Document · PDF

20220683924 3. Bijlage 2 Benchmark Bezwaarschriften

commissie Bestuur 25 mei 2022, gemeente HaarlemBij agendapunt: 21.30 uur Jaarverslag 2021 Commissie Bezwaarschriften (JW)32.755 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 4

Benchmark Bezwaarschriften 2022 Samenvatting: In dit onderzoek wordt er gekeken naar hoe het percentage gegrond verklaarde bezwaren in Haarlem zich verhoudt tot het percentage gegrondverklaringen in soortgelijke gemeenten. Er wordt gekeken naar de gemeente Haarlem, Haarlemmermeer, Zaanstad, Leiden en Alkmaar. Uit het onderzoek is gebleken dat de gemeente Leiden de minste gegrondverklaringen heeft (5.7%). Hierna volgt de gemeente Haarlemmermeer (6%). Haarlem staat op nummer drie (7.5%). Op nummer vier staat de gemeente Alkmaar (14.8%), alhoewel deze gegevens niet compleet zijn. Op de laatste plek staat Zaanstad (19.4%).

1.Inleiding Voor de beoordeling van de bezwaarprocedure van de gemeente Haarlem heeft de burgemeester behoefte aan vergelijkingscijfers van soortgelijke gemeenten in de nabije omgeving. Hiermee kan via een zogenaamde benchmark inzicht worden gegeven in de relatieve prestaties van de gemeente Haarlem op het gebied van besluitvorming ten aanzien van andere gemeenten. Tijdens het uitvoeren van benchmark beschikt nog niet elke gemeente over de cijfers van 2021. Daarom zijn de vergelijkingscijfers voor de benchmark gebaseerd op jaarverslagen van vier gemeenten over de jaren 2018, 2019, 2020. Over deze jaren is het gemiddelde berekend. Helaas is er na telefonisch- en mailcontact gebleken dat de gemeente Alkmaar de gegevens uit het jaar 2018 niet tot zijn beschikking heeft. Voor deze gemeente wordt er uitsluitend naar de cijfers van de jaren 2019 en 2020 gekeken.

2.Beschrijving van het onderzoek 2.1 Soortgelijke gemeenten in de nabije omgeving Voor de analyse van de vergelijkingscijfers is gebruik gemaakt van de jaarverslagen uit 2018, 2019 en 2020 voor zover deze zijn gepubliceerd door de desbetreffende gemeenten. De vergelijkingscijfers voor de benchmark zijn alleen afkomstig van gemeenten binnen de nabije omgeving van Haarlem en van gemeenten die qua inwoners van vergelijkbare grootte zijn (+100.000 inwoners). Ter toelichting (gesorteerd van groot naar klein): 1. Gemeente Haarlem: 162.543 inwoners (2021). 2. Gemeente Haarlemmermeer: 157 789 inwoners (2021) 3. Gemeente Zaanstad: 156 901 inwoners (2021) 4. Gemeente Leiden: 124 093 inwoners (2021) 5. Gemeente Alkmaar: 109 896 inwoners (2021)

2.2 Onderzoeksmethode De vergelijkingscijfers voor de benchmark bestaan uit het aantal afgehandelde bezwaarschriften en het aantal gegrond verklaarde bezwaarschriften per gemeenten. Om het onderzoek duidelijk en overzichtelijk te houden worden de bezwaarschriften die gedeeltelijk gegrond zijn verklaard buiten beschouwing gelaten. Er wordt gekeken naar welke gemeente in rato de minste gegrond verklaarde bezwaarschriften heeft. Op basis van deze analyse wordt er een conclusie getrokken. Het percentage dat per gemeente wordt weergegeven betreft

het aantal gegrond verklaarde bezwaarschriften/het aantal afgehandelde bezwaarschriften x 100.

3. Benchmark 3.1 Gemeente Haarlem Allereerst worden de vergelijkingscijfers van de gemeente Haarlem weergegeven in tabel 3.1.1. In totaal zijn er over de desbetreffende jaren 3152 bezwaarschriften afgehandeld. Waarvan er 237 bezwaarschriften (7,5%) uiteindelijk tot een gegrondverklaring zijn gekomen. 3.1.1 Overzicht bezwaarschriften gemeente Haarlem 2018

2019

2020

Aantal afgehandelde bezwaarschrifte n

709

1125

1318

Aantal gegrond verklaarde bezwaarschrifte n

74*

111*

*= Vanaf 2019 worden de termen gegrond en ongegrond in de jaarverslagen van gemeente Haarlem vervangen door in stand laten en herroepen. In deze benchmark worden zij alsnog geïnterpreteerd als gegrond en ongegrond.

3.2 Gemeente Haarlemmermeer In tabel 3.2.1 worden de vergelijkingscijfers van de gemeente Haarlemmermeer weergegeven. In totaal zijn er over de desbetreffende jaren 1784 bezwaarschriften afgehandeld. Waarvan er 108 bezwaarschriften (6%) uiteindelijk tot een gegrondverklaring zijn gekomen. 3.2.1 Overzicht Bezwaarschriften gemeente Haarlemmermeer

Aantal afgehandelde bezwaarschrifte n

2018

2019

2020

700

530

554

Aantal gegrond verklaarde bezwaarschrifte n

3.3 Gemeente Zaanstad In tabel 3.3.1 worden de vergelijkingscijfers van de gemeente Zaanstad weergegeven. In totaal zijn er over de desbetreffende jaren 4592 bezwaarschriften afgehandeld. Waarvan er 894 bezwaarschriften (19,4%) uiteindelijk tot een gegrondverklaring zijn gekomen. 3.3.1 Overzicht bezwaarschriften gemeente Zaanstad 2018

2019

2020

Aantal afgehandelde bezwaarschrifte n

1103

1653

1836

Aantal gegrond verklaarde bezwaarschrifte n

151

303

576

3.4 Gemeente Leiden In tabel 3.4.1 worden de vergelijkingscijfers van de gemeente Leiden weergegeven. In totaal zijn er over de desbetreffende jaren 3093 bezwaarschriften afgehandeld. Waarvan er 178 bezwaarschriften (5.7%) uiteindelijk tot een gegrondverklaring zijn gekomen. 3.4.1 Overzicht bezwaarschriften gemeente Leiden 2018

2019

2020

Aantal afgehandelde bezwaarschrifte n

979

974

1140

Aantal gegrond verklaarde bezwaarschrifte n

3.5 Gemeente Alkmaar In tabel 3.5.1 worden de vergelijkingscijfers van de gemeente Alkmaar weergegeven. In totaal zijn er over de jaren 2019 en 2020 1009 bezwaarschriften afgehandeld. Waarvan er 149 bezwaarschriften (14.8%) uiteindelijk tot een gegrondverklaring zijn gekomen. De cijfers van 2018 zijn na telefonisch contact en meerdere e-mails helaas niet gevonden. 3.5.1 Overzicht bezwaarschriften gemeente Alkmaar 2018

2019

2020

Aantal afgehandelde bezwaarschrifte n

444

565

Aantal gegrond verklaarde bezwaarschrifte n

4 .Conclusie Benchmarkgegevens zijn interessant bij het beoordelen van de prestaties van individuele gemeenten. Door te kijken naar welke gemeenten in rato het minst aantal gegrond verklaarde bezwaarschriften heeft, wordt er vastgesteld hoe vaak een gemeente in het gelijk is gesteld omtrent genomen besluiten. Het maakt het dus mogelijk om de juistheid in besluitneming van gemeenten met elkaar te vergelijken. In tabel 4.1 worden de verschillende percentages systematisch geordend van klein naar groot. De gemeente met het kleinste percentage is het vaakst in het gelijkgesteld op het gebied van bezwaar, dus presteert ogenschijnlijk het beste op het gebied van besluitneming.

