RIS324351 Bijlage Eindrapport MJB TJB KWINK groep

• • • •

Het bereiken van nieuwe instellingen vindt al plaats, maar het is wenselijk hierop te blijven inzetten. Projectsubsidies en de makersregeling zijn hiervoor een logische ingang. Van daaruit kunnen aanvragers worden gewezen op de mogelijkheden van de tweejarige of meerjarige regelingen. Een andere mogelijkheid is om in wijken waar minder (divers) cultuuraanbod is, bestaande netwerken en/of MJB- of TJB-instellingen te benutten om het bereik van de regelingen te vergroten. Blijf helder communiceren over het doel en de doelgroep van de regelingen, met name bij de tweejarige regeling. Ook is het belangrijk om in te (blijven) zetten op de begeleiding van deze instellingen (zie ook aanbeveling 2). Houdt hierbij rekening met extra tijd/capaciteit vanuit de gemeente. Ook betekent een hoger aantal aanvragen extra concurrentie voor aanvragers. Ter illustratie: in de gemeente Amsterdam brengt het AFK van tevoren in kaart welke instellingen waarschijnlijk zullen aanvragen. Ze houden lijsten bij van potentiële aanvragers en organiseren vroegtijdige informatiebijeenkomsten.

Evaluatie Meerjarencultuursubsidies Den Haag 2025 - 2028

20

5. Uitvoering Binnen de uitvoerende fase maken we onderscheid tussen het aanvraagproces (paragraaf 5.1) en het beoordelingsproces en de beoordelingscriteria (paragraaf 5.2). Waar relevant benoemen we het onderscheid tussen het MJB (categorie B en C), het TJB (categorie A) en de begrotingssubsidies.

5.1

Aanvraagproces

5.1.1

Feitelijke beschrijving van het proces

Voorbereiding van de adviescommissies Ter voorbereiding van het proces hebben de adviescommissies MJB en TJB zich in het Haagse culturele veld verdiept. Eerst hebben beide adviescommissies zoveel mogelijk activiteiten van (potentiële) aanvragers bezocht. Daarnaast hebben alle instellingen de mogelijkheid gekregen om een kennismakingsgesprek te voeren, mits zij tijdig hadden aangegeven een aanvraag te willen indienen. Ter voorbereiding ontvingen alle aanvragers een gespreksleidraad, zodat de gesprekken op een gelijkwaardige manier konden plaatsvinden. De tabel hieronder licht de voorbereidende van de adviescommissies van het MJB en TJB verder toe. Adviescommissie MJB21 Onderlinge kennismaking adviescommissie: In februari 2023 vond de eerste ontmoeting van de adviescommissie MJB plaats, nog voordat de subsidieregelingen waren afgerond. Later werden ook de regelingen en beoordelingscriteria gezamenlijk besproken. Bezoeken: Tot en met de indieningsdatum voor aanvragers heeft de adviescommissie in totaal 343 activiteiten van culturele instellingen in Den Haag bezocht. Voor zover mogelijk zijn activiteiten bezocht van vrijwel alle aanvragers. Kennismakingsgesprekken: Op 13 juni 2023 heeft de adviescommissie kennis gemaakt met de commissie Samenleving, en op 4 december 2023 met vertegenwoordigers van het Haags Cultuur Overleg, het Koninklijk Conservatorium en de Raad voor Cultuur.

Verder heeft de adviescommissie eind 2023 en begin 2024 in totaal kennismakingsgesprekken gevoerd met 93 (potentiële) aanvragers. Alle instellingen die vóór 1 december bij het secretariaat hadden aangegeven kennis te willen maken, werden uitgenodigd voor een gesprek met (een deel van) de adviescommissie. Deze gesprekken vonden plaats in de week voor Kerst en in de tweede en derde week van januari 2024. Het laatste kennismakingsgesprek vond plaats op 19 januari 2024. Adviescommissie TJB22 Onderlinge kennismaking adviescommissie: Op 31 mei 2024 vond een eerste kennismakingsvergadering van de adviescommissie TJB plaats. Tijdens deze bijeenkomst besprak de adviescommissie uitvoerig de beoordelingscriteria, de planning en het verdere proces. Bezoeken: In de periode daarna heeft de adviescommissie zoveel mogelijk activiteiten van (potentiële) aanvragers bezocht. Niet alle aanvragers konden echter bezocht worden, onder andere omdat sommige instellingen pas kort voor of zelfs na de openstelling van het subsidietijdvak aangaven een aanvraag te willen indienen. De adviescommissie heeft in totaal 55 activiteiten van 34 verschillende instellingen bezocht.23 Instellingen die ook al voor het MJB hadden aangevraagd, zijn als onderdeel van het MJB aanvraagproces bezocht.

Kennismakingsgesprekken: In juni 2024 sprak de Commissie gedurende drie dagen met in totaal 22 potentiële aanvragers voor de tweejarige subsidie. Tabel 4: Overzicht voorbereiding adviescommissies.

Adviescommissie Meerjarenbeleidsplan Kunst en Cultuur 2025-2028 (2024). Den Haag: Stad van de Kunst – Kunst van de Stad. 22 Adviescommissie Tweejarenbeleidsplan Kunst en Cultuur 2025-2026 (2024). Aanbiedingsbrief Adviezen Subsidieregeling Meerjarenbeleidsplan Kunst en Cultuur: Categorie A. 23 Cijfers en informatie over de werkbezoeken zijn door de gemeente Den Haag aangeleverd aan de onderzoekers. 21

Evaluatie Meerjarencultuursubsidies Den Haag 2025 - 2028

21

Zowel bij het MJB als bij het TJB was het doel van de kennismakingsgesprekken én de werkbezoeken om de adviescommissieleden kennis te laten maken met de aanvragers en hun activiteiten. Het was niet de bedoeling dat de gesprekken over de inhoudelijke aanvraag zouden gaan. De kennismakinggesprekken telden niet mee in de beoordeling van de aanvragen. Indienen van een aanvraag De gemeente informeert op haar website over de regelingen. Op de website van het Kunstenplan Den Haag staan per categorie links naar de relevante subsidieregelingen, aangevuld met een explainer video waarin de verschillen tussen het MJB, TJB en de verschillende categorieën worden toegelicht. In dit filmpje en op de website wordt ook uitgelegd aan welke eisen een aanvrager moet voldoen (bijvoorbeeld het zijn van een rechtspersoon), welke deadlines gelden, hoeveel geld aanvragers kunnen aanvragen, en wat er gebeurt nadat een aanvraag is ingediend.24 Ook liep er een sociale media campagne waarin de explainer video werd verspreid, met name via LinkedIn, en werd aanvullende zichtbaarheid gecreëerd via advertenties in landelijke dagbladen, de stadskrant, station Den Haag Centraal en een radiocommercial op Den Haag FM.

Op de website staat bovendien beschreven dat instellingen contact kunnen opnemen met de gemeente om bijvoorbeeld vragen te stellen over de tijdsplanning, de subsidieregeling of de inrichtingseisen.25 Hiervoor heeft de gemeente meerdere inloopspreekuren georganiseerd. Verder staat op de website een overzicht van veelgestelde vragen (FAQ).26 Dit bestand is een verzameling van de antwoorden op vragen uit de inloopspreekuren en werd naar aanleiding van elk spreekuur geactualiseerd op de website. Nadat een aanvrager de aanvraag heeft ingediend, doet de gemeente een check op de volledigheid van de aanvraag. Bij ontbrekende stukken of onderdelen van de aanvraag, worden aanvragers geïnformeerd en konden zij deze stukken of onderdelen alsnog aanleveren tot de indieningsdeadline. In overleg met andere gemeenten en het Rijk zijn de inrichtingseisen en de formats voor subsidieaanvragen zoveel mogelijk op elkaar afgestemd, met als doel de procedures voor veel instellingen die ook landelijke subsidies aanvragen te vereenvoudigen. Ook is gekeken of het aantal vereiste prestatie-cijfers kon worden teruggebracht.27 De tabel op de volgende pagina geeft een overzicht van de inrichtingseisen van de aanvragen voor zowel het MJB als het TJB.

