3 Bijlage 2 Conceptrapport Rekenkamer

Het samenwerkingsverband levert in aanloop (uiterlijk februari) naar het opstellen van de Kadernota (periode januari-maart) informatie aan over (in ieder geval) de verwachte volumegroei voor het komende jaar (t+1), prijseffecten en overige autonome ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op het beschikbare budget. De verwachte groei wordt vergeleken met de groei zoals deze volgt uit de demografische ontwikkeling” (Uitvoeringsafspraken, p. 33). De daadwerkelijke toewijzing van het budget vindt plaats middels een opdrachtbrief: “Het samenwerkingsverband dient jaarlijks vóór 1 oktober een plan van aanpak in, waarin zij aangeeft hoe u het gestelde jaarbudget in gaat zetten aan de hand van een inhoudelijke toelichting met een begroting inclusief kostenonderbouwing die aansluit bij de opbouw van de kostensoorten uit uw jaarrekening. De gemeente gaat akkoord met uw plan van aanpak middels een opdrachtbrief” (Uitvoeringsafspraken, p. 33). Voor de start- en implementatiefase (vanaf 1 juli 2022) wordt een bedrag beschikbaar gesteld ter compensatie van de kosten die voortkomen uit de inrichting van Gewoon in de Wijk. Het budget kan niet ingezet worden voor structurele kosten. Het start- en implementatiebudget bedraagt maximaal € 280.000,- en is alleen in te zetten in 2022.

Het start- en implementatiebudget is inzetbaar voor de volgende onderdelen: ●​ Noodzakelijke met de opdracht verband houdende investeringen in de interne bedrijfsvoering (ICT, organisatie, financieel systeem et cetera); ●​ Activiteiten gericht op het opbouwen van relaties/netwerken met relevante partners; ●​ Activiteiten die verband houden met de overdracht van cliënten of activiteiten en cliëntinformatie van bestaande opdrachtnemer(s) naar het samenwerkingsverband; ●​ Eemalige projectkosten: bijvoorbeeld communicatie en inhuur van extra personeel. Na inschrijving onderbouwt het samenwerkingsverband waar de start- en implementatiekosten uit bestaan met het indienen van een kostenraming. Het samenwerkingsverband en de gemeente bespreken deze kostenraming tijdens de implementatiefase. Aan de hand daarvan wordt het definitieve star- en implementatiebudget vastgesteld (Uitvoeringsafspraken, p. 34). Voor een groot deel van de activiteiten is huisvesting nodig. De gemeente ziet passende en betaalbare huisvesting als een gezamenlijke ontwikkelopgave voor het samenwerkingsverband en de gemeente. Deze opgave wordt nader omschrijven in de uitvoeringsafspraken. “De gemeente wil de komende jaren samen met het samenwerkingsverband komen tot een strategisch huisvestingsplan.

In dit plan staan de interventies beschreven die nodig zijn om de huisvesting aan te laten sluiten bij de doelen van Gewoon in de Wijk en de rol die de gemeente als vastgoedeigenaar daarbij kan en wil spelen.

| 61 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

De exploitatie is op te delen in de vastgoedexploitatie (de exploitatie van de eigenaar van het vastgoed) en de gebruikersexploitatie (de exploitatie van degene die het pand bestiert). Binnen Gewoon in de Wijk gaat het over de exploitatie vanuit het oogpunt van de gebruiker en worden vier verschillende onderdelen onderscheiden: ●​ Programma: de geldstromen die ontstaan uit het aanbieden van het primair programma, met name de kosten voor aanbod van activiteiten/ondersteuning. ●​ Facilitair beheer: de kosten die een gebruiker heeft voor het comfortabel, schoon, heel en veilig houden van ruimte, met name schoonmaak, energie en de openstelling van het pand. ●​ Dienstverlening: de inkomsten die ontstaan uit activiteiten die niet direct onder het onderdeel programma vallen, met name het onderverhuren van ruimten aan derden en het aanbieden van horeca. ●​ Vastgoed: de kosten die te maken hebben met het kunnen beschikken over ruimte, met name de huur die de gebruiker aan de eigenaar moet betalen. De onderdelen ‘programma’, ‘facilitair beheer’ en ‘vastgoed’ maken onderdeel uit van de opdracht. Het is aan het samenwerkingsverband om te bepalen in welke mate zij inkomsten kan en wil generen uit het onderdeel ‘dienstverlening’. Met andere woorden: de gemeente gaat er vanuit dat de opdracht uitgevoerd kan worden zonder deze inkomsten” (Uitvoeringsafspraken, p. 36).

Om de continuïteit van de bestaande dienstverlening te garanderen, maar ook om rechten van inwoners en personeel te borgen, worden aanvullende uitgangspunten geformuleerd door de gemeente. Zo stellen het samenwerkingsverband en de gemeente na gunnen samen vast op welke wijze de samenwerking met partners wordt vormgegeven die voorheen al in diverse samenwerkingsverbanden, convenanten en andere structuren samenwerken met de gemeente op het sociaal domein. De aanbieders van ambulante begeleiding en dagopvang, evenals enkele subsidierelaties worden verlengd tot en met 31 december 2022. Daarnaast wordt binnen de gemeente een continuïteitsbudget vrijgemaakt voor activiteiten waarvan niet op voorhand duidelijk is of deze wel of niet gecontinueerd moeten worden na 2022. De gemeentelijke medewerkers die nu werkzaam zijn in wijkteams worden voor twee jaar ingezet in het sociaal wijkteam van het samenwerkingsverband. Ook is het samenwerkingsverband verplicht om binnen vier weken na de datum van gunning de dan bekende betrokken medewerkers van Werkdag BV en Buurtbedrijf Haarlem die direct of indirect verbonden zijn aan de activiteiten die voor de gemeente Haarlem worden uitgevoerd, een schriftelijke arbeidsovereenkomst aan te bieden tegen tenminste dezelfde arbeidsvoorwaarden (Uitnodiging tot inschrijving, p. 22 e.v.).

Begin 2024 start een evaluatieonderzoek waarmee wordt bepaald hoe samenwerking en ‘korte lijnen’ voor de resterende contractperiode geborgd worden. Hierdoor is er voldoende tijd een eventuele alternatieve werkwijze per 1 januari 2025 te implementeren. De evaluatie wordt door een externe partij uitgevoerd in opdracht van de gemeente en het samenwerkingsverband (Uitnodiging tot inschrijving, p. 24). De overeenkomst 17 juni 2022 ondertekent de gemeente de overeenkomst met DOCK Haarlem, handelend namens de coöperatie in oprichting VanHier. VanHier is de voorloper van Buurts en is een coöperatie met als leden Haarlem Effect, DOCK, Leger des Heils, Stichting Ontmoeting, perMens en Zorgbalans (Verslag voorbereidingsfase 2022, OVK juni 2022). De overeenkomst betreft een langdurig partnerschap op basis van de volgende overwegingen:

| 62 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

●​

●​ ●​

●​ ●​

●​ ●​

●​

“De opdrachtnemer zich heeft aangemeld voor de dialooggerichte aanbestedingsprocedure voorGewoon in de Wijk (kenmerk: 180835) die de opdrachtgever in het voorjaar van 2021 is gestart; De opdrachtnemer de voorzieningen Gewoon in de Wijk integraal, op maat en vanuit de leefwereld van de inwoners van de opdrachtgever wil organiseren ("de Opdracht"); De opdrachtgever vertrouwen heeft in de visie, het leiderschap en de plannen van de opdrachtnemer, zoals die door de opdrachtnemer in het kader van de aanbestedingsprocedure zijn getoond. De opdrachtgever heeft daarom de Opdracht aan de opdrachtnemer gegund op 25 mei 2022; De partijen gezamenlijk de Opdracht toekomstbestendig willen organiseren, waarin de partijen samenwerken vanuit een gedeelde verantwoordelijkheid en wederzijds vertrouwen; en De partijen zich ervan bewust zijn dat een toekomstbestendige gedeelde verantwoordelijkheid vraagt om een transformatie in het gedrag van professionals, werkwijzen en de manier van met elkaar om te gaan; en De partijen elkaar op de hoogte houden en waar mogelijk samenwerken met lokale uitvoerders met betrekking tot nieuw beleid vanuit de landelijke overheid. De opdrachtnemer deze Opdracht heeft aanvaard en zich in voldoende mate op de hoogte heeft gesteld van alle voor de te verrichten werkzaamheden van belang zijnde gegevens en omstandigheden.

