Agendabundel

19

Behandeling vragen (ChristenUnie): o Op ons verzoek in de eerdere beeldvorming ontvingen wij de bijlagen bij het collegeadvies van 12 maart 2024: Proces naar een schetsontwerp voor de renovatie van het gemeentehuis. Bijlage 8a (vertrouwelijk) geeft meer inzicht in de kosten van adviseurs t.o.v. de openbare bijlage 8b. Hieruit blijkt dat in het gevraagde voorbereidingskrediet van € 0,5 miljoen de honoraria van verschillende adviseurs t/m het schetsontwerp voor een beperkt deel zijn opgenomen t.o.v. de in bijlage 8b vermelde honoraria conform Stiko renovatie (totaal ca. € 2 miljoen), die blijkbaar weer een onderdeel vormen van een totaal aan bijkomende kosten, honoraria en onvoorzien van € 3,9 miljoen. Hoe zit het met de aanbesteding van de architect en eventuele andere adviseurs? Voor welke adviseurs is Europese aanbesteding noodzakelijk? ▪ Gezien de integrale benadering bij een renovatie is besloten een integraal ontwerpteam te selecteren (alle disciplines worden gelijktijdig in samenhang geselecteerd). Hierbij past een Europese aanbesteding.

20

Behandeling vragen (ChristenUnie): o Gebeurt aanbesteding van de architect voor de gehele projectperiode of per fase? En als aanbesteding ineens plaatsvindt, over welke mogelijke afkoopbedragen spreken we dan in het geval de raad eind 2024 of rond de jaarwisseling 2026 alsnog een no-go zou afgeven? Geeft de raad met instemming op dit raadsvoorstel niet al toestemming aan het college om verplichtingen aan te gaan tot een bedrag van ca. € 2 miljoen en niet van € 430.000? ▪ We willen nu aanbesteden voor het gehele traject, waarbij de opdracht per fase wordt gegeven onder opschortende voorwaarden voor eventuele volgende fasen. Een opschortende voorwaarde is dan bijvoorbeeld dat na de schetsontwerpfase krediet wordt verstrekt voor het verdere ontwerptraject. o Volgens bijlage 8b is de basis voor deze berekeningen het Financieel overzicht Elburg (Stiko) 26-10-2023. Graag ontvangen wij dit financieel overzicht (vertrouwelijk). ▪ Alle bijlagen zijn nogmaals verstrekt

21

Behandeling vragen (ChristenUnie): o In hoeverre is er een relatie tussen het onder 2. genoemde Financieel overzicht en de raming van ca. € 22 miljoen (gecorrigeerd naar € 20,6 miljoen), zoals vermeld in het raadsvoorstel van november 2023? ▪

De genoemde stichtingskosten-overzichten bevatten de onderbouwing van de genoemde bedragen voor het nieuwbouwscenario en het renovatie-scenario (met tijdelijke huisvesting).

22

Behandeling vragen (ChristenUnie): o In bijlage 2 is in de inleiding vermeld dat de raad besloten zou hebben om het bestaande pand ingrijpend te renoveren, waarbij het feitelijk zal worden gestript tot op casco-niveau. Waarom is voor deze formulering gekozen? Deze formulering is toch niet in overeenstemming met het op 14 november 2023 genomen besluit? ▪ In het raadsvoorstel is naast een nieuwbouwscenario een (goedkoper) renovatiescenario gepresenteerd. Dit scenario is nog steeds in overeenstemming met het programma van eisen dat op haar beurt in overeenstemming is met de huisvestingsvisie. Bij het raadsbesluit is de opdracht meegegeven om te zoeken naar een faserings-scenario waarbij fase 1 binnen de financiële dekkingsmogelijkheden kan worden uitgevoerd en op termijn naar een (in 2050) klimaatneutraal gemeentekantoor wordt gewerkt. We zien dit als een nadere opdracht bij het voorgestelde renovatie-scenario. Met de gekozen bewoording wordt aangegeven dat ook de renovatie-variant ingrijpend is wanneer de genoemde doelstellingen overeind gehouden worden. Dit leidt mede tot het voorstel om tijdelijke huisvesting in te zetten, wat kostenverhogend werkt, maar bij dit ingreepniveau onvermijdelijk is.

23

Behandeling vragen (ChristenUnie): o Waar is ergens de afslag genomen om te switchen van optie 1b (voorkeurscenario bij presentatie aan raad tijdens de werksessie van 30 augustus 2021) naar optie 1a (Totale renovatie huidig gebouw) en wanneer en hoe is dit aan de raad voorgelegd? Ook bij optie 1a was geen sprake van interim huisvesting; vanaf wanneer is dat wel het geval en waarom? ▪

Optie 1b was één van de scenario’s zoals gepresenteerd in een presentatie aan de raad op 1310-2021. Dit scenario beschrijft een beperkte renovatie binnen de gevels van het bestaande gemeentehuis met een beperkte upgrade van de installaties (niet energie-neutraal). Hierbij zijn geen kosten meegenomen voor tijdelijke huisvesting. Hierover is geen besluit genomen. Wel is de vraag gesteld om een visie op huisvesting van de gemeentelijke organisatie te ontwikkelen zodat van daaruit een programma van eisen kon worden opgesteld. Op basis daarvan zou renovatie of nieuwbouw kunnen worden uitgewerkt. Onderdeel van deze visie was de ambitie: energie-neutraal. Daarmee is optie 1b niet meer relevant. N.b: variant 1b is ook niet meer actueel vanwege nieuwe inzichten in formatie, prijsstijgingen etc

24

Behandeling vragen (ChristenUnie): o Kunt u een overzicht geven van de tot op heden per jaar en in totaal gemaakte externe en interne kosten van voorbereiding van renovatie c.q. nieuwbouw van het gemeentehuis (zoals o.a. scenariostudies, onderzoeken en (kosten)berekeningen), onderverdeeld naar WIJZIJNBouwmanagers, DWA Draaijer+partners en eventuele anderen) en de wijze waarop deze kosten zijn gedekt? ▪

In te vullen

o Houdt de architect rekening met een gefaseerde/opgedeelde aanbesteding? Bijvoorbeeld ruwbouw, afbouw, installaties, beveiliging, etc. Zodat we daardoor de lokale aannemers en leveranciers benaderen om de werkzaamheden aan te bieden. ▪

Zie beantwoording bij Algemeen Belang

25

Behandeling vragen (CDA): o In het Raadsvoorstel Herhuisvesting gemeentekantoor (raadsvergadering van 14 november) wordt bij de vervolgstappen niets vermeld om een vervolgvraag voor het vrijgeven van krediet t.b.v. het schetsontwerp. In de raadsbrief van 5 maart 2024 over het PvE voor de renovatie wordt in het overzicht met te nemen stappen ook niets vermeld over tussentijds krediet vrijgeven voor het schetsontwerp. In die raadsbrief is het eerstvolgende moment voor de gemeenteraad het vaststellen van het schetsontwerp, inclusief budgetaanvraag voor de uitvoeringsfase (vaststelling gepland in oktober 2024). Waarom is in de periode tot het voorliggende raadsvoorstel over het vrijgeven van tussentijds krediet niet eerder vermeld dat deze stap noodzakelijk is? En is het handhaven van de planning uit de raadsbrief van maart 2024 alsnog mogelijk? Of ontbreekt het aan financiële middelen om te gaan starten met het schetsontwerp? ▪

De middelen voor uitwerking zijn genoemd als onderdeel van het raadsvoorstel uit november 2023 (waarbij dekkingsmogelijkheden zijn toegelicht en gevraagd is deze middelen apart te zetten). Het krediet zoals nu gevraagd is nodig om invulling te geven aan de vraag van de raad uit november 2023 om een gefaseerd plan tot schetsontwerp uit te werken met daarbij een kostenraming. Dit bedrag is onderdeel van de totaal gepresenteerde stichtingskosten.

