Adviesrapport Hiemstra & de Vries, d d 02-06-2021, versie 3 3
Tekst van het document
Bij de schaalgrootte van Haaksbergen past ook een gepaste ambitie op de bedrijfsvoering. De bedrijfsvoering moet robuust, betrouwbaar en ondersteunend zijn. .
19
www.hiemstraendevries.nl
4 Procesverantwoording 4.1 TOTSTANDKOMING BUSINESSCASE Op 15 april 2021 is de gemeenteraad meegenomen in de stand van zaken met betrekking tot dit proces. De projectleider heeft aan de hand van twee tijdlijnen (tijdlijn 1 tot heden, tijdlijn 2 vanaf heden) het proces tot nu toe geschetst. Het geeft de complexiteit van dit langlopende traject mooi weer en geeft goed aan waar we, met het opleveren van dit rapport, nu staan.
De inhoud van het advies in deze businesscase is geheel voor rekening van Hiemstra & De Vries. Maar dit advies kon alleen tot stand komen door de grote inspanning van vier partijen (Haaksbergen, Hengelo,
20
www.hiemstraendevries.nl
Enschede en Hiemstra & De Vries). De informatie waarop het advies is gebaseerd kwam met name door hun inspanning op tafel. 4.2 FASE 1 In de eerste fase hebben drie gemeenten (Haaksbergen, Enschede en Hengelo) in een gezamenlijke projectgroep het proces begeleid van het tot stand brengen van de businesscase. Belangrijke activiteiten in deze fase waren een documentenstudie, een bijeenkomst in de brandweergarage voor alle Haaksbergse bedrijfsvoeringmedewerkers, en kennismakingsessies met alle afdelingen van de bedrijfsvoering waarin de medewerkers hun activiteiten beschreven en de kwetsbaarheden in hun werk. In deze sessies spraken zij ook hun verwachtingen uit over de samenwerking met Hengelo. In een meerdere vertrouwelijke bijeenkomsten gaven de drie managers bedrijfsvoering elkaar ook inzicht in de verhalen achter de geschreven teksten. Om de keuze tussen Hengelo en Enschede mogelijk te maken, hebben ICT-experts van de drie gemeenten ons en elkaar inzicht gegeven in het volledige applicatielandschap in gezamenlijke sessies. Het ‘advies partnerkeuze’ was in dit proces transparant besproken met drie partijen. 4.3 FASE 2 Na de zomer is fase 2 gestart. Hengelo en Haaksbergen hebben in oktober een gezamenlijke projectopdracht geformuleerd. Gezamenlijk werd gekozen voor een proces waarin centrale stappen waren: 1. De uitvraag van Haaksbergen aan Hengelo. 2.
Bespreken tussenproducten (deze stap is uiteindelijk niet gerealiseerd). 3. Dialoogsessies tussen collega’s van Hengelo en Haaksbergen van dezelfde discipline. 4. Toezending van de Hengelose aanbieding. 5. Beoordeling Hengelose aanbieding. Na de toezending van de Hengelose aanbieding is er een gesprek geweest tussen Hengelo en Haaksbergen. Haaksbergen heeft per mail vragen gestuurd en Hengelo heeft deze per mail beantwoord. Vervolgens heeft Haaksbergen per mail aanvullende vragen gestuurd en Hengelo heeft deze per mail beantwoord. Er is ook veelvuldig informatie gewisseld per mail en soms per telefoon of via Microsoft Teams. Bovenstaand proces heeft ertoe geleid dat Haaksbergen op 7 mei de definitieve aanbieding van Hengelo heeft ontvangen. Hiemstra & De Vries heeft gesprekken gevoerd met vertegenwoordigers van alle disciplines in de bedrijfsvoering van Haaksbergen en contact gehad met verschillende bedrijfsvoeringsmedewerkers van Haaksbergen en Hengelo om informatie te krijgen die nodig was voor deze advisering. Er is ook veelvuldig informatie gewisseld per mail, per telefoon en via Microsoft Teams. In de vele gesprekken die we voerden, hebben vele mensen in soms duidelijke woorden informatie en meningen met ons gedeeld. Bestuurlijk zijn er brieven gestuurd en is er verschillende malen overlegd met onder andere de portefeuillehouders van beide gemeenten.
Daarbij bracht de provincie Overijssel in overleggen hun kennis in creëerden ze overzicht vanuit een onafhankelijke positie. De raad van Haaksbergen is door de portefeuillehouder bedrijfsvoering diverse malen bijgepraat. De laatste keer was op 15 april de bespreking van het beoordelingskader in de raad van Haaksbergen. Het conceptadvies hebben we besproken met onze opdrachtgever, de secretaris van de gemeente Haaksbergen en de stuurgroep meerjarig verbeterprogramma Haaksbergen. Onze bevindingen en conclusies hebben we besproken met het college en aangescherpt naar aanleiding van hun vragen. Op 25 mei hebben we het met een presentatie toegelicht aan de raad van Haaksbergen en op 31 mei gevalideerd met de gemeente Hengelo en provincie Overijssel. Deze validatie heeft nog geleid tot tekstuele aanpassingen.
21
www.hiemstraendevries.nl
Businesscase versterken bedrijfsvoering gemeente Haaksbergen Bijlage 4: Ondersteunende informatie businesscase versterken bedrijfsvoering gemeente Haaksbergen Versie 2.1
Fred Claasen en Gerco Liefhebber
2 juni 2021
BIJLAGE A: TOELICHTING EN ORDENING BEOORDELINGSKADER In deze bijlage is het beoordelingskader te vinden met een beknopte toelichting op het beoordelingskader: BeoordelingsBeoordelingscriteria Ordening Toelichting kader drie scenario’s Ambities Bredere ambitie De mate waarin er een bredere ambitie is voor ambtelijk-bestuurlijke Maatgevend samenwerking. Ambitie op De mate waarin de visie en het ambitieniveau op bedrijfsvoering Maatgevend bedrijfsvoering aansluiten. Belangen Regievoering /Lokaal De mate waarin er ruimte is om regie te voeren/lokaal maatwerk te maatwerk leveren aan het primair proces van Haaksbergen, het bestuur en waar Beslissend relevant de inwoners en ondernemers (regie, ruimte voor eigen beleid, lokale eigenheid). Kwaliteit Mate waarin naar verwachting bijdrage wordt geleverd aan het bedrijfsvoering halen/borgen van kwaliteitsnormen in de bedrijfsvoering (zie bijlage, Beslissend bestuurs-monitor, normen van interbestuurlijk toezicht en normen voortvloeiend uit wet- en regelgeving). Kwetsbaarheid Mate waarin naar verwachting een bijdrage wordt geleverd aan het Beslissend borgen van stabiliteit en continuïteit in de bedrijfsvoering (bezetting en expertise). Risicobeheersing Beslissend Mate waarin naar verwachting risico’s zijn te beheersen in het scenario.
Aantrekkelijkheid Mate van aantrekkelijkheid werkgever (denk aan werkgever Randvoorwaardelijk carrièremogelijkheden, professionele ontwikkeling, breedte takenpakket, woonomstandigheden). Financiën Mate waarin het toekomstbestendiger maken van de bedrijfsvoering (extra) financiële middelen vraagt. Met als uitgangspunt niveau Beslissend Enschede of Hengelo is de norm. Met correctie als er een houdbaar verschil is in ambitie. Structurele en eenmalige kosten uitbesteden versus structurele en eenmalige kosten. Cultuur en Cultuur Mate waarin bestuurders, management en medewerkers vertrouwen in persoonlijke Maatgevend elkaar hebben en de cultuur op elkaar lijkt aan te sluiten en/of aan te relaties vullen. Identiteit: passend bij Mate waarin de eigen identiteit van Haaksbergen als dorpsstad naar lokale context Beslissend verwachting geraakt wordt (behouden blijft, ondersteund wordt, verloren gaat). Huidige samenwerking N.v.t. Dit criterium was Mate waarin er op dit moment al wordt samengewerkt.