Zie: https://www.denhaag.nl/nl/vrije-tijd-en-recreatie/kunstenplan/. Zie: https://www.denhaag.nl/nl/subsidies/subsidie-meerjarenbeleidsplan-kunst-en-cultuur-2025-2026-categorie-aaanvragen/, https://www.denhaag.nl/nl/subsidies/subsidie-meerjarenbeleidsplan-kunst-en-cultuur-2025-2028categorie-b-aanvragen/, en https://www.denhaag.nl/nl/subsidies/subsidie-meerjarenbeleidsplan-kunst-en-cultuur2025-2028-categorie-c-aanvragen/. 26 Zie: https://www.denhaag.nl/wpcontent/uploads/2023/10/Veelgestelde_Vragen_meerjarenbeleidsplan_kunst_en_cultuur.pdf. 27 Gemeente Den Haag (2023). Ruimte voor Ontwikkeling: Beleidskader Kunst en Cultuur 2025-2028. 24 25

Evaluatie Meerjarencultuursubsidies Den Haag 2025 - 2028

22

MJB

TJB

Een aanvraag voor het MJB (Categorie B en C) bestond uit de volgende verplichte onderdelen:28 a. Een ingevuld aanvraagformulier (eventueel met een machtiging) b. Hoofdstuk 1. Samenvatting beleidsplan (maximaal 2 pagina’s) c. Hoofdstuk 2. Terugblik op de periode 2021-heden (maximaal 4 pagina’s) d. Hoofdstuk 3. Plannen en activiteiten voor de periode 20252028 (maximaal 14 pagina’s) e. Hoofdstuk 4. Financiële gegevens: meerjarenbegroting 2025-2028 en balans 2021-2022 (maximaal 5 pagina’s voor de toelichting op de begroting) f. Ingevuld format kwantitatief activiteitenoverzicht 20252028.

Een aanvraag voor het TJB (Categorie A) bestond uit de volgende verplichte onderdelen:30 a. Ondertekend aanvraagformulier (eventueel met een machtiging) b. Hoofdstuk 1. Samenvatting beleidsplan (maximaal 2 pagina’s) c. Hoofdstuk 2. Terugblik op de periode 2021-heden31 (maximaal 2 pagina’s) d. Hoofdstuk 3. Plannen en activiteiten voor de periode 20252026 (maximaal 10 pagina’s) e. Hoofdstuk 4. Financiële gegevens: meerjarenbegroting 20252026 en balans 2022-2023 (of meest recente balans). (maximaal 3 pagina’s voor toelichting op de begroting) f. Ingevuld format kwantitatief activiteitenoverzicht 2025-2026

Daarnaast waren er een aantal vereiste bijlagen: een machtiging (indien van toepassing), een recent uittreksel uit het Handelsregister (maximaal 1 jaar oud), een gewaarmerkte kopie van de oprichtingsakte met geldende statuten, de jaarrekening over 2022 inclusief balans, winst- en verliesrekening en jaarverslag (bij subsidies boven €100.000 met goedkeurende controleverklaring, tenzij reeds bij de gemeente aanwezig), een actueel meerjarenonderhoudsplan indien onderhoudskosten zijn opgenomen in de begroting, en voor nieuwe aanvragers een recent bankafschrift met IBAN-gegevens.

Daarnaast waren er een aantal vereiste bijlagen: een machtiging (indien van toepassing), een recent uittreksel uit het Handelsregister (maximaal 1 jaar oud), een gewaarmerkte kopie van de oprichtingsakte met geldende statuten, de meest recente balans en winst- en verliesrekening (maximaal 2 jaar oud) en voor nieuwe aanvragers een recent bankafschrift met IBAN-gegevens. Aanvragen voor het TJB 2025-2026 konden worden ingediend van 1 juli 2024 tot en met 11 juli 2024 (17.00uur). Alleen aanvragen die binnen deze periode werden ingediend en compleet waren (met een volledig ingevuld en ondertekend aanvraagformulier, en alle verplichte bijlagen) werden in behandeling genomen.

Aanvragen voor de MJB-subsidies konden van 22 januari 2024 tot en met 1 februari 2024 (23.59 uur) worden ingediend. Vanaf het moment dat de indieningstermijn van 1 februari 2024 was verstreken, was het niet meer toegestaan ingediende aanvragen te wijzigen, te verduidelijken en/of nieuwe informatie toe te voegen. De indieningsdeadline was oorspronkelijk op 1 december 2023, maar deze is op verzoek van aanvragers gelijkgetrokken met landelijke meerjarensubsidieregelingen en verschoven naar 1 februari 2024.29 Tabel 5: Overzicht inrichtingseisen aanvraag.

5.1.2

Percepties

Algemene ervaring met aanvraagproces Betrokken partijen zijn over het algemeen heel positief over het aanvraagproces. Dit geldt zowel voor veel aanvragers als de gemeente en adviescommissieleden. Uit de enquête onder aanvragers komt naar voren dat in alle drie de categorieën de meeste respondenten een positieve of neutrale ervaring hadden met het aanvraagproces (zie figuur 6).

28

Gemeente Den Haag (2023). Inrichtingseisen MJB 2025-2028 – Categorie B (inclusief functies). Gemeente Den Haag (2024). Ruimte voor Ontwikkeling: Meerjarenbeleidsplan Kunst en Cultuur 2025-2026. 30 Gemeente Den Haag (2023). Inrichtingseisen Tweejarige Subsidie 2025-2026 – Categorie A. 31 Voor aanvragers die in 2023 nog geen activiteiten uitvoerden, mag hier een terugblik worden gegeven op de periode vanaf de start van de activiteiten tot 2 juli 2024. 29

Evaluatie Meerjarencultuursubsidies Den Haag 2025 - 2028

23

Wat is uw algemene ervaring met het aanvraagproces? Categorie A (n=17) Categorie B (n=42)

12%

47%

24%

18%

2%

2% 36%

Categorie C (n=6)

17%

Zeer positief

Positief

38% 33%

Neutraal

Negatief

21% 33%

Zeer negatief

17%

Weet ik niet/ geen mening

Figuur 6. Vraag enquête over algemene ervaring met het aanvraagproces.

Uit de enquête komen verder de volgende beelden naar voren: •

•

MJB: De meeste aanvragers die de enquête hebben ingevuld en een aanvraag hebben gedaan voor het MJB geven aan dat het proces goed te doorlopen was (categorie B: 69%, categorie C: 83%). Ook de informatie over de inrichtingseisen was voor velen duidelijk genoeg om een aanvraag te schrijven (categorie B: 54%, categorie C: 84%). Daarnaast ervaart een groot deel van aanvragers in categorie C die de enquête hebben ingevuld de inrichtingseisen als redelijk (67%). Voor aanvragers in categorie B geldt dit voor een kleiner deel (36%). Volgens de meerderheid bood de gemeente Den Haag tevens voldoende handvatten om de aanvraag binnen de gestelde termijn af te ronden (categorie B: 69%, categorie C: 67%). In de enquête zijn geen grote verschillen tussen de ervaringen van gehonoreerde aanvragers en niet-gehonoreerde aanvragers in categorie B.32 Nietgehonoreerde aanvragers die de enquête hebben ingevuld zijn alleen relatief negatiever over de duidelijkheid van de informatie met betrekking tot de subsidieregeling en de inrichtingseisen. TJB: Over het algemeen zijn aanvragers positief over het aanvraagproces binnen het TJB. De meeste aanvragers geven in de enquête aan dat het proces goed te doorlopen was (59%). Ook de informatie over de inrichtingseisen was voor de meeste aanvragers duidelijk genoeg om een aanvraag te schrijven (82%).

Bovendien ervaart een meerderheid van de aanvragers de inrichtingseisen als redelijk (77%). De meeste aanvragers vonden ook dat de gemeente Den Haag voldoende handvaten heeft geboden om de aanvraag in voldoende tijd af te ronden (88%). Nietgehonoreerde aanvragers binnen categorie A zijn over het algemeen kritischer op het aanvraagproces. Zij zijn met name kritischer op de stelling ‘het aanvraagproces was goed te doorlopen’.

Verder zijn aanvragers erg positief over het contact met de gemeente, haar proactieve rol en de kennis die zij heeft over de instellingen in het Haagse culturele veld (zie figuur 7). Dit heeft volgens hen bijgedragen aan een goed verloop van de aanvraagprocedure. Ook veel adviescommissieleden zijn positief over de rol die de gemeenteambtenaren hebben gespeeld tijdens deze fase van het proces.

32

In categorie C zijn alle aanvragen gehonoreerd (en dus geen aanvragers niet gehonoreerd).

Evaluatie Meerjarencultuursubsidies Den Haag 2025 - 2028

24

Stellingen over contact met gemeente Den Haag (n=61) Bij vragen over het proces was duidelijk bij wie mijn organisatie moest zijn.

