Document · PDF

Jaarstukken 2022 Duo+.pdf

Gemeenteraadsvergadering 1 juni 2023, gemeente DiemenBij agendapunt: Jaarstukken 2022 Duo+18.491 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 3

Jaarstukken 2022 Duo+

(JAARVERSLAG EN JAARREKENING)

30-03-2023

Definitief

Leeswĳzer

Voor u liggen de Jaarstukken 2022 Duo+. Deze bestaan uit het jaarverslag en de financiële jaarrekening. In de jaarrekening legt het bestuur van Duo+ verantwoording af over de uitvoering van de gemaakte afspraken met de DUO-gemeenten en de daarmee verbonden financiën. De verantwoording over het gevoerde beleid en de maatschappelĳke effecten van de programma’s Buurt en Burger vindt plaats binnen de jaarrekeningen van de DUO-gemeenten. De opzet van de jaarrekening is in overeenstemming met het Besluit, Begroting en Verantwoording (BBV) en gelĳk aan die van de begroting. De financiële overzichten zĳn afgerond op € 1.000 waardoor het mogelĳk is dat er afrondingsverschillen ontstaan. In de financiële tabellen wordt het minteken gebruikt als er een last (uitgave/nadeel) wordt bedoeld en waar geen teken staat, wordt dat als een baat (inkomst/voordeel) gelezen. Hiermee volgt Duo+ de begroting 2022. Jaarverslag Het jaarverslag bestaat uit: • De programmaverantwoording. • De paragrafen. In de programmaverantwoording wordt ingegaan op de in de begroting gestelde 3W-vragen: wat willen we bereiken (doelstellingen), wat gaan we ervoor doen (activiteiten) en wat heeft het gekost (middelen). Deze 3W-vragen zĳn verwerkt in een tabel. Per onderdeel ziet u wat Duo+ heeft bereikt, wat ervoor gedaan is en wat het gekost heeft.

Naast deze 3W-vragen wordt ook een toelichting gegeven op de investeringen. In het hoofdstuk Algemene dekkingsmiddelen worden de belangrĳkste algemene dekkingsmiddelen van Duo+ toegelicht. In de paragrafen gaat het om (de verantwoording van) de beleidslĳnen van beheersmatige aspecten die financieel, politiek of anderszins belangrĳk zĳn. Jaarrekening De jaarrekening bestaat uit: • Overzicht baten en laten en de toelichting. • De balans. • De toelichting op de balans. • Overzicht van baten en lasten per taakveld. De jaarrekening bevat een gecomprimeerd overzicht van alle lasten, baten en saldi per programma. De balans en de toelichting daarop geeft inzicht in de bezittingen (activa) en het eigen en vreemd vermogen (passiva) van het samenwerkingsverband. Een minteken (-) in de jaarstukken geeft aan dat er geen toelichting nodig is. Daarnaast wordt deze minteken (-) ook gebruikt om nullen te vervangen.

Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 3

Financieel Resultaat Duo+ 2022 en resultaatbestemming in 2023 Het resultaat € 771.031 van Duo+ wordt in onderstaande tabel verdeeld over de programma’s:

Programma (bedrag x € 1.000)

Resultaat 2022

Over- en onderschrĳding

Nog uit te voeren werkzaam- Terugbetaling Te vorderen heden in in 2023 in 2023 2023 m.b.t. aan DUOvan DUO2022 gemeenten gemeenten

Dekking in 2023 binnen de reserve

Stafbureau

206 Onderschrĳding

206

Bedrĳfsvoering

493 Onderschrĳding

173

320

Burger

231 Onderschrĳding

231

Buurt

-159 Overschrĳding

-159

Totaal

771

173

757

-159

Onderstaand wordt per programmaonderdeel een voorstel gedaan met betrekking tot het resultaat. Stafbureau Voor de toelichting op de onderschrĳding wordt verwezen naar het programma Stafbureau. Voorgesteld wordt om het overschot (€ 206K) op het programma Stafbureau terug te betalen volgens de afgesproken verdeelsystematiek Staf/Bedrĳfsvoering. Bedrĳfsvoering Voor de toelichting op de onderschrĳding wordt verwezen naar het programma Bedrĳfsvoering. Voorgesteld wordt om van het overschot (€ 493K) een bedrag van € 173K te reserververen binnen de reserve Bedrĳfsvoering. Dit om de implementatie van de omgevingswet en de invoering van de WOO/Wmebv in 2023 af te kunnen ronden en de toekomstige piek van kapitaallasten te egaliseren. Het restant (€ 320K) zal worden terugbetaald volgens de afgesproken verdeelsystematiek Staf/Bedrĳfsvoering. Burger Voor de toelichting op de onderschrĳding wordt verwezen naar het programma Burger. Voorgesteld wordt het overschot van € 231K terug te betalen aan de DUO-gemeenten volgens de afgesproken verdeelsystematiek Burger. Buurt Voor de toelichting op de overschrĳding wordt verwezen naar het programma Buurt. Voorgesteld wodt om het tekort van -/- € 159K op het programma Buurt in rekening te brengen bĳ de DUO-gemeenten volgens de afgesproken verdeelsystematiek Buurt.

Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 4

Inleiding

In 2022 is uitvoering gegeven aan de afgesproken dienstverleningsovereenkomsten, daarnaast is er vanuit Duo+ ingezet om te ondersteunen bĳ de opvang van de Oekraïense vluchtelingen. Dienstverleningsovereenkomsten (DVO's) In 2022 is door middel van de dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) uitvoering gegeven aan de activiteiten voor de DUO-gemeenten. Onderstaand in het kort een opsomming van de belangrĳkste zaken die gerealiseerd zĳn in 2022: • 2022: In het team Interne Dienstverlening is een start gemaakt met uitvoering interne controle in eigen beheer op Postintake en Archief door iemand hier dedicated op te benoemen. Hierdoor kan strakker gestuurd worden op maatwerkafspraken, procedures en opvolgen wettelĳke termĳnen en processen. • 2022: Na besluitvorming Herstart na Corona is door team Interne Dienstverlening een eerste stap gemaakt om uitvoering te geven aan de benodigde aanpassingen in de huisvesting.

Met 80% van alle teams hebben gesprekken plaatsgevonden over behoefte, nut en noodzaak en deze wensen zĳn vertaald in daadwerkelĳke uitvoering (lockers, aanpassing werkplekken, belcellen, akoestische oplossingen etc.) • 2022: Vanuit het groeibudget is de formatie van Facilitair uitgebreid voor wat betreft beleid en advisering waardoor de uitvoering van verschillende projecten uit het investeringsplan vanaf 2023 beter geborgd is en de dienstverlening kan worden geprofessionaliseerd en inkrimpen niet nodig is. • 2022: De doorontwikkeling op de VTH-taken is gestart. Om de werkzaamheden kwalitatief en kwantitatief te kunnen borgen worden betere afspraken gemaakt met de opdrachtgevers. Dit is gedaan door een verbetering van het Werkplan dat ten grondslag ligt aan het DVO. De verbetering ziet op een gedetailleerdere inventarisatie van de werkzaamheden en een gedetailleerdere raming van de benodigde capaciteit. Dit vertaalt zich door in een betere dienstverlening aan de inwoners van de gemeenten Uithoorn en Ouder-Amstel. Vluchtelingen Naast de uitvoering van de afgesproken taken vanuit de DVO's heeft ook de opvang van vluchtelingen een forse impact gehad op Duo+, onderstaand de werkzaamheden per team. I&A Locaties laten voorzien (door installatiebureaus) van Internet en Wifi. Daarna nalopen/controle/ kleine aanpassingen door medewerkers I&A. Interne Dienstverlening

Uithoorn: • • • • • • • • • •

Controle en advies op gekozen locaties voor bewoning. Advies aan gemeente na afstemming met het team Dagelĳks Onderhoud over noodzakelĳke verbouwingen die nodig zĳn conform richtlĳnen bewoning en GGD-Vluchtelingen. Samen met het team Dagelĳks Onderhoud coördineren van de verbouwingen. Aanschaf benodigde basisinrichting (meubilair, apparatuur, linnengoed, keukenartikelen en schoonmaakartikelen etc.). Uitvoeren inrichting, gereed maken voor bewoning van locaties. Inclusief montage van meubilair en opmaken bedden etc. Inregelen sleutelplan. Locaties laten voorzien (door installatiebureaus) van Internet en Wifi. Inregelen ongediertebestrĳding en beveiliging locaties. Advies over op- en afschalen beveiliging. Opleverschoonmaak.

