Informatiebeveiliging Overheid De OD NZKG heeft in het eerste kwartaal van 2020 een GAP-analyse gedaan op de Baseline Informatiebeveiliging Overheid. Op basis van deze analyse zijn de verbeterpunten geprioriteerd en is het project van start gegaan ter verbetering van de informatiebeveiliging. Dit project zal zo’n anderhalf jaar in beslag nemen. Per hoofdstuk van de BIO zijn er deelprojecten uitgezet. Het eerste deelproject ‘Dataveiligheid en personeel’ is eind december afgerond. Door dit project is onder meer de screeningsprocedure voor interne- en externe medewerkers geoptimaliseerd.

Interne klachtenregeling In 2020 zijn vijf klachten ontvangen over onheuse bejegening van medewerkers van OD NZKG. Van deze klachten zijn drie klachten naar tevredenheid afgehandeld. Twee klachten zijn ongegrond verklaard. Financiële verantwoording Het programma Bedrijfsvoering komt uit op een positief resultaat van 174K ten opzichte van de begroting. Dit komt door lagere opleidingskosten (146K), lagere kosten woon-werkverkeer (335K) en lagere facilitaire kosten (20K) als gevolg van corona. Verder is de post onvoorzien niet benut (146K). Hiertegenover staan hogere inhuurkosten vanwege ziekte en moeilijk vervulbare (management)functies (502K). Daarnaast is er een lagere toevoeging aan de reserve persoonlijk ontwikkelbudget gedaan (31K).

18 van 54

Gewijzigde begroting

Realisatie

(bedragen x € 1.000) Verschil BegrotingRealisatie

Lasten

15.091

14.946

-145

Baten

-111

-109

-31

15.060

14.886

-174

Programma Bedrijfsvoering

Mutatie reserves Saldo

(-/- = voordeel, + = nadeel)

19 van 54

2.6 Financiële resultaten Het financiële resultaat van de OD NZKG over 2020 is 194K positief. Er was een resultaat van 11K nadelig begroot.

Ten opzichte van de gewijzigde begroting zijn er afwijkingen bij de lasten en de baten, per saldo 205K voordelig. Op hoofdlijnen betreft het onderstaande afwijkingen ten opzichte van de begroting.

Het totaal van de baten is 852K hoger dan begroot door: -

691K hogere UVO baten Milieu/Brzo met name voor de producten Brzo regie en milieu Advies. 240K hogere UVO baten op het Randvoorwaardelijke pakket waaronder voor de werkzaamheden in het kader van de Label C certificering van bedrijven en het product bezwaar- en beroepzaken. 101K hogere UVO baten voor Bouw waaronder door een toename van het aantal vergunningaanvragen en voor constructieve veiligheid. 179K lagere UVO baten outputproducten Bodem. Overig 1K lagere baat

Het totaal van de lasten is 677K hoger dan begroot door: -

128K hogere inhuurkosten voor bouwtoezicht en lagere materiele lasten voor Wabo 187K doordat het budget per abuis bij de halfjaarrapportage opgenomen is in het programma Bouw. Het budget was reeds opgenomen bij het programma Randvoorwaardelijk. 109K lagere capaciteitskosten Bodem door vacatureruimte. 390K hogere inhuurkosten en materiele kosten 167K Milieu/Brzo in het kader van de uitvoering van de UVO. 196K hogere inhuurkosten Randvoorwaardelijk voor bezwaar- en beroepzaken. Daarnaast is er sprake van 61K hogere personele kosten die gedekt worden uit het programma Milieu/Brzo. 176K hogere kosten waaronder voor tijdelijk extra capaciteitsinzet op cruciale functies bij accountmanagement. 145K hogere kosten bedrijfsvoering, waaronder 501K lagere kosten als gevolg van corona voor met name opleidingen en woon-werkverkeer. Daarnaast is de post onvoorzien niet gebruikt ad 146K. Tegenover de lagere kosten staan hogere kosten voor inhuur 502K als gevolg van langdurige ziekte en moeilijk vervulbare (management)functies.

Lagere toevoeging aan reserve 31K: Per saldo is er 31K minder toegevoegd aan de reserve persoonlijk ontwikkelbudget. Exclusief deze lagere toevoeging aan de reserve is het resultaat 174K ten opzichte van de begroting. Zie voor meer informatie over de afwijkingen per programma de toelichting in de programmaverantwoording.

20 van 54

Tabel: overzicht baten en lasten per programma Resultaten per programma Primair begroting Primair Primair 2020 begroting begroting lasten 2020 baten 2020 saldo

(bedragen x €1.000) Gewijz. begroting Gewijz. Gewijz. 2020 begroting begroting Realisatie Realisatie lasten 2020 baten 2020 saldo 2020 lasten 2020 baten Realisatie 2020 saldo

Bouw

8.142

-13.292

-5.150

9.241

-13.482

-4.242

9.182

-13.584

-4.402

Bodem

4.392

-6.567

-2.175

4.699

-7.395

-2.696

4.590

-7.215

-2.626

Milieu / BRZO

15.264

-22.616

-7.352

16.458

-23.758

-7.300

17.015

-24.449

-7.434

Randvoorwaardelijk

4.635

-6.100

-1.465

5.623

-6.435

-812

6.057

-6.675

-618

Bedrijfsvoering:

16.193

15.091

-111

14.980

14.946

-109

14.837

- Kosten overhead

16.067

14.965

14.946

- Onvoorzien

126

-23

- Venootschapsbelasting

-69

51.789

-52.033

-243

Saldo voor mutaties reserves

48.626

-48.575

51.112

-51.181

Mutaties reserves

-51

110

-30

Toevoegingen

110

Onttrekkingen

-51

-30

48.626

-48.626

51.222

-51.211

51.868

-52.063

-194

Saldo na mutaties reserves

(-/- = voordeel, + = nadeel)

Dekkingsmiddelen De OD NZKG realiseert het grootste deel van de dekkingsmiddelen via uitvoeringsovereenkomsten (UVO’S) met de opdrachtgevers. Er zijn UVO’s afgesloten met elf opdrachtgevers waaronder de founding fathers (gemeente Amsterdam, gemeente Zaanstad, gemeente Haarlemmermeer en de provincie Noord-Holland), de AM-gemeenten (Amstelland-Meerlanden) en de contractpartners provincie Flevoland en Utrecht. De overige dekkingsmiddelen bestaan uit opbrengsten voor offertes, subsidies, extern detacheren van personeel en onttrekkingen uit reserves. In bijlage 2 zijn de dekkingsmiddelen verder gespecificeerd.

