4. Openbaar gemaakt Onderzoek IT inkoop opnieuw gelakt namen DEF

Pagina 21 van 90

•

de opdracht voor de inhuur van wordt onder de naam Interim Manager op 7 november 2011 per brief verlengd voor de periode van 1 januari 2012 tot en met 31 december 2012. Achter de opdracht zijn niet de algemene voorwaarden gevoegd die in de brief staan vermeld. Voorts ontbreekt de handtekening van de directie/opdrachtnemer van Peopleware op deze brief. De brief is van Peopleware BV. De tenaamstelling van de opdrachtgever is directeur van Peopleware ICTSolutions BV. De opdrachtbrief is gericht aan De brief wordt ondertekend door op 24 november 2011 en op 1 december 2011 aan Peopleware toegezonden. Het uurtarief in de brief is inclusief reis- en verblijfkosten. Parkeerkosten mogen derhalve niet worden vergoed. • de opdracht voor de inhuur van wordt onder de naam Projectleider Datacenter eveneens op 7 november 2011 per brief verlengd voor de periode van 1 januari 2012 tot en met 31 december 2012. Ook achter deze brief ontbreken de algemene voorwaarden die in de brief worden genoemd. De brief is eveneens niet ondertekend door Peopleware ICT Solutions BV, voorts staat onder de brief de naam en functie van de accountmanager van Peopleware ICT Solutions (bevoegd tot handelen?). De opdrachtbrief is gericht aan De brief wordt ondertekend door op 24 november 2011. Het uurtarief in de brief is inclusief reis-en verblijfkosten. Parkeerkosten mogen derhalve niet worden vergoed.

gaat met de ondertekening namens de gemeente een verplichting aan van meer dan € 200K waartoe zij als bureauhoofd van informatievoorziening niet is gemandateerd. In de budgethoudersregeling staat vermeld dat afdelingshoofd mag doormandateren naar teamleiders en bureauhoofden vermits akkoord van de hoofdafdelingsmanager. Onder het verstrekte mandaat van € 50.000 staat op de plaats waar ondertekening door de hoofdafdelingsmanager dient plaats te vinden, staat de paraaf van en niet van • de opdracht voor de inhuur van wordt onder naam Projectleider Zaakgericht Werken op 18 november 2011 per brief verlengd voor de periode van 1 januari 2012 tot en met 31 december 2012. Ook achter deze brief ontbreken de algemene voorwaarden die in de brief worden genoemd. De brief is eveneens niet ondertekend door Peopleware ICT Solutions BV, voorts staat onder de brief de naam en functie van de accountmanager van Peopleware ICT Solutions (bevoegd tot handelen?). De opdrachtbrief is gericht aan De brief wordt ondertekend door p 24 november 2011. Het uurtarief in de brief is inclusief reis- en verblijfkosten. Parkeerkosten mogen derhalve niet worden vergoed.

gaat met de ondertekening namens de gemeente een verplichting aan van meer dan € 200K waartoe zij als bureauhoofd van informatievoorziening niet is gemandateerd • de opdracht voor de inhuur van wordt onder naam Projectconsultant op 7 november 2011 per brief aangegaan voor de periode van 13 februari 2012 voor onbepaalde tijd. Achter deze brief zijn de algemene voorwaarden gevoegd. De brief is b/a ondertekend door Peopleware ICT Solutions BV. Onder de brief staat de naam en functie van een accountmanager van Peopleware ICT Solutions (bevoegd tot handelen?). De opdrachtbrief is gericht aan De brief wordt zonder dagtekening ondertekend onder naam van . . Het uurtarief in de brief is inclusief reis- en verblijfkosten. Parkeerkosten mogen derhalve niet worden vergoed. zou met de ondertekening namens de gemeente een verplichting aan van ca. € 90K waartoe hij als bureauhoofd van informatievoorziening niet is gemandateerd. In het vraaggesprek is gebleken dat ondertekening van dit inhuurcontract niet door heeft plaatsgevonden. 3.2.5

Conclusie en adviezen

Uit de facturen en urenstaten kan niet worden afgeleid welke werkzaamheden de medewerkers van Peopleware voor Haarlem hebben verricht. Door het ontbreken van de bijbehorende inkoopdossiers in Verseon, kan ook het besluitvormingsproces rondom de inkoop niet worden gevolgd:

Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 22 van 90

de reden en noodzaak van inkoop verloop van de aanbesteding en onderbouwing leverancierskeuze Opvallend is dat een ingehuurd afdelingshoofd de facturen en uren van ingehuurde medewerkers van het bureau waarvoor hij zelfwerkzaam is, betaalbaar stelt en vanuit eigen integriteit niet verzoekt deze door een hogere leidinggevende te laten autoriseren. Ook de eigen organisatie (factuurafwikkelingsproces binnen financiën) signaleert dit niet en verricht hierop geen corrigerende actie. Facturen en uren worden door de genoemde bureauhoofden betaalbaar gesteld op basis van niet gespecificeerde tijdbesteding en urenstaten die niet zijn ondertekend. Parkeerkosten worden gedeclareerd en uitbetaald zonder dat daartoe recht bestaat op grond van de overeenkomst met Peopleware. Twee bureauhoofden van informatievoorziening gaan namens de gemeente Haarlem inhuurcontracten aan, terwijl zij hiervoor niet zijn gemandateerd. Mandatering loopt tot het afdelingshoofd. Ook de inrichting in FIO is niet overeenkomstig de mandateringsregeling georganiseerd. Bureauhoofden kunnen ook facturen betaalbaar stellen. Ondanks dat de nota inkoop voorschrijft dat verplichtingen voor meer dan € 50.000 dienen te worden gemeld bij de afdeling inkoop (nota inkoopbeleid en collegebesluit), blijkt niet dat de afdeling inkoop in de aanbesteding is betrokken.

Functiescheiding heeft ontbroken in leveranciersselectie, aanbesteding, prestatiegoedkeuring en betalingsfiat. Algemeen wordt het volgende geadviseerd: • toezicht en goedkeuring van prestaties door medewerkers van hetzelfde bureau als dat van de ingehuurde leiding dient strikt in functie te worden gescheiden • het aandragen/selecteren/contracteren/aanstellen van ingehuurde medewerkers vraagt in dergelijke gevallen meer aandacht, mede ter bescherming van de onafhankelijkheid van alle • •

• •

•

•

partijen principe van functiescheiding in het inkoopproces moet worden geformaliseerd ongeoorloofde declaratie van de parkeerkosten moeten bij Peopleware of haar medewerkers worden terug gevorderd op grond van de contractuele bepaling dat reis- en verblijfkosten zijn inbegrepen in het uurtarief opnemen van alle onderliggende contracten in de contractendatabase van Verseon en het contract koppelen aan de factuur (p) en leveringsbewijzen voor de factuurcontrole (q) ingehuurde medewerkers laten verantwoorden in het gemeentelijke urenverantwoordingssysteem, waarmee uniformiteit van registratie en prestatiegoedkeuring wordt bewaakt en tevens de administratieve last wordt verminderd dan met een afzonderlijke papieren stroom verbeteren van proces van prestatiegoedkeuring: o verbeteren van de beschrijving van verrichte werkzaamheden in de urenregistratie door leveranciers (nu hele dagen op een project geschreven zonder nadere detaillering) en uren registratie laten hand- en dagtekenen door opdrachtgever en opdrachtnemer met vermelding van de naam en functie. o prestatiegoedkeuring in FIO formaliseren en documenteren met urenstaten inkoop- en betalingsproces strikt overeenkomstig de mandateringsregeling en collegebesluit inrichten. M&S financiën heeft daarin als proceseigenaar een controlerende rol en dient zorg te dragen voor de juiste inrichting in FIO.

