Bedrijfsplan WerkpleinDEF.doc

Geconstateerde gebreken en knelpunten worden omgezet in verbeteracties. Uiteraard wordt eveneens veel aandacht besteed aan de kwaliteit van de uitvoering. Het (nog op te zetten) systeem van kwaliteitszorg dient om mogelijke verbeterpunten zo vroeg mogelijk in het proces te realiseren. Kwaliteitszorg heeft dus de focus zowel op het begin van het proces (de dienstverlening) als aan het eind (interne controle, verantwoording). Van belang is eventuele verbeterpunten zo vroeg mogelijk in het proces te realiseren. Hierdoor kan het Werkplein zich als lerende organisatie goed doorontwikkelen. Lean werkprocessen Het Werkplein werkt niet voor zichzelf, maar om resultaten te behalen voor zijn klanten, zo klantgericht, effectief en efficiënt als mogelijk. Medewerkers werken op basis van een persoonlijke ‘caseload’ en (uitstroom)doelstellingen. Om er voor te zorgen dat de medewerker optimaal zijn werk kan doen, maken we processen zo ‘lean’ als mogelijk. De meeste beoogde primaire werkprocessen worden daarom tijdens de inrichtingsfase doorgelicht en lean herijkt (d.w.z. waar mogelijk afgeslankt door onnodige processtappen te elimineren en administratieve lasten zoveel als mogelijk te beperken) waar nodig. Voor de meeste werkprocessen is deze investeringsslag te beschouwen als een eerste (forse) stap vooruit; op andere werkprocessen zal later nog worden geïnvesteerd.

Het management van het Werkplein stuurt uiteraard constant op verdere mogelijke verbeteringen qua werkprocessen. 4.2 Organisatiestructuur en functionele indeling Ten behoeve van de uitvoering van het in hoofdstuk 2 geschetste takenpakket en dienstverleningsproces wordt de organisatie van het Werkplein bij aanvang gevormd door vier afzonderlijke teams die in lijn georganiseerd zijn en elk aangestuurd worden door een eigen teammanager. Het gaat om de teams Werk, Inkomen, Ondersteuning en Bedrijf. Daarnaast worden ondersteunende, teamoverstijgende functies ondergebracht in een stafbureau dat rechtstreeks onder aansturing van de directeur valt. De keuze voor 4 teammanagers in plaats van het in de businesscase genoemde aantal van 2, past binnen de financiële kaders. In verband met de span of control zal er binnen het team Werk sprake zijn van twee coördinatoren. Deze coördinatoren zullen de inhoudelijke coördinatie verzorgen van één of meerdere doelgroepen. Deze doelgroepen worden nog nader bepaald. Daarnaast zal binnen het team Inkomen sprake zijn van één coördinator ter ondersteuning van de teammanager.

Bedrijfsplan Werkplein regio Etten-Leur versie 28-08-2014

21

4.2.1 Teams en functies in de organisatie Team Werk In het team Werk vinden alle activiteiten gericht op werk, re-integratie en participatie plaats. Functioneel bestaat dit team uit de participatiecoaches (werk- en jongerencoaches) en de werkgeversadviseurs van het Werkgeversservicepunt. De werkcoaches richten zich op de arbeidsontwikkeling van zowel de werk- als de zorgklanten danwel de mogelijkheden van participatie in de maatschappij. Zij maken een diagnose van de mogelijkheden en beperkingen van de klant en houden zich bezig met de bemiddeling en begeleiding naar de arbeidsmarkt en in de maatschappij. Waar nodig kopen zij scholing of externe specialistische diensten in om de arbeidsmarktkansen van de klant te verbeteren. Voor de doelgroep jongeren werken we daarbij met het specialisme jongerencoaches. Zij onderhouden daarbij nauw contact met de leerplichtambtenaren en de Regionale Meld en Coördinatiefunctie (RMC) binnen de deelnemende gemeenten. Omdat het team Werk gericht is op activiteiten in het kader van werk en participatie, worden ook de verschillende lokale re-integratie/ werkgelegenheidsprojecten die nu binnen de betrokken gemeenten bestaan, als re-integratieactiviteit binnen het team Werk gesitueerd.

Dit betekent dat deze projecten onder de aansturing van de teammanager Werk komen te vallen en dat de regierol van de participatiecoaches ook expliciet vanuit dit team plaatsvindt. Het aanspreekpunt voor werkgevers is het Werkgeversservicepunt/Baanbrekend (in 2015) waar het gaat om vacaturevervulling en de match tussen klant en vacature. De adviseurs acquireren vacatures ten behoeve van de plaatsing van onze klanten, selecteren in overleg met de werk- en jongerencoaches geschikte klanten en dragen klanten voor bij werkgevers. Het WSP/ Baanbrekend biedt professionele dienstverlening aan de klantwerkgever en is een voorname speler op het terrein van arbeidsbemiddeling. De teams Werk en Inkomen tezamen zijn verantwoordelijk voor de directe klantcontacten. Team Inkomen Dit team bestaat uit de functies intake, servicebalie, casemanagement inkomen en preventie en handhaving. De servicebalie is het fysieke informatiepunt voor klanten en draagt zorg voor de eerste rechtmatigheidscheck voor uitkeringsmeldingen. Voor uitkeringsmelders verzorgt de servicebalie het toewijzen van een werkcoach en het plannen van de uitkeringsintake. De inkomenscoaches zijn de inkomensspecialisten en verzorgen de uitkeringsverstrekking voor alle klanten Deze inkomenscoaches hebben geen eigen caseload maar zijn de specialisten op het gebied van inkomensvraagstukken.

De inkomenscoaches behandelen ook de aanvragen bijzondere bijstand en minimaregelingen. In dat verband kan er binnen deze functie sprake zijn van klantcontact. Ten behoeve van handhaving worden binnen het team Inkomen preventie- en handhavingsmedewerkers opgenomen, die op basis van fraudesignalen mogelijke fraudegevallen onderzoeken om de rechtmatigheid van de uitkeringsverstrekking te waarborgen. Team Ondersteuning

Bedrijfsplan Werkplein regio Etten-Leur versie 28-08-2014

22

Hier worden de ondersteunende taken ondergebracht die tot het primaire proces werk en inkomen behoren. Deze ondersteunende taken omvatten specialistische functies die de directe functies in de teams werk en inkomen ondersteunen. Het betreft dan de uitkerings- en financiële administratie, en specialisten op het gebied van terugvordering, Verhaal en Boete. Schema 4.1 Organisatie Directie Stafbureau: (+/- 5,3 fte) Controller (1 fte) IC-medewerkers (1,71 fte) Secretariaat (2,61 fte ondersteuning) Team Werk (+/- 19) fte

Team Inkomen (+/- 20 fte)

Wordt +/-40 fte

Wordt +/- 32,5 fte

Coördinator

Coördinator

Doelgroep…

Doelgroep..

Werkgeverservicepunt

Team Ondersteuning (+/- 19 fte) Wordt +/- 26 fte

Team Bedrijf (+/- 13 fte) Wordt +/- 18 fte

Coördinator

Intake/Servicedesk

Uitkeringsadministratie

Beleid

Financiële administratie TV/Verhaal/Boete Casemanagement Werk

Casemanagement inkomen

Kwaliteitszorg

Jongerenloket

Preventie en handhaving

Bezwaar en beroep

Administratieve ondersteuning Werk

Administratieve ondersteuning Inkomen

Applicatie- en gegevensbeheer

Team Bedrijf In het team Bedrijf zijn beleid, kwaliteitszorg en applicatie- en gegevensbeheer opgenomen. Het teamhoofd Bedrijf vervult naast de aansturende taken de rol van accountmanager voor de deelnemende gemeenten. In deze rol is het teamhoofd belast met het relatiebeheer, het bewaken van de voortgang van de door gemeenten verstrekte opdrachten en het inventariseren van de behoeften van partijen ten aanzien van de uit te voeren diensten. De functie bezwaar en beroep wordt in dit team ondergebracht. Deze taak zal ook voor de zes gemeenten gezamenlijk vormgegeven worden. De formatie van medewerkers binnen het primaire proces is meegenomen in de businesscase (onderdeel bezwaar/beroep en kwaliteitszorg). Tenslotte maken ook de medewerkers beleid onderdeel uit van dit team. Stafbureau

Bedrijfsplan Werkplein regio Etten-Leur versie 28-08-2014

23

Ten behoeve van het optimaal functioneren van de organisatie zijn in het stafbureau verschillende indirecte ondersteunende functies voorzien op het terrein van financiën, personeel en organisatie en kwaliteitsbewaking. Het betreft hier dus functies die niet tot het primaire proces werk en inkomen behoren. Concreet gaat het om een controller, adviseurs financiën en P&O, de medewerkers Interne Controle en inkoop. Ook de secretariële ondersteuning van de organisatie is ondergebracht binnen het Stafbureau. Met uitzondering van de medewerkers interne controle betreft het hier de zogenaamde overheadformatie, de formatie die niet binnen de in te brengen startformatie op grond van de businesscase valt. 4.2.2. Invulling ondersteunende formatie en -diensten Uitgangspunt is dat de medewerkers in de ondersteunende functies niet in dienst komen van het Werkplein, maar geleverd worden vanuit de deelnemende gemeenten. Dit voorkomt kwetsbaarheid als het gaat om vervanging bij afwezigheid voor de nieuwe organisatie. Van een aantal functies zal wel sprake zijn van fysiek aanwezigheid in de de nieuwe organisatie. De motivatie hiervoor heeft te maken met de aansturing en betrokkenheid bij de nieuwe organisatie. Hierbij denken we bijvoorbeeld aan P&O en secretariële ondersteuning.

