Onderzoek RKB rolinvulling raad en college-Bijlage 1 rapport Goed bestuur door goede rolinvulling (1335144)

3.3 Afspraken verbetersuggestie 3 ‘Informatieverkeer tussen raad en college’

Bij deze verbetersuggestie gaat het vooral om het maken van afspraken over het gebruik van de te hanteren instrumenten voor het informatieverkeer tussen de raad en het college. Daarbij is ook uitdrukkelijk verwezen naar het relatief weinig gebruikte instrument als startnotities. Op deze verbetersuggestie is als volgt ingespeeld: De raad heeft bij het onderzoek naar de kerntakendiscussie aan de RK gevraagd om expliciet aandacht te besteden aan het instrument bestuursopdracht. Daar is in het eindrapport26 ook nadrukkelijk op ingegaan. Een bestuursopdracht kan worden gezien als een door de raad (of het college) vastgestelde startnotitie. Het daadwerkelijk werken met bestuursopdrachten moet echter nog vorm krijgen. Ook is de raad vanuit de griffie expliciet geïnformeerd over op welke wijze informatie wordt gedeeld.27 De informatievoorziening vanuit de griffie wordt als volgt ingevuld: 26 Rekenkamercommissie Boxtel (2022). Operatie mislukt, maar de patiënt leeft – Evaluatie-onderzoek naar de

kerntakendiscussie in de gemeente Boxtel. 27 In de vorm van een memo uit januari 2023.

22

 Iedere donderdag een weekbrief per e-mail  Dagelijkse post met lijst van ingekomen stukken en berichten (lijst ingekomen stukken komen op de raadsagenda, berichten voor de raad worden donderdag verspreid)  Tussentijdse berichten die direct naar de raad of de steunfracties gaan per e-mail  Schriftelijke vragen gaan via iBabs, beantwoording schriftelijke vragen gaan via weekbrief  Raadsinformatiebrief met link in de weekbrief  Presentaties bijeenkomsten komen op iBabs  Technische vragen bij een raadsvoorstel gaan via iBabs, technische vragen die niet bij een raadsvoorstel horen worden direct aan de vragensteller beantwoord  Vragen en beantwoording naar aanleiding van de lijst ingezonden stukken gaat via het college binnen twee weken naar de griffie en dan naar de raad en de pers  Persbericht met een link in de weekbrief Voorts zijn er door de raad en het college werkafspraken gemaakt over de inrichting van het vragenhalfuurtje, schriftelijke vragen en moties/amendementen (zie onder andere de RvO uit 2018), de registratie in de LTA, in iBabs en in het zaaksysteem. Ook technische vragen hebben een procedure. De griffie bewaakt termijnen voor de beantwoording. Momenteel worden procedures door de gemeentesecretaris tegen het licht gehouden om uniformering in de werkwijze Boxtel en Sint-Michielsgestel te bevorderen.

In het presidium is regelmatig gesproken over de inzet van schriftelijke en technische vragen. De raad vroeg om beantwoordingstermijnen beter te respecteren, het college vroeg om terughoudende inzet van raadsinstrumenten gelet op de ambtelijke capaciteit die dit vraagt. Zoals eerder is aangegeven is er een advies uitgebracht door de raadswerkgroep ‘Doorwerking’ om concreet handelingsperspectief te kunnen geven ten aanzien van rekenkameraanbevelingen. Een aantal van de adviezen zijn specifiek gericht op het informatieverkeer28. Tenslotte wordt in dit verband ook gewezen op ondernomen initiatieven in verband met de versterking van de rol van de raad met betrekking tot de regionale samenwerking. In juli 2022 is de Wet gemeenschappelijke regelingen (vanaf nu: Wgr) uitgebreid met een instrumentarium om meer grip en invloed van raden op de regionale samenwerkingsverbanden mogelijk te maken. Door de gezamenlijke griffiers van Noordoost-Brabant is een advies gegeven.

Dit betreft: Geen regionale adviescommissie instellen, in de eerstkomende wijziging van een regeling op te nemen dat het proces rondom de kadernota en meerjarenbeleidsprogramma via een zienswijze procedure verloopt, met de samenwerkingsverbanden afspraken maken op welke wijze invulling gegeven gaat worden aan de actieve informatieplicht aan de raad en om te kijken of de passieve informatieplicht aan de raad beter kan worden ingevuld. Ook wordt in dit verband verwezen naar de Lokale Regiotafel. Door de raadswerkgroep AFC-NOB, die is ingesteld naar aanleiding van het Rekenkamerrapport over Agrifood Capital, is in 2019 geadviseerd 28

Dit zijn: Het college geeft in vervolg per rekenkameraanbeveling aan of, hoe en wanneer er opvolging aan zal worden gegeven en de raad gaat expliciet in op de reactie van het college omtrent de opvolging. Het college bereidt eens per jaar een raadsvoorstel over de doorwerking van aanbevelingen en het college organiseert met de griffie en de Rekenkamer eens per twee jaar een doorwerkingsavond met het doel inzicht te krijgen in de uitvoering van de aanbevelingen. Het college benoemt in raads- en collegevoorstellen de ambtelijke capaciteiten middelen (middelentoets) die nodig is voor de ambities. De ambtelijke organisatie organiseert een slimmer en beter proces zodat de raad de juiste informatie heeft om als raad haar sturende en controlerende rol te kunnen pakken.

23

om onderwerpen die op de regionale agenda’s staan, binnen de gemeente tijdig te bespreken, zodat de geluiden vanuit de raad meegenomen kunnen worden door de vertegenwoordigers van het college in de regionale overleggen. In de praktijk blijkt het werken met de Lokale Regiotafel weerbarstig. Dit hangt samen met de belangstelling van raadsleden, het abstractieniveau van de regionale agenda’s en het weinig inzichtelijk zijn wat een en ander voor Boxtel betekent. Daarom is met het college en het presidium gekeken naar een nieuwe opzet en inrichting van de Lokale Regiotafel. Het presidium heeft in mei 2023 ingestemd met de vernieuwde opzet waarbij o.a. gekozen is voor een vaste samenstelling vanuit de gemeenteraad en het afvaardigen van 1 collegelid als representant om het gesprek met de raadsleden te voeren.

3.4 Afspraken verbetersuggestie 4 ‘Externe oriëntatie’

Deze verbetersuggestie is gericht op de externe oriëntatie; meer ‘van buiten naar binnen’ werken. Daarbij is vooral aandacht gevraagd voor een goede borging daarvan in het dagelijks handelen van de raad en het college. Hiervoor zijn de volgende stappen gezet: In 2014 heeft de raad de notitie ‘Kaders voor burgerparticipatie’ vastgesteld. Bij de evaluatie hiervan in 2015 heeft de RK richting de raad erop gewezen om tot een duidelijke positiebepaling te komen hoe je in de huidige netwerksamenleving als gemeente met de inbreng van inwoners en organisaties om wilt gaan, zowel bij de beleidsbepaling als bij de uitvoering. Het bieden van ruimte aan de samenleving heeft voor de raad ook duidelijk consequenties, zowel op de inhoudelijke beleidsbepaling (ruimte geven) als de inrichting van het totale proces van beleidsvorming. Richting het college en de ambtelijke organisatie is geadviseerd om in het begin van het proces expliciet in te gaan op de verwachtingen van de verschillende betrokkenen, de duidelijkheid van het speelveld met randvoorwaarden aan te geven en tijdens het proces de verschillende belangen zichtbaar te maken. Anno 2023 is gewerkt aan een nieuwe Nota Burgerparticipatie. In januari 2023 is hier een informatieavond voor de raad over georganiseerd.

Doelen waren om een toelichting te geven op het te ontwikkelen participatiebeleid en aan de hand van stellingen in gesprek te gaan met de raad over participatie. De nieuwe Nota Burgerparticipatie ‘Participatiebeleid’ is op 23 oktober door de raad vastgesteld. Ook is vanuit enkele fracties het initiatief genomen om een introductie van een burgerberaad in Boxtel te verkennen. In maart 2023 is daarover een avond met inwoners en andere belangstellenden georganiseerd om informatie op te halen over de wenselijkheid en de vormen van een burgerberaad.

