Document · PDF

Agendabundel

Oordeelsvorming 29 mei 2024, gemeente elburg18.913 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 3

Bundel - Oordeelsvorming van 29 mei 2024 1 2 3

Opening Vaststellen agenda BESPREEKSTUKKEN Bespreekstukken zijn bedoeld om met de wethouder en de overige fracties in gesprek te gaan en het onderwerp voor te bereiden voor de raadsvergadering. Resultaat van de bespreking is dat duidelijk is of het onderwerp als hamerstuk naar de raad kan, of sommige partijen nog een stemverklaring willen geven, dan wel dat sommige partijen het onderwerp in de raad willen bespreken aan de hand van een motie of een amendement. De procedure voor de vergadering is: Raadsleden geven in maximaal 3 minuten hun voorlopig standpunt aan en over welke onderdelen van het voorstel ze nog van gedachten willen wisselen. Voorzitter inventariseert de gespreksonderwerpen en stelt ze een voor een aan de orde. Fracties en college geven aan wat ze van de ter berde gebrachte suggesties/aspecten vinden. Voorzitter concludeert of er ruimte is voor een motie of een amendement en daarmee voor een debat in de raad. 3.1 Raadsvoorstel Vrijgeven krediet renovatie gemeentekantoor De Raad heeft het College de opdracht gegeven een plan van aanpak te maken voor de verbouwing van het gemeentehuis. Voor de realisatie van dit plan van aanpak wordt de raad gevraagd; 1. Een krediet vrij te geven voor de ontwikkeling van het plan van aanpak 2. De tijdelijke huisvesting mogelijk te maken tijdens de verbouwing van het gemeentehuis.

Dossier 2626 voorblad.pdf Bijlage Financiële onderbouwing gemeenteraad aanvraag voorbereidingskrediet 2024-03-12 Raadsvoorstel vrijgeven krediet renovatie gemeentekantoor = vervallen 2024-03-12 Raadsbesluit vrijgeven voorbereidingskrediet renovatie gemeentekantoor = vervallen 20240327 Vragen CDA Vrijgeven krediet renovatie gemeentekantoor 20240327 Beantwoording Vragen CDA inzake Vrijgeven krediet renovatie gemeentekantoor 2024-04-04 Raadsbesluit vrijgeven voorbereidingskrediet renovatie gemeentekantoor Aangepast 2024-04-04 Raadsvoorstel vrijgeven krediet renovatie gemeentekantoor - aangepast 24-04-05 Schriftelijke vraag aanbesteding extra krediet renovatie gemeentehuis 24-04-08 Antwoord schriftelijke vraag aanbesteding extra krediet renovatie gemeentehuis 24-04-12 Antwoord vraag kosten tijdelijke huisvesting gemeentehuis Investering huur of units 2024-04-19 Raadsbrief raadsvergadering 22 april 2024 concept procesplanning Gemeentehuis Elburg (verschoven besluitvorming raad v1) 2024-04-19 Q en A renovatie gemeentekantoor Vraag VVD Elburg aanbesteding extra krediet renovatie gemeentehuis Presentatie Beeldvorming Raad 22-5-2024 (zonder logo's) Memo doorloop proces tijdelijke huisvesting gemeentekantoor aan de Westerlengte 7 (1) Memo besteding 2020 tm 2024 (1) 3.1.1 Stukken nav toezegging beeldvorming 03-04 (Let op incl.

VERTROUWELIJKE stukken!) 2024-03-12 Raadsbesluit vrijgeven voorbereidingskrediet renovatie gemeentekantoor 2024-03-12 Raadsvoorstel vrijgeven krediet renovatie gemeentekantoor Bijlage 1 Projectorganisatie fase Schetsontwerp Bijlage 2 Notitie voor college bouworganisatievorm en aanbesteden Bijlage 3 Advies aanbesteden Transformatie Gemeentehuis Elburg v2 Bijlage 4 Procesplanning Gemeentehuis Elburg v0.4 Bijlage 5 Besluitvormingsmomenten renovatie gemeentekantoor Bijlage 7 Resultaatbrief intaketafel Westerlengte 7 Bijlage 8b Financiele onderbouwing gemeenteraad aanvraag voorbereidingskrediet 4 Sluiting

Beeldvorming Dossiernummer

2626

Extern Zaak ID

0230376464

Vertrouwelijk

Nee

Vergaderdatum

27 maart 2024

Agendapunt

5.2

Titel

Raadsvoorstel Vrijgeven krediet renovatie gemeentekantoor

Organisatieonderdeel

Directeur en ondersteuning

Eigenaar

Benthem, Magda van

Bijlagen 2024-03-12 Raadsvoorstel vrijgeven krediet renovatie gemeentekantoor Bijlage Financiële onderbouwing gemeenteraad aanvraag voorbereidingskrediet 2024-03-12 Raadsbesluit vrijgeven voorbereidingskrediet renovatie gemeentekantoor 20240327 Vragen CDA Vrijgeven krediet renovatie gemeentekantoor 20240327 Beantwoording Vragen CDA inzake Vrijgeven krediet renovatie gemeentekantoor Geagendeerd

Vergaderdatum

Beeldvorming

27 maart 2024

Toelichting B. Jeensma Zaaknummer 376464 De gemeenteraad heeft aan de burgemeester en wethouders de opdracht gegeven om een plan voor een renovatie te maken van het gemeentehuis. Dat kan niet in één keer. Het is nu duidelijk aan welke eisen het te vernieuwen gebouw moet voldoen. Dat staat in een document. Dat document heet het Programma van Eisen (PvE). De volgende stap is om te komen tot een schetsontwerp. In dit voorstel staan de besluiten die nodig zijn om aan de slag te kunnen met het schetsontwerp en om de optie op een huurcontract voor tijdelijke huisvesting aan te gaan. Voorgesteld besluit

Bijlage 8b Notitie Project 230060 Elburg, PvE gemeentehuis Van ir. E.A.M. Schellens en ir. R. Siebring Aan Stuurgroep renovatie gemeentekantoor Onderwerp Notitie advieskosten t/m SO en kosten optie op huur Datum 5 maart 2024 -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------De gemeente Elburg vraagt: 1. Een inschatting van de advieskosten tot en met het SO voor de renovatie van het gemeentekantoor. 2. Een inschatting van de kosten voor de optie op een huurovereenkomst voor de interim huisvesting. Ad 1) Aan de hand van de stichtingskostenberekeningen die eerder zijn opgezet en onze eigen inschatting komen wij voor de kosten van externen voor de fase tot en met het schetsontwerp (SO) op de in de tabel aangegeven ruwe inschatting Ad 2) Op basis van wat we nu weten zal er voor de optie op een huurcontract € 6.500,- excl BTW per maand moeten worden betaald. Voor een optie van 1 maart tot en met 31 december 2024, 10 maanden betekend dit € 65.000,- excl. BTW. De optie kan overigens per maand worden opgezegd. Kosten adviseurs t/m SO Architect en adviseurs (constructeur, bouwfysicus, duurzaamheid en circulariteit, bouwkosten) Projectmanagement Onvoorzien 10%

Interim huisvesting Optie op huurovereenkomst van 1 mrt t/m 31 dec 2024 per mnd excl BTW 10 mnd totaal excl BTW 10 mnd totaal incl BTW

€ 280.000 € 103.000 € 39.000 € 422.000

€ 6.500 € 65.000

excl BTW € 430.000 incl niet verhaalbare BTW (9% van 21% = 1,89%)

excl BTW € 66.229 incl niet verhaalbare BTW (9% van 21% = 1,89%) € 496.229 incl niet verhaalbare BTW (9% van 21% = 1,89%)

Aan de hand van bovenstaande is ons advies om voor bovenstaande € 500.000,- te reserveren.

Raadsvoorstel

Onderwerp

Vrijgeven voorbereidingsbudget renovatie gemeentehuis

Behandelaar:

Directiesecretaris

Datum Portefeuillehouder

12 maart 2024 Dhr. B. Jeensma

Zaaknummer: Bijlagen

376464 Raadsvoorstel vrijgeven voorbereidingsbudget renovatie gemeentehuis Financiële onderbouwing aanvraag voorbereidingsbudget

Korte beschrijving voorstel: In 2023 heeft de gemeenteraad besloten dat het gemeentehuis gerenoveerd moet worden. De gemeenteraad heeft toen ook een spaarpot gemaakt waar zij geld voor dit doel in heeft gestopt. De burgemeester en de wethouders gaan een plan maken voor de verbouwing van het gemeentehuis. Een architect maakt bijvoorbeeld zo’n plan. Maar er zijn ook mensen nodig die moeilijke rekensommen kunnen maken over het gebouw. Bijvoorbeeld hoe zwaar alles mag zijn. De gemeente huurt mensen in die daar verstand van hebben. Om deze mensen te kunnen betalen, vragen de burgemeester en de wethouders nu geld aan de gemeenteraad. Ook is geld nodig om tijdelijke huisvesting te huren als het gemeentehuis verbouwd wordt. De gemeenteraad gaat in het najaar van 2024 beslissen over het plan.

