A9 Tribuut Belastingkantoor - Tribuut jaarstukken 2023 en toekomstplan en begroting 2025-2028
Tekst van het document
2.4 Paragraaf Openbaarheid van bestuur Beleidsuitgangspunten Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden om te zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar en eenvoudig te ontsluiten is. Hoofdonderdelen van de Woo zijn: passieve openbaarmaking, actieve openbaarmaking en het op orde brengen van de informatiehuishouding. Passieve openbaarmaking betekent dat we op verzoek openbaar maken (denk aan de oude Wob-verzoeken) en actief betekent dat we uit onszelf de informatie openbaar maken.
Jaarstukken Tribuut 2023
26
Tribuut heeft als uitgangspunt dat ze actief werkt aan het openbaar maken van besluiten, rapporten en onderzoeken. Waar het belastingen betreft worden de relevante stukken gepubliceerd op de website van Tribuut. Waar het de bedrijfsvoering betreft neemt het bestuur besluiten die openbaar worden gemaakt. De agenda van het bestuur staat één week voor de vergadering op de website. De vergaderdata staat daar ook. De vergaderingen zijn openbaar. Daar wordt af en toe ook gebruik van gemaakt. Het verslag van de bestuursvergadering en de bestuursbesluiten worden ca. één week na de vergadering openbaar gemaakt. Passieve openbaarmaking betreft in dit geval de Woo-verzoeken. Het aanleveren van Woo verzoeken kan bij Tribuut zowel schriftelijk als via e-mail. Woo-verzoeken worden door de beleidsjuristen van Tribuut afgehandeld. Mocht de gevraagde informatie van onze deelnemende gemeenten moeten worden opgeleverd dan stuurt Tribuut deze verzoeken zelf door aan de betreffende gemeenten. In het verlengde van bovengenoemde komen er ook soms verzoeken binnen over inzage in het dossier van belastingplichtigen. Verstrekking van gegevens daarover is geregeld in de AVG. Daarin staat beschreven wat de rechten zijn van inwoners voor het opvragen van gegevens. In de praktijk blijkt dat inwoners het soms nog lastig vinden via welke regeling de gegevens opgevraagd kunnen worden.
Tribuut helpt de belastingplichtigen met de vraag naar de juiste regeling of afdeling te leiden.
WOO-verzoeken In 2023 zijn er bij Tribuut vierverschillende verzoeken ingediend op basis van de Wet open overheid (Woo). Verzoek
Beslissing op verzoek
1
Afgewezen verstrekt)
2
Afgewezen (verzoek om aantallen, deels ambtshalve verstrekt)
Zutphen
3
Afgewezen (misbruik van recht)
Epe, Lochem en Voorst
4
Afgewezen (verzoek om aantallen)
Epe, Lochem en Voorst
(verzoek
Betreft gemeente(n) om
aantallen,
wel
ambtshalve
Lochem en Voorst
Conclusie is dat er weinig gebruik wordt gemaakt van de Woo bij Tribuut. Als er verzoeken binnenkomen, is dat vaak voor malgemene informatie over aantallen. Daarvoor is de Woo niet bedoeld. Als die aantallen beschikbaar zijn, willen we die best leveren en dat doen we dan ook. Maar als we die overzichten niet hebben, vallen ze dus ook niet onder de Woo. Soms komen er ook vragen binnen waarin wordt verwezen naar de Woo, maar dan is het eigenlijk een vraag om inzage in het eigen dossier. Daar heeft een belastingplichtige vanuit de AVG recht op en wordt dus niet als Woo verzoek opgenomen. Tegen een beslissing op het Woo verzoek (nummer 3) is bezwaar ingediend. Dat bezwaar is afgewezen.
Jaarstukken Tribuut 2023
27
Jaarrekening Door middel van een jaarrekening, jaarverslag en bijbehorende controleverklaring van de onafhankelijke accountant wordt door de directie verantwoording afgelegd aan het bestuur over het gevoerde financiële beheer in een bepaald begrotingsjaar.
3.
Balans
De balans is een momentopname en geeft inzicht in de vermogenstoestand op een specifieke datum. Aan de debetzijde van de balans zijn de activa / bezittingen opgenomen. Onder deze bezittingen vallen niet alleen tastbare bezittingen, maar ook vorderingen op derden. De creditzijde van de balans geeft de passiva / financieringsbronnen weer. Dit betreft onder andere gevormde voorzieningen en reserves en schulden op lange en korte termijn. Tribuut heeft op 31 december 2023 geen door derden aangegane geldleningen gewaarborgd en geen garantiestellingen afgegeven voor natuurlijke personen of rechtspersonen.
3.1
Activa
Activa
31-12-2023 31-12-2022
Materiële vaste activa Overige materiele vaste activa
54.608
67.201
Uitzettingen in 's Rijks schatkist
406.850
1.372.046
Deelnemende gemeenten
950.946
427.114
Overige nog te ontvangen bedragen
75.703
1.482
Banksaldi
183.676
142.874
Overlopende activa
48.753
42.827
1.720.535
2.053.545
Uitzettingen met een looptijd van <1 jaar
Liquide Middelen
Overlopende Activa
Totaal activa
Jaarstukken Tribuut 2023
28
3.2
Passiva
Passiva
31-12-2023 31-12-2022
Eigen vermogen Algemene Reserve
92.596
Resultaat
621.503
Reserve WW
12.136
Verlofsparen
18.489
947.177
Voorzieningen 9.662
Schulden met een looptijd < 1 jaar Door te storten belastingen
173.676
411.382
Nog te betalen bedragen
351.988
324.032
Overlopende passiva
450.148
0
0
361.292
1.720.535
2.053.545
Overlopende passiva Vooruit ontvangen bedragen
Totaal passiva
Jaarstukken Tribuut 2023
29
4.
Overzicht van baten en lasten in de jaarrekening
Inzicht wordt gegeven in de resultaten per programma, waarbij een vergelijking wordt gemaakt met de programmabegroting 2023.
Begroting (€ x 1000) Lasten
Baten
Saldo
Gewijzigde Begroting (€ x 1000)
Realisatie (€ x 1000)
Lasten
Lasten
Baten
Saldo
Baten
Saldo
Waardebepaling
€ 2194
-€ 2194
€ 4206
-€ 4206
€ 3814
-€ 3814
Gegevensbeheer
€ 1479
-€ 1479
€ 1501
-€ 1501
€ 1345
-€ 1345
Heffen
€ 1120
-€ 1120
€ 1136
-€ 1136
€ 1360
-€ 1360
Invordering
€ 1287
-€ 1287
€ 1307
-€ 1307
€ 1164
-€ 1164
Frontoffice
€ 821
-€ 821
€ 833
-€ 833
€ 850
-€ 850
Gemeentelijke bijdragen
€ 7778
€ 7778
Overige baten
€ 171
€ 171
Vrijval project GBO
€ 350
€ 350
€ 8300
-€ 233
€ 1205
€ 1205
Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten
€ 6792
€ 6901
Onttrekking reserves
€ 6792
€ 6792
-€ 109
€ 109
€ 109
€ 7778
€ 8983
€ 7778
€ 7778
-€ 1205
€ 1205
€ 1205
Dotatie reserves Gerealiseerd Resultaat
Jaarstukken Tribuut 2023
€ 8533
€ 350 € 6901
€ 6901
€0
€ 8983
€ 8983
30
€0
€ 8533
-€ 350 € 9505
€ 622
5.
Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling
5.1
Algemeen
De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV).
5.2
Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening
De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop de diensten of goederen geleverd zijn (lasten-baten stelsel). Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begroting jaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskostengerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume, worden sommige personele lasten echter toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt; daarbij moet worden gedacht aan componenten zoals ziektekostenpremie ten behoeve van gepensioneerden, overlopende vakantiegelden verlofaanspraken en dergelijke. Voor arbeidskostengerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen.
De referentieperiode is dezelfde als die van de meerjarenraming, te weten vier jaar. Indien er sprake is van (eenmalige) schokeffecten (bijvoorbeeld reorganisaties) dient wel een verplichting opgenomen te worden. De mutaties in de reserves worden gescheiden verantwoord. Het jaarrekeningresultaat is hierdoor zowel voor als na de storting in dan wel onttrekking uit de reserves inzichtelijk. De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de kaders zoals besloten in de financiële verordening en op basis van de kadernota rechtmatigheid. Dat betekent dat: • De financiële rechtmatigheid het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium omvat: • Voor het voorwaardencriterium bestaat de norm uit het normenkader zoals op 15 november 2023 door de raad is vastgesteld; • Voor het begrotingscriterium geldt dat alle overschrijdingen van lasten en investeringskredieten onrechtmatig, waarbij voor een aantal scenario’s in de financiële verordening is beschreven wanneer deze overschrijdingen acceptabel zijn. Voor overen onderschrijdingen van baten, onderschrijdingen van lasten en onderschrijdingen van investeringskredieten geldt dat deze als onrechtmatig zijn aangemerkt indien ze niet tijdig aan de raad zijn gemeld.
• Ten aanzien van het M&O criterium is de nota M&O beleid van onze organisatie leidend bij het voorkomen en opsporen van misbruik en oneigenlijk gebruik. Omdat alleen bij misbruik sprake is van een onrechtmatigheid zijn eventuele gevallen van misbruik (mits cumulatief met andere fouten of onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens) opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.
Jaarstukken Tribuut 2023
31
•
5.3
De rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld binnen de kaders van de kadernota rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV alsmede onze eigen financiële verordening. Dit betekent dat: • Een verantwoordingsgrens van 3% (zijnde € 255.981) is gehanteerd waarboven cumulatieve fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen; • Een rapporteringstolerantie van 1% (zijnde € 85.327) is gehanteerd waarboven fouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen
Balans
Vaste activa De materiële vaste activa met economisch nut worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.
Vlottende activa en passiva Vorderingen zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. De voorziening wordt statisch bepaald op basis van de geschatte inningskansen. Liquide middelen en overlopende posten zijn tegen nominale waarde opgenomen. De vlottende passiva zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde.
Reserves Algemene reserves zijn reserves waar het algemeen bestuur geen specifieke bestemming aan heeft gegeven. Bestemmingsreserves zijn reserves waar het algemeen bestuur een specifiek doel aan heeft gegeven.
Voorzieningen Voorzieningen kunnen in overeenstemming met de BBV worden gevormd als sprake is van: · · ·
Verplichtingen en verliezen, waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, maar wel redelijkerwijs kunnen worden geschat. Op balansdatum bestaande risico’s, die kunnen leiden tot verplichtingen of verliezen, waarvan de omvang al redelijkerwijs kan worden geschat. Toekomstige kosten, mits de oorsprong ligt voorafgaande aan de balansdatum en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van de lasten over een aantal begrotingsjaren.
Voorzieningen worden gewaardeerd op het nominale bedrag van de betrokken verplichting c.q. het voorziene verlies. Deze waardering is gebaseerd op de verwachte toekomstige uitgaven die nodig zijn om de verplichtingen af te handelen.
Jaarstukken Tribuut 2023
32
5.4
Toelichting op de balans per 31-12-2023
Vaste activa Verloop boekwaarde overige investeringen met economisch nut Boekwaarde 31-12-2022 Overige materiele vaste activa
€ 67.201
Desinvesteringen Investeringen
€ 25.875
Aanschafwaarde € 16.432
Cum afschrijving
Afschrijvingen 2023
€ -16.432
Boekwaarde 31-12-2023
€ -38.466
In 2023 hebben diverse investeringen op de vaste activa plaats gevonden. De stand van deze post is dan ook € 54.608. De afschrijvingen die hebben plaats gevonden zijn conform het vastgestelde afschrijvingsbeleid.
Investeringskredieten krediet Samsung telefoons Laptops en accessoires
investering €0 € 15.000 € 15.000
€ 1.760 € 24.116 € 25.876
In de Management Letter van september 2023 staat dat we geen investeringskrediet hebben aangevraagd voor de aanschaf van materiële vaste activa. Vanaf september zijn we begonnen met het aanvragen van een investeringskrediet, zodat er nu wel krediet is verkregen voor een deel van de bovengenoemde activa.
Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar De in de balans opgenomen uitzettingen met een looptijd van één jaar of minder kunnen als volgt gespecificeerd worden: Uitzettingen in ’s Rijks schatkist betreft de deelname van Tribuut aan het zogenaamde schatkistbankieren per 1 maart 2016. Dit houdt in dat eventuele positieve banksaldi bij het Rijk worden uitgezet. Het drempelbedrag voor Tribuut bedraagt tot en met 31 december 2023 € 1.000.000. Omdat de geldstroom uit gronde van de bedrijfsvoering van Tribuut minimaal is ten opzichte van de belastingengeldstroom is dit drempelbedrag niet overschreden voor het totale betalingsverkeer van Tribuut. Onderstaande tabel laat zien dat in alle kwartalen het drempelbedrag niet is overschreden. In voorgaande jaren was dit enkel in het eerste kwartaal wel het geval. De oorzaak hiervan is de combiaanslag die eind februari is bezorgd in het verzorgingsgebied van Tribuut. Dit heeft zeker in maart geleid tot zeer veel (grote) betalingen in zeer korte tijd, waardoor het banksaldo op de belastingrekening sneller op liep dan er afgeboekt kon worden naar de schatkist. Inmiddels is met de Rabobank het automatisch afroomproces ingeregeld.
Jaarstukken Tribuut 2023
33
€ 54.608
Drempelbedrag
Kwartaal 1
Kwartaal 2
Kwartaal 3
Kwartaal 4
€ 1.000.000
€ 1.000.000
€ 1.000.000
€ 1.000.000
Gemiddeld per € 97.393 € -123.797 € -595 € 45.904 dag Overschrijding NVT NVT NVT NVT drempelbedrag Het openstaand saldo van de deelnemende gemeenten bestaat uit de bijdrage van de openstaande voorschotten conform de vastgestelde begroting. Openstaande debiteuren Stand 31-12-2023 Stand 31-12-2022 Gemeente Apeldoorn
€ 702.181
€ 227.982
Gemeente Brummen
€ 132.332
€ 1.596
Gemeente Epe
€ 40.804
€ 44.152
Gemeente Lochem
€ 47.136
€ 48.735
Gemeente Voorst
€ 28.493
€ 28.679
Gemeente Zutphen
€0
€ 75.969
Totaal
€ 950.946
€ 427.114
Overige nog te ontvangen bedragen
Stand 31-12-2023
Stand 31-12-2022
BTW doorschuif
€ 75.703
€ 1.482
Ultimo 2023 is het saldo op ’s Rijks schatkist als volgt opgebouwd: Belastingrekening: Totaal uitzettingen in ’s Rijks Bedrijfsvoeringsrekening Invorderingskosten en nog door te schatkist storten belastinggelden € 233.174
€ 173.676
€ 406.850
Liquide middelen Het saldo van de liquide middelen bestaat uit het saldo op de bedrijfsvoeringrekening en het saldo op de belastingrekening: Stand 31-12-2023
Stand 31-12-2022
€ 173.676
€ 116.962
Bedrijfsvoeringsrekening € 10.000
€ 18.781
Belastingrekening
Naar aanleiding van de aanbesteding voor de bank is er in 2022 sprake van dubbele rekeningen. Bovenstaand overzicht betreft de gesaldeerde bedragen.
