Agendabundel

9.3 Openbare raadsvergadering Om te waarborgen dat de naam van de tweede kandidaat geheim blijft, dient de gemeenteraad zijn tweevoudige aanbeveling in beslotenheid vast te stellen. Tijdens de openbare raadsvergadering wordt alleen de naam van de eerst aanbevolen kandidaat openbaar gemaakt en wordt verantwoording afgelegd over het gevolgde proces. De voorzitter van de vertrouwenscommissie voert hierover het woord. Gebruikelijk is dat de gemeente na de openbare raadsvergadering een persbericht verstuurt. Net als in de openbare raadsvergadering, mogen ook in het persbericht geen mededelingen worden gedaan over de besluitvorming voor wat betreft de stemverhoudingen, ook niet als sprake is van unanimiteit. Het is verstandig om vooraf te zorgen voor informatie over de voorkeurskandidaat die op de website wordt geplaatst en aan de pers wordt verstrekt. Het persbericht geeft op hoofdlijnen informatie over de beoogd burgemeester (globaal cv, foto en dergelijke). Het komt voor dat via een live-verbinding (bijvoorbeeld via skype) tijdens de openbare raadsvergadering contact wordt gezocht met de kandidaat om een eerste reactie te vernemen. En in veel gemeenten is het gebruik dat nog diezelfde avond (of de volgende morgen) een delegatie van gemeenteraad en college afreist naar de woning van de kandidaat-burgemeester met felicitaties met de aanbeveling.

Soms is het ook de voorgedragen kandidaat die op uitnodiging van de gemeenteraad na bekendmaking van de voordracht naar de openbare vergadering komt.

9.4 Versturen aanbeveling Zo snel mogelijk, meestal daags, na deze raadsvergadering stuurt de raadsgriffier als secretaris van de vertrouwenscommissie de aanbeveling plus bijlagen aan de minister en in afschrift aan de commissaris van de Koning. Die bijlagen bevatten: • de verordening op de vertrouwenscommissie; • de profielschets en het verslag van de profielschetsvergadering; • de sollicitatiebrieven en cv's van de twee aanbevolen kandidaten; • het verslag van bevindingen van de vertrouwenscommissie; • het raadsvoorstel/raadsbesluit inzake de aanbeveling; • het verslag van de besloten raadsvergadering waarin de aanbeveling is vastgesteld; • het verslag van het openbare gedeelte van de raadsvergadering,waarin van de eerste naam op de aanbeveling bekend is gemaakt;

57

• eventuele overige stukken die van belang waren tijdens de procedure, zoals een assessmentrapport. Het kabinet informeert de raadsgriffier hierover van tevoren. De commissarissen van de Koning brengen bij elke procedure eigenstandig een advies uit aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Daarin gaan zij in op de gehele procedure, de door hen in hun selectie genoemde kandidaten en de uiteindelijke totstandkoming van de aanbeveling. Indien een gemeenteraad of vertrouwenscommissie naar het oordeel van de commissaris van de Koning onvoldoende zorg heeft besteed aan de borging van een zorgvuldige procedure, bijvoorbeeld rond de geheimhouding, dan zal de commissaris van de Koning de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties informeren over zijn of haar bevindingen.

Keuzemarge • De organisatie van de besloten en openbare raadsvergadering verloopt in grote lijnen hetzelfde. Bij de tips staan enkele handvatten voor keuzebepaling rond communicatie en informatievoorziening in deze processtap. Tips • Gelet op de geheimhoudingsplicht is het raadzaam de vergaderstukken niet vooraf naar de raadsleden toe te sturen, maar op de dag van de raadsvergadering ter inzage te leggen bij de raadsgriffier en de raadsleden die ze komen inzien, een handtekening te laten zetten. Een andere mogelijkheid is om de stukken ter plekke uit te delen, een leespauze te houden en de stukken weer in te nemen. • Het Reglement van Orde stelt de termijnen vast voor de uitnodiging en agenda voor raadsvergaderingen. Het is goed denkbaar dat die termijnen in de benoemingsprocedure niet werkbaar zijn. Dit valt te ondervangen door raadsleden eerder in de tijd te berichten om rekening te houden met een extra besloten vergadering. • Een tip voor de voorzitter van de vertrouwenscommissie is om de spreektekst zoveel mogelijk woordelijk te laten aansluiten bij het Verslag van Bevindingen van de vertrouwenscommissie. Dat is misschien wat saai, maar doet wel recht aan de gezamenlijke uitkomsten. Een andere mogelijkheid is dat de vertrouwenscommissie bijeenkomt om de spreektekst te horen en gezamenlijk vast te stellen.

Ook is een optie dat de voorzitter van de vertrouwenscommissie volstaat met het publiekelijk bekend maken van de naam van de kandidaat die wordt aanbevolen voor benoeming. • Het kan te overwegen zijn om de vertrouwenscommissie in de besloten raadsvergadering een aparte plek te laten innemen in de raadzaal, wat duidelijker markeert dat namens de vertrouwenscommissie wordt gesproken. • Waarborg te allen tijde dat de besloten raadsvergadering ook daadwerkelijk besloten plaatsvindt. Dit vraagt bijzondere zorgvuldigheid en een grote alertheid bij gemeenteraadleden, de griffier en ondersteunende diensten. Aandachtspunten zijn dan: zeker stellen dat de geluidversterking in de raad niet buiten de raadzaal is te horen, dat de verbindingen met internet zijn uitgeschakeld en het niet gebruiken van mobiele apparaten tijdens de vergadering. • Het is niet ondenkbaar dat in de pauze tussen de besloten en open raadsvergadering vragen worden gesteld, zeker wanneer de raadsvergadering lang duurt. Een eventueel verzoek van media om onder embargo de naam van de eerste kandidaat op de aanbeveling alvast te verstekken mag dan ook beslist niet worden gehonoreerd. Het kan raadzaam zijn dit nog expliciet te benoemen voor afronding van de besloten vergadering. • Hoe langer de besloten vergadering duurt ten opzichte van de agenda, hoe meer vragen dat oproept bij mensen buiten de raadzaal.

Op die momenten ligt speculatie over de redenen op de loer. Het is daarom raadzaam in de agenda extra tijd te reserveren voor de besloten vergadering.

58

Stap 10 / Voordracht door minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en benoeming bij Koninklijk Besluit Resultaat • De burgemeester is benoemd bij Koninklijk Besluit. Vanaf de ingangsdatum uit het Koninklijk Besluit is de burgemeester volledig bevoegd. Betrokkenen • De commissaris van de Koning: rapporteert aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties over het verloop van de procedure tot nu toe. • De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties: draagt een kandidaat voor ter benoeming. De minister is de spil in deze processtap van de benoemingsprocedure. • Zijne Majesteit de Koning: tekent het Koninklijk Besluit tot benoeming van de burgemeester.

In stap 10 van de benoemingsprocedure zijn er drie onderdelen die de aandacht verdienen: 1. Voordracht door minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties 2. Benoeming bij Koninklijk besluit 3. Na ingangsdatum Koninklijk Besluit is de burgemeester bevoegd

10.1 Voordracht door minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties toetst na binnenkomst van de aanbeveling door de gemeenteraad of de aanbeveling aan alle wettelijke vereisten voldoet. Ook verneemt de minister separaat via een schriftelijke rapportage van de commissaris van de Koning of er bijzonderheden waren in de procedure. Daarin geeft de commissaris van de Koning een duiding van kandidaten 1 en 2, of geeft hij of zij alleen aan zich te kunnen vinden in de keuze van de gemeenteraad. Op de andere kandidaten hoeft de commissaris van de Koning niet in te gaan, al noemt de commissaris in zijn of haar adviesbrief vaak ook nog de kandidaten met wie hij of zij en de vertrouwenscommissie hebben gesproken. Het is, mede in het licht van de AVG, niet wenselijk en niet nodig dat de commissaris de volledige lijst van sollicitanten deelt. Wel is in de brief een (positieve) beoordeling van de gevolgde procedure opgenomen. Daarnaast moet de commissaris eventuele aantekeningen in het justitieel documentatieregister van de kandidaten 1 en 2 vermelden. Desgewenst wordt de rapportage mondeling toegelicht in een overleg tussen de commissaris van de Koning en de minister.

