Bijlage 1 Afstudeeronderzoek Breda Yoes van Gelder

Tijdens dit onderzoek zijn zes belemmeringen geïdentificeerd die leiden tot een niet goed lopende P&C-cyclus. Op basis hiervan zijn de volgende adviezen geformuleerd om deze belemmeringen aan te pakken en zo meer grip te krijgen op de beleidsuitkomsten als gemeente:

Advies 1: Maak gebruik van extra kaders voor verbetering van de opmaak, structuur en omvang van de gemeentelijke begroting Om de structuur en opmaak van de gemeentebegroting te verbeteren en daarmee ook de leesbaarheid, transparantie en informatievoorziening. Wordt er geadviseerd om gebruik te maken van de volgende kaders: -3W-vragen Het eerste kader is het gebruik van de 3W-vragen. Dit vormt al de basis voor de gemeente Breda, maar dient verder gerealiseerd te worden. Dit kan worden bewerkstelligd door consistentie toe te passen. Door allereerst de 3W-vragen beter op elkaar te laten aansluiten. Met name de verbinding tussen de doelstelling en de daaraan verbonden kosten. Een cruciaal aspect is om in de begroting helder en transparant te laten zien welke financiële middelen nodig zijn om specifieke doelen te realiseren. Hierin kan er in de begroting duidelijker worden laten zien welke middelen er nodig zijn om het een bepaald doel te verwezenlijken. -Tussenkopjes bij gebruik van meer dan 3 bulletpoints Een effectieve manier om de leesbaarheid van inhoud te vergroten, is door tussenkopjes te hanteren bij meer drie of meer bulletpoints. Het gebruik van tussenkopjes heeft als voordeel dat het de tekstuele indeling verbetert. Hierdoor wordt de inhoud meer toegankelijk en overzichtelijk, wat essentieel is om de boodschap over te brengen aan de lezer.

- Gebruik maken van verwijzingen naar beleidsstukken in de digitale begroting Het opnemen van gerichte verwijzingen naar externe beleidsdocumenten in de begroting, kan gewenste verbetering opleveren op het gebied van transparantie, informatievoorziening en efficiëntie. Door gebruik te maken van dergelijke verwijzingen kunnen algemene beschrijvingen worden verminderd. Lezers die meer diepgaande informatie wensen over bepaald beleid kunnen dan worden doorverwezen naar de desbetreffende beleidsdocumenten.

41

-Cijfers meer visualiseren Het toepassen van visuele weergaven voor cijfers in de begroting brengt de mogelijkheid met zich mee om informatie op een overzichtelijke manier te presenteren. Deze visualisaties dragen bij aan een beter begrip van de financiële gegevens in de begroting. Het inzetten van visualisatietechnieken kan onder andere bestaan uit het gebruik van heldere tabellen, grafieken en doeltreffende afbeeldingen.

Advies 2: Zorg voor concretere doelen voor het meten van beleid Om de doelstellingen beter meetbaar te maken, wordt het advies gegeven aan het College van Burgemeester en Wethouders en hun beleidsmedewerkers om de doelstellingen concreter te formuleren door ze SMART te maken. Dit houdt in dat de doelstellingen Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden worden geformuleerd. Hierdoor ontstaat er een duidelijk kader waarbinnen de doelstellingen behaald kunnen worden. Een andere manier om de doelstellingen te verduidelijken, is door nauwkeurig in kaart te brengen welke specifieke middelen vereist zijn om de bepaalde gemeentelijke doelstellingen te bereiken. Dit houdt in dat de begroting helder aangeeft welke financiële middelen nodig zijn om specifieke doelstellingen te verwezenlijken. De verbinding kan het beste worden gelegd door allereerst een gedetailleerde toelichting te geven over waarom het specifieke bedrag essentieel is voor het behalen van de doelstelling. Bovendien kan een directe link worden gecreëerd tussen de doelstellingen en de bijhorende begrotingsposten. Dit zorgt ervoor dat het gemakkelijk te achterhalen is welke financiële toewijzingen verbonden zijn aan specifieke doelen. Op deze wijze kan er een nauwkeurige beoordeling worden gemaakt of het rechtvaardig is om de financiële middelen te investeren in het betreffende doel.

Vervolgens is het belangrijk om ervoor te zorgen dat alle doelstellingen die zijn opgenomen in de begroting, ook daadwerkelijk terugkomen in de jaarrekening. Dit vormt een belangrijke stap in het waarborgen van de consistentie en nauwkeurigheid van financiële rapportages. Door ervoor te zorgen dat de doelstellingen die in de begroting zijn vastgesteld, worden gevolgd en gerapporteerd in de jaarrekening, ontstaat er een duidelijke traceerbaarheid van de financiële middelen die zijn toegewezen aan specifieke doelen. Dit draagt bij aan een transparante verantwoording van de financiële prestaties en resultaten van de gemeente Breda.

42

Advies 3: Zorg voor meer contact tussen raadsleden en beleidsmedewerkers Uit het onderzoek is gebleken dat zowel beleidsmedewerkers als de gemeenteraad van Breda de wens wordt geuit om de communicatie tussen beide partijen te optimaliseren. In dit kader biedt het instrument van ambtelijke bijstand een waardevolle mogelijkheid om de interactie tussen de raad en ambtenaren te versterken. Het toepassen van ambtelijke bijstand levert verschillende voordelen op voor beide partijen. Allereerst stelt het de raadsleden in staat om meer vragen te stellen en antwoorden te verkrijgen, vooral wanneer er beperkte tijd is bij de behandeling van de P&C-producten. Aan de andere kant kunnen beleidsmedewerkers specifieke aandachtspunten aandragen die van belang zijn binnen hun beleidsterrein en die op de politieke agenda moeten worden geplaatst. Het is echter essentieel om te benadrukken dat het College van B&W voornamelijk verantwoordelijk is voor het contact met de gemeenteraad. Om die vorm te bewaken, wordt geadviseerd om geen open vorm van communicatie te hanteren, maar om het contact te laten verlopen via de griffie en beleidsadviseurs. Zij kunnen de gestelde vragen beoordelen, gedurende bepaalde periode verzamelen en doorgeven aan de juiste persoon binnen de gemeente Breda.

Voor een dergelijk gesprek is het aan te bevelen dat de griffie of beleidsadviseur aanwezig is om politieke beïnvloeding in de beleidsplannen te vermijden. De aanpak waarborgt dat ambtelijke bijstand gebaseerd is op onafhankelijkheid en objectiviteit. Het aantal contactmomenten tussen de gemeenteraad en beleidsmedewerkers kan eveneens worden vergroot door regelmatig informatiemarkten te organiseren.

Advies 4: Maak meer gebruik van stakeholders bij het meten van beleid Om de effectiviteit van monitoring te verbeteren en een beter inzicht te krijgen in de gevolgen van het beleid, wordt aanbevolen om meer gebruik te maken van stakeholders bij het meten van beleidseffecten. Het voorbeeld van het gesprek tussen de uitvoeringsorganisatie MEE West-Brabant en de raadsleden toont aan dat het betrekken van mensen met praktijkervaring waardevolle inzichten kan opleveren. Het advies is om regelmatig gesprekken en consultaties te organiseren met relevante stakeholders, zoals organisaties, belangengroepen en burgers die direct betrokken zijn bij het beleidsterrein. Het is aan te raden om gebruik te maken van een toegankelijk systeem, zoals het voeren van fysieke gesprekken op de locatie van de stakeholders. Dit heeft als voordeel dat de stakeholders mogelijk sneller bereid zijn om hun verhaal te doen.

43

Advies 5: Verbeter het Prestatie-indicatoren en het daar bijhorende proces Voor de verbetering van de indicatoren kan er meer gekeken worden naar de drie voorwaarden betekenisvol, eigenaarschap en praktisch hanteerbaar voor het opstellen van indicatoren. Het is essentieel om duidelijkheid te verschaffen over het doel van de indicatoren en hoe ze worden gebruikt. Daarnaast kunnen de belanghebbenden, zoals professionals en experts uit de werkpraktijk, actief worden betrokken bij het vaststellen en toepassen van de indicatoren. Dit vergroot het eigenaarschap en de betrokkenheid, waardoor de indicatoren gezamenlijk worden bepaald. Het praktisch hanteerbare kan gerealiseerd worden door de indicatoren uit te breiden met meer informatie en verdieping. Een mogelijke aanpak is om naast de cijfermatige scores ook de expertise van professionals uit het betreffende vakgebied toe te voegen. Dit kan worden bereikt door bijvoorbeeld interviews af te nemen met deze professionals, waardoor er een realistisch beeld ontstaat van de huidige situatie. Andere relevante informatie kan worden opgedaan door het toevoegen van aanvullende meetinstrumenten, rapporten en evaluatiemethoden om een beter inzicht te krijgen in de resultaten van het beleid. Voorbeelden hiervan zijn: CBS Statline, Brabant Scan, Waarstaatjegemeente, de politiedatabase, de atlas voor gemeenten etc.