Conform het besluit in het POHO van 30 juni 2014 worden de ondersteunende diensten geleverd door Roosendaal en Etten-Leur, onder de voorwaarde dat alle deelnemers naar evenredigheid bijdragen aan de hiervoor benodigde formatie dan wel voorzien wordt in een hier aan tegemoet komende vorm van compensatie. De financiële gevolgen voor de ondersteunende diensten zijn volledig opgenomen in de begroting. In het overleg van gemeentesecretarissen en/of directeuren bedrijfsvoering wordt in de komende periode de inhoudelijke en financiële uitwerking van de te organiseren ondersteunende diensten in gezamenlijkheid worden vormgegeven.

Ondersteunende faciliteiten Naast formatie zijn ook de zogenaamde aanvullende ondersteunende faciliteiten in kaart gebracht. Dit betreffen een financiële administratie, website/intranet, salaris en personeelsinformatiesysteem, Documentair Management Systeem (DMS), klantvolgsysteem, urenverantwoordingssysteem en een controleprogramma ten behoeve van de Interne Controle. De hiermee gepaard gaande kosten zijn in beeld gebracht en zijn verwerkt in de (meerjaren-)begroting van het Werkplein. 4.3 (Start)Formatie In afwijking van de businesscase is er op grond van de organisatie-indeling sprake van vier in plaats van twee teams. De overweging hiervoor is gelegen in de span of control. De omvang van de organisatie in termen van fte’s en medewerkers is bij de start dermate groot, dat voor een optimale beheersing meerdere lijnmanagers gewenst zijn. Deze uitbreiding van het aantal teamhoofden zal worden gerealiseerd binnen de totale startformatie zoals becijferd in de businesscase. Tabel 4.2 toont de formatie zoals bij de start van de nieuwe organisatie wordt ingebracht door de deelnemende gemeenten. Daarbij is de formatie van de gemeente Roosendaal in een aparte kolom weergegeven. De feitelijke primaire startformatie voor de 5 gemeenten (exclusief Roosendaal) per 1 januari 2015 komt lager uit ten opzichte van de businesscase (-6,24 fte).

Dit is met name het gevolg van het vastgestelde Sociaal Plan. Daarin is bepaald dat indien een medewerker voor 50% of meer van zijn functieomvang taken voor sociale zaken verricht, de gehele formatie overgaat naar de nieuwe organisatie. Is dat minder dan 50% dan blijft de

Bedrijfsplan Werkplein regio Etten-Leur versie 28-08-2014

24

formatie bij de gemeente. Daarnaast leidt een herijking van de naar de nieuwe organisatie over te hevelen beleidsformatie van de 5 gemeenten tot een lagere startformatie ten opzicht van de businesscase. De in tabel 2 vermelde functies zullen worden uitgewerkt in de functieboeken 1 (directeur/ teammanagers ) en 2 (overige functies), die ter advisering aan de BOR voorgelegd zullen worden.

Tabel 4.2 Startformatie Werkplein. Functie

Team

Formatie businesscase

Formatie Afwijking Sociaal Plan BC-SP

Formatie Roosendaal

Formatie totaal: incl. Roosendaal

Directeur

1

0

-1

Management

3,08

4,83

1,75

2

6,83

Casemanagers

Werk en Inkomen

27,11

28,06

0,95

24,57

52,63

Inkomensconsulent

Inkomen

-

0

-

2,3

2,3

Adm. Ondersteuning Werk & Inkomen

Werk

3,62

4,44

0,82

2,19

6,63

Medewerker intake/servicedesk

Inkomen

3,84

0,88

-2,96

0

0,88

Medewerker preventie en Inkomen handhaving

2,34

2,44

0,1

3

5,44

Medewerker uitkeringsadministratie

Ondersteuning

9,72

8,77

-0,95

2,8

11,57

Medewerker TV/Verhaal/Boete

Ondersteuning

6,81

4,82

-1,99

3,2

8,02

Medewerker financiële adm.

Ondersteuning

5,73

4,5

-1,23

2,05

6,55

Beleidsmedewerker

Bedrijf

6,35

3,58

-2,77

2

5,58

Kwaliteitzorg

Bedrijf

6

6,74

0,74

0

6,74

Medewerker Bezwaar en Beroep

Bedrijf

1,27

1

-0,27

1

2

Applicatie/gegevensbeheer

Bedrijf

2,51

2,66

0,15

1

3,66

Medewerker IC

Stafbureau

1,29

1,71

0,42

0

1,71

79,67

74,43

6.24

46,11

120,54

0

1

1

Totaal primaire formatie Toevoeging aan vaste formatie Controller

Stafbureau

De totale startformatie van de nieuwe werkorganisatie (exclusief ondersteunende diensten en directeur) conform sociaal plan komt uit op 120,54 fte. Aan de primaire formatie wordt nog de functie van controller

Bedrijfsplan Werkplein regio Etten-Leur versie 28-08-2014

25

toegevoegd. In tegenstelling tot de andere ondersteunende diensten wordt deze functie in de formatie van de nieuwe organisatie zelf opgenomen. Daarmee komt de totale startformatie op 121,54 fte. Naast de in bovenstaande tabel opgenomen functies en bijbehorende primaire formatie vinden er vinden er binnen de Werkpleinorganisatie activiteiten plaats die niet behoren tot de primaire gemeentelijke WWBuitvoeringstaken en uit de re-integratiebudgetten worden gefinancierd. Het gaat dan om activiteiten als de werkgeversbenadering (Werkgeversservicepunt regio Etten-Leur, Baanbrekend, diverse lokale werkgelegenheidsprojecten) Bezien moet worden hoe hier in de toekomst mee omgegaan moet worden. Gezien de ontwikkelingen als de invoering van de Participatiewet, de herstructurering van WVS en de inzet op een regionaal gecoördineerde werkgeversbenadering in RPA-verband, is zeker op de korte termijn enige flexibiliteit gewenst wat betreft vormgeving en personele invulling van betreffende activiteiten. De personele inzet op genoemde activiteiten wordt daarom vooralsnog niet ingevuld binnen de primaire startformatie. In 2015 zullen keuzes gemaakt worden hoe in de navolgende jaren met de genoemde activiteiten in relatie tot de primaire formatie omgegaan zal worden. Formatie bezwaar en beroep.

Ten aanzien van de afhandeling van bezwaar wordt ervoor gekozen dat er ambtelijk wordt gehoord waar mogelijk en door een externe commissie waar nodig. Hiervoor worden criteria vastgesteld “die zien op de inhoud van de bestreden beschikking/ de wettelijke grondslag ervan en het financiële risico voor de gemeente dat aan de bestreden beschikking is verbonden”. De criteria zullen worden uitgewerkt in beleidsregels. Vanuit de 6 deelnemende gemeenten komt totaal 8,74 fte over op het gebied van kwaliteitsmedewerker en medewerker bezwaar en beroep. Vanuit deze formatie zal de bezwaar- en beroepsfunctie inclusief de ambtelijke ondersteuning van de externe commissie vormgegeven worden. Ten aanzien van de klachtenafhandeling zal er een commissie ingesteld worden, die is belast met het houden van toezicht op en het adviseren over de wijze waarop klachten zijn afgedaan. Tevens is deze commissie belast met het beoordelen of en in hoeverre de klachtbehandeling leidt tot verbetering in gedrag van de medewerkers en de procedures van het Werkplein. Formatie beleid Ten aanzien van de beleidstaken is de afspraak gemaakt dat de samenwerkende gemeenten het strategisch beleid binnen de eigen gemeenten vorm blijven geven. Dit betekent dat alleen operationeel/uitvoerend beleid op gebied van inkomen, handhaving en re-integratie overgaat naar de nieuwe werkorganisatie.

