A9 Tribuut Belastingkantoor - Tribuut jaarstukken 2023 en toekomstplan en begroting 2025-2028
Tekst van het document
Inlezen en verwerken grondslagen #Aanslagregels € 77
€ 181
€ 199
€ 209
€ 218
€ 227
Stuf-Vorderingen
#Aanslagregels € 46
€ 19
€ 21
€ 22
€ 23
€ 24
Controleren grondslagen
#Aanslagregels € 66
€ 25
€ 26
€ 27
€ 28
€ 29
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€ 54
€ 42
€ 46
€ 48
€ 50
€ 52
€ 1360 € 1243 € 1292 € 1341 € 1387 € 1436
Totaal lasten Baten Apeldoorn Algemene werkzaamheden
#Aanslagregels € 521
€ 408
€ 418
€ 433
€ 448
€ 463
Verzenden aanslagen
#Biljetten
€ 68
€ 40
€ 42
€ 43
€ 44
€ 45
Inlezen en verwerken grondslagen #Aanslagregels € 28
€ 59
€ 65
€ 68
€ 71
€ 74
Stuf-Vorderingen
#Aanslagregels € 18
€6
€7
€7
€8
€8
Controleren grondslagen
#Aanslagregels € 43
€ 20
€ 21
€ 22
€ 22
€ 23
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€ 15
€9
€ 10
€ 11
€ 11
€ 12
€ 692
€ 544
€ 563
€ 584
€ 604
€ 625
Algemene werkzaamheden
#Aanslagregels € 71
€ 88
€ 90
€ 93
€ 96
€ 99
Verzenden aanslagen
#Biljetten
€8
€5
€5
€5
€5
€6
Inlezen en verwerken grondslagen #Aanslagregels € 12
€ 25
€ 27
€ 28
€ 30
€ 31
Stuf-Vorderingen
#Aanslagregels € 2
€0
€0
€0
€0
€0
Controleren grondslagen
#Aanslagregels € 1
€0
€0
€0
€0
€0
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€3
€1
€1
€1
€1
€1
€ 96
€ 118
€ 123
€ 128
€ 132
€ 137
Algemene werkzaamheden
#Aanslagregels € 101
€ 102
€ 104
€ 108
€ 112
€ 115
Verzenden aanslagen
#Biljetten
€ 15
€9
€9
€9
€9
€ 10
Inlezen en verwerken grondslagen #Aanslagregels € 10
€ 25
€ 28
€ 29
€ 31
€ 32
Stuf-Vorderingen
#Aanslagregels € 4
€1
€2
€2
€2
€2
Controleren grondslagen
#Aanslagregels € 3
€2
€2
€2
€2
€2
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€5
€3
€3
€3
€4
€4
€ 138
€ 142
€ 148
€ 153
€ 159
€ 164
Algemene werkzaamheden
#Aanslagregels € 99
€ 101
€ 104
€ 108
€ 111
€ 115
Verzenden aanslagen
#Biljetten
€ 16
€ 10
€ 10
€ 10
€ 10
€ 11
Totaal Brummen
Totaal Epe
Totaal Lochem
Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028
13
Inlezen en verwerken grondslagen #Aanslagregels € 14
€ 37
€ 40
€ 42
€ 44
€ 46
Stuf-Vorderingen
#Aanslagregels € 4
€1
€2
€2
€2
€2
Controleren grondslagen
#Aanslagregels € 4
€2
€2
€2
€2
€2
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€7
€3
€3
€3
€3
€4
€ 143
€ 154
€ 161
€ 167
€ 173
€ 179
Algemene werkzaamheden
#Aanslagregels € 56
€ 57
€ 59
€ 61
€ 63
€ 65
Verzenden aanslagen
#Biljetten
€ 11
€6
€6
€6
€7
€7
Inlezen en verwerken grondslagen #Aanslagregels € 6
€ 17
€ 19
€ 19
€ 20
€ 21
Stuf-Vorderingen
#Aanslagregels € 2
€1
€1
€1
€1
€1
Controleren grondslagen
#Aanslagregels € 1
€1
€1