Afgezien van het verbeteren van de indicatoren, wordt het advies ook gegeven om het proces van het ontwikkelen van deze indicatoren te optimaliseren. Er zijn namelijk enkele belemmeringen geïdentificeerd in het huidige proces. Een van die belemmeringen is dat raadsleden hun politieke standpunten van hun partij meenemen in de formulering van de indicatoren. Daarom wordt aanbevolen om het College van Burgemeester en Wethouders meer invloed te geven bij de totstandkoming van de indicatoren. Op deze manier kunnen de doelstellingen van de gemeente Breda beter worden geïntegreerd in de indicatoren. Vervolgens kunnen raadsleden tijdens raadsvergaderingen de indicatoren enkel goed- of afkeuren. Dit zorgt vooreen gestroomlijnd en objectiever proces voor de beoordeling van de indicatoren.

44

Literatuurlijst Bestuursacademie Nederland. (2021, March 15). De kadernota/voorjaarsnota – wat is dat? Bestuursacademie. https://www.bestuursacademie.nl/blog/bedrijfsvoering/dekadernota-voorjaarsnota-wat-is-dat.html Brown, T., & Katz, B. P. (2009). Change by design : how design thinking transforms organizations and inspires innovation. HarperBusiness eBooks. http://biblioteca.iednetwork.com/files/2011/06/change-by-design.pdf Buist, H. (2022). Planning en control: Het basisinstrumentarium voor de controller. CM Web. https://cmweb.nl/2022/07/planning-en-control-het-basisinstrumentarium-voor-decontroller/ Dam, R. F. (2023, June 1). The 5 Stages in the Design Thinking Process. The Interaction Design Foundation. Retrieved April 10, 2023, from https://www.interactiondesign.org/literature/article/5-stages-in-the-design-thinking-process De Graauw, C. (2022, December 9). Afstemmen van doelen bij gemeenten - Claudia de Graauw. Claudia De Graauw. https://www.claudiadegraauw.nl/afstemmen-van-doelen-bij-gemeenten/ Fischer, T., & Julsing, M. (2014). Onderzoek doen!: kwantitatief en kwalitatief onderzoek. Gemeente Breda. (2020). Stadsenquete 2020. Onderzoek Breda. Retrieved May 25, 2023, from https://onderzoek.breda.nl/Onderzoeken/Stadsenquete2020.pdf Gemeente Breda. (2021a). Kaderbrief 2021 - Kaderbrief 2021.

Retrieved March 14, 2023, from https://www.hetgeldvanbreda.nl/kaderbrief-2021/programma/kaderbrief2021#1903767-onderdeel-met-lef-en-liefde-ruimte-maken-om-de-stad-verder-te-brengen Gemeente Breda. (2021b). Rekenkamerbrief bij het gemeentelijke Jaarverslag 2021. In gemeentebreda.nl. Retrieved March 6, 2023, from https://112.wpcdnnode.com/rekenkamerbreda.nl/wpcontent/uploads/rekenkamerbrief-bij-het-jaarverslag-2021.pdf Gemeente Delfzijl. (2018). Planning & control cyclus 2019. Retrieved April 3, 2023, from https://www.house-of-control.nl/uploads/images/planning-control/Planning-encontrolcyclus-gemeente-Delfzijl.pdf

45

Geul, A. (2018). Beleidsconstructie, coproductie en communicatie: zes beproefde methodieken van beleidsontwikkeling. Boom Lemma. Hekkink, Molleman, G., Keijsers, J., & Saan, H. (2007). ONDERZOEK NAAR INDICATOR-ONTWIKKELING VOOR GEZONDHEIDSBEVORDERING. NIGZ. House of Control. (n.d.). House of Control. https://www.house-of-control.nl/managementcontrollevers-of-control-simon.html KCBR. (n.d.). Evalueren en monitoren van beleid. https://www.kcbr.nl. Retrieved May 14, 2023, from https://www.kcbr.nl/beleid-en-regelgeving-ontwikkelen/beleidskompas/5-wat-devoorkeursoptie/51-evalueren-en-monitoren-van-beleid Linker, P. J. L. (2006). Sturing in de rijksdienst. In https://sturingsadvies.nl/wpcontent/uploads/2017/09/Sturing-in-de-rijksdienst.pdf. Koninklijke Van Gorcum BV. Retrieved April 18, 2023, from https://sturingsadvies.nl/wp-content/uploads/2017/09/Sturing-in-derijksdienst.pdf MEE West-Brabant. (2023, March 28). Over MEE West-Brabant - MEE WestBrabant. https://meewestbrabant.nl/over-mee/over-mee-west-brabant/ Ministerie van Algemene Zaken. (2022, May 23). Wat staat er in de Voorjaarsnota? Rijksoverheid.nl. https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/prinsjesdag/vraa g-en-antwoord/wat-staat-er-in-de-voorjaarsnota Noord-Brabant. (n.d.). Begroting en jaarrekening van gemeente, inleveren bij provincie.

https://www.brabant.nl/applicaties/producten/begroting_en_jaarrekening_van_ge meente_inleveren_bij_provincie_6447 Noordegraaf, M., Bos, A., Pikker, G., & Ter Horst, K. (2014). Slimmmer sturen : Handreiking voor het gebruik van prestatie-indicatoren In publieke dienstverlening. In Utrechtse Universiteit. Departement voor Bestuurs- en Organisatiewetenschap, Universiteit Utrecht. Retrieved May 26, 2023, from https://dspace.library.uu.nl/bitstream/handle/1874/303785/slimmer_sturen.pdf?sequen ce=1 PricewaterhouseCoopers. (2023, March 2). De behandeling van de jaarrekening. PwC. Retrieved March 24, 2023, from https://www.pwc.nl/nl/actueel-en-publicaties/diensten-en-sectoren/publieke-

46

sector/vijf-adviezen-voor-raadsleden-en-statenleden-bij-de-behandeling-van-dejaarrekening.html Pröpper, I. P., & De Jong, J. d. J. (2013). Sturen op maatschappelijke effecten. In https://vng.nl/sites/default/files/szmhandreiking_sturen_op_maatschappelijke_effecten_def.pdf. Ministerie van binnenlandse zaken en koninkrijksrelaties. Retrieved May 19, 2023, from https://vng.nl/sites/default/files/szmhandreiking_sturen_op_maatschappelijke_effecten_def.pdf Rijksoverheid. (n.d.). Monitoring. Klimaatmonitor. Retrieved May 25, 2023, from https://klimaatmonitor.databank.nl/content/monitoring#:~:text=Monitoring%20is%20he t%20systematisch%20volgen,om%20tijdig%20te%20kunnen%20bijsturen. Split, R. S. (2022). Rekenkamerbrief bij het gemeentelijke Jaarverslag 2021. In Gemeente Breda. Rekenkamer Breda. Retrieved March 12, 2023, from https://112.wpcdnnode.com/rekenkamerbreda.nl/wpcontent/uploads/rekenkamerbrief-bij-het-jaarverslag-2021.pdf Top Scriptie. (2022, October 28). Ontwerponderzoek in een scriptie - Topscriptie. Topscriptie. https://www.topscriptie.nl/ontwerpgericht-onderzoek-in-een-scriptie/ U-Reka Gemeente Utrecht. (n.d.). https://ureka.utrecht.nl/app/document?url=https:%2F%2Fapi1.ibabs.eu%2Fpublicdown load.aspx%3Fsite%3DUtrecht%26id%3Dd8f115b7-801d-45de-9bf1-3bf91cf4571d Van den Bosch, A. v. d. B., & Hanzon, C. H. (2017). Op weg naar outcomegericht werken. In Movisie.nl. Movisie.

