A9 Tribuut Belastingkantoor - Tribuut jaarstukken 2023 en toekomstplan en begroting 2025-2028

- Onrechtmatigheden Er zijn geen onrechtmatigheden vastgesteld en daarmee is een verdere toelichting in de paragraaf Bedrijfsvoering met maatregelen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen niet noodzakelijk.

Uw organisatie heeft inkoopbeleid vastgesteld waarin de gids proportionaliteit is uitgewerkt.

Wij hebben de directie geadviseerd bij een aantal toekomstige inkopen attent te zijn op de Europese aanbestedingsregels.

In 2023 is voor inkopen onder de aanbestedingsgrens geen specifieke verbijzonderde interne controle uitgevoerd op het volgen van dat inkoopbeleid. Er kan derhalve niet gerapporteerd worden over het al dan niet volgen van de gids proportionaliteit. Wij hebben de directie geadviseerd over 2024 verbijzonderde interne controle uit te voeren op de gevolgde inkoopprocedures voor inkopen onder de Europese aanbestedingsgrens.

Onze bevinding over de rechtmatigheidsverantwoording Op basis van onze toetsing aan de wettelijke voorschriften voor de rechtmatigheidsverantwoording en de kaderstelling door het Bestuur vinden wij dat de rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld geeft. De jaarrekening en het jaarverslag bevatten alle voorgeschreven informatie.

- Wet Fido en bijbehorende regelingen Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de wet Fido en bijbehorende Regelingen moeten worden opgenomen en toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering. Deze zijn er niet.

definitief

12

3.4 Overige bevindingen Schattingen Het opstellen van de jaarrekening vereist dat de organisatie oordelen vormt en schattingen maakt die van invloed zijn op de hoogte van de baten en laten en balansposten. - Verlofsparen Het Besluit Begroting en Verantwoording schrijft vanaf 2022 voor dat er een voorziening gevormd dient te worden voor het gevormde saldo verlofsparen en eventuele stuwmeren van verlof. Er is geen sprake van een stuwmeer aan verlofuren bij het personeel. Voor het verlofsparen is een voorziening opgenomen van € 18.489. - RVU Bij de RVU nemen medewerkers ontslag en volgt er een (maandelijkse) ontslagvergoeding die de ex-medewerker in staat stelt om te overbruggen tot aan de AOW-leeftijd. Aangezien de ex-medewerker in die periode geen activiteiten/prestaties voor de gemeente verricht, dient een voorziening te worden getroffen voor de financiële verplichting. Er wordt per 31 december 2023 geen gebruik gemaakt van de RVU door voormalig personeel.

- Onderhoud Uw organisatie huurt haar bedrijfspand en vooralsnog is er geen sprake van onderhoudsverplichtingen. Het eventuele onderhoud komt voor rekening van de gemeente Epe. Wij hebben de directie geadviseerd na de verhuizing naar een nieuwe locatie heldere afspraken te maken voor de kosten van het onderhoud en hier eventueel een voorziening voor te treffen eind 2024. - Oninbare debiteuren Op de balans van uw organisatie staan enkel vorderingen op publiekrechtelijke lichamen. Hiervoor is een voorziening voor oninbaarheid niet noodzakelijk. - Nog te betalen proceskosten Aan het einde van 2023 zijn nog niet alle bezwaren afgewikkeld. De nog te betalen proceskosten zijn afhankelijk van de gegrond verklaarde bezwaren. Het nog te betalen bedrag is gebaseerd op gemiddeld 40% gegronde bezwaren, maar kan fluctueren. De fluctuatie is kleiner dan 1% van de totale lasten en daarmee kleiner dan de grens van de onzekerheid.

Wij hebben de directie geadviseerd deze mogelijkheid in de arbeidsvoorwaarden onder de aandacht te brengen en per 31 december 2024 hier, indien personeel hiervan gebruik maakt, een voorziening voor te treffen zoals het Besluit Begroting en Verantwoording voorschrijft.

definitief

13

3.4 Overige bevindingen Materiële vaste activa Op basis van de regels voor afschrijven en activeren worden bedragen groter dan € 500 geactiveerd. Deze grens geldt ook voor meerdere goederen bij eenmalige aanschaf. Er zijn in 2023 headsets gekocht voor € 985. Dit bedrag is als last verwerkt, wat niet volgens de regels is.

Afdracht gemeenten In de gemeenschappelijke regeling wordt gesteld dat Tribuut 2x per week de geinde gelden moet overdragen aan de deelnemende gemeenten. In 2023 zijn deze afdrachten 1x per week verricht. Wij adviseren het Bestuur de regeling hierop aan te passen.

Wij hebben de directie geadviseerd de ondergrens voor activeren te verhogen. Als gevolg van de verhuizing zal er in de komende periode mogelijk geïnvesteerd worden in de kantooromgeving. In de financiële verordening is aangegeven dat kredieten alleen groter dan € 50.000 aangevraagd behoeven te worden bij het Bestuur. Dit past niet binnen het budgetrecht van het Bestuur. Het Bestuur bepaalt namelijk de hoogte van budgetten en kredieten. Wij hebben de directie geadviseerd de benodigde kredieten voor de verhuizing aan te vragen in de begroting of via aanvullende bestuursbesluiten. Daarnaast hebben wij de directie geadviseerd de financiële verordening aan te passen en de ondergrens van het aanvragen van kredieten gelijk te stellen aan de ondergrens van activeren. Verantwoordingen belastingopbrengsten Jaarlijks legt Tribuut verantwoording af over de opgelegde en geinde belastingen per gemeente. Wij adviseren het Bestuur hierover afspraken schriftelijk vast te leggen inzake de randvoorwaarden voor de verantwoording belastingopbrengsten (tijdstip oplevering, inhoud, gewaarmerkt door een accountant).

Jaarlijkse opgave belastingopbrengsten en debiteuren Jaarlijks wordt aan de deelnemende gemeenten een opgave verstrekt inzake de opgelegde lokale heffingen en openstaande debiteuren. Wij adviseren het Bestuur in de gemeenschappelijke regeling de afspraken over deze jaarlijkse opgave vast te leggen met daarin onder meer: Ø Inhoud (welke belastingsoorten, welke informatie) Ø Tijdstip oplevering Ø Voorzien van controleverklaring door accountant. Opschoning GOUW Bij de oprichting van Tribuut in 2016 zijn de data van de deelnemende gemeenten ingelezen. In de huidige versie van GOUW zijn nog een aantal vorderingen en conversie posten opgenomen die geen waarde meer hebben. De belastingopbrengsten en debiteuren worden vanaf 2016 gerekend. Wij hebben het Bestuur geadviseerd de oude posten uit GOUW voor 2016 op te schonen.

definitief

14

4. Interne beheersing Risico’s interne beheersing Bij de interimcontrole hebben wij de algemene beheersing, de inrichting van de processen en de interne beheersingsmaatregelen beoordeeld. Naar aanleiding hiervan hebben wij onze bevindingen en aanbevelingen in de managementletter aan de directie gerapporteerd. In de managementletter hebben wij per proces aangegeven welke risico’s niet (geheel) worden afgedekt door interne beheersingsmaatregelen. Om voldoende controlezekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening als gevolg van het ontbreken van deze (voldoende) maatregelen materiële afwijkingen bevat hebben wij aanvullende gegevenswerkzaamheden moeten verrichten om dit risico te verlagen. Vanuit de interim controle hebben wij enkele aandachtspunten voor de jaarrekening 2023 meegegeven. IT omgeving Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Wij hebben de automatiseringsorganisatie uitsluitend in het kader van de jaarrekeningcontrole beoordeeld. De jaarrekeningcontrole heeft geen tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht.