Tabel 4.1 Overzicht gegrond verklaarde bezwaarschriften per gemeente Gemeente 1. Leiden

Gegrond verklaarde bezwaarschriften (%) 5.7%

2. Haarlemmermeer

3. Haarlem

7.5%

4. Alkmaar

14.8%**

5. Zaanstad

19.4%

**= percentage betreft alleen de jaren 2019 en 2020. Uit de resultaten blijkt dat de gemeente Leiden in de jaren 2018, 2019 en 2020 procentueel gezien het kleinste aantal gegrond verklaarde bezwaarschriften heeft. Hieruit kan er voorzichtig worden geconcludeerd dat de gemeente Leiden over deze periode de beste besluitneming had. Haarlem staat op nummer drie met een percentage van 7.5%. De gemeente met de meeste gegrond verklaarde bezwaarschriften is de gemeente Zaanstad. Het grote verschil in het aantal gegrond verklaarde bezwaarschriften tussen de gemeente Leiden (5.7%) en de gemeente Zaanstad (19.4%) zit wellicht in het feit dat er in de verschillende jaarverslagen een verschil wordt gemaakt omtrent het onderwerp ‘intrekkingen’. De gemeente Zaanstad telt een door de gemeente ingetrokken besluit als een gegrond verklaring. Terwijl de overige gemeenten een dergelijke situatie onderbrengen onder ‘informele aanpak’. 5. Bronnen De meeste gemeenten brengen ieder jaar de cijfers omtrent bezwaar uit, omdat het wenselijk is kenbaar te maken op welke wijze bezwaarschriften worden behandeld.

Hieronder worden de bronnen weergegeven voor zover mogelijk: Jaarverslagen gemeente Haarlem - 2018: Jaarverslag 2018 Commissie voor bezwaarschriften - 2019: Jaarverslag 2019 Commissie voor de behandeling van bezwaarschriften - 2020: Jaarverslag 2020 Commissie voor de behandeling van bezwaarschriften.

Jaarverslagen gemeente Haarlemmermeer - 2018: Tijdens het onderzoek is gebleken dat er door de gemeente Haarlemmermeer geen jaarverslag is gepubliceerd van 2018. De vereiste gegevens zijn verkregen via mailcontact. Zie het contact met desbetrefende gemeenten hieronder:

2019: Zie bijlage 2020: Zie bijlage

Jaarverslagen gemeente Zaanstad - 2018: https://zaanstad.jaarverslag-2018.nl/p10982/kengetallen-bezwaaren-beroep - 2019: https://zaanstad.jaarverslag-2019.nl/p12494/kengetallenbezwaar-en-beroep - 2020: https://zaanstad.jaarverslag-2020.nl/p14095/kengetallen-bezwaaren-beroep Jaarverslagen gemeente Leiden: - 2018: Zie bijlage - 2019: Zie bijlage - 2020: Zie bijlage Gemeente Alkmaar Tijdens het onderzoek is gebleken dat de jaarverslagen omtrent bezwaarschriften van de gemeente Alkmaar niet gepubliceerd zijn. De cijfers zijn daarom na contact met een juridisch adviseur verkregen. Zie het contact met desbetreffende gegevens hieronder:

JAARVERSLAG BEZWAARBEHANDELING

2018 gemeente

Zoeterwoude

0 2 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8

INHOUD

0 3 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8

voorwoord voorzitter

voorwoord secretariaat bezwaarbehandeling

totaaloverzicht bezwaarbehandeling

bezwaarbehandeling gemeente Zoeterwoude

bezwaarbehandeling gemeente Oegstgeest

bezwaarbehandeling gemeente Leiderdorp

bezwaarbehandeling gemeente Leiden - Algemene zaken

bezwaarbehandeling gemeente Leiden - Sociale zaken

bezwaarbehandeling Omgevingsdienst West-Holland

overige bezwaarbehandeling

bijlage 1: samenstelling Regionale commissie bezwaarschriften

bijlage 2: werkwijze commissie, ambtelijk horen en informele aanpak

bijlage 3: definitie- en afkortingenlijst

VOORWOORD VOORZITTER Het verslagjaar 2018 van de Regionale commissie bezwaarschriften Servicepunt71 vormt het vierde jaar van de commissie en daarmee, voor het merendeel van de commissieleden, het laatste jaar van de eerste termijn van hun benoeming. De commissieleden die het betreft zijn inmiddels herbenoemd voor een tweede termijn van nogmaals vier jaar.

studenten als reguliere woonruimte, een nieuwe Tijdelijke beleidsregel verkamering 2018 vastgesteld. Daarin is een tijdelijke kamerverhuurstop opgenomen. Er wordt gewerkt aan nieuwe beleidsregels die de mogelijkheden tot verkamering beperken en overlast in de stad voor omwonenden van verkamerde woningen moet voorkomen.

Op het moment van het schrijven van dit voorwoord bevindt de commissie zich op de grens van “oud en nieuw”. Het verslag gaat over het voorbije jaar en tegelijkertijd is het eerste jaar van de nieuwe commissieperiode ook alweer van start. Het feit dat de tijd zo snel voorbij trekt, maakt dat de commissie, naast het terugkijken naar het afgelopen jaar ook nu al begint met het vooruitkijken naar de periode na de komende vier jaar. Om de kwaliteit en de manier waarop de commissie werkt en haar adviezen geeft, te kunnen waarborgen is het van belang om lopende deze periode van vier jaar de commissie stapsgewijs te vernieuwen en aan te vullen met nieuwe leden. Op die manier kunnen de vaardigheden en kennis die er inmiddels binnen de huidige commissie zijn op het gebied van PCMO en procedurele rechtvaardigheid worden overgedragen en geborgd voor de toekomst.

Graag ontmoet ik u weer op deze plek volgend jaar!

Overigens wil ik in dit voorwoord niet onvermeld laten dat ik heel trots ben op hetgeen we als Regionale Bezwarencommissie de afgelopen vier jaar hebben neergezet. Er is met recht veel bereikt dat we met veel energie willen voortzetten de komende vier jaar en willen bestendigen. Het deel uitmaken van deze commissie is niet alleen een vakinhoudelijk mooie toevoeging op onze dagelijkse werkzaamheden naast het commissiewerk, het zijn van commissielid vormt ook een verrijking voor mij als persoon. Het goed luisteren, niet invullen maar navragen of dat wat je denkt ook daadwerkelijk is wat de ander denkt en, als de mogelijkheid er is, het zoeken naar een manier om de aan het juridische geschil ten grondslag liggende vragen boven tafel te krijgen, zijn vaardigheden waar ik ook in mijn dagelijks leven veel aan heb. Zaken die we als commissie tot uitdrukking brengen in onze werkwijze ter zitting en in onze adviezen. In 2018 heeft de commissie met haar advisering ook kunnen bijdragen aan het oplossen van langlopende juridische vraagstukken. Eén van die vraagstukken, die zondermeer een plek verdient in dit voorwoord, is de advisering rond de onttrekkingsvergunningen. De commissie heeft het college geadviseerd om de verplichting uit de Huisvestingsverordening om het behoud en de samenstelling van de woonruimtevoorraad bij de besluitvorming te betrekken.

Inmiddels is door het college, ten behoeve van een goede woonruimteverdeling voor zowel

0 4 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8

Lieke Schouwenaars voorzitter Regionale commissie bezwaarschriften

VOORWOORD SECRETARIAAT BEZWAARBEHANDELING Terugkijkend op de eerste termijn van vier jaar staat de werkwijze van bezwaarbehandeling - met informele aanpak en het ambtelijk of commissie horen. Er zijn duidelijke werkafspraken tussen de gemeenten, bezwarensecretariaat Servicepunt71 en de bezwarencommissie. In 2018 hebben het bezwarensecretariaat en de bezwarencommissie gezamenlijk 1056 bezwaarschriften ontvangen over besluiten van de vier gemeenten en de Omgevingsdienst West Holland (ODWH). In goede samenwerking zijn deze bezwaren opgepakt, wat heeft geleid tot 671 adviezen en concept beslissingen op bezwaar. Daarnaast is een groot deel van de bezwaarschriften in informeel overleg opgelost. Vanaf de invoering van de informele aanpak in 2015 heeft deze lijn zich doorgezet en wordt meer dan een derde van de bezwaren buiten de formele procedure om opgelost.

Procesoptimalisatie

Het verslagjaar 2018 bracht de volgende bijzonderheden:

Filomele Bautz teammanager Juridische Zaken

Prettig Contact Met de Overheid (PCMO) De principes van PCMO raken steeds meer ingebed in de wijze waarop de bezwarencommissie, de juridisch adviseurs en vakambtenaren de bezwaren behandelen. Vanuit de gemeenten horen wij terug dat ook het toepassen van PCMO in de primaire fase steeds verder wordt uitgebreid. Een positieve ontwikkeling. Met de ODWH heeft in 2018 een pilot plaatsgevonden voor het toepassen van de informele aanpak. Daarbij is bij binnenkomst van het bezwaar door een juridisch adviseur van Servicepunt71 gebeld met de bezwaarmaker en de betrokken vakambtenaar om de beste aanpak voor het bezwaar te bespreken. Dit heeft in een aantal bezwaarzaken geleid tot informele gesprekken ter behandeling van het bezwaar. Deze pilot is voor het bezwarensecretariaat en ODWH met goed gevolg verlopen. De ODWH heeft er dan ook voor gekozen deze werkwijze in 2019 voort te zetten. Een mooi resultaat.

