2025-996-bijlage-Evaluatierapport Deventer Klimaatraad - januari 2026

De brief opent als volgt: “Beste inwoner, we zijn op zoek naar mensen die met ons mee willen praten. Over hoe we als gemeente klimaatneutraal worden.” De brief maakt duidelijk dat iedereen welkom is en stelt expliciet dat het beraad ook is voor mensen die niet warmlopen voor klimaat. Verder wordt uitgelegd wat de Klimaatraad is en hoe mensen zich kunnen aanmelden. Er is een kleurrijke flyer bijgevoegd met informatie over het proces. Daarin staan bijvoorbeeld de data van de bijeenkomsten en de vergoeding die ingelote deelnemers ontvangen: 50 euro per bijeenkomst. In de rest van de aanmeldperiode is er geen verdere rechtstreekse communicatie van de gemeente richting de ingelote adressen. Wel loopt de campagne door.

22

Loting en aanmelding Inwoners vullen bij het aanmelden informatie over zichzelf in die nodig is voor de tweede loting. EMMA doet deze gewogen loting met een eigen lotingstool en neemt de volgende criteria mee: ● Postcode ● Leeftijd ● Gender ● Opleidingsniveau ● Autochtone, westerse of niet-westerse achtergrond ● Huur- of koopwoning ● Attitude ten opzichte van klimaat en duurzaamheid. Het resultaat van de tweede loting is een selectie van 124 mensen, die samen op de genoemde criteria een zo goed mogelijke afspiegeling vormen van alle inwoners van de gemeente. Deze inwoners worden uitgenodigd om mee te doen aan de Klimaatraad.11 EMMA stelt vast dat de gewogen loting op de meeste criteria een nauwkeurige afspiegeling heeft opgeleverd. De voornaamste uitzondering is opleidingsniveau. In Deventer heeft 30% van de inwoners een praktische opleiding; bij de ingelote deelnemers is dat 4%. Daarnaast is de verdeling over wijken en dorpen (postcodegebieden) geen precieze afspiegeling.12 Ingelote deelnemers krijgen bericht van de gemeente. EMMA belt iedereen op om te bevestigen en vraagt daarbij nadrukkelijk of de deelnemer alle vijf bijeenkomsten kan meedoen. Bij de eerste bijeenkomst zijn 105 deelnemers aanwezig. In de loop van de Klimaatraad stoppen er daarvan 16, het beraad eindigt dus met 89 deelnemers (85 procent van de oorspronkelijke groep).

EMMA noteert in het eindrapport dat de uitval van deelnemers geen merkbare gevolgen had voor de diversiteit van de groep.

Evaluatie Campagne en uitnodiging Hoofdpunten ● De campagne en de communicatiematerialen zijn spraakmakend ● Er zijn geen campagneactiviteiten die zich richten op specifieke doelgroepen ● De uitnodigingsbrief had wervender en toegankelijker gekund.

De campagne Het projectteam van de gemeente kiest voor de campagne voor een beeld dat reacties oproept (“Deventer aan zee”). Het team merkt vooraf al dat het beeld binnen de gemeente voor een mix aan reacties zorgt. Sommigen vinden het riskant. Het projectteam besluit in

11 Een groter aantal dan 100 aanmelders werd geselecteerd om eventuele uitval te compenseren. Dit

is standaardpraktijk bij dit soort processen. 12 De cijfers hierover in het eindrapport bevatten onjuistheden: er zouden slechts twee deelnemers zijn uit de dorpen in de gemeente. Uit ons contact met deelnemers en ambtenaren blijkt dat het er zeker meer zijn geweest. Het is moeilijk vast te stellen wat dit betekent voor de mate van afspiegeling.

23

overleg met de wethouder om het beeld wel te gebruiken in de campagne voor de Klimaatraad. Leden van het projectteam geven aan dat dit een moeilijke keuze was. In onze gesprekken met raadsleden horen we de verdeeldheid over ‘Deventer aan zee’ terug. Een paar raadsleden zijn er kritisch over, vinden de campagne “fatalistisch” of “niet de schoonheidsprijs verdienen”. Volgens deze raadsleden knapt een deel van de inwoners af op zo’n campagne, bijvoorbeeld mensen die klimaatverandering niet als een grote dreiging ervaren. Raadsleden vinden de campagne erg belangrijk als manier om aanmeldingen te krijgen van allerlei inwoners. Ze vinden dat de gemeente daar met deze campagne niet genoeg in is geslaagd. Dat is niet alleen vanwege het beeld. Sommige raadsleden vinden dat de gemeente meer kan doen om verschillende doelgroepen te bereiken, bijvoorbeeld door samen te werken met organisaties of personen in de gemeenschap. In de raad wordt daar ook over gesproken. Het lukt de raadsleden die zorgen hebben over de campagne uiteindelijk niet om er alsnog iets aan te veranderen. Wat er binnen de tijd haalbaar wordt geacht voor de projectorganisatie geeft daarbij de doorslag. Twee raadsleden hebben de indruk dat veel inwoners niet wisten dat de Klimaatraad eraan kwam in Deventer. Deelnemers bevestigen dat.

Meer dan de helft van de respondenten had voordat ze de uitnodigingsbrief kregen nog niets over het beraad gehoord, blijkt uit antwoorden op de vragenlijst.

Een ambtenaar uit het projectteam geeft aan dat de gemeente ermee worstelde dat niet iedere inwoner was uitgenodigd. Want: wat is de boodschap aan inwoners die geen brief hebben ontvangen? Hierdoor is de gemeente uiteindelijk terughoudend met aanvullende campagne-acties, hoewel die volgens het plan van aanpak wel moeten gebeuren.

De uitnodigingsbrief De gemeente besteedt vooraf veel aandacht aan de uitnodigingsbrief, horen we van leden van het projectteam. Het team wil dat de brief toegankelijk en aansprekend is, zodat er aanmeldingen komen van zo veel mogelijk Deventenaren met verschillende achtergronden. Daarom wordt die verstuurd in combinatie met een flyer die veel kleur en veel beeld bevat en een link naar een informatievideo. Er zijn wel een paar beperkingen, wat de brief betreft: ● Uit kostenoverwegingen kan er geen speciale envelop worden gebruikt ● Het projectteam wil de vraagstelling die de raad heeft vastgesteld zo precies mogelijk aanhouden

24

●

Uitpakken met het idee dat het speciaal is om ingeloot te zijn (‘gouden ticket’) wil de gemeente niet, omdat er nog een tweede loting komt.

Deelnemers die wij spreken zeggen dat het krijgen van een uitnodiging voor de Klimaatraad hen het gevoel gaf dat ze de loterij hadden gewonnen, nieuwsgierig maakte, of juist het idee gaf dat ze een nieuwe verantwoordelijkheid kregen. Bij het bestuderen van de uitnodigingsbrief van één pagina maken we kanttekeningen bij de volgende zaken: ● De brief is nadrukkelijk geschreven vanuit de gemeente, vraagt inwoners bijvoorbeeld om “met ons mee [te] praten” en verderop “hebben we mensen nodig die…” ● Er staat ambtenarentaal in, voorbeelden: “vanuit je rol als inwoner”, “mensen die outof-the-box kunnen denken” ● In de openingszin staat meteen het woord “klimaatneutraal” ● Enkele belangrijke aspecten worden niet benoemd, bijvoorbeeld het aantal bijeenkomsten en de deelnamevergoeding ● De standaardopmaak voor brieven van de gemeente is gebruikt. Dit hebben we voorgelegd aan leden van het projectteam. Zij kunnen zich vinden in onze kanttekeningen en geven aan dat de gemeente, nu die voor de eerste keer een burgerberaad heeft georganiseerd, de volgende keer makkelijker de juiste toon zal weten te vinden voor uitnodigingen aan ingelote inwoners.

Samenstelling deelnemersgroep Hoofdpunten ● De Klimaatraad is een behoorlijk diverse groep ● Relatief veel mensen doen mee vanuit interesse in klimaat of duurzaamheid ● Praktisch opgeleide inwoners zijn ondervertegenwoordigd in de Klimaatraad.