€1
€1
€1
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€3
€2
€2
€2
€2
€3
€ 80
€ 84
€ 88
€ 91
€ 94
€ 97
Algemene werkzaamheden
#Aanslagregels € 129
€ 134
€ 138
€ 143
€ 147
€ 152
Verzenden aanslagen
#Biljetten
€ 24
€ 15
€ 15
€ 16
€ 16
€ 16
Inlezen en verwerken grondslagen #Aanslagregels € 7
€ 18
€ 20
€ 21
€ 22
€ 23
Stuf-Vorderingen
#Aanslagregels € 15
€9
€ 10
€ 11
€ 11
€ 11
Controleren grondslagen
#Aanslagregels € 15
€0
€0
€0
€0
€0
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€ 21
€ 24
€ 26
€ 27
€ 28
€ 29
Totaal
€ 211
€ 201
€ 209
€ 218
€ 225
€ 233
Totaal baten
€ 1360 € 1243 € 1292 € 1341 € 1387 € 1436
Totaal Voorst
Totaal Zutphen
2.4
Invordering en kwijtschelding
Wat wil het team Invordering bereiken in 2025 en wat gaan we daarvoor doen? Wij gaan meer grip krijgen op de kwaliteit van data Door verbeteringen in de software en workflows te realiseren, krijgen wij meer kwaliteit in onze data. Daarnaast gaan wij aansluiten bij gegevensuitwisselingen van het schuldenknooppunt en het inlichtingenbureau (3.0) zodat wij onze werkstromen beter kunnen beheersen. Wij gaan meer snelheid krijgen in de behandeling van dossiers van klanten Doordat informatie aangeleverd wordt door derde partijen zijn wij minder afhankelijk van de informatie die de klant aanlevert. Dit geeft snelheid in het proces. De klant hoeft zelf minder aan te leveren Doordat Tribuut meer informatie van derden ontvangt, hoeft de klant minder informatie aan te leveren. Wij gaan onderzoek doen of het mogelijk is om zelf loonvorderingen op te leggen Wij willen onderzoeken of het mogelijk is om zelf loonvorderingen op te gaan leggen. Hierdoor zullen de kosten aan de deurwaarder minder worden en het proces van de invorderingen efficiënter door minder doorlooptijd.
Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028
14
Wat gaat het kosten? Programmaonderdeel 1.4: Invordering (x €1.000) Lasten
Verdeel-sleutels
2023
2024
2025
2026
2027
2028
Kwijtscheldingen
#KWS verzoeken
€ 392
€ 443
€ 461
€ 479
€ 496
€ 514
Betalingsverkeer
#Biljetten
€ 482
€ 553
€ 575
€ 597
€ 619
€ 641
Dwanginvordering
Invorderingskosten
€ 290
€ 329
€ 342
€ 355
€ 367
€ 379
€ 1164
€ 1326
€ 1378
€ 1431
€ 1482
€ 1534
Totaal lasten Baten Apeldoorn Kwijtscheldingen
#KWS verzoeken
€ 249
€ 249
€ 258
€ 269
€ 278
€ 288
Betalingsverkeer
#Biljetten
€ 232
€ 265
€ 275
€ 286
€ 296
€ 307
Dwanginvordering
Invorderingskosten
€ 172
€ 179
€ 186
€ 193
€ 199
€ 206
€ 652
€ 692
€ 719
€ 747
€ 773
€ 801
Totaal Brummen Kwijtscheldingen
#KWS verzoeken
€0
€ 35
€ 36
€ 38
€ 39
€ 41
Betalingsverkeer
#Biljetten
€ 27
€ 32
€ 34
€ 35
€ 36
€ 38
