Agendabundel

3.2 Opbouw gesprek Zoals besproken bij het onderdeel ‘frequentie’ kunnen de accenten per gesprek verschillen. In grote lijnen kunnen de volgende elementen aan bod komen in een klankbordgesprek: • terugblik op gemaakte afspraken uit het voorgaande gesprek; • reflectie op profielschets/rollen burgemeester; • reflectie op rollen gemeenteraad; • toekomstverkenning; • gemeentelijke ontwikkelingen; • gevolgen van ontwikkelingen voor invulling ambt burgemeester/gemeenteraad; • afspraken. Terugblik op gemaakte afspraken Om lijn en ontwikkeling aan te brengen in de gesprekken helpt het om te werken met het vastleggen van actiepunten. Een volgend gesprek kan hier dan ook het beste mee beginnen. Op deze manier ontstaat meteen een heldere verbinding met eerder gevoerde gesprekken. Op deze manier wordt ook voorkomen dat elk gesprek een herhaling van zetten is. Reflectie op profielschets/rollen burgemeester De basis voor het beoordelen van het functioneren van de burgemeester is de profielschets van de burgemeester. De profielschets dient daarom altijd betrokken te worden in de voorbereiding van het gesprek en tijdens het gesprek uitdrukkelijk aan bod te komen. Het gaat dan om alle onderdelen van de profielschets: context van de gemeente, verwachtingen op rollen/taken en het competentiemodel van de burgemeester en eventuele overige wensen/ criteria.

Reflectie op rollen gemeenteraad De burgemeester bespiegelt het functioneren van de gemeenteraad. In dit gesprek kan ook worden aangesloten bij de rollen die de gemeenteraad vervult (vertegenwoordiger, kadersteller en controleur). Deze rollen en taken vormen, samen met de vastgestelde raadsverordeningen (onder meer het Reglement van Orde, waarin de huishouding van de gemeenteraad is geregeld) het uitgangspunt voor het gesprek over het functioneren van de gemeenteraad. De bestuurscultuur en onderlinge omgang kan eveneens onderwerp van gesprek zijn. Toekomstverkenning Na het aantreden van de nieuwe burgemeester staan de veranderingen niet stil. De inhoud van de profielschets zal daarom altijd moeten worden afgezet tegen de achtergrond van de gebeurtenissen in de periode waarop het gesprek betrekking heeft. Met andere woorden: het is belangrijk de rollen en taken van de burgemeester betekenis te geven tegen de achtergrond van de actuele omstandigheden en verhoudingen. Daarbij past wel een kanttekening. Hoewel burgemeesters moeten kunnen schakelen, zijn zij wel wie zij zijn. En daarom zijn zij ook welbewust benoemd. Het kan daarom niet zo zijn dat gedurende een benoemingsperiode volstrekt andere vaardigheden en/of een volstrekt andere stijl wordt gevraagd. En, de profielschets blijft te allen tijde het uitgangspunt.

77

Afspraken Beëindig het gesprek met een samenvatting van de concrete acties, gericht op veranderbaar gedrag, die beide partijen na het gesprek oppakken. Benoem bij deze actiepunten verantwoordelijken, maar ook wie de voortgang monitort (in de meeste gevallen zal dit de voorzitter zijn) en hoe dat gebeurt. De vertrouwenscommissie c.q. de gemeenteraad kan ook nadenken over hoe de burgemeester in zijn professionele ontwikkeling geholpen kan worden, bijvoorbeeld met trainingen of een opleiding. Het siert de raad om niet enkel verbeterpunten aan te leveren, maar ook de middelen beschikbaar te stellen om de ze verbeterpunten te verwezenlijken.

3.3 Duur gesprek Markeer het gesprek als een belangrijke gebeurtenis. Organiseer het klankbordgesprek daarom niet voor of tussen andere vergaderingen/overleggen. Baken de tijdsduur ook duidelijk af. De tijdsduur varieert in de praktijk, afhankelijk van de voorbereiding en boodschap, meestal tussen 45 minuten en anderhalf uur.