Beleving bezwaarbehandeling In 2019 gaan we bezwaarden bevragen over hun beleving van de bezwaarbehandeling. Welke ervaringen hebben zij opgedaan tijdens de informele gesprekken en het horen (ambtelijk of commissie). Daarnaast gaan we verder met het meer begrijpelijk maken van de commissieadviezen. Ook hierbij gaan we bezwaarden betrekken.

0 5 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8

We blijven het proces samen met de gemeenten verbeteren. Voortdurend worden waar nodig en in overleg tussen het bezwarensecretariaat en de vertegenwoordigers van de gemeenten aanpassingen in de werkinstructies doorgevoerd. In 2019 wordt het hele proces van bezwaarbehandeling geoptimaliseerd, van binnenkomst van het bezwaar tot het nemen van de beslissing op het bezwaar. Met de LEAN werkwijze wordt dit in kaart gebracht. Waar mogelijk doen we verandervoorstellen en wordt de werkwijze in overleg met de gemeenten verbeterd. Dit heeft als doel het bezwaarproces waar mogelijk nog efficiënter in te richten, te versnellen en de kwaliteit te behouden. Op naar de volgende vier jaar!

321

Totaaloverzicht bezwaarbehandeling vier gemeenten

45% 48% in 2017 57% in 2016 ADVIES

62%

754 in 2017 202 in 2016

979

617

65% in 2017 63% in 2016 2

INGEKOMEN BEZWAREN

495 in 2017 437 in 2016

COMMISSIE HOREN

1379 in 2017 679 in 2016

Waaronder: 276 Participatiewet 197 omgevingsvergunningen 85 Fiets fout = fiets weg

BOB

INFORMELE AANPAK

BESLISSING OP BEZWAAR

34%

INTREKKINGEN

42% in 2017 37% in 2016

0 6 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | To taal o verzi ch t

291

AMBTELIJK HOREN

294 in 2017 177 in 2016

64% 64% in 2017 85% in 2016

1 en 2

excl. clusterzaak Van Vollenhovenkade

TOELICHTING Eén bezwarensecretariaat Vanaf 1 januari 2017 is het secretariaat van bezwaarbehandeling sociaal domein zaken van gemeente Leiden naar Servicepunt71 overgekomen. De cijfers van sociaal domein Leiden zijn in het jaarverslag over 2017 voor het eerst meegenomen in het totaaloverzicht. Eerder werd het sociaal domein van Leiden daarin niet meegenomen. De totaalcijfers zijn daardoor niet volledig te vergelijken met 2016 en eerdere jaren.

Aantal bezwaren In 2018 zijn minder bezwaarschriften ontvangen (979) dan in 2017 (1379). In 2017 was sprake van een grote clusterzaak voor gemeente Leiden. Daarbij was sprake van een verleende omgevingsvergunning waartegen 505 afzonderlijke bezwaarschriften zijn ingediend. In deze clusterzaak is het advies in 2017 uitgebracht, maar de beslissing op bezwaar is genomen in 2018. Zonder deze zaak zou het aantal ontvangen bezwaarschriften in 2017 874 zijn geweest en is er in 2018 juist een stijging van het aantal (reguliere) bezwaarschriften.

Uitgebrachte adviezen en concept beslissingen op bezwaar In 2018 heeft de commissie ten aanzien van 321 bezwaarschriften advies uitgebracht. Dit is een aanzienlijke stijging op de 249 adviezen uit 20173. Na ambtelijk horen zijn in 2018 291 concept beslissingen op bezwaar uitgebracht. In totaal zijn er daarmee 612 adviezen en concept beslissingen aangeboden aan de bestuursorganen. De bestuursorganen hebben in 2018 in geval van 8 bezwaarschriften besloten in afwijking van het advies van de commissie (contrair). Dat is minder dan in 2017, toen is 10 keer contrair gegaan. In geval van ambtelijk horen is dat niet voorgekomen.

Intrekkingen Het aantal ingetrokken bezwaarschriften is iets afgenomen ten opzichte van 2017. In 2018 zijn 331 bezwaarschriften ingetrokken. Afgezet tegen het aantal ingekomen bezwaarschriften is dat 34%. In 2017 waren er 367 intrekkingen. Dit leidt tot 42% intrekkingen ten opzichte van het aantal ingekomen bezwaarschriften4.

Tijdigheid Commissie en ambtelijk horen De tijdigheid in 2018 van het opleveren van het commissieadvies is iets gedaald van 48% naar 45%. Het opleveren van de concept beslissingen op bezwaar is gelijk gebleven op 64%.

3 en 4

excl. clusterzaak Van Vollenhovenkade

0 7 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | To taal o verzi ch t

Beslissingen op bezwaar In 2018 zijn in totaal na zowel commissie horen als ambtelijk horen 1122 beslissingen op bezwaar genomen (495 in 2017). Dit is inclusief de beslissingen op bezwaar in de clusterzaak Van Vollenhovenkade. Zonder meerekenen van de 505 beslissingen op bezwaar Van Vollenhovenkade is de tijdigheid 48% (in 2017: 50%). In geval van ambtelijk horen was 77% binnen daarvoor geldende de wettelijke termijn van 12 weken (ook 77% in 2017). De beslissingen in de clusterzaak Van Vollenhovenkade zijn een week na afloop van de wettelijke termijn van 18 weken na einde bezwaartermijn genomen (per abuis is dit anders vermeld in het jaarverslag over 2017). De tijdigheid van de beslissingen op bezwaar komt inclusief deze zaak gemiddeld op 34%. Zonder deze 505 beslissingen op bezwaar is dat 62%. In 2017 was dat 65%.

INGEKOMEN BEZWAREN

DICTA BESLISSINGEN OP BEZWAAR ongegrond 348 373 416

390 488 245

989 491

434

2016

gegrond 41 53 69 ambtelijk horen

niet-ontvankelijk 43 67 132

commissie

2017

2018

In 2018 zijn in totaal 979 bezwaarschriften ontvangen. Dit betreft een afname van het aantal bezwaarschriften ten opzichte van 2017 met 29% (400 bezwaarschriften minder). Zonder de 505 ingekomen bezwaarschriften in de clusterzaak Van Vollenhovenkade is echter sprake van een toename van 105 bezwaarschriften (12% toename).

doorgezonden

5 0 0

ambtshalve herzien

0 2 0 2016

0 8 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | To taal o verzi ch t

excl. clusterzaak Van Vollenhovenkade

2017

20185

0 9 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | To taal o verzi ch t

Bezwaarbehandeling

Gemeente Zoeterwoude

67% 29% in 2017 93% in 2016 ADVIES

50%

7 in 2017 15 in 2016

60% in 2017 75% in 2016

INGEKOMEN BEZWAREN

COMMISSIE HOREN

36 in 2017 24 in 2016

Waaronder: 8 omgevingsvergunningen 2 leges 2 overig

10 in 2017 20 in 2016

BOB

INFORMELE AANPAK

BESLISSING OP BEZWAAR

158% INTREKKINGEN

44% in 2017 21% in 2016

1 0 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Gem een te Zo eterwoud e

AMBTELIJK HOREN

4 in 2017 3 in 2016

0% 100% in 2017 100% in 2016

gemeente

Zoeterwoude

TOELICHTING Minder bezwaren In 2018 zijn minder bezwaarschriften ontvangen (12) dan in 2017 (36). De stijgende lijn van het aantal bezwaarschriften vanaf 2015 tot en met 2017 heeft daarmee een aanzienlijke daling ingezet. Het grootste deel van de ingediende bezwaarschriften betreft omgevingsvergunningen (8).

Uitgebrachte adviezen en concept beslissingen op bezwaar In 2018 heeft de commissie ten aanzien van 3 bezwaarschriften advies uitgebracht. Na ambtelijk horen is er in 2018 1 concept beslissing op bezwaar uitgebracht. In totaal zijn er daarmee 4 adviezen en concept beslissingen aangeboden. Het bestuursorgaan heeft in 2018 geen besluiten op bezwaar genomen in afwijking van het advies van de commissie (contrair). Ook in geval van ambtelijk horen is geen contrair besluit genomen.