Besluitvorming vooraf Betrokkenen in Deventer vinden het heel belangrijk dat de Klimaatraad een goede afspiegeling is van de gemeenschap. In onze vraaggesprekken merkt een raadslid bijvoorbeeld op dat de diversiteit van de gemeenschap beter terugkomt in een burgerberaad dan in de gemeenteraad. Andere raadsleden geven aan dat ze graag willen dat allerlei inwoners kunnen meepraten over wat er gebeurt in Deventer. Raadsleden vinden het belangrijk dat ook mensen uit hun eigen achterban meedoen. In de aanloop naar de Klimaatraad is er in de politiek dan ook relatief veel aandacht voor de samenstelling van de deelnemersgroep.13 De raad spreekt onder meer over de omvang van de groep, de selectiecriteria, en over hoe inwoners geworven gaan worden. Bureau EMMA neemt input vanuit de raad mee in het plan van aanpak, dat de raad vervolgens vaststelt.

13 Dit is in onze ervaring heel gebruikelijk. Voor aanvang van het beraad vormt de werving en loting

van inwoners een aspect dat vrij snel een politieke lading wordt gegeven, meer dan bijvoorbeeld het ontwerp van het dialoogproces.

25

Deelnemersgroep Klimaatraad Van betrokkenen horen we verschillende geluiden over de uiteindelijke samenstelling van de Klimaatraad. Ambtenaren die bijeenkomsten bijwoonden geven aan dat zij onder de indruk zijn van de diversiteit van de groep, die veel groter is dan bij inspraakbijeenkomsten. Eén ambtenaar vertelt: “er zaten een dokter, een student en een wajonger bij mij aan tafel.” Volgens deze ambtenaar wordt het gesprek rijker dankzij die diversiteit. Ook in gesprekken met politici horen we tevredenheid over de samenstelling van de deelnemersgroep. Voor hen is het winst dat de Klimaatraad inwoners betrekt bij de gemeente, die anders niet betrokken waren geweest. Maar er is ook kritiek vanuit raadsleden. Dan gaat het bijvoorbeeld over het kleine aantal deelnemers met een praktische opleiding. Twee raadsleden merken op dat ze in de Klimaatraad te weinig mensen zien die ze tot de eigen achterban rekenen, bijvoorbeeld “mensen met een bijstandsuitkering”. De deelnemers met wie wij gesproken hebben, geven aan dat het lotingsproces duidelijk is en dat de gewogen loting hen meer vertrouwen geeft in het proces. Wanneer we deelnemers vragen naar hun belangrijkste positieve ervaring met het meedoen aan de Klimaatraad, noemt een kwart spontaan de diversiteit van de deelnemersgroep.

Toch plaatsen deelnemers ook kanttekeningen, zoals dat ze weinig mensen zien uit bepaalde groepen, bijvoorbeeld jongeren, mensen met een migratieachtergrond, mensen uit bepaalde dorpen of wijken, of boeren. Ook merken de deelnemers dat er weinig mensen meedoen die praktisch zijn opgeleid. Bij de eerste bijeenkomst legt bureau EMMA uit hoe dat is gekomen. Niet alle deelnemers vinden die uitleg overtuigend. Ze vragen zich af waarom EMMA en de gemeente niet beter hun best hebben gedaan om deelnemers uit deze groep te werven - een geluid dat we ook van enkele politici horen. Tegelijkertijd zijn er ook deelnemers die zeggen dat het niet realistisch is om een echte afspiegeling van opleidingsniveaus te krijgen bij een burgerberaad van de gemeente over klimaat. Van de deelnemers die onze vragenlijst invullen is iets meer dan de helft het eens met de stelling dat de deelnemersgroep een goede afspiegeling is van de inwoners van de gemeente Deventer. Een kwart is het deels eens met de stelling en een vijfde van de respondenten is het ermee oneens. Sommigen zeggen in hun toelichting dat het lijkt of veel deelnemers al met klimaat en duurzaamheid bezig waren voordat de Klimaatraad er was. Deelnemers vragen zich af of de groep dan wel echt een afspiegeling is. Die indruk wordt bevestigd door betrokkenen uit allerlei groepen - deelnemers, ambtenaren en politici.

Gesprekspartners vinden het logisch dat vooral mensen die al iets hebben met het onderwerp, zich aangesproken voelen door de uitnodiging. We zien dat terug in de antwoorden op onze vragenlijst onder deelnemers: ruim twee derde van de respondenten noemt ‘betrokkenheid bij klimaat’ als een reden om zich aan te melden voor de Klimaatraad. Deze ‘scheefte’ maakt dat een paar gesprekspartners twijfelen aan de legitimiteit van het burgerberaad. Ze vinden dat de besluiten van de Klimaatraad hierdoor niet goed aansluiten bij de wensen van de gemeenschap. Andere gesprekspartners delen dit argument niet. Zij wijzen erop dat er ook inwoners meedoen die juist sceptisch zijn over de noodzaak van (meer) klimaatbeleid en inwoners die vooraf geen sterke mening hebben over het onderwerp. Dat een burgerberaad in de eerste plaats inwoners mobiliseert die het onderwerp interessant vinden, is volgens gesprekspartners onvermijdelijk.

26

Reflectie Campagne en uitnodiging Hoofdpunten ● Campagne en uitnodiging hebben genoeg aanmeldingen opgeleverd om een diverse deelnemersgroep te kunnen loten ● Aanvullende activiteiten hadden kunnen helpen om meer aanmeldingen te krijgen, in het bijzonder van praktisch opgeleide inwoners. Hoeveel en welke inwoners zich aanmelden voor het beraad hangt in grote mate af van de campagne. De uitnodiging is daar een belangrijk onderdeel van. Behalve het werven van deelnemers kan de campagne ook helpen om een veel bredere groep inwoners te interesseren voor en te betrekken bij het beraad. We zien bij beraden in binnen- en buitenland dat dit geen gemakkelijke opgave is. Wat meespeelt is dat burgerberaden nog relatief onbekend zijn. De campagneboodschap moet de ontvanger enthousiasmeren, maar moet ook van alles uitleggen. Dat lukt vaak aardig bij mensen die al aanslaan op het onderwerp of op het idee van een beraad. Om ook anderen te bereiken worden bij veel beraden gerichte extra inspanningen gedaan tijdens de campagne. De campagne van de gemeente Deventer bestond vrijwel helemaal uit zenden. Centraal stond het beeld van ‘Deventer aan zee’, bedoeld om interesse te wekken voor de Klimaatraad. Of die interesse werd omgezet in een aanmelding, was afhankelijk van de uitnodigingsbrief en -flyer die naar 15 duizend adressen werden verstuurd.

De campagne was in zoverre succesvol, dat er ruim voldoende aanmeldingen waren om een diverse deelnemersgroep te loten. De kanttekening daarbij is dat er te weinig aanmeldingen waren van inwoners met een praktische opleiding. In algemene zin was dit te verwachten: er is bij burgerberaden bijna altijd een oververtegenwoordiging van theoretisch opgeleiden onder de aanmeldingen. Het is dus belangrijk om daar rekening mee te houden bij het ontwerp van de campagne en de uitnodiging. Onze indruk is dat de gemeente dit enigszins heeft onderschat. Voor een toekomstig beraad kunnen hier de volgende lessen uit getrokken worden: ● Organisaties en individuen die een groot bereik hebben in hun buurten en dorpen betrekken bij de campagne. Zij kunnen fungeren als laagdrempelige ambassadeurs voor het beraad. Eventueel in sommige buurten zelf actief informeren of werven. ● Zorgen dat de uitnodiging er compleet anders uitziet dan een standaard brief van de gemeente, inclusief de envelop. ● Bredere input verzamelen en gebruiken voor het opstellen van een voor inwoners aansprekende uitnodigingsbrief, met aandacht voor taal, toon en inhoudelijke positionering. Eventueel de brief door de uitvoerende organisatie laten opstellen14 en/of vooraf testen bij diverse inwoners.

14 Er bestaat ook een variant waarbij de uitvoerende organisatie de afzender is van de uitnodiging.

Meestal wordt die dan gecombineerd met een korte aanbevelingsbrief van de gemeente, ondertekend door de burgemeester.

27

●

Overwegen om van de uitnodiging ook versies in andere talen en als gesproken tekst te maken, te vinden via eenvoudige link of QR-code in de brief.