Te nemen besluit: 1.

€ 500.000,- uit de reserve huisvesting gemeentehuis als voor bereidingsbudget beschikbaar te stellen.

Inleiding Eind 2023 heeft de gemeenteraad gesproken over de keuze voor renovatie of nieuwbouw van het gemeentehuis. De gemeenteraad heeft tijdens de raadsvergadering in november 2023 aan het college de opdracht gegeven om een renovatiescenario uit te werken. Ook heeft de gemeenteraad toen door middel van een amendement een reserve huisvesting ingesteld van € 500.000, - voor de realisatie van dit traject. De opdracht van de raad aan het college was om met een renov atiescenario terug naar de gemeenteraad te komen, inclusief een financiële onderbouwing en inclusief een nadere onderbouwing van de fasering van de renovatie. Om aan deze opdracht van de gemeenteraad te kunnen voldoen heeft het college op 12 maart het Programma van Eisen (PvE) vastgesteld. Op basis van dit PvE kan een ontwerpgroep aan de slag om tot een Schetsontwerp te komen. Het Schetsontwerp is de basis waarop de gemeenteraad de volgende keuze kan maken: go of no/go. Ook is dit het moment waarop de fina nciële onderbouwing aangeleverd kan worden en de fasering aangegeven kan worden. Daarmee is het schetsontwerp een eerstvolgend belangrijk keuzemoment voor de gemeenteraad. Echter, om dit Schetsontwerp op te kunnen leveren, is voorbereidingsbudget nodig. Ook is tijdens de renovatie vervangende, tijdelijke huisvesting nodig. Om de optie op een huurcontract hiervoor aan te gaan, is budget nodig.

Daarover gaat dit raadsvoorstel.

Beoogd effect Uitwerking te geven aan de Visie op de vernieuwing van de huisvesting van de gemeentelijke organisatie. Argumenten 1.1 Met het voorbereidingsbudget kan de projectorganisatie aan de slag om te komen tot een Schetsontwerp De raad heeft eerder €150.000,- voorbereidingsbudget beschikbaar gesteld. Dit budget is op. Eind 2023 heeft de gemeenteraad een reserve huisvesting gemeentehuis ingesteld van € 500.000, - Voor het vrijgeven van de middelen is een apart raadsbesluit nodig. Via dit raadsbesl uit doet het college een beroep op het totale beschikbare budget van €500.000, -. De kosten voor het realiseren van het Schetsontwerp kunnen hieruit worden betaald. Zonder het vrijgeven van dit budget, is het niet mogelijk om het Schetsontwerp op te leveren. In de bijlage bij dit raadsvoorstel is een overzicht van de te verwachten kosten tot en met het Schetsontwerp opgenomen. 1.2 Met het voorbereidingsbudget kan de optie voor de huurovereenkomst voor vervangende huisvesting worden aangegaan. Om de vervangende huisvesting veilig te stellen, is nu een optie op het huurcontract nodig. Vanuit de reserve huisvesting gemeentehuis kan de optie voor de huur voor een tijdelijke, vervangende huisvesting worden betaald. Om dit budget vrij te geven, is een raadsbeslui t nodig. 1.3 Tijdens de verbouwing is vervangende huisvesting nodig.

Het is niet mogelijk om gedurende de verbouwing te werken in het gemeentehuis. Wel blijven de Koepel en het Voorhuis zo lang mogelijk in gebruik. Daarom is tijdelijk vervangende huisvesting nodig. Binnen de gemeente Elburg is gekeken welke leegstaande panden hiervoor geschikt zouden zijn. Uit deze verkenning komt één geschikt pand naar voren. De verhuurder van het pand heeft een reëel aanbod gedaan. Het advies van de extern deskundige is om de optie voor een huurcontract aan te gaan. Deze optie is tot en met oktober 2024 en is tussentijds opzegbaar per maand. In de bijlage bij dit raadsvoorstel zijn de te verwachten kosten opgenomen. Kanttekeningen 1.1 Specifiek project vraagt specifieke deskundigheid. Een renovatie van een gemeentehuis vindt maar eens in de tientallen jaren plaats. De organisatie van de gemeente Elburg is dan ook niet uitgerust op het uitvoeren een groot project als het renoveren van het gemeentehuis. Daarom bestaat de projectgroep uit intern deskundigen en een externe projectleider. Ook wordt gebruik gemaakt van de deskundigheid van andere adviseurs, zoals een arc hitect, een constructeur, bouwfysicus en een bouwkostencalculator. 1.2 Een plan loopt nooit volgens plan. Alle plannen die gemaakt worden kennen een voorbehoud. Bij een groot en ingewikkeld proces als de renovatie van het gemeentehuis zullen er ongetwijfeld onvoorziene omstandigheden optreden.

Bij het vaststellen van deze documenten is het goed om dat in het achterhoofd te houden. Besluiten worden genomen op de kennis van het moment. Financiën In de bijlage bij dit raadsvoorstel is een financiële onderbou wing van de geraamde kosten opgenomen. Voor de fase tot en met het Schetsontwerp is circa € 500.000, - nodig. Aan de gemeenteraad wordt daarom gevraagd de gehele reserve huisvesting vrij te geven. Communicatie/burgerparticipatie Het volgende besluitmoment voor college en gemeenteraad is de vaststelling van het schetsontwerp. In het proces om te komen tot een schetsontwerp zal inwonerparticipatie plaatsvinden. Inwoners worden bevraagd op hun ideeën voor de buitenkant en de publieke zones van het gemeentehuis. De opbrengst van deze inwonerparticipatie wordt verwerkt in het schetsontwerp. Ook worden andere gebruikers bevraagd op hun mening en ideeën over het gemeentehuis. Deze inbreng wordt verwerkt in het Schetsontwerp. Vervolg

Het college komt bij de gemeenteraad terug voor de vaststelling van het schetsontwerp. Het vaststellen van het schetsontwerp is een belangrijk keuzemoment voor de gemeenteraad. In het schetsontwerp wordt de basis van het definitieve ontwerp vastgelegd. Ook is dat het moment waarop de budgetaanvraag bij de gemeenteraad gedaan zal worden en bekend is of een gefaseerde renovatie nodig is en hoe dit aangepakt kan worden. Volgens de voorlopige planning is dat in oktober 2024. Tot en met de gunning van de uitvoering van het gemeentehuis, ziet de voorlopige planning er als volgt uit: Wat?

Aard

Wie vaststellen?

Wanneer?

Schetsontwerp (inclusief budgetaanvraag uitvoeringsfase)

Go / no go

Gemeenteraad

Oktober 2024

Voorlopig ontwerp (detailuitwerking op basis van Schetsontwerp binnen financieel kader)

Voortgang

College B&W, ter informatie naar de gemeenteraad

Januari 2025

Definitief ontwerp (detailuitwerking op basis van Schetsontwerp binnen financieel kader)

Voortgang

College B&W, ter informatie naar de gemeenteraad

April 2025

Goedkeuring gunning uitvoering

Go / no go

Gemeenteraad

November 2025

renovatie gemeentehuis

Bijlage(n) Financiële onderbouwing aanvraag voorbereidingsbudget Elburg, 6 februari 2024 Het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester,

de secretaris,

ir. J.N. Rozendaal

Mw. mr. A.H. van der Maat -Bosma

De raad der gemeente Elburg; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 12 maart 2024 b e s l u i t : € 500.000,- uit de reserve huisvesting gemeentekantoor als voorbereidingsbudget beschikbaar te stellen.

