Jaarstukken 2022 Duo+.pdf

4

Continuering van grip op risico gestuurd beheer Buitenruimte

Speerpunten

Kwaliteit en Kwetsbaarheid

Wat wilden we bereiken?

Continuering van grip op risico gestuurd beheer buitenruimte.

Wat wilden we ervoor doen? Optimaliseren assetbeheer, door de beheersystematiek Openbare Ruimte verder toe te passen voor de gemeenten Uithoorn en Ouder-Amstel. Dit op basis van het vastgesteld Integraal Beheer Openbare Ruimte (IBOR), het Leidraad Inrichting Openbare Ruimte (LIOR) en de vastgestelde beheerplannen per Asset.

Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 24

Speerpunten

Kwaliteit en Kwetsbaarheid

Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?

De reguliere werkzaamheden zijn uitgevoerd, zoals het aanleggen en onderhouden van de buitenruimte conform het Integraal Beleidsplan Openbare Ruimte (IBOR) en de Participatienota, het gescheiden inzamelen van grondstoffen, de uitvoering van het Gemeentelijk Rioleringsplan, de meerjarenplanning van het planmatig onderhoud en vervanging, beheer van het oppervlaktewater, beheer van de begraafplaats en verkoop/ handhaving snippergroen. Voor het planmatig onderhoud van de openbare ruimte van Uithoorn en Ouder-Amstel is er gewerkt vanuit de reserve groot planmatig onderhoud openbare buitenruimte. Met behulp van Assetmanagement en effectgestuurd beheer wordt de buitenruimte gemonitord (Asset betekent kapitaalgoed). Op basis van maatschappelijke effecten, risico's en kosten worden planmatige- en vervangingsinvesteringen ingepland en uitgevoerd. Hierbij zijn waar mogelijk klimaatadaptieve maatregelen ingezet. Voor de komende jaren is al het planmatig onderhoud voor alle assets in beeld gebracht. Vanuit assetbeheer is er geadviseerd, meegedacht en uitvoering gegeven aan projecten van derden, zoals Eigen Haard en Waternet, en grexprojecten zoals het Dorpscentrum in Uithoorn en Entrada, De Nieuwe Kern en OverAmstel in Ouder-Amstel.

Er is geadviseerd bij diverse strategische beleidsstukken, waaronder voor Uithoorn de Visie Thamerdal, het Speelbeleid, de klimaatadaptatiestrategie en het Mobiliteitsplan en voor Ouder-Amstel het Mobiliteitsplan. Voor beide gemeenten is geadviseerd in het bestuurlijke proces rondom de verkiezingen. De volgende specifieke zaken zijn gerealiseerd: - Er is in 2022 een beheerplan begraafplaats Uithoorn opgesteld. Er is een gedenkboom van cortenstaal op de begraafplaats geplaatst waarin goudkleurige gedenkblaadjes met de naam van de dierbare worden aangebracht. Voor Uithoorn en Ouder-Amstel is het certificaat LOB Kwaliteitstoets 2022 van de Landelijke Organisatie Begraafplaatsen, is behaald. Het certificaat is twee jaar geldig en geeft aan dat zaken als administratie, personeel, organisatie, dienstverlening, beheer, exploitatie en duurzaamheid op voldoende niveau zijn. - Voor Ouder-Amstel is onderzoek naar de mogelijkheden voor de aanleg van een veld voor het verstrooien van as verricht, dit heeft ertoe geleid dat er voor het in 2023 af te ronden beheerplan voor de begraafplaats een voorstel gedaan wordt. - In 2022 zijn in Ouder-Amstel de volgende speelplekken gerenoveerd vanuit het vervangingsprogramma voor de speelplekken: Roosmarijnhof, Swanevelt, Reinier Noomsstraat. Verder is in het Zonnehof gebied een buitensportplek gerealiseerd.

Voor de speelplek in 't Ven is in 2022 het participatietraject uitgevoerd. Deze speelplek wordt begin 2023 vervangen. Eind 2022 is gestart met de participatie voor de bovenbuurtse speelplek Jan Benninghweg. Deze speelplek wordt medio 2023 gerealiseerd. - Er is gestart met het opstellen van het effectgestuurd beheerplan groen (met daarin de onderwerpen groen, bomen, honden en overlastgevende soorten). Hierin wordt ook het haalbaarheidsonderzoek naar het planten van meer bomen meegenomen. - Per 1 januari 2022 is in Ouder-Amstel Diftar ingevoerd. De evaluatie over het 1e halfjaar is in de commissie Ruimte besproken. - Er is in 2022 voor Uithoorn en Ouder-Amstel gestart met het opstellen van een Wateren rioleringsprogramma Programma. Dit programma sluit aan bij de systematiek van de Omgevingswet. - In 2022 is de digitale LIOR actueel gehouden en zijn alle in 2022 vastgesteld eisen en aanbevelingen voor de openbare ruimte opgenomen.

Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 25

5

Voorbereiding en implementatie Omgevingswet

Speerpunten

Kwaliteit en Kwetsbaarheid

Wat wilden we bereiken?

Voorbereiding en implementatie Omgevingswet

Wat wilden we ervoor doen? VTH voldoet per 1-1-2022 aan de Omgevingswet. We verwachten dat de concrete consequenties van invoering van de Omgevingswet pas in de loop van 2022 zichtbaar worden. Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?

4.4.1

De werkzaamheden ten aanzien van de voorbereiding en implementatie van de Omgevingswet hebben plaatsgevonden en worden voortgezet omdat de datum van inwerkingtreding van de Omgevingswet is uitgesteld tot 1 januari 2024.

Wat heeft het gekost?

BUURT

rekening 2021

begroot 2022

begroot na wijzigingen 2022

wijziging 2022

rekening 2022

resultaat 2022

(bedrag x € 1.000) Structurele lasten

-8.203

-7.972

-800

-8.772

-8.897

-125

Structurele baten

8.060

7.972

800

8.772

8.738

-34

Toevoegingen aan reserves

-

-

-

-

-

-

Onttrekkingen aan reserves

-

-

-

-

-

-

Saldo Structureel

-143

-

-

-

-159

-159

Incidentele lasten

-

-

-

-

-

-

Incidentele baten

-

-

-

-

-

-

Toevoegingen aan reserves

-

-

-

-

-

-

Onttrekkingen aan reserves

34

-

-

-

-

-

Saldo reserves

34

-

-

-

-

-

-110

-

-

-

-159

-159

Saldo

Toelichting op het resultaat Hogere structurele lasten (€ 125 K) door: • Door hogere lasten (€ 164K) in verband met een vaststellingsovereenkomst en hogere lasten inhuur bij het team vergunningen en handhaving en het team inrichting en beheer. • Lagere salarislasten (€ 39K) gedurende het jaar is afscheid genomen van een gedetacheerde medewerker vanuit één van de DUO-gemeenten. Lagere baten (€ 34K) door: • Lagere baten (€ 39K) van één van de DUO-gemeenten omdat de gedetacheerde medewerker gedurende het jaar uitdienst is gegaan. • Hogere baten (€ 5K) als gevolg van een hogere uitkering UWV.

Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 26

4.5

Onvoorzien

Onvoorzien ONVOORZIENE MIDDELEN

rekening 2021

begroot 2022

begroot na wijzigingen 2022

wijziging 2022

rekening 2022

resultaat 2022

(bedrag x € 1.000) Onvoorziene middelen

0

-1

0

-1

0

-1

Saldo

0

-1

0

-1

0

-1

Er is geen aanspraak gemaakt op de post onvoorzien. Bijdrage van de DUO-gemeenten Duo+ beschikt niet over algemene dekkingsmiddelen maar krijgt een specifieke bijdrage van de DUOgemeenten die gekoppeld is aan de programma’s. Investeringen Voor een toelichting op de investeringen wordt verwezen naar de toelichting op de balans.

Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 27

5

Paragrafen

Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 28

5.1

Openbaarheidsparagraaf

Algemeen De Wet open overheid (Woo) is op 1 mei 2022 in werking getreden en beoogt een meer transparante overheid. Sindsdien vervangt de Woo de voorheen geldende Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Passieve openbaarmaking In 2022 heeft Duo+ geen Woo-verzoeken ontvangen. Wel heeft Duo+ voor de DUO-gemeenten diverse verzoeken afgehandeld. Dit wordt gerapporteerd in de P&C-stukken van de betreffende DUO-gemeenten. Actieve openbaarmaking Duo+ is een uitvoeringsorganisatie en voert op basis van dienstverleningsovereenkomsten de opdrachten uit voor de DUO-gemeenten. De DUO-gemeenten communiceren hierover actief via openbare bekendmaking in hun eigen P&C-documenten en/of overige communicatie-kanalen. Informatiehuishouding op orde Voor het project doorontwikkeling Zaakgericht werken is het vanuit de bredere context noodzakelijk om de informatiehuishouding op orde te krijgen en te houden. Alle DUO-gemeenten zijn inmiddels aangehaakt bij het programma waarbij alle onderliggende projecten worden gezien als een gezamenlijke aangelegenheid. Het voorgaande is dan ook reden om de aansturing van het programma en het opdrachtgeverschap te beleggen binnen Duo+ en de Rijksbijdragen voor de Wet open overheid bij de drie gemeenten vanaf 2023 over te hevelen naar de begroting van Duo+.

Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 29

5.2

Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Volgens het BBV is het samenwerkingsverband verplicht een paragraaf weerstandsvermogen in de programmabegroting en de jaarrekening op te stellen. Hier wordt de financiële positie van Duo+ beschreven en zijn enkele verplichte financiële kengetallen opgenomen. Deze paragraaf moet tenminste bevatten: • het beleid voor de weerstandscapaciteit en de risico’s; • een inventarisatie van de risico’s; • een inventarisatie van de weerstandscapaciteit. Naast deze onderwerpen moet in de paragraaf weerstandsvermogen van het jaarverslag in overeenstemming met het BBV ook de volgende verplichte kengetallen worden opgenomen: • netto schuldquote; • netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen; • solvabiliteitsratio; • structurele exploitatieruimte; • grondexploitatie (niet van toepassing); • belastingcapaciteit (niet van toepassing). Momenteel zijn voor deze kengetallen geen landelijke normen vastgesteld. Als er landelijke normering komt, zal de toezichthouder zich daarbij aansluiten. 5.2.1 Beleid voor weerstandcapaciteit en risico's Het doel van het weerstandsvermogen is te bepalen of tegenvallers opgevangen kunnen worden zonder dat direct de begroting of het beleid hoeft te worden aangepast. Hiervoor is het van belang dat er een inventarisatie plaatsvindt van de risico's.

Bij het opstellen van de begroting en de jaarrekening vindt een inventarisatie van die risico’s plaats en geeft Duo+ de maatregelen aan om de risico's te beheersen. Op basis hiervan kan tweemaal per jaar de benodigde risicodekking worden bepaald, die wordt afgezet tegen de beschikbare risicodekking, de zogenaamde weerstandscapaciteit. Vooralsnog zijn hier geen middelen voor beschikbaar, dus het risico komt uiteindelijk terecht bij de DUO-gemeenten. Weerstandscapaciteit Binnen de organisatie zijn middelen en mogelijkheden beschikbaar om de resterende risico’s af te dekken. Deze zijn beschikbaar in de vorm van reserves, exploitatiebudgetten en door de eigenaarsrol die de DUO-gemeenten vervullen. Binnen is het eventuele exploitatiesaldo onderdeel van de weerstandscapaciteit. Vooralsnog worden kostendekkende exploitaties opgesteld en is er geen weerstandscapaciteit binnen Duo+. Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen drukt de mate uit waarin de organisatie in staat is om met de beschikbare risicodekking (weerstandscapaciteit) de benodigde risicodekking te matchen. Risico’s Het realiseren van bedrijfsdoelstellingen gaat gepaard met risico’s. Risico’s zijn mogelijke gebeurtenissen die een nadelige invloed hebben op het bereiken van de beleidsdoelstellingen.

Deze dienen beheerst te worden, dat wil zeggen: geheel of gedeeltelijk voorkómen (verlagen van de kans), mitigeren of overdragen (verlagen van de impact). Risicomanagement Risicomanagement is erop gericht om op een systematische wijze de bedreiging voor de bedrijfsdoelstellingen te minimaliseren. Risico’s kunnen via interne beheersmaatregelen, verzekeringen of voorzieningen worden afgedekt. Resterende risico’s worden voorzien van specifieke beheersmaatregelen en gekwantificeerd. 5.2.2 Inventarisatie weerstandscapaciteit en risico's Inventarisatie van de weerstandscapaciteit Er zijn geen vrij beschikbare middelen binnen de bestemmingsreserves. De weerstandscapaciteit is daarom nihil.

Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 30

Inventarisatie van risico's Bij het opstellen van deze jaarstukken heeft Duo+ de risico’s die in beeld zijn geactualiseerd. Op basis van onderstaande tabel worden de risico’s gekwantificeerd. Kans

Klasse

Gemiddelde

Impact

Klasse

Gemiddelde

Categorie

(%)

(%)

Categorie

(x € 1.000)

(x € 1.000)

zeer klein

0 - 10

5

zeer klein

klein

10 - 30

20

klein

0 - 100

50

gemiddeld

30 - 50

40

gemiddeld

100 - 250

175

groot

50 - 70

60

groot

250 - 500

375

zeer groot

70 - 90

80

zeer groot

500 - 1.000

750

enorm

> 1.000

1.500

Van ieder risico is de kans en de impact (in euro's) geschat. Is de kans bijvoorbeeld groot en de impact zeer groot, dan is de risicoscore 60% van € 750.000, ofwel € 450.000. De nu in beeld zijnde risico’s zijn in onderstaande tabel opgenomen. Nr. Risico/Gebeurtenis

Kans

Impact

Beheersmaatregel

Risicoscore (x € 1.000)

1

Drie gemeentebesturen kunnen in de toekomst verschillende inzichten of belangen hebben die de Duo+ organisatie kunnen beïnvloeden

gemiddeld

zeer groot

Het herijkingsproces is afgerond en daarmee is de kans teruggebracht naar gemid-deld. De impact blijft wel zeer groot als de kans zich voordoet.

300

2

Extra inhuur kan noodzakelijk zijn in verband met moeilijk vervulbare vacatures.

zeer groot

groot

Gerichte (advertentie)aanpak, In de begroting 2023 zijn diverse acties opgenomen om dit risico te verminderen. In de huidige arbeidsmarkt blijft het risico echter hoog.

300

3

Een medewerker van Duo+ is voor het aanvaarden van een politieke functie met politiek verlof gegaan. Er is echter sprake van een terugkeergarantie als deze politieke functie niet meer vervuld wordt. Risico op salarislasten omdat deze functie inmiddels door een andere medewerker ingevuld is.

zeer klein

gemiddeld

4

Op grond van ervaringscijfers kan er redelijkerwijs van uit gegaan worden dat Duo+ als risicodrager gemiddeld drie WW-besluiten per jaar neemt. Echter, de omvang van de besluiten hangt af van de verwachte uitstroom en verschilt per dossier.

gemiddeld

groot

5

Toekomstige ontwikkelingen kunnen het nodig maken om nieuwe investeringen te doen, die nog niet in de begroting zijn opgenomen.

gemiddeld

pm

Wanneer dit zich voordoet, zal per geval bekeken worden wat de kosten zijn en zal er een voorziening gevormd worden. Vanuit de ervaringscijfers van de afgelopen jaren is een inschatting gemaakt van het risico.

150

gemiddeld Indien het noodzakelijk is om innovaties door te voeren zullen afzonderlijke voorstellen gedaan worden.

pm

Totale risicoscore 2022

750

De belangrijkste risico's leveren een risicoscore van ongeveer € 750.000. Duo+ heeft geen weerstandsvermogen dus als deze risico’s zich voordoen, wordt een beroep gedaan op de DUO-gemeenten. De gemeenten hebben binnen hun begroting rekening gehouden met deze risico’s. 5.2.3 Ratio's en kengetallen De paragraaf weerstandvermogen en risicobeheersing bevat vijf financiële kengetallen. Van deze vijf financiële kengetallen zijn alleen de netto schuldquote, de netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen, de solvabiliteitsratio en de structurele exploitatieruimte van toepassing op Duo+. Landelijke norm Kengetallen

Minste risico

Gemiddeld risico

Meeste risico

Rekening 2021

Begroting 2022 primitief

Rekening 2022

Netto Schuldquote

< 90%

90% - 130%

> 130%

1%

pm

1%

Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 31

Landelijke norm Minste risico

Gemiddeld risico

Meeste risico

Rekening 2021

Begroting 2022 primitief

Rekening 2022

Netto Schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen

< 90%

90% - 130%

> 130%

1%

pm

1%

Solvabiliteitsratio

> 50%

20% - 50%

< 20%

13%

pm

18%

Grondexploitatie

< 20%

20% - 35%

> 35%

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Structurele exploitatieruimte

> 0,6%

0% - 0,6%

0%

0%

pm

2%

Belastingcapaciteit

< 95%

95% - 105%

> 105%

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Kengetallen

Netto Schuldquote De netto schuld weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van Duo+ ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin Duo+ in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Het eigen vermogen bestaat volgens artikel 42 BBV uit de reserves (zowel de algemene reserve als de bestemmingsreserves) en het resultaat uit het overzicht van baten en lasten. Structurele exploitatieruimte De indicator ‘structurele exploitatieruimte’ geeft aan hoe de structurele vrije ruimte (structurele baten min structurele lasten) zich verhoudt tot de totale baten. Dit laat zien in hoeverre Duo+ in staat is om structurele tegenvallers op te vangen. Onderlinge samenhang kengetallen De solvabiliteitsratio is 18% wat betekent dat Duo+ een beperkte buffer heeft met betrekking tot mogelijke risico's. De structurele exploitatieruimte van 2% biedt daarnaast slechts geringe ruimte om mogelijke nadelige effecten binnen de begroting op te vangen. Dit is inherent aan de manier waarop de gemeenschappelijke regeling is vormgegeven.

Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 32

5.3

Paragraaf Financiering

Algemeen In de financieringsparagraaf legt Duo+ de verwachtingen en het beleid voor de financieringsrisico's vast. Uitgangspunt voor het treasurybeleid van Duo+ is een actief treasurybeheer waarbij, met het oog op de publieke taak en het beheersen van mogelijke risico’s, binnen een kader van terughoudendheid en zorgvuldigheid, wordt gestreefd naar een optimaal resultaat bij het aantrekken van vreemd vermogen en het uitzetten van liquide middelen. Duo+ is verplicht om een overschot aan liquide middelen (groter dan € 1.000.000) uit te zetten bij het Rijk door middel van schatkistbankieren. Liquiditeitsprognose De kosten van Duo+ worden door de deelnemende gemeenten gedragen. Afspraken over de bevoorschotting voor het lopende jaar zijn erop gericht om de kortlopende liquiditeitsbehoefte af te dekken en liquiditeitsoverschotten zoveel mogelijk te voorkomen. Door het matchen van de inkomende en uitgaande geldstromen is de financieringsbehoefte in 2022 gedekt en zijn er geen rentekosten gemaakt. Doordat Duo+ alleen investeringen doet in relatie tot automatisering, die via een ideaalcomplex verlopen is er ook geen behoefte aan langlopende financiering. Administratieve organisatie en interne controle Duo+ trekt als organisatie geen leningen aan. Daarnaast zijn de bijdragen van de DUO-gemeenten afgestemd op de werkelijke uitgaven.

Binnen de werkzaamheden van het team Financiën is voldoende functiescheiding aangebracht een afzonderlijk treasurystatuut is gezien het voorgaande daarom niet noodzakelijk. Risicobeheer & kasgeldlimiet Duo+ leent geen financiële middelen. Vanuit de verslaggevingsregels is echter verplicht om onderstaande tabellen op te nemen om aan te tonen dat aan de gestelde normen is voldaan. Model B Variabelen renterisiconorm (bedrag x € 1.000)

2022

1

Renteherzieningen

-

2

Betaalde aflossingen vaste schuld

-

3

Renterisico op vaste schuld (1+2)

-

4a

Begrotingstotaal

4b

Bij ministeriële regeling vastgesteld percentage

20%

4

Renterisiconorm

6.258

5a

Ruimte onder renterisiconorm (4-3)

6.258

Jaarstukken 2022 Duo+

31.289

Pagina 33

Kasgeldlimiet (bedrag x € 1.000) Periode

1e kwartaal

2e kwartaal

3e kwartaal

4e kwartaal

Begrotingstotaal 2022

31.289

31.289

31.289

31.289

- in procenten van de grondslag

8,20%

8,20%

8,20%

8,20%

- in bedrag

2.566

2.566

2.566

2.566

Opgenomen gelden < 1 jaar

-

-

-

-

Schuld in rekening-courant

-

-

-

-

Gestorte gelden door derden < 1 jaar

-

-

-

-

Totale omvang van de vlottende schuld

-

-

-

-

-

-

-

-

239

239

239

239

Overige uitstaande gelden < 1 jaar

1.672

366

2.606

1.488

Totale omvang van de vlottende middelen

1.911

605

2.845

1.727

1. Toegestane kasgeldlimiet

2. Omvang vlottende korte schuld

3. Vlottende middelen Contante gelden in kas Tegoeden in rekening-courant

4. Toets kasgeldlimiet Totaal netto vlottende schuld (2-3)

-1.911

-605

-2.845

-1.727

Toegestane kasgeldlimiet (1)

2.566

2.566

2.566

2.566

Ruimte (+) / Overschrijding (-) = (1-4)

4.477

3.171

5.411

4.293

Externe ontwikkelingen Doordat er geen externe financiering nodig is, zijn externe ontwikkelingen niet van toepassing geweest op de financiering en de rentekosten van Duo+.

Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 34

5.4

Paragraaf Bedrijfsvoering

De paragraaf bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens rond de bedrijfsvoering van Duo+. 5.4.1 Algemeen 5.4.1.1 Opleidingsplan Het opleidingsplan is in 2022 nagenoeg volledig uitgegeven inclusief de middelen die vanuit vorig jaar nog zijn overgeheveld. Hiermee is in ieder geval een belangrijke inhaalslag gemaakt met betrekking tot de opleidingen. 5.4.1.2 Accountantscontroles In de aanloop naar de controle op de jaarrekening 2022 heeft de accountant in oktober 2022 een interim controle gehouden. Deze controle is mede dankzij de goede voorbereidingen binnen Duo+ snel en soepel verlopen en geeft vertrouwen dat ook de uiteindelijke jaarrekening controle snel en efficiënt afgerond kan worden. Daarbij zal vanzelfsprekend rekening gehouden worden met de aanbevelingen die in de managementletter door de accountant gegeven zijn. Het verloop van de interim en jaarrekening controles zijn de afgelopen jaren aanzienlijk verbeterd. De accountant gebruikt voor het overgrote deel op de (interne) controles die door de Duo+ uitgevoerd zijn. Ook worden bij Duo+ jaarlijks de frauderisico's in beeld gebracht en zijn er beheersmaatregelen opgenomen.

5.4.1.3 Motion Motion het salarispakket dat gebruikt wordt voor de vier DUO-organisaties blijft in ontwikkeling, er zijn inmiddels stappen gemaakt om workflows (beter) in te richten zodat de werkprocessen en archivering op een efficiënte manier afgewikkeld kunnen worden. In 2023 zal veel aandacht uitgaan aan het verder optimaliseren van workflows en werkprocessen. De begrotingsmodule voor Motion, waarmee een raming voor de salarislasten berekend kan worden, is eind 2022 verder ingericht en kan daarmee een belangrijke tool worden om zowel de formatie als de begrote salarislasten goed in beeld te houden. Tevens is een formatieproces ingericht, beoogde vaststelling van dit proces is in januari 2023. Dit formatieproces zorgt ervoor dat de input voor de begrotingsmodule correct en beter verwerkbaar is. Door deze processen in te richten en vast te stellen wordt er een belangrijke voortuitgang geboekt in efficiency en kwaliteit. 5.4.2 Stuurinformatie 5.4.2.1 Dashboard Binnen de DUO-organisatie is een dashboard beschikbaar voor “geld” en “mens,”. Via het onderdeel geld kan stuurinformatie opgevraagd worden t.a.v. de uitputting van de budgetten alsmede de kredieten, de omloop van de facturen en de openstaande posten van de debiteuren. Via “mens” kon informatie opgevraagd worden over onder meer de formatie en bezetting, het ziekteverzuim en de leeftijdsopbouw van de organisatie.

Inmiddels is er een begin gemaakt in het ontsluiten van het onderdeel "werk", ofwel het generen van informatie uit het zaaksysteem InProces. De ontsluiting hiervan is erg weerbarstig en ingewikkeld. Vandaar dat dit wat meer tijd in beslag neemt vooral om de betrouwbaarheid en de volledigheid van de gegevens te kunnen waarborgen. In de 2023 de eerste resultaten gepresenteerd maar dit dashboard moet nog verder uitgebouwd en volmaakt worden. 5.4.2.2 Veiligheidsincidenten en datalekken In 2022 zijn er bij de Duo+ 10 datalekken en 53 veiligheidsincidenten bij de FG en CISO gemeld. Slechts 1 van deze meldingen, die veroorzaakt is door een externe partij, is gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Uit het voorgaande is af te leiden dat de impact van de datalekken beperkt was. Het vergroten van het bewustzijn bij medewerkers over phishing, juist volgen van procedures en de aanscherping van toegang tot systemen maar ook bijvoorbeeld fysieke toegang tot ruimten binnen de gebouwen helpt het aantal meldingen laag te houden. Het bewustzijn richtte zich ook op ‘maak samen informatieveilgheidszaken en AVG zaken bespreekbaar en meld vreemde zaken’. In 2022 is er ook wederom een themaweek georganiseerd; ‘de week van de Informatieveiligheid’. Met diverse vormen van voorlichting aan alle medewerkers is hierin stilgestaan bij de Informatieveiligheid en AVG gerelateerde zaken.