26

Behandeling vragen (CDA): o Uit de beantwoording van vragen over de aanbesteding (gesteld voor de VVD) begrijp ik dat de advieskosten voor het ontwerpteam aanbestedingsplichtig zijn. Het PvE voor de renovatie is opgesteld door Draaijer in samenwerking met De Unie Architecten. Begrijp ik het goed dat de nog op te starten aanbesteding kan leiden tot bijvoorbeeld een andere architect voor het uitwerken van het PvE tot een schetsontwerp? ▪

Ja, het voorstel is om een integraal ontwerpteam aan te besteden dat het schetsontwerp gaat opstellen en daarna, na goedkeuring in de raad, doorwerkt aan de verdere uitwerking van het ontwerp. Dat besteden we Europees aan.

o Draaijer adviseert een traditionele bouworganisatie. In het advies van Draaijer worden 4 modellen vergeleken. Daaruit blijkt dat de meer traditionele modellen op een later moment in het proces financiële zekerheid geven, terwijl op dat punt bij onze raad een grote zorg zit (hoe voorkomen we verassingen). Wat gaat het collega aan de voorkant extra doen om de financiële onzekerheid te verkleinen? Moeten de voorgestelde oplossingen door Draaijer gezien worden als een advies, of worden die punten ook daadwerkelijk opgepakt (pagina 6/7 van bijlage 3)? ▪

Genoemde punten krijgen een plaats in het aanbestedingsproces en de op te stellen contracten (met zowel het ontwerpteam als de uitvoerende partijen). Daarbij is de stap om op basis van het schetsontwerp met een meer betrouwbare raming terug te komen bij de raad onderdeel van het proces om verassingen te voorkomen. Ten aanzien van de voorgestelde marktconsultatie is besloten om deze niet vooraf uit te voeren, maar om te overwegen om een dialoog met de markt onderdeel te laten uitmaken van de aanbesteding t.z.t. (dit na overweging van de complexiteit van een marktconsultatie binnen de regels van een nog te volgen Europese aanbesteding).

27

Behandeling vragen (CDA): o Vanuit het belang van de opdrachtgever stelt Draaijer voor om de bouwkundige- en installatietechnische werkzaamheden gecombineerd aan te besteden. In datzelfde advies wordt de wens uitgesproken om de lokale economie zoveel mogelijk te ondersteunen met dit project. Kan het de mogelijkheden voor lokale partijen vergroten als de aanbesteding toch in meerdere percelen wordt gesplitst? ▪

We zien geen reden waarom het splitsen in disciplines lokale partijen meer kansen zouden geven. Zolang we geschiktheids-eisen niet onnodig zwaar definiëren, en we niet eisen dat partijen beide disciplines binnen hetzelfde bedrijf moeten verenigen, hebben lokale partijen een kans. Ze kunnen daarbij net zo goed samenwerken met elkaar als dat geldt voor partijen op grotere afstand. Uiteraard gelden hier wel beperkingen binnen het kader van een Europese aanbesteding en vanuit het feit dat de gemeente de risico’s voor haarzelf beheersbaar wil houden (en dus altijd bepaalde eisen stelt ten aanzien van omvang, organisatie-graad et cetera).

28

Behandeling vragen (CDA): o Tijdens de verbouwing is vervangende huisvesting nodig. Is vanuit kostenbesparing een tijdelijk thuiswerkscenario denkbaar, om zo de omvang van een tijdelijke locatie te verkleinen? ▪

De tijdelijke huisvesting is (veel) kleiner dan het programma dat na verbouw wordt voorzien (0,4 t.o.v. 0,7). Hierin is dus al meegenomen dat tijdelijk een beroep op collega’s wordt gedaan om meer thuis te werken. Dit legt een zwaar beslag op de organisatie in de tijdelijke situatie. Uiteindelijk komen we tot een concept dat passend en werkend is (conform de vastgestelde visie

o Betreft een vraag n.a.v. vertrouwelijk stuk: In bijlage 8A worden de bijkomende kosten, honoraria stichtingskosten en onvoorzien geschat op bijna 4 miljoen euro. Kan daarmee ook al een inschatting gemaakt worden van de te verwachten totale kosten voor de renovatie?

▪

De 4 miljoen is onderdeel van het totale investeringsbedrag (stichtingskosten) van euro 20,6 mio van het renovatie-scenario.

29

Behandeling vragen (VVD): o VVD Elburg vraagt zich af waarom wordt deze ‘disclaimer’ hier wordt vermeld. Een projectplan werkt immers met toleranties. Toleranties die gekwantificeerd zijn. En wel door middel van bijvoorbeeld de GOTIK-eisen: Geld, Organisatie, Tijd, Informatie, Kwaliteit. Als vooraf gestelde kaders op deze gebieden overschreden worden, legt de projectleider dat voor het de stuurgroep en legt daarbij uit hoe en waardoor de overschrijdingen tot stand gekomen zijn. De stuurgroep maakt vervolgens keuzes en kan dit voorleggen aan de raad, als toezichthoudend orgaan. Zo kan er grip gehouden worden op het proces om daarmee het beste resultaat te kunnen bereiken. ▪

Het beschreven proces is correct. Wat bedoelt wordt is dat binnen de afgesproken kaders gestuurd kan worden op G(R)OTIK-eisen en dat toleranties kunnen worden meegenomen om afwijkingen binnen de scope te corrigeren (en voor deze correcties instemming te vragen van een stuurgroep). Grotere afwijkingen die niet kunnen worden opgevangen ontstaan als de scope wordt gewijzigd of er niet beïnvloedbare omstandigheden zijn die wel van invloed zijn op het project (voorbeeld: het Forum in Groningen is ontworpen maar blijkt alsnog aardbevingsbestendig gemaakt te moeten worden omdat wet- en regelgeving wijzigt). Dit wordt bedoeld met onvoorziene omstandigheden.

30

MEMO

Bestemd voor:

Domeinmanager Leefomgeving

Deze memo is van:

Medewerker ruimtelijke plannen Beleidsmedewerker ruimtelijke ontwikkeling 23 mei 2024 Doorloop proces tijdelijke huisvesting gemeentekantoor aan de Westerlengte 7

Datum: Onderwerp:

Inleiding In 2024 is het initiatief ‘het tijdelijke huisvesten van het gemeentekantoor aan de Westerlengte 7’ op wenselijkheid beoordeeld door de intaketafel. De beoordeling heeft geleid dat het initiatief als wenselijk is beschouwd. Onder de voorwaarden dat wordt voldaan aan de parkeernota van de gemeente, in het vervolg proces goed gekeken wordt naar de ontsluiting waaronder de extra belasting van het bedrijventerrein en omliggende bedrijven niet worden belemmerd in hun bedrijfsvoering. De haalbaarheid wordt in het vervolgproces beoordeeld (omgevingstafel). In deze memo wordt het vervolgproces na de intaketafel beschreven met de daarbij behorende doorlooptijden. Proces Omgevingstafelproces Na behandeling aan de intaketafel volgt het Omgevingstafelproces. In dit proces wordt de haalbaarheid van het initiatief beoordeeld. Om de haalbaarheid te beoordelen vinden er diverse gesprekken plaats aan de omgevingstafel (met verschillende vakdisciplines zowel intern als extern) en laat de initiatiefnemer de benodigde onderzoeken uitvoeren. Tijdens dit proces wordt bepaald welke ruimtelijke procedure gevolgd moet worden: Bopa (Buitenplanse Omgevingsplan Activiteit) of een Wijziging Omgevingsplan. Het eindresultaat van dit proces is een goedgekeurde set documenten waarmee de gewenste procedure gevolgd kan worden.

Voor dit proces is er geen standaard doorlooptijd omdat dit afhankelijk is van de complexiteit van het initiatief en de snelheid van de door de initiatiefnemer op te (laten) stellen stukken. Wanneer dit proces is afgerond kan de ruimtelijke procedure gestart worden. Initiatiefnemer kan nu de aanvraag formeel indienen. Bopa Voor het initiatief tijdelijke huisvesting gemeentekantoor wordt in eerste instantie uitgegaan van een Bopa procedure. Echter gezien dat het omgevingstafelproces nog niet volledig doorlopen is, is dit nog niet 100% zeker. Voor een Bopa geldt meestal de reguliere procedure. De beslistermijn voor deze reguliere procedure is maximaal 8 weken met een mogelijkheid van verlenging met 6 weken. Soms is er sprake van een uitgebreide procedure (als dit aangewezen is in de Omgevingswet, op verzoek van de aanvrager, als het bevoegd gezag deze van toepassing verklaart). Bij voorliggend initiatief wordt op dit moment uitgegaan van een reguliere procedure van 8 weken.