21%

Ik heb het contact met de ambtenaren van de gemeente Den Haag gedurende het proces als prettig ervaren.

39%

Ik ben tevreden over de informatievoorziening door de gemeente gedurende het gehele proces. Zeer eens

Eens

Niet eens/niet oneens

20%

3% 5%

15%

8% 3%

33%

21% Oneens

2% 3% 13%

61%

52% Zeer oneens

Geen mening/Weet ik niet

Figuur 7. Stellingen enquête over contact gemeente Den Haag.

Voor een groot deel van de aanvragers waarvoor het relevant was, geldt dat zij positief zijn over de planning van het aanvraagproces. Zij zijn zowel positief over de planning van het MJB en TJB afzonderlijk van elkaar (44%) en het feit dat de indieningsdeadline voor het indienen van de aanvraag voor het MJB gelijk is getrokken met de indiensdeadline van het Rijk en de Rijkscultuurfondsen (41%). Contact tussen adviescommissie en aanvragers Veel aanvragers zijn tevreden over de kennismakingsgesprekken met de adviescommissieleden. Wel valt op dat enkele aanvragers juist een uitgesproken negatieve ervaring hebben gehad met het kennismakingsgesprek. Zo komt in de enquête het volgende naar voren (zie figuur 8): •

•

Ten aanzien van de adviescommissie TJB (categorie A) komt naar voren dat de meerderheid van de respondenten het (zeer) eens is met de stelling dat het kennismakingsgesprek als prettig werd ervaren, namelijk 53%. Ten aanzien van de adviescommissie MJB zijn veel aanvragers in de enquête positief over de kennismakingsgesprekken. In categorie B is 67% van de respondenten het (zeer) eens met de stelling dat het kennismakingsgesprek als prettig werd ervaren. In categorie C is dit aantal lager (slechts 33%). Opvallend is dat een aantal respondenten aangeeft het zeer oneens te zijn met deze stelling: 10% in categorie B (en nog eens 2% oneens) en 17% in categorie C.

Stelling: Het kennismakingsgesprek met de adviescommissie heeft mijn organisatie als prettig ervaren Categorie A (n=17)

35%

Categorie B (n=42)

38%

Categorie C (n=6) Zeer eens

Eens

18%

18% 29%

33%

17%

Niet eens/niet oneens

Oneens

6% 19%

17% Zeer oneens

24% 2%

10%

2%

33% Geen mening/weet ik niet

Figuur 8. Stelling enquête over kennismakingsgesprek met de adviescommissie.

Een aantal aanvragers in categorie C en B hebben het kennismakingsgesprek om verschillende redenen als minder prettig ervaren. Dit geldt met name voor enkele grotere instellingen. Het grootste kritiekpunt is dat het doel van het gesprek onduidelijk was. Daardoor werd de sfeer tijdens het kennismakingsgesprek door sommigen als ongemakkelijk ervaren. Ook geven enkele gesprekspartners aan dat het gesprek ongemakkelijk was omdat adviescommissieleden het gesprek heel formeel

Evaluatie Meerjarencultuursubsidies Den Haag 2025 - 2028

25

aanvlogen, en de gespreksleidraad strikt volgden. In de gesprekken komt verder naar voren dat de ervaringen volgens aanvragers per deelcommissie verschilden. Sommige instellingen geven verder aan dat het waardevoller en prettiger zou zijn geweest als de kennismakingsgesprekken na afloop van het indienen van de aanvraag hadden plaatsgevonden, bijvoorbeeld omdat zij dit gesprek graag hadden gebruikt om hun aanvraag nader toe te lichten en/of meer te vertellen over de eigen instelling. Verder geven de meeste instellingen aan de werkbezoeken door de adviescommissie als waardevoller dan de kennismakingsgesprekken te hebben ervaren. Met name omdat dit hen de gelegenheid gaf om meer toelichting te geven over de eigen instelling en de activiteiten die de instelling uitvoert. Bovendien hing rond de werkbezoeken een minder formele sfeer. De adviescommissieleden geven aan tevreden te zijn over de werkbezoeken en de kennismakingsgesprekken. Zo geven ze aan door de werkbezoeken en de kennismakingsgesprekken veel informatie te hebben opgehaald en meer gevoel te hebben gekregen voor het Haagse culturele veld en de aanvragers. Adviescommissieleden geven wel aan dat de werkbezoeken veel tijd kosten. De adviescommissieleden voeren de werkbezoeken uit in hun ‘eigen tijd’ en krijgen hier geen vergoeding voor.

Ervaren drempels tijdens aanvraagproces Aanvragers en adviescommissieledenkijken over het algemeen positief terug op het doorlopen aanvraagproces. Er zijn twee breed gedragen punten die voor drempels zorgen binnen het huidige aanvraagproces. Formats Ten eerste wisselen de meningen over de aan de voorkant meegegeven formats. Met name aanvragers binnen categorie B zijn kritisch. Aan de ene kant waarderen zij de duidelijkheid en transparantie die dit geeft, ook ten aanzien van de beoordeling van hun aanvraag. Aan de andere kant ervaren zij de formats als rigide. Een aantal genoemde punten: •

•

•

Volgens aanvragers is er (te) weinig ruimte om het eigen verhaal te vertellen of punten toe te lichten die zij belangrijk vinden. Dit is met name uitdagend wanneer een instelling discipline-overstijgend werkt. Hierdoor voelen aanvragers zich soms gedwongen keuzes te maken en “naar het format toe te schrijven”. Ze geven aan behoefte te hebben aan meer vrijheid. Het maximaal aantal pagina’s maakte het voor aanvragers enerzijds duidelijk wat wordt verwacht, en voelde anderzijds als beperkend. Daarnaast benoemen enkele aanvragers dat er onduidelijkheid bestond over het maximaal aantal pagina’s van de aanvraag en of afbeeldingen daarin meegeteld werden. Enkele aanvragers geven aan dat er te weinig wordt gedifferentieerd tussen verschillende typen aanvragers. Bijvoorbeeld: voor sommige organisaties geldt dat zij veel meer programmeren dan andere organisaties, terwijl zij aan hetzelfde maximaal aantal pagina’s moeten voldoen.

Het format van de gemeente Den Haag komt bovendien niet geheel overeen met de formats van het Rijk en de Rijkscultuurfondsen. Een concreet voorbeeld is dat de prijspeilen in de begrotingen verschillen, wat leidt tot dubbel werk voor organisaties die bij meerdere fondsen indienen.

Evaluatie Meerjarencultuursubsidies Den Haag 2025 - 2028

26

Begrotingssubsidie Instellingen met een begrotingssubsidie kijken over het algemeen positief terug op het aanvraagproces. In gesprekken geven sommige aanvragers echter aan dat het proces onnodig complex is, omdat het format veel herhalingen bevat. Zo hadden ze bijvoorbeeld de indruk dat ze in de beleidsplannen bij zowel de terugblik als de vooruitblik grotendeels dezelfde punten moesten toelichten. Ook voor aanvragers in categorie A geldt dat de meningen over de gehanteerde formats wisselen. Het aanvraagformat wordt gewaardeerd omdat het structuur biedt, maar tegelijkertijd ervaren veel aanvragers het als een “keurslijf”. Zij zouden graag meer ruimte krijgen om hun passie en eigen accenten te benadrukken, in plaats van zich strikt te moeten voegen naar de vooraf vastgestelde voorschriften. Toegankelijkheid aanvraagproces Een tweede drempel is de complexiteit van het aanvraagproces, wat met name invloed heeft op kleinere en nieuwere instellingen. Uit de enquête blijkt dat veel aanvragers het aanvraagproces toegankelijk vonden voor alle (potentiële) aanvragers (categorie A: 67%, categorie B: 50%, categorie C: 67%). Voor categorie A geldt bovendien dat (relatief) veel instellingen voor de eerste keer een meerjarige subsidie ontvangen (zie ook paragraaf 5.2.1.).

In gesprekken hebben we echter een aantal signalen opgehaald waaruit blijkt dat het proces met name voor kleinere of nieuwere organisaties lastig kan zijn, namelijk: •

•

Het kan volgens gesprekspartners voor nieuwe organisaties intimiderend zijn dat zij in het aanvraagformulier moeten aangeven wat zij de komende jaren willen organiseren, terwijl zij nog bezig zijn met het opbouwen van hun organisatie. Een suggestie die is genoemd om organisaties die aanvragen binnen het TJB meer ruimte te geven, is om organisaties zich in het eerste half jaar dat zij subsidie ontvangen, te laten richten op de interne organisatie en pas daarna op activiteiten en programmering. Het complexe (bureaucratische) taalgebruik in de subsidieregeling en het aanvraagformulier maakt het proces lastig en intimiderend.

