Jaarstukken e250026796
Tekst van het document
Project Optimalisatie klantmanagement Wmo In 2024 zijn de eerste stappen gezet om tot een nieuwe werkwijze klantmanagement Wmo te komen. Het project kent verschillende fases. De eerste twee fasen zijn inmiddels doorlopen waarin tijdbesparende maatregelen zijn verkend en geïmplementeerd. Een aantal voorbeelden zijn: maandelijkse werkverdeling, langer indiceren, versterken samenwerking met Maatschappelijk Werk en Welzijn en het bundelen van herindicaties. Vanaf het eerste kwartaal 2025 zal de klantmanager starten met het houden van intakes. Het doel hiervan is dat de hulpvraag binnen een week na binnenkomst door middel van een korte screening verder verkend wordt en waar mogelijk sneller verwezen wordt naar voorliggende voorzieningen. Vanaf januari 2025 zal er gestart worden met een vernieuwde werkwijze waarin de klantmanagers vanuit opdrachtgeverschap actief de klant trajecten gaan volgen door middel van jaarlijkse evaluaties. Doel hiervan is actiever te sturen op doelmatigheid en rechtmatigheid.
Project Toezicht op rechtmatigheid Vanaf 1 januari 2024 geeft Meerinzicht uitvoering aan het toezicht op rechtmatigheid Wmo/Jeugd. Het nieuwe team toezicht is gestart. Tevens is een triageteam opgericht om signalen binnen Meerinzicht en uit de gemeenten effectief te coördineren. Dit team bespreekt tweewekelijks de signalen met vertegenwoordigers van contractmanagement, contractbeheer van wmo en jeugd, en toezichthouders voor rechtmatigheid van de Wmo, jeugd en participatie. Hier worden risico's afgewogen en keuzes 22
gemaakt over welke interventies moeten worden ingezet en door wie. Werkafspraken zijn vastgelegd en er is een werkproces ontwikkeld in samenwerking met de toezichthouders. Op dit moment zijn alle toezichthouders betrokken bij rechtmatigheidsonderzoeken en bieden zij advies aan hun collega's over verbetertrajecten binnen de bestaande werkprocessen. Daarnaast richten zij zich op het vergroten van de bewustwording omtrent fraudepreventie onder hun collega's en wordt samengewerkt met aanpalende beleidsvelden, zoals veiligheid en ondermijning. Tot slot zijn we in gesprek met gemeenten in regio Noord West Veluwe om tot een gezamenlijke aanpak te komen. Ook deze gemeenten zijn voornemens toezicht op rechtmatigheid Wmo en Jeugd steviger in te gaan richten.
Project Procesoptimalisatie levensonderhoud Binnen het project optimalisatie processen zijn we dit jaar gestart met het proces aanvragen voor levensonderhoud op grond van de Participatiewet. De planning was dat het nieuwe proces in de tweede helft van 2024 geïmplementeerd zou worden. De belangrijkste wijzigingen zijn dat de aanvragen via Meerinzicht.nl kunnen worden ingediend (in plaats van Werk.nl). Voordeel is dat er direct bewijsstukken kunnen worden toegevoegd voor de klant. De robot en medewerkers van de administratie zullen klanten aanmaken, werkprocessen registreren en documenten koppelen. Daarnaast krijgen klanten bij de aanvraag een persoonlijk gesprek met de inkomensconsulent en de klantmanager. Na toekenning blijven zij ook de vaste contactpersoon van de klant. Randvoorwaarde om dit te kunnen is voldoende spreekkamerruimte en technische ondersteuning vanuit de robotbouwer en medewerker dienstverlening. Helaas is dit vertraagd door verschillende oorzaken, wisseling en vacature voor medewerker dienstverlening (die een online formulier bouwt), vertraging en zorgen om technische ondersteuning vanuit de robotbouwer (waar de werkprocessen in suite worden ingeladen) en de verbouwing voor spreekkamers is nog niet gerealiseerd. In april 2025 wordt wel een deel van de plannen doorgevoerd, namelijk het werken met de vaste contactpersoon.
De technische voortgang wordt afhankelijk van gesprekken met Centric en de robotbouwer.
Project debiteuren Eind 2023 zijn we gestart met het project debiteuren en dit project liep door in 2024. Hierbij gaat het zowel om het opschonen van oude vorderingen, het opstellen van beleidsregels, het herijken van het proces en het vastleggen in het systeem, het voorkomen van nieuwe vorderingen. Het plan is om het systeem in 2025 zodanig in te richten dat we automatisch herinneringen en aanmaningen sturen als cliënten hun vorderingen niet aflossen. De technische aspecten in Suite vragen veel tijd van domein Sociaal en ook van de applicatiebeheerders van domein Bedrijfsvoering. Het project is vertraagd, omdat het project beslagvrije voet tussendoor kwam in verband met een uitspraak van de Centrale Raad van Beroep. Wat wel gelukt is is dat we alle oude vorderingen en nieuwe vorderingen goed in beeld hebben gekregen en hebben opgeschoond. Wat ook blijkt is dat het voeren van een debiteurenadministratie een vak apart is. Dit wordt door de UA medewerker gedaan, maar omdat dit nu meer gedegen en meer gedaan is, wringt dit in kwaliteit en capaciteit. Hiervoor is bij de ombuigingen ook een voorstel ingediend. Ter illustratie
aantal debiteuren
1-7-2022
21-11-2024
1.844
1.157
23
saldo openstaande vorderingen
5.245.740 euro
3.478.830 euro
Project beslagvrije voet Door een uitspraak van de Centrale Raad van Beroep mogen gemeenten bij beslag bijstandsklanten niet langer maandelijks onder de beslagvrije voet uitbetalen. Dit was tot heden wel het geval, maar klanten kregen dan wel in mei vakantiegeld uitbetaald. Dit mag dus niet meer, het vakantiegeld gaat dus nu naar de deurwaarder en de klant krijgt maandelijks dus iets meer uitbetaald. Vanaf de maand juni 2024 werken we op de nieuwe manier werken als er vorderingen zijn of als er beslag ligt. Alle beschikkingen en werkprocessen zijn hierop aangepast. Alle cliënten die het betreft zijn geïnformeerd en ook de uitkeringen van klanten waarop een nieuw beslag wordt gelegd en waarbij inkomstenverrekening start of stopt worden conform de nieuwe regels verwerkt. Dit is een verzwaring van de taak van de uitkeringsadministratie.
Project Monitor sociaal domein: eerste monitor opgeleverd Parallel aan het opstellen van de nota sociaal domein is er, door de onderzoekers van Meerinzicht, gewerkt aan een monitor sociaal domein. Deze monitor geeft jaarlijks inzicht in de resultaten en de voortgang van de strategische doelen van de nota sociaal domein. De eerste monitor sociaal domein is in het tweede kwartaal van 2024 opgeleverd. Tevens is er gewerkt aan de ‘kleine monitor’. Deze maakt de slag van ‘tellen’ uit de grote monitor naar ‘vertellen’. Het resultaat hiervan is het magazine ‘Sociaal Domein Vertelt’, met verhalen uit de praktijk. De verhalen uit het magazine hebben een directe aanleiding uit de gepresenteerde data eerder in 2024. Het magazine is begin januari '25 opgeleverd aan de gemeenteraden. De monitor sociaal domein wordt de komende tijd verder ontwikkeld door de informatiebehoefte verder in kaart te brengen en de presentatievorm te ontwikkelen naar een informatieproduct (dashboard).
24
Paragrafen Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing Inleiding paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing Meerinzicht ontvangt op basis van de opgestelde begroting financiële middelen van de brongemeenten. Bij substantiële financiële tegenvallers wordt teruggevallen op de brongemeenten. Het weerstandsvermogen wordt daarom feitelijk voorzien door de brongemeenten zelf. Tegelijkertijd heeft en houdt Meerinzicht de verantwoordelijkheid tot het onderkennen van risico's, inschatting van de potentiële impact en het (kunnen) nemen van maatregelen ter beheersing van de risico's en dientengevolge van de (weerstands)positie. Door een systematische analyse van zowel interne als externe factoren streven we ernaar potentiële bedreigingen tijdig te onderkennen en effectief aan te pakken. Tabel Risicobeheersing
Numme r
1
Beschrijving risico
Incidenten in de informatiebeveiliging en lekken in de bescherming van persoonsgegevens leiden tot bestuurlijke boetes en (extra) investeringen. Tegelijk lopen we risico door actieve aanvallen van buitenaf om in onze systemen te komen en daarbij mogelijke uitval van systemen, hetgeen ook kan leiden tot tijdelijk stopzetten van de dienstverlening aan inwoners dan wel dat privacygevoelige informatie misbruikt wordt.