De vraagstelling die de gemeenteraad voor de Klimaatraad bepaalt, is in onze ogen niet ideaal om één-op-één over te nemen in wervingsmaterialen zoals de uitnodiging. De raad stelt meerdere vragen in één en het taalgebruik is niet op het brede publiek geënt. Desondanks kiest het projectteam ervoor om de vraagstelling van de gemeenteraad zo letterlijk mogelijk over te nemen in de uitnodiging. Het wil voorkomen dat er ruis ontstaat. Hoewel we ook liever hadden gezien dat de raad een ‘publieksvriendelijke’ vraag had bepaald, zouden wij in de positie van het projectteam een andere afweging hebben gemaakt. De formulering van de vraag in de uitnodiging dient namelijk een ander doel: inwoners mobiliseren.15 Het is in onze ervaring niet bezwaarlijk als de ‘officiële’ vraag, die het vertrekpunt is voor het beraad, pas bij de eerste bijeenkomst wordt geïntroduceerd. Dan kan de organisatie die meteen van context voorzien, waar in de uitnodiging geen plek voor is.

Samenstelling deelnemersgroep Hoofdpunten ● De methode om een afspiegeling te krijgen was toereikend. Andere wervingsmethoden kunnen helpen om inwoners te mobiliseren die ver van de gemeente staan ● EMMA en gemeente hadden eerder actie kunnen ondernemen om meer aanmeldingen te krijgen van praktisch opgeleide inwoners ● De uitnodigingsbrief en de campagne spraken waarschijnlijk niet alle inwoners even goed aan, dat zie je terug in de aanmeldingen ● Hoewel de afspiegeling niet perfect was, zat er een diverse groep Deventenaren in de zaal.

Theorie Bij een burgerberaad is het de bedoeling dat de deelnemers een zo goed mogelijke afspiegeling zijn van de gemeenschap - in dit geval de gemeente Deventer. De theorie spreekt dan over een groep die representatief is. Doordat de deelnemersgroep ‘de hele gemeenschap in het klein’ is, mag je verwachten dat de groep rekening houdt met verschillende perspectieven die leven in de gemeenschap. Daarom zou een zo representatief mogelijke groep ook zorgen voor legitimiteit. Wie zelf niet in de zaal zit, voelt zich wel vertegenwoordigd, omdat iedereen zich kan herkennen in (iemand van) de deelnemersgroep. Dat maakt het makkelijker voor mensen om besluiten van de groep te accepteren.

Discussie Een burgerberaad is nooit 100 procent representatief, al is het maar omdat er altijd maar op een klein aantal kenmerken wordt geselecteerd. Dat doet niets af aan het belang van een goede afspiegeling van de gemeenschap in een beraad. Als de organiserende partijen laten zien dat ze daarvoor hun best hebben gedaan, en er grotendeels in zijn geslaagd, zullen 15 Het zou bovendien waardevol zijn om de vraagstelling vooraf te laten ‘toetsen’ door inwoners,

bijvoorbeeld in een focusgroep of door het voeren van straatgesprekken.

28

mensen het proces eerder vertrouwen. Daarvoor moet het transparant zijn hoe de werving en loting zijn gedaan, en wat dat heeft opgeleverd. In onze optiek had de Klimaatraad een toereikende opzet om een afspiegeling van inwoners te krijgen. Dat was onder meer te danken aan de professionele uitvoering van bureau EMMA en de grote betrokkenheid van de raad. Met de methodiek die voor de loting is toegepast kon in principe een goede afspiegeling worden behaald.16 In de praktijk waren er te weinig aanmeldingen van inwoners met een praktische opleiding om op ‘opleidingsniveau’ een afspiegeling te krijgen. Toen dat duidelijk werd, besloten de projectleiders van EMMA en de gemeente om geen extra wervingsactiviteit te doen. Tijdsdruk en praktische overwegingen speelden een rol bij dat besluit. Omdat er voor alle andere criteria wel genoeg aanmeldingen waren voor een goede afspiegeling, accepteerden gemeente en EMMA de afwijking op dit ene criterium. Het klopt volgens ons dat het vrij ingewikkeld was om na de sluiting van aanmeldingen alsnog tientallen praktisch opgeleide inwoners te werven. We zien wel mogelijkheden om al (veel) eerder vast te stellen dat aanmeldingen van deze groep achterblijven en om op dat moment al actie te ondernemen. Bij een volgend burgerberaad in Deventer kan daar beter op worden geanticipeerd.

Zoals hierboven vermeld, denken we dat de communicatie over de Klimaatraad en in het bijzonder de uitnodigingsbrief een rol hebben gespeeld. Met een campagne die het belang van de Klimaatraad op een makkelijk begrijpelijke manier overbrengt, kan je voorkomen dat je achteraf nog extra wervingsacties moet doen. Voor een volgend burgerberaad zou de gemeente de communicatie vooraf breed kunnen testen, ook bij praktisch opgeleide inwoners. Het gaat dan niet alleen om de vraag of de boodschap makkelijk te begrijpen is, maar ook of die aanspreekt en mensen in actie kan brengen. We geven hierboven al aan dat de gebruikte methodiek voor loting en werving op zichzelf toereikend is. Dat neemt niet weg dat het voor een volgend beraad waardevol kan zijn om ook te kijken naar andere methoden. Het uitnodigen op naam in plaats van op huishouden kan een positief effect hebben op zowel de respons als de diversiteit van aanmeldingen. Nog een stap verder gaan methoden waarbij wervers bij ingelote inwoners aanbellen om de uitnodiging persoonlijk over te brengen, bijvoorbeeld de in Duitsland toegepaste outreaching method17. Het persoonlijke contact kan de drempel voor aanmeldingen verlagen, bovendien levert het informatie op over redenen waarom inwoners zich wel of niet aanmelden. Uiteraard is het wel een arbeidsintensieve manier om deelnemers te werven.

Deelnemers, ambtenaren en politici merken op dat veel van de deelnemers al ‘klimaatbetrokken’ waren en plaatsen daar vraagtekens bij. We vinden dat begrijpelijk en deels terecht. Tegelijkertijd weten we dat het bij beraden over dit onderwerp maar moeilijk te vermijden is, omdat klimaat en duurzaamheid niet aansluiten bij de leefwereld van alle inwoners, anders dan bijvoorbeeld afval of wonen. Het kost veel moeite en/of geld om

16 Een kleine kanttekening bij de uitvoering van de loting is dat er onduidelijkheid was in de rapportage

van EMMA over de verdeling van de ingelote inwoners over postcodegebieden. Voor het vertrouwen in het proces is een zorgvuldige rapportage van de loting erg belangrijk. 17 https://www.esgehtlos.org/geloste-beteiligung/aufsuchendes-losverfahren

29

inwoners zover te krijgen dat ze zich aanmelden voor een beraad over een onderwerp waar ze (nog) niet echt iets bij voelen. Een gemeente heeft daar vaak de middelen niet voor. Opnieuw geldt: communicatie speelt een grote rol. Als er dankzij een aantrekkelijke uitnodiging meer aanmeldingen komen, dan zitten daar mogelijk meer mensen bij die niet (al) klimaatbetrokken zijn. In deze discussie moeten we nog kort stilstaan bij de respons op de uitnodiging. Er zijn uiteindelijk 599 aanmeldingen. Het eindrapport van EMMA presenteert dit als een respons van vier procent. Dat percentage is berekend over de 15 duizend brieven die verstuurd zijn. Het neemt niet mee dat elke brief door maximaal vijf bewoners van elk adres kon worden gebruikt voor een aanmelding. Als je dat wel doet, kom je op een veel lagere respons uit. De genoemde vier procent geeft zo een te rooskleurig beeld van hoe effectief de campagne en uitnodigingsbrief zijn geweest. Dit maakt bijvoorbeeld het vergelijken met beraden in andere gemeenten of bij toekomstige beraden in Deventer lastig. In onze bevindingen hierboven gaat het vooral over wat er niet perfect was rond de afspiegeling. We benadrukken dat het daarbij eigenlijk om details gaat. Want als je uitzoomt, dan was de Klimaatraad een diverse groep met deelnemers uit vrijwel alle wijken en dorpen van de gemeente.