3.4 Feedback geven Houd in ieder geval rekening met de volgende uitgangspunten van goede feedback: • richt kritiek vooral op veranderbaar gedrag (een koe kan niet leren fluiten); • houd de balans in het oog tussen ‘terugkijken’ en ‘vooruit blikken’; • beschrijf concreet en specifiek gedrag dat is gezien of gehoord; • focus niet op de schuldvraag, maar op de oplossing; • adresseer de boodschap duidelijk door aan te geven dat het feedback is van de raadsleden op basis van verzamelde informatie; • schuif de feedback niet af op mensen die niet aanwezig zijn en voorkom dat de feedback een individuele mening is; • laat de burgemeester reageren (maar houd scherp in het oog of de reactie gaat over het punt dat naar voren is gebracht); • verken samen oplossingen of achtergronden (en ga daarbij in op gedrag dat in de toekomst gewenst is). Stem de inbreng onderling af. Dit voorkomt dat de burgemeester tijdens het gesprek met uiteenlopende boodschappen en meningen wordt geconfronteerd.

Keuzemarge • Bepaal de primaire insteek voor het klankbordgesprek (bijvoorbeeld vanuit rollen of vanuit basiscondities en competenties, een insteek vanuit de opbouw van de profielschets of een insteek vanuit de verzamelde input) en voorkom met die keuzebepaling dat het gesprek van de hak op de tak gaat. Zorg in het gesprek wel dat recht wordt gedaan aan de breedte van het ambt en van de ambtsinvulling. Tips • Zorg als afvaardiging van de gemeenteraad voor een eenduidige boodschap. • Richt het gesprek op veranderbaar gedrag.

78

Stap 4 / Verslaglegging en archivering Resultaat • Een evenwichtig verslag dat recht doet aan de toon en de inhoud van het gesprek. • Gemaakte afspraken liggen vast en hiervoor zijn verantwoordelijken benoemd. Betrokkenen • De raadsgriffier: stelt het verslag op. • Gespreksdeelnemers: ondertekenen het verslag (allen of een afvaardiging), na instemming.

In stap 4 van de klankbordgesprekken zijn er drie onderdelen die de aandacht verdienen: 1. Verslaglegging 2. Ondertekening van het verslag 3. Wie bewaart het verslag

4.1 Verslaglegging De raadsgriffier, als secretaris van de commissie die de klankbordgesprekken voert, draagt zorg voor het verslag van het klankbordgesprek. Daarbij is het verstandig aan het begin van het gesprek afspraken te maken over de wijze waarop het verslag wordt gestructureerd (bijvoorbeeld welke kopjes worden gebruikt). Zodoende heeft iedereen vooraf alvast hetzelfde beeld van de vorm en presentatie van de uitkomst. Bij het ‘inregelen van de gesprekken’ vraagt de verslaglegging in ieder geval op drie punten om aandacht: • inhoud van het verslag; • omvang van het verslag. Inhoud van het verslag Zorg voor een evenwichtige verslaglegging. Dat betekent dat de verslagen recht doen aan de inhoud en sfeer van het gesprek. Het gaat dan bijvoorbeeld om de toon van het gesprek, de centrale boodschap, heldere conclusies en duidelijke verwachtingen en vervolgafspraken. Van een evenwichtig verslag is sprake als de toon van de feedback in het evaluatiegesprek doorklinkt op het papier (en als die toon ook ruim na het gesprek nog steeds duidelijk naar voren komt bij lezing). De toon kan heel goed verschillen per alinea, omdat het aannemelijk is dat het gesprek zowel goede punten als verbeterpunten, aandachtspunten, afspraken en twijfelpunten bevat. Een veel gestelde vraag is hoe om te gaan met de opvatting van de minderheid c.q.