Met name bij kleinere organisaties vormen deze punten een grote drempel, omdat hun capaciteit beperkt toereikend is. Het gaat dan om absolute capaciteit (bijvoorbeeld tijd), maar ook om inhoudelijke capaciteit (ervaring met het doen van een aanvraag). Ook hebben zij niet altijd de middelen om een fondsenwerver in te schakelen. Voor de groep kleinere en nieuwere instellingen zou volgens aanvragers meer begeleiding mogelijk moeten zijn. Hoewel alle instellingen, zowel instellingen die een aanvraag doen voor het MJB als het TJB, de mogelijkheid hadden om contact op te nemen met de gemeente Den Haag met vragen over het aanvraagproces, wordt aanvullend het volgende voorgesteld: • • • •

Organiseren van informatiebijeenkomsten voor (nieuwe) organisaties over het MJB en TJB in het algemeen. Aanbieden van cursussen of workshops, bijvoorbeeld over het schrijven van een aanvraag of een artistiek plan. Beschikbaar stellen van voorbeeldaanvragen en voorbeeldbegrotingen. Inzetten van een onafhankelijke buddy/maatje die mee kan kijken met de aanvraag en vragen kan beantwoorden.

Evaluatie Meerjarencultuursubsidies Den Haag 2025 - 2028

27

Aanvragers die in eerste instantie waren afgewezen voor categorie B, kregen de Het aanvraagproces voor Categorie mogelijkheid om opnieuw een aanvraag in te A was makkelijker te doorlopen dan dienen voor categorie A. Aanvragers die voor het aanvraagproces voor Categorie zowel categorie B als A hebben aangevraagd, B (n=7) vonden het aanvraagproces voor categorie A Zeer eens 0% makkelijker te doorlopen (zie figuur 9). De kaders en vragen waren grotendeels hetzelfde, met als Eens 71% verschil dat de aanvraag voor categorie A minder Niet eens/niet oneens 14% pagina’s mocht beslaan. Ook golden voor Oneens 14% categorie A minder deelcriteria. Bovendien vonden aanvragers die voor zowel categorie B als Zeer oneens 0% A een aanvraag hebben gedaan, het waardevol Geen mening/weet ik niet 0% dat zij al ervaring hadden opgedaan met het schrijven van een aanvraag voor categorie B. De Figuur 9. Stelling enquête over aanvraagproces. feedback die zij daarbij ontvingen, konden zij vervolgens gebruiken bij het schrijven van de aanvraag voor categorie A.

5.1.3

Conclusies en aanbevelingen

Samengevat concluderen we dat betrokken partijen de aanvraagprocedure over het algemeen als positief hebben ervaren. Veel aanvragers vonden de processen goed te doorlopen, eerlijk en toegankelijk, en vonden de informatie duidelijk genoeg om een aanvraag te schrijven. We concluderen dat de contactmomenten tussen aanvragers en adviescommissies een belangrijke rol hebben gespeeld in het proces. De contactmomenten leidden ertoe dat de adviescommissieleden de instellingen en het Haagse veld beter leren kennen. Met name voor kleinere instellingen waren dit belangrijke momenten om de adviescommissie te leren kennen en het verhaal van hun instelling te kunnen vertellen. Wel zijn er nog enkele drempels voor aanvragers, die de regelingen minder toegankelijk maken. Ook constateren we dat er verschillen zijn tussen de ervaringen rondom het kennismakingsgesprek. De verschillende ervaringen hangen samen met de deelcommissies en de mate waarin het doel van het gesprek voor de aanvrager duidelijk was. Hierna gaan we verder in op onze conclusies ten aanzien van de waarderingselementen. Eerlijk We concluderen dat het aanvraagproces over het algemeen eerlijk is verlopen. Voor alle type aanvragers die aanvragen in dezelfde categorie, gelden dezelfde spelregels.

Bovendien hadden alle aanvragers de mogelijkheid om tijdens het spreekuur contact op te nemen met de gemeente Den Haag om vragen te stellen over het proces. Ook hadden alle aanvragers de mogelijkheid om een kennismakingsgesprek te voeren met de adviescommissie. Wel geldt voor de werkbezoeken dat de adviescommissie TJB niet bij alle organisaties op werkbezoek is geweest. Dit is echter wel goed verklaarbaar: zo waren er bijvoorbeeld organisaties die geen activiteiten organiseerden of geen programmering had in de periode van de werkbezoeken. Ook was het niet van tevoren bij alle aanvragers al duidelijk dat ze een aanvraag zouden gaan indienen. Toegankelijk We concluderen dat het aanvraagproces deels toegankelijk is.

Evaluatie Meerjarencultuursubsidies Den Haag 2025 - 2028

28

De gemeente Den Haag heeft stappen gezet om drempels weg te nemen, bijvoorbeeld door het toevoegen van categorie A voor kleinere en nieuwere instellingen. Het toevoegen van deze categorie heeft waarschijnlijk ook geleid tot meer aanvragen van nieuwe instellingen (die niet eerder een meerjarige subsidie ontvingen). De aanvraagprocedure voor categorie A was hetzelfde als voor categorie B, maar voor aanvragen in categorie A golden minder (deel)criteria. Aanvragers die voor zowel categorie A als categorie B hebben aangevraagd, gaven aan dat het aanvraagproces voor categorie A makkelijker te doorlopen was dan het aanvraagproces voor categorie B. Een andere manier waarop is geprobeerd om het proces toegankelijk te maken, is dat aanvragers contact konden opnemen met de gemeente om vragen te stellen over het proces. Tegelijkertijd concluderen we dat er factoren zijn die het aanvraagproces minder toegankelijk maken. De tijdsinvestering voor aanvragers is hoog en de gehanteerde formats zijn voor veel aanvragers beperkend. Met name voor nieuwe en kleinere instellingen in zowel categorie A als B is het complex en beperkt toegankelijk vanwege de vorm, het taalgebruik in het aanvraagproces en gebrek aan capaciteit (kwantiteit én kwaliteit). Bij deze kleinere instellingen ligt een behoefte aan meer begeleiding. Dit kan drempels nog verder verlagen.

Voor grotere instellingen geldt, zeker wanneer zij ook landelijke subsidies aanvragen, dat het proces complex en/of tijdrovend is vanwege de formats die vaak per regeling verschillen. Informatievoorziening: helder, compleet, eenduidig We concluderen dat de informatievoorziening over het aanvraagproces helder is. Alle openbaar toegankelijke informatie is op de website van Kunstenplan Den Haag gepubliceerd. Op deze website staan per categorie links naar de relevante subsidieregelingen. Er is ook een video waarin de verschillen tussen het MJB/TJB en de verschillende categorieën zijn uitgelegd. In dit filmpje en op de website is ook uitgelegd aan welke eisen een aanvrager moet voldoen, welke deadlines gelden, hoeveel geld aanvragers kunnen aanvragen, en wat er gebeurt nadat een aanvraag is ingediend. Aanvragers ervaren dat de informatievoorziening helder was en dat zij over de juiste informatie beschikten om een aanvraag in te dienen. We concluderen verder dat de informatievoorziening compleet is. We constateren dat de gemeente op alle kanalen op dezelfde manier over het aanvraagproces heeft gecommuniceerd. Ook zijn de beoordelingscriteria toegelicht in het aanvraagformulier. Verder bestaat het beoordelingskader dat is gehanteerd door de adviescommissie uit dezelfde criteria als die in het aanvraagformulier, de subsidieregeling en het Beleidskader.

