3 Bijlage 2 Conceptrapport Rekenkamer

Waar vroeger met verschillende accounthouders, beleidsdadviseurs en contractmanagers werd gewerkt, realiseerde de gemeente zich, dat ook intern de gemeente zich moest verhouden tot de opdracht. Toen Buurts gestart was werd duidelijk hoeveel collega's eigenlijk lijntjes en contacten hadden met het werk in de wijk. Binnen de afdeling Maatschappelijke Ondersteuning is hiertoe gereorganiseerd en is de samenwerking met Buurts zo veel mogelijk belegd binnen één opdrachtmanager en een coördinerend beleidsadviseur. Later is dit aangevuld met een opdrachtondersteuner en een programmamanager Maatschappelijk Vastgoed Gewoon in de Wijk. Toch werken daarnaast nog zeer veel andere collega's vanuit andere afdelingen samen met Buurts en het is een redelijke opgave om te voorzien in een adequate coördinatie. Deze andere afdelingen hebben namelijk niet een vergelijkbare reorganisatie doorlopen. De gemeente werkt daartoe met een opdrachtteam om op die manier een eenduidig optreden van de gemeente richting Buurts te borgen. Vanuit verschillende afdelingen wordt geparticipeerd in het opdrachtteam en zeswekelijks vindt overleg plaats. Het opdrachtteam fungeert als linking pin tussen de diverse afdelingen en Buurts. Het team leest ook mee op de P&C producties.

| 83 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

Los van de afdeling Maatschappelijke Ondersteuning blijft het evenwel een uitdaging voor de afdelingen om zich goed te verhouden ten opzichte van Buurts. Het omgaan met taakgerichte opdrachten vraagt andere, competentiegerichte vaardigheid. Met name financieel en beleidsadvies georiënteerde collega's moeten eraan wennen dat Buurts de nodige ruimte en vertrouwen nodig heeft om zelf het hoe te bepalen en om de uitvoering vorm te geven (Interview, 15 april 2025). In de ambtelijke reactie wordt met betrekking tot de interne sturing het volgende aangevuld: “We zoeken niet naar coördinatie. Dat is niet mogelijk, geen enkele gemeente doet dat, en was ook niet aan de orde in de oude situatie. Doordat we nu samenwerken met een samenwerkingsverband is inzichtelijk geworden hoeveel de gemeente met Buurts en al hun onderaannemers samenwerkt (voorheen was dit verspreid over de 144 verschillende opdrachten). Deze samenwerkingen zijn vaak ingegeven door rijks- en gemeentelijke beleidsambities, de uitvoering van het coalitieakkoord, etc. Eenduidig optreden is niet het doel. Het doel is om strategisch samen te sturen op de opdracht. Daarbij is het ook belangrijk dat we op verschillende ontwikkelingen en beleidsambities die elkaar raken meer in samenhang samenwerken” (Ambtelijke reactie, 24 april 2025).

Op dit moment wordt gewerkt aan een handboek, waarin de geleerde lessen worden opgetekend en waarin de processen worden beschreven. De gemeente realiseert zich, dat het slagen van dit project zowel in de handen van de gemeente als in de handen van Buurts ligt. De gemeente waakt ervoor niet terug te schieten in de klassieke opdrachtgevers- opdrachtnemersrol. Eind 2024 is een sessie belegd over de vraag hoe verder vormgegeven kan worden aan het beoogde strategisch partnerschap. Een groot gedeelte van de samenwerking gaat zeker naar wens, maar op deelopdrachten kan de samenwerking verder worden geoptimaliseerd. Ook financieel wordt samen opgetrokken. Als externe expertise op een inhoudelijk vraagstuk nodig is, wordt dat doorgaans op 50-50 basis bekostigd (Interview, 15 april 2025). Voor de toekomst mag de gemeente bescheidener zijn in de verwachtingen. Demografisch zal het aantal inwoners met een hulpvraag stijgen, terwijl de budgetten niet navenant opgehoogd worden. Dat voert de druk op Buurts en dus ook op de samenwerking, uiteraard op, zo wordt gesteld (Interview, 15 april 2025). Een respondent merkt in dit verband het volgende op: "De dialooggerichte aanbestedingsprocedure is samen met de stad vormgegeven. Vanuit een gedeeld beeld is er een beweging in gang gezet met de professionals uit het veld.