MEMO

Bestemd voor:

Gemeenteraad

Deze memo is van: Datum: Onderwerp:

Financieel adviseur 28 mei 2024 Besteding renovatie gemeentekantoor

Middels deze memo wordt er een overzicht gegeven van de gemaakte kosten aangaande de renovatie van het gemeentekantoor. In de jaren 2020 & 2021 zijn de gemaakte kosten ten laste van bestaande budgetten gekomen. Onderstaand een overzicht van de kosten gemaakt ten laste van de budgetten:

Besteding 2020 € Draaijer & partners B.V. 38.394 WIJZIJNbouwmanagers € B.V. 10.232 € subtotaal 2020 48.626 Besteding 2021 € Draaijer & partners B.V. 13.163 WIJZIJNbouwmanagers € B.V. 21.731 € subtotaal 2021 34.893 € Totaal: 83.519 In 2022 is er een voorbereidingskrediet vrijgegeven van €150.000,-, de besteding hiervan ziet er als volgt uit:

Besteding 2022 WIJZIJNbouwmanagers B.V. € subtotaal 2022 € Besteding 2023 Draaijer & partners B.V. € WIJZIJNbouwmanagers B.V. € subtotaal 2023 € Besteding 2024 Draaijer & partners B.V. €

24.865 24.865 84.408 27.913 112.321 20.242

Rondmakers B.V.

€ subtotaal 2024 €

5.054 25.296

Totaal: €

162.483

Nb: exclusief ambtelijke uren tbv project en bestuurlijk / politieke besluitvorming

De raad der gemeente Elburg; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 12 maart 2024 b e s l u i t : € 500.000,- uit de reserve huisvesting gemeentekantoor als voorbereidingsbudget beschikbaar te stellen.

Aldus besloten door de raad der gemeente Elburg in zijn vergadering van 22 april 2024 de voorzitter, de griffier,

ir. J.N. Rozendaal

mr. D.H.A.A. Kassing

Raadsvoorstel

Onderwerp

Vrijgeven voorbereidingsbudget renovatie gemeentehuis

Behandelaar:

Directiesecretaris

Datum Portefeuillehouder

12 maart 2024 Dhr. B. Jeensma

Zaaknummer: Bijlagen

376464 Raadsvoorstel vrijgeven voorbereidingsbudget renovatie gemeentehuis Financiële onderbouwing aanvraag voorbereidingsbudget

Korte beschrijving voorstel: In 2023 heeft de gemeenteraad besloten dat het gemeentehuis gerenoveerd moet worden. De gemeenteraad heeft toen ook een spaarpot gemaakt waar zij geld voor dit doel in heeft gestopt. De burgemeester en de wethouders gaan een plan maken voor de verbouwing van het gemeentehuis. Een architect maakt bijvoorbeeld zo’n plan. Maar er zijn ook mensen nodig die moeilijke rekensommen kunnen maken over het gebouw. Bijvoorbeeld hoe zwaar alles mag zijn. De gemeente huurt mensen in die daar verstand van hebben. Om deze mensen te kunnen betalen, vragen de burgemeester en de wethouders nu geld aan de gemeenteraad. Ook is geld nodig om tijdelijke huisvesting te huren als het gemeentehuis verbouwd wordt. De gemeenteraad gaat in het najaar van 2024 beslissen over het plan.

Te nemen besluit: 1.

€ 500.000,- uit de reserve huisvesting gemeentehuis als voor bereidingsbudget beschikbaar te stellen.

Inleiding Eind 2023 heeft de gemeenteraad gesproken over de keuze voor renovatie of nieuwbouw van het gemeentehuis. De gemeenteraad heeft tijdens de raadsvergadering in november 2023 aan het college de opdracht gegeven om een renovatiescenario uit te werken. Ook heeft de gemeenteraad toen door middel van een amendement een reserve huisvesting ingesteld van € 500.000, - voor de realisatie van dit traject. De opdracht van de raad aan het college was om met een renov atiescenario terug naar de gemeenteraad te komen, inclusief een financiële onderbouwing en inclusief een nadere onderbouwing van de fasering van de renovatie. Om aan deze opdracht van de gemeenteraad te kunnen voldoen heeft het college op 12 maart het Programma van Eisen (PvE) vastgesteld. Op basis van dit PvE kan een ontwerpgroep aan de slag om tot een Schetsontwerp te komen. Het Schetsontwerp is de basis waarop de gemeenteraad de volgende keuze kan maken: go of no/go. Ook is dit het moment waarop de fina nciële onderbouwing aangeleverd kan worden en de fasering aangegeven kan worden. Daarmee is het schetsontwerp een eerstvolgend belangrijk keuzemoment voor de gemeenteraad. Echter, om dit Schetsontwerp op te kunnen leveren, is voorbereidingsbudget nodig. Ook is tijdens de renovatie vervangende, tijdelijke huisvesting nodig. Om de optie op een huurcontract hiervoor aan te gaan, is budget nodig.

Daarover gaat dit raadsvoorstel.

2

Beoogd effect Uitwerking te geven aan de Visie op de vernieuwing van de huisvesting van de gemeentelijke organisatie. Argumenten 1.1 Met het voorbereidingsbudget kan de projectorganisatie aan de slag om te komen tot een Schetsontwerp De raad heeft eerder €150.000,- voorbereidingsbudget beschikbaar gesteld. Dit budget is op. Eind 2023 heeft de gemeenteraad een reserve huisvesting gemeentehuis ingesteld van € 500.000, - Voor het vrijgeven van de middelen is een apart raadsbesluit nodig. Via dit raadsbesl uit doet het college een beroep op het totale beschikbare budget van €500.000, -. De kosten voor het realiseren van het Schetsontwerp kunnen hieruit worden betaald. Zonder het vrijgeven van dit budget, is het niet mogelijk om het Schetsontwerp op te leveren. In de bijlage bij dit raadsvoorstel is een overzicht van de te verwachten kosten tot en met het Schetsontwerp opgenomen. 1.2 Met het voorbereidingsbudget kan de optie voor de huurovereenkomst voor vervangende huisvesting worden aangegaan. Om de vervangende huisvesting veilig te stellen, is nu een optie op het huurcontract nodig. Vanuit de reserve huisvesting gemeentehuis kan de optie voor de huur voor een tijdelijke, vervangende huisvesting worden betaald. Om dit budget vrij te geven, is een raadsbeslui t nodig. 1.3 Tijdens de verbouwing is vervangende huisvesting nodig.

Het is niet mogelijk om gedurende de verbouwing te werken in het gemeentehuis. Wel blijven de Koepel en het Voorhuis zo lang mogelijk in gebruik. Daarom is tijdelijk vervangende huisvesting nodig. Binnen de gemeente Elburg is gekeken welke leegstaande panden hiervoor geschikt zouden zijn. Uit deze verkenning komt één geschikt pand naar voren. De verhuurder van het pand heeft een reëel aanbod gedaan. Het advies van de extern deskundige is om de optie voor een huurcontract aan te gaan. Deze optie is tot en met oktober 2024 en is tussentijds opzegbaar per maand. In de bijlage bij dit raadsvoorstel zijn de te verwachten kosten opgenomen. Kanttekeningen 1.1 Specifiek project vraagt specifieke deskundigheid. Een renovatie van een gemeentehuis vindt maar eens in de tientallen jaren plaats. De organisatie van de gemeente Elburg is dan ook niet uitgerust op het uitvoeren een groot project als het renoveren van het gemeentehuis. Daarom bestaat de projectgroep uit intern deskundigen en een externe projectleider. Ook wordt gebruik gemaakt van de deskundigheid van andere adviseurs, zoals een arc hitect, een constructeur, bouwfysicus en een bouwkostencalculator. 1.2 Een plan loopt nooit volgens plan. Alle plannen die gemaakt worden kennen een voorbehoud. Bij een groot en ingewikkeld proces als de renovatie van het gemeentehuis zullen er ongetwijfeld onvoorziene omstandigheden optreden.