bedoeld voor de keuze in fase 1 Effectieve sturing In hoeverre is het mogelijk om effectief te sturen op de bedrijfsvoering? Sturing en Beslissend bedrijfsvoering organisatie Effectieve sturing op In hoeverre is het mogelijk om effectief te sturen op het primair Randvoorwaardelijk primair proces proces? Effectieve sturing totale Mate waarin effectieve sturing mogelijk is/blijft van totale proces en proces Randvoorwaardelijk programma toekomstbestendig Haaksbergen. toekomstbestendigheid Vitale processen Mate waarin (vitale) processen op elkaar aansluiten. Processen en Randvoorwaardelijk systemen Applicaties Mate waarin het totale applicatielandschap op elkaar aansluit. Randvoorwaardelijk
2
www.hiemstraendevries.nl
BIJLAGE B: AANSLUITINGSANALYSE De aansluitingsanalyse is onderdeel van de beoordeling van de Hengelose aanbieding. Het doel van de aansluitingsanalyse is om te bepalen of hetgeen Haaksbergen heeft gevraagd ook wordt aangeboden in de aanbieding door de gemeente Hengelo. Daarnaast bepalen we of er aanvullende maatregelen nodig zijn: • Maatregelen om te voorzien in taken waarin verschillen zijn tussen wat de gemeente Haaksbergen heeft en wat de gemeente Hengelo levert en welke maatregelen gelden binnen de gemeente Haaksbergen om de aansluiting tussen de bedrijfsvoering, het primair proces en het bestuur te verbeteren. • Maatregelen binnen de gemeente Haaksbergen om de aansluiting tussen de bedrijfsvoering, het primair proces en het bestuur te verbeteren. Met deze aansluitingsanalyse beantwoorden we vraag of de aanbieding navolgbaar en uitlegbaar is en of hij aansluit op de bestuursopdracht, de projectopdracht en de uitvraag van de gemeente Haaksbergen. De vraag die voorligt is: krijgt Haaksbergen wat het heeft gevraagd en wat het nodig heeft? De aanbieding van Hengelo bestaat uit verschillende onderdelen: • De producten- en dienstencatalogus van Hengelo (PDCH) die inzicht geeft in de taken die Hengelo, bij uitbesteding, gaat uitvoeren voor Haaksbergen. • Een gemeenschappelijke regeling samenwerking bedrijfsvoering Haaksbergen en Hengelo.
• Een voorstel overgang en samenwerking bedrijfsvoering. Deze toets voeren we uit in drie stappen: 1. We toetsen of Hengelo met zijn producten de gevraagde diensten levert. 2. We toetsen of Hengelo de producten op het gewenste kwaliteitsniveau levert. 3. We toetsen welke serieuze maatregelen nodig zijn om te voorzien op punten waar de bestaande situatie en de Hengelose aanbieding verschillen. Wat moet Haaksbergen doen om te zorgen dat ook na de overdracht de aansluiting tussen het primair proces en de bedrijfsvoering bijdraagt aan goede dienstverlening aan de burgers van Haaksbergen? De basis voor de advisering is de Hengelose aanbieding. Hierin is beschreven welke dienstverlening Haaksbergen gaat ontvangen, met welke kwaliteit, tegen welke prijs en op welke voorwaarden. Hieronder toetsen we de aanbieding. 1. TOETSING GEVRAAGDE PRODUCTEN: LEVERT HENGELO DE GEVRAAGDE PRODUCTEN? Hengelo levert de gevraagde producten. Deze uitspraak baseren we op de PDCH. Deze beschrijft de producten die in Hengelo worden gehanteerd en welke daarvan worden geleverd aan de gemeente Haaksbergen. De aangeboden producten en diensten in de PDCH komen in grote mate overeen met de uitvraag van Haaksbergen. Haaksbergen werkt niet met een PDCH. We hebben daarom gecontroleerd of alle activiteiten beschreven in de uitvraag worden aangeboden in de Hengelose producten en diensten.
Deze controle leidt tot een eenduidige conclusie. Hengelo biedt alle diensten waar Haaksbergen om heeft gevraagd. Er is discussie geweest, omdat Hengelo drie elementen in zijn aanbieding had waar niet om was gevraagd. Hengelo biedt drie diensten (gebouwenbeheer, gegevensbescherming en functioneel applicatiebeheer) aan die niet door Haaksbergen zijn uitgevraagd, om zo de kwaliteit van de totale dienstverlening te kunnen garanderen, een integrale bedrijfsvoering. Hengelo is van mening dat deze diensten integraal onderdeel zijn van de dienstverlening. Bestuurlijk zijn deze drie discussiepunten veelvuldig besproken. We delen hieronder onze analyse.
3
www.hiemstraendevries.nl
Gebouwenbeheer In de aanbieding van Hengelo wordt ervan uitgegaan dat het gebouwenbeheer wordt gecoördineerd door Hengelo. Analyse van de PDCH leert dat er nauwelijks overlap is met de Haaksbergse activiteiten bedoeld onder vastgoedbeheer. De activiteiten die Hengelo aanbiedt zitten in de uitvraag onder facilitair. Er worden dus de facto geen activiteiten aangeboden die niet in de uitvraag zitten. In de financiën hoeven we hier dan ook geen post voor op te nemen. De keuze heeft geen invloed op de dienstverlening aan bedrijven, instellingen en inwoners. Van belang hierbij is wel dat de bevoegdheid tot het aangaan van verhuurovereenkomsten niet wordt gedelegeerd of gemandateerd. De discussie gaat in de praktijk over zeer weinig. Gegevensbescherming De taken rondom gegevensbescherming worden aangeboden in de PDCH onder de ID’s 98 – 115. Hiermee concluderen we dat deze taken in de aanbieding zitten terwijl ze niet in de oorspronkelijke uitvraag zaten. Het verschil is van een dusdanige omvang dat het niet van invloed zou moeten zijn van de beslissing van het college. De keuze heeft geen invloed in de dienstverlening aan inwoners en ook niet aan de ambitie om een zelfstandige netwerkgemeente te zijn. Deze intensieve vorm van samenwerking vraagt van beiden kant enige flexibiliteit. De extra kosten zijn naar verwachting ongeveer € 125.000,-.
Gezien het toenemende belang van gegevensbescherming is dit een investering die van toegevoegde waarde is. Gemeenten zijn ook verplicht om de taken van privacy officer en functionaris gegevensbescherming te beleggen. Steeds vaker zijn dit eigenstandige functies. Functioneel beheer In de uitvraag is aangegeven dat functioneel beheer om restfuncties ging. Dit betekent dat de taken worden uitgevoerd door medewerkers die minder dan 60% van hun tijd hiermee bezig zijn. Aangegeven in de uitvraag is dat functioneel beheer gedeeltelijk niet is ingevuld en beperkt wordt uitgeoefend inclusief de negatieve consequenties hiervan. In die context is het te begrijpen dat de gemeente Hengelo ook functioneel applicatiebeheer aanbiedt. Het is nodig dat functioneel applicatiebeheer op een kwalitatief niveau wordt uitgevoerd om toekomstbestendig te zijn. Na de uitvraag is duidelijk geworden dat er in het primair proces naar schatting 3,78 fte aan (1 fte dienstverlening en 2,78 fte ontwikkeling) medewerkers zitten die meer dan 60% van hun tijd aan functioneel applicatiebeheer besteden. Dat wijst op een zeer grote verbinding tussen het primair proces en het functioneel applicatiebeheer. Volgens ons is het uitbesteden van functioneel beheer niet nodig, maar hoeft het geen hard knelpunt te zijn.
Functioneel beheer is ook goed te organiseren als het centraal wordt uitgestuurd vanuit een andere gemeente. Belangrijk is om hierbij onderscheid te maken tussen aansturing en werkplek. Het is zeer wenselijk als functioneel applicatiebeheerders dichtbij het primair proces werkzaam zijn. Hierover kunnen afspraken gemaakt worden. Het uitbesteden van functioneel beheer betekent niet dat Haaksbergen de controle over haar informatievoorziening verliest. De gegevens van Haaksbergen blijven in elk geval eigendom van Haaksbergen. Wij adviseren om deze medewerkers en de taken die zij uitvoeren in Haaksbergen te houden. Het is redelijk om te verwachten van Hengelo dat ze in hun aanbieding hiervoor ruimte creëren. Dit is in het bestuurlijk contact ook al aangeboden. Maak afspraken hoe functioneel beheer de komende jaren verder is te optimaliseren. Denk hierbij aan logische momenten van heroverweging, bijvoorbeeld het moment waarop Haaksbergen nog meer taken uit gaan besteden in het kader van de ontwikkeling naar een zelfstandige netwerkgemeente; momenten van nieuwe releases en applicaties; majeure wijzigingen in de werkprocessen; natuurlijke uitstroom van medewerkers.
Harmonisatie van applicaties binnen het primair proces moet in onze optiek bespreekbaar zijn zolang ze leiden tot kostenbesparing, geen nadelige gevolgen hebben voor de inwoners van Haaksbergen en de sturing op het primair proces niet beperken. Uiteraard moet je dit niet doen als je nog bezig bent met de afweging om een taak uit te besteden.