De beleidsformatie die binnen de zes gemeenten hier nu mee gemoeid is, bedraagt 5,58 fte. Naast deze beleidstaken zal de nieuwe werkorganisatie in staat moeten zijn om: - de (strategische) visies van de gemeenten te kunnen toetsen op (gevolgen voor) de uitvoering; - bij conflicterende belangen in de (strategische) visies een objectief standpunt in kunnen nemen en partijen zoveel mogelijk tot uniforme keuzes te kunnen brengen; - te beoordelen of uitvoeringsvraagstukken passen binnen de koers die de gemeenten (met elkaar) uitzetten; - te beoordelen of bepaalde taken die door gemeenten worden opgelegd aan de nieuwe werkorganisatie passen binnen de reguliere taken of dat het zogenaamde plustaken zijn; - beleidsmatige adviezen te geven naar aanleiding van managementcijfers en tijdig beleidsmatig bij te sturen; - dienstverleningsovereenkomsten en jaarplannen goed kunnen toetsen;de financiële zaken, zoals begroting en jaarrekening beleidsmatig te toetsen Daarnaast moet de nieuwe werkorganisatie kunnen beschikken over een eigen beleidsmedewerker die: Bedrijfsplan Werkplein regio Etten-Leur versie 28-08-2014

26

-

de (huidige) ontwikkelingen binnen het brede sociaal domein (dus ook uitvoering Wsw en Participatiewet) op de voet volgt; - als linking pin tussen de nieuwe organisatie en de gemeenten optreedt; - gemeenten adviseert binnen de samenwerking. Deze aanvullende taken zullen opgevangen worden binnen de beleidsformatie die overkomt vanuit de deelnemende gemeenten.

4.4 Streefformatie Conform de oorspronkelijke businesscase van de 5 gemeenten was het de ambitie om binnen vier jaar na de formele startdatum van de nieuwe organisatie de totale bedrijfsvoeringskosten (waarvan de formatie/loonkosten een substantieel onderdeel vormen) met 20% terug te brengen. Deze reductie is gebaseerd op de benchmark-kengetallen zoals opgenomen in het KplusV-rapport ‘Onderzoek Bedrijfsplan Gezamenlijke Backoffice’5. De kengetallen zijn afgeleid van sociale diensten met een gelijksoortige omvang van het klantenbestand dat onder de verantwoordelijkheid van de nieuwe organisatie zal komen te vallen. De lagere startformatie van de 5 gemeenten ten opzichte van de businesscase (als gevolg van het sociaal plan) en de herijking van de beleidsfunctie heeft gevolgen/effecten op deze benoemde ambitie van de nieuwe organisatie. De lagere startformatie rechtvaardigt het om het ambitie-percentage als het gaat om het terugbrengen van formatie voor wat betreft de 5 gemeenten naar beneden bij te stellen naar 15%. Deze taakstelling zal met de toetreding van de gemeente Roosendaal gelden voor de zes gemeenten.

Dit betekent dat in een periode van vier jaar na de formele start van de organisatie de startformatie voor de zes gemeenten nog met circa 18 formatieplaatsen teruggebracht zal moeten worden, deels via natuurlijk verloop en voor een klein deel middels outplacement of andere uitstroom. Ingezet wordt om deze ambitie binnen het genoemde tijdsbestek te realiseren. We merken daarbij op dat de mate waarin deze ambitie daadwerkelijk gerealiseerd kan worden, sterk afhankelijk zal zijn van de economische omstandigheden in de komende jaren. Langdurig aanhouden van de huidige situatie van beperkte economische groei, met een aanhoudend hoge werkloosheid tot gevolg, kan betekenen dat het ambitieniveau en/of het tempo waarop de ambitie gerealiseerd kan worden, noodzakelijkerwijs bijgesteld dient te worden om een kwalitatief hoogwaardige en effectieve dienstverlening te kunnen waarborgen. Hetzelfde geldt voor uitbreiding van de gemeentelijke doelgroepen die het huidige Kabinet voorstaat met de invoering van de Participatiewet. Niettemin wordt alles in het werk gesteld om de streefformatie binnen de gestelde termijn te bereiken. Uitgaande van de huidige omvang van de klantenbestanden van de deelnemende gemeenten zal voornamelijk reductie op formatie mogelijk zijn op de functies die niet direct gerelateerd zijn aan klantcontacten.

Dat wil zeggen, op die functies waarbij geen sprake is van een directe relatie tussen de omvang van het klantenbestand en de benodigde formatie. Voor de functies binnen de teams Werk en Inkomen, waarbinnen de formatie voor 90% bestaat uit casemanagement (participatie- en inkomenscoaches), waarbij een directe relatie bestaat tussen omvang van het klantenbestand en benodigde formatie voorzien wij, zeker bij de start van de nieuwe organisatie, weinig mogelijkheden voor formatiereductie. De inbreng van de bestaande formatie casemanagement door de deelnemende gemeenten bij de start van de nieuwe organisatie is immers afgestemd op de omvang van de 5 ‘Onderzoek Bedrijfsplan Gezamenlijke Backoffice (2011), ’KplusV, tabel 13 Bijlage 1.

Bedrijfsplan Werkplein regio Etten-Leur versie 28-08-2014

27

klantenbestanden die door de nieuwe organisatie bediend gaat worden. Als de komende jaren de economische situatie verbetert, ontstaan echter ook op dit onderdeel mogelijkheden tot besparing op de formatie.

4.5 Transitie van start- naar streefformatie Het uitgangspunt voor de vormgeving van de nieuwe organisatie van het Werkplein is dus realiseren van de genoemde formatiereductie van circa 18 fte binnen de startformatie van de zes deelnemende gemeenten. Zoals in de businesscase reeds is vastgesteld en ook uitgewerkt in de meerjarenbegroting 2016 - 2018, kan een deel van deze formatie-afbouw geëffectueerd worden door middel van natuurlijk verloop. Voor nagenoeg alle functiegroepen wordt de personele besparing als gevolg van natuurlijk verloop als een structurele besparing bestempeld. Dat betekent dat we de formatie die na dit verloop resteert, voldoende achten om het takenpakket van de nieuwe organisatie adequaat uit te kunnen voeren. Uitzondering vormt het casemanagement, waar de startformatie bij gelijkblijvende klantenbestanden de streefformatie vormt. Het verloop dat hier ontstaat door natuurlijk verloop zal dus opnieuw ingevuld moeten worden. Wat dit laatste betreft zal uiteraard eerst bezien worden of eventueel boventallige medewerkers via interne mobiliteit op deze vrijgevallen functies geplaatst kunnen worden. Tevens zal rekening gehouden worden met de afspraak dat functies die ingevuld worden door ingehuurd personeel, daar waar mogelijk ingevuld worden door eventueel boventallige medewerkers.

Van de taakstellende reductie zal een deel via natuurlijk verloop gerealiseerd worden. De overige reductie zal gerealiseerd worden door mobiliteit c.q. herplaatsing van medewerkers. Bij eventuele extra personele behoefte als gevolg van de nieuwe taken die de Participatiewet met zich meebrengt, wordt uiteraard in eerste instantie bekeken in hoeverre boventallig personeel hiervoor ingezet kan worden. Flexibele invulling startformatie In het afgelopen jaar zijn, conform afspraak tussen de deelnemende gemeenten, de tussentijds vrijgevallen formatieplaatsen niet ingevuld met regulier personeel. Dit heeft tot gevolg gehad dat de genoemde startformatie van de primaire functies thans niet alleen bestaat uit vast ambtelijk personeel, maar een deel is ingevuld met inhuurkrachten. Afhankelijk van de functie zal bezien worden in hoeverre deze functies bij de start van de nieuwe organisatie worden gecontinueerd met (tijdelijke) inhuur of worden ingevuld met vast personeel. Voor functies waarvan de benodigde formatie is gerelateerd aan de omvang van het WWBklantenbestand kan overwogen worden om de invulling met een flexibele krachten, voor zover op betreffende functies aanwezig, te handhaven met het oog op een mogelijke toekomstige daling van het WWB-bestand.

4.6 Kernwaarden en cultuur De missie, ambitie, het dienstverleningsconcept en de genoemde besturings- en ordeningsprincipes voor de organisatie-inrichting vormen deels de manier waarop we binnen onze organisatie gaan werken en zijn daarmee mede bepalend voor de bedrijfscultuur. Deze cultuur wordt verder gevormd door de manier waarop we onze normen en waarden vertalen naar het dagelijks handelen binnen onze organisatie. De organisatie Werkplein wordt gevormd door een samensmelting van 6 organisaties, die ieder een eigen identiteit, kernwaarden en cultuur kennen. Samensmelting tot een homogene organisatie vraagt dan ook om een homogene cultuur en kernwaarden. Een nieuwe cultuur creëer je echter niet van de ene op de andere dag. Het vormen van een cultuur is een langdurig proces, waarbij management en medewerkers actief aan de slag dienen te gaan om cultuur en kernwaarden in de organisatie te laden en te borgen (verankering in het HRMbeleid).

Bedrijfsplan Werkplein regio Etten-Leur versie 28-08-2014

28

De kernwaarden voor het Werkplein regio Etten-Leur zijn:  Persoonlijke dienstverlening  Integer werken  Verantwoordelijk voor resultaat  Dienstverlening tijdig en nauwkeurig  Professioneel  Resultaatgericht  Innovatief  Blik naar buiten gericht Onze dienstverlening is op de persoon toegespitst, passend bij de persoonlijke situatie, mogelijkheden, behoeften en wensen van onze klanten, uiteraard binnen de mogelijkheden en kaders van wet- en regelgeving. De wensen van onze klant zijn bepalend en daarop moet optimaal worden ingespeeld. Wij denken met onze klanten mee, geven nuttige suggesties en adviezen, motiveren en coachen de klant om eigen verantwoordelijkheid te nemen in zijn terugkeer naar werk. Maar ook onze organisatie neemt in dit proces haar verantwoordelijkheid. We behandelen onze klanten zoals wij zelf ook behandeld willen worden: wij luisteren, tonen respect, zijn serieus, integer en vriendelijk. Een diep gevoel van verantwoordelijkheid voor en betrokkenheid bij klant, medewerker, werkgever en de maatschappij in het algemeen, vormen het uitgangspunt bij alle activiteiten. Een actief en ondernemend bedrijf vraagt om medewerkers die ondernemend zijn, initiatief tonen en zich verantwoordelijk voelen voor resultaat. Onze klanten komen daarbij op de eerste plaats. En dit laten we zien in de dienstverlening die we bieden.

Klanten kunnen langs verschillende kanalen met hun werkcoach (of klantmanager) communiceren. En het is duidelijk hoe, waar, en bij wie zij informatie over het aanvragen van een uitkering en het zoeken naar werk kunnen vinden. Gegevens hoeven maar één keer te worden verstrekt. De klant heeft duidelijkheid in wat hij van de organisatie kan verwachten en duidelijkheid in wat de organisatie van de klant verwacht. Daarnaast is onze dienstverlening tijdig, of dat nu gaat om het uitbetalen van een uitkering, het toesturen van een beschikking, het antwoorden op een brief, het nakomen van een expliciete afspraak, het oplossen van problemen, of het geven van een reactie op een klacht of een vraag. Afspraken worden tijdig nagekomen. Daar waar het (nog) niet lukt om klanten aan werk te helpen, en klanten een beroep doen op een uitkering, zorgen we voor een vlotte afhandeling van uitkeringsaanvragen. Door in het dagelijks handelen invulling te geven aan deze kernwaarden creëren we een cultuur met de volgende kenmerken:  Open o Wij hebben een open, platte organisatie. Er zijn korte lijnen tussen directie, teamleiders en medewerkers. o Wij denken in mogelijkheden en staan open voor nieuwe ideeën. o Wij delen informatie, onderhouden voortdurend informele contacten en richten ons op gezamenlijke doelen. o Er is onderling vertrouwen en ruimte voor reflectie.

 Veilig o Wij helpen elkaar om veilig ons werk te kunnen doen. o Wij geven klanten een welkom en veilig gevoel.  Persoonlijk o Wij vinden een goede balans tussen werk en privé belangrijk. o Wij investeren in opleiding en ontwikkeling. Bedrijfsplan Werkplein regio Etten-Leur versie 28-08-2014

29

o Wij stimuleren persoonlijk contact, zowel in formele als informele zin.  Integer o Wij gaan respectvol en op basis van vertrouwen met elkaar om.  Verantwoordelijk o Verantwoordelijkheden liggen laag in de organisatie o We doen wat we zeggen en zeggen wat we doen. o Wij geven elkaar vertrouwen maar spreken elkaar aan als de ander zich niet aan de afspraken houdt o Wij geven effectief feedback. o Fouten maken mag – als je er maar van leert  Dienstverlenend o We werken samen en helpen elkaar wanneer dat nodig is. o Kwaliteit gaat bij ons voor kwantiteit Voor een verdere uitwerking van de cultuurontwikkeling binnen het Werkplein worden in overleg van Directie en de medezeggenschapsorganen in 2015 nadere afspraken gemaakt

Bedrijfsplan Werkplein regio Etten-Leur versie 28-08-2014

30

5. Personeel 5.1 Het functiehuis van Werkplein regio Etten-Leur In de eerste helft van 2015 krijgt de personele inrichting van het Werkplein concreet gestalte. Uitgangspunt is dat de bestaande formatie van de deelnemende gemeenten die verbonden is aan de taken die uitgevoerd gaan worden door Werkplein, ingebracht worden in de nieuwe organisatie. Daarbij is de in de businesscase berekende startformatie als vertrekpunt genomen, aangevuld met de ondersteunende functies. Deze startformatie betrof de totale formatie van de gemeenten Etten-Leur, Halderberge, Moerdijk, Ruphen en Zundert eind 2011 en is later aangevuld met de formatie vanuit de gemeente Roosendaal (peildatum 17-72014). Daar waar sindsdien door vertrek van personeel functies zijn opengevallen en niet opnieuw structureel ingevuld zijn, zullen deze formatieplaatsen opnieuw ingevuld worden. Bij voorkeur, op basis van geschiktheid, met personeel binnen de over te brengen formatie. Omdat de bestaande formatie van de betrokken gemeenten op basis van de over te dragen taken de startformatie voor het Werkplein vormt, komt het functiehuis (de functies die in de nieuwe organisatie opgenomen worden) er grotendeels overeenkomstig het eerder geschetste functieoverzicht (tabel 4.2) uit te zien. Dit functieoverzicht vormt dan ook de basis voor het op te stellen functieboeken en –waarderingsproces.

Zowel het functiehuis als de functieboeken zullen ter advisering voorgelegd worden aan de BOR. Vanaf 2015 zullen de medewerkers van de gemeenten Etten-Leur, Halderberge, Moerdijk, Rucphen en Zundert in dienst komen van de Gemeenschappelijke Regeling op basis van hun huidige functie binnen de latende organisatie. De medewerkers van de gemeente Roosendaal zullen in het overgangsjaar 2015 nog niet in dienst komen van de gemeenschappelijke Regeling, maar via een (CAR-UWO-)tewerkstelling wel werkzaam zijn voor het Werkplein en onder de centrale aansturing van het Werkplein vallen. De plaatsing van medewerkers van de zes gemeenten binnen de nieuwe organisatie Werkplein regio Etten-Leur zal plaatsvinden in 2015. De medewerkers van de gemeente Roosendaal komen dan ook formeel in dienst van de GR. Met het Bijzonder Georganiseerd Overleg is op 10 juli 2013 een onderhandelaarsakkoord bereikt over het Sociaal Plan, dat de basis vormt voor de overgang van medewerkers. Daarnaast is een evenwichtig arbeidsvoorwaardenpakket overeengekomen gebaseerd op het arbeidsvoorwaardenpakket van de gemeente Etten-Leur. Inmiddels hebben de georganiseerde vakbondsleden een positief advies afgegeven en hebben ook de colleges van de deelnemende gemeenten het Sociaal Plan vastgesteld. Dit Sociaal Plan vormt de basis voor de gesprekken met het Georganiseerd Overleg Roosendaal.