3.5 Afspraken verbetersuggestie 5 ‘Kwaliteit van de raadsvoorstellen’

Deze verbetersuggestie gaat om de kwaliteit van de raadsvoorstellen. Daarbij is gepleit voor een goede aanhaking van het voorstel op de strategische visie, het scherper belichten van de context van het onderwerp, de helderheid van de probleemanalyse en het in beeld brengen van belangen en alternatieve oplossingsrichtingen. Het gaat hierbij om het volgende: Over de kwaliteit van de raadsvoorstellen is in 2015 door het college een memo opgesteld. In dit memo is ingegaan op tal van suggesties om de raadsvoorstellen te verbeteren. Bijvoorbeeld:  Is het onderwerp daadwerkelijk ‘des raads’;  Beknoptheid in voorstel en werken met bijlagen;  Context bij het onderwerp benoemen, zoals historie, aanhaking strategische visie, coalitieakkoord, e.d.;  Momenten van terugkoppeling over uitvoering en evaluatie aangeven;  Financiële onderbouwing.

24

Ook zijn in dit kader trainingen georganiseerd voor de ambtelijke organisatie. Daarnaast is het format voor raadsvoorstellen tussentijds aangepast, ook naar aanleiding van de samenwerking met SintMichielsgestel binnen MGD.

3.6 Afspraken verbetersuggestie 6 ‘De vergaderpraktijk’

Deze verbetersuggestie is gericht op het ervaring opdoen met het zogenaamde BOB vergadermodel (d.w.z. Beeldvorming, Oordeelsvorming, Besluitvorming). Vooral wordt een oproep gedaan om deze wijze van vergaderen periodiek te reflecteren en te evalueren. Het volgende is hiertoe ondernomen: In 2014 is de notitie ‘Vergaderen met BOB – Een nieuwe werkwijze voor de gemeenteraad Boxtel’ door de raad vastgesteld, gericht op verbeteringen ten opzichte van het dan geldende vergadersysteem. Het nieuwe vergadersysteem bevat het volgende:  In het voorgestelde vergadersysteem wordt de raad ‘meegenomen’ in de ontwikkeling van beleid.  Inwoners van Boxtel, al dan niet georganiseerd in advies- of belangengroepen, kunnen eerder in het beleidsproces en in direct contact met de raad hun standpunt naar voren brengen.  Door het proces van beeldvorming en oordeelsvorming beter te scheiden, kunnen beide fasen meer uitgediept worden.  Door afschaffing van de commissies wordt een efficiëntieslag gemaakt. Dit vermindert de tijd die besteed wordt aan vergaderingen en maakt het debat levendiger. In 2017 heeft de griffie een evaluatie uitgevoerd over deze wijze van vergaderen. Middels een enquête onder de raadsleden en een evaluatie door de agendacommissie over de beeldvormende avonden. In zijn algemeenheid is toen geconcludeerd dat de raad overwegend positief is.

Er worden echter ook een aantal kritische kanttekeningen gemaakt. Bepaalde zaken zijn zeker voor verbetering vatbaar. Er zijn vele verbetersuggesties gegeven29. De raad is hiervan met een memo in oktober 2017 op de hoogte gesteld. In 2017 en 2018 zijn er gesprekken met de raad en het college geweest over de bestuurscultuur waarbij o.a. over het vergadersysteem is gesproken. Dit heeft in mei 2019 geleid tot het ‘Levend werkdocument naar een nog betere samenwerking’. Een van de acties daaruit was het formeren van een raadswerkgroep vergadersysteem om het huidige BOB vergadermodel te optimaliseren. De raadswerkgroep heeft daarbij de volgende aandachtspunten meegekregen: de rol van de insprekers, de rol van de steunfractieleden, de beeldvormende bijeenkomsten, de behoefte aan een debattraining, het aantal raadsbijeenkomsten en de raadsagenda. De uitwerking en opvolging ligt vanaf het vaststellen van het raadsvoorstel door de raad (op 7 juli 2020), bij de driehoek (burgemeester, gemeentesecretaris en griffier) en het presidium. In samenspraak met de griffie gaan zij aan de slag met de verdere uitwerking. In 2020 is het BOB vergadermodel 2.0 als pilot geïntroduceerd om in een later stadium, voor definitieve vaststelling, na te gaan of de gestelde doelen ook gehaald werden. Deze nieuwe werkwijze is in 2022 geëvalueerd door de raadswerkgroep ‘Evaluatie Vergadersysteem’.

Ervaringen zijn daarbij opgehaald bij raadsleden, steunfractieleden, collegeleden en de griffie. Hierover is een memo richting het presidium verstuurd op in november 2022. Dit memo bevatte de doelen van het nieuwe vergadersysteem en de adviezen vanuit de raadswerkgroep. Er waren meerdere doelen gesteld: 1. Het presidium wil zelf meer sturing geven aan het moment van agenderen van raadsvoorstellen;

29

Zie document Memo ‘Evaluatie BOB vergadersysteem’ (5 oktober 2017).

25

2. De raadsleden ervaren tijdsdruk. Het aantal raadsbijeenkomsten en de duur ervan dienen naar beneden te worden bijgesteld; 3. Burgerparticipatie verdient een prominente plek in de beeldvorming. De verbinding met inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties en raad verder optimaliseren; 4. Interactie tussen insprekers en raad moet verbeterd worden; 5. Er is behoefte aan handvaten om beter te debatteren; 6. De rol van de steunfractieleden dient te worden vergroot. Deelnemers waren het eens over:  Overleg presidium (week 1): Dit overleg verloopt naar wens, met uitzondering van twee zaken; planning Q4 vaststellen + ja/nee agendacommissie en agendapunt ‘vergadercultuur’ handhaven.  Reserve avond (week 2): Meerderheid eens met invulling van de avond. Suggesties; interactie, deelname door alle politieke partijen, af en toe een vrije avond, op locatie, verkrijgen van juiste informatie.  In-gespreksavond (week 3): Meerderheid eens met opzet. Suggesties zijn:  Informatieve presentatie: incidenteel oprekken van de tijdsduur van de ‘informatieve presentatie’ is geen probleem maar moet niet structureel worden. Het is aan het presidium om hier goed naar te blijven kijken.  Informatiemarkt: Deze verloopt naar wens. Wel wordt benadrukt dat het de bedoeling is dat er per beurt maar 1 vraag wordt gesteld.

Het is aan de ambtenaren maar ook aan de raad/steunfractieleden zelf hier op te blijven letten. Het is daarnaast geen probleem als gestelde vragen soms verder gaan dan het raadsvoorstel zelf. Er moet wel voor gewaakt worden dat iedereen zijn/haar vragen kan stellen welke rechtstreeks over het raadsvoorstel gaan.  Gesprekstafel: De overgrote meerderheid wil het aantal spreekminuten (2 minuten) en het aantal insprekers (4 per raadsvoorstel) niet uitbreiden. Daarnaast vinden de bevraagden dat iedereen voldoende in de gelegenheid wordt gesteld om mee te praten aan de Gesprekstafel. Over het algemeen is iedereen ook tevreden over het voorzitterschap. Tevens is aangegeven dat het prettig is als ambtenaren aanwezig zijn bij dit onderdeel van de avond om evt. overgebleven technische vragen te beantwoorden. Het is echter niet nodig dat zij aan de tafel zelf aansluiten. De bevraagden zijn het er ook over eens dat de mensen op de publieke tribune, die zich niet hebben aangemeld als inspreker, geen vragen mogen stellen tijdens de Gesprekstafel.  De raad gaat op pad (week 4): De bevraagden geven aan met enige terughoudendheid om te gaan met het invullen van deze avond voor andere bijeenkomsten.  Oordeel- en besluitvormende raadsvergadering (week 5): Een overgrote meerderheid geeft aan het werken met de 5-wekelijkse cyclus als prettig te ervaren.