Voor onze controle steunen we in een beperkte mate op de automatiseringsomgeving van uw organisatie.

definitief

15

5. Onze verantwoordelijkheid Onze opdracht De jaarrekening 2023 is onder verantwoordelijkheid van de directie opgesteld. In overeenstemming met uw opdracht hebben wij de jaarrekening gecontroleerd. Wij hebben onze controle uitgevoerd op basis van onze controlestandaarden voor accountantscontrole. Daarnaast hebben wij het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (het BADO), de door u vastgestelde controleverordening (ex. artikel 213 van de Gemeentewet) en het door u vastgestelde normenkader als basis voor de controle gebruikt. De door ons voor de controle gehanteerde goedkeuringstolerantie voor fouten bedraagt € 88.830 (1% van de lasten) en voor onzekerheden € 266.940 (3% van de lasten). Voor de Wet Normering Topinkomens hebben wij de voorgeschreven lagere goedkeuringstoleranties gehanteerd. Onze onafhankelijkheid Voor de uitvoering van onze controle is het belangrijk dat wij onafhankelijk zijn. Naast de controle van de jaarrekening hebben wij géén overige diensten en/ of adviesopdrachten uitgevoerd. De voor uw organisatie in 2023 door ons verrichte diensten passen binnen de regels van onafhankelijkheid.

Fraude De accountant is verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan de directie van de organisatie. Ingeval van fraude door de directie melden we dit aan het Bestuur. Wij merken op dat onze werkzaamheden niet specifiek gericht zijn op het ontdekken van fraude. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij de directie. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn werkzaamheden. Voor een nadere toelichting verwijzen wij naar de opdrachtbevestiging. Er zijn tijdens de door ons uitgevoerde reguliere controlewerkzaamheden geen materiële onjuistheden als gevolg van fraude ontdekt, noch hebben wij aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude.

Onze teamleden zijn onafhankelijk van uw organisatie. Er zijn geen andere zaken, die in strijd zijn met de onafhankelijkheidsregels.

definitief

16

6. Afsluiting Publicatie jaarrekening Wij adviseren om de jaarrekening, na vaststelling door het Bestuur, op de website van uw gemeenschappelijke regeling te publiceren samen met de controleverklaring van de accountant. Hierdoor is het voor de gebruikers duidelijk dat dit de definitieve versie van de jaarrekening is en wat het oordeel van de accountant bij deze jaarrekening is. De wetgeving rondom de WNT (Wet Normering Topinkomens) geeft aan dat de WNT-verantwoording door de organisatie op internet gepubliceerd moet worden voor een periode van tenminste zeven jaar. De gegevens moeten vrij toegankelijk en eenvoudig te vinden zijn. Afsluiting Wij maken graag van deze gelegenheid gebruik u en uw medewerkers te bedanken voor de prettige samenwerking en open communicatie tijdens onze controlewerkzaamheden. Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en zijn graag bereid nadere informatie te verstrekken. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman Accountants Fiscalisten {{esl:Signer1:capture:size(200,65)}}

w.g. dhr. R.H. Gosselink-Wolbrink RA

definitief

17

Bijlage Tekst controleverklaring fraude Fraude Bij de aanvang van onze controle hebben wij een frauderisico analyse uitgevoerd. Hierbij hebben wij risico’s geïdentificeerd en ingeschat op een afwijking van materieel belang op de jaarrekening als gevolg van fraude. De uitkomsten van deze frauderisico analyse zijn vertaald naar generieke en specifieke controlewerkzaamheden die onderdeel uitmaken van onze controleaanpak. Wij hebben tijdens onze controle inzicht verkregen in het systeem van interne beheersing, waaronder het risicoinschattingsproces en de wijze waarop de directie inspeelt op frauderisico’s. Ook hoe het bestuur het interne beheersingssysteem monitort en de wijze waarop het Bestuur toezicht uitoefent, alsmede de uitkomsten daarvan. Wij hebben de opzet en het bestaan geëvalueerd, en voor zover wij noodzakelijk achten, de werking getoetst van interne beheersmaatregelen gericht op het beperken van frauderisico’s. Als onderdeel van het identificeren van risico’s op een afwijking van materieel belang in de jaarrekening als gevolg van fraude, hebben wij frauderisicofactoren overwogen met betrekking tot frauduleuze financiële verslaggeving, oneigenlijke toeeigening van activa en omkoping en corruptie. Wij hebben geëvalueerd of deze factoren een indicatie vormden voor de aanwezigheid van het risico op afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude.

Aangezien de opbrengsten vooral bestaan uit gemeentelijke bijdragen (ter hoogte van de kosten), onderkennen we geen frauderisico in de opbrengstverantwoording. In onze controle bouwen wij een element in van onvoorspelbaarheid. Ook hebben wij de uitkomst van andere controlewerkzaamheden beoordeeld en overwogen of er bevindingen zijn die aanwijzing geven voor fraude of het nietnaleven van wet- en regelgeving. We hebben de beschikbare controle-informatie in overweging genomen en navraag gedaan bij relevante personen, waaronder de controller en de directeur. Hieruit volgden geen signalen van fraude die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang. Uit het geheel van onze werkzaamheden volgen geen signalen van aanwijzingen of vermoedens van fraude die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang.

definitief

18

Bijlage Tekst controleverklaring fraude Geïdentificeerd frauderisico Doorbreking interne beheersing Het risico dat het management maatregelen van interne beheersing doorbreekt

Controlewerkzaamheden en observaties De directie en het management bevinden zich in een unieke positie om fraude te plegen, omdat ze in staat zijn de administratieve vastleggingen te manipuleren en frauduleuze financiële overzichten op te stellen door interne beheersings-maatregelen te doorbreken die anderszins effectief lijken te werken. Wij hebben specifiek aandacht besteed aan de effectiviteit van de ingebouwde waarborgen in de processen met betrekking tot handmatige journaalposten. We hebben een aantal memoriaalboekingen gecontroleerd op basis van de omvang en de omschrijving. Wij hebben bij de controlewerkzaamheden specifieke aandacht gehad voor eventuele manipulatie of bovenmatige bemoeienis van het management bij de totstandkoming van cijfers en belangrijke toelichtingen. Wij hebben geen specifieke aanwijzingen voor fraude of vermoedens van fraude vastgesteld met betrekking tot het overschrijven van interne beheersingsmaatregelen door het management.

Beïnvloeden van schattingen Het risico dat schattingsposten onterecht door het management beïnvloed worden

Wij hebben specifieke controles uitgevoerd op het opstellen van schattingen zoals voorzieningen. Wij hebben getoetst of de gehanteerde uitgangspunten en veronderstellingen adequaat zijn. Wij hebben in het bijzonder aandacht gehad voor het inherente risico van vooringenomenheid van het management bij deze schattingen. Wij hebben geen specifieke aanwijzingen voor fraude of vermoedens van fraude vastgesteld met betrekking tot het maken van schattingen.

Prestatie onderbouwingen Het risico dat inkoopfacturen betaald worden, zonder dat hier een prestatie tegenover staat

Wij hebben de opzet, het bestaan en de werking van de interne beheersingsmaatregelen geëvalueerd die bedoeld zijn om het risico op fraude te beperken met betrekking tot het leveren van de prestaties van de ingekochte goederen en diensten. Wij hebben door middel van een deelwaarneming vastgesteld dat de levering van goederen/diensten voor de onderzochte gevallen heeft plaatsgevonden overeenkomstig de inkoopfacturen. Wij hebben geen specifieke aanwijzingen voor fraude of vermoedens van fraude vastgesteld met betrekking tot de inkoop.

definitief

19

Bijlage Tekst controleverklaring fraude Geïdentificeerd frauderisico

Controlewerkzaamheden en observaties

Ongeautoriseerde betalingen Het risico dat betaalbatches ongeautoriseerd worden aangepast en naar verkeerde bankrekeningnummers wordt betaald

Wij hebben de opzet, het bestaan en de werking van de interne beheersingsmaatregelen geëvalueerd die bedoeld zijn om het risico op fraude te beperken bij het aanmaken van betalingen. Aanvullend hebben we data-analyse gedaan op alle bankmutaties. Wij hebben geen specifieke aanwijzingen voor fraude of vermoedens van fraude vastgesteld met betrekking tot de betalingen.