Kan s
M
Impac t
Beheersmaatregel
H
Door privacyteam (FG en PO) wordt bewustwording bij medewerkers vergroot door o.a. bijeenkomsten, intranet en vlogs en rond casuïstiek of procesinrichting (privacy by design). Daarnaast wordt ingezet op bewustwording en het verder professionaliseren van de informatiebeveiliging en gegevensbescherming, ondersteund door technische en organisatorische maatregelen. Er is een Business Continuity Management analyse uitgevoerd, waarbij beheersmaatregelen en een projectgroep is opgericht die de verbindende schakel is
25
Verantwoording 2024
Het geschetste risico is in 2024 niet afgenomen, zeker waar het gaat om externe dreiging. Wezenlijke incidenten hebben zich niet voorgedaan. Wel zijn er enkele kleinere incidenten geweest, zonder al te grote impact, waar over het algemeen adequaat op is gereageerd. In 2024 zijn er conform planning diverse aanvullende acties opgepakt. Deze waren zowel van technisch aard als ook ten aanzien van bewustwording als het gaat om privacy en
tussen het project en hun organisatie. Deze rol is ingericht om de doelgerichtheid, de eenheid van inspanning, de samenwerking en het wederzijds begrip te bevorderen voor bedrijfscontinuïteitsbehe er binnen EHZM.
2
3
Het ontbreken van een scherp geformuleerde (gezamenlijke) uitvoeringsopdracht door EHZ gemeenten (in verlengde van Rekenkameronderzo ek 2021) waardoor het risico bestaat dat er willekeur kan ontstaan ten aanzien van de te leveren en te verantwoorden resultaten.
De medewerkers zijn een belangrijke succesfactor voor de realisatie van de doelstellingen van
M
H
Meerinzicht stelt binnen de P&C cyclus (lees: begroting, bestuursrapportage en jaarrekening) documenten op, die op basis van het INK kwaliteitsmodel zijn ontwikkeld. Daarnaast werkt Meerinzicht mee met de ontwikkeling van de KPI's op het gebied van sociaal domein (relatie nota sociaal domein) en bedrijfsvoering (vervolg Rekenkameronderzoek 2021).
M
De EHZM organisaties bundelen gezamenlijk de krachten om "aantrekkelijk werkgeverschap" inhoud
H
26
informatiebeveiliging . Verder is in 2024 de de I-visie ter besluitvorming aangeboden aan de gemeenten, waarin voor de nabij toekomst voorzien wordt in een verdere optimalisatie van de informatiebeveiliging .
Er is sprake van een duidelijke en breed aanvaarde P&Ccyclus. Voor het sociaal domein wordt deze nog verder geoptimaliseerd. Onduidelijkheden of issues zijn tijdig geadresseerd en bespreekbaar gemaakt op de daarvoor bedoelde tafels. De huidige structuur hiervoor werkt naar behoren. Ultimo 2024 zijn de resultaten van een extern uitgevoerd advies aangaande de invoering en gebruik van kpi's opgeleverd en vastgesteld. Concrete invulling en uitwerking vindt in 2025 plaats.
In 2024 is conform planning een vervolg gegeven aan het in 2023 gestarte programma
Meerinzicht en de gemeenten. Door de krapte op de arbeidsmarkt kan het voorkomen dat vacatures langer of niet vervuld kunnen worden en met (duurdere) externe inhuur tijdelijk dienen te worden opgevangen. Dit kan gevolgen hebben voor de dienstverlening naar inwoners van EHZ of hogere personele kosten vanwege extra inhuur.
4
Hoog (kortdurend) ziekteverzuim, met als gevolg dat beschikbare kennis, kunde en capaciteit tijdelijk niet voorhanden is of extra kosten inhuur vraagt.
te geven. Daarnaast is een gezamenlijk traineeprogramma en is een EHZM academie opgericht ter bevordering van leren en ontwikkelen van bestaande medewerkers. Daarnaast vindt er sturing plaats binnen de personele bezetting door de aanwezige afdelingsmanagers.
'aantrekkelijk werkgeverschap'. Er is geïnvesteerd in werving en recruitment, maar ook onderwerpen als duurzame inzetbaarheid, interne mobiliteit en het vergroten van ontwikkel- en carrièremogelijkhede n hebben veel aandacht gekregen. Een concreet resultaat is verder de ontwikkeling van een tool voor strategische personeelsplanning, wat de wervingsvraag zal helpen voorspellen.
M
Met de ARBO-dienst is in 2022 een vitaliteitsprogramma gestart, en zijn er afspraken gemaakt ten aanzien van processen en eigenaarschap bij ziektemeldingen (rolverdeling HRM, afdelingsmanager en Arbodienst).
H
Het verzuim is in 2024 verder gedaald. Waar mogelijk wordt ingezet op preventie, waarbij gebruik gemaakt wordt van de mogelijkheden van het vitaliteitsprogra mma. Een geplande vitaliteitsscan is daar onderdeel van. De ontwikkelingen in het verzuim worden nauwlettend gevolgd en besproken en er wordt bijgestuurd waar dat nodig is. In voorkomende situaties wordt gebruik gemaakt van
27
inhuur. Daarbij zijn geen wezenlijke negatieve effecten bekend.
Tijdelijke taken vanuit het Rijk/gemeenten naar Meerinzicht kunnen leiden tot extra werkzaamheden, die ten koste kunnen gaan van reguliere dienstverlening op het moment dat er te weinig (extra) personeel is voor de uitvoering. Voorbeeld hiervan is uitvoering van de energietoeslag in verband met stijgende energieprijzen vanwege de oorlog in Oekraïne. De extra toestroom leidt tot verhoogde werkdruk, waardoor de reguliere dienstverlening onder druk komt te staan.
5
H
De EHZ gemeenten hebben Meerinzicht opdracht gegeven uitvoering te geven aan landelijke en lokale steunmaatregelen om inwoners en ontheemden te ondersteunen. Hiervoor wordt bij iedere opdracht vooraf afgestemd met de gemeenten welke impact de opdracht heeft ten aanzien van tijdelijke taken en formatie, waardoor er geen verrassingen na afloop van de opdracht ontstaan. Bij schaarsteproblemen wordt in afstemming met de gemeente in werkzaamheden geprioriteerd.
H
Er is structureel overeenkomstig de beheersmaatregel gehandeld. Wezenlijke schaarsteproblemen hebben zich niet voorgedaan
Kengetallen De vanuit de BBV verplichte kengetallen maken inzichtelijk over hoeveel financiële ruimte Meerinzicht beschikt om structurele en incidentele lasten te kunnen dekken of op te kunnen vangen. In het BBV staan de volgende algemene financiële kengetallen:
Netto schuldquote;
Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen;
Solvabiliteitsratio;
Grondexploitatie;
Structurele exploitatieruimte; 28
Belastingcapaciteit.
De begroting en jaarstukken van Meerinzicht bevatten geen grondexploitatie en belastingopbrengsten.
Verloop kengetallen Kengetallen
Jaarstukken
Begroting
Jaarstukken
Categorie
2023
2024
2024
2024
Netto schuldquote
7,94%
8,09%
5,71%
A
Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle leningen
7,94%
8,09%
5,71%
A
Solvabiliteitsratio
0,00%
0,00%
0,00%
C
Grondexploitatie
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
-1,31%
0,00%
0,89%
C
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Structurele exploitatieruimte Belastingcapaciteit
Normen kengetallen Beoordeling door Provincie Gelderland Kengetallen
Categorie A
Categorie B
Categorie C
Netto schuldquote
<90%
90%-130%
>130%
Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen
<90%
90%-130%
>130%
Solvabiliteitsratio
>50%
20%-50%
<20%
Structurele exploitatieruimte
>0%
0%
<0%
Grondexploitatie
<20%
20%-35%
>35%
Belastingcapaciteit
<95%
95%-105%
>105%
De conclusie is dat Meerinzicht bij 2 kengetallen de categorie A heeft. De reden hiervoor is dat Meerinzicht geen geldleningen heeft, waardoor netto schuldquote een lage uitkomst heeft. De schuldquote geeft namelijk een indicatie aan in welke mate de rentelasten en aflossingen vastliggen in de begroting. Hiermee is er geen liquiditeitsrisico aanwezig. Op het kengetal ‘Solvabiliteitsratio’ scoort Meerinzicht een C. Aangezien Meerinzicht geen eigen vermogen heeft, is dat onvermijdelijk en een niet beïnvloedbaar kengetal. De indicator ‘’structurele exploitatieruimte’’ geeft aan hoe groot de structurele vrije ruimte (structurele baten min structurele lasten) zich verhoudt tot de totale begroting baten. Een analyse op dit kengetal is terug te vinden in het hoofdstuk Overzicht van incidentele baten en lasten .