Dwanginvordering
Invorderingskosten
€ 10
€ 13
€ 14
€ 14
€ 15
€ 15
€ 37
€ 81
€ 84
€ 87
€ 90
€ 93
Totaal Epe Kwijtscheldingen
#KWS verzoeken
€ 22
€ 30
€ 31
€ 32
€ 33
€ 35
Betalingsverkeer
#Biljetten
€ 50
€ 56
€ 58
€ 61
€ 63
€ 65
Dwanginvordering
Invorderingskosten
€ 18
€ 30
€ 31
€ 32
€ 33
€ 34
€ 91
€ 116
€ 120
€ 125
€ 129
€ 134
Totaal Lochem Kwijtscheldingen
#KWS verzoeken
€ 27
€ 29
€ 30
€ 32
€ 33
€ 34
Betalingsverkeer
#Biljetten
€ 55
€ 62
€ 65
€ 67
€ 70
€ 72
Dwanginvordering
Invorderingskosten
€ 22
€ 32
€ 33
€ 34
€ 36
€ 37
€ 105
€ 124
€ 128
€ 133
€ 138
€ 143
Totaal Voorst Kwijtscheldingen
#KWS verzoeken
€ 14
€ 15
€ 16
€ 17
€ 17
€ 18
Betalingsverkeer
#Biljetten
€ 37
€ 40
€ 42
€ 43
€ 45
€ 46
Dwanginvordering
Invorderingskosten
€ 15
€ 18
€ 18
€ 19
€ 20
€ 20
€ 65
€ 73
€ 76
€ 79
€ 82
€ 85
Totaal Zutphen Kwijtscheldingen
#KWS verzoeken
€ 80
€ 85
€ 89
€ 92
€ 96
€ 99
Betalingsverkeer
#Biljetten
€ 82
€ 97
€ 101
€ 105
€ 109
€ 113
Dwanginvordering
Invorderingskosten
€ 52
€ 58
€ 60
€ 62
€ 64
€ 67
Totaal
€ 214
€ 240
€ 250
€ 259
€ 269
€ 278
Totaal baten
€ 1164
€ 1326
€ 1378
€ 1431
€ 1482
€ 1534
Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028
15
2.5
Frontoffice (beantwoording klantvragen)
Wat wil het team Frontoffice bereiken in 2025 en hoe gaan we dat doen? Wij gaan onze communicatie verbeteren Het doel is dat zoveel mogelijk mensen onze brieven en e-mails begrijpen. In 2024 wordt onze schrijfwijzer geüpdatet. Het bureau Loo van Eck ondersteunt ons hierbij. Ook trainen zij onze medewerkers. Daarnaast helpt de nieuwe schrijfwijzer ons om al onze brieven zelf te herschrijven. Wij zijn in 2024 gestart en verwachten het project in 2025 af te ronden. Wij gaan de ‘afsprakenmodule’ verder ontwikkelen Het inplannen van een belafspraak met de taxateur over de WOZ-waarde is in 2024 vereenvoudigd. De klant kon voor het eerst zelf digitaal een belafspraak met de taxateur inplannen. Dat kon via een QRtag op het aanslagbiljet of via MijnTribuut. 23% van de klanten heeft deze weg al gevonden. Daarnaast kon de klant natuurlijk ook telefonisch een belafspraak laten inplannen. Het voordeel voor de klant is dat er keuze is tussen zelf inplannen of bellen met Tribuut. Het voordeel voor de medewerker is dat het inplannen nu ook veel eenvoudiger is. In 2024 vindt er een evaluatie plaats. De aanpassingen die daaruit voortkomen, zijn de basis voor het jaar 2025. Wij verwachten een nieuwe telefonieomgeving In 2023 is de overgang naar een nieuwe telefonieomgeving niet gelukt. Er komt een nieuwe aanbesteding. De verwachting is dat wij in 2025 overgaan naar een nieuwe omgeving.