Gewijzigde begroting OD NZKG 2020 Uitvoeringsovereenkomst 49.170 Totaal dekkingsmiddelen via UVO's 49.170 Overige baten 2.011 Onttrekking reserves 30 Totaal dekkingsmiddelen 51.211

21 van 54

(bedragen x € 1.000)

Realisatie 2020 49.920 49.920 2.113 30 52.063

Afwijking 2020 749 749 102 851

3 Paragrafen 3.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing Inleiding De paragraaf Weerstandsvermogen en Risicobeheersing is een door het Besluit Begroting en Verantwoording voor gemeenten en provincies (BBV) voorgeschreven paragraaf. De beleidskaders vanuit de OD NZKG zijn vastgelegd in de nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement. De paragraaf bestaat uit de volgende onderdelen: • Ontwikkelingen in 2020 • Weerstandsvermogen, bestaande uit: - Inventarisatie risico’s - Inventarisatie weerstandscapaciteit - Berekening en beoordeling van het weerstandsvermogen • Financiële kengetallen Ontwikkelingen 2020 In 2020 heeft de OD NZKG de financiële en personeelsadministratie in eigen beheer genomen. Het werken met een nieuw systeem en nieuwe processen brengt risico’s met zich mee ten aanzien van de uitvoering. Om de risico’s te beheersen zijn interne controles opgezet en heeft een extern bureau de Verbijzonderde Interne Controles (VIC) op de processen verricht. Op basis van de VIC’s kan geconcludeerd worden dat de processen qua opzet, bestaan en werking op orde zijn. In 2020 hebben zich geen risico’s voorgedaan waarvoor een beroep gedaan moest worden op het weerstandsvermogen. Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen wordt uitgedrukt in een ratio van de noodzakelijke weerstandscapaciteit ten opzichte van de beschikbare weerstandscapaciteit.

In onderstaande tabel volgt een overzicht van de risico’s. Van alle risico’s is het financieel effect (gevolg) ingeschat. Afhankelijk van de kans dat een risico zich voordoet, wordt een percentage van het financieel effect meegenomen in de berekening van de noodzakelijke weerstandscapaciteit.

Tabel: overzicht risico’s (bedragen x € 1.000) Totaal geschat financieel effect

Risicobedrag 2019

Risicobedrag 2020

Risicobedrag 2021

Risicobedrag 2022

Risicobedrag 2023

Risicobedrag 2024

Wet- en regelgeving

3.927

248

398

468

677

497

Covid, conjuncturele ontwikkelingen en arbeidsmarkt

1.917

244

Bedrijfsvoering

Prestatiegericht financieren

2.924

748

560

577

798

8.767

1.240

1.548

1.428

1.637

1.859

1.679

RISICO'S Reeds bekende risico’s

590 -

383 -

In bijlage 4 is een tabel opgenomen met een toelichting op de kans dat de strategische risico’s zich voordoen en de meerjarige effecten hiervan.

22 van 54

Toelichting risico’s Wet- en regelgeving (totaal geschat financieel effect 3.927K)

Omgevingswet De Eerste en Tweede Kamer hebben het Koninklijk besluit met de inwerkingtredingsdatum van 1 januari 2022 niet-controversieel verklaard. Zij zullen voor de zomer een beslissing nemen omtrent de inwerkingtreding. Vooralsnog gaan we ervan uit dat de datum 1 januari 2022 blijft staan. De inwerkingtreding van de Omgevingswet heeft een grote impact op de taken, de werkprocessen en de inhoudelijke werkzaamheden van de OD NZKG. Het basistakenpakket is inmiddels vastgesteld, maar er zijn nog interpretatieverschillen. Bij veel taken verandert het bevoegd gezag en de nieuwe taakverdeling tussen de OD NZKG en de opdrachtgevers is nog niet vastgelegd. Ook voor de opdrachtgevers is nog veel onduidelijk, bijvoorbeeld rond de overdracht van bodemtaken van de provincies naar gemeenten, de grote wijzigingen m.b.t. het geluidsstelsel en de gevolgen van de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb), die gelijktijdig in werking treedt. Voor de werkprocessen is het Digitaal Stelsel Omgevingswet cruciaal. Dit staat nog in de kinderschoenen en voor een goede werking zijn we afhankelijk van zowel landelijke partijen als de opdrachtgevers. De inhoudelijke veranderingen kunnen een piekbelasting geven op de VTH-processen doordat bedrijven op basis van het nieuwe regime vergunningen gaan aanvragen.

Onze besluiten zullen vaker juridisch worden aangevochten, omdat er nog geen jurisprudentie over de Omgevingswet is. De omvang van deze effecten is nog niet goed in te schatten. Het uitblijven van een besluit m.b.t. de inwerkingtredingsdatum leidt mogelijk tot extra kosten. De implementatiekosten zullen ten dele doorlopen, omdat de implementatie niet in een keer geheel afgebouwd en later weer opgebouwd kan worden. Afhankelijk van de definitieve besluitvorming van de opdrachtgevers over de taken kan de OD NZKG meer of minder werk krijgen. De vele wijzigingen in de werkprocessen en de regelgeving kunnen, in elk geval tijdelijk, leiden tot productierisico’s, zeker als het Digitaal Stelsel Omgevingswet niet meteen optimaal functioneert. Als dit type problemen zich landelijk op eenzelfde manier voor gaat doen, zal de beschikbaarheid van de benodigde expertise op de arbeidsmarkt verder afnemen. Beheersmaatregelen: De OD NZKG heeft een projectorganisatie voor de implementatie van de Omgevingswet. Mede daardoor vervult de OD NZKG in de regio een centrale rol. Met de opdrachtgevers is afgesproken dat de overgang zo beleidsneutraal mogelijk zal verlopen en financiële rust zal worden bewaard in het overgangsjaar. De OD NZKG participeert in diverse regionale en landelijke overleggen, zoals over de legesheffing onder de Omgevingswet en over het Digitaal Stelsel Omgevingswet.