Paragraaf financiering Portefeuille langlopende geldleningen Meerinzicht heeft in 2024 geen langlopende geldleningen afgesloten. De voorschotbedragen van de brongemeenten zijn voldoende geweest om aan de betalings- en investeringsverplichting te voldoen.
Kasgeldlimiet Met de kasgeldlimiet wordt de omvang van de kortlopende leningen beheerst. Voor de kasgeldlimiet geldt een afwijkend percentage ten opzichte van gemeenten. De kasgeldlimiet voor gemeenschappelijke regelingen is gelimiteerd tot 8,2% van het begrotingstotaal, 52.882.000. De kasgeldlimiet komt voor 2024 uit op € 4.336.000.
29
Liquiditeitspositie Door de inwerkingtreding van schatkistbankieren medio 2013 worden overtollige gelden aangehouden in de Nederlandse schatkist. De financieringsbehoefte gedurende 2024 is opgevangen met een positieve stand op de rekening courant en het saldo van schatkistbankieren. Het aantrekken van langlopende leningen is in 2024 niet noodzakelijk geweest. Het gebruik van kasgeldleningen is tevens niet noodzakelijk geweest. Omdat het overschot aan middelen op basis van de bevoorschotting voor bedrijfsvoering en de programmagelden toereikend geweest is in de liquiditeitsbehoefte.
Liquiditeitspositie over het jaar 2024 Bedragen x € 1.000,- (per eerste van de maand) 1.
2.
3.
4.
Vlottende (korte) schuld
Kwartaal 1
Kwartaal 2
Kwartaal 3
Kwartaal 4
maand 1
0
0
0
0
maand 2
0
0
0
0
maand 3
0
0
0
0
maand 1
1.965
31.209
24.801
15.097
maand 2
13.220
27.190
12.497
29.238
maand 3
13.125
15.708
14.317
26.125
Netto vlottende schuld (+)/
maand 1
-1.965
-31.209
-24.801
-15.097
Overschot vlottende middelen (-) (1-2)
maand 2
-13.220
-27.190
-12.497
-29.238
maand 3
-13.125
-15.708
-14.317
-26.125
-9.437
-24.702
-17.205
-23.487
Vlottende middelen
Gemiddelde netto vlottende schuld (+)/ gemiddeld overschot vlottende middelen (-)
5.
Kasgeldlimiet
6a. Ruimte onder kasgeldlimiet (5-4)
4.336
4.336
4.336
4.336
13.773
29.039
21.541
27.823
6b. Overschrijding van de kasgeldlimiet (4-5) Berekening kasgeldlimiet De kasgeldlimiet moet worden berekend bij aanvang van elk kalenderjaar en bij wijziging van het percentage als bedoeld bij post 8. 7.
Begrotingstotaal
52.882
8.
Het bij ministeriële regeling vastgestelde percentage
8,20%
9.
Kasgeldlimiet: (7) x (8) : 100
4.336
Renterisiconorm In de wet FIDO is bepaald dat over de langlopende schulden de jaarlijkse aflossingen en renteherzieningen niet meer mogen bedragen dan 20% van het begrotingstotaal. In de onderstaande tabel is de ontwikkeling weergegeven van de renterisiconorm over 2024. Hieruit kan geconcludeerd worden dat Meerinzicht binnen de norm is gebleven. De reden hiervoor is dat Meerinzicht geen langlopende geldleningen heeft.
30
Renterisiconorm (bedragen x € 1.000)
2024
1 Renteherzieningen
0
2 Aflossingen
0
3 Renterisico (1+2)
0
4 Renterisiconorm
10.576
5a (4 > 3)
Ruimte onder risiconorm
5b (3 > 4)
Overschrijding renterisiconorm
10.576
Berekening renterisiconorm 4a
Begrotingstotaal (na alle wijzigingen) jaar 2024
4b
Bij ministeriële regeling vastgesteld percentage
4 = 4a x 4b
Renterisiconorm
52.882 20% 10.576
Rentetoerekening Rentekosten worden op basis van het BBV toegerekend aan de taakvelden op basis van een rente-omslag. Aangezien er alleen investeringen binnen domein Bedrijfsvoering plaatsvinden, wordt de rente volledig toegerekend aan domein Bedrijfsvoering. Meerinzicht heeft in 2024 geen geldleningen meer op de balans staan waardoor er geen rentekosten toegerekend worden aan de taakvelden. Sinds eind 2022 ontvangen overheidsinstellingen weer creditrente over de tegoeden bij het schatkistbankieren. Dit was ook het geval in 2024. De externe rentebaten over 2024 bedragen € 672.000. De externe rentebaten zijn één op één, conform de afwijkende verdeelsleutel creditrente, teruggeven aan de gemeenten voor vaststelling van het resultaat 2024.
Renteschema Jaarstukken 2023 (bedragen x €1.000,-) A. De externe rentelasten over de korte en lange financiering B. De externe rentebaten
-/-
-672
Saldo rentelasten en rentebaten C1. De rente die aan de grondexploitatie moet worden doorberekend
-/- 0
C2. De rente van projectfinanciering die aan het betreffende taakveld moet worden toegerekend
-/- 0
C3. De rentebaat van doorverstrekte leningen indien daar een specifieke lening voor is aangetrokken (= projectfinanciering), die aan het betreffende taakveld moet worden toegerekend
+/ 0 +
Aan taakvelden toe te rekenen externe rente
-672
D1 Rente over eigen vermogen .
+/ +
n.v.t .
D2 Rente over voorzieningen .
+/ +
n.v.t .
Totaal aan taakvelden toe te rekenen rente E
De aan taakvelden toegerekende rente
F.
Renteresultaat
-672 -/-672
Paragraaf bedrijfsvoering Inleiding paragraaf bedrijfsvoering In deze paragraaf vindt verantwoording plaats over de resultaten die specifiek voor de bedrijfsvoering van de organisatie Meerinzicht relevant zijn. Het gaat hierbij om de concernbrede (domeinoverstijgende) zaken. Het gaat dan om onderwerpen als organisatieontwikkeling, ziekteverzuim, arbo en de managementletter. 31
Organisatieontwikkeling Meerinzicht bevindt zich momenteel in een stap naar een volgende fase van haar organisatieontwikkeling. Als jonge organisatie maakt Meerinzicht aanzienlijke stappen. Een belangrijk kenmerk van deze groei is de toegenomen samenwerking tussen afdelingen en focus op kwaliteits- en procesverbeteringen. Door afdelingsoverstijgend te werken, bevordert Meerinzicht een cultuur van integratie en synergie, wat leidt tot efficiëntere processen en een betere dienstverlening. Deze ontwikkeling stelt de organisatie in staat om flexibeler en effectiever in te spelen op de behoeften van de brongemeenten en inwoners.. De focus op samenwerking en gedeelde verantwoordelijkheid zorgt ervoor dat kennis en middelen beter worden benut, wat bijdraagt aan de algehele groei en professionalisering van Meerinzicht. We blijven investeren in het versterken van onze samenwerkingsverbanden en het optimaliseren van onze werkwijzen.
Inclusieve organisatie - Charter Diversiteit ondertekend In mei 2024 heeft de Directieraad het Uitvoeringsplan vastgesteld. Op 1 oktober 2024 volgde de ondertekening van het landelijke Charter Diversiteit. Hierbij wordt ingezet op: 1. Cultuur: het creëren van een omgeving waarin diversiteit wordt gewaardeerd, gerespecteerd en gevierd. Een organisatiecultuur ontwikkelen waarbij alle medewerkers zich thuis voelen en hun volledige potentieel kunnen benutten. 2. Gedrag en houding: bouwt voort op de inclusieve cultuur door het bevorderen van positieve interacties en communicatie tussen medewerkers. Daarnaast staan respect en erkenning voor elkaar centraal. Het doel is om een werkomgeving te creëren waarin iedereen zich gehoord en gewaardeerd voelt. 3. Bedrijfsprocessen: het implementeren van concrete maatregelen en strategieën in de dagelijkse gang van zaken. Gelijke kansen bevorderen, inclusiviteit waarborgen en aan diverse behoeften voldoen. Met het uitvoeringsplan wordt aangesloten bij bestaande processen. Voorbeelden zijn werving en selectie, het welkomstproces voor nieuwe medewerkers, doorontwikkeling van het trainingsaanbod, het Medewerkersonderzoek, themabijeenkomsten en de Time to Meet voor en door medewerkers. De eventuele kosten kunnen binnen bestaande budgetten opgenomen worden. Het uitvoeringsplan ziet nu toe op de gemeente Harderwijk en domein sociaal Meerinzicht.
