4. Openbaar gemaakt Onderzoek IT inkoop opnieuw gelakt namen DEF
Tekst van het document
Haarlem
Bijzonder onderzoek IT inkoop Uitkomsten fase 1
Versie 1.0 Haarlem. 4 juli 2013
INHOUDSOPGAVE
1
2
3
MANAGEMENTSAMENVATTING................................................................................................... 4
1.1
Opdracht............................................................................................................................... 4
1.2
Aanpak van de le fase van de opdracht...........................................................................5
1.3
Verloop van het onderzoek............................................................................................... 5
1.4
Samenvattende conclusie van de le fase van het onderzoek...................................... 6
ICT UITBESTEDING ANALYSE ALGEMEEN...........................................
12
2.1
Database en bronbestanden........................................................................................... 12
2.2
Trend algemeen................................................................................................................. 12
2.3
Verloop per jaar vanaf 2009 t/m 2012........................................................................... 12
2.4
Stijgers en dalers in € en % ten opzichte van voorgaand jaar..................................... 13
2.5
Stijgers en dalers in € en % ten opzichte van 2009 ...................................................... 14
2.6
Samenvattend.................................................................................................................... 15
ANALYSE PER LEVERANCIER..........................................................................................................16
3.1
KPN GROEP......................................................................................................................... 16
3.2
PEOPLEWARE..................................................................................................................... 20
3.3
TMD Informatisering BV................................................................................................... 25
3.4
HP.........................................................................................................................................28
3.5
INSIGHT................................................................................................................................31
3.6
CIRCLE.................................................................................................................................. 34
3.7
HAARLEMMERMEER......................................................................................................... 36
3.8
ORACLE................................................................................................................................38
3.9
NEXCT.................................................................................................................................. 40
3.10 T-MOBILE........................................................................................................................... 42 3.11 VODAFONE......................................................................................................................... 44 3.12 CENTRIC...............................................................................................................................46 3.13 IMTECH...............................................................................................................................48 3.14 IBM.......................................................................................................................................50 3.15 VICREA................................................................................................................................. 52 3.16 QHUBA................................................................................................................................ 54 3.17 TEMPO................................................................................................................................
56 3.18 AQUIRIUS............................................................................................................................58 3.19 HEIJTING.............................................................................................................................. 60
Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013
Pagina 2 van 90
3.20 COOLBLUE/PDASHOP.......................................................................................................62 3.21 TRIPLE C/Logica CMG........................................................................................................64 3.22 SORSIT.................................................................................................................................66 3.23 BUYlTDiRECT..................................................................................................................... 68 3.24 DISCOVER........................................................................................................................... 70 3.25 PROCURA........................................................................................................................... 72 3.26 LINK Interim & Advies.......................................................................................................74 3.27 GEMNET............................................................................................................................. 76 3.28 QLIK......................................................................................................................................78 3.29 WHITEHORSES...................................................................................................................
80 3.30 ZUIDHOF& VAN AS.......................................................................................................... 82 3.31 CAPGEMINI......................................................................................................................... 85 3.32 TELE2................................................................................................................................... 87 3.33 DUVAK................................................................................................................................. 89
Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013
Pagina 3 van 90
1
MANAGEMENTSAMENVATTING
1.1
Opdracht Binnen de gemeente Haarlem zijn er vragen gerezen over het functioneren en de rol van het management van de afdeling Informatievoorziening bij de inkoop van hard- en software en de inhuur van IT specialisten voor de gemeente Haarlem. Diverse medewerkers hebben gecommuniceerd dat er vermoeden bestaat van belangenverstrengeling in het proces van aanbesteding van hard- en software en aanstelling van (ingehuurde) medewerkers op sleutelposities. De directie heeft op grond van de signalen besloten tot nader onderzoek en concerncontrol gevraagd uitvoering aan dit onderzoek te geven. Gezien de gevoeligheid van deze informatie zal het onderzoek prudent en gefaseerd in nauwe afstemming met de directie worden uitgevoerd. Fraude is elke handeling die iemand bewust verricht om zichzelf te bevoordelen terwijl hij daarbij anderen benadeelt. De bewijslast voor een dergelijke verdenking is in dit stadium nog te dun. De opdracht is derhalve om gefaseerd onderzoek te verrichten of het vermoeden van fraude gegrond is en er aanleiding is tot een volwaardig fraudeonderzoek. De volgende fasering van het onderzoek is voorgesteld: Fase 1 In deze fase wordt door middel van deskresearch onderzocht of er bij de inkoop van producten en diensten van derden voor de afdeling informatievoorziening een trend kan worden waargenomen die het vermoeden van belangenverstrengeling (fraude) bevestigt.
De volgende aspecten worden in het onderzoek betrokken: • kan na de aanstelling van het interim afdelingshoofd informatievoorziening (september 2009) een trend worden waargenomen waarbij een verschuiving heeft plaats gevonden in de aanbesteding naar andere leveranciers; • bestaat met de geselecteerde leveranciers een mogelijke relatie met het netwerk van het interim afdelingshoofd of het bureau dat het afdelingshoofd vertegenwoordigt; • op welke wijze heeft de aanbesteding en selectie van deze leveranciers plaats gevonden; • is daarin de aanbestedingsprocedure gevolgd en blijkt dit zichtbaar uit de autorisaties van de opdrachten; • zijn in het inkoopproces door de afdeling de interne beheersingsmaatregelen getroffen, waaronder functiescheiding tussen aanbesteding, opdrachtverstrekking, prestatiegoedkeuring en betalingsfiat van facturen • specifiek wordt in kaart gebracht voor welke functies medewerkers van het bureau Peopleware zijn ingehuurd en hoe het inkoopproces hiervoor is verlopen Het onderzoek zal zich in eerste aanleg richten op de top 20 leveranciers in de periode van 2009-2012. Op basis van de uitkomsten in het onderzoek, wordt een "go/no go" besluit genomen voor fase 2.
Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013
Pagina 4 van 90
1.2 Aanpak van de le fase van de opdracht In de eerste fase van de opdracht is middels een trendanalyse vanaf 2009 t/m 2012 gekeken welke bewegingen zich hebben voorgedaan in het leveranciersbestand. De analyse richt zich op de leveranciers waaraan in de periode van 2009 t/m 2012 voor een totaal bedrag van meer dan € 150.000 is betaald. Het onderzoek is daarom uitgebreid van de top 20 naar top 33 leveranciers. Bewegingen en verschuivingen daarbinnen zijn kort toegelicht. Dit is toegelicht in hoofdstuk 2. Per top 33 leverancier is aan de hand van de dump van betalingsgegevens uit GFS een selectie gemaakt van een representatieve massa aan facturen. Deze selectie is per leverancier zichtbaar gemaakt in tabellen per jaar. Voorts is per leverancier grafisch de trend weergegeven van gefactureerde bedragen (indicatie voor bestedingsvolume) en aantal factuurregels (indicatie voor frequentie) per jaar. De trend is per leverancier vervolgens kort beschreven. Voor elke leverancier is een korte beschrijving gegeven van de activiteiten aan de hand van de website van de onderneming. Daar waar Haarlem als referentie is genoemd, is de opdrachtomschrijving overgenomen. De geselecteerde facturen en FIO autorisatiegegevens zijn bij M&S financiën opgevraagd.
Doordat de facturen van de jaren voor 2011 niet bij de administratie beschikbaar zijn, is voor de eerste fase volstaan met het doorlichten van de facturen 2011 en 2012. Per factuur is visueel gekeken of deze in omschrijving, prestatie en opdrachtverstrekking herkenbaar en plausibel is en of er bijvoorbeeld geen afwijkende termijnen (oude jaren achteraf) of niet bevoegde contactpersonen worden vermeld. Voorts is beoordeeld of er achter elke factuur een deugdelijke onderbouwing van de geleverde prestatie aanwezig is met dag- en handtekeningen en tenaamstelling door de gemeente Haarlem en of er een controle zichtbaar is opgenomen met de afspraken uit de overeenkomst. Overeenkomsten zijn niet zichtbaar in het FIO archiveringsproces, om die reden zijn in eerste aanleg in het archiveringssysteem van de gemeente (verseon) de benodigde overeenkomsten en inkooporders opgezocht. Enkele overeenkomsten voor de geselecteerde facturen zijn in verseon aangetroffen. Daar de afdeling informatievoorziening recentelijk een inventarisatie heeft verricht van de bestaande overeenkomsten, zijn deze voor de geselecteerde leveranciers vervolgens ook opgevraagd bij de afdeling informatievoorziening. Per leverancier is een samenvattende conclusie opgenomen van de trends en deelwaarnemingen. In hoofdstuk 3 zijn de uitkomsten van deze werkzaamheden per leverancier samengevat.