De minister van BZK beslist vervolgens of zij of hij de kandidaat die als eerste op de aanbeveling van de gemeenteraad staat, uitnodigt voor een gesprek dat op zo kort mogelijke termijn daarna plaatsvindt. Na dit gesprek beslist de minister over de voordracht aan Zijne Majesteit de Koning. Als het gaat om een vacature in een gemeente met meer dan 50.000 inwoners of een provinciehoofdstad wordt de voordracht, na het gesprek met de kandidaat, eerst in de ministerraad behandeld. De minister draagt ook de zorg voor een screening van de kandidaat door naslag bij de AIVD en door fiscaal onderzoek van de Belastingdienst. Ten behoeve van deze onderzoeken zal het kabinet van de commissaris van de Koning, op verzoek van de minister, het BSN-nummer van de kandidaat die als eerste op de aanbeveling staat opvragen. In uitzonderlijke gevallen kan de minister, op basis van de uitkomsten van deze screening, besluiten de aanbeveling van de raad niet over te nemen.

59

10.2 Benoeming bij Koninklijk Besluit De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties draagt de kandidaat voor bij Zijne Majesteit de Koning tot benoeming. De Koning ondertekent het benoemingsbesluit en ook de minister van BZK zet haar of zijn handtekening. De benoeming is nu definitief. In het benoemingsbesluit wordt ook de ingangsdatum van de benoeming genoemd. De minister van BZK informeert de commissaris van de Koning zodra het Koninklijk Besluit is genomen. Daarna leggen de commissaris van de Koning en de kabinetschef contact met diverse betrokkenen zoals de nieuwe burgemeester, de voorzitter van de vertrouwenscommissie, de huidige/waarnemend burgemeester of plaatsvervangend raadsvoorzitter en vaak ook met de raadsgriffier. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties verstuurt een persbericht over de benoeming.

10.3 Na ingangsdatum Koninklijk Besluit is de burgemeester bevoegd Bepalend voor de ingangsdatum van de benoeming is het Koninklijk Besluit. Vanaf dat moment is de burgemeester volledig bevoegd. Het doet er niets aan af wanneer een burgemeester op die datum nog niet beëdigd is. Het is om deze reden dat de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de datum van het besluit bekend maakt en niet de datum van de beëdiging.

Keuzemarge • Deze processtap speelt zich geheel af onder de verantwoordelijkheid van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en biedt geen lokale keuzemarge. Tips • Het is voor de nieuwbenoemde burgemeester raadzaam om tussen de voordracht en de benoeming terughoudend te zijn in publieke profilering, ook al lijkt de benoeming een formaliteit. Sommige voorgedragen burgemeesters kiezen er bewust voor om even ‘een weekendje weg te gaan’ om de euforie te laten zakken. Anderen kiezen voor het voeren van enkele oriëntatiegesprekken op de ambtsinvulling, maar bewegen zich daarbij nog niet in de gemeente . Dit is wel een goed moment om eventuele wensen met betrekking tot de installatie kenbaar te maken bij de raadsgriffier. • De commissaris van de Koning is voor veel burgemeesters een ‘ankerpunt’ en coach, zeker bij een eerste burgemeesterschap. Bij de commissaris of diens kabinetschef kan de voorgedragen kandidaat altijd terecht met vragen.

60

Stap 11 / Beëdiging burgemeester in de gemeente Resultaat • De burgemeester is beëdigd tijdens een installatievergadering en daarmee is de benoemingsprocedure formeel afgerond. Betrokkenen • De gemeenteraad: komt bijeen in een openbare installatievergadering. • De burgemeester: legt de eed of belofte af. • De commissaris van de Koning: beëdigt de burgemeester.

In stap 11, tevens de laatste stap van de benoemingsprocedure, zijn er drie onderdelen die de aandacht verdienen: 1. Installatievergadering 2. Voorbereidingen op de installatievergadering 3. Afhechting van de werkzaamheden van de vertrouwenscommissie

11.1 Installatievergadering Iedere burgemeester is verplicht tot het afleggen van de eed of belofte. De burgemeester legt die eed of belofte af ten overstaan van de gemeenteraad, in handen van de commissaris van de Koning. De datum en het aanvangstijdstip van de vergadering worden bepaald in overleg met de nieuwe burgemeester en het kabinet van de commissaris van de Koning. De datum van de installatievergadering is meestal bij de start van de procedure al opgenomen in de planning. De locatie is doorgaans het gemeentehuis, maar de installatie kan ook op een andere locatie plaatsvinden. De beëdiging tijdens de installatievergadering is het afsluitende moment van de benoemingsprocedure. Deze vergadering vindt zo spoedig mogelijk na de benoeming plaats. Immers, vanaf de benoemingsdatum is de nieuwe burgemeester volledig bevoegd.

11.2 Voorbereiding op de installatievergadering De installatievergadering is een feestelijke bijeenkomst waarbij veel mensen aanwezig willen zijn. Het is raadzaam om de installatievergadering praktisch-logistiek goed voor te bereiden. Denk daarbij bijvoorbeeld aan zaken als: • reserveren van parkeerplaatsen en plaatsen in de raadszaal; • een aansluitende receptie; • uitnodigingsbeleid voor de installatievergadering; • organisatie van een persmoment met de nieuwe burgemeester. Het verdient aanbeveling om als raadsgriffier over de gang van zaken rond de installatievergadering contact te hebben met het kabinet van de commissaris van de Koning of een collega-raadsgriffier, maar zeker ook met de bodedienst van het gemeentehuis en met de nieuwe burgemeester. Gebruikelijk is dat in ieder geval de voorzitter van de vertrouwenscommissie een redevoering

61

houdt en dat de nieuwe burgemeester zijn installatiespeech houdt. Ook zijn er soms rituelen, zoals bij de jongste burgemeester van Nederland die van zijn voorganger de ‘rode lantaarn’ krijgt overhandigd. De ceremonie mag geen verrassingen bevatten en moet rechtdoen aan de wensen van de nieuwe burgemeester en lokale gebruiken.

11.3 Afhechting van de werkzaamheden van de vertrouwenscommissie Vaak is in de verordening van een vertrouwenscommissie in het kader van een benoemingsprocedure opgenomen dat de commissie geacht wordt te zijn ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop de gemeenteraad in kennis is gesteld dat in de benoeming van de burgemeester is voorzien. Dat hoeft echter niet. De vertrouwenscommissie kan ook een rol krijgen bij de klankbordgesprekken. 11.3.1 Informeel markeren van einde benoeming en start van klankbordgesprekken Het kan nuttig zijn als de vertrouwenscommissie achteraf nagaat wat de belangrijkste uitkomsten van de procedure zijn. Bijvoorbeeld door onderling te bespreken wat de nieuwe burgemeester in meer en in mindere mate te bieden heeft in het licht van de profielschets. Immers, meestal zijn profielschetsen dusdanig uitgebreid in wensen/eisen/verwachtingen dat een 100%-match vrijwel onmogelijk is. Bovendien is ook het burgemeesterschap mensenwerk en ieder mens neemt bepaalde kwaliteiten en bepaalde valkuilen met zich mee. De nieuwe burgemeester is een mens van vlees en bloed en geen schaap met vijf poten. De ervaring leert dat een benoemingsprocedure ook zogenoemde bijvangsten op kan leveren, zoals verbeterde onderlinge verhoudingen tussen leden van de gemeenteraad of nieuwe/verdiepte inzichten over de gemeente en haar bestuur.