Stijging intrekkingen Het aantal ingetrokken bezwaarschriften is verder gestegen van 5 in 2016 via 16 in 2017 naar 19 in 2018. Omdat het aantal intrekkingen (19) wordt afgezet tegen het aantal ingekomen bezwaren (12) levert dat een percentage intrekkingen op van 158%. De zaken die zijn ingetrokken zijn (deels) zaken uit 2016 en 2017 die in 2018 tot een intrekking zijn gekomen. Ook is een clusterzaak uit 2017 bestaande uit 10 bezwaarschriften gericht tegen één besluit in 2018 ingetrokken. Na een informeel overleg zijn betrokkenen (projectontwikkelaar en bezwaarmakers) tot voor partijen bevredigende afspraken over aanpassing van het bouwplan gekomen.

Tijdigheid Horen door commissie Voor het proces van bezwaarbehandeling door de commissie zijn procesafspraken gemaakt. Deze afspraken gaan over de stappen van ontvangst bij de gemeente tot en met het uitbrengen van het advies aan het bestuursorgaan. Voor het doorlopen van dat proces is een werktermijn afgesproken van 14 weken na het einde van de bezwaartermijn. In 2018 zijn er in 3 bezwaarzaken commissieadviezen uitgebracht. Bij 1 van de 3 adviezen is het in 2018 niet gelukt het advies binnen de afgesproken termijn op te leveren. Het betreft een bezwaarschrift tegen een verleende omgevingsvergunning. De tijdigheid van de adviezen komt daarmee op 67% (2 van de 3 adviezen op tijd). In 2017 was dat 29% (2 van de 7 bezwaarschriften op tijd). Voor de langere doorlooptijd van het betreffende bezwaarschrift zijn verschillende oorzaken: • Het bezwaarschrift is zonder bestreden besluit aan het bezwarensecretariaat doorgestuurd. Zonder dat besluit kan de ontvankelijkheid niet worden beoordeeld en kan het bezwarensecretariaat de zaak niet inboeken. Het bestreden besluit is uiteindelijk 2,5 week na ontvangst van het bezwaarschrift aan het bezwarensecretariaat toegestuurd.

1 1 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Gem een te Zo eterwoud e

• Na ontvangst van het bezwaarschrift is na 5 weken gebeld met bezwaarmaker door een juridisch adviseur. Afspraak is om binnen 5 werkdagen contact op te nemen met bezwaarmaker. • Nadat bezwaarmaker heeft aangegeven de zaak graag door de commissie behandeld te willen hebben, is het bezwaar 4 weken later op zitting behandeld. Inclusief een opschorting van de termijn voorafgaand aan de hoorzitting in verband met een procedure bij de voorzieningenrechter is het advies uitgebracht op 19 juni 2018, één dag na afloop van de termijn van 14 weken.

Ambtelijk horen In 2018 is één concept beslissing op bezwaar na ambtelijk horen uitgebracht. Deze concept beslissing is niet op tijd uitgebracht. De tijdigheid van het opleveren van de concept beslissingen op bezwaar is daarmee gedaald naar 0%. Dit was in voorgaande jaren 100% (4 in 2017 en 3 in 2016). Voor het proces van ambtelijk horen is een werktermijn afgesproken van 8 weken na einde van de bezwaartermijn. Het betreffende bezwaar ziet op een leges zaak. Daarvoor geldt de beslistermijn van een lopend kalenderjaar en tenminste 6 weken met de mogelijkheid tot eenmalig verdagen met 6 weken. Het betreffende bezwaarschrift is ingediend op 15 december 2017. Doordat dit aan het einde van het lopende kalenderjaar is, geldt de termijn van 6 weken. Per abuis is dit over het hoofd gezien, waardoor de concept beslissing op bezwaar niet uiterlijk 14 maart (8 weken na einde bezwaartermijn) maar op 6 april 2018 is uitgebracht. De beslissing op bezwaar is vervolgens pas op 14 augustus 2018 verzonden. Dit in verband met het omzetten van de beschikking naar een meer begrijpelijk leesbaar format in het kader van het project begrijpelijk schrijven van gemeente Zoeterwoude.

Beslissingen op bezwaar In 2018 zijn in totaal na zowel commissie horen als ambtelijk horen 4 beslissingen op bezwaar genomen (10 in 2017). Hiervan was 50% (1 van de 2) binnen de wettelijke termijn van 18 weken na einde van de bezwaartermijn in geval van horen door de commissie. Bij één bezwaarzaak behandeld door de commissie is dat niet binnen de wettelijke termijn gebeurd. Dit betreft een bezwaarzaak uit een cluster van twee bezwaarschriften tegen één besluit. De wettelijke beslistermijn liep af op 9 oktober 2018 en het besluit op bezwaar is op 11 oktober 2018 aan bezwaarmaker bekend gemaakt. Bij de tweede zaak uit het cluster was het bezwaar op nader aan te voeren gronden gemaakt, waardoor een termijn voor het indienen van de gronden is gegeven. Deze termijn geeft een uitstel op de wettelijke beslistermijn waardoor op het tweede bezwaarschrift in het cluster wel tijdig is beslist. In geval van ambtelijk gehoorde bezwaren was ook 50% (1 van de 2) binnen de wettelijke termijn van 12 weken. Dit betreft de eerder onder ‘Ambtelijk

horen’ genoemde legeszaak waarbij over het hoofd is gezien dat niet de termijn van het lopende kalenderjaar gold, maar een termijn van 6 weken van toepassing was. De andere zaak was een bezwaarschrift uit 2017 waarvan de beslissing op bezwaar in 2018 is genomen. Het bezwaar was kennelijk gegrond en hoefde daarmee niet te worden gehoord. Deze bob is tijdig genomen. Gemiddeld was daarmee 50% van de beslissingen op bezwaar op tijd. In 2017 was dat 60%.

Vergadering commissie in Zoeterwoude De commissie heeft in 2018 niet vergaderd in Zoeterwoude. Er waren 2 zittingen ingepland, maar deze zittingen zijn geannuleerd omdat er geen zaken uit Zoeterwoude ter behandeling waren.

CONTRAIR EN ANDERE BIJZONDERHEDEN In 2018 heeft het bestuursorgaan geen besluiten op bezwaar genomen in afwijking van het advies van de commissie (contrair).

3 2 1 0

contrair advies

2016

2017

2018

INGEKOMEN BEZWAREN In 2018 zijn de volgende uitspraken van de Rechtbank Den Haag of de Afdeling bestuursrechtspraak Raad van State bij de commissie bekend over besluiten van de gemeente Zoeterwoude waarbij voorafgaand aan het (hoger) beroep een bezwaarprocedure is doorlopen.

9 6 27

Handhaving en vergunningverlening aanleg paden en dammen

ambtelijk horen

2016

2017

commissie

2018

In 2018 zijn in totaal 12 bezwaarschriften ontvangen. Dit betreft een afname van het aantal bezwaarschriften ten opzichte van 2017 met 66% (24 bezwaarschriften minder).

DICTA BESLISSINGEN OP BEZWAAR ongegrond

8 6 3

(deels) gegrond

9 0 0

niet-ontvankelijk

2 4 1 2016

2017

2018

1 2 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Gem een te Zo eterwoud e

In een sinds 2014 lopende kwestie inzake de aanleg van paden en dammen en het dempen van een sloot zijn in 2018 meerdere uitspraken gegeven door de rechtbank en de Afdeling bestuursrechtspraak Raad van State (de Afdeling). Het betreft zowel omgevingsvergunningen als handhavingszaken. De Afdeling overweegt in haar uitspraak van 8 augustus 2018 dat de verleende omgevingsvergunning voor het wijzigen van de uitweg en het verbreden van de bestaande dam in stand kan blijven. Het college had naar aanleiding van een eerdere uitspraak van de rechtbank de omgevingsvergunning al gewijzigd door het deel voor bouwen van een hekwerk en bouwen van een dam alsnog te weigeren. De schadevergoeding door het college die door de rechtbank ambtshalve is toegekend aan vergunninghouder wordt door de Afdeling na beroep daartegen van het college teruggedraaid. In de uitspraak van 3 oktober 2018 worden twee verleende omgevingsvergunningen door de rechtbank beoordeeld. Eén vergunning betreft de aanleg van een kavelpad en bouw van twee dammen. De commissie concludeerde in deze kwestie dat alle bezwaarmakers ontvankelijk moesten worden geacht. Het college is hierop contrair gegaan door één van de bezwaarmakers niet-ontvankelijk te verklaren. De rechtbank volgt hierin het standpunt van het college. De bezwaren van de wel ontvankelijke bezwaarmakers zijn conform advies van de commissie ongegrond verklaard.

