Document · PDF

4. Openbaar gemaakt Onderzoek IT inkoop opnieuw gelakt namen DEF

commissie Bestuur 4 november 2021, gemeente HaarlemBij agendapunt: Opheffen geheimhouding PWC rapport, PWC opdrachtformulier en het intern vooronderzoek25.185 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 3 van 3

Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 58 van 90

als u. Voor alle andere gedachtenwisselingen dagen wij u graag uit om de dialoog met ons aan te gaan. 3.18.3 Trends in de database De gemeente Haarlem huurt in de jaren 2011 en 2012 voor het eerst in bij deze onderneming voor resp. een bedrag van € 136k en € 170k. 3.18.4 Uitkomsten deelwaarnemingen De geselecteerde facturen betreft de inhuur van voor Processen en Zaaktypecatalogus. Achter de facturen zit een specificatie van gewerkte tijd en dagen en een activiteit per dag, maar deze is niet ondertekend door de leidinggevende binnen de gemeente Haarlem. in Verseon is geen overeenkomst aanwezig met deze onderneming. In FIO worden de facturen gecontroleerd en klaargezet door goedgekeurd door en

en voor betalingsfiat

3.18.5 Conclusie en adviezen Algemeen wordt het volgende geadviseerd: • het inkoopproces voor aanbestedingen moet transparanter vastgelegd worden: o inkoopdossiers met documentatie waaruit een zorgvuldige aanbesteding

leveranciersselectie blijkt een inhuurcontract de controle op de prestatielevering moet blijken achter de facturen waarop betalingsfiat is o

•

verstrekt: o een deugdelijke specificatie in tijd van de uitgevoerde werkzaamheden als achterliggend bewijs van prestatie die is ondertekend door de leidinggevende van Haarlem de controle op de gefactureerde prijs aan de hand van een overeenkomst moet blijken uit de documentatie met een zichtbare controle. Deze controle is overigens ook niet in de FIO routing code ingericht.

Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 59 van 90

3.19

HE1JT1NG

3.19.1 Cijferanalyse database 2009-2012 jaar

selectie deelwaarneming

factuur-

bedrag

factuur-

regels

% 50,0% ' 221.185

regels 73,2%

80.990

26,8%

4,2% r

0,0%

0,0% 0,0% r

2009

2010

2011

2012

0,0%

100,0%

50,0% r 0,0% r

bedrag

0,0%

302.175

100,0%

% selectie

% selectie 0,0% r

4,2%

0,0%

20.202

6,7% 0,0% 0,0%

20.202

6,7%

3.19.2 Toelichting leverancier Heijting is een Nederlands adviesbureau. De website vermeldt: Heijting Weerts Groep (HWG) ontwikkelt en implementeert concepten en interventies die gebruik maken van de kennis en ervaring van uw medewerkers, die de dagelijkse praktijk van uw bedrijf als geen ander kennen. 3.19.3 Trends in de database De gemeente Haarlem huurt in de jaren 2009 en 2010 bij deze onderneming diensten in. In 2011 en 2012 doet de gemeente Haarlem geen zaken meer met deze onderneming.

Rapport van bevindingen ITSpendanaiyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 60 van 90

3.19.4 Uitkomsten deeiwaarnemingen De geselecteerde facturen zijn afkomstig uit 2009 en 2010 en moeten in het archief worden opgevraagd. In deze fase is dit nog niet uitgevoerd. In verseon is geen overeenkomst aanwezig met deze onderneming. 3.19.5 Conclusie en adviezen Algemeen wordt het volgende geadviseerd: • het inkoopproces voor aanbestedingen moet transparanter vastgelegd worden: o inkoopdossiers met documentatie waaruit een zorgvuldige aanbesteding o

leveranciersselectie blijkt een adviesovereenkomst

Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 61 van 90

3.20

COOLBLUE/PD ASHOP

3.20.1

Cijferanalyse

database 2009-2012 jaar

selectie deelwaarneming

factuur-

bedrag

regels 2009

factuur%

r-----------------0,0% 0,0% T

bedrag

regels

0,0%

1,9% 3,7% V

5,6%

2011

72,2% r 176.911

62,2%

2012

27,3% r 107.683

37,8%

1 2

100,0%

100,0% MMBBI

2010

284.594

% selectie 0,0% ' 0,0% r

% selectie

0,0% 0,0%

60.450

21,2%

83.445

29,3%

143.895

50,6%

3.20.2 Toelichting leverancier

Coolblue is onderdeel van Coolblue, het bedrijf achter 258 webwinkels en 5 winkels in België en Nederland. Van laptops tot smartphones, van digitale camera's tot MPB-spelers, van navigatiesystemen tot scheerapparaten: we leveren (bijna) alle consumentenelektronica en accessoires.

Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 62 van 90

3.20.3 Trends in de database De gemeente Haarlem koopt voor de eerste maal in de jaren 2011 en 2012 in bij deze onderneming voor grote bedragen, resp. € 177k en € 107k. In 2009 en 2010 heeft de gemeente Haarlem geen zaken met deze onderneming gedaan. 3.20.4 Uitkomsten deeiwaarnemingen De geselecteerde facturen betreft de levering van Apple iPhones. Volgens de factuur zijn deze besteld door medewerker Logistiek van de afdeling Infrastructuurbeheer & Services. De factuur is afkomstig van de vestiging Rotterdam. Achter de factuur ontbreekt een bewijs van prestatielevering of een uitdraai uit de CMDB van de gemeente Haarlem dat de levering onderbouwt. In verseon is geen overeenkomst of enig inkoopdossier aanwezig. In FIO vindt voor de betalingen boven € 50k de eerste prestatieverklaring plaats door , eerste betalingsfiat door en tweede betalingsfiat door Voor een bedrag van € 49,8k vindt betalingsfiat plaats door

zonder verdere

handtekening door 3.20.5 Conclusie en adviezen Algemeen wordt het volgende geadviseerd: • het inkoopproces voor aanbestedingen moet transparanter vastgelegd worden: o inkoopdossiers met documentatie waaruit een zorgvuldige aanbesteding

leveranciersselectie blijkt een koopovereenkomst met garantieafspraken etc de controle op de prestatielevering moet blijken achter de facturen waarop betalingsfiat is o

•

verstrekt: o een deugdelijke ontvangstbewijs van de geleverde apparatuur o een registratie vanuit de CMDB de controle op de gefactureerde prijs aan de hand van een overeenkomst moet blijken uit de documentatie met een zichtbare controle. Deze controle is overigens ook niet in de FIO routing code ingericht.

Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 63 van 90

3.21

TR1PLE C/Logica CMG

3.21.1 Cijferanalyse database 2009-2012 jaar

factuur-

bedrag

regels 2009 2010 2011 2012

selectie deelwaarneming

% 0,0% w

bedrag

factuur% 0,0%

regels -

30 27

54,9%

45,0% r 102.660

37,0%

100,0%

277.476

100,0%

5,0% '

8,1%

% selectie -

0,0% r

22.587 50,0% r 152.228

% selectie 0,0% r 3,3% T 1,7% r

5,0%

0,0% 0,0%

46.415 20.800

16,7%

67.215

24,2%

7,5%

3.21.2 Toelichting leverancier Logica Nederland is onderdeel van CGI (69.000 professionals in 40 landen en wereldwijd 400 kantoren). Logica levert onder meer ICT diensten en software producten. 3.21.3 Trends in de database De gemeente Haarlem koopt voor de eerste maal in 2010 in bij deze onderneming. In 2011 voor € 152k en in 2012 voor € 103k.

Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 64 van 90

3.21.4 Uitkomsten deelwaarnemingen De geselecteerde facturen in 2010 moeten worden opgevraagd vanuit het papieren archief. Vooralsnog worden alleen de facturen 2011 en 2012 geraadpleegd. De factuur uit 2012 betreft gebruiksrecht, onderhoud en beheer van Triple C Haarlem voor de maand augustus. De factuur is gericht aan Achter de factuur ontbreekt verder documentatie omtrent de prestatielevering. In verseon is geen overeenkomst of enig inkoopdossier aanwezig. In FIO wordt de factuur klaargezet voor verdere verwerking door betaling gefiatteerd door

en voor

3.21.5 Conclusie en adviezen Algemeen wordt het volgende geadviseerd: • het inkoopproces voor aanbestedingen moet transparanter vastgelegd worden: o inkoopdossiers met documentatie waaruit een zorgvuldige aanbesteding en leveranciersselectie blijkt o documentatie van besluitvorming met keuze voor functionaliteit • de controle op de prestatielevering moet blijken achter de facturen waarop betalingsfiat is verstrekt: o een deugdelijke ontvangstbewijs van de geleverde diensten • de controle op de gefactureerde prijs aan de hand van een overeenkomst moet blijken uit de documentatie met een zichtbare controle. Deze controle is overigens ook niet in de FIO routing code ingericht.

Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 65 van 90

3.22

SORSIT

3.22.1

Cijferanalyse

selectie deelwaarneming

database 2009-2012 jaar

factuurregels

2009

1 24

2010 2011

2012

45 104

bedrag --------------- r 1,0% 23,1% r

32,7% r 43,3% r

100,0%

factuur%

wllliliiP

bedrag %selectie

% selectie

regels

0,0% r

960

0,4%

37.176

16,6%

87.011

38,8%

98.982

44,2%

1 1 2

224.129

100,0%

5.680

0,0%

8.255

3,7%

1,9%

19.305

8,6%

3,8%

33.240

14,8%

1,0% 1,0% r

2,5%

3.22.2 Toelichting leverancier SorsIT is een ICT dienstverlener die zich heeft gespecialiseerd in Oracle technologie en alles wat daarmee te maken heeft. Dit doen zij inmiddels sinds 2004. Kantoor is gevestigd in Delft. SorsIT is een Oracle Gold Partner. 3.22.3 Trends in de database De gemeente Haarlem koopt voor de eerste maal in 2009 in bij deze onderneming. Jaarlijks neemt de uitbesteding toe tot € 99k in 2012.

Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 66 van 90

3.22.4 Uitkomsten deelwaarnemingen De geselecteerde facturen in 2010 moeten worden opgevraagd vanuit het papieren archief. Vooralsnog worden alleen de facturen 2011 en 2012 geraadpleegd. De facturen betreffen de kosten voor de inhuur van voor databasewerkzaamheden Oracle. De factuur uit 2012 is een vast bedrag van €8k per maand. De facturen zijn gericht aan wijzigingsmanager bij Applicatie & Gegevensbeheer. Achter de facturen voor de inhuur is een urenstaat gevoegd met tijd en datum, zonder verdere specificatie van werkzaamheden. De urenstaat wordt ondertekend door In verseon is een overeenkomst aanwezig voor de inhuurkosten voor de periode van 1 mei 2011 t/m 31 december 2011. De overeenkomst wordt ondertekend door Niet duidelijk is of deze bevoegd is tot het aangaan van een dergelijke contractuele verplichting (ca € 70k voor 2011). De verlenging voor de inhuurovereenkomst in 2012 zit niet in verseon. In FIO wordt de factuur klaargezet voor verdere verwerking door betaling gefiatteerd door

en voor

3.22.5 Conclusie en adviezen Algemeen wordt het volgende geadviseerd: • het inkoopproces voor aanbestedingen moet transparanter vastgelegd worden: o inkoopdossiers met documentatie waaruit een zorgvuldige aanbesteding en ieveranciersselectie blijkt o autorisatiecontrole op ondertekening overeenkomsten met derden • de controle op de prestatielevering moet blijken achter de facturen waarop betalingsfiat is

•

verstrekt: o een deugdelijke urenspecificatie naar verrichte werkzaamheden de controle op de gefactureerde prijs aan de hand van een overeenkomst moet blijken uit de documentatie met een zichtbare controle. Deze controle is overigens ook niet in de FIO routing code ingericht.

Rapport van bevindingen IT Spendanaiyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 67 van 90

3.23

BUYITDIRECT

3.23.1

Cijferanalyse

database 2009-2012 jaar

selectie deelwaarneming

factuur-

bedrag

regels

2009 2010

63 206

2011

126

2012

29,0% r 9,0% T

bedrag

regels

12,6%

27,3%

45.170 81.932

21,3%

1 1

211.685

100,0%

38,7% P O

100,0%

26.740 57.843

434

w~ 14,5% 47,5% r

factuur% mÈmMÊÊS

% selectie 0,0% ' 0,2% T 0,2% 0,2% V

0,7%

% selectie -

0,0%

2.086

1,0%

4.156

2,0%

71.324

33,7%

77.566

36,6%

3.23.2 Toelichting leverancier BuylTdirect is onderdeel van Bechtle AG, een Duits ICT concern met meer dan 5000 medewerkers in Europa. De onderneming is een MS Gold Partner. BuylTdirect verkoopt ICT hard- en sofware ook via webwinkels. 3.23.3 Trends in de database De gemeente Haarlem koopt jaarlijks bij deze onderneming. In 2012 verdubbelt de uitgave tot € 82k t.o.v. 2011. Blijkens het aantal factuurregels worden ook veel losse onderdelen aangeschaft bij deze onderneming.

Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 68 van 90

3.23.4 Uitkomsten deelwaarnemingen De geselecteerde facturen in 2010 moeten worden opgevraagd vanuit het papieren archief. Vooralsnog worden alleen de facturen 2011 en 2012 geraadpleegd. De geselecteerde facturen betreffen de aanschaf van 3 NAS en Cisco apparatuur (catalyst). Leveringsof ontvangstbewijzen ontbreken achter de factuur. De facturen zijn gericht aan De apparatuur is volgens de factuur afgeleverd bij resp. Westergracht en Brinkman Passage. Een koopovereenkomst of ondertekende bestelopdracht ontbreekt in verseon. In FIO wordt de factuur voor prestatie klaargezet door onder de routing van met bedrag door

en goedgekeurd De tweede factuur gezien

en vervolgens door

3.23.5 Conclusie en adviezen Algemeen wordt het volgende geadviseerd: • het inkoopproces voor aanbestedingen moet transparanter vastgelegd worden: o inkoopdossiers met documentatie waaruit een zorgvuldige aanbesteding

leveranciersselectie blijkt een koopovereenkomst met garantieafspraken etc de controle op de prestatielevering moet blijken achter de facturen waarop betalingsfiat is o

•

Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 69 van 90

3.24

DiSGOVER

3.24.1

Cijferanalyse

selectie deelwaarneming

database 2009-2012 jaar

factuur-

bedrag

regels 2009

factuur% (mÊmMÈm

-------------- r 0,0% 0,0% r

bedrag

regels

0,0% r

0,0%

2010 2011

0,0%

9,7% r

23.653

11,3%

2012

112

90,3% r 186.491

88,7%

124

100,0%

100,0% wmfflw

120

210.144

% selectie

% selectie 0,0% r 0,8% T 3,2% r

4,0%

0,0% 0,0%

5.760

2,7%

25.699

12,2%

31.459

15,0%

100 T 80

60 40

3.24.2 Toelichting leverancier Disgover BV te Amersfoort is een onderneming gespecialiseerd in het leveren van trainees in informatiemanagement aan gemeenten en managers voor informatiemanagement. partner bij Disgover, heeft aan de gemeente Haarlem via AnNiCa BV interim diensten geleverd. 3.24.3 Trends in de database De gemeente Haarlem koopt voor de eerste maal in 2011 in bij deze onderneming. In 2012 is € 186k aan diensten bij deze onderneming ingekocht. Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 70 van 90

