24042.7 - Handboek integriteit BZK

7

Werkwijze vastleggen • Het is verstandig om de werkwijze vast te leggen, met aandacht voor de voorbereiding, de uitvoering en de omgang met de resultaten voor en na benoeming. • Laat een risicoanalyse integriteit uitvoeren voor zowel nieuwe kandidaat-bestuurders als voor kandidaat-bestuurders die voor een volgende termijn gaan. Portefeuilles en omstandigheden kunnen wijzigen en doorlopende aandacht voor het thema integriteit is belangrijk. Ook bij tussentijdse wisselingen in het college is het raadzaam een risicoanalyse uit te laten voeren voor nieuwe bestuurders. De gekozen procedure (processtappen, welke informatie wordt gevraagd en met wie de rapportage wordt gedeeld) en de verantwoordelijkheden van opdrachtgever en opdrachtnemer (uitvoerder) moeten worden vastgelegd door de volksvertegenwoordiging, bijvoorbeeld in een verordening of in het Reglement van Orde. Aandachtspunt is dat duidelijk wordt vastgelegd dat een risicoanalyse integriteit wordt uitgevoerd voor zowel nieuwe kandidaatbestuurders als voor kandidaat-bestuurders die voor een volgende termijn gaan, of bij tussentijdse wisselingen. Ook is het gewenst de functionaris gegevensbescherming een plek te geven in de procedure en te betrekken bij de opdrachtverlening en methodiek van het onderzoek en de borging. Op de informatie die in het onderzoek wordt verzameld, zijn namelijk de Archiefwet en de AVG van toepassing.

32

Handboek Integriteit

/ 2 Werving, selectie en screening

Daarnaast kan een gedetailleerd stappenplan risicoanalyses uitgewerkt worden, als handboek voor de opdrachtgever en de personen die bij de uitvoering betrokken zijn. Een voordeel hiervan is dat de te nemen stappen vooraf al bekend zijn. De data waarop deze stappen plaatsvinden kunnen dan afgestemd worden zodra de kandidaat-bestuurders bekend zijn. De procedure moet vooraf bij alle betrokkenen bekend zijn gemaakt.

2.5.2 Fase 2 Voor bekendmaking kandidaat-bestuurder: informeren Tussen het moment van maken van werkafspraken over de risicoanalyse en de feitelijke inzet van het instrument zit tijd: de intensieve periode rondom de verkiezingen. Het is belangrijk om scherp te hebben wat er is afgesproken over de screening en betrokkenen hier goed over te informeren.

Resultaat • Alle betrokkenen zijn op procesniveau geïnformeerd over wat er gaat gebeuren. • Betrokkenen binnen de organisatie en externen staan in de startblokken voor het uitvoeren van de risicoanalyse.

Communicatie en toestemming van de kandidaat • Zorg dat er voor de kandidaat-bestuurders één aanspreekpunt is waar zij terecht kunnen met al hun vragen/ opmerkingen over de risicoanalyses. • Zorg dat voor iedereen in fase 2 al duidelijk is wie welke resultaten teruggekoppeld krijgt en in welke vorm (zie voor meer informatie ‘Delen uitkomsten risicoanalyse’). Het proces van de risicoanalyse mag geen verrassingen kennen. Dit proces moet duidelijk zijn en goed gecommuniceerd worden. In de communicatie komt de timing van de risicoanalyse aan bod, de inhoudelijke voorbereiding, de onderzoeksmethoden die worden gebruikt en de wijze waarop met informatie over de kandidaten wordt omgegaan. De politieke partijen kunnen hun kandidaten op de lijst alvast informeren over de risicoanalyse. Door communicatie richting kandidaat-bestuurders weten zij wat er van hen wordt verwacht. De opdrachtgever wordt tevens gemandateerd om de resultaten van de risicoanalyse in te zien. Gelet op de vrijwilligheid en de toestemming van de kandidaat dient vooraf voor de kandidaat duidelijk te zijn wat wordt onderzocht, wie de resultaten (en in welke vorm) te zien krijgt en hoe en hoelang de gegevens bewaard worden. Alle processtappen zijn vooraf vastgelegd en aan de kandidaat bekendgemaakt. Dat is verplicht volgens de AVG. De kandidaat geeft toestemming het proces als afgesproken te doorlopen.

Timing van de risicoanalyse De onderhandelingen na de verkiezingen nemen vaak enige tijd in beslag. Zodra er een akkoord is, willen de onderhandelaars dit snel naar buiten brengen. Het bekendmaken van de kandidaten op dat moment, brengt een risico met zich mee: als de uitkomsten van de risicoanalyse een aanleiding vormen voor de kandidaat om zich terug te trekken, ontstaat het risico dat de reputatie van de kandidaat beschadigd wordt. Het is daarom beter om de kandidaten pas bekend te maken na afronding van de risicoanalyse. Om de periode tussen het bereiken van het akkoord en de presentatie van de kandidaten zo kort mogelijk te houden,

< vorige pagina

volgende pagina >

33

is het belangrijk dat de formateur de opdrachtgever van de risicoanalyses op de hoogte houdt van de vorderingen in de formatie. De opdrachtgever kan hierdoor anticiperen op het moment waarop de risicoanalyses plaatsvinden. Voor de uitvoering van een risicoanalyse moet minimaal een week worden uitgetrokken.

Fase 3 Voor benoeming kandidaat-bestuurder: uitvoering Als de kandidaten bekend zijn, wil iedereen snel naar een benoeming. Daarvóór moet de risicoanalyse worden uitgevoerd. Het is vaak een korte periode, waarin veel moet gebeuren. Tegelijkertijd vraagt een risicoanalyse om zorgvuldigheid. De uitkomsten van de risicoanalyse laten zien welke integriteitsrisico’s er zijn en welke beheersmaatregelen nodig zijn. Dit wordt gedeeld met de kandidaat, die indien nodig beheersmaatregelen moet kunnen treffen of zich terug moet kunnen trekken.

Beheersmaatregelen: Een beheersmaatregel is een actie die de kandidaat-bestuurder of een andere betrokkene (bijvoorbeeld de kroonbenoemde) binnen een bepaalde termijn kan ondernemen om een integriteitsrisico te verkleinen of weg te nemen. Een voorbeeld is dat de kandidaat-bestuurder een zakelijk belang op afstand zet of dat een bepaald onderwerp niet in diens portefeuille komt.

Resultaat • De risicoanalyse is zorgvuldig en met oog voor de privacy van de kandidaten doorlopen. • De benodigde stappen om over te gaan tot benoeming zijn gezet. • Eventuele onduidelijkheden ten aanzien van de kandidaten zijn opgelost. • De opgeleverde rapportage biedt handelingsperspectief.