Mandaat over de toegang en de inzet van ondersteuning is dan nodig om een daadwerkelijke stap te kunnen zetten. Tot dusver is dit succesvol. Inwoners voelen zich heel goed geholpen door Buurts. Er wordt niet meer gesproken over opschalen en afschalen, je wordt gewoon geholpen als inwoner. Het is zo’n grote beweging, waarin zoveel wordt gevraagd, dat je niet jaarlijks je prioriteiten moet aanpassen. Buurts krijgt er geen geld bij, maar de opgaven worden steeds groter. Rijksprogramma’s met incidentele budgetten kunnen daarnaast heel belastend zijn voor Buurts bij het uitvoeren van de opdracht" (Interview, 15 april 2025). De huidige samenwerking wordt ook door andere respondenten als zeer positief ervaren. “We prijzen onszelf daar gelukkig mee”, zo wordt gesteld in dit verband. We hebben een partner gevonden, zeker in de vorm van de opdrachtmanager die als linking pin fungeert en kanaliseert. Met het bestuur van de gemeente wordt eveneens goed samengewerkt. De basis is daarbij goed: er is zonder meer veel vertrouwen in elkaar. De manier van samen sturen en verantwoorden proberen we samen op te pakken. In sommige gevallen komt zijsturing nog wel voor, hoewel dat steeds minder wordt.

Extra beschikbare middelen die betrekking hebben op of raken aan de opdracht Gewoon in de Wijk, worden dan door andere gemeentelijke afdelingen uitgezet in stad, zonder dat Buurts daarvan op de hoogte is. Soms benadert bijvoorbeeld een medewerker van een andere afdeling iemand van Buurts om

| 84 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

bijvoorbeeld toezicht te houden, of worden pilots opgezet, zonder overleg vooraf. Dit is ook goed verklaarbaar. In het begin waren ambtenaren immers gewend om zelf op de uitvoering te sturen en medewerkers van Buurts waren gewend om gelijk zaken te doen met ambtenaren (Interview, 14 mei 2025). Zeker tijdens de transitie deed de vraag zich nog wel voor of bepaalde onderdelen op het gebied van jeugd nu wel of niet in de opdracht zaten. Later wordt op dit punt het volgende verduidelijkt: “Punt dat we wilden maken is niet zozeer dat de scope bij jeugd niet helder was, maar dat het vanwege historie het voor de gemeente lastig loslaten was. Dat kwam/komt weer mede doordat het lang onduidelijk was of jeugd- en jongerenwerk in de opdracht zouden zitten” (Reactie Buurts, 26 mei 2025). Daarnaast kan geconstateerd worden dat Haarlem beleidsmatig enigszins op voorsprong staat: de gemeente heeft immers veel beleidsmakers, Buurts heeft er welgeteld zes (Interview, 14 mei 2025). De P&C producten worden afgestemd met de gemeente. De gemeente reageert op de jaarplannen van Buurts en op basis daarvan vinden ook wel aanpassingen plaats. Bij tussentijdse ontwikkelingen is het zaak om zo dicht mogelijk bij de uitvoering in overleg te treden met elkaar. Daarnaast zoeken we inmiddels betere afstemming met elkaar bij het maken van gebiedsplannen.

De intentie is om de plan cyclus voor gebiedsmanagement van Haarlem, woningcorporatie en Buurts beter af te stemmen met elkaar (Interview, 14 mei 2025). De tussentijdse aanpassingen van het budget vindt plaats in de vorm van aanvullende opdrachtbrieven, die vier/vijf keer per jaar worden verstrekt. De inhoud daarvan is veelal de uitkomst van een proces. Gemeente Haarlem initieert soms een dergelijke aanvullende opdracht. Te denken is bijvoorbeeld aan het Regionaal actieplan dakloosheid die in de vorm van een pilot is opgepakt. Soms signaleert Buurts een bepaalde ontwikkeling en dan wordt deze aan de gemeente voorgelegd. “Er gebeurt immers van alles gedurende het jaar” wordt wel gesteld. Die opdrachtverstrekking wordt echter wel goed gekanaliseerd en getrechterd binnen Haarlem. Historisch is binnen Haarlem voldoende kennis aanwezig om te reflecteren op budgetaanvragen, maar het wordt voor Haarlem ingewikkelder als Buurts zelf moet inkopen of aanbesteden (Interview, 14 mei 2025). Vooraf was een set van indicatoren overeengekomen die diende als basis voor verantwoording. Hier is een heel proces aan voorafgegaan, waarbij Buurts ook betrokken was. Deze set wordt op dit moment geëvalueerd.

De kanteling impliceert tevens, dat waar vroeger ingezet werd op persoonlijke individuele begeleiding, nu zo veel mogelijk wordt ingezet op collectieve begeleiding en op deelname aan collectieve activiteiten. Dit wordt mede ingegeven vanuit een stijgende vraag bij gelijkblijvende budgetten (Interview, 14 mei 2025). “We zijn begonnen met 34 mln. en daar moeten we steeds meer mensen mee helpen. We moeten het dus collectief doen. In onze meerjarenbegroting hebben we opgeschreven wat we allemaal moeten doen om binnen het budget te blijven. De komende twee jaar gaat dat goed, daarna is de rek er wel uit. Mensen met autisme kun je bijvoorbeeld niet eenvoudig groepsgewijs begeleiden, maar toch ook hier kun je omzien naar mogelijkheden, bijvoorbeeld in de vorm van digitaal begeleiden” (Interview, 14 mei 2025). Het tekort over 2023 wordt deels verklaard vanuit de start up kosten die gemaakt moesten worden en deels vanuit de CAO ontwikkelingen. Over 2024 wordt een positief saldo gerealiseerd. Dit hangt in belangrijke mate samen met een aantal incidentele meevallers, zoals vrijval van goodwill, meevallende subsidies, etc. Het positieve saldo wordt tevens verklaard doordat de gemeente in 2024