Ouder-Amstel: • • • • • •

Advies over gekozen locatie in relatie tot wet- regelgeving en bewoonbaarheid. Advies over benodigde materialen/diensten en geschikte leveranciers voor inkoop. Inkoop basisvoorraad schoonmaak- was en hygiëne-artikelen en op locatie (laten) bezorgen. Incidenteel inkopen van aanvullend meubilair bĳ defect of groei. Inregelen ongediertebestrĳding en beveiliging locaties. Koffie/lunch regelen voor vrĳwilligers voor oplevermomenten (Korendrager).

Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 5

Financiën

Opstellen opgave Specifieke Uitkeringen (SPUK) en opstellen accountantsdossier voor dit onderdeel.

Juridische zaken

• •

Vragen m.b.t. verzekeringen voor opvanglocaties (inboedel etc.) Opstellen, aanvullen en wĳzigen van overeenkomsten van opdracht/ vaststellingsovereenkomsten.

P&O

•

Advies leidinggevenden, over de compensatie van de extra gewerkte uren door medewerkers, die hier wél direct mee van doen hebben. Denk aan het team ID. Deze uren zullen later gecompenseerd moeten worden (of uitbetaald) en dat houdt ook in dat de reguliere verlofsaldi oplopen. Worden de extra uren later gecompenseerd, dan kan dit ook een vervangingsvraag tot gevolg hebben. Advies aan leidinggevenden over hoe de reguliere werkzaamheden van medewerkers, belast met de opvang, dan moeten worden ingevuld. Het verwerken van extra beloningen (gratificaties, uitbetalen uren e.d.) die voortkomen uit de extra uren die medewerkers maken. Het corrigeren van Timetell registraties door het extra uren. Advies in gevallen van werkweigering door gewetensbewaren.

• • • • •

KCC Om in aanmerking te komen voor voorzieningen in Nederland, moeten vluchtelingen met de Burgerzaken Oekraïense nationaliteit zich bĳ Burgerzaken registreren in de Basisregistratie Personen (BRP). In de afgelopen 12 maanden hebben in Ouder-Amstel ongeveer 100 en in Uithoorn ongeveer 180 Oekraïners zich voor het eerst gevestigd in Nederland. Verhuizingen vanuit andere gemeentes vallen binnen de reguliere werkzaamheden. Aan het vertrek van vluchtelingen naar een andere gemeente heeft Burgerzaken geen werk. Mogelĳk dat in de toekomst wel een (groot) aantal emigraties verwerkt moet worden. Wanneer vertrek niet wordt gemeld bĳ de gemeente leidt dit mogelĳk tot een (groot) aantal adresonderzoeken en ambtshalve uitschrĳvingen. ParticipatiewetInrichten processen, maken werkafspraken, zodat de medewerkers het kunnen uitvoeren. Uithoorn en Ouder-Amstel: • • • •

Verwerken aanvragen leefgeld, uitbetaling leefgeld, verwerken mutaties en archivering. Verwerken aanvragen voor bĳzondere kosten bĳv. reiskosten idem als leefgeld. Bĳhouden aantal in- en uitstroom Oekraïners in de gemeenten en communiceren met UKA i.v.m. start/stopberichten betalingen. Wĳzigingen in BRP + verwerking in Suite.

Uithoorn: • • • • • •

Regie op de toegang tot Sociaal domein (contactpersoon tussen individuele Oekraïense burgers en diverse organisaties). De Samenwerkende organisaties zĳn Uithoorn voor Elkaar en Vluchtelingenwerk. Contactpersoon voor Oekraïners op het gebied van leefgeld en andere verstrekkingen. Aanspreekpunt voor collega’s binnen Duo+ en het Sociaal Team van de gemeente. Contactpersoon voor de projectgroep Vluchtelingen van de gemeente Uithoorn. Coördinerende rol voor ondersteuningsvragen op de andere domeinen binnen het Sociaal Domein (PW, Wmo, JW en armoede regelingen). De regie houden op voortgang van deze ondersteuningsvragen.

Jeugd WMO In het team Jeugd is de hoeveelheid werk voor leerlingenvervoer sterk toegenomen.

Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 6

Inrichting en Uithoorn: beheer • Gebouw gebonden (bouwkundige) installaties geïnspecteerd. N.a.v. deze rapportages gebouw aangepast zodat aan de geldende wet- en regelgeving kan worden blĳven voldaan. Ouder-Amstel: • • Dagelĳks Onderhoud

• • • • • • •

Advies uitgebracht bĳ opstellen van de uitvraag voor het gebouwbeheer. daarop binnen gekomen Offertes voor het tĳdelĳk beheer beoordeelt en hierop advies gegeven. Inventariseren, inspecteren van gebouw om advies te kunnen uitbrengen of gebouw in beheer kan worden genomen. Aanvragen offertes voor verbouwingen/aanpassingen. Toezicht en coördinatie op de uitvoerende werkzaamheden. Opleveren van de werkzaamheden. Zorgen dat de panden voldoen aan de NEN 3110 (elektrische installatie). Calamiteiten oplossen (storingen/lekkages). Diverse verhuisacties. Diverse afval acties.

Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 7

Algemene ontwikkelingen

3.1

Duo+

3.1.1 Directiemodel De directie bestaat uit de algemeen directeur, een directeur Bedrĳfsvoering, een directeur Buurt/ Burger en de concern-controller. Het directie en managementteam (DMT) bestaat uit de directie plus de bestuursadviseur en de directiesecretaris. 3.1.2 Doorontwikkeling Governance Het bestuur Duo+ heeft het Directieberaad opdracht gegeven om naar vraagstukken te kĳken in het kader van de Governance. De vraagstukken betreffen onder andere uitwerking van taken, rollen en verantwoordelĳkheden van verschillende functies en gremia, structuur en werking van de OGON's, de cultuur van de verschillende organisaties en verantwoording via de P&C-cyclus. Er is gestart met de werking van de OGON's. Er is behoefte aan het vergroten van de bestuurlĳke betrokkenheid (invloed) door de (gezamenlĳke) portefeuillehouders meer te betrekken. Het doel daarbĳ is om de gewenste maatschappelĳke effecten (waaronder het niveau van) dienstverlening te verwezenlĳken in de uitvoering door Duo+. Dit geldt met name voor Buurt en Burger. 3.1.3 Missie, Visie en Kernwaarden De Missie, Visie en kernwaarden voor Duo+ zĳn vastgesteld. De volgende stap is het laden van dit concept op teamniveau. Door Corona is de vertaling naar de teams vertraagd. In het kader van het directieplan wordt hier t.z.t. aan het bestuur Duo+ op gerapporteerd. De interne en verandercommunicatie wordt hierbĳ betrokken.

3.1.4 Efficiencymaatregelen Het is vanzelfsprekend dat Duo+ zich blĳft inspannen om de nodige inverdieneffecten en/of efficiencyvoordelen te realiseren. In verband hiermee is in samenspraak met het bestuur van Duo+ een procesvoorstel opgesteld om op termĳn te komen tot mogelĳk te komen. Om dat te bereiken wordt vanaf 2022 jaarlĳks een aantal grote processen doorgelicht. Tĳdens deze doorlichting worden per proces de volgende mogelĳkheden in kaart gebracht: 1. Mogelĳkheden tot harmoniseren van het proces. 2. Mogelĳkheden tot het uniformeren van het proces. 3. Mogelĳkheden tot het digitaliseren van het proces. Per mogelĳkheid zal worden nagegaan wat er al gerealiseerd is, wat er nog mogelĳk is, hoe het gedaan kan worden en wat het oplevert. Alle acties die voortvloeien uit voorliggend voorstel worden uitgevoerd binnen de bestaande capaciteit van Duo+, er wordt aangehaakt bĳ reeds in gang gezette procedures en organisatiewĳzigingen zodat dit geen extra tĳd kost. Wanneer dit gedurende een korte periode toch niet passend blĳkt, wordt gekeken naar ruimte binnen de DVO’s voor 2022 om tĳdelĳk in capaciteit te voorzien. Uitgangspunt is om dit te voorkomen, maar het kan voorkomen dat gedurende een korte periode extra middelen nodig zĳn om de going-concernactiviteiten van Duo+ te blĳven waarborgen. De onderstaande processen zĳn doorgelicht in 2022.

In de 1e voortgangsrapportage 2023 zal gerapporteerd worden wat de effecten van deze doorlichting zĳn. 1. Sociaal domein (datakwaliteit en sturing). 2. Financiën/P&O (werkkostenregeling, WKR). 3. Communicatie en Juridische zaken (positionering communicatie).

Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 8

2Programma's

4.1

Programma Staf

Wat hebben we bereikt en wat hebben wĳ ervoor gedaan? Speerpunten In de begroting 2022 zĳn onderstaande subdoelen bĳ de speerpunten kwaliteit, kwetsbaarheid en kosten opgenomen en toegelicht. 1

Aansturen en doorontwikkeling organisatie

Speerpunten

Kwaliteit, Kwetsbaarheid en Kosten

Wat wilden we bereiken?

Aansturing en doorontwikkeling organisatie

Wat wilden we ervoor doen? Er wordt ingezet op de verdere professionalisering van de samenwerking. De Dienstverleningsovereenkomsten worden verder verfĳnd en van een duidelĳke normstelling voorzien, en de positie van de OGON’s verder versterkt. Dat overleg heeft een meer prominente plek gekregen in de dienstverlening en de levering van de producten. Dat bouwen we in 2022 verder uit. Los daarvan is de dienstverlening van de maatwerkopdrachten geprofessionaliseerd en worden deze vooraf goed en duidelĳk vastgelegd. Dat geldt ook voor de uitvoering van deze opdrachten. Hierdoor is de verantwoording beter geborgd. In 2022 onderzoeken we de mogelĳkheden van nog (verdergaande) efficiencymaatregelen bĳ de grootste processen binnen Duo+. Vanzelfsprekend monitort Duo+ constant of efficiencymaatregelen mogelĳk zĳn. Bĳ de grootste processen bezien we of er nog een verdere harmonisering of digitalisering doorgevoerd kan worden. Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?

Voor de DVO's van 2023-2027 wordt thans gewerkt aan een verdere verfĳning waarin projecten en grote klussen meerjarig zĳn uitgewerkt. Hierbĳ worden tevens duidelĳke afspraken gemaakt over de prestaties en de benodigde middelen. De positie van de OGON's zĳn verder versterkt door aan de voorkant voorstellen met betrekking tot specifiek maatwerk en/of afwĳkingen m.b.t. bestaande DVO's te bespreken. Eventuele financiële effecten hieruit zĳn financieel vertaald in deze voortgangsrapportage. De maatwerkopdrachten zĳn verder geprofessionaliseerd en worden vastgelegd in opdrachten waar duidelĳke afspraken worden gemaakt over de benodigde middelen en de te leveren prestaties. Waar mogelĳk wordt structureel maatwerk omgezet naar vaste activiteiten die vertaald worden in de bĳdrage d.m.v. een gewĳzigd verdeelpercentage zodat dit geen financieel effect geeft. Daarnaast worden een aantal grotere processen doorgelicht op mogelĳke efficiencymaatregelen, voor 2022 zĳn dit: 1. 2. 3.

Sociaal domein (datakwaliteit en sturing). Financiën/P&O (werkkostenregeling, WKR). Communicatie en Juridische zaken (positionering communicatie).

Concern control

Speerpunten

Kwaliteit, Kwetsbaarheid en Kosten

Wat wilden we bereiken?

Concern control

Wat wilden we ervoor doen? In 2022 vormen we de grootste en meest risicovolle processen zodanig om dat de risico’s en de beheersmaatregelen daarin zĳn opgenomen. Ook voeren de teams en de afdelingen de interne controles aan de hand van deze processen zelf uit. Het VIC-team toets meer de interne controles in de lĳn, afhankelĳk van de kwantiteit en de kwaliteit van de lĳncontroles. Hiermee wordt de interne beheersing sterkt verbeterd. Daardoor kan de directie van Duo+ kwaliteits- en procesverbeteringen doorvoeren om goede rechtmatigheidsverklaringen aan het bestuur van Duo+ te kunnen afleggen..

Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 9

Speerpunten

Kwaliteit, Kwetsbaarheid en Kosten

Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?

Het proces voor het in de lĳn brengen van de interne controle heeft in 2021 vertraging opgelopen. Er was binnen het team een vacature ontstaan en deze vacature kon niet snel ingevuld worden, wegens krapte op de arbeidsmarkt. In verband hiermee heeft het team alle zeilen bĳ moeten zetten om de controles over het dienstjaar 2021 tĳdig en voorzien van de juiste kwaliteit af te ronden. Dit jaar is het proces voor het in de lĳn brengen van de interne controles wel doorgezet maar niet met die snelheid die aanvankelĳk verwacht werd. Er zĳn voor Duo+, de gemeente Ouder-Amstel en de gemeente Uithoor presentaties gehouden waarin uitgelegd is waarom de interne controles in de lĳn belegd worden en wat dat voor de proceseigenaren betekent. De verwachting is dat uiteindelĳk in 2023 de meeste processen in de lĳn belegd zĳn. Tot op heden is al een aantal processen in de lĳn belegd bĳ bĳvoorbeeld bĳ het sociaal domein, het team financiën. Het afgeven van de rechtmatigheidsverklaringen door de directeur van Duo+ aan het bestuur is uitgesteld tot 2023. Dit betekent dat voor 2022 deze verklaring nog afgegeven zal worden door de accountant. Bĳ de gemeenten worden vanaf 2023 de rechtmatigheidsverklaringen door het colleges van Burgemeester en Wethouders afgegeven aan de Gemeenteraden.

Informatie en veiligheidsorganisatie

Speerpunt

Kwetsbaarheid

Wat wilden we bereiken?

Informatie veiligheidsorganisatie

Wat wilden we ervoor doen? De informatieveiligheid heeft hoge prioriteit. Enerzĳds betreft het de informatieveiligheid in de breedste zin van het woord. Anderzĳds gaat het over de bescherming van de privacygevoelige gegevens. We bereiden het informatieveiligheidsbeleid in samenspraak en in overleg met de DUO-gemeenten voor. Na vaststelling rollen we dit uit over de DUO-organisaties. Periodiek voeren we de nodige (interne) controles uit om te kĳken of de organisatie van de informatieveiligheid nog adequaat is. Dit aan de hand van de inrichting van de organisatie, de wettelĳke voorschriften en de eigen regelgeving. De Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO) is het normenkader voor alle overheidsorganisaties en daarmee ook voor Duo+. De BIO schrĳft ook voor dat de informatieveiligheid in de lĳn van de organisatie belegd moet worden. In 2021 hebben we met behulp van de Privacy Officers de informatieveiligheid een proces opgestart om dit bewerkstelligen. Het gaat niet alleen over de uitvoering van de informatieveiligheid maar ook over bewustwording in de lĳn van de noodzaak van informatieveiligheid. In 2022 gaan we verder met dit proces en kĳken we ook of de lĳn wel voldoende toegerust is om de informatieveiligheid verder te verbeteren. Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?

Jaarstukken 2022 Duo+

In de eerste voorgangrapportage is gerapporteerd over de moeilĳk in te vullen vacature van een privacy Officer. Ook in de rest van het jaar is hier helaas geen verbetering in gekomen. Desalniettemin heeft het huidige team (een Privacy Officer, Functionaris Gegevens bescherming en de CISO) de afgelopen periode zich gezamenlĳk ingezet bĳ haar kerntaken, voorlichting, advies & bewaken van de wettelĳke taken, bĳ de verschillende teams/afdelingen van de DUO-organisaties rond de BIO en AVG. Speciaal dient te worden vermeld dat door de wisseling van nieuwe raden bĳ de DUO-gemeenten het team van informatieveiligheid ook actief heeft deelgenomen in het kennismakingsprogramma van nieuwe raadsleden. Zo was hiervoor bĳ de raden van de gemeente Uithoorn en Diemen een speciaal interactief avondprogramma georganiseerd met een AVG kennisquiz en vragen rond informatiebeveiliging. Voor nieuwe raadsleden in de gemeente Ouder-Amstel werd deze informatie meegenomen in een meer algemene speciale avondsetting. Tevens is ook dit jaar weer de week van de informatieveiligheid gehouden. Naast veel presentaties zĳn er ook kennisquizen gehouden en zĳn via intercom voorlichtingsfilmpjes vertoond. Dit alles om het informatieveiligheidsbewustzĳn van het personeel te bevorderen en daarmee de veiligheid van de informatie beter te borgen.

Pagina 10

Inkoopfunctie

Speerpunt

Kwetsbaarheid

Wat wilden we bereiken?

Inkoopfunctie

Wat wilden we ervoor doen? De thema’s zoals duurzaam, circulair (de DUO-gemeenten hebben een inspanningsverplichting ondertekend t.a.v. circulair inkopen) en inkopen met social return gaan in toenemende mate een rol spelen bĳ de inkoopprocessen. Deze thema’s worden in verder uitgediept. Dit aan de hand van een beleidsnota die in 2020 geschreven. In deze nota is ook de regelgeving voor in koop en aanbesteding vastgelegd. Aan de hand van het ingezette beleid wordt ook de inkoopfunctie in de organisatie verder inrichting van de inkoopfunctie verder vorm gegeven. Ook is de verwachting dat een contractbeheerssysteem ontwikkeld en geïmplementeerd is en dat er stappen gezet worden in de professionalisering van het contractmanagement. Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?