De medewerkers van de OD NZKG krijgen de opleidingen over de Omgevingswet van collega’s die zich daardoor verder ontwikkelen. Zo krijgen we een aanzienlijke groep specialisten in huis. Dit verstevigt onze positie zowel naar de opdrachtgevers als in onze taakuitoefening. De kans op dit risico is groot. Het risicobedrag is 360K vanaf 2021 en 180K vanaf 2024.

Wet kwaliteitsborging bouw (Wkb) De Wet kwaliteitsborging bouw zal gevolgen hebben voor de organisatie. Het risico is dat de formatie niet tijdig afgebouwd kan worden. Anders dan eerder verwacht gaan minder taken over naar de markt. De inschatting is dat het van invloed zal zijn op 15-20 fte. Bijkomend risico is dat door de gefaseerde invoering de OD NZKG

23 van 54

tijdens een overgangsperiode van circa zes jaar moet werken met twee systemen. De impact van dit risico is nog niet in te schatten. Beheersmaatregelen: Het formatierisico wordt in eerste instantie opgevangen door de afbouw van de flexibele schil. Vanaf 2025 zal de impact op de organisatie naar verwachting groter zijn. Via strategische personeelsplanning anticiperen we op dit risico. De kans op dit risico is gemiddeld. Het risicobedrag is 209K vanaf 2022.

Algemene Verordening Gegevensbescherming Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. Niet naleven van de AVG kan leiden tot boetes en persoonlijke aansprakelijkheid. De boete kan 4% van de jaaromzet bedragen. Beheersmaatregelen: Er zijn enkele functionarissen aangesteld waaronder een functionaris gegevensverwerking en privacyfunctionaris. Zij zorgen voor de borging, het beleid en het ontwikkelen van bewustzijn binnen de organisatie. De kans op dit risico is zeer klein. Het risicobedrag is 108K vanaf 2021.

Klimaatakkoord Er wordt nog gewerkt aan een concrete uitwerking van het Klimaatakkoord op regionaal niveau. Het risico is dat de maatregelen interfereren met andere ontwikkelingen zoals de woningbouwopgave en huidige wet- en regelgeving. Hierdoor kunnen de VTH-processen vertragen. Daarnaast kan het tot gevolg hebben dat het toetsingskader voor de VTH-processen niet toereikend of passend is. Hierdoor is meer inzet en expertise nodig voor maatwerk. Het Klimaatakkoord kan ook impact hebben op het takenpakket door een veranderend bedrijvenbestand. Beheersmaatregelen: De OD NZKG biedt aan opdrachtgevers en bedrijven haar expertise aan om te voorkomen dat wet- en regelgeving een belemmering wordt voor de uitvoeringspraktijk. Daarnaast worden er impactanalyses uitgevoerd. Onderzoeksbureau CE Delft heeft in beeld gebracht welke ontwikkelingen in het kader van het klimaat op korte en middellange termijn bij de industriële sector kunnen worden verwacht. De eerste ontwikkelingen zijn in de VTH uitvoeringspraktijk zichtbaar en worden benut voor verdiepend inzicht op de benodigde voorbereidingen om tijdig in te spelen op de veranderingen die voortvloeien uit het klimaatakkoord. De kans op dit risico is gemiddeld. Het risicobedrag is PM.

Stikstofreductie en natuurherstel (Voorheen Programma Aanpak Stikstof) Door de uitspraak van de Raad van State op 29 mei 2019 is het PAS buiten toepassing verklaard. Dit had verstrekkende gevolgen voor de vergunningverlening (bouw/milieu) door de OD NZKG. Op landelijk niveau heeft de uitspraak geleid tot de zogenoemde stikstofcrisis. Het Rijk en provincies zijn op regionaal en landelijk niveau met nieuwe maatregelen gekomen en de vergunningverlening is daarmee tijdelijk weer op gang gekomen. In december 2020 is de Wet Stikstofreductie en natuurherstel aangenomen door de Tweede Kamer en doorgestuurd naar de Eerste Kamer (bespreking naar verwachting eind februari 2021). Provincies zijn bezig met het uitwerken van provinciaal beleid, waaronder regionale stikstofregistratiesystemen. Daarnaast lopen er nog verschillende rechtszaken die na uitspraak van de rechter mogelijk ook gevolgen hebben voor de uitvoering. De natuurtaken zijn door de provincie Noord-Holland weliswaar ondergebracht bij de OD NHN, maar ook bij de tijdelijke vergunningverlening in 2020 was er al een aanzienlijke rol voor de ODNZKG, met name bij het verlenen van bouwvergunningen. Ook hebben diverse opdrachtgevers, zoals PNH, Zaanstad en Amsterdam, de OD NZKG gevraagd mee te denken bij het duiden van de opgaven in 2020 en het meedenken bij een regionale en lokale aanpak op basis van de wetgeving in 2021.

Kortom: er zijn nog veel onduidelijkheden en nog beperkte concrete afspraken, maar de verwachting is wel dat de OD NZKG in de uitwerking en uitvoering al in 2021 een rol gaat spelen. De kans op risico blijft gemiddeld tot klein. Het risicobedrag is PM.

24 van 54

Wet open overheid (Woo) De Woo is de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur. De Woo heeft tot doel om overheden transparanter te maken doordat overheidsinformatie beter vindbaar en uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. Het wetsvoorstel maakt de toegang en het hergebruik van publieke informatie tot rechten van burgers. Daarnaast wordt de actieve openbaarheid versterkt door het verplicht stellen ervan voor bepaalde categorieën informatie. Overheidsorganen moeten online een register gaan bijhouden van documenten (zoals ingekomen en uitgaande post en belangrijke interne stukken) en van de datasets waarover zij beschikken. De wijzigingen kunnen - indien niet onderkend - tot een grote verstoring in de operatie van de OD NZKG leiden en daarmee tot extra organisatorische kosten. Beheersmaatregelen: In 2019 is het initiatiefwetsvoorstel ingediend bij de Tweede Kamer. Het voorstel is aangepast om tegemoet te komen aan kritiek over de uitvoerbaarheid en de kosten. De OD NZKG monitort de procedure tot invoering van de Woo. De verwachting is dat deze wet in 2022 inwerking zal treden. De kans op dit risico is gemiddeld tot klein. Het risicobedrag is PM. Conjuncturele ontwikkelingen, Covid-19 en arbeidsmarkt (totaal geschat financieel effect 1.917k)