Het valt daarom zeer te overwegen een afsluitend (in) formeel samenzijn te beleggen van de vertrouwenscommissie, al dan niet met de nieuwe burgemeester. In het laatste geval kan een mooie verbinding worden gelegd met het deel ‘Klankborden’ en kan bovendien het inwerktraject worden besproken. Voor dat inwerktraject is het van belang om aansluiting te zoeken met de gemeentesecretaris en het college. Zij hebben in het dagelijkse contact immers het meeste met de burgemeester te maken. 11.3.2 Archivering De afhechting van de werkzaamheden heeft ook betrekking op een goede manier van omgaan met stukken. De voorzitter en secretaris van de vertrouwenscommissie dragen er zorg voor dat alle stukken die de vertrouwenscommissie onder zich heeft onverwijld worden gearchiveerd. Dit conform de eisen die de Archiefwet hieraan stelt, zoals gebruik van een verzegelde enveloppe met ‘geheim’ erop en een verklaring van overbrenging naar een goedgekeurde archiefbewaarplaats. De overgebrachte documenten blijven 75 jaar niet-openbaar. De leden, plaatsvervangend secretaris en eventuele adviseur van de vertrouwenscommissie zorgen dat alle stukken waarover zij zelf beschikken in het kader van de benoemingsprocedure worden vernietigd. 11.3.3 Inwerken van de nieuwe burgemeester De nieuwe burgemeester wordt snel in alle lopende werkzaamheden getrokken.

De eerste tijd is het ook zaak om goed kennis te maken met de gemeente, bestuurlijke partners en de gemeenschap. De meeste burgemeesters hebben hierover op voorhand al ideeën, die in de eerste maanden nadere vorm en inhoud krijgen. Veel burgemeesters leggen kennismakingsbezoeken af. Ook kan de nieuwe burgemeester, zeker bij een eerste burgemeesterschap, behoefte hebben

62

aan specifieke opleiding, training en intervisie. Het Nederlands Genootschap van Burgemeesters beschikt over een professionaliseringsprogramma wat voorziet in allerhande vorming en opleiding. Ook biedt het genootschap inhoudelijke conferenties en andere bijeenkomsten aan, waarin burgemeesters kennis kunnen opdoen over actuele ontwikkelingen in en rond het ambt en waarin ze hun bestuurlijke vaardigheden kunnen doorontwikkelen. Voor startende burgemeesters wordt het Initiatief georganiseerd. Na het doorlopen van dit traject kunnen burgemeesters deelnemen aan het verdere professionaliseringsaanbod. De ministeries van Justitie en Veiligheid en van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties voorzien in een specifieke sessie voor beginnend burgemeesters over veiligheid, integriteit en andere onderwerpen die vanaf dag één relevant zijn. Ook verzorgt het ministerie van BZK, als onderdeel van het Netwerk Weerbaar Bestuur, bijvoorbeeld trainingen in omgaan met intimidatie en geweld en de woningscan. Burgemeesters in een bepaalde regio’s komen daarnaast doorgaans informeel bij elkaar om van gedachten te wisselen en te sparren (burgemeesterskringen).

Keuzemarge • Het is een keuze in hoeverre de installatievergadering gepaard gaat met (formele of meer informele) festiviteiten. • Het is een keuze of de vertrouwenscommissie, al dan niet met de nieuwe burgemeester, terug wil blikken op haar taakuitvoering en van daaruit een verbinding te leggen naar de toekomst waarin over het functioneren van de burgemeester periodiek gesproken zal worden. • Het is in grote mate aan de nieuwe burgemeester zelf hoe hij zich wil inwerken. Houd er wel rekening mee dat hiervoor ook een budget nodig kan zijn. Tips • Het is raadzaam om als raadsgriffier een schriftelijk bericht en enige tijd later een rappel te sturen rond de vernietiging van stukken (zoals gespreksaantekeningen) die de leden en ondersteuners van de vertrouwenscommissie zelf in bezit hebben. • Er bestaan verschillende manieren voor een nieuwe burgemeester, zeker bij een eerste benoeming, om ingewerkt te raken in het ambt, in de gemeente en de gemeenschap. Een tip is om een persoonlijk inwerkdocument aan te leggen met wensen op dit vlak en dat met bijvoorbeeld het bestuurssecretariaat door te nemen. Inwerken is een activiteit die niet alleen bij burgemeesters zelf ligt. Natuurlijk zullen zij zich met name zelf moeten inwerken, maar het is prettig wanneer zij hierin worden gefaciliteerd en geadviseerd.

Het gaat om inwerken door de burgemeester, maar ook om inwerken van de burgemeester. • Maak als burgemeester gebruik van het professionaliseringsaanbod van het Nederlands Genootschap van Burgemeesters.

63

2.

Klankbordgesprekken

Introductie op het deel klankbordgesprekken In conditie blijven Na de benoeming begint het echte werk. Hoewel de eerste weken nog in het teken staan van wederzijds kennismaken en inwerken, ontstaan kort daarna al de eerste beelden van en over elkaar. Het is dan altijd spannend hoe de verwachtingen, die wederzijds zijn gewekt, in de praktijk uitpakken. Na de eerste weken van kennismaken is het daarom goed om met elkaar het gesprek aan te gaan over het wederzijdse ervaringen en verwachtingen: Hoe gaan we elkaar feedback geven? Wanneer doen we dat in de vorm van klankbordgesprekken? Wanneer spreken we elkaar op een meer formele en wanneer op een meer informele wijze? Wat verwachten we van elkaar? Hoe eerder na de benoeming hierover goede werkafspraken worden gemaakt, hoe beter. In die zin zijn ‘benoemen’ en ‘klankborden’ nauw met elkaar verbonden. Voor de vorm en inrichting van de klankbordgesprekken gelden geen wettelijke verplichtingen. Rol commissaris van de Koning en gemeenteraad De burgemeester wordt benoemd, herbenoemd en ontslagen door de Kroon. Om die reden spreekt de commissaris van de Koning, namens de Kroon, in ieder geval na één jaar, na drie jaar en na vijf jaar van de (her)benoeming met de burgemeester over het functioneren. De samenwerkingsrelatie tussen burgemeester en gemeenteraad is echter ook van groot belang.

De gemeenteraad doet een aanbeveling aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties over de benoeming, herbenoeming en het ontslag van de burgemeester. En de gemeente waar de burgemeester in functie is, betaalt het salaris van de burgemeester (en ook de uitkering als dit aan de orde is). Het is daarom zinvol, zo niet noodzakelijk, om als burgemeester goede en gestructureerde feedback te ontvangen van en te geven aan de gemeenteraad. Over hoe dit ‘klankborden’ in de praktijk kan worden ingevuld, gaat dit deel van de handreiking.

64

Betekenis van klankbordgesprekken Net als in een ‘normale’ functie is het belangrijk in gesprek te blijven over verwachtingen, ambities en (persoonlijke) uitdagingen. Dit geldt ook in het verkeer tussen een burgemeester en de gemeenteraad. In dit hoofdstuk noemen we dat ‘klankborden’. Het woord ‘klankborden’ staat voor het over en weer delen van signalen. Zoals vroeger een klankbord boven een preekstoel gebruikt werd om het geluid te versterken, kan een klankbordgesprek dienen als middel om signalen luid en duidelijk met elkaar te delen. Het gaat dan om signalen die een burgemeester nodig heeft om te weten hoe hij of zij het doet, of hoe mensen tegen hem of haar aankijken en hem of haar ervaren. Het gaat vooral ook om signalen die de burgemeester kansen bieden succesvol te zijn en te blijven. En andersom gaat het om signalen die een gemeenteraad nodig heeft over het functioneren van de raad aan het hoofd van de gemeente. Klankbordgesprekken bieden een gestructureerde basis om deze signalen met elkaar te delen, maar er is meer nodig. Een dergelijk gesprek vraagt namelijk ook om een bepaalde cultuur. Een cultuur waarin gemeenteraad en burgemeester elkaar open en eerlijk tegemoet treden. Dit vraagt van de burgemeester en de gemeenteraad signaalgevoeligheid en reflecterend vermogen en legt bij hen de verantwoordelijkheid neer om duidelijke, maar ook bruikbare signalen af te geven.