Ook zijn er PEN-testen uitgevoerd om na te gaan waar het mogelijk is om extra beveiligingsmaatregelen door te voeren. En werd er geoefend op mogelijke cyberweerbaarheid scenario’s. Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 35

De jaarlijkse ENSIA-evaluatie (verantwoording vanuit het normenkader van de Baseline informatiebeveiliging Overheid (BIO) is (in 2022) over het verantwoordingsjaar 2021 met goed gevolg afgerond. Ook de wettelijke verplichte audit welke voor gemeenten voortvloeit uit de Wet politiegegevens (Wpg) is uitgevoerd. 5.4.2.3 Facturen Het beleid van Duo+ is er op gericht om de facturen zo snel als mogelijk te betalen. Zoals het er nu naar uitziet voldoet Duo+ daaraan en is het aantal facturen dat na 30 dagen nog openstaan redelijk: namelijk 14 waarvan er 6 binnen de marge van 30 tot 60 dagen vallen, 2 in de marge van 60 tot 90 dagen en 6 van 90 dagen en langer. Bij de facturen die langer openstaan is doorgaans sprake van een conflict met de crediteur. De doorlooptijd van de facturen over het gehele jaar was gemiddeld 19 dagen. 5.4.2.4 Ziekteverzuim Begin dit jaar lag het gemiddelde verzuim boven de norm van 5 % aan namelijk 6,2 % maar sindsdien is een daling ingezet van 4,7 % in april 2022 naar 4,5% in juni 2022. In de maanden september, oktober, november en december steeg het ziekteverzuim echter boven de norm uit met als hoogtepunt de maanden november en december 2022 namelijk 6,9%. Deze piek is grotendeels te verklaren door de griepgolf die aan het eind van 2022 ingezet is en zich ook in het begin van 2023 doorgezet heeft.

In de teams VTH en Jeugd WMO, communicatie en JZ was het ziekteverzuim, vooral in de laatste maanden van 2022, het hoogst. Het gemiddelde ziekteverzuim over 2022 was 5,5 %. Ontwikkelingen Duo+ Integrale advisering Vragen van burgers, bedrijven, bezoekers dienen beter vertaald binnen dienstverleningsvisies en naar te leveren producten en diensten. De integraliteit dient te worden versterkt tussen enerzijds diensten en producten die extern geleverd worden (aan burgers, bedrijven, bezoekers) en anderzijds diensten en producten die binnen de Duo-organisaties geleverd worden. Belangrijk hiertoe is te investeren in een cultuur van samenwerken. Dit wordt enerzijds gevoed vanuit houding en gedrag en anderzijds vanuit de organisatiestructuur (zoals helderheid in rollen, verantwoordelijkheden, werkafspraken). Concreet levert dit op: • Integraliteit in de gehele dienstverleningsketen; we werken vanuit nevengeschiktheid in het realiseren van de dienstverlening. • Cultuur van samenwerken in en tussen alle schakels van de keten. • Logische keten voor het geheel van de dienstverlening. • Een stevig fundament vanuit de afdeling Bedrijfsvoering binnen Duo+. • Rollen, taken en verantwoordelijkheden zijn duidelijk. • Houding en gedrag worden leidend voor de veranderkracht en vormen daarmee ook de basis voor toekomstige verandering.

Wat het programma Integrale Dienstverlening niet tot doel heeft: • Focus op nog meer dienstverlening. • Harmonisatie van processen. Het programma Integrale Dienstverlening moet resulteren in een sterk verstevigde integraliteit op alle lagen binnen de DUO-samenwerking en binnen de organisatie Duo+. Hiertoe omvat het programma enerzijds de ‘harde kant’ van structuur en organiseren en anderzijds de zachte kant rondom zogeheten soft skills (houding en gedrag). Het programma is in 2021 on hold gezet in verband met de Governance. Afgesproken is dit eerst af te ronden alvorens het programma verder op te pakken en af te ronden. De verwachting is dat dit in 2023 zal gebeuren. Inkoop In de gezamenlijkheid is gekeken naar de vorming van een inkooporganisatie binnen de DUO-organisatie. In 2021 is hiertoe een projectleider aangesteld. Deze projectleider, die ingehuurd is, heeft daarnaast ook een aantal andere taken opgepakt zoals het schrijven van een gezamenlijk inkoop en aanbestedingsbeleid, het opstellen van handboeken inkoop en aanbesteding voor de gemeenten en het oppakken van de adviseursfunctie voor de gehele DUO-organisatie. Tevens zijn inkoopcontactgroepen in het leven geroepen. Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 36

Inmiddels is het gezamenlijk inkoop en aanbestedingsbeleid voor de vier organisaties vastgesteld. In de tussentijd is de werving gestart voor een inkoopadviseur/ coördinator die de taken van de projectleider voort moet zetten maar dan in dienst van de DUO-organisatie. Deze werving heeft nog niet tot resultaat geleid. Dit wervingstraject wordt voorgezet maar tegelijkertijd zijn, ter overbrugging, na een aanbestedingstraject twee inkoopadviseurs ingehuurd om het werk van de projectleider na zijn vertrekt per 1 september 2022 voort te zetten. Dat heeft al tot resultaten geleid. Er is een spendanalyse opgesteld, het inkoopjaarplan voor 2023 wordt ingevuld en de organisaties weten de adviseurs ook goed te vinden voor vragen en adviezen op het gebied van inkoop en aanbesteding. Ook is een projectgroep gestart voor inhuur derden en zijn de inkoopcontactroepen Buurt, Burgers en Dienstverlening weer nieuw leven ingeblazen. Dit jaar wordt ook verder gewerkt aan de vorming van een inkooporganisatie binnen de DUO-organisatie. Personeel en Organisatie Eigen formatie Ook in 2022 is het lastig gebleken om op een aantal terreinen de bestaande vacatures in te vullen. Vooral adviseurs op het gebied van infrastructurele werken, juridische, financiële en ook sociale zaken zijn lastig te vinden. Dit betekent dat de lasten voor inhuur fors zijn toegenomen ten opzichte van het vorige jaar.

Door middel van bureau's die zich specifiek richten op deze functies wordt getracht tot een invulling te komen en de lasten voor inhuur te beperken. Ontwikkeling en inzetbaarheid van medewerkers De wereld om ons heen verandert snel. Het is belangrijk om onze organisatie daar goed op voor te bereiden. Dit betekent dat er andere competenties nodig zijn. Medewerkers moeten daarop getraind en opgeleid worden. Binden en boeien en duurzame inzetbaarheid zijn belangrijk: hoe behouden wij onze medewerkers en hoe kunnen zij het werk langer op een gezonde en plezierige manier blijven doen. Soms betekent dit dat maatwerkdan wel mobiliteitsoplossingen nodig zijn. Daarnaast hebben gemeenten, en Duo+, op grond van de Wet banenafspraak een verantwoordelijkheid om mensen met een arbeidsbeperking te ondersteunen om aan het werk te komen. Hier liggen kansen in combinatie met het invullen van een maatschappelijke verantwoordelijkheid. Het invullen van de Wet banenafspraak maakt onderdeel uit van een bredere visie op inclusie en diversiteit. In 2022 is hier vorm aan gegeven en is een gezamenlijke visie door de werkgevers vastgesteld. In 2023 zal veel aandacht uitgaan aan het vertalen van deze visie in maatregelen en beleid.

De aandacht voor mobiliteit, talentmanagement en duurzame inzetbaarheid zijn bovendien middelen om het ziekteverzuim zo laag mogelijk te houden en belangrijke speerpunten in een strategisch personeelsbeleid. In 2022 zijn daarvoor de eerste lijnen uitgezet en op deze thema’s zal in 2023 verder ingezet gaan worden. Financiën Verder digitaliseren en optimaliseren administraties Het continu verbeteren en verder digitaliseren van de processen heeft ook in 2022 plaatsgevonden. Het dasboard voor budgethouders is verder uitgebreid, zodat deze op eenvoudige wijze inzicht hebben in hun (meerjarige)budgetten en de besteding hiervan. Daarnaast zijn richting burger en bedrijven stappen gezet om nota's en facturen meer digitaal te versturen evenals herinneringen en aanmaningen. Communicatie en Juridische zaken Communicatie visie De samenleving wordt steeds meer een netwerksamenleving. (Bijna) iedereen communiceert met gebruikmaking van beschikbare middelen zoals Facebook, Instagram, Whatsapp, LinkedIn, etc. We delen veel informatie en sentimenten met elkaar. Het nieuwe nieuws is vaak ruimschoots bekend voordat het nieuws via de formele kanalen beschikbaar komt. Het nieuws verspreidt zich ook razendsnel. Het wordt daardoor moeilijker verbinding te maken met specifieke doelgroepen. De gemeenten Diemen, Uithoorn en Ouder-Amstel en Duo+ hebben in 2022 een communicatievisie opgesteld.

Het doel van deze communicatievisies is onder andere geweest het inzichtelijk maken van de ambities van de drie gemeentes en van Duo+. Vanuit de ambities kan vervolgens gericht worden beoordeeld wat de betekenis is van deze communicatievisies op de gewenste dienstverlening van de DUO organisaties en voor de organisatie en inrichting van de functie van communicatie. In Q4 van 2022 heeft het DBR aangegeven van mening te zijn dat het organiseren van veel onderdelen van Communicatie in Duo+ een belangrijke meerwaarde biedt maar dat corporate communicatie zó dicht op Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 37

bestuursadvies zit, dat een positie dicht op het eigen lokale gemeentebestuur te prefereren is. Daarom heeft het DBR gevraagd om de positionering van Communicatie te beoordelen en een voorstel te doen om deze deels aan te passen. De werkgroep Communicatie heeft daaropvolgend de opdracht gekregen om te adviseren over de inrichting en organisatie van de communicatie in de DUO-organisatie. De werkgroep zal op 1 april 2023 advies uitbrengen. Informatisering en Automatisering Ideaalcomplex Er is een actieve vervangingsplanning conform de principes van het ideaalcomplex. In 2021 is dit ideaalcomplex herijkt. Op basis van de betreffende aangeleverde cijfers en de vervangingsinvesteringen is de conclusie dat het ideaalcomplex van €500.000 per jaar voldoende is om de meerjarige vervangingen te realiseren. De wisselingen van kapitaallasten in de jaren moeten dan geëgaliseerd worden via de reserve, zoals destijds ook voorgenomen. Hierbij zijn echter niet de implementatiekosten van eventueel te vervangen applicaties begrepen. Als er door de aanbesteding van een zgn. softwaremakelaar, die reeds heeft plaatsgevonden, voorkomen kan worden dat voor de belangrijke applicaties om de zoveel jaar een Europese aanbesteding gedaan moet worden, hoeft er alleen in geval van een specifieke wens tot wisseling aanbesteed te worden. Indien dat het geval is, zal dit meegenomen moeten worden bij de kadernota.

Interne Dienstverlening Huisvestingsvisie In 2021 zou de huisvestingsvisie verder vormgegeven worden, aansluitend op de uitkomsten van de RI&E (2019) en passend bij de ICT-ontwikkelingen. Door Corona is dit in 2021 on hold gezet en in 2022 een start gemaakt met het besluit Herstart na Corona. De kennis die in 2022 is opgedaan wordt voor 2023 gebruikt en/of meegenomen om te komen tot een (gezamenlijke) huisvestingsvisie. 1 Postintake en Archief: Archiefachterstanden Interbestuurlijk Toezicht (IBT) In 2020 kwam de provincie met een minder positief rapport over het archiefbeheer in relatie tot zaakgerichtwerken in de vier organisaties, een rapport met de focus op het digitale archief/informatiebeheer. In het kader van Interbestuurlijk toezicht is in 2020 een rapport en plan van aanpak gemaakt. Dit plan biedt kansen om deze kwetsbare situatie op te kunnen vangen en het niveau van archiveren tot een hoger plan te brengen. Zaakgericht werken wordt meer ingebed in de werkprocessen, medewerkers worden hierin ondersteund en achterstanden worden aangepakt. We hebben in 2022 aangegeven toch een actieve rol in het programma Zaakgericht werken te willen en in 2023 zal dit worden vormgegeven. In 2022 heeft de uitvoering van het wegwerken van de archiefachterstanden plaatsgevonden; fysieke en digitale achterstanden zijn opgeruimd en deze archieven zijn volgens wetgeving verwerkt.

Met de archiefruimte op zolder is een start gemaakt, deze zal in 2023 ook leeg zijn en beschikbaar worden voor andere doeleinden. De steekproeven die in 2022 zijn uitgevoerd geven een nog onvoldoende niveau aan, alle afdelingen en medewerkers zijn hierbij betrokken. Het plan van aanpak van team ID loopt op schema, voor de gemeente blijft het - mede door de komst van de WOO, een belangrijk aandachtspunt. 2 Servicedesk In 2022 is onderzocht hoe de verdere verbreding om te komen tot een Servicedesk voor de gehele Bedrijfsvoering kan worden ingericht en of dit haalbaar is. Tevens is gekeken naar de onderlinge taakverdeling tussen I&A en ID, in 2023 zal dit verder uitgewerkt worden. De applicatie Topdesk biedt een selfserviceportal en wordt ingezet als applicatie voor de interne dienstverlening, I&A, P&O, Salarisadministratie en Dagelijks Onderhoud. Medewerkers maken zelf meldingen aan en vinden in de applicatie extra informatie. Het systeem biedt meer mogelijkheden op het gebied van praktische inrichting van de backoffice. Bovendien is het in Topdesk mogelijk geworden een CMDB (centrale registratie van de hard- en software die je gebruikt) te beheren, panden in beeld te krijgen en rapportages te genereren die tevens voor de weergaves via dashboards, kunnen worden ingezet.

In de gemeenten Ouder-Amstel en Uithoorn is het gebruiken van deze applicatie in plaats van het "binnenlopen" nog wel iets dat aandacht behoeft en waarin het team in de dienstverlening zoekt naar een juiste balans. 3 Facilitair In 2022 hebben de Facilitair adviseur en uitvoerend medewerkers hard gewerkt om de reguliere dienstverlening conform afspraak uit te voeren. In 2022 is tevens vanuit het groeibudget besloten om de formatie van dit cluster te vergroten, dit is hard nodig om de groeiende vraag op te kunnen vangen. Het uitvoeren van de Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 38

gewenste dienstverlening is op sommige punten gelukt; veel vervangingen zijn conform het investeringsplan uitgevoerd. Echter, vanwege de bijgekomen inzet voor de vluchtelingenlocaties in Uithoorn en Ouder-Amstel en vanwege een langdurig zieke in het team hebben we een aantal zaken moeten uitstellen naar 2023. In 2022 heeft Facilitair een grote rol gespeeld voor de vluchtelingenopvangen. Beleidsindicatoren Duo+ heeft geen inwoners, deze zijn dan ook niet opgenomen. Onderstaand de (verplichte) beleidsindicatoren: Beleidsindicatoren (bedrag x € 1.000)

Omschrijving beleidsindicatoren

Formatie

Fte per 1.000 inwoners

n.v.t.

Bezetting

Fte per 1.000 inwoners

n.v.t.

Apparaatskosten

Kosten per inwoner

n.v.t.

Salariskosten

Totale loonsom

22.511

Externe inhuur

Totale kosten inhuur externen

5.694

% Externe inhuur

Kosten als % van de totale loonsom + totale kosten inhuur externen

20%

Kosten

Totale kosten

34.528

Totale overhead

18.924

% Overhead

Jaarstukken 2022 Duo+

% overhead van de totale kosten

2022

55%

Pagina 39

6

Jaarrekening

Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 40

6.1

Balans

ACTIVA (bedrag x € 1.000)

PASSIVA 31-12-2021 31-12-2022 (bedrag x € 1.000)

31-12-2021 31-12-2022

VASTE ACTIVA

1.289

1.460 VASTE PASSIVA

1.094

1.171

Materiële vaste activa

1.289

1.460 Eigen vermogen

876

1.122

Investeringen met economische nut

1.289

1.460 Bestemmingsreserves

267

351

Resultaat/afrekening

609

771

Financiële vaste activa

-

- Voorzieningen

218

49

Overige langlopende leningen u/g

1

- Voorziening frictiekosten

218

49

VLOTTENDE ACTIVA

5.383

4.932 VLOTTENDE PASSIVA

5.578

5.219

Uitzettingen rente typische looptijd < 1 jaar

4.331

4.032 Netto vlottende schulden rente typische looptijd < 1 jaar

2.592

2.646

Vorderingen op openbare lichamen

1.813

2.502 Overige schulden

2.592

2.646

Uitzettingen in 's rijksschatkist

2.512

1.489

Overige vorderingen

6

41

Liquide middelen

244

242

Bank- en girosaldi

244

242

Overlopende activa

808

658 Overlopende passiva

Van Europese en/of Nederlandse overheidslichamen nog te ontvangen voorschotbedragen die ontstaan door voorfinanciering op uitkering met een specifiek bestedingsdoel Overige nog te ontvangen en vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen

TOTAAL ACTIVA

Jaarstukken 2022 Duo+

2.986

2.573

-

- Overige vooruitontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen

581

218

808

658 Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen, met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume

2.405

2.355

6.671

6.391

6.671

6.391

Pagina 41

6.1.1 Toelichting op de balans 6.1.1.1 Activa Materiële vaste activa met economisch nut (bedrag x € 1.000)

Duurzame Boekwaarde DeswaardeBoekwaarde 31-12-2021 Investering investering vermingdering Afschrijving 31-12-2022

Machines, apparaten en installaties

1.289

573

17

-

385

1.460

Totaal

1.289

573

17

-

385

1.460

Materiële vaste activa economisch nut (€ 1.460.000) In 2022 is per saldo voor € 556.000 in ICT-middelen geïnvesteerd, voor een belangrijk deel nieuwe hardware in de vorm van Thinkpads. Financiële vaste activa (bedrag x € 1.000)

Boekwaarde Des31-12-2021 Investering investering

Boekwaarde Afschrijving 31-12-2022

Aflossing

Overige langlopende leningen u/g

-

-

-

-

Totaal

-

-

-

-

-

-

Financiële vaste activa economisch nut Onder de financiële vast activa is het fietsproject vanuit het sociaal statuut opgenomen op de balans. Per balansdatum zijn alle openstaande bedragen voldaan. Vorderingen op openbare lichamen (€2.502.000) Het bedrag van € 2.502.000 aan vorderingen op openbare lichamen betreft voor een aanzienlijk deel het specifieke maatwerk van de DUO-gemeenten én de aanvullende bijdrage vanuit de tweede voortgangsrapportage. Uitzettingen in 's Rijksschatkist (€1.488.000) Per 31 december 2022 was Uitzettingen in 's Rijksschatkist per saldo € 1.488.000. De bedragen i.r.t. het schatkistbankieren zijn in 2022 volgens de wettelijke afspraken verlopen. Onderstaande tabel geeft het verloop van 2022 weer:

Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 42

Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x € 1000) Verslagjaar (1)

Drempelbedrag

1000

(2)

Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen

244

242

241

242

(3a) = (1) > (2)

Ruimte onder het drempelbedrag

756

758

759

758

(3b) = (2) > (1)

Overschrijding van het drempelbedrag

-

-

-

-

Kw 1

Kw 2

Kw 3

Kw 4

(1) Berekening drempelbedrag (bedragen x €1000) Verslagjaar (4a)

Begrotingstotaal verslagjaar

31.288

(4b)

Het deel van het begrotingstotaal dat < of = € 500 miljoen

31.288

(4c)

Het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat

-

(1) = (4b)*0,02 + (4c)*0,002 met Drempelbedrag een minimum van €1.000.000

1000

(2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen (bedragen x €1000) Kw 1 (5a)

Som van de per dag buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen (negatieve bedragen tellen als nihil)

(5b) (2) = (5a) / (5b)

Kw 2

Kw 3

Kw 4

21.921

22.028

22.197

22.300

Dagen in het kwartaal

90

91

92

92

Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen

244

242

241

242

Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 43

Liquide middelen (bedrag x € 1.000)

Boekwaarde Boekwaarde 31-12-2021 31-12-2022

Bank- en girosaldi

244

242

Totaal

244

242

Liquide middelen Het saldo van de liquide middelen betreft het saldo op de bankrekening en de openstaande saldi op de debitcards per 31 december. Overlopende activa (bedrag x € 1.000)

Boekwaarde Boekwaarde 31-12-2021 31-12-2022

Van Europese en Nederlandse overheidslichamen nog te ontvangen voorschotbedragen die ontstaan door voorfinanciering op uitkering met een specifiek bestedingsdoel

-

-

Overige nog te ontvangen en vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen

808

658

Totaal

808

658

Overlopende activa Overige nog te ontvangen en vooruitbetaalde bedragen die t.l.v. volgende begrotingsjaren komen bedragen € 658.000. 6.1.1.2

Passiva

Eigen vermogen (bedrag x € 1.000) Bestemmingsreserve Bedrijfsvoering Bestemmingsreserve Burger/Buurt Gerealiseerd resultaat

Resultaat Boekwaarde bestemming 31-12-2021 2021 Toevoeging Onttrekking 267

166

82

-

-

-

609

-609

Terugbetaling aan de DUO-gemeenten

Boekwaarde 31-12-2022 351 -

771

771

771

1.122

573

Terug te vorderen DUO-gemeenten Totaal eigen vermogen

Resultaat 2022

-131 876

-

-

82

Alle toevoegingen zijn incidenteel. Bestemmingsreserve Bedrijfsvoering • Het doel van deze reserve is om eventuele voordelige en nadelige saldi binnen de Stafbureau en het programma Bedrijfsvoering te egaliseren. Daarnaast kan in de toekomst de reserve fungeren als een buffer voor onverwachte financiële tegenvallers op het gebied van de Informatisering & Automatisering (I&A), zie de Nota reserves en voorzieningen. • Het motief voor instelling is de wenselijkheid om voor- en nadelige resultaten over de jaren heen te kunnen egaliseren. Om te voorkomen dat kleine voordelige resultaten volledig worden teruggestort naar de DUO-gemeenten en in volgende jaren mogelijke kleine tekorten weer worden gevorderd van de DUOgemeenten. Dit voorkomt veel administratieve handelingen en het heen en weer pompen van middelen. • De omvang van de benodigde reserve is afhankelijk van de te egaliseren bedragen en in de toekomst afhankelijk van de risico’s op het gebied van I&A, zie Nota reserves en voorzieningen. De looptijd van de reserve is afhankelijk van de te egaliseren bedragen en met betrekking tot de risico’s onbeperkt, zie Nota reserves en voorzieningen. • Specifieke onderbouwing: Het restant (€ 225.000) betreft het project (programma Slimmer Verbinden) en daarnaast is nog € 126.000 opgenomen om de toekomstige kapitaallasten te kunnen egaliseren.

Bestemmingsreserve Burger/Buurt • Het doel van deze reserve is om eventuele voordelige en nadelige saldi binnen de programma's Buurt en Burger te egaliseren • Het motief voor instelling is de wenselijkheid om voor- en nadelige resultaten over de jaren heen te kunnen egaliseren. Om te voorkomen dat kleine voordelige resultaten volledig worden teruggestort naar Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 44

de DUO-gemeenten en in volgende jaren mogelijke kleine tekorten weer worden gevorderd van de DUOgemeenten. Dit voorkomt veel administratieve handelingen en het heen en weer pompen van middelen. Voorzieningen (bedrag x € 1.000)

Boekwaarde Boekwaarde 31-12-2021 Toevoeging Onttrekking 31-12-2022

Voorziening frictiekosten

218

Totaal voorzieningen

218

-

169

49

169

49

Er is een voorziening (€ 49.000) getroffen voor het saldo verlofsparen per balansdatum. Medewerkers kunnen vanaf 1 januari 2022 bovenwettelijke vakantie-uren sparen. Met dit 'verlofsparen' kunnen medewerkers passend bij hun levensfase hun bovenwettelijke vakantie-uren inzetten op een manier die aansluit bij hun persoonlijke levens- en carrièreplanning en het gemeentelijke vitaliteitsbeeld. Deze vakantie-uren verjaren niet. Dit kan gaan leiden tot verlofstuwmeren die bijvoorbeeld ingezet gaan worden om eerder met pensioen te gaan. Aangezien er bij verlofsparen sprake is van arbeidskosten gerelateerde verplichtingen die een niet voorspelbare opbouw en daarmee ook onvoorspelbare afbouw kennen, is hier bij de jaarrekening 2022 een voorziening voor getroffen. • Het doel van deze voorziening is ter dekking van frictiekosten die zich kunnen voordoen m.b.t. de personeelskosten waaronder frictiekosten op basis van vaststellingsovereenkomsten. • Het motief voor de instelling van deze voorziening is om voor personen die geen arbeid (meer) leveren voor Duo+, maar waar nog wel salaris of andere vergoedingen voor worden betaald, een voorziening te treffen. • De omvang van de middelen is afhankelijk van de vaststellingsovereenkomsten. • De dekking van de toevoegingen geschiedt bij het opstellen van de kadernota, programmabegroting en of vanuit het rekeningresultaat.

• De looptijd van deze voorziening is van tijdelijke aard en wordt opgeheven zodra de hieraan gerelateerde kosten en of bezuinigingsmaatregel c.q. efficiencydoelstelling zijn gerealiseerd. • De omvang van de voorziening is gelijk aan de geïnventariseerde frictiekosten. Overige schulden (€ 2.646.000) Dit betreft het saldo van goedgekeurde facturen, die per balansdatum nog voldaan moeten worden. Netto vlottende schulden rente typische looptijd < 1 jaar (bedrag x € 1.000)

Boekwaarde Boekwaarde 31-12-2021 31-12-2022

Overige schulden

2.592

2.646

Totaal

2.592

2.646

Overlopende passiva (€ 2.573.000) Overlopende passiva heeft betrekking op diverse facturen, af te dragen btw en af te dragen sociale lasten. De vooruitontvangen bedragen betreffen het maatwerk Archief op Orde. Overlopende passiva (bedrag x € 1.000) Overige vooruitontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen

Boekwaarde Boekwaarde 31-12-2021 31-12-2022 581

218

Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen, met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume

2.405

2.355

Totaal

2.986

2.573

Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 45

6.2

Overzicht baten en lasten

Totaal Duo+ (bedrag x € 1.000)

Raming begrotingsjaar

Raming begrotingsjaar na wijziging

Realisatie begrotingsjaar

baten

baten

baten

lasten

saldo

lasten

saldo

lasten

saldo

Programma's Stafbureau

1.585

-

1.585

1.737

-66

1.671

1.737

-69

1.668

Bedrijfsvoering

15.836

-316

15.520

17.573

-606

16.966

17.263

-629

16.634

Burger

5.895

-5.421

474

7.378

-6.895

483

7.479

-6.662

817

Buurt

7.972

-7.494

478

8.772

-8.274

498

8.738

-8.244

495

Subtotaal Programma's

31.288 -13.231

18.058

35.461 -15.841

19.619

35.217 -15.604

19.613

Algemene dekkingsmiddelen Lokale heffingen

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Algemene uitkering

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Dividend

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Saldo financieringsfunctie

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Overige algemene dekkingsmiddelen

1

-1

-

-

-

-

-

-

-

Subtotaal Algemene dekkingsmiddelen

1

-1

-

-

-

-

-

-

-

Taakvelden en Vpb Overhead

- -18.058 -18.058

- -19.920 -19.920

- -18.924 -18.924

Subtotaal overhead

- -18.058 -18.058

- -19.920 -19.920

- -18.924 -18.924

Vennootschapsbelasting (Vpb)

-

-

-

Subtotaal Taakvelden en Vpb Saldo van baten en lasten

-

-

- -18.058 -18.058 31.289 -31.289

-

-

-

- -19.920 -19.920 35.461 -35.761

-300

-

-

- -18.924 -18.924 35.217 -34.528

689

Toevoegingen en onttrekkingen reserves Reserve Bedrijfsvoering

-

-

-

300

Reserve Buurt/Burger

-

-

-

-

Reserves

-

-

-

300

Algemene dekkingsmiddelen

-

-

-

-

31.289 -31.289

-

Gerealiseerd resultaat

-

300

82

-

-

-

82

-

300

82

-

-

-

-

-

-

35.761 -35.761

-

35.299 -34.528

771

82

Voor een toelichting op de cijfers verwijzen wij naar de programma’s, c.q. “Wat heeft het gekost?”: toelichting op het resultaat. Dit maakt onderdeel uit van het jaarverslag. Overhead Onder overhead is meegenomen de programma’s Stafbureau, Bedrijfsvoering en daarnaast de afdelingshoofden, teamleiders, managementassistenten van de programma’s Buurt en Burger. Vennootschapsbelasting De af te dragen vennootschapsbelasting is € 0 omdat Duo+ in 2022 geen winstgevende en/of ondernemersactiviteiten had voor de vennootschapsbelasting.

Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 46

Incidentele lasten en baten Incidentele lasten en baten Primitief Wijziging Begroot werkelijke Primitief Wijziging Begroot Werkelijke (bedrag x € 1.000) lasten lasten lasten lasten baten baten baten baten Stafbureau Geen

-

-

-

-

Totaal Stafbureau

-

-

-

-

-

-

-

-

Maatwerk Archief

-

358

358

140

-

358

358

140

Opleidingen (vanuit de reserve)

-

70

70

70

-

-

-

-

Bedrijfsvoering

Datagedreven sturing

140

140

135

-

140

140

135

Inhuur P&O Partner

-

-

-

24

-

-

-

24

Inhuur communicatie

-

85

85

35

-

85

85

35

Slimmer Verbinden (vanuit reserve)

-

230

230

12

-

-

-

-

-

883

883

416

-

583

583

334

Basis op orde 2021 (via Balans)

-

62

62

62

-

62

62

62

Maatwerk Vroegsignalering

-

89

89

89

-

89

89

89

Maatwerk Tozo 2021 (via Balans)

-

184

184

184

-

184

184

184

Maatwerk Web opdracht

-

7

7

7

-

7

7

7

Maatwerk toeslagenaffaire

-

25

25

25

-

25

25

25

Maatwerk Oekraïne

-

-

-

20

-

-

-

20

Maatwerk energietoeslag

-

-

-

44

-

-

-

44

Maatwerk woningontruiming

-

-

-

10

-

-

-

10

Totaal Burger

-

367

367

441

-

367

367

441

Geen

-

-

-

-

-

-

-

-

Totaal Buurt

-

-

-

-

-

-

-

-

Totaal incidentele lasten en baten

-

1.250

1.250

857

-

950

950

775

Totaal Bedrijfsvoering Burger

Buurt

Bestemming reserves (bedrag x € 10.000) Reserve Bedrijfsvoering

Jaarstukken 2022 Duo+

Begroot werkelijke toevoegingtoevoeging -

Begroot Werkelijke onttrekkingonttrekking 300

300

82

Pagina 47

Incidentele lasten en baten (bedrag x € 1.000)

Primitief Wijziging Begroot werkelijke Primitief Wijziging Begroot Werkelijke lasten lasten lasten lasten baten baten baten baten

Reserve Burger/Buurt Totaal bestemming reserves Presentatie van het structureel begrotingssaldo (bedrag x € 1.000)

-

-

-300

689

Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves

300

82

Begrotingsaldo na bestemming

-

771

Waarvan incidentele baten en lasten

-

-

-

771

Jaarstukken 2022 Duo+

-

300

82

Begroot werkelijk

Saldo baten en lasten

Structureel begrotingsaldo

-

Pagina 48

Niet uit de balans blijkende verplichtingen > € 100.000 Verplichting jaar (x €1000)

Verplichting t/m einde looptijd (x €1000)

Leverancier

Omschrijving

Begindatum

Einddatum

Centric

Suite4SociaalDomein = administratiesysteem tbv. Sociaal Domein

jun-17

mei-24

75

113

Centric

Key2Financiën = financieel systeem

jan-18

dec-23

200

200

Centric

Motion = HRM-systeem

jan-20

dec-29

60

420

PinkRoccade

iBurgerzaken = administratiesysteem tbv. Burgerzaken

mei-17

apr-24

150

225

Visma Roxit

InProces = zaak- en archiefsysteem

feb-15

jan-24

125

125

SoftwareOne

Softwarebroker

jun-21

mei-24

1250

2500

1.860

3.583

Totaal

Europese aanbestedingen De volgende contracten zijn ten onrechte niet Europees aanbesteed. Leverancier

Bedrag

Brunel Nederland B.V

165.170

Publiek Netwerk B.V.

118.501

Totaal

283.671

6.3

Begrotingsrechtmatigheid

1. Begrotingsonderschrijdingen Kostenonderschrijdingen worden als rechtmatig beschouwd tenzij deze niet passen binnen het bestaande beleid. 2. Begrotingsoverschrijdingen passend binnen het bestaande beleid ◦ Kostenoverschrijdingen over activiteiten die passen binnen het bestaande beleid en die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde inkomsten. Deze overschrijdingen worden door het bestuur geaccepteerd (passend binnen het beleid). Daarom geen onrechtmatigheid. ◦ Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid en die in verband met het tijdstip van het ontstaan ervan, niet tijdig aan het bestuur konden worden gerapporteerd die niet meer binnen het budget kunnen worden gecompenseerd en die worden veroorzaakt door (externe) factoren zoals bijvoorbeeld een open einde (subsidie)regeling en aanpassingen in het gemeentefonds. Vaak blijken dergelijke zaken pas bij het opmaken van de jaarrekening. Deze overschrijdingen worden door het bestuur geaccepteerd (passend binnen het beleid). Daarom geen onrechtmatigheid. ◦ Kostenoverschrijdingen op programmaniveau over activiteiten die passen binnen het bestaande beleid en ten onrechte niet tijdig aan het bestuur zijn gerapporteerd. Deze overschrijdingen worden als onrechtmatig beschouwd.

Doordat deze overschrijdingen binnen het bestaande beleid vallen, kunnen deze door het bestuur bij de jaarrekening alsnog worden geautoriseerd waardoor het karakter van onrechtmatigheid wordt opgeheven. 3. Begrotingsoverschrijdingen niet passend binnen het bestaande beleid Kostenoverschrijdingen over activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor ook geen door het bestuur goedgekeurde begrotingsaanpassingen aanwezig zijn. Deze overschrijdingen worden als onrechtmatig beschouwd. Deze overschrijdingen kunnen door het bestuur bij de jaarrekening alsnog worden geautoriseerd.

Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 49

Programma

Over-/ onderschrijding

Rechtmatigheid

Stafbureau

Onderschrijding

Rechtmatig,

Bedrijfsvoering

Onderschrijding

Rechtmatig.

Burger

Onderschrijding

Rechtmatig.

Buurt

Overschrijding

Het budget is met een bedrag van € 125K overschreden ontstaan als gevolg van een vaststellingsovereenkomst, dit is voorgelegd aan het bestuur.

Investeringen

Overschrijding

Per saldo lagere lasten investeringen ICT (€ 53K) door enerzijds een overschrijding van netwerk- en randapparatuur (-/- € 26K). Dit was mogelijk door voornamelijk de onderschrijdingen op serverapparatuur. Doordat de applicaties voor het grootste deel naar de cloud gebracht zijn, zijn er in 2022 beperkte lasten geweest op dit onderdeel.

Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 50

6.4

Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling

Algemeen De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de voorschriften die het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) provincies en gemeenten en de verordening ex artikel 212 gemeentewet daarvoor geven. De waardering van activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Voor zover niet anders vermeld, zijn de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. Alle bedragen in de jaarrekening staan weergegeven in duizenden Euro’s, tenzij anders vermeld. Materiële vaste activa Deze materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. De waardering tegen verkrijgingsprijs gedefinieerd wordt als zijnde de inkoopprijs en de bijkomende kosten. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht; in die gevallen wordt op het saldo afgeschreven. De afschrijving van een activum start in het begrotingsjaar dat volgt op het jaar waarin de investering bedrijfsvaardig is opgeleverd. Deze wordt lineair afgeschreven. Activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 10.000 worden niet geactiveerd.

De volgende materiële vaste activa worden lineair afgeschreven in: • 10 jaar: kantoormeubilair • 5 jaar: onderzoek en ontwikkeling • 5 jaar: agio en disagio • 5 jaar: telefooninstallaties • 5 jaar: personenauto’s en lichte motorvoertuigen • 5 jaar: automatiseringsapparatuur • 5 jaar: software gemeentelijke applicaties • 5 jaar: software kantoorautomatisering • 3 jaar: mobiele telefoons • Activa die niet in onder bovenstaande punten vallen worden afgeschreven o.b.v. technische levensduur Financiële vaste activa Kapitaalverstrekkingen betreffen de kosten van het fietsplan. Vorderingen en overlopende activa Vorderingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Eventuele voorzieningen wegens oninbaarheid worden in mindering gebracht op de vorderingen. Vlottende passiva De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Grondslagen voor resultaatbepaling De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten/Resultaat worden slechts opgenomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen als zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden.

Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 51

6.5

Wet Normering Topinkomens

De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) verplicht om bezoldigingsgegevens van topfunctionarissen openbaar te maken. Topfunctionarissen zijn diegenen die behoren tot het hoogste uitvoerende of toezichthoudende orgaan, of de laag daaronder, en in die rol verantwoordelijk voor de gehele instelling of rechtspersoon. Daarnaast moeten bezoldigingsgegevens en eventuele ontslagvergoedingen van andere medewerkers met een dienstbetrekking worden vermeld zodra deze gegevens in totaal hoger zijn dan het bezoldigingsmaximum. Dit geldt ook voor topfunctionarissen zonder dienstbetrekking. Het bezoldigingsmaximum in 2022 voor Duo+ is €216k. Het weergegeven individuele WNT-maximum is berekend naar rato van de omvang (en voor topfunctionarissen ook de duur) van het dienstverband, waarbij voor de berekening de omvang van het dienstverband nooit groter kan zijn dan 1,0 fte. WNT Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking Tabel 1a

De heer O. Paans

Functiegegevens

Algemeen Directeur

Aanvang en einde functievervulling in 2022

01/01 - 31/12

Omvang dienstverband

1,0

Dienstbetrekking

Ja

Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

115.687,07

Beloningen betaalbaar op termijn

19.651,08

Subtotaal

135.338,15

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum

216.000,00

- / - Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag

N.v.t.

Totale Bezoldiging 2022

135.338,15

Het bedrag van de overschrijding en dereden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan

N.v.t.

Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling

N.v.t.

Gegevens 2021 1a

De heer O. Paans

Functiegegevens

Algemeen Directeur

Aanvang en einde functievervulling in 2021

01/01 - 31/12

Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)

1,0

Dienstbetrekking

Ja

Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

104.460,08

Beloningen betaalbaar op termijn

19.173,24

Subtotaal Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum Totale Bezoldiging 2021

Jaarstukken 2022 Duo+

123.633,32 209.000,00 123.633,32

Pagina 52

WNT Topfunctionarissen en gewezen topfunctionarissen met een bezoldiging van € 1.700 of minder tabel 1d Naam topfunctionaris

Functie

E. Boog

bestuurder

P.J. Heiliegers

bestuurder, voorzitter

J. Langenacker

bestuurder

tabel 3: Naast de hierboven vermelde topfunctionarissen zijn er geen overige functionarissen met een dienstbetrekking die in 2022 een bezoldiging boven het individueel toepasselijke drempelbedrag hebben ontvangen. Tabellen 1b, 1c, 1e, 1f, 1g en 2: deze categorieën waren over 2022 niet van toepassing.

Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 53

7

Bijlage taakvelden Lasten

Taakvelden (bedrag x € 1.000)

Percentage

Baten 2022

Percentage

2022

0.1 - Bestuur

0,2%

66

0,2%

66

0.2 - Burgerzaken

4,6%

1.628

4,6%

1.633

0.3 - Beheer overige gebouwen en gronden

0,5%

182

0,5%

182

0.4 – Overhead

53,6%

18.924

53,6%

18.924

0.5 - Treasury

0,0%

-

0,0%

-

0.61 - OZB woningen

0,0%

-

0,0%

-

0.62 - OZB niet-woningen

0,0%

-

0,0%

-

0.63 - Parkeerbelasting

0,0%

-

0,0%

-

0.64 - Belastingen overig

0,0%

-

0,0%

-

0.7 Algemene uitkering en overige uitkeringen gemeentefonds

0,0%

-

0,0%

-

0.8 - Overige baten en lasten

0,0%

-

1,8%

648

0.10 - Mutaties reserves

0,0%

-

0,2%

82

0.11- Resultaat van de rekening baten en lasten

2,2%

771

0,0%

-

1.2- Openbare orde en veiligheid

2,4%

856

2,4%

858

2.1 - Verkeer en vervoer

5,2%

1.849

5,3%

1.854

2.2 - Parkeren

0,4%

127

0,4%

127

2.3 - Recreatieve havens

0,0%

-

0,0%

-

2.4 - Economische havens en waterwegen

0,0%

16

0,0%

16

2.5 - Openbaar vervoer

0,0%

-

0,0%

-

3.2 - Fysieke bedrijfsinfrastructuur

0,0%

-

0,0%

-

3.3 - Bedrijvenloket en bedrijfsregelingen

0,0%

-

0,0%

-

4.1 - Openbaar basisonderwijs

0,0%

11

0,0%

11

4.2 - Onderwijshuisvesting

0,1%

36

0,1%

36

4.3 - Onderwijsbeleid en leerlingzaken

0,6%

219

0,6%

219

5.2 - Sportaccommodaties

1,0%

341

1,0%

342

5.5 - Cultureel erfgoed

0,1%

27

0,1%

27

5.7 - Openbaar groen en (openlucht) recreatie