| 85 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

de CAO ontwikkelingen heeft gecompenseerd, terwijl deze compensatie voorzichtigheidshalve niet volledig was ingeboekt in de begroting (Interview, 14 mei 2025). Samen sturen impliceert niet, dat op sommige punten niet zakelijk in overleg getreden wordt met elkaar. Buurts en de gemeente realiseren zich, dat belangen ook soms tegenstrijdig kunnen zijn en dan wordt doorgaans zakelijk onderhandeld. Zeker als het over benodigde budgetten gaat, worden voorstellen door beide partijen goed doorgerekend en kritisch geanalyseerd (Interview, 14 mei 2025). “Maar de intentie is dat we samen de stad mooier willen maken (vgl. de waarde-component van Simon). We zijn het hele jaar op zoek naar antwoord op de vraag hoe gaan we dat doen en wat willen bereiken? Niet alle gesprekken moet je dan willen sturen en je zal soms moeten uitgaan van de goede intentie en vertrouwen. Dat begint met de notie van ‘samen maken we de stad’. De hele aanbesteding was erop gericht om dat vertrouwen te bouwen. Als onderdeel van het werken in vertrouwen zetten we in op maximale transparantie. Iedereen mag komen en kijken, we bespreken tussendoor alles wat speelt, we delen cijfers. Dan is eigenlijk ook geen sprake van informatie-asymmetrie. Bovendien had je voorheen toen de gemeente moest schakelen met zeer veel verschillende partijen ook wel enige vorm van informatie-asymmetrie.

Natuurlijk stellen gemeentelijke controllers de vraag dat het positieve saldo over 2024 goed geanalyseerd moet worden. De gemeente heeft immers dat budget beschikbaar gesteld en dan kan een positief saldo verwondering wekken. Maar eigenlijk is dat juist de goede vraag die altijd gesteld moet kunnen worden. En wij vinden dat wij hier een goed antwoord op kunnen geven”, aldus een respondent in dit verband (Interview, 14 mei 2025). Daarnaast lopen ambtenaren van de gemeente rond in het veld die ook zeer veel signaleren en vindt veel proactieve informatievoorziening plaats. Tevens zijn er relatief veel overlegmomenten: er is strategisch en financieel overleg, afstemmingsoverleg, P&C overleg, bestuurlijk overleg, opdrachtmanager-overleg. Ook daar zie je de notie van samen sturen in terugkomen. Een relevante vraag in dit verband is de vraag hoe Buurts gebruik maakt van de marktmacht die zij als organisatie heeft. Buurts bepaalt immers wie welke activiteit gaat uitvoeren in Haarlem en daar kunnen nu eenmaal andere belangen een rol bij spelen. Uiteraard wordt een en ander met een adequate governance structuur geborgd, maar dan nog rijst de vraag of deze structuur in de praktijk naar voldoening werkt. Soms worden impliciet hierover raadsvragen gesteld. Men vraagt zich dan af bij wie PGB’s uitgezet mogen worden en wie daar over besluit.

Als Buurts realiseren we ons dat de gemeente een moedige stap heeft genomen door dit werk op deze manier onder te brengen en dat daar risico’s aan verbonden zijn. Dat schept verplichtingen voor Buurts. Aan de andere kant wordt zeker geconstateerd dat de zorgvuldige aanbesteding ook nu nog zijn vruchten afwerpt (Interview, 14 mei 2025). Monitoring en verantwoording Buurts stelt jaarlijks een Jaarplan op en verantwoordt over de resultaten hiervan in een Jaarverslag. In het jaarplan vertelt Buurts hoe zij het aankomende jaar invulling geeft aan de opdracht Gewoon in de Wijk. In het Jaarverslag legt Buurts verantwoording af over kwaliteit, bereik, resultaten en ervaren effectiviteit en geeft zij een beschrijving van de voortgang van de uitvoering van speerpunten. Deze worden beide jaarlijks ter informatie gedeeld met de commissie Samenleving. Daarnaast stelt het college jaarlijks een trendrapportage vast. In de trendrapportage wordt binnen de kaders van de Uitnodiging tot Inschrijving aan de opdrachtnemer (Buurts) meegegeven welke maatschappelijke trends- en ontwikkelingen en beleidsmatige ontwikkelingen bij het rijk en de gemeente van belang zijn voor het goed uitvoeren van de opdracht en waar wij samen invulling aan geven. De trendrapportage is onderdeel van de jaarlijkse monitoring- en verantwoordingscyclus op de opdracht Gewoon in de Wijk.