definitief

20

Bijlage Tekst controleverklaring continuïteit Controleaanpak veronderstellingen inzake financiële risico’s in relatie tot de financiële positie Het Bestuur heeft in de regeling van Tribuut vastgelegd (artikel 24) dat het eigen vermogen maximaal 5% van de jaarlijkse exploitatielasten mag bedragen. De directie heeft inzicht gegeven in de financiële positie en de risico’s in de paragraaf Weerstandsvermogen in het jaarverslag. Wij hebben het proces van risicoanalyse en de veronderstellingen die de directie heeft gehanteerd beoordeeld en geëvalueerd. Daarnaast hebben wij beoordeeld of de paragraaf Weerstandsvermogen alle relevante informatie bevat, waarvan wij tijdens onze controle kennis hebben gekregen. Voor het overige hebben wij inlichtingen ingewonnen bij de directie over de kennis van risico's na de periode van de verrichte risicoanalyse. Uit onze werkzaamheden blijkt het gegeven inzicht zoals dat gegevens is door de directie, aanvaardbaar is.

definitief

21

Samen bouwen aan duurzaam succes Als ondernemer, manager of bestuurder dealt u dagelijks met veranderingen. Dan is het prettig om voor cijfers, financiële processen en fiscale vraagstukken zekerheid in te bouwen. Wij zijn graag die specialist dichtbij, die altijd een extra stap voor u zet en die naast de data altijd de mens ziet. q

Zullen we samen bouwen aan uw duurzame succes?

tribuut belastingcentrum

Nota voor

:

Datum Onderwerp

18 april 2024 :

Doel voorstel

Van

Bijlage

vergadering bestuur Tribuut Belastingcentrum

Besluit ontwerp toekomstplan en begroting 2025 o informerend

:

opiniërend

2028

-

X besluitvormend

Michel van Schooten en Bert Groot Wesseldijk

Ontwerp toekomstplan en begroting Tribuut 2025

-

2028

Inleiding In het toekomstplan krijgt u inzicht in de ontwikkelingen die Tribuut aangaan voor de jaren 2025 en verder. Per programma is beschreven wat we willen bereiken en wat we daarvoor gaan doen. Dit is natuurlijk ook vertaald in een begroting. Er is ook een begrotingswijziging 2024 opgemaakt en deze cijfers zijn verwerkt in het toekomstplan en begroting voor 2025 2028. Beide besluiten liggen in dezelfde bestuursvergadering ter besluitvorming voor. -

Toelichting Er zijn geen wijzigingen in de doelstellingen van Tribuut. In de uitvoering zijn we echter voortdurend op zoek naar verbeteringen op gebied van kwaliteit en efficiency. De teams voeren daarover zelf voor een belangrijk deel de regie. In de programma’s zijn deze doelstellingen opgenomen. In tegenstelling tot een aantal gemeenten en samenwerkingsverbanden blijft Tribuut inzetten op persoonlijk contact, per mail en MijnTribuut. Daarom is informeel bezwaar maken voor ons een belangrijke service naar onze klanten en uiteindelijk is de afhandeling daarvan ook effectief. Of dit ook leidt tot structureel minder bezwaren in 2025 en verder, weten we niet precies. Het feit is dat het verdienmodel voor bureaus, die op basis van no-cure-no-pay bezwaar maken namens onze klanten, sterk is verminderd. We gaan ervan uit dat dit zo blijft. Voor het inschatten van de proceskosten moeten we nog wel enkele rechtszaken aachten omdat er nog flink geprocedeerd wordt over de vergoedingen. In de begroting voor 2025 en verder zijn ook de besluiten uit de kadernota verwerkt. Daarin is o.a. opgenomen dat we reiskosten woon-werkverkeer gaan vergoeden en uitbreiding vragen voor functioneel beheer om voor de uitvoering van processen meer uit de applicaties te halen en de afstemming met onze leveranciers te behalen. De CAO is vastgesteld voor één jaar, het jaar 2023. De loonkosten voor 2024 e.v.

zijn geïndexeerd op basis van de laatste septembercirculaire. Het risico is aanwezig dat het resultaat van de CAO voor volgend jaar aanleiding is om de begroting aan te moeten passen.

i7

tribuut belastingcentrum

Risico’s De risico’s zijn geactualiseerd. Er is een bedrag van € 50.000,- voor onvoorziene kosten in de exploitatie opgenomen. Het advies is om afspraken te maken over de stand van de reserve ten opzichte van de risico’s. Daarom zal het risicobeleid in 2024 worden geactualiseerd. Financiën De bijdrage van de gemeenten is berekend volgens de maatstaven die zijn vastgesteld in de kadernota. Besluit Het bestuur van Tribuut Belastingsamenwerking besluit; Bijeen in de vergadering d.d. 18 april 2024, 1. 2.

In te stemmen met het ontwerp toekomstplan en begroting 2025 2028. Het ontwerp toekomstplan en begroting 2025 2028 toe te sturen aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten vô6r3O april 2023’/zodat zij eventueel hun zienswijzen binnen 12 weken kenbaar kunnen maken. -

-

_P.- i\

De voorzitter,

-

De ambtelijk secr tans,

Dhr. B.J. Groot Wesse ij

27

Kadernota Toekomstplan en Begroting 2025-2028 Datum: 24 januari 2024 Status: Bestuursvergadering 24 januari 2024 Auteur: Michel van Schooten en Bert Groot Wesseldijk

Kadernota Toekomstplan en Begroting 2025-2028 Financiële uitgangspunten voor de begroting 2025 Voor het jaar 2025 worden de volgende uitgangspunten voorgesteld: 1. Indexering De budgetten voor structurele en incidentele kosten in de begroting 2025 en verder worden geïndexeerd op basis van de prijsontwikkeling 2022, die in de septembercirculaire 2023 van het rijk is aangegeven: • Loonkosten index: 5,8% • Materiële kosten index: 1,6% • Index PIOFACH1: 2,8%

bron: Septembercirculaire Gemeentefonds 2023 door Min.BZK

2. Actualisatie maatstaven De kosten voor de uitvoering van de belastingtaken worden verdeeld aan de hand van de maatstaven (inwoners, objecten, aanslagregels, aanslagbiljetten en invorderingskosten). Voor de begroting 2025 zijn de maatstaven geactualiseerd op basis van de door uw bestuur vastgestelde berekeningswijze in de notitie kostenverdeelsystematiek van januari 2020. Vastgestelde maatstaven begroting 2024

Kadernota 2025 – 2028

2

Voorgestelde maatstaven begroting 2025

N.B. De proceskosten vergoeding in deze tabel komen uit 2023, wat een uitzonderlijk jaar was en dus niet representatief is. Mede i.v.m. de wetswijziging van 1 januari 2024 wordt daarom voor proceskosten een nieuwe berekening opgemaakt om deze kosten te begroten. Toelichting op de maatstaven t.b.v. de begroting 2025 Algemeen: Woningen en niet woningen: Proceskostenvergoeding: Bezwaren: Objecten: Aanslagregels:

Biljetten: Kwijtscheldingsverzoeken: Inkomsten uit dwanginvordering: Klantcontacten:

de maatstaven zijn geactualiseerd op basis van Gouw Tribuut, voor het jaar 2023. Betreft de te waarderen objecten (alle WOZ-objecten excl. WOZvrijstellingen) die actief zijn/waren per 1-1-2023. Betreft de uitgekeerde proceskostenvergoedingen per gemeente over het belasting jaar 2023. Betreft het aantal ingediende bezwaren (verdeeld naar WOZ en Heffen) in 2023. Betreft de te waarderen objecten (alle WOZ-objecten excl. WOZvrijstellingen) die actief zijn/waren per 1-1-2023. Het totaal aantal verzonden aanslagregels van alle belastingsoorten in tijdvak 2023 (heffingsjaar voorafgaande aan het jaar waarin de kadernota en begroting worden opgesteld) exclusief de beschikkingsregels. Voor heffingen die achteraf worden opgelegd is uitgegaan van het tijdvak 2022. Voor specifieke activiteiten zijn de bijbehorende aanslagregels inzichtelijk gemaakt. Het totaal aantal biljetten in tijdvak 2023. Betreft het aantal ingediende kwijtscheldingsverzoeken (exclusief automatische kwijtschelding) per gemeente in 2023. Het aandeel van de gemeenten in de totaal ontvangen inkomsten uit dwanginvordering in het jaar 2023. Betreft het aantal geregistreerde klantcontacten in 2023 per gemeente.