Covid-19 en conjuncturele ontwikkelingen Naar mate de Covid pandemie langer duurt nemen de risico’s ten aanzien van de uitvoering toe. De personele gevolgen kunnen toenemen waaronder een toename van het ziekteverzuim en het als gevolg van landelijke maatregelen (gedeeltelijk) niet kunnen uitvoeren van werkzaamheden. De economische gevolgen voor bedrijven kunnen van invloed zijn op het naleven van de wet- en regelgeving. Daarnaast kan het bedrijvenbestand van de OD NZKG afnemen als gevolg van faillissementen. Dit heeft gevolgen voor de omzet van de OD. De omzet van de OD wordt ook beïnvloed door conjuncturele ontwikkelingen zoals in de bouw. Het risico is dat de organisatie niet tijdig kan anticiperen op de omzetfluctuaties. Er kunnen tekorten ontstaan bij omzetdalingen als de lasten van lopende contracten niet tijdig kunnen worden bijgesteld. Andersom kan het zijn dat de dat de economie snel weer aantrekt en dat er een sterke stijging is van initiatieven. Dit betekent ongepland werk voor de gehele VTH keten. Met betrekking tot het bedrijvenbestand lopen dan de kosten voor de baat uit. Beheersmaatregel: De OD maakt maatwerkafspraken met medewerkers m.b.t. hun arbeidsomstandigheden. De gevolgen voor de uitvoering worden afgestemd met de opdrachtgevers en als het nodig is samen met hen geprioriteerd.

Het risico van omzetverlies wordt in eerste instantie zoveel als mogelijk opgevangen door de afbouw van de flexibele schil. De kans op dit risico is gemiddeld. Het risicobedrag is 221K vanaf 2021.

Arbeidsmarkt en inhuur De krapte op de arbeidsmarkt en voor sommige functies beperkte beschikbaarheid van inhuurkrachten, kunnen gevolgen hebben voor het realiseren van de productie- en kwaliteitsafspraken. Dit wordt nog eens versterkt door de extra capaciteit en de specifieke expertise die nodig zijn voor onder andere de implementatie van de Omgevingswet en de uitvoering van het Klimaatakkoord. Het niet realiseren van productieafspraken leidt tot lagere inkomsten. Dat kan gevolgen hebben voor de dekkingsbijdrage van de overheadkosten. Beheersmaatregelen: De OD NZKG werkt met een flexibele schil van personeel die wordt afgebouwd als het nodig is. We zetten extra in op arbeidsmarktcommunicatie en werken samen met wervingsbureaus en de gemeente Amsterdam. Innovatie op het vlak van digitalisering en data-analyse wordt ingezet om zo efficiënt mogelijk te werken. Daarnaast wordt strategische personeelsplanning ingezet en worden medewerkers zelf opgeleid waaronder trainees, opleidingstrajecten voor zij instromers en training on the job constructies. De kans op dit risico is gemiddeld. Het risicobedrag is 162K vanaf 2021.

25 van 54

Bedrijfsvoering (totaal geschat financieel effect PM)

Afbouwrisico door vervallen termijn garantstelling aanvullend pakket Op basis van het dienstverleningshandvest 2017 zijn er afspraken gemaakt over het takenpakket van de OD NZKG. Voor de uitbreiding van taken geldt een minimumtermijn van vier jaar. Na deze periode kan de opdrachtgever stoppen met het afnemen van de taken. De eerste termijn van vier jaar loopt af in 2021. Het risico is dat de organisatie de formatie niet tijdig kan afbouwen. Beheersmaatregelen: De opzegtermijn bedraagt minstens één jaar en gaat gepaard met een redelijke frictievergoeding door de opdrachtgever. Hierdoor is het financiële risico klein. De kans op dit risico is gemiddeld. Het risicobedrag is nihil.

Nieuw zaaksysteem In 2021/2022 vindt een aanbesteding voor het zaaksysteem plaats. Afhankelijk van de uitkomst van de aanbesteding gaat de OD al dan niet over naar een nieuw pakket. De conversie naar een nieuw pakket brengt implementatie en uitvoeringsrisico's met zich mee. Vooral als dit in combinatie met de implementatie het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) plaatsvindt. Het gevolg kan zijn problemen in de uitvoering waardoor er onvoldoende productie geleverd kan worden en wettelijke termijnen niet worden gehaald. Beheersmaatregelen: De aanbesteding wordt zorgvuldig voorbereid en opgezet. Indien nodig en mogelijk wordt het huidige contract desnoods verlengd. Daarnaast wordt er een projectorganisatie opgezet voor de implementatie. De kans op dit risico is gemiddeld. Het risicobedrag is PM.

Prestatiegericht financieren (totaal geschat financieel effect 2.924K)

Afwijking ten opzichte van vastgesteld kengetal Op basis van de PGF-validatie heeft het algemeen bestuur besloten dat de PGF-systematiek om de vier jaar moet worden herijkt. Nieuwe wet- en regelgeving die impact heeft op de werkwijze, en mogelijk ook op de kengetallen, moet een standaardonderdeel zijn van het beheer en kan dan leiden tot een aanpassing. Dit risico is vanaf 2022/2023 van toepassing op de invoering van de Omgevingswet. De kengetallen in de PGF-systematiek voor de werkvelden Milieu en BRZO zijn gebaseerd op een tienjaars gemiddelde, waarvan nog maar drie jaar is verstreken. Daarnaast is bij Milieu en BRZO een nieuwe type C/B/Aindeling met een ketenkengetal voorgesteld. Het risico is dat de gevalideerde kengetallen op termijn niet robuust genoeg blijken te zijn. Beheersmaatregelen: De afwijking op de kengetallen wordt jaarlijks gemonitord. We vervangen afwijkingen tussen de kengetallen en de feitelijke ureninzet voor zover mogelijk binnen de bestaande begroting en/of op basis van de risico-inschatting binnen het weerstandsvermogen. Bij majeure afwijkingen treden we in overleg met het bestuur. De kans op dit risico is gemiddeld. Het risicobedrag is € 221K voor 2021-2022 en € 443K vanaf 2023.