De partijen de voorwaarden en afspraken met betrekking tot de Opdracht nader wensen vast te leggen in deze overeenkomst (OVK juni 2022, p. 2).

De duur van de overeenkomst is 8,5 jaar, ingaande op 1 juli 2022. In de overeenkomst Gewoon in de Wijk is afgesproken dat er in het derde en het zesde jaar een evaluatie plaats vindt op het stelsel en de behaalde resultaten (OVK juni 2022, p. 3). Daarnaast is een escalatiemodel afgesproken voor het geval zich tussentijds knelpunten of onvrede voordoen (OVK juni 2022, p. 3). De sturingsfilosofie wordt in de overeenkomst als volgt verwoord: “De partijen zijn betrouwbare partners tijdens de uitvoering van de Opdracht. De partijen werken samen vanuit een gedeelde verantwoordelijkheid en vanuit het besef dat ze elkaar nodig hebben voor het realiseren van de doelstellingen van de Overeenkomst. De samenwerking tussen de partijen wordt gevormd door gezamenlijke waarden en wederzijds vertrouwen. Opdrachtgever en opdrachtnemer werken integraal samen. Opdrachtgever vult het opdrachtgeverschap integraal in en niet vanuit de verschillende gemeentelijke afdelingen (MO, Jeugd, W&I, SmSr)” (OVK juni 2022, p, 4). De sturingsfilosofie wordt in de overeenkomst verder uitgewerkt: “De partijen werken samen in gezamenlijke verantwoordelijkheid met vertrouwen aan het realiseren van de transformatiedoelen. Dat doen de partijen door naar elkaar open en transparant te zijn en zaken zo eenvoudig mogelijk te houden.

De partijen zorgen voor een contractmanager en een vervangend contractmanager die gezamenlijk overleggen over de uitvoering van de Overeenkomst. De samenwerking die nodig is vraagt om duurzaamheid. Dat houdt in dat contractmanagers zich committeren aan de Opdracht en de partijen zich inspannen om hun contractmanagers meerjarig te verbinden. Indien de partijen dit wensen, dan kunnen er verschillende contactpersonen zijn voor ontwikkelopgaven en vraagstukken. De overleggen tussen de contractmanagers vinden frequent plaats. De frequentie is afgestemd op het niveau waarop het gesprek plaatsvindt (operationeel, tactisch, strategisch en/of bestuurlijk) en de situatie die zich voordoet. Partijen zorgen ervoor dat (extra) overleg tussen contractmanagers en contactpersonen altijd mogelijk is indien gewenst” (OVK juni 2022, p. 6).

| 63 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

In de overeenkomst wordt voor 2023 uitgegaan van een budget van € 31.000.000. Voor de implementatie wordt door de gemeente per 1 juli 2022 een implementatiebudget van € 280.000 beschikbaar gesteld (OVK juni 2022, p, 7). Jaarlijks (vanaf einde tweede jaar) gaan opdrachtgever en opdrachtnemer in gesprek over de hoogte van het budget. Opdrachtnemer brengt op basis van bekende data in beeld welke mogelijke volumegroei, prijseffecten en overige autonome ontwikkelingen zich voordoen. Het budget wordt jaarlijks geïndexeerd voor loon- en prijsontwikkeling. De uitgangspunten voor deze indexatie worden jaarlijks in april vastgelegd in de Kadernota van de gemeente Haarlem. Uitgangspunt is om het budget voor de Opdracht te indexeren aan de hand van de indexatie van de gemeentebegroting (tenzij deze minder dan 0% is). De daadwerkelijke financiële consequenties worden meegenomen in de Kadernota en zijn afhankelijk van de politieke situatie en besluitvorming. Het budget voor het eerstvolgende jaar wordt definitief vastgesteld door de gemeenteraad bij behandeling van de programmabegroting (medio november). Het budget wordt geacht alle kosten te dekken die aan de kant van de opdrachtnemer nodig zijn voor het uitvoeren van de Opdracht (OVK juni 2022, p. 7).

Vanuit het partnerschap monitoren de partijen actief de uitvoering van de Opdracht binnen het beschikbaar gestelde budget en bewaken overschrijding van dit budget. De partijen bespreken in een gezamenlijk te bepalen frequentie de prognose die de opdrachtnemer maakt en eventuele veranderingen in de ondersteuningsaanvraag. Tijdens de overleggen signaleert de opdrachtnemer zo tijdig mogelijk frictie tussen het beschikbare budget en de uitvoering van de Opdracht. Onder frictie wordt mede verstaan dat de benodigde ondersteuning voor nieuwe inwoners niet geleverd kan worden vanwege te weinig beschikbaar budget, te weinig beschikbaar personeel of wanneer onderbesteding van het budget lijkt te ontstaan. In het geval van frictie maken de partijen een analyse van de oorzaken en mogelijke oplossingen om (zoveel als mogelijk) binnen het beschikbare budget te blijven. Een mogelijke oplossing zou kunnen zijn dat de opdrachtgever besluit het budget aan te passen binnen de daarvoor beschikbare budgettaire kaders. Een oplossing kan ook zijn dat de opdrachtnemer de wijze waarop ondersteuning wordt verleend aanpast. Bijvoorbeeld door optimalisatie (OVK juni 2022, p. 7). De vastgestelde budgettering De overeenkomst wordt op 26 januari 2023 vertaald naar een opdrachtbrief, waarin het budget voor 2023 wordt vastgesteld (Opdrachtbrief 2023). Het budget voor 2023 ziet er als volgt uit:

(Opdrachtbrief 2023, p.1)

| 64 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

De basis voor de bepaling van dit budget is de raming van de verschillende elementen bij het opstellen van de programmabegroting 2023. De opdrachtbrief laat tevens de bijstelling zien van de oorspronkelijke uitnodiging tot inschrijving naar de raming uit de programmabegroting:

(Opdrachtbrief 2023, p. 2) Voor de Sociale Wijkteams en Sociale Basis is aangesloten bij het indexatiepercentage van de gemeentebegroting van circa 3,5%. Voor indexatie van de budgetten voor Ambulante Begeleiding, Gezinsbegeleiding en begeleiding Jongvolwassenen, Dagopvang en de Persoonsgebonden budgetten is gebruik gemaakt van de prognose voor de volumegroei in 2023 (peildatum augustus 2022), ook als dit een negatieve prognose is. Daarnaast is rekening gehouden met een prijseffect (Opdrachtbrief 2023). Enkele budgetten worden structureel aangepast ten opzichte van de raming uit de programmabegroting: “Onderdeel van de opdracht Gewoon in de Wijk is het bieden van dagbesteding (waardevol werk) voor inwoners die gebruik maken van de Maatschappelijke Opvang. Een budget van € 100.000 hiervoor was opgenomen in de Uitnodiging tot Inschrijving (in tabel hierboven is dit bedrag opgeteld bij de Sociale Basis). Deze € 100.000 was echter per abuis niet meegenomen in de raming voor de programmabegroting van € 33,1 miljoen. In het definitieve budget 2023 is het nu weer toegevoegd aan het bedrag voor de Sociale Basis. Het gaat hier om middelen die vanuit de centrumgemeentefunctie van de gemeente Haarlem worden besteed. De komende jaren zal de Maatschappelijke Opvang, net als het Beschermd Wonen, (waarschijnlijk) ‘doorgedecentraliseerd’ worden.