3. BTW De budgetten in de begroting zijn exclusief BTW geraamd. Het vervallen van de verruimde koepelvrijstelling heeft hier geen effect op. De betaalde BTW wordt bijgehouden en zal tweemaal per jaar met de transparantie/doorschuifmethode naar rato van de gemeentelijke bijdrage aan de deelnemende gemeenten worden doorgeschoven. De gemeenten kunnen deze BTW vervolgens compenseren bij het btw-compensatiefonds.

Kadernota 2025 – 2028

3

4. Beleidsontwikkelingen a. Uitbreiding 1 FTE functioneel beheer De functioneel beheerders organiseren de inrichting van de automatisering voor al onze medewerkers. Het belang van deze functie wordt door de snelle ontwikkelingen in de automatisering steeds groter. Daardoor zien we al jaren de taken toenemen voor deze functies. Door de omzetting van onze applicaties van de server naar de cloud liggen er meer regietaken bij de functioneel beheerders. Dit proces van omzetten van applicaties naar de cloud verwachten we rond de zomer van 2024 af te ronden. Voor functioneel beheer zien we daarom een tekort ontstaan. De belangrijkste redenen waarom uitbreiding noodzakelijk is: - Steeds groter belang van automatisering. - Steeds meer afstemming met leveranciers voor inrichting van verbeteringen. - Optimalisering van processen (en daarmee afdwingen routing om fouten te voorkomen). - Adviseren van uitvoerende teams komen we te kort en daarmee gaat efficiëntie verloren. - VerSaaSing verschuift de regie van applicaties naar Tribuut. - Intern is meer aandacht nodig voor informatiebeveiliging en de bijbehorende inrichting en controles. - Met twee personen is het team te gevoelig bij calamiteiten. Er zijn verschillende werkzaamheden die buiten kantoortijden moeten plaatsvinden. - We maken te weinig gebruik van data-analyse door tijdgebrek.

- Uiteindelijk verwachten we op den duur te kunnen besparen van arbeidsuren op inhuur. 1 fte kost op dit moment ca. € 82.000,- (max. salarisschaal). b. Reiskosten woon-werkverkeer Tribuut vergoedt voor woon-werkverkeer alleen de fiscale uitruil via Flex Benefits. Dat geldt voor iedereen en er is geen beperking voor soort vervoer of maximale afstand. Tribuut heeft een regiofunctie en onze medewerkers komen uit de verre omtrek. We trekken letterlijk mensen aan vanuit Limburg, Tiel, Twente en Amsterdam. Deze medewerkers werken vaak twee dagen op kantoor en twee dagen thuis. Tribuut verwacht van de medewerkers 50% aanwezigheid op kantoor. Maar er zijn ook medewerkers uit de directe omgeving en uit de deelnemende gemeenten. De kosten voor eigen vervoer zijn fors opgelopen de laatste jaren. Via openbaar vervoer is Epe slecht te bereiken. Bij het werven van nieuw personeel krijgen we steeds vaker de vraag of er ook reiskosten woon-werk in de voorwaarden zitten. Dit was tot en met 2023 niet het geval. Tot slot is er een verhuizing op komst, waarvan we nog niet weten op welke locatie we terecht komen. De deelnemende gemeenten vergoeden per 1 januari 2024, voor zover we kunnen nagaan, allemaal reiskosten in een vergelijkbare regeling. Al deze feiten geven aanleiding voor te stellen de kosten voor woon-werkverkeer naast de fiscale uitruil aan te vullen met een kilometervergoeding.

Uitgangspunt voor woon-werk kilometer is de fiscale uitruil in stand te laten. Dat is een gunstige regeling voor werknemer en werkgever en levert de medewerker netto ongeveer 9 cent per km op. Als de doelstelling is 2024 netto ca. 23 cent uit te keren voor de woon-werk, dan zouden we een bedrag van 14 cent moeten aanvullen om tot het in 2024 maximaal vrijgestelde bedrag van 23 cent te komen. Omdat we specialisten in dienst hebben en de arbeidsmarkt krap is, willen we voorstellen een maximum te handteren van 60 km enkele reisafstand en niet van 40 km zoals een aantal gemeenten hanteren. Een extra argument hiervoor is dat er een verhuizing op komst is en het mogelijk is dat we niet in Epe blijven. Dan hebben we in ieder geval een goede reiskostenvergoeding van woon-werkverkeer en zijn extra kilometers daarmee ook vergoed. Daarnaast willen we reiskosten voor het OV volledig vergoeden. De financiële impact daarvan is nu heel beperkt omdat reizen met het OV naar Epe erg omslachtig is. Echter kan het na een verhuizing wel een stimulans zijn om het OV te nemen en we zijn dan aantrekkelijk voor potentiële medewerkers die wel met

Kadernota 2025 – 2028

4

het OV willen komen. Het betalen van reiskosten via het OV geldt voor de meest voordelige variant van reizen op dat moment. Het vergoeden van de reiskosten woon-werkverkeer tot maximaal 60 km enkele reis geeft een kostenpost van € 55.000,- per jaar. 60 km past beter bij de regiofunctie die we hebben en met 60 km vergoeden geef je toch stimulans voor medewerkers om dicht bij het werk te gaan wonen. Ik de toekomst kunnen daar nog extra kosten bijkomen voor reizen met het OV. Deze kosten zijn hoger per persoon. Maar het aantal personen dat hier gebruik van zal maken is beperkt is de verwachting, maar kan bij een verhuizing toenemen. Hiervoor zullen we € 20.000,- opnemen in de begroting. Dit voorstel moet nog met het de bonden worden besproken in het Lokaal Overleg. Echter willen we, net als de omliggende gemeenten al starten in januari 2024, mits zowel bestuur als het Lokaal Overleg akkoord gaan met deze regeling. In de begrotingswijziging van 2024 is dit onderdeel ook al meegenomen, waarvan het besluitvormingsproces gelijktijdig met de begroting voor 2025-2028 plaatsvindt. c. Trainee In 2023 is een intentieverklaring getekend om de vakbekwaamheid te verbeteren en meer samen te werken bij het opleiden van potentiële medewerkers. De verklaring is getekend door o.a. Tribuut in samenwerking met de Waarderingskamer. Waar mogelijk bieden we stages, gastlessen en leiden trainees op.

Indien mogelijk willen we jaarlijks één trainee de kans geven om bij Tribuut werkervaring op te doen om de verschillende disciplines van het vakgebied te ervaren. Mocht zich een kandidaat aanbieden, dan willen we onze belofte uit de intentieverklaring waarmaken en daarmee hopen om binding met Tribuut te organiseren om toekomstige vacatures in te vullen. Verwachte kosten voor een trainee in een aanloopschaal zijn ongeveer € 70.000,- voor een fulltime trainee voor een volledig kalenderjaar. d. Samenhangende Object Registratie De ontwikkelingen t.a.v. de SOR (Samenhangende Object Registratie) is nu al onderwerp van gesprek tussen de deelnemende gemeenten en Tribuut. Het gaat hier om het afstemmen van basisregistraties van o.a. BAG, WOZ en BGT. Er wordt landelijk veel gesproken over de kosten die op de gemeenten en samenwerkingsverbanden afkomt. Echter is er nog nauwelijks onderbouwing te vinden voor deze inschattingen. Verwachting is dat deze ontwikkeling leidt tot extra kosten voor een periode van 3 tot 5 jaar. Inschatting is ook dat het daarna nog veel vraagt om de uitwisseling van gegevens op orde te houden. We houden de ontwikkelingen in de gaten. e. Verhuizing Omdat gemeente Epe de DVO inclusief verhuur van ons huidige kantoorpand heeft opgezegd, zullen we nieuwe huisvesting moeten zoeken.