Wij zijn nu al een project gestart om alle bandjes die de klant te horen krijgt, het keuzemenu en onze managementinformatie te verbeteren. Hiermee zijn wij beter voorbereid op wat Tribuut wil in een nieuwe telefonieomgeving. Wat gaat het kosten? Programmaonderdeel 1.5: Frontoffice (x €1.000) Lasten
Verdeel-sleutel
2023
2024
2025
2026
2027
2028
Klantcontacten
#Klant-contacten
€ 850
€ 906
€ 936
€ 990
€ 1024
€ 1059
€ 850
€ 906
€ 936
€ 990
€ 1024
€ 1059
Totaal Lasten Baten Apeldoorn
#Klant-contacten
€ 428
€ 483
€ 498
€ 527
€ 545
€ 564
Brummen
#Klant-contacten
€ 40
€ 52
€ 54
€ 57
€ 59
€ 61
Epe
#Klant-contacten
€ 80
€ 93
€ 96
€ 102
€ 106
€ 109
Lochem
#Klant-contacten
€ 90
€ 89
€ 92
€ 97
€ 100
€ 104
Voorst
#Klant-contacten
€ 52
€ 47
€ 48
€ 51
€ 53
€ 55
Zutphen
#Klant-contacten
€ 159
€ 142
€ 147
€ 155
€ 161
€ 166
€ 850
€ 906
€ 936
€ 990
€ 1024
€ 1059
Totaal Baten
Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028
16
2.6
Samenvatting programmaonderdelen
Programmabegroting (x € 1.000)
2023
2024
2025
2026
2027
2028
1.1: Waarderen
€ 3814
€ 2630
€ 2564
€ 2655
€ 2743
€ 2833
1.2: Gegevensbeheer WOZ
€ 1345
€ 1640
€ 1971
€ 2049
€ 2123
€ 2200
1.3: Heffen
€ 1360
€ 1243
€ 1292
€ 1341
€ 1387
€ 1436
1.4: Invordering
€ 1164
€ 1326
€ 1378
€ 1431
€ 1482
€ 1534
1.5: Frontoffice
€ 850
€ 906
€ 936
€ 990
€ 1024
€ 1059
Totaal
€ 8533
€ 7744
€ 8140
€ 8466
€ 8758
€ 9062
Apeldoorn
€ 4238
€ 3862
€ 4057
€ 4219
€ 4365
€ 4516
Brummen
€ 445
€ 519
€ 546
€ 568
€ 587
€ 608
Epe
€ 846
€ 799
€ 839
€ 873
€ 903
€ 934
Lochem
€ 930
€ 863
€ 905
€ 941
€ 974
€ 1008
Voorst
€ 565
€ 507
€ 534
€ 555
€ 574
€ 594
Zutphen
€ 1509
€ 1195
€ 1259
€ 1310
€ 1356
€ 1403
Dekking algemene reserve
€0
€0
€0
€0
€0
€0
Totaal
€ 8533
€ 7744
€ 8140
€ 8466
€ 8758
€ 9062
Bijdragen gemeenten
Bovenstaande tabel geeft een overzicht van de totale lasten en baten van het programma en de individuele bijdragen van de deelnemers aan het programma. Incidentele baten en lasten Er worden in 2025 of volgende jaren geen incidentele lasten of baten verwacht.
Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028
17
3. Bedrijfsvoering Dit hoofdstuk gaat over de stand van zaken en beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. De in deze begroting opgenomen formatie ziet u hieronder uitgetekend in het organogram:
De totale bezetting komt daarmee op 55,3 fte. Door vacatureruimte en opgenomen ouderschaps- en zorgverlof wordt deze totale bezetting bijna nooit volledig gehaald. Opname van ouderschapverlof en zorgverlof is deels voor eigen rekening.