Er waren deelnemers met een passie voor duurzaamheid en deelnemers die met net zo veel passie wilden zorgen dat juist andere zaken voorrang kregen. De Klimaatraad was meer een afspiegeling van Deventer dan de meeste inspraakbijeenkomsten en ook meer divers dan de gemeenteraad. Buitenstaanders die kritiek willen leveren op een burgerberaad, beginnen vaak met: “de groep was geen volmaakte afspiegeling”. Altijd klopt daar wel iets van, maar tegelijk gaat het voorbij aan een belangrijk kenmerk van het beraad. Deelnemers gaan namelijk niet vijf bijeenkomsten lang hun eigen persoonlijke mening of belang verdedigen, maar kunnen ontdekken wat ze delen met de andere deelnemers. Bovendien zie je geregeld dat deelnemers actief nadenken over (of op zoek gaan naar) dat wat de mensen buiten de zaal willen.

4. Klimaatraad: proces en beleving Beschrijving Bijeenkomsten De Klimaatraad bestaat uit vijf bijeenkomsten van één dag elk. De bijeenkomsten zijn steeds op zaterdag. De eerste is op 10 februari 2024 en de laatste 29 juni 2024. Alle bijeenkomsten zijn in de Gasfabriek in Deventer. We benoemen de bijeenkomsten in dit rapport als Dag 1, Dag 2, enzovoort, om het zo leesbaar mogelijk te houden. Het programma wordt verzorgd door EMMA, dat ook de vaste dagvoorzitter levert. Daarnaast zijn er bij elke bijeenkomst gespreksbegeleiders, die de deelnemers ondersteunen bij onderdelen waarin ze in kleinere groepen werken. Sommige

30

gespreksbegeleiders zijn ambtenaren van de gemeente Deventer, anderen zijn medewerkers van EMMA. Teamleden van EMMA en de gemeente zorgen voor allerlei praktische ondersteuning.

Dag 1 De deelnemers ontmoeten elkaar voor het eerst. Het programma begint met een laagdrempelige kennismaking in groepen van ongeveer tien deelnemers. Omdat alle groepen samen in een grote ruimte zitten, is het soms vrij rumoerig. De dagvoorzitter introduceert zichzelf, het team, en het programma van de Klimaatraad. De burgemeester is aanwezig om de Klimaatraad namens de gemeente te verwelkomen. Hij overhandigt symbolisch de vraag van de gemeenteraad aan de jongste en oudste deelnemer. De Klimaatraad krijgt feitelijk een opdracht mee. De deelnemers krijgen een presentatie van de programmamanager Energietransitie van de gemeente, over wat de gemeente al doet om haar klimaatdoelstelling te halen. Deelnemers kunnen vragen stellen. Na de lunch zijn er tegelijkertijd drie workshops verzorgd door externe deskundigen. De thema’s zijn gas, gedrag, en eerlijkheid. Deelnemers kiezen zelf welke workshop ze bijwonen. Na afloop spreekt de Klimaatraad kort plenair over wat ze hebben gehoord. De deelnemers gaan in groepen aan de slag met een lijst van thema’s die door de organisatie is samengesteld. Eerst gaan ze over de thema’s in gesprek, daarna geven deelnemers individueel aan welke thema’s ze het belangrijkst vinden, door stickers te plakken op posters. Deelnemers kunnen ook zelf thema’s toevoegen.

De uitkomst van het stickeren bepaalt over welke thema’s er op Dag 2 deskundigen komen spreken. Als laatste vraagt de dagvoorzitter de groep te besluiten over spelregels en praktische zaken voor het verdere verloop van de Klimaatraad. Hierbij gaan de deelnemers voor het eerst delibereren en stemmen. De deelnemers moeten ook samen de regels bepalen voor de stemmingen. De dagvoorzitter doet een voorstel voor de procedure en de kiesdrempel. De discussie en de stemmingen verlopen vrij onrustig. Enkele deelnemers laten merken dat ze niet tevreden zijn met wat de dagvoorzitter voorstelt. Deelnemers verschillen ook onderling van mening. Uiteindelijk stemt de groep in met de volgende methode voor stemmingen: ● Eerst een peilende stemming met rode en groene kaartjes ● Twee deelnemers met groene kaartjes en twee deelnemers met rode kaartjes worden uitgenodigd om hun keuze toe te lichten ● Vervolgens de tweede, definitieve stemming. Een voorstel is aangenomen als ten minste 75% van de deelnemers er vóór stemt. Het stemmen over het informeren van de buitenwereld over de Klimaatraad wordt uitgesteld tot Dag 2, zodat er genoeg tijd voor is.

31

Dag 2 De bijeenkomst begint met een korte kennismaking aan tafel en een terugblik op Dag 1. Daarna komt de dagvoorzitter terug op de uitgestelde stemming over het informeren van de buitenwereld. Na een plenaire discussie en stemming stelt de Klimaatraad het volgende vast: ● Deelnemers delen tijdens de Klimaatraad geen inhoudelijke informatie en geen foto’s met mensen buiten de deelnemersgroep ● De gemeente publiceert alleen algemene informatie over het proces wanneer zij communiceert over de Klimaatraad. Een ambtenaar van de gemeente Deventer geeft de deelnemers een korte presentatie over hoe een gemeente werkt. Deelnemers krijgen ook een update over ontwikkelingen in de gemeenteraad over windenergie en circulariteit. De rest van Dag 2 gaan de deelnemers in gesprek met allerlei deskundigen. Deelnemers gaven op Dag 1 met stickers aan welke thema’s ze belangrijk vonden; bij de thema’s die de meeste stemmen kregen heeft de organisatie deskundigen gezocht. Vandaag kiezen deelnemers zelf bij welke deskundigen ze aan tafel gaan zitten. Ze hebben daar vier rondes voor van 25 minuten. Er zijn een kleine 20 deskundigen om uit te kiezen. De deskundigen zijn bijvoorbeeld ambtenaren van de gemeente Deventer, docenten van hogescholen, of onderzoekers. Per ronde kunnen deelnemers kiezen uit ongeveer 12 deskundigen, die elk een eigen tafel hebben.

Daar zit een gespreksbegeleider bij om het gesprek te ondersteunen. Er kunnen acht deelnemers per tafel aansluiten. Aan de tafels geeft de deskundige een heel korte inleiding over diens onderwerp. Daarna kunnen deelnemers vrijuit vragen stellen en met elkaar en de deskundige in gesprek. Na afloop van de tafelgesprekken is er een kort gezamenlijk moment waarop de groep de nieuwe inzichten van verschillende deelnemers hoort. Er is op verzoek van deelnemers ook een online-sessie met een vertegenwoordiger van een klimaatkritische organisatie. Enkele deelnemers stellen aan het einde van Dag 2 voor om deze vertegenwoordiger nogmaals uit te nodigen, zodat meer deelnemers diens geluid kunnen horen. Nadat er argumenten voor en tegen dit voorstel zijn uitgewisseld, stemmen de deelnemers om het niet te doen.

Dag 3 De deelnemers werken op Dag 3 de thema’s verder uit als voorwerk voor het opstellen van adviezen. De vloer is verdeeld in acht vakken. Bij elk vak hoort een thema. De organisatie heeft de verdeling gemaakt, opnieuw gebaseerd op hoe de deelnemers op Dag 1 met stickers aangaven welke thema’s belangrijk zijn. Zeven thema’s zijn neergelegd, vak 8 is voor ‘Overig’: deelnemers die aan een thema willen werken dat er niet bij zit. De deelnemers verdelen zich over de vakken en met hulp van de dagvoorzitter gaan ze door totdat er acht ongeveer even grote groepen zijn. Die groepen gaan elk met een gespreksbegeleider hun thema verder verkennen en uitwerken. Eerst bespreken ze waarom het thema voor hen belangrijk is, daarna bepalen ze

32

welke onderdelen (‘subthema’s’) ze verder willen uitwerken vandaag. In het vervolg splitsen de groepen zich tijdelijk verder op. Kleine groepjes gaan nu aan de slag met de subthema’s, geholpen door een invulschema van de organisatie. Ze schrijven bijvoorbeeld dilemma’s en aandachtspunten op. De gespreksbegeleiders hebben de taak om meerdere groepjes tegelijk te ondersteunen, door af en toe aan te sluiten. Na een uur komen de oorspronkelijke groepen weer samen. Ze brengen al hun ideeën bij elkaar en bepalen samen wat de hoofdzaken zijn om bij de volgende bijeenkomsten mee verder te werken. Drie deelnemers zijn door de groep aangesteld als ‘verkenners’. Deze deelnemers lopen een deel van de dag rond tussen alle groepjes, op zoek naar dwarsverbanden. Ze brengen aan het einde van de dag verslag uit aan de hele groep.

