22bst01480 - Bijlage 5 - Businessplan samenwerking prov-gem
Tekst van het document
Figuur 12 Governance Gebiedsentiteit.
De gebiedsentiteit wordt namens de aandeelhouders aangestuurd door een Algemene vergadering van Aandeelhouders (AvA). In de AvA zijn de gemeente Eindhoven en de provincie Noord-Brabant vertegenwoordigd. Het ligt voor de hand dat in de AvA respectievelijk een wethouder en een gedeputeerde zitting hebben. Dit kan – afhankelijk van gemeentelijke/provinciale afspraken – degene zijn die ‘deelnemingen’ in portefeuille heeft en/of de inhoudelijk verantwoordelijke portefeuillehouder. De AvA wordt voorgezeten door de voorzitter van de RvC, danwel bij gebreke van een RvC door een onafhankelijk voorzitter (zonder stemrecht, want geen aandeelhouder). De wethouder en de gedeputeerde die zitting hebben in de AvA van de gebiedsentiteit, leggen – via respectievelijk het college van B&W en het college van GS – verantwoording af aan de gemeenteraad van Eindhoven en de provinciale staten van Noord-Brabant. Besluiten in de AvA worden alleen genomen na een collegebesluit in betreffende moederorganisaties. Gemeenteraad en Provinciale Staten worden 2 maal per jaar geïnformeerd over de stand van zaken van de gebiedsontwikkeling. De AvA richt – voor wat betreft de dagelijkse sturing – een Raad van Commissarissen (RvC) in. De RvC heeft een formele juridische status. Zij ziet inhoudelijk, financieel en juridisch toe op de uitvoering van de doelen en 28
taken van de gebiedsentiteit door de directie. De RvC legt verantwoording af aan de AvA. 2 jaar na oprichting wordt de rol en het functioneren van de RvC geëvalueerd en op basis daarvan zo nodig bijgesteld. Daarna wordt in principe om de 4 jaar de RvC geëvalueerd. Mogelijk kan een Holding worden ingericht. Dit ligt voor de hand wanneer duidelijk is dat – naast de gebiedsentiteit – specifieke thematische B.V.’s dienen te worden opgericht, bijvoorbeeld voor de opwek van energie, het aanbieden van mobiliteit of het vullen van de plinten. Een directie vormt het dagelijks bestuur van de gebiedsentiteit. Deze directie bestaat uit een algemeen directeur en een financieel directeur. De directie legt verantwoording af aan de AvA en de RvC. Het dagelijks bestuur stuurt de gebiedsentiteit aan. Deze entiteit zorgt voor het tot ontwikkeling brengen van het gebied en alle activiteiten en taken die daaruit voortvloeien zoals beschreven in paragraaf 5.1 en 5.2. Een kwaliteitsteam adviseert de directie van de entiteit en ziet toe op een kwalitatief hoogwaardige uitvoering van de ontwikkelvisie. In het kwaliteitsteam zijn (externe) deskundigen vertegenwoordigd op thema’s als stedenbouw, landschap, duurzaamheid en (plinten)programma. De private eigenaren en gebruikers in het gebied hebben geen zitting in de gebiedsentiteit.
Partijen kunnen een gebiedsconvenant sluiten en indien gewenst een gebiedsorganisatie oprichten, waarin de private eigenaren en gebruikers zitting kunnen hebben.
6.2 De gebiedsentiteit in relatie tot de moederorganisaties De gebiedsentiteit opereert in een dynamische en complexe context. Enerzijds vanwege de ontwikkeling van een multimodale knoop in haar gebied met bijhorende bekostigingsvraagstukken. Anderzijds vanwege de vele lopende lokale, regionale en nationale trajecten op allerlei thema’s. En hoewel de gebiedsentiteit zelfstandig is, vraagt dit om een stevige borging van de entiteit in de moederorganisaties. Dit gebeurt via de volgende overleggen (zie figuur 13).
Figuur 13 De entiteit in relatie tot haar moederorganisaties
In de basis zijn de inhoudelijke kaders voor de activiteiten van de gebiedsentiteit vastgelegd in de Ontwikkelvisie, zoals die zijn vastgesteld door de gemeenteraad. Daarnaast worden de clusterpaspoorten en 29
omgevingsplannen ook vastgesteld door de gemeente, als bevoegd gezag. In aanvulling hierop stemt het Bestuurlijk Overleg Fellenoord (BO Fellenoord) periodiek af over de inhoudelijke borging van kaders, de voortgang van het project en afstemming met relevante dossiers. In het BO Fellenoord hebben de wethouder en de gedeputeerde met gebiedsontwikkeling Fellenoord in hun portefeuille zitting. Besluiten bij afwijking van kaders door de gebiedsentiteit loopt via de AvA en daarmee via respectievelijk de colleges van de moederorganisaties. Een beleidsteam zorgt voor de beleidsmatige context, input en koppeling tussen enerzijds de gebiedsentiteit en anderzijds de gemeente en de provincie. Hierin zitten vertegenwoordigers van gemeente en provincie op de beleidsthema’s mobiliteit, klimaat, energie, programma, maatschappelijk, beheer, etcetera. Met een voorzitter die verantwoordelijk is voor een integraal/afgewogen advies. Het team planning en control borgt de financiële aanhaking van de gemeente en de provincie op de gebiedsentiteit. In dit team zitten de controllers, planeconomen en financieel adviseurs van provincie en gemeente. Daarnaast verdient de gebiedsentiteit een eenduidig aanspreekpunt binnen de moederorganisaties.
Dat betekent dat voor de relevante thema’s die binnen de gebiedsentiteit zijn belegd, een verantwoordelijke wordt aangewezen binnen respectievelijk de gemeente en de provincie. Dit zijn bovendien diegene die producten toetsen van de gebiedsentiteit alvorens deze de besluitvorming in gaan bij de gemeente of de provincie. Wie dit zijn, moet binnen de eigen organisaties verder worden vormgegeven.
6.3 De entiteit in relatie tot het Programma Eindhoven Internationale Knoop XL De gebiedsontwikkeling en de ontwikkeling van de multimodale knoop zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Echter, de verantwoordelijke en betrokken partijen, de omvang van de publieke bijdrage en de publieke risico’s verschillen wezenlijk bij enerzijds de gebiedsontwikkeling en anderzijds de ontwikkeling van de multimodale knoop. Gegeven deze wezenlijke verschillen en de bijbehorende sturing wordt de samenwerking rond beide onderdelen separaat vormgegeven. Tegelijkertijd is de wederzijdse afhankelijkheid van beide onderdelen groot en is het bij het vormgeven van de governance wel van belang dat de raakvlakken over en weer goed geborgd worden. Dat betekent dat de koppeling tussen beide onderdelen organisatorisch slim dient te worden geborgd. In figuur 14 zijn de organisaties van respectievelijk de gebiedsentiteit en de multimodale knoop (onderdeel van het programma EIK XL) schematisch weergeven. Het programma EIKXL wordt door Rijk en regio aangestuurd via de Bestuurlijke Kerngroep EIKXL en het Programmateam EIKXL. Afstemming tussen het programma, de ontwikkeling van de multimodale knoop en de gebiedsontwikkeling Fellenoord vindt plaats via het Strategisch Overleg EIK XL waar op strategisch niveau gemeente en provincie zitting in hebben.
Daarnaast loopt er – voor de dagelijkse afstemming – een directe afstemmingslijn tussen het projectteam voor de ontwikkeling van de multimodale knoop en de gebiedsentiteit.
30
Figuur 14 Governance gebiedsentiteit in samenhang met programma EIKXL. * Bestuurlijk overleg Samenwerkingsagenda kent een bredere agenda, Eindhoven Internationale Knoop XL maakt daar onderdeel van uit.
31
7. Organisatie en begroting entiteit 7.1 Organisatie Om de in hoofdstuk 5 genoemde taken en bevoegdheden goed uit te kunnen voeren, is het van belang hier een voldoende geëquipeerde organisatie voor in te richten. Met een heldere rol en taakverdeling en voldoende afstemming voor integrale aansturing. In figuur 15 is de gebiedsorganisatie schematisch uitgewerkt. Een projectdirectie zorgt voor de dagelijkse aansturing van de gebiedsentiteit. Naast een projectdirectie, bestaat de gebiedsorganisatie uit drie hoofdonderdelen met elk een eigen projectmanager:
Integrale planuitwerking Omgevingsmanagement Grondzaken (incl. financiën, privaatrecht en civiele techniek)
Over deze thema’s heen zorgt stevige ‘procescoördinatie’ voor de inhoudelijke dagelijkse procesondersteuning van de projectdirectie en borgt zij daarin de samenhang en integraliteit van de gebiedsontwikkeling. Daarnaast zorgt een ‘adviseur stedelijke programmering en strategie’ voor de inhoudelijke afstemming en samenhang met het beleid van de moederorganisaties. Tot slot zijn in een ‘bedrijfsbureau’ de communicatie en de administratieve en de financiële ondersteuning22 (waaronder planning & control) van de gebiedsentiteit ondergebracht. De projectdirectie heeft daarnaast een strategische rol richting gebiedseigenaren, het bestuurlijk overleg Fellenoord (en waar nodig het kwaliteitsteam en beleidsteam), het netwerk van stakeholders en ambassadeurs (lokaal, regionaal, nationaal). De projectdirectie is daarnaast specifiek verantwoordelijk voor het acquireren van specials (toonaangevende functies) en andere voor het gebied cruciale ontwikkelingen.
Figuur 15 Organisatie Gebiedsentiteit.
22
Dit is aanvulling (o.a. voor de financiële administratie) op de financiële expertise van de planeconoom en de projectleider financiën in het onderdeel ‘Grondzaken’.
32
Om continuïteit te borgen, om zoveel mogelijk samenhang en integratie tussen opgaven te creëren en om zo efficiënt mogelijk te werken, is het belangrijk om zoveel als mogelijk met dezelfde mensen te werken aan de verschillende opgaven (bijvoorbeeld één publiek jurist, één privaat jurist, één stedenbouwer, één planeconoom, etcetera). De organisatie wordt jaarlijks herijkt in de jaarplannen en waar nodig op- en afgeschaald. De monitoring van de plankosten vindt plaats via de jaarlijkse planning & control-cyclus.
7.2 Inrichting organisatie Voor wat betreft het vullen en bemensen van de organisatie gelden een aantal principes die kaderstellend zijn voor de begroting en bewaking van de plankosten. Dat zijn de volgende afspraken:
Wanneer rollen uit het organisatieschema ingevuld kunnen worden door personeel van de provincie of de gemeente, dan worden deze betaald door de entiteit. Bij detachering van personeel naar de entiteit spannen moederorganisaties zich in om functievermenging tegen te gaan. Over de tarieven die provincie en gemeente hanteren, worden op dat moment nadere afspraken gemaakt tussen de entiteit en de moederorganisaties. De inzet van de inhoudelijke beleidsadviseurs in het beleidsteam en de financiële beleidsadviseurs in het team planning & control worden bekostigd door de moederorganisaties. Deze teams maken geen onderdeel uit van de entiteit. Productkosten die de gemeente en/of de provincie maken en die een duidelijke link hebben met de gebiedsontwikkeling zijn toerekenbaar aan de entiteit. Voor reguliere taken bij planontwikkeling waar de entiteit na haar oprichting een beroep op de gemeente gaat doen zullen partijen vooraf nadere schriftelijke afspraken maken. Productkosten die de gemeente en/of de provincie maken en waarbij een minder duidelijke link met de gebiedsontwikkeling ligt zijn voor rekening van de moederorganisaties. Dit geldt bijvoorbeeld voor een gemeentebrede energiestrategie of de onderzoekskosten voor de multimodale knoop. Het is aan de entiteit om te bepalen welke onderzoeken en producten zij uitzet en waaraan zij meebetaalt.
7.3 Organisatiekosten Bovenstaande organisatie van de gebiedsentiteit bevat 10,4 FTE. De verwachting is dat dit na 5 jaar kan worden teruggebracht naar 7,8 FTE. Tegen die tijd zal er minder tijd hoeven te worden besteed aan planuitwerking, wel zal er meer tijd worden besteed aan het projectmanagement van de dan lopende vastgoedontwikkelingen. In de laatste 5 jaar van de ontwikkeling lopen de plankosten terug van 8 FTE naar 0 FTE. Tegen die tijd zullen de laatste ontwikkelingen in uitvoering zijn en hoeft er vanuit de entiteit alleen nog toezicht te worden gehouden. Naast de loonkosten en inhuur is er ook rekening gehouden met kosten voor, automatisering en overige overhead. Het plan voor huisvesting wordt nog uitgewerkt. In de begroting is vooralsnog gerekend met de gemiddelde jaarlijkse overheadkosten per Rijksambtenaar. Deze overheadkosten zijn maar voor 75% van een FTE gerekend. Van de overige 25% van een FTE is de verwachting dat zij los worden ingehuurd voor specifieke vragen en opdrachten, dit zijn bijvoorbeeld specialisten vanuit de gemeente. Hun overheadkosten zullen zijn verwerkt in hun inhuurtarief waardoor deze kosten onder de post ‘Loonkosten en inhuur’ vallen. Op basis van bovenstaande rekensom is er voor de eerste vijf jaar €50.000 per jaar voor huisvestiging gerekend.
Voor kantoorautomatisering (laptops, etc.) is €44.000 per jaar gerekend en voor overige overhead zoals reiskosten, opleiding, facilitair etc. is €88.000 per jaar gerekend. Er is gerekend met een jaarlijks constant bedrag voor huisvesting en automatisering. Mocht de entiteit ervoor kiezen om bijvoorbeeld een kantoor/bouwkeet
33
aan te kopen dan zal er eenmalig een groter bedrag worden geïnvesteerd maar zullen de kosten in de jaren hierna lager uitvallen. Verder is er gerekend met een financiële tegemoetkoming voor de RvC, het kwaliteitsteam en overige betrokkenen van in totaal €50.000 per jaar. Voor de advies- en productkosten is de verwachting dat er in 2023 €450.000 wordt uitgegeven en dat dit terugloopt tot €150.000 per jaar vanaf 2025 omdat het grootste deel van de planontwikkeling tegen die tijd zal zijn afgerond. Deze advies- en productkosten zijn bedoeld voor externe ondersteuning (vaak door adviesbureaus) bij de uitwerking op het vlak van onder meer stedenbouw, mobiliteit, civiele techniek, groen/water, financiën, planologie, juridische zaken en projectmanagement. Ook zijn de VTU-kosten gerelateerd aan de aanleg van het raamwerk openbare ruimte en de brug over het spoor opgenomen. Het raamwerk openbare ruimte wordt in de periode tussen 2025 en 2035 gefaseerd aangelegd. Dit zal in die periode tot aanzienlijk extra VTU-kosten (voorbereiding, toezicht en uitvoering) leiden. Welk deel van de VTU worden uitgevoerd door de entiteit en welk deel door de private aannemers die het investeringsproject realiseren wordt te zijner tijd uitgewerkt. Onderstaande tabel bevat de verwachte organisatiekosten van de eerste 4 jaar na oprichting van de entiteit.
Naast de tabel (figuur 16) is ook een figuur (figuur 17) opgenomen die een indicatie geeft van het verloop van de plankosten over de gehele looptijd van de entiteit.
Verwachte plankosten eerste jaren na oprichting entiteit Totaal t/m
2023
2045
vanaf feb
2024
2025
2026
€25,9 mln
€1.400.000
€1.528.000
€1.528.000
€1.528.000
Huisvestingskosten
€0,9 mln
€47.000
€50.000
€50.000
€50.000
Automatisering
€0,7 mln
€40.000
€44.000
€44.000
€44.000
Overige overhead
€1,5 mln
€81.000
€88.000
€88.000
€88.000
Financiële
€1,2 mln
€50.000
€50.000
€50.000
€50.000
€4,2 mln
€450.000
€400.000
€300.000
€200.000
€2.039.000
€2.039.000
€4.099.000
€3.999.000
Loonkosten en inhuur/inkoop
tegemoetkoming RvC, checkteam, etc. Advies- en productkosten VTU-kosten
€21,4 mln
investeringsprojecten 23
Totaal
€55,8 mln
€2.068.000
€2.160.000
Figuur 16 Begroting organisatiekosten (prijspeil 2022)
23
Welk deel van de VTU worden uitgevoerd door de entiteit en welk deel door de private aannemer wordt te zijner tijd uitgewerkt.
34
Figuur 17 Inschatting verloop VTU en plankosten over de tijd
35
8. Sturing op inhoudelijke en financiële kaders, bevoegdheden gebiedsentiteit 8.1 Sturing op inhoudelijke kaders 8.1.1 Instrumenten kwaliteitsborging Het inhoudelijke kader voor deze gebiedsontwikkeling – de Ontwikkelvisie Fellenoord – is in hoofdstuk 3 toegelicht. Om de ambities uit deze ontwikkelvisie verder te kunnen borgen, wordt een aantal kwaliteitsinstrumenten nader uitgewerkt:
De ontwikkelvisie worden uitgewerkt in clusterpaspoorten en een raamwerk voor de openbare ruimte. Deze documenten geven de principes en spelregels mee voor de uitwerking van respectievelijk de verschillende clusters waarop ontwikkeld gaat worden en de openbare ruimte. Deze spelregels hebben betrekking op de volgende onderwerpen: o Programma: wonen, werken/TDK24, voorzieningen; o Stedenbouwkundige kaders: ondergrond, bovengrond; o Duurzaamheid: energie, klimaatadaptatie, circulariteit, afval; o Milieuaspecten: externe veiligheid, geluid o Mobiliteit: parkeren, hubs, lopen, fietsen, deelmobiliteit, auto; o Participatie en placemaking: omgeving betrekken bij planvorming; o Financieel: kostenverhaal, Fonds Bovenwijks; o Juridisch planologisch; wind, geluid, externe veiligheid, etc. o Samenwerking: tussen eigenaren onderling, en tussen eigenaren en de gebiedsentiteit. Een Dashboard verevening en KPI’s als kwantitatief dashboard voor het programma in de breedte (wonen, werken, voorzieningen, mobiliteit, energie, klimaat), de KPI’s en de grex. Een Beeldkwaliteitsplan/Welstandskader voor het gebied.
Deze instrumenten worden door de gebiedsentiteit verder uitgewerkt. 8.1.2 Sturing op kwaliteitsborging Om de kwaliteit in het gebied te borgen en te sturen op de kwaliteit van de gebiedsontwikkeling, wordt een aantal kwaliteitsgerichte teams gevormd zoals ook in hoofdstuk 6 geïntroduceerd. Dat zijn:
24
Een kwaliteitsteam (buiten de entiteit) met supervisoren op de inhoudelijke thema’s stedenbouw, klimaat/groen en programma/TDK. Een beleidsteam (buiten de entiteit) met vertegenwoordigers van de gemeente Eindhoven en de provincie Noord-Brabant op de beleidsthema’s mobiliteit, klimaat, energie, programma, maatschappelijk, beheer, etcetera. Met een voorzitter die verantwoordelijk is voor een integraal/afgewogen advies. Een door de entiteit in te richten projectteam, bestaande uit een integraal projectmanager, stedenbouwer, projectleider grondzaken, omgevingsmanager en projectleider juridisch planologisch. Dit projectteam werkt samen met de Gebiedseigenaren aan het opstellen van Planologische producten.
Techniek, Design, Kennis
36
In onderstaand stappenplan (figuur 18) zijn de organisatie en werkwijze weergegeven op welke wijze sturing wordt gegeven aan de kwaliteit van de gebiedsontwikkeling.
Figuur 18 Stappenplan borging inhoudelijke kwaliteit planproducten.
8.1.3 Werkwijze De werkwijze verloopt als volgt: 1. Initiatiefnemer neemt contact op met het projectteam van de gebiedsentiteit. 2. Gezamenlijk worden planproducten (SO, VO, DO, omgevingsplan 25) voorbereid. 3. Toetsing en advisering planproducten voor vaststelling vindt plaats door supervisie/kwaliteitsteam en beleidsteam. Commissie Welstand geeft advies aan het college van B&W voor vaststelling van omgevingsplannen. Bij invoering van de omgevingswet wordt de rol van welstand conform de dan geldende regelgeving ingevuld. 4. Directie gebiedsentiteit stelt de planproducten SO, VO, DO’s voor clusters vast. Directie adviseert op raamwerk/voorlopig ontwerpen openbare ruimte en omgevingsplannen. Bij afwijking van inhoudelijk vastgestelde kaders adviseert de RvC t.a.v. deze afwijkingen en eventuele (financiële) consequenties. De AvA stemt in met de afwijking op kaders en bijhorende (financiële) consequenties. B&W en GS bereiden de besluiten in de AvA voor. Wanneer dit een afwijking is op ontwikkelvisie of leidt tot een aanpassing van een KPI dan moet dit tevens door de Gemeenteraad en Provinciale Staten worden vastgesteld. 5. Omgevingsplannen worden vastgesteld door de gemeenteraad en raamwerk/voorlopig ontwerpen openbare ruimte worden vastgesteld door het College van B&W.
Bij vaststelling van omgevingsplannen wordt door de gemeente conform de geldende procedures advies ingewonnen bij provincie.
25
Tot de inwerkingtreding van de Omgevingswet (naar verwachting 1 juli 2022) wordt gewerkt met bestemmingsplannen.
37
8.2 Sturing op financiële kaders 8.2.1 Instrumenten borging financiële kaders De ruimtelijke, programmatische en inhoudelijke kaders voor het handelen van de gebiedsentiteit zijn vastgelegd in de Ontwikkelvisie. Hierin zijn ook de algemene spelregels opgenomen rond de financiële businesscase van de gebiedsontwikkeling. De entiteit opereert binnen die kaders en past deze spelregels toe. De entiteit zal beschikken over een Dashboard Verevening en KPI’s, waarmee niet alleen de (zie het vorige hoofdstuk) programmatische uitgangspunten worden bewaakt, maar ook de financiële aspecten: de samenhang tussen de financiële resultaten van de ontwikkeling van de verschillende deelgebieden (zowel in publiek als privaat eigendom). Hierin kan ook de uitruil-/vereveningsregeling maatschappelijke voorzieningen/ vastgoedspecials worden gemonitord zoals omschreven in het ontwikkelkader bij de Ontwikkelvisie Fellenoord. De businesscase onder de Ontwikkelvisie zal jaarlijks worden geüpdatet met actuele kosten en opbrengsten en een verkoopstrategie, ook jaarlijks te updaten. De businesscase is vertaald in een grondexploitatie van de entiteit (voor ontwikkeling van de publieke gronden en kostenverhaal). De gemeentelijke gronden worden t.z.t. ingebracht in de entiteit ter doorverkoop aan de markt in beginsel via een a-b-c constructie.
De gemeentelijke kosten ten behoeve van de gebiedsontwikkeling worden doorbelast aan de entiteit. De entiteit betaalt deze kosten vanuit de opbrengsten kostenverhaal en de verkoop van publieke gronden. Per cluster of onderdeel daarvan worden afspraken gemaakt tussen de entiteit en de gemeente over aparte werkzaamheden van de gemeente die nodig zijn voor de ontwikkeling (bijvoorbeeld opstellen/ toetsen omgevingsplan voor een bepaald ontwikkelcluster). Uitgangspunt is dat die afspraak minimaal de overeengekomen scope, tijdsduur en te verwachten inzet en kosten behelst. Vergunningenleges worden rechtstreeks door de gemeente geïnd; dit loopt via een separaat traject. De entiteit voert een eigen begroting: dit betreft zowel een meerjarenbegroting als een jaarbegroting. Hier worden de verwachte inkomsten en uitgaven (inclusief de outputs uit de grondexploitaties gronduitgifte en kostenverhaal) in opgenomen. De entiteit zal tevens een eigenstandige financiële administratie voeren. De begroting en financiële administratie zullen aan de hand van maatwerk in overleg met beide moeders worden opgezet. In onderling overleg is hiervoor het excel-model ‘Grex plangebied Fellenoord’ opgesteld. Deze instrumenten vormen voorts de basis voor de fiscale verantwoording van de entiteit.
In de begroting en de financiële administratie worden de kosten van de entiteit zelf (organisatie/ bemensing, inhuur/advieskosten, civiele werkzaamheden, etc.) en haar opbrengsten (grondverkoop, kostenverhaal, inkomsten uit subsidies, andere publieke bijdragen, etc.) bijgehouden. Dit deels ter dekking van eigen kosten, en deels ter doorstorting aan de gemeente (deels kostenverhaal). Ook de financiële taken in het kader van de uitruilregeling maatschappelijke voorzieningen / vastgoedspecials kunnen hier worden geadministreerd. De door de publieke en private ontwikkelingen in het gebied af te dragen bijdragen aan de Reserve Bovenwijkse Voorzieningen van de gemeente – waarvan de hoogte door de gemeente cf. haar beleid wordt vastgesteld – zullen indien mogelijk wel onderdeel zijn van de door de entiteit met de private partijen te sluiten drie-partijen anterieure overeenkomsten, maar worden rechtstreeks aan de gemeente afgedragen. De kaders voor de rol, taken en governance van het financieel handelen van de entiteit zijn opgenomen in het businessplan (zie hoofdstuk 5 en 6) en zijn vertaald naar de Overeenkomst, alsmede in de statuten van de entiteit. De directie van de entiteit draagt zorg voor de reguliere verantwoording aan de RvC, halfjaarlijkse verantwoording aan de AvA en het uitbrengen van een publiekelijk jaarverslag en jaarrekening. Hierbij zal 38
aandacht zijn voor actuele inzichten, inschatting van risico’s, etc.. Het is ook belangrijk dat de entiteit de Colleges van B&W en GS alsmede de Gemeenteraad en Provinciale Staten halfjaarlijks bijpraat over de sturing op doelbereik en de financiële kaders en stand van zaken, met inachtneming van de taken en rollen. 8.2.2 Sturing op financiële kaders Om de sturing op de kaders en de financiële monitoring in de praktijk invulling te geven worden enkele teams ingericht. Dat zijn (naast de directie):
Een Team Financiën (binnen de entiteit), met de verantwoordelijk (financieel) directeur, de projectmanager grondzaken, projectleider financiën, planeconomen, de privaatjurist en de financieel controller van de entiteit. Een Team Planning en control (combinatie van mensen binnen en buiten de entiteit), waarin de financiële mensen vanuit de entiteit overleg voeren met de gemeentelijke en provinciale betrokkenen. Dit team kent een voorzitter, die verantwoordelijk is voor een integraal advies van dit team aan de entiteit. Vanuit de entiteit nemen hier de projectleider grondzaken en de financieel controller in deel.
Moeder organisaties O.a. portefeuille houders per beleidsthema
Figuur19 Stroomschema borging financiële kaders
Het Team Financiën overziet en begeleidt de financiële component van de afspraken met marktpartijen in de verschillende deelgebieden (voor zowel de publieke als private gronden), toetst aan de uitgangspunten van de businesscase (die is vertaald in de grondexploitatie en de begroting), monitort de overall businesscase met behulp van het Dashboard Verevening en KPI’s, voert het risicomanagement, beheert de risico-buffer (belegd in het weerstandsvermogen) binnen de entiteit en signaleert vroegtijdig noodzaak tot eventuele herijking of anderszins besluitvorming die de kaders van de Ontwikkelvisie te buiten kan gaan. Zij adviseert de directie over besluitvorming op financieel gebied en besluiten die haar financiële kaders raken (zoals grondverkoop- of anterieure of samenwerkings- overeenkomsten, investeringen in civiele werken, aanspreken weerstandsvermogen). Het Team Financiën beheert de begroting en monitort de realisatie daarvan.
39
De controller is binnen de entiteit primair verantwoordelijk voor een deugdelijke financiële administratie, op grond waarvan door de directie verantwoording afgelegd kan worden aan de RvC, AvA en de (jaar)verslaglegging (inclusief jaarrekening). De statutaire verantwoordelijkheid hiervoor berust bij de directie. De directie van de entiteit is verantwoordelijk voor de financiën van de entiteit. Dit omvat het realiseren van de doelstellingen binnen de gestelde financiële kaders, de besluitvorming (tot bepaalde drempelbedragen 26 (voor grotere bedragen is instemming van de RvC danwel instemming door de AvA benodigd) over investeringen/ uitgaven, verkopen en afspraken over kostenverhaal alsmede het opstellen, monitoren en bijsturen van het Dashboard Verevening en KPI’s, de begroting, de grondexploitatie en de financiële administratie (inclusief verantwoording aan de RvC en AvA, opstellen jaarverslag en jaarrekening). Tevens heeft de directie als taak het doen van voorstellen tot het oprichten/afstoten van eventuele dochter-BV’s (thematische BV’s, project BV’s voor ontwikkeling deelgebieden, etc.). Zij doet haar voorstellen aan de RvC en de AvA (zie nadere toelichting voor rolverdeling RvC en AvA). Het Team Planning & Control heeft tot taak het bespreken van de financiële situatie van de entiteit tussen de entiteit, de gemeente en de provincie.
Zij bespreekt de voortgang van de begroting en grondexploitatie en richt zich op het analyseren van en adviseren over de impact van afwijkingen van enige kaders (uit Ontwikkelvisie, clusterpaspoorten, begroting, grondexploitatie, SOK) door de entiteit op de financiën van de gemeente en provincie, maar ook andersom: als er besluiten worden genomen bij gemeente/provincie die potentieel impact hebben op de businesscase (vertaald in begroting en grondexploitatie) van de entiteit. Haar taak is het inschatten van hieruit volgende wederzijdse risico’s en het voorstellen van adequate maatregelen. Als de entiteit aanspraak wil doen op de risico-buffer (belegd in het weerstandsvermogen) bij de moederorganisaties dan wordt dit ter advies voorgelegd aan het Team Planning & Control. De directie stelt hiertoe een voorstel op ter advies door de RvC en goedkeuring door de AvA). Het Team Planning & Control is tevens de plek waar financiële aspecten van eventuele grote investerings-voornemens (bv. oprichting dochtermaatschappijen) worden besproken. Het Team adviseert enerzijds de directie van de entiteit en anderzijds het Bestuurlijk overleg Fellenoord en het Strategisch Overleg EIK XL. Via deze overleggen kan het gemeentelijk directieteam (cq. het College van B&W) en het provinciaal directieteam (cq. het College van GS) de inbreng als aandeelhouders in de AvA voorbereiden.
De Raad van Commissarissen (RvC) heeft tot taak het functioneren als een klankbord voor de directie. Zij staat de directie met adviezen terzijde. De RvC houdt toezicht op het beleid en besluitvorming van de directie, primair gericht op het belang van de gebiedsentiteit zelf. De RvC bestaat uit drie onafhankelijke leden, aangesteld door de aandeelhouders. De RvC dient financiële besluiten die de bevoegdheden van de directie in financiële betekenis te boven gaan, goed te keuren en kan daarmee beslissen over het (boven bepaalde drempelbedragen) goedkeuren van besluiten tot uitgaven en grondverkoop cq. anterieure overeenkomsten met kostenverhaalsafspraken. Dit alles conform de bevoegdheidsverdeling in onderstaande tabel. Bij het aanspreken van de risico-buffer wordt de RvC altijd om advies gevraagd, zodat de AvA dit advies in haar besluit kan meewegen. Tevens dient de directie bepaalde besluiten voor te leggen ter goedkeuring aan de RvC, zoals nader zal worden uitgewerkt in de Overeenkomst en/of Statuten. De AvA beslist hierover. De instrumenten voor de RvC zijn de Ontwikkelvisie, clusterpaspoorten, dit businessplan, de statuten, de SOK, de begroting en de grondexploitatie van de entiteit.
De Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AvA) heeft tot taak het controleren van de directie en de RvC, het vaststellen van jaarbegroting, grondexploitatie, jaarplan, jaarrekening en het jaarverslag. Hetgeen nader zal worden uitgewerkt in de Overeenkomst en/of de statuten. De AvA besluit over financiële verplichtingen cf. onderstaande tabel. Tevens heeft de AvA tot taak het besluiten over investeringen tot het oprichten of over het 26
Zie paragraaf 8.4.
40
afstoten van eventuele dochter-BV’s. De AvA heeft de bevoegdheid tot het goedkeuren van eventuele benodigde additionele kapitaalsverstrekkingen (bv. vanuit de risicobuffer, startkapitaal voor dochter BV’s). Dit loopt via goedkeuring door de Colleges van B&W en GS en waar aan de orde de goedkeuring van Gemeenteraad en Provinciale Staten. De instrumenten voor de AvA zijn de Ontwikkelvisie, clusterpaspoorten, dit businessplan, de statuten, de SOK, de begroting en de grondexploitatie van de entiteit. Het College van B&W heeft tot taak het voorbereiden van besluiten van de AvA. Het College wordt gecontroleerd door de Gemeenteraad. Het College monitort tevens het voldoen door de entiteit aan de uitgangspunten in de gemeentelijke Nota verbonden partijen. Het College en de Gemeenteraad hebben hiertoe als instrument de Ontwikkelvisie, clusterpaspoorten, dit businessplan, de statuten en de Overeenkomst. Eventuele kapitaalverstrekkingen buiten de gestelde financiële kaders, zullen moeten worden goedgekeurd door de gemeenteraad. Het College van Gedeputeerde Staten (GS) heeft tot taak het voorbereiden van besluiten van de AvA. GS wordt gecontroleerd door de Provinciale Staten (PS). GS monitort tevens het voldoen door de entiteit aan de uitgangspunten in de provinciale Nota verbonden partijen.
GS en de Provinciale Staten hebben hiertoe als instrument de Ontwikkelvisie, dit businessplan, de statuten en de Overeenkomst. Eventuele kapitaalverstrekkingen buiten de gestelde financiële kaders, zullen moeten worden goedgekeurd door de provinciale staten.
8.3 Rollen en bevoegdheden gebiedsentiteit De gebiedsentiteit heeft gezien de takenlijst (hoofdstuk 5) de rol van ‘uitvoerder’ van de (taken horende bij de) Ontwikkelvisie. Daarnaast heeft de entiteit de rol van ‘eigenaar’ en eventueel ‘tijdelijk beheerder’ van de publieke gronden wanneer hiertoe door gemeente besloten is dit tijdelijk onder te brengen bij de entiteit. De aan de entiteit toegekende taken en rollen leiden tot de volgende formele bevoegdhedenverdeling voor de entiteit en de moederorganisaties op de volgende thema’s: ruimtelijk kader, juridisch planologische documenten, financieel, organisatie gebiedsentiteit, overeenkomsten met derden, monitoring.
* PS wordt jaarlijks geïnformeerd via sturings- en verantwoordingscyclus over status per Verbonden Partij (over Governance-, Beleid- en Financiële risico’s), tenzij er sprake is van een besluit met ingrijpende gevolgen voor de Provincie. Dan is er mogelijk sprake van een statenmededeling of een wensen en bedenkingen procedure. Dit is conform besluit begroting en verantwoording (BBV) en conform provinciewet.
41
42
8.4 Bevoegdheden financiële besluitvorming De directie is statutair verantwoordelijk voor alle besluiten. Op onderdelen en vanaf bepaalde drempelbedragen vraagt zij advies aan de RvC danwel heeft de RvC goedkeuringsrecht. Voor grotere financiële verplichtingen danwel substantiële afwijking van de gestelde financiële kaders is instemming van de AvA nodig (waar relevant via niet alleen B&W en GS maar ook de Gemeenteraad en PS) . De kaders van de business case worden vertaald op jaarbasis in de begroting en actualisatie van de grondexploitatie. Tevens wordt een verkoopstrategie opgesteld en jaarlijks geactualiseerd. Deze worden voorgelegd ter instemming aan de RvC en vastgesteld door de AvA. Uitgangspunt is dat de directie handelt binnen de begroting die is vastgesteld door de AvA. Financiële verplichtingen die niet in de begroting zijn opgenomen kunnen pas worden aangegaan na instemming van de RvC en/of AvA met in achtneming van onderstaande tabel. De bevoegdheden voor directie (Bestuur) en de RvC binnen de door de AvA gestelde kaders (o.a. jaarplan en begroting) en bijbehorende drempelbedragen zien er schematisch samengevat als volgt uit:
Aangaan van verplichtingen tot uitgaven
Zelfstandig besluit bestuur
Advies-/goedkeuringsrecht RvC
Voor uitgaven tot € 100.000 is het Bestuur altijd bevoegd.
Voor uitgaven vanaf € 100.000 tot € 1 miljoen, heeft de RvC een adviesrecht, indien deze uitgaven hoger zijn dan 20% van de betreffende begrotingspost (mate van afwijking).
Voor uitgaven vanaf € 100.000 tot € 1 miljoen is het Bestuur zelfstandig
43
bevoegd, mits deze uitgaven niet hoger zijn dan 20% van de betreffende begrotingspost (mate van afwijking).
Voor uitgaven boven de € 1 miljoen, voorzover in de begroting opgenomen, heeft de RvC een goedkeuringsrecht. Voor uitgaven tussen de € 100.000 en € 1 miljoen, die niet in de begroting waren voorzien, heeft de RvC een goedkeuringsrecht.
Aangaan van verplichtingen tot inkomsten uit grondverkoop
Voor ontvangst van gelden tot € 2,5 miljoen, is het Bestuur zelfstandig bevoegd, mits de te ontvangen bedragen niet minder zijn dan 20% van de betreffende begrotingspost.
Voor ontvangst van gelden tot €2,5 miljoen, heeft de RvC een adviesrecht, indien de te ontvangen bedragen minimaal 20% minder zijn dan de betreffende begrotingspost Voor ontvangst van gelden tussen de € 2,5 en € 5 miljoen, voor zover in de begroting opgenomen, heeft de RvC een goedkeuringsrecht. Voor ontvangst van gelden die niet zijn begroot, heeft de RvC tot € 2,5 miljoen een goedkeuringsrecht.
Bovenstaande bevoegdheden zijn in prijspeil 2022 en kunnen geïndexeerd worden middels CPI.
8.5 Werkwijze De werkwijze voor private ontwikkelinitiatieven verloopt als volgt: 1. Initiatiefnemer neemt contact op met projectteam van de gebiedsentiteit. In de samenwerking tussen marktpartij en entiteit vervult een lid van het Team Financiën – naast de overige betrokkenen vanuit de entiteit – de begeleiding van de te maken financiële afspraken. 2. Toetsing van voorstellen vindt plaats aan de hand van de Ontwikkelvisie, clusterpaspoort, het Dashboard Verevening en KPI’s en de begroting (inclusief grondexploitatie kostenverhaal). 3. Het Team Financiën adviseert de projectleider van de deelplannen en de directie. 4. De Directie besluit over financiële afspraken met marktpartijen (anterieure overeenkomsten/ ontwikkelovereenkomsten). 5. Besluiten buiten de grenzen van de bevoegdheid van de directie (zie bovenstaande tabel) worden voorgelegd ter besluitvorming aan de RvC conform de bovenstaande tabel en buiten die tabel aan de AVA. Dit wordt eerst besproken in Team Planning & Control. Besluitvorming van de AvA wordt voorbereid via het Strategisch Overleg EIK XL, het Bestuurlijk Overleg Fellenoord en de afzonderlijke colleges (B&W en GS, inclusief bij afwijking Financieel Kader goedkeuring door de Gemeenteraad en Provinciale Staten) van de aandeelhouders.
De werkwijze voor ontwikkelinitiatieven op publieke gronden verloopt als volgt: 44
1.
2.
3. 4. 5.
De gebiedsentiteit initieert de ontwikkeling van een plot. Zij bereidt de verkoop van een plot aan de markt of woningbouwcorporatie voor. In dit proces vervult een lid van het Team Financiën de begeleiding van de te stellen financiële kaders. Toetsing van voorgenomen verkoop van percelen en daaraan gekoppelde programmatische en financiële kaders vindt plaats aan de hand van de Ontwikkelvisie, clusterpaspoort, het Dashboard Verevening en KPI’s en de grondexploitatie. Het Team Financiën adviseert de projectleider van het deelplan en de directie. De Directie besluit over financiële afspraken met marktpartijen (grondreserveringen/-opties, grondverkoopovereenkomsten) binnen haar bevoegdheden. Besluiten buiten de grenzen van de bevoegdheid van de directie (zie bovenstaande tabel) worden voorgelegd ter besluitvorming aan de RvC conform de bovenstaande tabel en buiten die tabel aan de AVA. Dit wordt eerst besproken in Team Planning & Control. Besluitvorming van de AvA wordt voorbereid via het Strategisch Overleg EIK XL, het Bestuurlijk Overleg Fellenoord en de afzonderlijke colleges (B&W en GS, inclusief bij afwijking Financieel Kader goedkeuring door de Gemeenteraad en Provinciale Staten) van de aandeelhouders.
45
9. Risicomanagement 9.1 Aanleiding en doel Risicomanagement is een cruciaal onderdeel binnen complexe grootschalige gebiedsontwikkelingen. Risicomanagement maakt inzichtelijk welke grote risico’s (en kansen) er zijn binnen de gebiedsontwikkeling, op welke wijze deze risico’s beheerst kunnen worden en wie daarvoor aan de lat staat. Daarnaast is het een methodiek om te bepalen met welke financiële risicobuffers organisaties rekening moeten houden om niet voor verassingen komen te staan. Tot slot is risicomanagement een bewezen methode om als projectorganisatie periodiek kennis uit te wisselen tussen en binnen expertises. Het maakt kansen en risico’s expliciet zodat er daadwerkelijk op geacteerd kan worden.
9.2 Aanpak risicoanalyse en beheersmaatregelen In het najaar van 2021 heeft een risico analyse plaatsgevonden voor het project Fellenoord. Hiertoe zijn verschillende risicosessies georganiseerd. Naast het projectteam (provincie en gemeente) waren daarbij ook de verschillende adviseurs die bij de gebiedsontwikkeling en ontwikkeling van de multimodale knoop zijn betrokken, aanwezig. In oktober 2022 is deze risicoanalyse geactualiseerd. Er zijn risico’s geïnventariseerd voor twee hoofdthema’s:
Risico’s die verbonden zijn aan de beoogde samenwerking tussen gemeente en provincie in de gebiedsentiteit. Risico’s die voortkomen uit de gebiedsontwikkeling zelf, met als subthema’s: o Planontwikkeling o Relatie met de multimodale knoop o Omgeving o Financiën
Bij het inventariseren van de risico’s is gebruik gemaakt van een methode die de risico’s uitsplitst in oorzaak, ongewenste gebeurtenis en gevolg. Alle opgehaalde risico’s zijn op deze manier geformuleerd. In totaal zijn er 62 risico’s geïnventariseerd en geprioriteerd aan de hand van een risicoscore. De berekening van de risicoscore is hieronder weergegeven. Risicoscore = kans van optreden*(gevolg tijd + gevolg geld + gevolg kwaliteit). Voor het toekennen van scores voor kans van optreden en gevolgen is een schaal van 0 – 5 gebruikt, waardoor de maximale risicoscore van een risico niet hoger dan 75 kan zijn. Conform bovenstaande berekening: 5*(5+5+5) = 75. Na de prioritering van de risico’s zijn voor de belangrijkste risico’s beheersmaatregelen geformuleerd. Een beheersmaatregel kan zowel preventief (voorkomen dat het risico zich voordoet) als correctief (beperken van gevolgen) van aard zijn.
46
9.3 Toprisico’s en beheersmaatregelen De vijf risico’s met de hoogste risicoscore (toprisico’s) behoren allemaal tot de thema’s samenhang met de multimodale knoop (toprisico’s nr. 1, 3 en 4) en samenwerking en organisatie (toprisico’s nr. 2 en 5). De toprisico’s en bijbehorende beheersmaatregelen zijn opgenomen in deze paragraaf. De totale lijst van risico’s is als bijlage bij dit businessplan opgenomen. Toprisico’s 1. Voorkeursvariant busstation wordt niet gerealiseerd Doordat de kosten van het busstation te hoog blijken of er onvoldoende financiële ruimte is om de hoge ambities te bekostigen, moet het ambitieniveau van het ontwerp voor het busstation worden teruggebracht. Dit betekent dat er geen ondergronds busstation komt, met als gevolg dat er minder ruimte overblijft voor de vastgoedontwikkeling en bijhorende financiële opbrengst. Ook de verblijfskwaliteit aan de noordzijde van het station neemt daardoor af. Preventieve beheersmaatregelen: Naast het optimaliseren van het voorkeursontwerp uit de ontwikkelvisie en kostenraming, wordt een second best of alternatieve oplossing voor het busstation ontwikkeld. 27 Daarmee kunnen ook de bandbreedtes in beeld gebracht worden. Het busstation wordt – met het oog op een effectievere oplossing en meer potentiële kostendragers – als onderdeel van de multimodale knoop inclusief treinstation integraal benaderd.
Er wordt een integrale en gezamenlijke afweging gemaakt over geld, tijd, kwaliteit en alternatieven voor de multimodale knoop. In het najaar van 2022 aansturen op een startbeslissing om een MIRT-verkenning te starten naar de Multimodale Knoop en de bijbehorende financiële middelen te organiseren (minimaal 75% van de meest voor de hand liggende variant). Correctieve beheersmaatregelen: De minimumeisen waar het busstation aan moet voldoen (eisen op het vlak van veiligheid, verblijfskwaliteit, bereikbaarheid etc.) bestuurlijk vaststellen. En vervolgens vertalen in een afweegkader om de alternatieven beter te kunnen beoordelen. 2. Door laagconjunctuur zijn ontwikkelaars niet/nauwelijks bereid tot ontwikkeling over te gaan Door laagconjunctuur zijn ontwikkelaars niet of nauwelijks bereid om tot ontwikkeling over te gaan. Hierdoor stagneren de ontwikkelingen op private gronden en daalt de verkoopopbrengst van de publieke gronden. Preventieve beheersmaatregelen: Er wordt gewerkt met flexibele omgevingsplannen waardoor er ingespeeld kan blijven worden op conjuncturele veranderen De marktomstandigheden en de bijbehorende impact op de publieke en private businesscases is onderdeel van de reguliere monitoring zodat er in een vroeg stadium kan worden ingespeeld op veranderende marktomstandigheden Correctieve beheersmaatregelen:
27
In het kader van de ‘Inpassingsstudie Multimodale Knoop’ worden in de periode april – september 2021 diverse ontwikkelmodellen voor
de Multimodale Knoop ontwikkeld. In deze modellen worden verschillende varianten voor het busstation uitgewerkt .
47
Laagconjunctuur gaat over het algemeen gepaard met lagere bouwkosten. Hierdoor is het kansrijk om in deze tijden maatschappelijk vastgoed (bijv. vastgoedspecials) en sociale/betaalbare woningbouw te ontwikkelen. De uitruil-/vereveningsregeling maatschappelijke voorzieningen/ vastgoedspecials biedt extra financiële ruimte voor dergelijke ontwikkeling. Om deze correctieve beheersmaatregel te kunnen toepassen zal er preventief al moeten geschakeld met woningcorporaties en gemeente/provincie om al plannen ‘op de plank’ te hebben liggen. Als duidelijk is dat grootschalige vastgoedontwikkelingen tijdelijk op een minder hoog tempo gaan door de conjunctuur dient de organisatie tijdig te worden afgeschaald om plankosten te besparen. De organisatie kan weer worden opgeschaald wanneer nodig.
3. Door materiaal schaarste of onrust op de wereldmarkt stijgen de civiele kosten fors Preventieve beheersmaatregelen: Kostenramingen volgens eenduidige systematiek (met bijbehorende risico-opslagen die passen bij projectfase). Bij grote civiele projecten dit laten uitvoeren door ervaren civieltechnische bureaus. Zorgen voor een grondige toets van kostenramingen (hoogwaardig invullen van planning en controlfunctie) Het opnemen van adequate risicobuffers: Opslagen onvoorzien en weerstandsvermogen De civiele projecten opdelen in need-to-have-onderdelen en nice-to-have onderdelen die bij grote financiële tegenslag geschrapt kunnen worden. Correctieve beheersmaatregelen: Kijken naar ontwerpkeuzes en kwalitatieve aspecten 4. Moederorganisaties gemeente en provincie niet voldoende aangehaakt op project Provincie en gemeente vullen het ‘eenduidig aanspreekpunt’ (spiegeling van de entiteit’ in de moederorganisaties) niet goed of onvoldoende in. Dit leidt tot onvoldoende gemeentelijke en/of provinciale aanhaking en sturing op het project, waardoor de gemeentelijke en provinciale belangen onvoldoende worden geborgd. Organisaties kunnen daardoor niet proactief, maar alleen reactief sturen.
Preventieve beheersmaatregel: Goede afspraken maken tussen provincie, gemeente en entiteit over monitoring, evaluatie en bijsturing op het functioneren van het ‘eenduidige aanspreekpunt’ van de moederorganisaties. Deze afspraken moeten op het niveau van de directie van de gemeente, de provincie en de gebiedsentiteit worden gemaakt. Gemeente en provincie vragen om – spoedig na oprichting van de gebiedsentiteit – een uitgewerkt plan voor de ‘contramal’ te presenteren en daar (zo nodig) in het kader van de SOK afspraken over vast te leggen. 5. Striktere normering externe veiligheid De herijking van het basisnet (meer spoorgoederenvervoer) en/of aanpassing van de risicoplafonds (van spoorgoederen vervoer) leiden tot striktere normering aan het gebied als het gaat om externe veiligheid, waardoor de ontwikkelruimte beperkt wordt. Preventieve beheersmaatregelen: Het expliciteren van de relatie tussen hoge risicoplafonds en consequenties voor de gebiedsontwikkeling.
48
Dit onderwerp expliciet agenderen bij het uitwerken van de spooropgave in Zuidoost-Brabant 28 en bij het zoeken naar oplossingsrichtingen (zoals de goederenruit Zuid-Nederland, waarbij het spoorgoederenvervoer zoveel mogelijk buiten Brabant om gaat). Pleiten voor een stevige herijking van het basisnet in samenspraak met het Rijk (ministerie van BZK) en de regio.
Correctieve beheersmaatregelen: Een eerste verkenning van de mitigerende maatregelen uitvoeren om de impact op de ontwikkelruimte te beperken (bijv. goederenroutering op en rond station Eindhoven aanpassen en het herijken van het plan i.r.t. de hoogte van de risicoplafonds). Het Rijk om een bijdrage aan mitigerende maatregelen vragen. Hieronder is in figuur 20 de gemiddelde risicoscore per thema opgenomen. Een gemiddelde risicoscore zegt niets over het aantal risico’s per thema, maar wel over hoe zwaar de risico’s binnen dat thema wegen. In onderstaand overzicht is dus te zien dat de risico’s op de thema’s ‘omgeving’ en ‘markt en financieel’ minder hoog worden ingeschat. De risico’s rond de samenhang met de multimodale knoop worden het hoogst ingeschat.
Figuur 20 Gemiddelde risicoscore per thema
9.4 Risicobuffers entiteit en benodigd weerstandsvermogen moeders De bijlage ‘Financieel kader gebiedsentiteit’ toont de opgenomen risicobuffers en de het benodigde weerstandsvermogen. De benodigde risicobuffers en het weerstandsvermogen kunnen fluctueren in de tijd vanwege veranderende omstandigheden. Dit zal gemonitord worden aan de hand van de jaarlijkse begroting en meerjarige perspectieven van de gebiedsentiteit. Besluitvorming hierover verloopt via de AvA (en derhalve via de colleges van B&W en GS). Eventuele aanpassingen buiten de gestelde financiële kaders, zullen moeten worden goed gekeurd door respectievelijk de gemeenteraad en provinciale staten.
Er loopt onder regie Prorail een studie ‘Toekomstvast Spoor Zuid Nederland’, het is van belang om de koppeling met goederenvervoer daar vanuit de gemeente en de provincie nadrukkelijk te agenderen. Ook is het van belang dit item mee te nemen in de ‘Inpassingsstudie Multimodale Knoop’. 28
49
9.5 Organisatorische borging risicomanagement Risicomanagement is onderdeel van de Planning & Control-cyclus. Planning & Control maakt onderdeel uit van het bedrijfsbureau van de entiteit onder aansturing van de projectdirectie (zie duiding in figuur 21). Zie ook de uitwerking van de sturing op de financiële kaders in paragraaf 8.2. Dit team zorgt ervoor dat risicomanagement integraal onderdeel uitmaakt van de P&C-cyclus. Het team organiseert risicosessies, bewaakt de risicobuffer en zorgt voor een adequate borging van de beheersmaatregelen. Elke beheersmaatregel wordt voorzien van een duidelijke verantwoordelijke trekker binnen de gebiedsorganisatie en een termijn waarbinnen de beheersmaatregel moet zijn uitgevoerd.
Figuur 21 Organisatorische borging risicomanagement
50
10. Samenwerking met marktpartijen en woningbouwcorporaties 10.1 Samenwerking markt -overheid via de gebiedsentiteit Samenhang cruciaal op niveau clusters Definities schaalniveaus: clusters, ontwikkelvelden en plots (kavels) KnoopXL is een omvangrijk gebied met veel verschillende deelgebieden, met vaak al bestaand vastgoed en verschillende grond- en vastgoedeigenaren. Om het begrijpelijk te houden hanteren we een eenduidige terminologie. Deelgebieden noemen we clusters. Clusters bestaan uit ontwikkelvelden. Ontwikkelvelden bestaan uit één plot (kavel) met één enkele eigenaar (of consortium van eigenaren) of uit meerdere plots (kavels) en dus ook meerdere eigenaren. Cruciaal is dat elk cluster in onderlinge samenhang moet worden ontwikkeld. Dat betekent dat de eigenaren van de plots in de ontwikkelvelden waar dat cluster uit bestaat, samen moeten werken. Het benodigd (detail)niveau van samenwerking verschilt per cluster. De ontwikkelvisie borgt per cluster de ruimtelijke samenhang en kwaliteit door middel van heldere spelregels: ruimtelijke kaders en randvoorwaarden die relatief strak worden geformuleerd, zodat de overall gebiedskwaliteit wordt bewaakt en het gebied praktisch gezien goed zal kunnen functioneren. Ook worden per cluster de programmatische kaders meegegeven. Ter nadere invulling en met de nodige flexibiliteit binnen de kaders van de KPI’s.
Uitgangspunt is dat binnen dat programma meer en minder opbrengende functies (‘zoetzuur’) worden gemengd, zodat overal (in principe) een haalbare ontwikkeling aan de orde is. Hoe de precieze programmatische functies binnen een cluster worden gerealiseerd is onderling schuifbaar tussen ontwikkelvelden en plots daarbinnen. In specifieke gevallen (zoals bij de realisatie van ‘specials’) kan ook via een afkoop-afspraak tussen clusters uitgewisseld worden met programma (zie ‘financiële strategie’). De taken van de gebiedsentiteit strekken tot het voeren van een grondexploitatie, maar niet van een vastgoedexploitatie. Dit valt buiten de kaders en vraagt derhalve nieuwe besluitvorming van de beide moeders (via de AvA). Samenwerkingsmodel niveau clusters/ ontwikkelveld Op het niveau van de clusters of ontwikkelvelden zijn enkele samenwerkingsvarianten mogelijk:
Clusters met complexe eigendomssituaties: gezamenlijke eigenaren maken gekoppeld aan het stedenbouwkundig plan een collectieve afspraak. Het ligt voor de hand dat deze afspraak wordt voorbereid via een intentieovereenkomst (IOK) en later wordt vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst (SOK), al dan niet in combinatie met een gezamenlijke grondexploitatie/GEM. Partijen sluiten deze overeenkomsten met de gebiedsentiteit. Dit kan ook – als dit beter hanteerbaar is – op het niveau van een afzonderlijk ontwikkelveld binnen een cluster (met meerdere eigenaren tegelijk). Clusters met eenduidige eigendomssituaties: afzonderlijke eigenaren maken – binnen het kader van het gezamenlijke te maken stedenbouwkundig plan op clusterniveau – ieder eigen afspraken met de gebiedsentiteit. Dit loopt dan via een anterieure ontwikkelovereenkomst, indien gewenst voorafgegaan door een afsprakenbrief cq. IOK. Hier gaat het om het niveau van een ontwikkelveld (ingeval van een enkele eigenaar) cq. individueel plotniveau (ingeval van meerdere eigenaren/plots per ontwikkelveld die afzonderlijk ontwikkelen).
51
In situaties waarbij de gebiedsentiteit binnen een cluster een grondpositie (plot) heeft, of krijgt door verlegging van infrastructuur, is per situatie de afweging aan de gebiedsentiteit hoe zij zich hierin opstelt. Is het een zelfstandig ontwikkelbaar bouwveld op grond van de gemeente dan kan de entiteit er voor kiezen om dit 1-op1 te verkopen danwel een tender uit te schrijven. Is de ligging van de plot complexer en is samenwerking met de aanpalende eigena(a)r(en) nodig, dan kan de rolneming van de entiteit – in voorkeursvolgorde – uiteen lopen van:
Verkopen grondpositie 1-op-1 aan aanpalende eigenaar29 binnen ontwikkelveld of cluster, of aan een derde partij (al dan niet via een tender te selecteren); Actief participeren in risicodragende samenwerking en grondexploitatie (PPS/ GEM) met andere eigena(a)r(en) of met nader te selecteren derde partij (al dan niet via tender te selecteren).
De voorkeursvolgorde van de gebiedsentiteit op dit punt ligt – mits het geen zelfstandig ontwikkelbaar bouwveld is – dus in eerste instantie op samenwerking – met het oog op verkoop – zoeken met aanpalende eigenaren en woningbouwcorporaties, zodat de ontwikkelbaarheid van dit cluster groter wordt. Daarbij zal pas in tweede instantie gekeken worden naar verkoop via tendering. Actieve participatie in de grondexploitatie van een deelgebied via een PPS/GEM is relatief risicovol en heeft niet de eerste voorkeur. In clusters waar complexe eigendomssituaties aan de orde zijn kan de gebiedsentiteit een faciliterende rol in de samenwerking aannemen. Dit kan bijvoorbeeld via procesmatige begeleiding (inclusief inbreng kennis rond RO etc.). Daar waar zelfs overgegaan zou moeten worden tot grondruil/ herverkaveling kan de gebiedsentiteit (of de gemeente) evt. een rol spelen als herverdeler via een bouwclaim-model of een kavelruil-operatie. Bij een bouwclaim brengen partijen allemaal bij de entiteit (of gemeente) grond in en die geeft ontwikkelbare kavels uit. Idealiter bezien partijen vooral eerst of er mogelijkheid is tot het slim ruilen of schuiven binnen clusters/ ontwikkelvelden, of tussen plots/gebouwen. Is een ruil 1-op-1 afdoende dan is het aan de partijen dit onderling te regelen.
Belangrijk hierbij is ook het aandachtspunt of schuifruimte georganiseerd kan worden bij de overgang van functies van bestaand naar nieuw vastgoed. Omgaan met gevestigde Wvg De gemeente heeft op het plangebied Wvg gevestigd (Wet voorkeursrecht gemeenten). Dit betekent dat huidige grondeigenaren die hun perceel willen verkopen, dit eerst aan de gemeente moeten aanbieden. Als de gemeente grond aangeboden krijgt binnen het plangebied Fellenoord i.h.k.v. Wvg dan spreekt zij (wethouder Knoop XL) met de entiteit (algemeen directeur) plus provincie (gedeputeerde) af of ze deze plot zouden willen verwerven. Hierbij zijn drie opties: 1. Is het antwoord nee, dan gaat de mogelijkheid over. De grondeigenaar krijgt de mogelijkheid voor een periode van 3 jaar de gronden aan derden te verkopen. 2. Wil de entiteit het niet, maar de gemeente het perceel om andere redenen wel kopen, dan staat dit de gemeente vrij. De gemeente dient dit wel te melden bij de entiteit. De entiteit doet hiermee afstand van haar afnamerecht (er geldt vanzelfsprekend ook geen afname-garantie); 3. Is het antwoord gezamenlijk ja, dan Wordt de huidige grondeigenaar geïnformeerd door middel van een beginselbesluit (binnen 6 weken). Wordt er opdracht gegeven tot het uitvoeren van o.a. een taxatie.
29
Passend binnen de wet- en regelgeving inclusief het Didam-arrest.
52
Vanaf dat moment worden de ambtelijke verwervingskosten van de gemeente doorbelast aan de entiteit in de totale kosten tbv verwerving en is daarmee onderdeel van de boekwaarde ten tijde van de afname. Ook indien dit later niet in een aankoop resulteert dient de gemeente deze kosten te kunnen verhalen op de entiteit. Het besluitvormingsproces om tot een aankoop te komen onder 3 (gezamenlijk aankopen) is als volgt: i. Het projectteam van de entiteit neemt de casus in behandeling en maakt de impact op de aspecten tijd, geld, kwaliteit, omgeving, samenwerking met partijen, etc. inzichtelijk. Hierbij wordt een bandbreedte ingeschat voor de maximale kosten (aankoopwaarde door gemeente, plus ambtelijke verwervingskosten, tijdelijk beheer, rente, kosten fiscaal bouwrijpmaken, etc.) en de speelruimte wanneer de grondeigenaar een prijsvaststellingprocedure start. Daarbij zijn de volgende scenario’s mogelijk: a) De grond kan verworven worden tegen een prijs die aannemelijk een renderende business case (gegeven het beoogde te realiseren programma op het betreffende perceel) mogelijk maakt. Daarbij is er geen verslechtering van het overeengekomen verwachte totaalresultaat. b) De grond kan verworven worden tegen een prijs die aannemelijk geen renderende business case (gegeven het beoogde te realiseren programma op het betreffende perceel) mogelijk maakt.
Daarmee is er verslechtering van het overeengekomen verwachte totaalresultaat. Dan zijn er de volgende vervolgopties: Het tekort op de business case kan binnen de financiële kaders van de business case worden opgevangen (bv. omdat er elders meevallers zijn genoteerd) Het tekort op de business case kan niet binnen de financiële kaders van de business case worden opgevangen. In dat geval wordt een verdeling van het tekort op de business case tussen gemeente en provincie voorgesteld. Uitgangspunt is een verdeling op basis van 50/50. ii. De casus wordt voor advies voorgelegd aan het Team Planning & Control, het kwaliteitsteam en het beleidsteam. iii. De directie neemt het besluit tot het voorleggen van de casus aan de RvC en de AvA. iv. De RvC adviseert de AvA. v. De AvA neemt een besluit over de casus, nadat dit is voorgelegd aan de colleges van B&W en GS zoals dat voor alle besluiten van de AvA geldt. Bij een positief AvA besluit leidt dit tot een ondertekende intentieovereenkomst die geldt als het onderhandelingskader voor de gemeente (tussen entiteit, gemeente & provincie) waarin de entiteit een afnameplicht bekrachtigd. Optioneel wordt de afnameplicht niet opgenomen in de intentieovereenkomst, wanneer dit door partijen gewenst is. vi.
Bij een negatief besluit wordt teruggevallen op optie 2 (gemeente start individueel aankoopprocedure) dan wel optie 1 (mogelijkheid gaat over). Bij een positief AvA besluit start de gemeente het aankooptraject op basis van het vastgesteld kader. Hiermee kan een prijsvaststellingsprocedure worden gestart door de grondeigenaar. De gemeente dient deze procedure op basis van het vastgesteld kader (de intentieovereenkomst) te volgen en actief de signalen van de betrokken deskundigen na te gaan. Indien het kader het niet (langer) toelaat de vaststellingsprocedure te volgen: a) Is de gemeente niet langer aan het onderhandelen namens de entiteit maar namens zichzelf op basis van optie 2 (gemeente start individueel aankoopprocedure), of: b) Dient de gemeente dit proces te stoppen en wordt teruggevallen op optie 1 (mogelijkheid gaat over). Bij succesvolle verwerving door de gemeente wordt de grond conform de voorwaarden uit de intentieovereenkomst overgedragen aan de entiteit. Dit wordt normaliter pas gedaan zodra de gronden fiscaal bouwrijp zijn gemaakt door de gemeente via een a-b-c- levering (tenzij anders afgesproken in de intentieovereenkomst). 53
In de bijlage Financieel kader wordt nader technisch toegelicht wat er verder bij komt kijken bij het formuleren van de intentieovereenkomst (checklist onderwerpen) en hoe de besluitvorming en de grondrouting dan loopt.
Meerdere rollen gemeente aan de orde De gemeente treedt in de basis faciliterend op, geeft de ontwikkelvisie en bijbehorende kaders mee en maakt helder hoe ze – via de samenwerking met de provincie in de gebiedsentiteit – omgaat met marktinitiatieven (toetsing, voorwaarden). Daarnaast kan ze een rol hebben als privaatrechtelijk (mede)grondeigenaar. Per saldo kan en zal de gemeente dan verschillende rollen spelen, zoals: Via haar participatie in de gebiedsentiteit (privaatrechtelijk):