Aangezien een aantal facilitaire zaken ook via de gemeente Epe afgenomen wordt, is de kans groot dat er een kostenstijging zal plaatsvinden door het afsluiten van nieuwe contracten, zoals afvalverwerking, schoonmaak, koffie, postverwerking, beveiliging, etc. We hebben op dit moment echter nog geen inzicht in de consequenties. Het is ook aannemelijk dat er investeringen gedaan moeten worden voor inrichting van het nieuwe pand, zoals indeling, meubilair dat voldoet aan de huidige arbo-eisen, ICT infrastructuur en audiovisuele middelen. f. Proceskostenvergoeding (PKV) De wet voor het vergoeden van toegekende WOZ-bezwaren is aangepast per 1 januari 2024. De kosten voor toegekende bezwaren zullen fors dalen. Ook zijn we verplicht de kostenvergoeding uit te betalen aan de belanghebbende (de inwoner) zelf. Echter weten we niet wat voor invloed dit heeft het aantal bezwaren van no-cure-no-pay-bureaus. In de meerjarenbegroting van 2024 en verder zijn we uitgegaan van een bedrag aan proceskosten van € 578.000,- voor 2025. We gaan er vanuit dat we dit bedrag in de begroting naar beneden bij kunnen stellen. Definitieve inschatting doen we na de grote aanslagoplegging van 2024.

Kadernota 2025 – 2028

5

g. Nieuwe CAO De CAO kent al een aantal jaren een looptijd van een jaar. Aangezien wij als GR de begroting in maart moeten opmaken, is nooit exact bekend wat de salariskosten zijn voor het volgende jaar. Daarom begroten we met het loonindexcijfer uit de laatst bekende septembercirculaire. Grote afwijkingen moeten we dan in een begrotingswijziging verwerken. h. Inflatie De afgelopen jaren is de inflatie fors toegenomen. Indexcijfers zijn ook aanleiding voor de contracten van vooral software leveranciers om de prijzen aan te passen voor 2024. Deze indexering loopt door in de jaren daarna. Het is nog moeilijk in te schatten of de contractueel afgesproken indexaties ongeveer gelijklopen met de indexatiepercentages uit de septembercirculaire. Daarom actualiseren we jaarlijks de kosten van automatisering naar aanleiding van de werkelijke kosten van afgelopen jaar, vermeerderd met de indexeringscijfers uit de laatst bekende septembercirculaire. i. Automatisering en bedrijfsvoering Sinds de oprichting van Tribuut in 2016 hebben we gebruik gemaakt van de ondersteuning van gemeente Apeldoorn voor onze automatisering. In het project GO-IT hebben we de afgelopen jaren de programmatuur gemigreerd van de fysieke servers om Apeldoorn naar cloudoplossingen. De DVO met de gemeente Apeldoorn moet naar aanleiding van deze transitie nog aanpast worden.

Het is gemeente Apeldoorn echter niet gelukt hier een voorstel voor te doen voor het einde van jaar. Daarom kunnen we op dit moment geen inschatting maken van de kosten van de DVO met gemeente Apeldoorn. Doelstelling van het project was de relatief dure servers uit te schakelen en te investeren in beter te onderhouden cloudoplossingen. Cloudapplicaties zijn duurder, maar dat zou logischerwijs terugverdiend worden met minder kosten vanuit de DVO. Daarnaast zijn applicaties vanuit de cloud beter en sneller te beheren door de leverancier. j. Investeringsbudget In de management letter heeft onze nieuwe accountant aangedrongen op het opnemen van investeringsbudgetten in de begroting. Daarmee geeft het bestuur duidelijk goedkeuring aan investeringen die moeten worden voldaan in dat begrotingsjaar. Hier zullen we uitdrukkelijk aandacht aan besteden in de begroting van 2025. k. Actualisatie van risico’s Sinds enkele jaren maken we een uitgebreide risico-inventarisatie naar aanleiding van het vastgestelde beleid. De risico’s worden in de begroting geactualiseerd. Op advies van de accountant zal er meer aandacht besteed worden aan de onderbouwing van de verhouding tussen de risico’s en de algemene reserve voor het opvangen van die risico’s.

Kadernota 2025 – 2028

6

Ontwerp

Toekomstplan toekomstplan en begroting en begroting 2025 - 2028 2025-2028

Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028

1

Inhoudsopgave Voorwoord ............................................................................................................................................... 3 1.

2.

Inleiding ............................................................................................................................................ 4 1.1

Missie en visie ......................................................................................................................... 4

1.2

Doelstellingen .......................................................................................................................... 4

1.3

Financiële uitgangspunten en kaders ...................................................................................... 5

1.4

Overige ontwikkelingen ........................................................................................................... 7

Programmabegroting 2025 .............................................................................................................. 9 2.1

Waardebepaling ...................................................................................................................... 9

2.2

Gegevensbeheer WOZ .......................................................................................................... 11

2.3

Heffen .................................................................................................................................... 12

2.4

Invordering en kwijtschelding ................................................................................................ 14

2.5

Frontoffice (beantwoording klantvragen) ............................................................................... 16

2.6

Samenvatting programmaonderdelen ................................................................................... 17

3. Bedrijfsvoering ................................................................................................................................... 18

4.

3.1

Ontwikkelingen ...................................................................................................................... 18

3.2

Weerstandsvermogen en risicobeheersing ........................................................................... 20

3.3

Risico’s .................................................................................................................................. 21

3.4

Financiële kengetallen ........................................................................................................... 26

3.5

Overhead ............................................................................................................................... 26

3.6

Financiering ........................................................................................................................... 27

Financiële begroting ....................................................................................................................... 29 4.1

Financiële begroting .............................................................................................................. 29

4.2

Toelichting op de opgenomen wijzigingen ............................................................................ 30

4.3

Kostenverdeling per gemeente.............................................................................................. 32

4.4

Balans .................................................................................................................................... 32

Bijlage 1: lasten per taakveld 2025 ....................................................................................................... 34

Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028

2

Voorwoord Tijdens het schrijven van deze begroting hebben we net de laatste werkzaamheden voor het aanslagjaar 2023 weggewerkt en weten we inmiddels dat de piek voor 2024 weer in de buurt komt van wat we gewend zijn. Daarmee verwachten we dat 2025 weer beter voorspelbaar is wat betreft het aantal bezwaren en de kosten die met de afhandeling gepaard gaan, hoewel er nog veel rechtspraak nodig is om zien of dat werkelijk zo is. We zijn ons nu aan het voorbereiden op een verhuizing en dat gaat impact hebben op de begroting. Door opzegging van de huur door de gemeente Epe oriënteren we ons op dit moment op de huurmarkt van kantoren in Apeldoorn, omdat er in Epe geen geschikt aanbod te vinden is. Verhuizing gaat gepaard met grote investeringen die we op dit moment slechts kunnen ramen op basis van normgetallen. Die vindt u terug in deze begroting. Wat u in deze begroting leest, is in beginsel een indexering op de gewijzigde begroting 2024. In de kadernota zijn voorstellen vastgesteld die in deze begroting zijn verwerkt. In die kadernota zijn ook de maatstaven, die gelden als verdeelsleutel voor de kosten van de deelnemende gemeenten, vastgesteld. Wat opvalt, is dat de onze belangrijkste kostenposten voor personeel en ICT sneller stijgen dan de indexeringen in de septembercirculaire, die voor ons uitgangspunt is voor de meerjarenbegroting.

Als we daar uitbreiding van personeel en nieuwe en verbeterde applicaties aan toevoegen, dan vallen de begrotingscijfers op die vlakken tegen. Beleidsuitgangspunten: •

•

•

In 2024 verwachten we het project rondom de herinrichting van onze ICT-infrastructuur te hebben afgerond. Dat is later dan verwacht omdat we hierin afhankelijk zijn van onze leveranciers. Een tegenvaller is dat we de beoogde kostenbesparing voor het uitschakelen van de servers bij gemeente Apeldoorn niet kunnen realiseren. Daarmee hadden we verwacht om de kosten voor het in de cloud brengen van alle applicatie te dekken, want die hadden we wel voorzien. Tribuut blijft inzetten op verdere automatisering van uniforme processen. Het verwerken van bezwaren van No-Cure-No-Pay bedrijven is daar een belangrijk voorbeeld van. Daarmee kunnen we grote aantallen bezwaren beter verwerken en dat scheelt inhuur van personeel. Het is nog uiterst onzeker hoeveel beroepen we op onze bezwaaruitspraken uit 2023 kunnen verwachten. De rechtbank loopt maanden achter met inboeken en dat zou aanleiding kunnen zijn voor de beperkte aantallen beroepen ten opzichte van collega samenwerkingsverbanden. De afhandeling van beroepen vraagt veel tijd van onze taxateurs en beleidsjuristen. Aangezien we op dit moment nog bezig zijn de beroepen van het relatief rustige jaar 2022 af te handelen, is het heel goed mogelijk dat we in 2025 maatregelen moeten nemen om de beroepen van 2023 tijdig te kunnen verwerken.