Jaarstukken Tribuut 2023
34
Overlopende activa De overlopende activa hebben met name betrekking op vooruitbetaalde kosten. Overlopende activa
Stand 31-12-2023
Overlopende activa
Stand 31-12-2022 € 48.753
€ 42.827
Eigen vermogen Algemene reserve Verloop Algemene Reserve Stand 31-12-2022
€ 300.004
Resultaat 2022
€ 647.173
Opname bijdrage gemeente: Bestuursbesluit 21-10-2022
€ -109.000
Bijdrage uit algemene reserve
€ -1.095.812
GBO dotatie in 2023
€ 350.231
Stand 31-12-2023
€ 92.596
In 2023 is een voordeel gerealiseerd van € 621.503,-. Er is op moment van vaststellen van de jaarrekening nog geen besluit genomen hoe dit voordeel te verwerken.
Voorzieningen Voorzieningen worden gewaardeerd op het nominale bedrag van de betrokken verplichting c.q. het voorziene verlies. Deze waardering is gebaseerd op de verwachte toekomstige uitgaven die nodig zijn om de verplichtingen af te handelen. Voorzieningen
Stand 31-12-2023
Stand 31-12-2022
Reserve WW
€ 12.136
€ 9.662
Verlofsparen
€ 18.489
€0
Vlottende passiva Schulden met een rentetypische looptijd van < 1 jaar Door te storten belastingen is het saldo van belastinggelden, dat per 31-12-2023 op de bankrekening en schatkist van Tribuut stond, maar pas in 2024 zal worden doorgestort. Nog te betalen bedragen zijn alle facturen die in 2023 zijn binnengekomen en pas in 2024 betaald zijn, en die facturen, die in 2024 zijn binnen gekomen maar betrekking hebben op 2023. Tevens staan hier de sociale lasten onder, die betrekking hebben op 2023, maar pas in 2024 betaald worden.
Schulden met een looptijd < 1 jaar
Stand 31-12-2023
Stand 31-12-2022
Door te storten belastingen
€ 173.676
€ 411.382
Nog te betalen bedragen
€ 351.988
€ 324.032
Totaal
€ 525.663
€ 735.414
Jaarstukken Tribuut 2023
35
Algemene dekkingsmiddelen Bij de vaststelling van de begroting 2022 heeft het bestuur van Tribuut toestemming gegeven om het project Samenhangende Object Kenmerken te starten. Hiervoor is een budget vastgesteld ad. € 200.000,-. In 2022 is er reeds een start gemaakt met dit project. Het restant van het budget is opgenomen in de algemene reserve.
Verloop project SOK Storting gemeenten bij aanvang
€ 200.000
Bijdrage gemeente Brummen
€ 11.125
Opname 2022
€ -36.550
Stand 31-12-2022
€ 174.575
Opname 2023
€ -28.730
Stand 31-12-2023
€ 145.845
Het grootste dekkingsmiddel is uiteraard de bijdrage van de gemeenten. Deze bijdragen zijn uiteindelijk definitief vastgesteld in de tweede begrotingswijziging van 7 september 2023. Voor deze begroting is tevens een groot deel van onze algemene reserve ingezet. In de begroting is een bedrag ad. € 50.000,opgenomen voor onvoorziene uitgaven. Deze post is in 2023 niet benut. Tribuut is niet vennootschapsbelastingplichtig. Er is dan ook geen rekening gehouden met te betalen vennootschapsbelasting. Begroting
Begroting na wijziging
Realisatie
Saldo
Gemeentelijke bijdragen
€ 6.792.191
€ 7.778.380
€ 7.778.380
€0
Bijdrage uit algemene reserve
€ 109.000
€ 1.204.812
€ 1.204.812
€0
Totaal
€ 6.901.191
€ 8.983.192
€ 8.983.192
€0
Begrotingsrechtmatigheid Programmaonderdeel
Lasten begroot
Lasten definitief
Saldo
Waarderen
€ 4.206.419
€ 3.813.777
€ 392.642
Gegevensbheer WOZ
€ 1.501.252
€ 1.345.109
€ 156.143
Heffen
€ 1.136.296
€ 1.359.822
€ -223.526
Invordering
€ 1.306.607
€ 1.164.304
€ 142.303
Frontoffice
€ 832.618
€ 849.682
€ -17.064
Resultaat
€ 8.983.192
€ 8.532.694
€ 450.498
Per saldo zijn de werkelijke lasten lager dan begroot. Er is derhalve geen sprake van een begrotingsonrechtmatigheid.
Jaarstukken Tribuut 2023
36
Incidentele baten en lasten Proceskosten vallen dit jaar onder de incidentele lasten. Dit betekent dat er dit jaar € 1.854.109,- aan proceskosten is uitgegeven, wat aanzienlijk hoger is dan het bedrag van € 549.715,- dat vorig jaar is uitgegeven. Dit betekent echter niet dat ze geen structureel karakter hebben. Proceskosten zijn er jaarlijks. Echter liggen zij niet elk jaar op hetzelfde hoge niveau als 2023.
Niet uit de balans blijkende financiële verplichtingen en rechten Tribuut heeft in 2016 twee Dienstverleningsovereenkomsten (DVO) gesloten met gemeente Epe en gemeente Apeldoorn. In de DVO met gemeente Apeldoorn zijn afspraken gemaakt over de ondersteuning van HRadministratie, de ICT inrichting en het gebruik van de servicedesk. Ook maken we gebruik van contractmanagement van Apeldoorn. De HR advisering kwam in 2023 nog van gemeente Apeldoorn maar is per 1 januari 2024 overgegaan naar gemeente Epe. De DVO wordt op dit moment aangepast aan de nieuwe situatie zoals die is ontstaan na het project GO-IT waarin de ICT inrichting is gemoderniseerd. De contractwaarde van de DVO over 2023 was ongeveer € 400.000,-. In de DVO met gemeente Epe zijn afspraken gemaakt over de huisvesting, inclusief de servicelasten, facilitaire ondersteuning en archief. De contractwaarde over 2023 was ongeveer € 270.000,-. Eind 2023 heeft gemeente Epe aangekondigd dat ze voornemens is de DVO te beëindigen, Dit heeft geresulteerd in een formele opzegging op 2 januari 2024 van de DVO per 31 december 2024. Tribuut is nu dus druk op zoek naar nieuwe huisvesting. Daarmee zal na 1 januari 2025 deze verplichting waarschijnlijk vervallen. Er zal een nieuw huurovereenkomst worden afgesloten en er moeten nieuwe contracten worden afgesloten over facilitaire diensten.