Het aantal oordeel- en besluitvormende raadsvergaderingen moet blijven zoals is het is en is het eens met de opzet van deze avond. Het agendapunt ‘mogelijkheid … tot het doen van mededelingen of het verstrekken van informatie’ verloopt naar wens echter uit een aantal reacties komt naar voren dat dat hier meer gebruik van gemaakt zou kunnen worden door de portefeuillehouders. Het spreken van achter de eigen stoel wordt als prettig ervaren en ook het herhalen van de toezeggingen verloopt naar wens. Uit de beantwoording komt naar voren dat de druk op agenda/lengte van de vergadering, door dit gewijzigde vergadersysteem, echt is afgenomen. Een volle agenda 1x in de 5 weken vindt men acceptabel. Wel wordt opgemerkt dat er aandacht moet blijven voor de soms wat minder volle agenda en andere keren erg volle agenda. De bevraagden zijn het eens met het idee om aan de bestuursrapportage een paragraaf toe te voegen waarin meer zicht komt op de planning en het wel/niet halen daarvan. Op de vraag of de rol van de steunfractieleden vergroot is kan worden geconcludeerd dat de mogelijkheid is geschapen door het gewijzigde vergadersysteem echter dat hier niet altijd gebruik van wordt gemaakt, dit is uiteraard aan de

26

raadsfracties zelf. De raadswerkgroep doet hierin wel de suggestie aan de fracties om de steunfractieleden uit te dagen aan te sluiten bij de In-gesprektafel als leerschool voor het eventuele raadswerk op een later tijdstip. Het algemene gevoel is dat de interactie tussen insprekers en de raads- en steunfractieleden is vergroot. Er zijn een aantal adviezen gegeven vanuit de raadswerkgroep, die zijn overgenomen en op dit moment de geldende werkwijze vormen. Belangrijke onderdelen daarin zijn:  Presidium (week 1): Jaarlijks in het 4e kwartaal met het presidium en de gemeentesecretaris de planning voor komend jaar gaan vaststellen. Niet opnieuw een agendacommissie instellen. Het presidium bespreekt de raadsagenda/raadsvoorstellen alleen technisch en indien het technisch onvoldoende blijkt dan wordt het niet geagendeerd.  In-gespreksavond (week 3):  Informatieve presentatie: Mogelijkheid bieden voor parallelle sessies (ook voor week 2), met een maximum van twee onderwerpen.  Gesprekstafel: Het gesprek met inwoners kaderen (het gaat om het algemeen belang, niet het individuele) met een maximum van twee vragen per inspreker en er wordt met inwoners geen debat gevoerd. Hierna start het gesprek met de wethouder en tussen de raadsleden. De inspreker is als toehoorder aanwezig.

Verder, beter inkaderen in het vergadersysteem dat voorafgaand aan de raadsvergadering alle politieke vragen worden gesteld door de raad (hoofddoel) met een mogelijkheid standpunten uit te wisselen tussen de raad (subdoel). Ook, de projectleider kan niet alleen aansluiten aan de gesprekstafel, enkel met de verantwoordelijk wethouder. Wel kan de projectleider aansluiten bij de informatieve presentatie en/of tijdens de informatiemarkt. Daarnaast, handhaaf en formuleer de afspraak dat na afloop van de informatiemarkt, met een afvaardiging van de fracties, bepaald wordt welke raadsvoorstellen besproken worden aan de gesprekstafel. Als laatste, in de vooraankondiging aan insprekers aangeven dat wanneer vier insprekers zich melden voor een raadsvoorstel, slechts één uit een huishouden in kan spreken of dat de spreektijd tussen twee personen uit een huishouden kan worden verdeeld.  De raad gaat op pad (week 4): Er moet meer ingezet worden op de verbinding tussen inwoners, bedrijven, maatschappelijke organisaties en de raad. Dit is aan de fracties om dit meer inhoud/body te geven. Nodig als raadsfractie organisaties of bedrijven explicieter uit en ga met hen in gesprek.  Oordeel- en besluitvormende raadsvergadering (week 5):  Vragenhalfuurtje: Hanteer geen maximum van vijf fracties meer.

Houdt eerdere afspraken in het oog: actueel onderwerp, korte inleiding, vragen niet voorlezen en reactie portefeuillehouder is kort.  Lijst ingekomen stukken: Sta politieke vragen op stukken toe. Vragen kunnen gesteld worden over de ingekomen stukken, onder dezelfde voorwaarden als bij de andere stukken.  Technische vragen: De voorzitter dient explicieter aan te sturen/elkaar aanspreken op dat er tijdens de oordeelvorming geen technische vragen meer gesteld kunnen worden (wel tijdens de In-gesprekavond). De portefeuillehouder zou deze vragen niet moeten beantwoorden.  Inspreken: Insprekers krijgen niet het woord tijdens de oordeel- en besluitvormende raadsvergadering als het onderwerp binnen een kwartaal op de raadsagenda staat (wel tijdens In-gesprekavond).  Oordeel- en besluitvormende raadsvergadering: Ga nog meer het debat aan als raad tijdens oordeelvorming. Rond 22.45 uur inventariseert de voorzitter of de raadsvergadering gecontinueerd kan worden of dat er gebruik wordt gemaakt van de uitloopavond. Dit gebeurt via handopsteking en het benoemen van de stemming.

27

Deze geldende werkwijze moet landen in een gewijzigd Reglement van Orde voor de raad. Een nieuw RvO is in ontwikkeling en zal nog door de raad worden vastgesteld.

28

4. De rolverdeling en het samenspel in de huidige praktijk Deelvraag 4 luidt: Hoe verloopt in de praktijk van nu het samenspel en rolverdeling tussen de raad en het college, en hoe wordt dit door de raad en het college ervaren?

4.1 Werksessies met raad en college

Er zijn in juni 2023 een drietal werksessie gehouden: 1. met de raad, 2. met het college en 3. met de raad én het college gezamenlijk. Voor een verdere verdieping is in juli 2023 een interview gehouden met de voorzitter van de raad (de burgemeester), de griffier, de gemeentesecretaris (vanaf nu: de driehoek) en de strategische adviseur directie. De bevindingen zijn als volgt: 1. Prima onderlinge verhoudingen en goede sfeer In beide sessies komt als sterk punt naar voren: de goede onderlinge verhoudingen. Dat geldt tussen fracties alsook tussen raad en college. De relatie is laagdrempelig, er zijn korte lijnen, er is bereidheid om naar elkaar te luisteren. De sfeer is positief en is in vergelijking met het verleden aanzienlijk verbeterd. 2. Focus op hoofdlijnen, ook uitvoeringsprogramma’s wenselijk De raad denkt in zowel hoofdlijnen als in details. Een gemeenschappelijke koers kan helpen om als raad meer te kunnen richten op het sturen op hoofdlijnen, zo meent de raad, in plaats van het vooral sturen op details wat nu nogal eens gebeurt. Maar het is voor de raad onduidelijk wat die gemeenschappelijke koers nu eigenlijk is. Het Beleidsakkoord wordt genoemd, maar dat heeft niet het karakter van een strategische visie. Er wordt ook gekeken naar de kaders voor verschillende beleidsterreinen, te zien als visies die gezamenlijk de koers bepalen.

Maar de raad mist hierbij het overzicht en de samenhang van het totaal aan vastgestelde kaders om goed te kunnen sturen op hoofdlijnen. Tegelijk wordt bepleit vooral ‘het doen’ in het vizier te houden; de raad wil voldoende aangehaakt blijven bij concrete uitvoeringsprogramma’s welke voortkomen uit het vastgesteld beleid. In een verdiepend gesprek met de raad en het college kwam naar voren dat er voor betere sturing op hoofdlijnen door de raad een beter evenwicht moet zijn tussen inzicht in wat de hoofdlijnen en wat de details zijn. De raad beseft daarbij dat zij nog onvoldoende besef heeft waarom het college bepaalde keuzes heeft gemaakt en welke uitgangspunten daarbij zijn gehanteerd. De raad heeft behoefte aan dit inzicht, wat nader geduid zou kunnen worden door de raad eerder in het proces te betrekken en later, in het raadsvoorstel. Zeker in het geval van majeure ontwikkelingen wenst de raad dit inzicht. De raad zou dan ook graag een aantal majeure ontwikkelingen willen selecteren waar de raad nauwer bij betrokken wordt door het college. De raad benoemt verder dat de hoofdlijnen vaak anders geïnterpreteerd en vertaald worden door het college en de ambtelijke organisatie dan de raad vooraf had verwacht. De raad stelt dan vaak art. 37 en technische vragen aan het college over deze details.