4
www.hiemstraendevries.nl
De kosten voor uitbesteding zijn op basis van aannames uit de Hengelose aanbieding naar verwachting € 350.000,-. Dit is ongeveer € 70.000,- hoger dan de huidige loonkosten voor functioneel beheer. Hierbij zijn de huidige kosten voor functioneel beheer gerekend met de eerder genoemde 3,78 fte en loonkosten inclusief werkgeverslasten van € 75.000,- per fte. De verwachting is dat er voorlopig geen frictiekosten worden gemaakt, omdat Hengelo aangeeft dat Haaksbergen alleen betaalt voor de dienstverlening die ook geleverd wordt. Hierdoor heeft Haaksbergen de mogelijkheid om tijdig oplossingen te realiseren. 2. TOETS KWALITEITSNIVEAU: LEVERT HENGELO DE GEVRAAGDE KWALITEIT? Hengelo levert de gevraagde kwaliteit. De gevraagde kwaliteit is terug te vinden in de bestuursopdracht en de projectopdracht. De bestuursopdracht en de projectopdracht formuleren het doel: “We borgen dat we op de terreinen financiën en risicobeheersing en bedrijfsvoering structureel voldoende presteren. Minimaal afgemeten aan de normen van de bestuursmonitor, normen van interbestuurlijk toezicht en normen voortvloeiend uit landelijke wet- en regelgeving. Belangrijk is dat een inrichting ontstaat, waarmee Haaksbergen voldoende voorbereid is op toekomstige ontwikkelingen. We beoordelen de gevraagde kwaliteit op drie onderdelen: 1. Beoordeling minimale noodzakelijke kwaliteit. 2. Beoordeling kwaliteit met PDCH. 3.
Aanvullende controle op kwaliteit en toekomstbestendigheid. Beoordeling minimaal noodzakelijke kwaliteit De normen die zijn genoemd in de bestuursopdracht zijn bekend en ook geldig in Hengelo. Hengelo geeft aan dat ze zelf voldoen aan deze normen en ook Haaksbergen naar dit kwaliteitsniveau brengen. Voor onze beoordeling is dit voldoende. Onze argumentatie is als volgt: als voor Hengelo dezelfde normen gelden en zij structureel in staat zijn om de eigen dienstverlening aan deze normen te laten voldoen (past performance), dan mag er verwacht worden dat Hengelo ook in staat is om dezelfde dienstverlening te bieden aan Haaksbergen. Beoordeling kwaliteit via de PDCH In de uitvraag van Haaksbergen aan Hengelo is gevraagd om de kwaliteitsnormen van Hengelo te beschrijven. Deze zijn niet nader beschreven in de aanbieding, anders dan dat er aan wettelijke normen wordt voldaan. In de PDCH zijn er geen uitspraken gedaan over de kwaliteitsnormen of kwaliteitsindicatoren die Hengelo hanteert. Hengelo heeft in haar aanbieding aangegeven dat de kwaliteitsindicatoren in de PDCH in een volgende fase in gezamenlijk overleg worden ingevuld. Op dit moment is een beoordeling van de kwaliteit via de PDCH niet mogelijk. In de versie van de Hengelose aanbieding van 7 mei waren wel kwaliteitsnormen opgenomen voor de onderdelen Services en IT-bedrijf.
Aanvullende controle op kwaliteit en toekomstbestendigheid. We constateren dat de Hengelose aanbieding de bedrijfsvoering meer toekomstbestendig maakt. Aanvullend op de minimale borging van de toekomstbestendigheid via de bovengenoemde normen, zijn we nagegaan of we verdergaande uitspraken kunnen doen over kwaliteit en toekomstbestendigheid. De PDCH geeft geen verdere kwaliteitsindicatie. Een benadering van de kwaliteit is daardoor uitsluitend te baseren op het niveau van de mensen die de diensten leveren. Een benadering hiervoor is het salarisniveau. We zijn ons bewust van de beperkingen van deze (best proxy) benadering. De kwaliteit van een deel van de (advies)producten ontstaat in de samenwerking van adviseur en geadviseerde, en is bijna niet zelfstandig vast te stellen. En de inschaling van medewerkers is niet altijd een goede afspiegeling van hun kwaliteit. Factoren als plaats in de organisatie, opbouw van het loongebouw en lokale arbeidsmarkt kunnen een verstorende rol spelen. Echter, omdat we geen betere benadering hebben we de vergelijking gemaakt. Uit deze beoordeling blijkt dat het schaalniveau nagenoeg overeen komt. Het gemiddelde schaalniveau wat Hengelo aanbiedt is schaal 8,9 en het gemiddelde schaalniveau wat Haaksbergen nu heeft is schaal 9,1. Een 5
www.hiemstraendevries.nl
verklaring voor het verschil is dat er medewerkers uit Haaksbergen in Hengelo lager worden ingeschaald. We concluderen dat rondom de inzet van medewerkers een kwantitatieve impuls wordt gedaan, maar niet noodzakelijk een kwalitatieve impuls. We beschrijven hoe we tot deze vergelijking zijn gekomen. Hengelo en Haaksbergen hanteren beiden andere teamindelingen. Er is gekozen om de teams van Haaksbergen als uitgangspunt te nemen. Hierbij zijn een aantal keuzes gemaakt: • De functie van webcoördinator bestaat niet in Hengelo. De taken van de webcoördinator vallen deels onder het team communicatie in Hengelo en deels onder het team informatiemanagement. Er is gekozen om de webcoördinator in dit overzicht te plaatsen onder het team informatiemanagement. • Functioneel beheer is in Haaksbergen onderdeel van het primair proces. In Hengelo valt dit onder het team informatiemanagement. Om een eerlijke vergelijking te maken zijn de medewerkers (3,78 fte) die in Haaksbergen in beeld zijn die meer dan 60% van hun taken functioneel beheer doen meegenomen voor dit overzicht. Deze medewerkers gaan echter niet over naar Hengelo. • Er is een medewerker in Haaksbergen die het ambtelijk secretariaat voor de OR uitvoert. Deze is onder overig geplaatst. • De chief Information Security Officer/FG is geplaatst onder het team I&A.
In dit overzicht maken we het verschil in fte en het verschil in salarisschalen inzichtelijk. Team
Aantal fte nieuw
Aantal fte oud
Toelichting
Financiën 6
0,77
7
0,00
8
2,00
9
1,00
10
3,70
2,00
11
2,50
3,50
12
0,50 10,47 (+3,19 fte)
1,78
Er is een forse kwantitatieve impuls, er is met name meer capaciteit van medewerkers in ondersteunende schalen.
7,28
PAZ (Team Informatiemanagement in Hengelo) 6
3,94
1,00
9
5,50
6,67
10
0,30
1,00
11
1,70
12
1,00
7 8
12,44 (+3,77 fte)
Er is een forse kwantitatieve impuls, daarnaast zien we ook dat het team kwalitatief versterkt wordt met medewerkers in hogere schalen.
8,67
I&A 6 7 8
4,00
9
2,60
10
2,60
11 12
Er is een kwantitatieve impuls met medewerkers in vergelijkbare schalen.
1,60 1,00 2,00 1,10 7,90 (+0,90 fte)
7,00
Facilitair 5 6
3,00
Er is een kwantitatieve en een kwalitatieve versterking. 3.00
6
www.hiemstraendevries.nl
7
1,27
8 9 10
1.00
1,00
5,27 (+1,27)
4,00
P&O 5
Er is een kwantitatieve versterking met medewerkers in een vergelijkbare schaal.
6 7
0,67
0,25
3.00
2,00
3,67 (+1,42 fte)
2,25
10
1,20
0,50
11
0,50
8 9 10 11 Inkoop
1,70 (+1,2 fte)
Er is een kwantitatieve versterking en een beperkte kwalitatieve impuls
0,50
Communicatie 5
0,20
6
0,30
Er is beperkte kwantitatieve en geen kwalitatieve impuls. Er is een verschuiving naar medewerkers in lagere schalen.
7 8 9
1,00
0,78
10
2.00
2,67
3,50 (+1,05 fte)
2,45
Juridische zaken 10 11 Totaal
3,80
Er is een beperkte kwantitatieve impuls.
0,50
3,67
4,30 (+0,74 fte)
3,67
Overig 7
-
0,42
49,25 fte (+13,09 fte)
36,16 fte
3. MAATREGELEN ZIJN OM TE VOORZIEN OP PUNTEN WAAR DE HENGELOSE AANBIEDING GEEN AANBOD GEEFT OF ONVOLDOENDE AANSLUIT OP DE HAAKSBERGSE BEHOEFTE De Hengelose aanbieding geeft aanbod op alle onderdelen van de uitvraag. Maatregelen om te voorzien op punten waar de Hengelose aanbieding geen aanbod geeft zijn daardoor niet nodig.