Dag 4 Na een korte terugblik op Dag 3 en de opbrengsten daarvan, verdelen de deelnemers zich opnieuw over acht thema’s. Net als op Dag 3 zijn er zeven thema’s ingevuld door de organisatie en is er één vak voor ‘overig’. De organisatie heeft in de tussentijd met de opbrengsten van Dag 3 de thema’s iets herschikt. Deelnemers kunnen kiezen of ze met hetzelfde thema aan de slag willen als eerder, of vandaag aan een ander thema werken. De themagroepen hebben de opdracht om binnen drie uur bij hun thema een aantal adviezen op te stellen. Ze kunnen zich in kleinere groepen splitsen om aan meerdere adviezen tegelijk te werken. Gespreksbegeleiders verdelen hun aandacht weer tussen deze groepjes. Van de organisatie krijgen de deelnemers handvatten voor het schrijven van een advies, en een set vragen die voor elk advies moeten worden beantwoord. De groepjes werken eerst op papier. Na ongeveer twee uur laten de themagroepen elkaar hun voorlopige adviezen zien en geven ze elkaar feedback. Daarna maken de groepen hun adviezen klaar voor de peilende stemming. Daarvoor moet elk advies worden ingevoerd op een laptop, door de deelnemers zelf. Halverwege de middag komen alle deelnemers weer samen in de grote zaal. De voorlopige adviezen die ze hebben ingevoerd komen nu op het scherm en de Klimaatraad stemt met kaartjes over elk advies.

Het is een peilende stemming, om te zien of de groep zich kan vinden in de adviezen zoals die er zijn. Deelnemers kunnen steeds hun feedback op adviezen opschrijven, die wordt verzameld voor de groep die het advies indient. De meeste adviezen krijgen bij de peilende stemming meer dan 75 procent groene kaartjes - als dit de definitieve stemming was, waren die voorstellen aangenomen. De deelnemers stemmen ook over een voorstel van de organisatie voor een ‘ambtelijke reflectie’. Dat houdt in dat ambtenaren van de gemeente de voorlopige adviezen bestuderen en eventueel suggesties meegeven, bijvoorbeeld of een advies juridisch, financieel en praktisch haalbaar is, of hoe het dat kan worden. De Klimaatraad stemt in met dat voorstel, dus krijgen de deelnemers voor Dag 5 ook vanuit de gemeente feedback op de voorlopige adviezen.

33

Dag 5 De dag start met een toelichting op de ambtelijke feedback op de voorlopige adviezen. De projectleider stipt de belangrijkste algemene punten aan. De specifieke feedback staat in documenten die de themagroepen kunnen gebruiken bij het definitief maken van hun adviezen. De dagvoorzitter vraagt deelnemers die handigheid hebben in het schrijven van adviezen om op deze dag een speciale rol te vervullen: ‘schrijver’. Schrijvers - er zijn er acht - helpen allerlei verschillende groepen met het formuleren van hun definitieve adviezen. De overige deelnemers verdelen zich opnieuw over de acht thema’s, om verder te werken aan de voorlopige adviezen. Het werken aan de definitieve adviezen gaat ongeveer hetzelfde als het werken aan de voorlopige adviezen op Dag 4. De groepen kunnen zich in kleinere groepen onderverdelen, de gespreksleiders lopen rond, en de adviezen moeten uiteindelijk op laptops worden ingevoerd. Net als op Dag 4 is er tijd gereserveerd voor groepen om elkaars adviezen te bekijken en er feedback op te geven. Wat er op Dag 5 bijkomt, is de schriftelijke ambtelijke feedback en de beschikbaarheid van schrijvers voor hulp bij de uiteindelijke formulering van adviezen. De Klimaatraad stelt 39 adviezen op, verdeeld over acht thema’s. In de middag is er de definitieve stemming over deze adviezen.

Niet met groene en rode kaartjes, maar met stemkastjes, zodat deelnemers vrijuit kunnen stemmen en de uitslag meteen duidelijk is. Diverse college- en raadsleden zijn bij het einde van de stemming aanwezig als toeschouwers. De dagvoorzitter brengt de adviezen een voor een ter stemming. Het advies en de toelichting worden voorgelezen, dan kunnen alle deelnemers voor of tegen stemmen. Van de 39 adviezen worden er 30 aangenomen, daar stemt meer dan driekwart van de Klimaatraad vóór. De negen adviezen die niet worden aangenomen krijgen wel allemaal voor meer dan de helft voorstemmen. Als afsluiting van de Klimaatraad overhandigen de oudste en jongste deelnemer namens alle deelnemers de adviezen aan de burgemeester. Die bedankt de Klimaatraad en spreekt zijn waardering uit over het proces en de adviezen. Hij legt uit dat het college er nu mee aan de slag gaat en dat het belangrijk is om dat grondig te doen. Het zal dus wat tijd gaan kosten, denkt de burgemeester. De Klimaatraad wordt feestelijk afgesloten met een borrel.

Begeleiding Voor de begeleiding van de Klimaatraad heeft de gemeente bureau EMMA aangesteld als onafhankelijke partij. EMMA begeleidt in Nederland al enkele jaren burgerberaden en zet in Deventer een ervaren team in. De regie over proces en programma ligt bij de dagvoorzitter. Deze rol is in werkelijkheid veel uitgebreider dan het modereren van de bijeenkomsten. Namens EMMA wordt deze rol door één vast persoon vervuld. De dagvoorzitter werkt nauw samen met de projectleider van EMMA, die ook bij alle bijeenkomsten aanwezig is. 34

Gespreksbegeleiders ondersteunen de deelnemers wanneer zij in groepen van (meestal) 8 tot 10 personen in dialoog gaan. Bij elke bijeenkomst zijn er dus ongeveer tien nodig. De hoofdmoot van de begeleiders bestaat uit ambtenaren van de gemeente Deventer. De gemeente heeft een pool van ambtenaren die dat soort werk vaker doen, daar wordt een deel van de gespreksbegeleiders uit geworven. Er zijn ook andere ambtenaren die zich aanmelden. Soms doen er daarnaast gespreksbegeleiders van EMMA mee. De bezetting van de gespreksbegeleiding wisselt tussen bijeenkomsten. Het projectteam van de gemeente is verantwoordelijk voor het werven van de gespreksbegeleiders, EMMA voor het briefen. In de week voor elke bijeenkomst houdt EMMA een sessie om met het team het programma door te nemen en specifiek de rol van de gespreksbegeleiders daarin. Op de dag van de bijeenkomst komt het hele team ‘s ochtends vroeg al samen op de locatie om nog een laatste briefing te doen en eventuele bijzonderheden te bespreken. Tussendoor en na afloop bespreken de gespreksbegeleiders met EMMA de ervaringen van de dag en aandachtspunten voor het vervolg.

Informatie Deelnemers krijgen op verschillende momenten informatie die hen kan helpen om tot goede voorstellen te komen. Er is schriftelijke informatie, maar daarnaast komen er ook deskundigen naar de Klimaatraad om in te gaan op de vragen van deelnemers. Al voor Dag 1 krijgen deelnemers door EMMA een startdocument toegestuurd per e-mail. Ambtenaren van de gemeente Deventer hebben het startdocument samengesteld. Het geeft in een kleine 20 pagina’s een overzicht van het vraagstuk (klimaatneutraal worden) en hoe de gemeente daar op dat moment al mee bezig is. De deskundigen die aanwezig zijn op Dag 2 brengen hun kennis en perspectief over in gesprekken met groepen deelnemers. Ze worden vooraf door EMMA kort geïnstrueerd, zodat ze een goed beeld hebben van het beraad en hun rol daarin. Tijdens de Klimaatraad maakt EMMA diverse documenten voor de deelnemers, zoals een overzicht van de thema’s, een sjabloon voor het opstellen van adviezen, enzovoort. Bovendien stellen ambtenaren van de gemeente Deventer een document samen met ambtelijke feedback op de voorlopige adviezen van de deelnemers. Deze documenten worden bij bijeenkomsten neergelegd of uitgedeeld. EMMA verzorgt voor alle deelnemers een gezamenlijke online omgeving. Deelnemers kunnen hierop inloggen en vanaf hun eigen computer de documenten bekijken die in de loop van de Klimaatraad beschikbaar komen.