Jaarstukken 2022 Duo+

De thema's in het kader van maatschappelĳk verantwoord inkopen liggen voor bĳ de gemeenten. Duo+ is hierin volgend. In het kader van de samenwerking op het gebied van inkoop wordt hier wel de nadruk opgelegd. Het contractbeheersysteem is nog niet verder vorm gegeven. De intentie was om binnen het zaaksysteem een module aan te schaffen waarbinnen het mogelĳk is om een contractbeheersysteem te vormen maar de overgang naar de nieuwe leverancier heeft dat vertraagd. Er worden inmiddels wel andere mogelĳkheden voor een contractbeheerssysteem verkend door de inkoopadviseurs. In de gezamenlĳkheid wordt wel verder gekeken naar de vorming van een inkooporganisatie binnen de DUO-organisatie. In 2021 is een projectleider aangesteld. Dat heeft er mede toe geleid dat er een gezamenlĳk inkoop en aanbestedingsbeleid voor de vier organisaties is vastgesteld en zĳn voor de gemeenten inkoop handboeken opgesteld. Inmiddels is de werving gestart voor een inkoopadviseur/ coördinator die een aantal taken met betrekking tot inkoop en aanbesteding moet oppakken maar ook de vorming van een inkooporganisatie binnen de DUO-organisatie verder moet gaan uitwerken. Dat heeft nog niet tot resultaat geleid.

Dit wervingstraject wordt voorgezet maar tegelĳkertĳd zĳn, ter overbrugging, na een aanbestedingstraject twee inkoopadviseurs ingehuurd om het werk van de projectleider, die ook ingehuurd was, na zĳn vertrekt per 1 september 2022 voort te zetten. Dat heeft al tot resultaten geleid. Er is een spendanalyse opgesteld, het inkoopjaarplan voor 2023 is inmiddels ingevuld en de organisaties weten de adviseurs ook goed te vinden voor vragen en adviezen op het gebied van inkoop en aanbesteding. Ook is een projectgroep gestart voor inhuur derden en zĳn de inkoopcontactroepen Buurt, Burgers en Dienstverlening weer nieuw leven ingeblazen. In 2022 is ook het aanbestedingstraject gestart voor de aanbesteding van de accountantsdiensten van de DUO-organisaties vanaf 2023. Dit proces wordt begeleid door de Stichting Rĳk.

Pagina 11

4.1.1

Wat heeft het gekost?

STAFBUREAU

rekening 2021

begroot 2022

begroot na wĳzigingen 2022

wĳziging 2022

rekening 2022

resultaat 2022

(bedrag x € 1.000) Structurele lasten

-1.324

-1.585

-152

-1.737

-1.532

206

Structurele baten

1.512

1.585

152

1.737

Toevoegingen aan reserves

Onttrekkingen aan reserves

Saldo Structureel

188

206

Incidentele lasten

Incidentele baten

Toevoegingen aan reserves

Onttrekkingen aan reserves

Saldo Incidenteel

Saldo

220

206

Toelichting op het resultaat (€ 206K) De lagere lasten (€ 206K) wordt nagenoeg geheel veroorzaakt door lagere salarislasten. Dit als gevolg van moeilĳk kunnen vervullen van openstaande vacatures. Wel is er op deze functies ingehuurd maar ook het vinden van inhuurmedewerkers met de juiste competenties is moeilĳk gebleken.

Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 12

4.2

Programma Bedrĳfsvoering

Wat hebben we bereikt en wat hebben wĳ ervoor gedaan? Speerpunten In de begroting 2022 zĳn onderstaande subdoelen bĳ de speerpunten kwaliteit, kwetsbaarheid en kosten opgenomen en toegelicht. 1

Optimaliseren, digitaliseren en waar mogelĳk (verder) harmoniseren van administraties enprocessen

Speerpunt

Kwaliteit

Wat wilden we bereiken?

Optimaliseren, digitaliseren en waar mogelĳk (verder) harmoniseren van administraties en processen

Wat wilden we ervoor doen? Ook in 2022 blĳft het ver(der)gaand digitaliseren en waar mogelĳk harmoniseren van processen en administraties een speerpunt. Dit is een continu proces voor heel het samenwerkingsverband. Digitaal zaakgericht werken en archiveren (een wettelĳke verplichting voor zowel Duo+ als de DUO-gemeenten), levert hier een belangrĳke bĳdrage aan. Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?

Medio 2022 is een nieuwe versie van het centrale zaak- en archiefsysteem Rx.Enterprise (voorheen InProces) geïmplementeerd. Deze heeft een verbeterde gebruikersinterface die het zaakgericht werken toegankelĳker maakt. Bovendien is (en wordt) er hard gewerkt aan de voorbereiding op de inwerkingtreding van de Omgevingswet, welke onlangs is uitgesteld tot 1 januari 2024. Momenteel wordt er een aantal nieuwe informatiesystemen geïmplementeerd, onder meer voor aansluiting op het stelsel van nieuwe digitale voorzieningen (DSO). Concreet gaat het hier om Rx.Mission voor vergunningverlening en de bĳbehorende app Op Pad voor toezicht en handhaving, Rx.Base voor planvorming (Omgevingsplan) en STTR Builder voor zogeheten toepasbare regels. Hierbĳ zĳn er nog wel zorgen of deze volledig aansluiten bĳ de werkprocessen van de DUO-organisatie; dit kan echter pas goed beoordeeld worden als er daadwerkelĳk mee gewerkt gaat worden. Sinds medio 2022 wordt er ook gewerkt aan de ingebruikname van een nieuw systeem voor schuldhulpverlening (Perspectief), dat beter aansluit bĳ de gewenste werkprocessen. Op dit moment wordt het systeem ingericht om in de loop van 2023 in gebruik genomen te kunnen worden. Daarnaast is eind 2022 een begrotingsmodule voor het HRM-systeem (Motion) in gebruik genomen. Hiermee kan eenvoudiger gestuurd worden op formatie en vacatureruimte.

Op het gebied van informatiebeveiliging zĳn in 2022 diverse maatregelen ingevoerd, die deels als aanbevelingen naar voren kwamen uit een zogeheten penetratietest. Dit omvat onder meer de implementatie van DMARC (beveiliging e-mailverkeer) en een zogeheten probe (monitoring netwerkverkeer), alsmede het uitfaseren van de "legacy" authenticatie ten gunste van volledige MFA (multi-factor authenticatie, waarbĳ naast een wachtwoord nog een controle plaatsvindt via de Authenticator app). Ook is er een uitwĳktest gedaan voor bedrĳfskritische informatiesystemen, waarbĳ een grote calamiteit wordt nagespeeld om te kĳken of de informatievoorziening binnen een bepaalde tĳd vanaf een alternatieve locatie kan worden hervat. Dit heeft enkele nuttige inzichten opgeleverd. Om de informatieveiligheidsorganisatie te testen heeft tevens een simulatie plaatsgevonden van een majeur beveiligingsincident (bĳvoorbeeld een hack). Voor wat betreft ICT-apparatuur zĳn in 2022 zowel de reguliere MFP's (mult-functionals: voor printen, kopiëren en scannen) op de diverse werkpleklocaties als de 3 zware MFP's voor het professionele reprowerk vervangen. Bovendien zĳn alle ca. 90 raadsleden van de DUO-gemeenten voorzien van een laptop en zĳn i.h.k.v. de reguliere vervangingscyclus de ca. 400 iPhones vervangen (de ca. 300 Android-toestellen waren in 2021 al vervangen).

Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 13

Opstellen van een informatiebeleidsplan

Speerpunt

Kwaliteit

Wat wilden we bereiken?

Opstellen van een informatiebeleidsplan

Wat wilden we ervoor doen? In 2021 is een begin gemaakt met het opstellen van een informatiebeleidsplan (IBP) dat de ambities van de DUO-organisaties vertaalt naar uitgangspunten en randvoorwaarden voor de informatievoorziening in brede zin. In 2022 moest dit resulteren in een vastgesteld IBP. Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?