Procesduur • Besef dat de tijd tussen het uitvoeren van de risicoanalyses en de benoeming kort is. En besef ook dat er veel op de bestuurders afkomt, zeker voor degenen die nieuw zijn in het ambt. Juist dan is het van belang dat zij houvast hebben aan eenduidige communicatie. • Zorg voor voldoende tijd tussen het uitvoeren van de risicoanalyse en de benoeming van de bestuurder. Indien uit de risicoanalyse punten komen die om directe actie vragen, kan dit zonder imagoschade van de kandidaat georganiseerd worden. Er zijn meerdere zaken die invloed hebben op het moment én het aantal dagen waarbinnen de risicoanalyse plaatsvindt: de duur van coalitieonderhandelingen, het moment van benoeming, het aantal bestuurders en het doel en de reikwijdte van de analyse. Daarmee is de uiterste startdatum van een risicoanalyse niet vooraf vast te stellen. Bij het maken van de planning kunnen de volgende zaken wel ingecalculeerd worden: • het uitvoeren van een risicoanalyse duurt ongeveer zeven werkdagen • houd rekening met een week speling tussen oplevering rapportage en benoeming • de periode tussen de oplevering van het rapport en de benoeming kan gebruikt worden voor het bepalen van handelingsperspectief • de kandidaat-bestuurder dient gedurende de looptijd van de risicoanalyse beschikbaar en bereikbaar te zijn voor het verstrekken van informatie, het voeren van het gesprek en wederhoor.

34

Beheersmaatregelen en omgang met risico’s en kwetsbaarheden De risicoanalyse is bedoeld om bewustzijn en alertheid te bevorderen, aanbevelingen te doen, te waarschuwen voor risico’s en kwetsbaarheden en, eventueel beheersmaatregelen voor te stellen. Het is wenselijk om de daarbij te maken afspraken ‘Smart’ te formuleren, zodat opvolging goed navolgbaar is en kan worden bijgehouden of de beheersmaatregelen worden opgevolgd. Dit is een belangrijk onderdeel waaraan prioriteit dient te worden gegeven.

Houd rond verkiezingstijd rekening met een aanvraagtijd van vijf dagen tot enkele weken voor een VOG.

2.5.3

Met een goede voorbereiding en communicatie is het goed mogelijk om de risicoanalyse in een kort tijdsbestek voor de benoeming te realiseren.

Handboek Integriteit

/ 2 Werving, selectie en screening

Wat als uit het onderzoek kwetsbaarheden en/of onduidelijkheden blijken? Het onderzoek kan (onduidelijkheid over) een risico blootleggen, dat aanleiding geeft voor een verdieping. Dit heeft gevolgen voor de doorlooptijd van de screening en wellicht voor (het moment van) de benoeming. Op het moment dat dit gebeurt, moet op de volgende vijf terreinen snel actie ondernomen worden: • aanvullende informatiebehoefte definiëren. • vervolgactie bepalen. • communicatie richting kandidaat en de politieke partijen afstemmen. • afstemming zoeken met de commissie geloofsbrieven en/of de raad. • communicatieplan voor externe communicatie opstellen. De acties zijn afhankelijk van de specifieke omstandigheden. Het Steunpunt Integriteitsonderzoek Politieke Ambtsdragers (www.SteunpuntIntegriteit.nl) of een extern bureau kan hierbij ondersteunen.

Wederhoor De kandidaat dient de mogelijkheid te hebben om te reageren op de conceptrapportage. Het gaat dan over de feiten die in de rapportage zijn opgenomen. De kandidaat kan opvallende zaken en kwetsbaarheden nader toelichten, maar heeft geen recht om de conclusies en voorgestelde beheersmaatregelen te wijzigen. Dit is ook het moment dat de kandidaat ervoor kan kiezen om zijn kandidaatstelling in te trekken - zonder bredere bekendheid omtrent de inhoud van de risicoanalyse. Doorgaans geeft de kandidaat toestemming om het rapport aan de (gemandateerd) opdrachtgever te zenden, alsmede om het rapport dan wel samenvattende conclusies en beheersmaatregelen aan de commissie voor de geloofsbrieven en ten slotte aan de raad te zenden. De kandidaat heeft de keuze om de rapportage niet aan de opdrachtgever te laten zenden. Dat leidt natuurlijk wel tot vragen in de benoemingsprocedure.

< vorige pagina

volgende pagina >

35

Eindrapportage

Delen uitkomsten risicoanalyse

Na het onderzoek koppelt de onderzoeker de resultaten terug aan de opdrachtgever. Er zijn verschillende vormen voor het rapporteren van de resultaten denkbaar. Een volledig rapport, een samenvatting met alleen de eindconclusies of een mondelinge terugkoppeling – of een combinatie daarvan.

Bij de keuze met wie wat gedeeld wordt, dient altijd een afweging te worden gemaakt tussen volledigheid en de (privacy)belangen van de kandidaat. De route die hieronder wordt beschreven sluit het best aan bij de AVG, de informatiebehoefte van de volksvertegenwoordiging én de rol van de kroonbenoemde.

In verband met het opleggen van geheimhouding op een volledig rapport of delen daaruit, is het relevant wie de opdrachtgever is. Het opleggen van geheimhouding is voorbehouden aan de in de wet genoemde bestuursorganen. Bij de volledige rapportage worden alle doorlopen stappen verwerkt in het rapport en aangevuld met de resultaten van de analyse en de adviezen voor het vervolg. Het rapport bestaat dan uit de onderzoeksverantwoording, de resultaten van de geanalyseerde informatie (inclusief bevestiging van het voldoen aan de benoembaarheidsvereisten) en de conclusie met eventuele beheersmaatregelen. Deze vorm bevat de meeste informatie. Zo ontstaat een compleet beeld van de kandidaat en de integriteitsrisico’s die hij loopt. Een belangrijk aandachtspunt is dat door middel van een dergelijke rapportage een grote hoeveelheid persoonlijke informatie wordt gecommuniceerd aan de ontvangers. De kaders van de AVG moeten hierbij in acht worden genomen. Daarnaast moet duidelijk zijn wie opdrachtgever en verwerkingsverantwoordelijke zijn en met wie welke informatie wordt gedeeld. Rapportage van de conclusies: Bij deze vorm worden eventuele integriteitsrisico’s vermeld die een mogelijke belemmering voor benoeming of een kwetsbaarheid tijdens de uitoefening van het ambt van een bestuurder kunnen vormen. Ook worden aanbevelingen en beheersmaatregelen genoemd.

Een aandachtspunt is dat in de advisering over integriteitsrisico’s persoonsgerelateerde zaken kunnen voorkomen. Het voordeel van deze rapportagevorm is dat het een kort en overzichtelijk beeld geeft van de integriteitsrisico’s en vanuit privacy-oogpunt minder zwaar is. Het nadeel is echter dat het de waarde van een risicoanalyse als instrument tekort kan doen. Juist een uitgebreide toelichting kan helpen bij het bewustwordingsproces en de omgang met (mogelijke) integriteitsrisico’s. Mondelinge terugkoppeling: De mondelinge terugkoppeling gebeurt door een gesprek met de kandidaat-bestuurder en/of de opdrachtgever. Hierin worden op basis van het volledige rapport de conclusies en het handelingsperspectief besproken.

