b. Jaarstukken 2020 RUD Drenthe

Er zijn positieve ervaringen opgedaan met de samenwerking met de ODG t.a.v. BRZO en RIE4 bedrijven; • Het schone lucht akkoord (landelijk): wij dragen bij aan de ondersteuning van de wijze van uitwerking; • De behoefte aan adequate informatie over de luchtkwaliteit en de geursituatie in de eigen woonomgeving is groot. Drenthe komt qua lucht en geur niet veel (is niet of alleen globaal) aan bod in de Atlas Leefomgeving (RIVM). Burgers kunnen ook zelf meten en gaan ook meer en meer zelf meten. Hierbij komt ook een trend: de roep om metingen, waaronder ook de trend dat

44

•

burgers meer en meer zelf gaan meten. Dat raakt aan ons werk en beïnvloedt de wijze waarop wij procedures (behandeling zienswijzen e.d.) kunnen of moeten draaien. Dat vraagt om anticiperen op deze ontwikkeling; De adviezen voor lucht zijn voornamelijk geur specifiek. Dit neemt toe, ook ten aanzien van klachten (bijv. mestvergisters).

2.1.5.7

Externe veiligheid (omgevingsveiligheid)

Naast reguliere advisering voor het thema externe veiligheid zijn ook dit jaar uren besteed aan het programma Impuls omgevingsveiligheid (IOV). Het programma Impuls Omgevingsveiligheid is een interbestuurlijk programma op het gebied van externe veiligheid, anticiperend op de Omgevingswet. Het programma IOV bestaat uit vijf deelprogramma’s waaronder DP3,DP4, DP5 en DP6. Dit programma is ter voorbereiding op de Omgevingswet en kent een landelijk kader. Dit is gefinancierd vanuit de tijdelijke rijksbijdrage, de zgn. Impulsgelden. Deze rijksbijdrage via de provincie stopt per 1 januari 2021 en wordt overgeheveld naar de gemeenten. Verdere bijzonderheden m.b.t. externe veiligheid in 2020: • Er zijn veel uren besteed via Impuls Omgevingsveiligheid (IOV), ter voorbereiding op de Omgevingswet; • Binnen het project 3-Noord EV is, vanwege de Omgevingswet, een nieuwe systematiek voor externe veiligheid met aandachtsgebieden per scenario (brand, explosie en gifwolken) ontwikkeld. Lokaal moeten gemeentelijke beleidskeuzes gemaakt worden over de activiteiten die worden toegestaan in deze aandachtsgebieden. Samen met de drie veiligheidsregio’s ontwikkelen de omgevingsdiensten een regionaal adviesproduct om gemeenten hierin te helpen; • We hebben deelgenomen aan een startsessie met Rijkswaterstaat en Geodan voor het project aansluiten van het register externe veiligheid (REV). 2.1.5.8

Juridische advisering

• Hoge werkdruk ten gevolge van Wob-verzoeken In het eerste half jaar was er in verband met de vele zaken, waaronder een aantal grote Wob verzoeken, onvoldoende capaciteit bij team juridisch. Om dit het hoofd te bieden is de bestaande inhuur verlengd. In de 2e helft van het jaar is de druk iets verminderd en is de inhuur beëindigd. Aan het eind van het jaar is de druk op de Wob verzoeken weer behoorlijk toegenomen, in die mate dat een van de handhavingsjuristen zich volledig met Wob verzoeken is gaan bezig houden. Omdat dit nog niet voldoende is zal begin 2021 ingehuurd moeten worden. Er zijn 16 Wob verzoeken afgehandeld in 2020 en er zijn nog 8 in behandeling. Daarvan zijn er in 2020 bij de RUD Drenthe zelf 2 Wob verzoeken binnengekomen en 2 afgehandeld, 1 verzoek is nog in behandeling. Ten opzichte van vorig jaar is het aantal zaken verdubbeld (het aantal zegt echter niet altijd direct iets over de zwaarte en tijdlast van een zaak). Deze verhoging van de werklast en het probleem dat door te weinig geplande capaciteit niet altijd direct op verzoeken kan worden gereageerd, hebben geleid tot het aanbrengen van meer flexibiliteit in het jaarprogramma van 2021. Hierin is voor ieder bevoegd gezag 80 uur in de planning voor het behandelen van Wob-verzoeken opgenomen.

45

• Onze juridische medewerkers zijn breed inzetbaar Naast de behandeling van Wob-verzoeken is bijvoorbeeld juridisch geadviseerd over de Omgevingswet, de ontwikkelingen rondom de Natuurbeschermingswet en de gevolgen daarvan voor omgevingsvergunningen en over de opslag, gebruik en verkoop van lachgas. Voor de provincie is tevens een handhavingstraject begeleid in het kader van het ligplaatsen beleid.

2.1.5.9

Advisering MER, bouw en RO (milieuspecialistische taken)

Over het algemeen zijn er relatief meer uren besteed aan integrale adviezen en m.e.r.-beoordelingen dan de jaren ervoor. Vanaf 2017 tot en met 2019 werden respectievelijk 5.357, 6.729 en 6.321 uren geboekt op dit product en in 2020 stijgt de lijn verder naar 7.119 uur. Het aantal integrale adviezen ligt hoger dan de jaren ervoor. In 2020 zijn er 497 integrale afgehandeld en zijn er nog 93 in behandeling). In de jaren ervoor lag dit zo rond de 430 tot 460 adviezen. Wat hierbij opvalt is dat ondernemers blijven zoeken in deze Corona tijd om maximaal in te kunnen spelen op de Corona-beperkingen. Dit heeft een opvallend aantal bijbehorende creatieve initiatieven opgeleverd, die voor een integraal advies aan ons worden voorgelegd. Ook valt op dat bij deze integrale adviezen veel adviezen voor bestemmingsplannen zijn gegeven. Deze adviezen vragen meer tijd, omdat adviezen nodig zijn van meerdere disciplines. Bij het aantal m.e.r.-beoordelingen zien we een daling in de afgelopen jaren (in 2020 zijn er 43 afgerond en 12 in behandeling).

46

2.2 PROJECTEN Naast de reguliere taken die in het jaarprogramma zijn opgenomen, voeren wij ook een aantal additionele projecten uit voor deelnemers, die separaat worden verrekend. De extra projecten zijn in 2020 afgerond en de financiële verantwoording is opgenomen in de jaarrekening. Het betreft een aantal projecten die in de financiële verantwoording in beeld worden gebracht. Inhoudelijk is gekozen om hier de aanpak van asbestdaken, het energietoezicht, de inventarisatie op ZZS en de Wob-verzoeken nader toe te lichten.

2.2.1 AANPAK ASBESTDAKEN IN DRENTHE Het niet van kracht worden van een asbestdakenverbod heeft ertoe geleid dat de bereidheid om asbestdaken te vervangen in Drenthe, net als in de rest van het land, flink is teruggelopen. In figuur 3 is dit weergegeven. Toch wordt er nog steeds gesaneerd in Drenthe. Dit wordt mede gestimuleerd door de werkgroep asbestdaken waarin de Drentse gemeenten, de provincie en de RUD Drenthe zijn vertegenwoordigd. Onze inbreng betreft: • Het actueel houden van de asbestkaart door gesaneerde daken eraan toe te voegen en twijfelgevallen met behulp van de asbestanalyzer te verifiëren; • adviseren bij lokale initiatieven van bewoners om daken te saneren, zoals in Weerdinge. • het aanschrijven, in samenspraak met gemeenten, van asbestdakenbezitters en het organiseren van bijeenkomsten (webinars) om hen te informeren over mogelijkheden van een asbestdaksanering; Daarnaast is er een aantrekkelijke laagrentende lening die voor Drentse inwoners wordt aangeboden om een asbestdak te vervangen. Ook het in samenhang aanbrengen van zonnepanelen kan met behulp van de lening gefinancierd worden. Figuur 3: De hoeveelheid gesaneerd dakoppervlak per gemeente over de jaren 2016 t/m 2020

47

In 2020 is in Drenthe het totaalpercentage gesaneerd gestegen van 20% naar 27% ten opzichte van de resterende opgave. In onderstaand figuur is te zien wat de resterende opgave in Drenthe is. Figuur 4 : Het aandeel gesaneerde asbestdaken ten opzichte van het totaal asbesthoudende asbestdaken in hectares en %