Aldus besloten door de raad der gemeente Elburg in zijn vergadering van 22 april 2024 de voorzitter, de griffier,

ir. J.N. Rozendaal

mr. D.H.A.A. Kassing

Vraag/vragen ter voorbereiding van vergadering (geen schriftelijke vraag ex 3.4.6 Organisatieverordening):

Verzoek beantwoording vóór of op vergadering van 27 maart 2024 (beeldvorming). Indiener: Ramon Blaauw Datum: 24 maart 2024

Onderwerp: • Vrijgeven krediet renovatie gemeentekantoor Inleiding: Voor de uitwerking van een schetsontwerp is voorbereidingsbudget noodzakelijk. Deze vragen gaan over de bestemming van dat budget voor deze ‘schets’-fase en de integraliteit met de daaropvolgende fasen. Vragen: 1. De kosten voor de adviseurs en projectmanagement bedragen t/m het schetsontwerp 430.000. Na deze fase volgt er nog een voorlopig en definitief ontwerp (en wellicht nog technisch ontwerp). Als het schetsontwerp nu al inzet van specifieke kennis vraagt (zoals constructeur en bouwfysicus), wat zijn dan de verwachtingen over de kosten bij de volgende fasen (die nog specifieker/gedetailleerder zijn)? 2. Is het mogelijk om de te verwachten kosten t/m schetsontwerp nog specifieker uit te splitsen? 3. Voor de tijdelijke huisvesting worden alleen de huurbedragen opgevoerd. Kan ik daaruit opmaken dat er bij de verhuizing naar die tijdelijke locatie geen extra kosten worden gemaakt voor het werkbaar maken van de tijdelijke werkplek (voor bijvoorbeeld ict, beveiliging, inrichting)? Of worden die kosten op een andere wijze gedekt?

Vraag/vragen ter voorbereiding van vergadering (geen schriftelijke vraag ex 3.4.6 Organisatieverordening):

Verzoek beantwoording vóór of op vergadering van 27 maart 2024 (beeldvorming). Indiener: Ramon Blaauw Datum: 24 maart 2024

Onderwerp: • Vrijgeven krediet renovatie gemeentekantoor Inleiding: Voor de uitwerking van een schetsontwerp is voorbereidingsbudget noodzakelijk. Deze vragen gaan over de bestemming van dat budget voor deze ‘schets’-fase en de integraliteit met de daaropvolgende fasen. Vragen: 1. De kosten voor de adviseurs en projectmanagement bedragen t/m het schetsontwerp 430.000. Na deze fase volgt er nog een voorlopig en definitief ontwerp (en wellicht nog technisch ontwerp). Als het schetsontwerp nu al inzet van specifieke kennis vraagt (zoals constructeur en bouwfysicus), wat zijn dan de verwachtingen over de kosten bij de volgende fasen (die nog specifieker/gedetailleerder zijn)? Antwoord: We doen een reële aanname die past bij de uitdaging die er ligt en de ambitie van de gemeente. Werkelijke kosten blijken tijdens de aanbesteding. Hoe meer je selecteert op een lage prijs (en dus minder ambitie, minder kwaliteit, meer risico’s) hoe lager de (korte termijn) kosten zullen zijn. Wij adviseren dit bedrag aan te houden. Als je nu al adviseurs nodig hebt, wat volgt er dan nog? In de renovatie-variant zullen de totale advieskosten ca. 2mio bedragen (excl. BTW). Wij gaan ervan uit dat we fasegewijs opdracht geven, afgestemd op besluitvormingsmomenten in raad en college. 2.

Is het mogelijk om de te verwachten kosten t/m schetsontwerp nog specifieker uit te splitsen? Antwoord: Is het mogelijk kosten verder uit te splitsen? Dat is niet handig want dit geeft schijnzekerheid. Kosten worden bij aanbesteding bepaald. Er zullen te hoge en te lage inschattingen in zitten. Het heeft geen zin een discussie te voeren of bijvoorbeeld de kosten van een constructeur in de SO-fase te hoog zijn ingeschat en die van een andere adviseur te laag.

3. Voor de tijdelijke huisvesting worden alleen de huurbedragen opgevoerd. Kan ik daaruit opmaken dat er bij de verhuizing naar die tijdelijke locatie geen extra kosten worden gemaakt voor het werkbaar maken van de tijdelijke werkplek (voor bijvoorbeeld ict, beveiliging, inrichting)? Of worden die kosten op een andere wijze gedekt? Antwoord: Het gaat nu niet om het aangaan van een huurovereenkomst, maar van een OPTIE op een huurovereenkomst. Deze optie is maandelijks opzegbaar. Bij besluitvorming over het schetsontwerp in het najaar van 2024 zullen de kosten voor tijdelijke huisvesting worden meegenomen. Dan is ook helder welke kosten het werkbaar maken van het pand met zich meebrengen.

De raad der gemeente Elburg; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 12 maart 2024 b e s l u i t : € 500.000,- uit de reserve huisvesting gemeentehuis als voorbereidingsbudget beschikbaar te stellen als aanvulling op het eerder vrijgegeven voorbereidingskrediet van €150.000,-.

Aldus besloten door de raad der gemeente Elburg in zijn vergadering van 22 april 2024 de voorzitter, de griffier,

ir. J.N. Rozendaal

mr. D.H.A.A. Kassing

Raadsvoorstel

Onderwerp

Vrijgeven voorbereidingsbudget renovatie gemeentehuis

Behandelaar:

Directiesecretaris

Datum Portefeuillehouder

12 maart 2024 Dhr. B. Jeensma

Zaaknummer: Bijlagen

376464 Raadsvoorstel vrijgeven voorbereidingsbudget renovatie gemeentehuis -

Financiële onderbouwing aanvraag voorbereidingsbudget

Korte beschrijving voorstel: In 2023 heeft de gemeenteraad aan de burgemeester en de wethouders gevraagd om een plan te maken voor de verbouwing van het gemeentehuis. De gemeenteraad heeft toen ook een reserve gemaakt waar zij geld voor dit doel in heeft gestopt. Een architect maakt bijvoorbeeld zo’n plan. Maar er zijn ook mensen nodig die moeilijke rekensommen kunnen maken over het gebouw. Bijvoorbeeld hoe zwaar alles mag zijn. De gemeente huurt mensen in die daar verstand van hebben. Om deze mensen te kunnen betalen, vragen de burgemeester en de wethouders nu geld aan de gemeenteraad. Ook is geld nodig om tijdelijke huisvesting te huren als het gemeentehuis verbouwd wordt. In het najaar van 2024 besluit de gemeenteraad over de volgende fase van het plan. Dat noemen wij het schetsontwerp.

Te nemen besluit: 1.

€ 500.000,- uit de reserve huisvesting gemeentehuis als voorbereidingsbudget beschikbaar te stellen als aanvulling op het eerder vrijgegeven voorbereidingskrediet van €150.000,-.

Inleiding Eind 2023 heeft de gemeenteraad gesproken over de keuze voor renovatie of nieuwbouw van het gemeentehuis. De gemeenteraad heeft tijdens de raadsvergadering in november 2023 aan het college de opdracht gegeven om een renovatiescenario uit te werken. Ook heeft de gemeenteraad toen door middel van een amendement een reserve huisvesting ingesteld van €500.000,- voor de realisatie van dit traject. De opdracht van de raad aan het college was om met een renovatiescenario terug naar de gemeenteraad te komen, inclusief de financiële onderbouwing en inclusief een nadere onderbouwing van de fasering van de renovatie. Om aan deze opdracht van de gemeenteraad te kunnen voldoen, heeft het college op 12 maart 2024 het Programma van Eisen (PvE) vastgesteld. Op basis van dit PvE kan een ontwerpgroep aan de slag om tot een Schetsontwerp te komen. Het Schetsontwerp is de basis waarop de gemeenteraad de volgende keuze kan maken: go of no go. Ook is dit het moment waarop de financiële onderbouwing aangeleverd kan worden en de fasering aangegeven kan worden. Daarmee is het schetsontwerp een eerstvolgend belangrijk keuzemoment voor de gemeenteraad. Echter, om dit Schetsontwerp op te kunnen leveren, is voorbereidingsbudget nodig. Ook is tijdens de renovatie vervangende, tijdelijke huisvesting nodig. Om de optie op een huurcontract hiervoor aan te gaan, is budget nodig.

Daarover gaat dit raadsvoorstel.

Beoogd effect Uitwerking te geven aan de Visie op de vernieuwing van de huisvesting van de gemeentelijke organisatie. Argumenten 1.1 Met het voorbereidingsbudget kan de projectorganisatie aan de slag om te komen tot een Schetsontwerp De raad heeft eerder €150.000,- voorbereidingsbudget beschikbaar gesteld. Dit budget is op. Eind 2023 heeft de gemeenteraad een reserve huisvesting gemeentehuis ingesteld van € 500.000,- Voor het vrijgeven van de middelen is een apart raadsbesluit nodig. Via dit raadsbesluit doet het college een beroep op het totale beschikbare budget van €500.000,-. De kosten voor het realiseren van het Schetsontwerp kunnen hieruit worden betaald. Zonder het vrijgeven van dit budget, is het niet mogelijk om het Schetsontwerp op te leveren. In de bijlage bij dit raadsvoorstel is een overzicht van de te verwachten kosten tot en met het Schetsontwerp opgenomen. 1.2 Met het voorbereidingsbudget kan de optie voor de huurovereenkomst voor vervangende huisvesting worden aangegaan. Om de vervangende huisvesting veilig te stellen, is nu een optie op het huurcontract nodig. Vanuit de reserve huisvesting gemeentehuis kan de optie voor de huur voor een tijdelijke, vervangende huisvesting worden betaald. Om dit budget vrij te geven, is een raadsbesluit nodig. 1.3 Tijdens de verbouwing is vervangende huisvesting nodig.

