Agendabundel

38

De gemeenteraad legt het voorwerk voor het doen van de aanbeveling voor benoeming van de nieuwe burgemeester in handen van de vertrouwenscommissie. In artikel 61 derde lid, van de Gemeentewet staat dat de gemeenteraad uit zijn midden een vertrouwenscommissie instelt die belast is met de beoordeling van kandidaten. De gemeenteraad stelt dus vertrouwen in de commissie dat zij deze taak zorgvuldig zal uitvoeren. De aanduiding vertrouwenscommissie drukt ook de vertrouwelijkheid van de werkzaamheden uit. De leden van een vertrouwenscommissie hebben allen één stem. Een gewogen stemming is dus niet toegestaan. Vaak wordt in de verordening op de vertrouwenscommissie het expliciete streven naar unanimiteit genoemd. 4.1.3 Na de profielschetsvergadering Nadat de profielschetsvergadering heeft plaatsgevonden, worden in ieder geval: • de woordelijke (video)notulen van de betreffende raadsvergadering • en de vastgestelde profielschets zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen een week, verzonden naar het kabinet van de commissaris van de Koning.

4.2 De geheimhouding Vanaf de profielschetsvergadering geldt strikte geheimhouding voor de werkzaamheden van de vertrouwenscommissie en de werkzaamheden die de gemeenteraad verricht. Er kan, in verband met de privacy van de sollicitanten die veelal een publieke functie bekleden, niet genoeg aandacht worden gevestigd op het feit dat de vertrouwenscommissie zeer omzichtig te werk moet gaan. Een waarschuwing aan het adres van de leden en ondersteuners van de vertrouwenscommissie is daarom op zijn plaats: wees op uw hoede en praat met niemand over de inhoud van het werk van de vertrouwenscommissie, dus ook niet thuis, met fractiegenoten, of in het college. Let ook op zaken als het niet volledig omschrijven van afspraken van de vertrouwenscommissie en het niet vermelden van vergaderlocaties in de eigen agenda. De geheimhouding brengt met zich mee dat door de vertrouwenscommissie, anders dan door de tussenkomst van de commissaris van de Koning, geen inlichtingen - schriftelijk of mondelingkunnen worden ingewonnen over de sollicitanten en dat overleg met derden is uitgesloten. Een bijzonder punt van aandacht in relatie tot het waarborgen van de geheimhouding is de wijze waarop de vertrouwenscommissie met de haar ter beschikking staande stukken omgaat.

Denk aan de sollicitatiebrieven en cv’s van de geselecteerde kandidaten, maar ook aan de persoonlijke aantekeningen van de vertrouwenscommissie. Voorkomen moet worden dat deze documenten buiten de vertrouwenscommissie – al dan niet per ongeluk – toegankelijk zijn. Om die reden kan het een overweging zijn om voor elke betrokkene bij de vertrouwenscommissie een eigen “mapje” te maken, met daarin alle stukken. Dit mapje wordt bij elke bijeenkomst van de vertrouwenscommissie door de griffier uitgedeeld en weer ingenomen. De griffier draagt zorg dat deze mapjes buiten de bijeenkomsten op een veilige plek worden bewaard. Een andere mogelijkheid is om een speciale digitale omgeving in te richten waartoe uitsluitend de vertrouwenscommissie toegang heeft. Een voorwaarde hiervoor is dat de digitale omgeving aan de nodige informatiebeveiligingsvereisten voldoet. Als er toch informatie naar buiten komt, met andere woorden, als er wordt ´gelekt´, geldt de norm dat daar door de gemeente aangifte van wordt gedaan. Het schenden van een opgelegde geheimhoudingsplicht is een misdrijf, dat is strafbaar gesteld in artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht. Als strafmaat geldt daarbij een gevangenisstraf van ten hoogste een jaar of een geldboete van de vierde categorie.

39

Keuzemarge • De inhoud van de verordening op de vertrouwenscommissie en de samenstelling van de vertrouwenscommissie worden lokaal bepaald. Ook is het een keuze of raadsbesluiten over de inhoud van de verordening en de samenstelling van de vertrouwenscommissie tijdens de profielschetsvergadering worden genomen of al daarvoor. Tips • Vanaf dit moment geldt strikte geheimhouding voor alle inhoudelijke werkzaamheden in de benoemingsprocedure. Dit kan gemarkeerd worden door bijvoorbeeld een aparte mailing aan de vertrouwenscommissie en de gemeenteraad. Voor de vertrouwenscommissie zelf kan het helpen alle praktische afspraken om de geheimhouding te waarborgen op een rij te zetten. • Voeg de (video)notulen van de profielschetsvergadering toe aan de informatieset voor sollicitanten. Besef dat deze notulen voor sollicitanten heel belangrijk zijn; feitelijk zijn ze onderdeel van de profielschets. Ze helpen kandidaten bovendien om de sfeer te proeven, verschillen en overeenkomsten in opvattingen te horen en, bij videonotulen, taal en houding te observeren.

Stap 5 / Openstellen vacature en reacties door sollicitanten Resultaat • De vacature is opengesteld en kandidaten solliciteren binnen de gestelde termijn. Betrokkenen • De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties: stelt de vacature open. • De sollicitanten: dienen hun sollicitatie formeel in bij de Koning maar materieel richten zij hun sollicitatiebrief en curriculum vitae aan de commissaris van de Koning. • Het kabinet van de commissaris van de Koning: vormt het aanspreekpunt voor sollicitanten tijdens de sollicitatietermijn.

In stap 5 van de benoemingsprocedure zijn er vier onderdelen die de aandacht verdienen: 1. Openstelling van de vacature door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties 2. Bekendmaking van de vacature 3. Afweging: wel of niet solliciteren 4. Kabinet van de commissaris van de Koning is aanspreekpunt

5.1 Openstelling van de vacature door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Uit artikel 61 van de Gemeentewet volgt dat de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties bepaalt wanneer een vacature wordt opengesteld. De vacature wordt opengesteld door hiervan mededeling te doen in de Staatscourant. De commissaris van de Koning verzoekt de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties om de vacature open te stellen.

5.2 Bekendmaking van de vacature Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties stelt naast de Staatscourant ook enkele andere relevante media in kennis van de openstelling van de vacature, zoals Binnenlands Bestuur, het VNG-magazine en de website van de Rijksoverheid (www. rijksoverheid.nl). Ook verspreidt het ministerie de vacature veelal via sociale media.

40

De gemeente mag ook zelf de vacature actief onder de aandacht brengen bij geïnteresseerden, maar wel onder verwijzing naar de officiële vacaturetekst in de Staatscourant. Ze kan bijvoorbeeld in media (zoals dag- en/of weekbladen) potentiële sollicitanten attent maken op de vacature, de vacature plaatsen op de gemeentelijke website en/of deze verspreiden via sociale media. Ook kan de gemeente actief (netwerk)organisaties wijzen op de vacature. Een dergelijk actief uitnodigingsbeleid via diverse kanalen vergroot de kans dat geïnteresseerde kandidaten met diverse achtergronden worden bereikt. De kosten voor de verdere bekendmaking zijn voor rekening van de gemeente. Het is raadzaam het communicatiebeleid af te stemmen met de kabinetschef.

5.3 Afweging: wel of niet solliciteren? Het burgemeesterschap is geen gewone baan. Een burgemeester is een bestuursorgaan en is onderdeel van de bestuursorganen gemeenteraad en college. Bovendien is de burgemeester de meest zichtbare en herkenbare bestuurder van een gemeente. De ambtsketen brengt symbolisch de bijzondere positie binnen een gemeente tot uitdrukking. Hoewel formeel gezien de burgemeestersfunctie in alle gemeenten gelijk is, varieert de inhoud ervan van gemeente tot gemeente. Deze gegevenheden vragen van potentiële sollicitanten dat zij zich goed (laten) informeren over het burgemeestersambt en over de gemeente. Aan het slot van die oriëntatie zouden zij moeten kunnen zeggen: ja, het burgemeesterschap past bij mij. Ik kan mijn privé-situatie prima combineren met een eventueel burgemeesterschap in gemeente X. Ik pas in deze gemeente. Ik herken mijzelf in de profielschets. Ik kan een rolmodel zijn voor mensen met een vergelijkbare achtergrond als die van mij. Maar misschien zijn er nog vraagtekens, zoals: wat staat er niet in de profielschets wat ik wel echt moet weten? Welke informatie staat er niet in de documentatie maar is wel cruciaal? En in het geval de persoon in kwestie gaat figureren als pionier en daarmee een rolmodel wordt: welke reflectiemogelijkheden zijn er voor mij? Er zijn verschillende manieren voor kandidaten om zich te oriënteren.