Dat heeft mogelijk een negatief effect op de hoogte van dit budget” (Opdrachtbrief 2023, p. 2). “Na gunning bleek onder het product ‘ambulante begeleiding licht’ feitelijk aan enkele cliënten huishoudelijke ondersteuning geboden te worden. Het bieden van huishoudelijke ondersteuning is geen onderdeel van de opdracht Gewoon in de Wijk. Hiervoor is structureel een bedrag van € 150.000,- aan het budget onttrokken. De Sociale Verzekeringsbank is verantwoordelijk voor uitvoeren van het Trekkingsrecht PGB. Bij de Programmabegroting maakt de gemeente Haarlem gebruik van een ‘verdeelsleutel’ om de budgetten per voorziening te ramen. Omdat de persoonsgebonden budgetten voor Ambulante Begeleiding en Dagopvang onderdeel zijn van de opdracht Gewoon in de Wijk en de

| 65 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

persoonsgebonden budgetten voor het Beschermd Wonen geen onderdeel zijn van de opdracht Gewoon in de Wijk is een analyse uitgevoerd. Daarbij is gekeken naar de daadwerkelijke realisatie per product. Dit heeft geleid tot een mutatie van € - 300.000,- voor het element persoonsgebonden budgetten” (Opdrachtbrief 2023, p. 3). Ook incidenteel worden enkele budgetten aangepast: “De gemeente Haarlem maakt gebruik van een digitale Sociale Kaart (haarlem.socialekaartnederland.nl). Om de digitale Sociale Kaart in 2023 te continueren is eenmalig een bedrag van € 15.000,- uit het budget voor de Sociale Wijkteams gehaald. In 2023 zal in overleg bepaald worden of en hoe de digitale Sociale Kaart voortgezet wordt. Er is in 2023 voor gekozen om facturatie via de gemeente Haarlem af te handelen, omdat het om een gezamenlijke overeenkomst gaat voor de gemeenten Haarlem en Zandvoort” (Opdrachtbrief 2023, p. 3). Daarnaast vinden tevens enkele overige mutaties plaats: “In de Uitnodiging tot Inschrijving (paragraaf 7.1.6.) is opgenomen dat er in binnen het budget 2023 een bedrag van € 200.000,- geoormerkt is voor ‘activiteiten en initiatieven van kleine of middelgrote organisaties in de huidige Sociale Basis’. Voor de besteding van dit geoormerkte bedrag is goedkeuring van de gemeente nodig.

Gezien uw contractering van onderaannemers voor 2023 verleen ik u hierbij deze goedkeuring” (Opdrachtbrief 2023, p. 4). Ook voor 2024 en 2025 worden opdrachtbrieven verstrekt, waarin de budgetten voor deze jaren worden vastgesteld (Opdrachtbrief 2024; Opdrachtbrief 2025). Het budget voor 2024 wordt als volgt vastgesteld:

| 66 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

(Opdrachtbrief 2024, p. 1 en 2) Voor 2025 komt het budget er als volgt uit te zien:

| 67 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

(Opdrachtbrief 2025, p. 1 en 2) Monitoring en verantwoording in opzet De gemeente en Buurts hebben afgesproken bij het verzamelen van data en informatie en de interactie en dialoog hierover onderscheid te maken tussen monitoring en verantwoording (Informatienota, 2023). Verantwoordingsinformatie heeft betrekking op de kwaliteit van de ondersteuning, het bereik van en de resultaten voor inwoners, en de ervaren effectiviteit door inwoners. Bij (individuele) ondersteuning van het Sociaal Wijkteam en Aanvullende Ondersteuning wordt ook informatie over instroom en uitstroom geregistreerd; bij de Sociale Basis zou dit ten koste gaan van de laagdrempeligheid. Streefcijfers voor deze kengetallen worden door Buurts opgenomen in een jaarplan. Gemeente en Buurts bespreken de voortgang in een regulier contractoverleg op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Na afloop van ieder jaar legt Buurts verantwoording af over kwaliteit, bereik, resultaten en ervaren effectiviteit in een jaarverslag. De informatie over 2023 kan tevens beschouwd worden als nulmeting. De commissie Samenleving ontvangt de jaarplannen en jaarverslagen ter informatie (Informatienota, 2023). Monitoringsinformatie heeft betrekking op maatschappelijke effecten, trends en ontwikkelingen op stedelijk niveau en opgaven op het niveau van een wijk.

Het betreft veelal effecten en opgaven waarbij Buurts een (belangrijke) rol speelt, maar die niet direct causaal zijn te koppelen aan de inzet van Buurts. Effecten en opgaven worden gerealiseerd door samenwerking tussen inwoners, (keten)partners, Buurts en de gemeente. De gemeente formuleert op stedelijk niveau beleidsdoelen met bijbehorende indicatoren en streefcijfers en monitort deze. De voortgang bespreken gemeente en

| 68 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

Buurts op strategisch/bestuurlijk en tactisch niveau. Opgaven op wijkniveau worden door inwoners, organisaties en gemeente samen geformuleerd (Informatienota, 2023). De volgende informatie zal moeten worden opgeleverd: Blok Sociale Basis Welzijn

Wat Bereik (aantal unieke deelnemers per maand, voortzetting huidige tellingen, mits dit geen belemmering vormt voor toegankelijkheid) Ervaren effect

Ervaren kwaliteit

Sociale Basis Jeugd

Bereik (aantal unieke deelnemers per maand) Ervaren effect

Ervaren kwaliteit

Sociale Basis Waardevol Werk

Bereik (aantal unieke deelnemers per maand) Instroom (aantal unieke deelnemers per maand dat voor het eerst gebruik maakt van de voorziening) Uitstroom (aantal unieke deelnemers per maand waarvoor de voorziening wordt beëindigd)

Hoe Tellen door aanbieders, rapportage aan VanHier Haarlem.

Frequentie Kwartaal

Cliëntervaringsmeting door aanbieders. Vragen over verbetering situatie Haarlemmer. Cliëntervaringsmeting door aanbieders. Vragen over vindbaarheid, toegankelijkheid, bejegening.​ Aantal klachten2. Tellen door aanbieders, rapportage aan VanHier Haarlem. Cliëntervaringsmeting door aanbieders. Vragen over verbetering situatie Haarlemmer. Cliëntervaringsmeting door aanbieders, bestaand of nieuw. Vragen over vindbaarheid, toegankelijkheid, bejegening.​ Aantal klachten. Tellen door aanbieders, rapportage aan VanHier Haarlem. Tellen door aanbieders, rapportage aan VanHier Haarlem.

Kwartaal

Tellen door aanbieders, rapportage aan VanHier Haarlem.

Kwartaal

Kwartaal

Kwartaal

Kwartaal

Kwartaal

Kwartaal

Kwartaal

Het aantal klachten van inwoners, de aard van deze klachten, de opvolging die hieraan is gegeven en welke conclusies en lessen hieruit getrokken worden. 2

| 69 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

Uitstroomkenmerk (reden uitstroom deelnemers: naar werk; andere vormen van participatie, overlijden, verhuizen, zonder resultaat) Ervaren effect

Ervaren kwaliteit

Sociale Basis Community building

Bereik (aantal unieke deelnemers per maand) Aantal matches vrijwilligers en initiatieven (hoeveel vrijwilligers zijn gematcht aan een ondersteuningsvraag; hoeveel nieuwe initiatieven zijn gestart met facilitering VanHier) Ervaren effect

Ervaren kwaliteit

Wijkteams

Wachttijden (Aantal dagen tussen melding bij Wijkteam en eerste afspraak) Aantal I&A (aantal I&A activiteiten)

Instroom (aantal unieke Haarlemmers per maand dat voor het eerst gebruik maakt van de wijkteams) Uitstroom (aantal unieke Haarlemmers per maand waarvoor de ondersteuning

| 70 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

Registratie door aanbieders, rapportage aan VanHier Haarlem.

Kwartaal

Cliëntervaringsmeting door aanbieders. Vragen over verbetering situatie Haarlemmer. Cliëntervaringsmeting door aanbieders. Vragen over vindbaarheid, toegankelijkheid, bejegening. Aantal klachten.

Kwartaal

Tellen door aanbieders, rapportage aan VanHier Haarlem. Tellen door aanbieders (vrijwilligers), rapportage aan VanHier Haarlem. Tellen door VanHier (initiatieven)

Kwartaal

Cliëntervaringsmeting door aanbieders. Vragen over verbetering situatie Haarlemmer. Cliëntervaringsmeting door aanbieders. Vragen over vindbaarheid, toegankelijkheid, bejegening. Aantal klachten. Registratie door VanHier

Kwartaal

Registratie door VanHier Haarlem. Inclusief leefgebied en leeftijd (op termijn). Registratie door VanHier Haarlem. Inclusief leefgebied en leeftijd (op termijn). Registratie door VanHier Haarlem. Inclusief leefgebied en leeftijd (op termijn).