Het vraagt ook van beide partijen te reageren op signalen zoals men zelf graag ziet dat anderen reageren. Dit betekent dat het klankbordgesprek een tweerichtingsgesprek is, wat vraagt om oefening, maar ook om regelmaat. Tweerichtingsverkeer “It takes two to tango”, gemeenteraad en burgemeester hebben elkaar nodig voor een goed onderling samenspel. Dit maakt dat het belangrijk is dat in een klankbordgesprek ook wordt stilgestaan bij het functioneren van de gemeenteraad. Dat gebeurt als het goed is ook in het dagelijkse verkeer tussen gemeenteraad en burgemeester in bijvoorbeeld het presidium. Naast deze meer informele momenten is het echter goed hiervoor ook een bewust moment te markeren. Een moment waarop de burgemeester niet zozeer een oordeel velt, als wel benoemt hoe de werkwijze van de gemeenteraad van invloed is op zijn of haar eigen functioneren. De burgemeester kan de gemeenteraad bijvoorbeeld suggesties aan de hand doen die kunnen bijdragen aan een beter functioneren van hem- of haarzelf en aan de onderlinge samenwerking. Daarbij dient de burgemeester zich te realiseren dat de gemeenteraad geen uniform blok is, maar bestaat uit verschillende fracties met uiteenlopende meningen en stijlen.

Het tweerichtingsverkeer vraagt van de burgemeester signaalgevoeligheid en reflecterend vermogen en legt bij de gemeenteraad de verantwoordelijkheid neer duidelijke, maar ook bruikbare signalen af te geven. Wanneer beginnen? Gezien de relatie tussen gemeenteraad en burgemeester is het regelmatig voeren van klankbordgesprekken van wezenlijk belang. Nadat de burgemeester is benoemd, is het verstandig zo snel mogelijk met elkaar om tafel te gaan en afspraken te maken over de manier waarop en de frequentie waarmee het klankborden vorm en inhoud dient te krijgen. Als norm geldt hierbij dat er jaarlijks een formeel klankbordgesprek plaatsvindt. Tijdpad Voor de normale klankbordgesprekken is het wenselijk ongeveer zes weken voor een gesprek te starten met de voorbereidende werkzaamheden. Het gesprek met het oog op de herbenoeming vraagt om een specifiek tijdpad dat is afgestemd op een tijdige herbenoeming (het hoofdstuk ‘herbenoemen’ staat uitgebreid stil bij deze stap). Het is verstandig ruim voldoende tijd te nemen voor de voorbereiding van een klankbordgesprek. De ervaring is dat dit zich uitbetaalt in de kwaliteit van het gesprek.

65

Voor het houden van de klankbordgesprekken zijn globaal de volgende stappen nodig: Inrichten klankbordgesprekken Afspraken (vorm en inhoud) rond klankbordgesprekken vastleggen Opstellen van agenda van klankbordgesprekken (door gemeenteraad)

WK 1

Agenda voorleggen aan burgemeester ter aanvulling

WK 2

Ophalen van input voor klankbordgesprekken (door gemeenteraad)

WK 3

Houden van klankbordgesprek WK 6 Verslag opstellen (door raadsgriffier)

WK 6

Verslag laten ondertekenen (alle deelnemers van het gesprek)

WK 6

Afspraken uit klankbordgesprekken borgen

WK 8

Verslag doorsturen naar commissaris van de Koning (door raadsgriffier)

WK 9

Commissaris van de Koning Een burgemeester spreekt ook op gezette tijden met de commissaris van de Koning. Gedurende de benoemingstermijn voert, zoals aangegeven, ook de commissaris van de Koning in de regel ten minste drie gesprekken met de burgemeester. Ook een gemeenteraad kan zich in contact stellen met de commissaris van de Koning. Eventuele serieuze kritiek op het functioneren van de burgemeester dient de gemeenteraad vroegtijdig met de commissaris van de Koning te bespreken, vanzelfsprekend nadat het ook (in)formeel met de burgemeester is gedeeld. Het overleg met de commissaris van de Koning aan het begin van de herbenoemingsprocedure biedt daar de mogelijkheid toe, maar serieuze feedback dient al gedurende de voorafgaande benoemingsperiode met de commissaris van de Koning te worden gedeeld. Immers, het is niet alleen onprofessioneel en niet chique om een zittende burgemeester pas laat op de hoogte te brengen van twijfels of opvattingen over het functioneren, ook moet de commissaris van de Koning, net als de burgemeester, niet verrast kunnen worden met informatie die later eventueel in de weg kan staan bij een herbenoeming. Een burgemeester is benoemd voor zes jaar. Het laatste formele klankbordgesprek staat in het teken van de herbenoemingsprocedure. Proces In de volgende paragrafen gaan we in op vijf processtappen rond het klankborden: 1.

Inrichten van klankbordgesprekken 2. Voorbereiden op het klankbordgesprek 3. Voeren van een goed gesprek 4. Verslaglegging en archivering 5. Communicatie met de commissaris van de Koning

66

Stap 1 / Inrichten van de klankbordgesprekken Resultaat • De klankbordgesprekken zijn afgestemd op de behoeften van de gemeenteraad en de burgemeester. • Duidelijkheid tussen gemeenteraad en burgemeester over de wijze waarop de klankbordgesprekken worden voorbereid, ingevuld en afgewikkeld. Betrokkenen • De gemeenteraad: neemt initiatief in het afstemmen van inrichting klankbordgesprekken. • De raadsgriffier: maakt voor de gemeenteraad verschillende keuzes in inrichting van de klankbordgesprekken inzichtelijk. • De burgemeester: maakt duidelijk wat zijn of haar wensen zijn ten aanzien van de klankbordgesprekken.

Vastgelegde afspraken over het proces en de werkwijze bieden duidelijkheid en houvast op vijf onderdelen, zoals beschreven in deze eerste stap van het onderdeel ‘Klankbordgesprekken’: 1. status; 2. deelnemers; 3. frequentie; 4. voorbereiden; 5. verslaglegging. Status Cruciaal voor een goed klankbordgesprek tussen gemeenteraad en burgemeester is dat er voldoende vertrouwen bestaat om open en kritisch te zijn. Dat vertrouwen is niet afdwingbaar via formele regels, maar wordt bepaald door de manier waarop men met elkaar omgaat. Voorspelbaarheid en duidelijkheid kunnen wel een belangrijke bijdrage leveren aan het creëren van onderling vertrouwen. Om die reden verdient het aanbeveling de gemaakte afspraken bij het inregelen van de klankbordgesprekken vast te leggen. Dit helpt ook om te voorkomen dat er later discussie over ontstaat. Bovendien bieden heldere afspraken een basis om de geheimhouding van deze gesprekken te regelen. Voor een open gesprek tussen gemeenteraad en burgemeester is vertrouwelijkheid een randvoorwaarde. In lijn met de voorbereiding voor de selectie van een nieuwe burgemeester kan ervoor worden gekozen de gehanteerde werkwijze vast te leggen in een ‘Verordening klankbordgesprekken burgemeester gemeenteraad’. Op deze manier krijgen de gesprekken ook een zeker gewicht, waardoor structuur en regelmaat is geborgd.

Het is raadzaam de volgende zaken te regelen in de verordening: • de samenstelling; • de procedure en het tijdschema; • het voorzitterschap; • de geheimhouding; • de werkwijze rond het inwinnen van informatie; • de inrichting van het klankbordgesprek; • de verslaglegging; • de wijze van archivering. Deze zaken komen verderop in dit deel nader aan bod.