2.2.2 INVENTARISATIE ZEER ZORGWEKKENDE STOFFEN Tijdens het Bestuurlijk Omgevingsberaad d.d. 25 april 2018 is tussen de staatssecretaris van Infrastructuur en Waterstaat en de bevoegde gezagen overeengekomen om via een uitvraag aan provinciale bedrijven de emissies van ZZS naar lucht en water beter in beeld te brengen. Daarbij is afgesproken dat de uitvraag tijdig plaatsvindt om het proces van informatielevering voor 1 januari 2021 te kunnen realiseren. De drie noordelijke provincies (Groningen, Fryslân en Drenthe) hebben in 2019 besloten deze uitvraag gezamenlijk uit te laten voeren door de drie Noordelijke uitvoeringsdiensten (Regionale Uitvoeringsdienst Drenthe (RUDD), de Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing (FUMO) en de Omgevingsdienst Groningen (ODG). In 2019 heeft de focus van de ZZS-inventarisatie vooral gelegen op het informeren, verbinden, verkennen en ontwikkelen. Ook in de eerste maanden in 2020 is hier nog op voortgeborduurd, daar waar het gaat om de afvalbedrijven. Naar aanleiding van de ervaringen die in 2019 zijn opgedaan, de brief van de VA en de NVRD aan het ministerie en landelijke en regionale gesprekken met professionals is de oorspronkelijke werkwijze bijgesteld voor de afvalbedrijven. Om tot deze nieuwe werkwijze te komen heeft veel afstemming plaatsgevonden.

Dit heeft geresulteerd in een (door de drie betrokken noordelijke gedeputeerden) vastgestelde nieuwe werkwijze in Noord-Nederland. Ook landelijk is een handreiking ontwikkeld welke voor het overgrote deel overeenkomstig is met de nieuwe werkwijze in Noord-Nederland. Landelijke ontwikkelingen wordt nauwgezet gevolgd, echter om weinig afbreuk te doen aan de gestelde deadline van 1 januari 2021, zoals opgenomen in het oorspronkelijke projectplan, is middels de nieuwe werkwijze voorgesorteerd ten opzichte van de landelijke handreiking. Aan de hand van de nieuwe werkwijze is gekozen om in de eerste fase met name kwalitatieve informatie (m.u.v. puntbronnen) te verzamelen en na 1 januari 2021 vooral verder in te zoomen op de meer kwantitatieve informatie. Hierbij is de keuze gemaakt om de uitvoeringsdienst meer

48

dossieronderzoek te laten doen omdat eenzelfde uitvraag hoogstwaarschijnlijk niet zou leiden tot het behalen van de gestelde termijn alsmede het verkrijgen van de gewenste informatie. Dit betekent concreet dat er een grotere inspanning is gepleegd door de uitvoeringsdienst voor wat betreft de uitvoering aan de voorkant in het proces. Dossieronderzoeken en in aansluiting hierop de hernieuwde uitvraag aan afvalbedrijven is afgerond, de informatie welke naar aanleiding van deze hernieuwde uitvraag door de afvalbedrijven is aangeleverd wordt beoordeeld. Aan de hand van deze beoordeling wordt bepaald welke kwantitatieve informatie benodigd is ten behoeve van de tweede fase. Een vertragende factor in dit geheel is het feit dat voor veel afvalstromen onbekend is welke ZZS er in voorkomen. Bovendien is er vaak sprake van een grote variatie binnen een bepaalde afvalstroom. Anders dan producerende bedrijven beschikken afvalbedrijven doorgaans niet over informatie over welke stoffen er exact aanwezig zijn in de materialen waarmee zij werken. Gezien de hoeveelheid ZZS is de materie dermate complex, dat zonder een zekere focus en afbakening het lastig is om over ZZSemissies en indirecte lozingen te rapporteren.

Het Besluit melden bedrijfsafvalstoffen en gevaarlijke afvalstoffen moet worden aangepast om de informatie over welke ZZS exact aanwezig zijn volledig inzichtelijk te kunnen krijgen. De verwachting is dat deze aanpassing in 2021 wordt gerealiseerd. Voor de overige bedrijven zijn de beoordelingen voor het overgrote deel conform het oorspronkelijke projectplan afgerond. Een aantal dossiers is nog onderhanden, deze bevinden zich in een dermate vergevorderd stadium dat afronding is voorzien in het eerste trimester van 2021.

Tabel 20: Overzicht van de uitvoering van het project ZZS (peildatum 31-12-2020) Provinciale inrichtingen (exclusief BRZO+*)

aantal

aandeel (%)

Afvalbedrijven

23

64%

Niet zijnde afvalbedrijven

13

36%

Beoordelingen gestart

13

100%

Beoordelingen afgerond

12

92%

Dossieronderzoek ZZS-inventarisatie afgerond

23

100%

Verder beoordeling in kader vergunningprocedure

7

26%

ZZS-inventarisatie naar afvalbedrijf

16

70%

Respons afvalbedrijven

9

41%

Beoordelingen fase 1 afgerond

6

26%

Niet zijnde afvalbedrijven

Afvalbedrijven (o.b.v. nieuwe werkwijze)

(*) de uitvoering van de ZZS-inventarisatie bij de BRZO+-bedrijven wordt uitgevoerd door de ODG, dit betreft 10 nietafvalbedrijven.

49

2.3 HET ONTWIKKELPROGRAMMA 2.3.1 DE RESULTATEN OVER DE TOTALE PROGRAMMAPERIODE Voor we specifiek kijken naar de resultaten uit 2020 is het goed om even terug te blikken. Het programma organisatieontwikkeling is gestart in 2019 nadat we in het jaar daarvoor de nodige stappen hebben gezet in kader van ‘de basis op orde’. Het programma organisatieontwikkeling kende een looptijd van twee jaar. We hebben erg veel bereikt en eind 2020 kunnen we zeggen dat we; ✓ het proces- en zaakgericht werken hebben doorontwikkeld; ✓ het LOS inclusief het benodigde functioneel beheer op orde hebben gebracht; ✓ ons locatiebestand van Drenthe op orde hebben en gevuld met 99% wat betreft de echt noodzakelijk informatie; ✓ onze personeelsgegevens op orde hebben gebracht; ✓ intern onze missie en visie in concept hebben herijkt, met daarbij de kanttekening dat bij de uitkomsten van de evaluatie GR wordt bezien in hoeverre herijking nodig is; ✓ we met bestuur en deelnemers hebben gesproken over de governance van onze organisatie; ✓ de financiële functie hebben geprofessionaliseerd; ✓ de organisatie van de Informatievoorziening systemen en functies hebben geprofessionaliseerd; ✓ het zaakgericht werken hebben geborgd is in de organisatie; ✓ uitvoering geven aan de wettelijke verplichtingen rond AVG; ✓ samen met onze eigenaren de verrekensystematiek hebben herijkt; ✓ de uitwisseling van documenten en de

opdrachtverlening hebben verbeterd en we een advies voor het toekomstbestendig oplossen van het archiveringsvraagstuk aan het ontwikkelen zijn; ✓ de teams (zowel als collectief als individuele medewerkers en teamleiders) ondersteunen via coaching in de verander- en ontwikkelopgaven; ✓ het Projectmatig Werken verder hebben ontwikkeld, inclusief een een aanpak voor verdere structurele inpassing in de organisatie; ✓ samen met onze deelnemers concrete stappen zetten voor het werken onder de Omgevingswet; ✓ dit programmajaar voor het eerst risicogericht ons reguliere toezicht hebben geprogrammeerd en dat we uniform werken met Digitale Checklisten; ✓ een goed beeld hebben bij de inzet van onze medewerkers als het gaat om de strategische koers van de organisatie inclusief de mogelijke gevolgen voor de organisatiestructuur. Kortom flinke stappen voorwaarts in vergelijking tot 3 jaar geleden. En daarmee gelijk constaterende dat stilstand achteruitgang is. Een aantal reeds ingezette ontwikkelingen zullen door (moeten) lopen in 2021 e.v. Andere projecten eindigen in 2020 maar zullen een vervolg moeten krijgen in de lijnactiviteiten. We hebben aanvullende middelen ontvangen voor de looptijd van het ontwikkelprogramma. Deze middelen zijn niet volledig uitgeput. We houden naar schatting €250.000 over van het beschikbaar gestelde budget van € 1.700.000.

Deze middelen worden ingezet voor de opgaven in 2021.