Tribuut heeft een overeenkomst met GouwIT op basis van een Europese aanbesteding voor de onderhoudskosten en hosting van de belastingapplicatie (ongeveer € 356.000,- op jaarbasis); en een overeenkomst met Ortec Finance (voor ongeveer € 132.000,- op jaarbasis) voor de komende jaren. Deze kosten worden volledig gedekt uit de bijdragen van de deelnemende gemeenten aan de begroting van Tribuut. Stolwijk Kelderman zal de accountancydiensten leveren aan Tribuut voor een periode van drie jaar, te beginnen in het huidig boekjaar 2023. De jaarlijkse vergoeding voor deze diensten bedraagt € 52.500,. Dit contract is het resultaat van een succesvolle aanbesteding accountancy in 2022 en de accountant zal het bedrijf controleren bij haar financiële verplichtingen en het waarborgen van een goed financieel beleid.
Beleidsindicatoren Taakveld Naam Indicator Eenheid 0. Bestuur en 1. Formatie Fte per 1.000 inwoners ondersteuning 0. Bestuur en 2. Bezetting Fte per 1.000 inwoners ondersteuning 0. Bestuur en 3. Apparaatskosten Kosten per inwoner ondersteuning 0. Bestuur en Kosten als % van totale loonsom + 4. Externe inhuur ondersteuning totale kosten inhuur externen 0. Bestuur en 5. Overhead % van totale lasten ondersteuning
Jaarstukken Tribuut 2023
Tribuut Bron Eigen 7,11 gegevens Eigen 6,52 gegevens Eigen € 19,74 gegevens Eigen 14,95% gegevens Eigen 23,40% gegevens
37
Gebeurtenissen na balansdatum Bij het opmaken van de jaarrekening beschikbare informatie over de feitelijke situatie per balansdatum is bij het opmaken van de jaarrekening in aanmerking genomen en verwerkt. Er hebben zich na het opmaken van de jaarrekening geen gebeurtenissen van betekenis voorgedaan die nadere informatie geven over de feitelijke situatie op balansdatum.
Wet normering bezoldiging topfunctionarissen Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingegaan. Deze verantwoording is opgesteld op basis van het verantwoordingsmodel 2023 Topinkomens van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Het bezoldigingsmaximum in 2023 voor Tribuut is € 223.000. Er zijn in 2023 geen salarissen uitbetaald die boven deze norm uitkomen. De leden van het bestuur van Tribuut vallen onder het begrip topfunctionaris zoals bedoeld in de WNT, maar ontvangen van Tribuut geen bezoldiging. In de volgende tabel een overzicht van de bestuurders van Tribuut in 2023: Naam
Periode
Bezoldiging
Onkostenvergoeding
R. Verschure
01-01-2023 - 31-12-2023
€0
€0
M. Heere
01-01-2023 - 31-12-2023
€0
€0
H. van den Berge 01-01-2023 - 31-12-2023
€0
€0
S. van de Graaf
01-01-2023 - 31-12-2023
€0
€0
R. Boender
01-01-2023 - 31-12-2023
€0
€0
L. de Goede
01-01-2023 - 31-12-2023
€0
€0
De directeur van Tribuut moet eveneens worden aangemerkt als Topfunctionaris bedoeld in de WNT:
Naam Functie: Directeur Tribuut Aanvang en einde functievervulling
B.J. Groot Wesseldijk 2022
2023
01-01-2022 / 31-12-2022
01-01-2023 / 31-12-2023
Omvang dienstverband
1 fte
1 fte
Dienstbetrekking
Ja
Ja
€ 113.542
€ 113.881
€ 20.112
€ 19.585
Subtotaal
€ 133.654
€ 133.466
Individueel toepasselijk bezoldigingsmaximum
€ 216.000
€ 223.000
-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag
NVT
NVT
Totale bezoldiging
€ 133.654
€ 133.466
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn
Jaarstukken Tribuut 2023
38
Rechtmatigheidsverantwoording 2023 Tribuut Verantwoordelijkheid directie Tribuut. De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Het betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met de door het bestuur van Tribuut vastgestelde kaders zoals de begroting en verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is door het bestuur op 15 november 2023 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door het bestuur bepaald en bedraagt 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 255.426 (3% van € 8.514.205). De grondslag voor deze verantwoording is de Kadernota Rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV van november 2023.
Bevindingen De directie is van mening dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. Tijdens de verbijzonderde interne controles zijn geen afwijkingen geconstateerd. In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met het bestuur aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft de directie ook beschreven welke actie zij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
Jaarstukken Tribuut 2023
39
Taakveldoverzicht Taakveld
Omschrijving
Apeldoorn
Brummen
0.1
Bestuur
€
88.209
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
0.4
Overhead
€ 2.217.030
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
0.5
Treasury
€
-116.264
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
0.10
Mutaties reserves
€
621.503
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
0.61
OZB Woningen
€ 4.483.958
€ 2.386.431
€ 258.178
€ 492.905
€ 523.900
€ 325.106
€ 901.809
0.62
OZB niet woningen
€
812.572
€
369.027
€
44.537
€ 103.206
€ 137.235
€
92.214
€ 139.741
0.63
Parkeerbelasting
€
19.786
€
2.472
€
-
€
-
€
-
€
-
€
31.921
0.64
Belastingen overig
€
76.410
€
76.312
€
685
€
4.667
€
5.300
€
1.285
€
30.462
0.8
Overige baten en lasten
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
3.3
Bedrijfsloket en bedrijfsregelingen
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
3.4
Economische promotie
€
4.484
€
1.533
€
556
€
1.091
€
2.449
€
1.514
€
275
6.3
Inkomensregelingen €
-105.603
€
249.028
€
-
€
22.177
€
27.391
€
13.993
€
79.797
7.2
Riolering
€
656.012
€
272.248
€
57.497
€ 108.400
€
63.853
€
43.862
€ 110.151
7.3
Afval
€
348.779
€
839.049
€
81.405
€ 102.681
€ 159.036
€
80.461
€ 198.447
7.5
Begraafplaats en crematoria
€
14.924
€
9.017
€
2.582
€
8.254
€
1.688
€
600
€
4.741
8.3
Wonen en bouwen
€
32.398
€
32.950
€
-
€
2.132
€
9.381
€
5.837
€
11.225
·
Epe
€ 9.154.197 € 4.238.066 € 445.441 €
Totaal ·
Tribuut
Lochem
Voorst
845.512 € 930.234 €
Zutphen
564.872 € 1.508.569
De lasten per taakveld worden bepaald door de gemeentelijke bijdrage per programmaonderdeel om te rekenen naar rato van het aantal aanslagregels per taakveld. De lasten per taakveld zijn voor de gemeenten ‘all inclusive’; Tribuut verantwoord de lasten op de taakvelden 0.1, 0.4 en 0.8 afzonderlijk. Dit leidt er toe dat de lasten horizontaal niet optelbaar zijn tot de lasten van Tribuut.
Jaarstukken Tribuut 2023
40
CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Aan: het Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Tribuut belastingsamenwerking Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2023 Ons oordeel Wij hebben de jaarrekening 2023 van de gemeenschappelijke regeling Tribuut belastingsamenwerking gecontroleerd. Naar ons oordeel geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van de baten en lasten over 2023 en van het vermogen van de gemeenschappelijke regeling Tribuut belastingsamenwerking op 31 december 2023 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). De jaarrekening bestaat uit: 1. het overzicht van baten en lasten over 2023; 2. de balans per 31 december 2023; 3. de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen; 4. de rechtmatigheidsverantwoording van de directie over de financiële rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties over 2023; 5. het overzicht van de gerealiseerde baten en lasten per taakveld.