Naast uitvoerige deskresearch door het IBP-team is vanuit de vier DUO-organisaties door beleidsmakers en leidinggevenden input geleverd voor het IBP. Dit heeft geresulteerd in een document waarin het gewenste informatiebeleid wordt beschreven aan de hand van zeven thema’s met elk drie speerpunten, uitgewerkt in werkafspraken met bĳbehorende consequenties. Het eindconcept is i.h.k.v. interbestuurlĳk toezicht ter beoordeling aan de Provincie Noord-Holland aangeboden. De fundamentele uitgangspunten van het informatiebeleid zĳn in het IBP opgenomen (herĳking / bevestiging). De passende strategische richting voor de komende jaren wordt in het IBP uitgezet en een concrete uitvoeringsagenda zal - in nauw overleg met de vier DUO-organisaties - worden opgesteld en geprioriteerd.

Borgen zaakgericht werken in de vier organisaties

Speerpunt

Kwaliteit

Wat wilden we bereiken?

Borgen zaakgericht werken in de vier organisaties

Wat wilden we ervoor doen? In 2020 vielen alle vier de organisaties onder verzwaard toezicht in het kader van het interbestuurlĳk toezicht (IBT). Zaakgericht werken dient in 2022 volledig geborgd te zĳn in de vier organisaties. Duo+ heeft hier een grote verantwoordelĳkheid in kennisdeling, herindeling taken en werkprocessen om de archieven op orde te krĳgen. Digitaal werken ontwikkelt zich in hoog tempo en het is onze opdracht hier voldoende snel op in te spelen. In 2021 en 2022 zorgen we dat het archiefbeheer steeds beter voldoet aan de eisen die daaraan vanuit toezicht worden gesteld. Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen in 2022?

Het programma Zaakgericht Werken is geïntensiveerd en inmiddels ook gekoppeld aan de invoering van de Woo en Wmebv. Met dit programma wordt organisatie breed het belang onder de aandacht gebracht van het zaakgericht werken en met de twee nieuwe wetten ook grotendeels verplicht wordt. In 2022 is het programma Zaakgericht Werken hernoemd tot het programma kwaliteitssysteem informatiehuishouding en is de directeur Bedrĳfsvoering benoemd tot opdrachtgever voor het programma. Tevens is besloten om de rĳksbĳdrage voor de Wet open overheid op te nemen in de begroting van Duo+, ter financiering van een kwaliteitsteam informatiehuishouding. Hiermee kan in 2023 een kwartiermaker kwaliteitsteam (regievoerder informatiehuishouding), projectmanager Wet open overheid, procesmanager en formatieuitbreiding bĳ PiA (team ID) worden gerealiseerd. Dit moet meer zwaarte, daadkracht en beslisvermogen opleveren waarbĳ het voor iedere medewerker van de organisaties duidelĳk is dat zaakgericht werken geen vrĳblĳvende keuze is maar een verplichting. Hiermee komt het archiefbeheer ook beter onder controle.

Transitie P&O

Speerpunt

Kwaliteit

Wat wilden we bereiken?

Transitie P&O

Wat wilden we ervoor doen? Het team P&O heeft in 2020 en 2021 een transitie ondergaan van ondersteuner naar dienstverlener voor integraal management. Dit door de vorming van adviesteams en een nadrukkelĳke focus op vraagstukken gelet werkgeverschap en interne/externe arbeidsmarkt. De transitie leidt tot professionalisering gedurende 2021 en 2022.

Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 14

Speerpunt

Kwaliteit

Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?

De transitie van P&O is inmiddels voltooid maar in de dagelĳkse praktĳk zĳn er nog belangrĳke ontwikkelingen die moeten worden opgepakt, om de transitie als geheel af te kunnen ronden. Aan de going concern taken wordt te allen tĳde invulling gegeven. De resterende tĳd is beperkt. Er wordt daarom door P&O enerzĳds gewerkt aan het optimaliseren van de going concern taken. Anderzĳds gaat de aandacht uit naar het ontwikkelen van nieuw instrumentarium (de P&O kalender en de strategische P&O agenda), op basis van de wensen van de opdrachtgevers. Daarnaast zal ook het vormgeven en implementeren van het hybride werken een nieuwe inspanning vragen van team P&O. Bĳ de besluitvorming op het transitieplan is ook ingestemd met het slimmer organiseren van formatie en rollen, waaronder ook de ontwikkeling van de administratieve functies. Bovendien hebben alle DUO-organisaties de nadrukkelĳke wens hebben geuit aan team P&O om de basis op orde te hebben. Dat betekent dat bepaalde administratieve taken en processen en/of rollen anders worden ingericht, gelĳkgetrokken moeten worden of moeten worden gedigitaliseerd. Bovendien moeten administratieve taken verder gedigitaliseerd of geautomatiseerd worden om het team P&O voldoende toekomstbestendig te maken en om ervoor zorgen dat de P&O assistenten tĳd krĳgen om nieuwe taken ten faveure van de P&O partner of de P&O adviseur uit te kunnen voeren.

Hier wordt op dit moment uitvoering aan gegeven. Vanaf 2023 wordt niet meer afzonderlĳk over de transitie gerapporteerd.

Integrale dienstverlening

Speerpunt

Kwaliteit

Wat wilden we bereiken?

Integrale dienstverlening

Wat wilden we ervoor doen? In 2020 heeft de afdeling Bedrĳfsvoering van Duo+ zich gericht op het meer integraal vormgeven van haar dienstverlening. Hierover starten we in 2021 een programma. Als onderdeel hiervan worden aanpassingen doorgevoerd in het opdrachtgever- en opdrachtnemerschap. In 2021 en 2022 gaan we investeren in het integraal werken van de medewerkers, het meer tactisch sturen op resultaat en de verbinding met de opdrachtgevers. Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?

Jaarstukken 2022 Duo+

Er is tĳdelĳk een pas op de plaats gemaakt in afwachting van een takendiscussie. De uitkomst daarvan bepaalt waar welke taken worden belegd. Daarmee ook de wĳze waarop de inzet tot het komen van integraliteit zich dient te richten.

Pagina 15

4.2.1

Wat heeft het gekost?

Programma Bedrĳfsvoering

rekening 2021

begroot 2022

begroot na wĳzigingen 2022

wĳziging 2022

rekening 2022

resultaat 2022

(bedrag x € 1.000) Structurele lasten

-15.579

-15.836

-1.154

-16.990

-16.436

554

Structurele baten

15.675

15.836

1.154

16.990

16.929

-61

Toevoegingen aan reserves

Onttrekkingen aan reserves

Saldo Structureel

493

Slimmer Verbinden

-161

-230

-12

218

Incidentele lasten

-275

-653

-404

249

Incidentele baten

218

583

334

-249

Toevoegingen aan reserves

Onttrekkingen aan reserves

217

300

-218

493

Saldo Incidenteel Saldo

Toelichting op het resultaat Lagere structurele lasten (€ 554) door: • Lagere kapitaallasten (€ 71K), als gevolg van lagere investeringen in 2021 zĳn de kapitaallasten in 2022 lager. • Lagere lasten (€ 102K), de implementatie omgevingswet en implementatie WOO/Wmebv is vertraagd en zal in 2023 afgerond worden. • Lagere salarislasten (€ 312K) i.r.t. Inhuur derden, ook voor Bedrĳfsvoering geldt dat het moeilĳk is geweest om vacatures in te vullen. Wel is op deze functies ingehuurd, maar ook hier was het moeilĳk om de geschikte inhuurmedewerkers te vinden. Dit geldt in het bĳzonder voor de teams I&A, Juridische Zaken en Financiën. • Lagere lasten voor mulitfunctionels (€ 69K), door een nieuw leasecontract met daarin een lange periode van gratis testen van de multifunctionals zĳn de kosten lager uitgevallen. Lagere structurele baten (€ 61K) door: De inkomsten met betrekking tot de GEO samenwerking zĳn lager (€ 50K). Daarnaast zĳn de inkomsten met betrekking tot de geraamde UWV-uitkering lager (€ 11K) dan geraamd. Lagere lasten Slimmer Verbinden (€ 218K) De kosten voor het project Slimmer Verbinden zĳn lager doordat met betrekking tot inkoop een structurele oplossing gevonden is binnen de Staf en het project dienstverlening pas in 2023 opgestart wordt.

Lagere incidentele lasten (€ 249K) Het project archivering heeft een doorloop (€ 218K) naar 2023 en de incidentele inhuur communicatie is gedurende het jaar binnen de DUO-gemeente Ouer-Amstel zelf ingevuld waardoor de lasten lager uitvallen. Lagere incidentele baten (€ 249K) Zie de toelichting bĳ lagere incidentele lasten. Reserves (€ 218K, lagere onttrekking) De lagere onttrekking heeft volledig te maken met de lagere lasten van Slimmer Verbinden, zie hierboven. Toelichting op onvoorzien Er zĳn geen specifieke lasten op onvoorzien verantwoord.

Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 16

ONVOORZIENE MIDDELEN

rekening 2021

begroot 2022

begroot na wĳzigingen 2022

wĳziging 2022

rekening 2022

resultaat 2022

(bedrag x € 1.000) Onvoorziene middelen

-1

Saldo

-1

Incesteringen ICT (bedrag x € 1.000)

begroot 2022

begroot na wĳzigingen 2022

wĳziging 2022

rekening 2022

resultaat 2022

I&A - aanschaf computerapparatuur

280

275

I&A - aanschaf netwerkapparatuur

-18

I&A - aanschaf serverapparatuur

I&A - aanschaf randapparatuur

-7

I&A - aanschaf telefoons

175

150

Saldo

610

556

Toelichting op de investeringen Bedrĳfsvoering Per saldo lagere lasten investeringen ICT (€ 54K) door enerzĳds een overschrĳding van randapparatuur en een onderschrĳdingen op de overige apparatuur mede doordat de serverapparatuur inmiddels voor een belangrĳk deel is uitbesteed.

Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 17

4.3

Programma Burger

Wat hebben we bereikt en wat hebben wĳ ervoor gedaan? Speerpunten In de begroting 2021 zĳn onderstaande subdoelen bĳ de speerpunten kwaliteit, kwetsbaarheid en kosten opgenomen en toegelicht. 1

Digitalisering producten en diensten burgerzaken

Speerpunten

Kwetsbaarheid en Kosten

Wat wilden we bereiken?

Digitalisering producten en diensten burgerzaken

Wat wilden we ervoor doen? Door de invoering van de 10 jaar geldigheid van het paspoort (de reisdocumentendip), neemt het baliebezoek bĳ Burgerzaken af. Tegelĳkertĳd nemen de mogelĳkheden voor digitale dienstverlening steeds verder toe. De kwaliteit van gegevens is én wordt steeds belangrĳker, mede door de uitbreiding van mogelĳkheden van regie op eigen gegevens door inwoners. Waar mogelĳk zoekt Burgerzaken aansluiting bĳ landelĳke initiatieven en breiden we de mogelĳkheden van de huidige applicatie uit. Burgerzaken zorgt er ook in 2022 voor dat ze over zoveel mogelĳk middelen beschikt om op deze nieuwe situatie in te spelen en het hoge niveau van dienstverlening te handhaven. Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?

In 2022 zĳn weer meer producten van (met name) Burgerzaken digitaal aangeboden via de website. Waar in 2021 nog ruim driekwart van de producten van Burgerzaken (fysiek) aan de balie Burgerzaken werd afgehandeld, is dit in 2022 nog 70%. Bĳna 30% van de producten van Burgerzaken wordt door de inwoners via de website aangevraagd/ aangegeven. Nieuw in 2022 was dat een aantal producten zelfs zonder tussenkomst van een medewerker Burgerzaken verwerkt kon worden. Denk hierbĳ aan het doorgeven van vermissingen van reisdocumenten, het geven van toestemming van ouders bĳ het aanvragen van een paspoort of identiteitskaart voor kinderen en het verwerken van verhuizingen. Van de digitaal aangevraagde producten is ongeveer een derde automatisch verwerkt. Hoewel vooral is ingezet op de digitale dienstverlening, blĳft juist ook aandacht voor degenen die hier geen gebruik van willen of kunnen maken.

Doorontwikkeling KCC

Speerpunten

Kwaliteit en Kwetsbaarheid

Wat wilden we bereiken?

Doorontwikkeling KCC

Wat wilden we ervoor doen? Het KCC wordt steeds meer het voorportaal voor alle klantcontacten via de verschillende kanalen. Het KCC levert producten en diensten, en beantwoordt vragen in het 1e lĳn klantcontact. Ze ontwikkelt de online dienstverlening steeds verder onder meer op basis van de gemeentelĳke visies op dienstverlening. Met de digitalisering blĳft het KCC oog houden voor de integraliteit van de dienstverlening, waar heldere informatievoorziening en volledige vraagbeantwoording de norm zĳn. Het KCC wil borgen dat de investeringen in digitale dienstverlening zorgen voor een éénduidige voorkant voor de gemeentelĳke dienstverlening en tegelĳkertĳd ruimte behouden voor passend maatwerk. Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?

De doorontwikkeling bĳ het KCC heeft vooral in het teken gestaan van de doorontwikkeling van de digitale dienstverlening. De digitale dienstverlening is en wordt steeds verder uitgebreid. Daarnaast is steeds meer aandacht voor (de wettelĳke eisen voor) digitale toegankelĳkheid.

In 2022 wordt gemeente overstĳgend gewerkt

Speerpunten

Kwaliteit en Kosten

Wat wilden we bereiken?

In 2022 wordt gemeente overstĳgend gewerkt

Wat wilden we ervoor doen? Op dit moment werkt een deel van de medewerkers binnen het Sociaal Domein nog specifiek voor Ouder-Amstel of Uithoorn. Om de kwetsbaarheid van die werkwĳze te verminderen en de inwoners snel te kunnen helpen, is gemeente overstĳgend werken een belangrĳk speerpunt. Met de beoogde nieuwe structuur van het Sociaal Domein gaan medewerkers straks inwoners uit beide gemeenten ondersteunen. Dat betekent dat Duo+ werkt aan ontwikkeling van expertise. Hiermee effectueren we het eerder genomen besluit om gemeente -overstĳgend te werken. Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 18

Speerpunten

Kwaliteit en Kosten

Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?

Samenhangend met de brede uitvraag is de opdracht om gemeente overstĳgend te werken. Dit om de kwetsbaarheid van personeel te verminderen en waar mogelĳk efficiënter te werken. Binnen de Jeugdwet en de Wmo zĳn inmiddels grote stappen gezet met het gemeente overstĳgend werken. Binnen de Participatiewet wordt geheel gemeente overstĳgend gewerkt.

Er is sprake van een brede toegang Sociaal Domein

Speerpunt

Kwaliteit

Wat wilden we bereiken?

Er is sprake van een brede toegang Sociaal Domein

Wat wilden we ervoor doen? 020 is de nota Doorontwikkeling Sociaal Domein geschreven en goedgekeurd door de Colleges van Ouder-Amstel en Uithoorn. In 2021 implementeren we de activiteiten uit die nota. Een van de onderwerpen is het gaan werken met de brede toegang. Door een brede toegang te ontwikkelen, kan Duo+ straks kwalitatief beter en efficiënter de vraag en de behoefte van inwoners achterhalen en er op integrale wĳze op acteren. Inwoners weten waar ze moeten zĳn met hun vragen en worden - waar mogelĳk - door een vast contactpersoon geholpen. Ook het leveren van maatwerk is een thema die in de doorontwikkeling meer aandacht krĳgt. Door de brede toegang verbeteren we de samenwerking met partners uit het voorveld. We weten elkaar beter te vinden en we verwĳzen adequaat door naar vrĳ toegankelĳke voorzieningen. Het (integrale) team van de brede toegang maakt geen onderscheid tussen de inwoners van Ouder-Amstel of Uithoorn. Alle inwoners worden door dit team getriageerd en vervolgens aan een contactpersoon binnen het Sociaal Domein Duo+ gekoppeld. Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?

In 2022 is door de opdrachtgevers besloten om geen specifieke brede toegang voor hulp en ondersteuningsvragen in te richten, maar te gaan werken met de Brede Uitvraag. Door de juiste vragen te stellen en signalen op te pakken wordt de hulp/ondersteuningsvraag van de inwoner achterhaald en wordt besloten welke deskundigheid ingezet wordt. Het resultaat van dit traject leidt tot een merkbaar verbeterde toegang, waarin gemeenten, cliënten en maatschappelĳke partners samenwerken. Bĳ de Wmo en de Jeugdwet wordt ingezet op de doorontwikkeling van de methodiek brede uitvraag. Voor (een groot deel van) de PW groep is het een nieuw instrument. De uitgangspunten van de brede uitvraag (dienstverleningsvisie) zĳn uitgewerkt in een projectplan waarin wordt beoordeeld welke implementatie inzet en capaciteit noodzakelĳk is om de doelstellingen van de brede uitvraag te behalen.

Maatwerk leveren/Toepassen van de menselĳke maat

Speerpunt

Kwaliteit

Wat wilden we bereiken?