7
www.hiemstraendevries.nl
BIJLAGE C: IMPACTANALYSE De impactanalyse is onderdeel van de beoordeling van de Hengelose aanbieding. Het doel van de impactanalyse is de consequenties in beeld te brengen voor Haaksbergen als latende organisatie: wat raakt de organisatie kwijt en wat moet er gebeuren, welke aanpassingen zijn er nodig in de rest van de Haaksbergse organisatie als de bedrijfsvoering elders wordt ondergebracht, bijvoorbeeld: hoe gaan we om met een andere span of control, hoe vangen we het verlies van unieke kennis op? De uitplaatsing van de bedrijfsvoering naar de gemeente Hengelo heeft geen majeure impact voor de Haaksbergse organisatie. Met een aantal kleine maatregelen is de impact te ondervangen. De frictiekosten zijn daarmee ook behapbaar ANALYSE IMPACT We gaan nader in op de impact die we constateren: • De werkprocessen in de bedrijfsvoering worden op de Hengelose manier voortgezet. Dit raakt de medewerkers in de bedrijfsvoering, maar heeft weinig impact op de latende organisatie. • De Hengelose bedrijfsvoering lijkt zijn meerwaarde in een sterke rol als adviseur te zoeken. Dit lijkt af te wijken van de Haaksbergse praktijk waarin de bedrijfsvoering zich in sterkere mate opstelt als ondersteuner en regelmatig gaten dichtloopt die het primair proces laat vallen. Voor de managers en medewerkers in de latende organisatie betekent dit dat ze minder gaten kunnen laten vallen.
Dus ze moeten gaan doen wat ze altijd al moesten doen. Dit is geen majeure impact, maar vraagt wel om aanvullende maatregelen. • De Hengelose aanbieding gaat uit van werken overeenkomstig de principes van digitaal zaakgericht werken. In de transitiefase worden daarom werksessies ingericht voor de medewerkers in de latende organisatie Haaksbergen. Ook worden specifieke trainingen gegeven. Daarmee wordt de impact van deze verandering in werkwijze op voldoende wijze gemitigeerd. Er zijn geen aanvullende maatregelen nodig. • De Hengelose aanbieding gaat uit van een gefaseerde harmonisatie van werkprocessen, ook in het primair proces. Gezien de beperkte mate waarin in de gemeente Haaksbergen processen zijn beschreven, kan dit een positieve bijdrage leveren aan de Haaksbergse dienstverlening. Hier staat tegenover dat de mogelijkheid om lokaal maatwerk te leveren hierdoor kan verminderen. Wij bevelen aan om zorgvuldig de ruimte voor lokaal maatwerk en de beleidsruimte te bewaken bij deze procesharmonisaties die volgens de aanbieding steeds in overleg zullen worden gerealiseerd. We adviseren om terughoudend te zijn met de procesharmonisatie van taken in het primair proces die op relatief korte termijn uitgeplaatst gaan worden in vervolg op de keuze om een zelfstandige netwerkorganisatie te zijn volgens de aanbevelingen van Rijnconsult uit najaar 2019.
Daarmee zijn de gevolgen van de beoogde procesharmonisatie te faseren in tijd en daarmee beheersbaar, zonder majeure impact die nu maatregelen vraagt in de latende organisatie. • Doordat nagenoeg de hele afdeling bedrijfsvoering overgaat naar de gemeente Hengelo zijn belangrijke wijzigingen in de structuur van de achterblijvende organisatie niet nodig. De achterblijvende taken van de afdeling bedrijfsvoering kunnen worden verricht vanuit de staf. Daarmee is de impact op de latende organisatie beperkt. • Haaksbergen is inmiddels bezig met een wijziging van de organisatiestructuur waarin al kan worden geanticipeerd op de samenwerking in de bedrijfsvoering. Daarmee is in dit punt al voorzien. • Omdat de kennis van de afdeling bedrijfsvoering vanuit de gemeente Hengelo beschikbaar blijft voor de gemeente Haaksbergen, ligt verlies van unieke kennis niet in de rede. Aanvullende maatregelen zijn niet nodig. • Haaksbergen moet beseffen dat de sturing op de bedrijfsvoering een andere vorm krijgt. De samenwerking tussen de bedrijfsvoering en het primair proces krijgt hoe dan ook een andere dimensie. Er is een afsprakenkader in de vorm van de PDCH en daarmee zijn er ook afspraken wat er wel en niet valt onder de basisdienstverlening van Hengelo. De samenwerking krijgt een financiële relatie.
Hengelo geeft in de aanbieding aan de sturing op de bedrijfsvoering en prioritering vorm te geven via een 8
www.hiemstraendevries.nl
•
portfolioboard (bestuurlijk en ambtelijk). Haaksbergen moet er op ingericht zijn om via dit portfolioboard te sturen op de bedrijfsvoering. Het management in het primair proces moet hierin de hoeksteen zijn die in het dagelijks werk stuurt of Hengelo de dienstverlening levert zoals afgesproken en om waar nodig bij te sturen. Het portfolioboard zien wij dan als het gezamenlijke sturings- en escalatieoverleg. Het management in het primair proces heeft, ook in het licht van de ontwikkeling naar een zelfstandige netwerkgemeente het opdrachtgever- en opdrachtnemerschap te professionaliseren. Dit wordt cruciaal voor het slagen van uitbesteding van onderdelen. De medewerkers van Haaksbergen worden ingepast in het functiehuis van Hengelo. Dit kan leiden tot schaalverschillen. Haaksbergen heeft ervoor gekozen om de medewerkers te compenseren voor deze schaalverschillen. De kosten zijn opgenomen in de frictiekosten.
GEADVISEERDE MAATREGELEN 1. We adviseren om in het programma toekomstbestendigheid een traject mee te nemen om de basis op orde te brengen rondom de uitvoering van de 1e lijns bedrijfsvoering in het primair proces. Hierbij is aandacht nodig voor procesverbetering, rollen en verantwoordelijkheden en het samenspel tussen de bedrijfsvoering en het primair proces. 2. We adviseren om samen met Hengelo een leertraject Opdrachtgever- en opdrachtnemerschap uit te voeren met voldoende ruimte voor gezamenlijke reflectie op het samenspel tussen Hengelo en Haaksbergen. Hierbij helpt het om een theoretisch framework te bepalen waarlangs de gesprekken worden gevoerd. Zo creëer je een gezamenlijke taal. Behandel met casuïstiek om vanuit deze concrete voorbeelden algemene samenwerkingsafspraken te destilleren. 3. We adviseren om geen aanvullende capaciteit te organiseren in Haaksbergen voor het sturen op de bedrijfsvoering na de organisatieaanpassing waartoe recent is besloten. In Haaksbergen FRICTIEKOSTEN Met de volgende frictiekosten dient rekening gehouden te worden bij uitbesteding van de bedrijfsvoering: • Basis op orde 1e lijns bedrijfsvoering - € 100.000,• Begeleiding leertraject Opdrachtgever-opdrachtnemerschap - € 30.000,• Jaarlijks bedrag wat is ontstaan door schaalverschillen tussen Hengelo en Haaksbergen. Haaksbergen vult het salaris van de medewerkers die overgaan verder aan.
De kosten bedragen naar verwachting € 60.000,-* *In de laatste week voor het schrijven van onze rapportage zijn er nog personele aanpassingen geweest die van invloed kunnen zijn in de hoogte van de frictiekosten
9
www.hiemstraendevries.nl
BIJLAGE D: KOSTENANALYSE TOELICHTING TOTALE KOSTEN AANBIEDING HENGELO Hengelo doet een aanbod waarin de structurele kosten (vast en variabel) per jaar zijn € 6.435.000. Daar bovenop is een incidenteel bedrag geraamd van € 5.255.000,-. Beide bedragen lichten we hieronder toe. STRUCTURELE KOSTEN AANBIEDING HENGELO Structurele kosten Hengelo biedt een totaalpakket van dienstverlening aan en brengt hiervoor een kostendekkende totaalprijs in rekening. Deze bestaat uit een structurele vaste en een structurele variabele component. De structurele kosten bedragen circa € 6,4 miljoen. Het grootste deel hiervan zijn personele kosten: € 4,3 miljoen. De materiele kosten bedragen € 2,1 miljoen. Tweederde van dit bedrag wordt ingezet op informatie en ICT. Bepaling structurele kosten Hengelo bepaalt personele kosten door te beoordelen welke medewerkers taken moeten doen om de producten en diensten voor Haaksbergen te realiseren. Op basis daarvan is op dit moment vastgesteld dat circa 49 fte moet worden ingezet. De prijs van de structurele component is bepaald door de producten en diensten die moeten worden geleverd, de inzet van formatie en middelen om de producten en diensten te maken en te leveren. Wat betaalt Haaksbergen in welk jaar De structurele kosten worden niet vanaf 1 januari 2022 in rekening gebracht.