Maand

Kwartaal

Kwartaal

Kwartaal

Maand

Maand

Maand

door de wijkteams is wordt beëindigd) Aantal unieke Haarlemmers met actieve ondersteuning per einde van de maand Uitstroomkenmerk (reden uitstroom deelnemers: doelen ondersteuningsplan bereikt, voortijdig op verzoek Haarlemmer, overlijden, verhuizen, anders nl.) Gemiddelde zorgduur (gemiddelde tijd tussen instroom en uitstroom, zowel voor uitgestroomde Haarlemmers als voor Haarlemmers in ondersteuning, met spreiding) Aantal verwijzingen naar maatwerkvoorziening Aanvullende Ondersteuning. Ervaren effect

Ervaren kwaliteit

Aanvullende Ondersteuning (BA en DO)

Wachttijden (Aantal dagen tussen toewijzing voorziening en start ondersteuning door aanbieder) Instroom (aantal unieke deelnemers per maand dat voor het eerst gebruik maakt van de voorziening) Uitstroom (aantal unieke deelnemers per maand waarvoor de voorziening wordt beëindigd) Uitstroomkenmerk (reden uitstroom deelnemers: doelen ondersteuningsplan bereikt, voortijdig op verzoek Haarlemmer,

| 71 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

Registratie door VanHier Haarlem. Inclusief leefgebied. Registratie door VanHier Haarlem. Inclusief leefgebied.

Maand

Registratie door VanHier Haarlem. Inclusief leefgebied.

Maand

Registratie door VanHier Haarlem

Maand

Cliëntervaringsmeting door onafhankelijk bureau. Vragen over verbetering situatie Haarlemmer. Cliëntervaringsmeting door onafhankelijk bureau. Vragen over vindbaarheid, toegankelijkheid, bejegening. Aantal klachten.

Maand

Registratie door VanHier Haarlem

Maand

Registratie door VanHier Haarlem

Maand

Registratie door VanHier Haarlem

Maand

Registratie door VanHier Haarlem

Maand

Maand

Maand

overlijden, verhuizen, anders nl.) Gemiddelde zorgduur (gemiddelde tijd tussen instroom en uitstroom, zowel voor uitgestroomde Haarlemmers als voor Haarlemmers in ondersteuning, met spreiding) Ervaren effect

Ervaren kwaliteit

Registratie door VanHier Haarlem

Maand

Cliëntervaringsmeting door onafhankelijk bureau. Vragen over verbetering situatie Haarlemmer. Cliëntervaringsmeting door onafhankelijk bureau. Vragen over vindbaarheid, toegankelijkheid, bejegening. Aantal klachten.

Maand

Maand

(Informatienota, 2023) De beleidsdoelen zoals deze door de gemeente ontwikkeld zijn en als basis dienen voor de monitoring, kunnen als volgt worden weergegeven:

| 72 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

(Ontwikkeling Beleidsdoelen, bijlage 3, Uitnodiging tot inschrijving)

| 73 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

De uitvoering van de opdracht: inhoudelijk en financieel 2022 Met Gewoon in de Wijk wordt een integrale opdracht verstrekt waarbij, vanuit het gemeentelijk perspectief, meerdere afdelingen betrokken zijn. De beleidsdoelen waar via Gewoon in de Wijk aan bijgedragen wordt hebben betrekking op een groot deel van het sociaal domein. “Het raakt alle inwoners van jong tot oud, van inwoners met een ondersteuningsvraag tot inwoners die iets voor elkaar willen betekenen. Er wordt dus gewerkt aan de beleidsdoelen van verschillende gemeentelijke afdelingen. Het primaire doel is dat ‘inwoners prettig samenleven’. Het gaat daarbij om een inclusieve samenleving waarin iedereen mee kan doen, zichzelf kan en mag zijn en oog heeft voor de medemens. ‘Prettig samenleven’ gaat verder dan de inzet via het sociaal domein. Het gaat bijvoorbeeld ook over voldoende geschikte woningen en een toegankelijke en aantrekkelijke openbare ruimte. Vanuit het sociaal domein dragen we daaraan bij via de twee overkoepelende opgaven: redzaam zijn in het dagelijks leven en meedoen in de samenleving. Binnen Gewoon in de Wijk formuleert de gemeente een aantal beleidsdoelen op het gebied van lichamelijke en sociale redzaamheid, praktische redzaamheid, samenredzaamheid en participeren” (Gewoon in de Wijk, Beleidsdoelen).

Bij het verstrekken van de opdracht aan Buurts dienen een aantal voorbereidende activiteiten uitgevoerd te worden om de opdracht per januari 2023 uit te kunnen voeren. Zo dient de coöperatie Buurts opgericht te worden en dient de governance vormgegeven te worden. Daarnaast dient de organisatie ingericht te worden op het gebied van HR, ICT, Financiële bedrijfsvoering en overige zaken. Evenzeer is de ontwikkeling, integratie en versterking van de wijkteams van belang en dienen partijen geselecteerd te worden waarmee samengewerkt zal worden (Verslag voorbereidingsfase 2022). In de tweede helft van 2022 voert Buurts in dit verband een aantal voorbereidende activiteiten uit. In deze maanden ligt daarbij de nadruk op: ●​ “De voorbereiding van de wijkteams op de transitie en kanteling van de ambulante ondersteuning. ●​ Het contracteren van partijen voor aanvullende ondersteuning, zowel met de latende partijen die alleen voor 2023 nog een afbouwcontract hebben als met de partijen die de komende jaren de ondersteuning gaan bieden. ●​ Het contracteren van de partijen in de sociale basis en afspraken met de zelforganisaties zonder personeel. ●​ Het contracteren van partijen voor waardevol werk en de overname van Werkdag B.V. (inclusief Buurtbedrijf). ●​ Het oprichten van de coöperatie, als vervolg op het samenwerkingsverband dat gezamenlijk de offerte ingediend heeft.

●​ Het neerzetten van de organisatie (het bedrijf) Buurts in al zijn aspecten” (Verslag voorbereidingsfase 2022, p. 1). Buurts houdt de gemeente frequent op de hoogte van de voorbereidingen: “Gedurende de voorbereidingsfase vanaf juni is in het kader van het strategisch partnerschap samen opgetrokken met de gemeente. Zo heeft er bijvoorbeeld veelvuldig overleg plaatsgevonden over de inrichting van de kanteling, de afspraken met latende partijen, het meenemen van vrijwilligersorganisaties en de overdracht van de sturing op de wijkteams. Hiertoe was ook een regiegroep ingesteld bestaande uit de interim directie van Buurts en meest betrokken ambtenaren. We hebben in die periode ervaren dat het vertrouwen er over en weer er is, we als Buurts de ruimte kregen om keuzes te maken en de gemeente zich ondersteunend en faciliterend opstelt. Er is kennisgemaakt met de

| 74 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

gemeenteraadscommissie samenleving en met de wethouder is meerdere malen over de voortgang gesproken. Er zijn afspraken gemaakt over onder meer: de verantwoording voor 2023, het volgen van de voortgang op de doelstellingen van Gewoon in de wijk en de overlegstructuur. De risico’s zijn in beeld gebracht” (Verslag voorbereidingsfase 2022, p.9). Buurts rapporteert medio 2023 dat de aanloopkosten die Buurts Haarlem maakt voor de organisatie en de voorbereiding op de dienstverlening in het kader van Gewoon in de Wijk € 1,25 mln. Bedragen (Verslag voorbereidingsfase 2022, p. 16). In eerste aanleg stelt de gemeente voor de voorbereiding € 280.000 ter beschikking. Deze middelen zijn bestemd voor activiteiten die verband houden met de overdracht van cliënten of activiteiten en cliëntinformatie van bestaande opdrachtnemers naar het samenwerkingsverband. Daarnaast voor éénmalige projectkosten, zoals communicatie en inhuur van extra personeel. Daarnaast stelt de gemeente voor 2022 € 400.000 aan POK middelen ter beschikking. Deze middelen zijn bestemd voor het versterken van de wijkteams ten behoeve van de rechtspositie van inwoners (Verslag voorbereidingsfase 2022). 2023 In 2023 worden verdere resultaten geboekt.

De jaarstukken 2023 vermelden in dit verband het volgende: “De grootste opgave voor 2023 was de overheveling naar de wijkteams van ondersteuning en begeleiding aan bijna 1.400 kwetsbare inwoners van Haarlem, die tot dan toe deze dienstverlening van een van de zorgaanbieders ontvingen. Ondanks de aanloopproblemen is het gelukt is om dit voor elkaar te krijgen. Gedurende 2023 is het gebiedsgericht inrichten van de organisatie voorbereid. In 2023 lag de focus op het opzetten van Buurts, het ‘open houden van de winkel’ en het bieden van zorgcontinuïteit aan bewoners. De veranderopgave was groot. Naast de uitvoering van de opdracht diende de organisatie en de bedrijfsvoering neergezet te worden. Al met al zijn belangrijke stappen gezet naar een meer robuuste organisatie (Jaarstukken Buurts 2023). Sinds de start op 1 januari 2023 is Buurts gegroeid naar 218 werknemers. De grootste sprong is gemaakt op 1 juli toen alle 132 medewerkers van DOCK en Haarlem Effect in dienst kwamen van Buurts. De mensen die komen en blijven, voelen zich aangetrokken tot de organisatie met een vernieuwende ambitie. De werving van collega’s liep vanwege de krapte op de arbeidsmarkt en onbekendheid als nieuwe organisatie trager dan verwacht. Hierdoor heeft het ‘kantelen’ van bewoners naar de wijkteams vertraging opgelopen en liep de werkdruk op.