3.1
Ontwikkelingen
Personeel Personeel is het belangrijkste factor voor Tribuut. Belangrijke prestatie-indicatoren zijn een medewerkerstevredenheid van tenminste een 7,5 en een ziekteverzuim van maximaal 5%. Hier is vanaf de start van Tribuut aan grotendeels aan voldaan en dit willen wij blijven nastreven. In 2022 is er opnieuw een MTO gehouden en hieruit is gebleken dat de tevredenheid wordt gewaardeerd met een 7,9. De betrokkenheid van onze medewerkers is hoog en daar zijn we trots op. Dat past ook bij het uitgangspunt dat de verantwoordelijkheid laag in de organisatie kan liggen. Van iedere medewerker wordt verwacht om mee te denken om de processen efficiënter te maken. Er zullen verschillende processen onder de loep worden genomen. Door de hele organisatie kan iedereen meehelpen om procesverbeteringen door te voeren. Er moet ruimte zijn om te experimenteren met nieuwe mogelijkheden om zo creatief naar oplossingen te kunnen zoeken. Dit alles met als doel efficiency, lagere kosten en lagere werkdruk. Het
Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028
18
doel hiervan is bij te dragen aan een efficiënte organisatie, ruimte te maken voor kwaliteit maar niet tot het direct afschalen personeel. Bij vacatures wordt wel gekeken of opvulling noodzakelijk is. Wat willen we bereiken? Alle medewerkers dragen bij aan het continu verbeteren van de dienstverlening tegen redelijke kosten met behoud van medewerkerstevredenheid en een laag ziekteverzuim. Wat gaan we doen? Zoals al eerder beschreven, gaan wij door met het verbeteren van onze processen. De teamleiders sturen nu de medewerkers rechtstreeks aan en hebben, doordat zij zelf ook op de werkvloer aanwezig zijn, inzicht in hoe het met de medewerker gaat. Jaarlijks voeren de teamleiders minimaal één HR gesprek dat vastgelegd wordt. Hierin wordt gesproken over persoonlijke ontwikkeling, verantwoordelijkheid nemen, kwaliteit, samenwerking en continu verbeteren. Verder hebben wij eenmaal per maand een ‘ronde tafel sessie’ waar het MT en de teamleiders de laatste ontwikkelingen delen om zo iedereen op de hoogte te houden wat er speelt bij Tribuut. ICT Tribuut heeft een dubbele doelstelling: meer kwaliteit realiseren tegen lagere kosten. Deze dubbele doelstelling is alleen mogelijk door verdergaande verbetering en digitalisering van het verzamelen en verwerken van gegevens en het gebruik hiervan in de dienstverlening.
Goede automatisering maakt ons ook minder gevoelig voor onverwachte hoge aantallen. Met het belang van de ICT stijgt ook de afhankelijkheid en kwetsbaarheid van de onderneming. Wat willen we bereiken? Het beheren en ontwikkelen van de ICT-faciliteiten vindt plaats via vijf processen: besturing, inrichting, informatiemanagement, changemanagement en incidentmanagement. Om de ICT optimaal te laten bijdragen aan de organisatiedoelen (kwaliteit verhogen, kosten verlagen en klanttevredenheid verhogen door continu te verbeteren), is gekozen voor een strategie waarin functionaliteiten “as a service” (SaaS) worden ingekocht waar het goed en veilig kan. Om het beheer van de servers, die Gemeente Apeldoorn voor ons beheert, uit te kunnen schakelen, willen we alle applicaties in 2024 in de cloud hebben staan. Gemeente Apeldoorn ondersteunt ons voor het overige ICT en desktop-beheer en daarmee zullen we goede afspraken maken omtrent deze ontwikkeling en de ondersteuning. De beschreven strategie is gericht op het verlagen van de inspanning op change- en incidentmanagent en inzetten van eigen capaciteit op het inrichten van applicaties en informatiemanagement (ten behoeve van continu verbeteren en datagericht werken).