De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens Nederlands recht, waaronder ook vallen: · de Nederlandse controlestandaarden; · het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado); · de controleverordening, vastgesteld door het Bestuur op 15 november 2023 ; · het controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2023. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening’. Wij zijn onafhankelijk van de gemeenschappelijke regeling Tribuut belastingsamenwerking zoals vereist in - de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta); - de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO); - andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Informatie ter ondersteuning van ons oordeel Wij hebben onze controlewerkzaamheden bepaald in het kader van de controle van de jaarrekening als geheel en bij het vormen van ons oordeel hierover. Onderstaande informatie ter ondersteuning van ons oordeel en onze bevindingen moeten in dat kader worden bezien en niet als afzonderlijke oordelen of conclusies.
Materialiteit Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op € 88.830. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves, zoals voorgeschreven in artikel 2 lid 1 Bado.
e info@stolwijkkelderman.nl Postbus 595 7000 AN Doetinchem
41
www.stolwijkkelderman.nl Lid van:
Terborgseweg 25b
Mercurion 3
Keulenstraat 1
kvk
7001 GM Doetinchem
6903 PX Zevenaar
7418 ET Deventer
btw NL0075.20.992.B.01
09197964
t 0314 36 91 11
t 0316 34 18 48
t 0314 36 91 10
iban NL10ABNA0446421928
Voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie zijn de materialiteitsvoorschriften gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT 2023. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn, zoals ook bedoeld in artikel 3 Bado. Wij zijn met het Bestuur overeengekomen dat wij aan het Bestuur tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 88.830 rapporteren alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve of WNT-redenen relevant zijn. Controleaanpak frauderisico's Bij de aanvang van onze controle hebben wij een frauderisico analyse uitgevoerd. Hierbij hebben wij risico’s geïdentificeerd en ingeschat op een afwijking van materieel belang op de jaarrekening als gevolg van fraude. De uitkomsten van deze frauderisico analyse zijn vertaald naar generieke en specifieke controlewerkzaamheden die onderdeel uitmaken van onze controleaanpak. Wij hebben tijdens onze controle inzicht verkregen in het systeem van interne beheersing, waaronder het risico-inschattingsproces en de wijze waarop de directie inspeelt op frauderisico’s. Ook hoe de directie het interne beheersingssysteem monitort en de wijze waarop het Bestuur toezicht uitoefent, alsmede de uitkomsten daarvan.
Wij hebben de opzet en het bestaan geëvalueerd, en voor zover wij noodzakelijk achten, de werking getoetst van interne beheersmaatregelen gericht op het beperken van frauderisico’s. Als onderdeel van het identificeren van risico’s op een afwijking van materieel belang in de jaarrekening als gevolg van fraude, hebben wij frauderisicofactoren overwogen met betrekking tot frauduleuze financiële verslaggeving, oneigenlijke toe-eigening van activa en omkoping en corruptie. Wij hebben geëvalueerd of deze factoren een indicatie vormden voor de aanwezigheid van het risico op afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude. Aangezien de opbrengsten vooral bestaan uit de bijdragen van deelnemende gemeenten, onderkennen we geen frauderisico in de opbrengstverantwoording. In onze controle bouwen wij een element in van onvoorspelbaarheid. Ook hebben wij de uitkomst van andere controlewerkzaamheden beoordeeld en overwogen of er bevindingen zijn die aanwijzing geven voor fraude of het niet-naleven van wet- en regelgeving. We hebben de beschikbare controle-informatie in overweging genomen en navraag gedaan bij relevante personen, waaronder de waaronder de controller, directeur en de voorzitter van het Bestuur. Hieruit volgden geen signalen van fraude die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang.
Uit het geheel van onze werkzaamheden volgen geen signalen van aanwijzingen of vermoedens van fraude die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang. De door ons geïdentificeerde frauderisico’s en uitgevoerde specifieke werkzaamheden zijn als volgt: Geïdentificeerd frauderisico Het risico dat het management maatregelen van interne beheersing doorbreekt
Controlewerkzaamheden en observaties De directie en het management bevinden zich in een unieke positie om fraude te plegen, omdat ze in staat zijn de administratieve vastleggingen te manipuleren en frauduleuze financiële overzichten op te stellen door interne beheersingsmaatregelen te doorbreken die anderszins effectief lijken te werken. e info@stolwijkkelderman.nl Postbus 595 7000 AN Doetinchem
42
www.stolwijkkelderman.nl Lid van:
Terborgseweg 25b
Mercurion 3
Keulenstraat 1
kvk
7001 GM Doetinchem
6903 PX Zevenaar
7418 ET Deventer
btw NL0075.20.992.B.01
09197964
t 0314 36 91 11
t 0316 34 18 48
t 0314 36 91 10
iban NL10ABNA0446421928
Geïdentificeerd frauderisico
Controlewerkzaamheden en observaties Wij hebben specifiek aandacht besteed aan de effectiviteit van de ingebouwde waarborgen in de processen met betrekking tot handmatige journaalposten. We hebben een aantal memoriaalboekingen gecontroleerd op basis van de omvang en de omschrijving. Wij hebben bij de controlewerkzaamheden specifieke aandacht gehad voor eventuele manipulatie of bovenmatige bemoeienis van het management bij de totstandkoming van cijfers en belangrijke toelichtingen. Wij hebben geen specifieke aanwijzingen voor fraude of vermoedens van fraude vastgesteld met betrekking tot het overschrijven van interne beheersingsmaatregelen door de directie of het management.
Het risico dat schattingsposten onterecht door het management beïnvloed worden
Wij hebben specifieke controles uitgevoerd op het opstellen van schattingen zoals voorzieningen. Wij hebben getoetst of de gehanteerde uitgangspunten en veronderstellingen adequaat zijn. Wij hebben in het bijzonder aandacht gehad voor het inherente risico van vooringenomenheid van het management bij deze schattingen. Wij hebben geen specifieke aanwijzingen voor fraude of vermoedens van fraude vastgesteld met betrekking tot het maken van schattingen.
Het risico dat inkoopfacturen betaald worden, zonder dat hier een prestatie tegenover staat
Wij hebben de opzet, het bestaan en de werking van de interne beheersingsmaatregelen geëvalueerd die bedoeld zijn om het risico op fraude te beperken met betrekking tot het leveren van de prestaties van de ingekochte goederen en diensten. Wij hebben door middel van een deelwaarneming vastgesteld dat de levering van goederen/diensten voor de onderzochte gevallen heeft plaatsgevonden overeenkomstig de inkoopfacturen. Wij hebben geen specifieke aanwijzingen voor fraude of vermoedens van fraude vastgesteld met betrekking tot de inkoop.
Het risico dat betaalbatches ongeautoriseerd worden aangepast en naar verkeerde bankrekeningnummers wordt betaald
Wij hebben de opzet, het bestaan en de werking van de interne beheersingsmaatregelen geëvalueerd die bedoeld zijn om het risico op fraude te beperken bij het aanmaken van betalingen. Aanvullend hebben we data-analyse gedaan op alle bankmutaties. Wij hebben geen specifieke aanwijzingen voor fraude of vermoedens van fraude vastgesteld met betrekking tot de inkoop.