De doorontwikkeling van Tribuut stopt natuurlijk nooit en een aantal thema’s zal ook de komende jaren in overleg met de deelnemende gemeenten worden ontwikkeld. Denk aan de Samenhangende Object Registratie (SOR) en beleidsharmonisering. De samenwerking met de deelnemende gemeenten is en blijft daarom van groot belang.

Bert Groot Wesseldijk Directeur

Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028

3

1.

Inleiding

Voor u ligt de begroting 2025-2028 van de Gemeenschappelijke Regeling Tribuut belastingsamenwerking. Tribuut voert de belastingtaak uit voor de gemeenten Apeldoorn, Brummen, Epe, Lochem, Voorst en Zutphen. Tribuut is een bedrijfsvoeringsorganisatie met een enkelvoudig bestuur. Dat betekent dat de afzonderlijke gemeenten autonoom zijn in het opmaken van beleid voor lokale belastingen en dat Tribuut daar op efficiënte wijze uitvoering aan geeft. Tribuut heeft in januari 2024 een kadernota laten vaststellen met de begrotingsuitgangspunten en de maatstaven die de kostenverdeling naar de gemeenten bepalen. Deze maatstaven staan aan de basis van dit ontwerp voor wat betreft financiën.

1.1

Missie en visie

“Tribuut voert de belastingtaken WOZ, heffing en invordering uit voor haar deelnemers en adviseert over de optimale aanwending van het belastinginstrumentarium. Het is onze ambitie de beste belastingdienstverlener in de ‘regio’ te worden, met een ijzersterke prijs/kwaliteitverhouding, waar gemeenten graag hun belastingzaken aan uitbesteden en waarvoor medewerkers graag willen werken. Medewerkers en deelnemende gemeenten zijn trots op hun organisatie. De belastingorganisatie groeit zodanig dat dit ten goede komt aan klant en kwaliteit maar ook kostenverlagend is voor alle deelnemers. Daarbij is de Stedendriehoek en aangrenzende gemeenten het domein van mogelijke uitbreiding. De belastingorganisatie is een flexibele organisatie die kan inspelen op de snel veranderende behoeften van interne en externe klanten en staat daarbij borg voor een adequate uitvoering en het ophalen van de juiste belastingopbrengst.” Tribuut is voornemens de missie en visie te herijken vóór haar 10 jarige bestaan in 2026. Dat zal in samenspraak met bestuur en medewerkers plaatsvinden. De geplande evaluatie van de GR zal hier ook input voor zijn. Om deze missie en visie te realiseren, werkt Tribuut continu aan verbetering en ontwikkeling van haar medewerkers, producten en diensten, werkprocessen en ICT.

Zij blijft in gesprek met deelnemende gemeenten zodat de organisatie goed in kan blijven spelen op hun behoeften op belastinggebied. Operationele performance, klanttevredenheid belastingplichtigen en gemeenten worden periodiek gemeten. Het personeelsbeleid is gericht op structurele ontwikkeling van medewerkers. Het is van strategisch belang dat de belastingorganisatie verdergaand digitaliseert en innoveert op het gebied van ICT. De belastingorganisatie kiest niet voor de innovatorpositie maar is wel voorloper. Dit betekent dat het bewezen technologie toepast en niet als proeftuin dient voor ICT-experimenten.

1.2

Doelstellingen

Tribuut is een uitvoeringsorganisatie. Als organisatie zoeken we continu naar verbeteringen. De verbeteringen kunnen betrekking hebben op drie centrale elementen. Deze zijn kwaliteit, kosten en klanten.

Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028

4

Kwaliteit

Klanten

Kosten

Klanten Kwaliteit is een onderwerp dat klanten op diverse manieren kunnen ervaren. Van invloed is toegankelijkheid (bijvoorbeeld bij vragen), snelheid van afhandeling (bijvoorbeeld van verzoeken) en de duidelijkheid van de online en offline communicatie. Ervaringen van de klant zijn cruciaal voor de waardering van de organisatie. Het ‘luisteren’ naar de ervaringen van de klant doen we dagelijks. Kwaliteit De kwaliteit op organisatieniveau heeft voor een belangrijk deel te maken met de beheersing van de twee hoofdtaken van onze organisatie. Namelijk de uitvoering van de WOZ en het heffen/innen van belastingen. In 2022 heeft de Waarderingskamer de organisatie gewaardeerd met vier sterren (goed). De doelstelling bij de uitvoering van de WOZ is om het oordeel goed (vier sterren of hoger) van de Waarderingskamer te behouden. Ten aanzien van de belastingheffing en inning heeft Tribuut de doelstelling om de belastingopbrengst te optimaliseren volgens de door de gemeenten gewenste opbrengst. De gemeente bepaalt jaarlijks welke belastingopbrengst zij wenst. Tribuut brengt een tarief advies uit en richt haar processen zodanig in dat er binnen de gestelde wettelijke kaders een optimale belastingopbrengst wordt gerealiseerd.

Aan het einde van het belastingjaar controleert de accountant de rechtmatigheid en volledigheid van de opbrengsten en stelt, ten behoeve van de gemeente, deelverklaringen op. Hiermee wordt de kwaliteit van de uitvoering geborgd. Tot slot is de accountantsverklaring over de jaarrekening de borging van de beheersing op organisatieniveau.

1.3

Financiële uitgangspunten en kaders

De budgetten voor structurele en incidentele kosten in de begroting 2025 worden geïndexeerd op basis van de prijsontwikkeling 2023, die in de septembercirculaire 2023 van de overheid is aangegeven: • • •

Prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers: 5,80%; Prijs overheidsconsumptie, netto materieel: 2,80%; Prijs bruto binnenlands product: 1,60%.

Voor de begroting 2025 is de index geraamd zoals hierboven aangegeven. Daarmee is de verhouding vergelijkbaar met de begroting over 2024 die in september 2023 is vastgesteld.

Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028

5

Actualisatie maatstaven Deze begroting is opgesteld volgens de vernieuwde kostenverdeelsystematiek zoals die is vastgesteld door het bestuur van Tribuut in januari 2020. In deze methodiek worden, per activiteit en per cluster, de kosten vastgesteld. Deze worden op basis van verschillende verdeelsleutels over de deelnemers verdeeld. Verdeelsleutel