Dit overleg zal na het zomerreces in september weer opgepakt worden. 5.2 Functieboeken en –waardering In het eerste kwartaal van 2015 worden de in de nieuwe organisatie op te nemen functies beschreven, uitgewerkt in functieprofielen en wordt het functieboek opgesteld. Op grond van deze functiebeschrijvingen en –profielen zal waardering van de functies plaatsvinden. HR21 Ten behoeve van de (indicatieve) functiewaardering heeft een oriëntatie plaatsgevonden op de verschillende functiewaarderingssystemen zoals die nu gebruikt worden binnen de deelnemende gemeenten. Op grond van Bedrijfsplan Werkplein regio Etten-Leur versie 28-08-2014

31

deze oriëntatie is gekozen voor de methodiek van HR21. De BOR heeft inmiddels positief geadviseerd. De keuze voor HR21 is gemaakt op grond van:  HR21 is een systeem van de VNG en is specifiek ontwikkeld voor en door gemeenten;  Er ligt een uitgebreide basis van 101 normbeschrijvingen die indien nodig zijn aan te vullen met lokale functiebeschrijvingen;  Door de manier waarop HR21 is ingericht, is het ondersteunend aan de andere HR-instrumenten en daarmee ondersteunend aan een modern HRM beleid;  Het systeem is onderhoudsarm en flexibel;  Er vindt permanent onderhoud plaats op het systeem door de ontwikkelaars van het systeem in samenwerking met een beheercommissie die bestaat uit werkgevers en werknemers. Aan het BGO zal nog een procedureregeling functiewaardering worden voorgelegd, alsmede een conversietabel. 5.3 Plaatsingsproces Wanneer ook voor Roosendaal het Sociaal Plan is vastgesteld en de functies zijn beschreven en gewaardeerd, kan gestart worden met het plaatsingsproces. Gezien de impact van de overgang naar een nieuwe organisatie voor de medewerkers en de verantwoordelijkheid die de nieuwe organisatie en latende gemeenten hebben ten opzichte van het personeel, dragen we zorg voor een zorgvuldige aanpak van het plaatsingsproces en het naleven van de procedures zoals vastgelegd in het Sociaal Plan.

Ons streven is de plaatsing van medewerkers uiterlijk 1 september 2015 af te ronden. Het plaatsingsproces, dat onderdeel uitmaakt van het Sociaal Plan, ziet er op hoofdlijnen als volgt uit: Statusbepaling medewerkers/ functies:  volgfunctie  volgfunctie met meerdere kandidaten  gewijzigde functie

Openstelling sleutelfuncties Invulling op basis van geschiktheid

Maart 2015

Zienswijze statusbepaling

April 2015

Belangstellingregistratie

Mei 2015

Opstellen concept-plaatsingsplan Advisering door plaatsingscommissie

Juni 2015

Voorlopig plaatsingsbesluit

Juli 2015

Zienswijze voorlopig plaatsingsbesluit

Augustus 2015

Definitief plaatsingsbesluit

September 2015

5.4 HRM-beleid: investeren in mensen Ons personeel vormt de belangrijkste activa van onze organisatie. De medewerkers vormen dan ook de belangrijkste sleutel tot het realiseren van een succesvolle goed presenteren organisatie (inclusief duidelijke een succesvolle goed presterende organisatie-uitstroomdoelstellingen). We hechten dan ook veel belang aan Bedrijfsplan Werkplein regio Etten-Leur versie 28-08-2014

32

ontwikkeling van de medewerkers. Niet alleen de vorming van een nieuwe organisatie met deels andere/ nieuwe werkwijzen vraagt hier om, ook de ambities die we met de vorming van het Werkplein nastreven zullen investeren in de deskundigheidsbevordering en de ontwikkeling van competenties van de toekomstige medewerkers noodzaken. HRM-beleid zal dan ook een belangrijke plaats binnen de nieuwe organisatie krijgen. In het 4e kwartaal van 2014 zullen we de contouren van dit HRM-beleid opstellen. Een uitgewerkte HRM-visie/HRM-plan zal daarna ter advisering aan de BOR worden voorgelegd. Ten behoeve van de opstart van de nieuwe organisatie richten we ons in eerste instantie op de primair benodigde HRM-instrumenten die bij aanvang van de organisatie ingericht dienen te zijn.

Bedrijfsplan Werkplein regio Etten-Leur versie 28-08-2014

33

6. ICT 6.1 Speerpunten ICT Om een efficiënte dienstverlening en bedrijfsvoering mogelijk te maken, zorgen we voor een goed ingerichte ICT-werkomgeving. Het Werkplein heeft een eigen ICT-netwerk (SWIZ). Vanwege de huisvesting in het stadskantoor Etten-Leur is het netwerkbeheer en -ondersteuning ondergebracht bij het ICTsamenwerkingsverband van de BERM-gemeenten. (Bergen op Zoom, Etten Leur, Roosendaal en Moerdijk). SWIZ is/wordt een apart domein binnen de BERM-ICT. Voor de organisatie Werkplein is een globaal overzicht van de applicatiebehoefte opgesteld op basis van de meest recente “KING-plaat”, afgestemd op de dienstverlening en interne informatie- en registratiebehoefte. Het streven is met de start van de nieuwe organisatie over een zo volledig mogelijk ingerichte ICT-omgeving te beschikken, doch in ieder geval volledig functionerende applicaties ter ondersteuning van de basisfuncties binnen de organisatie (klantvolg-/ uitkeringssysteem, financieel systeem). Speerpunten ICT:  Registratie en ontsluiting gegevens zoveel als mogelijk digitaal;  Waar mogelijk digitale dienstverlening bieden aan onze klanten;  Koppeling diverse applicaties: eenmalige gegevensuitvraag, meervoudig gebruik en zoveel mogelijk één digitale dossiervorming;  Applicaties maken flexibel werken mogelijk (zowel qua thuiswerken als werken op locatie in overige gemeentehuizen t.b.v. lokale loketten).

ICT dient ondersteunend te zijn aan de bedrijfsvoering en dienstverlening aan de klant. Dit betekent dat ICT bijdraagt aan een efficiënt gegevensbeheer, de verschillende applicaties zoveel als mogelijk aan elkaar gekoppeld kunnen worden en we de mogelijkheden van E-dienstverlening (in de toekomst) optimaal kunnen benutten. 6.2 Applicatiebehoefte Voor de op te richten Werkpleinorganisatie bestaat de behoefte aan de volgende applicaties:  Sociale dienstapplicatie/ klantvolgsysteem: GWS4all van Centric  Diagnose en Matchingsysteem  Managementinformatiesysteem Voor overige applicaties als een financiële administratie, postregistratiesysteem inclusief DMS en RMA functionaliteit, personeelsadministratie-systeem en salarisadministratiesysteem wordt in eerste instantie geopteerd voor aansluiting bij een van de deelnemende gemeenten. Kantoorapplicaties (Word, Excel, Explorer, Powerpoint e.d.) zijn inbegrepen in de werkplekfaciliteiten die gehuurd worden van de gemeente Etten-Leur. 6.3 Sociale dienstapplicatie Momenteel werken drie gemeenten (Etten-Leur, Halderberge en Rucphen) met de Centric-applicatie GWS4all en twee gemeenten (Moerdijk en Zundert) met CiVision van Pink Roccade LG. Met de vorming van een gezamenlijke organisatie zal er overgegaan worden op één applicatie.

Bedrijfsplan Werkplein regio Etten-Leur versie 28-08-2014

34

Rond de zomer van 2013 heeft de Europese aanbesteding plaatsgevonden voor de nieuwe hoofdapplicatie. De voorlopige gunning is afgerond met de contractering van Centric (GWS4all). De financiële gevolgen van de uitkomsten van deze Europese aanbesteding zijn verwerkt in de meerjarenbegroting van de nieuwe organisatie (zie hoofdstuk 8).

Bedrijfsplan Werkplein regio Etten-Leur versie 28-08-2014

35

7. Huisvesting 7.1 Huisvestingsbehoefte en budgettair kader De nieuwe Werkpleinorganisatie zal worden gehuisvest in het stadskantoor van de gemeente Etten-Leur, waar naast een frontoffice ook de backoffice van het Werkplein wordt gevestigd. Om de totale klantstromen van de zes gemeenten het hoofd te kunnen bieden wordt naast de frontoffice in het stadskantoor Etten-Leur een tweede frontoffice opgehouden worden aan de Dunantstraat in Roosendaal. In overleg met de gemeente Etten-Leur wordt gewerkt aan de concrete invulling van de huisvesting van het Werkplein in het stadskantoor. De in de eerder opgesteld businesscase (voor vijf gemeenten) berekende huisvestingskosten zijn daarbij als uitgangspunt genomen. Binnen deze kaders dient de huisvesting gerealiseerd te worden. Hierbij dienen we ons rekenschap te geven van deelname van Roosendaal aan het Werkplein. Als gevolg van een aantal agressie-incidenten op het Werkplein (maar ook in andere delen van het land) is de wens ontstaan, met name in relatie tot de veiligheid van onze medewerkers, de zeer open structuur aan te passen. Ook voor de Bijzondere Ondernemingsraad is agressie en veiligheid een belangrijk aandachtspunt. In samenspraak met de gemeente Etten-Leur, de Bijzondere Ondernemingsraad en een afvaardiging van het personeel, is een beperkt verbouwingsplan opgesteld en zijn de kosten hiervoor in beeld gebracht.