Controleaanpak veronderstellingen inzake financiële risico’s in relatie tot de financiële positie Het Bestuur heeft in de regeling van Tribuut vastgelegd (artikel 24) dat het eigen vermogen maximaal 5% van de jaarlijkse exploitatielasten mag bedragen. De directie heeft inzicht gegeven in de financiële positie en de risico’s in de paragraaf Weerstandsvermogen in het jaarverslag. Wij hebben het proces van risicoanalyse en de veronderstellingen die de directie heeft gehanteerd beoordeeld en geëvalueerd. e info@stolwijkkelderman.nl Postbus 595 7000 AN Doetinchem
43
www.stolwijkkelderman.nl Lid van:
Terborgseweg 25b
Mercurion 3
Keulenstraat 1
kvk
7001 GM Doetinchem
6903 PX Zevenaar
7418 ET Deventer
btw NL0075.20.992.B.01
09197964
t 0314 36 91 11
t 0316 34 18 48
t 0314 36 91 10
iban NL10ABNA0446421928
Daarnaast hebben wij beoordeeld of de paragraaf Weerstandsvermogen alle relevante informatie bevat, waarvan wij tijdens onze controle kennis hebben gekregen. Voor het overige hebben wij inlichtingen ingewonnen bij de directie over de kennis van risico's na de periode van de verrichte risicoanalyse. Uit onze werkzaamheden blijkt het gegeven inzicht zoals dat gegevens is door de directie, aanvaardbaar is. Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2023 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6 sub a WNT en artikel 5 lid 1 sub n en o Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is. Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen andere informatie De jaarstukken omvatten andere informatie, naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij. Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat.
Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. De directie is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag in overeenstemming met het BBV. Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheden van de directie voor de jaarrekening De directie is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het BBV. De directie is ook verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving, waaronder verordeningen, opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader en voor het getrouw toelichten van de financiële rechtmatigheid in de jaarrekening.
In dit kader is de directie tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die de directie noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van het normenkader voor de financiële rechtmatigheid mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. Bij het opmaken van de jaarrekening moet de directie de veronderstellingen inzake de financiële risico’s in relatie tot de financiële positie onderbouwen en afwegen of de gemeenschappelijke regeling in staat is de financiële risico’s vanuit de reguliere exploitatie en onverwachte tegenvallers financieel op te vangen zonder tussenkomst van de toezichthouder. De directie moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de financiële risico’s kunnen worden opgevangen toelichten in de jaarrekening.
e info@stolwijkkelderman.nl Postbus 595 7000 AN Doetinchem
44
www.stolwijkkelderman.nl Lid van:
Terborgseweg 25b
Mercurion 3
Keulenstraat 1
kvk
7001 GM Doetinchem
6903 PX Zevenaar
7418 ET Deventer
btw NL0075.20.992.B.01
09197964
t 0314 36 91 11
t 0316 34 18 48
t 0314 36 91 10
iban NL10ABNA0446421928
Verantwoordelijkheden van het Bestuur voor de jaarrekening Het Bestuur is verantwoordelijk voor het vaststellen van het normenkader voor de financiële rechtmatigheid en het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de gemeenschappelijke regeling. Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.
Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met - de Nederlandse controlestandaarden; - het Bado; - de controleverordening, vastgesteld door het Bestuur op 15 november 2023; - het Controleprotocol WNT 2023; - ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit: • het identificeren en inschatten van de risico’s dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing; · het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden.
Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeenschappelijke regeling; • het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door de directie en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan; · het vaststellen dat de door de directie gehanteerde veronderstellingen aanvaardbaar zijn inzake de afweging dat de gemeenschappelijke regeling in staat is de financiële risico’s vanuit de reguliere exploitatie en onverwachte tegenvallers financieel op te vangen zonder tussenkomst van de toezichthouder. Tevens het op basis van de verkregen controle-informatie vaststellen of er gebeurtenissen en omstandigheden zijn waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan omtrent de financiële positie. Als wij concluderen dat er een onzekerheid van materieel belang bestaat, zijn wij verplicht om aandacht in onze controleverklaring te vestigen op de relevante gerelateerde toelichtingen in de jaarrekening. Als de toelichtingen inadequaat zijn, moeten wij onze verklaring aanpassen. Onze conclusies zijn gebaseerd op de controle-informatie die verkregen is tot de datum van onze controleverklaring.
Toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden kunnen echter van materiële betekenis zijn voor de financiële positie van de gemeenschappelijke regeling; · het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen; e info@stolwijkkelderman.nl Postbus 595 7000 AN Doetinchem
45
www.stolwijkkelderman.nl Lid van:
Terborgseweg 25b
Mercurion 3
Keulenstraat 1
kvk
7001 GM Doetinchem
6903 PX Zevenaar
7418 ET Deventer
btw NL0075.20.992.B.01
09197964
t 0314 36 91 11
t 0316 34 18 48
t 0314 36 91 10
iban NL10ABNA0446421928
·
het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen.
Gegeven onze eindverantwoordelijkheid voor het oordeel zijn wij verantwoordelijk voor de controle van de jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling, rekening houdend met de invloed daarop van de aard en de significantie van de activiteiten van uitvoeringsorganisaties ten behoeve van de gemeenschappelijke regeling. Op basis hiervan hebben wij de aard en omvang bepaald van de uit te voeren werkzaamheden ten aanzien van deze uitvoeringsorganisaties. Wij communiceren met het Bestuur onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing. Doetinchem, 22 april 2024 Stolwijk Kelderman Accountants Fiscalisten {{esl:Signer1:capture:size(200,65)}}
w.g. dhr. R.H. Gosselink-Wolbrink RA
e info@stolwijkkelderman.nl Postbus 595 7000 AN Doetinchem
46
www.stolwijkkelderman.nl Lid van:
Terborgseweg 25b
Mercurion 3
Keulenstraat 1
kvk
7001 GM Doetinchem
6903 PX Zevenaar
7418 ET Deventer
btw NL0075.20.992.B.01
09197964
t 0314 36 91 11
t 0316 34 18 48
t 0314 36 91 10
iban NL10ABNA0446421928
Gemeenschappelijke regeling Tribuut
ACCOUNTANTSVERSLAG 2023 Definitief - 22 april 2024
Inleiding Aan het Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Tribuut
Wij hebben de inhoud van dit accountantsverslag afgestemd met de directeur en de controller. Wij hebben deze rapportage op 18 april 2024 met het Bestuur besproken.
Doetinchem, 22 april 2024 605601/HdF/NK
Met vriendelijke groet,
Geacht bestuur,
Stolwijk Kelderman Accountants Fiscalisten {{esl:Signer1:capture:size(200,65)}}
Wij zijn uw nieuwe accountant vanaf 2023. Wij hebben de jaarrekening 2023 gecontroleerd. In dit verslag gaan wij in op de uitkomsten en onze controlebevindingen. Daarnaast besteden wij aandacht aan de jaarrekening zelf en aan de interne beheersing.
w.g. dhr. R.H. Gosselink-Wolbrink RA
Wij raden u aan dit accountantsverslag in samenhang met de jaarrekening over 2023 te lezen. De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de directie. Het is onze verantwoordelijkheid een controleverklaring bij de jaarrekening te verstrekken. Daarnaast hebben wij beoordeeld of het jaarverslag in overeenstemming is met de jaarrekening. Ons oordeel over de jaarrekening komt tot uitdrukking in de controleverklaring.