Keuzemarge De keuzemarge in deze fase beslaat de wijze waarop de uitkomsten van de risicoanalyse integriteit worden gedeeld (volledig rapport, rapportagevorm met enkel conclusies, mondelinge terugkoppeling, zie paragraaf 3.5), en met wie (gemandateerd opdrachtgever, voorzitter, commissie geloofsbrieven, politieke partij of volksvertegenwoordiging). De gemaakte keuze moet vóór de start van het onderzoek duidelijk zijn bij alle betrokkenen.

Gemandateerd opdrachtgever: De door het primair verantwoordelijke bestuursorgaan gemandateerde opdrachtgever heeft zicht op de volledige rapportage van de risicoanalyse. Zo heeft de opdrachtgever een goed beeld van de kandidaat en kan hij of zij met de kandidaat een gesprek voeren over de uitkomsten. Het primair verantwoordelijke bestuursorgaan kan er ook voor kiezen om zelf de risicoanalyse uit te voeren. Commissie voor de geloofsbrieven: Afhankelijk van de vooraf vastgestelde werkwijze ontvangt de commissie geloofsbrieven – onder geheimhouding – het volledige rapport, dan wel de conclusies van de uitgevoerde risicoanalyse en betrekt deze in haar werkzaamheden. Volksvertegenwoordiging: De volksvertegenwoordiging ontvangt alleen de conclusies (en eventuele aanbevelingen en beheersmaatregelen) van de uitgevoerde risicoanalyse als een geheim document. Hiervoor dient er formeel geheimhouding opgelegd te worden. Politieke partij: De kandidaat kan kiezen het rapport of de conclusies naar diens politieke partij te sturen, zodat de partij op de hoogte is van de aanbevelingen die aan de kandidaat zijn gedaan. De gemandateerde opdrachtgever geeft niet zelfstandig informatie over de analyse aan de politieke partij. Publiek: Er kan voor gekozen worden om de samenvattende conclusies en beheersmaatregelen openbaar te maken. Dit kan alleen met toestemming van de kandidaat.

De samenvattende conclusie is dan zodanig door de opdrachtgever in overleg met de kandidaat geredigeerd, dat openbaarmaking goed mogelijk is.

2.5.4 Fase 4 Na benoeming bestuurder: borgen Het voordeel hiervan is dat de integriteitsrisico’s met de onderzoekers besproken worden, en zij hier een nadere toelichting over kunnen geven. Het nadeel is dat de uitkomsten en de handelingsperspectieven slechts één keer besproken worden en vervolgens niet meer terug te vinden zijn. Zowel voor de kandidaat, de opdrachtgever als andere betrokkenen (zoals de gemeenteraad) is dat niet transparant.

36

Handboek Integriteit

/ 2 Werving, selectie en screening

Het is verstandig om snel na de benoeming van de bestuurders de uitvoering van de risicoanalyses integriteit goed af te ronden. Dat betekent dat de uitkomsten (volgens de vooraf vastgestelde procedure) met elkaar worden besproken en dat beheersmaatregelen worden opgevolgd. Dit zet de juiste toon voor de aankomende bestuursperiode: een volwassen omgang met het thema bestuurlijke integriteit.

< vorige pagina

volgende pagina >

37

Resultaat

Evaluatie

• Privacygevoelige informatie is vernietigd dan wel gearchiveerd. • Ervaringen en leerpunten uit de risicoanalyses zijn bekend, gedeeld en vastgelegd. • De beheersmaatregelen (indien aanwezig) zijn getroffen en vastgelegd. • De wethouder heeft bij het constituerend beraad verklaard in te stemmen met de beheersmaatregelen. • Het thema integriteit ligt periodiek op de collegetafel.

Het is goed mogelijk dat nieuwe inzichten of gewijzigde omstandigheden ervoor zorgen dat bij toekomstige verkiezingen de inhoud en aanpak afwijken van het proces dat een vorige keer is doorlopen. Het is altijd nuttig om na afloop expliciet de tijd te nemen om te leren van de ervaringen en stil te staan bij de volgende vragen:

Vernietigen of bewaren persoonsgegevens De AVG is van toepassing op de informatie in het eindrapport van de screening. Met de eigen functionaris gegevensbescherming kan worden besloten wat er met deze informatie gebeurt, in lijn met wat eerder is afgesproken over de werkwijze. Hierbij dient de geldende wet- en regelgeving, waaronder de AVG en de Archiefwet, in acht te worden genomen. Als een extern bureau de risicoanalyse heeft uitgevoerd, wordt overeengekomen dat dit bureau de verzamelde informatie binnen de eigen organisatie na oplevering van het definitieve rapport vernietigt. Dit wordt geregeld in de verwerkersovereenkomst.

• heeft de risicoanalyse ons gebracht wat we ervan verwachten? • zijn er zaken (inhoudelijk of qua proces) die we een volgende keer anders zouden willen doen? • welke elementen waren positief en moeten voor een volgende keer zeker worden vastgehouden? • hoe is de samenwerking met de diverse betrokkenen verlopen? Plan een afspraak met de uitvoerder van de risicoanalyses om te evalueren. Leg de evaluatiepunten vast in een kort memo dat bij de volgende verkiezingen gebruikt kan worden bij de voorbereiding.

De eerste vergadering van het bestuur Het ligt voor de hand dat het bestuursorgaan geheimhouding op de stukken oplegt in verband met eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer, (bijzondere) persoonsgegevens en benadeling (lijst met mogelijke gronden staat in artikel 5.1 Wet open overheid). De afspraken met kandidaten die volgen uit de risicoanalyse, kunnen wel openbaar gemaakt worden. Over het bewaren dan wel het vernietigen van gegevens wordt de kandidaat vooraf geïnformeerd. Meer specifiek wordt hij of zij geïnformeerd over welke gegevens bewaard worden, hoe deze bewaard worden en hoe lang.

Opvolging uitkomsten Sommige beheersmaatregelen, zoals het opzeggen van een nevenfunctie, kunnen nog voor benoeming getroffen worden. Voor andere beheersmaatregelen is meer tijd nodig. Veelal zal de volksvertegenwoordiging een kandidaat-bestuurder benoemen, onder de voorwaarde dat aan de geadviseerde beheersmaatregel wordt voldaan. Hoewel dat primair een verantwoordelijkheid van de betreffende (kandidaat-)bestuurder is, is het goed om als gemandateerde opdrachtgever de uitvoering te borgen. Dit kan door afspraken te maken over de termijn waarin maatregelen getroffen moeten zijn, door iemand aan te wijzen die de nakoming van deze afspraken controleert en vastlegt of door actief te communiceren over de opvolging. Gelet op de verantwoordelijkheid die de kroonbenoemde heeft op het gebied van bestuurlijke integriteit, ligt een rol in dit proces voor de hand. Dit verlegt de verantwoordelijkheid niet – die blijft bij de bestuurder – maar zorgt wel voor duidelijkheid en meer zekerheid. In de meeste gevallen zal het raadzaam zijn om de beheersmaatregelen op de kortst mogelijke termijn te treffen. Zolang een maatregel niet is getroffen, blijft het integriteitsrisico immers bestaan.