Het is niet mogelijk om gedurende de verbouwing te werken in het gemeentehuis. Wel blijven de Koepel en het Voorhuis zo lang mogelijk in gebruik. Daarom is tijdelijk vervangende huisvesting nodig. Binnen de gemeente Elburg is gekeken welke leegstaande panden hiervoor geschikt zouden zijn. Uit deze verkenning komt één geschikt pand naar voren. De verhuurder van het pand heeft een reëel aanbod gedaan. Het advies van de extern deskundige is om de optie voor een huurcontract aan te gaan. Deze optie is tot en met oktober 2024 en is tussentijds opzegbaar per maand. In de bijlage bij dit raadsvoorstel zijn de te verwachten kosten opgenomen. Kanttekeningen 1.1 Specifiek project vraagt specifieke deskundigheid. Een renovatie van een gemeentehuis vindt maar eens in de tientallen jaren plaats. De organisatie van de gemeente Elburg is dan ook niet uitgerust op het uitvoeren een groot project als het renoveren van het gemeentehuis. Daarom bestaat de projectgroep uit intern deskundigen en een externe projectleider. Ook wordt gebruik gemaakt van de deskundigheid van andere adviseurs, zoals een architect, een constructeur, bouwfysicus en een bouwkostencalculator. 1.2 Een plan loopt nooit volgens plan. Alle plannen die gemaakt worden kennen een voorbehoud. Bij een groot en ingewikkeld proces als de renovatie van het gemeentehuis zullen er ongetwijfeld onvoorziene omstandigheden optreden.

Bij het vaststellen van deze documenten is het goed om dat in het achterhoofd te houden. Besluiten worden genomen op de kennis van het moment. Financiën In de bijlage bij dit raadsvoorstel is een financiële onderbouwing van de geraamde kosten opgenomen. Voor de fase tot en met het Schetsontwerp is circa € 500.000,- nodig. Aan de gemeenteraad wordt daarom gevraagd de gehele reserve huisvesting vrij te geven. Communicatie/burgerparticipatie Het volgende besluitmoment voor college en gemeenteraad is de vaststelling van het schetsontwerp. In het proces om te komen tot een schetsontwerp zal inwonerparticipatie plaatsvinden. Inwoners worden bevraagd op hun ideeën voor de buitenkant en de publieke zones van het gemeentehuis. De opbrengst van deze inwonerparticipatie wordt verwerkt in het schetsontwerp. Ook worden andere gebruikers bevraagd op hun mening en ideeën over het gemeentehuis. Deze inbreng wordt verwerkt in het Schetsontwerp.

Vervolg Het college komt bij de gemeenteraad terug voor de vaststelling van het schetsontwerp. Het vaststellen van het schetsontwerp is een belangrijk keuzemoment voor de gemeenteraad. In het schetsontwerp wordt de basis van het definitieve ontwerp vastgelegd. Ook is dat het moment waarop de budgetaanvraag bij de gemeenteraad gedaan zal worden en bekend is of een gefaseerde renovatie nodig is en hoe dit aangepakt kan worden. Volgens de voorlopige planning is dat in oktober 2024. Tot en met de gunning van de uitvoering van het gemeentehuis, ziet de voorlopige planning er als volgt uit: Wat?

Aard

Wie vaststellen?

Wanneer?

Schetsontwerp (inclusief budgetaanvraag uitvoeringsfase)

Go / no go

Gemeenteraad

Oktober 2024

Voorlopig ontwerp (detailuitwerking op basis van Schetsontwerp binnen financieel kader)

Voortgang

College B&W, ter informatie naar de gemeenteraad

Januari 2025

Definitief ontwerp (detailuitwerking op basis van Schetsontwerp binnen financieel kader)

Voortgang

College B&W, ter informatie naar de gemeenteraad

April 2025

Goedkeuring gunning uitvoering renovatie gemeentehuis

Go / no go

Gemeenteraad

November 2025

Bijlage(n) Financiële onderbouwing aanvraag voorbereidingsbudget Elburg, 6 februari 2024 Het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester,

de secretaris,

ir. J.N. Rozendaal

Mw. mr. A.H. van der Maat-Bosma

Schriftelijke raadsvragen fractie: 3.4.6. van de Organisatieverordening Beantwoording binnen 30 dagen Indiener: Els Baauw, fractievoorzitter Datum: 5 april 2024

Onderwerp: Vraag over krediet renovatie gemeentehuis Inleiding: In de beeldvormende vergadering van 3 april jl. is het onderwerp ‘krediet renovatie gemeentehuis’ besproken. Naar aanleiding daarvan heeft de fractie van VVD Elburg de onderstaande vraag. Vraag: Gezien het bedrag, 500.000 euro, dat het college aan de raad vraagt voor de voorbereiding en projectondersteuning met betrekking tot de renovatie van het gemeentehuis vraagt de fractie van VVD Elburg zich af of deze dienst aanbesteed moet worden. En zo ja, is dit dan ook gebeurd of gaat dit nog gebeuren? Toelichting: Na een eerder toegekend budget van 150.000 euro voor ontwikkeling van een plan van aanpak voor de renovatie van het gemeentehuis vraagt het college nu om een vervolgbudget van 500.000 euro. Onder andere voor de diensten die Draaijer e.p. gaat verrichten. Antwoord: • Het krediet is bestemd voor: o Optievergoeding tot eind 2024: niet aanbestedingsplichtig, o Advieskosten ontwerpteam Schetsontwerpfase: totale advieskosten zijn Europees Aanbestedingsplichtig. Om te voorkomen dat we na akkoord op het Schetsontwerp alsnog zouden moeten aanbesteden (en wellicht naar andere partijen zouden moeten overstappen) doen we dat nu meteen. Begeleiding van de Europese selectie van een

integraal ontwerpteam is dus onderdeel van het krediet. Bij het opleveren van het schetsontwerp is er een nieuw go/no go moment voor de gemeenteraad en is er de mogelijkheid de opdracht te stoppen. Projectmanagent: Huidige inzet Draaijer valt binnen de grens van Europese aanbestedingsdrempel. Hiervoor is een afwijkingsbesluit van het eigen aanbestedingsbeleid genomen, omdat de opdracht niet viel binnen de enkelvoudig onderhandse aanbestedingsregel.

Schriftelijke raadsvragen fractie: 3.4.6. van de Organisatieverordening Beantwoording binnen 30 dagen Indiener: Lennart Oosterloo, fractielid Datum: 12 april 2024

Onderwerp: Vraag over kosten tijdelijke huisvesting tijdens renovatie gemeentehuis Inleiding: In de oordeelsvormende vergadering van 10 april jl. is het onderwerp ‘krediet renovatie gemeentehuis’ besproken. Naar aanleiding daarvan heeft de fractie van Algemeen Belang de onderstaande vraag. Vraag: Gevraagd wordt om een krediet van euro 500.000 van waaruit onder andere een optievergoeding wordt betaald om in de toekomst een pand voor tijdelijke huisvesting te kunnen huren. Is dit scenario voor tijdelijke huisvesting vergeleken met andere mogelijke scenario’s zoals een unitgebouw, en is dit daadwerkelijk de goedkoopste optie? Toelichting: Door nu een optieovereenkomst aan te gaan kan de gemeente, na instemming van de raad met het schetsontwerp en het daarna volgende proces zoals dat eind 2024 zal worden voorgelegd, overgaan tot het aanhuren van een pand voor tijdelijke huisvesting van de gemeentelijke organisatie en het geschikt maken van dit pand. Hiervoor worden dit jaar al kosten gemaakt terwijl daar, behalve de optie om te kunnen huren, niet tegen overstaat. Is onderzocht hoe dit scenario zich verhoudt tot andere scenario’s? Antwoord: • Er zijn op redelijke afstand op dit moment geen andere huuropties.