Bij het vaststellen van deze documenten is het goed om dat in het achterhoofd te houden. Besluiten worden genomen op de kennis van het moment. Financiën In de bijlage bij dit raadsvoorstel is een financiële onderbou wing van de geraamde kosten opgenomen. Voor de fase tot en met het Schetsontwerp is circa € 500.000, - nodig. Aan de gemeenteraad wordt daarom gevraagd de gehele reserve huisvesting vrij te geven. Communicatie/burgerparticipatie Het volgende besluitmoment voor college en gemeenteraad is de vaststelling van het schetsontwerp. In het proces om te komen tot een schetsontwerp zal inwonerparticipatie plaatsvinden. Inwoners worden bevraagd op hun ideeën voor de buitenkant en de publieke zones van het gemeentehuis. De opbrengst van deze inwonerparticipatie wordt verwerkt in het schetsontwerp. Ook worden andere gebruikers bevraagd op hun mening en ideeën over het gemeentehuis. Deze inbreng wordt verwerkt in het Schetsontwerp. Vervolg

3

Het college komt bij de gemeenteraad terug voor de vaststelling van het schetsontwerp. Het vaststellen van het schetsontwerp is een belangrijk keuzemoment voor de gemeenteraad. In het schetsontwerp wordt de basis van het definitieve ontwerp vastgelegd. Ook is dat het moment waarop de budgetaanvraag bij de gemeenteraad gedaan zal worden en bekend is of een gefaseerde renovatie nodig is en hoe dit aangepakt kan worden. Volgens de voorlopige planning is dat in oktober 2024. Tot en met de gunning van de uitvoering van het gemeentehuis, ziet de voorlopige planning er als volgt uit: Wat?

Aard

Wie vaststellen?

Wanneer?

Schetsontwerp (inclusief budgetaanvraag uitvoeringsfase)

Go / no go

Gemeenteraad

Oktober 2024

Voorlopig ontwerp (detailuitwerking op basis van Schetsontwerp binnen financieel kader)

Voortgang

College B&W, ter informatie naar de gemeenteraad

Januari 2025

Definitief ontwerp (detailuitwerking op basis van Schetsontwerp binnen financieel kader)

Voortgang

College B&W, ter informatie naar de gemeenteraad

April 2025

Goedkeuring gunning uitvoering

Go / no go

Gemeenteraad

November 2025

renovatie gemeentehuis

Bijlage(n) Financiële onderbouwing aanvraag voorbereidingsbudget Elburg, 6 februari 2024 Het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester,

de secretaris,

ir. J.N. Rozendaal

Mw. mr. A.H. van der Maat -Bosma

Bijlage 1: Projectorganisatie fase Schetsontwerp renovatie gemeentekantoor

Bestuurlijk opdrachtgever • •Bertus Jeensma •Bestuurlijk verantwoordelijk

Gedelegeerd ambtelijk opdrachtgever • •Melinda Ruseler •Ambtelijk verantwoordelijk

Stuurgroep

Projectgroep

• Bertus Jeensma •Portefeuillehouder, opdrachtgever

• Jan Nathan Rozendaal •Burgemeester

• Alerieke van der Maat

Onder leiding van: • René Siebring •Projectleider, bureau Draaijer&Partners

•Gemeentesecretaris,

• Melinda Ruseler •Ambtelijk opdrachtgever

• René Siebring •Projectleider, bureau Draaijer&Partners

• Magda van Benthem •Directiesecretaris, procesen stukkenstroom

• Jolanda de Graaf •Projectsecretariaat

Bijlage 1: Projectorganisatie fase Schetsontwerp renovatie gemeentekantoor

Werkgroepen

Bijlage 2 Notitie Project Kenmerk Van Aan Onderwerp Datum Kopie aan

230060 Elburg, PvE gemeentehuis 0703240842-219 Stuurgroep vernieuwd gemeentehuis College Bouworganisatievorm en manier van aanbesteden 29 februari 2024

De stuurgroep stelt de volgende bouworganisatie- en aanbestedingsvorm voor, voor de renovatie van het gemeentehuis: Traditionele bouworganisatie waarbij bouwkundige en installatietechnische werkzaamheden gecombineerd aanbesteed worden. En om sloop en nieuwbouw wel in één hand aan te besteden, maar om opschortende voorwaarden op te nemen waardoor de gemeente in het uiterste geval alsnog de ruimte heeft om het werk door een andere partij te laten uitvoeren wanneer er een discussie ontstaat over meerkosten die pas duidelijk worden na de sloop. Om invulling te geven aan de adviesdiensten en de uitvoerende werkzaamheden adviseren we om een dialoogsessie onderdeel te maken van de aanbesteding. Hierbij moeten vooral vragen beantwoord worden ten aanzien van de wijze waarop circulaire doelstellingen kunnen worden verzilverd in een voor de gemeente beheersbaar proces en welke bouwsystemen optimaal zijn bij dit project. Traditionele bouworganisatie • Een traditionele bouworganisatie betekent dat er een architect en adviseurs worden geselecteerd die onder leiding van een projectmanager een ontwerp van Schetsontwerp tot en met besteksniveau met directiebegroting uitwerken. De stappen in het aanbestedingsproces zijn dan als volgt: 1. Selectiefase en gunningsfase van architect en adviseurs voor voorbereiding sloop (materialenpaspoort en sloopbestek) en voor ontwerp.

Zij doen een aanbieding voor het gehele ontwerpproces en eventueel advisering in de uitvoeringsfase en krijgen per fase een opdrachtbevestiging. 2. Opstellen van het ontwerp van de nieuwbouw en de stukken voor de sloop tot casco. 3. Selectiefase en gunningsfase van de uitvoering van de sloop (inclusief eventuele asbestsanering) en (onder opschortende voorwaarden) nieuwbouw inclusief dialoogronde. Stap 2 en de selectiefase van stap 3 kunnen tegelijk in de tijd plaats vinden. In de opdrachten aan de adviseurs zal ruimte worden opgenomen om n.a.v. de uitkomsten van de dialooggesprekken op

onderdelen bij te kunnen sturen vóór het bestek wordt afgerond.

•

•

Voordelen o Opdrachtgever heeft tot het definitieve ontwerp nog invloed. o Mogelijkheid om risico's vanuit de sloop ten aanzien van de realisatie van de nieuwbouw te beperken door opschortende voorwaarden mee te nemen tussen sloop en realisatie. o Meest transparante prijs op basis van een uitgewerkt ontwerp. Nadelen o Laat in het proces financiële zekerheid. o Door vroeger in het proces te slopen kom je in de positie dat transformatie onomkeerbaar uitgevoerd moet worden. Opschortende voorwaarden bieden hierin een beperkte zekerheid.

Vraag aan college is om akkoord te gaan met de keuze van een traditionele bouworganisatie en de aanbestedingsvorm te hanteren zoals boven beschreven waarbij bij de selectie van de uitvoerende partijen gewerkt wordt met een dialoogronde.

Bouworganisatievorm en manier van aanbesteden 0703240842-0

2/2

Bijlage 3 Advies te hanteren bouworganisatiemodel en hoe aan te aanbesteden grootschalige renovatie Gemeentehuis Elburg 230060 Elburg 27 februari 2024

Inhoud 1

Inleiding ...................................................................................................................................................... 3

2

Welke doelen willen we bereiken? ............................................................................................................. 4

3

Welke waarden zoeken we in contractpartners? ....................................................................................... 5

4

Bouworganisatievorm ................................................................................................................................. 6

5

Aan te besteden onderdelen en percelen .................................................................................................. 8

6

Marktconsultatie of dialoog ....................................................................................................................... 10

7

Samenvatting............................................................................................................................................ 11

Bijlage:

-

Bouworganisatieadvies – uitleg bouworganisatiemodellen

renovatie Gemeentehuis

Elburg

Advies te hanteren bouworganisatiemodel en hoe aan te aanbesteden grootschalige renovatie Gemeentehuis Elburg 2702240541-24784

2 / 17

1 Inleiding De gemeente Elburg wil de huisvesting van haar organisatie verbeteren en klimaat neutraal maken (Paris Proof). Hiervoor is een Functioneel Ruimtelijk Programma van Eisen opgesteld en er is een financieel vergelijk gemaakt tussen renovatie of nieuwbouw. Inmiddels is door de raad besloten om het bestaande pand ingrijpend te renoveren waarbij het feitelijk zal worden gestript tot op casco-niveau. Hieruit volgt de opgave om een ontwerp te maken voor de grootschalige renovatie van het gemeentehuis en dit vervolgens te realiseren. Om te komen tot een keuze voor een bouworganisatiemodel en een aanbestedingsstrategie, is na een gesprek met de gemeente, met de stuurgroep een workshop gehouden over welke mogelijkheden er zijn op dit gebied, welke waarden belangrijk zijn voor de gemeente Elburg als opdrachtgever en welke kwaliteiten zij zoekt in mogelijke contractpartners In dit rapport worden de uitkomsten van de workshop gepresenteerd en dit wordt vertaald naar een verdere uitwerking ten aanzien van het meest passende bouworganisatiemodel en de wijze waarop de externe rollen die hieruit volgen kunnen worden aanbesteed. De uitleg van de modellen treft u aan in de bijlage van dit rapport.