Asbesttaken De OD is met de gemeenten Amsterdam en Zaanstad in gesprek over middelen die nodig zijn voor het uitvoeren van de asbesttaken. Het risico is dat de middelen niet toereikend zijn om de taken naar behoren uit te voeren. Hierdoor kan er sprake zijn van maatschappelijke risico's en claims. Daarnaast er een risico m.b.t. de voorbereidingskosten die gemaakt worden om de uitvoering van de taken over te nemen.

26 van 54

Beheersmaatregelen: De OD voert gesprekken met de opdrachtgevers over de benodigde middelen en gaat een monitor opzetten voor de uitvoering van de taken. Indien nodig worden opdrachtgevers geïnformeerd over knelpunten. De kans op het risico is gemiddeld. Het risicobedrag is vooralsnog PM.

Risico onderhandwerk Bouw en Bodem Op basis van de PGF-systematiek wordt een deel van het toezicht en de handhaving voor Bouw en Bodem als outputproduct gefinancierd (op basis van vergunningaanvragen). Omdat toezicht en handhaving niet altijd in het lopende jaar plaatsvindt, is er een risico dat er geen dekking is voor onderhandenwerk als het aantal vergunningen in een jaar drastisch afneemt. Beheersmaatregelen: We maken jaarlijks een inschatting gemaakt van de verwachte aanvragen en maken op basis daarvan UVO/Vthup-afspraken met de opdrachtgevers. Als een drastische daling wordt verwacht en er een dekkingstekort is voor het onderhandenwerk wordt dit bij de halfjaarrapportage en meerjarenbegroting gemeld. De kans op dit risico is groot. Het risicobedrag is 335K vanaf 2021.

Inventarisatie weerstandscapaciteit De weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen en mogelijkheden van een organisatie om niet-begrote kosten die onverwacht en substantieel zijn te dekken. Het gaat dus om buffers in het eigen vermogen of middelen die in de exploitatie kunnen worden vrijgemaakt zonder dat dit gevolgen heeft voor het bestaande beleid en de uitvoering van taken. In 2020 hebben er geen mutaties plaatsgevonden. De hoogte van de weerstandscapaciteit is per 31-12-2020 2.018K.

Tabel: meerjarig beschikbare weerstandscapaciteit 2020

2021

2022

2023

2024

Reserve weerstandsvermogen

€ 2.018

Beschikbare weerstandscapaciteit

€ 2.018

Berekening en beoordeling van het weerstandsvermogen De beschikbare weerstandscapaciteit en de noodzakelijke weerstandscapaciteit worden tegen elkaar afgezet met de ratio weerstandsvermogen1. Het algemeen bestuur heeft in 2017 een ratio van 1 tot 1,5 vastgesteld. Deze ratio is naar verwachting toereikend. Uit onderstaand overzicht blijkt dat meerjarig de verhouding tussen noodzakelijke en beschikbare weerstandscapaciteit voldoet aan de ratio weerstandsvermogen (1 tot 1,5). Meerjarig is dit mede afhankelijk van onttrekkingen uit de algemene reserve.

Tabel: meerjarige ratio voor het weerstandsvermogen 2020

2021

2022

2023

2024

Beschikbare weerstandscapaciteit

€ 2.018

Noodzakelijke weerstandscapaciteit

€ 1.548

€ 1.428

€ 1.637

€ 1.859

€ 1.679

1,3

1,4

1,2

1,1

1,2

Ratio weerstandsvermogen

De normeringsystematiek is ontwikkeld door het Nederlandse Adviesbureau voor Risicomanagement (NAR) in samenwerking met de universiteit Twente.

27 van 54

Legenda Ratio

Waardering

Uitstekend

1,5 - 2,0

Ruim Voldoende

1,0 - 1,5

Voldoende

0,8 - 1,0 0,6 - 0,8

Matig Onvoldoende

<0,6

Ruim onvoldoende

Financiële kengetallen In de volgende tabel staan de drie financiële kengetallen die van toepassing zijn op de OD NZKG. Voor de ratio’s zijn normen opgesteld op basis van input van de VNG en op eigen inzichten. De onderstaande beschrijving van de ratio’s bevat een verdere toelichting en beoordeling.

Tabel: financiële kengetallen

netto schuldquote solvabiliteitsratio structurele exploitatieruimte

Norm ≤ 0% ≥ 20% ≥ 0%

Rekening 2018 -9% 42% 1%

Begroting 2019 -8% 29% 0%

Rekening Begroting Rekening 2019 2020 2020 -6% -5% -6% 41% 31% 33% -2% 0% 1%

Netto schuldquote Dit cijfer geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen. Het geeft dus een indicatie van de mate waarin de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie drukken. Een laag percentage is gunstig. De VNG adviseert om 130% als maximum norm te hanteren en daarboven de schuld af te bouwen. De schuldpositie van de OD NZKG bestaat voornamelijk uit kortlopende verplichtingen. Daarom hanteren we een norm van 0% of lager. Om aan de norm te voldoen moeten de eigen middelen hoger zijn dan de schuldpositie. In afwijkende gevallen, bijvoorbeeld een grote investering waarvoor we geld wordt aangetrokken, zal het kengetal boven de 0% stijgen. Voor 2020 is het kengetal -/- 6%. Het voldoet daarmee ruim aan de gestelde norm.

Solvabiliteit Dit cijfer geeft inzicht in de mate waarin de organisatie in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Hoe hoger dit percentage, hoe gunstiger dit is voor de financiële weerbaarheid. Dit cijfer geeft dus een soort toekomstvisie weer. Het betreft het aandeel van het eigen vermogen in het totale vermogen. De VNG geeft aan dat bij een ratio lager dan 20% de organisatie zich op glad ijs bevindt. De norm voor de OD NZKG is daarom minimaal 20%. Het kengetal valt vrij laag uit omdat we met voorschotten van de opdrachtgevers werken. De voorschotten hebben een negatief effect op de ratio maar zorgen niet voor een slechte financiële weerbaarheid. Het kengetal is gecorrigeerd met de voorschotten en komt daarmee uit op 33%. De ratio is daarmee voldoende.