3.24.4 Uitkomsten deeiwaarnemingen De geselecteerde facturen betreffen de kosten voor de inhuur verhoogd met reiskosten van 3 medewerkers bij Disgover. Voorts wordt een termijnbedrag betaald voor naast zijn inhuurkosten. Achter de facturen ontbreken urenstaten of andere bewijzen van prestatie. In verseon is geen overeenkomst aanwezig voor de inhuurkosten. In FIO wordt de factuur klaargezet voor verdere verwerking door betaling gefiatteerd door of

en voor en bij haar afwezigheid door

. 3.24.5 Conclusie en adviezen Algemeen wordt het volgende geadviseerd: • het inkoopproces voor aanbestedingen moet transparanter vastgelegd worden: o inkoopdossiers met documentatie waaruit een zorgvuldige aanbesteding

leveranciersselectie blijkt inhuurovereenkomst de controle op de prestatielevering moet blijken achter de facturen waarop betalingsfiat is o

•

verstrekt: o een deugdelijke urenspecificatie naar verrichte werkzaamheden met ondertekening vooraf •

door leidinggevende de controle op de gefactureerde prijs aan de hand van een overeenkomst moet blijken uit de documentatie met een zichtbare controle. Deze controle is overigens ook niet in de FIO routing code ingericht.

Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 71 van 90

3.25

PROCURA

3.25.1 Cijferanalyse database 2009-2012 jaar

selectie deelwaarneming

factuur-

bedrag

regels 2009

2010

2011 2012

6 12 18

% iiiüMiBil

% 0,0% ' 0,0% 33,3% V

factuurregels

bedrag

0,0%

5,6% 11,1% r

16,7%

56.433

28,0%

66,7% r 145.171

72,0%

1 2

201.604

100,0%

% selectie 0,0% r 0,0% r

% selectie

0,0%

29.995

0,0% 14,9%

126.310

62,7%

156.305

77,5%

3.25.2 Toelichting leverancier PROCURA levert sedert 1972 producten en diensten voor een goed functionerende (lokale) overheid op het gebied van Software, Formulieren en Verkiezingen. 3.25.3 Trends in de database De gemeente Haarlem koopt in 2011 in bij deze onderneming. In 2012 is € 146k bij deze onderneming ingekocht.

Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 72 van 90

3.25.4 Uitkomsten deelwaarnemingen De geselecteerde facturen betreffen de kosten voor de aanschaf van gemeentelijke software PROBEV, Integraal Stemsysteem, PROVOS, Unify ACCELL/SQL voor Oracle. Achter de facturen ontbreekt een overzicht van de licentiegebruikers van de software als onderbouwing van de geleverde prestatie. In verseon is een licentieovereenkomst aanwezig die is ondertekend door In FIO wordt de factuur klaargezet voor verdere verwerking door en voor betaling gefiatteerd door Bij hogere bedragen een tweede betalingsfiat door en . . . 3.25.5 Conclusie en adviezen Algemeen wordt het volgende geadviseerd: • het inkoopproces voor aanbestedingen moet transparanter vastgelegd worden: o inkoopdossiers met documentatie waaruit een zorgvuldige aanbesteding en leveranciersselectie blijkt • de controle op de prestatielevering moet blijken achter de facturen waarop betalingsfiat is verstrekt: o een deugdelijke bewijsstuk van gebruik en levering van de gefactureerde licenties • de controle op de gefactureerde prijs aan de hand van een overeenkomst moet blijken uit de documentatie met een zichtbare controle. Deze controle is overigens ook niet in de FIO routing code ingericht.

Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 73 van 90

3.26

LINK Interim & Advies

3.26.1

Cijferanalyse

selectie deelwaameming

database 2009-2012 jaar

factuurregels

2009 2010

bedrag % WËjÊÊmÊM

% 0,0% r

0,0%

2011

0,0% 25,8% r

76.333

38,0%

2012

74,2% r 124.625

100,0%

200.958

factuurregels

bedrag % selectie 0,0% T

% selectie -

0,0% 0,0%

2,2%

14.651

0,0%

62,0%

0,0%

100,0% mms.