2.3.2 ONZE RESULTATEN IN 2020 : OP WEG NAAR EEN WENDBARE ORGANISATIE Het ontwikkelprogramma 2019-2020 was gericht op het toekomstbestendig maken van onze organisatie als omgevingsdienst van Drenthe. Met de resultaten uit de verschillende projecten en

50

activiteiten willen we ervoor zorgen dat we met gerichte inzet van middelen kunnen doen wat nodig is voor een schoon en veilig Drenthe. Na afloop van deze programmaperiode hebben we stappen gezet in risicogericht werken waardoor wij van meer toegevoegde waarde zijn voor een schoon en veilig Drenthe. We kunnen nu al de eerste effecten op de planvorming zien. Het project RGT heeft ervoor gezorgd dat we het uitvoeringsprogramma 2021 meer risicogericht in konden vullen. Onze kennis en expertise zijn steeds meer van toegevoegde waarde voor gewogen besluitvorming in lokaal en provinciaal bestuur. Door de bedrijven te controleren die de grootste milieurisico’s veroorzaken zorgen we voor een schoner en veiliger Drenthe. Maar ook het op orde brengen van onze basisinformatie draagt bij aan haalbare en realistische jaarprogramma’s en verkleint het risico op financiële tegenvallers gedurende het jaar. De omgevingswet komt er aan, in Drenthe hebben we de handen ineen geslagen voor een gezamenlijke aanpak en voorbereiding. Ons interne project sluit daar nadrukkelijk bij aan. Hierdoor is onze interne opgave steeds duidelijker geworden. We weten steeds beter hoe wij ons toekomstbestendig moeten organiseren zodat wij op 1-1-2022 zijn voorbereid op de overgang naar de Omgevingswet en we onze werkzaamheden op een integrale wijze gezamenlijk met de ketenpartners in Drenthe kunnen uitvoeren.

De Strategische PersoneelsPlanning (SPP) is daarbij ondersteunend. We hebben het afgelopen jaar de basis op orde gebracht en de agenda voor de komende tijd is gericht op een wendbare organisatie die ervoor zorgt dat wij kunnen doen wat nodig is.

2.3.3 OVERZICHT BESTEDING UREN EN EURO’S Deze rapportage betreft de voortgang over het tweede en laatste jaar van het Ontwikkelprogramma 2019-2020. In onderstaande grafiek staat de besteding van het programmabudget 2020 als geheel en de projectbudgetten 2020 in procenten. Zowel de inzet van medewerkers in uren als de budgetten besteed ten behoeve van inhuur, diensten etc. Figuur 5: De besteding van de projectbudgetten behorend bij het Ontwikkelprogramma

Resultaat projectbudgetten Ontwikkelbudget 2020 Programmamanagement Locatiebestand op orde Digitalisering dossiers Teamcoaching Voorbereiding Omgevingswet Risicogericht werken 0%

20%

40%

Inhuurbudget

60%

80%

100%

120%

140%

Uren

De uitvoering van het hele programma 2020 heeft binnen de financiële kaders plaatsgevonden. Op onderdelen is een over- en onderschrijding van de projectbudgetten zichtbaar. Oorzaken daarvan worden in de toelichting bij de betreffende activiteit in de volgende paragraaf toegelicht.

51

2.3.4 NADER BEKEKEN ACTIVITEITEN ONDER HET ONTWIKKELPROGRAMMA 2.3.4.1

Risicogericht Toezicht verder doorontwikkeld t.b.v. het jaarprogramma 2021

In 2019 is Risico Gericht Toezicht (verder RGT) opgestart en ontwikkeld, een belangrijk resultaat was de risicomatrix. Deze risicomatrix is maatgevend geweest voor het programmatisch milieutoezicht binnen het team Toezicht en Handhaving in 2020. Er is een klankbordgroep met accounthouders gevormd om de verdere doorontwikkeling periodiek af te stemmen. Het instellen van deze klankbordgroep heeft geleid tot een aangepaste planning van deelresultaten. Hierdoor is de inzet wat achter gebleven op de oorspronkelijke planvorming. De ontwikkelde risicomatrix is in 2020 herijkt, verbeterd en geborgd in het jaarprogramma en in de werkprocessen. In de verbeterde risicomatrix heeft het milieubelang een meer centrale rol gekregen (milieueffecten en naleving voorop). In 2020 is de kwaliteit van de databruikbaarheid en -betrouwbaarheid aanzienlijk verbeterd door onder meer de registratie van toezicht goed te borgen in de werkuitvoering. Voor de IPPC controles is een nieuwe toezichtstrategie gemaakt, die voldoet aan de hiervoor specifiek geldende wettelijke eisen. Op verzoek en in overleg met van onze opdrachtgevers is RGT voor de domeinen Asbest- en Bodemtoezicht voorlopig buiten beschouwing gelaten. Hiervoor is gekozen om RGT bij milieutoezicht eerst door te ontwikkelen en goed in te bedden bij zowel onze opdrachtgevers als bij ons zelf.

De in 2020 te inspecteren bedrijven zijn in 2020 geselecteerd op basis van de risicomatrix op deelnemer niveau. In het accounthouderoverleg van 15 december 2020 voor de programmering uit te gaan van de inmiddels verder ontwikkelde Drenthe brede risicomatrix. Op deze wijze bevorderen we een uniforme werkwijze in Drenthe, waarmee een gelijk speelveld wordt nagestreefd. RGT is de operationele toezichtstrategie die onderdeel gaat uitmaken van het nog op te stellen uniforme uitvoerings- en handhavingsbeleid voor de RUD Drenthe. In 2020 is hiervoor op initiatief van onze opdrachtgevers een voorbereidingsgroep gevormd. 2.3.4.2

Voorbereiding Omgevingswet

In 2020 hebben wij de voorbereiding op de Omgevingswet voortvarend doorgezet. De coronacrisis en de beperkende maatregelen die daaruit voortvloeiden hebben een beperkte negatieve invloed gehad op de voortgang van de voorbereidingen. Ingrijpender was het besluit van de minister in het voorjaar om de invoeringsdatum met – naar verwachting – een jaar uit te stellen tot 1 januari 2022. Het Koninklijk Besluit (KB) voor de invoering van de Omgevingswet hangt voor bij Eerste en Tweede Kamer en met name bij de Eerste Kamer speelt nog een inhoudelijke discussie. De wet is niet controversieel verklaard door beide kamers, dus in principe kan het huidige demissionaire kabinet dus besluiten tot invoering per 1-1-2022. In Drenthe is dat uitstel echter aangegrepen als een kans om beter voorbereid te kunnen starten bij de in werking treding van de Omgevingswet. • Samen met alle ketenpartners vormgeven Een groot deel van de voorbereidingen: de ontwikkeling van processen, participatie tools, beleidsbouwstenen en de technische afstemming op ICT-gebied, wordt in OPD (OmgevingsPlatform Drenthe) uitgevoerd. Alle ketenpartners: gemeenten, provincie, waterschappen, GGD, VRD, RUD Drenthe en Rijkswaterstaat werken hierin samen. Het OPD wordt door het ministerie van BZK ondersteund met een regionale implementatie manager (RIO).

In mei 2019 is het OPD met een gezamenlijke bestuurlijke opdracht van start gegaan. Nadat de bijeenkomst wegens corona enkele malen was uitgesteld, zijn de bestuurders in oktober 2020

52

bijgepraat over de vorderingen van het platform en ingelicht over de bestuurlijke beslispunten die aanstaande zijn. Opiniërend kwam het onderwerp leges aan de orde. De Omgevingswet heft het verbod op legesheffing bij milieuvergunningen en bodemtoestemmingen op. Tegelijkertijd heeft de nieuwe Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) tot gevolg dat de legesopbrengst van bouwvergunningen drastisch minder wordt. Dat werpt de vraag op of de bevoegde gezagen milieuleges willen heffen en op welke wijze onderlinge verrekeningen gaan plaatsvinden wanneer meerdere bevoegde gezagen betrokken zijn bij een omgevingsvergunning. Op 1 januari 2021 is de situatie wat betreft de voorbereiding op de Omgevingswet als volgt: • We zijn aangesloten op het DSO , technisch gereed voor gebruik Ons zaaksysteem, LOS, is afgelopen zomer technisch aangesloten op de landelijke voorziening van het DSO. In december heeft een succesvolle test plaatsgevonden met gemeente Meppel, waarbij een fictieve aanvraag door gemeente Meppel is ontvangen en naar ons is doorgestuurd. Technisch werkt het systeem dus. De volgende stap is om in de keten, met meer partijen een volledig proces, bijvoorbeeld een vergunningaanvraag, te doorlopen. Die stap is voorzien in het eerste kwartaal van 2021.