Door ons te richten op SaaS-oplossingen en gebruik te maken van moderne koppelingstechnieken kan de ICT verder dienstbaar gemaakt worden aan het continu verbeteren van de werkprocessen. Wat gaan we doen? Door het ‘verSaaSen’ van ICT-applicaties (in een online omgeving plaatsen bij de leverancier) is het belangrijk de koppelingen tussen de systemen goed en veilig in te richten. Deze koppelingen zijn nodig voor het verder stroomlijnen van datagericht werken. Daarvoor is medewerking van de leveranciers nodig maar ook het maken van strikte afspraken is noodzakelijk. We gaan de rol van regievoering op deze applicaties nadrukkelijker naar ons toe trekken omdat er geen beheer door gemeente Apeldoorn meer tussen zit. Huisvesting Eind 2023 heeft gemeente Epe, onze huidige verhuurder, de dienstverleningsovereenkomst opgezegd per 31-12-2024 en daarmee ook de huur. Gemeente Epe heeft wel aangeven dat, wanneer de nieuwe huisvesting later beschikbaar is, een half jaar uitstel geen probleem is. Uitgangspunt is uiterlijk voor 1 juli 2025 nieuwe huisvesting te betrekken. Daarvoor vindt op dit moment al een zoektocht plaats. Tot nu toe is het niet gelukt in de gemeente Epe een passende huisvesting te vinden. Eigenlijk is er alleen aanbod in de plaats Apeldoorn. De zoektocht bespreken we in de klankbordgroep en het advies uit die
Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028
19
klankbordgroep wordt meegenomen naar het bestuur, dat uiteindelijk definitief een besluit neemt over onze nieuwe vestiging. Wat willen we bereiken? Het realiseren van een Arbo-technisch comfortabele en veilige werkplek die klimaat technisch goed is ingericht. Een moderne inrichting, zodanig dat de werkplekken en faciliteiten ondersteunend zijn aan het continu verbeteren. De locatie is goed bereikbaar met zowel auto als OV en is voldoende parkeergelegenheid. Wat gaan we doen? De aanhuurmakelaar zal de beoogde locaties voor ons toetsen aan de eisen, onderhandelen en de afspraken concretiseren. Naar aanleiding daarvan zullen we een keuze moeten maken. Voor de fysieke inrichting, controle op installaties en design van nieuwe locaties hebben we een advieskantoor dat ons begeleidt. De klantbordgroep, die daarin adviseert, bestaat uit teamleden van de zes afdelingen. In control Tribuut streeft ernaar om duurzaam in control te zijn, zodat inwoners, gemeenten en andere belanghebbenden er op kunnen vertrouwen dat de bedrijfsvoering correct, rechtmatig en betrouwbaar verloopt. Met name voor de belastingopbrengsten is het van belang dat, naast bovengenoemde aspecten, ook de volledigheid beheerst wordt. Immers, de belastingopbrengsten beslaan een substantieel deel van de opbrengsten van een gemeente.
Tribuut heeft het risicomanagement geactualiseerd en streeft naar een proactieve risicohouding met bijbehorende controles. Wat willen we bereiken? Een doorontwikkeling van de beheersmaatregelen en rapportages, zodanig dat deze niet naast het werk als ‘extra taak’ moeten worden ingericht, maar dat deze helpen bij de uitvoering en verbetering daarvan. Tevens het inrichten van een goede controlecyclus met een passende archivering. Daarmee kunnen we over het boekjaar 2023 zelf de rechtmatigheidsverklaring afgeven. Wat gaan we doen? We zetten de lijn voort waarin risicomanagement het uitgangspunt is voor de te nemen beheersmaatregelen. Om recht te doen aan de verschillende belanghebbenden, betrekken we hierbij niet alleen interne medewerkers, maar ook bestuur, accountant en gemeenten. Dit leggen we jaarlijks vast in een controleplan waarin we ook informatiebeveiliging, privacy, DigiD en eventueel andere controles combineren, omdat er regelmatig overlap in zit.