onvrede bij een van de deelnemers over een passage in het verslag. Het spreken over meerderheden en minderheden past in de regel bij politieke afwegingen. Een klankbordgesprek is een professioneel gesprek. Dit neemt echter niet weg dat er een verschil van inzicht kan bestaan over de weging van elementen uit het gesprek. De verslaglegging gebeurt doorgaans in twee ronden: 1) een conceptversie en 2) een definitieve versie. Omgaan met opmerkingen bij het concept (waaronder afwijkende opvattingen) kan op verschillende manieren: wijzigingen of opmerkingen kunnen een-op-een worden verwerkt, of er kan een kanttekening in het verslag worden gemaakt. Een laatste mogelijkheid kan zijn (als er is sprake van een zodanig vergaand verschil) dat het nodig is om nader in gesprek te gaan. Een waarborg voor een goed verslag is om tijdens de gesprekken zelf te werken met tussentijdse samenvattingen.

79

Omvang van het verslag Het is belangrijk op voorhand na te denken over de mate van gedetailleerdheid van het verslag. Een korte samenvatting, maar ook woordelijke notulen doen geen recht aan de nuances. Een te gedetailleerd verslag leidt gemakkelijk tot een lange stroom van tekst waarin het moeilijk is de zwaartepunten uit het gesprek te herkennen. Ook kan het zijn dat dan een individuele opvatting te veel nadruk krijgt. In een verslag waarin alleen de hoofdlijnen zijn vastgelegd kunnen daarentegen belangrijke nuances wegvallen. Zorg voor een goede balans tussen details en hoofdlijnen en kies voor een lengte tussen de uitersten van een woordelijk verslag en een ultrakort bericht met bullets. Het verslag moet recht doen aan onderwerpen die van belang waren in het klankbordgesprek. Dat zijn punten waarop bijvoorbeeld is doorgevraagd of waarop een positief of negatief oordeel is geveld dan wel waarover twijfel bestond. Als er vervolgafspraken zijn gemaakt, dan moeten die ook helder staan verwoord.

4.2 Ondertekening van het verslag In ieder geval ondertekenen de voorzitter en de burgemeester het verslag en meestal ook de secretaris. Steeds vaker gebeurt het dat verslagen van deze gesprekken door alle deelnemers worden ondertekend. Dit voorkomt dat iemand achteraf alsnog een afwijkend standpunt betrekt. Als er al sprake is van een minderheidsstandpunt, verdient het de voorkeur dit vast te leggen in het verslag. Op deze wijze wordt rechtgedaan aan de inhoud van het gesprek en kunnen deelnemers later geen afstand meer nemen van de gemaakte afspraken of gedane toezeggingen.

4.3 Wie bewaart het verslag? Het is raadzaam het dossier van de klankbordgesprekken te beleggen bij de griffie. Verslagen van klankbordgesprekken en bijbehorende stukken zijn geheim en worden, na te zijn vastgesteld, door de raadsgriffier in een gesloten enveloppe in het archief gedeponeerd. Alleen de burgemeester, de raadsleden die aanwezig waren bij het klankbordgesprek (meestal een deel van of alle fractievoorzitters) en de raadsgriffier hebben toegang tot de verslagen. Treedt tijdens de ambtsperiode een nieuwe gemeenteraad aan, dan kunnen de deelnemers aan de klankbordgesprekken de stukken inzien. Wel is het mogelijk om afspraken te maken over het eventueel delen van (de hoofdlijnen van) het gesprek met anderen binnen de raad, bijvoorbeeld door een terugkoppeling te geven in het presidium.

Keuzemarge • De mate van gedetailleerdheid van het verslag (een gedetailleerd verslag of een verslag op hoofdlijnen). • De ondertekening van het verslag kan door alle deelnemers aan het gesprek gedaan worden, of alleen door de voorzitter en de burgemeester. Tip • Rond elk agendapunt tijdens het gesprek af met een samenvatting. Dit ondersteunt het op correcte wijze vastleggen van afspraken, standpunten en gevoelens. En het zorgt daarmee voor een heldere boodschap.