Structurele exploitatieruimte Dit cijfer helpt om te beoordelen welke structurele ruimte de OD NZKG heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. Is dit cijfer negatief dan biedt het structurele deel van de begroting onvoldoende ruimte om de lasten te blijven dragen. De norm voor de OD NZKG is 0% of hoger. In 2020 is de ratio 1%.

Algeheel oordeel

28 van 54

Het Besluit Begroten en Verantwoorden (BBV) schrijft voor een beoordeling te geven van de onderlinge verhouding tussen de kengetallen in relatie tot de financiële positie. De drie geldende kengetallen geven een goed beeld. Er is dus van een degelijke financiële positie. In bijlage 3 is de berekening van de kengetallen toegelicht.

3.2 Onderhoud kapitaalgoederen De kapitaalgoederen die de OD NZKG in bezit heeft, bestaan uit apparatuur, automatisering, meubilair en de verbouwing van het gehuurde pand Ebbehout in Zaandam. Als afschrijvingstermijn wordt de economische levensduur als uitgangspunt genomen (conform de financiële verordening). In 2020 is door OD NZKG geen nieuwe investeringen gedaan. Wel zijn de reeds in 2019 gestarte investeringen afgerond. In het gehuurde kantoorpand zijn aanpassingen geweest op diverse etages waardoor er meer werkplekken zijn gecreëerd, er zijn hiermee ook maatregelen genomen om het pand Coronaproef te maken zoals een Coronarouting. Eind 2019 is een start gemaakt met de aanpassing van de Plaza, deze aanpassing is afgerond in het eerste kwartaal van 2020.

3.3 Financiering In deze paragraaf komen de onderwerpen aan de orde die behoren tot het geldstromenbeleid van de OD NZKG. Dit zijn onder andere het risicobeheer (vooral rente- en kredietrisico) en de financieringspositie. Voor uitvoering van de financieringsfunctie gelden de kaders uit de Wet financiering decentrale overheden (Wet fido) en de bijhorende ministeriële regelingen. In deze wet staan transparantie en risicobeheersing centraal. Er zijn voorschriften voor een verplicht financieringsstatuut (treasury-statuut) en een financieringsparagraaf in begroting en jaarrekening. De OD NZKG werkt volgens het treasury-statuut dat is vastgesteld op 9 december 2015. Een van de doelstellingen van dit statuut is het beschermen van vermogens- en renteresultaten tegen ongewenste financiële risico’s zoals genoemd binnen de Wet fido: renterisico’s, koersrisico’s, liquiditeitsrisico’s en kredietrisico’s.

Financierings- en schuldpositie De OD NZKG gaat uitsluitend leningen aan in de Europese geldeenheid (de euro). In 2013 is bij BNG Bank een lening afgesloten van 1.050K met een looptijd van vijf jaar en een rente van 1,45%. De lening is per 31-12-2018 volledig afgelost.

Kasbeheer De OD NZKG beperkt interne liquiditeitsrisico’s door treasury-activiteiten te baseren op een adequate liquiditeitsplanning. Doordat we overtollige liquide middelen moeten aanhouden in de schatkist (op een rekeningcourant bij het agentschap van het ministerie van Financiën) zijn er geen kredietrisico’s. Om het renterisico te beperken, is vastgelegd dat de kasgeldlimiet en de renterisiconorm niet worden overschreden. We stemmen stemt nieuwe leningen en uitzettingen af op de bestaande financiële positie en de liquiditeitenplanning. De rentetypische looptijd en het renteniveau van de lening of uitzetting wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie. Binnen deze kaders streven we naar spreiding in de rentetypische looptijden van uitzettingen.

29 van 54

3.4 Bedrijfsvoering Verplichte beleidsindicatoren: Vanuit het BBV is het verplicht te verantwoorden op ongeveer veertig beleidsindicatoren. De indicatoren zijn vooral voor gemeenten opgesteld en daarom grotendeels niet van toepassing op de OD NZKG. De indicatoren die wel van toepassing zijn, passen allemaal binnen het programma Bedrijfsvoering. Ze zijn in onderstaande tabel weergegeven.

Tabel: verplichte BBV-beleidsindicatoren Naam indicator Formatie

Berekening Fte per 1.000 inwoners

Realisatie 2020 Toelichting Nvt Niet te berekenen per inwoner. De formatie bedraagt 389,23 FTE (excl. inhuur) per 31-12-2020

Bezetting

Fte per 1.000 inwoners

Nvt Niet te berekenen per inwoner. De bezetting bedraagt 374,08 FTE (excl. inhuur) per 31-12-2020

Apparaatskosten

Kosten per inwoner

Externe Inhuur

Kosten als % van totale loonsom + totale kosten inhuur extern % van de totale lasten % van de totale lasten

Personele overhead Materiële overhead

Nvt Niet te berekenen per inwoner. De apparaatskosten bedraagt € 51.772K. 28,3% 16,3% 16,6%

Formatie 2020

Tabel : Overzicht formatie / bezetting d.d. 31-12-2020 in fte (excl. inhuur) Directie

Formatie 58,82

Bedrijfsvoering Accountmanagement, Staf en Directeur

17,22

Regulering & Expertise

167,47

Toezicht & Handhaving

145,72

Totaal

389,23

Bezetting

54,39 22,44 161,33 135,92 374,08

Verschil 4,43 -5,22 6,14 9,80 15,15

Tabel : Verhouding man / vrouw Man Vrouw Totaal

Aantal 233 165 398

Percentage 59 % 41 % 100 %

Tabel : Aantal parttime / fulltime naar man en vrouw Man Vrouw

Fulltime 184 65

Parttime 49 100

Totaal 233 165

Nieuwe CAO Provincies 2020 Per 1 januari 2020 stegen de salarissen met 2% en per 1 juli 2020 met 1%. De toelagen, vergoedingen en tegemoetkomingen die gekoppeld zijn aan de algemene salarisverhogingen, zijn als gevolg van de afgesproken loonsverhogingen aangepast.