De veranderopgave en de continue instroom van nieuwe collega’s heeft veel gevraagd van de collega’s. Dit zien we terug in het ziekteverzuim. Het ziekteverzuim was in de tweede helft van 2023 9,5%. Eind 2023 was de bezetting bijna op de sterkte die paste bij de opgave. In reactie op belasting van de werknemers is behalve met het intensiveren van de werving ingezet op: ●​ het verlagen van het tempo van kanteling door ook het vierde kwartaal van 2024 erbij te nemen voor de kanteling vanuit de AO-partners; ●​ helderheid over taken en verantwoordelijkheden in de nieuwe context en voor nieuwe functies; ●​ helderheid over werkprocessen; ●​ direct projectmatig aanpakken van de knelpunten waar in het bijzonder de wijkteams tegenaan liepen; ●​ belangrijke randvoorwaarden als: werkklimaat, onboarding, een infrastructuur voor leren & ontwikkelen (Buurtsacademie) en interne communicatie;

| 75 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

●​

personeelsbeleid, interne klachtenregeling, start van een collegiaal opvangteam, privacybeleid, gedragscode en meldcode veiligheid en huiselijk geweld (Jaarstukken Buurts 2023, p. 5; Jaarverslag Buurts 2023, p. 20).

Tevens is in 2023 de Buurts Academie gestart. Ondanks de krapte op de arbeidsmarkt zijn in de wijkteams 43 fte. aan medewerkers in dienst getreden en is 90% van alle staffuncties vervuld (Jaarverslag Buurts 2023, p. 21 e.v.). Het externe effectmetingsonderzoek over 2023 gericht op de wijkteams leverde een gemiddelde tevredenheid van 8,5 op (Jaarverslag Buurts 2023, p. 14). Met betrekking tot het risicomanagement vermelden de jaarstukken 2023 het volgende: “Buurts werkt met een risicomatrix waarin de risico’s voor de uitvoering van de opdracht worden benoemd en met maatregelen geadresseerd. Door het hanteren van een risicomatrix waarin in- en externe risico’s worden samengevat zijn de risico’s inzichtelijk. Deze matrix wordt door het management team van Buurts samengesteld en geeft daardoor inzicht in wat er speelt binnen de organisatie. Per risico worden maatregelen genomen om de verwachte impact te minimaliseren. Op deze manier wordt geprobeerd risicomanagement verder vorm te geven en onderdeel te maken van het integrale beleid binnen Buurts. De belangrijkste risico’s zijn gecategoriseerd en hun mogelijke financiële gevolgen worden hieronder genoemd. Strategie Werkdag BV De integratie van Werkdag BV verloopt opnieuw trager dan verwacht. De financiële gevolgen worden in kaart gebracht. Meerkosten slaan neer bij Buurts ia de consolidatie.

Risico’s op meerkosten zijn: het langer gebruik maken van ondersteunende diensten van Spaarne werkt, het later realiseren van besparingen op de bedrijfsvoering, kosten van transitiemanagement. Kanteling Ook dient de kanteling voor inwoners die nog specialistische aanvullende ondersteuning ontvangen te worden afgerond. Hier is in de begroting rekening mee gehouden. Loopt dit uit dan dient langer aanvullende ondersteuning ingekocht te worden. Operationele activiteiten PGB. Vertraging bij de kanteling van de PGB’s in 2023 maakt er voor 2024 een opgave ligt van €624.000. Om een budgetoverschrijding in 2024 te voorkomen is een projectgroep geïnstalleerd om dit traject te versnellen” (Jaarstukken Buurts 2023, p. 11). Op financieel gebied worden hier de volgende risico’s aan toegevoegd: “Taakstelling 2024 onder vanwege stijging van de cao lonen. Deze bedraagt € 1,94 mln. In samenhang hiermee zijn ook de solvabiliteits- en liquiditeitspositie risico’s die geadresseerd dienen te worden. Hiertoe wordt in de eerste helft van 2024 een meerjarenbegroting opgesteld” (Jaarverslag Buurts 2023, p. 27). Budgettair sluit Buurts 2023 af met een negatief saldo van € 1.110.093. “Helaas sluiten we 2023 af met een financieel tekort.

We hebben er in het eerste jaar voor gekozen tegenvallers vanwege onder meer de krapte op de arbeidsmarkt, meer inkoop van aanvullende ondersteuning en loonkostenstijging niet volledig in 2023 op te vangen. Dit om de continuïteit van de ondersteuning aan bewoners en het werk in de wijken te waarborgen” (Jaarstukken Buurts 2023, p. 2). De voornaamste bron van inkomsten van Buurts is de lump sum financiering vanuit de gemeente Haarlem. In 2023 had deze initieel een waarde van € 33.012.000. Dit budget wordt jaarlijks geïndexeerd voor loon- en

| 76 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

prijsontwikkelingen. De uitgangspunten voor indexatie worden jaarlijks vastgelegd in de kadernota van de gemeente Haarlem, vastgesteld in april van het voorgaande jaar. Het budget wordt vervolgens vastgesteld door de gemeenteraad medio november (Jaarstukken Buurts 2023, p. 6). In het eerste verlengde boekjaar kende Buurts een aantal incidentele mee- en tegenvallers kijkend naar de kosten. Deze zijn hoofdzakelijk te herleiden naar een paar onderwerpen die apart worden besproken. ●​ Allereerst nam de kanteling meer tijd in beslag dan verwacht. Het spreken, beoordelen en overnemen van de begeleiding van inwoners van Haarlem bleek een intensieve opdracht. Door de vertraging werden meer kosten gemaakt. Doordat de dienstverlening van latende partijen langer doorliep dan verwacht waren de kosten van de eindafrekening hoger dan verwacht. De meerkosten hiervoor zijn €464.971 geweest. Ook de kosten vanuit de PGB’s zijn hoger uitgevallen dan begroot (€253.000), onder meer door het ontbreken van adequate sturingsinformatie om de juiste maatregelen te treffen in 2023. De budgetoverschrijding werd daardoor pas laat in het jaar zichtbaar. ●​ Ook heeft Buurts meer kosten gemaakt om haar ICT en personeelsadministratie vorm te geven. Deze diensten zijn uitbesteed en er zijn voor €265.354 aan onvoorziene incidentele kosten gemaakt bij het opzetten van Buurts.

●​ In 2023 heeft Buurts geïnvesteerd om haar organisatie vorm te geven. Deze kosten vallen hoger uit dan voorzien. Zo zijn er juridische kosten gemaakt voor het starten van een coöperatie, kosten voor het overnemen van registratiesystemen en de inrichting hiervan, kosten voor het opleiden van personeel en communicatie, externe personele inzet voor de kanteling, bemiddeling voor het overzetten van personeel en advieskosten. ●​ Als laatste is er veel externe inzet nodig geweest om vacatureruimte op te vullen en op korte termijn invulling te geven aan de opdracht Gewoon in de Wijk. In totaal zijn deze incidentele meerkosten geraamd op €1.131.831 . De gemeente Haarlem heeft voor de opstart van Buurts een bedrag beschikbaar gesteld van €700.000 om deze kosten te dekken. Desondanks blijft bij benadering €431.831 over die Buurts heeft moeten maken. Naast de tegenvallers waren er ook kosten die lager uitvielen. Door een onderbezetting in de formatie is er minder uitgegeven dan begroot op personeelskosten. Samengevat heeft Buurts in het verlengde boekjaar 2023 €1.413.624 aan meerkosten gemaakt met een incidenteel karakter (Jaarstukken Buurts 2023, p. 6 en 7). De gemeente heeft Buurts in een vaststellingsovereenkomst finale kwijting verleend voor de verantwoording over 2023.