67

Deelnemers Compacte afvaardiging Een klankbordgesprek is een gesprek tussen de burgemeester en de gemeenteraad. In de praktijk betekent dat een gesprek tussen de burgemeester en een afvaardiging van de gemeenteraad. Wie en hoeveel raadsleden worden afgevaardigd ligt nergens vast. Er zijn dan ook verschillende invullingen, zowel in aantal als in persoon (variërend van alle fractievoorzitters tot ‘enkele’ raadsleden die ervaring hebben met het voeren van dergelijke gesprekken). Bij voorkeur zijn een of enkele leden van de vertrouwenscommissie bij benoeming ook betrokken bij de klankbordgesprekken. Op die manier is niet alleen de burgemeester zelf degene die vanaf het begin betrokken is. Het is ook raadzaam het aantal deelnemers niet overbodig groot te maken. Dit vergroot de kans dat er een echt gesprek ontstaat en bovendien krijgt iedere deelnemer zo een kans deel te nemen aan het gesprek. Een te grote delegatie vanuit de gemeenteraad heeft als risico dat het een eenzijdig vraaggesprek wordt, terwijl het gesprek als doel heeft om op basis van gelijkwaardigheid feedback te geven en te ontvangen en mogelijke verbeteringen te bespreken. Een afvaardiging van drie tot vijf leden ligt voor de hand. Uiteraard moet de feedback wel voldoende recht doen aan de opvattingen die binnen de gemeenteraad leven over het functioneren van de burgemeester.

Dit betekent dat de afvaardiging van de gemeenteraad in haar proces goed nadenkt over de wijze waarop de gemeenteraad input kan aandragen voor het klankbordgesprek. Geen politieke samenstelling Een evenwichtige afspiegeling van de gemeenteraad is belangrijk. Dit betekent niet dat alle fracties vertegenwoordigd dienen te zijn. Het beoordelen van het wederzijds functioneren is immers geen politiek of beleidsinhoudelijk doel. Een evenredige vertegenwoordiging van oppositiepartijen en coalitiepartijen of een afvaardiging uit alle partijen kan de suggestie wekken dat de politieke overtuiging er wel toe doet. Achtergrond leden Bij de samenstelling van de afvaardiging van de gemeenteraad voor het klankbordgesprek is het belangrijk vooral leden te vinden die elkaar qua competenties goed aanvullen. Een diverse en evenwichtige samenstelling is daarom belangrijk. Daarnaast is het goed ervoor te zorgen dat de mensen die het klankbordgesprek voeren voldoende ‘status en statuur’ hebben. Dit helpt om te voorkomen dat het bijvoorbeeld een eenzijdig ‘gesprek’ wordt van de burgemeester in de richting van raadsleden, of dat er onvoldoende diepgang in het gesprek zit. Het succes van de gesprekken wordt zowel bepaald door de organisatie als door de deelnemers aan het gesprek.

Zorg daarom dat de commissie zo is samengesteld dat de raadsleden het gezamenlijk in zich hebben om zuiver, integer en duidelijk feedback te geven op de verschillende aspecten van het functioneren van de burgemeester.

Voorzitter Voor een goed en overzichtelijk verloop van de klankbordgesprekken is het aanwijzen van een voorzitter of gespreksleider wenselijk. De voorzitter waarborgt als procesbegeleider het open en lerende karakter van het gesprek. Naast het leiden van de vergadering op de meer vergadertechnische aspecten en het helpen scheppen van een open sfeer, dient de voorzitter te waken voor politiek geladen bijdragen. De voorzitter moet ook de gelijkwaardigheid bewaken en daarvoor bijvoorbeeld letten op de verdeling van de spreektijd. Gelet op het beperkte aantal deelnemers aan het gesprek, kan de voorzitter ook inhoudelijk deelnemen aan het gesprek. Het staat iemand vrij te kiezen voor voorzitterschap/gespreksleiding door een raadslid (bijvoorbeeld de nestor of de plaatsvervangend voorzitter van de gemeenteraad of de voorzitter

68

van de vertrouwenscommissie) of door een externe gespreksleider. Een externe begeleiding kan extra markeren dat de aard van dit gesprek anders is dan de reguliere contacten van een raadslid met de burgemeester. Het verdient dan wel aanbeveling dat zowel de raadsleden als de burgemeester hiermee vooraf instemmen. Ook dient de geheimhouding te allen tijde goed gewaarborgd te worden. Dit kan door de externe gespreksleider een geheimhoudingsverklaring te laten ondertekenen. Vervanging De gemeenteraad kan vooraf beslissen op welke wijze met ziekte of afwezigheid van een afgevaardigd raadslid wordt omgegaan. Zeker bij een compacte afvaardiging van de gemeenteraad kan de afwezigheid van een van de raadsleden goed worden gevoeld. Een oplossing hiervoor is een raadslid als reserve aan te wijzen. Uiteraard kan ook worden afgesproken dat er geen vervanging plaatsvindt. Hoe de keuze ook uitpakt, het is aan te raden dat hierover aan de voorkant afspraken worden gemaakt, zodat het niet van de persoon of de situatie afhangt hoe de afwezigheid wordt opgelost. Rol raadsgriffier Het ligt voor de hand dat de raadsgriffier, als secretaris van de commissie, de klankbordgesprekken procesmatig en logistiek ondersteunt.

Dit betekent bijvoorbeeld het vaststellen van de datum waarop het gesprek plaatsvindt, het opstellen van een concept-agenda, het versturen van de agenda en de verslaglegging van het gesprek. Ook ligt het voor de hand dat de raadsgriffier het vertrouwelijk dossier beheert van alle voorgaande gesprekken. De raadsgriffier kan verder een waardevolle rol vervullen in het zichtbaar maken en vastleggen van de verschillende keuzes die gemaakt kunnen worden bij het inrichten van de klankbordgesprekken. Frequentie Planning gesprekken Gezien de volle agenda’s van betrokkenen is het verstandig om de data van klankbordgesprekken in een zo vroeg mogelijk stadium vast te leggen (inclusief deadlines en termijnen in de voorbereiding en nazorg), bijvoorbeeld via een vaste plek in de jaarplanning. De ervaring leert dat agenda’s op de kortere termijn heel snel vollopen. Een vroegtijdige planning draagt bij aan een transparante werkwijze voor iedereen en voorkomt dat de feedback impliciet of expliciet wordt gestuurd door recente ervaringen en emoties. Voorkom te allen tijde dat de timing van het klankbordgesprek een issue wordt. Wanneer aan het begin van een benoemingsperiode voor iedereen duidelijk vast staat wanneer de gesprekken plaatsvinden, dan kunnen omstandigheden geen rol spelen in de beeldvorming over het moment waarop zo’n gesprek plaatsvindt.

Het is raadzaam dat burgemeester, raadsgriffier en kabinetschef ervoor zorgen dat de planningen van de gesprekken tussen gemeenteraad en burgemeester enerzijds en gesprekken van burgemeester met de commissaris van de Koning anderzijds op elkaar worden afgestemd. Gemeenteraadsverkiezingen Het is een gegeven dat een raadsperiode en een benoemingsperiode van de burgemeester niet synchroon lopen. Een burgemeester is benoemd voor een periode van zes jaar en de gemeenteraad kent een cyclus van vier jaar. Een aandachtspunt is dat fikse verschuivingen in de gemeenteraad als gevolg van de verkiezingsuitslag niet betekenen dat er om die reden ook geheel nieuwe eisen aan de burgemeester kunnen of mogen worden gesteld. Uitgangspunt blijft de profielschets. Bij de planning van de data voor de gesprekken is het daarom raadzaam rekening te houden met de verkiezingsdata van de komende raadsverkiezingen. In de weken voor en na deze verkiezingen zal weinig animo bestaan om veel tijd te steken in het voorbereiden van het klankbordgesprek, waardoor het effect ervan mogelijk beperkter is. De samenwerking is nog van korte duur of er is te weinig ervaring met elkaars functioneren. Bij een wisseling kan de

69

burgemeester bijvoorbeeld nog met vertrekkende raadsleden en/of met nieuwe raadsleden over wederzijdse ervaringen c.q. verwachtingen spreken. Aantal gesprekken Om een cultuur van reflectie te laten ontstaan is structuur en regelmaat belangrijk. Bij voorkeur vindt daarom jaarlijks een formeel klankbordgesprek plaats. Op deze wijze kunnen gemeenteraad en burgemeester routine en regelmaat laten ontstaan in het reflecteren op hun samenwerking. Om elkaar van de noodzakelijke feedback te voorzien vormen drie gesprekken per benoemingsperiode de ondergrens. Een frequentie van minder dan driemaal een klankbordgesprek per benoemingsperiode wordt zeer ontraden. Vanzelfsprekend kan er ook vaker (informeel) met de burgemeester worden gesproken als daar aanleiding voor is. Het geven van feedback aan elkaar vindt idealiter doorlopend plaats en hoeft niet te worden 'opgespaard' tot het volgende klankbordgesprek. Karakter gesprekken Het karakter van de klankbordgesprekken kan verschillen per jaar van de ambtsperiode:

Eerste jaar, 1e fase: Benoeming Na circa honderd dagen hebben gemeenteraad en burgemeester de eerste ervaringen met elkaar opgedaan en kunnen zij die ervaringen vergelijken met de wederzijdse verwachtingen. Dit is een goed moment voor een eerste gesprek. Het zogenoemde 100-dagengesprek is op te vatten als een klankbordgesprek maar dan wel met specifieke accenten. Het 100-dagengesprek staat namelijk vooral in het teken van onderwerpen die zich alleen bij de start van een nieuwe burgemeester aandienen, zoals huisvesting, indrukken uit de wederzijdse kennismaking en het eventueel verduidelijken van aspecten uit de profielschets. Aan het einde van eerste jaar volgt een gesprek waarbij wordt teruggeblikt op de uitvoering van de eerder gemaakte afspraken en waarbij vooruit wordt gekeken naar het tweede jaar. Punten uit de profielschets kunnen worden verduidelijkt en de burgemeester kan zijn werkwijze en invalshoek uitleggen. Het is verstandig in deze en de volgende gesprekken ook de uitkomsten van het assessment te betrekken.

Tweede jaar: Regulier klankbordgesprek Het gesprek aangaan met elkaar vindt bij voorkeur jaarlijks plaats. De intensiteit kan wel verschillen (bijvoorbeeld wel of geen 360graden-feedback). Met een regulier klankbordgesprek wordt bedoeld dat dit klankbordgesprek geen speciale, onderscheidende betekenis heeft (zoals het eerste jaar en het laatste jaar wel een bijzondere betekenis hebben in verband met de benoemings- en herbenoemingsprocedure).

Derde jaar, 2e fase: Midterm In het derde jaar na aantreden van een burgemeester is een klankbordgesprek in de vorm van een zogenaamde ‘midterm review’ op zijn plaats. Gemeenteraad en burgemeester werken dan geruime tijd samen en de burgemeester heeft zich in de gemeente kunnen presenteren en zijn plaats kunnen vinden. Dit is een goed moment om te bezien op welke wijze de burgemeester invulling heeft gegeven aan het profiel en hoe de samenwerking met de gemeenteraad verloopt. Daarnaast kunnen zich in de gemeente de nodige veranderingen hebben voorgedaan, bijvoorbeeld door een veranderde samenstelling van de gemeenteraad of doordat er keuzes zijn gemaakt over de bestuurlijke toekomst van de gemeente.

Vierde jaar: Regulier klankbordgesprek Bij dit klankbordgesprek gelden dezelfde kanttekeningen als bij het tweede jaar van de benoemingsperiode. In toevoeging hierop geldt nog dat de behoefte aan de wijze van voeren van het klankbordgesprek in het vierde jaar ook afhangt van de uitkomsten van eerdere klankbordgesprekken en dus contextbepaald is.

70

Vijfde jaar, 3e fase: Richting herbenoeming In het vijfde jaar zal het gesprek meer dan voorheen gaan over de mogelijk veranderende omgeving en de eisen die dit stelt aan het profiel en de competenties van het gemeentebestuur en de burgemeester. Een gesprek in het vijfde jaar van de benoemingsperiode staat onvermijdelijk in het licht van de herbenoeming. Het risico bestaat dat evalueren van het functioneren dan alleen nog maar in het teken staat van de vraag ‘functioneer ik voldoende of onvoldoende voor herbenoeming’. Deze onderliggende vraag overschaduwt dan een open reflectie op de verschillende kanten van het burgemeesterschap. Hieruit volgen twee aandachtspunten. Zorg, ten eerste, dat het klankbordgesprek recht doet aan de veelzijdigheid van het ambt. Zorg, ten tweede, dat er voldoende mogelijkheid bestaat dat een burgemeester nog een reële kans heeft om met de feedback aan de slag te gaan (en besef dat die mogelijkheid er minder is bij een klankbordgesprek in het vijfde jaar van de benoemingsperiode dan bijvoorbeeld in het tweede jaar).

Formeel herbenoemingsgesprek Indien de burgemeester, via de commissaris van de Koning, te kennen heeft gegeven in aanmerking te willen komen voor herbenoeming volgt er nog een officieel herbenoemingsgesprek (de randvoorwaarden van een dergelijk gesprek worden uitgebreid besproken in het hoofdstuk ‘herbenoemen’). Voorbereiden Referenties en inwinnen van inlichtingen/informatie Raadsleden overzien slechts een beperkt deel van het functioneren van de burgemeester, omdat veel van het werk van de burgemeester zich buiten hun blikveld afspeelt. Dat geldt bijvoorbeeld voor het terrein van openbare orde veiligheid, waaraan burgemeesters 40% tot wel 70% van hun tijd besteden. Het is daarom belangrijk dat de gemeenteraad zich laat informeren over de andere rollen van de burgemeester. Dat kan bijvoorbeeld door het college, de gemeentesecretaris, andere raadsleden, de raadsgriffier, collega-bestuurders, ondernemers, een politiefunctionaris of de officier van justitie te vragen te reflecteren op hun samenwerking met de burgemeester. Ook de burgemeester zelf kan suggesties doen voor gesprekspartners van buiten de gemeenteraad, bijvoorbeeld ambtenaren die signalen vanuit het ambtelijk apparaat kunnen inbrengen of samenwerkingspartners.

Het inwinnen van informatie bij externen is niet alleen van belang voor het klankbordgesprek in het jaar voorafgaand aan de herbenoeming, maar zeker ook in de eerdere jaren. Zo kan het functioneren van een burgemeester vanuit meerdere perspectieven worden geëvalueerd en kan die informatie gedurende de hele zittingstermijn van de burgemeester worden meegewogen in de beoordeling van diens functioneren en bij het, zo nodig, maken van verbeterafspraken. Het bevragen van de hiervoor genoemde personen kost tijd. Denk hierbij aan inhoudelijke voorbereiding, toelichting van de aard van het gesprek en wijze van omgaan met de inhoud van het gesprek, het gesprek zelf, de terugkoppeling over inhoud van het gesprek en toelichten van het vervolg en hoe daarbij wordt omgegaan met dit gesprek. Daar komt bij, dat de gemeenteraad er rekening mee dient te houden dat de opgehaalde informatie nog om een interpretatieslag vraagt. Het is daarom belangrijk dat de gemeenteraad bij het inrichten van de klankbordgesprekken goed nadenkt over de vraag welke personen de gemeenteraad op welk moment benadert om input te leveren voor het klankbordgesprek. Ook is het belangrijk te kijken naar de onderlinge verhoudingen met de burgemeester en de belangen die zij vertegenwoordigen.

Het tijdig informeren van de burgemeester over het inwinnen van informatie is zeer wenselijk, waarbij de vertrouwenscommissie ook de burgemeester zelf kan vragen namen aan te dragen van personen die een goed beeld hebben van haar of zijn functioneren.