Navigatie: De digitale versie van dit document is vanaf de inhoudsopgave interactief. Aan de hand van de navigatiebalk onderaan de pagina en/of de menustructuur bovenaan de pagina kan door het document genavigeerd worden.
definitief
Vorige pagina
Inhoudsopgave
Volgende pagina
2
Inhoudsopgave 1. Kernpunten
2. Onderbouwing oordeel
3. Jaarrekening
4. Interne beheersing
5. Onze verantwoordelijkheid
6. Afsluiting
Bijlage Teksten controleverklaring
definitief
3
1. Kernpunten Strekking controleverklaring getrouwheid Wij zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken als u de jaarstukken ongewijzigd vaststelt. Naar ons oordeel geeft de jaarrekening 2023 een getrouw beeld van vermogen en resultaat in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (hierna BBV). In onze controleverklaring beschrijven wij op welke wijze wij bij de controle hebben ingespeeld op risico’s die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang als gevolg van fraude. Er zijn geen fraudegevallen bekend. Daarnaast beschrijven wij onze controleaanpak inzake de continuïteit van uw organisatie. In bijlage 1 staan de teksten die wij in de controleverklaring zullen opnemen. Rechtmatigheidsverantwoording Tot en met het boekjaar 2022 heeft uw accountant een controleverklaring met een oordeel over de getrouwheid en de rechtmatigheid verstrekt. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2023 wijzigt dit in enkel een oordeel over de getrouwheid. De directie van Tribuut neemt vanaf 2023 een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening op en licht daarmee zijn handelen in relatie tot de wet- en regelgeving toe. Door de opname van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening valt de verantwoording over de rechtmatigheid onder het getrouwheidsoordeel van de accountant.
Wij vinden dat de rechtmatigheidsveranwoording aan de daaraan te stellen eisen voldoet. Interne beheersing op orde De interne beheersing voldoet aan de daaraan te stellen eisen en past bij de omvang van uw organisatie. Wij hebben enkele verbeterpunten geadviseerd. Controleproces goed verlopen Wij hebben voldoende controle-informatie verkregen om een controleverklaring te verstrekken. Wij hebben de onderlinge samenwerking tijdens het controleproces als transparant en plezierig ervaren.
definitief
4
2. Onderbouwing oordeel Goedkeuringstolerantie Voor het goedkeuren van de jaarrekening bepalen wij de goedkeuringstolerantie, de materialiteit. Als er fouten zijn in de financiële overzichten die groot genoeg zijn om invloed te hebben op de keuzes die mensen maken, dan worden die fouten als belangrijk beschouwd en zijn daarmee materieel. De te hanteren materialiteit is wettelijk voorgeschreven in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden en bedraagt een percentage van maximaal 1% van de lasten en de dotaties aan de bestemmingsreserves. Niet gecorrigeerde controleverschillen Hieronder hebben wij een overzicht van controleverschillen opgenomen die niet in de jaarrekening 2023 zijn verwerkt. Met u hebben wij afgesproken welke afwijkingen wij in dit verslag vermelden. U heeft ons gevraagd in ieder geval alle afwijkingen hoger dan € 88.830 (1% van de lasten plus de dotaties aan de reserves) te rapporteren. Er zijn geen controleverschillen. Omschrijving
Getrouwheid Fouten
Onzekerheden
Geen verschillen
€0
€0
TOTAAL
€0
€0
Goedkeuringstolerantie voor fouten (1%)
€ 88.830
Goedkeuringstolerantie voor onzekerheden (3%)
€ 266.490
definitief
5
3. Jaarrekening
3.1 Financiële positie
3.2 Kwaliteit jaarstukken
3.3 Rechtmatigheidsverantwoording
3.4 Overige bevindingen
definitief
6
3.1 Financiële positie De jaarrekening geeft inzicht in de totstandkoming van het resultaat over 2023 en de financiële positie van uw organisatie per 31 december 2023. Saldo van baten en lasten De lasten laten een stijging ten opzichte van de realisatie van 2022 zien van € 2,4 miljoen:
X € 1.000
Ontwikkeling lasten
€ 9.000 € 8.000 € 7.000
( x € 1.000)
LASTEN REALISATIE 2022
2023
€ 6.000
MUTATIE
€ 5.000
Waardebepaling
€
2.049 €
3.814 €
1.765
Gegevensbeheer
€
993 €
1.345 €
352
Heffen
€
1.180 €
1.360 €
180
€ 3.000
Invordering
€
1.166 €
1.164 €
-2
€ 2.000
Frontoffice
€
733 €
850 €
117
€ 1.000
TOTAAL
€
6.121 €
8.533 €
2.412
€0
€ 4.000
Lasten
De stijging is voornamelijk het gevolg van de kosten van de afhandeling van de 14.000 ontvangen WOZ-bezwaren.
definitief
realisatie 2021
realisatie 2022
realisatie 2023
7
3.1 Financiële positie Eigen vermogen De algemene reserve is in 2023 gedaald van € 300.000 naar € 93.000. Dit is voornamelijk het gevolg van de financiering van een deel van de extra kosten in 2023 als gevolg van de afhandeling WOZ-bezwaren.
Van begroting naar realisatie In 2023 is de primitieve begroting met 3 begrotingswijzigingen aangepast.
( x € 1.000) Primitieve begroting
Lasten €
6.455
Toetreding Brummen € Indexering, energie, enz € Proceskostenvergoeding ea €
156 290 begrotingswijziging 1 2.082 begrotingswijziging 2
Definitieve begroting
8.983
€
- Voorstel: bestemmingsreserve SOK In 2022 zijn middelen beschikbaar gesteld voor het project Samenhangende Object Kenmerken (€ 200.000). Bij de jaarstukken zal een besluit worden voorgelegd om de nog niet bestede middelen (€ 145.845) te reserveren in een nieuw in te stellen bestemmingsreserve. - Maximaal eigen vermogen Volgens de regeling is het toegestaan om maximaal 5% van de exploitatielasten als eigen vermogen aan te houden. Het eigen vermogen bestaat uit de algemene reserve en de eventueel in te stellen bestemmingsreserve SOK.
Alle begrotingswijzigingen zijn vastgesteld door het bestuur. Begrotingswijziging 2 gaat met name over de aanvullende lasten (€ 1,6 miljoen) vanuit de verhoogde aantallen WOZbezwaren. Wij hebben de directie geadviseerd in de begrotingswijziging het saldo van het programma aan te geven voor wijziging, de mutatie en na wijziging (artikel 18 BBV). Dat verhoogt het inzicht. Incidentele baten en lasten In 2023 zijn de hogere proceskosten van € 1,3 miljoen als incidenteel aangemerkt. Dit is in de jaarrekening voldoende toegelicht.
Op basis van de lasten over 2023 is een maximale reserve van € 426.000 toegestaan. Indien het volledige resultaat 2023 wordt toegevoegd overstijgt het eigen vermogen de norm van 5% met ruim € 300.000. - Ratio weerstandsvermogen De ratio van het beschikbare weerstandsvermogen ten opzichte van het benodigde weerstandsvermogen bedraagt 0,7 en is daarmee onvoldoende. Wij adviseren het Bestuur de norm van 5% van de lasten te verhogen om zodoende voldoende benodigd weerstandsvermogen aan te kunnen houden.
definitief
8
3.2 Kwaliteit jaarstukken Kwaliteit van de jaarstukken De jaarstukken bestaan uit 2 onderdelen, het jaarverslag en de jaarrekening. De kwaliteit van de toelichtingen is voldoende.