Sommige provincies bieden mogelijkheden voor een zogenoemd potentieel assessment. Dat is een assessment dat wordt gedaan om te toetsen of iemand (op termijn) over de benodigde basiscompetenties beschikt voor het burgemeesterschap. Binnen politieke partijen zijn er ook vaak ‘burgemeesterspecialisten’. Dat zijn bijvoorbeeld zittende burgemeesters die fungeren als vraagbaak over het ambt voor mensen met een (sluimerende of actieve) burgemeestersambitie. Veel informatie in een benoemingsprocedure is feitelijk en schriftelijk. Via de commissaris van de Koning kan een kandidaat een inkijk verkrijgen in de eigenheden van een gemeente. Ook kan een kandidaat één of meerdere bezoeken afleggen aan de gemeente zelf. Raadzaam is eveneens om enkele raadsvergaderingen te volgen via de geluidsopnamen, notulen of livestream. Maatvoering in de oriëntatie is wel van belang. Te weinig ‘gevoel’ bij een gemeente ontwikkelen kan betekenen dat de gemeente uiteindelijk minder goed ‘matcht’ dan van tevoren gedacht. Te nadrukkelijk inzetten op kennismaking met de gemeente kan ertoe leiden dat de identiteit van een kandidaat door eigen toedoen bekend wordt. De afweging om wel of niet te solliciteren is belangrijk en moet gemaakt worden door een kandidaat zelf, hoewel hij of zij zich natuurlijk kan laten informeren door vertrouwde personen en door schriftelijke informatie.

41

5.4 Kabinet van de commissaris van de Koning is aanspreekpunt Het kabinet van de commissaris van de Koning is het aanspreekpunt voor sollicitanten tijdens de sollicitatietermijn. Zij mogen niet zelf contact opnemen met (leden en ondersteuning van) de vertrouwenscommissie. Doen zij dat onverhoopt toch, dan beëindigt het lid van de vertrouwenscommissie het gesprek direct. Mochten kandidaten behoefte hebben aan informatie, hetzij inhoudelijk of hetzij over de planning, dan wenden zij zich tot het kabinet van de commissaris van de Koning. Het is gebruikelijk dat de commissaris van de Koning na het sluiten van de sollicitatietermijn een persbericht uitbrengt. Een dergelijk persbericht bevat regelmatig het aantal sollicitanten, het geslacht en hun globale achtergrond. Dat is echter niet verplicht; een overzicht van het aantal kandidaten volstaat.

Keuzemarge • De belangrijkste keuze in deze stap ligt bij personen met een burgemeestersambitie, namelijk of zij wel of niet willen solliciteren op een vacature. Tips • Laat u als sollicitant begeleiden in het schrijven van een sollicitatiebrief en trainen in het voeren van sollicitatiegesprekken. • Let als sollicitant goed op dat de taal van de sollicitatiebrief ook is geschreven in een taal die gesproken zou kunnen zijn. Vaak zijn brieven in een vrij formele toonzetting opgesteld, terwijl dat geen recht hoeft te doen aan de persoonlijkheid van iemand. • Ga bij de afweging om te solliciteren niet alleen af op de geschreven tekst in de profielschets en schriftelijke documentatie uit het informatiepakket, maar verwerf een diepgaandere inkijk in de gemeente. • Als sollicitant neemt u contact op met de commissaris van de Koning en het kabinet als u behoefte heeft aan nadere informatie. U mag niet op eigen initiatief in gesprek gaan met een afzonderlijk lid van de vertrouwenscommissie of de vertrouwenscommissie zelf. Voor leden van de vertrouwenscommissie geldt dat als met hen contact wordt opgenomen door een kandidaat, zij deze persoon het beste direct kunnen doorverwijzen naar de commissaris.

• De profielschets is het basisdocument in de zoektocht naar een nieuwe burgemeester, maar neem als sollicitant ook heel nadrukkelijk goede nota van het (video)verslag van de profielschetsvergadering. Die vergadering geeft vaak extra kleuring op het profiel. Bovendien stelt de commissaris van de Koning tijdens deze vergadering vragen over het profiel aan de gemeenteraad.

Stap 6 / Selectie van kandidaten Resultaat • De vertrouwenscommissie weet met welke kandidaten zij sollicitatiegesprekken gaat voeren. Zij zijn in principe benoembaar tot burgemeester in de gemeente en onderscheiden zich daarin van de overige sollicitanten op de vacature. Betrokkenen • De commissaris van de Koning: selecteert kandidaten die hij of zij geschikt acht voor het burgemeesterschap in de betreffende gemeente, bespreekt alle sollicitanten met de vertrouwenscommissie en informeert de commissie over zijn of haar bevindingen met betrekking tot de potentiële benoembaarheid als burgemeester in de gemeente. • De vertrouwenscommissie: neemt kennis van alle sollicitanten en spreekt met de commissaris van de Koning over de potentiële benoembaarheid in de gemeente.

42

In stap 6 van de benoemingsprocedure zijn er vier onderdelen die de aandacht verdienen: 1. Verantwoordelijkheid van de commissaris van de Koning 2. Het gesprek van commissaris van de Koning met de vertrouwenscommissie 3. Definitieve selectie van kandidaten 4. Het opschorten van de procedure

6.1 Verantwoordelijkheid van de commissaris van de Koning De commissaris van de Koning selecteert de sollicitanten die hij in beginsel geschikt acht voor benoeming. De commissaris toetst onder meer of sollicitanten voldoen aan het in artikel 63 van de Gemeentewet genoemde vereiste van Nederlanderschap en wint justitiële gegevens in. De commissaris toetst sollicitanten daarnaast op geschiktheid. In eerste instantie is dat een beoordeling of een sollicitant in aanleg en in algemene zin geschikt is voor het burgemeestersambt. In tweede instantie, als iemand voldoende gekwalificeerd lijkt voor het burgemeestersambt, gaat het om een specifiekere beoordeling van geschiktheid voor de betreffende gemeente. De commissaris van de Koning let onder andere op: geschiktheid aan de hand van de basiscondities voor een burgemeester, aansluiting van de sollicitant bij de gevraagde competenties uit de profielschets en de mate waarin de sollicitant past bij de karakteristieken van de gemeente zoals die zijn benoemd in de profielschets, evenals eventuele bijzonderheden uit iemands werkzame leven die relevant zijn voor een eventueel burgemeesterschap.

Voor deze toetsing maakt de commissaris van de Koning gebruik van verschillende bronnen, zoals: • kennismakingsgesprek(ken) met de sollicitant; • verzamelen van inlichtingen (in de regel bij collega-commissarissen over sollicitanten van buiten de eigen provincie of bij de burgemeester van de woonplaats van sollicitanten over sollicitanten binnen de provincie) en eventueel referenties; • eventuele assessmentresultaten; • justitiële gegevens (justitiële antecedenten); • overige informatie die hem bekend is over een kandidaat, bijvoorbeeld uit eigen waarneming. Voor dit deel van het proces heeft de commissaris van de Koning over het algemeen enkele weken de tijd nodig, mede afhankelijk van onder andere het aantal sollicitanten. De commissaris van de Koning legt een dossier aan over alle sollicitanten. Een burgemeestersvacature levert doorgaans een keur aan sollicitanten op die, grosso modo, zijn in te delen in drie categorieën: 1. niet geschikt voor het burgemeestersambt; 2. in aanleg geschikt voor het burgemeestersambt, maar nog niet op dit moment omdat bepaalde competenties nog verdere ontwikkeling vergen of omdat het profiel van de sollicitant matig aansluit bij de profielschets; 3. sollicitanten die zowel in algemene zin gekwalificeerd zijn voor het burgemeestersambt alsook passen bij de profielschets. Niet alle sollicitanten zullen daarom benoembaar worden geacht.