De rechtbank acht het beroep echter gegrond en vernietigt het bestreden besluit. Het college heeft zich zondermeer aangesloten op het advies van de omgevingsdienst terwijl daarin onvoldoende gemotiveerd wordt dat de landelijke of natuurlijke waarden van de gronden door het pad niet onevenredig worden aangetast. Het college had niet tot verlenen van de omgevingsvergunning mogen overgaan.

De tweede vergunning in deze procedure betreft het aanleggen van twee agrarische paden. In deze procedure hebben partijen verzocht tot rechtstreeks beroep bij de rechtbank. Hierover heeft de commissie zich dus niet uitgesproken. In een tweede uitspraak van 3 oktober heeft de rechtbank ten aanzien van de handhavingskwestie overwogen dat het college terecht tot handhaving is overgegaan. In deze procedure is conform advies van de commissie het bezwaar van omwonenden gegrond verklaard, het primaire besluit herroepen en de last gewijzigd. Het bezwaar van degene die de last opgelegd heeft gekregen is ongegrond verklaard. De rechtbank is met het college van oordeel dat het veranderen van een modderpad in een geasfalteerde weg niet kan zonder aanlegvergunning. Nu het pad toch is aangelegd zonder vergunning en er geen concreet zicht op legalisatie t.a.v. dit pad bestaat, is terecht handhaving gestart.

Omgevingsvergunning omzetting kantoorgebouw tot appartementencomplex Er is omgevingsvergunning verleend voor het bouwen in afwijking van het bestemmingsplan nu de gronden niet bedoeld waren voor woondoeleinden. De commissie heeft overwogen dat het college op grond van een zorgvuldige belangenafweging tot dit besluit heeft kunnen komen. De bezwaren zijn vervolgens conform advies van de commissie ongegrond verklaard. Zowel in beroep (uitspraak in december 2016) als in hoger beroep bij de Raad van State (uitspraak april 2018) is het besluit in stand gebleven.

Afwijzing verzoek tegemoetkoming in planschade Het college heeft bij primair besluit een verzoek om planschade afgewezen omdat, na advies, is gebleken dat het vervallen van de bouwmogelijkheid in het nieuwe bestemmingsplan geen planologisch nadeel vormt als gevolg waarvan schade wordt geleden. De commissie heeft geconcludeerd dat het college op de (na bezwaar aanvullende) adviezen van haar adviseur mocht afgaan en het college geadviseerd het bezwaar ongegrond te verklaren. Het college heeft dit advies overgenomen in het besluit op het bezwaar. De rechtbank heeft geoordeeld dat het advies voldoende inzicht biedt in de feiten en omstandigheden die ten grondslag liggen aan de conclusie dat als gevolg van de planologische verandering geen schade is geleden. Daaruit volgt dat het college de aanvraag om tegemoetkoming in planschade terecht heeft afgewezen. Het beroep is dan ook ongegrond verklaard. De Afdeling bestuursrechtspraak Raad van State heeft een onafhankelijk adviseur ingeschakeld en volgt na advies, de lijn van de rechtbank. Ook het hoger beroep is ongegrond verklaard.

1 3 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Gem een te Zo eterwoud e

UITVOERING AANBEVELINGEN 2018

AANBEVELINGEN 2019

Direct aanleveren bezwaarschriften en primair besluit

Het kwam in 2018 voor dat een bezwaar niet binnen twee werkdagen nadat het door de gemeente was ontvangen of zonder primair besluit werd doorgezonden naar het bezwarensecretariaat. In verband met de termijnen van bezwaarbehandeling is het belangrijk dat een bezwaar zo snel mogelijk wordt doorgezonden. Er kan dan snel worden gebeld met bezwaarmaker. Voor 2019 blijft dit een aandachtspunt.

Het is belangrijk dat het bezwaarschrift en primaire besluit direct worden aangeleverd bij het bezwarensecretariaat om snel te kunnen bellen bij bezwaar en de mogelijkheden voor de informele aanpak te onderzoeken. Hoe eerder gebeld kan worden, hoe groter het effect. Het niet direct aanleveren van bezwaarschriften en primair besluit heeft gevolgen voor de tijdigheid van het doorlopen van de bezwaarprocedure. Voor 2019 blijft dit wederom een aandachtspunt.

Tijdigheid advies

Optimaliseren bezwaarproces

Het binnen de afgesproken termijn doorlopen van het proces van ontvangst van het bezwaarschrift tot het uitbrengen van het advies blijft in 2019 een aandachtspunt. Ondanks dat in Zoeterwoude minder bezwaarschriften worden ingediend, maken deze deel uit van een grotere totale werkvoorraad van het bezwarensecretariaat.

Door hoge werkdruk is het in 2018 niet gelukt om een medewerker vrij te maken om door middel van de LEAN-tool Engage het proces in kaart te brengen in verbeteringen door te voeren. Met ingang van april 2019 is capaciteit vrijgemaakt om dit traject samen met het bezwarensecretariaat en de gemeenten alsnog op te pakken. Met als doel het proces van bezwaarbehandeling efficiënter in te richten en te versnellen.

PCMO visie

Bezwaarbeleving

In de regio wordt samen verder gewerkt aan een visie op PCMO. Gemeente Zoeterwoude is hierbij aangehaakt. Goed om meer vertegenwoordigers bij te betrekken en gezamenlijk mee verder te gaan. In 2019 wordt daartoe gestart met het over en weer geven van feedback over het proces tijdens een zitting. Bezwaarmakers worden in 2019 bevraagd over de bezwaarbehandeling om ook vanuit hen input te krijgen over hoe zij het proces ervaren.

Vanuit de regio is de vraag gekomen om onderzoek te doen naar de beleving van bezwaarmakers op het proces van de bezwaarbehandeling. Bezwaarmakers komen op verschillende momenten van het proces in contact met een juridisch adviseur, vertegenwoordigers van het bestuursorgaan en de commissie. Er is het eerste telefonisch contact door een juridisch adviseur, vervolgens eventueel een informeel gesprek en uiteindelijk een hoorzitting door middel van ambtelijk horen of bij de commissie. Vanaf 2019 worden bezwaarmakers bevraagd hoe zij de gesprekken en de bezwaarbehandeling in zijn totaliteit beleven. Ook gaan we navragen of de adviezen en beslissingen op bezwaar begrijpelijk genoeg zijn. Hierover rapporteren wij in het jaarverslag over 2019.

Opschorten bij informeel gesprek Deze aanbeveling is opgepakt. Het goed verwerken van de opschorting in het registratiesysteem is verbeterd.

Persoonsgegevens in het dossier (Privacy / AVG) Het dossier zoals aan de commissie wordt aangeboden, dient te voldoen aan de vereisten die de AVG daaraan stelt. Persoonsgegevens die niet noodzakelijk zijn voor de behandeling van het bezwaar door de commissie mogen niet aan de commissie worden verstrekt. De commissie vraagt daarvoor aandacht bij de dossiervorming. Het samenstellen van het dossier is de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan en niet van het bezwarensecretariaat. Bepaalde documenten kunnen mogelijk achterwege worden gelaten uit het bezwaardossier. Dit is afhankelijk van het type besluit (denk aan kopie paspoort of bankafschriften). Als de documenten wel echt nodig zijn, moeten bepaalde gegevens worden weggelakt (bijvoorbeeld e-mailadres bezwaarmaker of vergunninghouder, bsn of rekeningnummers).