Facturen die niet voldoen aan de gestelde voorwaarden

Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 23 van 90

•

van inkooporder en prestatieverklaring mogen niet meer worden betaald zonder dat vooraf de AO is gerepareerd. strakke inrichting van inkoop- en betalingsproces van overeenkomst naar prestatie naar betalingsfiat met goed ingerichte functiescheiding in inkoopproces

Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 24 van 90

3.3

TMD Informatisering BV

3.3.1

Cijferanalyse selectie deelwaarneming

database 2009-2012 jaar

factuurregels

2009

11

2010 2011 2012

75 163 112 361

€800.000

3.3.2

r-

bedrag

factuur-

bedrag % 3,0% '

%

regels

339.075

20,4%

-

17,6% 41,7%

8 12

31,0%

293.113 693.753 336.223

20,2%

4

100,0%

1.662.164

100,0%

24

20,8% ' 45,2% r

% selectie

% selectie

0,0%

0,0% 2,2% r 159.463

9,6%

3,3% r 333.534

20,1%

1,1% '

76.476

4,6%

6,6%

569.472

34,3%

------------------------------------------------ -

bedrag perjaar

Toelichting leverancier

TMD informatisering BV (TMDi) is een kleine onafhankelijke, gespecialiseerde ICT dienstverlener met ca 5-9 personeelsleden. Sinds de oprichting in 1999 biedt het bedrijf high end ICT services rond onder andere Novell en Microsoft. De gecertificeerde medewerkers van TMDi zijn gespecialiseerd in migraties, beheer, security en trainingen. TMDi heeft de ambitie, continu voorop te blijven lopen op het gebied van technologische innovatie. TMDi werkt voor middelgrote en grote opdrachtgevers in onder andere de zorg, overheid en industrie.

Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 25 van 90

TMDi is Novell Platinum Partner en Microsoft Partner. Daarnaast heeft TMDi partnerships met onder andere Quest Software, Astaro, Avira, Sophos, ENGL, VASCO, Deepnet en GWAVA. Voor trainingen wordt samengewerkt met Compu'train. 3.3.3 Trends in de database Sinds 2009 is het aantal factuurregels toegenomen van 11 naar 112 in 2012. De kosten van uitbesteding aan TMDi liggen gemiddeld op € 0,3 miljoen per jaar, met uitzondering van 2011 waarin €0,7 miljoen aan TMDi werd uitbesteed. Het bedrijf is evenals Peopleware gespecialiseerd in Microsoft. Als klein bureau met 5-9 medewerkers begeleiden ze een relatief grote migratie binnen Haarlem. Inzake haar klant de gemeente Haarlem meldt TMDi op haar website: De ontsluiting van Exchange is op verschillende manieren mogelijk. De gemeente Haarlem heeft gekozen voor Microsoft Thread Management Gateway. Deze opvolger van de Microsoft ISA server kan worden ingezet als edge-server of als firewall naar en van buiten. Zo is het mogelijk om versleutelde verbindingen zoals MS outlook Web App, Active Sync en Outlook Anywhere op een veilige manier aan te bieden aan gebruikers. Door het gebruik van Microsoft Outlook 2007 - met binnenkort een upgrade naar MS Outlook 2010 - zijn agenda's en mailboxen eenvoudig te beheren en te delen tussen management en secretariaat.

De iPhones synchroniseren naadloos met de Exchange omgeving en via Active Sync heeft men altijd een up-to-date agenda bij zich. Voor de migratie is een tooi van Quest gebruikt. Deze tooi heeft op dit moment een aantal mailboxen volledig gemigreerd naar Exchange, evenals de agenda's, mappen en distributielijsten van de gebruikers. Op dit moment draaien twee omgevingen naast elkaar in een pilot, ter voorbereiding op de grote migratie. Voor de grote migratie worden onder begeleiding van TMDi ook de DNS servers gemigreerd naar Microsoft DNS. 3.3.4 Uitkomsten deelwaarnemingen De facturen van 2010 zijn niet digitaal aanwezig en moeten worden gelicht uit het archief. In eerste aanleg is het onderzoek daarom gericht op de facturen uit 2011 en 2012. In 2011 worden via TMDi VMware licenties voor 8 processoren voor een bedrag van € 78K incl. BTW door de gemeente Haarlem aangeschaft. De overeenkomst is volgens de correspondentie in overleg opgemaakt met , een ingehuurde medewerker van Peopleware. Een licentieovereenkomst ontbreekt. De opdracht wordt boven de bevoegdheid van € 50k getekend door Van de levering van de software is geen leveringsbewijs bij de factuur gevoegd.

Bij de goedkeuring voor de prestatielevering van de factuur is in FIO geregistreerd, eerste budgethouder voor betalingsfiat is en tweede fiatterende budgethouder is Ook schaft de gemeente Haarlem Quest software aan bij TMDi voor een bedrag van € 46k incl. BTW. Bij de factuur en in verseon ontbreekt een order en een licentieovereenkomst. Verder is er geen leveringsbewijs achter de factuur aanwezig waarmee de juistheid/ontvangst van de levering is vastgesteld (bij voorkeur in functie gescheiden). Voorts volgt een uitbreiding van de licenties VMware en worden licenties voor Novell aangeschaft bij TMDi. Ook wordt een supportovereenkomst aangegaan voor Novell en Microsoft een bedrag van €44k incl BTW. In Verseon zijn diverse oudere supportovereenkomsten opgenomen (2002-2003). Een recente overeenkomst ontbreekt, echter de verlenging verloopt voortschrijdend op basis van een brief uit 2006. Onderhandelingen over andere overeenkomsten worden volgens de correspondentie gevoerd met , een ingehuurde medewerker van Peopleware, in plaats van met bureau- en/of afdelingshoofd. Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 26 van 90

Voorts factureert TMDi uren op maandbasis voor de inzet van medewerkers. Achter alle facturen ontbreken urenstaten of andere bewijsstukken van levering van prestatie. Desondanks wordt de factuur met prestatieverkiaring goedgekeurd door en vervolgens door gefiatteerd voor betaling. 3.3.5 Conclusie en adviezen Uit de facturen kan niet worden afgeleid welke werkzaamheden de medewerkers van TMDi voor Haarlem hebben verricht. Hele dagbedragen worden gefactureerd zonder nadere specificatie van de tijdbesteding. Door het ontbreken van de volledige inkoopdossiers in Verseon, kan ook het besluitvormingsproces rondom de inkoop niet worden gevolgd: de reden en noodzaak van inkoop verloop van de aanbesteding en onderbouwing leverancierskeuze Bijzonder is dat gezien de bedrijfsrisico's met een klein bureau belangrijke onderhoudscontracten en licenties worden afgesloten. Voorts is opvallend dat onderhandelingen over licenties en ICT oplossingen worden gevoerd dooreen ingehuurde medewerker van Peopleware, Facturen en uren worden door de genoemde bureauhoofden betaalbaar gesteld op basis van niet gespecificeerde tijdbesteding en ontbrekende urenstaten.

Algemeen wordt het volgende geadviseerd: • opnemen van alle onderliggende contracten in de contractendatabase van Verseon en het contract koppelen aan de factuur (p) en leveringsbewijzen voor de factuurcontrole (q) • ingehuurde medewerkers laten verantwoorden in het gemeentelijke urenverantwoordingssysteem, waarmee uniformiteit van registratie en prestatiegoedkeuring wordt bewaakt en tevens de administratieve last wordt verminderd dan met een afzonderlijke papieren stroom • bij het aangaan van belangrijke overeenkomsten voor informatievoorziening binnen de gemeente Haarlem dient risico-afweging zorgvuldig te worden gemaakt en ligt de keuze voor een kleine onderneming van 5-9 medewerkers niet voor de hand • verbeteren van proces van prestatiegoedkeuring: o geen facturen voor levering van producten en diensten mogen betaalbaar worden gesteld als getekende urenstaten en leveringsbewijzen ontbreken. Ondertekening dient bij voorkeur in primaire functiescheiding van de opdrachtverlening plaats te vinden, o prestatiegoedkeuring in FIO formaliseren en documenteren met urenstaten

Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 27 van 90

3.4

HP

3.4.1

Cijferanalyse

database 2009-2012 jaar

selectie deelwaarneming

factuur-

2009 2010 2011 2012

%

16 27

0,0% 34,8%

46

100,0%

58,7%

€800.000 r---

0,1%

544.623 691.049

44,0%

1

55,9%

2

1.237.102

100,0%

V

F

0,0%

-

2009

3.4.2

% 1.430

-

m

6,5%

regels

1

3

bedrag

factuur-

bedrag

regels

% selectie 0,0% r 0,0% T

2,2% V 4,3% T

6,5%

% selectie 0,0%

140.895

11,4%

200.961

16,2%

341.856

27,6%

0,0%

----------------.----

bedrag perjaar

2010

2011

2012

Toelichting leverancier

Hewlett Packard is een wereldwijde beursgenoteerde speler in hardware als computers, notebooks, printers en pda's. Voor 2011 en 2012 neemt Haarlem leasediensten af van Hewlett Packard International Bank plc. gevestigd te Ierland. 3.4.3

Trends in de database

In 2011 en 2012 besteedt de gemeente Haarlem voor een totaal bedrag van € 1,2 miljoen uit aan Hewlett Packard. In de jaren daarvoor nagenoeg geen uitgaven aan deze onderneming. HP is een technology/solution partner van Peopleware.

Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 28 van 90

3.4.4 Uitkomsten deeiwaarnemingen De facturen die zijn gelicht betreffen betalingen voor de lease van apparatuur die door de leveranciers Getronics, KPN Corporate Markets BV en ISL Automatiseringsbedrijf voor de gemeente Haarlem zijn verkocht aan HP International Bank plc. Op de factuur staat "huur" vermeld, hetgeen lijkt te betekenen dat de apparatuur in bezit is van HP en voor een overeengekomen periode door de gemeente Haarlem wordt gehuurd. De facturen zijn afkomstig van HP International Bank plc uit Ierland, doch moet met 21% BTW worden betaald aan HP Nederland BV. Het is niet duidelijk uit de overeenkomst af te leiden wie economisch eigenaar is van de geleverde hardware. Daar er geen inkoopdossier in Verseon aanwezig is met een interne (juridische) toets en nadere toelichting, kan dit niet aan de stukken worden ontleend. Ook van de aanbesteding en leveranciersselectie bij Getronics/KPN Corporate Market BV en ISL voor de levering van de apparatuur aan HP International Bank ontbreken contracten en of inkoopdossiers in Verseon. ISL is een HP Gold partner en Microsoft Gold gecertificeerd. Correspondentie omtrent facturering vindt in het dossier via email plaats via de n ingehuurde projectleider

.

.

In Verseon zijn met HP International Bank plc enkele "Advance Pricing Agreements" en Mantelovereenkomsten afgesloten. Een Advance Pricing Agreement (APA) heeft de fiscale achtergrond in het organiseren van transfer pricing tussen landen en het voorkomen van dubbele belasting tussen onderneming en afnemer. Niet helder is wat de achtergrond en overweging van de gemeente Haarlem zijn om deze overeenkomst af te sluiten met een Ierse bancaire onderneming. De meeste APA's zijn getekend door In een APA staat als rechtsgeldige vertegenwoordiger van de gemeente Haarlem vermeld, maar wordt de overeenkomstig door getekend. Een APA voor € 31K is wel door Haarlem ondertekend, maar niet door HP als lessor. Een mantelovereenkomst voor een verplichting van €680k aan huurbedragen wordt getekend door tezamen met Twee mantelovereenkomsten met respectievelijk een bedrag van € 236k en € 62k aan verplichtingen worden getekend door

Niet duidelijk is verder bij welke APA en mantel contracten de facturen en gefactureerde bedragen behoren van HP behoren. Het contractnummer op de factuur correspondeert niet met de mantel- of APA-overeenkomst. Volgens de routing code van de FIO wordt de prestatiegoedkeuring verricht door eerste betalingsfiat door in 2011 en door in 2012 en altijd tweede betalingsfiat door

en

Bij de betaling van de facturen zitten geen overzichten en berekeningen of de gefactureerde leasetermijnen overeenkomstig het contract zijn. Verder blijkt niet uit de bijlagen of de apparatuur daadwerkelijk is geleverd en naar behoren functioneert. Uit de documentatie is ook niet af te leiden of de apparatuur geheel is geleverd en aanwezig is bij de gemeente Haarlem. 3.4.5

Conclusie en adviezen

De gekozen constructie met aanschaf van apparatuur bij twee Nederlandse ondernemingen die worden verkocht aan HP International Bank plc in Ierland en voorts worden geleased aan de gemeente Haarlem, vraagt om een zorgvuldige juridische en fiscale toetsing. Deze blijkt niet uit een inkoopdossier in Verseon. Omtrent het aangaan van een Advance Pricing Agreement met een Ierse bancaire onderneming - dit is een fiscale transfer pricing overeenkomst - ontbreekt duidelijkheid in het dossier. Omdat er vervolgens weer huur met BTW wordt betaald aan een Nederlandse Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 29 van 90

onderneming, HP Nederland BV, terwijl de factuur wordt verstrekt door HP International Bank plc uit Ierland, maakt de constructie minder transparant. De juridische en fiscale risico's van de transactiestroom zijn niet helder: • er wordt fysiek apparatuur afgeleverd aan de gemeente Haarlem • de apparatuur wordt vervolgens door de leverancier aan HP International Bank plc in Ierland met 21% BTW gefactureerd (en waarschijnlijk betaald) • Haarlem sluit verschillende mantelovereenkomsten en Advance Pricing Agreements af voor lease (niet voor huur) • HP International Bank plc (Ierland) factureert huur (geen lease) aan de gemeente Haarlem verhoogd met 21% BTW en verzoekt deze te betalen aan HP Nederland BV Niet helder is uit de documentatie wie nu economisch eigenaar is van de fysiek bij de gemeente Haarlem afgeleverde apparatuur: onderhoud, service, verzekering etc. blijken niet uit de overeenkomst in Verseon. Uit de documentatie blijkt voorts niet of de apparatuur is geleverd (ontvangstbewijs) middels bijvoorbeeld een uitdraai uit de CMDB en of het in rekening gebrachte leasebedrag juist is. Voorts vinden we tussen de documentatie geaccordeerde leveringen van HP hardware door Getronics aan HP International Bank plc. door . , ingehuurd programmamanager bij Qhuba voor ICT Haarlem en Haarlemmermeer.

Niet duidelijk is of deze gezamenlijk aangeschafte apparatuur door de gemeente Haarlem wordt betaald. is niet gedelegeerd tekeningsbevoegd om voor de gemeente Haarlem en Haarlemmermeer apparatuur aan te schaffen. Nader onderzoek naar deze constructie en kosten voor Haarlem is aan te bevelen. Voorts is het mogelijk dat de ondertekening van belangrijke mantelovereenkomsten voor grote bedragen kan worden verricht door een ingehuurd afdelingshoofd. Niet duidelijk is of het interim afdelingshoofd hiervoor intern het mandaat heeft gekregen. Algemeen wordt het volgende geadviseerd: • opnemen van alle onderliggende contracten in de contractendatabase van Verseon en het contract koppelen aan de factuur (p) en leveringsbewijzen voor de factuurcontrole (q) • bij het aangaan van belangrijke overeenkomsten voor informatievoorziening binnen de gemeente Haarlem dient risico-afweging zorgvuldig te worden gemaakt • verbeteren van inzicht in inkoopproces en autorisatie van belangrijke overeenkomsten • toevoegen van besluitvorming en inzicht voor de keuze van functionaliteit en leverancier in het inkoopdossier • nader onderzoek naar de bestellingen van namens Haarlem en Haarlemmermeer bij Getronics ondergebracht bij HP International Bank plc.

• verbeteren van proces van prestatiegoedkeuring: o geen facturen voor levering van producten en diensten mogen betaalbaar worden gesteld als getekende leveringsbewijzen ontbreken. Ondertekening dient bij voorkeur in primaire functiescheiding van de opdrachtverlening plaats te vinden, o prestatiegoedkeuring in FIO formaliseren en documenteren met urenstaten

Happart van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 30 van 90

3.5

iNSIGHT

3.5.1

Cijferanalyse

database 2009-2012 jaar

2011 2012

3.5.2

13

% ------------w 0,0% 32,5% 30,0% r

12 15

37,5% r

40

100,0%

bedrag

factuur-

bedrag

factuurregels

2009 2010

selectie deelwaarneming

%

regels

% selectie 0,0% '

% selectie 0,0%

5,0% r

22.015

2,1%

-

0,0%

344.603

32,3%

2

352.118 370.782

33,0%

3

7,5%

rn.no

72,9%

34,7%

1

2,5%

43.011

4,0%

100,0% msbmmK

6

15,0%

842.796

79,0%

1.067.503

Toelichting leverancier

Insight Enterprises is de grootste onafhankelijke IT-reseller ter wereld. Insight levert hardware, software en diensten aan meer dan 100.000 bedrijven en overheidsinstellingen, waarbij efficiency en kostenbeheersing geen moment uit het oog worden verloren. Insight levert meer dan 50.000 hardware en software producten, van zakelijke laptops, notebooks, desktops, laser printers en monitors tot een groeiend portfolio aan zakelijke ICT diensten. Insight is niet geheel onafhankelijk. Op haar website beveelt Insight expliciet de volgende merken aan: HP, Microsoft, Cisco, Apple, Oracle, Symantic en Adobe. Insight is een HP Gold Specialist voor 2013.

Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 31 van 90

3.5.3

Trends in de database

In 2009 deed de gemeente Haarlem nog geen zaken met Insight. Vanaf 2010 wordt jaarlijks gemiddeld €355k uitbesteed aan deze onderneming. Volgens de omschrijvingen zijn bij Insight de Microsoft licenties en packages aangeschaft. 3.5.4 Uitkomsten deelwaarnemingen De facturen van voor 2010 zijn niet digitaal aanwezig en moeten worden gelicht uit het archief. In eerste aanleg is het onderzoek daarom gericht op de facturen uit 2011 en 2012. De facturen van Insight zijn allen gericht aan Voorts melden de facturen dat leveringen heeft plaatsgevonden aan en enkele malen gezamenlijk met De leveringen betreffen Microsoft Enterprise producten en de zogenaamde True Up (ca € 300k). De true up betreft de afrekening van daadwerkelijk afgenomen licenties volgens de Microsoft Enterprise Agreement. Bij interne controle door Microsoft kan de true up achteraf afwijken. Een contract met Insight Enterprises ontbreekt in Verseon. Achter de facturen ontbreken bewijzen van prestatielevering of cross checks met andere registraties in CMDB of voor user- en licentiebeheer aan de hand waarvan de hoge gefactureerde bedragen zijn gecontroleerd. In de FIO routing code wordt eerste controle op prestatie verricht door . Tweede goedkeuring heeft wisselend plaats gevonden door en en Derde goedkeuring voor grote bedragen heeft plaats gevonden door of bij zijn afwezigheid door (plaatsvervanger).

In de FIO routing lijken daarmee voldoende personen te hebben meegekeken en gefiatteerd en is de procedure voor tweede handtekening op de grensbedragen gevolgd. Uit de documentatie achter de facturen lijkt er echter geen controle op het contract (prijs) en de prestatie (eenheden/verbruik) zichtbaar te worden vastgelegd. Daarmee is de formele controle goed geregeld, maar wordt de inhoudelijke controle niet zichtbaar gemaakt. 3.5.5

Conclusie en adviezen

Insight is met ingang van 2010 een nieuwe leverancier voor de Microsoft licenties. Bij Insight wordt ca. € 350k gemiddeld per jaar aan Microsoft licenties afgenomen. De onderbouwing voor aanbesteding en leveranciersselectie en prestatielevering is kwalitatief onvoldoende voor een dergelijk grote aanbesteding en richtingskeuze. Algemeen wordt het volgende geadviseerd: • het inkoopproces voor dergelijke cruciale aanbestedingen moet transparanter vastgelegd worden: o inkoopdossiers met documentatie waaruit een zorgvuldige aanbesteding en leveranciersselectie blijkt o inkoopdossier waarin een heldere besluitvorming op voldoende hoog niveau in de organisatie is opgenomen ten aanzien van de keuze van functionaliteit, i.c. Microsoft licenties in volle breedte o inkoopdossier met gedegen juridische toets op aangegane contracten: risicoafweging ten aanzien van Microsoft Enterprise Agreement met true up (kans op grote afrekening achteraf) en inzet van beheersingsmaatregelen • de controle op de prestatielevering moet blijken achter de facturen waarop betalingsfiat is verstrekt:

Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 32 van 90

heldere controle op aantal uitgezette licenties volgens CMDB/user- en licentieregistratie met het in rekening gebrachte aantal de controle op de gefactureerde prijs aan de hand van de overeenkomst moet blijken uit de documentatie uit een zichtbare controle. Deze controle is overigens ook niet in de FIO routing o

•

code ingericht.

Rapport van bevindingen IT Spendanolyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 33 van 90

3,6

CIRCLE

3.6.1

Cijferanalyse

database 2009-2012 jaar

selectie deelwaarneming

factuur-

bedrag

regels 2009 2010

21 117

2011 2012

103

% 7,1% ' 39,8% r 35,0% r 18,0% '

53 294

100,0%

%

factuur­ regels

140.604 266.764

33,8%

1 9

215.835

27,3%

4

17,8%

166.953

21,1%

1

790.156

100,0%

15

bedrag % selectie 0,3% '

% selectie

97.815 3,1% T 189.969 1,4% T 0,3% V

5,1%

12,4% 24,0%

132.213

16,7%

70.691

8,9%

490.688

62,1%

€100.000 €50.000

-

€-

" 2009

2010

2011

2012

140

aantal factuurregels per jaar

2009

3.6.2

2010

2011

2012

Toelichting leverancier

Circle Software is een onderneming gespecialiseerd in het digitaliseren van informatie en processen met flexibele software en implementatiebegeleiding. Circle werkt in hoofdzaak met Verseon en Microsoft Sharepoint toepassingen. 3.6.3

Trends in de database

In 2009 deed de gemeente Haarlem reeds zaken met Circle. In de jaren 2010 en 2011 nemen de uitgaven met 50% toe en in 2012 neemt dit weer af.

Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 34 van 90

3.6.4

Uitkomsten deelwaarnemingen

De facturen van voor 2010 zijn niet digitaal aanwezig en moeten worden gelicht uit het archief. In eerste aanleg is het onderzoek daarom gericht op de facturen uit 2011 en 2012. De geselecteerde facturen van Circle hebben betrekking op de levering van Kofax en de levering van de licenties voor het Verseon zaaksysteem. Voorts zijn bij Circle medewerkers ingehuurd voor implementatiewerkzaamheden. Ook achter deze facturen ontbreken prestatiecontroies en prestatiebewijzen van de levering van uren en de levering en verbruik van de licenties. Achter de inhuurfacturen is een urenverantwoording toegevoegd, zonder specificatie van verrichte werkzaamheden en zonder voorafgaand akkoord van de leidinggevende binnen Haarlem. In verseon bevinden zich enkele contracten. Een inkoopdossier met onder meer onderbouwing aanbesteding en leveranciersselectie ontbreekt. Voorts ontbreekt de onderbouwende besluitvorming omtrent keuze functionaliteit. Bij de goedkeuring van de factuur ontbreekt een zichtbare controle op de prijsstelling volgens het contract. De FIO routing code voor de Kofax facturen verlopen voor de prestatieverklaring via en vervolgens voor betalingsfiat via de De handtekening betalingsfiat voor inhuur verloopt via De licenties worden gezien hoogte bedrag betaalbaar gesteld door n met tweede handtekening van

3.6.5

Conclusie en adviezen

Circle Software is een bestaande leverancier. De onderbouwing voor aanbesteding en leveranciersselectie en prestatielevering is kwalitatief onvoldoende voor een dergelijk grote aanbesteding en richtingskeuze. Algemeen wordt het volgende geadviseerd: • het inkoopproces voor dergelijke cruciale aanbestedingen moet transparanter vastgelegd worden: o inkoopdossiers

met

documentatie

waaruit

een

zorgvuldige

aanbesteding

en

leveranciersselectie blijkt inkoopdossier waarin een heldere besluitvorming op voldoende hoog niveau in de organisatie is opgenomen ten aanzien van de keuze van functionaliteit, i.c. Verseon Zakelijke werken in volle breedte o inkoopdossier met gedegen risicoanalyse en juridische toets op aangegane contracten de controle op de prestatielevering moet blijken achter de facturen waarop betalingsfiat is o

•

•

verstrekt: o heldere controle op aantal uitgezette licenties volgens CMDB/user- en licentieregistratie met het in rekening gebrachte aantal o voldoende gespecificeerde urenstaat met controle vooraf door leidinggevende de controle op de gefactureerde prijs aan de hand van de overeenkomst moet blijken uit de documentatie met een zichtbare controle. Deze controle is overigens ook niet in de FIO routing code ingericht.

Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 35 van 90

3.7

HAARLEMMERMEER

3.7.1

Cijferanalyse

selectie deelwaarneming

database 2009-2012 factuur-

jaar 2009 2010

27

2011

54

2012

21

-

102 €800.000

%

% 0,0% '

100,0%

t

regels

0,0%

-

87,0%

7

69.021

9,0%

2

30.736

4,0%

2

768.059

100,0%

11

668.302 26,5% 52,9% T 20,6% T

bedrag

factuur-

bedrag

regels

% selectie

% selectie 0,0% '

0,0%

6,9% ' 633.762 2,0% r 2,0% r

10,8%

82,5%

10.846 35.690

1,4%

680.298

88,6%

4,6%

bedrag perjaar

€700.000

3.7.2

Toelichting leverancier

De gemeente Haarlem heeft met Haarlemmermeer onderzoek gedaan naar samenwerking op het vlak van ICT. 3.7.3

Trends in de database

Voor 2010 deed de gemeente Haarlem voor ICT geen zaken met Haarlemmermeer. In 2010 is €0,7 miljoen uitgegeven aan deze samenwerking.

Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 36 van 90

3.7.4

Uitkomsten deelwaarnemingen

De facturen van voor 2010 zijn niet digitaal aanwezig en moeten worden gelicht uit het archief. !n eerste aanleg is het onderzoek daarom gericht op de facturen uit 2011 en 2012. Omdat de grootste uitgaven in 2010 zijn verricht, is het van belang om deze facturen nog te lichten. De geselecteerde facturen uit 2011 en 2012 hebben betrekking op bijdrage van 50% in de inzet van een procesmanager ICT samenwerking in het eerste halfjaar en de bijdrage van 50% in de inzet van M&l Partners. Voor de inzet van de procesmanager heeft Haarlemmermeer geen kopie factuur toegevoegd waaruit de juistheid van het doorberekende bedrag blijkt. Voor M&S partners zijn facturen bijgevoegd, echter zonder gespecificeerde urenverantwoordingen. Een akkoord van Haarlem op de geleverde prestaties ontbreekt. Een achterliggende overeenkomst of afspraak ontbreekt zowel achter de facturen als in verseon. In het kader van de samenwerking ICT Haarlem en Haarlemmermeer heeft projectmanager van deze samenwerking, grote orders verstrekt en ondertekend van Getronics. Niet duidelijk is of hiertoe bevoegd was. De hardware van deze orders is verkocht aan HP International Bank plc en zijn geleased aan Haarlem e/o Haarlemmermeer. Niet helder is op welke wijze de afrekening van de lease plaats vindt met de gemeente Haarlem en Haarlemmermeer.

De FIO routing code verloopt voor de prestatieverklaring op de doorberekende M&l facturen via de en vervolgens voor betalingsfiat door ter vervanging van Voor de inzet van de procesmanager is er geen prestatieverklaring in de lijn. De factuur wordt in een keer betaalbaar gesteld door 3.7.5

Conclusie en adviezen

Algemeen wordt het volgende geadviseerd: • het inkoopproces voor aanbestedingen, ook via samenwerkingen, moet transparanter vastgelegd worden: o inkoopdossiers o

met

documentatie

waaruit

een

zorgvuldige

aanbesteding

en

leveranciersselectie blijkt inkoopdossier waarin een heldere besluitvorming op voldoende hoog niveau in de

organisatie is genomen inkoopdossier met gedegen risicoanalyse en juridische toets op aangegane contracten de controle op de prestatielevering moet blijken achter de facturen waarop betalingsfiat is o

•

verstrekt: o voldoende gespecificeerde urenstaat met controle vooraf door leidinggevende die is •

aangesteld voorde prestatiecontrole de controle op de gefactureerde prijs aan de hand van de overeenkomst moet blijken uit de documentatie met een zichtbare controle. Deze controle is overigens ook niet in de FIO routing

• •

code ingericht. het mag niet mogelijk zijn om voorafgaande stappen in de FIO routing over te slaan nader onderzoeken van de HP contracten, leveringen Getronics, bevoegdheid van de leaseconstructie met HP International Bank plc in relatie tot de samenwerkings- en ontbindingsafspraken

Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 37 van 90

3.8

ORACLE

3.8.1

Cijferanalyse

database 2009-2012 jaar

selectie deelwaarneming

factuur-

bedrag

regels

factuurregels

bedrag

13 19

9,5%

-

60,9%

2

18

34,0% r 150.070

22,2%

1

53

100,0%

675.493

100,0%

3

3

2010 2011 2012

5,7% r

7,4%.

% selectie

% selectie 0,0% T

49.989 24,5% T 64.083 35,8% r 411.350

2009

3.8.2

% WSmigsSm.

%

0,0%

-

0,0%

0,0% 3,8% ' 337.101

49,9%

1,9% r

20.421

3,0%

5,7%

357.522

52,9%

Toelichting leverancier

Oracle is een bekende wereldwijde softwareproducent en heeft geen verdere toelichting nodig. 3.8.3

Trends in de database

In 2011 besteedt de gemeente Haarlem € 0,4 miljoen uit aan Oracle. Dit is aanmerkelijk meer dan de ja ren daarvoor.

Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 38 van 90

3.8.4

Uitkomsten deeiwaarnemingen

In 2011 is een factuur betaald voor software update van Oracle. Achter deze factuur ontbreekt een bewijs van prestatielevering of enige andere zichtbare prestatiecontrole bijvoorbeeld aan hand van de registratie in de user of licentiedatabase of CDMB. Ook een achterliggende overeenkomst ontbreekt in verseon en achter de factuur voor de controle van de gefactureerde licentieprijs. In FIO wordt de prestatieverklaring verricht door handtekening is van (2011) en de derde van uit 2012 gelichte facturen vindt de betalingsfiat plaats door 3.8.5

s, de tweede Voor de

Conclusie en adviezen

Algemeen wordt het volgende geadviseerd: • het inkoopproces voor aanbestedingen moet transparanter vastgelegd worden: o inkoopdossiers met documentatie waaruit een zorgvuldige aanbesteding en leveranciersselectie blijkt o inkoopdossier waarin de besluitvorming is gevoegd voor de keuze van de functionaliteit o inkoopdossier waarin een heldere besluitvorming op voldoende hoog niveau in de organisatie is genomen voor grote licentie-uitgaven o inkoopdossier met gedegen risicoanalyse en juridische toets op de aangegane contracten • de controle op de prestatielevering moet blijken achter de facturen waarop betalingsfiat is verstrekt: o uitdraai uit users- en/of licentieregistratie waaruit de levering/verbruik van de licenties blijkt • de controle op de gefactureerde prijs aan de hand van de overeenkomst moet blijken uit de documentatie met een zichtbare controle. Deze controle is overigens ook niet in de FIO routing code ingericht.

Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 39 van 90

3.9

NEXCT

3.9.1

Cijferanalyse

database 2009-2012 jaar

factuur-

bedrag

regels 2009 2010 2011 2012

-

% Wmm&glm

% 0,0% w

factuurregels

0,0% 0,0%

bedrag % selectie

% selectie 0,0% r

-

73

0,0% 48,3% r 336.137

49,8%

1

78

51,7% r 338.943

50,2%

4

151

100,0%

675.080

100,0%

5

€400.000 T----------

ioo

selectie deelwaarneming

0,0%

0,0% r

0,0%

0,7% r 104.668

15,5%

2,6% r 181.353

26,9%

286.021

42,4%

3,3%

-------- -------------------------------------------------------------

bedrag perjaar

T----------------------------------------------------------------------------------------------

aantal factuurregels perjaar

3.9.2

Toelichting leverancier

NEXct levert software en doet implementaties vooral op het vlak van het nieuwe communiceren en werken (in the cloud toepassingen als Microsoft Lync en Sharepoint). Het bedrijf telt ca. 50 medewerkers. Zij hebben verscheidene gemeenten als klant: Leiden, Zeist, Zwolle, Heemskerk, Amsterdam Nieuw-West en Utrecht. Gemeente Haarlem staat niet als klant genoemd. NEXct maakt gebruik van Microsoft applicaties 3.9.3

Trends in de database

In 2009 en 2010 deed de gemeente Haarlem nog geen zaken met NEXct BV. In 2011 en 2012 wordt € 0,3 miljoen aan NEXct uitgegeven. Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 40 van 90

3.9.4

Uitkomsten deelwaarnemingen

In 2011 factureert NEXct in termijnen het project Aanbesteding IPX. Achter deze facturen ontbreken prestatiebewijzen of voortgangscontroies a.d.h.v. termijnstaten en opleverdocumenten die een prestatiegoedkeuring onderbouwen. Dezelfde werkwijze geldt voor het project Microsoft Lync. Hiervan ontvangt de gemeente twee facturen met dezelfde projectomschrijving, zonder achterliggende controle op prestaties. Voorts ontvangt de gemeente facturen voor IP telefoontoestellen die zijn geleverd. Ook hier ontbreekt een leverings- en ontvangstbewijs achter de factuur en wordt er ook geen zichtbare controle op de prestatie uitgevoerd aan de hand van de CMDB of werkplekregistratie. Overeenkomsten en inkoopdossiers en -orders etc. ontbreken in verseon. onderhoudsovereenkomst is aangetroffen voor € 17K per jaar, goedgekeurd door bureauhoofd Applicatie en Gegevensbeheer. Niet duidelijk is of gemandateerd is door de hoofdafdelingsmanager Middelen & Services. Voor het project Aanbesteding IPX wordt de prestatiegoedkeuring verricht door vervolgens door (ter vervanging van

Een

andere

gedelegeerd

. . en

en

betalingsfiat door

3.9.5

Conclusie en adviezen

Algemeen wordt het volgende geadviseerd: • het inkoopproces voor aanbestedingen moet transparanter vastgelegd worden: o inkoopdossiers met documentatie waaruit een zorgvuldige aanbesteding

•

•

en

leveranciersselectie blijkt o inkoopdossier waarin de besluitvorming is gevoegd voor de keuze van de aan te schaffen functionaliteit en inzet van projectmedewerkers/implementatiepartij o inkoopdossier met gedegen risicoanalyse en juridische toets op de aangegane contracten de controle op de prestatielevering moet blijken achter de facturen waarop betalingsfiat is verstrekt: o opleverstaten voor termijncontracten en -facturering o uitdraai uit CMDB of i.d. waarmee de ontvangst van de toestellen wordt gecontroleerd de controle op de gefactureerde prijs aan de hand van de overeenkomst moet blijken uit de documentatie met een zichtbare controle. Deze controle is overigens ook niet in de FIO routing code ingericht.

Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 41 van 90

3.10

T-MOBILE

3.10.1

Cijferanalyse

selectie deelwaarneming

database 2009-2012 jaar

factuurregels

2009

12

2010

30

2011 2012

172 153 367

€350.000

%

120 8,2% r 5.486 46,9% r 262.618

47,0%

41,7% ' 290.733

52,0% 100,0% lliglps

100,0%

t

bedrag

factuur-

bedrag % 3,3% '

558.957

0,0% 1,0%

regels

% selectie

% selectie 0,0% r

-

0,0%

0,0% '

0,0%

-

0,0%

i

0,0% 0,3% r

23.392

4,2%

i

0,3%

23.392

4,2%

---------------;-------

bedrag perjaar

3.10.2 Toelichting leverancier T-mobile is een bekende teiecomprovider. 3.10.3 Trends in de database In 2009 en 2010 deed de gemeente Haarlem nog nagenoeg geen zaken met T-Mobile. In 2011 en 2012 wordt € 0,3 miljoen uitgegeven.

Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 42 van 90

3.10.4 Uitkomsten deelwaarnemingen

De geselecteerde factuur uit 2012 betreft een maandfactuur voor juli voor de levering van vaste diensten en internet. In de maandfactuur zit een overschrijving van de bundel met € 17,7k. Achter de factuur ontbreekt een bewijs van prestatielevering of een bewijsstuk waaruit blijkt welke controle is uitgevoerd op het gefactureerde meerwerk. Verder ontbreekt bij deze factuur een overzicht van de telefoonnummers. Hiervoor verwijst T-mobile naar haar website. Een print-out van deze gegevens is niet bijgevoegd. In verseon is geen contract aangetroffen met T-Mobile. verricht de eerste controle in FIO. Eerste betalingsfiat is verricht door en tweede betalingsfiat door

3.10.5 Conclusie en adviezen Algemeen wordt het volgende geadviseerd: • het inkoopproces voor aanbestedingen moet transparanter vastgelegd worden: o inkoopdossiers met documentatie waaruit een zorgvuldige aanbesteding •

•

en

leveranciersselectie blijkt de controle op de prestatielevering moet blijken achter de facturen waarop betalingsfiat is verstrekt: o een uitdraai van de site van T-mobile met de verbruiksgegevens o een controle a.d.h.v. CMDB of andere registratie van gefactureerde telefoonnummers o bij overschrijding bundel, zichtbare beoordeling van het hogere verbruik de controle op de gefactureerde prijs aan de hand van een overeenkomst moet blijken uit de documentatie met een zichtbare controle. Deze controle is overigens ook niet in de FIO routing code ingericht.

Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 43 van 90

3.11

VODAFONE

3.11.1

Cijferanalyse

database 2009-2012 jaar

selectie deelwaarneming

factuur-

bedrag

regels

factuur% ‘WÊÊËKÊP

%

bedrag

regels

% selectie I

% selectie

2009

30

8,6%

189.420

35,9%

-

0,0%

-

2010 2011

161

46,4%

228.900

43,4%

-

0,0%

-

0,0%

81

23,3%

57.679

10,9%

-

0,0%

-

0,0%

2012

75

21,6%

51.180

9,7%

1

0,3%

2.775

0,5%

347

100,0%

527.178

100,0%

i

0,3%

2.775

wwaKaF

2 009

2 010

2011

2012

2009

2010

2011

2012

0,0%

3.11.2 Toelichting leverancier Vodafone is een bekende telecomprovider. 3.11.3 Trends in de database In 2009 en 2010 deed de gemeente Haarlem zaken met Vodafone. In 2011 en 2012 daalt dit gebruik van € 0,23 miljoen naar € 0,05 miljoen.

Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 44 van 90

3.11.4 Uitkomsten deelwaarnemingen De geselecteerde factuur uit 2012 betreft een maandfactuur voor oktober. Achter de factuur van Vodafone is een overzicht toegevoegd met 06-nummers en het verbruik. Al het verbruik valt binnen de bundel. Er is geen zichtbare controle met een eigen registratie van telefoonnummers bijgevoegd. In verseon is geen contract aangetroffen met Vodafone. verricht de eerste controle in FIO. Betalingsfiat is verricht door .

3.11.5 Conclusie en adviezen Algemeen wordt het volgende geadviseerd: • het inkoopproces voor aanbestedingen moet transparanter vastgelegd worden: o inkoopdossiers met documentatie waaruit een zorgvuldige aanbesteding •

•

en

leveranciersselectie blijkt de controle op de prestatielevering moet blijken achter de facturen waarop betalingsfiat is verstrekt: o een controle a.d.h.v. CMDB of andere registratie van gefactureerde telefoonnummers de controle op de gefactureerde prijs aan de hand van een overeenkomst moet blijken uit de documentatie met een zichtbare controle. Deze controle is overigens ook niet in de FIO routing code ingericht.

Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 45 van 90

3.12

CENTRiC

3.12.1 Cijferanalyse selectie deelwaameming

database 2009-2012 factuur2009

2010 2011 2012

4 68 141 189

bedrag

factuur-

bedrag

regels

regels 3,2%

0,0%

0,0%

9,4%

0,0%

0,0%

35,1% r 136.585

26,1%

47,0% r 320.664

61,3%

0,2% 24.000 1,2% r 185.437

35,5%

1,0% 16,9% r

16.491 49.315

4,6%

3.12.2 Toelichting leverancier Centric is een leverancier van ICT diensten en software en detacheert financiële medewerkers. 3.12.3 Trends in de database In 2011 en 2012 stijgen de uitgaven aanmerkelijk en uiteindelijk naar €0,3 miljoen in 2012.

Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 46 van 90

3.12.4 Uitkomsten deelwaarnemingen De facturen betreffen de leveringen van software GWS4all, PBS@all, PIMS@all. Alsmede een afkoopsom PIMS@all voor € 56.000. Achter de facturen is geen bewijs van gebruik of ondertekende schikking of i.d. toegevoegd. Voorts wordt ingehuurd bij Centric. Achter de factuur ontbreekt een bewijs van prestatielevering als een getekende urenstaat. In Verseon is een contract van 2010 aanwezig met Centric voor het PIMS. Voorts een onderhoudsovereenkomst programmatuur GWS4all (2002) en PBS@all (2007). De inhuur- en of detacheringsovereenkomsten ontbreken. Een relatie met de gefactureerde bedragen wordt bij de prestatiegoedkeuring niet zichtbaar gelegd. De facturen onder € 50k zijn na eerste controle klaargezet door . Betalingsfiat vindt plaats door De hogere facturen gaan na naar voor eerste betalingsfiat en naar voor tweede betalingsfiat. 3.12.5 Conclusie en adviezen Algemeen wordt het volgende geadviseerd: • het inkoopproces voor aanbestedingen moet transparanter vastgelegd worden: o inkoopdossiers met documentatie waaruit een zorgvuldige aanbesteding en ieveranciersselectie blijkt • de controle op de prestatielevering moet blijken achter de facturen waarop betalingsfiat is

•

verstrekt: o een controle a.d.h.v. licentieregister (contractendatabase) o een ondertekende urenstaat voor gepleegde dienstverlening van inhuur de controle op de gefactureerde prijs aan de hand van een overeenkomst moet blijken uit de documentatie met een zichtbare controle. Deze controle is overigens ook niet in de FIO routing code ingericht.

Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 47 van 90

3.13

!MTECH

3.13.1

Cijferanalyse

database 2009-2012

selectie deelwaarneming

factuur-

jaar

bedrag

regels 2009 2010 2011 2012

40 85

190.726 19,7% 41,9% T

57 21

28,1% 10,3% r

203

100,0%

bedrag

factuurregels

% 39,6%

-

127.897

26,5%

91.088 72.233

18,9%

1

15,0%

3

481.944

100.0%

4

€250.000 T------------------------------------------------ -

% selectie 0,0% r

% selectie

-

0,0%

55.000

0,0% 11,4%

68.012

14,1%

123.012

25,5%

0,0% r 0,5% r 1,5% V

2,0%

- ------------;-------

bedrag perjaar

€200.000

€150.000

€100.000 €50.000

€- ... 2009

2010

2011

2012

2009

2010

2011

2012

3.13.2 Toelichting leverancier Imtech Nederland benoemt haar diensten op internet als volgt: combineert de werelden van elektrotechniek, ICT en werktuigbouw en biedt intelligente oplossingen in de markten van gebouwen en industrie die bijdragen aan een duurzame samenleving. De gemeente Haarlem neemt diensten af van Imtech ICT Communication Solutions BV. 3.13.3 Trends in de database In 2011 en 2012 nemen de uitgaven aanmerkelijk af € 0,2 miljoen naar €0,07 miljoen in 2012.

Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 48 van 90

3.13.4 Uitkomsten deelwaarnemingen De geselecteerde facturen betreffen onderhoudsovereenkomsten voor telefonie en voor IBM uitwijkinstallatie. Voorts wordt VMWare geleverd. Achter de facturen ontbreken prestatiebewijzen. In Verseon is geen contract aanwezig voor onderhoud Telefonie, IBM uitwijkinstallatie en licentieovereenkomst voor VMWare. IN Fio worden de facturen gecontroleerd en klaargezet door en voor betalingsfiat goedgekeurd door . In een geval wordt goedgekeurd door De factuur voor de onderhoudsovereenkomst voor telefonie in 2012 wordt gecontroleerd en klaargezet door en eerste betalingsfiat goedgekeurd door en voor tweede betalingsfiat goedgekeurd door 3.13.5 Conclusie en adviezen Algemeen wordt het volgende geadviseerd: • het inkoopproces voor aanbestedingen moet transparanter vastgelegd worden: o inkoopdossiers met documentatie waaruit een zorgvuldige aanbesteding •

•

en

leveranciersselectie blijkt de controle op de prestatielevering moet blijken achter de facturen waarop betalingsfiat is verstrekt: o een controle a.d.h.v. licentieregister (contractendatabase) o een controle op onderhoudsabonnement op basis van een ondertekende onderhoudsovereenkomst en overzicht van in onderhoud genomen zaken de controle op de gefactureerde prijs aan de hand van een overeenkomst moet blijken uit de documentatie met een zichtbare controle. Deze controle is overigens ook niet in de FIO routing code ingericht.

Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 49 van 90

3.14

SBM

3.14.1

Cijferanalyse

database 2009-2012 jaar

selectie deelwaarneming

factuur-

bedrag

regels 2009 2010

9 19

2011

15 48

52,7% '

91

100,0%

2012

60

factuur-

% 9,9% ' 130.817 20,9% ' 127.899 16,5% '

-

%

bedrag

regels

28,4%

-

27,8%

127.510

27,7%

1

74.220

16,1%

-

100,0% mÊmM

i

460.445

% selectie 0,0% ' 0,0% r 1,1% 0,0% T

1,1%

% selectie

-

0,0%

30.740

0,0%

-

0,0%

30.740

6,7%

6,7%

---------

aantal factuurregels per jaar

50

2009

2010

2011

2012

3.14.2 Toelichting leverancier IBM is een wereldwijde, beursgenoteerde ICT hardware, software en diensten. De gemeente Haarlem heeft met IBM een leaseovereenkomst afgesloten. 3.14.3 Trends in de database De uitgaven aan IBM nemen af van €0,13 miljoen in 2009 naar €0,07 miljoen in 2012..

Rapport van bevindingen ITSpendanaiyse Versie IA d.d. 04-07-2013

Pagina 50 van 90

3.14.4 Uitkomsten deeiwaarnemingen De geselecteerde factuur betreft een leasetermijn voor de periode van december 2011- februari 2012 voor een lease en een financial lease. Een overzicht met de apparatuur die is geleased vanuit de CMDB is niet bijgevoegd. Niet gecontroleerd is of de apparatuur nog in gebruik zijn of niet: Lenovo desktops en laptops. In Verseon is het leasecontract aanwezig voor een bedrag van € 30,7k per Bmaanden waarvan € l,7k voor financial lease. De overeenkomst met een verplichting van € 365k is op 24 februari 2009 ondertekend door In FIO worden de facturen gecontroleerd en klaargezet door en voor betalingsfiat goedgekeurd door . De geselecteerde factuur is met de gebruikerslD van goedgekeurd. 3.14.5 Conclusie en adviezen Algemeen wordt het volgende geadviseerd: • het inkoopproces voor aanbestedingen moet transparanter vastgelegd worden: o inkoopdossiers met documentatie waaruit een zorgvuldige aanbesteding •

•

en

leveranciersselectie blijkt de controle op de prestatielevering moet blijken achter de facturen waarop betalingsfiat is verstrekt: o een controle a.d.h.v. CMDB de controle op de gefactureerde prijs aan de hand van een overeenkomst moet blijken uit de documentatie met een zichtbare controle. Deze controle is overigens ook niet in de FIO routing code ingericht.

Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 51 van 90

3.15

VICREA

3.15.1

Cijferanalyse

selectie deelwaarneming

database 2009-2012 jaar

factuurregels

2009

bedrag %

%

bedrag

factuurregels

% selectie 0,0% T

3.406 33.477 40,6% r 292.274

65,7%

5

0,0% 2,3% r

% selectie

2010

1 27

2011

89

2012

102

46,6% r 115.847

26,0%

3

1,4%

205.164 44.076

219

100,0%

445.004

100,0%

8

3,7%

249.240

0,5% r 12,3% r

0,8% 7,5%

-

0,0% 0,0% 46,1% 9,9%

56,0%

3.15.2 Toelichting leverancier Vicrea is een softwareleverancier van het softwarepakket NEURON. Voorts levert VICREA ICT diensten voor implementatie en detacheert het bedrijf medewerkers. Op de website staat toegelicht wat voor project ze voor Haarlem hebben gedaan: Het project 'Van planning tot communicatie' is gericht op de verbetering en geïntegreerde weergave van projectgegevens van projecten in de openbare ruimte binnen de gemeente Haarlem.

Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 52 van 90

De integratie richt zich op de verschillende in- en externe bronsystemen voor de registratie en planning van deze projecten. Het doel hiervan is om door de integratie van de gegevens een betere afstemming binnen de gemeente Haarlem te bereiken en daarnaast een betere interne en externe communicatie. Hierdoor krijgt de gemeente meer grip op de planning, ontstaat er samenhang tussen de verschillende projecten en wordt de gemeente de gemeente in staat dit op eenvoudige wijze te publiceren voor belanghebbenden en geïnteresseerden. Aan Vicrea is gevraagd om een vooronderzoek te doen naar de verschillende oplossingsrichtingen en om een definitieve, gebruiksklare oplossing te te leveren en te implementeren. De producten die deel uitmaken van deze oplossing zijn het Neuron Gegevensmagazijn, Neuron GIS, Neuron Stroomlijn, Neuron Projecten en Neuron Internet. Binnen het project is ook de Overlastmonitor gerealiseerd. In dit systeem worden meldingen (aangeleverd door gemeente en ketenpartners) van overlast in de fysieke leefomgeving van de gemeente Haarlem samengebracht. Uiteindelijk zal dit systeem in uitmonden in een centraal systeem voor leefbaarheidsvraagstukken ten behoeve van ketenpartners.