De verwachting is dat Haaksbergen pas het volledige structurele bedrag hoeft te voldoen als deze kosten ook daadwerkelijk gemaakt worden door Hengelo. Daarmee is de verwachting dat het structurele bedrag in de eerste jaren lager uit gaat vallen dan de genoemde € 6,4 miljoen. De fasering hiervan wordt bepaald in het transitieplan. De aanbieding spreekt van een transitieperiode van 3 tot 5 jaar. Het transitieplan wordt naar verwachting in het derde kwartaal 2020 in overleg gemaakt. Dan ontstaat meer inzicht in welk bedrag Haaksbergen daadwerkelijk moet gaan betalen. Dit geeft inzicht in de fasering. Het structurele kostenniveau staat hiermee niet ter discussie. Bekostigingsmethodiek De gemeente Haaksbergen betaalt een totaalbedrag voor de Hengelose dienstverlening. Bij herhaling hebben Hengelose ambtenaren dit aangegeven. De dienstverlening wordt niet in onderdelen aangeboden. Dit past niet bij het concept van integrale bedrijfsvoering. De prijs bestaat voor het overgrote deel uit structurele vaste kosten. Deze zijn bepaald door voorcalculatorisch te benoemen welke functies voor welk deel van de aanstelling werken aan de dienstverlening voor Haaksbergen en welke materiële kosten hierbij horen. Het factuurbedrag is daarmee lopende het jaar niet beïnvloedbaar voor de gemeente Haaksbergen. Een klein deel van de kosten circa 500.000 is variabel.
Het gaat om kosten die afhankelijk zijn van het aantal werkplekken dat wordt ondersteund. Deze methodiek wijkt af van gangbare bekostigingsmethodieken in vergelijkbare gemeenschappelijke regelingen. Gangbare wijzen van bekostiging zijn: 1. Volledig via een vaste sleutel, bijvoorbeeld het aantal inwoners of de ingebrachte begrotingen; 2. Deels vast en deels variabel, bijvoorbeeld de overhead via het aantal inwoners en de directe lasten via aanslagregels, bijstandscliënten (zie hieronder); 3. Volledig variabel, bijvoorbeeld op basis van het aantal (belasting)aanslagregels, bijstandscliënten, werkplekken etc. Deze methode wordt vaak Activity Based Costing genoemd.
10
www.hiemstraendevries.nl
De Hengelose kostentoerekening is gedetailleerd transparant gemaakt in de (bijlagen bij) de aanbieding. Uit de toelichting op nadere vragen maakten wij de werkwijze op: Voorcalculatorisch wordt per vakgebied bepaald welke mensen en middelen ingezet worden om de dienstverlening aan Haaksbergen tot stand te brengen en welke managementkosten hieraan moeten worden toegerekend. Doordat Hengelo veel gegevens op tafel legt en doordat een vaste objectief bepaalde basis (aantallen inwoners, fte’s of handelingen) ontbreekt kan deze methode aanleiding zijn tot veel discussie. Daarbij is van belang dat partijen vertrouwen hebben in elkaar. Over de aanpassing van de kosten in volgende jaren kregen we de volgende toelichting: Jaarlijks gaan partijen met elkaar in overleg om vast te stellen of de PDCH nog voldoet aan de wet en regelgeving. Belangrijke aanpassingen in de Haaksbergse organisatie, bijvoorbeeld door het uitplaatsen van taken kunnen ook ingebracht in dit overleg. Dit overleg kan leiden tot aanpassing van de PDCH en tot verrekening. Ook zal in de verrekening inflatiecorrectie worden toegepast. Een en ander zoals genoemd in de concept GR en DVO. In de GR is verder bepaald dat de partijen overleggen om het eens te worden. Lukt dat niet, dan wordt de kwestie voorgelegd aan de provincie Overijssel. Overigens zijn de GR en de DVO nog niet definitief.
INCIDENTELE KOSTEN AANBIEDING HENGELO Incidentele kosten De incidentele kosten uit de Hengelose aanbieding zijn berekend op € 5,3 miljoen. Ze zijn berekend in de GAP-analyse. De grootste component hierin is een bedrag van € 3,3 miljoen voor ICT/informatie. Het bedrag dat Haaksbergen uiteindelijk gaat betalen kan substantieel lager uitvallen. Bepaling incidentele kosten Hengelo heeft de kosten voor deze aanbieding bepaald in de GAP-analyse. Deze is als bijlage toegevoegd aan de aanbieding. In de GAP-analyse zijn de kosten in beeld gebracht die Hengelo gaat maken. Grote posten hierbinnen zijn 1,1 miljoen voor de migratie van primaire applicaties en substantiële posten voor digitalisering van analoge archieven, procesharmonisatie en zaakgericht werken. Wat betaalt Haaksbergen in welk jaar? De aanbieding gaat uit van een gefaseerde overgang van activiteiten naar Hengelo. De fasering hiervan wordt bepaald in het transitieplan. De aanbieding spreekt van een transitieperiode van 3 tot 5 jaar. Hengelo heeft de kosten bepaald op basis van hun huidige kennis van de Haaksbergse situatie. In overleg worden de prioriteiten gesteld en een uitvoeringsplan opgesteld. Hierin worden de werkzaamheden nader geduid. Pas met de uitvoeringsplannen ontstaat inzicht in welke kosten op welk moment aan Haaksbergen in rekening gebracht gaan worden.
De hoogte van de kosten kan substantieel afwijken van het bedrag hierboven genoemd. SCHATTING KOSTEN AANGEBODEN ONDERDELEN DIE NIET ZIJN UITGEVERAAGD De genoemde bedragen in de aanbieding zijn inclusief de kosten van de onderdelen die niet zijn uitgevraagd. Deze kosten zijn als volgt: • Functioneel beheer: € 350.000,- (ongeveer 4,3 fte). Op dit moment is in beeld dat 3,78 fte in het primair proces van Haaksbergen meer dan 60% van hun taken besteed aan functioneel beheer. De kosten hiervan bedragen ongeveer € 283.500,-. Een structurele investering wordt gedaan van € 75.000,-. Doordat deze medewerkers niet overgaan en Hengelo naar verwachting niet direct deze taken overneemt zal er sprake zijn van over overgangsfase. • Gegevensbescherming: € 125.000,- (ongeveer 1,3 fte). Dit gaat over de functies van Functionaris Gegevensbescherming en Privacy Officer. Bij een toekomstbestendige organisatie horen deze functies goed ingevuld te zijn en niet, zoals nu, als een extra taak erbij uitgevoerd te worden. In de formatie was al voorzien in 1 fte die zowel de rol van CIO vervult als de rol van FG. Een structurele investering wordt gedaan van ongeveer € 50.000,-. Dit zien we als een zinvolle investering.
11
www.hiemstraendevries.nl
•
Gebouwenbeheer: Analyse van de PDCH leert dat er nauwelijks overlap is met de Haaksbergse activiteiten bedoeld onder vastgoedbeheer. De activiteiten die Hengelo aanbiedt zitten in de uitvraag onder facilitair. Er worden de facto geen activiteiten aangeboden die niet in de uitvraag zitten. In de financiën hoeven we hier dan ook geen post voor op te nemen.