1 4 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Gem een te Zo eterwoud e

1 5 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Gem een te Zo eterwoud e

Bezwaarbehandeling

Gemeente Oegstgeest

12% 78% in 2017 61% in 2016 ADVIES

26%

32 in 2017 18 in 2016

34% in 2017 68% in 2016

110

INGEKOMEN BEZWAREN

Waaronder: 76 omgevingsvergunningen 8 leges 4 verkeersbesluiten

32 in 2017 31 in 2016

COMMISSIE HOREN

97 in 2017 42 in 2016

BOB

INFORMELE AANPAK

BESLISSING OP BEZWAAR

31%

INTREKKINGEN

22% in 2017 40% in 2016

1 6 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Gem een te Oeg s tg e e st

AMBTELIJK HOREN

8 in 2017 10 in 2016

48% 75% in 2017 70% in 2016

BOB

TOELICHTING Meer bezwaren In 2018 zijn meer bezwaarschriften ontvangen (110) dan in 2017 (97). Vanaf 2016 is sprake van een stijgende lijn. Het grootste deel van de bezwaarschriften is gericht tegen omgevingsvergunningen (76). Hieronder vallen een aantal clusterzaken met meerdere bezwaarschriften waaronder een clusterzaak met 20 bezwaarschriften tegen de verleende omgevingsvergunning voor de uitweg op het terrein ‘De Boeg’ en 7 bezwaarschriften tegen de verleende omgevingsvergunning voor het bouwen van een bedrijfsgebouw op het terrein ‘De Boeg’.

Uitgebrachte adviezen en concept beslissingen op bezwaar In 2018 heeft de commissie ten aanzien van 58 bezwaarschriften advies uitgebracht. Dit is een aanzienlijke stijging ten opzichte van de 32 adviezen uit 2017. Na ambtelijk horen zijn in 2018 21 concept beslissingen op bezwaar uitgebracht. In totaal zijn er daarmee 79 adviezen en concept beslissingen aangeboden aan het bestuursorgaan. Het bestuursorgaan heeft in 2018 geen besluiten op bezwaar genomen in afwijking van het advies van de commissie (contrair).

Intrekkingen Het aantal ingetrokken bezwaarschriften is weer gestegen naar 34 in 2018. In 2017 waren er 19 en in 2016 17 ingetrokken bezwaarschriften.

Tijdigheid Horen door commissie Voor het proces van bezwaarbehandeling door de commissie zijn procesafspraken gemaakt. Deze afspraken gaan over de stappen van ontvangst bij de gemeente tot en met het uitbrengen van het advies aan het bestuursorgaan. Voor het doorlopen van dat proces is een werktermijn afgesproken van 14 weken na het einde van de bezwaartermijn. De tijdigheid van de bezwaarbehandeling van ontvangst van het bezwaar bij de gemeente tot het opleveren van het commissieadvies is flink gedaald naar 12% (7 van de 58 commissieadviezen tijdig). In 2017 was dat nog 78%. Hier is een aantal oorzaken voor: • In de genoemde clusterzaak waarbij meerdere besluiten en meerdere bezwaarschriften zijn ingediend tegen de verleende omgevingsvergunning voor een bedrijventerrein is het college met een aantal bezwaarmakers een mediationtraject gestart. De behandeling van de bezwaarschriften is niet opgeschort omdat niet met alle bezwaarmakers een traject is aangegaan. De gemeente heeft ervoor gekozen om te wachten met de bezwaarbehandeling van alle bezwaarzaken in deze clusterzaak. Hierdoor zijn alle bezwaarzaken in deze clusterzaak over de afgesproken termijn heen gegaan.

• Uit navraag bij het bezwarensecretariaat blijkt dat het ook in 2018 vaak is voorgekomen dat het bestreden besluit niet direct is meegestuurd met het bezwaarschrift. Het inboeken van het bezwaarschrift kan dan niet plaatsvinden, omdat het zonder besluit niet op ontvankelijkheid beoordeeld kan worden. • In 21 van de 58 bezwaarzaken waarop advies is uitgebracht, heeft het langer dan de afgesproken 10 werkdagen geduurd voordat het dossier is aangeleverd. In veel zaken heeft dat substantieel veel langer geduurd. Een te late ontvangst van de stukken zorgt ervoor dat een bezwaarzaak niet op zitting gepland kan worden en dus vertraging in de behandeltermijn oploopt. • Het aanbieden van het advies aan het bestuursorgaan na afloop van de hoorzitting neemt in 50 van de 58 bezwaarzaken meer dan 5 weken in beslag. Bijvoorbeeld omdat er nog stukken aangeleverd moesten worden of een aanvullende toelichting gewenst was. In sommige gevallen is dit gebeurd onder opschorting van de termijn, maar in de meeste zaken was geen sprake van opschorting.

Ambtelijk horen Voor het proces van ambtelijk horen door het bezwarensecretariaat is een werktermijn afgesproken van 8 weken na einde bezwaartermijn. Daarbij geldt voor legeszaken een aangepaste termijn1. De tijdigheid van het opleveren van de concept beslissingen op bezwaar is gedaald naar 48% (10 van de 21 op tijd). Dit was in voorgaande jaren 75% (2017) en 70% (2016). Bij de legeszaken is het geregeld voorgekomen dat het dossier ook na meerdere malen rappelleren niet werd toegestuurd. Daarmee zijn deze zaken maanden langer blijven liggen.

Beslissingen op bezwaar In 2018 zijn in totaal na zowel commissie horen als ambtelijk horen 73 beslissingen op bezwaar genomen (32 in 2017). Hiervan was 12% (6 van de 51) binnen de wettelijke termijn van 18 weken na einde bezwaartermijn in geval van horen door de commissie. In 2017 was dit 35% (9 van de 26). In geval van ambtelijk gehoorde bezwaren was 59% (13 van de 22) binnen de wettelijke termijn van 12 weken. In 2017 was dit 33% (2 van de 6). Gemiddeld was daarmee 26% van de beslissingen op bezwaar op tijd. In 2017 was dat 34%.

Vergadering commissie in Oegstgeest De commissie heeft in 2018 4 keer vergaderd in Oegstgeest. Er waren 4 vergaderingen ingepland, waarvan er één is geannuleerd en één extra vergadering is ingepland ten behoeve van een grote clusterzaak met 22 bezwaarschriften tegen hetzelfde besluit. Tijdens de 4 vergaderingen zijn in totaal 42 bezwaarschriften behandeld. Bij deze zittingen waren 31 van de 42 bezwaarzaken zaken uit Oegstgeest. 1 lopend kalenderjaar en tenminste 6 weken met mogelijkheid tot eenmalig verdagen met 6 weken

1 7 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Gem een te Oeg s tg e e st

CONTRAIR EN ANDERE BIJZONDERHEDEN

INGEKOMEN BEZWAREN

Het bestuursorgaan heeft in 2018 geen besluiten op bezwaar genomen in afwijking van het advies van de commissie (contrair). 30

3 2 1 0

ambtelijk horen commissie

2016

2017

DICTA BESLISSINGEN OP BEZWAAR 18 ongegrond 20 43 6 gegrond 10 2 7 2 28 2016

2017

2016

2017

2018

In 2018 zijn geen uitspraken in beroep of hoger beroep bij de commissie bekend over besluiten van de gemeente Oegstgeest waarbij voorafgaand aan het (hoger) beroep een bezwaarprocedure is doorlopen.

Ontwikkeling bedrijventerrein De Boeg

2018

In 2018 zijn in totaal 110 bezwaarschriften ontvangen. Dit betreft een toename van het aantal bezwaarschriften ten opzichte van 2017 met 13% (13 bezwaarschriften meer).

niet-ontvankelijk

contrair advies

2018

1 8 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Gem een te Oeg s tg e e st

In 2018 is een extra zitting van de commissie in het gemeentehuis van Oegstgeest gehouden ter behandeling van de bezwaarschriften die zijn ingediend tegen twee verschillende omgevingsvergunningen ten behoeve van de ontwikkeling op het bedrijventerrein De Boeg. Het ene besluit betrof de verleende omgevingsvergunning voor de bouw van een bedrijfsgebouw op het terrein en het andere besluit een verleende omgevingsvergunning voor een uitweg van het terrein naar de openbare weg. Bijzonder aan deze zaak is dat de gemeente met een groot deel van de bezwaarden gedurende de bezwaarprocedure heeft afgesproken een externe mediator in te schakelen. Partijen zijn na de behandeling van het bezwaarschrift door de commissie alsnog via de mediation tot een oplossing gekomen, waardoor nog maar een kleine groep bezwaarden overbleef. Belangrijk voor de toekomst is dat het bedrijventerrein De Boeg nog niet is uitontwikkeld. Door te kiezen voor mediation heeft de gemeente in gesprek met haar inwoners uitleg kunnen geven en wederzijds begrip kunnen realiseren ten aanzien van de ontwikkelingen in de toekomst van dit bedrijventerrein. Dit heeft ertoe geleid dat voor de bij de mediation betrokken omwonenden op dit moment geen noodzaak meer is om bezwaarschriften in te dienen tegen de toekomstige ontwikkelingen op het terrein.