80

Stap 5 / Communicatie met de commissaris van de Koning Resultaat • De commissaris van de Koning is op de hoogte van de inhoud van de gesprekken tussen gemeenteraad en burgemeester. Betrokkenen • Raadsgriffier: zendt het verslag van de klankbordgesprekken aan de commissaris van de Koning. Bij vragen of bijzondere omstandigheden kan de raadsgriffier contact opnemen met het kabinet van de commissaris van de Koning. • Kabinet commissaris van de Koning: betrekt het verslag van het klankbordgesprek in de voorbereiding op voortgangsgesprek van commissaris van de Koning en de burgemeester.

In stap 5 van de klankbordgesprekken zijn er twee onderdelen die de aandacht verdienen: 1. Voorbereiden gespreksvoering tussen commissaris van de Koning en burgemeester 2. Planning

5.1 Voorbereiden gespreksvoering tussen commissaris van de Koning en burgemeester De commissaris van de Koning voert, net als de gemeenteraad, gesprekken met de burgemeester. Deze gesprekken worden vaak aangeduid als voortgangsgesprekken. Om een goede indruk te krijgen van het wederzijdse functioneren is het voor commissarissen van de Koning van zwaarwegend belang dat zij over de verslagen van de gesprekken tussen raad en burgemeester beschikken. Dit geldt nog nadrukkelijker in het geval van een (dreigende) problematische situatie. De commissaris van de Koning beziet dan namelijk of de verhoudingen zijn te herstellen of dat er sprake is van een blijvend verstoorde verhouding. Gelet op de rol van de commissaris van de Koning is een goede informatiepositie cruciaal. De minister van BZK heeft in de circulaire ‘Benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming’ aangedrongen op het ter beschikking stellen aan de commissaris van de Koning van het verslag van klankbordgesprekken tussen gemeenteraad en burgemeester. De geheimhouding wordt in dat geval niet geschonden. Het is raadzaam vroegtijdig in het proces wederzijdse wensen en verwachtingen door te nemen. In de regel is het de raadsgriffier die het verslag van de klankbordgesprekken aan de commissaris van de Koning zendt. Parallel daaraan kan ook de burgemeester bij de commissaris zelf mondeling verslag doen van het klankbordgesprek.

Maar juist voor het evenwichtige beeld, is het van belang dat de commissaris ook beschikt over de zienswijze van de vertrouwenscommissie, zoals die in het verslag is verwoord.

5.2 Planning Vaak vinden de klankbordgesprekken voorafgaand plaats aan het gesprek dat de burgemeester met de commissaris van de Koning voert. De gesprekscycli tussen burgemeester en vertrouwenscommissie en burgemeester enerzijds en tussen burgemeester en commissaris van de Koning anderzijds zijn daarom bij voorkeur goed op elkaar afgestemd. Het verdient de aanbeveling dat de griffier tijdig na aantreden van een nieuwe burgemeester contact zoekt met het kabinet van de commissaris om de planningen naast elkaar te leggen. De uitkomsten van de klankbordgesprekken kunnen dan (door het toezenden van het vastgestelde verslag) in de gesprekken met de commissaris van de Koning worden meegenomen. In dat geval is het verstandig de klankbordgesprekken tussen gemeenteraad en burgemeester uiterlijk acht weken

81

voor de gesprekken tussen burgemeester en commissaris van de Koning te plannen. Op deze manier beschikken de gemeenteraad en burgemeester over voldoende tijd om eventuele opmerkingen te maken bij het verslag en een ondertekend exemplaar van het verslag aan het kabinet van de commissaris van de Koning toe te sturen. Een goed geïnformeerde commissaris van de Koning kan op basis van het verslag zo nodig de burgemeester advies geven of ondersteuning aanbieden. Op deze manier zijn de status en de afspraken van een klankbordgesprek ook buiten de direct betrokken gesprekspartners gewaarborgd.