6.2 Het gesprek van de commissaris van de Koning met de vertrouwenscommissie De commissaris van de Koning verschaft de vertrouwenscommissie zicht op alle sollicitanten, geeft een oordeel over hun benoembaarheid en informeert de vertrouwenscommissie over de gehanteerde criteria.

43

De commissaris van de Koning selecteert, op grond van de beschikbare informatie, de sollicitanten die zij of hij in beginsel geschikt acht voor benoeming en met wie de vertrouwenscommissie het gesprek zou moeten aangaan. De commissaris streeft daarbij naar een evenwichtig samengestelde selectie, bijvoorbeeld in termen van de manvrouwverhouding. Het ministerie van BZK adviseert dat in ieder geval één vrouw onderdeel uitmaakt van de selectie. Dit kan gezien worden als een absoluut minimum; idealiter is de man-vrouwverhouding gelijkwaardiger. Over de voorgenomen selectie van kandidaten vindt een open gesprek plaats met de vertrouwenscommissie. Het is daarnaast de verantwoordelijkheid van de commissaris van de Koning om namens de minister van BZK de zorgvuldigheid en kwaliteit van het verloop van de benoemingsprocedure te bewaken. De vertrouwenscommissie heeft de verantwoordelijkheid om een onderbouwde conceptaanbeveling voor een nieuwe burgemeester te doen die op het vertrouwen van de gemeenteraad kan rekenen. In dit licht kan de vertrouwenscommissie naast de sollicitatiebrieven van de door de commissaris geselecteerde kandidaten ook de overige brieven inzien.

In alle gevallen is het belangrijk dat de commissaris van de Koning en de vertrouwenscommissie een open en goed gesprek voeren waarbij de commissaris van de Koning in staat wordt gesteld zijn of haar bevindingen te delen en de vertrouwenscommissie in staat wordt gesteld de couleur locale een plaats te geven. Andersom kan de vertrouwenscommissie nadere toelichting of referenties vragen aan de commissaris van de Koning. De belangrijkste gespreksonderwerpen voor het gesprek tussen de commissaris van de Koning en de vertrouwenscommissie zijn: • de benoembaarheid van de kandidaten; • de aansluiting tussen de eigenschappen van de kandidaat en de profielschets. De precieze wijze waarop de commissaris van de Koning dit gesprek voert over zijn of haar oordeel verschilt per provincie; de kabinetschef bespreekt die wijze aan het begin van de procedure met de raadsgriffier en/of de voorzitter van de vertrouwenscommissie. Belangrijk is dat de commissaris van de Koning en de vertrouwenscommissie een goed gesprek met elkaar voeren en dat iedereen uit de voeten kan met de kandidaten.

6.3 Definitieve selectie van kandidaten Aan het eind van het gesprek tussen de commissaris en de vertrouwenscommissie wordt de definitieve selectie vastgesteld. Zeer gewenst voor het proces is dat daarover overeenstemming bestaat tussen de vertrouwenscommissie en de commissaris van de Koning. Die overeenstemming is ook in de praktijk de norm. Het is daarbij mogelijk dat de commissaris van de Koning naar aanleiding van de gewisselde argumentatie besluit om een kandidaat toe te voegen aan de selectie van benoembare kandidaten of een kandidaat hiervan af te halen. De vertrouwenscommissie bepaalt welke kandidaten zij wil spreken en heeft dan ook altijd de mogelijkheid om een kandidaat toe te voegen aan de lijst met kandidaten die de commissaris voorstelt uit te nodigen voor een sollicitatiegesprek. Daarbij dient de vertrouwenscommissie zich, ingevolge artikel 61 lid 3 Gemeentewet, wel rekenschap te geven van de beoordeling van de commissaris van de Koning. Wanneer zij een kandidaat toevoegt aan de lijst met kandidaten, moet de vertrouwenscommissie dat, gelet op haar rol in het bewaken van de zorgvuldigheid van de procedure, wel direct aan de commissaris van de Koning melden. Met de geselecteerde kandidaten gaat de vertrouwenscommissie sollicitatiegesprekken voeren.

44

Na afloop van het gesprek met de commissaris van de Koning nemen de leden van de vertrouwenscommissie de gegevens en de sollicitatiebrieven inclusief bijlagen van de geselecteerde kandidaten mee. Meestal is de bijlage een curriculum vitae, maar daar kan ook een afschrift van een assessment of de strekking van de uitkomst daarvan bij zitten. Deze stukken worden door de commissaris eenmalig, in hard copy en persoonlijk overhandigd aan de secretaris van de vertrouwenscommissie. Vaak bewaart de secretaris deze stukken voor de leden van de vertrouwenscommissie tot de vertrouwenscommissie de kandidaten gaat ontvangen. De commissaris meldt de geselecteerde kandidaten dat zij tot de selectie behoren en dat hun gegevens zijn doorgegeven aan de vertrouwenscommissie. De uiteindelijke uitnodiging voor het gesprek gaat uit van de vertrouwenscommissie. De commissaris bericht zo spoedig mogelijk ook de niet geselecteerde kandidaten.

6.4 Het opschorten van de procedure In het bijzondere geval dat de commissaris van de Koning en/of de vertrouwenscommissie tot het oordeel komen dat er tussen de sollicitanten te weinig keuze is uit kwalitatief goede kandidaten die passen bij de gemeente, dan kan de benoemingsprocedure worden opgeschort. Dat proces begint met een gesprek tussen de commissaris van de Koning en de vertrouwenscommissie over de ontstane situatie. Blijft daarin de conclusie staan dat er onvoldoende goede kandidaten zijn voor een tweevoudige voordracht, dan schakelt de kabinetschef eerst met BZK en stuurt de commissaris van de Koning vervolgens een brief aan de minister. Als deze laatste zich in het oordeel kan vinden, bevestigt zij of hij dat en wordt de procedure opgeschort. Het is evident dat deze situatie voor geen van de partijen wenselijk is. Men zoekt immers gezamenlijk naar een nieuwe burgemeester voor de gemeente. Maar, in bijzondere gevallen kunnen de omstandigheden erom vragen. De minister zal echter niet lichtvoetig met deze bevoegdheid omgaan. Er is namelijk het risico aan verbonden dat in principe benoembare kandidaten aan de kant worden gezet in de hoop een nog betere kandidaat te vinden en/of dat een eindeloze procedure wordt ingezet.

Het risico op het opschorten van de procedure kan worden verkleind door de timing van het openstellen van de vacature goed af te stemmen met andere benoemingsprocedures in de regio en in de planning rekening te houden met vakantieperiodes en dergelijke.

Keuzemarge • Precieze inrichting van het selectieproces in samenspraak tussen commissaris van de Koning en vertrouwenscommissie. Tips • Neem als vertrouwenscommissie nauwkeurig kennis van de argumenten van de commissaris van de Koning en vraag door bij een behoefte aan nadere toelichting bij een sollicitant. Wees benieuwd naar het oordeel van de commissaris van de Koning, gezien zijn of haar informatievoorsprong over de kandidaten en gezien het feit dat de commissaris van de Koning de beschikking heeft over bepaalde gegevens die de vertrouwenscommissie niet op eigen gezag mag en kan vergaren. • Zorg voor een in gezamenlijkheid ingericht selectieproces, gericht op het selecteren van de beste kandidaten voor de gemeente. De raadsgriffier en de kabinetschef kunnen over de inrichting van dit proces van tevoren contact onderhouden. • Het is níet toegestaan dat de vertrouwenscommissie zelfstandig referenties inwint. Ook niet als een sollicitant in zijn of haar brief of cv namen en contactgegevens van referenten aandraagt. De vertrouwenscommissie wendt zich in alle gevallen tot de commissaris van de Koning wanneer behoefte bestaat aan het opvragen van referenties.