Retrieved May 20, 2023, from https://www.movisie.nl/sites/movisie.nl/files/publication-attachment/Op-weg-naaroutcomegericht-werken%20%5BMOV-12116211-1.1%5D.pdf Van Ostaaijen, J. v. O. (2016). Hard naar het college, zacht naar de samenleving. In Raadsleden.nl. Tilburg Universiteit. Retrieved May 12, 2023, from https://www.raadsleden.nl/sites/www.raadsleden.nl/files/documenten/hard_naar_het_ college_zacht_naar_de_samenleving.pdf

47

VNG. (n.d.-a). Omgaan met ambtelijke bijstand. In VNG. Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Retrieved June 2, 2023, from https://vng.nl/sites/default/files/202304/20230330_vng_handreiking_omgaan_met_ambtelijke_bijstand_def.pdf VNG. (n.d.-b). Raadgever Rollen en instrumenten van het raadslid | VNG. Retrieved April 19, 2023, from https://vng.nl/artikelen/raadgever-rollen-en-instrumenten-van-het-raadslid Zentveld, T. (2022, December 13). Planning-en-controlcyclus: wat een gedoe! Stimulansz. https://www.stimulansz.nl/planning-en-controlcyclus-wat-een-gedoe/

48

Bijlage Bijlage 1 Design thinking Volgens Dam (2022) kunnen deze activiteiten als volgt worden ingevuld. 1. Empathie (Empathize): Tijdens deze stap zijn de behoefte en uitdagingen van de actoren die het met het probleem te maken hebben in kaart gebracht. De actoren van dit onderzoek begaven zich voornamelijk in de gemeente van Breda. Er kan hierbij gedacht worden aan de opdrachtgever (de gemeenteraad), maar ook aan beleidsmakers, de rekenkamer en de concerncontroller. Door middel van interviews met de verschillende actoren worden de knelpunten geïdentificeerd en begrepen. 2. Definieer (Define): In de definieer fase van design thinking is de verzamelde informatie uit de vorige stap geanalyseerd en samengevat om het probleem waar de gemeente Breda te maken heeft te definiëren. Het was hierbij noodzakelijk om alle verzamelde informatie zo nauwkeurig door te nemen en te begrijpen. Er is gekeken naar gemeenschappelijke patronen, overeenkomsten en verschillen tussen de opgehaalde gegevens. Daarnaast was het belangrijk om in gesprek te gaan met alle betrokken actoren zoals eerder beschreven. Dit zorgde ervoor dat het probleem vanuit verschillende invalshoeken bekeken kon worden. De uitkomst van deze fase resulteerde in een duidelijke probleemdefinitie, die als basis dient voor het verdere onderzoek.

3. Creëer (Ideate): In stap 3 van design thinking stond het bedenken van creatieve oplossingen centraal voor het gedefinieerde probleem. Het doel van deze fase was om zoveel mogelijk ideeën te generen en verschillende mogelijkheden te verkennen om het probleem aan te pakken. Er zijn verschillende acties ondernomen om tot ideeën te komen, waarvan brainstormen tot een van de gebruikte technieken behoorde. Tijdens het brainstormen zijn alle ideeën zonder oordeel of evaluatie opgeschreven. De streef was om zoveel mogelijk ideeën te verzamelen. Literatuurstudie is een andere actie die toegepast is in dit onderzoek. Hierbij is er onderzocht hoe andere organisaties (voornamelijk gemeenten) een oplossing hebben voor problemen waarmee de gemeente Breda kampt. Er is voortdurend met actoren om de tafel gezeten om samen te kijken naar mogelijke oplossingen. De actoren zijn tijdens die gesprekken gekomen met tips en verbetervoorstellen voor de ingebrachte ideeën. De voorstellen van de actoren zijn zoveel mogelijk genotuleerd. 4. Prototype (Prototype): Tijdens de uitwerking van deze fase is de eerste versie van de oplossing gecreëerd. Het is een experimentele fase, waarin het doel is om de beste mogelijke oplossing te vinden voor alle geïdentificeerde problemen uit de vorige fases. Uit de voorgaande stappen zijn oplossingen voortgekomen die zijn verwerkt in dit prototype.

Het prototype bestaat uit een voorbeeld paragraaf van kapitaalgoederen. Het dient ter demonstratie van hoe de begroting het beste kan worden weergeven met behulp van voorgestelde oplossingen. Op basis van de feedback en ervaringen van de actoren wordt het prototype geaccepteerd, verbeterd of afgewezen. Op

49

deze manier worden eventuele zwakke punten van de mogelijke oplossingen geïdentificeerd en indien nodig verbeterd. 5. Test fase (try out solutions): In de laatste fase, de testfase, wordt het complete product met de beste oplossingen uit de prototypefase daadwerkelijk in de praktijk gebracht. Hierbij wordt geëvalueerd of de gekozen oplossingen de beoogde doelen daadwerkelijk halen. Het is echter belangrijk om te melden dat deze tijdens dit onderzoek niet uitgevoerd kan worden, aangezien de aanbevelingen bedoeld zijn voor de P&C cyclus van 2024. Desondanks zal er feedback worden gevraagd aan de actoren om te beoordelen of aanbevelingen bruikbaar zijn.

50

Bijlage 2 actoren analysen Uit de aanleiding van dit onderzoeksrapport is op te maken dat de gemeenteraad van Breda de opdrachtgever is van dit onderzoek. De volgende partijen melden het volgende over de inzet van de P&C-cyclus: Mr. S. Planken (2023) raadslid van de VVD Breda, vindt dat er al veel verbeteringen hebben plaatsgevonden omtrent de P&C cyclus. Zo zijn de indicatoren en kengetallen ingeperkt en is de leesbaarheid van de stukken vergroot. Dit komt mede doordat de begroting een beleidsbegroting is geworden in plaats van alleen een financiële begroting. Een beleidsbegroting zorgt voor meer onderbouwing. Dit komt doordat hierin de doelstellingen en activiteiten van de gemeente staan beschreven. Een financiële begroting berust zich meer op zoals de naam doet vermoede op de financiële kant er wordt meer over welke uitgaven er gedaan worden voor bepaald beleid. De VVD heeft 10 zetels en dit zorgt ervoor dat elk raadslid van de VVD voornamelijk alleen het deel van zijn eigen portefeuille leest. Dit zorgt ervoor dat ze samen nauwkeurig de begroting en jaarstukken kunnen lezen. Voor de kleinere partijen gaat dit lastiger. De VVD ziet dus dat de afgelopen jaren er veel verbeteringen hebben plaatsgevonden. Echter, zijn zij van mening dat er nog wel dingen verbeterd kunnen worden. Er kan bijvoorbeeld gekeken worden naar het evalueren van beleid.

Dit gebeurt binnen de gemeente van Breda te weinig. Het is vaak onduidelijk of het besteden geld het gewenste resultaat oplevert. Een scherpere verantwoording zou ervoor kunnen zorgen dat effecten duidelijker worden. Er moet ook laten zien worden wat er niet goed gaat. Dit ligt vaak wel gevoeliger mensen vinden de controle binnen een organisatie meestal niet fijn. Voor de rest is het niet duidelijk waarom dit zo weinig gebeurd. Er is meerde malen gevraagd aan de rekenkamer waarom het zo weinig plaatsvindt. De VVD vindt dat er nooit een duidelijk antwoord is teruggekomen (Bijlage 1: Interview gemeenteraadslid Mr. S.Planken VVD, 2023)

P. Smans 2023 raadslid van D66, geeft aan dat het doornemen van de producten van de P&C cyclus binnen de partij als lastig worden ervaren. Alleen met een financiële achtergrond kom je door de stukken. Hierdoor wordt het lastig voor raadsleden om vragen of kritiek te uiten op de financiële stukken. Ook de informatie van de stukken staat te veel verspreidt. Het is daardoor niet duidelijk of welke acties er zijn ondernomen en welke niet. De producten moeten meer het coalitieakkoord volgen. ZO vinden wij het alles van 1 thema bij elkaar beschreven moet worden. Het kan bijvoorbeeld zo gedaan worden: doel/indicatoren> Wat gaan we ervoor doen? Hoeveel geld hebben we eraan uitgegeven (waarom meer/minder dan voorgaande jaren?)? En hebben we de doelen wel of niet gehaald? Dit kan voor verduidelijking zorgen bij de raadsleden. Het indicatorenpanel is iets waar bij ons ook nog onvrede overheerst. De meeste gemeten indicatoren laten niet of ze aansluiten bij de gestelde doelen en ingezette middelen. Gegevens over de doelmatigheid en doeltreffendheid ontbreken hierin. Wij vinden dat er binnen de begroting meerdere scenario’s en keuzes voorgelegd moeten worden. Een voorbeeld waar het wel gebeurt is bij de klimaatbegroting. Er wordt beschreven wanneer we het wel halen en wanneer we het niet halen.