3.15.3 Trends in de database De uitgaven aan nemen sterk toe van € 0,03 miljoen in 2009 naar € 0,3 miljoen in 2011. 3.15.4 Uitkomsten deelwaarnemingen De facturen van 2011 en 2012 hebben betrekking op onderhoudskosten voor licenties en voor de implementatie van onderdelen. Facturering vindt plaats in termijnen. Opdrachtverlening van 3 grote facturen heeft plaats gevonden op basis van een email van op 13 januari 2011. Een inkooporder of contract ontbreekt in verseon. In FIO wordt de factuur voor prestatieverklaring goedgekeurd door De routingscode loopt langs en/of voor bedragen < € SOK. Voor hogere bedragen wordt betalingsfiat gegeven door

en

3.15.5 Conclusie en adviezen Algemeen wordt het volgende geadviseerd: • het inkoopproces voor aanbestedingen moet transparanter vastgelegd worden: o inkoopdossiers met documentatie waaruit een zorgvuldige aanbesteding •

•

en

leveranciersselectie blijkt de controle op de prestatielevering moet blijken achter de facturen waarop betalingsfiat is verstrekt: o een controle a.d.h.v. CMDB de controle op de gefactureerde prijs aan de hand van een overeenkomst moet blijken uit de documentatie met een zichtbare controle. Deze controle is overigens ook niet in de FIO routing code ingericht.

Rapport van bevindingen ITSpendanaiyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 53 van 90

3.16

QHUBA

3.16.1

Cijfemnalyse

selectie deelwaameming

database 2009-2012 jaar

factuur-

bedrag

regels 2009

factuur% WBÊËÊÈÊÊ,

% 0,0% r

-

0,0%

0,0% r

2010

-

2011

57

2012

bedrag

regels -

-

0,0%

-

0,0%

0,0% 2,0% '

30.980

7,4%

1

1,0%

16.970

4,1%

3

3,0%

47.950

11,5%

0,0%

57,6% r 217.415

-

52,0%

2

42

42,4% r 200.807

48,0%

99

100,0%

100,0% «WMBË

418.222

% selectie

% selectie 0,0% r

€250.000 T------------------------------------------------r---------------- ;-------

bedrag perjaar

60 50 40 30 20

10

2009

2010

2 011

2012

3.16.2 Toelichting leverancier Qhuba is in 2007 opgericht door een aantal topmanagers, ClO's en professionals op gebied van Besturing, Technologie, HR en Finance. De website vermeldt verder: Qhuba betekent letterlijk 'drive'. De drive om te slagen, te groeien en te leren. Om strategieën succesvol te implementeren, om uitdagingen in organisaties op een slimme manier aan te gaan, om mensen met elkaar te verbinden en om kennis te delen en te vermenigvuldigen. Deze drive zetten we graag in voor onze opdrachtgevers op CxO-niveau, zowel nationaal als internationaal. Qhuba

Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 54 van 90

biedt onder meer de volgende diensten aan: interim management, executive search, recruitment, portfolio & programme management, lean, sourcing en finance. De gemeente Haarlem heeft inhuur gepleegd bij Qhuba. 3.16.3 Trends in de database Qhuba is een nieuwe leverancier van de gemeente Haarlem. In 2011 en 2012 wordt voor ca. € 200K per jaar bij Qhuba ingehuurd. 3.16.4 Uitkomsten deeiwaarnemingen De geselecteerde facturen betreffen de inhuur van voor het project applicatie migratie. Naast de uurkosten worden de kilometervergoedingen en parkeerkosten in rekening gebracht. De facturen zijn gericht aan Achter de facturen zitten urenstaten die door zijn ondertekend voor akkoord. Op deze staten staan echter alleen uren en data vermeld, maar geen omschrijving van de uitgevoerde werkzaamheden. In Verseon is een inhuurovereenkomst aanwezig voor de periode van maart 2011 t/m december 2011. De verlenging waarop de geselecteerde factuur betrekking op heeft, ontbreekt in verseon. In de overeenkomst staat vermeld dat de additionele reis- en verblijfkosten en kilometers worden doorberekend. De inhuurovereenkomst met een aangegane verplichting van € 0,2 miljoen is ondertekend door Dit lijkt boven zijn fiatteringsbevoegd uit te gaan. In FIO worden de facturen gecontroleerd en klaargezet door goedgekeurd door en een keer onder de gebruikerslD van

en voor betalingsfiat

3.16.5 Conclusie en adviezen Algemeen wordt het volgende geadviseerd: • het inkoopproces voor aanbestedingen moet transparanter vastgelegd worden: o inkoopdossiers met documentatie waaruit een zorgvuldige aanbesteding •

•

en

leveranciersselectie blijkt de controle op de prestatielevering moet blijken achter de facturen waarop betalingsfiat is verstrekt: o een deugdelijke specificatie in tijd van de uitgevoerde werkzaamheden de controle op de gefactureerde prijs aan de hand van een overeenkomst moet blijken uit de documentatie met een zichtbare controle. Deze controle is overigens ook niet in de FIO routing code ingericht.

Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 55 van 90

3.17

TEMPO

3.17.1

CIjferanalyse

database 2009-2012 jaar

factuurregels

2009

13

2010

55 136

2011 2012

selectie deelwaarneming

85 289

bedrag 50.699 101.878 19,0% 47,1% r 168.425 29,4% r

100,0%

factuur% émÊ&êiïik

% 4,5% r

bedrag

regels

% selectie

13,0%

-

26,2%

-

43,3%

3

67.994

17,5%

388.995

100,0%

%selectie

F-

0,0% 0,0% r

-

0,0%

-

0,0%

1,0%

10.109

2,6%

1,0%

10.109

2,6%

0,0% r

0,0%

3.17.2 Toelichting leverancier Tempo team is een landelijk bekend uitzendbureau, onderdeel van Vedior. 3.17.3 Trends in de database De gemeente Haarlem huurt in de jaren 2010 en 2011 2 tot 3x zoveel in dan in 2009. In 2012 neemt deze inhuur af naar het niveau van 2009.

Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 56 van 90

3.17.4 Uitkomsten deelwaarnemingen De geselecteerde facturen betreft verzamelfacturen voor de inhuur van 3 dezelfde uitzendkrachten. Achter de facturen zijn geen urenstaten of andere prestatiebewijzen gevoegd. In Verseon is een uitzendovereenkomst aanwezig met een verlenging t/m 29 februari 2012, ondertekend door Een verlenging voor na die datum ontbreekt in verseon, terwijl de facturen na die periode worden ingediend. In FIO worden de facturen gecontroleerd en klaargezet door goedgekeurd door (2 stuks) en door

en voor betalingsfiat (1 stuk).

3.17.5 Conclusie en adviezen Algemeen wordt het volgende geadviseerd: • het inkoopproces voor aanbestedingen moet transparanter vastgelegd worden: o inkoopdossiers met documentatie waaruit een zorgvuldige aanbesteding

en

leveranciersselectie blijkt contracten moeten aanwezig zijn ook voor de verlengde periode de controle op de prestatielevering moet blijken achter de facturen waarop betalingsfiat is o

•

verstrekt: o een deugdelijke specificatie in tijd van de uitgevoerde werkzaamheden als achterliggend •

bewijs van prestatie de controle op de gefactureerde prijs aan de hand van een overeenkomst moet blijken uit de documentatie met een zichtbare controle. Deze controle is overigens ook niet in de FIO routing code ingericht.

Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 57 van 90

3.18

AQUIRIUS

3.18.1

Cijferanalyse

selectie deelwaameming

database 2009-2012 jaar

factuur-

bedrag

regels 2009 2010 2011 2012

-

39 63 102

factuur%

% 0,0% r

0,0%

0,0%

0,0%

38,2% T 136.671 61,8% r 170.559

100,0%

307.230

regels

bedrag % selectie

% selectie

44,5%

1

55,5%

3

100,0% WIBIMW

4

0,0%

0,0% 0,0% r

-

1,0% r

11.730

3,8%

36.800

12,0%

48.530

15,8%

2,9% r

3,9%

0,0%

3.18.2 Toelichting leverancier Aquirius is een adviesbureau voor de publieke sector. De website vermeldt het volgende: Aquirius is ruim tien jaar actief op de markt en denkt anders dan anderen over het optimaliseren van de bedrijfsvoering bij overheid en not-for-profit organisaties. De basis van onze dienstverlening ligt bij Lean thinking en het toepassen van procesmanagement. U realiseert met ons een optimale bedrijfsvoering, want een optimale procesuitvoering zal leiden tot het behalen van organisatiedoelstellingen. Werkprocessen worden uitgevoerd door mensen die zich inzetten voor de organisatie en haar klanten. Bij de intrede van nieuwe denk- en werkwijzen raak je daarom ook de beleving en verwachtingen van mensen. Het is een verandertraject waarbij met respect voor mensen dient te worden gewerkt. Daarover denken wij hoogstwaarschijnlijk hetzelfde