45

Stap 7 / Beoordeling kandidaten door de vertrouwenscommissie Resultaat • De vertrouwenscommissie beoordeelt de geselecteerde kandidaten aan de hand van de profielschets op de geschiktheid als burgemeester. Betrokkenen • De vertrouwenscommissie: zorgt via gerichte vraagstelling en via een dialoog dat zij de kandidaten leert kennen en toetst daarbij op de geschiktheid van de kandidaat als burgemeester aan de hand van de profielschets. Het is aan de vertrouwenscommissie zelf een werkwijze te bepalen voor het beoordelen van geselecteerde kandidaten. Gangbaar is dat de vertrouwenscommissie eerst een sollicitatiegesprek voert met alle geselecteerde kandidaten (eersterondegesprek) en vervolgens enkele kandidaten, meestal twee tot vier, uitnodigt voor een vervolggesprek (tweederondegesprek). Eventueel valt een derde gesprek te voeren of een assessment af te nemen. In stap 7 van de benoemingsprocedure zijn er vijf onderdelen die de aandacht verdienen: 1. Het eersterondegesprek 2. Het tweederondegesprek 3. Eventueel assessment 4. Werkwijze van de vertrouwenscommissie 5. Beoordelingssystematiek

7.1 Het eersterondegesprek Een goede selectieprocedure is zo vormgegeven dat in de eerste ronde van de gesprekken met kandidaten vergelijkbare informatie gegenereerd wordt. Dat betekent dat deze gesprekken in opzet hetzelfde verlopen. Op die manier worden kandidaten eerlijk getoetst aan de wensen, eisen en verwachtingen uit de profielschets waardoor vooringenomenheid wordt voorkomen. Tegelijk is een goed eersterondegesprek geen eenzijdig ‘vraag & antwoord-spel’, maar wordt er meer een gesprek (dialoog) aangegaan met de kandidaat. Een eersterondegesprek bevat daarom doorgaans een aantal vaste vragen voor alle kandidaten en biedt daarnaast ruimte om door te vragen of anderszins een verdiepende dialoog te voeren. Een sollicitatiegesprek met een kandidaat-burgemeester is geen doorsnee sollicitatiegesprek. Een goede voorbereiding van de gesprekken is daarom erg belangrijk. Goede onderlinge werkafspraken zijn vereist om te zorgen voor orde in het gesprek, het waarborgen dat de kandidaten goed tot hun recht komen en het verkrijgen van een adequaat beeld over de geschiktheid op alle relevante aspecten van de ambtsvervulling. Zeker als de vertrouwenscommissie relatief groot is, is het niet altijd eenvoudig om een sollicitatiegesprek te voeren met alle aanwezigen.

In de praktijk wordt daarom nog wel eens geopperd om de vertrouwenscommissie voor de gesprekken op te splitsen, zodoende dat niet iedereen bij alle gesprekken aanwezig is. Dat kan de werkbaarheid vergroten. Een belangrijk risico daarvan is dat niet alle leden van de vertrouwenscommissie dan een beeld krijgen van alle kandidaten, terwijl dat voor een goede selectie wel van belang is. Daarom wordt soms gewerkt met alternatieve werkvormen, waarbij bijvoorbeeld een eerste ring van leden van de vertrouwenscommissie de vragen stelt en een tweede ring van leden wel aanwezig is, maar niet actief aan het gesprek deelneemt. Of dat bij elk gespreksthema steeds een ander duo primair de gespreksvoering op zich neemt. Dat vraagt uiteraard wel goede afstemming tussen de leden vooraf, zodat alle relevante perspectieven aan bod komen.

46

7.2 Het tweederondegesprek In het tweederondegesprek verdiept de kennismaking zich. Die verdieping vindt plaats op aspecten waarop de vertrouwenscommissie nadere informatie wenst. Dit vereist wederom een goede voorbereiding door de vertrouwenscommissie. Die voorbereiding hoeft beslist niet pas te starten na het eersterondegesprek, maar kan deels al eerder in gang worden gezet en verder worden ingevuld naar aanleiding van de bevindingen uit de gevoerde eerste gesprekken. In een tweede ronde is het dan zaak om andere kanten van de kandidaat te zien of heel gericht op bepaalde onderwerpen verder door te gaan. Daarbij past een andere setting, bijvoorbeeld een andere locatie, en een andere opzet dan de eerste ronde. Zo kennen tweederondegesprekken meestal een wat interactiever karakter en wordt de tijd genomen om bij een bepaald onderwerp langer stil te staan. Dit kan bijvoorbeeld door letterlijk voor een andere opstelling te kiezen en/of een methodiek te kiezen waarbij beweging plaatsvindt. Een tweederondegesprek leent zich ook om een bepaald type uitdaging of problematiek voor de nieuwe burgemeester uit te diepen aan de hand van het voorleggen van een casus of een opdracht. Kandidaten krijgen regelmatig (kort) voor het tweederondegesprek een bepaalde opdracht uitgereikt.

7.3 Eventueel assessment Tijdens de selectie van een nieuwe burgemeester kan de vertrouwenscommissie gebruik maken van een assessment. Een assessment is een verzameling van onderzoeks- en beoordelingsinstrumenten die wordt ingezet om te beoordelen of een kandidaat beschikt over de kwaliteiten en eigenschappen die in een profielschets zijn weergegeven. De basis hiervoor is de profielschets. Een assessment geeft aanvullende informatie aan de vertrouwenscommissie over een kandidaat of kandidaten. De uitkomsten geven een gefundeerd beeld van ontwikkelpunten en ontwikkelde punten. Op geen enkele manier is een assessment bedoeld als een middel om een keuze af te dwingen; de vertrouwenscommissie is en blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor haar conceptaanbeveling aan de gemeenteraad. Een assessment dient te worden uitgevoerd door een erkend psychologisch bureau dat ervaring met burgemeesters heeft. Het burgemeestersambt is een bijzonder veelzijdig en uniek ambt en het assessment moet hieraan goed recht doen. Het kabinet van de commissaris van de Koning kan desgevraagd de ervaringen met bureaus delen. De inhoud van een assessment bestaat vaak uit een persoonlijkheidstest, een IQ-test en een gesprek over competenties. Het is van belang dat de vertrouwenscommissie een duidelijke onderzoeksvraagstelling meegeeft aan het bureau.

Een assessment levert vooral iets op wanneer het assessment een duidelijk antwoord oplevert op de vraag of vragen van de vertrouwenscommissie (bijvoorbeeld: hoe besluitvaardig is een kandidaat?). De exacte opdrachtformulering stemt de secretaris van de vertrouwenscommissie af met de kabinetschef. De commissaris van de Koning is namelijk verantwoordelijk voor de informatie-inwinning. Indien de vertrouwenscommissie een assessment wil inzetten dan mag dat niet ‘spontaan’ worden besloten. In de profielschets en de vacaturetekst moet al zijn aangekondigd dat een assessment onderdeel kan uitmaken van de procedure. Vaak wordt daarom gekozen om de mogelijkheid open te laten en later in het proces de afweging van noodzaak te maken. De staande praktijk is inmiddels dat, ongeacht of de gemeente een mogelijk assessment in de profielschets heeft opgenomen, BZK standaard een zin in de vacature opneemt dat een assessment eventueel tot de mogelijkheden behoort. Overigens kunnen kandidaten ook zelf de vertrouwenscommissie verzoeken een assessment te laten afnemen. Daarom is het verstandig dat de vertrouwenscommissie goed is voorbereid op een toelichting waarom wel of niet wordt gekozen voor uitvoering van een assessment binnen de procedure.