Verloop van de controle Het jaarrekeningproces is voor het boekjaar 2023 zodanig gepland dat de gecontroleerde jaarrekening half april 2024 aan het Bestuur kan voor worden voorgelegd.
Er is 1 programma. Dit is in overeenstemming met het regelement van Tribuut. Dit programma is onderverdeeld in 5 programmaonderdelen. Het budgetrecht van het Bestuur is vastgesteld op het niveau van het programma.
Het concept van de jaarstukken was tijdig gereed. Het jaarrekeningdossier bevatte voldoende onderbouwingen om de controle te kunnen uitvoeren. Er zijn verbeterpunten. Het controleproces evalueren wij met de ambtelijke organisatie. De afwikkeling was conform planning.
De afwijkingen ten opzichte van de begroting en de belangrijkste ontwikkelingen per programmaonderdeel in de paragrafen en in het jaarverslag zijn voldoende toegelicht.
Wij kijken terug op een goede samenwerking gedurende dit proces.
Jaarverslag Het jaarverslag met daarin de paragrafen voldoet aan de minimale eisen van het BBV. Er zijn geen tegenstrijdigheden met de jaarrekening 2023. Naleving van de verslaggevingsregels Wij hebben gecontroleerd of de bepalingen in het BBV zijn nageleefd. Hierin hebben wij geen (belangrijke) afwijkingen vastgesteld.
definitief
9
3.3 Rechtmatigheidsverantwoording Kaderstelling De financiële verordening (gebaseerd op artikel 212 Gemeentewet) en de controleverordening (gebaseerd op artikel 213 van de Gemeentewet) zijn op de inrichting van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening herzien. Deze zijn op 15 november 2023 door het Bestuur vastgesteld. Beide verordeningen gelden met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2023.
[1] Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium schrijft voor dat financiële handelingen alleen mogen plaatsvinden onder de voorwaarden zoals opgenomen in de wet of in een verordening. Het voorwaardecriterium is met name van belang voor de aanbestedingen en treasuryactiviteiten. Wij hebben geen materiële fouten en/of onduidelijkheden in de rechtmatigheid gezien. Wel is er een aantal kleinere onrechtmatigheden. Deze staan verderop.
Het controleprotocol is vervallen, zoals ook door ons is geadviseerd in de managementletter. Het normenkader is op 15 november 2023 door het Bestuur vastgesteld. Hierin is alle benodigde wet- en regelgeving vermeld. In artikel 10 lid 2 van de financiële verordening heeft het Bestuur de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheid op 3% van de lasten en dotaties aan reserves gesteld. Op basis van de voorliggende jaarrekening is dit een bedrag van € 265.933. Rechtmatigheidsverantwoording De rechtmatigheidsverantwoording is in de jaarrekening op blz. 38 opgenomen. Wij hebben vastgesteld dat deze voldoet aan het voorgeschreven model. Er zijn drie criteria vastgesteld om financiële rechtmatigheid concreet te maken, te weten: [1] het voorwaardencriterium [2] het begrotingscriterium en [3] het criterium misbruik en oneigenlijk gebruik.
[2] Begrotingscriterium Het budgetrecht bepaalt dat het Bestuur toestemming geeft om het te realiseren beleid binnen de vastgestelde begroting uit te voeren. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting onrechtmatig is. Zowel overschrijdingen als onderschrijdingen. In de rechtmatigheidsverantwoording worden alleen de afwijkingen toegelicht die niet passen in de afspraken tussen het Bestuur en de directie en die boven de verantwoordingsgrens uitkomen. Het Bestuur wordt expliciet gevraagd bij de behandeling van de jaarrekening met deze afwijkingen in te stemmen. - Onderschrijding lasten (minder besteed dan begroot) Op het totaal van het programma zijn minder lasten gemaakt dan begroot. Doordat het Bestuur realtime inzicht heeft in de kosten van Tribuut wordt verondersteld dat deze onderschrijdingen voorafgaand aan het vaststellen van de jaarrekening aan het Bestuur zijn gemeld.
Bij het opstellen van de jaarrekening legt de directie in de rechtmatigheidsverantwoording verantwoording af over deze drie criteria.
definitief
10
3.3 Rechtmatigheidsverantwoording - Overschrijding investeringen (meer besteed dan begroot) In 2023 is in laptops en telefoons geïnvesteerd. De investering in laptops is € 9.116 hoger dan het toegestane krediet en voor de telefoons is geen krediet aangevraagd. De overschrijding is niet in de jaarrekening toegelicht. De overschrijding is kleiner dan de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording en is derhalve getrouw dit niet toe te lichten. - Oordeel begrotingsrechtmatigheid Wij hebben vastgesteld dat het begrotingscriterium binnen de afspraken van het Bestuur voldoende in de jaarrekening en in de rechtmatigheidsverantwoording zijn toegelicht. [3] Misbruik en oneigenlijk gebruik Het is aan de organisatie om effectieve maatregelen te nemen om misbruik en oneigenlijk (M&O) gebruik te voorkomen. Op basis van de eisen in de wet- en regelgeving zal een vertaling plaatsvinden naar de opzet van de interne organisatie.
- Rapportagegrens In artikel 10 lid 3 van de financiële verordening is opgenomen dat in de paragraaf bedrijfsvoering fouten of onduidelijkheden groter dan de rapportagegrens worden toegelicht. Wij hebben de directie geadviseerd de rapportagegrens voor de rechtmatigheidsverantwoording voor de accountant specifiek in de financiële verordening te vermelden. - Uitvoering verbijzonderde interne controle Er is door de organisatie interne controle uitgevoerd. De toelichting in de paragraaf Bedrijfsvoering omvat een voldoende beschrijving van de uitgevoerde verbijzonderde interne controle en hoe deze is verlopen. De verbijzonderde interne controle op de Europese aanbestedingen is door een externe partij uitgevoerd.
Tribuut beschikt niet over een M&O beleid. Er heeft wel interne controle plaats gevonden naar misbruik en oneigenlijk gebruik.
Wij hebben de directie geadviseerd de verbijzonderde interne controle hierop intern uit te voeren om dichter op het proces te zitten en daardoor de kans op fouten te verminderen.
Toelichting in paragraaf Bedrijfsvoering Volgens het BBV is het een vereiste dat de directie in de paragraaf Bedrijfsvoering een toelichting geeft op de afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen. Daarnaast wordt beschreven welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
- M&O beleid ontbreekt Er is geen formeel beleid opgesteld door de organisatie inzake het voorkomen van Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O beleid). Het ontbreken van dit M&O beleid is niet toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Wij hebben de directie geadviseerd een M&O beleid op te stellen.
definitief
11
3.3 Rechtmatigheidsverantwoording - Intern inkoopbeleid Wanneer de normen uit de gids proportionaliteit herhaaldelijk niet worden nageleefd of wanneer de documentatie en/of motivering ervan ontoereikend is, wordt van de directie verwacht hierover in de paragraaf Bedrijfsvoering te rapporteren.