30 van 54

Boter bij de Vis De jaarlijkse input beloning, ook wel bekend als gratificatie, is met de CAO 2017-2018 komen te vervallen. Daarvoor in de plaats is de flexibele beloning ‘Boter bij de vis’ gekomen. Het kan hierbij gaan om cadeaus, cadeaubonnen, geld (de gratificatie), geheel of gedeeltelijke vergoeding van opleidingskosten etc. Zowel op individueel- als teamniveau. Diverse medewerkers hebben in 2020 op basis van bijzondere geleverde prestaties een dergelijke gratificatie ontvangen. Verzuim Corona heeft in 2020 zeker invloed gehad op het verzuim. Het OD brede verzuim is van 5.8% in 2019 met 1,4% gedaald tot 4.4% in 2020. De meldingsfrequentie is van 1.4 in 2019 afgenomen tot 0.88. Geconstateerd wordt dat door de coronaperikelen er een toename is van de psychische belasting, werkdruk en de balans werk/privé. Met name in de leeftijdscategorie 45-54 jaar is een toename aan psychische klachten te zien. Verder een lichte toename van het aantal langdurig zieken. Ook is een lichte stijging waarneembaar van stress door zorgtaken. Dit heeft te maken met een toename van ziekte van een partner, kind of een ouder. Alle dossiers zijn goed in beeld en krijgen de nodige begeleiding. Voor 2021 zijn diverse acties benoemd ter verder sturing op (voorkoming van) verzuim.

Met aandacht voor de thuiswerkende medewerker vanuit de Visie op het Nieuwe Werken en frequenter overleg met bedrijfsarts, teammanagers en HR, om ook meer preventief interventies te kunnen inzetten.

Verbijzonderde interne controle 2020 Met ingang van 2020 heeft de OD NZKG de verbijzonderde interne controle (VIC) uitbesteed. Dit is onderdeel geweest van de doorontwikkeling van de VIC in het kader van de aanstaande wetswijziging Rechtmatigheid. De OD NZKG kan door de uitbesteding van de VIC de onafhankelijke rol beter borgen, de eigen organisatie is hiervoor te klein. Andere reden is dat de OD m.i.v. 2020 de financiële en personeelsadministratie volledig in eigen beheer heeft genomen. Het belang van het toetsen van de opzet, bestaan en werking van de financiële en personeelsprocessen werd daardoor groter. In 2020 zijn de volgende processen ge-audit: - UVO beheerproces - Debiteurenproces - Personeelsproces – instroom/doorstroom/uitstroom - Inkoop- en crediteurenproces De keuze voor deze processen is bepaald o.b.v. de financiële materialiteit. De uitkomst van de audits is dat de opzet, bestaan en werking van de processen op orde is. In 2020 zijn ook kwaliteitscontroles uitgevoerd op het bouwlegesproces en het nieuwe last onder dwangsom proces. Met betrekking tot het bouwlegesproces is de juistheid en volledig vastgesteld. De OD heeft de uit de audit voortvloeiende aanbevelingen met betrekking tot het intensiveren van de uitvoering en vastlegging van de 4ogen controle overgenomen.

Dit geldt ook voor de aanbeveling met betrekking tot de vastlegging in het zaaksysteem van de stappen die zijn ondernomen indien de toetsing met behulp van het bouwkostenkompas niet toereikend is. De audit voor het nieuwe last onder dwangsomproces krijgt in 2021 een vervolg. Reden is dat het proces medio 2020 is aangepast. Als gevolg hiervan waren er ten tijde van de audit nog onvoldoende dossiers beschikbaar voor een volledige controle op het bestaan en de werking van het proces. Belangrijkste aanbeveling vooralsnog

31 van 54

is om de vastlegging in het zaaksysteem eenduidiger te maken, zodat informatie beter en makkelijker ontsloten kan worden. Deze aanbeveling is door de OD overgenomen.

32 van 54

4 Financiële jaarrekening 4.1 Overzicht baten en lasten Het financiële resultaat van de OD NZKG over 2020 is 194K positief. Er was een resultaat van 11K nadelig begroot.

Totaal

Gewijzigde begroting

Realisatie

(bedragen x € 1.000) Verschil BegrotingRealisatie

Lasten

51.112

51.789

677

Baten

-852

-51.181

-52.033

Mutatie reserves

-31

Saldo

-194

-205

Ten opzichte van de gewijzigde begroting zijn er afwijkingen bij de lasten en de baten, per saldo 205K voordelig. Op hoofdlijnen betreft het onderstaande afwijkingen ten opzichte van de begroting.

Het totaal van de baten is 852K hoger dan begroot door: -

Het totaal van de lasten is 677K hoger dan begroot door: -

128K hogere inhuurkosten voor bouwtoezicht en lagere materiele lasten voor Wabo 187K doordat het budget per abuis bij de halfjaarrapportage opgenomen is in het programma Bouw. Het budget was reeds opgenomen bij het programma Randvoorwaardelijk. 109K lagere capaciteitskosten Bodem door vacatureruimte. 390K hogere inhuurkosten en materiele kosten 167K Milieu/BRZO in het kader van de uitvoering van de UVO. 196K hogere inhuurkosten Randvoorwaardelijk voor bezwaar- en beroepzaken. Daarnaast is er sprake van 61K hogere personele kosten die gedekt worden uit het programma Milieu/Brzo. 176K hogere kosten waaronder voor tijdelijk extra capaciteitsinzet op cruciale functies bij accountmanagement. 145K hogere kosten bedrijfsvoering, waaronder 501K lagere kosten als gevolg van corona voor met name opleidingen en woon-werkverkeer. Daarnaast is de post onvoorzien niet gebruikt ad 146K. Tegenover de lagere kosten staan hogere kosten voor inhuur 502K als gevolg van langdurige ziekte en moeilijk vervulbare (management)functies.