Tot slot concluderen we dat de informatievoorziening eenduidig is: •

• •

(Open) vragen worden in het aanvraagformulier toegelicht. Voor het onderdeel ‘zakelijk beleid’ wordt duidelijk aangegeven welke thema’s de aanvrager moet adresseren in het hoofdstuk (zoals het belang voor Den Haag, de organisatiestructuur, de Governance Code, de Fair Practice Code, bedrijfsrisico’s en duurzaamheid). Voor de onderdelen ‘artistiek-inhoudelijk beleid’ en ‘diversiteit en inclusie’ worden begeleidende open vragen en/of prompts meegegeven. Het aanvraagformulier bevat geen multi-interpretabele vragen. Veruit de meeste vragen die worden meegegeven bij de inrichtingseisen zijn helder en concreet. De inrichtingseisen bestaan grotendeels uit open vragen, die aanvragers de ruimte geven om hier hun eigen invulling aan te geven. Het aanvraagformulier bevat echter veel kaders, die richtinggevend zijn. Dat neemt niet weg dat aanvragers hierdoor weinig ruimte en flexibiliteit ervaren om het ‘verhaal’ van hun instelling en hun ambities goed over te brengen.

Evaluatie Meerjarencultuursubsidies Den Haag 2025 - 2028

29

Aanbeveling 2 Overweeg extra stappen om de regeling toegankelijker te maken. De gemeente kan nog stappen zetten om meer drempels weg te nemen voor instellingen in het aanvraagproces. Bijvoorbeeld: • Meer begeleiding bieden aan kleinere en/of nieuwe instellingen. Mogelijkheden voor begeleiding zijn: het organiseren van meer informatiebijeenkomsten, nog duidelijker communiceren over de mogelijkheid voor een gesprek met de gemeente Den Haag, het organiseren van workshops over het schrijven van een plan en/of de mogelijkheid van een buddy die kan helpen bij het indienen van de aanvraag. Dit zou ertoe kunnen leiden dat nieuwere/kleinere instellingen eerder een aanvraag zouden indienen, het proces als minder complex en lastig ervaren en eerder een (succesvolle) aanvraag indienen. • Meer ruimte via het aanvraagformulier, zoals de mogelijkheid bieden om een aanvulling op het aanvraagformulier te doen (bijvoorbeeld een oplegger of bijlage), waarin instellingen de mogelijkheid krijgen om hun organisatie in een meer vormvrije manier toe te lichten. De aanvrager wordt hier niet op beoordeeld. Dit kan ervoor zorgen dat aanvragers ervaren dat ze meer mogelijkheid krijgen om hun organisatie toe te lichten, hun eigen verhaal te vertellen en extra uit te lichten wat voor de organisatie belangrijk is.

• Een alternatieve opzet voor het aanvraagformulier, om zo de administratieve lasten voor het doen van een aanvraag te verlagen, door af te wegen of minder informatie opgevraagd kan worden en of instellingen hun eigen format kunnen hanteren, in plaats van de formats van de gemeente. • Een laatste optie is om aanvragers de mogelijkheid te bieden om advies te krijgen op een conceptaanvraag. Dat houdt in dat aanvragers in een vroeg stadium, nog vóór de definitieve indiening van hun subsidieaanvraag, inhoudelijke feedback ontvangen van de beoordelaars. Dit geeft hun de mogelijkheid om hun plannen aan te scherpen en beter af te stemmen op de beoordelingscriteria. Dit biedt meer zekerheid voor aanvragers in een vroeger stadium en kan daarmee drempels voor het indienen van een aanvraag wegnemen. Bovendien verhoogt deze werkwijze de kwaliteit van de aanvraag, creëert het meer gelijkheid van kansen tussen ervaren en minder ervaren aanvragers en kan het onnodige afwijzingen voorkomen. Wel heeft dit gevolgen voor de gelijkwaardigheid van het proces. Ter overweging •

•

•

•

Houdt er rekening mee dat de begeleiding van instellingen extra capaciteit (geld en tijd) van de gemeente Den Haag vraagt. Een gevolg zou dus kunnen zijn dat om ruimte te maken voor deze begeleiding, er geen of minder ruimte is voor andere stappen die nu deel uitmaken van het proces. Houdt er rekening mee dat begeleiding verwachtingen bij organisaties kan scheppen. Bijvoorbeeld dat als zij gebruik maken van de begeleiding, zij meer kans krijgen op een toekenning. Wees in de communicatie dan ook duidelijk over wat het doel is van de begeleidingsmogelijkheden, en dat organisaties hier niet op beoordeeld worden. Houdt er rekening mee dat het geven van een advies op een conceptaanvraag een extra processtap is. Dit vraagt dus ook extra tijd en inzet van zowel de gemeente, als de adviescommissies. Ook kan er risico bestaat op verwarring over de status van het advies. Aanvragers kunnen het soms zien als een vooraankondiging van goedkeuring, terwijl het niet bindend is. Houdt er verder rekening mee dat om de eerlijkheid van het proces te borgen, elke conceptaanvraag dan op dezelfde, consistente wijze beoordeeld moet worden en de ene aanvrager niet meer hulp mag krijgen dan de ander, wat uitdagend kan zijn. De financiers die zijn betrokken in de benchmark (zie bijlage V) maken voor zover bekend geen gebruik van pre-adviezen op conceptaanvragen.

Wel zijn er andere financiers die hier ervaring mee hebben, bijvoorbeeld de gemeente Eindhoven.

Evaluatie Meerjarencultuursubsidies Den Haag 2025 - 2028

30

Aanbeveling 3 Overweeg om meer in te zetten op contactmomenten tussen instellingen en adviescommissieleden. Deze momenten zijn waardevol en dragen bij aan de kennis van de adviescommissie van de instellingen en de Haagse context. • Kennismakingsgesprekken: • Communiceer duidelijker over het doel van de gesprekken. • Overweeg of er een andere (standaard) vorm van de kennismakingsgesprekken mogelijk is, bijvoorbeeld meer informeel en minder rigide. • Werkbezoeken aan de instellingen: Behoud dit als onderdeel van het proces en intensiveer/vermeerder deze waar mogelijk. Ter overweging Houd er rekening mee dat de werkbezoeken aan de instellingen, hoewel waardevol, veel tijd kostten voor de adviescommissieleden. Bovendien kregen adviescommissieleden in de afgelopen periodes geen vergoeding voor de werkbezoeken.

Evaluatie Meerjarencultuursubsidies Den Haag 2025 - 2028

31

5.2

Beoordelingsproces en -criteria

5.2.1

Feitelijke beschrijving proces

Beoordeling in (deel)commissies In tabel 6 en 7 hieronder lichten we het verloop van het beoordelingsproces van het MJB en het TJB toe. MJB33 Beoordeling: Vanaf de opening van het aanvraagtijdvak (eind januari 2024) stopte de adviescommissie met het afleggen van werkbezoeken en was contact met aanvragers vanwege de geldende tenderprocedure niet meer toegestaan. Op 2 februari 2024 startte de beoordelingsfase. Dankzij de brede samenstelling van de adviescommissie konden bij multidisciplinaire aanvragen experts van andere disciplines worden betrokken. Bij de bespreking van elke aanvraag waren ten minste één kernlid en twee disciplineleden aanwezig. Het secretariaat ondersteunde het proces en hield de voorzitter zeer regelmatig op de hoogte. Een tekstschrijver legde de inhoudelijke overwegingen vast in een gemotiveerd conceptadvies. Totstandkoming adviezen: In de daaropvolgende afwegingsfase kwamen de dertien kernleden, inclusief de voorzitter, bijeen op 12, 18 en 19 april en 13 mei 2024 om de aanvragen en conceptadviezen gezamenlijk te bespreken. Op basis van deze besprekingen stelde de adviescommissie de definitieve instellingsadviezen en de rangorde op. De voorzitter toetste de uitkomsten van deze afwegingsfase vervolgens aan de criteria uit de motie ‘Noodrem voor Kaalslag in de cultuursector’.

Daarbij constateerde hij dat met het voorgestelde advies geen enkele kunstdiscipline volledig buiten de boot valt. Wel kunnen binnen disciplines op genreniveau duidelijke keuzes zijn gemaakt. De voorzitter informeerde de wethouder Cultuur hierover per brief op 25 april 2024. Deze brief is als raadsmededeling doorgestuurd naar de gemeenteraad. Op 24 mei 2024 stelde de adviescommissie in haar laatste vergadering het eindadvies Den Haag: stad van de kunst – kunst van de stad vast. Op 7 juni 2024 werd dit advies overhandigd aan het college en gepubliceerd. Inhoud adviezen: De adviescommissie adviseerde om aan 70 organisaties subsidie te verlenen. Daaronder bevonden zich 64 culturele instellingen die ook in de periode 2021–2024 al deel uitmaakten van het MJB, en zes organisaties die voor het eerst meerjarige ondersteuning ontvingen. Bij 21 aanvragen adviseerde de adviescommissie om geen subsidie toe te kennen. Alle instellingen die een lager subsidiebedrag ontvingen dan aangevraagd, moesten een hierop aangepast plan indienen. De adviezen melden de totaalscores, behalve bij de aanvragen met een negatief advies. In aanvulling daarop ontving elke aanvrager voor de eigen aanvraag ook de scores per deelcriterium. Het beoordelingsproces van het MJB bood aanvragers geen gelegenheid om vóór publicatie te reageren op het advies van de adviescommissie.