47

De timing van een assessment is een keuze. Het assessment kan plaatsvinden na het eersterondegesprek. De resultaten van het assessment kan de vertrouwenscommissie dan meenemen in haar tweederondegesprekken. De kosten kunnen wel oplopen door de hoeveelheid assessments en het moet passen binnen de tijdsplanning van de vertrouwenscommissie. Een assessment vindt daarom meestal plaats na het tweederondegesprek. De vertrouwenscommissie heeft dan een zodanig goed beeld heeft van de overgebleven kandidaat of kandidaten dat heel precies de vraagstelling aan het assessmentbureau kan worden gedefinieerd. Ook kan de vertrouwenscommissie beter beoordelen of een assessment nog gewenst is. Een gegeven is in deze optie dat de resultaten van het assessment meestal niet meer worden besproken tussen de kandidaat en de vertrouwenscommissie.

7.4 Werkwijze van de vertrouwenscommissie De vertrouwenscommissie velt in de regel op basis van een of twee gesprekken haar oordeel over de geschiktheid van een kandidaat. Het vereist dat de vertrouwenscommissie de tijd effectief benut. Hierna volgen vier verschillende handvatten voor het voeren van informatierijke gesprekken. 7.4.1 Varieer in gespreksvoering Een goed gesprek waarin de vertrouwenscommissie en de kandidaat elkaar echt leren kennen vereist een variatie in gespreksvoering. Dat vereist dat de vertrouwenscommissie vragen stelt over het professioneel functioneren, maar ook een meer informeel gesprek aanknoopt over de persoon achter de kandidaat. Dat de vertrouwenscommissie toetst op functioneren in het verleden, maar ook nagaat of de kandidaat is voorbereid op de toekomst. Voor alle sollicitatiegesprekken geldt: door afwisseling in vragen, door een breed palet aan onderwerpen aan te snijden en door te variëren in gesprekstechnieken, leert de vertrouwenscommissie de kandidaten het beste kennen en komen zij ook het beste tot hun recht. Dat is nodig omdat de vertrouwenscommissie de kandidaat moet beoordelen in een totaalbeeld. Een totaalbeeld van: passend bij de gemeente, passende persoonlijkheid en adequate beschikking over benodigde competenties. Het functioneren in het verleden heeft betekenis voor de toekomst.

De STAR-vraagtechniek helpt om competenties te toetsen aan de hand van voorbeelden uit het verleden. STAR staat voor Situatie, Taak, Actie en Resultaat. Een kandidaat wordt dan gevraagd een situatie uit het verleden te schetsen waarin een bepaalde competentie (bijvoorbeeld onderhandelingsvaardigheid, inlevingsvermogen of daadkracht) nodig was. Vervolgens vindt een gesprek plaats waarbij het aan de vertrouwenscommissie is om te zorgen dat zij de regie houdt door gestructureerd na te gaan of de sollicitant de STAR-elementen in de beantwoording adequaat betrekt. Vaak wordt nog een extra ‘R’ en ‘T’ toegevoegd, namelijk door een reflectie van de kandidaat te vragen en wat de kandidaat daaruit meeneemt richting de toekomst. De vertrouwenscommissie informeert ook naar de achtergrond van een kandidaat (Wat voor persoon is het? Waar heeft hij of zij eerder gewerkt? Hoe heeft hij of zij eerder gewerkt?). Dat doet de vertrouwenscommissie eerst en vooral op basis van het cv en in het sollicitatiegesprek. Desgewenst kan de vertrouwenscommissie ook navraag doen bij de commissaris van de Koning. Tegelijk is het beperkt mogelijk om als vertrouwenscommissie kennis op te doen over het verleden vanwege privacy en geheimhouding; het zelfstandig inwinnen van referenties is bijvoorbeeld niet toegestaan.

48

De vertrouwenscommissie wordt aangeraden ook daadwerkelijk kennis te maken met de hele persoon. Competenties zijn stukjes van die persoon. Als de focus in het gesprek te sterk komt te liggen op het achterhalen van alleen de afzonderlijke competenties, dan verdwijnt het zicht op de persoon als geheel. 7.4.2 Treed op als een team Een vertrouwenscommissie is een team. Een team presteert beter naarmate de teamleden doen waar ze goed in zijn en wat ze prettig vinden. Een vertrouwenscommissie is een bijzonder team, omdat de leden in de dagelijkse, politieke context tot verschillende partijen behoren, maar in de benoemingsprocedure intensief samen optrekken. Dat vereist dat het team serieuze aandacht verdient. Sommige leden van de vertrouwenscommissie voelen zich senang door vooral te luisteren en observeren, anderen door in een iets meer vrije rol het gesprek te voeren met kandidaten en weer anderen voeren graag een gestructureerd gesprek over een casus of een ervaring van de kandidaat uit het verleden. Het is zaak om elkaars kwaliteiten te zien en te benutten.

7.4.3 Maak vooraf werkafspraken De voorbereiding op de sollicitatiegesprekken (eerste ronde en tweede ronde) door de vertrouwenscommissie vereist het maken van werkafspraken over onder meer: • de vertaling van de profielschets naar vragen, variëren in vragen opdat het gesprek daadwerkelijk een gesprek wordt en oefenen in het stellen van heldere vragen; • de inrichting van de zaal waar het gesprek en/of de gesprekken plaatsvinden; • de indeling van het gesprek (tijdsduur, gespreksindeling, taakverdeling tussen de leden, positie van de ondersteuning); • de onderlinge taak- en rolverdeling binnen de vertrouwenscommissie (waaronder begrepen: positie van de adviseurs, invulling van de ondersteuning door de secretaris, planning, waarborgen van vertrouwelijkheid, wijze van vastleggen van indrukken); • de tijdsduur van de gesprekken en de pauzes tussen de gesprekken, de oordeelsvorming waarbij de vertrouwenscommissie eerst een individueel oordeel opmaakt (meestal aan de hand van een scoreformulier) en vervolgens een methodiek toepast om tot een collectieve afweging te komen; • zorgen voor de juiste samenwerkingssfeer, omdat de vertrouwenscommissie in dit proces samen optrekt en het dus ook van elkaar moet hebben om tot een succes te komen.

Deze voorbereiding is van toepassing op alle gesprekken, waarbij geldt dat de aard en inhoud van het tweederondegesprek geen kopie dienen te zijn van de eerste ronde. Immers, de vertrouwenscommissie kent de kandidaat nu al. In de voorbereiding van de vertrouwenscommissie kan het goed werken om een oefengesprek te voeren met een fictieve kandidaat. Bijvoorbeeld met een burgemeester uit een buurgemeente, met de zittende of ex-burgemeester of via een extern bureau, zodat de vertrouwenscommissie professionele feedback ontvangt. Hoe groter de vertrouwenscommissie, hoe belangrijker het is om werkafspraken te maken over de inrichting van die gesprekken.

49

7.4.4 Maak prudent gebruik van publiekelijk toegankelijke informatie Veel informatiebronnen zijn publiek toegankelijk (zoals beelden op YouTube, resultaten via een zoekmachine als Google en vaak ook Twittergegevens). Een vertrouwenscommissie mag dergelijke informatie niet negeren, maar moet hier zeer prudent mee omgaan. Het maken van goede onderlinge afspraken hierover is van groot belang. Een lid van de vertrouwenscommissie draagt de verantwoordelijkheid geen sporen achter te laten van de zoektocht. Let daarbij goed op het verwijderen van de zoekgeschiedenis en op het voorkomen van het achterlaten van bijvoorbeeld gebruikersnamen. Een praktische manier om met publiek toegankelijke informatie om te gaan, is door tijdens een vergadering van de vertrouwenscommissie gezamenlijk openbare informatie op te zoeken. Let daarbij wel op het voorkomen van digitale herkenning. Voorzichtigheid geldt ook voor de interpretatie van resultaten van raadpleging van openbare bronnen. Informatie op bijvoorbeeld internet hoeft niet juist of volledig te zijn. Dat kan zowel positief als negatief uitwerken. In het sollicitatiegesprek met de kandidaten is doorgaans een onderwerp van gesprek wat er beschikbaar is op internet.