• Landelijke belangstelling voor de Drentse uitwerking In OPD verband zijn de processen “begeleiden en uitwerken initiatief” en “behandelen aanvraag” uitgewerkt. Het uitwerken van het proces “adviseren” was eind 2020 al ver gevorderd. Dat laatste geldt ook voor het zogenaamde afsprakendocument en de omgevingstafel. De sprints om beide processen in het LOS te verwerken zijn gestart. Wegens de corona-beperkingen is daarvoor een volledig digitale werkwijze in MS Teams ontwikkeld. Dat we op de goede weg zijn blijkt uit landelijke belangstelling die er is voor onze fundamentsplaten, regionale afspraken en de omgevingstafel. • De opleidingen staan onder druk door de coronacrisis In het voorjaar van 2020 hebben alle medewerkers een introductiecursus Omgevingswet gevolgd. Midden in de cyclus werden de coronamaatregelen van kracht. Een deel van de medewerkers heeft na enige vertraging de introductie digitaal kunnen afronden. Ook is een start gemaakt met de vaardigheidstraining ten behoeve van de rol casemanager. Wij hebben deze training georganiseerd en de ketenpartners uitgenodigd daaraan te deel te nemen. Daar is goed gebruik van gemaakt. Wederom gooide corona roet in het eten. Deze training, waarbij onder andere gebruik wordt gemaakt van rollenspellen en acteurs, is lastiger in een digitale omgeving voort te zetten. We beraden ons nog over in welke vorm dit doorgezet kan worden.

• Binnen de overdracht van bodemtaken wordt gewerkt aan uniform beleid Met de Omgevingswet wordt een deel van de bodemtaken van provincie naar gemeenten overgedragen. Het reeds lopende provinciale project Warme overdracht is ondergebracht onder het OPD als een werkgroep. De werkgroep heeft een projectplan opgesteld met aandachtspunten en deelprojecten. Te weten: 1. Verbeteren van de bodeminformatievoorziening en archiveren (paragraaf 3.1.5.4) 2. Bodemlocaties die blijven bij de provincie. Er is een lijst van bodemlocaties opgesteld die bij de provincie blijven. 3. Bodemtaken en kosten. Een eerste vingeroefening heeft plaatsgevonden van de verschuiving van bodemtaken van provincie naar gemeenten en welke kosten hiermee gemoeid gaan. 4. Afgestemd bodembeleid in Drenthe. Eind 2020 is een deelproject gestart om te inventariseren waar gemeenten voor het domein bodem behoefte aan hebben. In ieder geval is de behoefte

53

uitgesproken ook het bodembeleid met elkaar in Drenthe te gaan verkennen. Gezamenlijk optrekken heeft als voordeel dat we kennis, ervaringen, wensen en knelpunten met elkaar kunnen delen en uiteindelijk ook komen tot een meer afgestemd beleid dat kan helpen tot om te komen tot evenwichtige regels in het Omgevingsplan. Vanwege de onzekerheid van datum van invoering van de Omgevingswet en andere prioriteiten binnen de gemeente merken we dat gemeenten enigszins een afwachtende houding aannemen. 5. Bodem in de Omgevingsvisie en Omgevingsplan. Als pilot is voor de gemeente Midden-Drenthe een gebiedsgenese opgesteld. In de gebiedsgenese is kennis over het bodem- en (grond)watersysteem vertaald naar mogelijke input voor de Omgevingsvisie en Omgevingsplan. De samenwerking verliep goed. Er komt nog een vervolgstap waarin nog een koppeling gemaakt wordt met Erfgoed en de Omgevingsvisie en het gedachtengoed zal worden gedeeld met andere gemeenten in Drenthe. Helaas is de projectleider van de gemeente Midden-Drenthe vertrokken waardoor er enige vertraging is opgelopen.

• De uitwerkings- en beslispunten zijn gereed binnen het project Bouwstenen Milieu Het project Bouwstenen Milieu, waarin de milieuonderdelen van de Omgevingswet worden geannoteerd en de uitwerkings- en beslispunten benoemd bevindt zich inmiddels voornamelijk in de fase dat de uitwerkings- en beslispunten verder gebracht moeten worden. Deze bouwstenen zijn toebedeeld aan de verschillende werkgroepen onder het OPD met een belangrijke inhoudelijk ondersteuning van de RUD Drenthe. • Een eerste verkenning werkgroep Leges is gebruikt als input voor de Kaderbrief 2022. Op verzoek van de werkgroep Leges van het OPD en enkele accounthouders RUD hebben wij een verkenning gedaan van de verschuiving van kosten tussen de deelnemers als gevolg van de Omgevingswet. De eerste versie daarvan is besproken en ingebracht in het accounthoudersoverleg en het eigenarenoverleg. Deze eerste versie vormde ook input voor de kaderbrief.

2.3.4.3

Werken aan een wendbare organisatie via zelforganisatie en teamcoaching

De organisatie is gecoacht in meer zelforganiserend vermogen. Door in te zetten op zelforganisatie willen wij onze wendbaarheid en snelheid van handelen vergroten. Het gedeelde perspectief en bijbehorende uitgangspunten zijn beschreven en de gemeenschappelijke kick off is gehouden. De OR is nadrukkelijk aangesloten bij deze ontwikkeling. Onderdeel van de aanpak is het opleiden van gidsen. De opleiding van de gidsen is ondanks de corona maatregelen gestart, in de vorm van online trainingen. Verder is de ‘reproduceerbare aanpak’ verder concreet vormgegeven zodat de organisatie in de toekomst de ontwikkeling zelf vorm kan vervolgen. Er wordt gestart binnen een beperkt aantal ontwikkelplekken, waaraan de gidsen worden gekoppeld. De komst van drie nieuwe MT leden heeft ook een nieuwe dynamiek en energie gebracht. Noemenswaardig is dat de ontwikkeling ingezet is als organisch proces. Eind 2020 zijn de oorspronkelijke uitgangspunten herijkt en is ook de wens uitgesproken om de beweging procesmatig te versnellen en verbreden. Onder andere door niet alleen de ontwikkelplekken als startpunt voor de beweging te markeren, maar ook in de teams te starten. Alle branches binnen team Toezicht en Handhaving zijn het gedurende 2020 een aantal maanden ondersteund bij de veranderopgave waarvoor de organisatie staat. De branches binnen het team zijn gecoacht op zelfredzaamheid (zelfleiderschap).

Specifiek is er gecoacht op de rollen in de

54

branchegroepen en de rol van toezichthouder met de daarbij behorende doelen en verantwoordelijkheden. De ambitie begin 2020 was om de teamcoaching in te vlechten in het project zelforganisatie. Tijdens de coaching is naar voren gekomen dat zelforganisatie vooralsnog een te grote stap is voor team Toezicht en Handhaving. En dat het laten begeleiden van team Toezicht en Handhaving als ontwikkelplek door een gids geen realistisch opdracht zou zijn. Vandaar de focus tijdens de coaching op zelfredzaamheid: je rol kennen, afgrenzen, aanspreken en proactiviteit. 2.3.4.4

Digitalisering dossiers

Dit project is als prioritair project gestart in 2018. Het project bestond uit twee fases. De eerste fase betrof Quick wins in de onderlinge samenwerking, de tweede fase moest een visie over toekomstige structurele oplossing opleveren. Het eerste onderdeel is in 2019 afgerond. Begin 2020 is het opdrachtgeverschap van dit project door de ambtskring gemeentesecretarissen overgenomen van de raad van opdrachtgevers. Er een stuurgroep ingesteld en tevens is er een wisseling geweest van projectleider. De nieuwe projectleider is begonnen met een probleemanalyse en heeft een aanzet gedaan voor de rapportage en advies. Er is in 2020 een projectgroep gevormd met afgevaardigden uit elke gemeente en de RUD Drenthe. Er zijn in 2020 door de projectgroep veel oplossingsrichtingen onderzocht en besproken, onder meer is de visie onderzocht om één digitaal systeem te hanteren. In het perspectief van de Omgevingswet en de gevolgen daarvan voor samenwerking met de ketenpartners in de automatisering zou een provinciaal VTH systeem waarin alle ketenpartners samenwerken een oplossing zijn. Echter is besloten dat het verbreden van de projectopdracht naar ondersteuning van het VTH proces in de gehele keten voor nu te ingewikkeld is; het is een te grote stap.

Vanwege het complexe karakter is in oktober besloten om de opdracht aan te passen en te komen tot uniforme afspraken over een normenkader om het proces van aanlevering van documenten te verbeteren. Dit in de context van de omgevingswet en in samenspraak met de OPD werkgroep. Deze aanpassing heeft wel meer inzet van ons gevraagd in advisering over het normenkader. Op dit moment wordt door de projectgroep gewerkt aan een rapportage met daarin een advies over afspraken over de normen per domein waaraan wij samen met de gemeenten moeten voldoen om de uitwisseling van dossierinformatie goed te laten verlopen. De samenwerking op afstand, nl. via teams, beperkt helaas ook de discussies, wederzijds begrip en het optrekken als regionale projectgroep. Onderdeel van de rapportage zal het advies aan de gemeenten en ons zijn om individueel een plan te maken om te gaan voldoen aan de afspraken. De verwachting is dat de rapportage in het voorjaar van 2021 aangeboden kan worden aan de ambtsgroep. 2.3.4.5

Locatiebestand op orde

Deze opgave was moeilijk in te schatten, wij waren de eerste omgevingsdienst die het op deze schaal heeft opgepakt. De problematiek is complexer en omvangrijker gebleken dan vooraf gedacht. Daarom hebben we in 2020 nog veel moeten doen. Het pakket met werkafspraken en LOS-instructies is afgerond en instructie heeft plaatsgevonden. Deze set met afspraken en instructies beoogt ons locatiebestand op orde te houden. Een aantal handelingen zoals bijvoorbeeld het aanmaken van nieuwe milieulocaties is belegd bij een kleine groep administratief medewerkers die zeer goed ingevoerd zijn in het LOS. De data uit ons invoerprotocol zijn nagenoeg allemaal verwerkt. Bij aanvang van het project is een selectie van data

55

gemaakt die essentieel werd geacht voor een goed locatiebestand. Deze data zijn vastgelegd in een zogeheten invoerprotocol. Nagenoeg alle locaties zijn voor wat betreft deze data aangepast. Een deel zal worden aangepast zodra deze in het primaire werkproces worden behandeld. Het gaat in dat geval vaak om locaties die vanuit milieuoogpunt minder relevant zijn. Daarnaast zijn nog extra data aangepast zoals informatie over IPPC bedrijven en BRZO bedrijven. Met het bijwerken van de data is bewerkstelligd dat iedere locatie in het LOS gekoppeld is aan de branche georiënteerde risicomatrix van het RGT. Hierdoor kunnen alle LOS-locaties van geprioriteerde branches snel worden opgehaald, zodat een goede jaarprogrammering mogelijk wordt. Het gegevensmagazijn is klaar en hieruit kunnen rapportages worden gedraaid. Het gegevensmagazijn is een systeem dat het mogelijk maakt om rapportages te draaien die een vergelijk kunnen maken tussen de data in ons locatiebestand en de data in enkele landelijke databases, zoals het BAG- en de KvK-register. Tevens kan dit systeem inzichtelijk maken of de gemaakte werkafspraken worden nageleefd. Het project is nu afgerond. Het project heeft zich gericht op het bijwerken van de locaties die bij aanvang van het project in het locatiebestand stonden.

We besteden vanaf nu continue aandacht en tijd aan het op orde houden van de reeds opgenomen data maar ook voor het checken van de situatie in het veld met ons locatiebestand. Dit gaan we doen door het uitvoeren van gevelscans. Het op orde houden van ons locatiebestand zal als structurele activiteit in ons jaarprogramma opgenomen moeten worden. 2.3.4.6

Programmamanagement

Bij de uitvoering en sturing op het ontwikkelprogramma is ook continu de verbetering van projectmatig werken onder de aandacht. Projectleiders worden ondersteund in het transparant maken van de voortgang van hun project en het sturen op resultaten. Mandaten, werkwijzen, formats, overlegstructuren en rolbeschrijvingen zijn op orde gebracht en vastgesteld. Daarmee zijn de structuur en instrumenten voor gedegen projectmatig werken aanwezig. In 2021 wordt dit verder geïmplementeerd als structureel onderdeel van de organisatie.

56

2.4 WAT HEEFT HET GEKOST? Het BBV vereist dat de verantwoording in verschillende programma’s wordt weergegeven. Wij kennen als belangrijkste programma het programma Milieu. In de begrotingswijziging 2018 is ervoor gekozen om een apart programma voor Milieu – projecten op te nemen. Zo kan beter onderscheid gemaakt worden tussen de reguliere taken (Drentse Maat en Niet-Drentse Maat) die wij voor de deelnemers uitvoeren en de apart gefinancierde projecten. Volgens het BBV dienen de algemene dekkingsmiddelen, de heffing VPB en het bedrag voor onvoorzien apart in het programmaplan uiteengezet te worden. Daarnaast worden de kosten van de overhead in een apart programma getoond en dienen de kosten van de andere programma’s exclusief overheadkosten getoond te worden. Onderstaande tabel geeft de begrote en gerealiseerde baten en lasten over 2020. Tabel 21: De begrote en gerealiseerde baten en lasten over 2020

13.910.209 473.000 n.v.t. 14.383.209 9.620.406 423.000 n.v.t. 4.204.462 n.v.t. n.v.t. 125.000 14.372.868

2020 (Begrotingswijziging) 13.577.563 723.000 685.491 14.986.054 9.579.750 673.000 843.397 4.035.500 n.v.t. n.v.t. 0 15.131.647

Saldo van baten en lasten vóór mutatie reserves

10.341

-145.593

-82.037

63.555

Toevoeging en ontrekking reserves

0 0 0 10.341

157.906 0 157.906 12.313

0 0 0 -82.037

157.906 0 157.906 -94.351

2020 (Begroting) Programma Milieu regulier Programma Milieu projecten & leges Programma Organisatieontwikkeling Baten Totaal Programma Milieu regulier Programma Milieu projecten & leges Programma Organisatieontwikkeling Overhead Algemene dekkingsmiddelen Heffing VPB Bedrag onvoorzien Lasten Totaal

Toevoeging reserves Ontrekkingen vanuit reserves

Saldo van baten en lasten na mutatie reserves

Realisatie 2020

Afwijking

13.577.563 901.729 592.304 15.071.596 9.779.921 854.568 592.304 3.926.840 n.v.t. n.v.t. 0 15.153.633

0 178.729 -93.187 85.542 -200.171 -181.568 251.093 108.660 n.v.t. n.v.t. 0 -21.987

Het totaal van de programma’s is in 2020 afgesloten met € 15.071.596 aan baten en € 15.153.633 aan lasten. Op de begrote dekking uit de reserves van het Ontwikkelprogramma van € 157.906 is door de lagere besteding in het programma geen beroep gedaan. We komen voor 2020 uiteindelijk uit op een negatief resultaat van € 82.037.

2.4.1 HET OVERZICHT VAN ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN EN HEFFING VENNOOTSCHAPSBELASTING De algemene dekkingsmiddelen zijn inkomsten waarvoor geen bestedingsdoel is bepaald. Omdat onze organisatie enkel specifieke dekkingsmiddelen kent, is deze post niet van toepassing op ons. Het BBV schrijft ook voor dat de heffing vennootschapsbelasting wordt uiteengezet in een separate post. Deze post is niet van toepassing op onze organisatie. Vennootschapsbelasting dient namelijk te worden afgedragen door een overheidsonderneming bij activiteiten die voor de Vpb gelden als onderneming en waarop geen objectvrijstellingen van toepassingen zijn. Ons uitgangspunt is dat,

57

voor de activiteiten van ons kwalificeren als onderneming, wij in principe enkel die activiteiten ondernemen waarvoor sprake is van objectvrijstelling.

2.4.2 HET GEBRUIK VAN HET GERAAMDE BEDRAG VOOR ONVOORZIEN In de begroting is een post voor onvoorziene uitgaven opgenomen met een hoogte van € 125.000-. In 2020 zijn deze kosten ingezet ter dekking van de gemaakte frictiekosten.

Onvoorzien

Raming begrotingsjaar voor wijziging 125.000

Raming begrotingsjaar na wijziging 0

Tabel 22: het gebruik van de post onvoorziene uitgaven

58

Realisatie begrotingsjaar

Afwijking

0

0

3 DE VERPLICHTE PARAGRAFEN Het BBV vereist verschillende paragrafen. Drie daarvan zijn niet van toepassing op onze organisatie en worden daarom niet uitgewerkt: • Grondbeleid is niet van toepassing omdat we geen eigen grond bezitten • Verbonden partijen is niet van toepassing op ons omdat wij geen verbonden partijen hebben. • Onderhoud kapitaalgoederen is niet van toepassing omdat wij geen kapitaalgoederen hebben.

3.1 LEGES / LOKALE HEFFINGEN In ons beleid hebben wij geen lokale heffingen. Voor de provincie Drenthe zijn wij wel gemandateerd om de heffingen van de leges uit te voeren. Dit betreft leges voor de luchtvaart en de Wabo. De inning van de leges is gebaseerd op de Legesverordening van de provincie. In 2020 resteerde hiervan € 47.160 als vergoeding voor de (administratieve, in de loonkosten verantwoorde) ondersteuning die wij hiervoor inzetten. De realisatie van de legesopbrengsten en -kosten is aanzienlijk lager dan de begroting. Dit is het gevolg van minder en lagere bouwaanvragen dan verwacht.

Legesopbrengsten Legeskosten Saldo van baten en lasten

Raming begrotingsjaar na wijziging 223.000 173.000

Realisatie begrotingsjaar 155.667 108.507

50.000

47.160

Afwijking -67.333 64.493 -2.840

Tabel 23: Raming en realisatie van de legeskosten en -opbrengsten

3.2 WEERSTANDSVERMOGEN EN RISICOBEHEERSING 3.2.1 WEERSTANDSCAPACITEIT Bij het weerstandsvermogen gaat het om de mate waarin wij in staat zijn middelen vrij te maken om substantiële tegenvallers op te vangen, zonder dat dit betekent dat het beleid veranderd moet worden. Een buffer is daarom wenselijk. Bij het weerstandsvermogen gaat het dus om de robuustheid van de begroting enerzijds en de omvang van het eigen vermogen dat als buffer beschikbaar is anderzijds. De kosten die niet uit andere inkomsten kunnen worden gedekt, komen ten laste van de deelnemende organisaties. Dat impliceert dat de financiële gevolgen van risico’s, die niet binnen onze begroting kunnen worden opgevangen, uiteindelijk ten laste van de deelnemende organisaties zullen worden gebracht. Deze bepaling zou tot de opvatting kunnen leiden, dat het voor ons niet nodig is om over weerstandscapaciteit te beschikken. Daartegenover staan de volgende argumenten: ▪

59

De RUD Drenthe is een zelfstandig rechtspersoon met eigen bevoegdheden en verantwoordelijkheden.

▪

Het is onwerkbaar voor ons (en voor de deelnemende provincie en gemeenten) als wij ons voor iedere tegenvaller tot de deelnemers moeten wenden, met het verzoek om een (incidentele of structurele) verhoging van de bijdrage. Door de deelnemers is expliciet uitgesproken dat het niet wenselijk is als iedere gemeenschappelijke regeling een groot eigen vermogen opbouwt. In de gewijzigde begroting 2020 was de algemene reserve € 15.449, welk bedrag vrij aanwendbaar was en was er een post onvoorzien opgenomen van € 125.000. Ultimo 2020 is er, vanwege het negatieve resultaat over 2020 van € 82.037, een totaal eigen vermogen van € 91.318, met een negatieve Algemene reserve van € 66.588. Aan de deelnemers zal bij de behandeling van de jaarstukken in het Algemeen Bestuur een bijdrage in het negatieve exploitatieresultaat van 2020 worden gevraagd. Ervan uitgaande dat dit verzoek wordt gehonoreerd bedraagt de algemene reserve weer € 15.449. Op basis van het hieronder uiteengezette actueel benodigde weerstandsvermogen van € 492.100 is de ratio tussen aanwezige en benodigde weerstandsvermogen 0,3 en wordt daarmee beoordeeld als ‘ruim onvoldoende’. De conclusie wordt in het hier onderstaande overzicht weergegeven. Tabel 24:De conclusie van het weerstandsvermogen

3.2.2 RISICO’S De omvang van ons weerstandsvermogen is gerelateerd aan de risico’s die de organisatie loopt. Deze risico’s zijn in kaart gebracht en ook financieel vertaald. Hierbij is rekening gehouden met reeds getroffen maatregelen, zoals verzekeringen. Een aantal van onze (financiële) risico's worden in onderstaande tabel vermeld. In het model zijn risicobeoordeling en -kwantificering gehanteerd, zoals aanbevolen door het Ministerie van BZK. Deze risico's geven inzicht in het benodigde weerstandsvermogen (zie onderstaande tabel). Hierbij worden kleinere risico's geacht onderdeel te zijn van de reguliere bedrijfsvoering. De vermenigvuldiging met de wegingsfactoren impact en frequentie geeft het bedrag aan dat beschikbaar moet zijn als weerstandsvermogen om de risico’s te kunnen opvangen. In de begroting 2020 waren de volgende financiële risico’s benoemd.

60

3.2.2.1

Risicoprofiel 2020

De uiteindelijke effecten behorend bij de benoemde risico’s worden hier puntsgewijs behandeld. De werkelijke kosten van het risicoprofiel zijn in het rekeningresultaat 2020 verwerkt. No. Categorie

Omschrijving

Effect

Financieel

Impact

Frequentie

1

Personeel

Ziekteverzuim

€ 40.000

1

5

2

Personeel/ bedrijfsvoering Personeel/ Bedrijfsvoering

Digitaal werken

Productieverlie s Productieverlie s Productieverlie s

Benodigde weerstandsvermogen € 40.000

€ 80.000

2

4

€ 60.000

€ 73.000

3

4

€ 54.750

3

Informatievoorziening

Totaal

Klasse / impact 1

Geschat financieel effect

Wegingsfactor

< € 50.000

€ 25.000

Klasse/ frequentie 1

2 3 4 5

€ 50.001 – € 100.000 100.001 – € 250.000 € 250.001 – € 1.000.000 > € 1.000.000

€ 75.000 € 175.000 € 625.000 € 1.000.000

2 3 4 5

€154.750

Kans

Wegingsfactor

1 keer per 10 jaar of minder 1 keer per 5-10 jaar 1 keer per 2-5 jaar 1 keer per 1-2 jaar 1 keer per jaar of meer

0,10 0,20 0,50 0,75 1,00

Tabel 25: Het risicoprofiel 2020

• Ziekteverzuim In 2020 is het ziekteverzuim inderdaad hoger geweest dan begroot (8,87 % gemiddelde realisatie t.o.v. 8% begroot). In het risicoprofiel voor 2020 was rekening gehouden met risico van 0,5% extra verzuim. Dit is in werkelijkheid 0,87% geworden. Hierdoor is er extra ingehuurd om de zieke medewerkers te vervangen. • Digitaal werken Zie voor een beschrijving van dit onderdeel de passage in het hoofdstuk Ontwikkelprogramma. • Informatievoorziening Zie voor een beschrijving van dit onderdeel de passage in het hoofdstuk Ontwikkelprogramma inzake het Locatiebestand op orde en de voorbereiding op de Omgevingswet. Er is in 2020 een informatiebeleidsplan vastgesteld en is er een data- én informatieanalist in dienst gekomen.

61

3.2.2.2

Actuele risico’s

In 2021 zijn de volgende risico’s uit het risicoprofiel van toepassing. Tabel 26: Het risicoprofiel over 2021

• Ziekteverzuim In 2020 was het gemiddelde ziekteverzuim 8,87%. Bij de berekening van de productieve uren voor het jaarprogramma 2021 zijn we uitgegaan van een ziekteverzuimpercentage van 6%. Indien het ziekteverzuim in 2021 op hetzelfde niveau uitkomt als in 2020 is het in deze tabel op te nemen risico nog 2,87 procent. • Digitaal werken De deelnemers dienen alle informatie behorende bij de afhandeling vaan een zaak digitaal ons aan te leveren. Helaas blijkt dat de medewerkers nog steeds de fysieke dossiers moeten raadplegen en dit kost meer tijd dan het uitgangspunt bij het uitvoeringsprogramma. Het is reëel dat de medewerkers dit de komende periode ook moeten blijven doen. We hebben een extra medewerker die dit intern coördineert. Hiervoor wordt is een loonsom van 1 FTE opgenomen. • Informatievoorziening Wat betreft de bodeminformatievoorziening blijft in 2021 sprake van een duidelijk productieverlies ten opzichte van een situatie met een volledig en betrouwbaar bodeminformatiesysteem, ingebed in een verbeterd, effectief werkende bodeminformatievoorziening. Tevens is er door de gebrekkigheid

62

en onvolledigheid van het bodeminformatiesysteem kans op het geven van foutieve informatie aan derden en het foutief baseren op beschikbare bodeminformatie bij advisering of bijvoorbeeld vergunningverlening of toezicht. Om deze risico’s af te schalen en onze organisatie effectiever en efficiënter te laten functioneren, zal het gesprek met onze deelnemers worden aangegaan op basis van ons bij hen neergelegde initiatiefvoorstel. Hiervoor is een loonsom van 1 FTE meegenomen. • Werven nieuw personeel In 2021 gaat een relatief groot aantal van onze medewerkers met (vervroegd) pensioen. Met name bij specialistische functies is er sprake van krapte op de arbeidsmarkt en voorzien wij productieverlies of extra kosten in verband met duurdere inhuur. Daarnaast is er extra capaciteit op de afdeling HRM nodig om deze vacatures weer in te vullen. In totaal is hiervoor een loonsom van 2 fte meegenomen. • Kosten Instituut Nederlandse Kwaliteit (INK) Om aan de vereisten van kwaliteitsborging via dit instituut te kunnen voldoen zal er een extra inspanning van de betrokken medewerkers nodig zijn, welke ten koste gaat van de productiviteit. Indien er ingehuurd moet worden dan worden de extra kosten geschat op € 30.000. • AVG Het financiële risico is door een door een verzekering afgedekt.

Maar indien er zich een zaak voordoet zullen wij moeten aantonen welke maatregen we hebben getroffen om dit te voorkomen. Op dit moment is er een beleid, een plan van aanpak (PVA) en wordt plateau 1 van de plateauplanning uitgevoerd. In 2021 is het risico afgedekt door een verzekering, maar als er vertraging ontstaat ten opzichte van de planning, kan dit leiden tot een imago- en financieel risico.

63

3.3 DE FINANCIËLE KENGETALLEN In onderstaand overzicht staan kengetallen uiteengezet die op onze organisatie van toepassing zijn.

Tabel 27: Overzicht van de financiële kengetallen

Hieronder volgt een korte toelichting per kengetal.

3.3.1 NETTO SCHULDQUOTE Dit cijfer geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen. Het geeft een indicatie van de mate waarin de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie drukken. Een laag percentage is gunstig. De VNG adviseert om 130% als maximum norm te hanteren en daarboven de schuld af te bouwen. We hebben geen leningen waardoor de schuldpositie alleen bestaat uit kortlopende verplichtingen. Daarom hanteren wij een norm van 0% of lager. Om aan de norm te voldoen moeten de eigen middelen hoger zijn dan de schuldpositie. In afwijkende gevallen, bijvoorbeeld een grote investering waar geld voor aangetrokken wordt, stijgt het kengetal boven de 0%. Voor 2020 is het kengetal -1,7% en voldoet daarmee aan de gestelde norm.

3.3.2 SOLVABILITEITSRATIO Dit cijfer geeft inzicht in de mate waarin de organisatie in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Hoe hoger dit percentage, hoe gunstiger dit is voor de financiële weerbaarheid. Dit cijfer geeft dus een soort toekomstvisie weer. Het betreft het aandeel van het eigen vermogen in het totale vermogen. De VNG geeft aan dat bij een ratio lager dan 20% de organisatie zich op glad ijs bevindt, de norm voor de RUD Drenthe is daarom minimaal 20%. Onze solvabiliteitsratio bedraagt 1,9%. Het kengetal valt lager uit omdat met voorschotten van de deelnemers wordt gewerkt. De voorschotten leiden tot een hoger kort lopend vreemd vermogen en hebben daarmee een negatief effect op de ratio maar zorgen niet voor een slechte financiële weerbaarheid. Immers, die voorschotten worden in het nieuwe boekjaar besteed aan de taken waarvoor wij dit geld hebben ontvangen.

3.3.3 STRUCTURELE EXPLOITATIERUIMTE Dit cijfer helpt mee om te beoordelen welke structurele ruimte wij hebben om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. Wanneer dit cijfer negatief is, betekent het dat het structurele deel van de begroting onvoldoende ruimte biedt om de lasten te blijven dragen. De norm voor onze organisatie is 0% of hoger. Ultimo 2020 is de structurele exploitatieruimte 0,1%. Dit is net boven nul en de dekking is toereikend.

64

3.3.4 ALGEHEEL OORDEEL Het BBV schrijft voor een beoordeling te geven van de onderlinge verhouding tussen de kengetallen in relatie tot de financiële positie. De drie geldende kengetallen voor onze organisatie geven een redelijk beeld. Het benutten van de ultimo 2018 aanwezige reserves voor de gedeeltelijke financiering van het Ontwikkelprogramma heeft duidelijk zijn negatieve weerslag op de kengetallen. Daarmee kan gezegd worden dat er ultimo 2020 sprake is van een zodanige financiële positie dat wij bij het voordoen één van de benoemde risico’s en bij ongewijzigd beleid nauwelijks in staat zijn om aan onze financiële verplichtingen (weerbaarheid) te voldoen. De oplossing dient dan gevonden te worden in een aanvullende bijdrage van de deelnemers of het bijstellen van de te realiseren productie uit het jaarprogramma.

3.4 FINANCIERING / TREASURY De randvoorwaarden waarbinnen de treasury zich kan en mag bewegen worden geformuleerd in het treasurystatuut. Uiteraard valt dit binnen het wettelijke kader zoals gesteld door de Wet Fido. In deze paragraaf worden de ontwikkelingen aangegeven met betrekking tot de kasgeldlimiet, de ontwikkelingen wat betreft de renterisiconorm, de verwachte toe- of afname van geldleningen of uitzettingen en het verdere beleid ten aanzien van de treasury.

3.4.1 UITGANGSPUNTEN RISICOBEHEER Het beheersen en vermijden van risico's staat in het treasurybeleid voorop. In dit verband is het risicomanagement gericht op het inzichtelijk maken van toekomstige risico's en deze te beheersen, te verminderen en te spreiden. De treasuryfunctie zal nadrukkelijk geen bankachtige activiteiten ontplooien, met het oogpunt om geld te verdienen. Onze treasuryfunctie dient tot: 1. het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities; 2. het beschermen van vermogens- en (rente)resultaten tegen ongewenste financiële risico's zoals renterisico's, koersrisico's, liquiditeitsrisico's en kredietrisico's; 3. het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities; 4. het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet Fido respectievelijk de limieten en richtlijnen van dit statuut.

3.4.2 RENTEVISIE Gezien de geringe invloed van de renteontwikkeling op onze begroting is geen lange termijn rentevisie opgenomen.

3.4.3 GELDLENINGEN Wij betalen het overgrote deel van onze werkzaamheden uit de voorschotbetalingen van de bevoegde gezagen. De verwachting is dat deze voldoende zijn om aan de verplichtingen te kunnen voldoen. We hebben in 2020 geen geldleningen hoeven aangaan.

3.4.4 KASGELDLIMIET De kasgeldlimiet stelt dat de gemiddelde netto-vlottende schuld van een decentrale overheid (ofwel openbaar lichaam) in een bepaald kwartaal niet hoger mag zijn dan een wettelijk bepaald percentage van het begrotingstotaal. Volgens artikel 2, lid 1, van de Wet Fido bedraagt de kasgeldlimiet van

65

gemeenschappelijke regelingen 8,2% van de primitieve begroting. Bij een begrotingsomvang van € 15.058.361 bedraagt de toegestane kasgeldlimiet 8.2% van dit bedrag ofwel € 1.234.786. We hebben de kasgeldlimiet niet overschreden.

3.4.5 RENTERISICONORM Ter beperking van het renterisico op vaste schuld is er een renterisiconorm vastgesteld. De renterisiconorm schrijft voor welk deel van de lange termijn leningen (> 1 jaar) maximaal vernieuwd mag worden in een begrotingsjaar. Voor gemeenschappelijke regelingen zoals de RUD Drenthe is dit vastgesteld op 20% van het begrotingstotaal. Het renterisico op de vaste schuld in een jaar wordt als volgt berekend: de som van het bedrag aan herfinanciering en het bedrag aan renteherziening op de vaste schuld. In 2020 is geen sprake van herfinanciering omdat er geen leningen zijn aangegaan.

66

3.5 BEDRIJFSVOERING Onze interne bedrijfsvoering is erop gericht dat we onze primaire processen zo effectief en efficiënt mogelijk uitvoeren. Bedrijfsvoering ondersteunt de andere programma’s in het voorzien van verschillende diensten als personeelszaken, informatievoorziening, boekhouding, communicatie, sturing, coaching en planning en control.

3.5.1 BEDRIJFSVOERING TIJDENS DE CORONACRISIS Zowel thuis als op het werk waren de gevolgen van de corona-uitbraak in het voorjaar het gehele jaar voelbaar. Op 12 maart jl. werd het personeel verzocht om vanuit huis te gaan werken en die situatie is slechts gedurende een korte periode in de zomer versoepeld. Al onze medewerkers is gevraagd waar mogelijk thuis te werken en alleen voor noodzakelijke bijeenkomsten naar kantoor te komen. Gedurende de versoepeling werd het gebruik van de mogelijkheid om wel naar kantoor te komen gemonitord doordat mensen in moesten tekenen op een kantoorwerkplek. Zo kon alvast proefgedraaid worden voor de periode na de vakantie. Ondertussen is er gewerkt aan een werkplekapp waarin medewerkers zich aan en af kunnen melden voor een werkplek op kantoor in Assen of in Emmen. Deze app kan zodra de situatie dat toelaat ingezet worden. Ook het hybride vergaderen (een gedeelte van de deelnemers fysiek en het andere gedeelte digitaal aanwezig) is onderzocht en uitgewerkt, want het thuiswerken is definitief onderdeel geworden van de manier waarop onze medewerkers hun werk uitvoeren. Thuiswerkplekken zijn ingericht waar dat mogelijk is en er is een thuiswerkregeling uitgewerkt om de medewerkers daarin te faciliteren en financieel tegemoet te komen. Daarbij wordt maximaal ingezet op Arbo-verantwoord werken.

Het in maart opgerichte crisisteam komt inmiddels niet meer dagelijks, maar nog steeds wel wekelijks bijeen om signalen en vragen vanuit de organisatie te bespreken en om te bezien hoe de RIVM richtlijnen zich verhouden tot onze opgave en daarmee het werk van de medewerkers. In het crisisteam vindt overleg plaats over hoe de medewerkers zo maximaal mogelijk ondersteund kunnen worden, ook op het psychosociale vlak. Want dat er behoefte is aan menselijk contact staat buiten kijf. Medewerkers worden door het crisisteam elke week geïnformeerd met een nieuwsbrief. Eind 2020 is een start gemaakt met de inzet van een (thuis)werk-hulplijn met een leefstijlcoach en een e-learning module Slimmer thuiswerken. Hierbij wordt, in eerste instantie telefonisch, contact gezocht met alle medewerkers om waar nodig op een laagdrempelige manier en zonder wachttijd persoonlijk advies te bieden op het gebied van vitaliteit en leefstijl in relatie tot de werksituatie. Deze interventie wordt in 2021 voortgezet teneinde de duurzame inzetbaarheid van onze medewerkers te bevorderen, ook in de thuiswerksituatie.

3.5.2 RELATIEMANAGEMENT ONMISBAAR GEWORDEN In aansluiting op de start van het in 2019 ingevoerde relatiemanagement heeft 2020 in het teken gestaan van het verder vormgeven van dit belangrijk instrument op tactisch/strategisch niveau. Meer en meer is duidelijk geworden dat veel informatie en communicatie plaats vindt via de ‘relatiemanagement-lijn’. Hierdoor is de verbinding tussen de relatiemanager met teamleiders, de regiegroep jaarprogramma, de directeur maar ook met de accounthouders, eigenaren, managers en bestuurders bij de deelnemers van steeds groter belang gebleken.

67

Sinds het voorjaar van 2020 neemt de relatiemanager deel aan de volledige vergadering van de accounthouders. Ook met de eigenaren heeft relatiemanagement een bredere basis verkregen. Zo hebben in 2020 meerdere opdrachtgevers ervoor gekozen om de opdrachtgever- en eigenarenrol neer te leggen bij één medewerker in de eigen organisatie. Eind 2020 hadden vijf van de dertien opdrachtgevers de rollen nog gescheiden. Hoewel de rollen in het overallproces wezenlijk van elkaar verschillen heeft dit niet tot problemen geleid, maar vaak juist voor een verbetering gezorgd in de onderlinge samenwerking en de interne advisering op vraagstukken richting bestuurders. Daar waar de rol van opdrachtgever en eigenaar gescheiden zijn nemen steeds meer ‘eigenaren’ deel aan het zes-wekelijks Relatiemanagementoverleg (RMO). Eind 2020 is besloten om naast het reguliere Eigenarenoverleg (EO) een Informeel Eigenarenoverleg (IEO) op te starten. Het overleg heeft o.a. tot doel om meer verbinding te krijgen tussen de eigenaren en RUD Drenthe buiten de spaarzame reguliere Eigenaren overleggen om. Er worden in dit overleg geen formele besluiten genomen. Vroegtijdige informatie-uitwisseling over voor eigenaren belangrijke actuele zaken/ontwikkelingen staan daarbij op de agenda.

Daarnaast is dit informeel overleg bedoeld om elkaar makkelijker te vinden bij het maken van strategische (beleids-)keuzes die gemaakt moeten worden en die voor zowel de deelnemers van de Gemeenschappelijk Regeling als ook voor de RUD Drenthe van eminent belang zijn om de verantwoordelijkheid te kunnen nemen die nodig is voor het gezamenlijke doel: een schoon en veilig Drenthe! Bij zeven van de dertien deelnemers hebben er een of meerdere wijzigingen plaatsgevonden in de rol van accounthouder (opdrachtgever) en/of eigenaar. Verandering van functie (intern/extern) was daarvoor meestal de reden. Dit heeft ertoe geleid dat er op het gebied van relatiemanagement (relatiemanager, maar ook medewerkers) door ons extra geïnvesteerd moest worden om de goede relatie en reguliere werkwijzen te blijven borgen. Tenslotte heeft het relatiemanagement er in 2020 ertoe bijgedragen dat door middel van maatwerk lastige materie (inhoudelijk stroperige dossiers, onvoldoende onderlinge samenwerking, maar ook onvoldoende borging van noodzakelijke processen bij zowel de RUD Drenthe als bij de deelnemers) weer zijn vlot getrokken. Daar waar nodig worden dit soort processen opgeschaald tot op managementniveau met als doel een betere samenwerking en eindproduct te realiseren.

Voor 2021 is de verwachting dat het relatiemanagement zich naast de dagelijkse relaties zich meer en meer gaat ontwikkelen naar versterking en verduurzaming van de relaties op tactisch en strategisch niveau. Dat kunnen wij niet alleen! Voor het verduurzamen van de relatie zijn tenminste twee partijen nodig die wederzijds erkennen dat de relatie een meerwaarde heeft voor beide partijen.

3.5.3 REGIEGROEP JAARPROGRAMMA 2020 Door wisseling van teamleiders heeft de regiegroep tijdelijk zonder voorzitter gefunctioneerd in 2020. Dat leidde tot extra belasting op het cluster financiën. Inmiddels is er een nieuwe voorzitter vanuit het management en ontwikkelt de regiegroep zich door, passend in de besturingsfilosofie van zelforganisatie. Zij pakt inmiddels niet alleen het jaarprogramma op maar alle P&C documenten waaronder de kaderbrief, voorjaars-, najaarsrapportage en het jaarverslag. Daarnaast functioneert de regiegroep als monitoring en signalering voor de organisatie en informeert het MT op reguliere basis voor de dagelijkse aansturing. In 2021 ontwikkelt de regiegroep zich verder waarbij de

68

onderwerpen planning en organisatie van de verantwoordingsmomenten en de rapportage vormen centraal staan.

3.5.4 KLACHTEN RUD DRENTHE (AWB) Overeenkomstig de Algemene wet bestuursrecht (Awb) dienen wij jaarlijks de in hoofdstuk 9 bedoelde klachten te publiceren. Het gaat niet over klachten die worden bedoeld als meldingen van milieuhinder maar over het optreden en de bejegening van mensen door de RUD Drenthe. Voor deze klachten bestaat een Klachtenreglement, dat onder meer voorschrijft dat het dagelijks bestuur jaarlijks rapporteert over klachten aan het algemeen bestuur en aan onze deelnemers. Doorgaans worden de klachten afgehandeld op het niveau van teamleider. In het programmajaar 2020 is het aantal klachten wederom gering. Er is 1 nieuwe klacht ingediend en is op 1 klacht een oordeel gevormd over een in het jaar daarvoor ingediende klacht. In geen van de gevallen heeft de klager het hogerop gezocht bij de Nationale Ombudsman. Lopende klacht : 1.