3.2
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Om te voorkomen dat we financiële tegenvallers achteraf in rekening moeten brengen bij de deelnemende gemeenten, vormt Tribuut sinds kort een algemene reserve. Tribuut loopt namelijk, zoals elke organisatie, wel verschillende risico’s. Een deel hiervan wordt al afgedekt door het treffen van maatregelen, zoals het afsluiten van verzekeringen. De risico’s worden verder ingeschat om met passende maatregelen daar waar dit kan, te voorkomen. In financiële zin hebben we een bedrag € 50.000,- voor onvoorziene tegenvallers opgenomen in de begroting. Op grond van de GR Tribuut belastingsamenwerking zijn de deelnemers verplicht ervoor zorg te dragen dat Tribuut te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al haar verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen. Dit betekent dat de deelnemende gemeenten zelf ook maatregelen moeten treffen om eventuele risico’s af te dekken. De weerstandscapaciteit van Tribuut bestaat uit de middelen en mogelijkheden om niet voorziene uitgaven (financiële tegenvallers) te dekken. Voor Tribuut betreft dit een bedrag van € 50.000,- dat als structurele post in de begroting onder de noemer ‘onvoorzien’ is opgenomen. Om de risico’s voor de
Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028
20
latende gemeenten verder te beperken, heeft Tribuut formeel de mogelijkheid om een reserve te vormen van maximaal 5% van de exploitatiekosten.
Risico’s
3.3
Risicoanalyse Het bestuur en de accountant hebben gevraagd een risicoanalyse toe te voegen in het jaarverslag en begroting omdat het aanhouden van een algemene reserve voor het opvangen van risico's in deze onzekere tijden wat kosten betreft, wenselijk is. Het bestuur heeft daartoe besloten om te voorkomen dat een financiële tegenvaller meteen leidt tot een aanvullende bijdrage van de gemeenten. Aangezien de jaarrekening 2023 en de begroting 2025 in dezelfde maand worden opgemaakt en voorgelegd aan het bestuur, is deze paragraaf voor beide documenten gelijk. Op grond van de Gemeenschappelijke Regeling (GR) Tribuut belastingsamenwerking zijn de deelnemers verplicht er zorg voor te dragen dat Tribuut altijd over voldoende middelen beschikt om aan al haar verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen. Dit betekent dat de deelnemende gemeenten zelf ook maatregelen moeten treffen om eventuele risico’s af te dekken. De weerstandscapaciteit van Tribuut bestaat uit de middelen en mogelijkheden om niet-voorziene uitgaven (financiële tegenvallers) te dekken. Voor Tribuut betreft dit een bedrag van € 50.000 dat als structurele post in de begroting onder de noemer ‘Onvoorzien’ is opgenomen. Om de risico’s voor de deelnemende gemeenten verder te beperken, heeft Tribuut volgens de GR mogelijkheid om een reserve te vormen van maximaal 5% van de exploitatiekosten.
Kans Laag
Hoog
In het risicobeleid schalen we risico’s in een tolerantiematrix op kans en impact. De kleur vertalen we in de mate van waarschijnlijkheid dat een risico voorkomt en waarmee het risico dan ook financieel gedekt moet worden met een algemene reserve.
4
7
9
2
5
8
1
3
6
Laag Impact
Hoog
Bron: House of Control, COSO Enterprise Risk Model
De groene risico’s worden ingeschat op een waarschijnlijkheid van 25% van het risico. De oranje risico’s worden ingeschat op een waarschijnlijkheid van 50% van het risico. De rode risico’s worden ingeschat op een waarschijnlijkheid van 75% van het risico. Voor een risico dat 0% scoort, nemen we geen bedrag op.
Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028
21
Een risico dat na beoordeling 100% scoort, staat niet in de risicoparagraaf, maar wordt opgenomen in de begroting. 1. Strategisch: betreft globale doelen en is afgestemd op de missie. Beleidsharmonisatie is als oorspronkelijke opdracht geformuleerd in het bedrijfsplan. Echter zien we dat in de verordeningen van deelnemers al dan niet kleine, complexe belastingsoorten, maar ook de grote algemene belastingsoorten worden voorzien van verschillende grondslagen. Hoe kleiner en complexer de belastingsoort, dan wel hoe gedifferentieerder de grondslag, hoe kwetsbaarder en bewerkelijker de uitvoering. Hiermee zijn dus ook de daarmee samenhangende kosten hoger. Niet alleen is een harmonieuzer belastingbeleid van groot belang om de kosten en kwetsbaarheid te verminderen en kwaliteit te verbeteren, maar hierin ontstaat ook een risico. Daar waar belastingsoorten of afwijkende grondslagen worden ingevoerd, zien we complexiteit en kosten stijgen en komt de kwaliteit van de uitvoering onder druk te staan. Het financieel risico van het uitblijven van beleidsharmonisatie en/of het toevoegen van complexe belastingsoorten en/of grondslagen wordt echter geschat op nihil, omdat de huidige werkwijze in de begroting is opgenomen.
Maatregelen die we nemen om dit risico te voorkomen: in onze advisering naar gemeenten nemen we afwijkende besluiten mee en stellen daarbij voor wat voor de uitvoering eenvoudigere alternatieven kunnen zijn. Kosten voor afwijkende uitvoering worden zo goed als mogelijk doorberekend aan de gemeente. Dit risico wordt ingeschat op groen De uitbreiding van de GR door deelname van gemeente Brummen heeft een positieve invloed op Tribuut. De medewerkers zijn trots op Tribuut en dragen dat graag uit. Ze weten ook dat het bestaansrecht van Tribuut daarmee wordt versterkt. Het samenvoegen van de database is een potentieel risico voor fouten en daarmee extra werk. De eerste twee jaren zullen we moeten investeren in de WOZ-data van Brummen omdat die nog niet voldoen aan de kwaliteitseisen die Tribuut en de Waarderingskamer stellen. We schatten dat risico op ca. € 50.000,-. Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: we streven ernaar de uitvoering van gemeente Brummen zo veel mogelijk in lijn te brengen met de werkwijze en kwaliteit van Tribuut. Echter is de verwachting dat dit eind 2024 is rechtgetrokken. Er zal een plan van aanpak worden opgesteld om de aandachtspunten van de Waarderingskamer op te lossen. Eventuele extra kosten worden in rekening gebracht bij gemeente Brummen. Dit risico wordt ingeschat op oranje 2.
Operationeel: betreft effectief en efficiënt gebruik van de middelen en realisatie van de belastingopbrengst. Proceskostenvergoeding Door een wetswijziging is de proceskostenvergoeding aangepast. Vanaf het belastingjaar 2024 geldt deze wet. Voor 2024 zijn de proceskosten geprognosticeerd op € 563.000,-, maar dat is nog op de oude vergoeding gebaseerd. In 2023 hebben we een extreem jaar gehad met bezwaren, o.a. door een combinatie van oorzaken zoals de forse stijging in WOZ-waarde en de vele aandacht in de media. Als we deze aantallen als maximale risico nemen en combineren met een toename van het aantal toegekende bezwaren, dan schatten we het maximaal aantal toegekende bezwaren dat leidt tot proceskosten, in op 3.500. De combinatie van proceskosten (€ 155,-) en vergoeding voor het taxatieverslag (€ 128,-) leidt tot een maximaal bedrag van ca. 1 miljoen euro. Het restrisico op dit onderwerp ter grootte van ca. € 440.000,- structureel. Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: we zetten in op goede communicatie gericht op direct contact met Tribuut en zelf bezwaar maken. We doen dit samen met de gemeenten en plaatsen nieuwsberichten in lokale stadsbladen, social media en de websites.
Ontwerp toekomstplan en begroting 2025-2028
22