Apeldoorn

Brummen

Epe

Lochem

Voorst

Zutphen

Totaal

# Woning

79.862

10.300

15.920

16.610

10.949

24.689

158.330

# Niet Woningen Proceskostenvergoeding #WOZ bezwaren # Aanslagregels totaal

7.575

992

1.853

2.351

1.732

2.151

16.654

€ 1.018.381

€ 128.489 € 199.600

€ 216.873 € 111.486

€ 236.326 € 1.911.155

7.130

771

1597

1894

856

1775

14.023

345.528

74.035

86.062

85.769

48.636

113.701

753.731

31.264

32.190

46.257

21.376

-

1.734

1.789

1.101

11.618

24.305

10.543 95.503

156 11.724

1.016 20.293

1.134 22.533

289 14.440

208 35.097

13.346 199.590

75.021

23.249

# ASR inlezen

229.357

8.063 # ASR Stuf # Controleren grondslagen # Heffen bezwaren # KWS verzoeken

272

24

88

84

60

686

1.214

2.601

366

312

306

162

893

4.640

Dwanginvordering

€ 418.318

€ 31.012

€ 69.702

€ 74.651

€ 41.280

€ 135.272

€ 770.235

# Klantcontacten

18.486

1.998

3.577

3.399

1.798

5.449

34.707

Toelichting op de maatstaven ten behoeve van de begroting 2025 Algemeen: De maatstaven zijn geactualiseerd op basis van de aantallen uit Gouw over het jaar 2023. Woningen en niet-woningen: Betreft de te waarderen objecten (alle WOZ-objecten exclusief WOZ-vrijstellingen) die actief zijn/waren per 01-01-2023. Onbebouwde grond wordt buiten beschouwing gelaten bij het bepalen van de verdeelsleutel. Proceskostenvergoeding: Betreft de uitgekeerde proceskostenvergoedingen per gemeente in 2023. Bezwaren: Betreft het aantal ingediende bezwaren (verdeeld naar WOZ en Heffen) in 2023. Aanslagregels: Het totaal aantal verzonden aanslagregels van alle belastingsoorten in tijdvak 2023 (heffingsjaar voorafgaande aan het jaar waarin de kadernota en begroting worden opgesteld) exclusief de beschikkingsregels. Voor heffingen die achteraf worden opgelegd, is uitgegaan van het tijdvak 2022. Voor specifieke activiteiten zijn de bijbehorende aanslagregels inzichtelijk gemaakt. Biljetten: Het totaal aantal biljetten in tijdvak 2023.

Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028

6

Kwijtscheldingsverzoeken: Betreft het aantal ingediende kwijtscheldingsverzoeken (exclusief automatische kwijtschelding) per gemeente in 2023. Inkomsten uit dwanginvordering: Het aandeel van de gemeenten in de totaal ontvangen inkomsten uit dwanginvordering in het jaar 2023 (exclusief invorderingsrente). Klantcontacten: Betreft het aantal geregistreerde klantcontacten in 2023 per gemeente (telefoon en e-mail). Btw De budgetten in de begroting zijn exclusief btw geraamd. De betaalde btw wordt bijgehouden en zal tweemaal per jaar middels de transparantie/doorschuifmethode naar rato van de gemeentelijke bijdrage aan de deelnemende gemeenten worden doorgeschoven. De gemeenten kunnen deze btw vervolgens compenseren bij het btw-compensatiefonds. Vennootschapsbelasting Per 1 januari 2016 is vennootschapsbelasting voor overheidsbedrijven ingevoerd. Tribuut voert als GR alleen de belastingtaak voor de deelnemende gemeenten uit en verleent geen diensten aan derden. Hierom gaat Tribuut niet door de zogenaamde ‘ondernemerspoort’ en is vennootschapsbelasting voor Tribuut niet van toepassing. Dit is al vastgesteld door de belastinginspecteur. Beleidsarm De deelnemende gemeenten behouden autonomie op het beleid voor belastingen. De begroting 2025 is daarmee beleidsarm en gebaseerd op de geldende verordeningen en wetgeving.

Eventuele beleidskeuzes door gemeenten die financiële gevolgen hebben voor de uitvoering, zullen in de loop van het jaar in een begrotingswijziging aan het bestuur van Tribuut worden voorgelegd.

1.4

Overige ontwikkelingen

Het risicomanagement is herijkt in januari 2022. Dit moet leiden tot een proactieve risicohouding en een beter gestructureerde controlesystematiek en vastlegging. Het heeft overigens niet tot extra risico’s geleid met grote financiële impact. Het controleplan, dat jaarlijks wordt opgesteld, heeft tot doel de kwaliteit te monitoren en de controlerende instanties adequaat de kunnen voorzien van bewijs. Daarvoor wordt het controleplan samengevoegd met het informatiebeveiliging- en privacyplan, omdat deze controles elkaar deels overlappen. Persoonlijk contact is voor Tribuut erg belangrijk. Onze slogan “goed geholpen, snel geregeld” combineren we met goede bereikbaarheid middels onder andere telefoon en mail, maar ook via MijnOverheid en QR-tags die naar hulpformulieren leiden om contact gemakkelijker te maken. Mede om bovengenoemde reden blijven we inzetten op terugbelafspraken met taxateurs. Intern noemen we dit informele bezwaren. Die blijven het meest efficiënt in vergelijking met formele bezwaren. Deze werkwijze vraagt om extra personele inhuur gedurende de piekperiode, zeker als we binnen de bezwaartermijn de informele bezwaren willen afhandelen. Tribuut gaat meerdere methoden gebruiken om secundaire objectkenmerken beter in beeld te krijgen, omdat dit de belangrijkste reden is voor gegronde bezwaren.

Dit doen we met visuele inspecties in de straat, met voormeldingen en door verkoopinformatie te benutten. Daarmee krijgen we een betere kwaliteit en minder gegronde bezwaren wat weer resulteert in minder proceskosten. De drie basisregistraties BAG-WOZ-BGT werken met elkaar gestructureerd aan de kwaliteit van de (gezamenlijke) data. De gemeenten en Tribuut gebruiken dezelfde applicatie om goed met elkaar te communiceren over nieuwe en gewijzigde kenmerken. Dit betekent een kwaliteitsslag voor de drie

Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028

7

basisregistraties. Om deze situatie te kunnen realiseren, is een goede samenwerking en afstemming met de gemeentelijke BAG-BGT een voorwaarde.

Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028

8

2.

Programmabegroting 2025

Tribuut is georganiseerd op basis van de te onderscheiden belastingprocessen. Deze begroting sluit daarop aan. Voor de overhead worden geen bijdragen van de gemeenten verkregen; de gemeenten nemen immers de dienst “uitvoering van de belastingtaak” af van Tribuut en niet de middelen waarmee die dienst wordt verricht. De kosten van overhead zijn, op basis van het aantal fte’s, doorbelast naar programmaonderdelen 1.1 tot en met 1.5. Voor de leesbaarheid zijn de bedragen afgerond op duizendtallen. Door deze afronding kan het in sommige gevallen lijken alsof de bedragen niet correct optellen. Voor het overzicht van de geraamde lasten per taakveld verwijzen we naar bijlage 1.

2.1

Waardebepaling

Wat wil het team Waarderen in 2025 bereiken en wat gaan we daarvoor doen? Wij gaan de kwaliteit van de waardering vast houden en gaan op zoek naar nog meer verbeteringen Het doel is om de vier sterren die wij in 2022 hebben gekregen van de Waarderingskamer te behouden. Wij blijven ons werk op de juiste manier doen en blijven zoeken naar verbeteringen voor de processen bezwaar en beroep. Dit geeft rust en stabiliteit in het team. Wij gaan ons taxatierapport optimaliseren Er zal in 2024 gestart worden met een praktisch en uniform taxatierapport. Deze zal in 2025 verder geoptimaliseerd worden. Wij gaan het verantwoordingsdocument verder door ontwikkelen Het verantwoordingsdocument geeft (digitaal) inzicht hoe de WOZ-waarde bepaald wordt. Hoe het proces tot stand komt voor het bepalen van de WOZ-waarde en welke gegevens invloed hebben op de WOZ-waarde. Daarnaast wordt aangegeven hoe modelmatig taxeren werkt en hoe wij als Tribuut controleren of het taxatiemodel ook daadwerkelijk goed werkt waarop de WOZ-waarde tot stand komt. Dit wordt in 2024 ingeregeld en zal in 2025 actief gebruikt gaan worden. Wij willen aansluiten bij het landelijk proces voormelden secundaire kenmerken In 2024 is er een start gemaakt met een landelijk systeem voormelden van secundaire kenmerken. Als de landelijke pilot, die in 2024 loopt, succesvol is, gaan wij als Tribuut hier ook bij aansluiten.

Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028

9

Wat gaat het kosten?