Met deze verbouwingskosten (geraamd op € 121.000) is geen rekening gehouden in de oorspronkelijke businesscase. De hiervoor noodzakelijke kapitaalslasten zijn verwerkt in de meerjarenbegroting van de nieuwe organisatie (zie hoofdstuk 8). Een uitgewerkt huisvestingsplan, waarin opgenomen fysieke maatregelen met betrekking tot arbo, veiligheid en agressie en geweld, wordt nog ter advisering voorgelegd aan de BOR. Specificatie huisvestingsbehoefte conform de toelichting in de begroting en meerjarenbegroting:  Circa 109 werkplekken;  Uitgangspunt is 1800 m2 vloeroppervlak: - inclusief instructieruimte 200 m2 in Etten-Leur - beursvloer (doorloopruimte stadskantoor) valt niet binnen becijferde oppervlak - spreekkamers vallen eveneens buiten becijferd vloeroppervlak  Huurprijs € 180,- m2 (inclusief servicekosten)  Kosten per fysieke werkplek: € 600, Kosten ICT € 1.850,- per werkplek (inclusief telefonie en ICT-ondersteuning) Het benodigde vloeroppervlak is feitelijk berekend op de streefsituatie wat personele formatie betreft. Bij de huisvestingsbehoefte is qua vloeroppervlak dan ook geen onderscheid gemaakt tussen start- en streefformatie. Omdat de personele formatie bij de start van de nieuwe organisatie fors hoger ligt dan de streefsituatie, betekent dit dat de druk op de beschikbare fysieke ruimte in de eerste jaren groter zal zijn.

Onder andere door het Nieuwe Werken, met inzet van flexplekken en waar mogelijk thuiswerkfaciliteiten, zal getracht worden de beschikbare fysieke ruimte zo optimaal mogelijk te benutten. Dit zal nader uitgewerkt worden in het huisvestingsplan. Loketten op locatie Naast de huisvesting in Etten-Leur en Roosendaal zullen, zoals in hoofdstuk 2 is geschetst, in de overige gemeenten lokale loketten open worden gehouden om de toegankelijkheid tot de dienstverlening van het Bedrijfsplan Werkplein regio Etten-Leur versie 28-08-2014

36

Werkplein te optimaliseren. De mogelijkheden om binnen de gemeentehuizen van de gemeenten Haldeberge, Moerdijk, Rucphen en Zundert een dergelijk loket te organiseren zullen worden onderzocht, zowel qua beschikbare (balie)ruimten als de mogelijkheden ten aanzien van het gebruik van noodzakelijke ICT-applicaties op locatie. Afhankelijk van de invulling van deze lokale loketten (bezettingsgraad) kan dit betekenen dat het aantal te realiseren werkplekken op de locaties Etten-Leur en Roosendaal op termijn kan worden teruggebracht. Uitgangspunt is dat de medewerkers zoveel als mogelijk per 1 januari gehuisvest zijn op de locaties in EttenLeur en Roosendaal. De opdracht tot verbouwing zal zo spoedig mogelijk worden afgegeven nadat de instemming voor de samenwerking in de College van B&W heeft plaatsgevonden (planning half september). Afronding van het huisvestings- en inrichtingsplan (inclusief verbouwing) zal dan met een doorlooptijd van 6 maanden in het voorjaar van 2015 plaatsvinden. Het afsluiten van de huurovereenkomst tussen de gemeente Etten-Leur, gemeente Roosendaal en Werkplein zal voor 1 januari 2015 plaatsvinden. 7.2 Archivering Ten behoeve van de archivering van klantdossiers wordt digitale document- en gegevensbeheer het uitgangspunt.

Vanwege kosten- en beheeroverwegingen worden hiertoe de mogelijkheden onderzocht van aansluiting op één van de digitale archiveringssystemen van de betrokken gemeenten. In het najaar van 2014 zullen de mogelijkheden inzichtelijk gemaakt worden. 7.3 Faciliteiten Naast de fysieke huisvestingsbehoefte worden de overige facilitaire behoeften, op basis van de ervaringen in de startfase, medio 2015 in beeld gebracht. In de begroting 2015 en meerjarenperspectief (zie hoofdstuk 8) is met een aantal facilitaire kostenposten reeds rekening gehouden (o.a. abonnementen en beveiliging).

Bedrijfsplan Werkplein regio Etten-Leur versie 28-08-2014

37

8. Financiën 8.1 Meerjarenbegroting Werkplein Begroting Werkplein 2014: Voor 2014 is een Werkpleinbegroting vastgesteld (portefeuillehoudersoverleg d.d. 27-2-2014), waarin de transitiekosten (o.a. kwartiermaker, verwachte huisvestingskosten, ICT etc.) zijn opgenomen. Daarmee zijn de aanloopkosten in de transitiefase van de organisatie in oprichting voor 2014 gedekt. Daarnaast zijn de huidige (personele-)kosten van de Werkplein-samenwerking (reguliere bedrijfsvoering) in deze begroting opgenomen. (Meerjaren) begroting nieuwe organisatie 2015 t/m 2018. Voor de nieuwe organisatie is een begroting 2015 en meerjarenramingen voor 2016 t/m 2018 opgesteld om inzicht te geven in de lasten en baten van de nieuwe werkorganisatie vanaf ingangsjaar 2015. In deze begroting zijn alle beheersbudgetten, de loon- en ICT-kosten opgenomen. Kortom, alle kosten om de werkorganisatie efficiënt te kunnen laten draaien. Voor 2015 wordt nog onderscheid gemaakt tussen de kosten van het werkplein Etten-Leur en de locatie Roosendaal. Omdat het personeel van de gemeente Roosendaal pas per 2016 in dienst treedt van de Werkpleinorganisatie, worden voor het boekjaar 2015 de kosten van beide uitvoeringslocaties nog separaat in beeld gebracht. Vanaf 2016 zijn de kosten integraal geraamd. Benadrukt wordt dat in 2015 wel sprake is van een integrale operationele samenwerking van de zes gemeenten.

Begroting Werkplein 2015 en meerjarenraming 2016-2018 Werkplein locatie: Etten-Leur LASTEN

Roosendaal vanaf 2016 inclusief Roosendaal

2015

2015

2016

2017

2018

Loonkosten (vanaf 2016 incl. controller)

4.479.662

2.861.313

7.433.475

7.433.475

7.433.475

Taakstelling formatie -/- 15%

-182.350

-90.000

-511.598

-691.598

-1.001.222

Gemeenschappelijke kosten/directeur

284.180

232.511

110.000

110.000

110.000

Overige loonkosten

211.547

60.352

271.898

266.577

256.395

Overige personeelskosten

106.555

53.904

153.818

152.948

151.284

Organisatiekosten

93.600

93.600

93.600

Ondersteunende diensten

605.420

0 493.707

1.056.821

1.022.593

997.609

Huisvestingskosten

403.835

206.638

601.232

595.908

595.485

Facilitaire kosten

120.514

91.414

211.733

211.343

210.597

Financiën

21.500

21.500

43.000

43.000

43.000

10.000

10.000

10.000

Communicatie Juridische kosten ICT kosten Onvoorzien

0 9.000

6.000

15.000

15.000

15.000

300.456

105.574

406.030

402.760

399.490

27.500

22.500

50.000

50.000

50.000

6.387.818 4.065.413

9.945.009

9.715.606

9.364.712

Loonkosten

4.479.662

2.861.313

7.340.975

7.340.975

7.340.975

Overige kosten

1.908.156

1.204.100

2.604.034

2.374.631

2.023.737

Totaal baten

6.387.818 4.065.413

9.945.009

9.715.606

9.364.712

Totaal lasten BATEN Bijdrage gemeenten:

Bedrijfsplan Werkplein regio Etten-Leur versie 28-08-2014

38

De begroting 2015 en meerjarenramingen 2016-2018 is als bijlage (inclusief toelichting) bij dit bedrijfsplan opgenomen. Taakstellingen businesscase In de businesscase voor de vijf gemeenten is een financieel kader geschetst voor de vorming van de gezamenlijke organisatie werk en inkomen. Dit kader is taakstellend wat betreft de vorming van de organisatie Werkplein voor de zes deelnemende gemeenten. De financiële meerjarenbegroting 2016 -2018 voor de nieuwe organisatie is gebaseerd op de taakstellende opdracht in vier jaar tijd een personele reductie van 15% te realiseren.(Zie voor een toelichting hierop paragraaf 4.4). Daarnaast kan er, indien daartoe de noodzaak aanwezig is, een extra bezuiniging worden gerealiseerd op de bedrijfsvoeringskosten. Hiervoor is een aantal efficiencyslagen benodigd die al op diverse plaatsen in dit bedrijfsplan zijn benoemd. Zo zijn er zeker mogelijkheden om de dienstverlening te innoveren. In paragraaf 2.6 is hier al uitgebreider bij stilgestaan. Daarnaast zijn er op het gebied van bedrijfsvoering nog diverse mogelijkheden om processen en taken efficiënter te organiseren. Ook hiervan zijn diverse mogelijkheden op diverse plaatsen in dit bedrijfsplan benoemd.