2 Welke doelen willen we bereiken? In het algemeen willen we met een aanbesteding de best mogelijke kwaliteit inkopen voor de laagst mogelijke prijs met zo min mogelijk risico’s. Maar ieder project kent specifieke eigenschappen die maken dat er maatwerk nodig is. Tijdens de workshop zijn de volgende doelen aangegeven vanuit de stuurgroep die specifiek zijn voor dit project: •

Er is een wens om met het project de lokale economie te ondersteunen. Wanneer we als gemeente een belangrijke investering doen, is het een pré wanneer deze investering in ieder geval waar mogelijk een gunstig effect heeft op de lokale economie.

•

We willen circulair bouwen inzetten om zo de impact van het project op het milieu te beperken. Door partners aan ons te binden die hiervoor de kennis en ervaring hebben kunnen we de voordelen die het heeft om het bestaande casco van het gemeentehuis een tweede leven te geven verder verzilveren.

•

Binnen het proces moet ruimte zijn voor burgerparticipatie. We werken met gemeenschapsgeld dus de burger heeft recht te weten waaraan dit besteed wordt en dat dit op een efficiënte manier gebeurt.

•

Binnen de plannen verlaat de gemeente het monumentale voorhuis. Succes van het project hangt samen met het duurzaam handhaven van dit deel van het complex door het vinden van een passende bestemming en een partij die deze bestemming weet te realiseren.

•

De transformatie moet leiden tot een open en transparant gemeentekantoor. Het gebouw moet een dienstverlenende uitstraling hebben. Dit zijn verder uit te werken ontwerpdoelstellingen waarop de gemeente regie wil houden.

•

Het resultaat moet een huis voor de gemeente zijn. Het moet passend zijn bij de organisatievisie.

•

Tevredenheid van de gebruikers is belangrijk.

Deze punten geven input voor het selectieproces (wat moeten partijen kunnen en waar ga je ze zoeken?), ze zeggen iets over het proces (hoe hou je grip op het proces maar geef je ruimte voor participatie?) en ze zeggen iets over de bouworganisatievorm (hoe hou je grip op de ontwerpopgave en krijg je wat je wenst?). Naast deze input vanuit de stuurgroep gelden enkele andere doelen die eerder zijn aangegeven: •

Vanuit het Programma van Eisen: De huisvesting moet voldoen aan alle eisen van deze tijd en moet zo duurzaam mogelijk zijn en klimaatneutraal.

•

Vanuit de raad: De kosten die noodzakelijk zijn voor dit project moeten goed gemotiveerd zijn (en transparant zijn).

Advies te hanteren bouworganisatiemodel en hoe aan te aanbesteden grootschalige renovatie Gemeentehuis Elburg 2702240541-24784

4 / 17

3 Welke waarden zoeken we in contractpartners? Naast de algemene doelstellingen zijn ook uitspraken gedaan die iets zeggen over het type bedrijf dat we geschikt achten voor deze opdracht. Deze uitspraken zijn soms overlappend met de eerder beschreven doelen, maar ze geven meer richting aan de vraag die gesteld moet worden om een partij te vinden die het beste past bij de gemeente en haar opgave. De belangrijkste waarden die we zoeken in een contractpartner zijn: •

Als kennis lokaal aanwezig is, maken we hiervan bij voorkeur gebruik binnen de kaders van een transparant aanbestedingsproces.

•

Een duurzame aanpak vraagt om een innovatieve benadering. Dit vraagt om transparantie, vertrouwen en commitment.

•

Hoewel tijd van belang is, is een zorgvuldig proces dat invulling geeft aan de ambities belangrijker. Meedenken en een open houding is dus belangrijker dan beheersing en afkadering.

Samen met de in hoofdstuk 2 beschreven doelen moeten deze waarden terugkomen in de partijen die succesvol het inkoopproject doorlopen. Ze moeten zich dus op kenmerken zoals genoemd kunnen onderscheiden.

Advies te hanteren bouworganisatiemodel en hoe aan te aanbesteden grootschalige renovatie Gemeentehuis Elburg 2702240541-24784

5 / 17

4 Bouworganisatievorm In de bijlage is een toelichting gegeven op de verschillende bouworganisatievormen en hun kenmerken. In de presentatie aan de stuurgroep is deze informatie gedeeld en besproken. Daarbij is vanuit de doelen en de waarden een eerste afweging gemaakt welke bouworganisatievorm het beste bij dit project lijkt te passen. Vanuit de nadruk die ligt op de specifieke ontwerpopgave (een open en transparant gebouw als huis voor de organisatie, met een dienstverlenende uitstraling en met grip op de tevredenheid van de gebruikers) is een meer traditioneel proces hier op zijn plaats. De opdrachtgever heeft hierbij maximale invloed op het ontwerp (zowel architectonisch als installatietechnisch). Omdat de gewenste kwaliteit beschreven wordt in een uitgewerkt ontwerp (een bestek) komt de relatie tussen kwaliteit en prijs transparant tot stand (dit is wat het kost in de markt). Daarmee is het proces te verantwoorden richting inwoners en richting raad.

Als we een volledig traditioneel proces en een bouwteamaanpak vergelijken als zijnde de meer traditionele bouworganisatievormen hebben deze in dit geval hun specifieke voor- en nadelen: Traditioneel: + optimaal transparant (prijs komt in concurrentie tot stand op basis van een uitgewerkt ontwerp) + optimale invloed (tot op detailniveau stuur je zelf het ontwerpproces aan) - geen ruimte voor inbreng van kennis vanuit de uitvoering door de partijen die het moeten gaan maken - je weet pas bij aanbesteding wat het echt gaat kosten - onzekerheden zijn moeilijk mee te nemen in het proces en zorgen later voor meerwerk (wat zijn bijvoorbeeld de kenmerken van het bestaande casco wanneer het gebouw gestript is?) Bouwteam: + je maakt gebruik van de kennis uit de markt (van partijen die het ook moeten gaan maken) + je kunt eerder in het proces een taakstellend budget afspreken zodat verassingen bij definitieve prijsvorming beperkt kunnen worden.

+ je kunt de uitvoerende partijen inschakelen om voor definitieve prijsvorming al onderzoek te doen naar onzekerheden (Zoals de kenmerken van het bestaande casco) - het proces is minder transparant (vanuit welke belangen zitten de uitvoerende partijen aan tafel en wat mag je van hen verwachten?) - de prijs voor de uiteindelijke realisatie komt niet in concurrentie tot stand (op dat moment zit de aannemer namelijk al aan tafel) Vanuit deze vergelijking zou je kunnen kiezen voor het bouwteam (waarmee je inlevert op transparantie en financiële scherpte) of voor een traditioneel proces (waarbij een aantal risico’s pas laat in het proces duidelijk worden in de vorm van het aanbestedingsresultaat en eventueel meerwerk als niet alle informatie bij aanbesteding helder was). Vanuit de bevindingen vanuit de workshop en onze eigen ervaringen adviseren wij te kiezen voor een traditioneel proces. Vanuit de afwegingen van de bouworganisatievormen komt daarbij een aantal aandachtspunten naar voren die in het bouworganisatiemodel of in de aanbesteding invulling moeten krijgen. Deze aandachtspunten zijn: •

Hoe voorkomen we dat we bij aanbesteding verrast worden door een te duur ontwerp? o Oplossingen: ▪ Selecteer ontwerpende partijen die aantoonbaar goede resultaten hebben bereikt met budget-gestuurd ontwerpen.