Het uitvoeringsplan Inclusieve organisatie wordt in 2025 verbreed naar de gehele organisatie.
Social return on investment (SROI) Meerinzicht hecht waarde aan maatschappelijk verantwoord ondernemen en vindt het van belang dat iedereen mee kan doen in de samenleving. In dat kader is Social Return On Investment (hierna te noemen; SROI) sinds 2022 onderdeel van het duurzame inkoopbeleid en wordt een SROI verplichting van meestal 5% aan opdrachtnemers opgelegd bij aanbestedingen vanaf een opdrachtwaarde € 221.000. Binnen de arbeidsmarktregio (Werkcentrum VeluweStedendriehoek) is de ambitie om het percentage SROI uitvraag boven het landelijk gemiddelde uit te laten komen. Bij arbeidsextensieve werken/diensten/leveringen wijken we, in het kader van proportionaliteit, af van het standaard percentage van 5% naar 3 of 2%. Ook kan het zijn dat er een hoger percentage (tussen de 5% en 25%)
32
wordt uitgevraagd als de opdracht voor een groot deel kan worden uitgevoerd door de doelgroep (bijv. schoonmaak, postbezorging, groen etc). Het rendement van SROI wordt gemonitord in de applicatie WIZZR. Eind 2024 waren er 146 contracten/ inkoopovereenkomsten in beheer. De totale SROI-waarde van deze contracten bedroeg ruim € 13 miljoen met een inkoopvolume van € 280 miljoen. Hiervan is € 10 miljoen aan SROI waarde daadwerkelijk verzilverd. Bovengenoemde SROI-waarden vragen om enige duiding. De SROI-contractwaarde en aantal contracten is van veel factoren afhankelijk. Zoals de omvang van de totale inkoop/ aanbestedingen per jaar in onze regio en het opgelegde SROI-percentage per inkoopovereenkomst. Ook is de looptijd van inkoopovereenkomsten van invloed op de cijfers. Kortom, de SROI-contractwaarde is een dynamisch gegeven en kan bijna dagelijks veranderen. De verzilverde € 10 miljoen aan SROI waarde is berekend aan de hand van de Bouwblokkenmethode en komt tot stand door een combinatie van geleverde SROIinspanningen rondom arbeidsparticipatie, sociale inkoop of andere vormen van sociale impact. Er zijn in het jaar 2024 totaal 87 kandidaten uit de doelgroep SROI (P-wet, WW, WIA/WAO, Wajong, WSW, beschut, stages BOL+ BBL 1 t/m 4, HBO en WO) geplaatst bij opdrachtnemers.
De actieve samenwerking tussen de verschillende ketenpartners (onderwijs, gemeente, UWV, werkleerbedrijf en HR netwerkorganisatie) levert concrete kansen op voor de verschillende SROI-doelgroepen. De accountmanager werkgeversdienstverlening van domein sociaal Meerinzicht (gefinancieerd uit de ESF-subsidie) haakt aan bij gesprekken met opdrachtnemers om als schakel te fungeren tussen kandidaat (werkzoekenden uit de doelgroep P-wet, WW, WSW, WIA/WAO, beschut etc) en ondernemer. Daarnaast hebben coördinator SROI en de accounthouder werkgeversdienstverlening samen de doelstelling om sociaal ondernemen de norm te laten zijn in onze regio en fungeren zij als vliegwiel in het stimuleren van sociaal ondernemerschap.
Arbeidsomstandigheden Meerinzicht beschikt over een actuele Risico Inventarisatie & Evaluatie die door de preventieverantwoordelijke wordt beheerd. Voorlichting en instructie over arbo vindt plaats door middel van de HRM-nieuwsbrief, waarin maandelijks een arbothema wordt behandeld. Informatie over arbeidsomstandigheden is te raadplegen via het selfserviceportaal. In 2024 was er, binnen EHZM, één bedrijfsongeval. Dit is gemeld bij de arbeidsinspectie. In 2024 zijn 24 meldingen gemaakt van ongewenst en agressief gedrag door inwoners. Dit zijn er 17 meer dan in 2023. Deze stijging komt enerzijds doordat er meer aandacht is voor het melden van incidenten. Anderzijds is de algemene verharding van maatschappelijke omgangsvormen zichtbaar in het dagelijks werk van medewerkers in de omgang met inwoners.
Integriteit Integriteit is een belangrijk onderwerp binnen de organisatie van Meerinzicht. Al bij het arbeidsvoorwaardengesprek van een nieuwe medewerker wordt dit onderwerp besproken. Daarna volgt nog een sessie over integriteit tijdens de ambtseedbijeenkomst van nieuwe medewerkers. Het onderwerp is ook onderdeel van het welkomstproces. Afdelingen of teams besteden gedurende het jaar hier aandacht aan bij bijeenkomsten. Dilemma's worden dan besproken. In 2024 is er één registratie geweest van een integriteitissue. Daarop zijn er acties ondernomen om de kans op herhaling te verkleinen.
In-, door en uitstroom (arbeidsmarkt) 33
2022
2023
2024
Opgestelde vacatures EHZM
156
180
168
% vervuld binnen 60 dagen
42%
45%
58%
Begin 2025 waren 131 vacatures vervuld (78%) en stonden er nog 21 open (12,5%). De overige 16 zijn gecanceld of staan ‘on hold’. We zien dat de vacaturedruk iets is afgenomen en dat het percentage snel vervulde vacatures is gestegen. Hiervoor is een aantal verklaringen: De komst van een medewerker werving & selectie (als rechterhand van de recruiter) zorgde voor verbetering en versnelling van het werkproces. De job marketingstrategie werd verbeterd. Er wordt beter gebruikgemaakt van wervingskanalen (de eigen werken-bij-site, Indeed en Gemeentebanen.nl, LinkedIn enz.). De inzet van Social mediakanalen (Facebook en Instagram) werd verbeterd. Bedrijfsvoering
Sociaal
Doorstroom binnen MiZ
28
In dienst 2024
55
29
Uit dienst 2024
44
13
Voortgang aanbevelingen managementletter Als onderdeel van zijn opdracht voor controle van de jaarrekening heeft de accountant eind 2024 zijn managementletter uitgebracht. De accountant rapporteert in de managementletter belangrijke observaties, risico’s en aanbevelingen, die gedaan zijn tijdens de uitgevoerde interimcontrole. Er zijn 14 bevindingen gerapporteerd. Deels zijn het eerder gerapporteerde bevindingen, waarbij een weloverwogen afweging door Meerinzicht is gemaakt om niet (geheel) invulling te geven aan de adviezen en restrisico's te accepteren. Daarmee krijgen ze dan ook de status afgerond. Daarnaast is er een aantal waardevolle bevindingen die follow-up krijgen. Van de 14 aanbevelingen zijn er ultimo 2024 6 afgerond, 8 zijn er onderhanden. Deze hebben met name betrekking op verdere aanscherping van het toegangsbeheer op specifieke applicaties en optimalisatie van het inkoop- en factureringsverwerkingsproces. De verwachting is dat de aanbevelingen in de loop van 2025 grotendeels worden afgerond. 34
Status van de aanbevelingen managementletter 2024 Aanbevelingen Risico
Afgerond
Lopend
Hoog
0
1
Midden
3
4
Laag
3
3
Eindtotaal
6
8
Ziekteverzuim: verzuimpercentage daalt Het aantal langdurige verzuimcasussen is toegenomen in het afgelopen jaar. Voor het merendeel gaat het hier om niet beïnvloedbaar verzuim (bijv. chronische ziekten en oncologische aandoeningen). Een deel van deze casuïstiek is afgerond, maar telt wel mee in het verzuim. Sinds oktober 2024 neemt het verzuim gestaag af. De meldingsfrequentie (het aantal keren dat een medewerker zich per jaar ziek meldt) is voor Meerinzicht 0,8. Meerinzicht blijft hiermee ruim onder de benchmark (personeelsmonitor 2023) van 0,96. Het nulverzuim (het percentage medewerkers dat zich in een jaar niet ziek heeft gemeld) is in 2024 gestegen naar 53%. Dat is 11% beter dan de benchmark (personeelsmonitor 2023). Meerinzicht
-0,1%
2023
6,4%
2024
6,3%
Domein Bedrijfsvoering
1,2%
2023
6,8%
35
2024
5,6%
Daarmee is het verzuimpercentage, binnen domein bedrijfsvoering, voor het 3e jaar op rij gedaald. Domein Sociaal
2,1%
2023
5,5%
2024
7,6%
Aanbesteding flexibel personeel domein sociaal De raamovereenkomsten zijn ingegaan op 1 januari 2024. Dit na een zorgvuldig aanbestedingstraject in 2023. Er zijn per perceel (Jeugd, Wmo en Participatie & Inburgering) drie aanbieders gecontracteerd. Dit zijn niet dezelfde partijen voor alle drie de percelen. De partijen die de aanbesteding gewonnen hebben zijn: Bender, Daan, YER en Professional Partners. Dit zijn drie nieuwe partijen, Bender zat ook in de vorige raamovereenkomst. Het doel van de heraanbesteding is dat Meerinzicht de continuïteit van de dienstverlening kan waarborgen bij (tijdelijk) personeelstekort. De nieuwe raamovereenkomsten bieden ook de mogelijkheid om contractmanagement goed in te regelen, waardoor Meerinzicht meer grip krijgt op de inhuurkosten, de looptijd van inhuuropdrachten en hiermee ook op de rechtmatigheid.