KOSTEN AANBIEDING HENGELO AFGEZET TEGEN BENCHMARK Uit de benchmark die Berenschot heeft uitgevoerd blijkt dat de kosten voor het primair proces 3% lager is dan gemiddeld. De overheadkosten zijn € 216,- per inwoners. Dit is 11% lager dan gemiddeld. Zien we overhead activiteiten meer voor de organisatie dan voor de burgers, dan moet je de overhead in verhouding zien tot de formatie. Afgezet tegen het aantal fte dat zij moeten bedienen, zijn de overheadkosten hoger dan gemiddeld (+11%). De overheadkosten van Haaksbergen zijn op dit moment volgens de benchmark 3 fte hoger dan gemiddeld. De aanbieding van Hengelo gaat uit van een stijging van bijna 13 fte (oud 36 fte, nieuw 49 fte). Bij uitbesteding van de bedrijfsvoering heeft Haaksbergen een significant hogere capaciteit in bedrijfsvoering beschikbaar per fte in de organisatie dan de referentiegroep. KOSTEN AANBIEDING HENGELO AFGEZET TEGEN HUIDIGE KOSTEN HAAKSBERGEN Om een goede vergelijking te maken tussen de kosten van de aanbieding van Hengelo en de huidige kosten van de bedrijfsvoering is een nadere duiding nodig. Hiervoor corrigeren we de huidige kosten van de bedrijfsvoering van Haaksbergen, zodat er een goede vergelijking ontstaat met de kosten van de Hengelose aanbieding. Totale kosten gebruik Hengelose aanbieding
Kosten
€ 6.435.000,€ 4.709.000,€ 4.591.000,+ € 824.000,- € 840.000,- € 150.000,+ € 284.000,€ 1.726.000,-
Kosten Hengelose aanbieding Gecorrigeerde huidige kosten bedrijfsvoering Haaksbergen Huidige kosten bedrijfsvoering Kosten ICT in primair proces Kosten griffie, college, raad Concerncontroller en bestuursadviseur Kosten functioneel beheerders Verschil
De huidige bedrijfsvoeringskosten van Haaksbergen zijn €4,7 miljoen. Dit bedrag bestaat uit de directe loonkosten van €2,7 miljoen en de indirecte kosten (schoonmaakkosten, huisvestingskosten, loonkosten gemeentesecretaris bestuur, raad, griffie etc.) die in de verdeelsystematiek €1,9 miljoen bedragen. Om tot een goede vergelijking te komen voeren we de volgende correcties door: • In de aanbieding van Hengelo zijn de totale IT-kosten opgenomen voor de gemeente Haaksbergen. In de verdeelsleutel die Haaksbergen hanteert komt slechts € 394.000,- ten laste van de bedrijfsvoering. De overige € 824.000,- komt ten laste van het primair proces. Om tot een goede vergelijking te komen met de Hengelose aanbieding wordt dit bedrag opgeteld bij de huidige kosten van de bedrijfsvoering. Overigens valt dit bedrag van € 824.000,- uit de begroting van het primair proces indien ingegaan wordt op de Hengelose aanbieding. • In de indirecte kosten zit in totaal een bedrag € 840.490,- voor kosten van activiteiten die niet worden overgenomen door de gemeente Hengelo. Dit zijn bijvoorbeeld kosten van griffie, college en raad. Deze kosten worden afgetrokken van de huidige kosten van de bedrijfsvoering om tot een goede vergelijking te komen. Overigens blijven deze kosten in de praktijk ook bij uitbesteding gemaakt worden. De kosten verdwijnen dus niet uit de begroting van Haaksbergen.
Dit zijn dus nog extra kosten waar rekening mee gehouden moet worden. • Er is een formatie van 2 fte (Concerncontroller en bestuursadviseur) die wel onderdeel is van huidige kosten van de bedrijfsvoering, maar deze medewerkers zijn niet onderdeel van de uitvraag en 12
www.hiemstraendevries.nl
•
aanbieding van Hengelo. Voor een goede vergelijking met de kosten van de Hengelose aanbieding trekken we deze kosten eraf. Deze kosten blijven in de praktijk voor rekening van de gemeente Haaksbergen. We gaan uit van gemiddelde loonkosten van € 75.000,- per fte = € 150.000,Er is een formatie van 3,78 fte (functioneel beheerders) die geen onderdeel zijn van de huidige kosten van bedrijfsvoering van Haaksbergen, maar zijn wel onderdeel van de aanbieding van de gemeente Hengelo. Voor een goede vergelijking tellen we deze uitgave op bij de huidige kosten van de bedrijfsvoering. We gaan uit van gemiddelde loonkosten van € 75.000,- per fte = € 283.500,-. Voorlopig blijft deze formatie in Haaksbergen bestaan en blijven deze kosten extra gemaakt worden. Op termijn kan de formatie overgaan naar Hengelo, dan kunnen deze kosten vervallen in de Haaksbergse begroting.
OVERIGE AANDACHTSPUNTEN De kosten in de aanbieding van Hengelo zijn exclusief BTW. Hiervoor heeft Haaksbergen advies uitgevraagd bij een expert belastingen. Hieruit blijkt dat de btw op deze kosten kan worden verrekend via het voor de gemeente geldende mengpercentage. Dit is ook het huidige beleid van de staatssecretaris van Financiën bij vergelijkbare samenwerkingsverbanden. Concluderend geldt dat een klein deel van de btw kostenverhogend moet worden geboekt (in 2019 1,83%). Dit betekent een nadeel ten opzichte van de huidige situatie voor zover de vergoeding aan Hengelo ziet op de kosten van het eigen personeel van Haaksbergen. Immers in de bestaande situatie drukt op die personeelskosten geen btw.
13
www.hiemstraendevries.nl
BIJLAGE E: GECONSTATEERDE EN OP TE LOSSEN KWETSBAARHEDEN GEMEENTE HAAKSBERGEN Onderdeel van het toekomstbestendig maken van de Haaksbergse bedrijfsvoering is het opheffen of beheersbaar maken van de huidige kwetsbaarheden. In de projectopdracht die Hengelo en Haaksbergen met elkaar afspraken zijn gezamenlijk de kwetsbaarheden benoemd. Wij stellen vast dat de kwetsbaarheden voldoende worden opgeheven. Wij herkennen dat de bedrijfsvoering in Haaksbergen gelijkgeschakeld wordt met die in Hengelo en daarmee gaat voldoen aan de Hengelose kwaliteit en daarmee aan de eisen van toekomstbestendigheid. Hieronder beoordelen we per onderwerp de mate waarin de kwetsbaarheden worden opgeheven. In de eerste kolom zijn de kwetsbaarheden beschreven. In de tweede kolom staat de letterlijke reactie van Hengelo in hoeverre ze de kwetsbaarheid wegnemen en in de derde kolom staat ons oordeel in hoeverre de kwetsbaarheden worden weggenomen en welke aandachtspunten er nog zijn. Huidige kwetsbaarheid Haaksbergen 1. Algemeen Investeringen zijn de laatste jaren uitgebleven, hierdoor is de kwaliteit en stabiliteit van de bedrijfsvoering achteruit gegaan. Dit is het geval bij financiën, facilitaire diensten, inkoop, I&A en PAZ; dit geldt ook voor het primair proces, deze twee ontwikkelingen versterken elkaar. De organisatie is kwetsbaar voor uitval van medewerkers.
Situatie na uitplaatsing naar Hengelo
Beoordeling Hiemstra & De Vries
Hengelo zal fors investeren in IT, v.w.b. PAZ zullen de archieven deels Voldoende weggenomen. Er ligt kwetsbaarheid in de bedrijfsvoering en gedigitaliseerd worden en zal digitaal zaakgericht werken worden het primair proces. Hengelo neemt de kwetsbaarheid in het primair ingevoerd. Inkoop en facilitair zullen vooral naar model van Hengelo worden proces niet weg. De kwetsbaarheden in de bedrijfsvoering worden wel voldoende weggenomen, wat wel een positief effect heeft op de ingericht, zodat deze dienstverlening – zoals de bedoeling was – wordt verbeterd. Binnenkomende analoge poststromen worden gedigitaliseerd en stabiliteit van het primair proces. De kwetsbaarheden op financiën heeft in de aanbieding is uitgegaan om archieven te digitaliseren tot op hetzelfde Haaksbergen zelf weggenomen, door het herstelplan te realiseren. Op niveau als Hengelo. Bedrijfsvoering Haaksbergen wordt onderdeel van totaal I&A, en met name PAZ, zien we een forse investering. Deze is ook nodig, bedrijfsvoering Hengelo. Hierdoor is qua omvang (kwalitatief en kwantitatief) omdat de informatievoorziening zeer verouderd is. Hengelo staat op het gebied van informatievoorziening goed bekend, door de hoge mate van de continuïteit gegarandeerd. zaakgericht werken. Op het gebied van inkoop wordt met name kwetsbaarheid in capaciteit weggenomen.