Advies te hanteren bouworganisatiemodel en hoe aan te aanbesteden grootschalige renovatie Gemeentehuis Elburg 2702240541-24784

6 / 17

▪

•

•

Sturing op bouwkosten verankeren in de ontwerpopdrachten en deze borgen met een second opinion door een bouwkostenmanager per ontwerpfase (met procesafspraken hoe we met de resultaten hiervan richting ontwerpende partijen omgaan). ▪ Transparante afspraken maken over hoe we omgaan met ontwikkelingen in loon- en prijsstijgingen, de markt en de gevolgen voor het projectbudget van initiatief tot start uitvoering en tijdens de uitvoering. Hiermee voorkomen we discussies over de oorzaken van eventuele overschrijdingen; is het ontwerp te duur geworden of zijn de prijzen gestegen? ▪ Flexibiliteit inbouwen om te kunnen anticiperen op de marktontwikkelingen.

Door te volgen hoe de markt zich ontwikkeld en welke gevolgen dit zou kunnen hebben voor de haalbaarheid van het project Hoe voorkomen we dat onzekerheden later leiden tot onverwachte kosten? o Oplossingen: ▪ Probeer die zaken die later tot meerkosten kunnen leiden waar mogelijk vooraf te onderzoeken en deel die informatie (en de maatregel die daaruit volgen) in de aanbesteding.(voorbeelden kunnen zijn het onderzoeken van het bestaande casco op kwaliteit, technische problemen, ongewenste stoffen zoals asbest en chroom-6, aanwezige materialen en hun hergebruikmogelijkheden/waarde/kosten etc.) ▪ Reserveer een realistisch deel van het budget voor onvoorziene zaken en stem dit af op de mate waarin onderzoek mogelijk is geweest of om praktische redenen (bijvoorbeeld omdat het gemeentehuis nog in gebruik is) niet mogelijk is geweest. ▪ Hou in contracten de ruimte voor wijzigingen in de plannen wanneer onvoorziene omstandigheden hiertoe aanleiding geven. Benoem bijvoorbeeld een aantal zaken tot ambitie, waarbij de mogelijkheid bestaat deze niet, of goedkoper uit te voeren wanneer zich onvoorziene omstandigheden hebben voorgedaan en kosten daardoor hoger zijn geweest dan voorzien.

Hoe kunnen we bij een traditionele bouworganisatievorm toch kennis van de markt meenemen? o Oplossingen: ▪ Organiseer vooraf een marktconsultatie op onderwerpen die relevant zijn voor dit project (in dit geval bijvoorbeeld: hoe geven we circulariteit een prominente plaats in ontwerp en proces? Juist met betrekking tot meer innovatieve projectkenmerken, zoals circulair inkopen, wordt een marktconsultatie aangeraden als middel om ambities te kunnen verwezenlijken1). Geef de input uit deze marktconsultatie mee aan de adviserende en ontwerpende partijen. ▪ Neem ruimte in het proces om de uitvoerende partijen het ontwerp dat wordt aanbesteed te laten onderzoeken en te komen tot optimalisatievoorstellen (die bijvoorbeeld kostenverlagend werken of risico’s beperken). Stel hierbij duidelijke kaders hoe de opbrengsten hiervan worden verdeeld en hoe we binnen de kaders van de aanbesteding blijven opereren (het project mag hierdoor niet ingrijpend wijzigen).

1 Zie Leidraad Circulair Inkopen van Platvorm CB’23, juli 2021

Advies te hanteren bouworganisatiemodel en hoe aan te aanbesteden grootschalige renovatie Gemeentehuis Elburg 2702240541-24784

7 / 17

5 Aan te besteden onderdelen en percelen De transformatie van het gemeentehuis is een project dat bestaat uit verschillende onderdelen. De gemeente kan als aanbestedende dienst een keuze maken in welke onderdelen (percelen) zij het project wil aanbesteden. In het algemeen zal een verdeling in percelen niet persé leiden tot een ander aanbestedingsregime, omdat aanbestedingsrechtelijk voor percelen die hetzelfde project betreffen de waarde van het totaal van die percelen beschouwd wordt. Een uitzondering kan gelden voor een beperkt aantal kleinere percelen (tot een bepaald totaalbedrag), waarbij een afweging zou kunnen worden gemaakt om deze niet mee aan te besteden. Daarnaast is in heel specifieke omstandigheden een uitzondering mogelijk waar het gaat om innovatieve oplossingen of werkzaamheden door sociale ondernemingen. Voor dit specifieke project zou het wenselijk zijn om nader onderzoek te doen in hoeverre de invulling van bepaalde circulaire ambities wellicht binnen deze ruimte van de percelenregeling zou kunnen worden aangestuurd. Onderdelen die in het kader van dit project ingekocht/aanbesteed moeten worden zijn (uitgaande van een traditioneel aanbestedingsproces): Ontwerp- en advies: • Projectmanagement • Directievoering en toezicht • Architectonisch ontwerp • Installatietechnisch advies • Bouwfysisch advies (evt.

gecombineerd met Installatietechnisch advies) • Constructief advies • Evt. aangevuld met bouwkostenadvies, juridisch advies, asbestonderzoek, materialenpaspoort etc. Uitvoering: • • • • • • •

Sloop (en “oogsten” circulair inzetbare materialen) Asbestsanering (en andere gevaarlijke stoffen, evt. gecombineerd met sloop) Bouwkundige werkzaamheden (evt. gecombineerd met sloop en sanering) Installatietechnische werkzaamheden (evt. gescheiden in elektrotechnisch en werktuigbouwkundig) Infrastructuur (evt. gescheiden naar infra en groen) Maatwerkmeubilair Losse inrichting

Vanuit het belang van de gemeente als opdrachtgever en het beperken van risico’s adviseren wij om bouwkundige werkzaamheden en installatietechnische werkzaamheden gecombineerd aan te besteden. We gaan ervan uit dat geïnteresseerde partijen altijd in staat zullen zijn om een combinatie te vormen die een project van deze omvang aankan. Afstemmingsrisico’s en coördinatierisico’s worden hiermee beperkt. Nadeel zou kunnen zijn dat je niet kunt kiezen voor een specifieke bouwkundig aannemer in combinatie met een specifieke installateur. Gezien de omvang van de markt met potentiële partijen zien we dit nadeel als relatief klein. Onderzocht kan worden of het wenselijk is om de sloop, en dan in het bijzonder het oogsten van aanwezige bouwstoffen zodat die mogelijk in de renovatie weer ingezet kunnen worden, separaat aan te besteden of onderdeel te maken van de bouwkundige aanbesteding. Ook hier geldt dat integratie leidt tot minder afstemmingsrisico’s. Om te voorkomen dat informatie die pas bekend wordt bij het slopen onderdeel wordt Advies te hanteren bouworganisatiemodel en hoe aan te aanbesteden grootschalige renovatie Gemeentehuis Elburg 2702240541-24784

8 / 17

van een onderhandeling waarbij de opdrachtgever geen positie heeft adviseren we om sloop en nieuwbouw wel in één hand aan te besteden, maar om opschortende voorwaarden op te nemen waardoor de gemeente in het uiterste geval alsnog de ruimte heeft om het werk door een andere partij te laten uitvoeren wanneer er een discussie ontstaat over meerkosten die pas duidelijk worden na de sloop. Tijdens of na de uitvoering kan nog een aantal andere elementen worden mee-aanbesteed of afzonderlijk worden ingekocht. Het kan bijvoorbeeld wenselijk zijn om onderhoud voor een bepaalde periode aan te besteden samen met de uitvoering van de bouwkundige en installatietechnische werkzaamheden. Het voordeel hiervan is dat er een prikkel ontstaat voor de uitvoerende partijen om het project onderhoudsvriendelijk uit te voeren (dan kunnen zij immers later tegen lagere kosten aan hun onderhoudsverplichtingen voldoen). Om dit te kunnen doen moet de gemeente in haar werkafspraken en begroting de ruimte hebben om de onderhoudsverplichtingen naar voren te trekken. Als dit tot de mogelijkheden behoord raden wij aan om dit verder te onderzoeken en zo mogelijk in het proces mee te nemen. Andere aanvullende diensten zoals de levering van energie, financiering van het project of bijvoorbeeld bepaalde facilitaire diensten zien wij op dit moment als minder relevant voor dit project.