Hiervoor is echter nog geen concrete aanvullende taakstelling voor in de begroting opgenomen omdat dit een te zware wissel zou trekken op de nieuwe organisatie in de inrichtings- en integratiefase.

8.2 Bijdragen gemeenten Er is sprake van een sluitende begroting doordat alle kosten middels een bijdrage van de deelnemende gemeenten worden gedekt. De verschuldigde gemeentelijke bijdrage is in onderstaande tabel weergegeven. De jaarlijkse gemeentelijke bijdrage neemt jaarlijks af. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door de taakstelling van -/- 15% op de personele formatie. Totale bijdrage per gemeente

2015

2016

2017

2018

Etten-Leur

€ 2.082.566

€ 1.923.570

€ 1.882.112

€ 1.818.697

Halderberge

€ 1.510.893

€ 1.410.279

€ 1.383.766

€ 1.343.211

Moerdijk

€ 1.175.071

€ 1.076.955

€ 1.050.217

€ 1.009.317

Rucphen

€ 1.113.430

€ 1.036.672

€ 1.016.468

€ 985.565

Zundert

€ 505.858

€ 466.536

€ 455.090

€ 437.583

Roosendaal Totaal

€ 4.065.413

€ 4.030.996

€ 3.927.953

€ 3.770.338

€ 10.453.230

€ 9.945.009

€ 9.715.606

€ 9.364.712

8.3 Financieel beleid Ten behoeve van een optimale beheersing van de geldstromen en financiële risico’s besteden we zorg aan een strakke inrichting van de planning- en control cyclus en de inrichting van de financiële administratie van het Werkplein regio Etten-Leur. Risicomanagement zal daarbinnen nadrukkelijk de aandacht krijgen. In de komende maanden worden de financiële processen uitgewerkt, onderzoeken we de behoefte aan en de te stellen eisen aan financieel pakket, maken we de geldstromen inzichtelijk. Om de rechtmatigheid van bestedingen en risico’s voor de deelnemende gemeenten te beperken, wordt het financiële beleid verder uitgewerkt en vastgelegd in een aantal verordeningen en p&c-documenten. Concreet worden in 2014 ter vaststelling voorgelegd: Bedrijfsplan Werkplein regio Etten-Leur versie 28-08-2014

39

 Financiële verordening (art. 212 gemeentewet): beschrijft de inrichting van de financiële organisatie, het financiële beheer en de uitgangspunten voor het financiële beleid;  Treasurystatuut: regeling voor het sturen en beheersen van, het verantwoorden van en het toezicht houden op de financiële geldstromen en hieraan verbonden risico’s;  Nota reserves en voorzieningen en de nota waarderen en afschrijven;  Controleverordening (artikel 213 gemeentewet) en accountantsprotocol: beschrijft controle op financieel beheer en inrichting financiële organisatie;  Intern controleplan 2014: het normen- en toetsingskader voor de rechtmatigheid van bestedingen;  Spoorboekje P&C-cyclus 2014: planning voor de begroting, maraps en jaarrekening. De grondslag voor de op te leveren rapportages en rapportagemomenten is gelegen in de gemeenschappelijke regeling; De (meerjaren-)begroting zal in combinatie met dit bedrijfsplan voor overleg geagendeerd worden voor een BOR-vergadering. Vervolgens zal het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling de begroting conform de wgr-regels nog ter zienswijze voorleggen aan de deelnemende gemeenten voordat deze bij Gedeputeerde Staten wordt ingediend.

Bedrijfsplan Werkplein regio Etten-Leur versie 28-08-2014

40

9. Prestatie-indicatoren en managementinformatie 9.1 Sturen op kwaliteit en resultaten Vanuit de doelstellingen voor de vorming van de gezamenlijke organisatie van het Werkplein en de eerder geformuleerde missie en ambitie, sturen we op kwaliteit en resultaten. Daarbij gaat het om kwaliteit en resultaten van de uitvoering van de door gemeenten verstrekte opdrachten ten aanzien van de uit te voeren taken en de resultaten ten aanzien van de te vormen gezamenlijke organisatie. 9.2 Indicatoren Werkplein We sturen de nieuwe organisatie op de te behalen resultaten en kwaliteit van de dienstverlening, die we in opdracht van de deelnemende gemeenten uitvoeren. Daarbij sturen we op nog nader in te vullen indicatoren voor resultaten en kwaliteit. wellicht goed om de situatie per 1-1-2015 als een nulmeting te beschouwen.

Gedacht kan worden aan: Re-integratie en participatie  Uitstroom klanten naar regulier werk  Uitstroom klanten naar onderwijs  Uitstroom klanten naar zelfstandig ondernemerschap  Uitstroom klanten op basis van handhaving/fraude  Aantal gerealiseerde participatietrajecten  Aantal instroom lokale projecten  Aantal uitstroom lokale projecten  % cliënten met een trajectplan  % clienten met loonwaardemeting/ indeling op de participatieladder  Indeling in loonwaardemeting/indeling op de participatieladder en ontwikkeling  Gemiddelde duur re-integratie- en participatietrajecten  % uitstroom parttime uit WWB uitkering naar regulier werk  Beroepsprofiel werkzoekende

Inkomen  Aantal uitkeringsmeldingen  Aantal geplande intakes  Aantal toegekende uitkeringen  Aantal voorkomen uitkeringen afgezet tegen aantal meldingen  Aantal voorkomen uitkeringen afgezet tegen totaal aantal nieuwe uitkeringen  Gemiddelde doorlooptijd aanvraag uitkering  Reden aanvraag uitkering  Gemiddelde uitkeringsduur  Inzicht in werkloosheidsduur  Inzicht in gemiddelde leeftijd cliënt  Inzicht in opleidingsniveau cliënt  Aantal aanvragen in kader van bijzondere bijstand en minimaregelingen  Aantal gesignaleerde fraudegevallen  Omvang en aard vorderingen (inclusief incassoresultaten)

Werkgeversbenadering  Aantal plaatsingen bij werkgevers op regulier werk  Aantal plaatsingen bij werkgevers op werkervaringsplaatsen  Aantal plaatsingen van deelnemers in het kader van SROI  Aantal duurzame plaatsingen  Aantal verworven vacatures  Aantal bedrijfsbezoeken Financieel  Budgetresultaat BUIG  Budgetresultaat Participatie  Budgetresultaat Bijzondere Bijstand

Kwaliteit dienstverlening  Klanttevredenheid cliënt werkzoekenden  Klanttevredenheid werkgevers  Aantal klachten  Gegronde klachten (%)  Aantal bezwaarschriften  Gegronde bezwaarschriften (%)  % Overschrijding t.o.v. wettelijke termijn doorlooptijd

Bedrijfsplan Werkplein regio Etten-Leur versie 28-08-2014

Bedrijfsvoering  Indicator debiteuren  % Ziekteverzuim  Verhouding vast/tijdelijk personeel

41

 Budgetresultaat Minimabeleid  Foutpercentage financieel  Omvang en % uitkeringsgelden die worden “teruggehaald”

 Personeelsvolume  Exploitatierekening + toelichting

Concrete invulling van de indicatoren zal worden bezien in relatie tot de te gebruiken registratiesystemen en de wijze waarop deze systemen ingericht worden. Over de prestatie-indicatoren zullen we periodiek rapporteren aan onze opdrachtgevers. 9.3 Managementinformatie In aanvulling op de bovenvermelde prestatie-indicatoren willen we voldoen aan de overige informatiebehoefte van betrokken gemeenten. Met betrokken gemeenten zullen we nog nader in gesprek gaan over de informatiewens en format voor de te presenteren managementinformatie. Ten behoeve van de (financiële)verantwoording zorgen we, zoals eerder aangegeven, voor aansluiting bij de P&C-cyclus van de betrokken gemeenten.