Op het gebied van facilitaire diensten is er ook een kwalitatieve impuls. De organisatie is kwetsbaar voor uitval van medewerkers. Bedrijfsvoering Haaksbergen wordt onderdeel van totaal bedrijfsvoering Voldoende weggenomen. Indien gekozen wordt voor uitplaatsing is hier Hengelo. Hierdoor is qua omvang (kwalitatief en kwantitatief) de continuïteit wel een actieplan op nodig om ervoor te zorgen dat de specifieke kennis gegarandeerd. van Haaksbergen gedeeld wordt met andere medewerkers, zodat de uitval van medewerkers ook kwalitatief wordt weggenomen. Er is weinig integraliteit als het gaat om competentieontwikkeling en Binnen de gemeente Hengelo wordt gewerkt met de HR-ontwikkelagenda. Voldoende weggenomen. Hengelo heeft de instrumenten en activiteiten Hierin zijn alle noodzakelijke HR-functies, instrumenten en activiteiten in handen om competentieontwikkeling en de functioneringscyclus de functioneringscyclus. Er is een vastgesteld strategisch (inclusief verantwoordelijkheden) beschreven en vastgesteld. Uitvoering integraal op te pakken. Dit is primair een verantwoordelijkheid van het personeelsbeleid, er is geen strategisch personeelsplan. wordt jaarlijks gemeten. management in het primair proces. P&O is hierin faciliterend.
Hier ligt een kwetsbaarheid, doordat wij verwachten dat Hengelo ervan uitgaat dat het management van de eerste lijn in Haaksbergen in staat is om dit zelfstandig te doen met de juist instrumenten ter ondersteuning. Haaksbergen is gewend dat het primair proces de eerste Bedrijfsvoering Haaksbergen wordt integraal onderdeel van totaal Voldoende weggenomen. Aandachtspunt is om te zorgen dat het primair verantwoordelijkheid heeft voor de bedrijfsvoering; door een tekort bedrijfsvoering Hengelo. Hierdoor is qua omvang (kwalitatief en proces in staat is om de eerste verantwoordelijkheid in de aan capaciteit wordt dit op verschillende plekken steeds lastiger in te kwantitatief) de continuïteit gegarandeerd. bedrijfsvoering te pakken. vullen, waardoor meer beroep gedaan wordt op de bedrijfsvoering. Er is een uitgewerkte visie, een aantal begrippen zoals Vanuit de reguliere ondersteuning zal gevraagd en ongevraagd door Voldoende weggenomen. Nadere afspraken zijn nodig hoe ver het advies regiegemeente zijn echter abstract gebleven en niet uitgewerkt; ook bedrijfsvoering Hengelo het management van Haaksbergen geholpen op organisatieontwikkeling reikt. Onduidelijk is over welk ID dit gaat en wordt het document niet in volle omvang door de organisatie worden. daarmee hoe de financiering is geregeld. gedragen.
Er is geen kwaliteitssysteem en de beschrijving van werkprocessen is Binnen Hengelo wordt daar waar mogelijk en noodzakelijk gewerkt Voldoende weggenomen. Hengelo biedt een volledige dienstverlening alleen voor een aantal primaire processen aanwezig. door vastgestelde normen, zoals ITIL en NEN. hierop. Procesaudits (ID 36) dienstverlening om processen te beschrijven via de applicatie Engage (ID 34) en de borging van processen in een processenhandboek (ID 36). Een processenhandboek is een product wat
Ten aanzien van processen is er geen eenduidige wijze van vastlegging. De interne controle op de processen is een aandachtspunt.
Binnen AO/IC Hengelo vastgelegd, geïmplementeerd en uitgevoerd. Haaksbergen zal daarin actief worden meegenomen.
Tussentijdse informatie over bedrijfsvoering en stuurinformatie vanuit de processen (zoals doorlooptijden) is onderontwikkeld.
In overleg worden prestatie indicatoren uitgewerkt. In de reguliere overlegmomenten tussen het (lijn)management van Haaksbergen en Hengelo wordt dit meegenomen. Als voorbeeld: binnen Hengelo wordt gewerkt met het houden van driehoeksgesprekken tussen lijnmanager, adviseur Financiën en adviseur HR. In deze gesprekken wordt de formatie en de budgetten frequent besproken, beoordeeld en bijgesteld. De F- en HR-adviseur bereiden deze overleggen voor. Verrassingen worden hierdoor voorkomen.
Grote kwetsbaarheid door veel inhuur waar essentiële kennis zit.
Opgelost, zie formatie overzicht in bijlage 1 behorend bij vraag 4b.
2. Personeel en organisatie: Kwetsbaarheden in capaciteit: bij administratieve ondersteuning een Opgelost, zie formatie overzicht in bijlage 1 behorend bij vraag 4b. tekort aan capaciteit, geen fte beschikbaar voor koppeling formatiebeheer P&O en financiën. Kwetsbaarheden op kwaliteit, aandachtspunten voor P&O: b. Op orde brengen dossiers. Wordt opgelost, is onderdeel van het voorstel (incidentele werkzaamheden). c. Digitaliseren personeels- en salarisadministratie. Wordt opgelost, is onderdeel van het voorstel (incidentele werkzaamheden). d. Inlopen achterstand bij actualiseren, vaststellen en implementeren Is onderdeel van het voorstel (incidentele werkzaamheden). van regelingen (CAR-UWO, werktijdenregeling, en dergelijke). e. Afronden HR21 functieomschrijving en –waardering, Is onderdeel van het voorstel (incidentele werkzaamheden), afronding competentiemanagement, gesprekscyclus. in 2021 door Haaksbergen. f. Organiseren dat regelmatig de juiste management- en Zie voorbeeld Driehoek gesprekken lijnmanagement, F- en HR-adviseur. bestuurinformatie beschikbaar komt voor sturing en control. g. Arbozaken, zoals Risico Inventarisatie & Evaluatie.
Is onderdeel van het voorstel (incidentele werkzaamheden).
h. Doorontwikkeling HR-applicaties. i. Beleidsontwikkeling; gebeurt nog erg uitvoerend.
Nadere afspraken over gemaakt. Is onderdeel van het voorstel (incidentele werkzaamheden).
3. Financiën en Control (inclusief treasury) Kwetsbaarheden op capaciteit:
15
www.hiemstraendevries.nl
momenteel nog niet aanwezig is in Hengelo. Hengelo geeft aan dit product vanaf de tweede helft van 2021 te kunnen leveren. Voldoende weggenomen. Zie vorig antwoord. Processen worden beschreven in één applicatie. Procesaudits zijn onderdeel van de standaarddienstverlening. Een eenduidige wijze van vastleggen mag verwacht worden of kunnen naderhand afspraken over worden gemaakt. Voldoende weggenomen. Het informatiemanagement is goed georganiseerd in Hengelo door het zaakgericht werken. Hierdoor is de benodigde stuurinformatie aanwezig. Er is ook een systematiek, zoals beschreven door Hengelo, om deze sturingsinformatie te bespreken. Dit lijkt meer gericht op tactisch management. Er is wel beleid voor datagedreven sturing (ID 149). Ten slotte is er dienstverlening voor het handelen en beantwoorden van specifieke informatievragen ten behoeve van datasturing. Dit lijkt daarmee voldoende georganiseerd (ID 150). Voldoende weggenomen. De bedrijfsvoering van Hengelo is aanzienlijk groter. Daarnaast lijkt er meer capaciteit beschikbaar te zijn dan in de huidige situatie. In het aanbod gaat Hengelo uit van 49 fte voor de bedrijfsvoering van Haaksbergen. Dat is een forse toename van 15 fte. Een aandachtspunt is het delen van de kennis over de situatie in Haaksbergen, omdat dit niet bij Hengelose medewerkers bekend zal zijn. Dit is te managen in de volgende fase van de uitbesteding.
Voldoende weggenomen. P&O wordt onderdeel van een groter team. Daarnaast gaat Hengelo uit van meer capaciteit op P&O-gebied (3,67 fte om 2,25 fte). Voldoende weggenomen. Wordt opgelost met de incidentele werkzaamheden op het gebied van P&O. Voldoende weggenomen. Wordt opgelost met de incidentele werkzaamheden op het gebied van P&O. Voldoende weggenomen. Wordt opgelost met de incidentele werkzaamheden op het gebied van P&O. Voldoende weggenomen. Wordt opgelost met de incidentele werkzaamheden op het gebied van P&O. Voldoende weggenomen. Inzet op het gebied van informatiemanagement in combinatie met de structuur van driehoekgesprekken biedt voldoende mogelijkheid om te zorgen voor de juiste informatievoorziening. Voldoende weggenomen. Wordt opgelost met de incidentele werkzaamheden op het gebied van P&O. Voldoende weggenomen. Wordt opgelost met de incidentele werkzaamheden op het gebied van P&O in combinatie met de uitbreiding van capaciteit.
a. Verzekeringen/rechtmatigheid: alles is inhuur behalve financiële administratie.
Opgelost, zie antwoord op vraag 4b, formatie overzicht bijlage 1.
b. Zwakke bezetting op concern control.
Is met het financieel herstelplan binnen HBG opgelost voor de uitplaatsing.
c. Financieel advies: kwetsbaar door drie vacatures.