71

Belangrijk is ten slotte er zorg voor te dragen dat het klankbordgesprek voldoende ruimte biedt voor hoor en wederhoor. Het toepassen van de vereiste hoor en wederhoor geldt in het bijzonder voor informatie die de gemeenteraad krijgt van derden. Het klankbordgesprek moet ruimte bieden aan een open reflectie op aangedragen beelden over elkaars functioneren, om zo meningen of voorkeuren te kunnen scheiden van feiten. Voorbereiding agenda Het klankbordgesprek is een tweerichtingsgesprek. Dat moet ook tot uitdrukking komen in de totstandkoming van de agenda van het gesprek. Naast dat hierin een initiërende rol past van de gemeenteraad, past hierbij ook dat de burgemeester agendapunten en onderwerpen aandraagt voor het gesprek. De agenda van het klankbordgesprek dient, met andere woorden, in gezamenlijkheid tot stand te komen, waarin voor beide partijen voldoende ruimte is gecreëerd om te reflecteren op elkaars functioneren. Het is belangrijk deze mogelijkheid en de volgordelijkheid van het opstellen van deze agenda met elkaar af te stemmen bij het inrichten van de klankbordgesprekken. Voorbereiding insteek gesprek Om te voorkomen dat de burgemeester in het klankbordgesprek geconfronteerd wordt met individuele opvattingen, is het belangrijk dat de afvaardiging per onderwerp of thema zoveel mogelijk een gezamenlijk standpunt bepaalt.

Leden van de gemeenteraad voeren het gesprek namelijk niet namens zichzelf, maar namens de gemeenteraad. Voor een efficiënt verloop van het gesprek is het handig als de raadsleden daarom onderling afstemmen wat hun boodschap is. In ieder geval is het goed dat de afvaardiging van de gemeenteraad bij het inrichten van de klankbordgesprekken nadenkt en afspraken maakt over de wijze waarop de insteek wordt bepaald. Het is goed vragen schriftelijk voor te bereiden, zodat deze bondig en helder geformuleerd zijn. Zoals besproken bij het onderdeel ‘frequentie’, kunnen de accenten per gesprek verschillen. De accenten die worden gelegd in het gesprek met een burgemeester die nog maar kort in functie is, kunnen verschillen van de accenten die worden gelegd in een gesprek met een burgemeester die al een aantal jaren in dienst is.

Naast het feit dat accenten kunnen verschillen, is het goed na te denken over een kapstok die als leidraad dient voor het gesprek, bijvoorbeeld één van de twee onderstaande: • Als leidraad voor het bespreken van ervaringen met en verwachtingen van de burgemeester kan worden gekozen voor de rollen die een burgemeester vervult (voorzitter van gemeenteraad, college, portefeuillehouder, vertegenwoordiger van de gemeente, burgervader of burgermoeder, etc.) • In de profieltekst op basis waarvan de burgemeester is aangenomen is vaak een aantal basiscondities en competenties opgenomen. Ook deze basiscondities en competenties kunnen goed dienen als leidraad voor een klankbordgesprek. Verslaglegging Goede verslagging is om meerdere redenen cruciaal. Om te beginnen biedt een goed verslag inzicht in de gemaakte afspraken en de beelden die bestaan van elkaars functioneren. Om die reden zijn de verslagen ook een belangrijke bron om op terug te vallen bij een eventueel herbenoemingsgesprek, of wanneer problemen ontstaan in de samenwerkingsrelatie. Ook zijn de verslagen een belangrijke bron voor de commissaris van de Koning om het functioneren van een burgemeester te kunnen volgen. Dankzij de verslagen kunnen de commissarissen van de Koning de signalen uit deze gesprekken meenemen en meewegen in het klankbordgesprek dat zij voeren met de burgemeester.

Dit vraagt wel dat de gemeenteraad en de commissaris van de Koning de gesprekken in volgordelijkheid op elkaar afstemmen. In stap 4 van dit deel Klankbordgesprekken staat concrete informatie over het ‘inregelen van de gesprekken’.

72

Keuzemarge • Over de omvang van de afvaardiging uit de gemeenteraad, het aantal gesprekken per benoemingsperiode, de voorbereiding op de gesprekken, de agenda, verslaglegging en status van gemaakte afspraken moeten keuzes gemaakt. Tips • Een compacte afvaardiging van de gemeenteraad vergroot de kans dat er een echt gesprek ontstaat. • De intentie om gesprekken te voeren met betrokkenen uit de omgeving van de burgemeester is een goede manier om informatie vergaren. Het blijft uiteraard wel een individuele keuze van de beoogde gesprekspartners of zij hieraan willen meewerken. Sommige respondenten vinden het ongemakkelijk om feedback te geven over de burgemeester of geven feedback liever een-op-een. Die afweging moet uiteraard gerespecteerd worden. • Regelmatige klankbordgesprekken zorgen voor routine en bevorderen een cultuur van reflectie. • Wees als gemeenteraad beducht voor witte vlekken. Vraag daarom derden input aan te leveren voor de gesprekken met de burgemeester. • Vraag de burgemeester namen aan te dragen van personen die een goed beeld hebben van haar of zijn functioneren ten behoeve van het klankbordgesprek. • Plan de klankbordgesprekken zo vroeg mogelijk in. Dat voorkomt dat later het beeld ontstaat dat er iets mis zou zijn en dat er daarom een gesprek wordt ingepland. • Klankbordgesprekken dienen geen politiek doel.

Laat dat dan ook niet (onbedoeld) tot uitdrukking komen in de samenstelling van de afvaardiging van de gemeenteraad.

Stap 2 / Voorbereiden op het klankbordgesprek Resultaat • De agendapunten voor het klankbordgesprek staan vast, de afvaardiging van de gemeenteraad heeft een compleet beeld van het functioneren van de burgemeester verkregen en haar inhoudelijke bijdrage onderling afgestemd. Betrokkenen • Afvaardiging van de gemeenteraad: stelt in samenspraak met de burgemeester en met ondersteuning van de griffier de agenda op voor het klankbordgesprek en stemt onderling haar gezamenlijke inbreng vast voor het startgesprek. • De raadsgriffier: nodigt alle betrokkenen uit voor het gesprek, het aanleveren van input en draagt zorg voor de agenda. • De burgemeester: draagt onderwerpen/agendapunten aan voor het startgesprek. • Informanten: leveren op basis van een duidelijk vraag input aan voor het klankbordgesprek.

De profielschets is een structurerend element in klankbordgesprekken De basis voor het verzamelen van informatie over het functioneren is de profielschets. Hierin staan de competenties en vaardigheden benoemd op basis waarvan de burgemeester is geselecteerd of herbenoemd. Daarnaast zijn het verslag van het vorige gesprek en de uitkomsten van eventueel eerder uitgevoerd assessment een belangrijke bron.

73

In de voorbereiding op het klankbordgesprek vragen drie zaken nadrukkelijk om aandacht: 1. De organisatie van het gesprek 2. Inhoudelijke voorbereiding 3. Training

2.1 De organisatie van het gesprek Het is belangrijk dat de organisatie van het gesprek tijdig start, zeker wanneer de afvaardiging van de gemeenteraad informanten wil uitnodigen een inbreng te doen voor het gesprek. Ongeveer zes weken voor het gesprek kan de voorzitter de afvaardiging van de gemeenteraad en de burgemeester vragen agendapunten aan te dragen voor het klankbordgesprek. Op basis hiervan kan de voorzitter er in samenwerking met de raadsgriffier voor zorgen dat er een agenda wordt opgesteld waar zowel de leden van de klankbordcommissie als de burgemeester zich in herkennen. 2.1.1 Referenten Voor alle gesprekken (ongeacht de timing) is het van belang dat de deelnemers hun informatiepositie op orde hebben gebracht. In deze handreiking besteden we ruime aandacht aan een goede voorbereiding. Dat voorkomt dat gesprekken te lichtzinnig worden benaderd. Ook voorkomt het dat de laatste ervaringen maatgevend worden voor een bespreking van het functioneren over een langere periode. Voor zover nog niet vastgesteld verdient het aanbeveling dat de afvaardiging parallel aan het opstellen van de agenda (met medeweten van de burgemeester) bepaalt of en zo ja, welke personen zij vraagt input aan te leveren voor het klankbordgesprek.

Daarbij is het belangrijk, zowel voor de informant als voor de burgemeester, dat de afvaardiging van de gemeenteraad duidelijk maakt hoe zij omspringt met de input: deelt de gemeenteraad deze informatie ook met de burgemeester of blijft deze informatie geheim? Vanuit het oogpunt van transparantie en het kunnen duiden van feedback verdient het aanbeveling deze informatie voor beide partijen te ontsluiten. Er kunnen echter redenen zijn waarom informanten hechten aan vertrouwelijkheid. Relevante feedback spreekt niet vanzelf. Ook voor feedback geldt: ‘je krijgt wat je bestelt’. Zorg er daarom voor dat de personen die worden gevraagd input aan te leveren voor het klankbordgesprek een duidelijke vraag krijgen voorgelegd. Vragen om een algemeen beeld van het functioneren van de burgemeester is weinig concreet. Het is verstandiger bijvoorbeeld te vragen naar de wijze waarop de burgemeester zijn rol als voorzitter van het college uitvoert, of hoe betrokkenen zijn vermogen tot samenwerken ervaren. 2.1.2 Ophalen referenties Referenties kunnen mondeling (ook telefonisch) worden ingewonnen. Ook kan de afvaardiging van de gemeenteraad een gestandaardiseerde vragenlijst uitzetten onder een groep van referenten of anderszins een digitale uitvraag doen.

Houd er rekening mee dat mondeling verkregen informatie (zeker wanneer dit door één persoon is opgehaald) later een verkeerde uitleg kan krijgen of onvolledig kan worden overgedragen. Voordeel van een mondelinge uitvraag is daarentegen dat een gesprek de gelegenheid biedt aanvullende vragen te stellen. Ook biedt een gesprek meer ruimte om die zaken te delen die niet zo snel op papier worden gezet. Een schriftelijke inbreng heeft daarentegen als voordeel dat de boodschap op een evenwichtige manier gemakkelijk overdraagbaar is aan alle betrokkenen.

74

Neem nooit zomaar genoegen met de input van een referent. Er kunnen specifieke redenen zijn waarom een bepaald oordeel wordt gegeven. Een illustratie is het volgende. Het college van B&W vormt een team. Als commissieleden input vragen van wethouders, dan bestaat de kans dat de input louter positief is, omdat men niet wil roddelen over een teamlid, dan wel dat men de echte opvattingen voor zich houdt (‘de vuile was niet buiten hangen’). Het is ook zaak om ‘van horen zeggen’ te vermijden. Bepaal in samenspraak met de burgemeester wie de informanten zijn.

2.2 Inhoudelijke voorbereiding Een goed gesprek vraagt om inhoudelijke voorbereiding. De onderwerpen die aan bod komen in het gesprek, kunnen bijvoorbeeld worden verdeeld over de raadsleden. Uiteraard dient de voorzitter in het gesprek voldoende ruimte aan de andere raadsvertegenwoordigers te bieden om aanvullende opmerkingen of vragen rond het onderwerp te plaatsen, zonder dat er onnodige dubbelingen optreden. Een gedegen inhoudelijke voorbereiding betekent dat de onderwerpen en vragen die in ieder geval aan bod moeten komen vooraf en zo mogelijk schriftelijk worden voorbereid. Dat draagt bij aan het bondig en helder formuleren van vragen. Het voorkomt ook dat het gesprek te snel over persoonlijke indrukken gaat of meest recente ervaringen.

2.3 Training Het geven van feedback is een kunst op zich. Zeker wanneer er kritiek is op het functioneren van de burgemeester, is het belangrijk dat de juiste woorden worden gekozen. Als raadsleden zich onzeker voelen in het geven van feedback, verdient het aanbeveling hiervoor een training te volgen. Nodig hiervoor bijvoorbeeld de trainer uit die ook de vertrouwenscommissie heeft getraind in het selecteren van de burgemeester. Daarnaast is bij het kabinet van de commissaris van de Koning vaak een overzicht opvraagbaar van geschikte bureaus die dergelijke trainingen verzorgen.

Keuzemarge • Er zijn keuzemarges rondom het kiezen van referenten en de wijze waarop de referenties worden opgehaald. Voorbeelden van die marges zijn: keuze voor de referenten (bijvoorbeeld wel of niet koppelen aan bepaalde rollen/taken) en aard van het contact met referenten (zoals individuele gesprekken, digitaal raadplegen of groepsgesprekken). Tips • Pak in voorbereiding op het gesprek het verslag van de vorige vergadering(en) erbij. • Scherm de wijze van informatievergaring niet af van de burgemeester. Goede burgemeesters staan open voor feedback en proberen hier ook hun voordeel mee te doen. • Nodig een trainer (bijvoorbeeld de trainer van de vertrouwenscommissie) uit om de raadsleden te trainen in het voeren van klankbordgesprekken. • Geef het goede voorbeeld: feedback geven begint met zelf ook openstaan voor het zien en benoemen van eigen ontwikkelpunten. • Neem als burgemeester een actieve rol in de voorbereiding. Hoe beter de voorbereiding, hoe waardevoller de gesprekken.

75

Stap 3 / Voeren van een goed gesprek

Resultaat • De gemeenteraad en de burgemeester hebben een gedeeld beeld van de wijze waarop beiden functioneren. • Er zijn afspraken gemaakt over de wijze waarop het functioneren van beide bestuursorganen dient te verbeteren. Betrokkenen • Afvaardiging van de gemeenteraad: voert het gesprek met de burgemeester over het wederzijds functioneren van gemeenteraad en burgemeester. • De burgemeester: voert het gesprek met de afvaardiging van de gemeenteraad over het wederzijds functioneren van gemeenteraad en burgemeester. • De raadsgriffier: treedt op als secretaris. • Eventueel een externe voorzitter: begeleidt het gesprek.

In stap 3 van de klankbordgesprekken zijn er vier onderdelen die de aandacht verdienen: 1. Uitgangspunten voor een goed gesprek 2. Opbouw gesprek 3. Duur gesprek 4. Feedback geven

3.1 Uitgangspunten voor een goed gesprek Voor een goed klankbordgesprek is een aantal randvoorwaarden te benoemen: Doel voor ogen Het is belangrijk dat de afvaardiging van de gemeenteraad een eenduidige boodschap of enkele boodschappen overbrengt. Daarvoor is het noodzakelijk dat voor de afvaardiging van de gemeenteraad duidelijk is wat zij wil bereiken met het gesprek c.q. wat zij de burgemeester wil meegeven. Daarbij is het belangrijk te weten dat een burgemeester met een ‘palet aan meningen’ niet zoveel (of juist ook alles) kan. Oftewel: het effect van een gesprek is groter naarmate de boodschap eenduidiger is. Dialoog Het gaat in een klankbordgesprek niet alleen over het overbrengen van een boodschap. Het is belangrijk dat een echt gesprek ontstaat. Een burgemeester die een klankbordgesprek voert met de gemeenteraad, verschijnt dus niet voor een tribunaal. Door te zorgen voor verschillende type vragen (doorvragen, verdiepende vragen, checkvragen, vragen hoe een bepaalde constatering overkomt et cetera) zorgt de gemeenteraad voor een gesprek. Bovendien is een boodschap op een dergelijke manier duidelijker over te brengen. Dialoog ontstaat ook door oprecht benieuwd te zijn naar de antwoorden en door nieuwsgierig te zijn naar perspectieven die de burgemeester inbrengt.

Een dialoog ontstaat wanneer de gesprekspartners interesse in elkaar hebben en de gezamenlijke opdracht ervaren om een vraag-en-antwoordspelletje en een monoloog te voorkomen. De setting van het gesprek kan hierbij wezenlijk verschil maken. Denk daarom na over bijvoorbeeld de locatie van het gesprek, dat niet hoeft plaats te vinden in de kamer van de burgemeester c.q. het gemeentehuis. Ook kan er bijvoorbeeld voor gekozen worden om te starten met een gemeenschappelijke lunch, om zo een constructieve sfeer te bevorderen.

76

Gericht op de toekomst en vertrouwelijk Hoewel het functioneren in het verleden en het heden centraal staat, is het gesprek vooral gericht op de toekomst: nagaan wat beide partijen van elkaar verwachten, zodat de verwachtingspatronen van beide partijen gesynchroniseerd kunnen worden. Bijvoorbeeld door te zorgen dat problemen worden verholpen, zodat de samenwerking verbetert. Een klankbordgesprek is altijd strikt vertrouwelijk.