Deze rapportage dient als input voor het opstellen van het Jaarplan van Buurts en als reflectie van het college op de uitvoering van de opdracht (Trendrapportage 2023, p. 3 e.v.).

| 86 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

Bij de start van Buurts is met de gemeente een set van indicatoren afgesproken waar Buurts periodiek over rapporteert richting gemeente. Dit gaat over de geleverde prestaties en het effect en de ervaren kwaliteit ervan. Voor de geleverde prestaties – qua aantal – is vooral te zien hoeveel inwoners in Haarlem bereikt worden door Buurts. “Helaas is het over 2023 nog onvoldoende gelukt om het aandeel via onze contractpartners hierin terug te zien. Hier ligt een opgave voor 2024. Op effect en kwaliteit laten de eerste metingen een grote tevredenheid zien (gemiddeld ruim 8). Naast het meetinstrument om kwaliteit en effect te meten, is ook op beleid een veelheid van kwaliteitsonderwerpen opgepakt en uitgewerkt. In 2024 gaan we verder met het onderbrengen van deze onderwerpen in een kwaliteitssysteem. In de Monitoring en verantwoordingsafspraken Gewoon in de Wijk is opgenomen dat de gemeente inzicht wil of de opdracht is uitgevoerd conform onze kwaliteitseisen (Kwaliteit); welke inwoners bereikt zijn met de geboden ondersteuning (Resultaat); en hoe de inwoners dit hebben ervaren (Cliëntervaring)” (Jaarstukken Buurts 2023). Buurts rapporteert vanaf de start over de uitgevoerde en uit te voeren werkzaamheden.

Daarbij wordt ook aangegeven welke werkzaamheden niet conform planning worden uitgevoerd en welke knelpunten men ondervindt: “De voorbereiding van de wijkteams is een grotere opgave dan vooraf ingeschat. Niet zozeer vanwege de kwaliteit van de teams op 1 juli 2022, veeleer vanwege de impact van de transitie op de werkprocessen, de verandering die dat van professionals vraagt, en ook de onderbezetting speelde hier een rol. Daarnaast zorgde de hybride sturing op de teams voor vertraging: enerzijds going concern langs de bestaande lijnen, anderzijds de verandering vanuit Buurts” (Verslag voorbereidingsfase 2022, p. 2). “Er zijn ook zaken waar we verder mee hadden willen zijn op 1 januari 2023. Het plan was om al in het najaar van 2022 te beginnen met het kantelen van de ambulante ondersteuning naar de wijkteams. Dit is slechts in een enkel geval gelukt. We hadden verder willen zijn met de online dienstverlening waarmee we nu halverwege 2023 een start maken. De wijkprogrammering als onderlegger voor de keuzes voor de inzet in 2024, komt pas nu (begin tweede kwartaal) op stoom. De expertiseschil rondom de wijkteams is nog niet ingericht. Wat we ondervangen door partners te vragen de benodigde expertise te leveren” (Verslag voorbereidingsfase 2022, p. 2). “We maken onvoldoende voortgang met de kanteling.

Van de 275 tot en met de derde week van april geplande overdrachten zijn 107 afgerond. De andere 168 zitten in de overdrachtsfase, de gesprekken over de ondersteuning worden gevoerd en/of zijn gepland” (Verslag voorbereidingsfase 2022, p. 3). In de rapportages worden tevens risico’s benoemd en worden beheersmaatregelen genomen, waarbij het verslag van de voorbereidingsfase 2022 als voorbeeld kan dienen:

| 87 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

(Verslag voorbereidingsfase 2022, p. 11)

Het jaarverslag over 2023 presenteert indicatoren, resultaten en streefcijfers, waarbij de volgende weergave als voorbeeld dient:

| 88 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

| 89 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

(Jaarverslag Buurts 2023, p. 33)

| 90 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

Op het gebied van effecten, presenteert het jaarverslag eveneens data, waarbij de volgende weergaven als voorbeeld dienen:

| 91 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

(Jaarverslag Buurts 2023, p. 37)