De raad beseft dat zij het vertrouwen moet houden in de juiste onderbouwing, advisering en uitvoering vanuit het college en de ambtelijke organisatie. In een vervolggesprek met de driehoek en de strategisch adviseur directie wordt verdere duiding gegeven aan het gesprek tussen raad en college. Een betere sturing op hoofdlijnen kan vorm krijgen door meer in te zetten op een strategische koers of visie voor Boxtel. ‘Veerkrachtig Boxtel’ is als strategische visie uit de Kerntakendiscussie gekomen. Daarbij kan de Omgevingsvisie als verdere

28

koers dienen, welke nog dient te worden aangevuld met zaken vanuit het sociaal domein, dienstverlening, wonen en zorg e.d. Ook is benoemd dat het zowel de raad, het college als de organisatie helpt wanneer beleidsdocumenten overzichtelijker gepresenteerd worden. Bijvoorbeeld door de ontwikkeling van een schema met een link naar de meest recente - door de raad vastgestelde – beleidsdocumenten per domein. Dit schema moet dan overigens wel steeds bijgewerkt worden bij nieuwe - door de raad vastgestelde - beleidsdocumenten. Om tot de kern van de opgave of het probleem te komen zodat de raad een onderwerp ‘eigen’ kan maken en te voorkomen dat de raad in teveel details verzandt, zou beleid bovendien meer in beeldende vorm en eenvoudiger en concreter geschreven moeten worden. Denk daarbij ook aan de vertaling van de volgende zaken in een raadsvoorstel voor een majeur onderwerp; een goede omschrijving van de opgave of probleemschets, het in beeld brengen van de verschillende keuzemogelijkheden, de consequenties die die keuzemogelijkheden hebben voor de verschillende doelgroepen in Boxtel en hoe het vervolgproces, monitoring van resultaten en de terugkoppeling naar de raad wordt ingestoken. 3. Onduidelijke opdrachtverlening van raad aan college De raad wordt nog teveel geleid door het college en wil meer agendasettend zijn.

De raad heeft het gevoel niet voldoende in positie te komen bij majeure onderwerpen. Inzicht in welke majeure onderwerpen de komende paar jaar in het verschiet liggen, ontbreekt nu bij de raad. De raad vindt ook dat zij een helderdere opdrachtverlening richting het college dient te geven, met duidelijke randvoorwaarden. Daarmee is de raad beter in staat haar kaderstellende en controlerende rol in te vullen in plaats van slechts ‘stempelmachine’ van voorstellen van het college te zijn. Bestuursopdrachten zijn daar een goed instrument voor, zo vindt de raad. De intentie van de raad om met een bestuursopdracht te werken is er dus. Aangegeven wordt echter dat de mogelijkheid zich nog niet heeft voorgedaan. In een verdiepend gesprek met de raad en het college werd duidelijk dat het instrument bestuursopdrachten weliswaar ingezet zouden moeten worden, maar dat er nog weinig zicht is bij de raad op welke onderwerpen zich daarvoor leenden in het verleden of juist lenen in de toekomst. In het vervolggesprek met de driehoek is het onderwerp bestuursopdrachten eveneens besproken. De driehoek pleit voor een verdere uitwerking van de ‘planning raadsvoorstellen’; een up-to-date planning die circa twee jaar vooruit kijkt (als basis voor de LTA) en inzicht biedt, voor zowel het presidium, de raad als het college, in wanneer welke (majeure) onderwerpen aan bod komen.

Op basis van deze planning zou het college jaarlijks een voorstel richting de raad kunnen doen voor welke majeure onderwerpen zich lenen voor bestuursopdrachten. Dit zou bijvoorbeeld kunnen gebeuren in de context van de begroting. Het systematisch denken over, en het bespreken van, onderwerpen voor bestuursopdrachten helpt de raad in het verder versterken van haar kaderstellende en controlerende rol. Het laatste punt dat de driehoek aanstipt is dat het de raad helpt om bij belangrijke onderwerpen eerst meegenomen te worden in een beeldvormende en/of oordeelsvormende vergadering, in plaats van direct over te gaan tot besluitvorming. Dit zou het gevoel van de raad slechts stempelmachine te zijn kunnen wegnemen.

29

4. Verbeteringen in informatievoorziening college aan raad nodig De informatievoorziening aan de raad behoeft verbetering; vragen, waaronder artikel 37 vragen, worden niet altijd tijdig, helder of specifiek genoeg beantwoord door het college. Ook heeft de raad behoefte om tussentijds vaker de stand van zaken te bespreken met het college over bepaalde onderwerpen. Dit periodiek ‘bijpraten’ wordt momenteel te weinig gedaan, is het oordeel van sommige raadsleden. Hierbij kan ook het gewaardeerde BOB vergadermodel 2.0 worden betrokken. Hoewel in algemene zin er tevredenheid heerst over het BOB vergadermodel 2.0 als vergadersysteem en in de wijze van vergaderen, zijn er op onderdelen nog wel kanttekeningen:  De wens voor meer gebruik van informatieve themasessies; vooral bij startende raadsleden is daaraan behoefte.  Over de In-gespreksavond bestaan verschillende beelden bij de raad en het college: sommigen vinden het weinig toevoegen, terwijl anderen het fijn om in een wat lossere en informele sfeer van gedachten te wisselen als voorschot op de raadsvergadering (oordeelsvorming). Een enkeling vindt dat insprekers de zaak teveel overnemen ten koste van een discussie tussen raadsleden. De afwegingen moeten juist door de raad worden gedaan. Het gaat kortom om een verfijning van de rollen van de verschillende spelers. 5.

Alternatieve keuzemogelijkheden en consequenties in raadsvoorstellen inzichtelijk maken Problemen en opgaven kunnen verschillend worden opgelost. Dit betekent dat er inzicht nodig is in de verschillende oplossingsrichtingen en hoe deze uitwerken op de verschillende doelgroepen in de Boxtelse samenleving. In raadsvoorstellen ontbreekt het nu vaak aan alternatieve oplossingsrichtingen en de consequenties van een voorstel voor verschillende doelgroepen. In verband met de volksvertegenwoordigende rol van de raad is het belangrijk goed inzicht te hebben wat de participatie heeft opgebracht en hoe dit al of niet heeft doorgewerkt in de voorstellen. Hoe de belangenafweging voor verschillende groepen in Boxtel samenleving uitpakt is voor de raad als volksvertegenwoordiger interessanter dan het werken met individuele signalen van inwoners. In de driehoek werd benoemd dat het hierbij draait om het integer blijven oppakken van de rol als volksvertegenwoordiger om met name aan het collectieve belang te denken van inwoners. In een verdiepend gesprek met de raad en het college is besproken dat de raad meer aan de voorkant in het proces door het college en de ambtelijke organisatie betrokken wil worden over welke alternatieven er zijn en wat de consequenties van die alternatieven zijn, met name bij majeure onderwerpen. Op basis daarvan kan de raad een gedegen keuze maken in het beginstadium.

De driehoek heeft hier wel als kanttekening bij dat bij het afwegen van alternatieven, de raad op dient te letten niet op de stoel van het college te gaan zitten. Dit zou voorkomen kunnen worden door tijdens een startbijeenkomst een bestuursopdracht te vormen waarbij de raad als opdrachtgever optreedt en waarbij de kaderstellende en controlerende rol van de raad beschreven worden. De raad ervaart verder dat in het raadsvoorstel, de alternatieven en de consequenties te weinig zijn verwoord. Vooral bij belangrijke onderwerpen waar de raad meer op hoofdlijnen zou moeten sturen, dienen alternatieven en consequenties terug te komen in het raadsvoorstel. Bij minder majeure onderwerpen hoeft dit naar mening van de raad en het college niet omdat het veel capaciteit en tijd kost om alle alternatieven en consequenties in beeld te brengen en dit een lijvig document oplevert. De griffie belooft aan de slag te gaan om het raadsvoorstel zodanig aan te passen dat hier beter invulling aan kan worden gegeven.

30

6. Kwaliteit debat tussen raad en college verdient aandacht De raad meent dat de raad weinig de discussie voert in debatten; wat het college aandraagt wordt vaak overgenomen. Ook het college oordeelt dat het debat met name tijdens de oordeelsvormende vergaderingen beter kan. In een vervolggesprek met de driehoek en de strategisch adviseur directie werd hier verder op ingegaan. Al tijdens de oordeelsvormende vergadering wordt vaak door de verschillende fracties benoemd welk besluit zij wenst te gaan nemen. Vervang dit naar mening van de driehoek door eerst de opgave of het probleem in gezamenlijkheid te bespreken tijdens de oordeelsvormende vergadering om af te kunnen wegen of de eigen fractie-inzichten bijgesteld moeten worden. Vervolgens kan tot een afgewogen besluit gekomen worden tijdens de besluitvormende vergadering. Hier heeft niet alleen de raad een rol in, maar ook het college. Het college zou meer mee moeten bewegen; vaker de suggesties of vragen vanuit de raad die naar voren komen tijdens een oordeelsvormende vergadering, meenemen. Als laatste werden de debattrainingen besproken. Er is in het verleden met regelmaat aandacht besteedt aan debattrainingen. De ervaring leert dat deze trainingen onvoldoende doorwerken. Er zijn vele nieuwe raadsleden bij gekomen die het debatteren eigen moeten maken.

Het is zaak om het onderwerp ‘kwaliteit van het debat’ met regelmaat met elkaar te bespreken om dit op een hoger niveau te tillen. Via een terugkerende heidag of trainingen kan hieraan inhoud worden gegeven. 7. Gaten qua capaciteit en kwaliteit worden gedicht in MijnGemeenteDichtbij (MGD), meer aandacht nodig voor relatie ambities, financiën en capaciteit binnen MGD Vanuit het college wordt met waardering gesproken over MGD: er wordt hard gewerkt en de gaten ten aanzien van capaciteit worden gedicht. Sommige teams zijn kwalitatief ook echt verbeterd, voor andere teams moeten daar nog stappen in worden gezet. De balans ambities, financiën en ambtelijke capaciteit kan binnen de gemeente en MGD wel worden verbeterd. Dit vraagt feitelijk continue aandacht. De rol van de raad is ambities en kaders te stellen en te controleren of ambities zijn bereikt. De rol van het college is om ambities te realiseren. Er ontstaat echter een spanning tussen de ambities en de financiën die er zijn voor de formatie vanuit de MGD. Daarom is het ook voor de raad zaak de haalbaarheid van de ambities te betrekken. 8. Regelmatig reflectie binnen het college Vanuit het college wordt gesteld dat sprake is van een mix aan stijlen en inhoudelijke kennis van de collegeleden. Met regelmaat reflecteert het college hierop.

Ook gaat het college onderling in gesprek over hoe het samenspel binnen het college verloopt, soms ook onder leiding van een extern ingehuurde begeleider. Ook in eigen vergaderingen worden periodiek ‘momenten van reflectie’ ingebouwd om stil te staan bij het eigen functioneren. Wel acht het college het nodig om over bepaalde onderwerpen vaker door te praten en niet enkel geleid te worden door ‘de waan van de dag’.

4.2 Casussen

Er zijn tevens een drietal casussen onderzocht. De drie casussen zijn30: 30

De raadsvoorstellen zijn terug te vinden via: Document MijnGemeenteDichtbij - Actualisatie duurzaamheidsagenda Boxtel 2022-2026- raadsvoorstel (1298831).pdf - iBabs RIS (bestuurlijkeinformatie.nl) – 4 oktober 2022, Document MijnGemeenteDichtbij - Oordeelsvorming voorlopige oplossing maatregelenpakket PHS Boxtel (1316394).pdf - iBabs RIS (bestuurlijkeinformatie.nl) - 21 maart 2023, Document MijnGemeenteDichtbij - Visie op de Bezoekerseconomie Boxtel 2022-2023- Raadsvoorstel (1299517).pdf iBabs RIS (bestuurlijkeinformatie.nl) – 4 oktober 2022

31

  

Actualisatie duurzaamheidsagenda Boxtel 2022-2026 Oplossingsrichting maatregelenpakket Programma Hoogfrequent Spoorvervoer (PHS) Boxtel Visie op de bezoekerseconomie Boxtel 2022-2023

1. De opbouw en invulling van de raadsvoorstellen Gekozen is de kwaliteit van de raadsvoorstellen van de casussen te onderzoeken op basis van een aantal criteria. Met een kwalitatief goed raadsvoorstel kan de raad immers onderbouwde besluiten nemen en de uitvoering voldoende volgen en beoordelen. De criteria die de RK Boxtel gebruikt zijn gebaseerd op de criteria uit rekenkameronderzoeken van andere Rekenkamer(commissie)s voor de beoordeling van de kwaliteit van raadsvoorstellen31 én op hetgeen aan bevindingen uit de werksessies met de raad, het college en het interview met de driehoek is geconstateerd. De RK Boxtel richt zich voor de beoordeling van de kwaliteit van raadsvoorstellen van de drie casussen, op de volgende criteria: 1. Het raadsvoorstel is op zichzelf leesbaar. 2. Er is een samenvatting gegeven. 3. De context is duidelijk (voorgeschiedenis, aanleiding en eerdere raadsbesluiten/beleidsstukken). 4. Het voorstel beschrijft de gewenste situatie inclusief beslispunten voor de raad. 5. Het voorstel is onderbouwd met feiten en argumenten en gaat in op welke beslispunten de argumenten betrekking hebben. 6. Het voorstel gaat in op beoogde gevolgen en/of effecten van het voorstel. 7. Alternatieven en gevolgen van alternatieven zijn uitgewerkt. 8. Het voorstel heeft een vervolgprocedure en planning wanneer het voorstel is uitgevoerd of eindigt. 9.

De benodigde financiën en middelen zijn beschreven. 10. Het voorstel kent een kanttekeningen/risicoparagraaf inclusief maatregelen om risico’s te beheersen. 11. Er is beschreven hoe inwoners en belanghebbenden zijn betrokken. Dit resulteert in onderstaande matrix: Duurzaamheidsagenda

PHS Boxtel

Bezoekerseconomie

1. Leesbaar 2. Samenvatting 3. Context 4. Gewenste situatie en beslispunten 5. Feiten en argumenten 6. Gevolgen en effecten voorstel 7. Alternatieven en gevolgen daarvan 8. Vervolg en planning 9. Financiën en middelen 10. Risicoparagraaf 11. Inwoners en belanghebbenden

31

De Rekenkamercommissie Berkelland richt zich met een onderzoek uit 202031 op de formele kwaliteit, zakelijke kwaliteit en taalkwaliteit om de kwaliteit van een raadsvoorstel te beoordelen (zie bijlage 3). Deze criteria zijn op hoofdlijnen in lijn met de criteria uit de onderzoeken van de Rekenkamer Maastricht31 en Rekenkamercommissie Roermond.

32

Deze matrix wordt hieronder verder toegelicht: Actualisatie duurzaamheidsagenda Boxtel 2022-2026 Met het raadsvoorstel wordt de raad verzocht om de duurzaamheidsagenda Boxtel voor 2022-2026 vast stellen. Het raadsvoorstel heeft als status besluitvormend. Het voorstel verwijst in de paragraaf inleiding naar de Visie Duurzaam Boxtel 2030 uit 2017 en de daarbij horende Duurzaamheidsagenda 2017-2022. Aangezien er het nodige is gewijzigd, zo wordt benoemd, is de visie aangevuld met de nieuwe Duurzaamheidsagenda 2022-2026. Er wordt niet verwezen naar welke zaken dan zijn gewijzigd en hoe de nieuwe visie daar exact invulling aan geeft. Ook wordt bij de paragraaf beoogd resultaat genoemd dat de Duurzaamheidsagenda een totaalbeeld geeft van alle duurzaamheidstrajecten voor de komende jaren wat houvast biedt voor de inzet van mensen en middelen, waarbij de landelijke wettelijke taken in ieder geval worden uitgevoerd. Hoewel de financiën in een latere paragraaf worden geduid, geeft het raadsvoorstel geen inzicht in hoeveel capaciteit er benodigd is voor de uitvoering van de ambities. Terwijl dit in de paragraaf kanttekeningen duidelijk als risico wordt benoemd. Ook inzicht in welke landelijke wettelijke taken er dienen te worden uitgevoerd, ontbreekt in het raadsvoorstel.

Een uitwerking van alternatieven en gevolgen van alternatieven is niet in het raadsvoorstel opgenomen, maar lijkt ook minder van toepassing gezien de raad verzocht wordt de Duurzaamheidsagenda voor komende periode vast te stellen. Wat betreft de paragraaf uitvoering worden wel de onderwerpen benoemd die nog niet zijn verankerd in de nieuwe Duurzaamheidsagenda, maar hier wordt niet benoemd wanneer deze trajecten zijn afgerond, hoe de raad daarover wordt geïnformeerd en op welke wijze dit van invloed is op de nieuwe Duurzaamheidsagenda. In de paragraaf communicatie is verwoord dat inwoners en belanghebbenden betrokken zijn geweest in de totstandkoming van de Duurzaamheidsagenda. Er wordt aangeven dat in het verdere vervolg het niet alleen gaat om mensen te informeren, maar ook te inspireren, in beweging brengen en daadwerkelijk betrekken van mensen bij de uitvoering (participatie). De realisatie is een zorg voor zowel gemeente, als inwoners, bedrijven en organisaties in Boxtel, zo wordt gezegd. De wijze waarop dit vorm gaat krijgen wordt echter niet benoemd.

Oplossingsrichting maatregelenpakket Programma Hoogfrequent Spoorvervoer (PHS) Boxtel Met het raadsvoorstel wordt de raad verzocht om een standpunt in te nemen ten aanzien van afspraken die toezien op het vinden van extra middelen32 en daaraan gekoppeld een besluit over een alternatief maatregelenpakket voor het geval dat het vinden van extra middelen niet lukt. Het raadsvoorstel heeft als status oordeelsvormend. In voorstel wordt in beginsel gevraagd om een standpunt van de raad ten aanzien van een drietal vragen in relatie tot het vinden van extra middelen en een besluit over een alternatief maatregelenpakket, maar is niet direct af te lezen dat het gaat om (deelprojecten uit) het maatregelenpakket PHS Boxtel. Dat wordt pas later in de inleiding duidelijk. Deze link zou eerder bij de drie vragen al gelegd mogen worden. Ook de paragraaf argumenten heeft geen eenduidige lijn met de drie vragen die aan de raad voorgelegd worden. Het helpt de raad als duidelijk is op welke 32

Van €3,15 miljoen, wat structurele kapitaallasten vraagt van circa €150.000.

33

beslispunten uit het voorstel de argumenten betrekking hebben. Deze zaken maakt het voorstel nu lastig leesbaar. In de paragraaf inleiding wordt de context geschetst. De situatie van spoor- en wegverkeer bij de dubbele spoorwegovergang in de Tongersestraat zorgt voor bereikbaarheids-, leefbaarheids- en veiligheidsknelpunten. De te verwachten toename van het treinverkeer maakt de situatie nu nijpender. De gemeente, de Rijksoverheid en de provincie Noord-Brabant hebben daarom een integraal maatregelenpakket PHS Boxtel vastgesteld. Het maatregelenpakket bestaat uit vijf deelprojecten. De afspraken over de realisatie van het maatregelenpakket zijn vastgelegd in een bestuursovereenkomst (uit 2015). Op 30 juni 2022 is de raad geïnformeerd over de geconstateerde financiële tekorten van het maatregelenpakket PHS Boxtel. In augustus 2022 is bekend geworden dat de bestemmingsplannen Keulsebaan en Fietsonderdoorgang Tongersestraat (twee deelprojecten van het maatregelenpakket PHS Boxtel) door de Raad van State zijn vernietigd. De gemeente, Rijksoverheid, provincie Noord-Brabant en ProRail werken daarom een oplossingsrichting uit. Insteek is, in lijn met de bestuursovereenkomst (uit 2015), om te komen tot een aanvaardbare oplossing op basis van de afspraken over de prioritering van maatregelen en het beschikbare budget.

De voorlopige resultaten en denkrichtingen zijn op 29 november 2022 met de raad gedeeld, zo wordt benoemd. In de paragraaf beoogd resultaat wordt de raad gevraagd om ter voorbereiding op het Bestuurlijk Overleg op 13 april 2023 een standpunt in te nemen ten aanzien van een drietal vragen. Om een standpunt in te kunnen nemen was de raad geholpen geweest als het document over voorlopige resultaten en denkrichtingen van 29 november 2022, zoals benoemd in de inleiding, als bijlage was toegevoegd. In de paragraaf kanttekeningen worden een aantal risico’s benoemd. Als tweede risico wordt benoemd de overweg Runsdijk. De raad is over de stand van zaken in februari 2023 met een raadsinformatiebrief geïnformeerd. Maar op welke wijze dit een risico vormt, wordt in het voorstel niet geduid. In de paragraaf financiën wordt aangegeven dat er geen financiële consequenties zijn van deze oordeelsvorming. Echter, een van de vragen die aan de raad wordt voorgelegd gaat over of de raad bereid is extra middelen in te zetten van €3,15 miljoen, wat structurele kapitaallasten vraagt van circa €150.000. Het gaat bij dit voorstel weliswaar om oordeelsvorming en niet over besluitvorming, maar deze tegenstelling in of er wel of geen financiële consequenties zijn, is moeilijk te plaatsen. In de paragraaf uitvoering wordt de vervolgprocedure beschreven.

Partners hebben eind 2022 een besluitvormingskalender vastgesteld. Die gaat uit van een principebesluit over de integrale oplossing voor het maatregelenpakket in april 2023. Vervolgens zal worden toegewerkt naar definitieve besluitvorming uiterlijk eind 2024. Daarnaast zullen richting eind 2024 een aantal go-no go momenten zijn. Deze momenten zijn onder andere gekoppeld aan de planologische procedures (zoals bestemmingsplan VLK), de publicatie van aanbestedingen en eventueel nieuwe informatie over het opschorten van de vergunningverlening. De wijze waarop de raad een rol heeft bij deze gono go momenten, is echter niet beschreven. Realisatie van het maatregelenpakket is vooralsnog voorzien vanaf begin 2024. Er wordt in de paragraaf communicatie benoemd dat dit niet van toepassing is. Er is dus niet beschreven of en op welke wijze inwoners en belanghebbenden zijn of worden betrokken.

34

Visie op de bezoekerseconomie Boxtel 2022-2023 Met het raadsvoorstel wordt de raad verzocht om de visie Bezoekerseconomie Boxtel 2022-2030 vast stellen en kennis te nemen van het concept uitvoeringsprogramma. Het raadsvoorstel heeft als status besluitvormend. In de paragraaf inleiding wordt ingegaan op de inhoud van de nieuwe visie, voortkomend uit de Toeristisch-recreatie visie 2017-2021 en Detailhandel- en horecavisie uit 2015 die aan vernieuwing/actualisatie toe zijn. Daarbij worden de belangrijkste kenmerken van, en opgaven voor, de Boxtelse bezoekerseconomie genoemd. Ook wordt aangegeven dat de raad kennis kan nemen van het concept-uitvoeringsprogramma. Over de inhoud hiervan wordt in deze paragraaf niet uitgeweid. Bij de paragraaf argumenten wordt pas een link gelegd naar de uitvoering middels vier strategielijnen; basis op orde, impuls aanbod, zichtbaar en leefbaar, verbindingen leggen en samenwerken. Daaronder liggen weer onderliggende actielijnen. Ook hier wordt niet verder ingegaan op de inhoud van strategie- of actielijnen. In de paragraaf beoogd resultaat worden vier onderdelen benoemd; meer werkgelegenheid, stimuleren van de lokale economie, behoud van voorzieningen en vergroten leefbaarheid kernen. Verdere duiding wordt hier niet aan gegeven in het raadsvoorstel.

Een uitwerking van alternatieven en gevolgen van alternatieven mist eveneens in het raadsvoorstel, maar lijkt ook minder van toepassing gezien de raad verzocht wordt de visie Bezoekerseconomie 2022-2030 vast te stellen en kennis te nemen van het concept-uitvoeringsprogramma. In het voorstel worden kanttekeningen benoemd. Het gaat dan om de noodzaak van welwillende ondernemers, voldoende ambtelijke capaciteit en de vereniging van sectoren. Een regiegroep bezoekerseconomie wordt opgericht om de voortgang van het uitvoeringsprogramma te borgen en deze risico’s te verminderen. In de paragraaf financiën wordt ingegaan op de huidige kaders van de begroting, product economische aangelegenheden. Er wordt echter niet genoemd hoe hoog de middelen zijn die vanuit de begroting beschikbaar zijn voor de beleidsproducten Toerisme en Recreatie en Economisch beleid. Wat betreft de paragraaf uitvoering wordt ingegaan op het feit dat het conceptuitvoeringsprogramma een levend document is van het college (aan verandering onderhevig). Er wordt verwezen naar het concept-uitvoeringsprogramma waarin per actie wordt weergegeven wie trekker is en op welke termijn de actie uitgevoerd moet worden. Dit komt niet terug in het raadsvoorstel. Ook de wijze waarop de raad over de voortgang wordt geïnformeerd, wordt niet benoemd in het voorstel.

In de paragraaf communicatie wordt ingegaan op wie de visie Bezoekerseconomie ontvangt na vaststelling door de raad. Dit is overigens niet hetzelfde als de wijze waarop inwoners en belanghebbenden bij de totstandkoming van de visie en concept-uitvoeringsprogramma zijn betrokken. 2. De behandeling van de voorstellen in de raad De opbouw en inrichting van de raadsvoorstellen, zoals hiervoor aangegeven, is één kant van de zaak. Het gaat er vervolgens ook om hoe de raad ermee omgaat in vergaderingen en op welke wijze de raad zijn rol dan pakt.

35

Via de audioverslagen is daarvan een beeld gevormd. Daaruit komen de volgende bevindingen naar voren. Bij het raadsvoorstel over de actualisatie van de duurzaamheidsagenda valt het op dat:  slechts door één fractie een relatie wordt gelegd met de visie op duurzaamheid (2017);  de koppeling met het beleidsakkoord door meerdere fracties wordt benoemd;  de urgentie van de duurzaamheidsproblematiek vaak wordt onderstreept;  veel aandacht wordt gevraagd voor de communicatie met de samenleving en vooral met groepen. Die tot nu toe weinig worden bereikt;  in de aanpak ook uitdrukkelijk aandacht moet komen voor de mensen met een ‘smalle beurs’;  gelet op de beperkte personele capaciteit nog een meer uitgewerkte prioritering moet plaatsvinden;  het proces bij de totstandkoming van het voorstel vaak als positief wordt gekwalificeerd. Bij de behandeling van het voorstel over de visie op de bezoekerseconomie Boxtel komt naar voren dat:  er veel aandacht is voor het goed doorlopen proces om tot de visie te komen;  de koppeling met het beleidsakkoord wordt gemaakt;  het belang van voldoende draagvlak bij andere organisaties en bedrijven in verband met de uitvoeringskansen;  het pleidooi voor extra personele capaciteit om de uitvoering daadwerkelijk mogelijk te maken.

Bij de behandeling van het voorstel over de oplossingsrichting maatregelenpakket PHS (Programma Hoogfrequent Spoor) valt het op dat:  door meerdere fracties gepleit wordt te komen tot een eenduidig standpunt met een zo groot mogelijke meerderheid om de onderhandelingspositie richting rijk en provincie te versterken;  dit resulteert ook in een gezamenlijke verklaring van een ruime meerderheid van de raad;  regelmatig wordt verwezen naar de Bestuursovereenkomst uit 2015 als basis voor standpuntbepaling;  de raad op deze wijze een duidelijke opdracht aan het college meegeeft in de onderhandelingen met rijk en provincie.

36

5. Ervaringen in andere gemeenten Deelvraag 5 luidt: Welke ervaringen zijn in andere gemeenten opgedaan in het samenspel en de rolverdeling tussen de raad en het college? Het samenspel tussen de raad en het college en de wijze waarop de rollen worden opgepakt, is ook in andere gemeenten onderwerp van onderzoek geweest. Hoewel iedere gemeente zijn eigen situatie kent is het goed kennis te nemen van de belangrijkste aandachtspunten, die uit deze onderzoeken voortkomen. In het navolgende wordt hier nader op ingegaan.

5.1 Gemeente Doetinchem

De Rekenkamercommissie Doetinchem heeft in 2022 een rapport uitgebracht over het samenspel tussen raad en college.33 Uit dat onderzoek komen de volgende aanbevelingen voor de raad naar voren: 1. Evalueer het huidige vergadermodel en onderzoek daarbij in ieder geval de mogelijkheden om:  de kwaliteit van het politiek debat te vergroten;  de mogelijkheden van informatieverstrekking en beantwoording van vragen door de ambtenaar te vergroten;  een goede balans te vinden in het aantal technische en mondelinge vragen en de kwaliteit ervan te verhogen. Zoek naar een vergaderstructuur waarbij het opiniërende deel in bepaalde gevallen in een aparte vergadering kan worden behandeld. Hiervoor kunnen de informatieve raadsbijeenkomsten worden gebruikt. Plan deze bijeenkomst tussen de beeldvormende raad en de besluitvormende raad in. 2. Versterk de relatie tussen met name de raad en de ambtelijke organisatie. Voor een effectief bestuur en een adequaat samenspel is het van groot belang dat de kennis van ambtenaren en zicht op mogelijke alternatieve oplossingen ter beschikking komt van de raadsleden. Een meer uitgewerkte relatie kan ook het aantal schriftelijke vragen en daarmee de extra belasting van ambtenaren beperken.

Laat de driehoek van burgemeester, gemeentesecretaris en griffier een bijeenkomst organiseren tussen de raad, het college en vertegenwoordigers van de ambtelijke organisatie om te bezien hoe deze relatie werkbaar vormgegeven kan worden. 3. Benoem de te behalen resultaten in raadsbesluiten en bepaal bij het raadsbesluit of en wanneer er geëvalueerd gaat worden. Laat de ambtelijke organisatie en griffie een voorstel ontwikkelen om afspraken te maken over de kwaliteitsbewaking van raadsvoorstellen en het format dusdanig aan te passen dat deze de elementen omvat die belangrijk worden gevonden, zoals:  een heldere probleemanalyse  expliciete afweging van belangen  het opnemen van alternatieven  gerichtheid op hoofdlijnen  te behalen resultaten  afstemming met andere beleidsterreinen 33

Rekenkamercommissie Doetinchem (2022). Bouwstenen voor samenspel.

37

 de aanhaking en bijdrage aan de strategische visie en programmabegroting  evaluatiemoment

Het college van B&W wordt aanbevolen: ‘Betrek de raad tijdig bij belangrijke dossiers.’ Neem de raad mee in het proces en schets ook alternatieve scenario’s en keuzemogelijkheden.

5.2 Gemeente Ede

De Rekenkamercommissie Ede heeft in 2015 een onderzoek uitgevoerd naar de kaderstellende en controlerende rol door de raad.34 Onder Kaderstelling wordt verstaan: “Het formuleren van - inhoudelijke doelstellingen die met de uitvoering van beleid en wettelijke taken moeten worden gerealiseerd en van de financiële, bestuurlijke en procesmatige randvoorwaarden die daarbij gelden”. Onder Controle wordt verstaan: “Het erop toezien in welke mate de gestelde doelen worden bereikt en in welke mate aan de daarbij gestelde randvoorwaarden is of wordt voldaan”. In concluderende zin eindigt het rapport in vier scenario’s voor de raad: Eerste scenario: Laissez faire Laten zoals het nu is. Dit zou een gedragen keuze kunnen zijn omdat uit het onderzoek een relatieve tevredenheid over de bestuurlijke praktijk is gebleken. Tevredenheid op zich mag echter geen leidraad zijn bij het maken van keuzes. De raad dient zich af te vragen of verbeteringen mogelijk en haalbaar zijn. Ook het functioneren als volksvertegenwoordiger met alle daaraan te verbinden aspecten van good governance (= goed bestuur) dienen in de overwegingen te worden betrokken. Denk hierbij ondermeer aan transparantie, participatie en publieke verantwoording. Tweede scenario: Procedurele aanscherping In de onderzoeksrapportage wordt geconcludeerd dat de informatievoorziening vanuit het college richting raad nog niet optimaal is.

De raad draagt zelf hierin een verantwoordelijkheid; de raad is immers bij machte verandering in de informatievoorziening te doen aanbrengen. Over nieuwe beleidsontwikkelingen of ingrijpende bijstellingen van bestaand beleid, al dan niet op initiatief van de raad, moet helder worden gecommuniceerd. Doelstellingen staan daarbij voorop, kaders voor de uitvoering dienen daarbij op hoofdlijnen te worden omschreven. Een en ander moet consequent worden vervat in startnotities zonder welke dergelijke ontwikkelingen niet op de agenda van de raad zouden mogen verschijnen. In de startnotities kan naast doel en uitvoeringskader ook aandacht worden besteed aan het informatieprotocol: wanneer en hoe wordt de raad geïnformeerd over de verdere ontwikkelingen. Last but not least, dient de informatie te zijn afgesteld op de golflengte van de raad en daarmee dus ook op die van de burger. Derde scenario: Versterking vaardigheidsaspecten In de onderzoeksrapportage wordt deze versterking ‘professionalisering’ genoemd. Hierbij moet op de eerste plaats worden gedacht aan zaken als strategisch management; het stellen van doelen en formuleren van uitvoeringskaders op hoofdlijnen. Tevens heeft dit betrekking op het niveau van besluitvorming: juist de raad kan en moet de diverse beleidsterreinen integraal in haar beoordeling mee kunnen nemen, zogezegd ‘over de beleidsterreinen kunnen heen kijken’.

Tevens zal de raad zich omwille van zijn eigen efficiëntie, bewust moeten zijn waar de gemeente wel of niet over gaat. 34

Rekenkamercommissie Ede (2015). Kaderstelling onder controle? Onderzoek naar de invulling van de kaderstellende en controlerende rol door de gemeenteraad van Ede in opdracht van de Rekenkamercommissie Ede.

38

Dergelijke vaardigheidsbevordering kan weliswaar worden overgelaten aan de afzonderlijke fracties (partijen), maar zou evenzogoed raadsbreed kunnen worden georganiseerd. Inhoudelijke kennis voor wat betreft organisatievraagstukken, procedures en financiële achtergronden komt hierbij op de tweede plaats. Wel kan een dergelijke kennisverbreding helpen bij het stellen van doelen, uitvoeringskaders en bij de controle op uitvoering. Vierde scenario: Versterkte burgerparticipatie In dit scenario wordt gedoeld op het versterken van de positie van burgers en van belangengroepen in besluitvorming. De stem van de burger en van ondernemingen dient door te klinken in de beleidsvorming. De volksvertegenwoordigende rol van de raad staat daarbij weer centraal, met dien verstande dat het ook aan de raad zélf is om de invloed van burgers en instellingen op het beleid te (doen) faciliteren. Uit het onderzoek komt naar voren dat de vraag naar hoe het ‘veld’ optimaal bij de beleidsontwikkelingen kan worden betrokken nog niet concreet is beantwoord. Hoe dan ook, bij elk beleidsvoornemen (startnotities) dient de vraag aan de orde te zijn of, en zo ja in welke mate, en hoe burgers en instellingen bij de verdere beleidsontwikkeling en/of uitvoering kunnen worden betrokken. De uitvoering daarvan kan per beleidsonderwerp verschillen.

Volledigheidshalve merkt de commissie bij deze vier scenario’s nog op dat de scenario’s twee tot en met vier elkaar niet uitsluiten maar onderling zelfs versterken.

5.3 Gemeente Montferland

De Rekenkamercommissie Montferland heeft in 2020 een rapport uitgebracht over het samenspel tussen raad, college en organisatie.35 Het onderzoek mondt uit in een groot aantal aanbevelingen, die betrekking hebben op ondermeer de volgende thema’s:  Wat betreft de spelregels en rollen: Creëer een politieke cultuur van samenwerken. Daartoe wordt ondermeer voorgesteld om interactieve workshops te organiseren met verschillende betrokkenen uit de gemeente, te komen tot gedragen afspraken over spelregels en rollen, deze ook periodiek te evalueren en een gedegen introductieprogramma voor (nieuwe) raadsleden.  Wat betreft de rolvastheid: Toets aan een kader en zorg voor een planning. Daarbij wordt het belangrijk geacht dat de raad de details over laat aan het college en het college de raad in positie brengt om op hoofdlijnen te sturen en afgewogen keuzes te maken. Het maken van afspraken over hoofdlijnen van beleid is dan belangrijk zodat een voorstel aan een bovenliggend kader kan worden getoetst. Een strategische visie, een meerjarig beleidsprogramma en een lange termijnagenda kunnen hierbij helpen, zo wordt gesteld.  Wat betreft de Informatievoorziening: Extra aandacht voor tijdigheid en kwaliteit. Gesteld wordt dat het college meer draagvlak en begrip voor voorstellen zou kunnen realiseren door de raad eerder bij de voorbereiding van een voorstel te betrekken.

Voorts worden eisen aan het raadsvoorstel gesteld. Het moet voldoende basis bieden voor zorgvuldige besluitvorming zonder dat raadsleden de noodzaak voelen om details in de bijlagen te raadplegen. Dat vraagt om een goed format en kwaliteitsbewaking. Bij dat format wordt gewezen op de volgende elementen: de helderheid en compleetheid van de probleemanalyse, het in beeld brengen van de verschillende belangen, betrokkenen en invalshoeken alsook de wijze waarop dit kan leiden tot alternatieve oplossingsrichtingen en de afstemming met andere beleidsterreinen qua inhoud en planning. 35

Rekenkamercommissie Montferland (2020). Samen werken voor de inwoners van Montferland. Wie draait vanuit welke rol waar aan? – Een onderzoek naar het samenspel tussen raad, college en organisatie.

39

 Wat betreft de vergaderpraktijk: Effectiever met meer debat, discipline en op hoofdlijnen. Voorgesteld wordt te speuren naar mogelijkheden voor verbeteringen in het huidige vergadermodel. De voorzitter van de verschillende vergaderingen ziet strikt toe op de naleving van de regels, rolverdeling en vergaderdiscipline.  Wat betreft externe oriëntatie: Bestuur burger gericht met het algemene belang voorop. Een belangrijke opgave voor de gemeente Montferland ligt in de komende jaren bij de versterking van de externe oriëntatie.  Wat betreft de Lange Termijn Agenda: Zorg voor een actuele lange termijnagenda die laat zien welke voorstellen wanneer aan de orde komen om de realisatie van visie en het beleidsprogramma dichterbij te brengen. Pas deze aan bij veranderende omstandigheden en nieuwe ontwikkelingen.

40

6. Lessen uit dit onderzoek Deelvraag 6 luidt: Welke lessen kunnen worden getrokken uit de beantwoording van voorgaande onderzoeksvragen? De belangrijkste antwoorden op deze vraag zijn vertaald in de aanbevelingen, die voortkomen uit dit onderzoek. Deze aanbevelingen zijn in het voorgaande Kernrapport (deel A) opgenomen.

41

Bijlage 1 - Bestuurlijke reactie college van B&W en presidium Reactie college van B&W Zaaknummer Uw kenmerk:

1332452 -

Behandeld door: Nico Kielstra Telefoonnummer: Datum 1 november 2023

Onderwerp:

Bestuurlijke reactie onderzoek Rekenkamer Goed bestuur door goede rolinvulling

Beste heer Van den Heuvel, Op 22 september 2023 ontvingen wij uw conceptrapport Goed bestuur door goede rolinvulling. Wij hebben met belangstelling kennisgenomen van het conceptrapport. U vraagt ons om: 1. aan te geven of er in de rapportage feitelijke onjuistheden staan. 2. een bestuurlijke reactie te geven op het conceptrapport. 3. aan te geven op welke wijze, wanneer en in welke context wij uitvoering gaan geven aan de aanbevelingen. 1. Feitelijke onjuistheden De feitelijke onjuistheden hebben wij in bijlage 1 bij deze brief gevoegd. Deze lijst is grotendeels samen met de raadsgriffier opgesteld. 2. Bestuurlijke reactie op het conceptrapport en 3. Uitvoering aanbevelingen Wij zijn van mening dat u uw onderzoek zorgvuldig heeft uitgevoerd. Wij hebben daarin een soepel samenspel tussen uw Rekenkamer, de raad en ons college ervaren. U stelt dat de gemeente veel inzet heeft gepleegd om de verbetersuggesties uit uw onderzoek uit 2014 door te voeren. Ook stelt u dat de relatie tussen de raad en het college zichtbaar is verbeterd. Wij onderschrijven deze conclusies van harte. U constateert dat er nog wel verbeteringen mogelijk zijn. Ook dit onderschrijven wij. Hiervoor geldt dat zowel de raad, ons college als de ambtelijke organisatie daarin een gezamenlijke opgave en verantwoordelijkheid hebben. Wij gaan hieronder in op uw aanbeveling aan ons.