EHZM-academie (Leer!plein) Het Leer!plein, het leer en ontwikkelplatform voor EHZM, faciliteert leren en ontwikkelen en draagt bij aan vitale, dienstverlenende en toekomstbestendige organisaties. Het leer- en ontwikkelaanbod richt zich op gezamenlijke strategische thema’s van de vier organisaties zoals vitaliteit, persoonlijke ontwikkeling, politiek en bestuur, dienstverlening, netwerksamenwerking en digitalisering & innovatie. Na het eerste jaar van het Leer!plein is het algemene beeld dat alle organisaties actief deelnemen aan het Leer!plein. Hieronder de cijfers van 2024:
Aantal geregistreerde accounts/deelnemer
1186
Aangeboden leerinterventies totaal
410
36
Aangeboden unieke leerinterventies
234 (184 live en 50 online)
Gemiddelde beoordeling
8,6
Wijziging van de gemeenschappelijke regeling Meerinzicht (vijfde versie) Als gevolg van de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr), is ook de gemeenschappelijke regeling Meerinzicht aangepast. Doel van de wijziging van de Wgr is om raden meer grip te geven op gemeenschappelijke regelingen. Inmiddels is de gewijzigde regeling definitief vastgesteld door de deelnemende colleges (na toestemming van de raden) en bekendgemaakt. Evaluatiebepaling Een van de bepalingen in de gemeenschappelijke regeling is dat het bestuur halverwege de raadsperiode en gemeenschappelijke regeling evalueert. Op dit moment zijn er enkele ontwikkelingen die raakvlakken hebben met een eventuele evaluatie. Dan gaat het onder meer om de ontwikkeling van kpi´s voor bedrijfsvoering van Meerinzicht (naar aanleiding van de aanbevelingen van het rekenkameronderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van Meerinzicht). Daarnaast staan we samen met de deelnemende gemeenten voor forse ombuigingsopgaven. Het bestuur heeft besloten om onder meer die ontwikkelingen af te wachten en in het eerste kwartaal van 2025 de evaluatie te agenderen.
Rechtmatigheidsverantwoording Vanaf het verslagjaar 2023 is de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van de regels, die van belang zijn voor financiële handelingen van de gemeenschappelijke regeling. Met deze verantwoording geven wij invulling aan hoofdstuk 3 van de financiële verordening. In de rechtmatigheidsverantwoording zijn drie criteria van belang: - het begrotingscriterium - het voorwaardencriterium - het misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. De rapporteringstolerantie voor onrechtmatigheden is door het bestuur vastgesteld op € 50.000. Begrotingscriterium Alle begrotingsoverschrijdingen (bruto) op de totale lasten per begrotingsprogramma (en daarmee overeenstemmende balansmutaties) onrechtmatig als deze lasten in strijd zijn met een wettelijke bepaling of met het beleid van het bestuur. Overschrijding van budgetten binnen wet- en regelgeving en passend bij de uitvoering van het beleid van het bestuur zijn niet onrechtmatig (netto). Overschrijding lasten begrotingsprogramma's In 2024 is er bij de begrotingsprogramma's sprake geweest van een overschrijding van € 668.000 aan de lastenkant. In overeenstemming met de financiële verordening artikel 10 lid 4 is € 668.000 hiervan acceptabel.
Bij de bestuursrapportage was een overschrijding van € 500.000 aan de lastenkant in de prognose al kenbaar gemaakt als onderdeel van het nadelige prognose resultaat van € 291.000. Conform afspraak wordt alleen kennis genomen van de prognose bij de bestuursrapportage en wordt dit niet verrekend met de gemeentelijke bijdrage maar meegenomen in het jaarrekeningresultaat. Voor een
37
nadere toelichting wordt verwezen naar de toelichting op de baten en lasten in de jaarrekening en bij de programmaverantwoording. Voorwaardencriterium Bij dit criterium gaat het om toepassing van de eisen en voorwaarden die worden gesteld aan financiële (beheers)handelingen. Die eisen en voorwaarden hebben betrekking op doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Wij hebben vastgesteld dat er onrechtmatigheden zijn voor een bedrag van € 853.000 doordat de Europese aanbestedingsrichtlijnen niet juist zijn toegepast. Hieronder wordt een toelichting gegeven. Algemeen: Een budgethouder die een werk, levering of dienst afneemt bij een leverancier, dient zich af te vragen op welke wijze de afname moet worden aanbesteed. Hiervoor is er binnen de gemeenschappelijke regeling een inkoopbeleid die moet waarborgen dat de regels worden gevolgd. In 2024 is voor een bedrag van € 853.000 ingekocht waarbij de Europese aanbestedingsrichtlijnen niet juist zijn toegepast. Onrechtmatigheden aanbesteding en inkopen onderverdeeld naar categorie: ICT: In het verleden is een langdurig softwarepakket aangeschaft wat draait binnen de gemeenschappelijke regeling en deelnemende gemeenten die van cruciaal belang is. De jaarlast hiervan is €380.000,-.
Vanaf boekjaar 2025 zullen deze kosten rechtmatig zijn omdat dan het contract aangegaan wordt middels de softwarebroker. Administratieve diensten: Leverancier levert dienstverlening inzake communicatievoorziening ten behoeve van de inwoners van de deelnemende gemeenten. De opdrachtwaarde van het contract was op voorhand te laag ingeschat, op basis van werkelijke bestedingen (€ 128.000 in boekjaar 2024) valt de opdrachtwaarde hoger uit. Aangezien de piek van de opdracht in het voorjaar ligt is besloten vanuit doelmatigheid oogpunt om deze diensten nog af te nemen bij deze leverancier. Gedurende het jaar 2024 is deze opdracht middels een Europese aanbesteding in de markt gezet en gegund. Bestedingen vanaf 2025 zullen rechtmatig zijn. Daarnaast is er een opdracht voor het maken van websites, welke door aanvullende opdrachten boven de grens komen als onrechtmatig aangemerkt. Bestedingen in boekjaar 2024 zijn € 91.000. Ook deze leverancier zal gedurende 2025 onder de softwarebroker aanbesteed worden. Inhuur: Bij twee inhuur leveranciers is er een onrechtmatigheid geconstateerd. Bij deze leveranciers zijn er contracten verlengd van 8 personen, waarbij de raamovereenkomst deze mogelijkheid niet meer bood. De totale onrechtmatigheid in deze categorie voor boekjaar 2024 bedraagt € 255.000,- Gedurende 2024 zijn deze contracten beëindigd.
Misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium: Misbruik is het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens. Met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te ontvangen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Oneigenlijk gebruik is het door het aangaan van rechtshandelingen en/of feitelijke handelingen, ontvangen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de tekst van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan. Uitkeringen, subsidies en vergunningen gaan alleen naar inwoners, bedrijven en instellingen die daar recht op hebben. Dit wordt getoetst aan wet- en regelgeving en interne integriteitsregelingen en afspraken. Wij hebben interne procedures om na te gaan dat (belasting-)gelden, subsidies, uitkeringen of bijdragen, enzovoort op de juiste manieren worden ingezet en besteed. Voor verschillende beleidsterreinen hebben wij preventieve en/of repressieve maatregelen. Preventieve maatregelen zijn 38
met name regelgeving, voorlichting en controle vooraf. Repressieve maatregelen zijn controle achteraf en sanctionering. In 2023 is er overkoepelend beleid voor het voorkomen van misbruik- en oneigenlijk gebruik vastgesteld, deze is voor boekjaar 2024 nog altijd actueel. Eindconclusie: Het totaal aan gerapporteerde onrechtmatigheden (lees: € 1.5 miljoen) is lager dan de vastgestelde verantwoordingsgrens van 3% van de gerealiseerde bestedingen (€1.6 miljoen). Na toetsing aan de afspraken met het bestuur resteert een netto rechtmatigheidsfout van € 853k. De directieraad is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in overeenstemming met de Kadernota rechtmatigheid rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. De uitkomsten van de rechtmatigheidsverantwoording worden weergegeven in onderstaande tabel:
Van bruto naar netto Monitor Rechtmatigheidsverantwoording
Bruto
Af:
Netto
A. Begrotingscriterium 1
Overschrijding exploitatiebudgetten programma’s begroot versus werkelijk
668
668
2
Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten)
-
-
3
Niet geautoriseerde reserve mutaties
-
-
Subtotaal A. Begrotingsonrechtmatigheden (bruto)
668
B. Af: Begrotingsafwijkingen waarvan de raad heeft besloten dat ze niet onrechtmatig zijn C. Totaal begrotingsonrechtmatigheden (fouten) = A-B
668
668 -668
-668
-668
-
D. Voorwaardencriterium 1
Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed
E. Misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium F. Totaal rechtmatigheidsfouten = C+D+E
853
853
-
-
1.521
-668
853
G. Verantwoordingsgrens Verantwoordingsgrens vastgesteld door het bestuur
3%
3%
Totaal lasten inclusief toevoegingen aan de reserves
52.882
52.882
Verantwoordingsgrens in euro
1.586
1.586 Bedragen x € 1.000
Openbaarheidsparagraaf Wet open overheid Inleiding openbaarheidsparagraaf Wet open overheid De Woo (Wet open overheid) is op 1 mei 2022 in werking getreden als opvolger van de Wob (Wet openbaarheid van bestuur). De Woo stelt drie belangrijke verplichtingen voor de overheid, namelijk een actieve openbaarmakingsplicht, een passieve openbaarmakingsplicht en een informatiehuishoudingsplicht. Het doel van de Woo is het bevorderen van openbaarheid en transparantie: overheidsorganisaties moeten, uit zichzelf of als iemand daarom vraagt, informatie openbaar maken over wat zij doen en waarom. Op die manier is het voor iedereen mogelijk om de overheid te controleren. Openbaarheid van overheidsinformatie is belangrijk voor de democratie en het vertrouwen tussen de samenleving en de overheid.
Passieve openbaarmaking
39
Passieve openbaarmaking De passieve openbaarmakingsplicht houdt in dat overheidsorganisaties informatie openbaar moeten maken als iemand daarom vraagt. Concreet betekent dit dat het voor iedereen mogelijk is om een bestuursorgaan te verzoeken om publieke informatie voor eenieder openbaar te maken. Deze mogelijkheid bestond ook onder de Wet openbaarheid van bestuur. Hoewel sinds 2023 het aantal verzoeken om openbaarmaking van documenten niet significant is toegenomen, is er wel een toename in complexiteit en omvang van de verzoeken op te merken. In 2022 is een software aangeschaft voor het anonimiseren en redigeren (‘lakken’) van documenten. In 2024 heeft een update plaatsgevonden naar een nieuwe versie van deze software. Het anonimiseren en redigeren van documenten is een noodzakelijke stap in het proces van passieve openbaarmaking, en de update naar de nieuwe versie van de software maakt verbeteringen van dit proces mogelijk. In 2023 is de functie van een Woo-coördinator gecreëerd om verbeteringen door te voeren in de coördinatie op en ondersteuning bij het passieve openbaarmakingsproces. In maart 2024 is de geworven kandidaat in dienst getreden bij Meerinzicht, zodat de EHZM-organisaties eenduidig ondersteund kunnen worden. De Woo-coördinator werkt aan een nieuw, uniform werkproces voor de passieve openbaarmaking die van toepassing wordt op alle EHZM-organisaties.
Het werkproces is aangevuld met praktische werkinstructies. Het werkproces en de werkinstructies dragen bij aan een snelle en zorgvuldige besluitvorming.
Actieve openbaarmaking Actieve openbaarmaking De actieve openbaarmakingsplicht houdt in dat overheidsorganisaties uit eigen beweging informatie openbaar moeten maken. In de Woo worden 17 informatiecategorieën genoemd waarvoor deze actieve openbaarmakingsplicht geldt. Voor gemeenten gelden 11 van de 17 categorieën. De inwerkingtreding van de actieve openbaarmakingsplicht vindt gefaseerd plaats. Per 1 november 2024 moeten de eerste vijf informatiecategorieën verplicht openbaar worden gemaakt. Op een later moment wordt bij koninklijk besluit bepaald wanneer de overige categorieën verplicht openbaar gemaakt moeten worden. Aanvankelijk zou voor het publiceren van de informatie uit de informatiecategorieën het Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI) worden gebruikt. In 2022 is deze centrale infrastructuur stopgezet, en is in 2023 een verwijsindex (de ‘Woo-index’) gelanceerd. De Woo-index is niet een centraal publicatieplatform, maar maakt het mogelijk dat informatie voor iedereen centraal doorzoekbaar is. De EHZM-organisaties (gemeenten Ermelo, Harderwijk en Zeewolde, en Meerinzicht) zijn aangesloten op de Woo-index. Ook zijn de eerste verwijzingen naar informatie uit de verplichte informatiecategorieën ingevuld. Met betrekking tot de voorbereiding op de actieve openbaarmakingsplicht hebben de drie gemeenten en Meerinzicht zich gepositioneerd als ‘slimme volger’.
Voor de implementatie van de actieve openbaarmakingsplicht betekent dit dat de gemeenten en Meerinzicht ervoor zullen zorgen dat de informatie uit de relevante verplichte informatiecategorieën gepubliceerd kunnen worden, maar dat bovenop de rijksbijdrage geen extra investeringen worden gedaan om op de verplichtingen vooruit te lopen. In 2024 is gestart met het uitwerken en onderzoeken van mogelijke publicatieplatformen, met het doel om één publicatieplatform te gebruiken voor de EHZM-organisaties.
Informatiehuishouding Informatiehuishouding De informatiehuishoudingsplicht houdt in dat overheidsorganisaties verplicht zijn om maatregelen te treffen zodat overheidsinformatie goed te vinden en toegankelijk is.
40
Voor de regie en sturing op informatiehuishouding binnen de EHZM-organisaties is de basis een informatievisie en informatiebeleid. De informatievisie was aan herijking toe, en is in 2024 hernieuwd vastgesteld. Uit deze visie volgt een uitvoeringsplan met projecten die bijdragen aan het verbeteren van de informatiehuishouding of de informatiehuishouding raken. Het verbeteren van de informatiehuishouding vraagt om een structurele aanpak. In het verleden zijn diverse projecten uitgevoerd die toezien op deelgebieden van het verbeteren van de informatiehuishouding. Naar aanleiding van de inwerkingtreding van de Woo, is in 2023 het meerjarenplan van de VNG (om invulling te geven aan 7 gestelde minimale eisen) omarmd. N.a.v. een recent uitgevoerd onderzoek is er hiervoor een advies en bijbehorend projectplan gemaakt en goedgekeurd. Het projectplan wordt in de periode juni 2024 tot en met mei 2027 uitgevoerd.
41
Financiële jaarrekening Algemene dekkingsmiddelen, overhead, vennootschapsbelasting en onvoorzien Inleiding Navolgend de duiding van enkele aspecten die vanuit de verslaggevingsregels een plek moeten krijgen. De algemene dekkingsmiddelen beperken zich wat Meerinzicht betreft tot de bijdragen vanuit de brongemeenten en uit specifieke inkomsten uit contracten met andere klantorganisaties.