Bedrijfsplan Werkplein regio Etten-Leur versie 28-08-2014

42

10. Communicatie 10.1 Communicatiestrategie en kernboodschap Met het oog op de te vormen gezamenlijke organisatie van het Werkplein is het van belang alle betrokken interne en externe stakeholders tijdig en volledig op de hoogte te brengen én houden van de vorming van deze organisatie en de ambitie die hierachter schuilt. Een strakke communicatiestrategie gericht op diverse partijen moet ertoe bijdragen dat: 1. de interne stakeholders zich verbonden voelen met de nieuwe organisatie en dat zij de organisatievisie kennen, steunen en uitdragen; 2. de zes gemeenten de bereidheid blijven houden om te participeren in de samenwerking en deze samenwerking ondersteunen en uitdragen; 3. werkgevers en klanten van het werkplein hun weg naar de nieuwe organisatie (blijven) kunnen vinden. De centraal uit te dragen boodschap hierbij is: Kernboodschap communicatie Het Werkplein is de regionale uitvoeringsorganisatie voor Werk en Inkomensondersteuning voor de gemeenten Etten-Leur, Halderberge, Moerdijk, Roosendaal, Rucphen en Zundert. Daarbij biedt het Werkplein:  Informatie en advies over werk, inkomensondersteuning;  Advies en ondersteuning op maat bij het vinden van werk of anderszins participeren in de samenleving;  Advies en hulp aan werkgevers bij het vervullen van vacatures;  Optimale, klantvriendelijke en breed toegankelijke dienstverlening.

De communicatiedoelstellingen, -doelgroepen en te ondernemen acties worden uitgewerkt in een communicatieplan. 10.2 Doelgroepen en doelstellingen communicatie We onderscheiden een viertal doelgroepen waar we ons in de communicatie op richten: 1. Medewerkers 2. Deelnemende gemeenten 3. Onze cliënten 4. Werkgevers 5. Overige partners Medewerkers Bijzondere aandacht gaat naar de communicatie met onze toekomstige medewerkers. Medewerkers zijn nieuwsgierig naar de ontwikkelingen maar zitten ook met allerlei vragen. Hier spelen we op in. De communicatie met medewerkers is vooral gericht op het samen bouwen aan een nieuwe organisatie en het betekenis geven aan de verandering(en). Daarbij hebben we bijzondere aandacht voor een zorgvuldige communicatie over zaken die de persoonlijke situatie van onze medewerkers raken, zoals de functie, plaatsingsprocedures, arbeidsvoorwaarden, contracten, de werkplek en de verhuizing. We hanteren een gezamenlijk vertrekpunt: 'samen één club'. Er is aandacht voor het doel van de samenwerking, de voor- en

Bedrijfsplan Werkplein regio Etten-Leur versie 28-08-2014

43

nadelen en het rendement. De communicatie is tijdig, compleet en persoonlijk. Medewerkers en Bijzondere Ondernemingsraad worden zo vroeg mogelijk geïnformeerd over ontwikkelingen en er (waar mogelijk actief) bij betrokken. Er is ruimte voor bottom-up communicatie en eigen initiatieven van medewerkers. Middelen die worden ingezet zijn onder meer bijeenkomsten, sociale media, nieuwsbrieven en een intranet. Gemeenten Naast onze toekomstige medewerkers hebben we aandacht voor de communicatie met gemeenten (van raad en college tot beleidsmedewerker) in hun rol als opdrachtgever, beslisser en geldverstrekker. Om ervoor te zorgen dat gemeenten goed op de hoogte zijn, zich herkennen in de gemaakte afspraken en vertrouwen houden in de samenwerking, wordt communicatie zorgvuldig ingezet: op gezette tijden de juiste informatie en inspelend op de behoefte aan concrete voortgangsresultaten en cijfers. Klanten Belangrijk in de communicatie met bestaande en potentieel toekomstige nieuwe klanten zijn duidelijkheid en vertrouwen. Met de burgers, onze huidige cliënten en cliëntenraden van de zes gemeenten communiceren we over de vorming van de gezamenlijke organisatie en wat er voor hen gaat veranderen, maar ook vooral over wat hetzelfde blijft. Zaken die veranderen worden op een vriendelijke en toegankelijke manier, vanuit het perspectief van de klant, gecommuniceerd.

De communicatie is persoonlijk, vriendelijk en motiverend. De focus ligt op persoonlijke contacten (tussen klant en werkcoach/ klantmanager), aangevuld met communicatiemiddelen als een website, persoonlijke brief, advertentie en website. Werkgevers De communicatie met werkgevers is erop gericht om de bestaande relaties met werkgevers te verstevigen en nieuwe relaties op te bouwen. We maken duidelijk dat de vorming van de gezamenlijke organisatie Werkplein bedoeld is om de dienstverlening tot een hoger niveau te brengen en geen merkbare gevolgen zal hebben voor bereikbaarheid en samenwerking tussen werkgevers en gemeente. Daarbij willen we nog een stap verder gaan, we willen werkgevers betrekken bij de (door)ontwikkeling van de dienstverlening. Partnering, ontzorging en maatwerk zijn belangrijke items die steeds in de communicatie terug komen. In de communicatie is een belangrijke rol weggelegd voor de werkgeversadviseurs; zij zijn het eerste aanspreekpunt voor werkgevers. Hun kennis en manier van handelen maken het verschil. Daarnaast communiceren we o.a. via nieuwsbrieven, mailings en de website. Overige partners Wat geldt voor werkgevers geldt ook voor onze overige partners als het UWV, de diverse welzijnsinstellingen binnen de deelnemende gemeenten en scholingsinstellingen.

De boodschap die we uitdragen is gericht op het de voordelen van de samenwerking en het verstevigen van de relaties. We maken duidelijk dat we streven naar het bevorderen van de samenwerking, met als doel de dienstverlening aan onze klanten te optimaliseren.

10.3 Naamgeving Werkplein regio Etten-Leur De naam Werkplein regio Etten-Leur is in 2010 gelanceerd en in gebruik genomen. Na haar vertrek van het Werkplein in 2012 heeft het UWV toestemming gegeven om de naam Werkplein regio Etten-Leur te blijven gebruiken. Dit is in maart 2013 door het UWV bekrachtigd. De portefeuillehouders Werk en Inkomen hebben in april 2013 besloten de naam Werkplein regio Etten-Leur te behouden. De toetreding van de gemeente Roosendaal heeft de behoefte aan een nieuwe naam echter versterkt. Over de nieuwe naamgeving dient in de tweede helft van 2014 nog een besluit genomen te worden. Bedrijfsplan Werkplein regio Etten-Leur versie 28-08-2014

44

10.4 Website en intranet Zoals aangegeven maken we bij de externe en interne communicatie gebruik van digitale middelen. Het opzetten van een website en een intranet zijn hierbij de voornaamste instrumenten. In 2013 is in samenspraak met de medewerkers van het Werkplein een beknopte tijdelijke website ontwikkeld. Er dient nog een officiële website gelanceerd te worden die aan de door de overheid gestelde webrichtlijnen voldoet, evenals een intranet.

Bedrijfsplan Werkplein regio Etten-Leur versie 28-08-2014

45

Hoofdstuk 11

Transitie naar definitieve Werkpleinorganisatie

11.1 Transitiejaar 2015 In de voorgaande hoofdstukken is een schets gemaakt van de inrichting van de gezamenlijke Werkpleinorganisatie met een uitwerking van de organisatorische en functionele indeling, de personele invulling en de benodigde ICT en huisvesting. Deze organisatieschets betreft het eindplaatje van de organisatie zoals die uiterlijk per 1 januari 2016 vormgegeven moet zijn. De nieuwe organisatie gaat echter al per 1 januari 2015 van start. Zoals eerder aangegeven kan het jaar 2015 dan ook gezien worden als een transitiejaar, waarin het personeel van de deelnemende gemeenten gefaseerd in dienst zal treden van de nieuwe Werkpleinorganisatie en de dienstverlening en werkprocessen ingericht moeten worden. Bij de start in 2015 zal er dan ook nog sprake zijn van twee Werkpleinen, die beiden onder de centrale aansturing vallen van de directeur van de gezamenlijke Werkpleinorganisatie. Het personeel van de gemeenten Etten-Leur, Halderberge, Moerdijk, Rucphen en Zundert zal reeds bij de start in (algemene) dienst getreden zijn bij de nieuwe organisatie, het personeel van de gemeente Roosendaal zal in eerste instantie via (CAR-UWO-) tewerkstelling in de organisatie geplaatst worden. Met het oog hierop worden binnen de begroting, zoals in voorgaande hoofdstukken al vermeld, in 2015 de kosten van de beide Werkpleinlocaties afzonderlijk in beeld gebracht.