Naar aanleiding van reacties van aanvragers is in het kader van de vergewisplicht 34 alsnog eenmalig de mogelijkheid geboden om te reageren op vermeende feitelijke onjuistheden in het advies. Dit proces staat uitgebreider omschreven in paragraaf 6.1 (besluitvorming). Tabel 6: Overzicht beoordelingsproces MJB.

Adviescommissie Meerjarenbeleidsplan Kunst en Cultuur 2025-2028 (2024). Den Haag: Stad van de Kunst – Kunst van de Stad; Gemeente Den Haag (2024). Ruimte voor Ontwikkeling: Meerjarenbeleidsplan Kunst en Cultuur 2025-2026. 34 De vergewisplicht is gedefinieerd in artikel 3:9 van de Awb: ‘indien een besluit berust op een onderzoek naar feiten en gedragingen dat door een adviseur is verricht, dient het bestuursorgaan zich ervan te vergewissen dat dit onderzoek op zorgvuldige wijze heeft plaatsgevonden’. 33

Evaluatie Meerjarencultuursubsidies Den Haag 2025 - 2028

32

TJB35 Beoordeling: Vanaf de opening van het aanvraagtijdvak stopte de adviescommissie met het afleggen van werkbezoeken en was contact met aanvragers vanwege de geldende tenderprocedure niet meer toegestaan. Culturele instellingen konden hun aanvraag tot uiterlijk 11 juli 2024 indienen. Daarna begon de adviescommissie aan de inhoudelijke beoordeling van de 44 ingediende aanvragen. Gedurende de zomer werden alle aanvragen gelezen en besproken tijdens zes beoordelingsvergaderingen. Bij elke vergadering waren vier adviescommissieleden aanwezig, ondersteund door een secretaris en een externe tekstschrijver. De voorzitter was regelmatig aanwezig als toehoorder om de consistentie in de toepassing van de beoordelingscriteria te bewaken, maar nam niet deel aan de inhoudelijke beoordeling. Totstandkoming adviezen: Op 30 augustus 2024 kwam de voltallige adviescommissie tijdens de afwegingsfase bijeen om alle aanvragen integraal te bespreken en een rangorde op te stellen van de positief beoordeelde aanvragers. Op maandag 16 september 2024 ontvingen alle aanvragers per e-mail van het secretariaat van de adviescommissie hun conceptadvies, waarin de conclusie en het geadviseerde subsidiebedrag nog niet waren opgenomen.

Aanvragers kregen vervolgens tot woensdag 18 september 2024, 17:00 uur, de gelegenheid om het conceptadvies te controleren op feitelijke onjuistheden en hierover een reactie in te dienen bij het secretariaat. Op 24 september 2024 vond de laatste vergadering plaats en stelde de adviescommissie het definitieve advies vast. De adviescommissie besprak de definitieve instellingsadviezen en de reacties van 25 aanvragers op hun conceptadviezen in het kader van de check op feitelijke onjuistheden. Deze reacties leidden niet tot wijzigingen in de rangorde, maar wel tot enkele tekstuele aanpassingen in de adviezen. Tijdens de laatste vergadering werd ook één aanvraag alsnog als niet-ontvankelijk verklaard. Op basis van een collegebesluit van 10 september 2024 over de ‘Extra ophoging van de Subsidieregeling meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur 2025-2028 categorie B’, ontvangt deze aanvrager alsnog subsidie in categorie B. Inhoud adviezen: Na afloop van de laatste vergadering heeft de adviescommissie op 24 september 2024 haar advies overhandigd aan het college. De adviescommissie heeft uiteindelijk 43 aanvragen beoordeeld. Van deze aanvragen werden 20 gehonoreerd, terwijl 10 aanvragen weliswaar positief werden beoordeeld, maar onder de zogenoemde ‘zaaglijn’ vielen. Dertien aanvragen werden afgewezen omdat zij minder dan 8 punten behaalden op het criterium artistiek-inhoudelijk beleid.

Hierdoor kwamen deze aanvragen niet meer in aanmerking voor verdere beoordeling op de criteria zakelijk beleid en diversiteit en inclusie. Bij één instelling adviseerde de adviescommissie om een lager subsidiebedrag toe te kennen dan was aangevraagd, vanwege het opnemen van een post bestemmingsreserve in de begroting. Onder de 20 gehonoreerde aanvragen vallen 17 nieuwe organisaties die eerder geen meerjarige subsidie ontvingen. De adviezen melden de totaalscores, behalve bij de aanvragen met een negatief advies. In aanvulling daarop ontving elke aanvrager voor de eigen aanvraag ook de scores per deelcriterium. Tabel 7: Overzicht beoordelingsproces TJB.

Beoordelingscriteria Voor de beoordeling van aanvragen in categorie B en categorie C (MJB) golden verschillende beoordelingscriteria met elk een maximumaantal punten.36 a. Artistiek-inhoudelijk beleid (maximaal 25 punten) b. Zakelijk beleid (maximaal 25 punten) c. Diversiteit en inclusie (maximaal 20 punten) Voor categorie C golden daarnaast nog twee aanvullende beoordelingscriteria. d. Cultuureducatie (maximaal 10 punten) e. Talentontwikkeling en makersklimaat (maximaal 10 punten) Deze beoordelingscriteria zijn verder geoperationaliseerd in verschillende deelcriteria. Een volledig overzicht van de toegepaste deelcriteria is opgenomen in bijlage III. Voor elk deelcriterium werd minimaal één punt en maximaal vijf punten toegekend op basis van onderstaande waarderingsschaal.

Adviescommissie Tweejarenbeleidsplan Kunst en Cultuur 2025-2026 (2024). Aanbiedingsbrief Adviezen Subsidieregeling Meerjarenbeleidsplan Kunst en Cultuur: Categorie A; Gemeente Den Haag (2024). Ruimte voor Ontwikkeling: Tweejarenbeleidsplan Kunst en Cultuur 2025-2026. 36 Gemeente Den Haag (2023). Subsidieregeling Categorie B; Gemeente Den Haag (2023). Subsidieregeling Categorie C. 35

Evaluatie Meerjarencultuursubsidies Den Haag 2025 - 2028

33

Waardering in woorden

Punten

Toelichting

Goed

5

Uitsluitend positief, er zijn (bijna) geen punten van kritiek

Ruim voldoende

4

Positief, slechts lichte punten van kritiek

Voldoende

3

Positief, met een aantal punten van kritiek

Matig

2

Niet positief, met substantiële punten van kritiek

Onvoldoende

1

Onder de maat, de kritische punten hebben de overhand

Tabel 8: Waarderingsschaal voor de beoordeling van deelcriteria

Aanvragen voor zowel categorie B en C kwamen alleen in aanmerking voor subsidie als ze: • •

14 of meer punten kregen toegekend op grond van het criterium artistiek-inhoudelijk beleid; en 14 of meer punten kregen toegekend op grond van het criterium zakelijk beleid.

De aanvragen voor de Subsidieregeling categorie B zijn vervolgens gerangschikt op basis van het totaal aantal behaalde punten per criterium. Om te voldoen aan het amendement ‘Kantje boord voor het geschreven woord’ is nummer 1 in de rangorde gereserveerd voor de aanvraag van het literatuurfestival met het hoogste aantal punten. Alle overige aanvragen werden gerangschikt vanaf nummer twee en de toekenning van subsidies vond plaats volgens deze rangorde, totdat het vastgestelde subsidieplafond (de zogenoemde ‘zaaglijn’) was bereikt.37 Functies Voor de functies opgenomen in categorie B en C is slechts één aanvraag per functie ingediend. Deze aanvragers hebben voldoende punten gescoord op de criteria artistiek-inhoudelijk beleid en zakelijk beleid en hebben daarmee automatisch de functietender gewonnen.38 Begrotingssubsidie Voor instellingen die een begrotingssubsidie ontvangen, geldt geen aparte subsidieregeling. De naam van de instelling en het te verlenen subsidiebedrag zijn namelijk direct opgenomen in de gemeentelijke begroting, die jaarlijks door de gemeenteraad wordt vastgesteld. Het beoordelingsproces voor deze instellingen houdt in dat zij een aanvraag indienen met inhoudelijke uitgangspunten die zijn gebaseerd op het Beleidskader en de subsidieregeling voor categorie B en C.