Maatwerk leveren/Toepassen van de menselĳke maat

Wat wilden we ervoor doen? Het gaat bĳ maatwerk vooral om de vraag: welk effect wil ik samen met deze inwoner bereiken? Deze werkwĳze vraagt een andere manier van kĳken en beoordelen. De omgekeerde toets en het opzoeken van de rek in de regels is een belangrĳk middel om meer maatwerkgericht te gaan werken. De omgekeerde toets hangt samen met de visie en missie van het Sociaal Domein. Naast focus op de regels, omdenken en een goede balans tussen doel- en rechtmatigheid, gaan we ook breder kĳken naar de beoogde resultaten en doelmatigheid van de voorziening. De nieuwe methodiek vraagt voorbereiding in 2021. Denk hierbĳ aan het organiseren van sessies om efficiency te bereiken binnen regels, maar ook het wĳzigen van verordeningen en beleidsregels. Het gaat hier om een samenspel tussen de beleidsmedewerkers van de beide gemeenten en de medewerkers van de uitvoeringsorganisatie Duo+. Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?

Jaarstukken 2022 Duo+

De klantmanagers en vakspecialisten binnen het Sociaal Domein, zĳn getraind in het werken met de Omgekeerde Toets. Zĳ leveren maatwerk- in de praktĳk bĳ zaken die dit nodig hebben. In complexe zaken waar meerdere domeinen bĳ betrokken zĳn, is speciaal een casuïstiek-overleg ingericht waar de Sociaal Teams maar ook het voorveld bĳ betrokken wordt. Waar mogelĳk wordt er gewerkt met 1 contactpersoon voor de inwoner. De ontwikkeling van het onderwerp maatwerk is meegenomen in het projectplan Brede uitvraag.

Pagina 19

In 2022 wordt regelluw gewerkt

Speerpunten

Kwaliteit en Kosten

Wat wilden we bereiken?

In 2022 wordt regelluw gewerkt

Wat wilden we ervoor doen? Dn 2021 bereiden we ook regelluw werken voor. Regelluw betekent minder administratieve druk voor zowel de inwoner als voor de uitvoeringsorganisatie. Uitgangspunt hierbĳ is 'werken in (wederzĳds) vertrouwen' in plaats van controle. Dat moet de regeldruk voor inwoners gaan verminderen. In 2020 zĳn de eerste stappen gezet. In 2021 gaan we hier verdere stappen in ondernemen om uiteindelĳk in 2022 volledig regelluw te werken. In het verlengde hiervan gaan we binnen het Sociaal Domein aan de slag met digitalisering van de dienstverlening. Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?

In 2022 is vanuit een visie gestart met regelluw werken. Het is een continu proces die z’n effect zal hebben op de inwoners maar ook op de medewerkers. Participatiewet in balans: vanuit de overheid zĳn er in 2022 nadere regels opgesteld voor de menselĳke maat en de uitvoeringbaarheid van regels (minder harde lĳn, het bieden van passende ondersteuning en meer eenvoudige regels). Naast de menselĳke maat is vertrouwen een richtinggevend beginsel. Dit zal resulteren in meer regelluw werken. De beide gemeenten hebben een concept visie ontwikkeld op de digitalisering van de dienstverlening binnen het Sociaal Domein. Hierin is aandacht voor de digitalisering voor zowel de externe dienstverlening (digitalisering van de informatiedeling en -uitwisseling met burgers) als interne dienstverlening (digitalisering van bedrĳfsprocessen). Denk aan e-dienstverlening/burgerportaal/snelbalie en ook aan betere afstemming en koppelingen tussen bedrĳfsapplicaties. Dit plan zal in samenwerking met Sociaal Domein Duo+ in 2023 definitief worden gemaakt inclusief een planning voor de uitvoering. Dit zal het meeste effect hebben op regelluw werken.

Nieuwe Inkoop Jeugd per 1 januari 2022

Speerpunt

Kwaliteit

Wat wilden we bereiken?

Nieuwe Inkoop Jeugd per 1 januari 2022

Wat wilden we ervoor doen? Om de kosten Jeugd beheersbaar te houden volgt - opnieuw - een nieuwe systematiek van de inkoop van jeugdproducten. Het jaar 2021 is een overgangsjaar. Vanaf 1 januari 2022 gaan de opdrachtgevers voor de zwaardere jeugdzorg mee met de (regionale) nieuwe methodiek Amsterdam. Deze overgang heeft impact voor de uitvoering(organisatie). De financieringswĳze is dan op lumpsum basis. Doelstelling van deze wĳziging is om meer grip en beheersing te krĳgen op de uitgaven Jeugd. Voor de lichtere jeugdzorg ontwikkelen we een nieuwe inkoopsystematiek. Mogelĳk wordt dit ook lumpsum. In 2021 vinden de voorbereidingen plaats om per 1 januari 2022 volgens de nieuwe inkoopsystematiek te kunnen werken. Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?

Jaarstukken 2022 Duo+

De nieuwe inkoopsystematiek voor de Hoog Specialistische Jeugdzorg is per 1 januari 2022 van kracht geworden. De medewerkers indiceren op de nieuwe wĳze (minder grip/sturing op vorm & zwaarte zorg en aanbieder) en aan het feit dat er ten opzichte van afgelopen jaren meer zorgtrajecten tegelĳkertĳd mogen worden ingezet voor een cliënt.

Pagina 20

Meer grip op cĳfers binnen het Sociaal Domein

Speerpunt

Kwaliteit

Wat wilden we bereiken?

Meer grip op cĳfers binnen het Sociaal Domein

Wat wilden we ervoor doen? Voor wat betreft kwaliteitsbeheersing hebben we in de afgelopen jaren al veel stappen gezet. Dit moeten we verder uitbreiden. Kwaliteitsbeheersing (waaronder datakwaliteit) blĳft een belangrĳk item in 2022. Denk hierbĳ bĳvoorbeeld aan de VIC, controleplannen, datakwaliteit en sturen op werkvoorraden en KPI’s. Om de uitvoering beter te kunnen aansturen, vindt binnen het Sociaal Domein in 2021 een wĳziging van de teams plaats. Er komt een (relatief klein) team Data & Ondersteuning dat zich specifiek kan richten op de kwaliteitsbeheersing zoals hierboven genoemd. De opgave voor dit team is: (door)ontwikkelen van de kwaliteitsbeheersing en meer grip en controle op de budgetten. Het gaat hier ook om beheersing van risico’s buiten de invloedssfeer (nieuw of gewĳzigd beleid en/of economische omstandigheden) van de gemeenten. Het gaat hierbĳ bĳvoorbeeld om: • • • • •

Kunnen analyseren wat de relatie is tussen de uitvoering en de ontwikkeling van de zorgkosten Adviseren over maatregelen om de kosten te verminderen zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit Goed contract- en leveranciersmanagement Monitoren van de uitvoering middels managementrapportages en zo de teamleiders de gelegenheid te geven om (bĳ) te sturen. Inzicht in de effecten van interventies/maatregelen/beleidskeuzes.

Op deze manier levert het team een waardevolle bĳdrage in het inzichtelĳk krĳgen van de bedrĳfsvoeringskosten binnen het Sociaal Domein en de effectiviteit van de uitvoering. Pakken de beleidskeuzes uit zoals aan de voorkant gedacht? Wat is het effect van keuzes/ maatregelen op de hoeveelheid werk van de uitvoering? Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?

Eind 2021 is gestart met het project Datagedreven Sturing in het Sociaal Domein. Het project bestond uit drie deelprojecten. sturing door data, sturing op inhoudelĳke beleidslĳnen en vergroten kostenbewustzĳn. Omdat datagedreven sturen binnen het gehele sociaal domein een omvangrĳke en complexe opgave is, is er voor gekozen om de opgaves in kleine overzichtelĳke vraagstukken op te pakken. In 2022 is het onderdeel specialistische jeugdhulp (SJH) opgepakt en afgerond. In 2023 krĳgt datagedreven werken op andere beleidsterreinen een vervolg.

Nieuwe wet inburgering

Speerpunt

Kwaliteit

Wat wilden we bereiken?

Nieuwe wet inburgering

Wat wilden we ervoor doen? De nieuwe inburgeringswet is met een jaar uitgesteld naar 1 januari 2022. De regie op de inburgering ligt vanaf deze datum volledig bĳ de gemeente. In 2021 zĳn we gestart met de voorbereiding van deze nieuwe uitvoeringspraktĳk. Daarmee kan de uitvoerings-organisatie op 1 januari 2022 de regie over de inburgeringstrajecten ter hand nemen. Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?