Opgelost, zie antwoord op vraag 4b, formatie overzicht bijlage 1.
d. Grote kwetsbaarheid door veel inhuur die essentiële kennis hebben.
Opgelost, zie antwoord op vraag 4b, formatie overzicht bijlage 1.
e. Inzicht in budgetten georganiseerd in Excel. Inzicht is afhankelijk van kennis van individuele medewerkers. We kunnen niet rapporteren uit systemen. Kwetsbaarheden qua kennis: een leidinggevende met inhoudelijk expertise ontbreekt
Opgelost, is standaard dienstverlening binnen Hengelo, zie PDCH.
Kwetsbaarheden financieel: volgens begroting 2020 is er geen budget voor een concerncontroller en er is nu ook geen concerncontroller. Kwetsbaarheden op kwaliteit: a. Medewerkers geven aan weinig tijd te hebben voor risicomanagement b. Subsidies; advisering en administratie geen onderdeel bij financiën. Ligt bij vak afdelingen. c. Er is geen georganiseerde verplichtingenadministratie. d. Energiecoördinatie staat in kinderschoenen, duurzaamheid krap qua formatie, ligt niet bij financiën (extra taak voor financieel adviseur ontwikkeling). e. Haaksbergen heeft geen tijdschrijfsysteem.
f. Financieel advies wordt nauwelijks ingevuld. g. Onvoldoende in control op P&C. 4. Informatisering en Automatisering (inclusief web-beheer, exclusief beheer basisregistraties)
Voldoende weggenomen. Financiën wordt onderdeel van een groter team. Daarnaast gaat Hengelo uit van meer capaciteit op financiën (10,47 fte om 7,28 fte). Voldoende weggenomen. Er is nu een concerncontroller in Haaksbergen en deze blijft in Haaksbergen. Voldoende weggenomen. Financiën wordt onderdeel van een groter team. Daarnaast gaat Hengelo uit van meer capaciteit op financiën (10,47 fte om 7,28 fte). Voldoende weggenomen. Financiën wordt onderdeel van een groter team. Daarnaast gaat Hengelo uit van meer capaciteit op financiën (10,47 fte om 7,28 fte). Dit leidt tot minder inhuur. Voldoende weggenomen.
In de transitiefase worden de (alle) medewerkers van de latende organisatie Haaksbergen meegenomen in het nieuwe werken. Binnen Hengelo is alle noodzakelijke expertise, kennis en ervaring zowel kwalitatief als kwantitatief aanwezig, continuïteit wordt hierdoor en hiermee geboden. Is via het financieel herstelplan al binnen Haaksbergen opgelost.
Voldoende weggenomen.
Opgelost, is standaard dienstverlening binnen Hengelo, zie PDCH.
Voldoende weggenomen. Zie ID 28 en 32
Is buiten het voorstel gehouden. Wordt met uitplaatsing bedrijfsvoering niet opgelost.
Voldoende weggenomen. Knelpunt blijft buiten deze businesscase.
Opgelost, is standaard dienstverlening binnen Hengelo, zie PDCH. Is standaard dienstverlening binnen Hengelo, zie PDCH.
Voldoende weggenomen. Voldoende weggenomen. Zie ID 166.
Voldoende weggenomen. Herstelplan is uitgevoerd.
Hengelo heeft geen tijdregistratie, maar schrijft op een aantal producten en Voldoende weggenomen. Waar nodig is er de mogelijkheid om tijd te diensten wel tijd binnen financiële applicatie. schrijven binnen financiële applicatie. Overigens is er geen harde verplichting om een tijdschrijfsysteeem te hebben. Opgelost, is standaard dienstverlening binnen Hengelo, zie PDCH. Voldoende weggenomen. Met uitbreiding van capaciteit wordt dit ook mogelijk. Opgelost, is standaard dienstverlening binnen Hengelo, zie PDCH. Voldoende weggenomen. Zie ID 2-7.
Kwetsbaarheden op capaciteit: a. Te weinig capaciteit en formatie.
Wordt opgelost, zie antwoord op vraag 4b.
b. Veel inhuur.
Wordt opgelost, zie antwoord op vraag 4b.
16
Voldoende weggenomen. Extra capaciteit van 1,9 fte en een achtervang doordat medewerkers onderdeel worden van een groter team. Voldoende weggenomen. De investering van 1,9 fte maakt het niet nodig om veel in te huren. Daarnaast is de verwachting dat Hengelo, als grote gemeente, aantrekkelijker is voor medewerkers, waardoor ze medewerkers langdurige kunnen vasthouden dan Haaksbergen.
www.hiemstraendevries.nl
c. Functioneel beheer op sommige plekken niet ingevuld in het Door het centraal organiseren van functioneel beheer (zoals beschreven in Voldoende weggenomen. Als Hengelo het functioneel beheer overneemt primair proces en niet altijd achtervang beschikbaar voor functioneel het kaderdocument Functioneel Beheer) is de kwaliteiten van de achtervang mag verwacht worden dat het functioneel beheer kwantitatief goed beheer. goed geregeld. Zie ook paragraaf 4.1 van de aanbieding. ingevuld wordt met een degelijke achtervang. Kwetsbaarheden financieel: in de begroting 2020 wordt aangegeven Hengelo zal op de hier genoemde onderwerpen fors investeren, zoals Voldoende weggenomen. Extra capaciteit van 1,9 fte op het gebied van opgenomen in de aanbieding. I&A en 5,77 fte op informatiemanagement en archivering. dat een investering nodig is om te voldoen aan de minimale vereisten op het gebied van ICT en informatievoorziening en veiligheid. De budgetten voor ICT moeten met ingang van 2020 structureel met circa € 150.000,- worden verhoogd. Kwetsbaarheden op kwaliteit: a. I&A doet alleen wettelijke taken. Wordt opgelost, betreft standaard dienstverlening binnen Hengelo, zie Voldoende weggenomen. Hengelo onderscheidt 38 taken op het gebied PDCH. van I&A en PAZ.
Dit omvat zowel de basisdienstverlening die verwacht wordt als IT beleid (ID 132), IT advies en beleidsondersteuning (ID 133), IT-projecten (ID 135) en strategisch/tactisch beleid en advies (ID 143). b. Vooral de kleinere systemen worden niet of nauwelijks geüpdatet. Wordt opgelost, betreft standaard dienstverlening binnen Hengelo, zie Voldoende weggenomen. In de aanbieding van de gemeente Hengelo zit PDCH. het technisch applicatiebeheer (ID 138). Dit gaat over het in stand houden van de bedrijfsapplicaties (inclusief de data). Het gaat over creatie, beheer en wijzigen van applicaties waarbij de aanpassingen van technische aard zijn. Bijvoorbeeld: uitvoeren van updates, controleren inconsistenties binnen de data, controleren logfiles, technische en oplevertesten, etc. c. Informatieveiligheid nog niet op het gewenste niveau. Wordt opgelost, betreft standaard dienstverlening binnen Hengelo, zie Voldoende weggenomen. Hengelo biedt de taak informatiebeveiliging aan (ID 137). Dit gaat over het treffen van maatregelen om de PDCH. beschikbaarheid, exclusiviteit en integriteit van alle vormen van informatie te waarborgen en de eventuele gevolgen van incidenten te beperken. Dit is een 24/7 dienstverlening. Informatiebeveiliging wordt in deze digitaliserende wereld een steeds grotere uitdaging. d.
Er wordt niet of nauwelijks ingespeeld op nieuwe ontwikkelingen, Wordt opgelost, betreft standaard dienstverlening binnen Hengelo, zie zoals open data. PDCH.
5. PAZ Kwetsbaarheden op capaciteit: a. Niet toekomstbestendig. b. Inhoudelijke aansturing wordt gemist. Kwetsbaarheden op kwaliteit: a. Doen alleen wettelijke taken.
Voldoende weggenomen. Zoals eerder benoemd voert Hengelo diverse taken uit die gaan over het inspelen op nieuwe ontwikkelen, zoals het opstellen van IT-beleid en strategisch en tactisch beleid en advies (zie kwetsbaarheid I&A doet alleen wettelijke taken). Hengelo heeft hiervoor bijvoorbeeld een Informatievisie en -strategie 2020 – 2022. Hieruit blijkt dat Hengelo inspeelt op (technologische)ontwikkelingen.
Wordt opgelost, zie antwoord op uw vraag 4b. Wordt opgelost, zie antwoord op uw vraag 4b.
Voldoende weggenomen. Forse investering van 5,77 fte op PAZ. Voldoende weggenomen. Benodigde expertise is aanwezig in Hengelo.