Mochten zich in de initiatieffase of ontwerpfase ontwikkelingen voordoen waardoor dit wel relevant wordt, dan zou op dat moment overwogen kunnen worden om alsnog onderzoek te doen of dit geïntegreerd kan worden in het proces.

Advies te hanteren bouworganisatiemodel en hoe aan te aanbesteden grootschalige renovatie Gemeentehuis Elburg 2702240541-24784

9 / 17

6 Marktconsultatie of dialoog Een marktconsultatie kan een middel zijn om de visie van marktpartijen ten opzichte van de vraag die de gemeente denkt te gaan stellen te peilen. Doelstelling is om op basis hiervan waar nodig de vraagstelling te verscherpen of de procedure aan te passen zodanig dat de gemeente aanbiedingen kan verwachten die het beste aansluiten bij haar wensen. Onderwerpen die in dit geval aan de orde zouden kunnen komen in een marktconsultatie zijn: - De vraag of het inderdaad wenselijk en praktisch mogelijk is om sloop en nieuwbouw van elkaar te scheiden. - De vraag in welke mate het project in percelen zou moeten worden gescheiden - De vraag of, en zo ja op welke manier het onderhoud aan het nieuw gerealiseerde gemeentehuis onderdeel van de aanbesteding zou moeten en kunnen worden. - De vraag of, en zo ja op welke wijze een transactie ten aanzien van het monumentale voorhuis onderdeel zou kunnen zijn van een transparant aanbestedingsproces. Bij een marktconsultatie bestaat het gevaar dat de partijen die geconsulteerd worden meer informatie krijgen dan de rest van de markt waarmee ze een voordeel hebben als ze later deelnemer zijn in een aanbesteding. Ook zou een partij sturend kunnen zijn in haar antwoorden en zo zichzelf een voordeel kunnen verschaffen ten opzichte van eventuele concurrenten.

In het geval van dit project hebben we te maken met een Europese aanbesteding. Ook een eventuele marktconsultatie zal als onlosmakelijk onderdeel van deze aanbesteding worden gezien. In de praktijk betekent dit onder andere dat het uitvoeren van een marktconsultatie gepubliceerd moet worden en dat een vooraf onbekend aantal partijen zou kunnen aangeven hieraan een bijdrage te willen leveren. Omvang en tijdspad worden hiermee onzeker. Hoewel een marktconsultatie nuttige inzichten zou kunnen opleveren adviseren we daarom om in dit geval dit middel niet in te zetten. Om wel ruimte te bieden aan marktpartijen om hun kennis in te brengen en daarmee een (voor beide partijen) betere aanbieding te verkrijgen stellen we voor om een dialoog met inschrijvers onderdeel te maken van het aanbestedingsproces. Door dit na de selectiefase te doen, is het aantal partijen dat deelneemt vooraf bekend en beperkt. Dit maakt ook dat deelname niet vrijblijvend is, en dat partijen gemotiveerd zullen zijn een inhoudelijke bijdrage te leveren (anders dan een bijdrage die vooral commercieel gericht is). Informatie kan concreter zijn, bijvoorbeeld gericht op de ruimte om bepaalde bouwsystemen toe te kunnen passen voor deze specifieke opgave. Het nadeel hiervan is wel dat de inbreng vanuit deze gesprekken beperkter is omdat een aantal belangrijke zaken op dat moment al besloten moet zijn.

Advies te hanteren bouworganisatiemodel en hoe aan te aanbesteden grootschalige renovatie Gemeentehuis Elburg 2702240541-24784

10 / 17

7 Samenvatting Op basis van het hiervoor genoemde adviseren wij om een traditionele bouworganisatievorm te kiezen voor de transformatie van het gemeentehuis. Wij adviseren wij om bouwkundige werkzaamheden en installatietechnische werkzaamheden gecombineerd aan te besteden. En om sloop en nieuwbouw wel in één hand aan te besteden, maar om opschortende voorwaarden op te nemen waardoor de gemeente in het uiterste geval alsnog de ruimte heeft om het werk door een andere partij te laten uitvoeren wanneer er een discussie ontstaat over meerkosten die pas duidelijk worden na de sloop. Om invulling te geven aan de adviesdiensten en de uitvoerende werkzaamheden adviseren we om een dialoogsessie onderdeel te maken van de aanbesteding. Hierbij moeten vooral vragen beantwoord worden ten aanzien van de wijze waarop circulaire doelstellingen kunnen worden verzilverd in een voor de gemeente beheersbaar proces en welke bouwsystemen optimaal zijn bij dit project.

Advies te hanteren bouworganisatiemodel en hoe aan te aanbesteden grootschalige renovatie Gemeentehuis Elburg 2702240541-24784

11 / 17

Bijlage 1

Bij

Advies te hanteren bouworganisatiemodel en hoe aan te aanbesteden grootschalige renovatie Gemeentehuis Elburg 2702240541-24784

12 / 17

Inhoud 1

Inleiding .................................................................................................................................................... 14

2

Bouworganisatievormen ........................................................................................................................... 15

3

2.1

Het Traditionele Model ..................................................................................................................... 15

2.2

Het Bouwteammodel ....................................................................................................................... 15

2.3

Het Design&Build Model op basis van een Programma van Eisen................................................. 16

2.4

Het Design&Build-Model op basis van een Voorlopig of een Definitief Ontwerp ............................ 16

Vergelijking van de vier modellen in deze casus ..................................................................................... 17

Advies te hanteren bouworganisatiemodel en hoe aan te aanbesteden grootschalige renovatie Gemeentehuis Elburg 2702240541-24784

13 / 17

1 Inleiding In deze bijlage worden de verschillende bouworganisatievormen uitgelegd en met elkaar vergeleken voor het project ingrijpende renovatie van het gemeentehuis van Elburg.

Advies te hanteren bouworganisatiemodel en hoe aan te aanbesteden grootschalige renovatie Gemeentehuis Elburg 2702240541-24784

14 / 17

2 Bouworganisatievormen 2.1

Het Traditionele Model

Een traditioneel bouworganisatiemodel bestaat uit een traject waarin de adviseurs (architect en adviseurs) onder aansturing van de opdrachtgever (of namens haar een projectmanager) een ontwerp van Schetsontwerp tot en met besteksniveau uitwerken. Tussendoor worden op basis van Voorlopig Ontwerp en Definitief Ontwerp besluiten genomen waarbij ook steeds nauwkeurigere kostenramingen kunnen worden opgesteld. Uiteindelijk resulteert dit in een bestek (een juridische werkomschrijving met tekeningen) en een directiebegroting (een gedetailleerde begroting van de adviseurs op basis van de bestekstukken). De opdrachtgever heeft dus alle invloed op het ontwerp. Het bestek wordt vervolgens op de markt gezet in de vorm van een aanbesteding. Hierbij kunnen verschillende procedures worden gehanteerd, variërend van volledig openbaar (iedereen mag de bestekken opvragen en een prijs hiervoor afgeven) tot onderhands (de opdrachtgever selecteert op een bepaalde manier een aantal partijen en deze mogen een prijsaanbieding doen). Als ingeschat wordt dat Europese aanbestedingsdrempels voor uitvoerende partijen worden overschreden, dan wordt deze aanbestedingsprocedure mede bepaald door deze regels (er moet dan Europees worden aanbesteed).

Bij een traditionele aanbesteding vindt in principe optimale marktwerking plaats op het moment van aanbesteding bij een zo volledig mogelijke leveringsomschrijving. Het moment van aanbesteden ligt echter helemaal aan het eind van de Ontwerpfase. Een mogelijk goede markt aan het begin van het ontwerpproces betekent niet dat de markt ook goed zal zijn als het moment van aanbesteden is. Het resultaat is echter wel uitlegbaar en verdedigbaar; zo is de markt op dat moment. Dit kan in een politieke omgeving een belangrijk argument zijn om te kiezen voor dit model.