UITVOERING AANBEVELINGEN 2018

AANBEVELINGEN 2019

Aanleveren stukken

In 2018 kwam het net als in 2017 geregeld voor dat het complete dossier inclusief productielijst niet binnen de afgesproken twee weken na ontvangst van het bezwaar werd aangeleverd. Voor een tijdige behandeling van het bezwaar is dit van belang. Ook op het moment dat informeel overleg plaatsvindt, is het tijdig aanleveren van het dossier belangrijk. Bij de legeszaken is het geregeld voorgekomen dat het dossier ook na meerdere malen rappelleren niet werd toegestuurd. Daarmee zijn deze zaken maanden langer blijven liggen. De indruk bestaat dat door hoge werkdruk bij de behandelaars van bezwaarzaken van de gemeente de dossiers niet altijd tijdig kunnen worden aangeleverd.

Het tijdig aanleveren van het complete dossier inclusief productielijst blijft, net als voor 2018, een aandachtspunt. Voor een tijdige behandeling van het bezwaar is dit van belang. Zonder een dossier kan een bezwaar niet op zitting worden gepland. Ook op het moment dat informeel overleg plaatsvindt, is het tijdig aanleveren van het dossier belangrijk.

Tijdigheid beslissingen op bezwaar

De tijdigheid van de beslissingen op bezwaar is in 2018 weer gedaald. Het tijdig nemen van een beslissing na ontvangst van het advies of ontvangst van de concept beslissing op bezwaar blijft dus in 2019 een aandachtspunt voor het bestuursorgaan.

Het blijft aandachtspunt voor het bestuursorgaan om direct na uitbrengen van het advies of de concept beslissing op bezwaar, snel de beslissing te nemen.

Aanbieden advies

Optimaliseren bezwaarproces

In 2018 is de tijdigheid van de procedure plotseling flink gedaald naar 12% terwijl over 2017 nog sprake was van een stijging. Het blijft voor 2019 aandachtspunt voor de gemeente en het secretariaat om de werkvoorraad op efficiënte wijze af te wikkelen. Om dit te bereiken wordt in 2019 het bezwaarproces in kaart gebracht en geoptimaliseerd.

Door hoge werkdruk is het in 2018 niet gelukt om een medewerker vrij te maken om door middel van de LEAN-tool Engage het proces in kaart te brengen en verbeteringen door te voeren. Met ingang van april 2019 is capaciteit vrijgemaakt om dit traject samen met het bezwarensecretariaat en de gemeenten alsnog op te pakken. Met als doel het proces van bezwaarbehandeling efficiënter in te richten en te versnellen.

PCMO visie In de regio wordt samen verder gewerkt aan een visie op PCMO. Gemeente Oegstgeest is hierbij aangehaakt. Goed om meer vertegenwoordigers bij te betrekken en gezamenlijk mee verder te gaan. In 2019 wordt daartoe gestart met het over en weer geven van feedback over het proces tijdens een zitting. Bezwaarmakers worden in 2019 bevraagd over de bezwaarbehandeling om ook vanuit hen input te krijgen over hoe zij het proces ervaren.

1 9 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Gem een te Oeg s tg e e st

Bezwaarbeleving Vanuit de regio is de vraag gekomen om onderzoek te doen naar de beleving van bezwaarmakers op het proces van de bezwaarbehandeling. Bezwaarmakers komen op verschillende momenten van het proces in contact met een juridisch adviseur, vertegenwoordigers van het bestuursorgaan en de commissie. Er is het eerste telefonisch contact door een juridisch adviseur, vervolgens eventueel een informeel gesprek en uiteindelijk een hoorzitting door middel van ambtelijk horen of bij de commissie. Vanaf 2019 worden bezwaarmakers bevraagd hoe zij de gesprekken en de bezwaarbehandeling in zijn totaliteit beleven. Ook gaan we navragen of de adviezen en beslissingen op bezwaar begrijpelijk genoeg zijn. Hierover rapporteren wij in het jaarverslag over 2019.

AANBEVELINGEN 2019 Direct aanleveren bezwaarschriften en primair besluit Het is belangrijk dat het bezwaarschrift en primaire besluit direct worden aangeleverd bij het bezwarensecretariaat om snel te kunnen bellen bij bezwaar en de mogelijkheden voor de informele aanpak te onderzoeken. Hoe eerder gebeld kan worden, hoe groter het effect. Het niet direct aanleveren van bezwaarschriften en primair besluit heeft gevolgen voor de tijdigheid van het doorlopen van de bezwaarprocedure. Voor 2019 blijft dit wederom een aandachtspunt.

Persoonsgegevens in het dossier (Privacy / AVG) Het dossier zoals aan de commissie wordt aangeboden, dient te voldoen aan de vereisten die de AVG daaraan stelt. Persoonsgegevens die niet noodzakelijk zijn voor de behandeling van het bezwaar door de commissie mogen niet aan de commissie worden verstrekt. De commissie vraagt daarvoor aandacht bij de dossiervorming. Het samenstellen van het dossier is de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan en niet van het bezwarensecretariaat. Bepaalde documenten kunnen mogelijk achterwege worden gelaten uit het bezwaardossier. Dit is afhankelijk van het type besluit (denk aan kopie paspoort of bankafschriften). Als de documenten wel nodig zijn, moeten bepaalde gegevens worden weggelakt (bijvoorbeeld e-mailadres bezwaarmaker of vergunninghouder, bsn of rekeningnummers).

2 0 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Gem een te Oeg s tg e e st

2 1 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Gem een te Oeg s tg e e st

Bezwaarbehandeling

Gemeente Leiderdorp

38% 34% in 2017 35% in 2016 ADVIES

34%

29 in 2017 23 in 2016

39% in 2017 56% in 2016

INGEKOMEN BEZWAREN

96 in 2017 96 in 2016

Waaronder: 18 Participatiewet 16 omgevingsvergunningen 13 verkeersbesluiten

46 in 2017 50 in 2016

COMMISSIE HOREN

BOB

INFORMELE AANPAK

BESLISSING OP BEZWAAR

38%

INTREKKINGEN

31% in 2017 50% in 2016

2 2 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Gem een te L ei derdorp

AMBTELIJK HOREN

27 in 2017 25 in 2016

69% 59% in 2017 56% in 2016

BOB

TOELICHTING Beslissingen op bezwaar

Minder bezwaren In 2018 zijn minder bezwaarschriften ontvangen (82) dan in 2017 (96). Het grootste gedeelte van de bezwaarschriften betreft besluiten op grond van de Participatiewet (18) en omgevingsvergunningen (16).

In 2018 zijn in totaal na zowel commissie horen als ambtelijk horen 61 beslissingen op bezwaar genomen (46 in 2017). Hiervan was 26% (11 van de 43) binnen de wettelijke termijn van 18 weken na einde bezwaartermijn in geval van horen door de commissie. In 2017 was dit 25% (5 van de 20). In geval van ambtelijk gehoorde bezwaren was 56% (10 van de 18) binnen de wettelijke termijn van 12 weken. In 2017 was dit 50% (13 van de 26). Gemiddeld was daarmee 34% van de beslissingen op bezwaar op tijd. In 2017 was dat 39%. Bij de beslissingen op bezwaar neemt de tijdigheid dus juist af (in 2016 56%).

Uitgebrachte adviezen en concept beslissingen op bezwaar In 2018 heeft de commissie ten aanzien van 47 bezwaarschriften advies uitgebracht. Dit is een aanzienlijke stijging op de 29 adviezen uit 2017. Daarin vallen een aantal clusterzaken waarin meerdere bezwaarschriften tegelijk zijn afgehandeld, waaronder een clusterzaak van 8 bezwaarschriften inzake een verkeersbesluit voor het instellen van een éénrichtingsweg. Na ambtelijk horen zijn in 2018 16 concept beslissingen op bezwaar uitgebracht. Dit aantal is gedaald ten opzichte van 2017 (27). In totaal zijn daarmee 63 adviezen en concept beslissingen aangeboden aan het bestuursorgaan. Het bestuursorgaan heeft in 2018 geen besluiten op bezwaar genomen in afwijking van het advies van de commissie (contrair).

Vergadering commissie in Leiderdorp De commissie heeft in 2018 2 keer vergaderd in Leiderdorp. Er waren 4 vergaderingen ingepland, waarvan er 2 zijn geannuleerd omdat er geen zaken uit Leiderdorp ter behandeling waren. Tijdens de 2 vergaderingen zijn in totaal 14 bezwaarschriften behandeld, waarvan 3 clusterzaken met 8, 2 en 2 bezwaarschriften uit Leiderdorp. De 2 andere zaken betroffen geen zaken uit Leiderdorp.

Intrekkingen

INGEKOMEN BEZWAREN

Het aantal ingetrokken bezwaarschriften ten opzichte van het aantal ingekomen bezwaarschriften is licht gestegen van 31% naar 38% (31 intrekkingen in 2018 ten opzichte van 30 intrekkingen in 2017).

Tijdigheid

Horen door commissie

Voor het proces van bezwaarbehandeling door de commissie zijn procesafspraken gemaakt. Deze afspraken gaan over de stappen van ontvangst bij de gemeente tot en met het uitbrengen van het advies aan het bestuursorgaan. Voor het doorlopen van dat proces is een werktermijn afgesproken van 14 weken na het einde van de bezwaartermijn. De tijdigheid van de bezwaarbehandeling van inkomen van het bezwaar bij de gemeente tot het opleveren van het commissieadvies is gestegen naar 38% in 2018 (18 van de 47 adviezen tijdig) ten opzichte van 34% in 2017 (10 van de 29 adviezen tijdig).

50 ambtelijk horen commissie

2016

Ambtelijk horen De tijdigheid van het opleveren van de concept beslissingen op bezwaar is gestegen naar 69% (11 van de 16 op tijd). Een stijgende lijn die zich de afgelopen jaren doorzet (59% in 2017 en 56% in 2016). Voor het proces van ambtelijk horen door het bezwarensecretariaat is een werktermijn afgesproken van 8 weken na einde bezwaartermijn. Daarbij geldt voor legeszaken een aangepaste termijn1.

2017

2018

In 2018 zijn in totaal 82 bezwaarschriften ontvangen. Dit betreft een afname van het aantal bezwaarschriften ten opzichte van 2017 met 15% (14 bezwaarschriften minder).

2 3 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Gem een te L ei derdorp

lopend kalenderjaar en tenminste 6 weken met mogelijkheid tot eenmalig verdagen met 6 weken

DICTA BESLISSINGEN OP BEZWAAR 32 ongegrond 31 31 gegrond

6 8 16

niet-ontvankelijk

7 6 13

Ambtshalve herzien

Participatiewet – afwijzing bijzondere bijstand Betrokkene heeft bijzondere bijstand aangevraagd. Dit is door het college afgewezen op de grond dat geen bijstand kan worden verleend voor schulden en dat niet is gebleken van dringende redenen om tot bijstandverlening over te gaan. Dit besluit is na bezwaar gehandhaafd. De Centrale Raad van Beroep (CRvB) concludeert in de uitspraak dat de gronden die in hoger beroep zijn aangevoerd, een herhaling is van wat in beroep is aangevoerd. De rechtbank is op deze gronden gemotiveerd ingegaan en in hoger beroep wordt niet aangevoerd waarom de weerlegging door de rechtbank van de in beroep aangevoerde gronden onjuist of onvolledig zou zijn. De CRvB handhaaft de uitspraak van de rechtbank dat de afwijzing van de aanvraag bijzondere bijstand in stand kan blijven.

0 1 1 2016

2017

2018

CONTRAIR Het bestuursorgaan heeft in 2018 geen besluiten op bezwaar genomen in afwijking van het advies van de commissie (contrair).

4 3 2 1 0

2016

vermelding van de juiste wettelijke grondslagen, in stand kunnen blijven. Het beroep wordt ongegrond verklaard.

2017

2018

contrair advies

In 2018 zijn 2 uitspraken in beroep of hoger beroep bij de commissie bekend over besluiten van de gemeente Leiderdorp waarbij voorafgaand aan het (hoger) beroep een bezwaarprocedure is doorlopen.

Participatiewet – beëindiging en terugvordering Betrokkene heeft een aantal niet opgegeven bankrekeningen in het buitenland. Op grond hiervan is het recht op bijstand beëindigd en een bedrag teruggevorderd. Conform het advies van de commissie heeft het bestuursorgaan de hiertegen gemaakte bezwaren ongegrond verklaard. De rechtbank concludeert dat de besluiten, ondanks het ontbreken van de

2 4 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Gem een te L ei derdorp

UITVOERING AANBEVELINGEN 2018

AANBEVELINGEN 2019

PCMO visie

Bezwaarbeleving

In de regio wordt samen verder gewerkt aan een visie op PCMO. Gemeente Leiderdorp is hierbij aangehaakt. Goed om meer vertegenwoordigers bij te betrekken en gezamenlijk mee verder te gaan. In 2019 wordt daartoe gestart met het over en weer geven van feedback over het proces tijdens een zitting. Bezwaarmakers worden in 2019 bevraagd over de bezwaarbehandeling om ook vanuit hen input te krijgen over hoe zij het proces ervaren.

Aanleveren stukken

In 2018 kwam het net als in 2017 geregeld voor dat het complete dossier inclusief productielijst niet binnen de afgesproken twee weken na ontvangst van het bezwaar werd aangeleverd. Bij de legeszaken is het geregeld voorgekomen dat het dossier ook na meerdere malen rappelleren niet werd toegestuurd. Daarmee zijn deze zaken maanden langer blijven liggen. Voor een tijdige behandeling van het bezwaar is dit van belang. Ook op het moment dat informeel overleg plaatsvindt, is het tijdig aanleveren van het dossier belangrijk.

Aanbieden commissieadvies

Optimaliseren bezwaarproces

In 2018 is de tijdigheid van de procedure tot aanbieden van het commissieadvies licht gestegen. Dit is een positieve ontwikkeling, maar het kan nog beter. Het blijft voor 2019 aandachtspunt voor de gemeente en het secretariaat om de werkvoorraad op efficiënte wijze af te wikkelen. Om dit te bereiken wordt in 2019 het bezwaarproces in kaart gebracht en geoptimaliseerd.

Proces informeel overleg

Optimaliseren bezwaarproces

Zowel vanuit het bezwarensecretariaat als vanuit de gemeente is geprobeerd te komen tot een spoedige start van de informele aanpak. Vanwege werkdruk zowel bij het secretariaat als bij de gemeente en ook vanwege de diverse belangen die een rol spelen bij de besluiten waartegen bezwaar wordt gemaakt, is dit niet in alle gevallen binnen vijf werkdagen gelukt. In 2019 wordt het totale bezwaarproces in kaart gebracht om te komen tot een efficiënter ingericht proces.

Door hoge werkdruk is het in 2018 niet gelukt om een medewerker vrij te maken om door middel van de LEAN-tool Engage het proces in kaart te brengen in verbeteringen door te voeren. Met ingang van april 2019 is hiervoor capaciteit vrijgemaakt om dit traject samen met het bezwarensecretariaat en de gemeenten alsnog op te pakken. Het doel blijft het totale proces van bezwaarbehandeling efficiënter in te richten en te versnellen.

2 5 J aar v e r sl a g b e z w a a r b e h an del i n g 2 0 1 8 | Gem een te L ei derdorp

UITVOERING AANBEVELINGEN 2018

AANBEVELINGEN 2019

Tijdig nemen beslissing op bezwaar

Tijdigheid beslissingen op bezwaar

De tijdigheid van de beslissingen op bezwaar is in 2018 verder gedaald. Dit is opvallend omdat de tijdigheid van het uitbrengen van het commissieadvies of de concept beslissing op bezwaar juist stijgt. Het tijdig nemen van een beslissing na ontvangst van het advies of ontvangst van de concept beslissing op bezwaar blijft dus in 2019 een aandachtspunt voor het bestuursorgaan.

Het blijft aandachtspunt voor het bestuursorgaan om direct na uitbrengen van het advies of de concept beslissing op bezwaar, snel de beslissing te nemen.

Doorsturen rechterlijke uitspraken

Persoonsgegevens in het dossier (Privacy / AVG)

Dit is in 2018 bij één van de twee uitspraken gebeurd. De andere uitspraak heeft het bezwarensecretariaat zelf achterhaald.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/12263757/2