Het is niet verplicht: deelnemers bepalen zelf of ze ook in hun ‘eigen tijd’ dingen van de Klimaatraad willen bekijken. Documenten in de online omgeving bestaan uit: ● ● ●

Aanvullende schriftelijke informatie aangeleverd door deskundigen Door deelnemers aangedragen artikelen en documenten Procesdocumenten verzorgd door EMMA en/of de gemeente (die ook op andere manieren beschikbaar worden gemaakt).

35

Communicatie Met artikelen en persberichten zorgt de gemeente dat er in februari 2024 brede aandacht is voor de Klimaatraad. Daarna communiceert de gemeente veel minder over het beraad. EMMA verzorgt de communicatie met inwoners die zich aanmelden en, vanaf de gewogen loting, de communicatie met de deelnemers van de Klimaatraad. Ingelote deelnemers krijgen aan het begin één keer telefoon van EMMA, voor het bevestigen van hun deelname. Daarna gaat de communicatie via e-mail. Voorafgaand aan elke bijeenkomst stuurt EMMA de deelnemers informatie over het programma en de praktische zaken. In de mails wordt ook uitgelegd hoe deelnemers de online omgeving kunnen gebruiken. Deelnemers lezen in de mails ook of er belangrijke documenten zijn die ze kunnen bekijken. EMMA stuurt de deelnemers na elke bijeenkomst een kort verslag, plus informatie over de volgende bijeenkomst. Alle 124 deelnemers die zijn ingeloot ontvangen de e-mails, tenzij ze hebben gevraagd om van de lijst te worden gehaald. Na juli 2024 neemt de gemeente Deventer de deelnemerscommunicatie over, omdat EMMA dan haar werk heeft voltooid. De gemeente stuurt de deelnemers enkele malen een emailbericht over de opvolging van de adviezen en vanaf half 2025 ook over de evaluatie.

De gemeente is oorspronkelijk van plan om ook tijdens de looptijd van de Klimaatraad updates te verzorgen voor politici en inwoners en heeft daar materialen voor klaarstaan. In overleg met EMMA besluit de gemeente dat het aan de deelnemers is om aan te geven hoe er wordt gecommuniceerd over wat er in het beraad gebeurt. De dagvoorzitter van EMMA legt de deelnemers de risico’s voor van ‘inmenging van buitenaf’. De deelnemers zijn hier gevoelig voor en besluiten zichzelf beperkingen op te leggen: geen communicatie naar buiten over wat er binnen de Klimaatraad wordt besproken. De deelnemers stemmen er na enige discussie wel mee in dat de gemeente publieke updates verzorgt over het proces. Hoewel die ruimte er formeel dus wel is, besluit het projectteam daar geen gebruik van te maken. De voornaamste reden daarvoor is de ervaren gevoeligheid binnen de deelnemersgroep.

Evaluatie Procesontwerp Hoofdpunten ● Het proces wordt ontworpen door EMMA en vastgelegd in het plan van aanpak ● De meeste betrokkenen zijn tevreden over het procesontwerp. Het ontwerp van het proces ligt in handen van bureau EMMA. De gemeenteraad en het projectteam van de gemeente leveren wel input, maar het is duidelijk dat de gemeente veel vertrouwen stelt in de professionele ervaring van het team van EMMA. De raad heeft EMMA aangesteld omdat de aanpak van het bureau het best aansluit bij de wensen en verwachtingen vanuit de gemeenteraad.

36

Een vertegenwoordiger van EMMA legt uit dat het bureau uitgaat van het principe dat een beraad een instrument is om een vraag vanuit de gemeente te helpen beantwoorden. De gemeente is dus opdrachtgever aan EMMA en tot op zekere hoogte ook aan het beraad. EMMA ontwerpt een proces om het beraad in staat te stellen om zo goed mogelijk de behoefte van de gemeente te vervullen: het krijgen van relevante gedragen adviezen over gemeentelijk klimaatbeleid. Het ontwerp is globaal vastgelegd in het plan van aanpak. Daarin is de inbreng van de gemeenteraad voor wat betreft vraag, mandaat en kaders meegenomen. Het procesontwerp zelf is niet uitvoerig aan de orde geweest in de raad en wordt vastgesteld zoals het door EMMA is ingebracht. Het plan van aanpak geeft de projectorganisatie (EMMA en het projectteam van de gemeente) duidelijke kaders voor het ontwerp en de uitvoering van de Klimaatraad. Betrokkenen van de gemeente die wij spreken, lijken tevreden over het procesontwerp. Niemand uit kritiek of instemming over het procesontwerp op zich, hooguit op specifieke onderdelen.18 Wel geven meerdere ambtenaren en politici aan dat ze de uitvoering door bureau EMMA in het algemeen goed en professioneel vonden. Het proces neemt vijf zaterdagen in beslag met bijeenkomsten van 10 tot 16 uur. Deelnemers zijn dus zo’n 30 uur bij elkaar in totaal.

Achteraf geeft ongeveer de helft van de deelnemers aan dat dit precies goed was. Deelnemers die dat niet vinden, zeggen meestal dat het te weinig tijd was.19

Hoe deelnemers de bijeenkomsten hebben ervaren Hoofdpunten ● Deelnemers zijn over het algemeen positief over de bijeenkomsten, de begeleiding en de informatie ● Bij het opstellen van adviezen ervaren sommige deelnemers tijdsdruk en prestatiedruk ● Het werken in subgroepjes met laptops vinden deelnemers niet ideaal. Over het geheel genomen laten deelnemers zich vooral positief uit over hun ervaring van de bijeenkomsten. Dat blijkt zowel uit de vragenlijst die door 47 deelnemers is beantwoord en het groepsgesprek dat we hielden met 15 deelnemers. De overgrote meerderheid van de deelnemers die de vragenlijst invult is het eens met stellingen dat ze zelf goed hun mening konden geven en dat daarnaar geluisterd werd, en dat alle deelnemers goed hun mening konden geven en dat daarnaar geluisterd werd. De vragenlijst bevat ook de stelling: ‘Het was voor mij steeds duidelijk wat de bedoeling was van de dingen die wij deden in de bijeenkomsten’. Daar zijn 35 deelnemers het mee eens, negen deelnemers zijn het gedeeltelijk eens en drie zijn het oneens.

18 Logisch vanuit de gedachte dat de meeste raadsleden, ambtenaren en collegeleden geen goed

zicht hebben gehad op het proces van de Klimaatraad toen het eenmaal was begonnen. 19 Dit is een opmerkelijke bevinding, die volgens ons te maken heeft met de tijdsdruk die deelnemers tijdens het proces hebben gevoeld. Zie verder in het onderdeel Reflectie.

37

Begeleiding Deelnemers zijn in hun antwoorden op de vragenlijst ook overwegend positief over de begeleiding. Veertig van de 47 respondenten (86 procent) vonden de begeleiding door de dagvoorzitter ‘goed’ of ‘zeer goed’. De tevredenheid over de begeleiding van de groepsgesprekken ligt iets lager, die wordt door 31 deelnemers (66 procent) als ‘goed’ of ‘zeer goed’ gewaardeerd; 14 respondenten (30 procent) vinden de begeleiding ‘redelijk’. In hun toelichtingen en in het groepsgesprek geven verschillende deelnemers het begeleidend team complimenten. Ze vertellen bijvoorbeeld dat ze aan het begin van de Klimaatraad onzeker waren hoe zo’n grote groep mensen met botsende meningen het ooit ergens over eens ging worden, en dat het dankzij het proces en de begeleiding uiteindelijk toch heel goed gelukt is. De dagvoorzitter kon volgens deelnemers goed orde houden en luisterde goed naar feedback uit de groep. Deelnemers hebben ook kritiek. Die gaat onder meer over het afstemmen van spelregels en werkafspraken op Dag 1. Sommige deelnemers hebben het handelen van de dagvoorzitter daarbij als sturend ervaren. Ze geven bijvoorbeeld aan dat ze het gevoel kregen dat de regels voor stemmingen door EMMA werden “opgelegd” of dat de voorstellen van EMMA over het delen van informatie met de buitenwereld “betuttelend” waren.