Programmaonderdeel 1.1: Waarderen (x €1.000) Lasten

Verdeel-sleutel

2023

2024

2025

2026

2027

2028

Waarderen

#Objecten

€ 1215

€ 1336

€ 1286

€ 1335

€ 1381

€ 1429

Bezwaarafhandeling

#Bezwaren

€ 745

€ 819

€ 788

€ 818

€ 847

€ 876

PKV

PKV uitgekeerd

€ 1854

€ 476

€ 489

€ 502

€ 515

€ 528

€ 3814

€ 2630

€ 2564

€ 2655

€ 2743

€ 2833

Totaal lasten Baten Apeldoorn Waarderen

#Objecten

€ 591

€ 654

€ 630

€ 654

€ 676

€ 700

Bezwaarafhandeling

#Bezwaren

€ 320

€ 416

€ 401

€ 416

€ 430

€ 445

PKV

PKV uitgekeerd

€ 882

€ 254

€ 261

€ 268

€ 274

€ 281

€ 1794

€ 1324

€ 1291

€ 1337

€ 1381

€ 1427

Totaal Brummen Waarderen

#Objecten

€ 77

€ 85

€ 82

€ 85

€ 88

€ 91

Bezwaarafhandeling

#Bezwaren

€ 40

€ 45

€ 43

€ 45

€ 47

€ 48

PKV

PKV uitgekeerd

€ 69

€ 32

€ 33

€ 34

€ 35

€ 35

€ 186

€ 162

€ 158

€ 163

€ 169

€ 174

Totaal Epe Waarderen

#Objecten

€ 127

€ 139

€ 133

€ 138

€ 143

€ 148

Bezwaarafhandeling

#Bezwaren

€ 72

€ 93

€ 90

€ 93

€ 96

€ 100

PKV

PKV uitgekeerd

€ 200

€ 50

€ 51

€ 52

€ 54

€ 55

€ 400

€ 281

€ 274

€ 284

€ 293

€ 303

Totaal Lochem Waarderen

#Objecten

€ 143

€ 154

€ 149

€ 154

€ 160

€ 165

Bezwaarafhandeling

#Bezwaren

€ 96

€ 111

€ 106

€ 111

€ 114

€ 118

PKV

PKV uitgekeerd

€ 207

€ 54

€ 56

€ 57

€ 58

€ 60

€ 446

€ 319

€ 311

€ 322

€ 333

€ 343

Totaal Voorst Waarderen

#Objecten

€ 96

€ 106

€ 102

€ 106

€ 110

€ 114

Bezwaarafhandeling

#Bezwaren

€ 61

€ 50

€ 48

€ 50

€ 52

€ 53

PKV

PKV uitgekeerd

€ 113

€ 28

€ 29

€ 29

€ 30

€ 31

€ 271

€ 184

€ 179

€ 185

€ 191

€ 198

Totaal Zutphen Waarderen

#Objecten

€ 181

€ 198

€ 190

€ 198

€ 204

€ 212

Bezwaarafhandeling

#Bezwaren

€ 155

€ 104

€ 100

€ 104

€ 107

€ 111

PKV

PKV uitgekeerd

€ 382

€ 59

€ 60

€ 62

€ 64

€ 65

Totaal

€ 717

€ 360

€ 351

€ 363

€ 375

€ 388

Totaal baten

€ 3814

€ 2630

€ 2564

€ 2655

€ 2743

€ 2833

Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028

10

2.2

Gegevensbeheer WOZ

Wat wil het team Gegevensbeheer WOZ bereiken in 2025 en hoe gaan we dat doen? Wij gaan de samenwerking van de drie basisregistraties BAG-WOZ-BGT verder vormgeven We gebruiken dezelfde applicatie om goed met elkaar te communiceren over nieuwe en gewijzigde kenmerken. Dit betekent een kwaliteitsslag voor de drie basisregistraties. Om deze situatie te kunnen realiseren, is een goede samenwerking en afstemming met de gemeentelijke BAG-BGT een voorwaarde. Wij gaan LV WOZ synchroon maken De Landelijke Voorziening WOZ en de WOZ-administratie zijn nagenoeg gelijk aan elkaar zodat de afnemers, zoals de Belastingdienst en het Waterschap maar ook burgers, tijdig en correct worden geïnformeerd. Dat betreft onder meer de WOZ-waarde, de relatie met de BAG en de juiste eigenaar en/of gebruiker. De noodzakelijke module van Gouw wordt in de zomer van 2024 in gebruik genomen en deze helpt ons om de verschillen inzichtelijk te maken en op te lossen. Wij gaan de primaire kenmerken optimaliseren Door de optimalisatie van de primaire kenmerken krijgen wij uniformiteit en volledigheid. Dit brengt meer efficiëntie in de processen, draagt bij aan een betrouwbare WOZ-waarde en behoud van de vier sterren van de Waarderingskamer. Wij gaan het voormeldingssysteem verder uitbreiden In 2024 zal het voormeldingssyteem ingeregeld zijn en in 2025 willen wij dit structureel gaan inzetten.

De klant kan digitaal de primaire en secundaire kenmerken van een object controleren en/of aanpassen met als doel een pand op de juiste manier te waarderen. Door de klant vanaf het begin te betrekken bij deze informatie, zal de kans groter zijn dat de klant eerder begrip heeft voor de waarde van zijn WOZobject en mogelijk minder bezwaar maken. Wat gaat het kosten? Programmaonderdeel 1.2: Gegevensbeheer WOZ (x €1.000) Lasten

Verdeelsleutel

2023

2024

2025

2026

2027

2028

Gegevensbeheer

#Objecten

€ 1590

€ 1640

€ 1649

€ 2049

€ 2123

€ 2200

€ 1590

€ 1640

€ 1971

€ 2049

€ 2123

€ 2200

Totaal lasten Baten Apeldoorn

#Objecten

€ 672

€ 819

€ 985

€ 1024

€ 1061

€ 1099

Brummen

#Objecten

€ 86

€ 106

€ 127

€ 314

€ 326

€ 337

Epe

#Objecten

€ 137

€ 167

€ 200

€ 132

€ 137

€ 142

Lochem

#Objecten

€ 146

€ 178

€ 214

€ 208

€ 216

€ 223

Voorst

#Objecten

€ 97

€ 119

€ 143

€ 222

€ 230

€ 238

Zutphen

#Objecten

€ 207

€ 252

€ 302

€ 148

€ 154

€ 159

€ 1345

€ 1640

€ 1971

€ 2049

€ 2123

€ 2200

Totaal baten

Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028

11

2.3

Heffen

Wat wil het team Heffen bereiken in 2025 en wat gaan we daarvoor doen? Wij gaan informatie verhalen De inhoud van de belastingbestanden is omvangrijk, maar nog niet geheel volledig. Met name de gegevens voor de gebruikersbelasting OZB, hondenbelasting, toeristenbelasting, forensenbelasting, reclamebelasting en precariobelasting zijn omvangrijk. De samenwerking met de gemeentes zal nog meer geïntensiveerd worden om de informatie te verkrijgen (afschriften vergunningen, informatie over standplaatsen, gegevens ondernemers toeristenbelasting). Wij gaan belastingcontroles verder continueren We willen volledigheid van de belastingbestanden gaan realiseren zodat wordt voldaan aan rechtsgelijkheid en de maximale belastingopbrengst binnengehaald wordt. Hierbij is het van belang dat belastingcontroles onderdeel zijn van het reguliere werkproces. De workflows die hiervoor zijn ingericht brengen meer structuur en efficiëntie in de controleprocessen. Naast de administratieve controles van ‘achter het bureau’ zullen er ook meer controles op locatie gedaan worden. Wij gaan ons subjectenbeheer optimaliseren Het verbeteren en optimaliseren van de kwaliteit en volledigheid van het subjectenbeheer. Met name bij de niet-natuurlijke personen is winst te behalen. Op de planning staat de koppeling met de Kamer van Koophandel. Door deze aansluiting kunnen we een grote kwaliteitsslag maken.

Dit zal voordelen hebben voor de aanslagoplegging, de synchronisatie richting LV-WOZ, de retour ontvangen post en het invorderingsproces.

Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028

12

Wat gaat het kosten? Programmaonderdeel 1.3: Heffen (x €1.000)

Lasten

Verdeel-sleutel 2023

2024

2025

2026

2027

2028

Algemene werkzaamheden

#Aanslagregels € 976

€ 891

€ 912

€ 945

€ 977

€ 1010

Verzenden aanslagen

#Biljetten

€ 141

€ 85

€ 87

€ 89

€ 92

€ 94