2,2%

14.651

7,3%

0,0%

7,3%

3.26.2 Toelichting leverancier LINK Interim & Advies t het Innovatiebureau.

, ingehuurd bij

3.26.3 Trends in de database De gemeente Haarlem koopt in 2011 voor de eerste maal in bij deze onderneming.

Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 74 van 90

3.26.4 Uitkomsten deelwaarnemingen De geselecteerde facturen betreffen de kosten voor de inhuur van d Naast ingehuurde medewerker bij Innovatiebeheer. De facturen zijn gericht aan een uurtarief worden afzonderlijk de reiskosten in rekening gebracht. Achter de factuur ontbreekt een urenstaat. In verseon is geen inhuurovereenkomst toegevoegd. In FIO wordt de factuur klaargezet voor verdere verwerking door betaling gefiatteerd door of

en voor

3.26.5 Conclusie en adviezen Algemeen wordt het volgende geadviseerd: • het inkoopproces voor aanbestedingen moet transparanter vastgeiegd worden: o inkoopdossiers met documentatie waaruit een zorgvuldige aanbesteding

•

leveranciersselectie blijkt o inhuurovereenkomst o bij inhuur van eenmansbedrijven, extra toets op WKA de controle op de prestatielevering moet blijken achter de facturen waarop betalingsfiat is verstrekt: o een deugdelijke gespecificeerde urenstaat ondertekend door de direct leidinggevende de controle op de gefactureerde prijs aan de hand van een overeenkomst moet blijken uit de documentatie met een zichtbare controle. Deze controle is overigens ook niet in de FIO routing code ingericht.

Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 75 van 90

3.27

GEMNET

3.27.1

Cijferanalyse

database 2009-2012 jaar

factuur-

bedrag

regels 2009 2010

selectie deelwaarneming

% 9,2% T

2011

37 38

2012

31.690

15,8% 16,5%

29,2% '

32.925 62.997

31,5%

33,1% '

72.452

36,2%

200.064

100,0%

28,5% V

130

% filüliliill

100,0%

2009

2010

factuurregels

bedrag

1 2 s

WÈÊÊÊm.

2011

% selectie

% selectie 0,0% '

0,0%

25.675

0,0% 12,8%

1,5% r

40.513

20,3%

2,3%

66.188

33,1%

0,0% r 0,8% '

2012

3.27.2 Toelichting leverancier Gemnet BV is sinds april 2013 overgenomen door KPN Lokale Overheid. KPN vermeldt op haar website: KPN Lokale Overheid is dé innovatieve en vertrouwde ICT-partner van de lokale overheid. Vanuit onze betrouwbare positie geven we mede met partners invulling aan de ontwikkelingen die lokale overheden raken. Dit doen wij door relevante innovatieve diensten voor de lokale overheid te laten werken. Op het vlak van connectiviteit, ICT diensten en identiteit maken we mogelijk wat mogelijk moet zijn en méér. Met het Gemnet netwerk als veilige en besloten basis. Zo helpen we lokale overheden niet alleen te voldoen aan hun verplichtingen maar stellen we hun ook in staat ieder

Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 76 van 90

moment, altijd en overal te kunnen (samen)werken. Onze kernwaarden persoonlijk, eenvoud en vertrouwen staan daarbij steeds centraal. 3.27.3 Trends in de database De gemeente Haarlem koopt al enige jaren in bij deze onderneming. In 2011 en 2012 verdubbelen de kosten ten opzichte van voorgaande jaren. 3.27.4 Uitkomsten deelwaarnemingen De geselecteerde facturen betreffen de kosten voor gebruik van diverse software gebruikerslicenties. Achter de facturen ontbreekt een document waaruit de prestatielevering blijkt, als een licentieregistratie per user of i.d. In verseon is geen licentieovereenkomst aanwezig. In FIO wordt de factuur klaargezet voor verdere verwerking door betaling gefiatteerd door

en voor

3.27.5 Conclusie en adviezen Algemeen wordt het volgende geadviseerd: • het inkoopproces voor aanbestedingen moet transparanter vastgelegd worden: o inkoopdossiers met documentatie waaruit een zorgvuldige aanbesteding en leveranciersselectie blijkt o licentieovereenkomst • de controle op de prestatielevering moet blijken achter de facturen waarop betalingsfiat is verstrekt: o een deugdelijk ontvangst- en prestatiebewijs van gebruik van gefactureerde licenties • de controle op de gefactureerde prijs aan de hand van een overeenkomst moet blijken uit de documentatie met een zichtbare controle. Deze controle is overigens ook niet in de FIO routing code ingericht.

Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 77 van 90

3.28

QLIK

3.28.1 Cijferanalyse database 2009-2012 jaar

selectie deelwaameming

factuur-

bedrag

regels

-------------- r

2009

14.372

7,2%

2010

127.652 46,2% 23,1% r

64,1%

2011

6 3

28.621

14,4%

2012

23,1%

28.621

14,4%

100,0%

199.266

100,0%

7,7%

mÊÊËSB&l

factuurregels

bedrag % selectie

%selectie

0,0% r

0,0%

7,7% T 110.203 0,0% T

55,3%

7,7% T

is,4%

0,0%

27.879

14,0%

138.082

69,3%

2009

2010

2011

2012

3.28.2 Toelichting leverancier QlikTech Netherlands BV is een softwareleverancier gevestigd te Hoofddorp. Op de site vermeldt Qlik tech het volgende over haar klant Haarlem: QlikView is binnen de gemeente Haarlem cruciaal voor het veranderproces naar een cultuur waarbij we de voortgang van doelstellingen periodiek monitoren en waar nodig processen bijsturen. Jeroen Hoexum, Informatie Manager.

Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 78 van 90

Gemeente Haarlem implementeerde QlikView 8.0in 2008 met een upgrade naar QlikView Enterprise Server in 2010. De gemeente telt in totaal circa 250 gebruikers die bijna 30 QlikView applicaties tot hun beschikking hebben. 3.28.3 Trends in de database De gemeente Haarlem koopt al enige jaren in bij deze onderneming. In 2010 is het bedrag zeer hoog. Dit sluit aan met de mededeling op de website van Qlikview dat in 2010 is overgegaan naar QV Enterprise Server. 3.28.4 Uitkomsten deelwaarnemingen De factuur uit 2010 moet uit het papierenarchief worden opgevraagd. Vooralsnog zijn de facturen 2011 en 2012 geraadpleegd. De factuur in 2012 betreft de onderhoudskosten van de licenties. Achter de factuur ontbreekt een bewijs van gebruik en prestatielevering (userdatabase etc). In verseon is geen licentieovereenkomst aanwezig. In FIO wordt de factuur klaargezet voor verdere verwerking door en vervolgens betaling gefiatteerd door

en voor

3.28.5 Conclusie en adviezen Algemeen wordt het volgende geadviseerd: • het inkoopproces voor aanbestedingen moet transparanter vastgelegd worden: o inkoopdossiers met documentatie waaruit een zorgvuldige aanbesteding

leveranciersselectie blijkt licentieovereenkomst de controle op de prestatielevering moet blijken achter de facturen waarop betalingsfiat is o

•

verstrekt: o een deugdelijk ontvangst- en prestatiebewijs van gebruik van gefactureerde licenties de controle op de gefactureerde prijs aan de hand van een overeenkomst moet blijken uit de documentatie met een zichtbare controle. Deze controle is overigens ook niet in de FIO routing code ingericht.

Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 79 van 90

3.29

WHITEHORSES

3.29.1

Cijferanalyse

database 2009-2012 jaar

selectie deelwaameming

factuur-

bedrag

regels

----------------r------------------

2009

2010

2011

30 42

S8,3% r

100,0%

2012

0,0% 0,0% T

% iwwlwB

factuurregels

bedrag

0,0%

41,7% r 104.354

52,6%

93.861

47,4%

198.215

100,0%

50 r------

% selectie

% selectie 0,0% r

0,0%

2,8% 2,8% r

23.085

11,6%

19.095

9,6%

5,6%

42.180

21,3%

0,0% r

-------------------------------------------

aantal factuurregels per jaar

3.29.2 Toelichting leverancier Whitehorses BV is een ICT bureau gevestigd te Nieuwegein. Tot haar klanten behoren diverse gemeenten, waaronder gemeente Haarlemmermeer. Zij zijn Oracle Gold Partner. Website Whitehorses: Whitehorses maakt bedrijven en organisaties wendbaar. Door innovatieve toepassing van informatietechnologie helpen wij onze klanten beter te presteren en gemakkelijker in te spelen op veranderingen.

Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 80 van 90

Opgericht in 2001, werken wij binnen een mensgerichte cultuur en vanuit een visie op informatietechnologie. We bieden een bijzondere mix van de beste professionals, moderne technologie en een slimme, doelgerichte aanpak. Onze hulpmiddelen zijn het Oracle platform, Oracle tools, Enterprise Java en andere innovatieve technologieën. Wij werken op basis van lean principes en een agile aanpak. Samen met u, tegen lagere kosten en met een beter resultaat voor uw organisatie. Dankzij deze projectaanpak, hoogwaardige expertise en ervaring realiseert Whitehorses sneller functionaliteit met een betere acceptatie door de eindgebruiker. We werken samen met u, als team. In kleine stapjes en met de business case als leidraad. 3.29.3 Trends in de database De gemeente Haarlem huurt in 2011 bij deze onderneming in voor € 104k en voor € 93k in 2012. Daarvoor niet. 3.29.4 Uitkomsten deelwaarnemingen De factuur in 2012 betreft de inhuur voor Zaakgericht Werken van Achter de factuur is een urenstaat op hele uren per dag toegevoegd die lijkt te zijn ondertekend door

In verseon is geen inhuurovereenkomst aanwezig. In FIO wordt de factuur klaargezet voor verdere verwerking door betaling gefiatteerd door

en voor

3.29.5 Conclusie en adviezen Algemeen wordt het volgende geadviseerd: • het inkoopproces voor aanbestedingen moet transparanter vastgeiegd worden: o inkoopdossiers met documentatie waaruit een zorgvuldige aanbesteding

•

leveranciersselectie blijkt o inhuurovereenkomst de controle op de prestatielevering moet blijken achter de facturen waarop betalingsfiat is verstrekt: o een gespecificeerde urenstaat naar verrichte werkzaamheden en tijdbesteding de controle op de gefactureerde prijs aan de hand van een overeenkomst moet blijken uit de documentatie met een zichtbare controle. Deze controle is overigens ook niet in de FIO routing code ingericht.

Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 81 van 90

3.30

ZUIDHOF & VAN AS

3.30.1

Cijferanalyse

database 2009-2012 jaar

factuur-

bedrag

regels 2009 2010

selectie deelwaarneming

% 0,0% '

2011

6 36

7,1% 42,4% '

2012

50,6% '

100,0%

€120.000

% JfiaiMP" -

0,0%

9.755 98.882

4,9% 50,1%

88.592

44,9%

197.229

100,0%

t-------------------------------------------------------.

factuurregels

bedrag -

% selectie 0,0% r 0,0% r

1 2 JiiLPH

1,2% 2,4% r

3,5%

% selectie -

0,0%

10.080

0,0% 5,1%

16.760

8,5%

26.840

13,6%

.-------------------

bedrag perjaar

3.30.2 Toelichting leverancier Zuidhof & van As Automatisering is een klein automatiseringsbedrijf te Bennekom en vermeldt het volgende op haar website: Wij leveren sinds 2007 betrouwbare oplossingen voor uw automatisering en staan voorop als het gaat om het bedenken van stabiele en kosten efficiënte automatiseringsoplossingen bij de lokale overheid. Met ons enthousiaste team van ICTspecialisten maken wij van kantoor automatisering een prettig werkend en beheersbaar geheel wat direct leid tot kostenbesparing. Niet de producten maar de oplossingen staan bij ons centraal.

Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 82 van 90

Voor het leveren van een kwalitatief hoogwaardige dienst bent u als kennisintensieve dienstverlener sterk aangewezen op de (vak)kennis van uw medewerkers. In de dagelijkse praktijk maken deze medewerkers steeds meer gebruik van automatiseringshulpmiddelen om professioneel en klantgericht te kunnen opereren. Veel van deze hulpmiddelen blijken na aanschaf echter niet de beoogde efficiency voordelen op te leveren. Ook staan deze hulpmiddelen niet altijd garant voor een effectieve en flexibele inzet van medewerkers. Doelstelling van Zuidhof en van As is te participeren in uitdagende projecten waarbij kwaliteit en innovatie elkaar versterken. Wij zorgen ervoor dat de automatisering zoveel mogelijk aansluit bij de wensen van uw organisatie. Uitvoering van projecten vindt plaats in kleine teams van professionals waarbij kennis wordt ontwikkeld, toegepast en gedeeld met medewerkers binnen uw organisatie. Daarbij is een ontspannen en informele sfeer zowel binnen een team als met klanten een goede basis voor effectieve samenwerking. Binnen de gemeente Haarlem ondersteunen we het technisch beheer van de gemeente al ruim twee jaar. Recentelijk (november 2012) hebben we een risicoanalyse uitgevoerd ten aanzien van het applicatiebeheer van GWS4all. Momenteel ondersteunen we ook het functioneel applicatiebeheer van GWS4all.

3.30.3 Trends in de database De gemeente Haarlem huurt in 2010 voor het eerst in bij deze onderneming. In 2011 en 2012 ca € 90k per jaar. 3.30.4 Uitkomsten deelwaarnemingen De facturen zijn gericht aan Facturering vindt plaats op een dagtarief voor de heer Mark Zuidhof, zonder verdere specificatie van verrichte werkzaamheden. In verseon is een inhuurovereenkomst aanwezig die uitgaat van een uurtarief van € 70, dat wordt omgerekend naar een dagtarief van € 560. Er is een verlenging aanwezig, maar niet voor de periode na 31 december 2011. Deze overeenkomst wordt ondertekend door Niet duidelijk is of (gedelegeerd) bevoegd is tot het aangaan van deze verplichtingen. In FIO wordt de factuur klaargezet voor verdere verwerking door en voor betaling gefiatteerd door en bij dienst afwezigheid onder het ID van

3.30.5 Conclusie en adviezen Algemeen wordt het volgende geadviseerd: • het inkoopproces voor aanbestedingen moet transparanter vastgelegd worden: o inkoopdossiers met documentatie waaruit een zorgvuldige aanbesteding

leveranciersselectie blijkt inhuurovereenkomst met check/documentatie op risico's inhuur (VAR) de controle op de prestatielevering moet blijken achter de facturen waarop betalingsfiat is o

•

verstrekt: o een gespecificeerde urenstaat naar verrichte werkzaamheden en tijdbesteding de controle op de gefactureerde prijs aan de hand van een overeenkomst moet blijken uit de documentatie met een zichtbare controle. Deze controle is overigens ook niet in de FIO routing code ingericht.

Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 83 van 90

WmSmÊSÈÈBMUSÈSÊÈÈBÊÊ^BSmm^^W^hMmm '

1gpKïf«£ .j-v* ■»» ^LSMgg

WimmS

M^VS1^W^W^W^^T w:'W^'':!V*^^" nnMmwriiM M

Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 84 van 90

3.31

CAPGEMIN!

3.31.1

Cijferanalyse

selectie deeiwaarneming

database 2009-2012 factuurregels

regels 0,0%

640 27.179 37.189

0,3%

0,0%

14,5%

0,0%

19,8%

0,9%

11.520

6,1%

33,0% r 123.013

65,4%

1,8%

104.532

55,6%

2009

0,9%

2010 2011 2012

27,5% ' 38,5% r

42 36

bedrag

factuur-

bedrag

0,0%

3.31.2 Toelichting leverancier Capgemini is een wereldwijd concern dat ICT diensten en software levert. 3.31.3 Trends in de database De gemeente Haarlem geeft sedert 2010 elk jaar meer uit aan Capgemini. In 2012 zit een piek naar een bedrag van € 123k.

Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 85 van 90

3.31.4 Uitkomsten deelwaarnemingen De geselecteerde facturen van Capgemini betreft de inhuur van medewerkers, product onderhoud & support JD Edwards en de cursus DEMO Professional on-site. Achter de facturen ontbreken prestatiebewijzen als urenstaten, uitdraai met controle op licentiedatabase en gebruik van de cursus DEMO. In verseon is een oude licentieovereenkomst (2002) aanwezig, getekend door de toenmalige wethouder In FIO wordt de factuur klaargezet voor verdere verwerking door Voor grotere bedragen voor betaling gefiatteerd door

en voor met

3.31.5 Conclusie en adviezen Algemeen wordt het volgende geadviseerd: • het inkoopproces voor aanbestedingen moet transparanter vastgelegd worden: o inkoopdossiers met documentatie waaruit een zorgvuldige aanbesteding en leveranciersselectie blijkt inhuurovereenkomst o o recente licentieovereenkomst • de controle op de prestatielevering moet blijken achter de facturen waarop betalingsfiat is verstrekt: o urenstaten met specificatie verrichte werkzaamheden o userregistratie voor aantal licenties • de controle op de gefactureerde prijs aan de hand van een overeenkomst moet blijken uit de documentatie met een zichtbare controle. Deze controle is overigens ook niet in de FIO routing code ingericht.

Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 86 van 90

3.32

TELE2

3.32.1 Cijferanalyse database 2009-2012 jaar

selectie deelwaarneming

factuur-

bedrag

regels 2009

2010

107

2011

2012

8,9% T 39,5% T 26,2% ' 25,5% r

69 271

factuur%

100,0%

r.igels

bedrag % selectie

% selectie

71.254

40,6%

34.948

19,9%

35.521 33.708

20,2% 19,2%

175.430

100,0%

0,0% 0,0% r

0,0% 0,0%

0,4% r

3.008

0,4% '

2.794

1,6%

0,7%

5.802

3,3%

1,7%

€80.000 €70.000 €60.000 €50.000 €40.000 €30.000 €20.000 €10.000

€-

2009

2010

2011

2012

3.32.2 Toelichting leverancier Tele2 is een bekende internationale telecomprovider. 3.32.3 Trends in de database De gemeente Haarlem doet jaarlijks zaken met Tele2. In 2009 was dit nog € 71k, de jaren daarna omstreeks € 33-35K per jaar.

Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 87 van 90

3.32.4 Uitkomsten deelwaarnemingen De geselecteerde facturen van Tele2 betreft Business Telefonie en ISDN voor een vast bedrag per maand. Achter de facturen zijn geen prestatiebewijzen gevoegd of stukken waaruit blijkt dat het gefactureerde bedrag terecht in rekening is gebracht. In verseon is geen overeenkomst aanwezig. In FIO wordt de factuur klaargezet voor verdere verwerking door betaling gefiatteerd door en

en voor

3.32.5 Conclusie en adviezen Algemeen wordt het volgende geadviseerd: • het inkoopproces voor aanbestedingen moet transparanter vastgelegd worden: o inkoopdossiers met documentatie waaruit een zorgvuldige aanbesteding en leveranciersselectie blijkt o telecomovereenkomst • de controle op de prestatielevering moet blijken achter de facturen waarop betalingsfiat is verstrekt: o prestatiecontrole op abonnement • de controle op de gefactureerde prijs aan de hand van een overeenkomst moet blijken uit de documentatie met een zichtbare controle. Deze controle is overigens ook niet in de FIO routing code ingericht.

Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 88 van 90

3.33

DUVAK

3.33.1 Cijferanalyse selectie deelwaarneming

database 2009-2012 jaar

bedrag

factuurregels

2009

2010 2011 2012

% 0,0% r

0,0%

bedrag

factuurregels -

36,7% r 124.693

78,4%

28,5% ' 34,8% r

18.133 16.304

11,4%

10,2%

159.131

100,0%

55 158

100,0%

% selectie 0,0% ' 1,3% r

% selectie

0,0%

60.430

38,0%

0,0% r 0,6% T

1,9%

0,0%

1.200

0,8%

61.630

38,7%

3.33.2 Toelichting leverancier DUVAK Automatisering B.V. te Hillegom is gespecialiseerd in het implementeren, migreren en onderhouden van infrastructuren, op locatie en op afstand. 3.33.3 Trends in de database De gemeente Haarlem doet in 2010 voor een bedrag van € 125k zaken met Duvak. In 2009 nog niet en in 2011 en 2012 nog voor ca € 20k.

Rapport van bevindingen IT Spendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 89 van 90

3.33.4 Uitkomsten deelwaarnemingen De geselecteerde facturen voor 2010 bevinden zich in het papieren archief. Deze dienen eventueel te worden opgevraagd. Nog geen deelwaarnemingen gepleegd voor deze leverancier.

Rapport van bevindingen ITSpendanalyse Versie 1.0, d.d. 04-07-2013

Pagina 90 van 90

← Vorig deel

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/12269179/1