2.2

Het Bouwteammodel

Bij een bouwteam worden de uitvoerende partijen geselecteerd tijdens het ontwerpproces. Meestal worden zij aan het begin van het Definitief Ontwerpproces toegevoegd aan het ontwerpteam (dat dan bouwteam gaat heten) om hun kennis in te brengen bij de verdere uitwerking van het ontwerp. Doelstelling van een bouwteam is om optimaal te profiteren van de kennis van uitvoerende partijen, hetgeen zou moeten leiden tot een efficiënter en beter uitvoerbaar ontwerp. Het voordeel van een bouwteam komt vooral tot uiting bij projecten waarbij de uitvoerende partijen meer kennis hebben van bepaalde onderdelen van het project dan de adviseurs of wanneer uitvoeringstechniek een bijzondere rol speelt bij het slagen van het project (bijvoorbeeld bij een ingewikkelde verbouwing van een bestaand pand). Ervan uitgaande dat in Elburg het bestaande pand ingrijpend wordt getransformeerd kan een reden zijn om voor deze vorm te kiezen. De selectie van bouwteampartners kan niet plaatsvinden op basis van een bestek. Er wordt dus vaak geselecteerd op basis van staartkosten (de toeslagen die worden berekend over de directe bouwkosten) en uurtarieven. Daarnaast wordt soms een lijst samengesteld waarvoor eenheidsprijzen worden afgesproken (een prijzenboek).

Deze vorm van selecteren betekent dat er nog een grote mate van onzekerheid bestaat over de uiteindelijke aanneemsom op het moment van contractvorming in de bouwteamfase. Wanneer het ontwerp is afgerond vindt (in een één op één-situatie) overleg plaats over een aanneemsom en een realisatieovereenkomst. Op dat moment kan de opdrachtgever nog afscheid nemen van de aannemer, maar dit zal grote gevolgen hebben voor het proces en de planning. Een discussie over een niet-marktconform geachte prijs kan hierbij snel ontstaan. Advies te hanteren bouworganisatiemodel en hoe aan te aanbesteden grootschalige renovatie Gemeentehuis Elburg 2702240541-24784

15 / 17

2.3

Het Design&Build Model op basis van een Programma van Eisen

Bij een Design & Build-organisatie op basis van het Programma van Eisen wordt de verantwoordelijkheid voor het vertalen van de eisen en wensen van de opdrachtgever in een ontwerp binnen een bepaald budget volledig bij een uitvoerende partij gelegd. De uitvoerende partij wordt hiermee dus ontwikkelaar van het gebouw en hij stuurt interne of externe ontwerpende partijen aan. Hij dient dus te zorgen voor integratie van technische installaties en constructies in het ontwerp en hij dient er ook voor te zorgen dat de voor het project benodigde vergunningen worden verkregen. Kenmerk van een Design & Build-constructie is dat de opdrachtgever in een vroeg stadium zijn eisen en wensen zeer goed moet formuleren in de vorm van een prestatieomschrijving. In een later stadium kan hij, zolang de uitvoerende partij voldoet aan de overeengekomen eisen en wensen, niet terugkomen op uitgangspunten zonder dat dit schade oplevert in termen van geld, tijd of kwaliteit. Bij een commerciële kantoorontwikkeling kan dit een goede aanpak zijn om tot een efficiënt gebouw te komen tegen een marktconforme prijs. Bij een gemeentehuis dat ook een publieke functie heeft en optimaal moet aansluiten bij de gehanteerde werkprocessen is dit een minder voor de hand liggende oplossing.

2.4

Het Design&Build-Model op basis van een Voorlopig of een Definitief Ontwerp

In de praktijk komt het voor dat opdrachtgevers gecharmeerd zijn van het principe van het Design & Buildmodel in de zin van het verleggen van een integrale verantwoordelijkheid naar een marktpartij. Daarbij wil men echter grip houden op het ontwerpproces omdat esthetische eisen of bijvoorbeeld specifieke technische eisen zwaar wegen. In dergelijke gevallen kan ervoor worden gekozen om de aanbesteding van het plan en het overdragen van de integrale ontwerpverantwoordelijkheid, in een later stadium te laten plaatsvinden, bijvoorbeeld op basis van Voorlopig Ontwerp, Voorlopig Ontwerp+, Definitief Ontwerp of zelfs Definitief Ontwerp+. Het voordeel hiervan is duidelijk: de opdrachtgever kan zelf invloed uitoefenen op de vertaling van zijn prestatie-eisen in een esthetisch en functioneel ontwerp. Er is een grotere zekerheid over wat hij krijgt ten opzichte van Design & Build op basis van een Programma van Eisen. Het nadeel hiervan is dat de zekerheid over de planning en het budget pas in een later stadium net zo groot is als bij een volledige Design & Build-organisatie. Daarbij ontstaat de situatie dat de door de opdrachtgever geselecteerde adviserende partijen een halffabricaat aanleveren waaraan door andere, door de uitvoerende partij gecontracteerde partijen, wordt verder gewerkt.

Hoewel dit model tegemoet komt aan een belangrijk bezwaar van het Design&Build-model op basis van een Programma van Eisen; er is meer invloed op het ontwerpproces, ontstaan daardoor ook weer nieuwe bezwaren. Het moment van aanbesteden verschuift verder naar achteren (minder vroeg zekerheid) waarbij wel al een belangrijk deel van het ontwerp is uitgewerkt. Er is dus nog steeds risico dat de opdrachtgever niet exact krijgt wat hij wil, en er is een risico dat niet kan worden aanbesteed binnen het gewenste budget waardoor het ontwerp, dat dan al verder uitgewerkt is, alsnog moet worden aangepast.

Advies te hanteren bouworganisatiemodel en hoe aan te aanbesteden grootschalige renovatie Gemeentehuis Elburg 2702240541-24784

16 / 17

3 Vergelijking van de vier modellen in deze casus Vorm Traditioneel

Invloed opdrachtgever Grootst

Financiële zekerheid Laat

Doorlooptijd Lang

Contractpartners Veel

Aanbestedingen Ontwerp en uitvoering separaat. (2x)

Laat

Bijna even lang

Veel

Ontwerp en uitvoering separaat. Uitvoering in 2 stappen.

Vroeger

(iets) korter

Minder

Vroegst

Kortst

Minst

Eerste deel ontwerp en uitvoering/ engineering separaat (2x) Ontwerp en uitvoering integraal

Architect in de lead Bouwteam

Iets kleiner Architect in de lead

Design & Build na Vo of DO

Kleiner

Design & Build PvE

Kleinst

Aannemer in de lead

Aannemer in de lead

Risico’s - Besluitvorming - Voortgang - Financiën - Meer- en minderwerk - Verantwoordelijkheid ontwerp bij opdrachtgever - Besluitvorming - Voortgang - Financiën - Onduidelijk belang aannemers - Verantwoordelijkheid ontwerp bij opdrachtgever - Verantwoordelijkheid ontwerp tot VO of DO bij opdrachtgever. - Acceptatie uitgangspunten

- Verantwoordelijkheid ontwerp bij opdrachtnemer - Voortschrijdend inzicht opdrachtgever kost geld - Tekortkomingen prestatiebestek

Afgaande op de omstandigheden waaronder het gemeentehuis wordt ontwikkeld speelt een aantal factoren die moeten worden meegenomen bij een keuze voor het meest passende model: - Een gemeentehuis is geen standaard kantoor. Er spelen zaken als een openbare Raadszaal, een publieksfunctie, veiligheidseisen, archieffuncties et cetera die voorbij gaan aan het eenvoudig zo efficiënt mogelijk leveren van werkplekken. Beleid ten aanzien van duurzaamheid, automatisering etc. zal moeten worden geïntegreerd. - Wanneer sprake is van transformatie van het bestaande gemeentehuis speelt een risico ten aanzien van de beschikbaarheid van gegevens over het bestaande casco vroeg in het traject. Pas bij afronding van de sloop (kort voor start bouw) kan het casco geschouwd worden. - Omdat sprake is van de inzet van publieke middelen moet een aanbestedingstraject zo transparant mogelijk plaatsvinden. De afweging tussen een zo scherp mogelijke prijs, met daarbij hogere risico’s en een transparant proces met mogelijk een hogere prijs ligt anders dan voor een commerciële partij. - Voor zover mogelijk dienen lokale partijen in staat te zijn om een concurrerende aanbieding te doen. Een bouworganisatie-vorm met hogere risico’s voor de markt of ingewikkelde procedures is in een dergelijke situatie minder gewenst.