De nieuwe Wet Inburgering geldt voor iedereen die vanaf 1 januari 2022 inburgeringsplichtig is. De medewerkers zĳn getraind op de uitvoering van de nieuwe wet. De eerste inburgeraars die vallen onder de nieuwe wet zĳn inmiddels bekend bĳ de gemeenten. Het gaat hierbĳ om zowel asielmigranten als gezinsmigranten. De opdracht voor de Wet Inburgering is vastgesteld in het OGON.

Vanaf 1 januari 2022 is er sprake van een integrale schuldenaanpak

Speerpunt

Kwaliteit

Wat wilden we bereiken?

Vanaf 1 januari 2022 is er sprake van een integrale schuldenaanpak

Wat wilden we ervoor doen? Vanaf 2021 is Vroegsignalering een wettelĳke verplichting geworden. Bĳ integrale schuldhulpverlening gaat het om een samenhangend hulpaanbod (tot en met nazorg) met als doel de financiële problemen in een vroegtĳdig stadium met een eenduidige methodiek aan te pakken. Zo straten we in 2021 met het oppakken van signalen van signaalpartners (onder andere energiemaatschappĳen, zorgverzekeraars en woningcorporaties). Doelstelling is om in 2022 te acteren op alle signalen die bĳ de uitvoeringsorganisatie (en andere partĳen) binnenkomen. Natuurlĳk is preventie ook een belangrĳk onderwerp bĳ de integrale schuldenaanpak. Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 21

Speerpunt

Kwaliteit

Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?

Dit is gerealiseerd. Er zĳn twee medewerkers Preventie & Vroegsignalering aangesteld. Deze medewerkers richten zich op preventie taken, verwĳzing naar en het houden van contacten met het maatschappelĳk voorveld. Ook behandelen zĳ lichte algemene vragen met betrekking tot betalingsachterstanden. Daarnaast geven ze voorlichtingsbĳeenkomsten aan burgers en het maatschappelĳk voorveld. De reguliere klantmanagers schuldhulpverlening hebben in hun proces aandacht voor Mobility Mentoring. Deze aanpak ondersteunt gemeenten bĳ het structureel verbeteren van de financiële en sociale situatie van hun inwoners. Met aandacht voor de samenhang tussen de verschillende leefgebieden, de effecten van stress én met oog voor de mens – hun leefsituatie en gedrag.

4.3.1

Wat heeft het gekost?

BURGER

rekening 2021

begroot 2022

begroot na wĳzigingen 2022

wĳziging 2022

rekening 2022

resultaat 2022

(bedrag x € 1.000) Structurele lasten

-6.254

-5.895

-1.116

-7.011

-6.807

205

Structurele baten

6.217

5.895

1.116

7.011

7.038

Toevoegingen aan reserves

Onttrekkingen aan reserves

Saldo Structureel

-37

231

Incidentele lasten

-383

-367

-441

-74

Incidentele baten

356

367

441

Toevoegingen aan reserves

Onttrekkingen aan reserves

465

Saldo Incidenteel

438

Saldo

401

231

Toelichting op het resultaat: Lagere lasten (€ 205K) veroorzaakt door: • Per saldo lagere salarislasten (€ 148K) i.r.t. Inhuur derden, wegens moeilĳk invulbare vacatures en hogere lasten in verband met een vaststellingsovereenkomst. • Lagere lasten (€ 57K) opleidingskosten, een aantal opleidingen lopen door naar het volgende jaar. Hogere structurele baten (€ 26K) veroorzaakt door: Een hogere uitkering van het UWV (€ 26K) dan geraamd. Hogere incidentele lasten (€ 74K) veroorzaakt door: Een aantal maatwerkopdrachten is later in het jaar ontstaan, hierdoor was het niet meer mogelĳk om deze te ramen. Het bestuur is hiervan in december op de hoogte gesteld. Hogere incidentele baten (€ 74K) veroorzaakt door: Voor de toelichting wordt verwezen naar de incidentele lasten.

Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 22

4.4

Programma Buurt

Wat hebben we bereikt en wat hebben wĳ ervoor gedaan? Speerpunten In de begroting 2022 zĳn onderstaande subdoelen bĳ de speerpunten kwaliteit, kwetsbaarheid en kosten opgenomen en toegelicht. 1

Doorontwikkeling Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving

Speerpunten

Kwaliteit, Kwetsbaarheid en Kosten

Wat wilden we bereiken?

Doorontwikkeling Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving

Wat wilden we ervoor doen? In 2020 is vastgesteld dat doorontwikkeling van VTH nodig is. De directe aanleiding is het implementeren van de veranderingen die de Omgevingswet en de Wet kwaliteitsborging gaan vragen. Ook betrekken we de veranderende verwachtingen van inwoners en ondernemers daarbĳ. Om de dienstverlening aan de DUO-gemeenten te kunnen waarborgen is het noodzakelĳk dat we mee (kunnen blĳven) gaan met veranderingen in de nabĳe en wat verdere toekomst. Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?

De Doorontwikkeling op de VTH-taken is gestart. Om de werkzaamheden kwantitatief en kwalitatief te kunnen borgen worden betere afspraken gemaakt met de opdrachtgevers. Dit is gedaan door een verbetering van het Werkplan. De verbetering ziet op een gedetailleerdere inventarisatie van de werkzaamheden en een gedetailleerdere raming van de benodigde capaciteit. Dit vertaalt zich door in een betere dienstverlening aan de inwoners van de gemeenten Uithoorn en Ouder-Amstel.

Doorontwikkeling Inrichting en Beheer en Dagelĳks Onderhoud

Speerpunten

Kwaliteit, Kwetsbaarheid en Kosten

Wat wilden we bereiken?

Doorontwikkeling Inrichting en Beheer en Dagelĳks Onderhoud

Wat wilden we ervoor doen? IDoor onder andere gemeentelĳke areaalvergrotingen en het ontbreken van beleidsmedewerkers en projectleiders (afval/grondstoffen, riolering/ waterbeheer en gebouwenbeheer/civiele kunstwerken) moet er binnen diverse Assets in de twee teams formatieuitbreiding plaatsvinden. In 2022 stellen we hier personeelsvoorstellen voor op die voor besluitvorming worden voorgelegd aan de DUO-gemeenten (Uithoorn en OuderAmstel). Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?

Voorstellen voor capaciteitsuitbreiding zĳn in 2022 voorgelegd aan de DUO-gemeenten en als zodanig opgenomen in de afzonderlĳke begrotingen 2023 ev. De problematiek voor het vinden en vasthouden van vast personeel is nog steeds erg groot. De oorzaak ligt voornamelĳk in de huidige markt en de salariëring van de betreffende functies. Voor een 2tal functies is reeds een werving en selectie bureau ingeschakeld, maar dat heeft tot op heden nog geen geschikte kandidaat opgeleverd. Er wordt op dit moment ingehuurd, het beschikbare budget heeft hierin net voldaan. Dit heeft echter wel effect gehad op de dienstverlening. Enkele projecten zĳn vertraagd opgeleverd of, in overleg met opdrachtgevers verschoven in tĳd. Verder is er een start gemaakt met het ontwikkelingsplan BOR. De teams DO en IB worden gelet op de ingezette personele groei or het team DO wordt dit meegenomen bĳ het ontwikkelingsplan van de toekomstvisie 2023-2033.

Komen tot één locatie een waaruit werkzaamheden uitgevoerd en begeleid worden

Speerpunten

Kwaliteit en Kwetsbaarheid

Wat wilden we bereiken?

Komen tot één locatie van waaruit werkzaamheden uitgevoerd en begeleid worden.

Wat wilden we ervoor doen? Er is onderzoek gedaan om te komen tot één gemeentewerf. In 2021 bezien we het geheel nogmaals op basis van de huidige inzichten. Een eventuele vertaling daarvan vindt in 2022 plaats.

Jaarstukken 2022 Duo+

Pagina 23

Speerpunten

Kwaliteit en Kwetsbaarheid

Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?

Door onder andere de corona-pandemie (hybride werken) zĳn nieuwe inzichten ontstaan bĳ zowel de opdrachtgevers als Duo+ wat betreft werklocaties en bezetting. Het zitten op één locatie heeft beperkingen, dit heeft de Corona-pandemie ons geleerd. Ook staat het team Dagelĳks Onderhoud voor een grote uitdaging door de groei van de gemeenten (groter verzorgingsgebied). In 2022/ 2023 wordt hiervoor een toekomstplan opgesteld, waarin mogelĳk meer locaties nodig zĳn i.v.m. de groei van het aantal medewerkers. Hiervoor wordt vooral gekeken naar de huidige werklocaties.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Diemen&id=dfe71213-bf3c-472c-9c1a-fdf4c63cc7fb