Wat deze deelnemers betreft had de dagvoorzitter het proces beter kunnen uitleggen en had er meer ruimte kunnen zijn voor deelnemers om er met elkaar over te spreken en zo eigenaarschap te krijgen. Andere deelnemers hebben dat niet zo ervaren en vonden het juist belangrijk om dit soort proceszaken vlot af te handelen, zodat het beraad zich op de inhoud kon concentreren. De begeleiding bij het groepswerk, door de gespreksbegeleiders, vinden deelnemers over het algemeen ook goed. Wel geven ze aan dat er verschillen waren tussen begeleiders, sommigen waren effectiever dan anderen. Volgens deelnemers lukte het niet alle gespreksbegeleiders goed om hun rol te vervullen op de momenten dat groepen zich in kleinere groepjes opsplitsten, waarbij de begeleider de aandacht moest verdelen tussen twee of meer subgroepjes.

Informatie en communicatie Voor deelnemers was veel gevarieerde informatie beschikbaar en deelnemers spreken daarover hun waardering uit. Ze geven bijvoorbeeld aan dat de informatie goed aansluit bij de behoeften van de Klimaatraad en dat ze het geheel aan informatie “evenwichtig” vinden. In hun antwoorden op de vragenlijst geven deelnemers aan of ze vinden dat ze genoeg informatie kregen. Er zijn precies evenveel respondenten die het informatieaanbod ‘iets te weinig’ vinden als ‘iets te veel’ - allebei 12 deelnemers, een kwart van het totaal. De meeste anderen (20 deelnemers, 43 procent) vinden het ‘precies goed’. Deelnemers die vinden dat er niet genoeg informatie was, missen bijvoorbeeld informatie over onderwerpen die nu niet zijn besproken, of documenten die de informatie uit allerlei verschillende bronnen overzichtelijk samenvatten. Deelnemers die vinden dat er te veel informatie was, geven aan dat er niet genoeg tijd was om alle beschikbare informatie goed te bekijken en mee te nemen in de adviezen.

38

Deelnemers vinden het waardevol dat ze met allerlei deskundigen konden spreken op Dag 2. Enkele deelnemers geven daarbij aan dat ze het fijn vonden dat ze zelf op Dag 1 hun voorkeur konden uitspreken voor onderwerpen en dat daarnaar geluisterd is. Sommige deelnemers vinden dat er niet genoeg tijd was om met de deskundigen te spreken - de dialoogronden van 25 minuten vonden ze te kort. Deelnemers hadden ook graag de mogelijkheid gehad om achteraf nog vragen te stellen aan de deskundigen. Enkele deelnemers maken opmerkingen over het aanbod aan deskundigen. Ze vinden het jammer dat er aan bepaalde verzoeken geen gehoor is gegeven (bijvoorbeeld een deskundige over kernenergie of geothermie) of geven aan dat ze het aanbod “eenzijdig” vonden, met vooral deskundigen die op dezelfde manier over energie en klimaat denken als de gemeente. Deelnemers konden op elk gewenst moment de documenten bekijken die de organisatie had opgesteld of verzameld voor de Klimaatraad. De belangrijkste documenten kregen ze per mail, verder konden ze alles in een online omgeving vinden. Voor een deel van de groep werkt dat prima. Toch is niet iedereen tevreden over het informatieaanbod in documenten.

De kritiekpunten van deelnemers zijn meestal: ● Er is te veel informatie om in de beschikbare tijd te kunnen bekijken ● Het is niet makkelijk overzicht te krijgen, een handig overzichtsdocument zou helpen ● De online omgeving is niet voor alle deelnemers makkelijk te gebruiken20 ● Niet alle deelnemers kunnen of willen in hun eigen tijd allemaal documenten bekijken. Enkele deelnemers geven aan dat het in bijeenkomsten merkbaar was wanneer sommige deelnemers wel en andere deelnemers niet tussendoor de documenten hadden bestudeerd. Ze zien daardoor een onevenwichtigheid ontstaan: wie meer gelezen heeft, kan meer invloed uitoefenen. Enkele andere deelnemers vinden dat het niet transparant is hoe EMMA omgaat met documenten die deelnemers inbrengen. Soms worden deze wel in de online omgeving geplaatst en soms niet. De deelnemers krijgen niet te horen waarom niet. Driekwart van degenen die de vragenlijst invullen geeft aan tevreden te zijn met de deelnemerscommunicatie die EMMA verzorgt (35 deelnemers). Zeven deelnemers (15 procent) zijn deels tevreden, terwijl vier deelnemers (9 procent) hierover ontevreden zijn.

Adviezen opstellen (dialoog en deliberatie) Deelnemers zijn grotendeels tevreden over de manier waarop de Klimaatraad werkt aan de adviezen. EMMA begeleidt de groep door een aantal stappen, waarin deelnemers zelf kiezen aan welk onderwerp ze werken en welke rol ze vervullen. Werk in kleine groepen wordt afgewisseld met momenten waarop de groep als geheel de materie bespreekt. EMMA reikt de deelnemers tips en hulpmiddelen aan om het opstellen van de adviezen te bevorderen. Op deze proceskeuzes hebben deelnemers over het algemeen geen kritiek. Wel vinden de meeste deelnemers dat het proces veel van de groep vroeg en dat er onvoldoende tijd was om goed te voldoen aan de ‘opdracht’ - hierover later meer.

20 EMMA verzorgde voor sommige deelnemers op verzoek afgedrukte documenten. Wie dat wilde kon

de informatie dus ook buiten de online omgeving om verkrijgen.

39

Op één na zijn alle deelnemers die de vragenlijst beantwoorden het eens met de stelling dat de stappen om de adviezen op te stellen duidelijk waren, twee derde is het ‘helemaal eens’ en een derde ‘een beetje eens’. Deelnemers verdelen zich steeds in groepen die elk adviezen ontwikkelen rond een bepaald thema, bijvoorbeeld ‘verduurzaming woningen’ of ‘circulariteit’. De verdeling in thema’s is op Dag 1 en in het startdocument geïntroduceerd en is afkomstig van de gemeente. Deelnemers bepalen tijdens Dag 2 en Dag 3 hoe het beraad verder gaat werken met de thema’s. EMMA ondersteunt dit door een herziene indeling van thema’s en subthema's te maken op basis van de opbrengsten van Dag 2. Sommige deelnemers geven aan dat ze het handig vinden dat de gemeente een voorzet deed met een lijst van thema’s, anderen ervaren het juist als beperkend. Deelnemers vinden dat het veel thema’s zijn om te behandelen in de beschikbare tijd en dat sommige van de thema’s ook nog eens heel breed zijn, bijvoorbeeld ‘energietransitie’. In het groepsgesprek met deelnemers wordt duidelijk dat het opstellen van adviezen bij velen een gevoel van stress heeft opgeleverd.

Daar lijken meerdere redenen voor te bestaan: ● De omvang van het vraagstuk en de thema’s ● Deelnemers ervaren prestatiedruk vanwege de verwachtingen van de organisatie ● Tijdgebrek: de adviezen moeten worden opgesteld in twee sessies van 2-3 uur ● De wijze van indienen: de groep moet elk advies op een laptop invoeren ● Verschillen tussen deelnemers: sommigen kunnen goed overweg met de informatie en de werkwijze, anderen vinden het moeilijk. Sommige deelnemers ervaren tijdens Dag 4 en Dag 5 het gevoel dat de organisatie aan de deelnemers druk oplegt. Ze gebruiken termen als “met een rotgang” en “in een snelkookpan”. Dat komt mede door de kaders die de deelnemers van EMMA en de gemeente meekrijgen: instructies en tips voor het opstellen van het advies, de ambtelijke feedback op voorlopige adviezen, enzovoort. Goedbedoelde suggesties van ambtenaren (“noem een tijdsbestek”, “probeer dit strakker te formuleren”) worden door sommige deelnemers opgevat als het nog hoger leggen van de lat. Ook de uitwisseling met deelnemers van andere themagroepen gaat volgens sommige deelnemers in een hoog tempo, ze vinden de tijd die er is om elkaar feedback te geven “erg kort”. Volgens deelnemers ontstaan sommige problemen door het opsplitsen in subgroepjes (per advies). Dat worden soms heel kleine groepjes, omdat er veel adviezen zijn om op te stellen.

In die setting is er niet altijd begeleiding, worden verschillen in kennis en vaardigheid heel zichtbaar, en kan de deelnemer die de laptop bedient relatief veel invloed uitoefenen op het resultaat. Deelnemers kiezen er soms voor om in plaats van laptops met flappen te werken, omdat ze dat transparanter en inclusiever vinden. Wel moeten ze de uiteindelijke adviezen hoe dan ook op een laptop invoeren. Deelnemers geven aan dat het rond het invoeren van de adviezen moeilijk is om overzicht te houden. De samenwerking tussen deelnemers komt een beetje onder druk te staan. Een paar deelnemers noemen situaties waar degene die het advies invoert op de laptop individueel te werk gaat. Het advies komt er soms anders uit dan in de groep is besproken.

40

Behalve dit soort kanttekeningen, hebben deelnemers ook positieve opmerkingen. Ze zijn onder de indruk van de kennis van hun mede-deelnemers en die van de groep als geheel: “Samen wisten we heel veel”. Ook zeggen deelnemers dat het werken in subgroepjes het mogelijk maakt om echt de diepte in te gaan.

Stemmen over adviezen De stemming zelf gaat in twee fasen: de peilende stemming op Dag 4 en de definitieve stemming op Dag 5. Over het algemeen zijn deelnemers tevreden met de werkwijze voor de stemming. Op de stelling in de vragenlijst: ‘De stemming over de adviezen verliep eerlijk en duidelijk’ zeggen 31 deelnemers (66 procent) het daarmee helemaal eens te zijn. Van de overige respondenten zijn tien (21 procent) het een beetje eens met de stelling, vier (9 procent) zijn het oneens en twee (4 procent) weten het niet. De opmerkingen die deelnemers hierbij hebben, hangen samen met hun commentaar op het proces om de adviezen op te stellen. Ook het stemmen ervaren sommige deelnemers als belastend: hen wordt gevraagd om over elk advies een oordeel te vormen en er feedback op te geven, terwijl de adviezen in een hoog tempo worden behandeld door de dagvoorzitter. Deelnemers vinden dat het “hectisch” is en “talig”, ze moeten veel lezen en veel onthouden. Van de organisatie hebben deelnemers een soort schema gekregen voor het beoordelen van de adviezen (bijvoorbeeld of het advies “SMART” is). Sommigen vinden dat ingewikkeld en komen er niet aan toe om dat te gebruiken. Het idee van de twee stemronden is dat het ruimte geeft voor iedereen om op elkaars adviezen te reageren en om zo samen tot adviezen te komen die sterker zijn en meer ‘van iedereen’.

Deelnemers geven aan dat deze opzet deels gewerkt heeft. Veel deelnemers maken gebruik van de mogelijkheid om feedback te geven op adviezen van andere groepen. Maar, geven deelnemers aan, het effect van de uitwisseling blijft beperkt: ● De afgesproken methode voor het stemmen betekent dat steeds twee voorstemmers en tegenstemmers hun keuze toelichten, maar daar blijft het bij. Er is geen tijd om ergens dieper op in te gaan of om vragen te stellen aan de indieners ● Het verzamelen van feedback gaat schriftelijk. Deelnemers doen dat individueel en hebben per advies één minuut tijd om iets op te schrijven ● De opstellers van adviezen kiezen er vaak voor om de feedback van andere deelnemers grotendeels naast zich neer te leggen. Deelnemers hebben weinig opmerkingen over de definitieve stemming op Dag 5. Het valt sommigen op dat er nauwelijks onthoudingen zijn, deelnemers stemmen bijna altijd voor of tegen. Het aanbieden van de uitkomsten aan de burgemeester, na de stemming, door de oudste en jongste deelnemer, vinden deelnemers een mooi moment.

Hoe andere betrokkenen de bijeenkomsten hebben ervaren Hoofdpunten ● De deelnemersgroep ontwikkelt vanaf Dag 1 eigenaarschap ● Het werken met gespreksbegeleiders van de gemeente Deventer heeft voordelen en nadelen ● Deelnemers zijn tevreden over de inhoudelijke informatie, maar het werven van deskundigen is een zware belasting voor het projectteam. 41

De meeste ambtenaren en politici van de gemeente Deventer hebben de bijeenkomsten alleen uit de tweede hand ervaren. Een aantal raadsleden en leden van het college zijn alleen bij het begin van Dag 1 en het einde van Dag 5 aanwezig, de burgemeester beide keren in een actieve rol. Sommige ambtenaren zijn wel bij een of meerdere bijeenkomsten aanwezig, bijvoorbeeld als: ● Lid van het projectteam van de gemeente (3 personen) ● Gespreksbegeleider ● Deskundige (alleen Dag 2) ● Iemand die plenair een inhoudelijke toelichting geeft namens de gemeente. Een enkeling combineert de rollen van gespreksbegeleider en deskundige. Een ambtenaar die als deskundige optreedt, is die dag geen gespreksbegeleider. Sommige politici die we spreken hadden graag meer van de Klimaatraad meegemaakt. Toch zijn ze unaniem in hun begrip voor de keuze om politici buiten de zaal te houden in de periode dat de deelnemers werken aan de adviezen. De indruk van politici is dat de uitvoering en begeleiding van het proces “heel goed” is. Ze zijn onder de indruk van de energie en de betrokkenheid van de groep wanneer ze op Dag 5 de stemming bijwonen, zeker omdat het merkbaar een groep is met heel diverse mensen en meningen. Eén raadslid merkt op, net als veel deelnemers, dat het proces een snelkookpan lijkt te zijn geweest.

Ook de gespreksbegeleiders die wij spreken benoemen enkele zaken die eveneens door deelnemers zijn gezegd: ● Deelnemers ervaren prestatiedruk bij het opstellen van de adviezen, die deels voortkomt uit het gevoel een opdracht te hebben gekregen van de gemeente ● Het invoeren van de definitieve adviezen op Dag 5 levert wat onrust op onder deelnemers en het werken met laptops doet af aan het groepsproces.

Groepsproces en spelregels Vertegenwoordigers van EMMA en het projectteam van de gemeente spreken met ons over de dynamiek in de deelnemersgroep. Op Dag 1 valt hen op dat de gesprekken tussen deelnemers er soms best pittig aan toe gaan. Er wordt zo nu en dan ook scherp gereageerd op inbreng van de gemeente en de dagvoorzitter. De indruk is dat de organisatoren van de Klimaatraad het vertrouwen van een deel van de groep nog (verder) moeten winnen in de loop van het beraad. Het zorgt er mede voor dat het plenaire gesprek over spelregels en werkafspraken aan het einde van de dag moeilijk verloopt - de stemming erover wordt uitgesteld tot Dag 2. Hoewel dat vanuit het oogpunt van de organisatie het proces compliceert, merken ze ook dat zulke momenten de deelnemers helpen om (sneller) een groep te worden en om eigenaarschap over het proces te ontwikkelen. Ter illustratie: één deelnemer komt in verzet tegen de spelregels voor stemmingen en hoe de dagvoorzitter die toepast. De deelnemer geeft publiekelijk aan om vanaf dat moment bij elke stemming de rode kaart te gebruiken en dus tegen te stemmen, als protest. Hoewel dit op het moment zelf spanning oplevert onder deelnemers en de organisatie, geeft het

42

volgens de vertegenwoordiger van EMMA ook ruimte aan andere deelnemers. De drempel om ergens tegenin te gaan wordt verlaagd dankzij het protest van deze deelnemer. De vertegenwoordiger van EMMA geeft aan dat het een dilemma is voor de procesbegeleiders om het juiste moment te kiezen om af te spreken hoe je samen besluiten neemt. EMMA vindt het belangrijk om die afspraak te maken voordat de deelnemers aan de adviezen gaan werken. Maar, vroeg in het proces hebben de meeste deelnemers nog niet echt gevoel bij wat de consequenties zijn van verschillende manieren van gezamenlijk besluiten. Daarom kiest EMMA er bij de Klimaatraad voor om dit punt aan het einde van Dag 1 te behandelen, in een blokje met meerdere zaken waarover het beraad het eens moet worden. Achteraf vraagt de vertegenwoordiger zich af of de timing ideaal is geweest (zie ook onder Communicatie). De deelnemers bepalen zelf hun regels, EMMA geeft hen wel een duidelijk advies mee. EMMA heeft goede ervaringen met een kiesdrempel van 75 procent en het proces met peilend stemmen gevolgd door toelichtingen van voor- en tegenstemmers. Een hoge kiesdrempel helpt volgens EMMA de deliberatie, omdat het deelnemers laat zoeken naar waar ze elkaar kunnen vinden. Bovendien laat het (de gemeente) zien dat er een duidelijke meerderheid voor de aangenomen adviezen is.