Keuzemarge • De precieze wijze van informeren van de commissaris van de Koning over de uitkomst van gesprekken kan op verschillende manieren. Hierover dient afstemming plaats te vinden met het kabinet van de commissaris van de Koning. Tips • Een goed verslag biedt een goede basis voor het gesprek over herbenoeming. • Een goed geïnformeerde commissaris van de Koning speelt een belangrijke rol in het verbeteren van de samenwerking tussen gemeenteraad en burgemeester.

82

3.

Herbenoeming

Introductie op het deel herbenoeming Kroonbenoemde burgemeesters zijn herbenoembaar. De herbenoeming vindt plaats bij Koninklijk Besluit. Het aantal zittingstermijnen van zes jaar is niet aan een maximum gebonden. Wel krijgen burgemeesters bij het bereiken van de leeftijd van 70 jaar van rechtswege ontslag. Aan herbenoeming gaat een procedure vooraf, waarin de zittende burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning een belangrijke rol spelen. De zittende burgemeester weegt af of hij voor herbenoeming in aanmerking wil komen en, zo ja, onder welke condities. De gemeenteraad formuleert een oordeel over het functioneren van de burgemeester in de vorm van een aanbeveling inzake de herbenoeming. De commissaris van de Koning ziet toe op de kwaliteit van het herbenoemingsproces, pleegt zo nodig overleg met betrokkenen en brengt advies uit aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties over de aanbeveling van de gemeenteraad. Op weg naar een aanbeveling van de gemeenteraad Zowel de zittende burgemeester als de gemeenteraad stellen zichzelf in ieder geval twee vragen. De eerste vraag is of de burgemeester in de uitoefening van het ambt in voldoende mate invulling geeft aan het geldende profiel. De tweede vraag is of er mogelijkheden zijn om het functioneren te verbeteren, ook in het licht van veranderde omstandigheden of een veranderd verwachtingspatroon.

In de herbenoemingsprocedure gaat het dus niet alleen om een terugblik op het eerdere functioneren van de burgemeester. Het gaat ook over de vraag of er wensen zijn ten aanzien van het functioneren van de burgemeester in de nieuwe ambtstermijn, zowel inhoudelijk als voor de samenwerkingsrelaties die hij onderhoudt of stimuleert. In de herbenoemingsprocedure moet ruimte zijn om dergelijke wensen en verwachtingen te formuleren, zowel door de burgemeester zelf als door de gemeenteraad.

83

In nauw verband met de benoeming en klankbordgesprekken De herbenoemingsprocedure staat niet op zichzelf, maar staat in nauw verband met benoeming en vooral met klankbordgesprekken. De circulaire verwoordt de lijn dat uitgangspunt is dat de burgemeester wordt herbenoemd. “Herbenoeming is geen heroverweging van de zittende burgemeester”, zo stelde de minister van BZK hierover, doelende op het feit dat de aanbeveling tot al dan niet herbenoemen gegrond moet zijn in een beoordeling van functioneren van een burgemeester in het licht van de profielschets en geen zuiver politieke afweging is of men met de zittende burgemeester door wil. De herbenoeming en het hieraan voorafgaande herbenoemingsgesprek staan in nauwe verbinding met de eerder gevoerde klankbordgesprekken. De gemeenteraad draagt namelijk een verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de beoordeling van het functioneren van de burgemeester mede plaatsvindt aan de hand van de profielschets en de verslagen van eerdere klankbordgesprekken tussen burgemeester en gemeenteraad en dat er een herkenbare lijn zit in de uitkomsten van de klankbordgesprekken en het oordeel over het functioneren van de burgemeester dat uit het herbenoeminggespreksgesprek komt. Een burgemeester mag niet verrast worden door een (dreiging van) niet-herbenoeming.