De conclusie met advies hebben we in 1.4 van de managementsamenvatting opgenomen. Naar aanleiding van het eerste concept heeft de directie gevraagd een vraaggesprek te houden met de drie bureauhoofden inzake de bevindingen rondom de inkoopverplichtingen die boven mandaat zijn aangegaan. In de conclusie zijn de bevindingen aangevuld met de elementen uit het vraaggesprek. 1.3
Verloop van het onderzoek
Het onderzoek is verricht tussen de overige werkzaamheden door. Na het maken van de selectie in de eerste week na opdrachtverlening, zijn de facturen en FIO gegevens opgevraagd bij de afdeling M&S financiën. Door onderbezetting op de afdeling (meivakantie) heeft aanlevering van facturen en FIO documentatie ca. 2 weken vertraging opgelopen. Door het ontbreken van de achterliggende overeenkomsten en inkooporders in FIO (geen 3wegmatching), zijn deze handmatig opgezocht in verseon. Daar deze grotendeels ontbraken, zijn deze opgevraagd bij de afdeling informatievoorziening die is gestart met een inventarisatieslag op de bestaande overeenkomsten.
Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013
Pagina 5 van 90
Uit het verloop en de doorlooptijd van het onderzoek kan worden afgeleid dat de workflow voor de inkoopprocessen niet transparant en zichtbaar is georganiseerd. Bij het autoriseren van facturen in omloop, zijn benodigde overeenkomsten en inkooporders niet voorhanden en is in het proces niet zichtbaar georganiseerd dat een controle op de gefactureerde bedragen plaats vindt. De audit trail van overeenkomst tot en met betaling is moeizaam te leggen. 1.4
Samenvattende conclusie van de le fase van het onderzoek
1.4.1 Trend in leveranciersbestand In hoofdstuk 1 zijn de trends in het leveranciersbestand geanalyseerd en weergegeven. De volgende verschuivingen kunnen worden waargenomen: •
met de komst van het interim afdelingshoofd informatievoorziening van het bureau Peopleware is de inhuur bij Peopleware toegenomen van € 42k naar € 0,7 miljoen per jaar. Het bureau neemt in 2012 een plaats in bij de top 5 leveranciers van de gemeente Haarlem; • de totale IT spend waarvoor het afdelingshoofd informatievoorziening verantwoordelijk is als budgethouder, is toegenomen van € 2,4 miljoen naar € 8,7 miljoen in 2012. Deze trend hangt samen met de centralisatie van IV taken en de intensivering middels het Masterplan Digitalisering. Zoals aangegeven hierna, heeft de centralisatie en verhoging van budget niet geleid tot de inrichting van een zichtbaar beheerst inkoopproces wat dat gezien het materieel belang van een dergelijk budget wel zou rechtvaardigen. • nieuwkomers in de lijst van top 33 leveranciers sedert 2009 zijn Insight Enterprises Nederland (Microsoft licenties). Gemeente Haarlemmermeer (samenwerking HaarlemHaarlemmermeer), NEXCT (IP telefonie en inhuur voor MS Lync), Qhuba Consulting (inhuur Applicatie migratie), Aquirius (inhuur Processen en Zaaktypecatalogus), Coolblue (iPhones), Logica (onderhoud en beheer Triple C), Disgover (zaakgericht werken), Procura (softwarelicenties dienstverlening PROBEV), Link Whitehorses (Inhuur zaakgericht werken), Zuidhof & Van As (tweehoofdig bureau inhuur technische beheer) en Duvak (lokale kleine ICT dienstverlener).
De licenties van Microsoft werden voorheen aangeschaft via TDM en thans in hoofdzaak via Insight. • in 2012 wordt ten opzichte van 2009 €6,2 miljoen of 3 maal zoveel uitbesteed door de budgethouder informatievoorziening. De grootste stijgers in bedragen zijn Peopleware (€ 0,7 miljoen), gevolgd door Hewlett-Packard (€ 0,7 miljoen), KPN/Getronics (€0,7 miljoen), Insight Enterprises Nederland (€0,4 miljoen), Nexct (€0,3 miljoen), Centric (€ 0,3 miljoen) en T-Mobile (€ 0,3 miljoen). Voorts wordt € 1,6 miljoen meer uitbesteed aan de kleinere leveranciers dan in 2009. Aan KPN (Getronics) wordt feitelijk meer uitbesteed doordat vanuit de samenwerking Haarlem-Haarlemmermeer grote bedragen aan hardware zijn aangeschaft die middels een leaseconstructie via HP International bank vanuit Ierland aan Haarlem worden gefactureerd. De trends en verschuivingen kunnen zijn verstoord door de verhuisbeweging en de overdracht van budget met applicaties vanuit de hoofdafdelingen. Hiervoor is diepgaander onderzoek nodig dan deskresearch. Uit de analyse en het onderzoek van de websites van de leveranciers of via zoekfuncties in Google is er niet een direct zichtbare relatie voor de nieuwe leveranciers waarneembaar met het bureau Peopleware. We! promoten de verscheidene nieuwe leveranciers dezelfde merken en oplossingen als Peopleware: Hewlett Packard, Microsoft (Sharepoint), Cisco en VMware.
De gekozen functionaliteiten komen overeen met de technology partnerships van Peopleware: HP Goldpartner, Microsoft Gold Partners, Cisco toepassing, Sharepoint ontwikkelaars, VMWare... Peopleware is als bureau actief in het ontwikkelen van applicaties voor de overheid
Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013
Pagina 6 van 90
op Sharepoint platform. Sharepoint is zonder transparante besluitvorming voor deze technologische functionaliteit door de afdeling IV aangeschaft. Van de aanbesteding is niet zichtbaar met bijvoorbeeld inkoopdossiers dat deze zorgvuldig is verlopen van besluitvorming omtrent functionaliteit t/m leveranciersselectie. Van een professionele ICT afdeling in een overheidsomgeving mag deze zorgvuldigheid in zichtbare audit trails wel worden verwacht. Commerciële ondernemingen werken met kick-back fees voor aangebrachte opdrachten en relaties bij nieuwe klanten. Het is niet uit te sluiten dat van het niet transparante inkoopproces in Haarlem gebruik is gemaakt door ICT leveranciers om andere leveranciers tegen vergoeding aan opdrachten te helpen. Daar waar de selectie niet zorgvuldig plaatsvindt, bestaat het risico dat niet wordt gekozen voor de passende functionaliteit, maar voor het aanvullende rendement dat de opdrachtwerving meebrengt. Een zorgvuldig besluitvormingsproces met een transparante PMO-structuur op ICT programma's en projecten ter onderbouwing van inkoopbesluiten voor functionaliteiten kan belangenverstrengeling voorkomen.