De adviescommissie MJB beoordeelt de aanvragen van instellingen met een begrotingssubsidie vervolgens uitsluitend op inhoud (niet op budget). De aanvragen worden gelezen en besproken binnen een subcommissie die is samengesteld op basis van de betreffende discipline. Op basis daarvan formuleert de adviescommissie een inhoudelijk advies met eventuele aandachtspunten. De aanvragen worden niet beoordeeld op de gestelde criteria in relatie tot andere aanvragers en worden niet in een rangorde van punten opgenomen. De adviescommissie geeft ook geen financieel advies over de aanvragen, aangezien het bedrag voor deze instellingen reeds is bepaald. Het inhoudelijke advies wordt door het college meegenomen in de besluitvorming en vormt tevens input voor de monitoringsgesprekken van accounthouders met de instellingen gedurende de beleidsperiode.39 Voor de beoordeling van aanvragen in categorie A (TJB) golden de volgende beoordelingscriteria met het volgende maximum aantal punten:40

Gemeente Den Haag (2024). Ruimte voor Ontwikkeling: Meerjarenbeleidsplan Kunst en Cultuur 2025-2026. Ibid. 39 Gemeente Den Haag (2024). Informatiebrief instellingen met een begrotingssubsidie. 40 Gemeente Den Haag (2023). Subsidieregeling Categorie A. 37 38

Evaluatie Meerjarencultuursubsidies Den Haag 2025 - 2028

34

a. Artistiek-inhoudelijk beleid (maximaal 15 punten) b. Zakelijk beleid (maximaal 15 punten) c. Diversiteit en inclusie (maximaal 10 punten) Per beoordelingscriterium golden voor categorie A minder deelcriteria dan voor aanvragers in categorie B en C. Een volledig overzicht van de toegepaste deelcriteria is opgenomen in bijlage III. Aanvragen voor categorie A kwamen alleen in aanmerking voor subsidie als ze acht of meer punten kregen toegekend op grond van het criterium artistiek-inhoudelijk beleid. Aanvragen die minder dan acht punten scoorden op dit onderdeel, werden niet verder beoordeeld. Hun uiteindelijke advies bestond alleen uit de beoordeling van het criterium artistiek-inhoudelijk beleid. Bij de beoordeling is per deelcriterium gebruikgemaakt van een waarderingsschaal met kwalificaties van ‘onvoldoende’ tot ‘goed’ (zie tabel 8). Een vooraf opgestelde toelichting ondersteunde de commissie bij het bepalen van de juiste kwalificatie. Aan elke waardering in woorden is een puntenscore gekoppeld, om een zorgvuldige vertaling naar de rangorde mogelijk te maken. De aanvragen voor categorie A zijn vervolgens gerangschikt op basis van het totaal aantal behaalde punten per criterium. De toekenning van subsidies vond plaats volgens deze rangorde, totdat het vastgestelde subsidieplafond (de zogenoemde ‘zaaglijn’) was bereikt.

Na beoordeling van alle aanvragen bleek dat de laatste aanvrager die net boven de zaaglijn uitkwam een hoger subsidiebedrag had aangevraagd dan het beschikbare restantbudget. Conform artikel 1:9, lid 3 van de Subsidieregeling categorie A is daarom de eerstvolgende aanvrager opgenomen binnen het TJB, waarvan de hoogte van de aangevraagde subsidie paste binnen het resterende budget.41

5.2.2

Percepties

Onderbouwing en herleidbaarheid van het advies Aanvragers kijken positief terug op het beoordelingsproces. Figuur 10 laat zien dat in de enquête 77% van de aanvragers in categorie A aangeeft hierover positief te zijn; in categorie B is dit 55% en in categorie C 67%. Ook bij de aanvragers die onder de begrotingssubsidie vallen geldt een positief gevoel op het beoordelingsproces. Over het algemeen geven betrokkenen aan dat het proces zorgvuldig en transparant is verlopen en dat de adviescommissie zich betrokken en professioneel heeft opgesteld. Ook waarderen aanvragers dat het grotendeels duidelijk was hoe het proces zou verlopen, wie er in de adviescommissie hebben plaatsgenomen en dat het advies is uitgebracht binnen de geldende deadline.

Wat is uw algemene ervaring met het beoordelingsproces? Categorie A (n=17) Categorie B (n=42)

12%

65%

5%

50%

Categorie C (n=6) Zeer positief

6% 19%

67% Positief

Neutraal

Negatief

21% 17%

Zeer negatief

18% 2%2% 17%

Weet ik niet/ geen mening

Figuur 10. Vraag enquête over beoordelingsproces.

Veel aanvragers noemen de puntentelling als een belangrijk element dat bijdraagt aan de duidelijkheid en herleidbaarheid van de beoordeling. Volgens hen maakt het scoresysteem inzichtelijk hoe aanvragen zijn beoordeeld en helpt het om de besluitvorming te begrijpen. Tegelijkertijd wordt

41

Gemeente Den Haag (2024). Ruimte voor Ontwikkeling: Tweejarenbeleidsplan Kunst en Cultuur 2025-2026.

Evaluatie Meerjarencultuursubsidies Den Haag 2025 - 2028

35

benadrukt dat het belangrijk is dat de scores worden ondersteund door argumentatie die duidelijk uitlegt waarom een aanvraag een bepaald aantal punten scoort. Volgens een klein deel van de aanvragers was dit nu niet altijd voldoende duidelijk. Ondanks de waardering voor de algemene transparantie van het beoordelingsproces, geven enkele aanvragers aan dat de stappen van de afwegingsfase ná de beoordeling van de individuele aanvragen voor hen onvoldoende inzichtelijk was. Enkele aanvragers geven aan dat het voor hen niet duidelijk was hoe deze fase precies heeft plaatsgevonden en of er binnen de uiteindelijke afweging ook nog andere elementen zijn meegenomen (wat niet het geval was). Voor categorie A geldt dat de rangschikking rondom de zogenoemde zaaglijn door sommige betrokkenen als onduidelijk werd ervaren. Volgens betrokkenen ontbrak helderheid over de motivering om een aanvrager met een lagere puntenscore hoger te plaatsen in de rangschikking vanwege het beschikbare restantbudget. Een deel van de aanvragers (binnen het MJB en TJB) geeft aan dat de toon van de schriftelijke adviezen niet altijd als even constructief werd ervaren. Sommige instellingen vonden de formulering onnodig negatief, ook in gevallen waarin de puntenscore relatief hoog was. Volgens hen wekte dit de indruk dat de beoordeling niet volledig in verhouding stond tot hun prestaties of ambities.

Daarnaast gaven deze aanvragers aan het onprettig te vinden dat de adviezen met deze, naar hun mening, negatieve toon openbaar werden gemaakt. Aanvragers in categorie A waren positief over de mogelijkheid om te reageren op feitelijke onjuistheden in het conceptadvies. Zij geven aan dat zij het belangrijk vinden dat deze stap in het beoordelingsproces behouden blijft. Tot slot geven enkele aanvragers aan dat zij het onbevredigend vonden dat aanvragen die onvoldoende scoorden op het criterium artistieke inhoud (MJB & TJB) en zakelijk beleid (MJB), niet verder werden beoordeeld. Doordat deze aanvragen geen feedback kregen op de overige onderdelen, zoals zakelijke kwaliteit of diversiteit en inclusie, missen deze aanvragers inzicht in hun sterke en zwakke punten. Beoordelingscriteria Aanvragers vinden het over het algemeen duidelijk welke beoordelingscriteria werden gehanteerd. In de enquête geeft 88% van de respondenten uit categorie A aan dat de criteria (inclusief deelcriteria) waarop de subsidieaanvraag werd beoordeeld helder waren, in categorie B is dit 62%, en in categorie C 83%. Ook gaven de meeste aanvragers die de enquête hebben ingevuld aan dat de beoordelingscriteria passend waren voor hun instelling. In categorie A geeft 65% procent aan dat de criteria passend waren, in categorie B is dit 54%, en in categorie C is dit 67%.