Daarbij merkt de gemeente op dat de aangeleverde gegeven nog niet een volledig beeld geven van kwaliteit, resultaat en inwonerservaring in de sociale basis, maar dat de prestaties wel in voldoende mate geleverd zijn. Verder stelt de gemeente dat: Het eerste jaar van de stelselwijziging naar Gewoon in de Wijk heeft in het teken gestaan van het opbouwen van de eigen organisatie en het bieden van zorgcontinuïteit voor inwoners. Gedurende dit jaar had het college goed zicht op de vorderingen van Buurts. Dit op basis van aangeleverde informatie in de voortgangsrapportages en de aanvullende informatie die gedeeld is in de beleid- en contractgesprekken op strategisch, tactisch en uitvoeringsniveau over de kwaliteit, het resultaat en de inwonerservaringen. In deze gesprekken is ook de uitvoering van de opdracht en de voortgang van de transformatie besproken. Daarmee heeft Buurts laten zien dat in 2023 de prestaties voor de opdracht voldoende zijn geleverd en naar tevredenheid zijn uitgevoerd. In de vaststellingsovereenkomst is opgenomen dat Buurts over 2024 en verder conform de tussen partijen gemaakte monitorings-en verantwoordingsafspraken aan opdrachtgever op de juiste wijze en volledig zal rapporteren (Jaarstukken Buurts 2023, p. 4).

| 77 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

Deze finale kwijting berust op een collegebesluit. Op 16 april 2024 besluit het college een vaststellingsovereenkomst aan te gaan met de coöperatie Buurts ter finale kwijting voor de besteding van de opdracht Gewoon in de Wijk over 2023. Het collegevoorstel licht dit besluit als volgt toe: “Om de jaarrekening 2023 te kunnen afsluiten is er een finale kwijting van de opdracht Gewoon in de wijk nodig. Met deze vaststellingsovereenkomst kan het jaar 2023 rechtmatig worden afgesloten. In het opstartjaar 2023 heeft Buurts nog niet volledig kunnen voldoen aan de gemaakte monitorings- en verantwoordingsafspraken voor de opdracht Gewoon in de Wijk. Het college is van mening dat Buurts heeft laten zien dat in 2023 de prestaties voor de opdracht voldoende zijn geleverd en naar tevredenheid zijn uitgevoerd. Daarbij heeft Buurts zich naar vermogen ingespannen om de registratie van de monitoring- en verantwoordingsgegevens op orde te krijgen, zodat deze in 2024 voldoen aan de gemaakte afspraken” (Collegebesluit, 16 april 2024). De subsidiebaten waren voor de periode 22 december 2022 tot en met 31 december 2023 begroot op € 33.612.000. Uiteindelijk is € 35.952.655 aan subsidiebaten ontvangen. De primaire bron van inkomsten is afkomstig uit de lump sum bekostiging vanuit de gemeente. Daarnaast heeft Buurts inkomsten uit aanvullende subsidies (Jaarstukken Buurts 2023, p. 29).

Deze inkomsten uit aanvullende subsidies bedragen €2.532.000 in totaal (Jaarstukken Buurts 2023, p. 41), zodat de subsidie van de gemeente voor deze periode uitkomt op € 33.420.655. Het jaarverslag vermeldt in dit verband het volgende: “De voornaamste bron van inkomsten van Buurts is de lumpsum financiering vanuit de gemeente Haarlem. In 2023 had deze initieel een waarde van € 33.012.000, na aftrek van de meegekregen taakstelling van € 1.850.000” (Jaarverslag Buurts 2023, p. 26). De vaststellingsovereenkomst maakt in dit verband melding van een oorspronkelijk bedrag van € 33.100.000, maar maakt daarnaast melding van een aanvullend bedrag van € 1.319.371 (Vaststellingsovereenkomst, d.d. 23 april 2024). Het totaal zou dan neerkomen op € 34.331.371.

2024 In de trendrapportage formuleert het college een aantal prioriteiten. Deze dienen opgenomen te worden in het eerst volgende jaarplan van Buurts. Voor 2024 worden de volgende prioriteiten meegegeven: “1. Het college verwacht dat de demografische ontwikkelingen in Haarlem meegenomen worden in de wijkprogrammering. Zodat daar verder gespecifieerd kan worden wat dit betekent voor de ondersteuning en activiteiten in onze wijken. 2. De samenwerking op de grensvlakken met relevante partners (zoals het CJG, de consortia Jeugdhulp en de aanbieders van MO/BW) moet nog verder versterkt worden. Het samen optrekken met elkaar en het gezamenlijk collectiviseren van aanbod is belangrijk en vraagt van Buurts een blijvende aanjagende rol. 3. Buurts zal in 2024 veel inzet moeten blijven plegen op het verder uitvoeren van de kanteling en het op sterkte krijgen van de organisatie. Hierbij vindt het college het van groot belang dat bij deze ontwikkelingen, net als afgelopen jaar, ook in het komende jaar de transitie zorgvuldig bewaakt blijft worden. 4. Het college wil samen met Buurts vol blijven inzetten op de drie speerpunten: mentale gezondheid jongeren, dementievriendelijke stad en geldzorgen en rondkomen. Hierbij wil de gemeente specifiek het volgende meegeven:

| 78 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

●​

●​ ●​

Op het gebied van mentale gezondheid jongeren vragen jongvolwassenen extra aandacht, omdat zij relatief vaker psychische klachten ervaren. Verhoudingsgewijs hebben meisjes hier vaker mee te maken dan jongens. Het college vraagt ook extra aandacht voor suïcidepreventie bij jongeren, omdat bijna één op de drie jongvolwassenen wel eens serieus aan suïcide denkt. Bij dementievriendelijke stad wil het college extra aandacht voor mantelzorg-ondersteuning en collectieve voorzieningen voor ouderen met dementie. Rond geldzorgen en rondkomen is er extra aandacht nodig voor het stijgende aandeel Haarlemmers dat aangeeft in het dagelijks leven beperkt te worden door de eigen financiële situatie. Ook hebben jongvolwassenen in Haarlem vaker financiële problemen in vergelijking met de rest van Nederland. Ten slotte wil het college extra aandacht voor de koppelmogelijkheden op het gebied van toeleiding naar (waardevol) werk rond het thema geldzorgen en rondkomen” (Trendrapportage 2023, p. 4).

Bij het opstellen van de begroting 2024 werd inzichtelijk dat Buurts een taakstelling van € 1.943.000 door moest voeren om een sluitende begroting te presenteren. In de begroting 2024 zijn interne factoren zoals ziekteverzuim, voortgang met de kanteling en aanvullende subsidies verwerkt. Ook externe factoren zoals de CAO, indexatie van tarieven en krapte op de arbeidsmarkt zijn gekwantificeerd. Het voorgestelde pakket van maatregelen zorgt ervoor dat Buurts alle bekende en relevante onzekerheden in kaart heeft gebracht en maatregelen neemt om deze risico’s te mitigeren. De invulling van de taakstelling is door de ALV goedgekeurd. De inkomsten vanuit de gemeente Haarlem voor 2024 zijn toegezegd middels een opdrachtbrief. Als Buurts haar inzet voor de inwoners van Haarlem continueert dan zijn de inkomsten uit deze kasstromen zeker (Jaarstukken Buurts 2023, p. 9). “De gemeente heeft inmiddels besloten hiervoor incidenteel €431.000 ter beschikking te stellen. Tegen de zomer vindt besluitvorming plaats over mogelijk nog een bedrag van €348.000. Voor de resterende €1.163.000 zijn inmiddels taakstellingen geformuleerd en in gang gezet. In samenhang hiermee zijn ook de solvabiliteits- en liquiditeitspositie risico’s die geadresseerd dienen te worden.

Hiertoe wordt in de eerste helft van 2024 een meerjarenbegroting opgesteld waarin ingezet wordt op herstel van de vermogenspositie” (Jaarstukken Buurts 2023, p. 11).