Overhead Onder overhead wordt verstaan het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. De overheadkosten binnen Meerinzicht bestaan uit personele lasten voor directie en staf, algemene organisatiebrede overige personeelskosten (opleidings-, mobiliteits-, Arbokosten etc.) en huisvestingskosten. Door inzet van deze middelen wordt bereikt dat de gehele organisatie intern en extern effectief en efficiënt functioneert, zowel voor wat betreft de op te leveren resultaten als de wijze waarop deze tot stand komen. De kosten van overhead worden weergegeven in het Overzicht gerealiseerde baten en lasten per taakveld.
Vennootschapsbelasting Meerinzicht is voor haar dienstverlening aan de gemeenten Ermelo, Harderwijk en Zeewolde vrijgesteld van vennootschapsbelasting (Vpb), omdat deze onder de samenwerkingsvrijstelling valt. De diensten die buiten EHZ worden verricht, zijn niet winstgevend wat betekent dat Meerinzicht niet Vpb-plichtig is.
Onvoorzien De stelpost Onvoorzien wordt ingezet voor uitgaven die als onuitstelbaar en onvermijdbaar worden aangemerkt, waarvoor in de begroting geen andere raming is opgenomen. In de begroting 2024 was hiervoor € 25.000 gereserveerd. In 2024 is op de stelpost aanspraak gedaan om onvoorziene lasten in de exploitatie te dekken.
Overzicht baten en lasten in de jaarrekening over het begrotingsjaar Overzicht baten en lasten
42
Programma (bedragen x €1.000,-)
Begroting 2024
Begrotings- wijziging 2024
Begroting 2024 na wijziging
Rekening 2024*
Resultaat 2024
Laste n
29.818
4.019
33.837
32.682
1.155
Baten
-29.818
-4.019
-33.837
-33.243
793
Saldo
0
0
0
-561
561
Laste n
16.915
2.617
19.532
20.200
-668
Baten
-16.915
-2.617
-19.532
-19.877
345
Saldo van baten en lasten Bedrijfsvoering (BV)
Domein Sociaal (DS)
Saldo
0
0
0
323
-323
Totaal saldo van baten en lasten BV en DS
0
0
0
-238
238
Resultaatbestemming/ afrekening
Laste n
0
0
0
0
0
Baten
0
0
0
238
-238
Totaal afrekening met gemeente
0
0
0
238
-238
Resultaat 2024
0
0
0
0
0
Het voordelige resultaat van afgerond € 238.000 wordt bij de gemeenten verrekend op basis van de verdeelsleutels van beide programma’s.
Overzicht van incidentele baten en lasten Inleiding In deze paragraaf is een overzicht van de incidentele baten en lasten opgenomen. Incidentele lasten worden, zoveel als mogelijk, gedekt met incidentele baten. Voor het bepalen van de incidentele baten en lasten is de “notitie incidentele baten en lasten” (gepubliceerd door de commissie BBV in december 2024) als uitgangspunt genomen. Conclusie is dat er in 2024 sprake is geweest van meer incidentele lasten dan baten. Per saldo heeft Meerinzicht over het jaar 2024 € 249.000 meer incidentele lasten dan baten gehad. Hieronder is per categorie en domein uiteengezet wat de incidentele baten en lasten zijn. Hierbij wordt opgemerkt dat het saldo van incidentele lasten en baten op zichzelf niets zegt over het voordelige rekeningresultaat van Meerinzicht. Zo is het rekeningresultaat van Meerinzicht naast incidentele voor- en nadelen op incidentele budgetten ook ontstaan door incidentele voor- of nadelen op budgetten die structureel van aard zijn.
Incidentele baten en lasten
43
(bedragen x € 1.000,-)
Rekening 2024
Incidentele lasten 2024
4.300
Incidentele baten 2024
-4.051
Saldo incidentele baten en lasten
249
Specificatie incidentele baten en lasten Omschrijving (bedragen x €1.000,-)
Rekening 2024
Personele lasten
445
Werkbudgetten
-23
Voorzieningen
-17
Projecten en subsidies
-156
Oekraïne en Energieregeling
0
Saldo incidentele baten en lasten
249
Incidentele lasten Programma / product / omschrijving (bedragen x €1.000,-)
Rekening 2024
OVERZICHT INCIDENTELE LASTEN 2024 Programma Bedrijfsvoering: Oekraïne
13
Personele lasten
677
Projecten
2.005
Voorzieningen
209
Werkbudgetten
40
Subtotaal
2.944
Programma Domein Sociaal: Energieregeling
278
Oekraine
175
Personele Lasten
415
Projecten
382
Voorzieningen
106
Subtotaal
1.356
Totaal Incidentele lasten
4.300
In de jaarrekening 2024 hebben zich voor € 4.300.000 aan incidentele lasten voorgedaan. Dit wordt onder andere veroorzaakt door incidentele personele lasten (afvloeiingsregeling van personeel en inhuur die zijn ingezet voor projecten zoals archief- en informatiebeheer DIV en tijdelijke vervanging personeel als gevolg van doorstroom, uitstroom en ziekte ). Daarnaast zijn er incidentele personele lasten geweest voor de uitvoering van de Wet Inburgering. Ook het uitvoeren van de regeling Oekraïne en Energietoeslag heeft incidentele lasten met zich meegebracht, die volledig gecompenseerd zijn door incidentele baten. Tot slot draagt het verplicht moeten vormen van diverse voorzieningen in 2024 bij aan de omvang van de incidentele lasten.
Incidentele baten
44
Programma Bedrijfsvoering (bedragen x €1.000,-) Oekraine
-13
Personele lasten
-278
Projecten
-2.120
Voorzieningen
-225
Werkbudgetten
-63
Subtotaal
-2.700
Programma Sociaal Domein Energieregeling
-278
Oekraïne
-175
Personele lasten
-369
Projecten
-269
Subsidies
-153
Voorzieningen
-106
Subtotaal
-1.504
Totaal Incidentele baten
-4.051
Saldo incidentele baten en lasten
249
In 2024 hebben zich in totaal voor € 4.051.000 aan incidentele baten voorgedaan. Binnen de personele lasten zijn in 2024 voor ca. € 647.000 aan incidentele baten ontvangen. Ook binnen de uitvoering van Wet Inburgering zijn in 2023 incidentele baten ontvangen voor de personele lasten voor de uitvoering. Een gedeelte van deze inkomsten wordt ingezet voor uitvoering in de jaren 2024 t/m 2027. Bijna € 466.000 is er in 2024 ontvangen als incidentele baat voor de inzet van eigen personeel en inhuur voor het uitvoeren van de regeling Oekraïne en Energie. Tot slot zijn de incidentele projectmiddelen voor o.a. de Woo, businesscase DIV en archiefachterstanden Harderwijk ook gekenmerkt als incidentele baat binnen bedrijfsvoering, voor sociaal betreft het een extra bijdrage van de gemeente voor de verhoogde asielinstroom en de middelen voor de invlechting Beschermd wonen en maatschappelijke opvang bij de Noord-West Veluwe voor de gemeente Zeewolde. Een gedeelte van de in het verleden getroffen voorzieningen leidt tot vrijval in 2024.
Toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening over het begrotingsjaar Inleiding In deze paragraaf worden de saldo's van de twee programma's weergegeven met daarin een verklaring op hoofdlijnen. Vervolgens wordt ook het concern beeld gegeven. De totale realisatie over 2024 wordt afgezet tegen de begroting na wijziging zoals die bij de bestuursrapportage en de 1e begrotingswijziging is vastgesteld. Met het vaststellen van de bestuursrapportage gedurende het jaar, is er vooruitlopend op de jaarrekening al € 1.041.000 teruggevloeid naar de gemeenten.