Wel heeft het herbenoemingsgesprek een ander karakter dan de reguliere klankbordgesprekken. Een klankbordgesprek tussen gemeenteraad en burgemeester wordt gevoerd op basis van gelijkwaardigheid. In het Verslag van Bevindingen van een herbenoemingsgesprek geeft de gemeenteraad een formeel oordeel over het functioneren van de burgemeester, met het oog op de toekomstige benoemingstermijn. Een herbenoemingsprocedure resulteert altijd in een aanbeveling van de gemeenteraad aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Met het eenvoudigweg laten aflopen van de ambtstermijn van de burgemeester kan niet worden volstaan. Tijdpad herbenoemingsprocedure Hieronder staat het tijdpad voor de herbenoemingsprocedure aangeduid in het aantal maanden vooraf aan de officiële benoeming. Mocht het tijdpad overlappen met een reces, of mochten zich er bijzondere omstandigheden voordoen, dan is het verstandig om, in afstemming met het kabinet van de Commissaris eerder te beginnen. In dit deel worden de stappen in het herbenomoemingsproces uitgebreider toegelicht. Tijd vooraf Herbenoemingsprocedure aan de orde? Gesprek tussen 8 maanden burgemeester en commissaris van de Koning Als herbenoeming aan de orde is: commissaris van de Koning stelt gemeenteraad schriftelijk in kennis

8 maanden

Gemeenteraad (een vertegenwoordiging van) bereidt de aanbeveling voor

8-4 maanden

Gemeenteraad stuurt aanbeveling, door tussenkomst van commissaris van de Koning, aan minister van BZK

4 maanden

84

Proces Het herbenoemingsproces bestaat uit acht processtappen, die in het vervolg van dit hoofdstuk worden behandeld: 1. Opstarten van de herbenoemingsprocedure 2. Overleg tussen gemeenteraad en commissaris van de Koning 3. Opstellen van de verordening op de vertrouwenscommissie die de aanbeveling voorbereidt 4. Voorbereiding van het herbenoemingsgesprek 5. Voeren herbenoemingsgesprek met de burgemeester en opstellen conceptaanbeveling 6. Vaststellen van aanbeveling in besloten vergadering 7. Toezending aanbeveling aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties 8. Voordracht door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en herbenoeming bij Koninklijk Besluit

Stap 1 / Opstarten van de herbenoemingsprocedure

Resultaat • Duidelijk is of de zittende burgemeester voor herbenoeming in aanmerking wil komen. • De gemeenteraad is op de hoogte van de procedure voor herbenoeming en heeft de globale planning van activiteiten en het tijdpad scherp. Betrokkenen • De gemeenteraad: bepaalt welke informatiebehoefte hij heeft over de herbenoemingsprocedure. • De kabinetschef: neemt met de raadsgriffier de procedure op hoofdlijnen door. • De raadsgriffier: voorziet de gemeenteraad van gewenste informatie over de benoemingsprocedure.

In stap 1 van de herbenoeming zijn er twee onderdelen die de aandacht verdienen: 1. Overleg tussen de burgemeester en de commissaris van de Koning 2. Rol van de griffier

1.1 Overleg tussen de burgemeester en de commissaris van de Koning Het herbenoemingsproces begint met een gesprek tussen de burgemeester en de commissaris van de Koning over de vraag of de burgemeester voor herbenoeming in aanmerking wil komen. Dat gesprek vindt uiterlijk acht maanden voordat de ambtstermijn afloopt plaats. Als de burgemeester aangeeft in aanmerking te willen komen voor herbenoeming, dan wordt de herbenoemingsprocedure gestart. Is herbenoeming niet aan de orde, dan volgt in principe eervol ontslag van de burgemeester, zoals dat in het volgende deel van deze handreiking wordt besproken.

1.2 Rol van de griffier Vaak zal de kabinetschef in deze fase van het proces de procedure en de planning goed doorspreken met de raadsgriffier. Die heeft immers een belangrijke rol bij de begeleiding van de gemeenteraad en de vertrouwenscommissie in de herbenoemingsprocedure. De procedure zal tijd en inzet van de griffier vragen.

85