Daarom is het scenario met een optieperiode, huur en aanpassing financieel vergeleken met een scenario waarbij kort voor start van de uitvoerende werkzaamheden een unitgebouw wordt gerealiseerd dat op

•

eigen terrein wordt geplaatst en dat voor een periode van 2 jaar wordt gehuurd (en daarna wordt afgevoerd). De vergelijking van deze twee scenario is weergegeven in de bijlage. Ter toelichting op de bijlage: Algemeen: o Uitgangspunt is dat 2.485m2 wordt gehuurd in het bestaande gebouw. Om het model vergelijkbaar te maken is dit ook het uitgangspunt voor unitbouw. Hierin past niet de hele gemeentelijke organisatie. Dit vraagt dus om thuiswerken en het in gebruik houden van de bestaande raadszaal. Huurvariant: o Uitgangspunt is dat tot een besluitvormingsmoment in november een optie-overeenkomst geldt en dus een optie-vergoeding wordt betaald. Na een besluit kan deze maximaal 3 keer worden verlengd waarna de huurovereenkomst wordt aangegaan. Tussen start van de huurperiode en inhuizing van de gemeentelijke organisatie moet het pand aangepast worden. De investering is globaal ingeschat op euro 500,-/m2. Vooralsnog is geen rekening gehouden met een eventuele huurvrije periode tijdens de verbouwing en/of een bijdrage aan de investering door de pandeigenaar. Dit is ter onderhandeling. o Uitvoerbaarheid van de huurvariant is onder voorbehoud van het verkrijgen van een (tijdelijke) bestemmingswijziging. Unitvariant: o Uitgangspunt is dat de units op eigen terrein worden geplaatst (geen grondkosten) en dat eenmalige kosten van ca.

500,-/m2 worden gemaakt voor fundering, aansluiten, afvoeren, aanvullende beveiligingsvoorzieningen etc. o Huurperiode is ca. 2 jaar (25 maanden) Conclusie: o Wanneer we de concept procesplanning als uitgangspunt nemen is de huurvariant op dit moment ca. euro 1mio goedkoper dan de unitvariant voor een gebouw van gelijke afmetingen. o Wanneer de uitvoering zou vertragen, en we langer gebruik zouden moeten maken van tijdelijke huisvesting, blijft de huurvariant goedkoper omdat de prijs per maand lager is (het verschil tussen de scenario’s wordt dan groter). o Wanneer de voorbereidingsperiode zou vertragen, en je al kosten maakt voor de huurvariant terwijl de start van de bouw naar achteren schuift, blijft de huurvariant lange tijd goedkoper omdat je per jaar euro 159.942 aan huur betaald terwijl het verschil euro 1mio is (oftewel: je kunt nog ruim 6 jaar extra huur betalen voor de huurvariant voordat deze even duur is als de unitvariant). o Wanneer de gemeente zou besluiten het project te beëindigen voor dit tot uitvoering komt, heb je in de huurvariant kosten gemaakt, terwijl je die in de unitvariant nog niet hebt gemaakt (tot het moment dat je een verplichting aangaat richting een unitbouwer).

Jaar Maand

Processtap

2024 maart selectie april mei juni juli augustus SO september oktober begroting november VO december 2025 januari begroting februari DO maart april begroting mei omgevingsvergunning juni TO juli augustus september contracteren oktober november voorbereiden en slopen december 2026 januari februari maart april realiseren (+/- 18 maanden) mei april'26/aug'27 2027 september opleveren oktober verhuizen november

Kosten bij huur interimhuisvesting Toelichting Optieverg. Huurcontract Verbouw huuroptie

verlengingsoptie? verlenging 2 verlenging 3 huur

€ € € € € € € € € € € €

15 maanden huur excl. verhuiskosten

78.000

besluitvorming raad

€ € € € € € € € € € € € € € € € € € €

13.328 13.328 13.328 13.328 13.328 13.328 13.328 13.328 13.328 13.328 13.328 13.328 13.328 13.328 13.328 199.927 13.328 13.328 13.328

€

439.840

Totaal

opmerkingen:

Verbouw

6.500 6.500 6.500 6.500 6.500 6.500 6.500 6.500 6.500 6.500 6.500 6.500

verbouwing excl. verhuiskosten

€

Toelichting

Kosten unit-variant Huurcontract

- Niet gerekend met eventuele huurvrije periode tijdens verbouwperiode - Exclusief verhuiskosten (in beide scenario's gelijk) - Inclusief 1,89% niet verhaalbare BTW over huursom

€ 1.250.000

plaatsen en aanpassen units € € huur € € € € € € € 15 maanden huur € € excl. verhuiskosten €

1.265.983 52.749 52.749 52.749 52.749 52.749 52.749 52.749 791.240 52.749 52.749 52.749

€ € € € € € € € € € € €

€ 1.250.000 € 1.767.840

€

2.584.716

€ 200.000 € 2.784.716

Totaal

200.000 besluitvorming raad -

- Investering op basis van referenties, omgerekend naar 2.485m2 BVO - Exclusief kosten locatie (op eigen terrein) - Exclusief verhuiskosten (in beide scenario's gelijk) - Inclusief 1,89% niet verhaalbare BTW over huursom

m2 525 begane grond 980 1e verdieping 980 2e verdieping 2485

pr/m2 (max) prijs/jr prijs/mnd incl. BTW? 75 € 39.375 € 3.281 € 3.343 65 € 63.700 € 5.308 € 5.409 55 € 53.900 € 4.492 € 4.577 € 13.081 € 13.328

2360750

Raadsbrief

Datum Portefeuillehouder

19 april 2024 B. Jeensma

Behandelaar:

Directiesecretaris

Zaaknummer: Bijlagen

376464 2024-04-19 Q&A Gemeentekantoor Versie 1 Procesplanning Versie 2 Procesplanning

Onderwerp Voortgang dossier renovatie gemeentekantoor Inleiding Op donderdag 18 april 2024 ontving het college een e-mail van de AB-fractie. In deze mail geeft AB aan om op maandag 22 april 2024 aan het begin van de raadsvergadering voor te stellen om het onderwerp renovatie gemeentekantoor van de agenda te halen. Het college informeert u in deze raadsbrief over de consequenties daarvan en gaat in deze brief tevens in op een aantal vragen die ons nog bereikten rond ons voorstel. Inhoudelijke kernboodschap Proces Op 27 juni 2022 heeft de gemeenteraad een visie op huisvesting gemeentelijke organisatie vastgesteld en het college de opdracht gegeven om scenario’s van nieuwbouw c.q. renovatie uit te werken in financiële en ruimtelijke haalbaarheid. In deze visie op de huisvesting heeft de raad gesteld: ‘Het huis van de gemeente moet een duurzaam huis zijn dat klimaatneutraal is.’ Op basis van deze visie en met als uitgangspunt om in 2025 een klimaatneutraal gemeentehuis te hebben, zijn een renovatiescenario en een nieuwbouwscenario uitgewerkt. Het jaartal 2025 is de door de raad in het bestuursakkoord en in de Visie op het gemeentehuis’ gestelde duurzaamheidsambitie, de wettelijke eis is klimaatneutraal in 2050. Op dit moment betreft de wettelijke verplichting voor gemeentelijke gebouwen reeds label C.

Het gemeentekantoor van de gemeente Elburg heeft op dit moment label D en daarmee loopt de gemeente Elburg ook wettelijk achter. Amendement 14 november 2023 Op 14 november 2023 heeft de raad besloten om definitief af te zien van nieuwbouw en aan het college de opdracht gegeven om een renovatievariant verder uit te werken. Het voorstel van het college is in de genoemde vergadering op een aantal punten geamendeerd, waaronder: • De raad heeft het financiële voorstel van het college geamendeerd: het door het college gevraagde krediet is niet beschikbaar gesteld. Wel is een reserve huisvesting gemeentekantoor van € 500.000,- ingesteld. • Samengevat heeft de raad in het amendement het college de opdracht gegeven om een renovatiescenario uit te werken. De raad heeft gevraagd te komen met een renovatiescenario met een voldoende gedetailleerde financiële onderbouwing. En daarbij inzichtelijk te maken wat wettelijk moet (minimaal niveau) en wat er kan/wenselijk is op basis van de visie op de gemeentelijke organisatie en de ambities van het college. De burgemeester heeft in zijn rol als voorzitter van de raad aan het einde van de bespreking op 14 november 2023 een samenvatting gegeven. De samenvatting was een lezing die door het college werd gegeven van het amendement, dat inhield dat de energieneutrale variant zou worden uitgewerkt waarbij

ook eventueel de knip wordt gelegd tussen fase 1 en 2. De raad heeft deze lezing van het college mondeling bevestigd. Op basis van de door de raad vastgelegde visie op het gemeentehuis, de bespreking van het amendement en het commitment op de interpretatie van het amendement door de raad, is het college aan de slag gegaan met de uitwerking van een renovatiescenario in de vorm van een Programma van Eisen, een kostenraming en een organisatievoorstel. Concreet: een scenario richting een klimaatneutrale variant, waarbij voor de raad inzichtelijk wordt gemaakt waar gefaseerd kan worden en investeringen in de tijd kunnen worden weggezet. Op voorhand geeft het college graag een aantal antwoorden op vragen die mogelijk nog bij de fracties leven naar aanleiding van oordeelsvormende vergadering en de nagezonden bijlagen. Om deze raadsbrief enigszins beknopt te houden, zijn deze vragen en antwoorden opgenomen in een bijlage bij deze raadsbrief. Het college schat in dat een aantal openstaande vragen daarmee beantwoord is. Mocht de raad besluiten het onderwerp op maandag 22 april niet te behandelen, dan worden hieronder de consequenties van de vertraging weergegeven in het kader van onze actieve informatieplicht. U treft bij deze raadsbrief een bijlage. die op hoofdlijnen de consequenties in beeld te brengt van vertraging in de besluitvorming.