38

Handboek Integriteit

/ 2 Werving, selectie en screening

• Stel in de eerste collegevergadering expliciet de vraag of de definitieve verdeling van de portefeuilles ‘integriteitsproof’ is. • Maak in de eerste vergadering afspraken over ‘wanneer’ en ‘hoe’ het thema integriteit op de agenda van het college terugkomt. • Bespreek in het college de uitkomsten van de risicoanalyses met elkaar. Dit bevordert de onderlinge openheid en verlaagt de drempel om dilemma’s met elkaar te bespreken. Spreek van tevoren af of de uitvoerder van de risicoanalyses als gespreksleider of adviseur aanwezig is. In de eerste vergadering van het nieuwe bestuur worden belangrijke afspraken gemaakt voor de toekomstige samenwerking en worden de portefeuilleverdeling en onderlinge vervanging definitief vastgesteld. In het licht van de risicoanalyses integriteit is dit een belangrijk moment, omdat hierbij integriteitsrisico’s die met de verdeling van portefeuilles te ondervangen zijn, direct kunnen worden ondervangen. Meestal heeft dit slechts betrekking op het maken van afspraken over een klein onderdeel van de portefeuille. Ook andere beheersmaatregelen kunnen in de eerste bestuursvergadering worden besproken. Het is een natuurlijk moment voor de net benoemde bestuurders om zaken die uit de risicoanalyses integriteit naar voren zijn gekomen – maar die nog niet eerder zijn benoemd – actief op tafel te leggen.

De eerste vergadering is daarnaast een uitgelezen kans om het thema integriteit periodiek op de agenda van het college te zeten en met elkaar af te spreken om relevante zaken bespreekbaar te maken en te houden. In de eerste vergadering worden verder de afspraken over de eigen werkwijze vastgelegd in een Reglement van Orde en worden belangrijke thema’s voor de nabije toekomst bepaald.

< vorige pagina

volgende pagina >

39

Hoofdstuk 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9

Gedragscodes Belangenverstrengeling Deelname aan beraadslaging en stemming Verboden handelingen Proces van ontheffing bij verboden handelingen Onverenigbare betrekkingen en nevenfuncties Inkopen en aanbesteden Omgang met informatie Geschenken, diensten en uitnodigingen

42 42 43 45 50 55 58 60 63

3.10 Vergoedingen en verstrekkingen politieke ambtsdragers

64

< vorige pagina

volgende pagina >

41

3.2.1 Dit hoofdstuk gaat over de verschillende integriteitsnormen die gelden voor politieke ambtsdragers op decentraal niveau. Voor een groot deel zijn deze verankerd in de organieke wetten - zoals de Gemeente- en Provinciewet - maar voor een deel volgen deze ook uit de verschillende gedragscodes op lokaal niveau. De wettelijke normen bestaan onder meer uit verboden handelingen en onverenigbare betrekkingen. Regels over bijvoorbeeld geschenken, diensten en uitnodigingen zijn niet opgenomen in de organieke wetten, maar worden vaak geregeld in de lokale gedragscode. In paragraaf 3.2 tot en met 3.10 worden de belangrijkste (wettelijke) normen besproken.

3.1

3.2.2

Financiële belangen

Gedragscodes Een belangrijk onderdeel van het integriteitsbeleid is de gedragscode met afspraken om een open, transparante en integere organisatiecultuur te realiseren. Een gedragscode is in de eerste plaats een moreel appel en een middel om de integriteit van politieke ambtsdragers te waarborgen. Om dat te bereiken, kunnen in gedragscodes bepalingen worden opgenomen met gedragsregels over bijvoorbeeld declaratiegedrag en het voorkomen van vermenging van publieke en persoonlijke belangen.

In de wet- en regelgeving is niets opgenomen over financiële belangen. Het melden van financiële belangen is dus niet wettelijk verplicht. Decentrale overheden kunnen in hun gedragscodes wel afspraken vastleggen met betrekking tot de opgave, registratie en eventuele openbaarmaking van relevante financiële belangen. Uitvoering van zo’n regeling gebeurt veelal via interne melding en registratie. In de modelgedragscode staan regels over de omgang met financiële belangen.

Volksvertegenwoordigers zijn bij wet verplicht om voor zichzelf en voor hun bestuurders een gedragscode vast te stellen.8 Er zijn modelgedragscodes opgesteld voor bestuurders en volksvertegenwoordigers (zie bijlage), maar er is ook veel ruimte om een gedragscode zelf in te vullen. Gedragscodes hebben het rechtskarakter van een interne regeling; er is sprake van zelfbinding. Dat betekent dat het naleven van de gedragscode niet (juridisch) afdwingbaar is en het niet naleven van de afspraken geen rechtsgevolgen heeft. Het niet naleven van de gedragscode kan natuurlijk wel politieke gevolgen hebben. De gedragscode wordt door de politieke ambtsdragers in een gezamenlijk debat vastgesteld. De discussie over de uitgangspunten en kernbegrippen van integriteit, is minstens zo belangrijk als de gedragscode zelf.

Belangenverstrengeling Dit stuk gaat in op de vraag wanneer er sprake is van (de schijn van) belangenverstrengeling. Het onafhankelijk handelen van politieke ambtsdragers is een belangrijke voorwaarde voor een betrouwbare en integere lokale democratie. Daarmee is belangenverstrengeling een belangrijk aandachtspunt om alert op te zijn voor alle politieke ambtsdragers.

42

Belangenverstrengeling ontstaat op het moment dat door vermenging van een publiek en een persoonlijk belang het niet meer mogelijk is om als politieke ambtsdrager zuiver besluiten te nemen of te handelen. Het is belangrijk om niet alleen feitelijke belangenverstrengeling, maar ook de schijn ervan te vermijden.9

Er is een risico op belangenverstrengeling als een politieke ambtsdrager financiële belangen heeft bij organisaties of ondernemingen die een relatie met de betreffende decentrale overheid hebben of na een besluit kunnen krijgen. Voorbeelden zijn besluiten over aanbesteding, subsidieverstrekking, steunverlening, verstrekking van leningen en verlening van advies- en onderzoeksopdrachten.

Een gedragscode is een handvat bij twijfel, vragen en discussies over integriteitskwesties. De waarde neemt toe als politieke ambtsdragers elkaar aanspreken op de inhoud van een gedragscode en zich dienen te verantwoorden als zij in strijd hiermee handelen. Daarmee wordt een gedragscode een levend document dat een belangrijke rol kan spelen in het integriteitsbewustzijn van decentrale overheden.

3.2

Wanneer is sprake van belangenverstrengeling?

Handboek Integriteit

/ 3 Integriteitsnormen

3.2.3

Draaideurconstructies De ‘draaideurconstructie’ betekent dat oud-bestuurders als externe of in dienst van een externe partij direct na hun aftreden betaalde activiteiten verrichten voor dezelfde overheid waar zij bestuurder zijn geweest. Wettelijk gezien is dit niet verboden, maar veel decentrale overheden willen dit toch voorkomen. In de modelgedragscode is een aantal regels hierover opgenomen, om (de indruk van) mogelijke vriendjespolitiek te voorkomen en het risico op verstrengeling van persoonlijke en functionele belangen te vermijden. Deze risico’s ontstaan als een bestuurder en een bedrijf die in een functionele relatie tot elkaar staan in de verleiding komen om afspraken te maken over toekomstige betaalde activiteiten van de bestuurder. In de regel wordt hiervoor een termijn van 1 tot 2 jaar afgesproken.

3.3

Deelname aan beraadslaging en stemming Dit stuk geeft aan wanneer een volksvertegenwoordiger of een bestuurder niet mee mag doen aan de beraadslaging en stemming. Belangrijk is dat de politieke ambtsdrager zelf de afweging moet maken of het nodig is zich van beraadslaging en stemming te onthouden en dat de wet anders wordt uitgelegd voor volksvertegenwoordigers en bestuurders.

Soms staat een onderwerp ter besluitvorming op de politieke agenda waarbij een politieke ambtsdrager direct of indirect persoonlijk betrokken is. De wet (artikelen 28 en 58 Provinciewet, artikelen 28 en 58 Gemeentewet, artikel 38a Waterschapswet) noemt dat ‘een

< vorige pagina

volgende pagina >

43

aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger is betrokken’, of ‘de vaststelling of goedkeuring der rekening van een lichaam waaraan hij rekenplichtig is of tot welks bestuur hij behoort’.

Ook bij het raadslid dat meebeslist over de bestemming van het buitengebied waar hij zelf een boerenbedrijf bezit, zou sprake kunnen zijn van belangenverstrengeling. Politieke ambtsdragers zijn tegelijkertijd ook burgers: zij maken deel uit van het economische en sociale leven in de gemeenschap die ze besturen. Net als iedere andere burger zijn zij bijvoorbeeld afnemer van producten en diensten, lid van verenigingen en wijkbewoner. Daarom kan een raadslid bijvoorbeeld zonder bezwaar meestemmen over bijvoorbeeld de afvalinzameling, de vaststelling van tarieven van de onroerendezaakbelasting of over het openbaar vervoer in zijn eigen wijk.

Het onderdeel ‘beraadslaging’ is toegevoegd aan de bepaling, omdat een politieke ambtsdrager ook tijdens de beraadslaging de uitkomst van de besluitvorming kan beïnvloeden. Bovendien wordt de kern van het werk van de politieke ambtsdrager niet alleen gevormd door de stemming aan het eind, maar ook door de beraadslagingen die daaraan voorafgaan.

3.3.1

Verschil tussen uitleg voor volksvertegenwoordigers en bestuurders Voor volksvertegenwoordigers wordt deze bepaling strikter toegepast dan voor bestuurders. Dat wil zeggen: er wordt niet snel aangenomen dat een volksvertegenwoordiger persoonlijk betrokken is. Reden hiervoor is het fundamentele recht om zonder last te stemmen (en te beraadslagen) op grond van artikel 129, zesde lid Grondwet en artikel 27 Gemeentewet. Met dit artikel wordt dat fundamentele recht ingeperkt en dat moet terughoudend worden toegepast.

3.3.2

3.3.4

Wat de volksvertegenwoordiging of het bestuur als geheel kan doen, ligt vooral in de preventieve sfeer. Het onderwerp kan in zijn algemeenheid aan de orde komen, maar vooral ook in een concrete situatie. Dat betekent dat een andere volksvertegenwoordiger, bestuurder of de kroonbenoemde ervoor waarschuwt dat een te nemen besluit bij de bestuursrechter of bij de Kroon vernietigd kan worden, als de desbetreffende politieke ambtsdrager zich niet onthoudt van stemming en beraadslaging. De volksvertegenwoordiging en het bestuur dienen er als collectief voor te waken dat tot bestuursorganen behorende personen die een persoonlijk belang hebben, de besluitvorming beïnvloeden. Maar uiteindelijk blijft de individuele politieke ambtsdrager degene die beslist tot deelname aan de beraadslaging en stemming.

Eigen afweging Naleving van dit artikel is de verantwoordelijkheid van individuele bestuurders en volksvertegenwoordigers. De politieke ambtsdrager moet dus zelf de afweging maken of het nodig is zich van beraadslaging en stemming te onthouden. Bestuurders hebben daarbij natuurlijk wel rekening te houden met het vertrouwen van de raad. Wel is het verstandig dat een individuele bestuurder of volksvertegenwoordiger, als een mogelijk persoonlijk belang aan de orde is, dit in de discussie aangeeft. Het is zinvol in dat geval – voor volksvertegenwoordigers – vooraf binnen de fractie af te stemmen, met de fractievoorzitter of de voorzitter van het bestuursorgaan of – voor bestuurders – in openheid te overleggen binnen het bestuur of met de kroonbenoemde. Vervolgens kan de politieke ambtsdrager een besluit nemen over het al dan niet deelnemen aan het debat en de stemming over het onderwerp. Door daar open over te zijn, kan worden voorkomen dat een besluit wordt vernietigd of dat de verhoudingen in de raad vertroebeld raken. Naast overleg in individuele gevallen, kunnen in een reglement van orde of in de gedragscode procedurele bepalingen worden opgenomen die het maken van een afweging ondersteunen.

Als een belanghebbende bij het besluit het niets eens is met het oordeel van de politieke ambtsdrager (en stelt dat hij of zij ten onrechte heeft beraadslaagd of meegestemd), kan deze zich wenden tot de bestuursrechter of de Kroon. Die kan het besluit vernietigen. De volksvertegenwoordiging kan een individueel lid niet verbieden mee te doen in de beraadslaging of de stemming en kan besluiten, zowel eigen besluiten als van het bestuur, niet vernietigen.

3.3.3

3.4

Verboden handelingen Op grond van artikel 15 Gemeentewet, artikel 33 Waterschapswet en artikel 15 Provinciewet is een aantal handelingen voor politieke ambtsdragers verboden. Dit stuk gaat over de reikwijdte en de werking van deze artikelen.

Deze artikelen geven de politieke ambtsdrager de mogelijkheid om, voor het verrichten van bepaalde verboden, een ontheffingsverzoek voor te leggen aan gedeputeerde staten, de CvdK of de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Dit stuk is bedoeld om inzicht te bieden in de reikwijdte en de werking van artikel 15 Gemeentewet, artikel 33 Waterschapswet en artikel 15 Provinciewet. Om onnodige juridisering te voorkomen voorziet dit stuk niet in een uitputtende regeling. Het stelt zich nadrukkelijk tot doel betrokkenen handvatten te bieden om ‘het goede gesprek’ te voeren over de reikwijdte en werking van het artikel, indien zich een casus in de bestuurspraktijk voordoet.

Voorbeelden Zaken die de bestuurder of volksvertegenwoordiger direct of indirect aangaan, zijn onder meer familierelaties, eigendommen, financiële belangen (zoals aandelen), of bestuurslidmaatschappen van gesubsidieerde instellingen. Belangenverstrengeling ontstaat bijvoorbeeld als een gedeputeerde, wethouder of dagelijks bestuurslid van een waterschap, beslist over het verlenen van een vergunning aan zichzelf of iemand uit zijn persoonlijke omgeving.

44

Mogelijkheden volksvertegenwoordiging of het bestuur als geheel

Handboek Integriteit

/ 3 Integriteitsnormen

Dit stuk vervangt het eerdere Beleidskader verboden handelingen en het model beleidskader verboden handelingen. Die twee documenten zijn met publicatie van dit handboek komen te vervallen.

< vorige pagina

volgende pagina >

45

3.4.1

De wettelijke bepaling Artikel 15 Gemeentewet, artikel 33 Waterschapswet en artikel 15 Provinciewet zijn als volgt geformuleerd. Waar ‘lid van de raad’ staat, kan elke andere decentrale politieke ambtsdrager worden gelezen en waar het gaat over de gemeente, kan ook provincie of waterschap worden gelezen.

1 Een lid van de raad mag niet: a. als advocaat of adviseur in geschillen werkzaam zijn ten behoeve van de gemeente of het gemeentebestuur dan wel ten behoeve van de wederpartij van de gemeente of het gemeentebestuur; b. als gemachtigde in geschillen werkzaam zijn ten behoeve van de wederpartij van de gemeente of het gemeentebestuur; c. als vertegenwoordiger of adviseur werkzaam zijn ten behoeve van derden tot het met de gemeente aangaan van: 1e. overeenkomsten als bedoeld in onderdeel d; e 2 . overeenkomsten tot het leveren van onroerende zaken aan de gemeente;

d. rechtstreeks of middellijk een overeenkomst aangaan betreffende: 1e. het aannemen van werk ten behoeve van de gemeente; e 2 . het buiten dienstbetrekking tegen beloning verrichten van werkzaamheden ten behoeve van de gemeente; e 3 . het leveren van roerende zaken anders dan om niet aan de gemeente; e 4 . het verhuren van roerende zaken aan de gemeente; e 5 . het verwerven van betwiste vorderingen ten laste van de gemeente; e 6 . het van de gemeente onderhands verwerven van onroerende zaken of beperkte rechten waaraan deze zijn onderworpen; e 7 . het onderhands huren of pachten van de gemeente.

Geen ontheffing mogelijk

Wel ontheffing mogelijk

waarbij politieke ambtsdragers optreden als advocaat, gemachtigde, vertegenwoordiger of adviseur. Voor de handelingen omschreven in het eerste lid, aanhef en onder d, een aantal specifiek omschreven overeenkomsten, is wel ontheffing mogelijk. In het tweede lid is hierover opgenomen dat de minister van BZK dan wel gedeputeerde staten ontheffing kan verlenen. De reden voor deze ontheffingsmogelijkheid is dat in de daarin geregelde gevallen de zuiverheid in de verhoudingen niet altijd hoeft te worden geschaad. Als deze zuiverheid in de verhoudingen in een concreet geval niet wordt geschaad, kan ontheffing worden verleend. Het artikel biedt aldus een mogelijkheid om te voorkomen dat een politieke ambtsdrager nadeel ondervindt van diens functie bij het deelnemen aan het maatschappelijk en economisch verkeer. Het is aan de minister van BZK of gedeputeerde staten om te onderzoeken of het algemeen belang, te weten het voorkomen van belangenconflicten in het betrokken geval, ruimte biedt voor ontheffing. Klik hier voor een beschrijving van de overeenkomsten zoals opgenomen in lid 1 onder d, en hier voor veel voorkomende situaties.

3.4.4 Wanneer komt de zuiverheid van belangen onder druk te staan? De zuiverheid van belangen komt onder druk te staan op het moment dat de politieke ambtsdrager bij deelname aan het maatschappelijk en economisch verkeer voordeel heeft van zijn of haar positie ten opzichte van anderen. Hierbij kan onder andere worden gedacht aan de volgende gevallen: • De politieke ambtsdrager beschikt over voorkennis. • De politieke ambtsdrager maakt binnen de overheidsorganisatie gebruik (of misbruik) van zijn positie. • De politieke ambtsdrager speelt een rol in de voorbereiding op de besluitvorming over de te sluiten overeenkomst. • De te sluiten overeenkomst tussen de politieke ambtsdrager en de overheid is niet marktconform. • De te sluiten overeenkomst schaadt de belangen van derden onevenredig.

3.4.5 Wat te doen bij twijfel? Verboden handelingen

3.4.2 Waarom zijn bepaalde handelingen verboden voor politieke ambtsdragers? Een aantal handelingen is voor politieke ambtsdragers verboden. Dit verbod is een waarborg voor de zuiverheid in verhoudingen tussen politieke ambtsdrager en diens overheid. De verboden handelingen betreffen handelingen waarmee een politieke ambtsdrager zich kan compromitteren of waardoor het overheidsbelang kan worden geschaad. Politieke ambtsdragers zijn primair zelf verantwoordelijk voor naleving van het verbod.

3.4.3

Wanneer kan ontheffing worden verleend? Voor de handelingen omschreven in het eerste lid, aanhef en onder a t/m c, is geen ontheffing mogelijk. Deze handelingen zijn zonder meer verboden. Het betreft handelingen

46

Handboek Integriteit

/ 3 Integriteitsnormen

Er kan twijfel ontstaan over de reikwijdte en toepassing van het artikel over verboden handelingen. Volksvertegenwoordigers kunnen in dat geval advies vragen bij de griffier. Griffiers zijn vaak de meest geëigende personen om advies te vragen bij de provincie of het ministerie van BZK. Uiteraard staat deze mogelijkheid ook open voor andere personen dan griffiers, zoals de ambtenaren die de commissaris van de Koning of gedeputeerde staten ondersteunen. Door intern advies te vragen kunnen op voorhand onduidelijkheden (bijvoorbeeld: staat ontheffing überhaupt open in dit geval? Is het nodig om ontheffing te vragen?) worden weggenomen. De kroonbenoemde heeft op grond van artikel 170, lid 2, Gemeentewet, artikel 94, lid 2, Waterschapswet of artikel 175, lid 2, Provinciewet de verantwoordelijkheid (zorgplicht) de bestuurlijke integriteit van de provincie te bevorderen. Vanuit deze verantwoordelijkheid kan de kroonbenoemde het goede gesprek aangaan met de politieke ambtsdrager, deze informeren over het aanvragen van een ontheffing en wijzen op de consequenties van het niet aanvragen van een ontheffing (zie hieronder).

< vorige pagina

volgende pagina >

47

3.4.6 Middellijk aangaan van een overeenkomst Ook het “middellijk” aangaan van de overeenkomsten is verboden, tenzij hier een ontheffing voor is verleend. “Middellijk” houdt in dat de overeenkomst niet door de politieke ambtsdrager zelf wordt aangegaan maar door een derde, waarbij de politieke ambtsdrager invloed kan uitoefenen op de totstandkoming van de overeenkomst en daarbij een voordeel geniet. Een derde kan in dit geval zijn: 1. Een rechtspersoon waar de politieke ambtsdrager een betrokkenheid bij heeft. Het doorslaggevende criterium is of de politieke ambtsdrager invloed heeft op de besluitvorming en/of het aangaan van overeenkomsten. Dit is in ieder geval zo als de politieke ambtsdrager bestuurder of lid van de directie is, maar dat zijn niet de enige functies waarmee een politieke ambtsdrager invloed kan hebben in een organisatie. 2. De partner, een familielid of een goede bekende van de politieke ambtsdrager. Het doorslaggevende criterium is of de politieke ambtsdrager persoonlijk voordeel heeft van de overeenkomst en invloed heeft uitgeoefend op de totstandkoming van de overeenkomst. 3. Een andere (rechts)persoon waarbij de politieke ambtsdrager een belang heeft (bijv. recht op een deel van diens vermogen of als onderaannemer van deze derde).

3.4.7

Met de term ‘personen bekleed met openbaar gezag’ wordt gedoeld op personen die deel uitmaken van de organen van publiekrechtelijke instellingen, die de aan deze instellingen toebehorende goederen beheren en de bevoegdheid hebben daarover te beschikken. Hieronder vallen ook politieke ambtsdragers. Omdat elke schijn van belangenverstrengeling dient te worden vermeden, is een dergelijke rechtshandeling van rechtswege nietig. Dit betekent dat de rechtshandeling nooit geldig is geweest, in tegenstelling tot vernietigbaarheid, waar het initiatief voor het inroepen van de ongeldigheid wordt overgelaten aan de betrokken partijen. Artikel 3:43, lid 3, Burgerlijk Wetboek geeft twee situaties waarin er geen sprake is van nietigheid. Ten eerste is dit het geval als er sprake is van een openbare verkoop. Daarnaast is het mogelijk om goedkeuring te krijgen.

Wat indien geen ontheffing wordt aangevraagd? Uitvoering van een verboden handeling kan in het uiterste geval leiden tot vervallenverklaring van het lidmaatschap van de volksvertegenwoordiging. Daarnaast kan een verboden handeling nietig zijn.

Vervallenverklaring lidmaatschap van de provinciale staten De vervallenverklaring is geregeld in de artikelen X7, X7a en X8 Kieswet. De kroonbenoemde kan een volksvertegenwoordiger schorsen die in strijd met de wettelijke bepaling over verboden handelingen handelt. De volksvertegenwoordiging moet daarover dan in de eerstvolgende vergadering een oordeel geven. De volksvertegenwoordiging kan dan het lidmaatschap van de volksvertegenwoordiger vervallen verklaren of de schorsing opheffen. Ook kan de volksvertegenwoordiging de volksvertegenwoordiger ambtshalve van zijn lidmaatschap vervallen verklaren. Voorwaarde in beide gevallen is dat de volksvertegenwoordiger in de gelegenheid is gesteld zich mondeling te verdedigen. Tegen de beslissing van de volksvertegenwoordiging staat rechtstreeks beroep open bij de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State.

Nietigheid De rechtshandeling van een politieke ambtsdrager waarmee van de provincie onderhands onroerende zaken of beperkte rechten waaraan deze zijn onderworpen worden verworven, is van rechtswege nietig. Dat bepaalt artikel 3:43, eerste lid, aanhef en onder c, van het Burgerlijk Wetboek. Het gaat hier om een door een wettelijke bepaling gecreëerde bijzondere ongeschiktheid om een bepaalde rechtshandeling te verrichten.

48

Personen bekleed met openbaar gezag zijn niet bevoegd om - hetzij rechtstreeks, hetzij door tussenkomende personen - rechtshandelingen te verrichten die strekken tot verkrijging van goederen die toebehoren aan het Rijk, provincies, gemeenten of andere openbare instellingen en aan hun beheer zijn toevertrouwd.

Handboek Integriteit

/ 3 Integriteitsnormen

• Voor provinciale politieke ambtsdragers is de Kroon bevoegd deze goedkeuring te geven. Het daartoe strekkende koninklijk besluit wordt genomen op voordracht van de minister van BZK. • Voor raadsleden of wethouders, onderscheidenlijk burgemeesters komt die bevoegdheid in lijn met de Gemeentewet toe aan gedeputeerde staten, onderscheidenlijk de commissaris van de Koning. • Een goedkeuring voor politieke ambtsdragers van een waterschap dient afgegeven te worden door de Kroon. Indien het verzoek om ontheffing wordt gedaan door of namens een politieke ambtsdrager van een waterschap, dient dit verzoek inclusief het besluit tot ontheffing of weigering daarvan aan de minister van Infrastructuur en Waterstaat te worden gezonden zodat de Kroon kan beoordelen of goedkeuring wordt verleend als bedoeld in artikel 3:43, derde lid van het Burgerlijk Wetboek. Ook hier geldt dat dit alleen geldt voor de rechtshandelingen genoemd in artikel 33 eerste lid, onder d, ten 3e, 5e , 6e en/ of ten 7e, Waterschapswet. Als de ontheffing op grond van artikel 15, eerste lid, onder d, ten 3e, 5e , 6e en/of ten 7e, Gemeentewet wordt aangevraagd, dan zal het bevoegd gezag ambtshalve toetsen of er voor die handelingen naast de ontheffing ook goedkeuring op grond van artikel 3:43, lid 3, BW kan worden verleend.

Voor deze handelingen is dus zowel een ontheffing door de minister van BZK als een goedkeuring door de Kroon (op voordracht van de minister van BZK) nodig. De goedkeuring dient in principe voor het afsluiten van de overeenkomst te zijn verleend. Indien de goedkeuring plaatsvindt na het afsluiten van de overeenkomst dienen partijen de rechtshandeling conform artikel 3:58 van het Burgerlijk Wetboek te bekrachtigen.

< vorige pagina

volgende pagina >

49

In een concreet voorbeeld betekent dit dat wanneer een pand dat in eigendom is van de provincie onderhands wordt gekocht door een Statenlid, deze koop nietig is (en dus vanaf het begin ongeldig), tenzij het Statenlid goedkeuring heeft gekregen conform het derde lid van artikel 3:43 van het Burgerlijk Wetboek. Let op: daarnaast dient dus ook een ontheffing op grond van artikel 15 Provinciewet te worden aangevraagd. Bij een openbare verkoop van het provinciale pand heeft het Statenlid geen goedkeuring nodig om het pand te kopen.

3.5

Proces van ontheffing bij verboden handelingen Om ontheffing te kunnen verlenen is het wenselijk dat de minister van BZK, gedeputeerde staten of de CvdK van geval tot geval een afweging maakt via een vast en kenbaar proces. Hieronder wordt ingegaan op dit proces en op de inhoudelijke afwegingen die daarbij van belang zijn. Op het (proces van het) verlenen van ontheffing is de Algemene wet bestuursrecht van toepassing.