Mochten er bij de vertrouwenscommissie naar aanleiding van het gesprek nog twijfels bestaan, dan is het zaak de commissaris van de Koning hiervan op de hoogte te stellen of te verzoeken hierover nadere informatie te verstrekken.

7.5 Beoordelingssystematiek (voorlopige en definitieve oordeelsvorming) Er moet ruimte zijn om echt in gesprek te raken en een kandidaat echt te leren kennen. Echter, na afloop van de eerste ronde moeten de kandidaten ook onderling vergeleken worden. De vertrouwenscommissie heeft de taak om zowel de kandidaten individueel te toetsen aan het profiel alsook om na de gesprekken met elkaar tot een collectief oordeel te komen over de vraag welke kandidaten doorgaan naar de volgende ronde. De systematiek op basis waarvan de vertrouwenscommissie tot haar oordeel komt, dient vóór aanvang van de gesprekken te zijn vastgesteld. Dit voorkomt dat de beoordelingssystematiek op een te laat moment nog een gespreksonderwerp wordt. Dat is niet alleen inefficiënt, maar draagt ook het risico in zich dat de keuze over de systematiek en de beoordeling van de kandidaten door elkaar gaan lopen. Een stelregel luidt daarom: de systematiek moet voorafgaand aan de sollicitatiegesprekken vaststaan. Dat geldt niet alleen voor de systematiek voor de eerste ronde maar ook voor de tweede ronde (en eventueel een derde ronde).

De vertrouwenscommissie bepaalt dus zowel de systematiek om tot een voorlopig oordeel te komen (welke kandidaten gaan door van de eerste ronde naar de tweede ronde?) als de systematiek om tot een definitief oordeel te komen (welke kandidaten komen op de conceptaanbeveling aan de gemeenteraad?). Bij voorkeur direct na afloop van de eersterondegesprekken besluit de vertrouwenscommissie met welke kandidaten de procedure wordt voortgezet. Hoewel dat in deze fase nog niet verplicht is, kunnen de niet-geselecteerden door de vertrouwenscommissie worden geïnformeerd dat zij (voor nu) niet door zijn naar de tweederondegesprekken. Dat gebeurt door de voorzitter en/of de secretaris van de vertrouwenscommissie. Zeker bij een beperkt aantal kandidaten kan het verstandig zijn kandidaten niet te vroeg af te schrijven. Uiteindelijk moet een aanbeveling van twee kandidaten worden opgesteld en het risico is dat kandidaten zich, om hen moverende redenen, terugtrekken. In het belang van de meervoudige aanbeveling volgt het definitief afzeggen van de kandidaten daarom pas aan het eind van het selectieproces. Het is belangrijk dat er zowel na de eerste als na de tweede ronde

50

in ieder geval twee kandidaten overblijven die kunnen worden voorgedragen. Het is daarom aan te raden voor ten minste één reservekandidaat te zorgen. Na uitvoering van de tweede ronde (en eventueel derde ronde en assessment) vindt de definitieve beoordeling plaats en worden overgebleven kandidaten opnieuw op de hoogte gebracht. Daarbij geldt het advies om als vertrouwenscommissie de kandidaten die op de conceptaanbeveling staan (kort) voorafgaand aan de besloten raadsvergadering om een bevestiging te vragen van het voortzetten van de kandidatuur, zonder hen te vertellen op welke plek zij op de conceptaanbeveling staan. Kandidaten kunnen zich immers terugtrekken en de gemeenteraad kan voor een andere volgorde op de aanbeveling kiezen dan de vertrouwenscommissie voorstelt. Voor de andere kandidaten met wie tot in de laatste ronde wordt gesproken geldt het advies hen niet eerder dan na afloop van de besloten raadsvergadering waarin de aanbeveling wordt vastgesteld te informeren. Mocht zeer onverhoopt zich de situatie voordoen dat beide kandidaten zich terugtrekken voorafgaand aan de besloten raadsvergadering, dan vindt er overleg plaats met de commissaris over de volgorde op de lijst of het al dan niet opstarten van een nieuwe procedure.

Trekt de nummer 1 of 2 zich terug ná de besloten raadsvergadering waarin het besluit over de aanbeveling is genomen, dan blijft het raadsbesluit staan en wordt zo nodig volstaan met een enkelvoudige aanbeveling. De precieze manier waarop het informeren van kandidaten plaatsvindt verschilt. Zowel in de gekozen vorm (telefonisch, schriftelijk of per mail) als in de vraag wie wat informeert (het is een keuze om direct de achterliggende motivatie te melden of dat de mogelijkheid wordt geboden dat kandidaten hiervoor zelf contact opnemen met de voorzitter of de secretaris van de vertrouwenscommissie). Doorgaans hebben kandidaten veel geïnvesteerd in hun sollicitatie en zullen zij niet alleen teleurgesteld zijn bij een afwijzing, maar vooral ook benieuwd zijn naar de feedback. Het is daarom zeer aan te raden om niet te volstaan met alleen de mededeling van wel of niet doorgaan in de procedure maar de terugkoppeling serieus en met opgaaf van redenen te verzorgen. Een meer toegespitste terugkoppeling aan afgevallen kandidaten gebeurt bij voorkeur nadat de gemeenteraad heeft besloten over de aanbeveling. In het uitzonderlijke geval dat de vertrouwenscommissie na de gesprekken tot de conclusie komt dat geen enkele kandidaat geschikt is, zal er contact moeten worden opgenomen met de kabinetschef voordat er wordt gecommuniceerd naar de kandidaten.

Een situatie als deze moet echter zo veel mogelijk voorkomen zien te worden. Men zoekt immers gezamenlijk naar een nieuwe burgemeester voor de gemeente. Indien er twijfels zijn over de geschiktheid van de kandidaten, is het gesprek met de commissaris van de Koning bij het bespreken van de brievenselectie het meest aangelegen moment om dit aan te kaarten.

51

Keuzemarge • De vertrouwenscommissie is vrij in de keuzebepaling van de inhoud, locatie en vormgeving van de beoordeling. Tips • Leg als vertrouwenscommissie afspraken over de invulling van de beoordeling van te voren vast en doe dat vóór de beoordeling daadwerkelijk begint. • Besef dat het werk van een vertrouwenscommissie teamwork is. Investeer in de samenwerking zowel door aandacht te hebben voor de teamsfeer als in het gebruikmaken van elkaars sterke punten. Evalueer als vertrouwenscommissie ook de eigen werkzaamheden tijdens het proces én besteed daarbij aandacht aan de vraag of iedereen nog volledig is aangehaakt. • Stel een draaiboek op zodat de leden en ondersteuning van de vertrouwenscommissie houvast hebben tijdens de gesprekken. Neem in dat draaiboek gemaakte werkafspraken op rond gespreksinrichting, planning, beoordeling en vragen die in ieder geval aan bod zullen komen. • Besef dat het laten uitvoeren van een assessment géén verplaatsing van verantwoordelijkheid betekent. De vertrouwenscommissie dient zelfstandig te oordelen over de geschiktheid van de kandidaten. • Het is strikt verboden voor de vertrouwenscommissie om met derden overleg te hebben, mondeling dan wel schriftelijk, over kandidaten.

• Als een assessment onderdeel kan uitmaken van de procedure, maak dan met het geselecteerde bureau een principe-afspraak voor een assessment op een specifieke datum, waarbij wel het voorbehoud geldt dat de vertrouwenscommissie kan besluiten hiervan geen gebruik te maken. • Het eersterondegesprek en het tweederondegesprek vinden kort na elkaar plaats. Besef dat het tweederondegesprek wel een goede voorbereiding vergt en ruim daarvoor dus tijdig tijd in. • Voer altijd een tweederondegesprek, ook als uit de eerste ronde een kandidaat met kop en schouders boven alle anderen lijkt uit te steken. Vooraf tijd investeren in de voorbereiding en daarmee gebruik maken van externe ondersteuning loont. Neem als vertrouwenscommissie ook tussen gesprekken de tijd die nodig is om tot een goede afweging en beoordeling te komen. • Maak duidelijke afspraken over de wijze waarop een adviseur zijn of haar taak invult en doe dit vóórdat de gesprekken plaatsvinden. • Besef dat de voorbereiding op de beoordeling van kandidaten geen dagelijkse kost is en ook veel van de vertrouwenscommissie vergt qua vaardigheden. Maak daarom voorafgaand aan de start van deze gesprekken gebruik van gespecialiseerde externe ondersteuning en bij voorkeur al bij de voorbereiding van de profielschets.

Stap 8 / Verslag van Bevindingen van de vertrouwenscommissie

Resultaat • Vertrouwenscommissie verantwoordt schriftelijk over haar opdracht, werkwijze en bevindingen aan de raad in een Verslag van Bevindingen. Betrokkenen • De vertrouwenscommissie: is steller van het Verslag van Bevindingen. De secretaris van de vertrouwenscommissie (de raadsgriffier) fungeert doorgaans als eerste penvoerder. Met het instellen van de vertrouwenscommissie heeft de gemeenteraad deze commissie opgedragen om het nodige voorwerk te verrichten om te komen tot een uiteindelijke aanbeveling aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

52

In stap 8 van de benoemingsprocedure zijn er drie onderdelen die de aandacht verdienen: 1. Verslag van Bevindingen 2. Stemverhoudingen 3. Ontvangers van het Verslag van Bevindingen

8.1 Verslag van Bevindingen In een schriftelijk verslag brengt de vertrouwenscommissie verslag uit van haar voorwerk om te komen tot een conceptaanbeveling aan de gemeenteraad. Dit verslag is zowel procesmatig als inhoudelijk van aard. Het is gebruikelijk dat de secretaris van de vertrouwenscommissie en/of voorzitter van de vertrouwenscommissie een conceptversie opstellen en die bespreken met de vertrouwenscommissie. Het Verslag van Bevindingen beargumenteert overtuigend hoe de conceptaanbeveling tot stand is gekomen. Het is ook mogelijk om een concept van het Verslag van Bevindingen voor een check te delen met (het kabinet van) de Commissaris. De inhoud en vorm van het Verslag van Bevindingen staan vrij. In ieder geval is het raadzaam in te gaan op: het verloop van het proces, de wijze waarop tot een onderlinge afweging van kandidaten is gekomen en op welke gronden de finale beoordeling is gemaakt die geleid heeft tot de conceptaanbeveling van twee kandidaten in voorkeursvolgorde (1 en 2) door de vertrouwenscommissie, inclusief de stemverhouding daarbij. De commissie vermeldt ten aanzien van de kandidaten 1 en 2 in ieder geval de motieven die tot haar oordeel hebben geleid.

Een veel gehanteerde indeling van het Verslag van Bevindingen gaat uit van: • een korte inleiding met de aanleiding voor de vacature en een beknopte samenvatting van de taakopdracht van de vertrouwenscommissie; • een procesverantwoording waarin markante gebeurtenissen in de procedure en contactmomenten van de vertrouwenscommissie onderling en met betrokkenen kort en zakelijk staan beschreven; • een inhoudelijke beschrijving van de wijze waarop de vertrouwenscommissie de kandidaten heeft getoetst op de profielschets en een beschrijving van de systematiek op basis waarvan de vertrouwenscommissie tot een definitieve beoordeling is gekomen.

Daarbij is het niet noodzakelijk, en in het licht van de vertrouwelijkheid ook niet gewenst, om alle namen van de kandidaten te noemen, met name als het kandidaten betreft die te licht werden bevonden en dus niet meer meededen in de verdere procedure; • een bondige weergave van de belangrijkste bevindingen per kandidaat waarmee de vertrouwenscommissie heeft gesproken; • een zakelijke weergave van de afwegingen van de vertrouwenscommissie, zoals de afweging om met bepaalde kandidaten een vervolggesprek aan te gaan en de afwegingen naar aanleiding van die vervolggesprekken; • de eindconclusie van de vertrouwenscommissie in termen van welke kandidaten de vertrouwenscommissie aan de gemeenteraad voorstelt om aan te bevelen bij de minister van BZK ter benoeming tot nieuwe burgemeester. Oftewel: wie staan er op plaatsen 1 en 2 van de conceptaanbeveling? De meeste vertrouwenscommissies maken tijdens de gesprekken gebruik van een beoordelingsformulier en verwerken de individuele formulieren na de gesprekken tot een samenvattend overzicht. Deze formulieren en de beraadslagingen hierover vormen het uitgangspunt voor de samenvatting van de bevindingen per kandidaat. Het is een belangrijke taak van de secretaris van de vertrouwenscommissie (eventueel ondersteund door de plaatsvervangend secretaris) om de essentie van de beraadslagingen adequaat te vangen in aantekeningen.

53

8.2 Stemverhoudingen Het streven in een vertrouwenscommissie moet zijn gericht op unanimiteit. Dat geeft de burgemeester de best denkbare start. Wanneer verschillen van inzicht bestaan over de aan te bevelen kandidaten is het dan ook zaak om de aard van die verschillen eerst te achterhalen in relatie tot de wensen, eisen en verwachtingen van de nieuwe burgemeester uit de profielschets en hier vervolgens met elkaar over te spreken. Het is denkbaar dat, ondanks een inhoudelijke bespreking van argumenten, toch een verschil van inzicht blijft bestaan over de gewenste aanbeveling. In dat geval wordt hierover een opmerking gemaakt in het Verslag van Bevindingen. De vertrouwenscommissie besluit dan in meerderheid. In zo een geval is het raadzaam de situatie, ter informatie, te bespreken met de commissaris. Alleen de leden van de vertrouwenscommissie hebben stemrecht, waarbij geldt dat ieder lid één stem heeft. De grootte van politieke partijen in de gemeenteraad maakt geen onderdeel uit van de stemming. Bovendien, een burgemeester wordt benoemd voor een periode van zes jaar en in die periode kan de samenstelling van de gemeenteraad flink veranderen. Adviseurs hebben geen stemrecht in de vertrouwenscommissie, maar bij verschil van inzicht is het wel van belang dat hun bevindingen worden opgenomen in het Verslag van Bevindingen.

De vertrouwenscommissie stelt in gezamenlijkheid het Verslag van Bevindingen vast.

8.3 Ontvangers van het Verslag van Bevindingen De vertrouwenscommissie brengt het Verslag van Bevindingen, met inachtneming van de geheimhouding, uit aan de gemeenteraad, tijdens de besloten raadsvergadering. Ook stuurt de vertrouwenscommissie het verslag voorafgaand aan de raadsvergadering toe aan de commissaris van de Koning zodat hij of zij tijdig kennis kan nemen van de inhoud. Het Verslag van Bevindingen vormt het belangrijkste document voor de besloten raadsvergadering over de aanbeveling. Een afschrift van het Verslag van Bevindingen stuurt de vertrouwenscommissie aan de commissaris van de Koning en de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. In de versie voor de minister van BZK en de commissaris van de Koning moeten alle namen van kandidaten herleidbaar zijn. Dit kan door de namen te noemen of een versleutelcode mee te sturen. In de versie voor de gemeenteraad worden alleen de kandidaten 1 en 2 bij naam genoemd.

Keuzemarge • Het is aan de vertrouwenscommissie hoe diepgaand zij verantwoording aflegt over de werkzaamheden. De gemeenteraad heeft vertrouwen gesteld in de commissie om de conceptaanbeveling voor te bereiden. Daarbij past dat de vertrouwenscommissie zich niet tot in elk detail hoeft te verantwoorden. Het gaat erom dat de gemeenteraad een beeld krijgt bij de procesvoering en de zorgvuldigheid van de afwegingen. Dit staat ten dienste van de tweevoudige aanbeveling. Tips • Plan tijdig een moment in om als vertrouwenscommissie over het verslag te spreken. Houd er rekening mee dat de gemeenteraad en commissaris van de Koning, die niet bij de werkzaamheden en beraadslagingen van de vertrouwenscommissie aanwezig waren, via het Verslag van Bevindingen voldoende inzicht krijgen in de aanpak en resultaten. • Noem in het Verslag van Bevindingen alleen de namen van de nummers 1 en 2 op de conceptaanbeveling. Voor de overige kandidaten kan geanonimiseerd of versleuteld worden aangegeven wat de belangrijkste argumenten waren om hen niet op de conceptaanbeveling te plaatsen. Deze handelwijze sluit het meest aan bij de opdracht van de vertrouwenscommissie om de conceptaanbeveling voor te bereiden.

54

Stap 9 / Besloten en open raadsvergadering over de aanbeveling Resultaat • De gemeenteraad maakt bekend wie hij aanbeveelt aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties om voor te dragen tot benoeming als nieuwe burgemeester van de gemeente. Betrokkenen • De gemeenteraad: besluit in een besloten vergadering op basis van het voorwerk door de vertrouwenscommissie over de tweevoudige aanbeveling aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en aansluitend maakt de gemeenteraad in een openbare raadsvergadering alleen de naam bekend van de kandidaat die als eerste op de aanbeveling staat vermeld.

In de praktijk van de laatste jaren is de minister van BZK niet van de aanbeveling van de gemeenteraad afgeweken. Dit gegeven onderstreept de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad in de benoemingsprocedure. De gemeenteraad vergadert eerst in besloten raadsvergadering, die wel openbaar is aangekondigd, en vrijwel aansluitend vindt de openbare raadsvergadering plaats. Tussen beide vergaderingen is een kleine pauze. In stap 9 van de benoemingsprocedure zijn er vier onderdelen die de aandacht verdienen: 1. Besloten raadsvergadering 2. Tijd tussen besloten en open raadsvergadering 3. Openbare raadsvergadering 4. Versturen aanbeveling

9.1 Besloten raadsvergadering In artikel 61, vierde en vijfde lid, van de Gemeentewet is vastgelegd wat de gemeenteraad in de besloten raadsvergadering moet doen, namelijk: • het Verslag van Bevindingen van de vertrouwenscommissie bespreken; • een raadsbesluit nemen over de aanbeveling aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Hierin geldt een chronologische volgorde. Bij het opstellen van de aanbeveling betrekt de gemeenteraad de bevindingen van de vertrouwenscommissie. De gemeenteraad kan afwijken van het advies van de vertrouwenscommissie. Dit gebeurt echter zelden omdat de gemeenteraad bij de instelling het vertrouwen heeft gesteld in de commissie om de kandidaten te beoordelen conform werkafspraken die zijn vastgelegd in de verordening op de vertrouwenscommissie. 9.1.1 Beraadslagingen zijn besloten en eeuwigdurend geheim De beraadslagingen in de gemeenteraad over de bevindingen van de vertrouwenscommissie zijn niet openbaar en er geldt eeuwigdurende geheimhouding voor de beraadslagingen. De voorzitter van de gemeenteraad, de raadsgriffier, de raadsleden en eventueel de notulist zijn in de raadszaal aanwezig tijdens de besloten raadsvergadering. Voor anderen, onder wie wethouders en de gemeentesecretaris, niet zijnde plaatsvervangend secretaris of adviseur van de vertrouwenscommissie, is de vergadering niet toegankelijk.

Dat geldt ook voor griffiepersoneel en bodes, artikel 21 Gemeentewet is hier niet van toepassing.

55

De voorzitter en de secretaris van de vertrouwenscommissie dragen er zorg voor dat archiefbescheiden in een verzegelde envelop en gerubriceerd als ‘geheim’ worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Er geldt een beperking aan openbaarheid voor 75 jaar. De wijze van verslaglegging en wie dit doet zijn vormvrij. Het verslag mag woordelijk zijn, maar een verslag op hoofdlijnen is ook toegestaan. Er mag voor het verslag een notulist worden ingehuurd. Deze is wel gebonden aan de geheimhouding op basis van artikel 61c Gemeentewet. 9.1.2 Schriftelijke stemming Er vindt in de besloten raadsvergadering waarin de aanbeveling wordt vastgesteld een schriftelijke, en dus geheime, stemming plaats. Dit ingevolge artikel 31 van de Gemeentewet. Dat betekent dat het stemmen individueel gebeurt, en dus niet per acclamatie of handopsteking. De wetgever heeft dit wenselijk geacht, omdat de stemgerechtigde zijn stem op een persoon volledig vrij moet kunnen uitbrengen, zonder enige druk van buitenaf. Ook het belang van de gekozene is naar de mening van de wetgever gediend bij een schriftelijke stemming. Het toekomstig functioneren van de raad en de burgemeester zou niet moeten worden belast met de mogelijke verdeeldheid die bij een niet-geheime stemming zou kunnen blijken. Uiteraard mag de procedure niet in strijd zijn met de bepalingen over schriftelijke stemmingen in de Gemeentewet.

De wet schrijft echter niet exact voor hoe de schriftelijke stemming over de aanbeveling vormgegeven dient te worden. In het Reglement van Orde zijn mogelijk al bepalingen opgenomen voor het stemmen over personen, die ook hier gevolgd kunnen worden. In de praktijk komen diverse procedures voor. Vaak wordt de conceptaanbeveling van de vertrouwenscommissie in één keer in stemming gebracht. Soms worden de plaatsen 1 en 2 op de aanbeveling na elkaar in stemming gebracht. Een werkbare optie is dan om beide namen op het stembriefje te plaatsen in de volgorde van de conceptaanbeveling van de vertrouwenscommissie, en de raadsleden te vragen met het cijfer 1 of 2 aan te geven welke naam op de eerste, en welke op de tweede plaats van de uiteindelijke aanbeveling zou moeten komen. Bij het vormgeven van de stemprocedure is wel van belang dat voorafgaand aan de stemming volstrekt helder is over wat en hoe er wordt gestemd en dat de procedure zo min mogelijk risico op vergissingen kent.Staken de stemmen meerdere malen, dan beslist, ingevolge artikel 31 van de Gemeentewet, terstond het lot. 9.1.3 Tweevoudige aanbeveling De aanbeveling moet volgens artikel 61, vijfde lid, van de Gemeentewet twee personen bevatten. De nummer 2 op de aanbeveling is beslist niet voor de vorm. Formeel kan de minister van BZK deze kandidaat voordragen voor benoeming.

Maar ook kan het zijn dat nummer 1 zich terugtrekt of iets overkomt. De nummer 2 op de aanbeveling is dus iemand die de nieuwe burgemeester kan zijn. Het is daarom raadzaam dat de vertrouwenscommissie niet alleen duidelijk terugkoppelt over de nummer 1 maar ook over de nummer 2. Alleen in zeer uitzonderlijke gevallen is toegestaan dat de raad een enkelvoudige aanbeveling vaststelt. Voorbeelden zijn: als er slechts één door de commissaris van de Koning benoembaar geachte sollicitant is of bij overmacht door ernstige ziekte of overlijden. Politieke,

56

beleidsmatige of bestuurlijke overwegingen vormen in ieder geval geen aanvaardbare reden voor een enkelvoudige aanbeveling. De consequentie is dan dat de benoemingsprocedure opnieuw moet worden doorlopen.

9.2 Tijd tussen besloten en open raadsvergadering Van belang is de besloten raadsvergadering pas te sluiten als alle betrokkenen, dat wil zeggen de kandidaten 1 en 2 en de kabinetschef, door de raad op de hoogte zijn gesteld. Aan kandidaat 2 kan direct een terugkoppeling worden gegeven over de reden om deze kandidaat niet op de eerste plaats te zetten, of afgesproken kan worden om dat op een later moment te doen. Dat gebeurt meestal telefonisch door de voorzitter van de vertrouwenscommissie.De raadsgriffier belt vaak tegelijk met de kabinetschef. Zo hebben de kandidaten op de aanbeveling en de commissaris van de Koning de uitkomsten van de beraadslaging vóór de publieke bekendmaking van de aanbeveling.