Programma Bedrijfsvoering
45
Toelichting saldo baten en lasten Domein Bedrijfsvoering (bedragen x €1.000,-) Bedrijfsvoeringkosten
€ 281
Personele lasten (o.a.s salarissen en inhuur)
€ -211
Projecten
€ 142
Bijdragen
€ 229
Voorzieningen
€ 238
Prognose Bestuursrapportage 2024
€ -118
Subtotaal
€ 561
Voordelig saldo programma Bedrijfsvoering van € 561.000 Het programma Bedrijfsvoering heeft het boekjaar 2024 afgesloten met een voordelig resultaat van € 561.000. Bij de Bestuursrapportage 2024 is een verwacht nadelig resultaat gepresenteerd van € 118.000. De belangrijkste mutaties ten opzichte van de Bestuursrapportage 2024 worden hieronder verder toegelicht. Voordeel Bedrijfsvoeringskosten en projecten (281.000 V) Het voordeel op de bedrijfsvoeringskosten heeft onder andere te maken met minder uitvoeringskosten binnen de afdeling Informatisering en Automatisering. In de jaarrekening van de afdeling I&A is een positief saldo ontstaan ten opzichte van de verwachting in de Bestuursrapportage 2024. Dit positieve saldo is voornamelijk het gevolg van twee factoren: 1. Niet-benutte risicoreserveringen: In de begroting was rekening gehouden met potentiële risico’s, zoals extra kosten voor inhuur en een eenmalig risicobudget voor aanvullende softwarekosten. Deze risico’s hebben zich in 2024 echter niet voorgedaan. Hierdoor is een bedrag van €160.000 aan gereserveerde middelen niet ingezet, wat een aanzienlijk deel van het positieve saldo verklaart. 2. Lagere hardwarekosten en hogere inkomsten uit verkoop: Er zijn minder uitgaven geweest aan hardware dan oorspronkelijk begroot. Daarnaast heeft de verkoop van telefoons meer opgebracht dan verwacht in de Bestuursrapportage 2024.
Samen hebben deze ontwikkelingen geleid tot een extra positief resultaat van €90.000. Daarnaast is er een overschot ontstaan binnen de software-onderhoudsbudgetten. Dit komt doordat:
De onderhoudskosten in de Bestuursrapportage 2024 aanvankelijk te hoog zijn ingeschat.
De verwachte prijsstijgingen door indexatie van onderhoudscontracten lager uitvielen dan waar vooraf rekening mee was gehouden.
Door deze ontwikkelingen is er een positief resultaat ontstaan binnen de afdeling I&A. Personele lasten (211.000 N) Ten aanzien van de personele lasten heeft programma domein Bedrijfsvoering een nadeel van €211.000. Ten opzichte van de bestuursrapportage is dit een daling van +/- € 633.000. Het verschil kan verklaard worden door extra inhuur in verband met langdurige ziekte om de continuïteit van de bedrijfsvoering te kunnen garanderen, het toch in kunnen vullen van vacatures gedurende het 2e half jaar en het uitkeren van incidentele salarislasten. Voorbeelden van incidentele salarislasten zijn uitkeringen zoals afgesproken in vaststellingsovereenkomsten, RVU uitkeringen en overige incidentele salarislasten. Voor enkele incidentele personele lasten is in het verleden een voorziening getroffen. De onttrekking van deze voorzieningen is meegenomen in het onderdeel 'voorzieningen'. Projecten (142.000 V) Binnen het domein Bedrijfsvoering spelen meerdere projecten. Het gaat hierbij onder andere om de
46
volgende projecten: - Businesscase DIV; - Archiefachterstanden Harderwijk; - Arbeidsmarktcommunicatie; - Wet Open Overheid Aan bovenstaande projecten ligt een businesscase/uitvoeringsplan ten grondslag. Resterend budget in 2024 wordt als onderhanden werk aangemerkt en meegenomen naar 2025 om zo de doelstellingen van de projecten te kunnen realiseren. Op deze projecten is hierdoor in 2024 geen resultaat gerealiseerd. Daarnaast belasten wij, vanuit Meerinzicht, de uren door aan de gemeenten met betrekking tot de inzet van de vastgoedtafel. Eind 2024 bleek dat er meer uren gefactureerd kon worden dan waar ten tijde van de bestuursrapportage rekening mee gehouden werd, en daardoor leidt dit nu tot een positief resultaat. In 2024 is de afdeling inkoop begonnen met het doorbelasten van projecturen richting de gemeenten. Deze uren waren ten tijde van de bestuursrapportage niet bekend, en daardoor leidt dit nu tot een positief resultaat. Per saldo wordt het positieve resultaat binnen de categorie projecten enkel veroorzaakt door de realisatie vanuit de vastgoedtafel en projecten inkoop. Bijdragen (229.000 V) In het 2e halfjaar van 2024 zijn er enkele lasten, in overleg met de 3 gemeenten, doorbelast door middel van facturatie. Deze 'extra' bijdragen zijn niet begroot ten tijde van de bestuursrapportage 2024, en leiden hierdoor tot een positief resultaat.
Enkele voorbeelden hiervan zijn de extra door te belasten aanschaf van hardware en software in opdrachten van Ermelo, Harderwijk en Zeewolde. En de inzet van een extra trainee binnen Harderwijk, hier staan ook lasten tegenover. Deze lasten zijn onderdeel van de uitkomst op de personele lasten. Voorzieningen (238.000 V) Binnen programma Bedrijfsvoering is Meerinzicht verplicht geweest, volgens het BBV, om een aantal voorzieningen te treffen. Zo zijn er voorzieningen getroffen voor verlofsparen, ww-verplichtingen, WGA, RVU en afvloeiingsregeling voor personeel.
Programma domein sociaal Toelichting saldo baten en lasten Domein Sociaal (bedragen x €1.000,-) Bedrijfsvoeringkosten
40
Personele lasten (o.a.s salarissen en inhuur)
-123
Projecten
75
Bijdragen
28
Voorzieningen
-52
Prognose Bestuursrapportage 2024
-291
Subtotaal
-323
Nadelig saldo programma Domein Sociaal van € 323.000 Het programma domein sociaal heeft het boekjaar 2024 afgesloten met een nadelig resultaat van € 323.000. Bij de Bestuursrapportage was een verwacht nadeel van € 291.000 aangekondigd. De belangrijkste mutaties ten opzichte van de Bestuursrapportage 2024 worden hieronder verder toegelicht. Personele lasten ( 123.000 N) Ten aanzien van de personele lasten heeft het programma domein sociaal een nadeel in 2024. Verlenging 47
van inhuur om continuïteit als gevolg van doorstroom en uitstroom van personeel in de uitvoering te waarborgen binnen de afdelingen Wmo, Participatie en Kwaliteit en Beleid leidt tot een nadeliger resultaat dan geprognosticeerd bij de bestuursrapportage. Bedrijfsvoeringskosten en projecten Domein Sociaal ( 115.000 V) Het voordeel op de bedrijfsvoeringskosten ontstaat door een te behoudende inschatting op de uitvoeringskosten voor abonnementen en loonwaardemetingen bij de bestuursrapportage. Het project Terugvordering en verhaal is afgerond in 2024 en verder ondergebracht onder de reguliere uitvoeringstaken voor debiteurenbeheer. Het restant budget voor het project is vrijgevallen waardoor een voordeel op projecten ontstaat. Bijdragen ( 28.000 V) In het 2e halfjaar van 2024 zijn er enkele lasten, op basis van overeengekomen afspraken, doorbelast door middel van facturatie. Deze 'extra' bijdragen zijn niet begroot ten tijde van de bestuursrapportage 2024, en leiden hierdoor tot een positief resultaat. Voorzieningen (52.000 N) Binnen Programma Sociaal is Meerinzicht verplicht geweest, volgens het BBV, om een aantal voorzieningen te treffen. Zo zijn er voorzieningen getroffen voor verlofsparen, ww-verplichtingen, WGA, RVU en afvloeiingsregeling voor personeel.
Concern Meerinzicht Het financiële resultaat na bestemming ten aanzien van het boekjaar 2024 komt op basis van het resultaat van beide domeinen uit op afgerond € 238.000 voordelig. De opbouw van het resultaat, gecategoriseerd op hoofdlijnen, is hieronder weergegeven. In het gepresenteerde resultaat is de post onderhanden werk verwerkt, die hieronder nader is toegelicht.
Meerinzicht totaal Toelichting saldo baten en lasten (bedragen x €1.000,-) Bedrijfsvoeringkosten
€ 321
Personele lasten (o.a.s salarissen en inhuur)
€ -334
Projecten
€ 217
Bijdragen
€ 257
Voorzieningen
€ 186
Prognose Bestuursrapportage 2024
€ -409
Subtotaal
€ 238
Onderhanden werk concern Meerinzicht Met de jaarrekening 2024 zal voorgesteld worden om een aantal posten mee te nemen als onderhanden werk naar 2025. Over de volgende posten is bij de bestuursrapportage 2024 al besloten: