b. Jaarstukken 2020 RUD Drenthe
Tekst van het document
Onderwerp:
Datum : Aard klacht: Oordeel:
Handhaving bij een milieuhinderlijke inrichting Ontvangen 23 oktober 2019 RUD treedt niet op bij overtredingen, slechte communicatie, geen leiding. 20 februari 2020: deels gegrond, deels ongegrond
Nieuwe klacht : 2.
Onderwerp: Handhaving/verplichte verstrekking aan de RUD van gegevens energiegebruik
Datum: Aard klacht : Oordeel:
Ontvangen 15 mei 2020 Onduidelijke, niet juist gemotiveerde brief, doelgroepen over 1 kam geschoren Klacht deels gegrond, deels ongegrond.
3.5.5 DE FRONTOFFICE EN HET SECRETARIAAT Onze frontoffice en het secretariaat hebben een belangrijke rol bij het vlot laten verlopen van een veelheid aan processen binnen de organisatie. Het is in feite het eerste aanspreekpunt voor onze opdrachtgevers, bedrijven en particulieren en ook een belangrijke vraagbaak voor de interne collega’s. Frontoffice en secretariaat maken onderdeel uit van het bedrijfsbureau. Frontoffice en secretariaat zijn een relatief groot onderdeel van het bedrijfsbureau. Met name het Frontoffice onderdeel is sterk in beweging geweest de laatste jaren. De werkzaamheden van de Frontofficemedewerkers hebben zich in de loop der tijd sterk ontwikkeld en vanuit de werkvloer zijn er steeds meer specifieke vragen gekomen voor gerichte ondersteuning. In dit licht bezien was er behoefte aan een advies over de gewenste positionering van de Frontoffice en het Secretariaat. Aan dit advies is in 2020 gewerkt en dit advies is eind 2020 afgerond en ter besluitvorming aangeboden aan het management en ter advies aan de OR.
69
In het onderzoek t.b.v. dit advies is onder andere geconstateerd dat er bij beide onderdelen sprake is van een te grote flexibele schil en daardoor veel personele wisselingen en relatief hoge kosten in verband met inhuur van personeel. Hierop is besloten enkele vacatures te stellen waardoor meteen bij aanvang van 2021 een vaste kern op beide onderdelen zit. Continuïteit in werkzaamheden en kwaliteitsborging zijn daardoor beter geborgd. In 2020 is eveneens gevolg gegeven aan de wens om met name de Frontoffice medewerkers meer product gebonden tijd te laten boeken. In 2021 wordt dit nog verder geoptimaliseerd. In 2021 zal bij goedkeuring van OR en MT invulling worden gegeven aan de overige adviezen met betrekking tot de positionering van Frontoffice en Secretariaat.
3.5.6 INSPECTIEVIEW MILIEU Inspectieview is een systeem voor toezichthouders dat informeert en signaleert. (Rijks)inspectiediensten, omgevingsdiensten en andere organisaties binnen handhaving en toezicht kunnen met Inspectieview hun werk gerichter uitvoeren. Gegevens over toezicht en handhaving werden ook in 2020 geëxporteerd naar Inspectieview. Eind 2020 is, samen met de leverancier van het zaaksysteem, onderzocht hoe de export moet worden aangepast op basis van verandering n.a.v. de nieuwste versie van Inspectieview.
3.5.7 UITVOERING VAN DE COLLEGIALE TOETS De 29 omgevingsdiensten in Nederland organiseren sinds 2016 jaarlijks een collegiale toets. De medewerkers uit verschillende regio’s kijken bij elkaar in de keuken, merken op wat goed gaat en geven advies over wat beter kan. Wat begon als een pilot is inmiddels een blijvertje. Na 2018 en 2019 is 2020 een "pauzejaar” geweest voor de collegiale toets. De voorbereidingen voor de intensievere en verdiepende toetsronde 2021 zijn wel al in 2020 gestart. Ook wij zullen voor 2021 weer deelnemen aan de collegiale toets.
3.5.8 KWALITEITSCRITERIA 2.2 In algemene zin kan worden opgemerkt dat wij, mede vanwege het centreren van mankracht en kennis, voor een groot deel voldoen aan de kwaliteitscriteria. In 2015 is er een nulmeting geweest en is een verbeterplan opgesteld, in 2019 gevolg door een concept-update richting KC 2.2. De kern is dat wij in hoofdlijnen voldoen (kritieke massa, kennis en ervaring binnen de deskundigheidsgebieden). Echter, wij zijn momenteel niet in staat een actueel beeld weer te geven. Aanleiding is het interne onderzoek naar de bedrijfsvoering, waardoor de focus in de afgelopen twee jaar lag op het ontwikkelprogramma (basis op orde) en productie. Het voornemen is om dit in 2021 weer op te pakken.
70
3.5.9 EVALUATIE GR RUD DRENTHE Bij de start van de RUD Drenthe is in de Gemeenschappelijke Regeling opgenomen dat de GR RUD Drenthe na 5 jaar wordt geëvalueerd. Het Algemeen Bestuur RUD Drenthe heeft op 29 juni 2020 ingestemd met het onderzoeksvoorstel hiervoor. Het onderzoek bestaat uit de volgende onderzoeksvragen: 1. Is de RUD Drenthe voldoende solide en toekomstbestendig op het gebied van organisatie, uitvoering, te leveren kwaliteit en financiering? 2. Voert de RUD Drenthe de opgedragen (milieu)taken kwalitatief goed en efficiënt uit in vergelijking met andere omgevingsdiensten? 3. Wat zijn eventuele verbeterpunten c.q. aandachtspunten bij de doorontwikkeling van de RUD Drenthe? Het onderzoek wordt uitgevoerd door Arena Consulting, Twynstra Gudde en ambtelijk onderzoekers van de provincie en de gemeente Hoogeveen-De Wolden. Het onderzoek wordt begeleid door een ambtelijke begeleidingsgroep met een afvaardiging van de deelnemers en de RUD Drenthe. In de tweede helft van 2020 is een belangrijk deel van het onderzoek uitgevoerd.
Hiervoor heeft de RUD Drenthe de onderzoekers voorzien van de gevraagde documentatie en informatie tijdens diverse interviewrondes, dit alles voor het creëren van een zo volledig mogelijk inzicht in het functioneren van onze organisatie De bevindingen van de evaluatie worden vervat in een rapportage die in de eerste helft van 2021 in het bestuur zal worden behandeld.
71
3.6 PERSONELE ONTWIKKELINGEN 3.6.1 FORMATIE EN INHUUR Per 31 december 2020 hadden wij 138 vaste medewerkers in dienst. Dit is ten opzichte van het jaar daarvoor ongeveer gelijk gebleven. Deze 138 mensen vormen een bezetting van 126 fte. De bezetting is als volgt verdeeld over de teams: Het MT bestaat uit de directeur, de directiesecretaris en 4 teamleiders te weten Toezicht & Handhaving, Vergunningen, Juridisch/Bodem en Advies. Het bedrijfsbureau is verdeeld in 4 zelfstandig opererende clusters verdeeld over de ondersteunende vakgebieden Financiën, I&A, Front Office/Secretariaat en HR & Communicatie. De clusters worden begeleid door seniors.
Tabel 28 : Onze bezetting in aantal personen Team
Aantal personen
Di recti e
1
Vergunni ngen (i ncl . tea ml ei der)
24
Toezi cht en HH (i ncl . tea ml ei der)
35
Advi es (i ncl . tea ml ei der)
16
Juri di s ch (i ncl . tea ml ei der)
14
Bodem (tea ml ei der jur.)
23
Tea m Fl ex/Projecten
3
Bedri jfs burea u
22
Totaal
138
In 2020 werd gemiddeld 18 fte ingehuurd. Het hoge ziekteverzuim, de gespannen arbeidsmarkt op bepaalde specialismen en projecten zijn mede oorzaak van het feit dat de inhuurcapaciteit nog steeds aan de hoge kant is.
3.6.2 VERDELING EN LEEFTIJDSOPBOUW De leeftijdsverdeling (m/v) binnen onze organisatie:
Figuur 6: leeftijdsopbouw binnen de organisatie
• •
72
39% is vrouw en 61% is man De gemiddelde leeftijd van de medewerkers is 51 jaar.
3.6.3 IN-, DOOR- EN UITSTROOM In 2020 heeft er relatief veel in- door- en uitstroom plaatsgevonden in vergelijking met voorgaande jaren. De oorzaken voor vertrek waren divers maar voor een aantal mensen bleek het een jaar van bezinning over hun loopbaan te zijn, wat gezien het aantal jaren dat de RUD Drenthe bestaat niet verrassend is. De organisatie bestaat 6 jaar, een natuurlijk moment voor een aantal medewerkers om op zoek te gaan naar nieuwe uitdagingen. Naast doorstroom betekent dit ook uitstroom. Hierop spelen wij in door een combinatie van werving van nieuwe medewerkers, het bieden van doorstroom- en ontwikkelmogelijkheden voor de eigen medewerkers en inhuur. Op een aantal functies hebben wij ook nieuwe medewerkers mogen verwelkomen. 10 Medewerkers hebben de organisatie verlaten en wij hebben 9 nieuwe medewerkers aangenomen. Dit betreft vervanging van vertrekkende medewerkers maar ook invulling van nieuwe functies. Een aantal vacatures wordt begin 2021 ingevuld. Door doorstroom- en ontwikkelmogelijkheden binnen onze organisatie hebben 3 mensen binnen de organisatie een andere functie gekregen en evenzoveel mensen hebben zich door het bereiken van het gevraagde opleidingsniveau doorontwikkeld. Er hebben 8 herwaarderingen plaatsgevonden.
Evenals de twee jaren ervoor heeft herstel van bepaalde functieprofielen plaatsgevonden van medewerkers die bij de start of gedurende de eerste jaren een andere functie(inhoud) toebedeeld hebben gekregen dan ze in de praktijk uitvoeren. Dit blijven wij monitoren. De pilot van 2019 binnen het bedrijfsbureau om te onderzoeken of het meer autonoom werken in clusters een positieve bijdrage kan leveren aan de bedrijfsvoering is in 2020 geëvalueerd en positief bevonden, onder meer door de Ondernemingsraad. Hieraan is definitief een vervolg gegeven voor de reeds opgestarte clusters I&A, Front Office/Secretariaat en Financiën. De pilot is uitgevoerd binnen het cluster HR, later uitgebreid met Communicatie. Deze pilot wordt begin 2020 geëvalueerd. Bij positieve bevindingen, onder meer door de ondernemingsraad, zal hieraan een vervolg gegeven worden bij Financiën en I&A.
3.6.4 STRATEGISCHE PERSONEELSPLANNING (SPP) In oktober 2019 is de voortzetting van het SPP-traject, kijkend naar de totale opgave, tijdelijk on hold gezet. In februari is Bureau Leeuwendaal dat ons hierbij begeleidt en HR met de leidinggevenden aan de slag gegaan om in het kader van SPP een goed beeld te krijgen van hun ontwikkelagenda. Er is met elke teamleider gereflecteerd op de opgave en een analyse van het huidige team ten opzichte van de opgave gemaakt. Daarnaast is er gekeken naar een rollenanalyse. Kijkend naar de teams en clusters is vastgesteld welk percentage van de medewerkers al dan niet is ingecheckt op de opgave. Daaruit wordt getracht de ontwikkelopgave te filteren. Vervolgens wordt gekeken naar wat de uitkomst en de benodigde interventies betekenen voor de betreffende leidinggevende. Dit alles is vertaald naar een overall SPP: de kwalitatieve en kwantitatieve ontwikkeling van de formatie/bezetting en wat er nodig is om van de huidige naar de gewenste situatie te komen. Voor de clusters geldt daarbij: aansluiten op de uitkomsten van de teams. In februari is met de seniors Financiën, HR en I&A een eerste aanzet hiertoe gemaakt, omdat de uitkomsten van de teams op dat moment nog niet (volledig) bekend waren. Voor de zomer is het advies met betrekking tot fase 1 alsmede de ontwikkelagenda’s ontvangen en besproken met het MT en de Ondernemingsraad.
In het najaar is tijdens de koersdagen met het
73
deels vernieuwde MT geprioriteerd op onderwerpen. Besloten is om nog voor het voorjaar van 2021 middels werksessies de inhoud samen met de teams verder vorm te geven. Met inzicht in de ontwikkelopgave van individuele medewerkers in relatie tot de ontwikkeling van de organisatie en het werkveld zal het MT dan samen met HR een plan van aanpak opstellen met als doel de integraliteit tussen de teams te bepalen alsmede de integraliteit tussen de plannen en adviezen in het kader van zelforganisatie en SPP en om het werken aan verbondenheid in de HRinterventies op te nemen. Doel hiervan is om eenieder aan te laten sluiten op onze opgave en inzicht te krijgen in wat daarvoor nodig is, teneinde als organisatie goed voorbereid te zijn op toekomstige ontwikkelingen.
3.6.5 OPLEIDINGEN Bij de RUD Drenthe hoort investeren in kennis en ontwikkeling van medewerkers bij goed werkgeverschap. In 2020 is € 112.000 (55%) van het totale beschikbare opleidingsbudget van ad. € 205.000 gebruikt. Dit is minder dan voorgaande jaren, maar door de pandemie zijn een aantal opleidingen opgeschort. Sommige praktijkopleidingen zijn moeilijk zo niet onmogelijk online te geven en ook bleken enkele opleidingsinstituten nog niet adequaat op deze nieuwe werkwijze ingericht te zijn. De verwachting is dat met de verdere invulling van de Strategische personeelsplanning de komende jaren nog gerichter gebruik gemaakt zal worden van het opleidings- en ontwikkelbudget. 3.6.5.1
Opleidingstraject Omgevingswet
In het kader van de Omgevingswet is aan alle RUD medewerkers en aan een deel van de ingehuurde medewerkers een introductiecursus Omgevingswet aangeboden. Het merendeel van de medewerkers heeft deze cursus gevolgd. Twee van onze medewerkers hebben deelgenomen aan het Train de Trainer traject van de ODNL Academie. Dit traject heeft de ODNL Academie in coproductie met VNG, Aan de Slag met de Omgevingswet en het Ministerie van Binnenlandse Zaken ontwikkeld. De betreffende medewerkers zijn opgeleid tot interne trainer voor de Omgevingswet en zijn voorbereid om in 2021 zelfstandig een meerdaagse opleiding Omgevingswet te gaan geven. Ook het Train de Trainer traject heeft vertraging opgelopen door de coronacrisis. De planning is gewijzigd en alle fysieke opleidingsdagen zijn komen te vervallen. De opleiding is zoveel mogelijk online voortgezet. De Omgevingswet beoogt een andere manier van werken: integraal, participatief, gebiedsgericht. Om dit te kunnen bewerkstelligen is een rol weggelegd voor zogenaamde casemanagers. Wij willen hierop voorbereid zijn. De start van de opleiding Casemanager van de Toekomst is in verband met de coronacrisis uitgesteld naar het najaar. Naast RUD medewerkers hebben tevens medewerkers van onze ketenpartners deelgenomen. Uit het bovengenoemde blijkt dat het opleidingstraject voor de Omgevingswet aanzienlijke vertraging opgelopen heeft.
Gezien het feit dat de inwerkingtreding van de Omgevingswet met één jaar is uitgesteld is er echter nog voldoende tijd om medewerkers op het gewenste kennisniveau te krijgen. Wel moet rekening worden gehouden met andere onderwijsvormen.
74
3.6.5.2
Europese aanbesteding voor onderwijsdiensten ODNL Academie.
De ODNL Academie heeft in de periode april 2020 tot en met december 2020 een Europese aanbesteding voor onderwijsdiensten voorbereid en uitgevoerd. Aan alle omgevingsdiensten is gevraagd om hierin samen te werken. De hoofddoelstelling van deze aanbesteding is om per expertise met drie partijen een raamovereenkomst aan te gaan op basis waarvan nadere opdrachten voor het verzorgen van opleidingen en trainingen kunnen worden verstrekt. Wij onderkennen het belang van goede scholing van onze medewerkers en het belang om hierin samen op te trekken. Dit heeft geresulteerd in een samenwerkingsovereenkomst met de ODNL Academie en zeven omgevingsdiensten. Begin september 2020 heeft publicatie plaatsgevonden van deze aanbesteding. Medio december 2020 was de aanbesteding afgerond en zijn de winnende partijen bekend geworden. 3.6.5.3
Overig m.b.t. opleidingen
Bepaalde deelsessies uit de eerder genoemde opleiding Casemanager van de Toekomst sluiten goed aan bij opleidingswensen die uit het SPP-traject voortkomen. Dit zal nader worden uitgewerkt. Door de krapte op de arbeidsmarkt voor bepaalde functies is een aantal medewerkers aangenomen die intern verder zijn opgeleid. Deze keuze heeft een tijdelijk lagere productiviteit van deze medewerkers en hun begeleiders tot gevolg gehad. Inmiddels zijn de meeste opleidingen met goed gevolg afgesloten en hebben de betreffende medewerkers hun definitieve functie toegekend gekregen. De gidsenopleiding in het kader van het traject zelforganisatie is in mei gestart. Deze zal in ieder geval nog tot in 2021 doorlopen. Ook deze opleiding heeft in verband met de pandemie vertraging opgelopen. Voor 2021 wordt een grotere opleidingsinzet verwacht, ook naar aanleiding van het SPP en de inventarisatie van de specialistische opleidingen en trainingen in de teams.
3.6.6 HET ZIEKTEVERZUIM Het is niet gelukt om qua ziekteverzuim in 2020 onder de begrote 8% te eindigen. In december is het verzuim met bijna 2% opgelopen waar dat een jaar eerder juist omlaag ging met 2%. We eindigen het jaar met 8,87% en een meldingsfrequentie van 0,89. Dat laatste is goed nieuws. Een hoge meldingsfrequentie (> 1) is vaak een signaal en duidt op verwacht langer verzuim. Het korte en middellange verzuim is laag, respectievelijk 0,51% en 1,48%), maar de grootste groep medewerkers is te vinden in het lange verzuim (43-365 dagen), namelijk 4,08%. Sinds de thuiswerksituatie zijn er in eerste instantie nauwelijks ziekmeldingen bijgekomen, echter tegen het eind van het jaar zien wij een stijging, waarbij ook werk gerelateerd verzuim aandacht behoeft. Het lange en extra lange verzuim is voor het grootste gedeelte niet of nauwelijks beïnvloedbaar. Frequent verzuim heeft de aandacht, maar is afgenomen ten opzichte van de vorige periode.
75
Figuur 7 :Het ziekteverzuim in 2020, in relatie tot de jaren 2017, 2018 en 2019
Figuur 8: Het ziekteverzuim gedurende het jaar in categorieën
De verzuimbegeleiding op dossiers leidt tot snellere interventies en meer persoonlijke aandacht, waardoor eerder in het proces vastgesteld kan worden wat er nodig is voor een zo spoedig mogelijk herstel. Verzuimbegeleiding blijft onverminderd ingezet worden, zowel vanuit de eigen organisatie als vanuit de daarvoor ingezette arbodienst. In deze coronatijd worden de preventiemogelijkheden extra onder de aandacht gebracht zowel op fysiek als op psychosociaal vlak. Tegen het eind van het jaar is een leefstijlcoach ingezet om samen met de medewerkers op individueel niveau te onderzoeken wat nodig is voor een gezonde (thuis)werksituatie. Deze interventie loopt door in 2021 en wordt waar nodig geïntensiveerd.
3.6.7 VERLOF In april hebben wij de medewerkers opgeroepen om, waar zij normaliter verlof opnamen, dit ook in deze crisistijd te doen om zodoende de werk-privé balans op orde te houden. Wij constateren bij afsluiting van het jaar dat het verlofsaldo desondanks is toegenomen met bijna 2.400 uur.
3.6.8 WNRA Op 1 januari 2020 is de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) in werking getreden. De rechtspositie van ambtenaren wordt niet meer geregeld in de Ambtenarenwet en de daarop gebaseerde rechtspositieregeling, maar in het Burgerlijk Wetboek en de van toepassing zijnde cao
76
SGO (Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties). Begin 2020 zijn aan alle medewerkers arbeidscontracten aangeboden. Mede door de pandemie heeft afstemming met de vakbonden over het Personeelshandboek en daarmee de ondertekening van arbeidscontracten enige vertraging opgelopen. In het eerste kwartaal van 2021 wordt de balans opgemaakt en worden lopende zaken en openstaande actiepunten met betrekking tot de Wnra afgerond. Daarbij gaat het om een aantal nog niet ondertekende arbeidscontracten, deelname aan een geschillencommissie en het nieuwe reglement Lokaal Overleg.
3.6.9 ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN (ARBO) De RI&E is de basis van het Arbobeleid. De plannen van aanpak zijn getoetst en we hebben opdracht van de externe toetser gekregen om kritisch te kijken naar de bronaanpak van de samenhang van maatregelen. Door een tekort aan menskracht en coördinatie is het plan van aanpak niet, zoals afgesproken, in 2019 op basis van de uitkomsten aangepast, maar zou deze aanpassing in 2020 plaatsvinden. Coördinatie is ingeregeld voor 8 uur per week en voor 2020 en de inzet van preventiemedewerkers verdubbeld om de plannen verder uit te werken. Een van de preventiemedewerkers heeft de benodigde opleiding afgerond. Echter, door de pandemie is een groot deel van de uren van zowel de coördinator als de preventiemedewerkers ingezet op het begeleiden van de gevolgen van de crisis voor de werksituatie. Zowel thuiswerkfaciliteiten als het incidenteel werken op kantoor vroeg veel extra inzet, maar het gevolg hiervan was dat iedereen in een zeer kort tijdsbestek kon worden voorzien van een zo gezond mogelijke werkplek. Ook is een bijdrage vanuit Arbo geleverd aan de thuiswerkregeling van de RUD Drenthe die in 2021 van kracht wordt. Daarnaast zijn voorbereidingen getroffen voor een start met het Arbo Management Systeem in 2021.
Afgesproken is om door de vertraging in het uitwerken van de plannen, de bezetting van de preventiemedewerkers voor de duur van een jaar te houden op twee maal 8 uur in plaats van terug te gaan naar de gebruikelijke 2x 4 uur. Er is een (concept) jaarplan voor 2021 geschreven en in het komende jaar zal onderzocht zal worden wat nodig is voor een adequate Arbo-inzet in de toekomst.
77
4 DE FINANCIËLE JAARREKENING 4.1 DE JAARREKENING IN ÉÉN OOGOPSLAG REALISATIE RUD DRENTHE 2020 IN ÉÉN OOGOPSLAG X € 1000 begroting 2020 na wijziging
vóór mutaties reserves
Realisatie 2019
begroting 2020 voor wijziging
Deelnemersbijdragen
13.400
13.910
13.578
13.578
Project Ontwikkelprogramma
1.005
685
685
592
Projecten
807
250
500
746
Leges
174
223
223
156
TOTAAL BATEN
15.387
15.069
14.986
15.072
Loonsom en inhuur
9.947
10.123
10.274
10.676
Frictiekosten
279
125
125
117
Reis-, opleidings- en algemene personeelskosten
701
729
721
466
2.257
2.698
2.412
2.319
250
150
83
90
1.005
685
843
592
Projecten
807
250
500
746
Leges
128
173
173
109
Incidentele lasten
38
0
0
38
Onvoorzien
0
125
0
0
15.413 -26
15.058 10
15.154 -82
-26
10
15.132 -146 158 12
Bedrijfsvoeringskosten Projectkosten LOS Projectkosten Ontwikkelprogramma
TOTAAL LASTEN RESULTAAT vóór mutatie reserves Ontrekking uit reserve RESULTAAT
78
Realisatie 2020
-82
4.2 GRONDSLAGEN VOOR WAARDERING EN RESULTAATBEPALING 4.2.1 ALGEMENE GRONDSLAGEN VOOR HET OPSTELLEN VAN DE JAARREKENING De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vinden plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume, worden sommige personele lasten echter toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt; daarbij moet worden gedacht aan componenten zoals ziektekostenpremie ten behoeve van gepensioneerden en overlopende verlofaanspraken. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen.
De referentieperiode is dezelfde als die van de meerjarenraming, te weten 4 jaar. Indien er sprake is van (eenmalige) schokeffecten (bijvoorbeeld door reorganisaties) dient wel een verplichting opgenomen te worden. Om de grondslagen en regels voor het opstellen van de jaarrekening te kunnen toepassen, is het nodig dat de leiding van onze organisatie over verschillende zaken zich een oordeel vormt, en dat de leiding schattingen maakt die essentieel kunnen zijn voor de in de jaarrekening opgenomen bedragen. Inherent aan het maken van schattingen is dat de werkelijke uitkomst kan afwijken. De jaarrekening is opgesteld vanuit de continuïteitsveronderstelling en ingericht conform het Besluit Begroting & Verantwoording provincies en gemeenten (BBV), inclusief de wijzigingen die daarin met ingang van 2018 voor gemeenschappelijke regelingen van kracht zijn geworden (presentatie overhead). Er zijn in de grondslagen verder geen wijzigingen ten opzichte van voorgaande jaren.
4.2.2 VASTE ACTIVA Materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht; in die gevallen wordt op het saldo afgeschreven. Slijtende investeringen worden vanaf het moment van ingebruikneming lineair afgeschreven in de verwachte gebruiksduur. Bij de waardering wordt in voorkomende gevallen rekening gehouden met een bijzondere vermindering van de waarde, indien deze naar verwachting duurzaam is. In het begrotingsjaar heeft een dergelijke vermindering overigens niet plaatsgevonden. Dergelijke afwaarderingen worden teruggenomen als ze niet langer noodzakelijk blijken.
79
De gehanteerde afschrijvingstermijnen zijn in tabel 29 weergegeven. Gronden en terreinen Woonruimten Bedrijfsgebouwen Vervoermiddelen Machines, apparaten en installaties Overige materiële vaste activa
n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. 3 jaar
Tabel 29: Overzicht van de gehanteerde afschrijvingstermijnen
Het materieel ten behoeve van het uitvoeren van metingen hebben wij bij de start om niet verkregen van de bevoegde gezagen. Deze bestaan uit meetinstrumenten en diverse kleinere gereedschappen. De waarde en levensduur op dat moment was niet bekend en ook waren deze materialen niet geactiveerd door de bevoegde gezagen, omdat de waarde afzonderlijk onder de activeringsgrens bleef. De vervanging van deze meetinstrumenten en gereedschappen is in onze begroting 2020 en meerjarenbegrotingen onder de onderhoudskosten opgenomen. De ICT/communicatieapparatuur en de inventaris worden door ons gehuurd/geleased van de provincie Drenthe en de gemeente Emmen. De afspraken hieromtrent zijn in een dienstverleningsovereenkomst vastgelegd. Deze apparatuur en inventaris worden niet geactiveerd op de balans. In verband met de COVID-19 pandemie zijn er voor de thuiswerkfaciliteiten van de medewerkers bureaustoelen aangeschaft. Deze bureaustoelen zijn eigendom van de RUD Drenthe en worden in bruikleen gegeven aan de medewerkers. Bij uitdiensttreding worden de stoelen weer ingeleverd. De bureaustoelen zijn door ons geactiveerd op de balans en worden in 3 jaar afgeschreven. De operationele leasing van 2 piketauto’s en 2 algemene bedrijfsauto’s wordt niet als actief in de balans verwerkt.
Wel wordt de omvang van de langjarige verplichtingen die uit hoofde van leasing, huur en anderszins zijn aangegaan vermeld in het onderdeel “Niet in de balans opgenomen verplichtingen” aan het einde van de toelichting op de balansposten.
4.2.3 VLOTTENDE ACTIVA 4.2.3.1
Vorderingen en overlopende activa
De vorderingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid wordt een voorziening in mindering gebracht. De voorziening wordt statisch bepaald op basis van de geschatte inningskansen. 4.2.3.2
Liquide middelen en overlopende posten
Deze activa worden tegen nominale waarde opgenomen.
4.2.4 VLOTTENDE PASSIVA De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde.
80
4.2.5 GRONDSLAGEN VOOR BEPALING VAN HET RESULTAAT 4.2.5.1
Algemeen
De baten en lasten worden toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn verwezenlijkt. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het verslagjaar, worden in acht genomen, indien zij voor het vaststellen van de jaarrekening bekend zijn geworden. 4.2.5.2
Personeelsbeloningen
Onder personeelslasten zijn begrepen de in het in boekjaar verschuldigde salarissen, sociale lasten, pensioenpremies, inleenkrachten en overige personeelskosten, verminderd met de ontvangen uitkeringen van sociale fondsen. • Periodiek betaalbare beloningen Lonen, salarissen pensioen- en sociale lasten worden op grond van de arbeidsvoorwaarden verwerkt in de staat van baten en lasten voor zover ze verschuldigd zijn aan werknemers. • Nederlandse pensioenregelingen We hebben een pensioenregeling bij Stichting Bedrijfspensioenfonds ABP. Op deze pensioenregeling zijn de bepalingen van de Nederlandse Pensioenwet van toepassing en worden op verplichte of contractuele basis premies betaald door de instelling. ABP hanteert het middelloon als pensioengevende salarisgrondslag. ABP probeert ieder jaar de pensioenen te verhogen met de gemiddelde stijging van de lonen in de sectoren overheid en onderwijs. Wanneer de beleidsdekkingsgraad (de gemiddelde dekkingsgraad van de laatste 12 maanden) lager is dan 110% vindt er geen indexatie plaats. De premies worden verantwoord als personeelskosten zodra deze verschuldigd zijn. Vooruitbetaalde premies worden opgenomen als overlopende activa indien dit tot een terugstorting leidt of tot een vermindering van toekomstige betalingen. Nog niet betaalde premies worden als verplichting op de balans opgenomen.
De beleidsdekkingsgraad van Stichting Bedrijfspensioenfonds ABP bedroeg per 31 december 2020: 87,6%. Verder wordt op balansdatum een voorziening opgenomen voor bestaande additionele verplichtingen ten opzichte van het fonds en de werknemers, indien het waarschijnlijk is dat voor de afwikkeling van die verplichtingen een uitstroom van middelen zal plaatsvinden en de omvang van de verplichtingen betrouwbaar kan worden geschat. Het al dan niet bestaan van verplichtingen wordt beoordeeld aan de hand van de uitvoeringsovereenkomst met het fonds, de pensioenovereenkomst met de werknemers en andere (expliciete of impliciete) toezeggingen aan de werknemers. De voorziening wordt gewaardeerd tegen de beste schatting van de contante waarde van de bedragen die noodzakelijk zijn om de verplichtingen op balansdatum af te wikkelen.
81
4.3 OVERZICHT BATEN EN LASTEN IN DE JAARREKENING Het overzicht van baten en lasten over het begrotingsjaar 2020 is gebaseerd op ons totale programma. Het BBV vereist dat vanaf 2018 de kosten van de overhead in een apart programma verantwoord moeten worden. Het overzicht van de baten en lasten van de diverse programma’s conform de vereisten van het BBV is opgenomen in paragraaf 2.4. Tabel 30: Het overzicht van onze baten en lasten over 2020
Totale baten Deelnemersbijdragen
Raming begrotingsjaar Raming begrotingsjaar voor wijziging na wijziging 15.068.699 14.986.053
Realisatie begrotingsjaar 15.071.596
Afwijking 85.543
13.910.209
13.577.563
13.577.563
0
Inkomsten Ontwikkelprogramma
685.490
685.490
592.304
-93.186
Inkomsten leges
223.000
223.000
155.667
-67.333
Inkomsten projecten
250.000
500.000
746.061
246.061
Totale lasten Personeelslasten
15.058.361 10.977.136
15.131.647 11.120.250
15.153.633 11.259.179
-21.986 -138.929
Loonsom primair proces
8.425.092
8.475.000
8.146.443
328.557
Loonsom overhead
1.766.473
1.808.000
1.633.013
174.987
Doorbelastingen en frictiekosten
-685.491
-1.007.250
-1.151.548
144.298
Inhuur primair proces
645.343
915.000
1.810.419
-895.419
Inhuur overhead
96.783
208.500
354.922
-146.422
Reiskosten
321.273
310.000
180.341
129.659
Opleidingen
203.831
205.500
112.273
93.227
Algemene kosten
203.831
205.500
173.316
32.184
Bedrijfsvoeringskosten
2.697.735
2.412.000
2.357.577
54.423
Materieel (Toolbox)
32.127
30.000
11.165
18.835
Packagedeal gemeente Emmen en provincie Drenthe
1.869.460
1.654.000
1.622.380
31.620
Huur zaaksysteem/licentie LOS
163.174
157.000
181.024
-24.024
Overige licentie- en ICT kosten
239.884
310.000
278.065
31.935
Overige bedrijfskosten
393.090
261.000
264.942
-3.942
Legeskosten
173.000
173.000
108.507
64.493
Projectkosten LOS
150.000
83.000
90.005
-7.005
Projectkosten
250.000
500.000
746.061
-246.061
Projectkosten Ontwikkelprogramma
685.490
843.397
592.304
251.093
Onvoorzien
125.000
-
-
-
Saldo van baten en lasten voor mutatie reserves
10.338
-145.594
-82.037
63.557
-
157.906 157.906 12.312
-
157.906 157.906 -94.349
Toevoeging en ontrekking reserves Toevoeging reserves Ontrekkingen vanuit reserves Saldo van baten en lasten na mutatie reserves
10.338
-82.037
4.3.1 ANALYSE OP HOOFDLIJNEN: MAXIMALE REALISATIE VAN HET UITVOERINGSPROGRAMMA, MAXIMALE FOCUS OP PRODUCTIE. Het begrotingsjaar 2020 hebben we afgesloten met een negatief resultaat van € 82.037. Het resultaat wijkt € 94.349 in negatieve zin af van het begrote resultaat na begrotingswijziging.
82
De reguliere deelnemersbijdragen zijn conform de (gewijzigde) begroting. De in november 2020 vastgestelde nieuwe verrekensystematiek leidt tot een herverdeling van de deelnemersbijdrage tussen de deelnemers. Het Ontwikkelprogramma is op budgettair neutrale wijze opgenomen in deze exploitatie. Er is geen beroep gedaan op de aanwezige bestemmingsreserve van € 157.906. Opvallend bij de baten is verder dat de legesinkomsten aanzienlijk lager zijn dan begroot. Dit komt doordat er minder aanvragen zijn geweest. Aan de lastenkant wijken meerdere posten af van de begroting. Zo zijn de gerealiseerde personeelslasten € 138.929 hoger dan begroot. Dit is het gevolg van hogere kosten voor de inhuur van personeel om aan de benodigde inzet voor het jaarprogramma, de aanvullende projecten en het Ontwikkelprogramma te kunnen voldoen. De bedrijfsvoeringskosten zijn lager dan begroot. De voornaamste oorzaken hiervan zijn de lagere incidentele kosten voor de Packagedeal en de lagere kosten voor materieel. Daar staan hogere licentiekosten voor het zaaksysteem/LOS door een verschuiving van het verhoudingspercentage in de verdeling van deze kosten met de ODG tegenover. Extra kosten door de COVID-19 pandemie: Vanaf half maart 2020 werken de meeste van onze personeelsleden thuis.
Om dit mogelijk te maken zijn in 2020 de volgende extra uitgaven gedaan: Tabel 31: extra kosten ten gevolge van de COVID-19 pandemie Uitgave Afschrijvingskosten bureaustoelen ICT-kosten invoering laptopconcept/thuiswerkplek Licentiekosten digitaal vergaderen Licentiekosten werkplekreservering Totaal
€ 4.219 32.831 2.418 2.276 41.744
4.4 TOELICHTING BATEN 4.4.1 DEELNEMERSBIJDRAGEN Tabel 32: De raming en realisatie van de deelnemersbijdragen in 2020
Deelnemersbijdrage regulier Deelnemersbijdrage Ontwikkelprogramma Totale deelnemersbijdrage
Raming Raming begrotingsjaar begrotingsjaar na voor wijziging wijziging 13.910.209 13.577.563
Realisatie begrotingsjaar
Afwijking
13.577.563
0
685.490
685.490
592.304
-93.186
14.595.699
14.263.053
14.169.867
-93.186
De reguliere deelnemersbijdragen zijn conform de (gewijzigde) begroting. De in november 2020 vastgestelde nieuwe verrekensystematiek leidt wel tot een herverdeling van de deelnemersbijdrage tussen de deelnemers. In de exploitatie is een lagere bijdrage in het ontwikkelprogramma opgenomen dan geraamd. Dit heeft te maken met een onderschrijding op de begrote uitgaven voor het ontwikkelprogramma. Het verschil van € 93.186 is wel ontvangen van de deelnemers, maar op de balans onder ‘vooruit ontvangen bijdragen deelnemers’ geboekt. De detaillering van de bijdragen door de verschillende deelnemers is uiteengezet in bijlage A.
83
4.4.2 LEGES Tabel 33: De raming en realisatie van de leges in 2020
Inkomsten leges
Raming Raming begrotingsjaar begrotingsjaar na voor wijziging wijziging 223.000 223.000
Realisatie begrotingsjaar 155.667
Afwijking -67.333
Per 1 januari 2014 zijn wij gemandateerd door de provincie inzake de inning en heffing van leges. Het betreft de leges voor de luchtvaart en de WABO. We dragen zorg voor de verrekening met de gemeenten (zij maken het bouwdeel van de provinciale WABO –vergunning) waarbij 70% van de geïnde WABO leges bij ons in rekening worden gebracht door de gemeenten. Het innen van leges behoort tot onze structurele taak en wordt vanaf het jaar 2015 meegenomen in de begroting. Het totaal aan legesopbrengsten blijft ca. € 67.000 achter ten opzichte van de raming door minder aantal aanvragen en lagere bouwkosten.
4.4.3 PROJECTEN Tabel 34: De raming en realisatie van de projecten in 2020 Raming begrotingsjaar voor wijziging Werkzaamheden voor bevoegde gezagen (diverse projecten)
250.000
Raming begrotingsjaar na wijziging
Realisatie begrotingsjaar
250.000
746.061
Afwijking 496.061
We hebben in 2020 in opdracht van onze deelnemers diverse projecten uitgevoerd. Voor deze projecten zijn aanvullende middelen beschikbaar gesteld. De ingebrachte projecten in 2020 zijn de onderstaande tabel weergegeven. Tabel 35: Overzicht van de ingebrachte projecten in 2020 Projecten BRZO-taken Geluidzone Bargermeer Impuls Omgevingveiligheid deelprogramma 3 Impuls Omgevingveiligheid deelprogramma 4 Impuls Omgevingveiligheid deelprogramma 5 Impuls Omgevingveiligheid deelprogramma 6 Extra energietoezicht Bouwstenen milieu Werkzaamheden voor provincie Drenthe m.b.t. Prolander 3Noord EV ZZS stoffen WOB verzoeken Houtdrogerij Friesland Pilot LOS Borger-Odoorn Asbestdaken Totaal
84
182.649 5.470 12.128 95.465 10.450 4.950 79.530 19.693 5.300 14.245 103.740 61.681 120.274 2.431 28.057 746.061
4.5 TOELICHTING LASTEN 4.5.1 PERSONEELSLASTEN De personeelslasten bestaan uit de loonsom, inhuur en overige personeelskosten. In 2020 stijgen de gemaakte kosten voor de inhuur ver boven de onderschrijding op de loonsom uit. Om de totale opgave van het jaarprogramma, de extra projecten en het Ontwikkelprogramma te kunnen realiseren is extra ingehuurd. De inzet van het vaste personeel voor het realiseren van de externe projecten en het Ontwikkelprogramma levert budget op om extra te kunnen inhuren. De overschrijding op de inhuur wordt voor een groot deel teniet gedaan door een onderschrijding op de overige personeelskosten (reiskosten, opleidingen en algemene kosten), met name als gevolg van de COVID-19 pandemie. 4.5.1.1
Loonsom
De loonkosten worden gemaakt voor de vaste formatie. Onze vaste formatie bestaat uit zowel de medewerkers die betrokken zijn in het primaire proces als de ondersteunende functies. Het gerealiseerde bedrag voor lonen is lager dan begroot als gevolg van niet (of later) ingevulde vacatureruimte en het invullen van deze vacatureruimte door inhuur van personeel. De frictiekosten personeel betreffen de extra gemaakte kosten voor maatwerkafspraken om te komen tot het beëindigen van het dienstverband met een aantal personeelsleden en het betalen van WWuitkeringen aan ex-personeelsleden . Ter dekking is het beschikbare bedrag van de post ‘Onvoorzien’ van € 125.000 gebruikt. Tabel 36: De raming en realisatie van de loonsom in 2020
Lonen primair Lonen overhead Frictiekosten personeel Mutatie verlofstuwmeer Doorbelasting personeel aan projecten Ontvangen loonkosten compensatie Totale loonsom
4.5.1.2
Raming Raming begrotingsjaar begrotingsjaar na voor wijziging wijziging 8.425.092 8.475.000 1.766.473 1.808.000 125.000 -685.491 -1.132.250 9.506.074 9.275.750
Realisatie begrotingsjaar 8.146.443 1.633.013 117.178 20.617 -1.125.766 -108.428 8.683.057
Afwijking 328.557 174.987 7.822 -20.617 -6.484 108.428 592.693
Inhuur
Tabel 37: De raming en realisatie van de inhuur in 2020
Inhuur primair Inhuur overhead Doorbelasting inhuur aan projecten Totale inhuur
Raming Raming begrotingsjaar begrotingsjaar na voor wijziging wijziging 645.343 915.000
Realisatie begrotingsjaar
Afwijking
1.810.419
-895.419
96.783
208.500
354.922
-146.422
-
-
-55.149
55.149
742.126
1.123.500
2.110.191
-986.691
De kosten voor inhuur zijn aanzienlijk hoger dan begroot. Dit komt omdat wij deels eigen medewerkers inzetten voor de uitvoering van de projecten en het ontwikkelprogramma en vervolgens inhuren om de eigen medewerkers te vervangen. Daarnaast is er ingehuurd om (tijdelijke)
85
vacatureruimte op te vullen. Op basis van de urenregistratie is een adequate onderbouwing beschikbaar van de bestede en toe te rekenen uren. 4.5.1.3
Overige personeelskosten
Tabel 38: De raming en realisatie van de overige personeelskosten
Reiskosten Opleidingen Algemene kosten Totale overige personeelskosten
Raming Raming begrotingsjaar begrotingsjaar na voor wijziging wijziging 321.273 310.000 203.831 205.500 203.831 205.500 728.936 721.000
Realisatie begrotingsjaar 180.341 112.273 173.316 465.931
Afwijking 129.659 93.227 32.184 255.069
De onderschrijding op de overige personeelskosten wordt met name veroorzaakt door lagere kosten als gevolg van de COVID-19 pandemie. Sinds half maart werken de meeste van onze personeelsleden thuis en zijn er geen reisbewegingen tussen de kantoren in Emmen en Assen meer. Voor wat betreft de opleidingen zijn een aantal opleidingen opgeschort. Sommige praktijkopleidingen zijn moeilijk zo niet onmogelijk online te geven en ook bleken enkele opleidingsinstituten nog niet adequaat op deze nieuwe werkwijze ingericht te zijn.
4.5.2 BEDRIJFSVOERINGSKOSTEN De geraamde en gerealiseerde bedrijfsvoeringskosten zijn in onderstaand overzicht uiteengezet. Tabel 39: De raming en realisatie van de bedrijfsvoeringskosten in 2020 Raming begrotingsjaar voor wijziging Materieel (Toolbox) Packagedeal gemeente Emmen en Provincie Drenthe
Raming begrotingsjaar na wijziging
Realisatie begrotingsjaar
32.127
30.000
11.165
18.835
1.869.460
1.654.000
1.622.380
31.620
Huur zaaksysteem/Licentie LOS Overige licentie- en ICT kosten Overige bedrijfskosten
163.174 239.884 393.090
157.000 310.000 261.000
181.024 278.065 264.942
-24.024 31.935 -3.942
Totale overige bedrijfsvoeringskosten
2.697.735
2.412.000
2.357.577
54.423
De overige bedrijfskosten kunnen als volgt worden gespecificeerd:
86
Afwijking
Tabel 40 : Specificatie van de overige bedrijfskosten Overige bedrijfskosten Abonnementen Afschrijvingskosten inventaris
9.982 4.219
Arbokosten Bankkosten Communicatie Advertentiekosten Lidmaatschap Verzekeringen Juridische Zaken Accountantskosten
78.378 783 5.440 4.398 24.894 75.039 23.962 20.000 17.848 264.942
OR Totaal
Over het geheel zijn de kosten bij de meeste posten lager dan begroot. Hieronder worden de grootste posten en de oorzaak achter eventuele afwijkingen bij deze posten nader toegelicht. 4.5.2.1
Toolbox
In 2020 zijn de onderhouds- en vervangingskosten ten behoeve van het overgekregen materieel lager dan begroot. In de komende jaren zal er ook nieuwe apparatuur worden aangeschaft waardoor de verwachting is dat de kosten in deze post benut zullen worden. 4.5.2.2
Packagedeal met gemeente Emmen en provincie Drenthe
In de packagedeal verzorgen de provincie Drenthe en de gemeente Emmen voor een vaste prijs een gezamenlijk pakket diensten aan ons. Dit betreft huisvesting, ICT, archief en advies. In deze packagedeal is een indexering overeengekomen op basis van het daarvoor geldende gemeentelijke en provinciale indexcijfer. Per 1 mei is de dienstverlening van de uitvoering van de salarisadministratie overgegaan van de Provincie naar de gemeente Emmen. 4.5.2.3
Huur zaaksysteem/licentie LOS
De aanschaf van ons zaaksysteem LOS is in 2016 samen met de ODG gedaan. Sindsdien werden de licentiekosten van het LOS verdeeld op basis van het aantal gebruikers en was de verhouding ODGRUD 58/42. De afgelopen 2 jaar is het aantal gebruikers bij de RUD toegenomen, waardoor er een 50/50 verhouding is ontstaan. Dit levert ten opzichte van de begrote kosten een nadeel op van € 24.000 .
4.5.3 LEGESKOSTEN Tabel 41: Raming en realisatie van de legeskosten in 2020 Raming begrotingsjaar voor wijziging Legeskosten
87
173.000
Raming begrotingsjaar na wijziging
Realisatie begrotingsjaar
173.000
108.507
Afwijking 64.493
De baten met betrekking tot de leges worden verantwoord onder de post ‘projectbaten’. De kosten voor de leges zijn, net zoals de legesbaten, lager dan begroot. Dit is het gevolg van minder aantal bouwaanvragen en lagere bouwkosten dan verwacht.
4.5.4 PROJECTKOSTEN LOS Tabel 42: raming en realisatie van de projectkosten LOS in 2020 Raming begrotingsjaar voor wijziging Projectkosten LOS
Raming begrotingsjaar na wijziging
Realisatie begrotingsjaar
83.000
90.005
150.000
Afwijking -7.005
De post projectkosten LOS laat een overschrijding zien van € 7.005 ten opzichte van de gewijzigde begroting 2020. Het betreft kosten die in gezamenlijkheid met de ODG worden gemaakt zoals een coördinator voor het functioneel beheer, een projectsecretaris en extra gemaakte kosten door Genetics (o.a. de implementatie van Powerbrowser).
4.5.5 PROJECTKOSTEN Tabel 43: Raming en realisatie van de projectkosten in 2020 Raming begrotingsjaar voor wijziging Projectkosten
Raming begrotingsjaar na wijziging
Realisatie begrotingsjaar
500.000
746.061
250.000
Afwijking -246.061
Naast de reguliere taken die in het jaarprogramma zijn opgenomen, voeren wij ook een aantal additionele projecten uit voor de deelnemers. Er zijn meer uren gerealiseerd dan begroot, maar deze uren zijn gedeclareerd bij de betreffende deelnemers, waardoor de projectkosten volledig zijn gedekt. In totaal zijn er in 2020 6.313 uur gedeclareerd. De projecten staan opgesomd in de tabel bij de projectbaten.
4.5.6 PROJECTKOSTEN ONTWIKKELPROGRAMMA Tabel 44: Raming en realisatie van het Ontwikkelprogramma in 2020
Projectkosten Ontwikkelprogramma
Raming Raming begrotingsjaar begrotingsjaar na voor wijziging wijziging 685.490 843.397
Realisatie begrotingsjaar 592.304
Afwijking 251.093
Zie voor een uitgebreide toelichting en verantwoording van de gemaakte kosten paragraaf 3.3.
88
4.5.7 ONVOORZIEN Tabel 45: Raming en realisatie van Onvoorzien in 2020
Onvoorzien
Raming Raming begrotingsjaar begrotingsjaar na voor wijziging wijziging 125.000 -
Realisatie begrotingsjaar
Afwijking -
-
Het begrote bedrag voor ‘Onvoorzien’ van € 125.000 is in 2020 gebruikt voor de dekking van de gemaakte frictiekosten.
4.5.8 ANALYSE BEGROTINGSRECHTMATIGHEID In de toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening moet een analyse van de afwijkingen tussen de begroting na wijziging en het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening worden gemaakt. Binnen onze begroting is in 2020 sprake van de programma’s : Milieu-regulier, Milieuprojecten en leges, Ontwikkelprogramma en Overhead. Analyse van begrotingsrechtmatigheid dient plaats te vinden op het programmaniveau. Binnen een programma moeten de totale lasten in ogenschouw worden genomen. In paragraaf 3.4 is een overzicht opgenomen van de totale baten en lasten per programma en in paragraaf 5.3 en 5.4 is een analyse gegeven van de belangrijkste afwijkingen ten opzichte van de gewijzigde begroting. Daarmee voldoen wij aan de eis van begrotingsrechtmatigheid.
89
4.6 ONZE BALANS Ultimo 2020
Ultimo 2019
0 33.749 0 33.749
0 0 0 0
694.716
882.833
3.717.009
4.792.699
28.098
69.712
187.791
75.264
58.060 4.685.674 4.719.423
64.258 5.884.766 5.884.766
Ultimo 2020
Ultimo 2019
91.317 15.449 157.906 -82.037
173.355 41.065 157.906 -25.617
196.089 287.406
239.631 412.986
1.567.674
2.433.915
Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen met uitzondering van jaarlijkse terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen
1.255.340
1.625.064
De van de Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van laste van volgende begrotingsjaren
1.609.004
1.412.801
0
0
4.432.018 4.719.423
5.471.780 5.884.766
VASTE ACTIVA Immateriële vaste activa Materiële vaste activa Financiële vaste activa Totaal vaste activa Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar Vorderingen op openbare lichamen Uitzettingen in ’s Rijks schatkist met een rent typische looptijd korter dan 1 jaar Overige vorderingen Liquide middelen Banksaldi Overlopende activa Overige overlopende activa Totaal vlottende activa TOTAAL ACTIVA
VASTE PASSIVA Eigen vermogen Algemene reserve Bestemmingsreserve Gerealiseerde resultaat Voorzieningen Voorzieningen voor personeelskosten Totaal vaste passiva Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar Overige schulden Overlopende passiva
Overige vooruit ontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen Totaal vlottende passiva TOTAAL PASSIVA
90
4.7 TOELICHTING OP DE BALANS 4.7.1 VASTE ACTIVA 4.7.1.1
Materiële vaste activa
Tabel 46: Materiële vaste activa Boekwaarde 1-1-2020
Inventaris Totaal uitzettingen
(des)investering
Afschrijving
37.968 37.968
4.219 4.219
Boekwaarde 31-12-2020
-
33.749 33.749
In 2020 zijn er ten behoeve van het thuiswerken bureaustoelen aangeschaft. Deze bureaustoelen worden in bruikleen gegeven aan de medewerkers en worden weer ingeleverd bij uitdiensttreding. De afschrijvingstermijn bedraagt 3 jaar.
4.7.2 VLOTTENDE ACTIVA 4.7.2.1
Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar
De in de balans opgenomen uitzettingen met een looptijd van 1 jaar of minder kunnen als volgt gespecificeerd worden. Tabel 47: De uitzettingen met een looptijd tot 1 jaar Boekwaarde ultimo 2020
Oninbaarheid
Balanswaarde ultimo 2020
Balanswaarde ultimo 2019
Vorderingen op openbare lichamen Uitzettingen in ’s Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar
694.716
-
694.716
761.290
3.717.009
-
3.717.009
5.222.981
Overige vorderingen Totaal uitzettingen
28.098 4.439.823
-
28.098 -
148.012 6.132.283
Het drempelbedrag in het kader van het schatkistbankieren voor de RUD Drenthe bedraagt € 250.000 euro per dag. De vorderingen op openbare lichamen kunnen als volgt worden gespecificeerd: Tabel 48: Specificatie van de vorderingen op openbare lichamen Vorderingen op openbare lichamen Uitgevoerde externe projecten 2020 Door te schuiven BTW latende organisaties 2020 Overige Totaal
De overige vorderingen bestaan uit de volgende posten:
91
271.144 358.593 64.979 694.716
Tabel 49: Specificatie van de overige vorderingen Overige vorderingen Debiteuren Vordering op derden Overige Totaal
4.7.2.2
24.120 3.978 28.098
Liquide middelen
Tabel 50 : Overzicht van de liquide middelen
BNG betaalrekening 28.51.61.237 Totaal liquide middelen
4.7.2.3
Boekwaarde
Boekwaarde
ultimo 2020
ultimo 2019
187.791
249.979
187.791
249.979
Overlopende activa
Tabel 51: Overzicht van de overlopende activa Boekwaarde
Boekwaarde
ultimo 2020
ultimo 2019
Vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen
58.060 58.060
Totaal overlopende activa
64.258 64.258
De post vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen wordt als volgt gespecificeerd: Tabel 52: Specificatie van vooruitbetaalde bedragen Vooruitbetaalde bedragen Vooruitbetaalde facturen Vooruitbetaalde Licenties Totaal
12.322 45.738 58.060
4.7.3 VASTE PASSIVA 4.7.3.1
Eigen vermogen
Tabel 53: Overzicht van het eigen vermogen
Algemene reserve Bestemmingsreserve Gerealiseerd resultaat Totaal eigen vermogen
4.7.3.2
Boekwaarde
Boekwaarde
ultimo 2020
ultimo 2019
15.449 157.906 -82.037 91.317
Verloop van reserves
Het verloop in 2020 wordt in tabel 54 per reserve weergegeven.
92
41.065 157.906 -25.616 173.355
Onder "Gerealiseerd resultaat" staan de toevoegingen of onttrekkingen vermeld uit hoofde van de bestemming van het resultaat van het boekjaar. Onder de onttrekkingen staan de verminderingen vermeld waarvoor een specifieke bestemmingsreserve is gevormd. Door het negatieve resultaat van 2020 van € 82.037 is er per saldo sprake van een negatieve algemene reserve van € 66.588. In artikel 27 lid 7 en 8 van de Gemeenschappelijke regeling (GR) staat aangegeven dat, indien enig jaar een nadelig exploitatiesaldo laat zien en de algemene reserve ontoereikend is om het negatieve saldo te dekken, het algemeen bestuur een plan vaststelt dat is gericht op het afbouwen en/of dekken van het nadelige exploitatiesaldo. Het algemeen bestuur bepaalt tevens of, en zo ja tevens tot welk bedrag de deelnemers zullen bijdragen aan het negatieve exploitatiesaldo. De bestemmingsreserve van € 157.906 is gevormd in 2016 ter grootte van € 275.000. Deze bestemmingreserve heeft als bestemming: “de doorontwikkeling van de organisatie RUD Drenthe”. In 2019 is hier een bedrag aan onttrokken voor de realisatie van het Ontwikkelprogramma van € 117.094, zodat er per balansdatum nog een bedrag beschikbaar is van € 157.906 voor de uitvoering van het Ontwikkelprogramma 2021. Tabel 54: Overzicht van het verloop van de reserves Boekwaarde ultimo 2019
Algemene reserve Bestemmingsreserve Gerealiseerd resultaat Totaal
4.7.3.3
Toevoeging
41.065 157.906 -25.616 173.355
Onttrekking
-
Bestemming resultaat vorig boekjaar
-82.037 -82.037
-25.616 25.616 -
Vermindering
Boekwaarde ultimo 2020
-
15.449 157.906 -82.037 91.317
Aanwending
Boekwaarde
Voorzieningen
Tabel 55: Overzicht van de voorziening voor personeelskosten Boekwaarde
Toevoeging
Vrijval
ultimo 2019
Voorziening voor personeelskosten Totaal voorzieningen
239.631 239.631
ultimo 2020
43.092 43.092
4.277 4.277
82.358 82.358
196.089 196.089
De voorziening is in 2017 gevormd om personeelskosten die hun oorsprong hebben in het boekjaar, maar die wel in de twee opvolgende jaren zullen worden gemaakt te dekken. In 2020 is de voorziening aangewend voor een bedrag van € 82.358 en is er een vrijval geboekt van € 4.277. Ultimo 2020 is de voorziening opnieuw beoordeeld en vastgesteld op een waarde van € 196.089. Om op deze waarde te komen is er een bedrag van € 43.092 ten laste van de exploitatie gedoteerd.
4.7.4 VLOTTENDE PASSIVA Onder de vlottende passiva zijn opgenomen:
93
Tabel 56: Overzicht van de vlottende passiva
Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overlopende passiva Totaal vlottende passiva
Boekwaarde
Boekwaarde
ultimo 2020
ultimo 2019
1.567.674 2.864.343 4.432.018
2.433.915 3.037.865 5.471.780
De in de balans opgenomen kortlopende schulden (met een rentetypische looptijd korter dan één jaar) kunnen als volgt gespecificeerd worden: Tabel 57: Overzicht van de kortlopende schulden
Overige schulden Totaal netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar
Boekwaarde
Boekwaarde
ultimo 2020
ultimo 2019
1.567.674 1.567.674
2.433.915 2.433.915
De post ‘overige schulden’ kan als volgt worden uiteengezet: Tabel 58: Specificatie van de post overige schulden Overige schulden Nabetaling lonen Loonbelastingheffing december 2020 BTW 4e kwartaal Uitvoering bodemsaneringsprojecten gemeente Emmen Uitvoering bodemsaneringsprojecten provincie Drenthe Crediteuren Totaal
311 611.798 37.684 463.205 30.972 423.703 1.567.674
Per 1 januari 2014 heeft de Provincie Drenthe de uitvoering van de bodemsaneringsprojecten aan ons overgedragen. De bodemsaneringsprojecten zijn niet opgenomen in onze begroting en worden uitgevoerd voor rekening en risico van de Provincie Drenthe. In de jaarrekening van de Provincie worden de baten en de lasten verantwoord van de uitgevoerde bodemsaneringsprojecten op basis van onze projectverantwoordingen. In onze jaarrekening worden de baten en de lasten van de bodemsaneringsprojecten zelf (de directe kosten) verantwoord. Op de balans staat het saldo van gemaakte projectkosten en daar tegenover ontvangen voorschotten van de Provincie. De BTW wordt voor 100% doorgeschoven naar de Provincie Drenthe. Per 1 oktober 2017 heeft de gemeente Emmen tevens de uitvoering van de bodemsaneringsprojecten aan ons overgedragen. De uitvoering en de verwerking van deze bodemsaneringsprojecten vinden op dezelfde voorwaarden en condities plaats als de bodemsaneringsprojecten voor de Provincie Drenthe. In bijlage C is een nadere detaillering van de uitgevoerde bodemsaneringsprojecten uiteengezet. 4.7.4.1
Overlopende passiva
De specificatie van de post ‘overlopende passiva’ is als volgt.
94
Tabel 59: Overzicht van de overlopende passiva Boekwaarde
Boekwaarde
ultimo 2020
ultimo 2019
Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume De van de Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren Overige vooruitontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen Totaal overlopende passiva
1.255.340
1.625.064
1.609.004
1.412.801
2.864.343
3.037.865
De verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume kunnen als volgt worden gespecificeerd: Tabel 60: Specificatie van in 2020 opgebouwde verplichtingen tot betaling in een volgend begrotingsjaar Verlofstuwmeer Kosten zaak systeem LOS 4e kwartaal 2020 Reiskosten personeel december 2020 Leges Accountantskosten 2020 Inhuur personeel Package-deal gemeente Emmen 4e kwartaal 2020 Digitale Checklisten Overige Totaal
435.994 104.005 11.566 117.208 10.513 205.710 291.206 15.996 63.142 1.255.340
De van de Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren kunnen als volgt worden uiteengezet: Tabel 61: Overzicht van de Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren Saldo ultimo 2019
Vooruitontvangen bijdragen deelnemers Vooruitontvangen subsidie van de Energieproject Vooruitontvangen projectkosten LOS Vooruitontvangen gelden projecten Totaal van de Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren
Ontvangen bedragen in 2020
1.231.436 21.361 160.004 -
1.552.964
1.412.801
Bestede bedragen in 2020
Vrijgevallen bedragen of terugbetaling
Saldo ultimo 2020
-
56.053
1.231.436 15.905 160.004 5.470
-
1.552.964 5.456 50.583
1.609.017
1.412.815
-
1.609.004
In het jaar 2015 is een subsidie ontvangen van de VNG. Dit betreft een ondersteuningsbijdrage energiebesparingsaanpak voor bedrijven. In het jaar 2017 zijn er in het kader van dit project tevens gelden ontvangen vanuit de EED richtlijn € 135.364 en vanuit de Omgevingsdienst.nl ad € 74.650. Door de gemeenten zijn de via het Gemeentefonds ontvangen bijdragen voor ‘Informatieplicht energiebesparende maatregelen’ en ‘EED-gelden’ beschikbaar gesteld. Van de ontvangen gelden is nog een restant van € 5.456 aangemerkt als vooruit ontvangen subsidie en hiervoor zullen in 2021 verdere werkzaamheden worden verricht. Onder de vooruit ontvangen gelden projecten is een restantbedrag van € 50.583 opgenomen voor door deelnemers ontvangen projectgelden waarvoor in 2021 nog werkzaamheden verricht zullen worden. Het betreft de projecten Geluidzone Bargermeer, WOB Shell en Asbestdaken.
95
4.7.5 NIET UIT BALANS BLIJKENDE BELANGRIJKE FINANCIËLE VERPLICHTINGEN We zijn voor een aantal toekomstige jaren verbonden aan verschillende, niet uit de balans blijkende, financiële verplichtingen. Hieronder volgt een opsomming van de belangrijkste van deze verplichtingen. 4.7.5.1
Dienstverleningsovereenkomst
We hebben een dienstverleningsovereenkomst met de Provincie Drenthe en de gemeente Emmen afgesloten voor de periode van 7 jaar (tot en met het jaar 2020) voor het verzorgen van een groot gedeelte van de PIOFACH-taken, ICT en de huisvesting. De totale kosten voor het jaar 2020 bedragen € 1.622.380. De partijen kunnen in onderling overleg het contract met 2 jaar verlengen. Bij het vaststellen van het ontwikkelprogramma is aangegeven dat de verlengingsoptie voor huisvesting en ICT zou worden benut om de rust in de organisatie te bewaren. Inmiddels ligt er een aangepaste concept-DVO voor de jaren 2021 en 2022 met een stilzwijgende verlenging voor het jaar 2023. 4.7.5.2
Gebruikersovereenkomst zaaksysteem LOS
Samen met de ODG zijn wij in het jaar 2015 met Genetics een vergoeding overeengekomen voor het gebruik van het zaaksysteem LOS waarbij sprake is van een vaste totaal prijs voor de RUD Drenthe van € 1.449.663. Betaling vindt plaats in maandelijkse vaste termijnen. Genoemde overeenkomst heeft een looptijd van 7 jaar en 9 maanden en is aangevangen op 4 december 2015 en eindigt derhalve van rechtswege per 3 september 2023. 4.7.5.3
Operational leasecontracten
Tabel 62: Overzicht van de operational leasecontracten Voertuig
Startdatum
Aantal maanden resterend
Leasebedrag per maand
Volkswagen Up (HS-964-K)
26-1-2016
1
€ 244,95
Volkswagen Up (HS-963-K)
22-1-2016
1
€ 254,71
Volkswagen Golf Sportsvan (JF-893-X)
8-3-2016
3
€ 473,68
Renault Trafic (VT-603-D)
28-1-2016
1
€ 498,21
De leasecontracten van de auto’s lopen begin 2021 af en er zullen in 2021 nieuwe leasecontracten afgesloten gaan worden. 4.7.5.4
Accountant
In 2017 zijn wij een contract aangegaan met de Hofsteenge Zeeman Groep voor de duur van 3 jaar. In dit contract zat een verlengmogelijkheid met 1 jaar. Van deze optie is voor het controlejaar 2020 gebruik gemaakt. Het contractbedrag bedraagt per jaar € 18.975 (excl. BTW). In 2021 moet een nieuw contract afgesloten worden. 4.7.5.5
Licenties Digitale checklisten
We zijn per 1 september 2020 een contract aangegaan met Digitale Checklisten inzake het ontzorgen van de RUD Drenthe m.b.t. het opstellen en het bijhouden van checklisten voor milieu, asbest,
96
vuurwerk en bodem. De licentiekosten bedragen € 42.570 per jaar en daarnaast dient jaarlijks € 7.125 te worden betaald voor de ondersteuning. Het contract eindigt op 31 augustus 2025.
97
5 BIJLAGEN
98
5.1 BIJLAGE A: BIJDRAGE PER DEELNEMER IN 2020 In de AB-vergadering van 12 november 2020 is besloten om vanaf het jaar 2020 onderling te gaan verrekenen op basis van gerealiseerde productie. In onderstaande tabellen is de verrekening voor 2020 opgenomen. Het betreft de realisatie van de uren van de Drentse Maat, de Niet-Drentse Maat en de uren van de Administratieve ondersteuning. De uren zijn verrekend tegen een nacalculatorisch tarief van € 98,30 (voorcalculatorisch was € 97,90).