(Jaarverslag Buurts 2023, p. 40)

| 92 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

De gemeente beoordeelt de verantwoording over 2023 redelijk positief: “Bij de start van de opdracht Gewoon in de Wijk hebben Buurts en de gemeente monitorings- en verantwoordingsafspraken gemaakt. Deze bestaan onder andere uit een set van indicatoren over geleverde prestaties en de kwaliteit en het ervaren effect hiervan, waar periodiek over gerapporteerd wordt. In het eerste jaar van de opdracht heeft Buurts niet volledig kunnen voldoen aan de gemaakte afspraken. Zo was er bijvoorbeeld tijd nodig om de inrichting van de bestaande registratiesystemen van de verschillende onderaannemers aan te laten sluiten bij het nieuwe dashboard en moesten de medewerkers van Buurts wennen aan het registreren van de benodigde informatie. Op basis van de aangeleverde informatie en de aanvullende informatie die gedeeld is in de beleid- en contractgesprekken op strategisch, tactisch en uitvoeringsniveau over de kwaliteit, het resultaat en de inwonerservaringen is de gemeente van mening dat Buurts heeft laten zien dat de prestaties in 2023 voldoende zijn geleverd en naar tevredenheid en (ervaren) effectief zijn uitgevoerd. Ook heeft Buurts zich naar vermogen ingespannen om de registratie van de gegevens op orde te krijgen. Zo zijn er grote stappen gezet met het inrichten van één dashboard dat de verschillende oude systemen verenigd en is er stevig ingezet op instructies voor medewerkers.

Met deze inspanningen moet Buurts in staat zijn om over 2024 conform de gemaakte afspraken volledig te rapporteren. De gemeente heeft met de stappen die Buurts hierin zet, er vertrouwen in dat dit lukt. Zo ligt er een duidelijke nulmeting van de ervaren effectiviteit en de ervaren kwaliteit met veelbelovende resultaten. Ook laten de recente voortgangsrapportages een positieve ontwikkeling zien in de cijfers rondom bereik en resultaat. Hierbij gaan we graag nog verder met Buurts in gesprek om deze cijfers te duiden en naast de gewenste beweging en de doelen te leggen. De huidige set van indicatoren zijn voor de start van de opdracht Gewoon in de Wijk vastgesteld en lijken niet meer overal één-op-één aan te sluiten bij de uitvoeringspraktijk. Zo willen we bijvoorbeeld de ingezette beweging naar collectieve ondersteuning graag duidelijker inzichtelijk krijgen. Terwijl ook de huidige monitoring- en verantwoordingsgegevens rondom jeugd- en jongerenwerk niet meer lijken te passen bij de opgestelde gezamenlijke visie op jeugd- en jongerenwerk.

Er is ruimte om deze monitorings- en verantwoordingsafspraken in overleg aan te passen, zolang Buurts aan kan blijven tonen dat de opdracht is uitgevoerd volgens de vastgestelde kwaliteitseisen (kwaliteit); welke inwoners bereikt zijn met de geboden ondersteuning (resultaat); en hoe de inwoners dit hebben ervaren (cliëntervaring)” (Trendrapportage 2024, p. 23). Het collegebesluit dat betrekking heeft op de finale kwijting over 2023 merkt in dit verband het volgende op: “Als onderdeel van opdracht zijn vanaf de start van de opdracht samen met Buurts monitorings- en verantwoordingsafspraken gemaakt over de kwaliteit, resultaat en inwonerservaring en de wijze waarop hierover gerapporteerd wordt, zie Informatienota Monitoring en verantwoording Gewoon in de Wijk (2023/44694). Hierbij zijn het zo beperkt mogelijk houden van de administratieve lasten conform de wettelijke bepalingen leidend. Een deel van de gecontracteerde partners in, met name, de Sociale Basis had moeite om de gevraagde informatie tijdig aan te leveren. De aangeleverde voortgangsrapportage geven hierdoor nog niet een volledig beeld van de kwaliteit, resultaat en inwonerservaring in de Sociale Basis. De prestaties voor de opdracht zijn wel voldoende geleverd en naar tevredenheid uitgevoerd” (Collegebesluit, 16 april 2024).

Het eerste jaar van de stelselwijziging naar Gewoon in de Wijk heeft in het teken gestaan van het opbouwen van de eigen organisatie en het bieden van zorgcontinuïteit voor inwoners. Gedurende dit jaar had het college goed zicht op de vorderingen van Buurts. Dit op basis van aangeleverde informatie in de voortgangsrapportages en de aanvullende informatie die gedeeld is in de beleid- en contractgesprekken op strategisch, tactisch en uitvoeringsniveau over de kwaliteit, het resultaat en de inwonerservaringen. In deze gesprekken is ook de uitvoering van de opdracht en de voortgang van de transformatie besproken. Daarmee heeft Buurts laten zien dat in 2023 de prestaties voor de opdracht

| 93 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

voldoende zijn geleverd en naar tevredenheid zijn uitgevoerd. Buurts heeft reeds in 2023 grote stappen gezet met het inrichten van één dashboard dat de verschillende oude systemen (7) verenigd en ingezet op instructies voor medewerkers en contractuele afspraken met onderaannemers. Vanaf 1 maart 2023 heeft Buurts een informatiemanager aangesteld met als opdracht de verantwoordingsniveau en daarvoor benodigde randvoorwaarden te verbeteren. In de vaststellingsovereenkomst is opgenomen dat opdrachtnemer over 2024 en verder conform de tussen partijen gemaakte monitorings- en verantwoordingsafspraken aan opdrachtgever op de juiste wijze en volledig zal rapporteren (Collegebesluit, 16 april 2024). In dit verband merkt de vaststellingsovereenkomst op, dat de voortgangsrapportages en de jaarrapportage over 2023 nog niet helemaal compleet zijn, maar dat dit begrijpelijk is, gelet op de grote opgave die de stelselwijziging Gewoon in de wijk meebrengt en de nadruk die in het eerste jaar heeft gelegen op het opbouwen van de eigen organisatie van de opdrachtnemer en het bieden van zorgcontinuïteit voor inwoners. De opdrachtgever keurt de aangeleverde voorgangsrapportages voor 2023 en daarmee de verantwoording over 2023 goed.

De opdrachtnemer zal over 2024 en verder conform de tussen partijen gemaakte monitorings- en verantwoordingsafspraken aan de opdrachtgever op de juiste wijze en volledig rapporteren (Vaststellingsovereenkomst, 23 april 2024). De trendrapportages gaan tevens in op de jaarverslagen van Buurts en voorzien deze van reflectie: “Buurts geeft een helder en realistisch beeld van de transitie en de grote opgave waar ze middenin zitten. Deze eerste periode heeft in het teken gestaan van het voorbereiden van de wijkteams op de transitie en de kanteling, het afsluiten van afbouwcontracten met latende partijen als die nog een periode ondersteuning blijven bieden, het contracteren van onderaannemers in de aanvullende ondersteuning en de sociale basis, de overname Werkdag B.V., en het neerzetten van de organisatie Buurts als geheel en verder invulling geven aan de Coöperatie Buurts. De vertraging van de kanteling en het op sterkte krijgen van de organisatie zijn, gezien de huidige ontwikkelingen op de arbeidsmarkt, geen onverwachte ontwikkelingen. Ondanks dat er soms signalen, zorgen en ontwikkelpunten zijn en zullen blijven komen, is de gemeente van mening dat de mate waarin Buurts zich vasthoudt aan de beweging van ‘Het nieuwe Haarlemse model’ in combinatie met de keuzes die Buurts maakt de juiste weg is om met elkaar verder te werken aan een duurzaam sociaal domein.

Hierbij wil de gemeente benadrukken om de vier gehanteerde uitgangspunten om een zorgvuldige transitie te borgen ook te blijven bewaken: oog en hart voor betrokkenen; stapsgewijs en zorgvuldig; samen; en proactieve communicatie. Zowel extern naar inwoners en organisaties als intern naar medewerkers” (Trendrapportage 2023, p. 18). “Buurts geeft in het begin van het jaarverslag een eerlijke en treffende omschrijving van het eerste jaar Gewoon in de Wijk. Er is veel gedaan, maar ook nog veel te doen. De opdracht is groot, maar daar is ook de tijd voor gegeven. De opdracht Gewoon in de Wijk is een wijziging naar een stelsel waarin ondersteuning en hulp dichtbij, in de wijk en voor en door inwoners wordt vormgegeven. Dit gaat niet zomaar. Dit is een proces dat enkele jaren zal duren, maar er zijn in 2023 flinke stappen gezet om hier naartoe te werken. (..) Buurts heeft ervoor gekozen om de sociale basis in 2023 zoveel mogelijk beleidsarm door te zetten. Veel partijen zijn opnieuw gecontracteerd. Buurts is vrij om te kiezen met welke partijen zij de opdracht het beste kunnen uitvoeren. De gemeente kan zich voorstellen dat om de opdracht Gewoon in de Wijk goed uit te kunnen voeren een verdere beweging naar de behoefte van de wijken nodig kan zijn. Hierbij vraagt het maken van keuzes met schaarse budgetten om een stevige regievoering van Buurts” (Trendrapportage 2024, p. 21).

| 94 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

In dit verband wordt het volgende aangegeven. “Vooraf heeft de gemeente in samenwerking met Buurts prestatieindicatoren opgesteld en de gemeente realiseerde zich dat het de nodige tijd kost om administratief dit goed in te regelen. Nu worden deze indicatoren geëvalueerd. Daarbij rijst de vraag in hoeverre de huidige indicatoren wel een goed beeld geven van ‘de beweging’ die we met Gewoon in de wijk willen maken. Zo zou samen bieden van verschillende vormen van ondersteuning (co-begeleiding) relevanter kunnen zijn dan de hoeveelheid en lengte van ondersteuningstrajecten. De beoogde verschuiving naar collectieve oplossingen en co-begeleiding, waarbij het wijkteam de regie houdt, maar waarbij inwoners de ruimte krijgen om van verschillende vormen gebruik te maken en meer zelf en samen (met andere inwoners) te doen, vereist andere indicatoren. Dit geldt eveneens voor de monitoring van de door inwoners ervaren effectiviteit van ondersteuning. Voorheen werd dit door middel van vragenlijsten onder inwoners gemeten, maar nu wordt aanvullend hierop en in samenwerking met InHolland een alternatieve onderzoeksmethode ontwikkeld als invulling van het onafhankelijke cliëntervaringsonderzoek. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan focusgroepen.

In dit verband wordt opgemerkt, dat men nu de theory of change methodiek verder uitwerkt, waarbij de vraag wordt gesteld in hoeverre de activiteiten daadwerkelijk leiden tot de beoogde maatschappelijke impact” (Interview, 15 april 2025). De P&C documenten worden actief gedeeld met de commissie Samenleving. Dit geldt niet alleen voor het jaarplan en het jaarverslag, maar ook voor de trendrapportage. De trendrapportage wordt actief in commissieverband besproken en daarbij wordt de mogelijkheid geboden om punten mee te geven. Ook worden er twee keer per jaar samenvallend met de P&C-producten van Buurts (het Jaarplan en het Jaarverslag) bijeenkomsten georganiseerd, waarin de raadsleden meegenomen worden door Buurts en met hen in gesprek kunnen. Ook tijdens deze sessies kunnen raadsleden vragen stellen en hun aandachtspunten meegeven. Sommige raadsleden hebben daarnaast specifieke vragen en dan worden ook wel separate gesprekken tussen raadsleden, de gemeente en Buurts gevoerd. Het college heeft vanaf het begin af aan ingezet op het goed meenemen van de raad. De meeste raadsvragen hadden in het begin betrekking op de zorgcontinuïteit. Nu is een minder duidelijke rode lijn te constateren in de raadsvragen, hoewel afgelopen jaar veel vragen zijn gericht op het jeugd- en jongerenwerk. Een echte lijn zit hier echter niet in.

Vragen worden nu soms over een speeltuin, soms over een ontmoetingscentrum of over de vrijwillige inzet gesteld. Wel wordt geconstateerd dat het goed meenemen van de raad eerder leidt tot informatieve vragen in het voortraject dan tot kritische escalatievragen in een later stadium (Interview, 15 april 2025).

4.4 GR Cocensus Cocensus is op 15 december 2006 opgericht met als belangrijkste taak alle uitvoerende werkzaamheden op het gebied van gemeentelijke belastingen voor de gemeenten Haarlem en Haarlemmermeer te verrichten (Jaarstukken Cocensus 2022). Cocensus is een gemeenschappelijke regeling op het niveau van de gemeentelijke colleges van B&W. Cocensus is op 1 januari 2007 formeel van start gegaan en richt zich daarbij op het verzorgen van werkzaamheden in het kader van de Wet WOZ en de heffing en invordering van gemeentelijke belastingen en rechten, dit inclusief de afhandeling van bezwaren, beroepen en kwijtscheldingsverzoeken. Deze werkzaamheden verzorgt Cocensus in 2022 voor de gemeenten Haarlem, Haarlemmermeer, Hillegom, Beverwijk, Oostzaan, Wormerland, Alkmaar, Bergen, Den Helder, Uitgeest, Castricum, Heiloo en Dijk & Waard.

| 95 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

Afweging en toetreding Ten aanzien van Cocensus wordt opgemerkt dat het besluit om toe te treden al 18 jaar geleden is genomen en dat het niet bekend is hoe de afweging toen is gemaakt en of daar documenten van beschikbaar zijn. Er worden op dit moment nog wel deelafwegingen gemaakt, aldus de respons (Interview, 1 april 2025). Andere respondenten vullen hierop aan: “Tijdens de toetreding van Haarlem, 18 jaar geleden, was er een grote reorganisatie en de gemeente kende op dat moment veel inhuur. Gemeentebreed was besloten dat de inhuur gereduceerd moest worden. Er werd gezocht naar mogelijkheden tot besparing. Samenwerking op het gebied van belastingen was hot in het hele land en werd gezien als mogelijkheid om grote besparingen te realiseren. Dit gold ook in Haarlem. Het kwam makkelijk door de raad. Er waren twee wethouders die dit graag wilden (één van Haarlem, één van Haarlemmermeer). Het was destijds lastig om personeel te vinden en de samenwerking bood een solide basis” (Interview, 10 juni 2025). Overeenkomst en opdrachtverstrekking In de GR die vanaf 1 januari 2025 in werking treedt, wordt in artikel 4 bepaald, dat de werkzaamheden per deelnemer nader worden geduid in een dienstverleningsovereenkomst (GR 2025). Deze bepaling is eveneens in de GR 2020 opgenomen: De werkzaamheden worden per deelnemer nader geduid in een dienstverlenings-overeenkomst (GR 2020, art. 4.5).