33 van 54

Tabel: overzicht baten en lasten per programma Resultaten per programma Primair begroting Primair Primair 2020 begroting begroting lasten 2020 baten 2020 saldo

(bedragen x €1.000) Gewijz. begroting Gewijz. Gewijz. 2020 begroting begroting Realisatie Realisatie lasten 2020 baten 2020 saldo 2020 lasten 2020 baten Realisatie 2020 saldo

Bouw

8.142

-13.292

-5.150

9.241

-13.482

-4.242

9.182

-13.584

-4.402

Bodem

4.392

-6.567

-2.175

4.699

-7.395

-2.696

4.590

-7.215

-2.626

Milieu / BRZO

15.264

-22.616

-7.352

16.458

-23.758

-7.300

17.015

-24.449

-7.434

Randvoorwaardelijk

4.635

-6.100

-1.465

5.623

-6.435

-812

6.057

-6.675

-618

Bedrijfsvoering:

16.193

15.091

-111

14.980

14.946

-109

14.837

- Kosten overhead

16.067

14.965

14.946

- Onvoorzien

126

-23

- Venootschapsbelasting

-69

51.789

-52.033

-243

Saldo voor mutaties reserves

48.626

-48.575

51.112

-51.181

Mutaties reserves

-51

110

-30

Toevoegingen

110

Onttrekkingen

-51

-30

48.626

-48.626

51.222

-51.211

51.868

-52.063

-194

Saldo na mutaties reserves

(-/- = voordeel, + = nadeel)

4.2 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) daarvoor geeft. Deze voorschriften zijn verder uitgewerkt in de financiële verordening van de OD NZKG.

Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. De activa en passiva zijn opgenomen tegen nominale waarde. Voor zover het BBV niet anders voorschrijft, zijn de baten en lasten toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Winsten worden slechts opgenomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen als zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn. ACTIVA Vaste activa

Immateriële vaste activa De immateriële vaste activa zijn gewaardeerd op basis van verkrijgings- of vervaardigingsprijs en worden lineair afgeschreven in vijf jaar.

Materiële vaste activa met economisch nut De materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgingsprijs en worden lineair afgeschreven.

34 van 54

15 jaar:

technische installaties in bedrijfsgebouwen

10 jaar:

veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen en kantoormeubilair

3 tot 5 jaar:

software, automatiseringsapparatuur, telefooninstallaties

1 tot 10 jaar:

verbouwingen, termijn afhankelijk van looptijd huurcontract, inclusief optietermijn verlenging

Afschrijving start op jaarbasis in het jaar nadat de investering gereed is gekomen of is verworven. Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 25K per stuk hoeven niet te worden geactiveerd. Deze activa worden in het jaar van aanschaf ten laste van de exploitatie gebracht.

Vlottende activa

Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar De vorderingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Aangezien de debiteuren alleen publieke en geen private partijen zijn, is de kans op oninbaarheid klein. Er is dan ook geen voorziening dubieuze debiteuren gevormd. De uitzettingen omvat ook het rekeningcourantsaldo in de schatkist bij het ministerie van Financiën.

Liquide middelen De liquide middelen zijn tegen de nominale waarde opgenomen.

Overlopende activa Dit zijn de transitoria tegen nominale waarde waarmee lasten en baten in het juiste jaar worden verantwoord. PASSIVA Vaste passiva

Algemene reserve De algemene reserve wordt gebruikt voor de vorming van een weerstandsvermogen om risico’s op te kunnen vangen.

Bestemmingsreserve Een bestemmingsreserve is een reserve waaraan het Algemeen bestuur een bepaalde bestemming heeft gegeven.

Gerealiseerd resultaat Het gerealiseerde rekeningresultaat is het resultaat in het boekjaar. Dit wordt ter bestemming voorgelegd aan het algemeen bestuur.

Voorzieningen Voorzieningen worden gewaardeerd op het nominale bedrag van de betrokken verplichting of het voorzienbare verlies.

Vaste schulden Langlopende schulden worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, verminderd met gedane aflossingen. Deze schulden hebben een rentetypische looptijd van 1 jaar of langer. Vlottende passiva

35 van 54

Netto-vlottende schulden De netto-vlottende schulden worden gewaardeerd tegen de nominale waarde en hebben een looptijd van minder dan 1 jaar.

Overlopende passiva Dit zijn de transitoria tegen nominale waarde waarmee lasten en baten in het juiste jaar worden verantwoord.

4.3 Toelichting baten en lasten In deze paragraaf staat een toelichting op de afwijkingen tussen de begroting en realisatie in 2020 voor zowel de baten als de lasten. Afwijkingen zijn in ieder geval per programma toegelicht. De richtlijn voor toelichtingen op afwijkingen is gesteld op 100K. Baten

852K voordeel

De baten zijn ten opzichte van de begroting op verschillende onderdelen 852K hoger uitgevallen. Bouw (101K voordeel) De baten zijn 101K hoger doordat de verwachte daling van de omzet bij de halfjaarrapportage voor de outputprodukten minder groot was dan verwacht. Eind 2020 kwamen er alsnog meer vergunningaanvragen binnen. Daarnaast is een hogere omzet gerealiseerd op constructieve veiligheid. Bodem (179K nadeel) Bij de halfjaarrapportage is de begroting naar boven bijgesteld. De verwachte stijging in de UVO blijkt niet geheel gerealiseerd te zijn. Hierdoor is er ten opzichte van de begroting sprake van 179K lagere baten op de output producten waaronder o.a. de waterwet gerelateerde producten. Milieu/BRZO (691K voordeel) De hogere baten hebben met name betrekking op de regie producten ad 596K waaronder BRZO regie en milieu advies. De baten op de output producten zijn 120K lager dan begroot. Daarnaast zij er hogere opbrengsten dan begroot voor de doorbelasting van de gerealiseerde materiele kosten voor luchtmeetnetten aan een opdrachtgever ad 241K. Overig posten 26K. Randvoorwaardelijk (240K voordeel) De hogere baten 240K is op de post Randvoorwaardelijk als gevolg van een extra afrekening voor uitgevoerde werkzaamheden voor Label C (79K) en een aantal complexe dossiers die leiden tot een toename van het regieproduct voor bezwaar- en beroepszaken (161K). Overige baten (1K nadeel)

Lasten

677k nadeel

Ten opzichte van de begroting zijn de lasten 677K hoger uitgevallen. Bouw (59K voordeel) Het benodigde budget voor de lasten is bij de halfjaarrapportage te hoog ingeschat. Het materiele budget voor WABO publicaties is per abuis zowel bij Bouw als bij Randvoorwaardelijk opgenomen. Gecorrigeerd voor het te

← Vorig deel Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Haarlemmermeer&id=ec21a6b3-f41e-48ca-9d1d-2f3e75e7e0e1