Hierin wordt er duidelijk vermeld welke middelen om welk doel te behalen (Bijlage 3: Interview P. Smans gemeenteraadslid D66,2023) D. Uijl (2023) raadslid van SP Breda, geeft aan dat de P&C cyclus aanzienlijk verbeterd is, maar er valt nog veel winst te behalen. De effecten van het gevoerde beleid zijn bijvoorbeeld niet goed zichtbaar. Dit komt mede door het niet Smart genoeg formuleren van de doelstellingen. Wel is hier de kanttekening bij dat het concretiseren

51

van die doelstellingen niet altijd te realiseren valt. Politieke spanning zou hiervoor een reden kunnen zijn, wanneer coalities tegengestelde belangen hebben. Verder is het indicatoren dashboard niet geheel waterdicht. Het is niet duidelijk wat zo’n indicator nou eigenlijk zegt. Hij heeft als wens dat de indicatoren beter onderbouwd worden. Welke gevolgen hebben de actoren bijvoorbeeld? Analyses en ontwikkelingen zeggen vaak veel meer bij het meten en aantonen van effecten. Andere verbeteringen die getroffen kunnen worden zitten in de thema’s en verdieping/planning van de begroting. De programma’s in de begroting moeten het beleid weergeven en hoe we dat met welk geld gaan financieren. De programma’s doen een poging, maar als SP vinden wij ze niet voldoende. Dit komt mede door de structuur in de begroting en jaarstukken. De financiële behandeling en beleidsbehandelingen lopen dwars door elkaar heen. Hierdoor is er niet altijd een touw aan vast te knopen (Bijlage 2: Interview D.Uijl, gemeenteraadslid SP,2023) M van Woudenberg (2023) raadslid van FVD Breda, meldt dat de problemen vooral zitten in de structuur van de begroting en jaarstukken. Het beleid en de financiële cijfers staan niet altijd even goed in verband met elkaar. Welk geld is bestemd voor welk beleid, dit pas geheel begrijpelijk wanneer je een financiële achtergrond hebt.

Terwijl zo’n begroting ook ter verantwoording dient voor aan de inwoners van Breda. De leesbaarheid van producten moeten verbeterd worden. Ook voor ons als kleine partij zou dit kunnen helpen om zoveel mogelijk onderwerpen te kunnen behandelen. Dit kan gedaan worden door gebruik te maken van samenvattingen per programma. Ook vinden wij dat de visie beter vertaald kunnen worden in de begroting. Meestal wordt zo’n plan vanuit een visie beschreven, die is voor ons niet duidelijk (Bijlage 4: Interview M. van Woudenberg, fractievoorzitter FVD,2023)

L van Son (fractievoorzitter) en P. Goethart (burgerraadslid), melden het namens hun partij dat de strategie van de gemeente Breda niet te herkennen is in de stukken van de P&C control cyclus. Welke doelen zijn er gesteld en welke middelen zijn er nodig om die te bereiken. Die onduidelijkheid over bepaalde informatie is merkbaar bij veel dingen in de producten. Dit heeft voornamelijk te maken met de onlogische structuur en opbouw. Een voorbeeld is de begroting welke kosten er verbonden zijn aan welk beleid is niet altijd duidelijk. Om de stukken goed te kunnen begrijpen moet je als persoon een financiële achtergrond hebben. Hierdoor ontbreekt het in de beleidstukken enigszins aan houvast voor sturing en monitoring van verbeteringen. Verdieping zou kunnen bijdragen aan de verbetering van P&C cyclus. Bijvoorbeeld bij de indicatoren die toegepast zijn in de begroting. Die laten niet zien of bepaald beleid daadwerkelijk voor verbetering heeft gezorgd. De uitkomsten van de indicatoren zijn slechts uitkomsten van getallen zonder onderbouwing. Een voorstel is om onder die indicatoren een beschrijving te geven van de resultaten. Waarin wordt vermeld of de uitkomsten positief of negatief zijn voor de gemeente en waarom. De leesbaarheid van de stukken zou kunnen worden vergroot door meer samenhang in de stukken te brengen.

Dit zou kunnen worden bewerkstelligd door een vaste structuur aan te houden. Ook per programma een samenvatting toe te voegen zou kunnen helpen aan de leesbaarheid van de begroting en jaarstukken (Bijlage 5: Interview L. van Son, Fractievoorzitter en P. Goethart, Burgerraadslid, GroenLinks,2023) H. Janssen burgerraadslid meldt namens het CDA Breda het volgende: De leesbaarheid van de stukken is voor mensen zonder financiële achtergrond niet in zijn geheel te begrijpen. Hoe de gemeentefinanciën in elkaar steken binnen de begroting, is waar veel raadsleden geen antwoord op hebben. Niet alleen dat wekt vragen op ook de link tussen de cijfermatigheid en doelstellingen zijn vaak vatbaar voor vragen. Het is niet duidelijk in hoeverre de ingezette middelen daadwerkelijk bijdragen aan de doelstellingen. De oorzaak hiervan is voornamelijk omdat het vaak aan verantwoording ontbreekt waarom die

52

hoeveelheid ingezette middelen nodig zijn om de doelen te verwezenlijken. Wij als gemeente besteden grote bedragen uit aan uitvoeringsorganisaties, wat er precies wordt gedaan met het geld is niet altijd even duidelijk. De evaluatie vindt wel plaats bij de behandeling van de jaarrekening, echter is er tijdsdruk waardoor het evalueren niet nauwkeurig gedaan kan worden. Voor verbetering van de P&C cyclus zou een vaste structuur fijn kunnen zijn, hierin moet de opbouw per programma en per thema gelijk zijn. Het voorkomen dat er stukken tekst 2 maal instaan kan gedaan worden door het verbod van knippen en plakken. Nu is het zo bijvoorbeeld dat in de inleiding precies hetzelfde stuk tekst staat als in vervolgteksten. Dit belemmert de leesbaarheid van de stukken. Sommige onderwerpen vereisen meer diepgang dit zorgt voor meer onderbouwing. Hier kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een bijlage om te voorkomen dat de begroting nog groter wordt. Het werken met scenario’s zou een mogelijkheid kunnen zijn om grip op effecten krijgen te vergroten. Geef bijvoorbeeld drie scenario’s op die laten zien met welk bedrag je welke effecten kan laten bewerkstelligen (Bijlage 6: Interview H. Janssen Burgerraadslid CDA,2023)

R. Spit heeft in 2021 de rekenkamerbrief gepubliceerd waaruit de motie ‘grip op beleidseffecten’ is voortgekomen, wat vervolgens dit onderzoek heeft gebracht. Zij heeft namens de rekenkamer de volgende bevindingen gedaan over de P&C cyclus: Het maatschappelijke effect van het beleid binnen de producten van P&C cyclus is momenteel onduidelijk. Die onduidelijkheid komt voornamelijk door het gebrek aan concrete doelstellingen. Waarvoor doen we het? Er wordt te veel gericht op de uitvoering. Om een voorbeeld te geven: De streef is om 100.000 lanterpalen te hebben binnen de gemeente. De reden hiervoor wordt eigenlijk niet gegeven en is niet duidelijk. Je zou zeggen om de veiligheid te vergroten. Wat er nu gebeurt is dat het middel het doel voorbijgaat. De doelstellingen die er geformuleerd worden zouden voort moeten komen uit het bestuursakkoord en vervolgens vertaald worden naar de overige producten. Momenteel is de strategie en ambitie niet herkenbaar dit wordt niet goed vertaald naar het huidige beleid. Hierdoor is er sprake van weinig onderbouwing in het huidige beleid. De programma’s van de begroting lopen niet goed in elkaar over er zit weinig structuur in. De onduidelijkheid van de maatschappelijke effecten worden door vertaald naar de indicatoren die gebruikt worden binnen de gemeente Breda. De indicatoren zijn vreemd geformuleerd dit zorgt voor onduidelijkheid.

Daarnaast is het monitoren van de indicatoren iets wat amper wordt gedaan. Ruim 66% van de indicatoren worden niet volledig gemeten. Er moet veel meer gekeken worden naar de inhoud, welke vragen zijn er en wat is daarvoor nodig om het op te lossen. Op moment wordt er gekeken naar de beschikbare informatie er is om het op te lossen. Dat is de verkeerde werkwijze, de beleidsmatige regie ontbreekt (Bijlage 6 R.Split, Rekenkamer,2023)

53

1.3.2 Stadskantoor: I. Derksen is strategisch adviseur van beheer onderhoud van de openbare ruimte. Hij ontfermt zich over de beleidsmatige kant van het publiek vrij toegankelijke ruimte zoals straten, bomen en verlichting. Hij meldt het volgende over de huidige situatie omtrent de P&C cyclus van gemeente Breda: Als beleidsmedewerker ben je voornamelijk bezig met de tekstuele verantwoording van de begroting. Het is lastig om te bepalen welke beleidstukken gebruikt moeten worden voor de Planning & control producten. De voornaamste reden hiervan is het gebrek aan communicatie met de raad. Er is geen direct contact met de gemeenteraad waardoor het voor ons als beleidsmedewerkers niet duidelijk is wat er van ons verwacht wordt en welke wensen zij hebben. De wens is om makkelijker in gesprek te gaan met raadsleden over hoe stukken bijvoorbeeld beter vormgegeven kunnen worden. Meer contact momenten met raadsleden zou fijn zijn, er moet daarbij dan wel gewaakt worden dat de politieke kleur geen invloed heeft op onze beleidstukken. De laatste jaren is er gekeken naar hoe de leesbaarheid van de producten verbeterd kan worden. Echter, dit verbeterde niet altijd de kwaliteit van de stukken. Bij de verandering van de teksten zorgde ervoor dat er bepaalde belangrijke informatie uit werd geschrapt. De focust ligt nu te veel op het leesbaar maken van de stukken.

De afweging moet nog wel worden gemaakt wat zwaarder weegt de informatiewaarde of de leesbaarheid. Het gebrek aan verwachtingspatroon van de raad vertaalt zich ook naar onduidelijke doelstellingen. De doelstellingen zouden voort moeten komen uit het bestuursakkoord. Het is bij ons niet helder wat er met de onderwerpen in het bestuursakkoord bedoeld wordt. Momenteel wordt er bij het beleid alleen gefocust op het weghalen van de dissatisfiers aan de satisfiers wordt geen gehoor gegeven. Er wordt op die manier alleen gestuurd op klachten en niet op de sterke punten. De doelstelling die wij als afdeling hebben zijn hierdoor alleen interngericht en worden niet zo snel naar buiten gericht. Er vindt wel evaluatie plaats met de inwoners maar dit gebeurt te weinig. Er vindt binnen de openbare ruimte een ware transitie plaats omtrent het monitoren van de inwoners. Hierin zijn wij als afdeling nog zoekende in hoe dit het beste vormgegeven kan worden. De indicatoren ondersteunen hierop niet in de verbetering hiervan. Ze zijn vaag omschreven en zeggen over het algemeen niks over de huidige situatie binnen het domein (Bijlage 7: Mr. I. Derksen, Strategisch adviseur,2023)

J. Veuger, is hoofdafdeling financiën en is hiermee leidinggevende over de teamleiders van in totaal 4 afdelingen die 100+ FTE’s kennen. Hij meldt het volgende over de indeling van de planning& control cyclus: De start van de cyclus begint bij het opstellen van de kadernota die voortkomt uit de politieke belangen. Hierbij ontbreekt het nog aan realisme, de begroting is er omdat recht te kunnen trekken. De huidige begroting van Breda richt zich momenteel te veel op financiën. Het inhoudelijk ontbreekt nog vaak. Er zou eigenlijk veel meer gekeken moeten worden naar wat je als gemeente wilt gaan bereiken. Vanuit daar moet er worden opgemaakt welke financiële middelen nodig zijn om die doelen te kunnen behalen. Het SMART-formuleren van die doelen is iets waar we als gemeente ook tegen aanlopen. Wat willen bereiken en wat we daarvoor gaan doen is onduidelijk. Dit zorgt voor vage wollige teksten in de begroting, dat uiteindelijk wordt door vertaald naar de bestuursrapportage en de jaarrekening. Het niet SMART-formuleren van die doelstellingen heeft verschillende redenen. De begroting moet allereerst in november van in dit geval 2023 worden opgeleverd en al geformuleerd worden wat er in 2024 bereikt moet worden. Het college vindt het fijn als zaken al niet zo snel geformuleerd worden, want men kan er op afgerekend worden als die doelen niet behaald worden.

Een andere reden zijn de crisissen die wij als gemeente hebben meegemaakt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan corona, dat heeft veel gevraagd van onze ambtelijke organisatie. De

54

laatste reden die wij als gemeente hebben is dat we te veel op de dag leven, wat kijken naar toekomst moeilijk maakt. Er wordt hierdoor te weinig gestuurd wanneer er eventuele risico’s plaatsvinden. Verder worden de indicatoren niet goed gebruikt. Er heeft een verbetering plaatsgevonden, maar ze zijn nog niet voldoende. De formulering van de indicatoren is niet goed. Een aantal indicatoren zijn landelijk verplicht gesteld, voor de vergelijking met andere gemeenten. De eigen bedachte indicatoren zouden anders geopereerd moeten worden. Als gemeente zou er eerst gekeken moeten worden wat er belangrijk bevonden wordt. Vanuit daar moeten de indicatoren worden geformuleerd. De indicatoren sluiten nu niet aan op het gevoerde beleid. De redenen waarvoor de indicatoren worden gebruikt zijn onduidelijk. Dit maakt de indicatoren weinig zeggend (Bijlage 8: Interview J. Veuger Hoofd afdeling financiën,2023)

Van Gool is bestuursadviseur van burgemeester Breda, zij meldt het volgende: De laatste jaren is de leesbaarheid van de stukken flink verbeterd. Ondanks de verbetering kan het natuurlijk altijd beter. Het zijn nog steeds flinke boekwerken met +300 bladzijden, waardoor het lastig is om doorheen te komen. Er zit ook weinig samenhang tussen de producten van de P&C cyclus. Bepaalde informatie in de begroting wordt wegelaten in de jaarstukken. Dat is vreemd aangezien de stukken eigenlijk op elkaar zouden moeten doorlopen. De verbanden zouden tussen de stukken veel meer gelegd worden. Het bestuursakkoord dient bijvoorbeeld als opstart voor de doelstellingen. Het lijkt echter of het bestuursakkoord nauwelijks terugkeert in de producten. Vanuit het bestuursakkoord zou er gekeken kunnen worden waarvoor bepaalde dingen gedaan worden en waar we naartoe worden. Op deze manier worden de doelstellingen binnen deze organisatie duidelijker.

55

Bijlage 3: Interview gemeenteraadslid S. Planken VVD VVD ( S. Planken) Coördinerend beleidsadviseur: Ministerie van Financiën, lid hoofdstembureau Waterschap de Brabantse Delta & eigenaar Table d'Hôtes Cuisine. Waarom denken u en uw fractie dat er te weinig grip is op het beleid van de gemeente Breda? Ik moet zeggen dat ik niet de gehele begroting heb gelezen. De VVD is een partij met 10 zetels, daarom leest ieder raadslid bij ons vooral alleen hun eigen portefeuille. De P&C-stukken zijn de afgelopen jaren ontzettend verbeterd maar er zijn nog veel stappen te zetten om dit te verbeteren. Verbeteringen die de afgelopen jaren zijn plaatsgevonden zijn: -WWW /H-vragen: Wat gaan we doen? Wat gaat het kosten? Wanneer? Hoe? Begroting is hiermee een veel duidelijkere representatie gaan bieden van het beleid. Het is meer een beleidsbegroting geworden in plaats van alleen financieel stuk -De Leesbaarheid is verbeterd. -Indicatorendashboard is verbeterd (aantal is teruggebracht, oftewel compacter gemaakt). Ik werk zelf voor het rijk, daar zijn de indicatoren ingeperkt en dat werkt functioneler. Bepaalde kengetallen zijn geschrapt. Hoe denken u en uw fractie dat de P&C-cyclus verbeterd kan worden? Niet alle informatie en effecten hoeven in de begroting vermeld te worden.

Als raadsleden informatiebehoefte hebben kunnen ze die ook op andere manieren achterhalen, hier hoeven niet altijd standaard indicatoren voor zijn in een dashboard. De VVD is het er wel mee eens dat men meer SMART-doelstellingen moet opstellen. Het is vaak nog te onduidelijk waar geld aan wordt besteed en wat dit uiteindelijk oplevert. Het is vaak wel lastig de causaliteit te achterhalen tussen investeringen en resultaten. Bijvoorbeeld bij het meten van de effectiviteit van wegonderhoud. Wegonderhoud behoort tot een van de basistaken van een gemeente maar wat levert het nou eigenlijk op of wat was er gebeurd als het onderhoud niet of minder intensief had plaatsgevonden? Op het moment dat er geld wordt besteed aan specifieke projecten, zijn wij als VVD van mening dat hier helderdere verantwoording over moet plaatsvinden. De begroting en de verantwoording kunnen verrijkt worden als er meer met beleidsevaluaties gewerkt zal worden. Momenteel vinden er weinig beleidsevaluaties plaats. Verantwoording afleggen is een kerntaak en het is niet altijd fijn om verantwoording af te leggen over beleid dat niet doeltreffend is geweest, maar het is heel belangrijk om aan te geven waar men niet in control is. Weten waar je nog niet in control bent (zelfbewustzijn) geeft aan dat je al een belangrijke stap hebt gemaakt naar meer in control zijn.

Met wie moeten wij allemaal in gesprek gaan? Ga met alle fracties in gesprek. Goed om aan te horen hoe iedereen denkt over de begroting van Breda.

56

Bijlage 4: Interview D.Uijl gemeenteraadslid SP Bestuursadviseur bij Waterschap rivierenland. Gemeenteraadslid sinds 2014 bij Gemeente Breda en lid bij SP. Waarom denkt u dat er te weinig grip is op het beleid & wat kan er verbeterd worden? Er hebben de afgelopen jaren al veel verbeteringen plaatsgevonden omtrent de P&C stukken. Echter, er kunnen nog veel verbeteringen plaatsvinden. Zo is het indicatorendashboard de afgelopen jaren verbeterd, maar nog niet waterdicht. De effecten van het gevoerde beleid zijn nog niet goed genoeg te zien. De doelstellingen de die gemeente Breda voert zijn niet Smart geformuleerd. Het concreter maken van die beleidsdoelen is soms lastig te realiseren. Politieke spanning staat in de weg, concrete beleidsdoelen zijn vaak niet realiseerbaar als coalities tegengestelde belangen hebben. Hoe denken u en uw fractie dat de P&C-cyclus verbeterd kan worden? Zoals ik net aangaf is het smarter maken van de doelstellingen iets wat voor verbetering kan gaan zorgen. Het concreet maken geeft meer verklaring. Alleen is dit politiek gezien niet altijd wenselijk. Ondanks dat de indicatoren verbeterd zijn is het niet altijd duidelijk. Wat zegt zo’n indicator nou eigenlijk? Het mag wat mij betreft beter onderbouwd worden, wat zijn bijvoorbeeld de gevolgen van zo’n indicator? Analyses, ontwikkelingen zeggen vaak veel meer bij het meten en aantonen van de effecten.

Verder bij het verbeteren denk aan de verbetering van de thema’s, verdieping en planning m.a.w. ‘beleid hebben we en willen we vaststellen zodat we het geld dat we begroot hebben ook gaan uitgeven op een juiste manier’. De programma’s doen een poging om te laten zien wat er gedaan wordt, maar SP vindt dat ze niet voldoende duidelijkheid geven naar verwachting. De structuur van de begroting en jaarstukken is naar mijn idee niet altijd even goed. De financiële behandeling en beleidsbehandeling lopen dwars door elkaar heen in de meeste stukken, dit heeft voor- en nadelen. Zijn er nog bijzonderheden waar wij rekening mee moeten houden? Ga met alle fracties in gesprek en breng alle behoeften duidelijk in kaart. Hou rekening met de verschillende belangen die botsten. Begroting en beleid staan soms tegen elkaar, en de begroting moet meer aangehouden worden.

57

Bijlage 5: Interview P. Smans gemeenteraadslid D66 Waarom denken u en uw fractie dat er te weinig grip is op het beleid van de gemeente Breda? Het doornemen van de begroting wordt door veel fractiegenoten binnen onze partij als lastig ervaren. Zoals ik het zelf zie, komen alleen mensen met een financiële achtergrond door de begroting heen. Dit is dan natuurlijk al het punt waar het misgaat. De stukken worden als zo onduidelijk ervaren dat mijn partijgenoten het lastig vinden om vragen te stellen over de financiële stukken of er kritisch op zijn. Het zorgt binnen de raad, denk ik, voor onnodig veel technische vragen tijdens het behandelen van de begroting. Daarnaast staat de informatie binnen de stukken zo verspreid. Kijk bijvoorbeeld naar de jaarrekening, het wordt daarin niet duidelijk vermeld wat daar wel en niet gedaan wordt. Hierdoor kan er niet geoordeeld worden over wat er ontbreekt of niet gelukt is. Andere producten van de P&C cyclus moeten daarvoor bij geraapt worden om tot een duidelijk oordeel te komen. De matige structuur van de begroting is iets waar de gemeente mee kampt. Dit kan worden verbeterd. Hoe denken u en uw fractie dat de P&C-cyclus verbeterd kan worden? Wij gaan gebruik maken van een informatiemarkt voor de jaarrekening. Ik weet niet hoe het precies wordt ingedeeld, maar de bedoeling is om gebruik te maken van thematafels.

Daar zullen dan ambtenaren staan waar raadsleden mee in gesprek kunnen gaan over bepaald beleid. Dit zorgt voor extra beeldvorming. Ik had het net al over de structuur, maar er moet daarbij veel meer aansluiting gevonden worden op het coalitieakkoord. Misschien ook stoppen met de huidige 5 programma’s die we nu zo hebben vormgegeven en kijken naar andere opties. Alles van 1 thema of product bij elkaar doen. Bijvoorbeeld doel/indicatoren> Wat gaan we ervoor doen? Hoeveel geld hebben we er aan uitgegeven (waarom meer/minder dan voorgaande jaren)? en hebben we de doelen wel of niet gehaald? De gemeenteraad bepaalt ook de indeling van bijvoorbeeld de begroting. Ik denk dat de laatste keer dat daar iets aan veranderd is meer dan 15 jaar geleden is. Hoe dat precies zit moeten jullie aan de griffie vragen. Ook het kijken naar de indicatoren is aan te raden. Als raad hebben wij 100 indicatoren vastgesteld die van belang zijn. Maar dit laat niet zien of het aansluit aan de doelen die zijn gesteld en de middelen die zijn uitgegeven wel doelmatig en doeltreffend zijn geweest. Kijk naar de benchmark van Nederland: hoe scoren andere op landelijk verplichte indicatoren. Waar mogelijk kunnen jullie ook kijken naar de appreciatie vanuit het veld de stakeholders. Hoe ervaren zij bijvoorbeeld bepaalde dingen. Iemand uit mijn partij stelde voor om te kijken naar scenario’s en keuzes voorleggen.

Dit hebben wij bijvoorbeeld als gemeente gedaan in de klimaatbegroting. Daarin worden 3 scenario’s weergegeven: Doel is om 55% CO2 reductie te halen in 2030. Er wordt laten zien wanneer we het wel halen en wanneer we het niet halen. Je ziet hierbij duidelijk de middelen die nodig zijn om de doelen te halen. Bijvoorbeeld ook scenario’s voor de financiële positie. In het thema kapitaalgoederen kan zich dit vertalen in bepaald onderhoudsniveau en kost dit x bedrag. Met wie moeten wij allemaal in gesprek gaan? Stakeholders van je gekozen thema. Ook zou ik, als ik jullie was, eens aan René Wiersma vragen wie er betrokken is bij de introductie van nieuwe raadsleden, het gaat over de persoon die kennissessie/introductie op financiën heeft gedaan. Deze persoon kwam met goede tips over de indeling van de jaarstukken. Voor jullie onderzoek kan dit bruikbaar zijn.

58

Bijlage 6: Interview M. van Woudenberg Fractievoorzitter FVD Waarom denken u en uw fractie dat er te weinig grip is op het beleid van de gemeente Breda? Onze partij zit pas sinds vorig jaar in de raad, hierdoor kan ik je niet vertellen hoe onze ervaring ermee is. Kijkend naar het coalitieakkoord en de begroting die vorig jaar is opgesteld, ervaart onze partij zeker wat knelpunten. De zaken in de begroting vinden wij niet altijd even duidelijk van elkaar gescheiden. Als voorbeeld het beleid en de daarbij horende financiële cijfers staan niet duidelijk in verband. Welk geld voor welk beleid bestemd is bijvoorbeeld. Je moet echt een financiële achtergrond hebben wil je het een beetje kunnen begrijpen. Hoe denken u en uw fractie dat de P&C-cyclus verbeterd kan worden? Zoals ik al aangaf kan ik je niet precies vertellen hoe ik het meten van de beleidseffecten vind gaan, omdat ik daar niet lang genoeg voor zit. Wij als partij vinden dat de leesbaarheid van de begroting verbeterd mag worden. Het leest moeilijk en je komt er hierdoor niet snel genoeg doorheen. Voor een kleine partij als ons zorgt dit voor moeilijkheden, omdat wij gezien de tijdsdruk dan niet alles kunnen behandelen. Het zou fijn zijn als er een samenvattend hoofdstuk wordt toegevoegd waarin per thema de belangrijkste kernpunten worden beschreven.

Verder vinden mijn partij en ik dat de rode draad in de begroting ontbreekt. Meestal wordt zo’n plan beschreven vanuit een visie. Dit is mij bij de gemeente Breda niet echt duidelijk. Als je per hoofdstuk leest wordt er per inleiding wel beschreven wat er gedaan wordt, maar niet waar het op gebaseerd wordt. Verder vinden wij dat er meer tijd beschikbaar gesteld moet worden voor het lezen van de begroting. Wij hebben nu slechts een aantal dagen om de begroting te bestuderen. Dit is vrij kort om gerichte vragen te kunnen stellen over bepaalde punten in de begroting. Graag willen wij hier langer de tijd voor hebben, de kwaliteit van de stukken zou hierdoor ook omhooggaan.

59

Bijlage 7: Interview L. van Son (Fractievoorzitter) en P. Goethart (Burgerraadslid) GroenLinks L. van Son Werknemer adviesbureau Twynstra Gudde P. Goethart (Burgerraadslid): Adviseur bij gemeente Utrecht Waarom denken u en uw fractie dat er te weinig grip is op het beleid van de gemeente Breda? Wij als partij merken dat de strategie van de gemeente Breda niet te herkennen is in de stukken van de P&C cyclus. Wat willen we als gemeente doen? en wat is daar voor nodig? Dit mag echt wat duidelijker vertaald worden. Verder vinden wij de structuur en opbouw onlogisch. Alles staat door elkaar, en veel informatie is moeilijk vindbaar. Neem bijvoorbeeld de begroting, welke kosten er nou bij welk beleid gemaakt worden is niet in een oogopslag te lezen. Verre van dat, het kost echt de nodige tijd om de stukken te begrijpen. Veel raadsleden komen door deze moeite niet door de stukken heen. Dit zorgt ervoor dat er tijdens de behandeling van de begroting heel veel technische vragen worden gesteld door de raadsleden. De beleidsstukken geven hiervoor niet altijd houvast voor sturing en monitoring en leiden daarmee niet altijd tot goede gesprekken. Goethart: Niet alleen bij de gemeente Breda is dit een probleem. Zelf werk ik bij de gemeente Utrecht en daar worden ook vergelijkbare problemen ervaren met het sturen en verantwoorden op beleidstukken.

De gemeente is hierin al wat verder in hun onderzoek er zijn al verbeterstukken gestuurd en behandeld in de raad. Ik zou jullie nog wel wat bestanden sturen van de gemeente Utrecht die bruikbaar kunnen zijn voor jullie onderzoek.

Hoe denken u en uw fractie dat de P&C-cyclus verbeterd kan worden? Allereerst vinden wij dat er meer verdieping mag komen bij de gestelde indicatoren in de stukken. Er staan bijvoorbeeld indicatoren in de begroting die zijn getoetst (lang niet altijd), maar wat zegt zo’n cijfer nou? Het laat lang niet altijd zien of het bepaald beleid nou daadwerkelijk voor verbeteringen heeft gezorgd. Daarom vinden wij als partij dat de indicatoren meer onderbouwing nodig hebben. Onder elke indicator kan bijvoorbeeld een omschrijving staan wat de huidige situatie is omtrent het beleid. Bijvoorbeeld bepaalde ‘experts’ aan het woord laten die een beeld schetsten wat de huidige situatie momenteel is. Verder vinden wij dat een verbetering van de samenhang in de stukken bij zou kunnen dragen aan de leesbaarheid. De begroting lijkt nu bijvoorbeeld allemaal los van elkaar te staan. Door de stukken beter op elkaar te laten aansluiten zou het soepeler te lezen zijn. Zoals eerder aangegeven moet er duidelijker in de stukken beschreven worden welke ingezette middelen, welke resultaten halen (doelmatigheid en doeltreffendheid). Door deze manier wordt het duidelijker of juiste dingen worden gedaan voor de bepaalde effecten. Een samenvatting per programma zou ook moeten bijdragen aan de verduidelijking. Het scheelt bij het herlezen er bijvoorbeeld van dat je niet het gehele hoofdstuk door moet.

Met wie moeten wij allemaal in gesprek gaan? Misschien kijken naar andere gemeenten. Analyseer bijvoorbeeld hoe zij bijvoorbeeld de P&C cyclus hanteren. Misschien kan je daar nog goede stukken uithalen.

60

Bijlage 7: interview H. Janssen Burgerraadslid CDA Waarom denken u en uw fractie dat er te weinig grip is op het beleid van de gemeente Breda? De leesbaarheid van de stukken is binnen onze partij voor velen te lastig om in zijn geheel te begrijpen. Zelf zit ik meer dan 8 jaar in de raad en heb een financiële achtergrond, dat helpt wel. Dus het komt erop neer dat het voor ervaren lezers/gebruikers is de samenhang makkelijk te vinden, in hoofdlijnen zijn de jaarcijfers goed opgenomen maar als je niet weet hoe de gemeentefinanciën in elkaar zitten is de begroting moeilijk leesbaar. Een paar jaar geleden is er gekozen om het beleid in 5 thema’s in te delen, dit heeft wel bijgedragen aan de leesbaarheid. Als raad doen wij aan omgekeerd boekhouden dit houdt in dat *Gemeenteraad doet omgekeerd boekhouden (Budgetrecht). (budget -/- kosten) Verder is de link tussen cijfermatigheid en doelstellingen vaak vatbaar voor vragen. Het is niet duidelijk in hoeverre de ingezette middelen daadwerkelijk bijdragen aan de doelstellingen. Het ontbreekt hier vaak aan verantwoording waarom die ingezette middelen nodig zijn om de doelen te verwezenlijken. Als gemeente besteden wij redelijk grote geldbedragen uit aan uitvoeringsorganisaties. Het ontbreekt bij die uitgaven gedurende het jaar veel aan evaluatie.

We weten als gemeente niet altijd even goed waar het geld precies aan besteed wordt binnen de organisatie. Die controle zouden wij graag wel meer willen hebben. Bij de behandeling van de jaarrekening wordt er wel geëvalueerd maar het tijdsbestek is te klein dat er te weinig tijd is om de evaluatie voldoende te laten plaatsvinden. Dit jaar wordt er voor het eerst een informatiemarkt georganiseerd. Tijdens deze markt kunnen raadsleden aan ambtenaren technische vragen stellen. Zo wordt voorkomen dat dit gebeurt tijdens de behandeling van de jaarrekening. Vorig jaar waren er meer dan 300 technische vragen exclusief subvragen. Dat is veel te veel om fatsoenlijk te kunnen behandelen. Hoe denken u en uw fractie dat de P&C-cyclus verbeterd kan worden? De opbouw van de begroting aanpassen zou eventueel voor verbetering kunnen zorgen. Een vaste structuur zou hierin fijn zijn, waarbij de opbouw per programma en per thema gelijk moet zijn. Het verbieden van knippen en plakken in de stukken zorgt voor kwaliteitsverbetering. Nu is het zo dat sommige teksten er gewoon twee en soms wel drie keer instaat. Dan lees je erover in de inleiding en later staat precies dezelfde tekst in de beschrijving van beleid. Dat lijkt mij toch onnodig. Bepaalde onderwerpen hebben meer diepgang nodig, daar mag meer over geschreven worden.

Om te voorkomen dat de begroting nog groter is, kan je bijvoorbeeld kiezen om gebruik te maken van bijlage. Die staat dus los van bijvoorbeeld de begroting maar er wordt dan dieper ingegaan om onderwerpen. Verder hebben we het er weleens eerder over gehad maar het indicatorendashboard. Ik geloof in de indicatoren mits ze wel meerdere jaren gevolgd worden om de trends te herkennen. Het is een systeem dat je los kunt zien en waar de effecten duidelijk van zijn. Werken met scenario’s zou een mogelijkheid kunnen zijn. Geef bijvoorbeeld drie scenario’s op die laten zien met welk bedrag je welke effecten kan laten bewerkstelligen. Kanttekening hierbij is wel dat het meten daarvan veel tijd kost, het stadskantoor moet het hier wel mee eens zijn. Met wie moeten wij allemaal in gesprek gaan? Joost Veuger is iemand die ik aanraad vanuit het stadskantoor. Hij is hoofd van financiën, ik denk dat hij graag met jullie in gesprek wil gaan. Over dit onderwerp Verder eventueel met de wethouder van financiën, maar dat moet je maar even met René overleggen of zij bruikbaar is voor het vervolg van jullie onderzoek.

61

Bijlage 8: Interview R. Split, Rekenkamer Hoe denken jullie als Rekenkamer over de huidige P&C cyclus? Zoals jullie weten is het onderzoek van jullie voortgekomen uit de motie van de oppositiepartijen naar aanleiding van de rekenkamerbrief uit 2021. Daarin hebben jullie al het een en ander kunnen lezen over de bevindingen van de Rekenkamer. Voornamelijk ervaar ik dat het beleid dat gevoerd wordt binnen de begrotingen en jaarverslagen niet duidelijk is. Wat streef je als gemeente nou na? Het maatschappelijk effect van het beleid is niet duidelijk, welke concrete doelstellingen heeft de gemeente precies? Die effecten zijn voornamelijk niet duidelijk vanwege het gebrek aan evaluatie. Dit gebeurt naar mijn idee te weinig. Waar dit aan ligt? Weet ik eigenlijk niet. Voorheen heb ik in Den Bosch gewerkt, daar gebeurde dit veel meer waardoor het gevoerde beleid beter onderbouwd werd. Ook de ambities van de stad worden niet doorgevoerd in de producten van de P&C cyclus, terwijl die eigenlijk de basis vormen van het beleid. Alle programma’s zouden veel meer in elkaar moeten overlopen, kijk bijvoorbeeld naar Den Bosch, zij bundelen de programma’s veel meer. Het bestuursakkoord zou de basis moeten vormen. Het indicatorendashboard is ook iets waar wij als rekenkamer niet tevreden over zijn. Allereerst zijn er veel raar geformuleerd en dat zorgt voor onduidelijkheid.

Wat is de reden dat we die indicator gebruiken om het te meten? Ik heb het aantal niet ingevulde indicatoren zitten turven en ruim 66% is niet tot nauwelijks gemeten. Dit is behoorlijk veel te noemen, mocht het niet mogelijk zijn om ze te meten (Ben wel benieuwd waarom dat zo is) zet ze dan in de bijlage de leesbaarheid wordt hiermee vergroot. Hoe denken jullie hoe de P&C cyclus verbeterd kan worden? Zoals ik net al aangaf moet het maatschappelijke effect duidelijker worden. Waarvoor doen we het? Momenteel wordt er te veel gericht op de uitvoering. De streef is bijvoorbeeld 100.000 lantaarnpalen te hebben, maar wat is nou eigenlijk de reden van die lantaarnpalen? Een reden is de veiligheid vergroten. Wat er nu veel gebeurd is dat het middel het doel voorbijgaat. Dat is niet de bedoeling. In Den Bosch is er op een gegeven moment met de beleidsmedewerkers om de tafel gezeten. Daar is gesproken waar het eigenlijk voor gedaan wordt, de doelstellingen van de gemeente worden hierdoor duidelijker. Er is toen gekeken vanuit de inhoud, welke vragen er zijn en wat daarvoor nodig is om het op te lossen. Voorheen werd er alleen gekeken naar welke informatie er is om het op te lossen. Dat is een verkeerde werkwijze, de beleidsmatige regie ontbreekt. Ik wil graag met jullie kijken hoe wij de indicatoren kunnen verbeteren om ze bruikbaarder te maken.

Een paar jaar geleden is er aan mij door de raad al gevraagd om te kijken naar de indicatoren. Zij miste namelijk het overzicht. Toen ben ik een aantal jaar lang die indicatoren jaarlijks gaan volgen. Hierbij heb ik gekeken welke factoren bij hebben bijgedragen aan eventuele veranderingen. Dit gebeurt momenteel te weinig, de indicatoren laten niet zien wat daadwerkelijk de maatschappelijke effecten zijn. Ik raad aan dat jullie dit bijvoorbeeld gaan doen bij het programma kapitaalgoederen. Kijk naar de begroting van de afgelopen paar jaar. Wat valt je hieraan op?, welke veranderingen hebben er bijvoorbeeld plaatsgevonden?, wordt er telkens dezelfde informatie gebruikt? Ik denk dat jullie hier veel uit kunnen halen voor het vervolg van jullie onderzoek. Verder ervaren wij dat de tijd om de begroting en jaarstukken te lezen te krap is. Dit hebben wij ook aangegeven in onze aanbevelingen. Geef de raadsleden meer tijd, want die tijd is er vaak echt wel. Er moet aan de regels gehouden worden en er is een termijn voor wanneer het product geleverd moet worden. Echter, vorig jaar was er ook nog een extra over die niet gebruikt is.

62

Bijlage 9: Interview I. Derksen, Strategisch adviseur Wat is uw functie bij de gemeente Breda? Ik ben strategisch adviseur, ik doe onderzoek naar de openbare ruimte. Dat is redelijk breed, het is een geheel van alle publiek toegankelijke ruimte zoals straten, bomen en verlichting. Ik zit hierin aan de beleidsmatige kant, hoe er aan de kwaliteit voldaan kan worden en de doelstellingen bereikt worden. Wat is uw ervaring met de P&C cyclus? Ook krijgen wij binnen het stadskantoor te maken met de producten uit de P&C cyclus. De begroting dient uiteraard als verantwoording voor wat er de afgelopen tijd is gedaan. Ik doe de tekstuele verantwoording (Beleidsmatige) met de andere beleidsmedewerkers. De beleidsstukken van ons worden bij elkaar gebracht, de managers van Grijs, Groen en Blauw leveren uiteindelijk de stukken voor de begroting. Zij coördineren opdrachten als projectbeheerders. Samen zorgen wij ervoor dat de begroting inhoudelijk in orde is en zo concreet mogelijk gemaakt wordt. Wij ervaren dat het lastig is om te bepalen welke stukken erin moeten. Dit komt mede doordat er geen contact is met de raad, waardoor wij niet weten wat ze van ons verwachten en welke wensen zij hebben. Daar zit ook ons knelpunt dat wij ervaren omtrent de P&C cyclus. Er is geen contact met de raad.

Onze vraag is dan ook hoe wij als strategisch adviseur betere connecties met de gemeenteraad kunnen krijgen? Het zou fijn zijn om met raadsleden te sparren over hoe de stukken het beste vormgegeven kunnen worden. Het meenemen van een gemeenteraad in de inhoud is lastig, alleen wanneer het op de agenda wordt geplaatst tijdens de raadsvergaderingen. Hier hebben wij alleen geen invloed op. Er is binnen de P&C cyclus momenteel geen systeem om overleg te voeren met de gemeenteraad over hoe iets verantwoord moet worden. Meer contactmomenten met de raad zou fijn zijn, alleen zit hier wel een kanttekening aan. Er moet voorkomen worden dat de politieke voorkeuren invloed gaan hebben op onze besluitvorming in de stukken. Er zijn gesprekken geweest met de griffie hoe dit eventueel verbeterd kan worden. Het idee is dat de raadsleden onderwerpen kunnen volgen waarin wij als dagelijks bestuur mee bezig zijn. Per periode krijgen zij dan een update over wat de huidige situatie is en men kan eventueel in gesprek gaan met beleidsmedewerkers. De laatste jaren de wens geweest om de leesbaarheid te vergroten, alleen verbetert dit niet altijd de kwaliteit van de stukken. Er is geprobeerd om met een externe schrijver de leesbaarheid en de samenhang van de stukken te verbeteren. Echter, werden er hierdoor stukken uitgelaten die belangrijk zijn van ons domein.