De bijlage laat zien wat er gebeurt als we teruggaan naar een nieuwe cyclus van beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming en daarna alsnog een ontwerpteam gaan selecteren dat de renovatievariant o.b.v. PvE uitwerkt. Het moment waarop we dan terugkomen bij de raad met een schetsontwerp en kostenraming verschuift dan naar een moment rond de jaarwisseling. Dit zal dan naar verwachting in de eerste raadscyclus van 2025 vallen. Uiteraard moeten we dan ook rekening houden met de vergadercyclus van de raad (+ 3 maanden). Vervolg Om recht te doen aan de vragen die er leven in de raadsfracties, zou het college graag uiterlijk in mei 2024 een beeldvormende avond beleggen. Die avond wil het college met de raad in gesprek gaan over de vragen die nog leven. Graag hoort het college dan binnen twee weken na 22 april 2024 van u welke vragen u tijdens deze beeldvormende vergadering wilt bespreken.

Het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester,

de secretaris,

ir. J.N. Rozendaal

Mw. mr. A.H. van der Maat-Bosma

procesplanning Gemeentehuis Elburg (met 1 raadsvergadering vertraging) (tot start realisatiefase)

bestand: concept procesplanning Gemeentehuis Elburg (verschoven besluitvorming raad v1) printdatum: vri 19-4-24 Id 1

Taaknaam

Duur

Besluitvorming

503 dagen?

Goedkeuring SO (gemeenteraad)

1 wk

Goedkeuring VO (college, ter info naar gemeenteraad)

2 wkn

Goedkeuring DO (college, ter info naar gemeenteraad)

1 wk

Goedkeuring gunning (raad)

2 wkn 0 dagen?

6 7

Besluitvormingsproces Raad (scenario 1)

2024 2025 2026 46474849505152 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10111213141516171819202122232425262728293031323334353637383940414243444546474849505152 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10111213141516171819202122232425262728293031323334353637383940414243444546474849505152 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10111213141516171819202122232425262728293031

2 3 4 5 23-11

16 dagen?

beeldvorming 13 mei 2024

1 dag?

oordeelsvorming 22 mei 2024

1 dag?

raadsvergadering (besluitvormend) 3 juni 2024

1 dag?

8 9 10

11 12

Aanvraag vergunningen

70 dagen

omgevingsvergunning

14 wkn

14 15

Financiële bewaking

215 dagen

raming SO

1 wk

raming VO

1 wk

raming DO

1 wk

directiebegroting

2 wkn

16 17 18 19

20 21

Selectie ontwerpende partijen (niet openbaar)

151 dagen

opstellen selectiestukken

3 wkn

opstellen inschrijfleidraad

3 wkn

selectiefase ontwerpende partijen

30 dagen

inschrijffase ontwerpende partijen

40 dagen

contracteren

2 wkn

22 23 24 25 26

27 28

Ontwerpproces

245 dagen

Structuurontwerp (SO)

2 mndn

Voorontwerp (VO)

3 mndn

Definitief Ontwerp (DO)

45 dagen

Aanvullende stukken aanvraag omgevingsvergunning

15 dagen

Technisch Ontwerp (TO/bestek)

3 mndn

29 30 31 32 33

34 35

Selectie uitvoerende partijen (niet openbaar)

186 dagen

opstellen selectiestukken (sloop en nieuwbouw)

3 wkn

opstellen inschrijfleidraad

3 wkn

selectiefase uitvoerende partijen

30 dagen

dialoogsessie

3 wkn

inschrijffase uitvoerende partijen

40 dagen

contracteren

2 wkn

36 37 38 39 40 41

42 43

Uitvoering

371 dagen?

Bouwvoorbereidingsfase

6 wkn

Start uitvoering (ca. 18 maanden?)

1 dag?

+ 18 maanden

Sloop

370 dagen

46 47 48

onderzoek materialenpaspoort

4 wkn

opstellen sloopbestek

4 wkn

sloopvoorbereiding

6 wkn

sloopwerkzaamheden

3 mndn

verificatie nieuwbouw o.b.v. sloopresultaten

3 wkn

48 49 50 51 52 Pagina 1

30-6

Q&A renovatie gemeentekantoor – april 2024 1. Wat betekent het ‘ja, mits’ uit het verslag van de intaketafel? Antwoord: Initiatieven worden door de ambtelijke deelnemers aan de intaketafel beoordeeld op hun wenselijkheid. Door de intaketafel wordt locatie van de tijdelijke huisvesting als wenselijk gezien, waarbij een aantal aspecten (waaronder parkeren) nader moeten worden uitgewerkt. Ja, mits betekent in het geval van deze tijdelijke huisvesting gemeentekantoor: • Dat het initiatief onder voorwaarden wenselijk is. Het heeft dus kans van slagen, maar verder overleg en onderzoek is nodig. • De voorwaarden (mitsen) die gezien worden, zijn: - er wordt voldaan aan de parkeernorm van de Gemeente Elburg (binnen een realistische loopafstand moeten voldoende parkeerplaatsen worden gerealiseerd, de exacte afstand wordt in het vervolg proces vastgesteld); - er in het vervolg proces goed gekeken wordt naar de ontsluiting en de extra belasting van het bedrijventerrein; - omliggende bedrijven niet worden belemmerd in hun bedrijfsvoering; • de mogelijke juridische moeilijkheden worden onderzocht in het vervolgtraject. 2. Hoe ziet het precies met het krediet en de aanbestedingplicht? Antwoord: Het krediet is bestemd voor: • Optievergoeding tot eind 2024: niet aanbestedingsplichtig, • Advieskosten ontwerpteam Schetsontwerpfase: totale advieskosten zijn Europees Aanbestedingsplichtig.

Om te voorkomen dat we na akkoord op het Schetsontwerp alsnog zouden moeten aanbesteden (en wellicht naar andere partijen zouden moeten overstappen) doen we dat nu meteen. Begeleiding van de Europese selectie van een integraal ontwerpteam is dus onderdeel van het krediet. Bij het opleveren van het schetsontwerp is er een nieuw go/no go moment voor de gemeenteraad en is er de mogelijkheid de opdracht te stoppen. • Projectmanagent: Huidige inzet Draaijer valt binnen de grens van Europese aanbestedingsdrempel. Hiervoor is een afwijkingsbesluit van het eigen aanbestedingsbeleid genomen, omdat de opdracht niet viel binnen de enkelvoudig onderhandse aanbestedingsregel. 3. Wat gaat het college doen met het pand voor tijdelijke huisvesting gedurende de optieperiode? Antwoord: Gedurende de optieperiode heeft het college niet de beschikking over het pand. De optie is bedoeld om zekerheid te hebben over de tijdelijke huisvesting op het moment dat dat nodig is. De raad heeft in haar beeldvormende en oordeelsvormende vergadering gevraagd wat het college doet ‘om de kosten te drukken’ gedurende de optieperiode. Ruim voor de ingebruikname van het tijdelijke pand door medewerkers van de gemeente, is tijd nodig om het pand gebruiksklaar te maken. Dat is niet mogelijk als het tegelijk wordt gebruikt door een andere partij. Uiteraard neemt het college in haar

Graag jullie aanvulling op het antwoord Commentaar [MB1]:

onderhandelingen voor het definitieve huurcontract de optieperiode en de kosten en omvang van noodzakelijke aanpassingen mee. 4. Waarom wordt gekozen voor traditionele aanbesteding? Het college verwijst graag naar de bijlage 3 ‘Advies te hanteren bouworganisatiemodel en hoe aan te besteden grootschalige renovatie gemeentehuis Elburg’. Deze bijlage is onderdeel van de stukken bij het agendapunt renovatie gemeentekantoor op 22 april 2024. 5. Hoe vindt op dit moment de uitwerking van het amendement plaats door de projectorganisatie? Het amendement is een vraag om een schetsontwerp te maken voor een gerenoveerd gemeentehuis op basis van de vastgestelde visie op huisvesting en daarbij te onderzoeken of het mogelijk is om tot een gefaseerde uitvoering te komen. Daarbij onderzoeken we dus wat minimaal in de eerste fase moet om tot een goede werkomgeving te komen (werkplekken en klimaat) en welke investeringen mogelijk naar achteren kunnen schuiven (dat zal vooral gaan over installatietechnische duurzaamheidsvoorzieningen). Daarbij maken we inzichtelijk: • hoeveel minder er dan in fase 1 wordt geïnvesteerd; • hoeveel er uiteindelijk aan meer-investering nodig is, omdat het project in twee delen wordt geknipt en • welke besparingen we tussen fase 1 en fase 2 in de exploitatie mislopen, omdat we minder duurzaam zijn.

We kijken hierbij niet persé naar het wettelijke minimum maar we kijken wat we in redelijkheid kunnen uitstellen. Bijvoorbeeld: als we uiteindelijk 20cm spouwmuurisolatie en triple glas nodig hebben om tot een paris-proof gebouw te komen gaan we niet in 2025 10cm spouwmuurisolatie en HR++-glas opnemen en dit er in 2045 er weer uitslopen. Het kan bijvoorbeeld wel zo zijn dat we nu nog geen bodemwarmtebron aanleggen en deze later alsnog moeten aanleggen. 6. Wat betekent ‘label C’ voor het gemeentehuis? Een label C gebouw is op sinds 1 januari 2023 het absolute minimum voor bestaande gebouwen. Om de doelstellingen ten aanzien van werkplekken en klimaat te behalen zoals in het PvE omschreven is echter een ingrijpende verbouwing nodig. Het ontwerpteam moet nog gaan onderzoeken wat hierin mogelijk is, maar in onze ramingen houden we rekening met sloop tot op casco en het integreren van bouwdeel De Koepel in het casco van het kantoorgebouw. Op het moment dat we zo ingrijpend gaan verbouwen, is het niet realistisch om terug te gaan naar de kwaliteit van label C (zie ook het antwoord op vraag 5 en de daarbij genoemde voorbeelden). Uitgangspunt zou dan kunnen zijn dat we uitgaan van handhaving van het bestaand gebouw en alleen die zaken aanpakken waarmee we zo effectief mogelijk het niveau van Label C bereiken.

Als de raad dit aan het college vraagt, dan vraagt u feitelijk om alle eisen uit het PvE los te laten en alleen een plan te maken voor de minimale verduurzaming van het gemeentehuis in combinatie met doorexploitatie van het gemeentehuis in haar huidige vorm (bijvoorbeeld door het waterdicht maken van de lekkende daken). Dat betekent onderzoeken waar de grootste technische en energetische mankementen zitten en deze corrigeren, daarbij rekening houdend met de MJOP (meerjarenonderhoudsplanning). Daarvoor hebben we geen ontwerpteam nodig zoals we nu willen selecteren maar kan worden volstaan met een incidenteel advies.

Dit scenario vraagt dus om een volledige herziening van de scope en organisatie van het project. Duidelijk moet zijn dat dit scenario geen oplossing biedt voor de geconstateerde gebreken ten aanzien van kwaliteit van werkplekken, klimaat en het niet behalen van vastgesteld duurzaamheidsbeleid. Echter, feit blijft dat in 2050 voldaan moet worden aan de energie-en klimaatneutraliteit. En dat dus nog forse investeringen in de toekomst noodzakelijk zijn. Tevens worden daarmee niet de randvoorwaarden gecreëerd voor de verdere voortgang van onze organisatieontwikkeling: integraal werken en hybride werken. Tot slot zijn ambities van de gemeente niet los te zien van een aantrekkelijk werkgeverschap. Er zijn forse ambities, die vragen om een functioneel gemeentekantoor waarin onze medewerkers kunnen werken aan deze ambities.

Schriftelijke raadsvragen fractie: 3.4.6. van de Organisatieverordening Beantwoording binnen 30 dagen Indiener: Els Baauw, fractievoorzitter Datum: 21 mei 2024

Onderwerp: Voorbereidingsbudget renovatie gemeentehuis Inleiding: In het raadsvoorstel met als onderwerp ‘vrijgeven voorbereidingsbudget renovatie gemeentehuis’ dd. 12 maart 2024 dat behandeld wordt in de beeldvormende vergadering van 22 mei 2024 lezen we bij het kopje kanttekeningen, onder 1.2. “Een plan loopt nooit volgens plan. Alle plannen die gemaakt worden kennen een voorbehoud. Bij een groot en ingewikkeld proces als de renovatie van het gemeentehuis zullen er ongetwijfeld onvoorziene omstandigheden optreden. Bij het vaststellen van deze documenten is het goed om dat in het achterhoofd te houden. Besluiten worden genomen op de kennis van het moment.” Vraag: VVD Elburg vraagt zich af waarom wordt deze ‘disclaimer’ hier wordt vermeld. Een projectplan werkt immers met toleranties. Toleranties die gekwantificeerd zijn. En wel door middel van bijvoorbeeld de GOTIK-eisen: Geld, Organisatie, Tijd, Informatie, Kwaliteit. Als vooraf gestelde kaders op deze gebieden overschreden worden, legt de projectleider dat voor het de stuurgroep en legt daarbij uit hoe en waardoor de overschrijdingen tot stand gekomen zijn. De stuurgroep maakt vervolgens keuzes en kan dit voorleggen aan de raad, als toezichthoudend orgaan. Zo kan er grip gehouden worden op het proces om daarmee het beste resultaat te kunnen bereiken.

Toelichting: Plannen kunnen inderdaad anders verlopen dan aanvankelijk gepland. Juist daarom is het nodig om met bijsturingsmechanismen te werken en niet te handelen vanuit de gedachte dat besloten is vanuit de kennis van het voorliggende moment en dat als een waarde aan te nemen. VVD Elburg heeft dan ook moeite met de laatste zin van 1.2. in het Raadsvoorstel.

Renovatie Gemeentehuis Elburg Beeldvorming Raad

Projectnummer 230060 Datum 22 mei 2024

Inleiding en toelichting:

- Stappen en besluiten tot nu toe - Waar staan we nu?

- Voorgesteld proces en besluitvormingsmomenten - Nadere toelichting: tijdelijke huisvesting - Nadere toelichting: uitleg amendement - Ingediende vragen

Stappen en besluiten tot nu toe: •

Basis: Visie op de vernieuwing van de huisvesting voor de gemeentelijke organisatie van Elburg (op 27-6-2022 in de raad vastgesteld) •

Gebouw voldoet binnenkort niet meer aan eisen voor duurzaamheid en energieverbruik

•

Werkomgeving voor ambtenaren past functioneel niet meer bij hoe de gemeente wil werken en is op diverse punten ongezond

•

De raadszaal heeft te weinig ruimte voor de publieke tribune

Uit: Visie op de vernieuwing van de huisvesting voor de gemeentelijke organisatie van Elburg 4

Stappen en besluiten tot nu toe: •

Besluit 27-6-2022: •

Visie vastgesteld

•

Opdracht: Uitwerken visie op de organisatie

•

Opdracht: Onderzoek huisvestingsbehoefte maatschappelijke instellingen

•

Bovenstaande meenemen in onderzoek ruimtelijke en financiële haalbaarheid (Programma van Eisen o.b.v. visie en kostenraming renovatie of nieuwbouw)

•

Hiervoor een krediet van euro 150.000,- beschikbaar (waarvan 100.000 uit algemene reserve)

Stappen en besluiten tot nu toe: •

Raadsvoorstel: Terugkoppeling ruimtelijke kaders en financiële haalbaarheid in 2 scenario’s (op 13-11-2023 in de raad vastgesteld) •

Scenario nieuwbouw (zonder tijdelijke huisvesting, 24,7mio) en renovatie (met tijdelijke huisvesting, 20,6mio) onderzocht

•

175 Werkplekken voor medewerkers + werkplekken voor B&W + raadszaal + politie + ondersteuning -> 5.360m2 BVO

•

In 2 stappen naar Paris-proof (eventueel faseren indien mogelijk i.v.m. beperkt budget)

•

Alleen politie meenemen en streekarchivariaat voorlopig (is later alsnog anders opgelost)

Stappen en besluiten tot nu toe: • Besluit 13-11-2024: •

Opdracht: Duurzaam renovatiescenario uitwerken (keuze raad: renovatie met tijdelijke huisvesting

•

Randvoorwaarde: Gefaseerd naar klimaatneutraal (1e fase binnen dekkingsmogelijkheden)

•

Randvoorwaarde: In 2 stappen naar Paris-proof (voor 2e fase middelen in perpectiefnota meenemen)

•

Randvoorwaarde: Ruimte voor politie en streekarchivariaat meenemen

Stappen en besluiten tot nu toe: • Amendement CU,AB en SV:

Nadere toelichting amendement: o Uitleg college: Werk scenario renovatie uit en stel een fasering voor waarbij kosten die naar de toekomst kunnen worden geschoven in fase 2 worden opgenomen. o Laat zien wat hier de gevolgen van zijn: ▪

Investering fase 1 t.o.v. fase 2

▪

Welke extra (faserings-)kosten maak je dan?

▪

Welke opbrengsten loop je mogelijk mis?

o Praktische vertaling: ▪

Verbetering werkomgeving en klimaat zijn niet op te knippen

▪

Verbetering raadszaal hangt samen met bouwtechnische kwaliteit

▪

Dus blijft over: duurzaamheid voorbereiden maar nog niet volledig invullen

Stappen en besluiten tot nu toe: •

Situatie nu: o Programma van Eisen is opgesteld en (22-3-2024) door het College vastgesteld Daarom gevraagd besluit: o Daarvoor voorbereidingsbudget van euro 500.000,- beschikbaar te stellen ten behoeve van: ▪ Voorstel om integraal ontwerpteam te selecteren en schetsontwerp te laten opstellen

▪ Financiële onderbouwing op basis van schetsontwerp ▪ Optie nemen op huurmogelijkheid tijdelijke huisvesting

Waar staan we nu: o Programma van Eisen (op basis van Visie op de vernieuwing van de huisvesting voor de gemeentelijke organisatie van Elburg) is opgesteld en (22-3-2024) door het College vastgesteld o Uitgangspunt is renovatie o Daarvoor is tijdelijke huisvesting noodzakelijk. Mogelijkheden hiervoor zijn onderzocht en per direct beschikbaar (om deze veilig te stellen zou optie moeten worden genomen) o Als voorbereidingskrediet wordt verstrekt: integraal ontwerpteam Europees aanbesteden

o Als voorbereidingskrediet wordt verstrekt: gebruikersparticipatie opstarten (= input ontwerpteam)

Voorgesteld proces: o Krediet voor Schetsontwerp en Optie tijdelijke huisvesting (besluitvorming raad, nu)

o Ontwerpteam selecteren o schetsontwerp en raming opstellen (ter besluitvorming raad, voorjaar 2025) o Voorontwerp en Definitief Ontwerp opstellen (ter besluitvorming college, najaar 2025) o Technisch Ontwerp en aanbesteden (besluitvorming raad op gunningsvoorstel, voorjaar 2026) o Sloop en realisatie (start medio 2026), inhuizing (voorjaar 2028)

Nadere toelichting tijdelijke huisvesting: o Een renovatie vraagt om tijdelijke huisvesting (sloop tot casco leidt tot onaanvaardbare overlast) o 2 opties onderzocht: elders ruimte vinden of zelf units plaatsen o Aanbod ruimte is onderzocht en er blijkt op dit moment 1 reële mogelijkheid te zijn: wat nu beschikbaar is moet verbouwd worden en zou in optie moeten worden genomen (wat geld kost) o Tijdelijk huurgebouw is bestemmingsplan-technisch onderzocht en is (onder oplosbare voorwaarden) mogelijk

o Tijdelijk huurgebouw is (inclusief kosten voor optie en verbouwing) overall goedkoper dan t.z.t. een unitgebouw neerzetten

Behandeling vragen (Algemeen Belang): o Is de optie-prijs marktconform? ▪ Ja. Hier hebben we een expert voor ingezet. Betreft niet-openbare informatie. Praktijk is dat dit een afweging is tussen de prijs en het risico dat je daarvoor af koopt. Verhuurder loopt potentieel huur mis (die een ander zou willen betalen) o Is herhuisvesting noodzakelijk in ieder scenario? ▪ Wel binnen eerder bepaalde ambities (visie op huisvesting) en bij renovatie-variant. o Is huurprijs gelijk aan de optieprijs?

▪ Nee, huurprijs is gemaximaliseerd maar nog niet bepaald. Optieprijs is lager dan de maximale huurprijs. o Wordt het optiebedrag in mindering gebracht op de huurprijs? ▪ Nee, optieprijs is een vergoeding voor het niet aan een ander kunnen verhuren van het gebouw. Definitieve huurprijs wordt nog bepaald (maar is gemaximaliseerd)

o Waarom al een optie aangaan terwijl er nog “mitsen” zijn (vanuit de intaketafel)? ▪ Omdat de optie niet meer beschikbaar zou kunnen zijn als je alle mitsen hebt opgelost. ▪ Omdat mitsen oplosbaar lijken, maar het tijd kost om detailuitwerking te doen.

Behandeling vragen (Algemeen Belang): o Welke juridische risico’s zijn er? ▪ We stellen ons niet anders op dan een willekeurige andere partij. Als er een BOPAprocedure doorlopen wordt zijn er zienswijzen mogelijk. o Welke scenario’s voor renovatie worden uitgewerkt? ▪ Zie eerdere toelichting. o Hoe wordt door het college invulling gegeven aan het (ge-amendeerde) raadsbesluit om een “minimaal niveau”/”wat wettelijk moet” in beeld te brengen?

▪ Zie eerder uitleg van het onderzoek naar een “minimaal niveau” (wat kun je uitstellen tot later?). o Hoe voorkomen we overschrijding van de kosten (zie: renovatie binnenhof)? ▪ Voor onzekerheden kun je reserveringen meenemen. Ramingen maken we behoudend.

▪ Maar: Veranderingen van uitgangspunten leiden tot verandering in kosten. ▪ Als er meer informatie beschikbaar komt (schetsontwerp) opnieuw een raming maken en zo nodig bijsturen. ▪ Kritisch bij uitwerking en verificatie na sloop.

Behandeling vragen (aanvulling Algemeen Belang): o Welke dienst besteden we bij architect aan? ▪ Voorstel is om een integraal ontwerpteam aan te besteden (dus architect, constructeur, installatieadviseur, bouwfysisch adviseur). Dit te selecteren voor het gehele proces (tot aanbesteding) maar met mogelijkheid om per fase afscheid te nemen. o Is de optie om een aantal architecten te benaderen om een plan uit te werken (en daar een vergoeding tegenover te stellen)? In plaats van nu een aanbesteding uit te voeren? ▪ Probleem: Om een goed renovatie-plan te maken moet het hele ontwerpteam (multidisciplinair) zich verdiepen in het huidige gebouw. Dat kost relatief veel tijd. ▪ Het kan wel, bijvoorbeeld in de vorm van een prijsvraag of meervoudige opdracht. ▪ Voordeel: Je hebt wat te kiezen en kunt hiermee participatie vormgeven. ▪ Nadeel: Je laat (bijvoorbeeld) drie ontwerpen maken en als je daar de reële kosten voor betaalt, betaal je dus 2 keer voor een ontwerp dat je niet gebruikt. ▪ Nadeel: Beoordeling kan tot veel discussie (en onvrede) leiden ▪ Nadeel: Niet alle architecten willen hieraan meedoen. 18

Behandeling vragen (aanvulling Algemeen Belang): o Houdt de architect rekening met een gefaseerde/opgedeelde aanbesteding? Bijvoorbeeld ruwbouw, afbouw, installaties, beveiliging, etc. Zodat we daardoor de lokale aannemers en leveranciers benaderen om de werkzaamheden aan te bieden. ▪ Er is nog geen architect geselecteerd (daarvoor wachten we op goedkeuring van de raad op het voorbereidingskrediet) en er is dus ook nog geen overeenkomst gesloten met een architect. Het college bepaalt de wijze van aanbesteding. ▪ We proberen lokale partijen hierbij een kans te geven, en we hebben ons te houden aan de geldende wet- en regelgeving.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=elburg&id=1bf75607-b4ee-42fe-9005-deb288f07440