Op 23 september 2019 sluit de gemeente een dienstverleningsovereenkomst af met Cocensus. Daarin wordt bepaald dat Cocensus de volgende werkzaamheden voor de gemeente uitvoert: a. de voorbereiding, het opstellen en vaststellen van uitvoeringsregels met betrekking tot de uitvoering van het belastingbeleid en -verordeningen van opdrachtgever, dit voor zover het de belastingen en rechten betreft zoals opgenomen in de bijlage behorende bij de van kracht zijnde `GR Cocensus 2020'; b. de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken (Wet WOZ), voor zover het de gemeentelijke taken betreft, inclusief de behandeling van bezwaar, beroep, hoger beroep en beroep in cassatie; c. de aanslagoplegging, de invordering, de behandeling van verzoeken om kwijtschelding en de behandeling van bezwaar, beroep, hoger beroep en beroep in cassatie van de belastingen en rechten zoals opgenomen in de bijlage behorende bij de van kracht zijnde `GR Cocensus 2020'; d. de aanslagoplegging, de invordering, de behandeling van verzoeken om kwijtschelding en de behandeling van bezwaar, beroep, hoger beroep en beroep in cassatie van de belastingen en rechten welke op basis van een afzonderlijk mandaatbesluit respectievelijk een aanwijzingsbesluit aan Cocensus zijn overgedragen. Daarnaast valt de behandeling van Wob verzoeken onder de opdracht, aldus de DVO.

Het takenpakket kan gedurende de looptijd van deze overeenkomst wijzigen. Met betrekking tot het beleid bepaalt de DVO het volgende: 3.1. Opdrachtgever stelt het beleid en de verordeningen ten aanzien van de lokale belastingen vast. Opdrachtnemer wordt tijdens de ambtelijke voorbereiding in de gelegenheid gesteld een reactie te geven op de voorgenomen wijzigingen of vernieuwingen in het beleid of de verordeningen. Opdrachtnemer zal in zijn reactie inzicht verschaffen in de consequenties die de voorgenomen wijzigingen of vernieuwingen hebben voor de uitvoering van de werkzaamheden.

| 96 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

3.2. Opdrachtgever geeft opdrachtnemer de bevoegdheid uitvoeringsregels ten aanzien van de uitvoering van de werkzaamheden vast te stellen. Opdrachtgever wordt tijdens de voorbereiding in de gelegenheid gesteld een reactie te geven op de voorgenomen wijzigingen of vernieuwingen in deze uitvoeringsregels. Opdrachtnemer zal hierbij inzicht verschaffen in de consequenties die de voorgenomen wijzigingen of vernieuwingen hebben voor de uitvoering van de werkzaamheden. 3.3. Opdrachtgever zal opdrachtnemer binnen twee weken na (politieke) besluitvorming ten aanzien van het lokale belastingbeleid en -verordeningen informeren, waarbij opdrachtgever inzicht verschaft in aangebrachte wijzigingen en aangenomen moties en amendementen. Opdrachtnemer zal in zijn reactie inzicht verschaffen in de consequenties die de wijzigingen of vernieuwingen hebben voor de uitvoering van de werkzaamheden. 3.4. Partijen verwerken de relevante wijzigingen of vernieuwingen in de Dienstverleningsovereenkomst. Opdrachtnemer neemt hiertoe het initiatief (DVO 2019). De gemeente heeft het recht om de werking van het kwaliteitsmanagementsysteem bij de opdrachtnemer tet auditen (DVO 2019, art. 5.2). De overeenkomst wordt met ingang van 1 januari 2020 aangegaan voor de duur van de van kracht zijnde 'GR Cocensus 2020'.

Een actueel overzicht van het takenpakket is af te leiden uit de bijlage behorende bij de van kracht zijnde 'GR Cocensus 2020', zo stelt de overeenkomst (DVO 2019, art. 1.3).

Overgedragen aan Cocensus

Inclusief Kwijtschelding

Onroerendezaakbelastingen

ja

n.v.t.

Roerende woon- en bedrijfsruimtenbelasting

ja

n.v.t.

Toeristenbelasting

ja

n.v.t.

Hondenbelasting

ja

ja

Parkeerbelasting incl. parkeervergunningen

ja

n.v.t.

ja

n.v.t.

Precariobelasting kabels en leidingen

ja

n.v.t.

Reclamebelasting Generaal Cronjéstraat/Julianapark

ja

n.v.t.

Afvalstoffenheffing

ja

ja

Gemeente Haarlem Heffingssoort

Precariobelasting, dit met uitzondering van de navolgende onderdelen van de bij de verordening precariobelasting behorende tarieventabel: 1. Onderdeel A; 2. Onderdeel E, voor zover dit betreft de tariefonderdelen E 7.8 tot en met E 9.1; 3. Onderdeel G; 4. Onderdeel H.

| 97 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem