Document · PDF

20220683924 3. Bijlage 2 Benchmark Bezwaarschriften

commissie Bestuur 25 mei 2022, gemeente HaarlemBij agendapunt: 21.30 uur Jaarverslag 2021 Commissie Bezwaarschriften (JW)32.755 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 2 van 4

Het dossier zoals aan de commissie wordt aangeboden, dient te voldoen aan de vereisten die de AVG daaraan stelt. Persoonsgegevens die niet noodzakelijk zijn voor de behandeling van het bezwaar door de commissie mogen niet aan de commissie worden verstrekt. De commissie vraagt daarvoor aandacht bij de dossiervorming. Het samenstellen van het dossier is de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan en niet van het bezwarensecretariaat. Bepaalde documenten kunnen mogelijk achterwege worden gelaten uit het bezwaardossier. Dit is afhankelijk van het type besluit (denk aan kopie paspoort of bankafschriften). Als de documenten wel nodig zijn, moeten bepaalde gegevens worden weggelakt (bijvoorbeeld e-mailadres bezwaarmaker of vergunninghouder, bsn of rekeningnummers).

2 6 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Gem een te L ei derdorp

Foto: Buro JP

2 7 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Gem een te L ei derdorp

Bezwaarbehandeling

Gemeente Leiden Algemene zaken

147

46% 41% in 2017 55% in 2016 ADVIES

64%

606 in 2017 96 in 2016

412

266 68% in 2017 65% in 2016

INGEKOMEN BEZWAREN

856 in 2017 437 in 2016

Waaronder: 97 omgevingsvergunningen 85 Fiets Fout/Fiets Weg 27 verkeersbesluiten 27 ontrekkingsvergunningen

203 in 2017 291 in 2016

COMMISSIE HOREN

BOB

INFORMELE AANPAK

BESLISSING OP BEZWAAR

34%

INTREKKINGEN 1

51% in 2017 28% in 2016

2 8 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Gem een te L ei den | Alge me ne Z a ke n

AMBTELIJK HOREN

127 in 2017 139 in 2016

73% 71% in 2017 91% in 2016

1 en 2

excl. clusterzaak Van Vollenhovekade

TOELICHTING Meer bezwaarschriften In 2018 zijn meer reguliere bezwaarschriften ontvangen (412) dan in 2017 (351). In 2017 was, naast de reguliere bezwaarschriften, sprake van een grote clusterzaak van 505 afzonderlijke bezwaarschriften tegen een verleende omgevingsvergunning voor de bouw van 2 appartementengebouwen en inritten voor parkeergarages (Van Vollenhovenkade). In 2017 zijn inclusief deze clusterzaak 856 (351+505) bezwaarschriften ontvangen. In deze clusterzaak is het advies in 2017 uitgebracht, maar de beslissing op bezwaar is genomen in 2018. Ten opzichte van 2017 is het aantal Fiets Fout is Fiets Weg bezwaarschriften gestegen van 77 naar 85 in 2018.

Ambtelijk horen Voor het proces van ambtelijk horen door het bezwarensecretariaat is een werktermijn afgesproken van 8 weken na einde bezwaartermijn. De tijdigheid van het opleveren van de concept beslissingen op bezwaar is licht gestegen naar 73% (72 van de 98 op tijd). Dit was in voorgaande jaren 71% (2017) en 91% (2016).

Beslissingen op bezwaar

Intrekkingen

In 2018 zijn in totaal na zowel commissie horen als ambtelijk horen 266 beslissingen op bezwaar genomen (203 in 2017). Hiervan was 50% (80 van de 159) binnen de wettelijke termijn van 18 weken na einde bezwaartermijn in geval van horen door de commissie. In 2017 was dit 47% (39 van de 83). Daarnaast zijn in de clusterzaak van de Van Vollenhovenkade in 2018 505 beslissingen op bezwaar genomen. Dit besluit is één week na afloop van de wettelijke termijn van 18 weken en daarmee te laat verzonden. Hetgeen hierover in het jaarverslag over 2017 is gerapporteerd, namelijk dat de beslissing op bezwaar tijdig zou zijn genomen, is niet correct. Door het bezwarensecretariaat is, tot uitbrengen van het advies, de termijn waar mogelijk opgeschort en er is tijdig verdaagd. Een geplande hoorzitting ter behandeling van alle 505 bezwaarschriften is op verzoek van de gemeente geannuleerd en heeft vijf weken later alsnog plaatsgevonden. Dit eenzijdige uitstel kon niet tot een opschorting leiden en heeft tot vertraging geleid in zowel het uitbrengen van het advies als het nemen van de beslissingen op bezwaar. Het bestuursorgaan heeft na uitbrengen van het advies na 4 weken de beslissingen op bezwaar genomen.

Het aantal ingetrokken bezwaarschriften is in 2018, na een flinke stijging in 2017, iets gedaald naar 140. Dat is 34% ten opzichte van het aantal ingekomen bezwaarschriften. In 2017 was dat 51% (178 intrekkingen op 351 bezwaarschriften3).

Bij ambtelijk horen was 84% (89 van de 106) binnen de wettelijke termijn van 12 weken. In 2017 was dit 83% (100 van de 120). Gemiddeld was 64% van de beslissingen op bezwaar op tijd6. In 2017 was dat 68%.

Uitgebrachte adviezen en concept beslissingen op bezwaar In 2018 heeft de commissie ten aanzien van 147 bezwaarschriften advies uitgebracht. In 2017 zijn 101 adviezen uitgebracht in reguliere bezwaarschriften. Met de uitzonderlijke clusterzaak Van Vollenhovenkade erbij zijn in 2017 echter 606 adviezen uitgebracht. Uitgaande van advisering in reguliere bezwaarschriften is het aantal uitgebrachte adviezen in 2018 dan ook gestegen. Na ambtelijk horen zijn in 2018 98 concept beslissingen op bezwaar uitgebracht. In totaal zijn er daarmee 245 adviezen en concept beslissingen aangeboden aan het bestuursorgaan. Het bestuursorgaan heeft in 2018 in 7 bezwaarzaken een besluit op bezwaar genomen in afwijking van het advies van de commissie (contrair).

Tijdigheid Horen door commissie Voor het proces van bezwaarbehandeling door de commissie zijn procesafspraken gemaakt. Deze afspraken gaan over de stappen van ontvangst bij de gemeente tot en met het uitbrengen van het advies aan het bestuursorgaan. Voor het doorlopen van dat proces is een werktermijn afgesproken van 14 weken na het einde van de bezwaartermijn. De tijdigheid van de bezwaarbehandeling na ontvangst van het bezwaar bij de gemeente tot het opleveren van het commissieadvies is gestegen naar 46% (67 van de 147 commissieadviezen tijdig). In 2017 was dat 41% (41 van de 101 adviezen4 tijdig).

3,4,5 en 6

2 9 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Gem een te L ei den | Alge me ne Z a ke n

excl. clusterzaak Van Vollenhovekade

INGEKOMEN BEZWAREN

CONTRAIR EN ANDERE BIJZONDERHEDEN Het bestuursorgaan heeft in 2018 in geval van 7 bezwaarschriften7 een besluit genomen in afwijking van het advies van de commissie (contrair). Hieronder vallen 2 clusterzaken van respectievelijk 2 en 3 bezwaarschriften.

195

157

144

5 242

2016

255

207

2017

ambtelijk horen

commissie

2018

De grafiek is exclusief de clusterzaak Van Vollenhovenkade uit 2017 waarbij 505 bezwaarschriften ter behandeling door de commissie zijn ingekomen. Inclusief deze bezwaarschriften zou het aantal door de commissie te behandelen bezwaarschriften in 2017 uitkomen op 712.

DICTA BESLISSINGEN OP BEZWAAR 156 ongegrond 168 198

contrair advies

2016

2017

2018

In 2018 zijn 3 uitspraken in beroep of hoger beroep bij de commissie bekend over besluiten van de gemeente Leiden waarbij voorafgaand aan het (hoger) beroep een bezwaarprocedure is doorlopen.

Beslissingen op bezwaren Van Vollenhovenkade – deels contrair

12 6 gegrond 22 24 niet-ontvankelijk 28 46 2015

2016

2017

De grafiek is exclusief de clusterzaak Van Vollenhovenkade. In deze zaak zijn 505 beslissingen op bezwaar genomen in 2018. De beslissing op bezwaar luidt hierbij voor sommige bezwaarschriften niet-ontvankelijk en voor sommige bezwaarschriften gegrond. Gelet op het hoge aantal bezwaarzaken is hiervan geen specifiek aantal per bezwaarschrift bijgehouden.

In 2018 heeft het bestuursorgaan beslist op de 505 bezwaarschriften die zijn ingediend tegen de verleende omgevingsvergunning voor de bouw van twee appartementengebouwen en het maken van uitritten voor parkeergarages. De commissie heeft geadviseerd de bezwaren van een groot deel van de bezwaarmakers niet-ontvankelijk te verklaren. De commissie overweegt dat een grote groep bezwaarmakers niet-ontvankelijk is wegens ontbreken van een direct bij het besluit betrokken, persoonlijk belang. Dit betreft met name omwonenden gelet op de afstand tot het bouwproject, (groot)ouders van kinderen schoolgaand op de naast het bouwplan gelegen school of leerkrachten en gebruikers van de school. Ook de stichting ouderraad en de medezeggenschapsraad van de school zijn naar het oordeel van de commissie geen belanghebbenden. Daarnaast heeft de commissie geadviseerd een aantal bezwaarmakers niet-ontvankelijk te verklaren wegens het niet voldoen aan de formele vereisten die worden gesteld aan een bezwaarschrift (ontbreken van gronden of handtekening). Van de overige bezwaarmakers adviseert de commissie de bezwaren wel ontvankelijk en gegrond te verklaren. Dit wegens strijd met de vereisten van het Bouwbesluit en de Bouwverordening en wegens een evidente privaatrechtelijke belemmering. In de beslissingen op bezwaar heeft het college, deels in afwijking van het 7

3 0 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Gem een te L ei den | Alge me ne Z a ke n

excl. clusterzaak Van Vollenhovekade

advies van de commissie (contrair) besloten de ouders van de kinderen schoolgaand op de naast het bouwplan gelegen school wel ontvankelijk te verklaren. Ook stelt het college zich op het standpunt, in afwijking van het advies van de commissie, dat geen sprake is van een evidente privaatrechtelijke belemmering. Voor het overige wordt het advies van de commissie gevolgd. Een groot deel van de bezwaarmakers wordt nietontvankelijk verklaard en de ontvankelijke bezwaren worden gegrond verklaard wegens strijdigheid van het bouwplan met het Bouwbesluit en de Bouwverordening. Het bestreden besluit wordt herroepen en de gevraagde omgevingsvergunning wordt alsnog geweigerd.

Contrair inzake geweigerde ontheffing terrassenbeleid Betrokkene heeft een aanvraag ingediend om ontheffing voor het plaatsen van schermen op een terrasboot. Deze aanvraag is door de burgemeester geweigerd. Naar aanleiding van de daartegen ingediende bezwaren, heeft de commissie geadviseerd de bezwaren gegrond te verklaren en het besluit te herroepen. De burgemeester had zich bij de weigering niet op het bestendige beleid mogen beroepen nu dit nergens is vastgelegd of kenbaar gemaakt. Het college besluit in afwijking van het advies van de commissie. Ten eerste is de bevoegdheid ontheffing te verlenen inmiddels te komen liggen bij het college in plaats van bij de burgemeester. Dit is bij het besluit over het hoofd gezien, maar het college herstelt dit in de beslissing op bezwaar. Inhoudelijk is het college van oordeel dat, in tegenstelling tot het advies van de commissie, in de beleidsregels wel duidelijk staat dat op een terrasboot geen schermen geplaatst mogen worden. Het toestaan van zijschermen is alleen toegestaan als ontheffing wordt verleend en daarvan is, gelet op de ingewonnen adviezen naar het oordeel van het college terecht besloten dit niet te doen. Het college verklaart de bezwaren ongegrond en houdt het besluit, onder herstel van de motivering van het besluit, in stand.

Contrair besluiten burgemeester inzake afwijzing drank- en horecavergunningen De burgemeester heeft het verzoek van betrokkene om drank- en horecavergunningen afgewezen in verband met slecht levensgedrag van betrokkene. De commissie heeft geadviseerd de 2 bezwaarschriften tegen deze besluiten gegrond te verklaren. De meldingen waarop de afwijzingen gebaseerd zijn, zijn van meer dan 5 jaar geleden. Niet voldoende wordt door de burgemeester gemotiveerd waarom betrokkene geen tweede kans moet krijgen. De burgemeester deelt dit standpunt niet en verklaart de bezwaren ongegrond. Hij acht betrokkene wel degelijk van slecht levensgedrag en beroept zich op zijn discretionaire bevoegdheid bij de beoordeling of een leidinggevende in enig opzicht van slecht levensgedrag is. Op grond van diverse meldingen en feiten heeft de burgemeester geen vertrouwen in een stabiele en verantwoordelijke bedrijfsvoering door betrokkene.

3 1 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Gem een te L ei den | Alge me ne Z a ke n

Contrair besluit inzake verzoek intrekking last onder dwangsom Wegens het exploiteren van een pand in strijd met het bestemmingsplan heeft het college in 2014 een last onder dwangsom opgelegd. De eigenaar van het pand heeft ter legalisatie een vergunning voor afwijkend gebruik aangevraagd. Deze vergunning is aanvankelijk afgewezen, maar in hoger beroep heeft de Afdeling bestuursrechtspraak Raad van State geconcludeerd dat het gebruik wel in overeenstemming was met het bestemmingsplan. Een vergunning voor planologisch afwijkend gebruik was dus niet nodig. In 2017 heeft het college conform deze uitspraak besloten. In 2018 heeft de eigenaar een verzoek gedaan tot intrekking van de last onder dwangsom. Dit verzoek is door het college geweigerd omdat een wettelijke grondslag uit artikel 5:34 Awb voor het intrekken van de last ontbreekt. De commissie overweegt dat nu in de aanvraag tot intrekking niet specifiek is gewezen op artikel 5:34 Awb als grondslag voor de intrekking het college ook naar andere mogelijkheden tot intrekking had moeten kijken. De commissie adviseert het besluit te herroepen en de aanvraag te toetsen aan artikel 4:6 Awb en met toepassing van het evenredigheidsbeginsel het besluit tot opleggen van de last onder dwangsom te herzien.

Het college deelt dit standpunt niet, maar is van oordeel dat de rechtmatigheid van de last onder dwangsom dan al eerder aangevochten had moeten worden. Nu het besluit na afloop van bezwaar- en beroepstermijn en de begunstigingstermijn formele rechtskracht heeft gekregen en er geen sprake is van nieuw gebleken feiten of omstandigheden, kan daar niet op terug worden gekomen. Het college verklaart het bezwaar ongegrond.

Onttrekkingsvergunningen (contrair, uitspraak rechtbank en beleid) In 2017 is een onttrekkingsvergunning verleend ter legalisatie van het omzetten van zelfstandige woonruimte naar vier onzelfstandige woonruimten in de Merenwijk. Tegen de vergunning is door 3 omwonenden bezwaar gemaakt. De commissie heeft geadviseerd dat de verkamering kan worden toegestaan, indien de verkamering past binnen het bestemmingsplan, de kamers verhuurd worden aan één persoon, de voorwaarden ter voorkoming van geluidsoverlast worden aangescherpt en het belang bij het behoud en de samenstelling van de woonruimtevoorraad de kamerverhuur toestaat. Geadviseerd wordt dat het bestreden besluit onder die omstandigheden in stand kan blijven, onder aanvulling van de motivering door het verbinden van voorwaarden aan de onttrekkingsvergunning ter voorkoming van geluidsoverlast. In de beslissing op bezwaar uit 2018 heeft het college, contrair aan het advies van de commissie, de aanvullende voorwaarden ter voorkoming van geluidsoverlast niet opgenomen. De enkele vrees voor geluidsoverlast is volgens het college geen aanleiding om nadere voorschriften aan de vergunning te verbinden. Het huurcontract tussen vergunninghouder en huurders is een privaatrechtelijke aangelegenheid en kan, anders dan de commissie adviseert, geen onderdeel uitmaken van de onttrekkingsvergunning

In de uitspraak van de rechtbank wordt aangegeven dat de huurovereenkomst bij de aanvraag is overgelegd. Het besluit is genomen op grond van deze stukken waardoor deze onderdeel uitmaken van de motivering en bedoeling van het besluit. Daarom is het niet noodzakelijk de huurovereenkomst expliciet op te nemen in de onttrekkingsvergunning. Wel overweegt de rechtbank dat het college de weigeringsgrond van artikel 5 van de huisvestingsverordening (belang behoud en samenstelling woonruimtevoorraad) had moeten betrekken bij de beoordeling van de aanvraag. Dit is in lijn met hetgeen in eerdere adviezen door de commissie is geadviseerd. Wat het belang van de woonruimtevoorraad betreft heeft het college aangevoerd dat een tekort aan studentenwoningen bestaat, waardoor de weigeringsgrond van artikel 5 niet opgaat. De rechtbank heeft dit afdoende geacht voor een beoordeling van het belang van behoud en samenstelling woonruimtevoorraad en daarom het motiveringsgebrek aan de beslissing op bezwaar gepasseerd, waardoor het beroep alsnog ongegrond is verklaard. In dezelfde zaak is ook een bezwaarschrift behandeld tegen de afwijzing van het handhavingsverzoek naar aanleiding van overlast in het kamerverhuurpand wegens het niet naleven van de vergunningvoorwaarden.

De commissie heeft geadviseerd dat er aanleiding bestaat om tot handhaving over te gaan, omdat het college de klachten onvoldoende heeft onderzocht en vast staat dat er geen geluidwerende wandbekleding in het pand is aangebracht, en onvoldoende geluidwerende vloerbekleding. Ook in die zaak heeft het college contrair beslist aan het advies van de commissie. Na het uitbrengen van het advies van de commissie is een gewijzigde onttrekkingsvergunning verleend, waarbij de vergunningvoorwaarden zijn gewijzigd. De rechtbank heeft het tegen die beslissing in de handhavingszaak ingediende beroep in april 2019 behandeld en moet daarop nog uitspraak doen. Verder is van belang ten aanzien van de onttrekkingsvergunningen dat met ingang van 29 juni 2018 de Tijdelijke beleidsregel verkamering 2018 met daarin een kamerverhuurstop is vastgesteld. Dit als gevolg van het nieuwe beleidsakkoord 2018-2022 van het college. Deze beleidsregel geldt - na verlenging - tot 1 januari 2020 totdat nieuw beleid is vastgesteld. Gedurende deze periode van de kamerverhuurstop wordt gewerkt aan nieuwe beleidsregels die aansluiten bij de gedachte dat de mogelijkheden tot verkamering beperkt dienen te worden en overlast in de stad voor omwonenden van verkamerde woningen moet worden voorkomen. Op grond van deze beleidsregel is overgangsrecht van toepassing.

Als een aanvraag is ingediend voor inwerkingtreding van de beleidsregels, wordt daarop conform de (oude) Beleidsregels verkamering 2017 beslist. Ook wordt op bezwaarschriften gericht tegen een besluit op grond van de Beleidsregels verkamering 2017 beslist met toepassing van deze beleidsregels en niet op grond van de nieuwe Tijdelijke beleidsregel verkamering 2018. De commissie heeft in 2018 na de inwerkingtreding van de Tijdelijke beleidsregel verkamering 2018 meerdere bezwaarschriften ontvangen ten

3 2 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Gem een te L ei den | Alge me ne Z a ke n

aanzien van onttrekkingsvergunningen die op grond van het overgangsrecht zijn verleend. De commissie constateert dat in plaats van een onttrekkingsvergunning, waarvoor een strikt beleid gold onder de Beleidsregels verkamering 2017 en inmiddels de kamerverhuurstop geldt onder de Tijdelijke beleidsregel verkamering 2018, omgevingsvergunningen worden aangevraagd voor het realiseren van (kleine) zelfstandige woonruimten (appartementen) voor studenten. De commissie adviseert het college in 2019 alert te blijven op de vraag of bij het realiseren van dergelijke zelfstandige woonruimten de belangen van omwonenden die beschermd worden met de Huisvestingsverordening en de daarop geënte beleidsregels door deze wijze van vergunningverlening niet in het gedrang komen.

Uitspraak Afdeling bestuursrechtspraak inzake crematorium De commissie heeft in 2016 geadviseerd de bezwaren die waren ingediend tegen de onder voorwaarden verleende omgevingsvergunning voor het verbouwen en uitbreiden van een crematorium gegrond te verklaren. De commissie acht de functie van crematorium niet passend in het bestemmingsplan en dus ter plaatse niet toegestaan. De aanvraag had moeten worden gezien als aanvraag voor met het bestemmingsplan strijdig gebruik. De bezwaren zijn gegrond en het besluit dient te worden herroepen. Daarop heeft het college contrair aan het advies van de commissie de bezwaren ongegrond verklaard en het besluit in stand gelaten. In de uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State uit 2018 concludeert de Afdeling met de commissie dat een crematorium volgens het bestemmingsplan niet is toegestaan en in strijd is met het bestemmingsplan. De aanvraag van betrokkene zou dan ook aangemerkt moeten worden als mede een aanvraag omgevingsvergunning voor het met het bestemmingsplan strijdig gebruik. Dit is door het college en de rechtbank niet onderkend. Het college dient een nieuw besluit op de bezwaren te nemen en daarbij te beslissen op de aanvraag wegens met bestemmingsplan strijdig gebruik. Ten tijde van het opstellen van dit jaarverslag is nog geen nieuwe beslissing op de aanvraag genomen.

Uitspraak rechtbank weigering omgevingsvergunning zijscherm en parasol op terras Betrokkene heeft sinds 2008 een terrasvergunning. Uit een controle in 2016 is gebleken dat op het terras bouwwerken aanwezig zijn die niet passen binnen het geldende bestemmingsplan. De aanvraag ter legalisatie van deze bouwwerken is door het college geweigerd. De daartegen ingediende bezwaren zijn door het college, conform advies van de commissie, ongegrond verklaard. De rechtbank overweegt dat het college voldoende gemotiveerd heeft waarom geen gebruik is gemaakt van de bevoegdheid om in afwijking van het bestemmingsplan de bouwwerken toe te staan. Het beroep is ongegrond en het besluit kan in stand blijven.

UITVOERING AANBEVELINGEN 2018

AANBEVELINGEN 2019

Toelichting voorafgaand aan zitting

In het kader van PCMO is de toelichting namens het bestuursorgaan een belangrijk onderdeel van het dossier. Met een goede toelichting wordt voorkomen dat ter zitting lange pleitnota’s worden voorgelezen of dat pas ter zitting verduidelijking komt over het bestreden besluit. Zonder toelichting komt de commissie pas laat aan het stellen van vragen toe. Daarmee kan onvoldoende stem worden gegeven aan beide partijen. Ook leidt het geregeld tot oponthoud als bezwaarde nog een nadere termijn vraagt om de toelichting door te nemen en op te reageren of als er nog onderdelen moeten worden uitgezocht. In 2018 heeft de commissie geconstateerd dat vaker een toelichting op het besluit door het bestuursorgaan aan het dossier wordt toegevoegd. Helaas is dit nog niet in alle dossiers het geval.

In het kader van PCMO is de toelichting namens het bestuursorgaan op het besluit en de bezwaren een belangrijk onderdeel van het dossier. In 2018 heeft de commissie geconstateerd dat steeds vaker een toelichting op het besluit door het bestuursorgaan aan het dossier wordt toegevoegd. Helaas is dit nog niet in alle dossiers het geval. Deze aanbeveling blijft dus ook voor 2019 van belang.

PCMO visie

Bezwaarbeleving

In de regio wordt samen verder gewerkt aan een visie op PCMO. Gemeente Leiden is hierbij aangehaakt. Goed om meer vertegenwoordigers bij te betrekken en gezamenlijk mee verder te gaan. In 2019 wordt daartoe gestart met het over en weer geven van feedback over het proces tijdens een zitting. Bezwaarmakers worden in 2019 bevraagd over de bezwaarbehandeling om ook vanuit hen input te krijgen over hoe zij het proces ervaren.

Vanuit de regio is de vraag gekomen om onderzoek te doen naar de beleving van bezwaarmakers op het proces van de bezwaarbehandeling. Bezwaarmakers komen op verschillende momenten van het proces in contact met een juridisch adviseur, vertegenwoordigers van het bestuursorgaan en de commissie. Er is het eerste telefonisch contact door een juridisch adviseur, vervolgens eventueel een informeel gesprek en uiteindelijk een hoorzitting door middel van ambtelijk horen of bij de commissie. Vanaf 2019 worden bezwaarmakers bevraagd hoe zij de gesprekken en de bezwaarbehandeling in zijn totaliteit beleven. Ook gaan we navragen of de adviezen en beslissingen op bezwaar begrijpelijk genoeg zijn. Hierover rapporteren wij in het jaarverslag over 2019.

Direct aanleveren bezwaarschriften en primair besluit Het kwam in 2018 voor dat een bezwaar niet binnen twee werkdagen nadat het door de gemeente was ontvangen of zonder primair besluit werd doorgezonden naar het bezwarensecretariaat. Dit is belangrijk om snel te kunnen bellen bij bezwaar en de informele aanpak te onderzoeken. Hoe eerder gebeld wordt, hoe groter het effect. Ook in verband met de termijnen van bezwaarbehandeling is het belangrijk dat een bezwaar zo snel mogelijk wordt doorgezonden. Voor 2019 blijft dit een aandachtspunt.

Tijdigheid advies en concept beslissing op bezwaar Het binnen de afgesproken termijn doorlopen van het proces van ontvangst van het bezwaarschrift tot het uitbrengen van het advies of de concept beslissing op bezwaar blijft in 2019 een aandachtspunt voor gemeente, bezwarensecretariaat en commissie. In 2019 wordt dit traject door het bezwarensecretariaat samen met de gemeenten opgepakt.

3 3 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Gem een te L ei den | Alge me ne Z a ke n

Optimaliseren bezwaarproces Door hoge werkdruk is het in 2018 niet gelukt om een medewerker vrij te maken om door middel van de LEAN-tool Engage het proces in kaart te brengen in verbeteringen door te voeren. Met ingang van april 2019 is capaciteit vrijgemaakt om dit traject alsnog op te pakken. Met als doel het proces van bezwaarbehandeling efficiënter in te richten en te versnellen.

UITVOERING AANBEVELINGEN 2018

AANBEVELINGEN 2019 Persoonsgegevens in het dossier (Privacy / AVG) Het dossier zoals aan de commissie wordt aangeboden, dient te voldoen aan de vereisten die de AVG daaraan stelt. Persoonsgegevens die niet noodzakelijk zijn voor de behandeling van het bezwaar door de commissie mogen niet aan de commissie worden verstrekt. De commissie vraagt daarvoor aandacht bij de dossiervorming. Het samenstellen van het dossier is de verantwoordelijkheid van verweerder en niet van het bezwarensecretariaat. Bepaalde documenten kunnen mogelijk achterwege worden gelaten uit het bezwaardossier afhankelijk van het type besluit (denk aan kopie paspoort of bankafschriften). Als de documenten wel nodig zijn, moeten bepaalde gegevens worden weggelakt (bijvoorbeeld e-mailadres vergunninghouder, bsn of rekeningnummers).

Onttrekkingsvergunningen

Inmiddels heeft de rechtbank beslist dat het college bij de besluitvorming op basis van de Huisvestingsverordening dient te toetsen in hoeverre het belang bij de aangevraagde kamerverhuur zich verhoudt tot het belang bij het behoud en de samenstelling van de woonruimtevoorraad. Dit is conform hetgeen de commissie steeds geadviseerd heeft. Namelijk dat de Huisvestingsverordening onverkort van toepassing is totdat deze, in overeenstemming met het beleid, ten aanzien van onttrekkingsvergunningen is aangepast. De Tijdelijke beleidsregel verkamering 2018 met daarin een kamerverhuurstop is een stap in de richting van het aangepaste beleid ten aanzien van verkameringen.

De commissie constateert dat in plaats van een onttrekkingsvergunning, waarvoor een strikt beleid gold onder de Beleidsregels verkamering 2017 en inmiddels de kamerverhuurstop geldt onder de Tijdelijke beleidsregel verkamering 2018, omgevingsvergunningen worden aangevraagd voor het realiseren van (kleine) zelfstandige woonruimten (appartementen) voor studenten. De commissie adviseert het college in 2019 alert te blijven op de vraag of bij het realiseren van dergelijke zelfstandige woonruimten de belangen van omwonenden die beschermd worden met de Huisvestingsverordening en de daarop geënte beleidsregels door deze wijze van vergunningverlening niet in het gedrang komen.

Aanleveren beslissing op bezwaar en uitspraken

Het secretariaat heeft, ook na extra verzoeken daartoe, niet alle beslissingen op bezwaar of uitspraken van de rechterlijke macht in zaken waarover de commissie geadviseerd heeft of waarover een concept beslissing op bezwaar is aangeleverd, doorgestuurd gekregen. Dat is wel de afspraak en blijft dan ook een aandachtspunt. Het is van belang voor de commissie om inzicht te hebben in hoeverre de wijze van advisering volgens rechtbank en Raad van State juist is geweest.

Het aanleveren van de beslissingen op bezwaar en uitspraken van de rechterlijke macht in zaken waarover de commissie geadviseerd heeft of waarover een concept beslissing op bezwaar is aangeleverd, is voor de commissie van belang. Met de beslissing op bezwaar kan het bezwaarproces worden afgesloten en geëvalueerd en het doorsturen van uitspraken is van belang voor de commissie om inzicht te hebben in hoeverre de wijze van advisering volgens rechtbank en Raad van State juist is geweest.

3 4 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Gem een te L ei den | Alge me ne Z a ke n

3 5 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Gem een te L ei den | Alge me ne Z a ke n

Bezwaarbehandeling

Gemeente Leiden Sociale zaken

74% 60% in 2017 ADVIES

80%

80 in 2017 135 in 2016

214 73% in 2017

363

INGEKOMEN BEZWAREN

294 in 2017 392 in 2016

Waaronder: 253 Participatiewet, met specifiek: 53 terugvordering 50 bijzondere bijstand 45 afwijzing/beëindiging uitkering 38 Wmo

204 in 2017 274 in 2016

COMMISSIE HOREN

BOB

INFORMELE AANPAK

BESLISSING OP BEZWAAR

29%

INTREKKINGEN

42% in 2017 36% in 2016

3 6 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Gem een te L ei den | Soc ia le Z a ke n

155

AMBTELIJK HOREN

60% 65% in 2017

128 in 2017 274 in 2016

BOB

TOELICHTING1 Eén bezwarensecretariaat Vanaf 1 januari 2017 is het secretariaat voor de bezwaarbehandeling in zaken uit het sociaal domein van gemeente Leiden naar Servicepunt71 overgekomen. Over 2016 zijn daardoor niet op alle onderwerpen cijfers beschikbaar om mee te vergelijken.

Meer bezwaren In 2018 zijn meer bezwaarschriften ontvangen (363) dan in 2017 (294). Het grootste gedeelte van de bezwaarschriften ziet op besluiten op grond van de Participatiewet (253).

Uitgebrachte adviezen In 2018 heeft de commissie ten aanzien van 66 bezwaarschriften advies uitgebracht. Dit is een daling ten opzichte van de 80 adviezen uit 2017. Na ambtelijk horen zijn in 2018 155 concept beslissingen op bezwaar uitgebracht. Dit aantal is juist gestegen. In totaal zijn er daarmee 221 adviezen en concept beslissingen aangeboden aan het bestuursorgaan. Het bestuursorgaan heeft in 2018 in één bezwaarzaak een besluit genomen in afwijking van het advies van de commissie (contrair).

Intrekkingen Het aantal ingetrokken bezwaarschriften is gedaald naar 107 in 2018. Dat is 29% ten opzichte van het aantal ingekomen bezwaren. In 2017 was dat 42% (140 intrekkingen) en in 2016 36% (124 intrekkingen).

Tijdigheid Horen door commissie Voor het proces van bezwaarbehandeling door de commissie zijn procesafspraken gemaakt. Deze afspraken gaan over de stappen van ontvangst bij de gemeente tot en met het uitbrengen van het advies aan het bestuursorgaan. Voor het doorlopen van dat proces is een werktermijn afgesproken van 14 weken na het einde van de bezwaartermijn. De tijdigheid van de bezwaarbehandeling na ontvangst van het bezwaar bij de gemeente tot het opleveren van het commissieadvies is gestegen naar 74% (49 van de 66 commissieadviezen tijdig). In 2017 was dat 60% (48 van de 80 adviezen tijdig).

Ambtelijk horen Voor het proces van ambtelijk horen door het bezwarensecretariaat is een werktermijn afgesproken van 8 weken na einde bezwaartermijn. De tijdigheid van het opleveren van de concept beslissingen op bezwaar is gedaald naar 60% (93 van de 155 op tijd). Dit was in 2017 65% (83 van de 128 concept beslissingen op bezwaar op tijd).

3 7 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Gem een te L ei den | Soc ia le Z a ke n

Beslissingen op bezwaar In 2018 zijn in totaal na zowel commissie horen als ambtelijk horen 214 beslissingen op bezwaar genomen (204 in 2017). Hiervan was 86% (55 van de 64) binnen de wettelijke termijn van 18 weken na einde bezwaartermijn in geval van horen door de commissie. In 2017 was dit 65%. In geval van ambtelijk gehoorde bezwaren was 77% (116 van de 150) binnen de wettelijke termijn van 12 weken. In 2017 was dit 78%. Gemiddeld was 80% van de beslissingen op bezwaar op tijd. In 2017 was dat 73%.

INGEKOMEN BEZWAREN

CONTRAIR EN ANDERE BIJZONDERHEDEN Het bestuursorgaan heeft in 2018 in 1 bezwaarzaak een besluit genomen in afwijking van het advies van de commissie (contrair). In deze zaak heeft ook de rechtbank een uitspraak gedaan.

156

267

187

236 ambtelijk horen

107

2016

2017

contrair advies

2015

2016

2017

commissie

In 2018 zijn 5 uitspraken in beroep of hoger beroep bij de commissie bekend over besluiten van de gemeente Leiden in sociale zaken waarbij voorafgaand aan het (hoger) beroep een bezwaarprocedure is doorlopen.

2018

In 2018 zijn in totaal 363 bezwaarschriften ontvangen. Dit betreft een toename van het aantal bezwaarschriften ten opzichte van 2017 met 23% (69 bezwaarschriften meer).

DICTA BESLISSINGEN OP BEZWAAR 180 ongegrond 148 141 46 gegrond 29 29 48 niet-ontvankelijk 27 44 2016

2017

2018

Participatiewet – afwijzing aanvraag bijstand (contrair en uitspraak rechtbank) Betrokkene heeft een aanvraag ingediend om bijstand op grond van de Participatiewet. Het college heeft deze aanvraag afgewezen. De commissie heeft in deze zaak geadviseerd het tegen de afwijzing gemaakte bezwaar gegrond te verklaren. Het is onevenredig bezwarend voor bezwaarmaker dat hij naar het buitenland zou moeten afreizen om de beschikking te krijgen over bij zijn aanvraag ontbrekende gegevens. Geadviseerd wordt de bijstandsuitkering toe te kennen. Het college heeft in afwijking van het advies van de commissie het bezwaar ongegrond verklaard en de afwijzing van de aanvraag in stand gehouden. Betrokkene heeft beroep aangetekend tegen de afwijzing. De rechtbank concludeert dat betrokkene onvoldoende duidelijkheid heeft gegeven over zijn financiële situatie. De omstandigheid dat hij de gegevens uit het buitenland moest verkrijgen, ontslaat hem niet van deze verplichting. Hij heeft niet met concrete gegevens onderbouwd dat hij alleen door naar het buitenland te reizen over de betreffende informatie kon beschikken. De aanvraag is door het college terecht afgewezen.

Participatiewet – afwijzing aanvraag bijstand (uitspraak rechtbank) Betrokkene heeft een aanvraag ingediend om bijstand op grond van de Participatiewet. Het college heeft de aanvraag afgewezen omdat, na onderzoek niet vastgesteld kon worden waar betrokkene zijn feitelijke hoofdverblijf heeft. Betrokkene heeft daarover geen stukken overgelegd, geweigerd medewerking te verlenen aan een huisbezoek en is niet verschenen op een afspraak. Conform het advies van de commissie heeft het college het bezwaar daartegen ongegrond verklaard en het besluit in stand gelaten. De rechtbank concludeert dat betrokkene niet aannemelijk heeft gemaakt dat hij in de betreffende periode zijn hoofdverblijf had in de gemeente Leiden. Het

3 8 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Gem een te L ei den | Soc ia le Z a ke n

college heeft daarom terecht besloten dat het recht op bijstand niet kon worden vastgesteld. Het besluit blijft in stand.

Participatiewet – intrekken recht op bijstand (uitspraak rechtbank) Na onderzoek naar de woonsituatie van betrokkene heeft het college geconcludeerd dat betrokkene geen informatie heeft verstrekt omtrent zijn woonsituatie en niet heeft meegewerkt aan het huisbezoek waardoor het recht op bijstand niet kan worden vastgesteld. Het college heeft daarom het recht op bijstand ingetrokken. Conform het advies van de commissie heeft het college het bezwaar daartegen ongegrond verklaard en het besluit onder wijziging van de juridische grondslag in stand gelaten. De rechtbank concludeert dat de gang van zaken in de woning niet de conclusie van het college kan dragen dat betrokkene geen medewerking heeft verleend aan het huisbezoek. Betrokkene heeft toestemming gegeven voor het huisbezoek en de toezichthouders binnengelaten. Dat de toezichthouders uit veiligheidsoverwegingen het huisbezoek hebben afgebroken, maakt dat niet anders. De toezichthouders hebben niet geprobeerd betrokkene tot rust te brengen of na een korte herstelperiode nogmaals een huisbezoek afgelegd. Daarnaast is aan betrokkene niet expliciet gevraagd een 10-dagenformulier in te vullen en zag het 10-dagenformulier niet op de periode in het geding. Het college heeft dit ten onrechte aan het besluit ten grondslag gelegd.

De rechtbank concludeert dat het beroep gegrond is en dat aan betrokkene alsnog bijstand over de betreffende periode moet worden toegekend.

Participatiewet – intrekken recht op bijstand (voorlopige voorziening en beroep) Betrokkene heeft geweigerd het formulier ‘toestemming huisbezoek’ te ondertekenen. Als gevolg daarvan het heeft college het recht op bijstand van betrokkene ingetrokken. Conform het advies van de commissie heeft het college het bezwaar daartegen ongegrond verklaard en het besluit in stand gelaten. De voorzieningenrechter acht het gezien de situatie terecht dat van betrokkene wordt verwacht dat hij het toestemmingsformulier tekent. Door de weigering is geen volledige toestemming gegeven voor het huisbezoek. Het college heeft terecht geconcludeerd dat betrokkene verwijtbaar geen medewerking heeft verleend aan het huisbezoek, waardoor het recht op bijstand niet vastgesteld kon worden. Het beroep is ongegrond, waardoor geen grond bestaat een voorlopige voorziening te treffen, het besluit kan in stand blijven.

3 9 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Gem een te L ei den | Soc ia le Z a ke n

Uitkeringsspecificaties (uitspraak rechtbank) Het bezwaar tegen de uitkeringsspecificaties is kennelijk niet-ontvankelijk verklaard en zonder hoorzitting afgehandeld. De uitkeringsspecificaties zijn het gevolg van een eerder besluit van het college en op zichzelf geen voor bezwaar vatbaar besluit. Met de uitkeringsspecificaties wordt geen nieuw rechtsgevolg in het leven geroepen. De rechtbank deelt dit standpunt en concludeert dat het college het bezwaar terecht niet-ontvankelijk heeft verklaard. Het beroep is kennelijk ongegrond.

UITVOERING AANBEVELINGEN 2018

AANBEVELINGEN 2019

Doorlooptijd adviezen of concept beslissingen op bezwaar

Optimaliseren bezwaarproces

Het binnen de afgesproken termijn doorlopen van het proces van ontvangst van het bezwaarschrift tot het uitbrengen van het advies of de concept beslissing op bezwaar blijft een aandachtspunt voor gemeente, bezwarensecretariaat en commissie. In 2019 wordt dit traject door het bezwarensecretariaat samen met de gemeenten opgepakt.

Door hoge werkdruk is het in 2018 niet gelukt om een medewerker vrij te maken om door middel van de LEAN-tool Engage het proces in kaart te brengen in verbeteringen door te voeren. Met ingang van april 2019 is capaciteit vrijgemaakt om dit traject alsnog op te pakken. Met als doel het proces van bezwaarbehandeling efficiënter in te richten en te versnellen.

PCMO ter zitting

Bezwaarbeleving

Vanuit de regio is de vraag gekomen om onderzoek te doen naar de beleving van bezwaarmakers op het proces van de bezwaarbehandeling. Bezwaarmakers komen op verschillende momenten van het proces in contact met een juridisch adviseur, vertegenwoordigers van het bestuursorgaan en de commissie. Er is het eerste telefonisch contact door een juridisch adviseur, vervolgens eventueel een informeel gesprek en uiteindelijk een hoorzitting bij de commissie. Vanaf 2019 worden bezwaarmakers bevraagd hoe zij de gesprekken en de bezwaarbehandeling in zijn totaliteit beleven. Ook gaan we navragen of de adviezen begrijpelijk genoeg zijn. Hierover rapporteren wij in het jaarverslag over 2019.

Jeugdwet Het aantal bezwaarschriften op het gebied van de Jeugdwet was ook in 2018 niet groot, maar de materie is nog vrij nieuw en complex. De commissie constateert dat er onduidelijkheid is over waar de taken en bevoegdheden op het gebied van de Jeugdwet precies liggen. Dit heeft zijn weerslag op de behandeling van de bezwaarschriften op dit gebied.

Doorsturen rechterlijke uitspraken Zoals eerder aangegeven wordt aandacht gevraagd voor het doorsturen van uitspraken in zaken waarover de commissie geadviseerd heeft of waarover een concept beslissing op bezwaar is aangeleverd. Op het gebied van sociale zaken heeft het secretariaat vermoedelijk niet alle uitspraken doorgestuurd gekregen. Dat is wel de afspraak en blijft een aandachtspunt om te doen direct na ontvangst.

Wisselende bezetting In 2018 is in overleg tussen het secretariaat en de vertegenwoordigers gewerkt aan duidelijke werkafspraken. Deze zijn voor alle medewerkers goed bekend en waar er onduidelijkheden waren, is dat onderling opgepakt. De werkafspraken worden waar nodig steeds aangepast. Deze aanbeveling is goed opgepakt.

4 0 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Gem een te L ei den | Soc ia le Z a ke n

Jeugdwet De commissie constateert dat nog onduidelijkheid bestaat over waar in de gemeentelijke organisatie bepaalde taken en verantwoordelijkheden op het gebied van de Jeugdwet worden belegd. Dit heeft gevolgen voor de afhandeling van bezwaarschriften op dit gebied. Het verdient aanbeveling dit in 2019 te verduidelijken. Als deze duidelijkheid bestaat, kunnen er goede werkafspraken rondom het bezwaarproces worden gemaakt en kunnen de verantwoordelijke medewerkers inhoudelijk opgeleid of op hun vaardigheden getraind worden.

Aanleveren uitspraken Het aanleveren van uitspraken van de rechterlijke macht in zaken waarover de commissie geadviseerd heeft of waarover een concept beslissing op bezwaar is aangeleverd, is voor de commissie van belang. De uitspraken geeft de commissie en het secretariaat inzicht in hoeverre de wijze van advisering volgens rechtbank en Raad van State juist is geweest.

4 1 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Gem een te L ei den | Soc ia le Z a ke n

Bezwaarbehandeling

Omgevingsdienst West-Holland

46% 20% in 2017 60% in 2016 ADVIES

121 in 2017 50 in 2016

INGEKOMEN BEZWAREN

121 in 2017 80 in 2016

11%

COMMISSIE HOREN

Waaronder: 56 omgevingsvergunningen 9 handhaving 7 duurzaamheid

23% in 2017 44% in 2016

22%

74 in 2017 45 in 2016

INTREKKINGEN

BOB

34% in 2017 10% in 2016

BESLISSING OP BEZWAAR

4 2 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Om g evi n g s di en s t We st- Holla nd

BOB

TOELICHTING OMGEVINGSDIENST WEST-HOLLAND De bezwaarschriften van de Omgevingsdienst West-Holland (verder: de Omgevingsdienst) worden ook behandeld door de regionale commissie. Deze bezwaarschriften kunnen betrekking hebben op één van de vier regionale gemeenten, maar ook op andere gemeenten die deel uitmaken van de Omgevingsdienst. De Omgevingsdienst voert de gemeentelijke taken op het gebied van milieu uit voor al haar deelnemers. Voor de gemeente Noordwijk voert de Omgevingsdienst ook de bouw- en ruimtelijke ordeningtaken uit. Ook deze bezwaarschriften worden door de commissie behandeld. In 2018 is de Omgevingsdienst aangehaakt bij de werkwijze van de informele aanpak, zoals die bij de andere bestuursorganen waaraan de commissie adviseert, wordt toegepast. In een aantal zaken zijn bezwaarden en vertegenwoordigers van het bestuursorgaan door de juridisch adviseur van Servicepunt71 gebeld met de vraag of zij open staan voor een informeel gesprek. Waar dat het geval was, is een informeel gesprek georganiseerd. Deze werkwijze draagt bij aan een minder procedurele behandeling van de bezwaren. Tijdens het gesprek kan over en weer meer uitleg over het besluit worden gegeven en kan, als dat tot de mogelijkheden behoort, bekeken worden of een alternatieve oplossing mogelijk is. Eind 2018 is afgesproken deze aanpak in 2019 voort te zetten.

Minder bezwaren In 2018 zijn aanzienlijk minder bezwaarschriften ontvangen (77) dan in 2017 (121). Het grootste gedeelte van de bezwaarschriften ziet op omgevingsvergunningen (56). Waaronder een clusterzaak waarbij 23 bezwaarschriften zijn ingediend tegen hetzelfde besluit tot verlenen van een omgevingsvergunning voor het plaatsen van een dakopbouw op een bedrijfswoning. De meeste bezwaarschriften zien op de besluiten in het kader van de bouw- en ruimtelijke ordeningtaken die de Omgevingsdienst voor de gemeente Noordwijk uitvoert (61 van de 77).

Tijdigheid Voor het proces van bezwaarbehandeling door de commissie zijn procesafspraken gemaakt. Deze afspraken gaan over de stappen van ontvangst bij de gemeente tot en met het uitbrengen van het advies aan het bestuursorgaan. Voor het doorlopen van dat proces is een werktermijn afgesproken van 14 weken na het einde van de bezwaartermijn. De tijdigheid van de bezwaarbehandeling na ontvangst van het bezwaar bij de gemeente tot het opleveren van het commissieadvies is flink gestegen naar 46% (27 van de 59 bezwaarschriften tijdig). In 2017 was dat nog 20% (15 van de 76 bezwaarschriften tijdig afgedaan).

Beslissingen op bezwaar In 2018 zijn 55 beslissingen op bezwaar genomen (74 in 2017). Hiervan was slechts 9% (5 van de 55) binnen de wettelijke termijn van 18 weken na einde bezwaartermijn. In 2017 was dit 23% (17 van de 74). Het is opvallend dat de tijdigheid van de bezwaarbehandeling tot het moment van uitbrengen advies flink is verbeterd, maar dat de tijdigheid voor het uitbrengen van de beslissing op bezwaar daalt. Het uitbrengen van de beslissing op bezwaar na ontvangst van het advies is de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan waar de commissie qua verloop van de procedure verder geen zicht op heeft.

INGEKOMEN BEZWAREN

121

Uitgebrachte adviezen In 2018 heeft de commissie ten aanzien van 59 bezwaarschriften advies uitgebracht. Het bestuursorgaan heeft in 2018 geen besluiten op bezwaar genomen in afwijking van het advies van de commissie (contrair).

Intrekkingen Het aantal ingetrokken bezwaarschriften is gedaald naar 17 in 2018. In 2017 waren er 41 intrekkingen, waaronder een grote zaak van meerdere (26) bezwaarschriften inzake diverse besluiten ten behoeve van een groot bouwproject in Noordwijk. De intrekkingen in 2018 zien, met uitzondering van 1 clusterzaak van 2 bezwaarschriften, voor het overige op individuele bezwaarschriften.

4 3 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Om g evi n g s di en s t We st- Holla nd

ingekomen bezwaren

2016

2017

2018

In 2018 zijn in totaal 77 bezwaarschriften ontvangen. Dit betreft een afname van het aantal bezwaarschriften ten opzichte van 2017 met 36% (44 bezwaarschriften minder).

DICTA BESLISSINGEN OP BEZWAAR

ongegrond

37 43 42

gegrond

8 8 11

niet-ontvankelijk

0 0 2 2016

2017

zelfstandige vakantiewoning voor meer dan 4 personen. Vervolgens is door het bestuursorgaan een overtreding van de last onder dwangsom geconstateerd, waardoor van rechtswege de dwangsom is verbeurd. Het rapport van bevindingen voldoet aan de daaraan gestelde eisen. De Omgevingsdienst heeft conform het advies van de commissie de bezwaren ongegrond verklaard en de besluiten in stand gelaten. De rechtbank overweegt in de uitspraak uit 2018 in lijn met het advies van de commissie dat op juiste gronden is overgegaan tot het opleggen van de last onder dwangsom en dat terecht tot invordering van de dwangsom is overgegaan. Het beroep is ongegrond.

2018

CONTRAIR Het bestuursorgaan heeft in 2018 geen besluiten op bezwaar genomen in afwijking van het advies van de commissie (contrair).

4 3 2 1 0

contrair advies

2015

2016

2017

In 2018 is één uitspraak bij de commissie bekend over besluiten van de Omgevingsdienst waarbij voorafgaand aan het (hoger) beroep een bezwaarprocedure is doorlopen.

Handhaving en invordering - gebruik als vakantiewoning in strijd met bestemmingsplan In 2017 heeft de Omgevingsdienst namens het college van burgemeester en wethouders van gemeente Noordwijk een last onder dwangsom opgelegd wegens het verhuren van de woning als vakantiewoning. Eveneens in 2017 heeft de Omgevingsdienst een invorderingsbesluit genomen wegens verbeuren van de dwangsom. Tegen deze besluiten heeft betrokkene bezwaar gemaakt. De commissie heeft geadviseerd de bezwaren ongegrond te verklaren en de besluiten in stand te laten. Er is onvoldoende aannemelijk gemaakt dat de woning alleen nog maar aangeboden of gebruikt wordt als Bed&Breakfast. Uit het rapport van bevindingen van de toezichthouder blijkt dat de woning gebruikt wordt als

4 4 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Om g evi n g s di en s t We st- Holla nd

UITVOERING AANBEVELINGEN 2018

AANBEVELINGEN 2019

PCMO ter zitting

Bezwaarbeleving

In de regio wordt samen verder gewerkt aan een visie op PCMO. De Omgevingsdienst is hierbij aangehaakt. Goed om meer vertegenwoordigers bij te betrekken en gezamenlijk mee verder te gaan. In 2019 wordt daartoe gestart met het over en weer geven van feedback over het proces tijdens een zitting. Bezwaarmakers worden in 2019 bevraagd over de bezwaarbehandeling om ook vanuit hen input te krijgen over hoe zij het proces ervaren.

Vanuit de regio is de vraag gekomen om onderzoek te doen naar de beleving van bezwaarmakers op het proces van de bezwaarbehandeling. Bezwaarmakers komen op verschillende momenten van het proces in contact met een juridisch adviseur, vertegenwoordigers van het bestuursorgaan en de commissie. Er is het eerste telefonisch contact door een juridisch adviseur, vervolgens eventueel een informeel gesprek en uiteindelijk een hoorzitting bij de commissie. Vanaf 2019 worden bezwaarmakers bevraagd hoe zij de gesprekken en de bezwaarbehandeling zijn totaliteit beleven. Ook gaan we navragen of de adviezen begrijpelijk genoeg zijn. Hierover rapporteren wij in het jaarverslag over 2019.

Invoeren informele aanpak In 2018 is samen met de Omgevingsdienst een pilot gestart voor het toepassen van de informele aanpak (bellen bij bezwaar en organiseren informele gesprekken) in zaken van de Omgevingsdienst. Een positieve ontwikkeling. Deze pilot is tot tevredenheid van de Omgevingsdienst en het secretariaat uitgevoerd. Afgesproken is om een vervolg te geven aan het toepassen van de informele aanpak.

Doorlooptijden doorsturen bezwaar en aanleveren stukken Direct doorsturen bezwaar en primair besluit blijft een aandachtspunt. De werkafspraken zijn bij nieuwe medewerkers niet altijd goed bekend. Ten aanzien van het aanleveren van de stukken is de aanbeveling opgepakt.

Werkafspraken Het bezwarensecretariaat en de Omgevingsdienst hebben geregeld overleg om werkafspraken te maken. Deze samenwerking verloopt op constructieve wijze. De werkafspraken lijken niet bij alle vertegenwoordigers van het bestuursorgaan bekend te zijn, vooral als het nieuwe medewerkers betreft. Het gaat dan om termijnen voor het aanleveren van bezwaar en primair besluit, aanleveren van dossier en productielijst, het inplannen van de hoorzittingen en het doorsturen van uitspraken.

Optimaliseren bezwaarproces Aandacht voor tijdig doorsturen uitspraken in (hoger) beroep blijft van belang.

In 2019 wordt dit traject door het bezwarensecretariaat samen met de gemeenten opgepakt. Het doel blijft het totale proces van bezwaarbehandeling efficiënter in te richten en te versnellen.

Beschikbaarheid vertegenwoordigers

Tijdigheid beslissingen op bezwaar

Het uitstellen van hoorzittingen op verzoek van de Omgevingsdienst is in 2018 minder vaak voorgekomen.

Het blijft aandachtspunt voor het bestuursorgaan om direct na uitbrengen van het advies, snel de beslissing te nemen.

Aanleveren uitspraken

Aanbieden advies In 2018 is de tijdigheid van de procedure flink gestegen van 20% in 2017 naar 46% in 2018. Een positieve ontwikkeling. Daarnaast blijft het voor 2019 een aandachtspunt voor de Omgevingsdienst en het secretariaat om de werkvoorraad op efficiënte wijze af te wikkelen. Om dit te bereiken wordt in 2019 het bezwaarproces in kaart gebracht en geoptimaliseerd.

4 5 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Om g evi n g s di en s t We st- Holla nd

UITVOERING AANBEVELINGEN 2018

AANBEVELINGEN 2019

Mandaat en afstemming

Persoonsgegevens in het dossier (Privacy / AVG)

Dit blijft voor de Omgevingsdienst een aandachtspunt. De commissie zou een medewerker van de betreffende gemeente namens wie de Omgevingsdienst verweer voert, mee kunnen komen naar de hoorzitting.

Het dossier zoals aan de commissie wordt aangeboden, dient te voldoen aan de vereisten die de AVG daaraan stelt. Persoonsgegevens die niet noodzakelijk zijn voor de behandeling van het bezwaar door de commissie mogen niet aan de commissie worden verstrekt. De commissie vraagt daarvoor aandacht bij de dossiervorming. Het samenstellen van het dossier is de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan en niet van het bezwarensecretariaat. Bepaalde documenten kunnen mogelijk achterwege worden gelaten uit het bezwaardossier afhankelijk van het type besluit (denk aan kopie paspoort of bankafschriften). Als de documenten wel nodig zijn, moeten bepaalde gegevens worden weggelakt (bijvoorbeeld e-mailadres bezwaarmaker of vergunninghouder, bsn of rekeningnummers).

Beslissing op bezwaar Het is opvallend dat over 2018 de tijdigheid van het nemen van de beslissingen op bezwaar is gedaald, terwijl de tijdigheid van het aanbieden van het advies is gestegen.

4 6 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Om g evi n g s di en s t We st- Holla nd

OVERIGE BEZWAARBEHANDELING BUREAU LEERPLICHT Er zijn geen bezwaren van Bureau Leerplicht behandeld in 2018.

SERVICEPUNT71 Er zijn geen bezwaren van Servicepunt71 behandeld in 2018.

4 7 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Overi g e bezwaarbeha nd e ling

BIJLAGE 1: SAMENSTELLING REGIONALE COMMISSIE BEZWAARSCHRIFTEN De commissie heeft de volgende samenstelling:

Kamer 2 (Juridische Zaken Servicepunt71):

De commissie heeft de volgende samenstelling: mr. Lieke Schouwenaars MPM (voorzitter) mr. Jan Aro van Leeuwen (vicevoorzitter) drs. Peter van Boggelen (lid) mr. Geerten Boogaard (lid) mr. drs. José Clarisse (lid) drs. Peter Duijvestein (lid) mr. drs. Maarten Engelberts (lid) mr. Wijnand van Essen (lid) mr. Ilse Harms (lid) mr. Hans Hartgers (lid) mr. René Heule (lid) mr. Ed van der Hoeven (lid) mr. Lilian Kater (lid) mr. Rob Kazem (lid) mr. Karien Lagrouw (lid) drs. Nicole Mulder – Fikke (lid) mr. Els van Oosten (lid) mr. Nico van Paridon (lid) mr. Marieke Pikart – van den Berg (lid) Steven Poll (lid) mr. Ralph Reede (lid) mr. drs. Jochem Tazelaar (lid) mr. Jim Waasdorp (lid) mr. Wilma der Weduwe (lid) mr. Han de Wit (lid)

mr. Jan Groenewegen Astrid Hinrichs-Marijt mr. Hermine Meijer drs. Eric van Nooijen Mathilde Wijn b.c.

De volgende juridisch adviseurs zijn aan het bezwarensecretariaat verbonden (informele aanpak, ambtelijk horen en/of secretaris bij de commissie):

Kamer 1 (Juridische Zaken Servicepunt71): mr. Hans Bakema John Borst mr. Ko van Doorn mr. drs. Anne Goud mr. Annemarie van der Jagt mr. Irene Schretlen mr. Esther Siebelt mr. Irene de Vrind mr. Max Waaning

4 8 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Bi j l ag e

Externe secretarissen: mr. Ingeborg Bouwman mr. Hassin Chikar Nienke Fels mr. Sharmila Ramsoekh mr. Alexandra Sizoo

Juridische ondersteuning: Fatima Benali Annelies Crama Manu Michel Corine van Niekerk Gaby van Slee

BIJLAGE 2: WERKWIJZE COMMISSIE, AMBTELIJK HOREN EN INFORMELE AANPAK ambtelijk horen:

door de colleges van de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude zijn categorieën van bezwaren aangewezen die niet door de commissie worden gehoord, maar ambtelijk worden gehoord. Tijdens het ambtelijk horen worden zowel het betrokken bestuursorgaan als bezwaarde en eventueel derde belanghebbende(n) gehoord door een juridisch adviseur. Na afloop van het horen stelt de juridisch adviseur een concept beslissing op bezwaar op, die naar de vakafdeling wordt gezonden voor akkoord. Kan de vakafdeling zich vinden in het concept, dan biedt het dit aan het bestuursorgaan aan ter finale besluitvorming. Kan de vakafdeling zich niet vinden in de inhoud van de voorgestelde beslissing, dan treden juridisch adviseur en vakafdeling met elkaar in overleg. Komen zij niet tot overeenstemming, dan doet de vakafdeling een schriftelijk voorstel aan het college waarin beide standpunten worden toegelicht. Het bestuursorgaan neemt een finaal besluit.

BIJLAGE 3: DEFINITIE- EN AFKORTINGENLIJST APV Algemene Plaatselijke Verordening Awb Algemene wet bestuursrecht concept beslissing op bezwaar advies aan bestuursorgaan opgesteld door juridisch adviseur die ambtelijke hoorzitting heeft voorgezeten IOAW Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers ODWH Omgevingsdienst West-Holland PCMO Prettig Contact Met de overheid PW Participatiewet SOZA Sociale zaken Wabo Wet algemene bepalingen omgevingsrecht Wbp Wet bescherming persoonsgegevens Wmo Wet maatschappelijke ondersteuning Wob Wet openbaarheid bestuur Wro Wet ruimtelijke ordening

commissie horen: onafhankelijke externe adviescommissie in de zin van artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht. De commissie is ingesteld door de raden, colleges van burgemeester en wethouders en burgemeesters (hierna: het bestuursorgaan) van de gemeenten Zoeterwoude, Oegstgeest, Leiderdorp en Leiden om partijen te horen en te adviseren over de afhandeling van bezwaarschriften. Tevens adviseert de commissie in bezwaarschriften van de Omgevingsdienst West Holland en het Regionaal Bureau Leerplicht, dat onderdeel is van het Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland. informele aanpak: een juridisch adviseur van Servicepunt71 belt binnen 2 tot 5 werkdagen na binnenkomst van een bezwaarschrift met bezwaarde om gezamenlijk te bekijken wat er speelt en wat de beste afdoeningswijze is van het ingediende bezwaarschrift: formeel of informeel. Bij een informeel overleg wordt gezamenlijk door gemeente en bezwaarde gekeken of er oplossingsrichtingen gevonden kunnen worden die tegemoet komen aan zowel de belangen van bezwaarde als die van de gemeente. Wanneer een voor bezwaarde acceptabele oplossing wordt gevonden, dan trekt deze zijn bezwaar in en stopt daarmee de bezwaarbehandeling. Een formele hoorzitting is in dat geval niet nodig.

Leidt de informele afdoening niet tot een voor partijen bevredigend resultaat, dan zal alsnog de formele afdoeningswijze worden ingezet en wordt bezwaarde formeel gehoord: ambtelijk of door de commissie.

Design Zabriski contentmakers | Leiden

4 9 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Bi j l ag e

gemeente

Zoeterwoude

JAARVERSLAG BEZWAARBEHANDELING

2019 gemeente

Zoeterwoude

0 2 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 9

INHOUD

0 3 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 9

voorwoord voorzitter

voorwoord secretariaat bezwaarbehandeling

totaaloverzicht bezwaarbehandeling

bezwaarbehandeling gemeente Zoeterwoude

bezwaarbehandeling gemeente Oegstgeest

bezwaarbehandeling gemeente Leiderdorp

bezwaarbehandeling gemeente Leiden - Algemene zaken

bezwaarbehandeling gemeente Leiden - Sociale zaken

bezwaarbehandeling Omgevingsdienst West-Holland

overige bezwaarbehandeling

bijlage 1: samenstelling Regionale commissie bezwaarschriften

bijlage 2: werkwijze commissie, ambtelijk horen en informele aanpak

bijlage 3: definitie- en afkortingenlijst

VOORWOORD VOORZITTER De omstandigheden waarin ik dit voorwoord schrijf, zijn heel anders dan ooit verwacht. Door de maatregelen in het kader van de bestrijding van het Corona-virus, vindt mijn leven al een paar weken plaats in en rond ons huis, waar ik woon met mijn partner, drie zoons en een hond. Heel anders dan normaal; met z’n allen 24/7 bij elkaar terwijl iedereen probeert zijn (school) werk zo goed mogelijk te doen. Nu de maatregelen een tijdje gelden, begint iedereen zijn gewone leventje steeds meer te missen en wordt ons huis, ook al is er ruimte genoeg en kunnen we de tuin in als de zon schijnt, toch een beetje klein. Het opnieuw waarderen van mijn eigen woonruimte, brengt me meteen bij de grootste verandering voor de Regionale Bezwaarschriftencommissie die zich, helemaal in het staartje van 2019, voltrok. In december 2019 werd door het Dagelijks Bestuur van Holland Rijnland besloten dat de bezwaarschriften tegen de besluiten in het kader van de Huisvestingsverordening voortaan ook door de Regionale bezwaarschriftencommissie zullen worden behandeld. Na een overgangsperiode, waarin alle commissieleden die zitting hebben in de Sociale Kamer zullen worden geschoold in de huisvestingszaken, zullen deze bezwaarzaken in de loop van 2020 deel gaan uitmaken van de reguliere behandeling in de Sociale Kamer.

← Vorig deel Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/12263757/2