1.4.2 Inrichting administratieve organisatie en interne controle Met de inrichting en juiste werking van de (kritieke) beheersingsmaatregelen in het inkoopproces - ook wel key Controls genoemd - kan de gemeente Haarlem belangrijke inkooprisico's voorkomen. De hoofdafdelingsmanager is volgens het Organisatiestatuut als integraal manager verantwoordelijk voor de inrichting en werking van de beheersingsmaatregelen op risico's binnen zijn hoofdafdeling. De administratieve organisatie en interne controle voor het proces inkopen kan aanmerkelijk worden verbeterd als: • in het inkoopproces zichtbaar functiescheiding wordt aangebracht tussen aanbesteding en leveranciersselectie, goedkeuring prestatielevering en betalingsfiattering van de factuur; • in de inrichting van systemen zichtbare controles worden uitgevoerd en audit-trails van besluitvorming tot en met betalingsfiat zichtbaar met workflow worden vastgelegd in (digitale) inkoopdossiers; • de inkoopkaders stringent en goed ingepast in het proces worden geformuleerd en op strikte naleving hiervan wordt toegezien: mandateringsregeling, budgethoudersregeling, doormandateringsbesluiten (hoofd-)afdelingsmanager; • strikte naleving wordt afgedwongen: factuur pas betalen als prestatiebewijs en inkooporder aanwezig zijn (bij ontbreken AO laten repareren); • centrale bewaking van de compliance (naleving van kaders) wordt georganiseerd De
huidige procedures en systemen van Haarlem en de wijze waarop op compliance wordt aangestuurd, hebben teveel ruimte in het inkoopproces aan de medewerkers gegeven. Uit de deelwaarnemingen blijken onder meer de volgende opvallende zaken: • veel overeenkomsten en inkooporders uit 2011 zijn moeilijk en vaak geheel niet vindbaar; • het afstemmen van de factuur met de overeenkomst of inkooporder wordt in het proces niet afgedwongen en zichtbaar gemaakt bij de ingescande factuur in FIO; • leveranciers worden niet gevraagd om inkooporder- en contractnummers te vermelden op de factuur (maakt match met 10 moeilijk en proces onwerkbaar); • leveranciers worden niet gevraagd om achter de facturen deugdelijke door Haarlem ondertekende bewijzen van prestatielevering te voegen; • het (deugdelijk) onderbouwen van de prestatielevering door de gemandateerde afdelingsen bureauhoofden wordt in het proces niet afgedwongen en ook niet door de afdeling financiën bij het scannen in FIO gecontroleerd;
Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013
Pagina 7 van 90
• er vindt geen toezicht plaats op de compiiance in de aanbesteding, onder meer richtlijnen voor de Europese Aanbesteding en Collegebesluit/Nota Inkoop omtrent centrale inkoop bij grensbedrag >€ SOK; • niet gemandateerde en zelfs ingehuurde medewerkers verrichten, blijkens correspondentie van de leverancier of vermelding op de factuur, rechtstreekse inkooponderhandelingen met leveranciers waar het gaat om grote aankoopbeslissingen; • doormandateringsbesluiten zijn niet allen op de juiste wijze ondertekend door afdelingshoofd met hoofdafdelingsmanager en stellen geen eisen aan inkoophandelingen door de gemandateerde; • besluitvorming omtrent gekozen functionaliteiten, bijvoorbeeld door de stuurgroep digitalisering, ontbreken bij de inkoopovereenkomsten; • extern ingehuurde projectmanagers (samenwerking Haarlem-Haarlemmermeer) gaan namens Haarlem rechtstreeks verplichtingen aan met leveranciers; • er zijn geen inkoopdossiers in verseon benaderbaar waaruit een zorgvuldige aanbesteding van de inkopen blijkt; • bij het aangaan van inkopen, is niet zichtbaar of een toets op beschikbaarheid van budget is uitgevoerd; • in zijn algemeenheid ontbreekt een deugdelijke gearchiveerde audit trail van besluitvorming tot en met betalingsfiattering van de facturen Een hoofdafdelingsmanager heeft de verantwoordelijkheid om voor een dergelijk belangrijk budget dat wordt toevertrouwd aan een
ingehuurd afdelingshoofd, het inkoopproces zeer zorgvuldig in te richten en deze zorgvuldigheid achteraf te kunnen aantonen met transparante en gearchiveerde audit trails. Daar deze audit trails niet konden worden aangetroffen, adviseren wij de directie om voor alle geselecteerde leveranciers en facturen, alsnog de audit trails te reconstrueren om onregelmatigheden in het inkoopproces beter te kunnen inventariseren: • onderbouwing van onafhankelijke besluitvorming in de selectie van de technische functionaliteit, oplossing en/of ingehuurde professionals vanuit de Stuurgroep Digitalisering (notulen/besluitenlijsten) • aanbesteding en leveranciersselectie volgens het collegebesluit en de Nota inkoop • inkoopovereenkomsten en contracten voorzien van de vereiste handtekeningen van gemandateerden en opdrachtbrieven met inkoopvoorwaarden van de gemeente Haarlem • deugdelijke onderbouwing van de geleverde prestaties bij de gefactureerde bedragen met een controle aan de hand van de beheersregistraties uit configuratiemanagementdatabase (CMDB), user- en licentiedatabase, datalijnen, applicatie.
• zichtbare controle en aansluiting van de factuur met de overeenkomst/inkooporder en prestatielevering • heldere routing code van betalingsfiat op budgetverantwoordelijkheid en overeenkomstig inkoopprocedure/mandateringsregeling/budgethoudersregeling en rechtmatig doormandateringsbesluit 1.4.3 Besluitvorming en PMO organisatie De gemeente Haarlem heeft een PMO-organisatie (Project Management Office) voor het Masterplan Digitalisering opgezet. Een PMO organisatie regelt ordentelijk het besluitvormingsproces vanaf het moment van idee tot en met het implementeren van het functioneel ontwerp in een ordentelijke volgorde met afzonderlijke beslismomenten en besluitvormingsdocumentatie van de programmaorganisatie.
Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013
Pagina 8 van 90
Deze besluitvorming en de bevoegdheden en rollen en taken in het PMO proces is niet zichtbaar vastgelegd als trigger voor het inkoopproces bij de afdeling informatievoorziening. Gezien de grote investeringsbedragen en het grote belang van goed ingerichte en werkende systemen, is het aan te bevelen om deze PMO professioneel op te zetten. Naast de voordelen van een heldere compliance en risicobeheersing, blijkt uit wereldwijd onderzoek naar PMO's dat een dergelijke organisatorische inrichting aantoonbaar aanzienlijke besparingen voor organisaties oplevert. De keuze van technische functionaliteit is essentieel voor ICT inkoopbeslissingen daar deze vaak met name voor software en hardware direct de leveranciersselectie beperken. Denk daarbij bijvoorbeeld aan Apple-systemen, Microsoft licenties... 1.4.4 Opvallende zaken die niet compliant zijn Doordat het besluitvormingsproces en het daaruit voortvloeiende inkoopproces ruimte geeft aan vrije interpretatie en handelen, zijn de volgende zaken in de deelwaarnemingen opgevallen: 1. bureauhoofd Bureau Innovatie, heeft mandaat om voor inkopen te handelen tot een bedrag van € 50.000. Dit mandaat is getekend met de handtekening van ingehuurd afdelingshoofd, onder zowel het kopje afdelingshoofd als manager. Onder manager dient overeenkomstig art.
2 van de budgethoudersregeling, de hoofdafdelingsmanager voor kennisgeving van het besluit te tekenen. Voorts is op het formulier niet aangekruist welke bevoegdheden worden gedelegeerd. Het mandaat is vervolgens als zodanig ook in FIO ingericht door de afdeling financiën zonder acht te slaan op de compliance met de budgethoudersregeling 2. Voor het verstrekken van mandaten tekent een interim, ingehuurd afdelingshoofd. Een ingehuurd afdelingshoofd zou de zorgvuldigheid moeten betrachten deze bevoegdheid niet uit te oefenen. Een hoofdafdelingsmanager zou deze bevoegdheid niet behoren te verstrekken aan een ingehuurde niet ambtenaar (geen ambtseed afgelegd). 3. Het bureauhoofd heeft in november 2011 twee inhuurcontracten voor de langdurige inhuur (geheel 2012) van medewerkers met Peopleware ondertekend. is gemandateerd voor een bedrag van maximaal € 50.000. Dit mandaat is in november 2011 op schrift verstrekt. deelde mede dat zij reeds in maart als bureauhoofd is aangesteld. De inkoopverplichtingen bedragen elk ca. € 200.000. geeft in het gevoerde vraaggesprek aan dat zij deze inkoopverplichtingen heeft getekend op verzoek van het afdelingshoofd Informatievoorziening. Het afdelingshoofd zou per email bevestiging voor het plegen van de inkoop hebben gekregen van de hoofdafdelingsmanager. Voorts zou omtrent de inhuur besluit zijn genomen door de stuurgroep digitalisering.
De onderbouwende email en de besluitvorming van de stuurgroep digitalisering, heeft niet in bezit. 4. is met het bureau Zuidhof & Van As een inkoopverplichting aangegaan voor langdurige inhuur van voor een bedrag van ca. € 90.000. heeft formeel mandaat verkregen voor € 25.000. meldt in het vraaggesprek dat hij een mandaat heeft voor een bedrag van € 50.000. Bewijsvoering hiervoor kon niet worden aangetoond met een mandateringsbesluit. De inhuur zou volgens een verlenging zijn van een bestaande opdracht voor het beheer van applicaties. 5. zou blijkens de tenaamstelling in februari een overeenkomst met Peopleware hebben ondertekend voor een bedrag van ca. € 90.000. heeft mandaat voor een bedrag van € 50.000. meldt in het vraaggesprek dat de ondertekening van de overeenkomst niet door hem heeft plaatsgevonden, hetgeen visueel ook waarneembaar is. Tot dusver is niet bekend wie deze overeenkomst heeft ondertekend. Hiervoor is nader onderzoek noodzakelijk.
Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013
Pagina 9 van 90
6.
7.
8.
9.
De urenstaten worden door de ingehuurde medewerkers niet in uitgevoerde werkzaamheden in uren gespecificeerd en zijn in de meerderheid niet ondertekend door een toezichthoudende leidinggevende. Het bureau Peopleware verzuimt ondertekening te vragen van haar klant en heldere urenspecifatie van haar medewerkers te verlangen alvorens zij tot facturatie overgaat. Dit is niet gebruikelijk in de inhuurmarkt en gebrek aan zorgvuldigheid voor bedrijfsvoeringsprocessen binnen de overheid. De bureauhoofden meldden dat zij zelf de prestaties bijhielden in spreadsheets dan wel visueel verrichtten. Ondanks dat het inhuurcontract met Peopleware spreekt van tarieven inclusief reis- en verblijfkosten, betaalt de afdeling informatievoorziening parkeerkosten voor de ingehuurde medewerkers. Facturen van ingehuurde medewerkers bij Peopleware worden in een aantal gevallen getekend door de ingehuurde manager die van hetzelfde bureau afkomstig is. Uit oogpunt van eigen integriteit en onafhankelijkheid, zou betalingsfiattering door een hogere leidinggevende voorde hand liggen. De gemeente Haarlem leaset via een omweg (ISL en KPN aan HP) apparatuur waarvoor de inkoop is verricht door een voor de samenwerking Haarlem-Haarlemmermeer ingehuurde projectmanager van Qhuba Consulting.
Dit gaat om enorme investeringsbedragen waarvan voorts niet zichtbaar is welke apparatuur dit betreft en waar deze aanwezig is (CMDB op locatie niet bijgevoegd). In het vraaggesprek bevestigt het bureauhoofd dat tot dusver niet bekend is welke apparatuur in gebruik is van de gemeente Haarlem. De CMDB van de gemeente Haarlem is niet op orde.
1.4.5 Netwerk Er vallen enkele zaken in de netwerken op: • Qhuba Consulting en KPN/Getronics zijn relaties uit het netwerk van de samenwerking Haarlem-Haarlemmermeer. • de partner van Disgover, van de eenmanszaak Annica, die is ingehuurd door de gemeente Haarlem. In het verleden is de ook projectmanager geweest bij de gemeente Haarlemmermeer, voormalige werkgever van de hoofdafdelingsmanager Middelen en Services • (LINK) heeft projecten uitgevoerd bij de gemeente Langedijk, waar ook interim opdrachten heeft uitgevoerd • heeft ook gewerkt voor de gemeente Haarlemmermeer in de periode dat de hoofdafdelingsmanager Middelen en Services daar werkzaam was • is naast zijn functie in Haarlem ondernemer en directeureigenaar van DT Informatisering geweest, geclassificeerd als groothandel in computers, randapparatuur en software. Als bureauhoofd Infrastructuur & Beheer is beheerder van hardware en telecomapparatuur bij de gemeente Haarlem. Op zich lijken dit onverenigbare activiteiten. In 2012 is de onderneming met deze naam gestaakt en thans niet meer ingeschreven in de kamer van koophandel. 1.4.6 Conclusie Uit het uitgevoerde onderzoek is geen aantoonbare bewijslast aangetroffen van fraude.
De inrichting en werking van de administratieve organisatie en interne controle van het inkoopproces voor een ICT budget met een materieel belang van € 8,7 miljoen genereert geen transparante audit trails. De hoofdafdeling en afdeling tonen de eigen integriteit en zorgvuldigheid in de uitbesteding van een dergelijk budget niet zichtbaar aan. Of daarin sprake is van bewust handelen, kan niet eenvoudig worden geconcludeerd. Uit de vraaggesprekken Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013
Pagina 10 van 90
met de bureauhoofden komt naar voren dat de archivering van inkoopdossiers bij DIV wei wordt verzocht, maar niet plaats vindt. Voorts wordt gemeld dat de inkoopprocedure niet transparant is en de afdeling inkoop bij raadpleging daarin niet duidelijk is. Ook wordt aangegeven dat er in de verstreken jaren sprake is geweest van een zeer hectische periode, waarbij gekozen is voor voortgang van de werkzaamheden in plaats van de bewaking van de compliance. Voorts kan worden geconcludeerd dat het ingehuurd afdelingshoofd informatievoorziening niet zorgvuldig heeft gehandeld in het mandateren van bevoegdheden aan bureauhoofden en in het organiseren van een professionele PMO-straat en inkoopproces. Het tekenen van facturen van medewerkers van het bureau waarvoor hijzelf werkzaam is en het niet organiseren van een transparante en inzichtelijke urenverantwoording voor de gemeente Haarlem, is op zijn minst niet professioneel en ondeugdelijk voor de verantwoording van het onafhankelijk handelen. In dergelijke gevallen mag van een externe professional extra prudentie en zorgvuldigheid worden verwacht. Omdat audit trails niet transparant zijn en teveel informatie ontbreekt, kan niet worden geconcludeerd dat uit hoofde van eigen bevoordeling of bevoordeling van Peopleware, met voorbedachten rade handelingsvrijheid in het inkoopproces is georganiseerd.
De gekozen oplossingen voor functionaliteiten binnen de gemeente sluiten wel sterk aan met de voorkeuren van Peopleware zoals gepresenteerd op de eigen website. De gespreksverslagen met de bureauhoofden geven aanleiding tot nader onderzoek naar: • het verdwijnen van gescande inkoopcontracten uit de mailbox van • de ondertekening met onbekende handtekening van de inhuurovereenkomst van Peopleware voor de inhuur van onder de tenaamstelling van • •
de aanwezigheid van de bij HP geleasede apparatuur de aanwezigheid van de mailwisseling en besluitvorming van de stuurgroep voor de ondertekening van de inhuurcontracten door
Het onderzoek toont aan dat het inkoopproces, in ieder geval voor de afdeling informatievoorziening, sterk moet worden verbeterd in functiescheiding, mandatering, AO/IC inclusief bijbehorende archivering en toezicht op compliance. Geadviseerd wordt om hiervoor met voorrang opdracht te verstrekken aan de hoofdafdeling Middelen en Services.
Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013
Pagina 11 van 90
2
ICT UITBESTEDING ANALYSE ALGEMEEN
2.1
Database en bronbestanden
Het huidige hoofd van de afdeling informatievoorziening heeft een database opgemaakt met de IT uitbesteding vanaf 2009 tot en met 2012 waarvoor het afdelingshoofd informatievoorziening als budgethouder verantwoordelijk was. Deze database is voor het vervolg van de analyse en selecties benut. 2.2
Trend algemeen
In 2009 bedroeg de IT uitbesteding door de budgethouder informatievoorziening in totaal €2,4 miljoen en steeg naar €8,7 miljoen in 2012. De afgelopen jaren zijn de IT activiteiten in toenemende mate gecentraliseerd en onder de verantwoordelijkheid van de afdeling informatievoorziening gebracht. Dit verklaart een toename. Daarnaast is als gevolg van het Masterplan Digitalisering en de inrichting van de gemeentelijke huisvesting in Raakspoort de uitbesteding aan IT toegenomen. In deze periode heeft de budgethouder informatievoorziening met 366 leveranciers zaken gedaan. 81,7% of €20,7 miljoen van deze uitgaven is gedaan aan 33 leveranciers aan wie over deze periode voor een bedrag van meer € 150.000 is uitbesteed. 2.3
Verloop per jaar vanaf 2009 t/m 2012
Verloop in €
2010
2009
Kpn
632.210
2012
2011 %
% 26,1%
726.303
14,1%
TOTAAL %
%
%
2.084.999
22,8%
1.284.266
14,8%
4.727.778
18,6%
PeopleWare BV
41.313
1,7%
423.076
8,2%
588.079
6,4%
735.756
8,5%
1.788.223
7,1%
Tmd Informatisering
339.075
14,0%
293.113
5,7%
693.753
7,6%
336.223
3,9%
1.662.164
6,6%
1.430
0,1%
Hewlett-Packard Nederland BV Insight Enterprises Netherland Cirele Software Group BV
140.604
Gemeente Haarlemmermeer Oracle Nederland BV
49.989
Nexct BV
0,0%
544.623
6,0%
691.049
8,0%
1.237.102
4,9%
0,0%
344.603
6,7%
352.118
3,9%
370.782
4,3%
1.067.503
4,2%
5,8%
266.764
5,2%
215.835
2,4%
166.953
1,9%
790.156
3,1%
0,0%
668.302
13,0%
69.021
0,8%
30.736
0,4%
768.059
3,0%
2,1%
64.083
1,2%
411.350
4,5%
150.070
1,7%
675.493
2,7%
0,0%
336.137
3,7%
338.943
3,9%
675.080
2,7%
0,0%
120
0,0%
5.486
0,1%
262.618
2,9%
290.733
3,4%
558.957
2,2%
Vodafone
189.420
7,8%
228.900
4,5%
57.679
0,6%
51.180
0,6%
527.178
2,1%
Gentri c
16.491
0,7%
49.315
1,0%
136.585
lf%
320.664
3,7%
523.055
2,1%
Imtech
190.726
7,9%
127.897
2,5%
91.088
1,0%
72.233
0,8%
481.944
1,9%
IBM
130.817
5,4%
127.899
2,5%
127.510
1,4%
74.220
0,9%
460.445
1,8%
Vicrea
3.406
0,1%
33.477
0,7%
292.274
3,2%
115.847
1,3%
445.004
1,8%
0,0%
217.415
2,4%
200.807
2,3%
418.222
1,6%
T-Mobile Netherlands BV
Qhuba Consulting BV Tempo Team
0,0%
50.699
Aquirius Heijtingen Weerts BV
101.878
0,0%
221.185
PDAshop.nl/ Gooi blue BV
9,1%
80.990
0,0%
Logica CMG Nederland/HRM & Pay SorsITBV
2,1%
960
2,0%
168.425
1,8%
67.994
0,8%
388.995
1,5%
0,0%
136.671
1,5%
170.559
2,0%
307.230
1,2%
0,0%
302.175
1,2%
1,2%
284.594
1,1%
0,0%
1,6% 0,0%
176.911
1,9%
107.683
0,0%
22.587
0,4%
152.228
1,7%
102.660
1,2%
277.476
1,1%
0,0%
37.176
0,7%
87.011
1,0%
98.982
1,1%
224.129
0,9%
1,1%
57.843
0,8%
1,1%
45.170
0,5%
81.932
0,9%
211.685
DisGover BV
0,0%
0,0%
23.653
0,3%
186.491
2,2%
210.144
0,8%
Procura BV
0,0%
0,0%
56.433
0,6%
145.171
1,7%
201.604
0,8% 0,8%
Buy It Direct NV
26.740
0,0%
76.333
0,8%
124.625
1,4%
200.958
Gemnet BV
31.690
1J%
32.925
0,6%
62.997
0,7%
72.452
0,8%
200.064
0,8%
Qlik Tech Nederlands BV
14.372
0,6%
127.652
2,5%
28.621
0,3%
28.621
0,3%
199.266
0,8% 0,8%
LINK interim & advies
0,0%
Whitehorse BV
0,0%
0,0%
104.354
1,1%
93.861
1,1%
198.215
Zuid hof & Van As
0,0%
9.755
0,2%
98.882
1,1%
88.592
1,0%
197.229
0,8%
0,0%
27.179
0,5%
37.189
0,4%
123.013
1,4%
188.021
0,7%
35.521
0,4%
33.708
0,4%
175.430
0,7%
0,2%
159.131
0,6%
21,8%
4.631.154
18,3%
100,0%
25.363.863
100,0% \
Capgemini Tele2 Nederland/Versatel
640 71.254
Duvak,lt Must Work Overige leveranciers <€ ISOkspend in 2009-2012
273.486 r
| 2.426.625
Rapport van bevindingen iT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013
2,9%
34.948
0,7%
0,0%
124.693 1.123.461 r
2,4%
11,3%
100,0%
5.140.304
21,9%
100,0%
0,2% 18.133 16.304 1.351.274 r 14,8% r 1.882.934 r
9.140.890
100,0%
8.656.044
Pagina 12 van 90
In 2009 bestond de top 5 aan leveranciers uit KPN (26%), TMD Informatisering (14%), Heijting en Weerts (9%), Imtech (8%) en Vodafone (8%). In 2012 zijn dit KPN (15%), Peopleware (9%), HewlettPackard (8%), Insight Enterprises Nederland (4%) en NEXCT (4%) geworden. Opvallend is dat het aandeel leveranciers < € 150K is toegenomen van 11,3% of € 0,3 miljoen in 2009 naar 22% of € 1,9 miljoen in 2012. Nieuwkomers in de lijst van top 33 leveranciers sedert 2009 zijn Insight Enterprises Nederland, Gemeente Haarlemmermeer, NEXCT, Qhuba Consulting, Aquirius, Coolblue, Logica CMG, Disgover, Procura, Link, Whitehorse, Zuidhof & Van As en Duvak. Insight Enterprises en NEXCT staan als nieuwkomers in de top 5 leveranciers in 2012. In 2012 wordt geen zaken meer gedaan met Heijting en Weerts. In 2009 werd hieraan nog 9,1% of €0,2 miljoen uitbesteed. 2.4
Stijgers en dalers in € en % ten opzichte van voorgaand jaar
De onderstaande tabel geeft inzicht in de stijgingen en dalingen in het bedrag dat per leverancier ten opzichte van het voorgaande jaar is uitbesteed. Dit geeft de trend aan van aan wie meer of minder is uitbesteed dan het voorgaande jaar. Verloop IT Spend t.o.v. vorige jaar
2012
2011
2010
Kpn Peopleware BV
94.093 r 381.763 F
924,1%
Tmd Informafl'sering
-45.963 F
-13,6%
-1.430 r
-100,0%
Hewlett-Packard Nederland BV
344.603 r
Insight Enterprises Netherland
126.160 F
CircleSoftwareGroup BV
668.302 r
Gemeente Haarlemmermeer Oracle Nederland BV
14.094
n.a. 89,7% n.a. 28,2%
F
Nexct BV T-Mobile Netherlands BV
14,9%
n.a.
5.366 r 4471,5% 39.480 F 20,8%
Vodafone Centric Imtech IBM
32.824 F
199,0%
-62.830 r
-32,9%
-2.918 F
-2,2%
30.071 F
Vicrea
882,9%
F
Qhuba Consulting BV
n.a.
51.179
Tempo Team
w
100,9%
F
Aquirius
n.a.
-140.195 F
Heijting en Weerts BV PDAshop.nl/ Coolblue BV
-63,4%
F
n.a.
Logica CMG Nederland/HRM & Pay
22.587 F
SorsITBV
36.216 F 3772,5% 31.103 F 116,3%
Buy It Direct NV
n.a.
F
DisGover BV
F
Procura BV
F
LINK interim & advies
n.a. n.a. n.a.
Gemnet BV QlikTech Nederlands BV
1.236 F
3,9%
113.280 F
788,2%
F
Whitehorse BV
n.a.
9.755 F
Zuidhof & Van As
n.a.
Ca pgemini TeleZ Nederland/Versatel
26.540 F 4150,1% -36.306 F -51,0%
Duvak, It Must Work
124.693 F 849.976 F
Overige leveranciers <€ ISOk spend in 2009-2012
1
Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013
2.713.679
n.a. 310,8%
111,8%
%
%
%
1.358.696 F 165.003 F 400.641 F 544.623 F
187,1%
-800.733
-38,4%
39,0%
147.678
25,1%
136,7%
-357.530
-51,5% 26,9%
n.a.
146.426
7.516 F
2,2%
18.663
5,3%
-50.929 F
-19,1%
-48.882
-22,6%
-599.282 F
-89,7%
-38.284
-55,5%
347.267 F
541,9%
-261.280
-63,5%
n.a.
2.805
0,8%
28.115
10,7%
336.137 F
257.132 F 4687,2% -171.221 F -74,8%
-6.498
-11,3%
87.270 F
177,0%
184.080
134,8%
-36.808 F
-28,8%
-18.855
-20,7%
-389 F
-0,3%
-53.290
-41,8%
258.797 F
773,1%
-176.427
-60,4%
n.a.
-16.607
-7,6%
65,3%
-100.431
-59,6%
n.a.
33.887
24,8%
217.415 F 66.547 F 136.671 F -80.990 F 176.911 F
-100,0%
-
n.a.
n.a.
-69.229
-39,1%
129.641 F
574,0%
-49.568
-32,6%
49.835 F
134,1%
11.972
13,8%
-12.673 F
-21,9%
36.762
81,4%
n.a.
162.838
688,4%
n.a.
88.738
157,2%
23.653 F 56.433 F 76.333 F
n.a.
48.292
63,3%
30.072 F
91,3%
9.455
15,0%
-99.031 F
-77,6% n.a.
-10.493
-10,1%
89.127 F
913,6%
-10.290
-10,4%
10.010 F
36,8%
85.824
230,8%
104.354 F
0,0%
573 F
1,6%
-1.813
-5,1%
-106.560 F
-85,5%
-1.829
-10,1%
227.813 ”
20,3%
531.660
39,3%
77,8%
-484.846
HESS
4.000.586
Pagina 13 van 90
In 2010 nemen de bestedingen ten opzichte van 2009 toe met € 2,7 miljoen. De grootste toename in uitbestedingen zit bij gemeente Haarlemmermeer (€0,7 miljoen), Peopleware (€ 0,4 miljoen) en Insight Enterprises Nederland (€0,3 miljoen). Voorts wordt € 0,8 miljoen meer uitgegeven aan de kleinere leveranciers. Grootste daler is Heijting en Weerts (€ -0,1 miljoen) In 2011 nemen de bestedingen ten opzichte van 2010 toe met € 4,0 miljoen. Grote stijgers zijn KPN (€ 1,4 miljoen), Hewlett Packard (€0,5 miljoen), TMD Informatisering (€0,4 miljoen), Oracle (€0,3 miljoen), NEXct (€0,3 miljoen), Vicrea (€0,3 miljoen), T-Mobile (€0,3 miljoen) en Qhuba Consulting (€ 0,2 miljoen). De uitbesteding aan Haarlemmermeer neemt af met € 0,6 miljoen. De stijging in 2010 is derhalve eenmalig en loopt vervolgens weer terug. In 2012 nemen de bestedingen ten opzichte van 2011 af met € 0,5 miljoen. Grootste stijgers zijn Centric (€ 0,2 miljoen), Disgover (€0,2 miljoen), Peopleware (€0,1 miljoen) en Hewlett Packard (€0,1 miljoen). De uitbesteding aan kleinere leveranciers stijgt wederom met €0,5 miljoen. Sterke dalers zijn KPN (€ -0,8 miljoen), TMD (€ -0,4 miljoen) en Oracle (€ -0,3 miljoen). 2.5
Stijgers en dalers in € en % ten opzichte van 2009
De onderstaande tabel geeft inzicht in de stijgingen en dalingen in het bedrag dat per leverancier ten opzichte van het peiljaar 2009 (cumulatief). Dit geeft de trend aan van aan wie in de periode van 2009 t/m 2012 meer of minder is uitbesteed. De combinatie van absoluut bedrag en % geeft de opvallende trends weer.
___________ 2012
2011
2010
Verloop IT Spend t.o.v. 2009
1.452.789
229,8% 1323,5% T
652.056
103,1%
694.444
1681,0%
-2.852
-0,8%
689.619
48225,1%
Kpn
94.093
14,9%
Peopleware BV Tmd Informatisering
381.763
924,1%
546.766
-45.963
-13,6% -100,0% r
354.678
104,6%
543.193
37985,5%
n.a. 89,7% r
352.118
n.a.
75.231
53,5%
w
Hewlett-Packard Nederland BV
-1.430
Insight Enterprises Netherland
344.603
Cirele Software Group BV
126.160
Gemeente Haarlemmermeer
668.302
n.a.
69.021
n.a.
Oracle Nederland BV
14.094
28,2%
361.361
722,9%
336.137
n.a.
p
Nexct BV T-Mobi 1 e Netherl a nds BV
-
n.a.
5.366
Vodafone
39.480
4471,5% 20,8% r
Centric
32.824
Imtech
-62.830
IBM
-2.918
Vicrea Qhuba Consulting BV
30.071
Tempo Team
51.179
199,0% -32,9% r -2,2% r 882,9% W 7
7
262.498 218748,3%
-52,2%
-118.493
-62,1%
-2,5%
-56.597
-43,3%
288.868
8481,2%
112.441
3301,3%
n.a.
-63,4%
-221.185
-
n.a.
176.911
n.a.
Logica CMG Nederland/HRM & Pay
22.587
n.a.
152.228
n.a.
SorsIT BV
36.216
3772,5%
86.051
8963,6%
Buy It Direct NV
31.103
116,3%
18.430
Gemnet BV Whitehorse BV
31.308
98,8%
788,2%
14.249
99,1%
n.a.
104.354
n.a.
n.a. 4150,1% '
98.882
n.a.
36549
5715,3%
-35.733
-50,1% n.a.
Duvak, It Must Work Overige leveranciers <€ 150k spend in 2009-2012
1 Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013
n.a.
18.133
849.976
310,8%
1.077.788
2.713.679
111,8%
6.714.265
n.a.
98.022
10210,7%
n.a.
n.a.
124.693
n.a.
102.660
n.a.
76.333
-51,0% W
107.683
145.171
n.a. 3,9% r
-36.306
n.a. -100,0%
n.a.
-
Capgemini TeleZ Nederland/Versatel
170.559 -221.185
206,4%
n.a.
26.540
34,1%
55.193
56.433
9.755
7
n.a.
17.295
186.491
n.a.
Zuidhof & Van As
r
200.807
68,9%
n.a.
-
7 7
-
113.280
Qlik Tech Nederlands BV
7 7
23.653
1.236
n.a.
290.613 242177,5%
-3.307
-100,0%
7
338.943
-99.638
136.671
Procura BV UNK interim & advies
n.a. 200,2%
-73,0%
n.a.
DisGover BV
30.736 100.081
1844,5%
n.a.
7
18,7%
304.173
232,2%
-140.195
7
n.a.
26.349
-138.239
120.094
117.726
Heijting en Weerts BV PDAshop.nl/ Coolblue BV
V
370.782
-69,5% 728,2% V
-131.741
217.415
-
7 7
100,9%
Aquirius
7 7
n.a.
-
%
%
%
7 r r 7 7 7 7 7 7
124.625
n.a.
40.762
128,6%
14.249
99,1%
93.861
n.a.
88.592
n.a.
122.374
19135,9%
-37.546
-52,7%
16.304
n.a.
394,1%
1.609.448
588,5%
276,7%
6.229.419
256,7%
r
Pagina 14 van 90
In 2012 wordt ten opzichte van 2009 €6,2 miljoen of 3 zoveel uitbesteed door de budgethouder informatievoorziening. De grootste stijgers in bedragen zijn Peopleware (€ 0,7 miljoen), gevolgd door Hewlett-Packard (€ 0,7 miljoen), KPN (€ 0,7 miljoen), Insight Enterprises Nederland (€0,4 miljoen), Nexct (€0,3 miljoen), Centric (€0,3 miljoen) en T-Mobile (€0,3 miljoen). Voorts wordt € 1,6 miljoen meer uitbesteed aan de kleinere leveranciers dan in 2009. 2.6 Sa men vattend Nieuwkomers in de lijst van top leveranciers sedert 2009 zijn Insight Enterprises Nederland, Gemeente Haarlemmermeer, NEXCT, Qhuba Consulting, Aquirius, Coolblue, Logica CMG, Disgover, Procura, Link, Whitehorse, Zuidhof & Van As en Duvak. Insight Enterprises en NEXCT staan als nieuwkomers in de top 5 leveranciers in 2012. In 2012 wordt geen zaken meer gedaan met Heijting en Weerts. In 2009 werd hieraan nog 9,1% of €0,2 miljoen uitbesteed. De grootste stijgers sedert 2009 zijn Peopleware (€ 0,7 miljoen), gevolgd door Hewlett-Packard (€0,7 miljoen), KPN (€ 0,7 miljoen), Insight Enterprises Nederland (€ 0,4 miljoen), Nexct (€ 0,3 miljoen), Centric (€ 0,3 miljoen) en T-Mobile (€ 0,3 miljoen). Voorts wordt € 1,6 miljoen meer uitbesteed aan kleinere leveranciers dan in 2009. In de volgende hoofdstukken wordt voor de top 33 leveranciers toegelicht welke diensten en producten zijn geleverd.
Voorts wordt onderzocht op welke wijze het proces van aanbesteding heeft plaats gevonden en daarin de gebruikelijke inkoopprocedures zijn gevolgd. Voor deze spreiding is gekozen om een evenwichtig beeld te hebben van de algemene trend en handelswijze in aanbesteding.
Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013
Pagina 15 van 90
ANALYSE PER LEVERANCIER
3 3.1
KPN GROEP
3.1.1
Cijferanalyse
database 2009-2012
selectie deelwaameming bedrag
factuur-
jaar
regels
%
13,4%
-
30,7%
726.303
15,4%
-
33,7%
2.084.999
44,1%
7
2.098
28,9%
1.284.266
27,2%
5
7.268
100,0%
4.727.778
100,0%
12
2.452
2011 2012
selectie
632.210
2.230
2010
%
regels
6,7%
488
2009
factuur%
€ 2.500.000
bedrag
-
0,0%
221.241
0,0%
243.002
5,1%
464.243
9,8%
0,0% 0,0% 0,1% r 0,1% r 0,2%
% selectie
4,7%
bedrag perjaar
€ 2.000.000
€ 1.500.000
€1.000.000
€500.000
€-
2010
2009
3.000
-
2012
aantal factuurregelsper jaar
2009
3.1.2
2011
2010
2011
2012
Toelichting leverancier
De KPN Groep bestaat uit zowel ondernemingen die telecom-, internet- als IT diensten leveren. KPN heeft het bedrijf Getronics overgenomen. Deze onderneming opereert thans onder het label KPN Corporate Market.
De uitbesteding per KPN onderdeel is als volgt in kostensoorten gerubriceerd in de administratie:
Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013
Pagina 16 van 90
Som van REGELBEDRAG KotomlabelsM Rijlabels B 2012 2011 Eindtotaal 2009 2010 ±i Getronics 174,75 72,56 102,19 + Getronics Nederland BV 1.312.288,73 1.312.288,73 + Getronics Networks & Services 154,13 144,84 9,29 112,60 + Infonet Nederland BV (KPN inte 279,60 392,20 ~ 7.450,88 4.766,25 18.030,18 + Kpn Afd.Ci kamer 2932 Groninge 5.813,05 5.164,14 + Kpn Afd.Ci kamer 2932 Groningen 5.164.14 2.053,20 t KPN B.V. 2.053,20 + KPN BILLING BV 372.623,97 1.679.842,82 470.357,82 383.579,53 453.281,50 + KPN Business Service Desk(175) 22.252,78 31.136,88 61.921,62 8.531,96 4.237,23 * KPN BV 502,04 4.771,81 32,54 t KPN BV inzake Getronics Nederl 602,19 602,19 80,98 80,98 ± KPN BV ZM CS IOS Billing 1.253,54 1.253,54 + KPN BV, Adm. 138, Callfac 646.832,27 646.832,27 ± KPN Corporate Market BV vh Get + KPN Groningen 78.479,14 75.146,84 295.554,85 61.053,98 80.874,89 ±iKPN HotSpotsBV ~ 10.513,64 8.976,60 1.537,04 + KPN Network Services BV 55.902,05 29.611,60 207.359,37 60.575,17 61.270,55 83.005,32 87.183,70 328.060,94 «KPN Telecom 80.709,40 77.162,52 5.600,28 + KPN Telecom BV 11.875,04 35.366,48 8.836,44 9.054,72 t Kpn Telecom Casti & Credit Mana 119,80 215,30 95,50 34,86 iiKpn Telecom Cash & Credit Manag.
34,86 24.635,93 « KPN-Telecom 39.240,36 112.885,13 25.689,04 23.319,80 68,63 + Planet Internet 23,25 45,38 + Snt Connect Groningen/ KPN Tel 1.047,12 1.043,82 3.136,14 1.045,20 «Snt Connect Groningen/ KPN Telecom BV 1.020,00 1.020,00 Eindtotaal 632.210,22 726.303,07 2.084.998,72 1.284.265.89 4.727.777,90
in % 0,00% 27,76% 0,00% 0,01% 0,38% 0,11% 0,04% 35,53% 1,31% 0,10% 0,01% 0,00% 0,03% 13,68% 6,25% 0,22% 4,39% 6,94% 0,75% 0,00% 0,00% 2,39% 0,00% 0,07% 0,02%
ioo,oo%| De grootste uitbesteding vindt plaats aan het gekochte IT onderdeel Getronics Nederland, thans KPN Corporale Market, totaal €2,0 miljoen. Aan KPN Billing, de vaste netdiensten van KPN, is voor € 1,7 miljoen uitgegeven. Voorts is aan telecomdiensten onder verscheidene leveranciersnamen van KPN voor een bedrag van € 0,7 miljoen besteed. De verdeling naar producten en kostensoorten van het uitbestede bedrag aan de KPN Groep is in de administratie als volgt: Som van REGELBEDRAG Rijlabels «Adviseurs en flexibele arbeid
ü
KolomlabelsB 2009
2010
Overige diensten
^Automatisering en telecommunicatie Hardware ICT-kosten werbinding/datalijn Overig onderhoud Overige diensten Software Supplies Telefoonkosten
= Nader te bepalen Overige diensten
rPersoneelsgerelateerde zaken Studiekosten
631.348,70 399.989,30
726.270,53 401,35 520.146,94
2011 533.820,78 533.820.78 1.542.730,50 237.311,52 472.821,66 532.689,96
85,00 231.274,40 861,52 861,52
205.722,24 32,54 32,54
299.907,36 29,32 29,32 8.418,12 8.418,12 2.084.998,72
2012 Eindtotaal 298.269,82 832.090,60 298.269,82 832.090,60 982.699,59 3.883.049,32 112.092,76 349.805,63 517.354,97 1.910.312,87 58.851,05 58.851,05 532.689,96 175.575,70 175.575,70 85,00 118.825,11 855.729,11 1.253,54 2.176,92 1.253,54 2.176,92 2.042,94 10.461,06 2.042,94 10.461,06 1.284.265,89 4.727.777,90
in % 17,6% 17,6% 82,1% 7,4% 40,4% 1,2% 11,3% 3,7% 0,0% 18,1% 0,0% 0,0% 0,2% 0,2%
632.210,22 726.303,07 ioo,o%| Er wordt voor het eerst in 2011 ingehuurd bij de KPN Groep: een bedrag van € 0,5 miljoen in 2011 en € 0,3 miljoen in 2012. Voorts wordt hard- en software aangeschaft in 2011 en 2012. De telefoonkosten dalen van € 231k in 2009 tot € 118k in 2012. Eindtotaal
3.1.3
Trends in de database
Het aantal factuurregels van 2009 vervijfvoudigt in 2010 tot ca. 2.100 factuurregels per jaar. KPN is blijkens het top 33 overzicht niet de enige leverancier waarmee Haarlem werkt voor internet-, kabel en telecomdiensten. Naast KPN ontvangt Haarlem facturen van Tele2, UPC, T-mobile, en Vodafone.
Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013
Pagina 17 van 90
3.1.4 Uitkomsten deelwaarnemingen De factuurstromen bestaan enerzijds uit tal van kleinere telecom, data- en internetfacturen. Op deze facturen is niet helder te herkennen voor welke specifieke verbindingen en diensten de facturen zijn. In het proces van betalingsfiattering wordt dit niet zichtbaar gemaakt op de facturen of middels bijlagen, IC checks en toelichtingen door de afdeling binnen IV die de verbindingen beheert. Daarnaast heeft KPN Corporate Markets (voormalige Getronics), medewerkers aan Haarlem verhuurd, hardware geleverd en service op abonnementsbasis verleend. Opvallende zaken: • voor de inhuur zijn urenbriefjes bijgevoegd, maar op totaaluren op het project zonder specificatie van de verrichte werkzaamheden. De urenbriefjes zijn ondertekend, getuige een handtekening, maar zonder dat de naam van de tekenende partij/opdrachtgever is vermeld. De contracten voor deze inhuur zijn niet opgenomen in de contractendatabase van Verseon. In januari 2013 is een mantelovereenkomst voor ICT inhuur afgesloten met KPN Corporate Markets die in de contractendatabase is opgenomen. In de routing code van FIO wordt de prestatieverklaring in alle gevallen verricht door , functie "tijdelijke werkzaamheden" met dienstverband bij het bureau Infrastructuurbeheer & service.
Betalingsfiat van deze facturen in FIO vindt wisselend plaats door de heren en en en bij hogere bedragen door en Onderzocht moet worden in hoeverre facturen kunnen worden goedgekeurd zonder in de FIO de achterliggende inkooporder of contract toe te voegen. • een servicecontract voor een bedrag van € 5K per twee maanden voor netwerkcomponenten wordt eind 2012 gefactureerd met terugwerkende kracht naar 1 maart 2011. Transitorische post lijkt op de grond van de boeking niet te zijn opgenomen. Het servicecontract is niet aanwezig in de contractendatabase in Verseon. Niet duidelijk is derhalve wat de aard en noodzaak van dit contract is voor de gemeente Haarlem. In de routing code zijn achtereenvolgens en opgenomen. De finale goedkeuring vindt plaats door vervanger voor de Voorts wordt een maintenance overeenkomst voor 3 jaar gefactureerd vooreen bedrag van € 179K zonder nadere omschrijving van het soort onderhoud. In de omschrijving staat Haarlemmermeer vermeld, hetgeen met de hand is doorgestreept. In de routing code zijn achtereenvolgens , en opgenomen. De goedkeuring vindt plaats op de code van door n op de code van . Onderzocht moet worden in hoeverre facturen kunnen worden goedgekeurd zonder in de FIO de achterliggende inkooporder of contract toe te voegen.
• van de leveringen van hardware ontbreken leveringsbewijzen of achterliggende ontvangst- of registratiedocumentatie in de CMDB. Op de factuur wordt van deze leveringen ook geen controle zichtbaar gemaakt. De hardware betreft onder meer bekabeling, patches en Cisco apparatuur. Cisco is een Peopleware technology partner. Het onderliggende contract ontbreekt in Verseon. De levering van Cisco apparatuur voor € 203K is in de routing code op prestatie geaccordeerd door , eerste betalingsfiat door en tweede betalingsfiat door De overige hardware leveringen in de selectie zijn in de routing code door geaccordeerd. Onderzocht moet worden in hoeverre facturen kunnen worden goedgekeurd zonder in de FIO de achterliggende inkooporder of contract toe te voegen.
Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013
Pagina 18 van 90
3.1.5 Conclusie en adviezen Aan de hand van de thans aanwezige documentatie kan achteraf niet worden vastgesteld of de levering van diensten en goederen heeft plaats gevonden. Voorts is niet helder waarom in de fiattering van de facturen de routing voor dezelfde diensten niet gelijk is. Door het ontbreken van de bijbehorende inkoopdossiers in Verseon, kan ook het besluitvormingsproces rondom de inkoop niet worden gevolgd: de reden en noodzaak van inkoop verloop van de aanbesteding en onderbouwing leverancierskeuze Algemeen wordt het volgende geadviseerd: • opschoning van het leveranciersbestand voor kabel- en telecomdiensten door centrale aanbesteding (inkoopvoordelen op volume, verlaging administratieve last) • in kaart brengen van gefactureerde verbindingen en abonnementen en beoordelen op nut en noodzaak.
De kans bestaat dat er nog verbindingen worden gefactureerd die of in gebruik zijn bij verzelfstandigde of afgestote onderdelen (Spaarnelanden) of met de gepleegde verhuizingen, nieuwe infrastructuur en systemen niet meer in gebruik zijn • in overleg met de leverancier terugbrengen van het aantal facturen en met de administratie van de noodzaak van het coderen van het aantal factuurregels (ca 2100 regels veroorzaakt een forse administratieve last) • opnemen van alle onderliggende contracten in de contractendatabase van Verseon en het contract koppelen aan de factuur (p) en leveringsbewijzen voor de factuurcontrole (q) •
verbeteren van proces van prestatiegoedkeuring: o zichtbare vastlegging van controle van in rekening gebrachte bedragen op juistheid verbruik en bestaan in relatie tot contract o verbeteren van de beschrijving van verrichte werkzaamheden in de urenregistratie door leveranciers (nu hele dagen op een project geschreven zonder nadere detaillering) en urenregistratie laten hand- en dagtekenen door opdrachtgever en opdrachtnemer met vermelding van de naam en functie, o prestatiegoedkeuring in FIO formaliseren en documenteren o bijvoegen van leveringsbewijzen voor geleverde producten o aan factuur toevoegen van uitdraai van de registratie in de CMDB voor hardware die moet worden onderhouden en voor beheer is ontvangen. Codes zijn noodzakelijk voor track and tracé ten behoeve van bestaanscontrole en ingeval van onderhoud en calamiteiten (brand/storing)
Voorts heeft Getronics, thans KPN Corporate Market BV, hardware voor Haarlem verkocht aan HP International Bank plc in Ierland. Haarlem betaalt hiervoor leasetermijnen. Dit wordt nader toegelicht onder de uitgaven aan HP. Ook de projectleider van Haarlem en Haarlemmermeer heeft voor de samenwerking hardware gekocht bij Getronics dat is ondergebracht bij HP international Bank plc. De relatie naar de eigendommen van de gemeente Haarlem en de lease die wordt betaald kan niet duidelijk worden gelegd, doordat een match met de CMDB niet wordt gelegd.
Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013
Pagina 19 van 90
3.2
PEOPLEWARE
3.2.1
Cijferanalyse
database 2009-2012 jaar
selectie deelwaarneming
factuur-
bedrag
regels 2009
4
2010
114
2011
224
2012
408 750
500
% 0,5% r 15,2% ' 29,9% T 54,4% T
100,0%
■
factuur-
%
regels
selectie 0,0% r
41.313
2,3%
-
423.076
23,7%
3
588.079
32,9%
7
735.756
41,1%
1.788.223
100,0% |
0,4% r
bedrag
% selectie -
0,0%
20.550
1,1%
0,9%
71.420
4,0%
15
2,0%
150.792
8,4%
25
3,3%
242.762
13,6%
T----------------------------------------------------------------------------------------------
aantal factuurregels per jaar
3.2.2
Toelichting leverancier
PeopleWare is een ICT bedrijf met 150 medewerkers dat zich richt op ICT oplossingen in het grooten middensegment in het bedrijfsleven en heeft vestigingen in Leiden, Rotterdam en Badhoevedorp. De diensten bestaan uit: ontwerpen en implementeren van IT infrastructuur, het overnemen en beheren van een complete ITC omgeving op locatie of in hun shared IT Center in Badhoevedorp, het ontwikkelen van applicaties op het vlak van Microsoft Sharepoint en het detacheren van IT personeel. Peopleware BV adverteert voor het zogenaamde "one stop shopping" model, waarbij de
Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013
Pagina 20 van 90
onderneming de inkoop en verkoop voor ondernemingen organiseert. Dit betekent dat er sprake is van een commissie- of dealerstructuur en rechtstreekse relaties met fabrikanten en leveranciers. Strategische (technische partners) van Peopleware zijn: Microsoft, Symantec, Cisco, HP, VMWare en Quest. Voorts werkt Peopleware samen met CB Groep, een onderneming gespecialiseerd in document informatie systemen, in hoofdzaak Canon en Samsung apparatuur. De gemeente Haarlem heeft Microsoft, Cisco, HP, VMWare en Quest aangeschaft en in gebruik. Voorts heeft Haarlem de applicatie Sharepoint aangeschaft. Het voormalige interim afdelingshoofd van Informatievoorziening is door Haarlem bij Peopleware ingehuurd. Voorts heeft Haarlem op contractbasis diverse medewerkers bij deze onderneming ingehuurd en adviesdiensten van deze onderneming gevraagd. 3.2.3
Trends in de database
Sinds 2009 is het aantal factuurregels toegenomen van 4 naar 400 in 2012. De kosten van uitbesteding aan Peopleware zijn gegroeid van € 41k in 2009 naar € 736k in 2012. Sedert het aantreden van de interim manager informatievoorziening van het bureau Peopleware, is de inhuur bij dit bureau toegenomen. 3.2.4
Uitkomsten deeiwaarnemingen
De facturen van 2010 zijn niet digitaal aanwezig en moeten worden gelicht uit het archief. In eerste aanleg is het onderzoek daarom gericht op de facturen uit 2011 en 2012. Opvallende zaken: • de facturen van het voormalige afdelingshoofd informatievoorziening zijn voorzien van urenstaten met datum en paraaf van de opdrachtnemer en opdrachtgever. De werkzaamheden van de interim manager zijn niet in uren gespecificeerd. De facturen worden in FIO op prestatie goedgekeurd door de en voor betalingsfiat door • de facturen van de overige ingehuurde medewerkers zijn wel voorzien van urenstaten, maar deze zijn niet altijd ondertekend voor akkoord opdrachtgever. Daar de naam en functie van de ondertekende opdrachtgever niet op de urenstaat is af te lezen, kan voorts niet worden beoordeeld welke functionaris de uren voor akkoord heeft ondertekend. De bijgevoegde urenverantwoordingen zijn niet gespecificeerd naar werkzaamheden of projecten en vermelden een ongespecificeerd vast aantal uren per dag (bijvoorbeeld 8 uur). Op de facturen is veelal ook niet af te leiden voor welke functie of werkzaamheden personeel van Peopleware is ingehuurd. Ondanks het ontbreken van gespecificeerde en ondertekende urenstaten wordt de factuur voor betaling in FIO geaccordeerd.
De desbetreffende facturen zijn in 2011 en 2012 in de routing code klaargezet met akkoord van prestatie door en geaccordeerd voor betaling door of (meeste facturen in de selectie), en (betalingsakkoord op facturen van eigen bureau Peopleware). • tussen de betalingen worden losse declaraties betaald voor parkeerkosten. Niet gebruikelijk is dat dergelijke kosten worden vergoed tenzij dit zodanig is overeengekomen. Hiervoor is inzage in het contract noodzakelijk. De raamovereenkomst van 28 januari 2013 biedt deze mogelijkheid niet. Op 28 januari 2013 is voor de inhuur een raamovereenkomst afgesloten met Peopleware. In verseon is verder geen enkele overeenkomst voor de inhuur van medewerkers bij Peopleware aangetroffen. Wei heeft de afdeling informatievoorziening voor de ingehuurde medewerkers uit 2012 de contracten van Peopleware BV te Leiden verzameld: Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013