2025 Ook voor 2025 geeft het college een aantal prioriteiten mee die dienen te worden opgenomen in het jaarplan 2025 van Buurts: “1. Het college verwacht dat Buurts het gebiedsgericht werken verder uitrolt in de samenwerking met de gemeente en andere partners. Zodat de kansen op domeinoverstijgende samenwerking in de verschillende gebieden en gebiedsontwikkelingen worden vergroot. 2. Buurts moet blijven investeren in de samenwerking op de grensvlakken met relevante partners (onder andere rondom jeugd en jongeren, Beschermd Thuis, en Armoede en schulden). Het samen optrekken en het gezamenlijk collectiviseren van aanbod is belangrijk en vraagt van Buurts een blijvende aanjagende rol. 3. Het college wil samen met Buurts vol blijven inzetten op de drie speerpunten: mentale gezondheid jongeren, dementievriendelijke stad en geldzorgen en rondkomen. Hierbij wil de gemeente specifiek het volgende meegeven: ●​ Op het gebied van mentale gezondheid vragen meiden extra aandacht, omdat zij relatief vaker psychische klachten ervaren dan jongens. Het college vraagt ook extra aandacht voor

| 79 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

suïcidepreventie bij jongeren, omdat bijna één op de drie jongvolwassenen wel eens serieus aan suïcide denkt. ●​ Het college vraagt extra aandacht voor het verschil in groei van inwoners met dementie tussen de wijken en de bekendheid van mantelzorgondersteuning. ●​ Rond geldzorgen en rondkomen is er extra aandacht nodig voor jongvolwassenen die bovengemiddeld vaak problemen ervaren met rondkomen. Ook hoopt het college dat Buurts met de opgehaalde informatie uit het 213a onderzoek Haarlemmers gerichter kan helpen op het gebied van geldzorgen en rondkomen. 4. Het college vraagt Buurts om in de tweede helft van 2025 samen met de gemeente de evaluatie van de eerste drie jaar Gewoon in de Wijk voor te bereiden op zowel vorm, invulling en de te evalueren onderwerpen” (Trendrapportage 2024, p. 4). Een deel van de aanvullende baten en besparingen heeft een incidenteel karakter. Vooruitkijkend naar 2025 ontstaat er hierdoor wederom een tekort, nu van €589.500. Bepalend voor de werkelijke omvang van dit tekort, is de hoogte van het structurele aanvullende budget. Verwacht wordt dat hier in het eerste halfjaar van 2024 duidelijkheid over komt, waarmee dan ook de opgave voor 2025 beter op waarde kan worden geschat en tijdig genoeg het maatregelenpakket hierop aangepast kan worden.

Daarnaast worden vanaf 2025 maatregelen getroffen om het gebrek aan eigen vermogen aan te vullen zodat er weerstandsvermogen aanwezig is om tegenslagen op te vangen. Vooralsnog is het niet mogelijk om hier al in 2024 invulling aan te geven (Jaarstukken Buurts 2023, p. 10). Het jaarverslag 2023 van de gemeente vermeldt in dit verband het volgende: “Voor 2025 en verder is nog geen structurele dekking gevonden voor het tekort van Buurts van € 2,5 miljoen. Mogelijk dat een deel hiervan uit de voorgenoemde maatregelen gedekt kunnen worden, maar Buurts wordt tegelijkertijd geconfronteerd met een verdere Cao loonstijging vanaf 2025, die het tekort verder laat oplopen. Daarnaast is passende huisvesting een essentiële randvoorwaarde voor het bieden van activiteiten en ondersteuning volgens de visie en programmatische uitgangspunten van Gewoon in de Wijk. De huidige samengestelde portefeuille mist samenhang en voldoet niet meer. Veel locaties zijn sterk verouderd, niet aansprekend voor inwoners, niet goed bereikbaar en te klein. Ook is Buurts met de huidige vastgoedportefeuille onvoldoende voorbereid op de groei van de stad. Dit risico zal met name vanaf 2025 gaan spelen” (Jaarverslag 2023, p. 402).

Sturing en overleg Tussen de gemeente en Buurts worden afspraken gemaakt op het gebied van sturing en overleg. Zo vindt vier keer jaar een strategisch overleg plaats. Hier worden onder meer de jaarplannen, de jaarverslagen, de voortgangsrapportages en de trendrapportages besproken. Daarnaast worden jaarlijks vier afstemmingsoverleggen gepland. Voor deze afstemingsoverleggen worden naast de jaarverslagen, jaarplannen, voortgangsrapportages en trendrapportages ook de gebiedsplannen geagendeerd. Ook worden bestuurlijke overlegmomenten gepland. Zo verzorgt Buurts een themasessie bij de commissie, worden werkbezoeken van de commissie Samenleving gepland en vindt overleg plaats met de participatieraad. Tijdens deze bestuurlijke overlegmomenten wordt gesproken over het jaarplan, de stand van zaken, het jaarverslag en de trendrapportages, etc. (Afspraken P&C 2025). Over het jaar 2023 merkt Buurts in dit verband het volgende op: “Buurts en gemeente trokken in het startjaar 2023 nauw en goed met elkaar op. Buurts heeft van de gemeente vertrouwen en ruimte gekregen om de uitvoering vorm te geven. Het was nog wel zoeken met de verschillende overleggen, maar we hebben elkaar wel gevonden en het goede gesprek gevoerd. De drie speerpunten, mentale

| 80 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

gezondheid jeugd, dementievriendelijke stad en geldzorgen & rondkomen, zijn gezamenlijk opgepakt. Doordat er zoveel in ontwikkeling was voor wat betreft de transitie naar Buurts én ook in de interne organisatie van Buurts, is de voorziene overlegstructuur onvoldoende van de grond gekomen. Eind 2023 is een voorstel gedaan om de overlegstructuur te herijken, waarbij de P&C-cycli van gemeente en Buurts ineengevlochten zijn. In 2024 gaan we met elkaar aan de slag om op inhoud én proces het strategisch partnerschap verder in te vullen” (Jaarverslag Buurts 2023, p. 16). Het strategisch partnerschap tussen Buurts en de gemeente Haarlem vraagt een andere manier van (samen)werken en contractmanagement. Een van de onderliggers van het partnerschap is het gezamenlijk invulling geven aan de overlegstructuur, aan het invulling geven van rijks- en gemeentelijk beleid ieder vanuit de eigen rol en deskundigheid en het samenwerken aan de geformuleerde speerpunten. In deze reflectie wordt ingegaan op de inhoudelijke samenwerking. Het contact wordt door de gemeente als intensief en functioneel ervaren, er is een start gemaakt in het werken aan de speerpunten. Er is onderling vertrouwen, openheid en een lerende houding. Toch liggen er nog kansen op doorontwikkeling.

Het is voor de gemeente soms nog zoeken naar de juiste vorm om het partnerschap invulling te geven en samen te werken vanuit de eigen rol. Aan de ene kant omdat de formatie van Buurts nog niet op sterkte is zodat de beoogde overlegstructuur consequent gevolgd kan worden (inclusief de juiste voorbereiding). Aan de andere kant omdat de nieuwe manier van werken ook een grote verandering vraagt voor de gemeentelijke organisatie. Eén integrale opdracht vereist dat er door de gemeente meer met één mond wordt gesproken en er geen ‘zijsturing’ ontstaat via de verschillende afdelingen die met de opdracht Gewoon in de Wijk gemoeid zijn. De opdracht Gewoon in de Wijk maakt dit mogelijk, maar het is ook nodig dat de gemeentelijke collega’s nog verder bekend en vertrouwd raken met deze manier van werken en een overlegstructuur waarbij de verschillende behoeftes en verplichtingen vervuld en behaald kunnen worden. Voor deze doorontwikkeling reflecteren Buurts en de gemeente samen over hoe de samenwerking verloopt en wat we hierin kunnen verbeteren. Aanvullend hierop wil de gemeente meer ervaringen opdoen bij en verder leren van andere gemeenten en organisaties (Trendrapportage 2023, p. 19). Het eerste jaar Gewoon in de Wijk betekende een andere manier van samenwerken tussen de gemeente en Buurts. De gemeente heeft deze samenwerking als prettig, nauw en intensief ervaren.

Toch blijven we gezamenlijk werken aan de juiste vorm om het partnerschap invulling te geven en samen te werken vanuit de eigen rol. Het blijft voor zowel Buurts als de gemeente een grote uitdaging om aansluitend op de integrale opdracht met één mond naar elkaar te spreken. Helpend hierbij was dat er tegen het einde van 2023 meer ‘vaste’ medewerkers in dienst waren bij Buurts, waardoor er echt gebouwd kan worden aan duurzame relaties. Ook is het gezamenlijk herijken van de overlegstructuur een grote stap geweest. Het partnerschap met Buurts kenmerkt zich door zowel ‘loslaten’ als ‘vasthouden’. Loslaten vanuit de gemeente, door Buurts de ruimte en de regie te geven over het invullen van de opdracht. En ‘vasthouden’, door vanuit de eigen rol, verantwoordelijkheden en deskundigheid samen te werken aan (beleids-)opgaven. Verder wordt steeds inzichtelijker dat de vraag van de gemeente om vanuit de leefwereld die Buurts vertegenwoordigt mee te denken over de ontwikkeling en invulling van rijks- en gemeentebeleid veel van Buurts vraagt.

De veelheid aan afdelingen van de gemeente die met Buurts samenwerken aan maatschappelijke opgaven, naast de opgaven die Buurts zelf al heeft om de organisatie op te bouwen, invulling te geven aan het eigen contractmanagement, de samenwerking met relevante andere partners in de stad en regio vorm te geven, en het ontwikkelen van innovatiekracht om de beweging naar Gewoon in de wijk te maken, is groot. Het is belangrijk hier gezamenlijk verder aandacht aan te besteden (Trendrapportage 2024, p. 23). “Op het gebied van aansturing zijn er vaste overlegmomenten die synchroon lopen met de P&C producties van Buurts en de gemeente. Ook de concept P&C producties worden doorgaans met elkaar

| 81 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

besproken. Buiten deze momenten wordt eveneens veel overleg gevoerd. De gemeente kiest er nadrukkelijk voor om samen te sturen in plaats van dat sprake is van een eenzijdige sturingsrelatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. We hebben meer zicht dan ooit op wat Buurts doet vanwege de samenwerking in partnerschap. Daarnaast krijgt Buurts ook steeds meer zicht op de verschillende delen van de stad en wat specifiek nodig is. We zijn afhankelijk van elkaar, maar hebben wel zicht. Ook in de oude situatie was er sprake van een afhankelijkheidsrelatie alleen was het zicht op wat de partijen deden veel minder. De sturing is enerzijds transparant en gelijkwaardig, maar je blijft als gemeente ook wel opdrachtgever en eindverantwoordelijk. Deze vorm van samenwerking vraagt wel echt iets anders van beide partijen. Het vraagt veel meer in termen van openheid, gelijkwaardigheid en het vroegtijdig delen van problemen en oplossingen”, zo stelt een respondent in dit verband (Interview, 15 april 2025). “Tijdens de aanbesteding was het de gemeente al bekend, dat het oorspronkelijke budget van € 31.000.000 eerder als indicatie gold. Bij de start van de opdracht zijn de budgetten verder doorgerekend en is het oorspronkelijke budget opwaarts bijgesteld. Het negatieve saldo van € 1.110.093 over het jaar 2023 ten opzichte van dat bijgestelde budget kwam niet als een verrassing voor de gemeente.

Buurts heeft de gemeente vroegtijdig geïnformeerd en we hebben hierin vanaf het begin samen in opgetrokken (wat is de situatie, wat betekent dit, welke gevolgen zou dit kunnen hebben en wat kunnen we eventueel samen doen). De opstartfase heeft namelijk zeer veel inspanning en ook kosten gevergd. De finale kwijting voor het jaar 2023 is mede ingegeven door de CAO stijging in combinatie met de taakstelling van € 1,9 mln., zo wordt gesteld. In het tweede jaar (2024) is een positief resultaat gerealiseerd” (Interview, 15 april 2025). Ambtelijk wordt hier het volgende op aangevuld: “De bijstelling in het eerste jaar was vanwege de significante loonstijging in de CAO's die flink boven de indexatie zit die Buurts krijgt op hun jaarbudget. Buurts heeft geen extra budget erbij gekregen vanwege de inspanning en kosten. Buurts heeft bij de start van de opdracht een taakstelling gekregen van 1.9 miljoen vanwege te verwachtte efficiëntie voordelen. Des al niet te min heeft de opstartfase ook veel inspanning en kosten gevergd, maar die heeft Buurts (naast de compensatie voor de CAO stijging) binnen het budget (tot op heden) opgelost” (Ambtelijke reactie, 24 april 2025). “De finale kwijting van het eerste jaar is niet om die reden gegeven.

Buurts moest vanaf de start van de opdracht voldoen aan de monitoring- en sturingsafspraken (denk aan bereik, kwaliteit en effectiviteit) zie informatie nota hierover. Daarbij had Buurts de (enorme) opgave om in de nieuwe entiteit (oprichting coöperatie en overname van contractmanagement) een veelheid aan registratiesystemen tot 1 systeem om te zetten. Daarbij moesten de onderaannemers ook wennen aan het rapporteren aan Buurts ipv aan de gemeente naast de contractgesprekken en afspraken die in eerste jaar liepen. Hier had de gemeente begrip voor en kon in de samenwerking en de voortgangsrapportages die Buurts wel kon aanleveren voldoende zien dat er geleverd werd wat er was afgesproken” (Ambtelijke reactie, 24 april 2025). De vaststellingsovereenkomst, waarin Buurts finale kwijting wordt verleend over het negatieve saldo over 2023, merkt in dit verband het volgende op: “Partijen hebben ieder kwartaal contractgesprekken gevoerd over de kwartaalrapportages. Op basis hiervan is gebleken dat de opdrachtnemer de opdracht in 2023 naar tevredenheid heeft uitgevoerd en de prestaties voldoende heeft geleverd” (Vaststellingsovereenkomst, 23 april 2024). De gemeente geeft voor 2025 prioriteiten mee, die grotendeels overeenkomen met de prioriteiten die voor 2024 zijn meegegeven.

Desgevraagd wordt gesteld, dat het goed oppakken van deze prioriteiten de nodige tijd vergt en dat de gemeente niet verwacht dat dergelijke prioriteiten in één jaar geheel

| 82 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

zouden zijn uitgewerkt. Het betreft hier immers complexe vraagstukken en de gemeente heeft vooraf geen limiet gegeven in termen van tijd (Interview, 15 april 2025). Ambtelijk wordt hier het volgende aan toegevoegd: “Hier moeten twee zaken onderscheiden worden: 1.​ Speerpunten: Bij de start van de opdracht zijn gezamenlijk (Buurts en gemeente) drie speerpunten geformuleerd: dementie vriendelijke stad, mentale gezondheid jongeren en rondkomen en schulden. Aan deze speerpunten werken Buurts en de gemeente ieder vanuit de eigen rol samen om meer impact te maken op deze onderwerpen. Het duurt vaak enige tijd voor alle inzet gaat werken (dit heeft tijd nodig). En we stoppen (samen) met een speerpunt als we alle interventies hebben ingezet die op dat moment mogelijk zijn. Hier zit geen tijdslimiet aan. Dan kunnen we samen een nieuw speerpunt kiezen waar we ieder vanuit de eigen rol opnieuw extra aandacht aankunnen besteden in partnerschapssamenwerking. 2.​ Prioriteiten: In de trendrapportage die de gemeente jaarlijks maakt staat een beschrijving van de maatschappelijke trends en ontwikkelingen op rijks- en gemeentelijk niveau, de bevolkingsontwikkelingen (bevolkings- en huishoudsamenstelling), en de ontwikkelingen op de drie speerpunten.

Een beschrijving van de beleidsmatige ontwikkelingen op het niveau van Rijk en gemeente die van invloed zijn of raken aan de opdracht Gewoon in de Wijk en een reflectie op het Jaarverslag van Buurts. Op basis van deze analyses formuleert het college prioriteiten voor de volgende jaren waar Buurts invulling aan geeft in hun volgende Jaarplan. Ook dit zijn vaak langlopende beleidsambities van de gemeente (niet van Buurts) waarmee we aan grote opgaven werken denk aan IZA/GALA, een wijkaanpak (Meerwijk) of Wonen en zorg” (Ambtelijke reactie, 24 april 2025). De passages die de gemeente concipieert bij de P&C producties van Buurts, komen van de vakafdeling. Alles wat naar college en raad gaat, ziet uiteindelijk de concerncontroller. De prioriteiten die worden gesteld door Buurts zijn verschillende jaren achtereen gelijk aan elkaar. Dit wordt toegeschreven aan het lerend vermogen in de aansturing van Buurts en in het gegeven dat bestuurlijke wensen ook mee spelen. Control kijkt altijd met een zakelijke blik naar rapportages, maar dat is niet altijd de eerste insteek in het sociaal domein, gelet op de inhoudelijke betrokkenheid bij het werkveld waar het om mensen gaat (Interview, 1 april 2025). De cocreatie met Buurts vereist ook een andere interne sturingsvorm binnen de gemeente.