De criteria (inclusief deelcriteria) waarop de subsidieaanvraag werd beoordeeld waren helder Categorie A (n=17) 6% Categorie B (n=42) 5%

82%

6%6%

57%

Categorie C (n=6)

19%

17% 2%

83%

17%

De criteria (inclusief deelcriteria) waarop de subsidieaanvraag werd beoordeeld waren passend voor mijn organisatie Categorie A (n=17) 6% Categorie B (n=42) 2% Categorie C (n=6)

59% 52% 67%

7%

18%

12% 6%

31%

7%

17%

17%

Figuur 11. Stellingen enquête over beoordelingscriteria.

Evaluatie Meerjarencultuursubsidies Den Haag 2025 - 2028

36

De vraag over of de beoordelingscriteria redelijk waren, werd door categorie B en C overwegend minder positief beantwoord. In categorie A gaf 77% van de aanvragers aan de beoordelingscriteria redelijk te vinden, in categorie B is dit slechts 42%, en in categorie C is dit 50%. Belangrijk om hierbij te benoemen is dat er bij de stelling over de redelijkheid van de beoordelingscriteria relatief veel aanvragers de optie ‘niet eens, niet oneens’ hebben ingevuld (in categorie A was dit 18%, in categorie B 38%, en in categorie C 17%).

De criteria (inclusief deelcriteria) waar de aanvraag aan moesten voldoen waren redelijk Categorie A (n=17) 6%

71%

Categorie B (n=42) 2%

40%

Categorie C (n=6)

50%

Zeer eens Niet eens/niet oneens Zeer oneens

18% 6% 38% 17%

14% 5% 17%

17%

Eens Oneens Geen mening/Weet ik niet

Figuur 12. Stellingen enquête over beoordelingscriteria.

Er komen echter ook kritische geluiden naar voren, van zowel aanvragers als adviescommissieleden: •

•

•

•

Een deel van de aanvragers geeft aan dat de geselecteerde beoordelingscriteria niet voor alle instellingen even goed toepasbaar zijn. Met name de deelcriteria binnen het onderdeel diversiteit en inclusie (waar onder andere aan instellingen wordt gevraagd om te reflecteren op hun ambities op dit thema) worden door sommige betrokkenen als moeilijk haalbaar ervaren, vooral voor kleinere instellingen of organisaties die actief zijn binnen een nichediscipline. Systeeminstellingen geven aan het raar te vinden dat zij net als andere instellingen ook zijn beoordeeld op artistieke inhoud, terwijl dit niet voor hen niet relevant is. Verder signaleren de adviescommissieleden dat er een spanningsveld bestaat tussen instellingen die primair faciliterend werken en instellingen die zelf programmeren of produceren. Volgens hen sluiten de huidige subsidieregelingen niet even goed aan op deze verschillende rollen, omdat de beoordelingscriteria onvoldoende onderscheid maken tussen uitvoerende, producerende en faciliterende functies binnen het culturele veld. Hierdoor kunnen instellingen die vooral ruimte, ondersteuning of netwerken bieden aan makers, moeilijker voldoen aan bepaalde criteria die zijn afgestemd op organisaties met een eigen artistieke programmering.

Een ander aandachtspunt dat door enkele aanvragers en adviescommissieleden wordt genoemd, is dat er nog onvoldoende wordt gekeken naar de culturele keten, de onderlinge samenhang binnen het culturele veld en het totaalaanbod binnen de stad. Volgens hen wordt in de beoordeling te weinig rekening gehouden met de onderlinge samenhang en complementariteit tussen instellingen. Verschillende aanvragers geven dan ook aan dat zij het belangrijk vinden dat integraliteit duidelijker wordt meegenomen in het beoordelingsproces, bijvoorbeeld via de toevoeging van een integrale afweging. Kleinere organisaties kunnen bijvoorbeeld een belangrijke aanvulling vormen op het aanbod van grotere instellingen, of een specifieke doelgroep bedienen, maar voldoen niet altijd zelfstandig aan alle beoordelingscriteria – bijvoorbeeld op het gebied van diversiteit, inclusie of publieksbereik. Door sterker naar de samenhang in het veld te kijken, kan volgens betrokkenen beter worden rechtgedaan aan de rol en meerwaarde van verschillende typen instellingen binnen het Haagse culturele ecosysteem. Daarnaast geven aanvragers aan dat er relatief veel nadruk ligt op criteria die niet direct betrekking hebben op de artistieke inhoud van de aanvraag.

Elementen als naleving van gedragscodes en bedrijfsvoering worden als belangrijk erkend, maar volgens sommige betrokkenen wegen deze aspecten onevenredig zwaar mee in de totaalscore.

Beoordeling door de adviescommissie(s) Het werken in deelcommissies werd door de adviescommissieleden als waardevol ervaren. Deze werkwijze zorgde volgens hen voor meer diepgang en maakte het mogelijk om met verschillende

Evaluatie Meerjarencultuursubsidies Den Haag 2025 - 2028

37

perspectieven naar aanvragen te kijken. Ook werd de meerwaarde benoemd van de werkbezoeken aan culturele instellingen, waardoor beoordelaars beter zicht kregen op de praktijk van organisaties. Tegelijkertijd noemen adviescommissieleden en ambtenaren een aantal mogelijke verbeterpunten. Zo gaven verschillende adviescommissieleden aan dat ze relatief weinig tijd hadden voor de voorbereiding van het proces en de beoordeling van aanvragen. Vooral binnen het TJB werd de planning als te krap ervaren, waardoor adviescommissieleden en betrokken ambtenaren het proces als stressvol en gehaast hebben ervaren. Voor adviescommissieleden voor het MJB gold dat ze graag iets meer tijd zouden hebben gehad in de voorbereiding van het beoordelingsproces, om de onderlinge rolverdeling te bespreken en af te stemmen hoe bepaalde termen worden geïnterpreteerd. Adviescommissieleden gaven bijvoorbeeld aan dat de status van de inbreng van experts binnen de adviescommissie niet voldoende helder was. Het was volgens hen niet duidelijk in hoeverre de inbreng van deze extra deskundige als bindend moest worden beschouwd en welk gewicht deze moest krijgen in de uiteindelijke beoordeling Nieuwe of onervaren adviescommissieleden geven daarnaast aan behoefte te hebben aan iets meer begeleiding en/of inwerkprogramma’s, om de complexiteit van het proces beter aan te kunnen.

Tot slot geven verschillende aanvragers en adviescommissieleden aan dat een duidelijkere rol van gemeentelijke accounthouders wenselijk zou zijn binnen het beoordelingsproces. Deze accounthouders beschikken volgens aanvragers en adviescommissieleden over waardevolle kennis van de stad en de instellingen en zouden een nuttige bijdrage kunnen leveren aan een meer contextgebonden beoordeling. Ook hierbij geven adviescommissieleden aan dat het belangrijk is om aan de voorkant van het beoordelingsproces duidelijke afspraken te maken over de rollen en verantwoordelijkheden van de adviescommissieleden en het secretariaat, zodat de ambtenaren hun waardevolle kennis kunnen inbrengen zonder inhoudelijke invloed op de uiteindelijke beoordelingen.

5.2.3

Conclusies en aanbevelingen

Samengevat concluderen we dat betrokken partijen over het algemeen een positieve ervaring hebben gehad met het beoordelingsproces. Het was voor aanvragers en adviescommissieleden duidelijk hoe het proces zou gaan verlopen en de uiteindelijke adviezen zijn grotendeels herleidbaar voor betrokkenen. Hierna gaan we verder in op onze conclusies ten aanzien van de waarderingselementen. Beoordelingscriteria: relevant, meetbaar, toerekenbaar We concluderen dat de gehanteerde beoordelingscriteria relevant zijn, aangezien ze nauw aansluiten bij de Cultuurvisie en het Beleidskader. De eerste drie beleidsdoelen (zie pagina 10) sluiten vrijwel éénop-één aan bij de gehanteerde beoordelingscriteria: artistiek-inhoudelijk beleid, zakelijke kwaliteit, diversiteit en inclusie. Voor de overige twee beleidsdoelstellingen (cultuureducatie en een levendig makersklimaat) is in categorie B en C extra aandacht door middel van extra beoordelingscriteria (categorie C) en speciale deelcriteria binnen het artistiek-inhoudelijk beleid voor instellingen met een van deze beleidsdoelstellingen als hoofdtaak (categorie B). Daarmee is er een duidelijke samenhang tussen de beoordelingscriteria en de strategische ambities van het Haagse cultuurbeleid.