3.5.1

Indienen ontheffingsverzoek Het verzoek tot ontheffing wordt ingediend door of namens een politieke ambtsdrager bij de minister van BZK, gedeputeerde staten of de CvdK. Provinciale politieke ambtsdragers dienen een verzoek in bij de minister. Politieke ambtsdragers bij de gemeente en het waterschap dienen een verzoek in bij gedeputeerde staten, met uitzondering van de kroonbenoemden: zij dienen een verzoek in bij de CvdK. Het verzoek tot ontheffing is primair gelegen bij de politieke ambtsdrager. Deze draagt hier dan ook zelf de verantwoordelijkheid voor. Wanneer het verzoek wordt ingediend namens de desbetreffende politieke ambtsdrager, bijvoorbeeld door het bestuur of de kroonbenoemde, kan de minister van BZK, gedeputeerde staten of de CvdK een schriftelijke machtiging verlangen. Het verzoek tot ontheffing wordt ingediend voordat de overeenkomst tussen de overheid en de politieke ambtsdrager wordt afgesloten. Door de minister van BZK, gedeputeerde staten of de CvdK wordt binnen acht weken na ontvangst een besluit genomen op het verzoek tot ontheffing.

De aanvraag kan op grond van artikel 4:5 van de Algemene wet bestuursrecht niet verder in behandeling worden genomen indien de aanvraag niet door de bevoegde persoon is ingediend of de vereiste gegevens en bescheiden na het verstrijken van een termijn van acht weken, waarbinnen het Statenlid in de gelegenheid is gesteld de aanvraag aan te vullen, niet zijn ontvangen. Onder een verzoek om ontheffing in de gevallen beschreven onder artikel 15, eerste lid, onder d, ten 3e, 5e, 6e en/of 7e, Gemeentewet, wordt mede verstaan een verzoek om goedkeuring als bedoeld in artikel 3:43, derde lid, van het Burgerlijk Wetboek.

50

Handboek Integriteit

/ 3 Integriteitsnormen

3.5.2

Aanlevering bescheiden en informatie Door de politieke ambtsdrager worden alle gegevens en bescheiden aangeleverd die redelijkerwijs van belang kunnen zijn voor zover het oordeel of de zuiverheid van belangen niet wordt geschaad door het sluiten van de overeenkomst. Met toestemming van de politieke ambtsdrager kunnen ook het bestuur of de kroonbenoemde deze gegevens en bescheiden aanleveren. Daaronder vallen in ieder geval: • De conceptovereenkomst (waaronder het voornemen tot gunning), of als deze niet beschikbaar is, een beschrijving van de te sluiten overeenkomst, waarbij in beide gevallen de voorwaarden van de te sluiten overeenkomst meegestuurd worden. • Een toelichting op de wijze waarop de conceptovereenkomst tot stand is gekomen en de mate van transparantie die daarbij is betracht. • Een toelichting op de totstandkoming van de opgenomen prijs/vergoeding in de conceptovereenkomst. • Een onderbouwing waarom de zuiverheid van belangen niet wordt geschaad met het aangaan van de overeenkomst. Indien uit het verzoek en de daarbij overgelegde gegevens en bescheiden onvoldoende blijkt of het Statenlid in aanmerking kan komen voor een ontheffing, kan de minister van BZK, gedeputeerde staten of de CvdK de politieke ambtsdrager (eenmalig) de mogelijkheid geven om het verzoek tot ontheffing aan te vullen. Hiervoor geldt een aanvullende termijn van vier weken.

Afhankelijk van het type overeenkomst dienen bij de initiële ontheffingsaanvraag aanvullende gegevens en bescheiden te worden aangeleverd. Hieronder is per type overeenkomst opgenomen welke informatie in ieder geval aangeleverd dient te worden. Let wel, dit is geen uitputtende lijst.

Het aannemen van werk / het verrichten van werkzaamheden / het leveren en verhuren van roerende zaken • Het doel van het aangaan van de overeenkomst. • Een verklaring van het bestuur waarom de overeenkomst met (specifiek) de politieke ambtsdrager wordt aangegaan. • De door het bestuur eventueel overwogen en afgevallen alternatieven.

Het verwerven van betwiste vorderingen • Een omschrijving van de reden waarom de politieke ambtsdrager de betwiste vordering wil overnemen. • De aard en achtergrond van de betwiste vordering. • De reden waarom de vordering betwist wordt.

Het verwerven van onroerende zaken of beperkte rechten waaraan deze zijn onderworpen • Een recent taxatierapport van een onafhankelijke externe deskundige.

< vorige pagina

volgende pagina >

51

• Bij verwerving van een bouwkavel: een verklaring van het bestuur omtrent de wijze van toekenning van bouwkavels en een grondprijsberekening. Dit kan ook (deels) via de grondnota. • Het onderliggende (voorgenomen) verkoopbesluit met een tekening of situatieschets.

• De inschrijving van de politieke ambtsdrager op een onderhandse aanbesteding van een werk, een werkzaamheid/dienst of een leverantie (waaronder verhuur) voldoet aan marktconforme maatstaven van prijs en kwaliteit. • In het geval van een enkelvoudig onderhandse aanbesteding zijn er gegronde redenen om enkel het bedrijf van de politieke ambtsdrager uit te nodigen in te schrijven.

Onderhands huren of pachten • Een verklaring van het bestuur dat de huur- of pachtprijs overeenkomt met de huur- of pachtprijs voor soortgelijke objecten. • Indien het niet mogelijk is een dergelijke verklaring aan te leveren, dient een verklaring te worden aangeleverd dat de huur- of pachtprijs is vastgesteld conform het advies van een onafhankelijke externe deskundige. • Voor zover van toepassing, informatie over de door het bestuur overwogen en afgevallen potentiële huurders of pachters.

3.5.3

Beoordeling ontheffingsverzoek De minister van BZK, gedeputeerde staten of de CvdK is verantwoordelijk voor het maken van de afweging ten aanzien van het verzoek tot ontheffing. Het verzoek tot ontheffing wordt door de minister van BZK tenminste getoetst aan de volgende criteria: • De overeenkomst leidt niet tot belangenverstrengeling. • De overeenkomst leidt niet tot bevoordeling van het Statenlid (ten opzichte van derden). • Het Statenlid heeft niet deelgenomen aan de beraadslagingen en (voorbereiding van de) besluitvorming met betrekking tot de overeenkomst. Sommige provincies hebben een beleidsregel hoe zij omgaan met ontheffingsverzoeken, het is voor raadsleden, wethouders en burgemeesters aan te bevelen vooraf na te gaan of hun provincie een dergelijke beleidsregel hanteert.

Het verwerven van betwiste vorderingen • Het verwerven van een betwiste vordering gebeurt op basis van een overeenkomst die al bestond voordat de politieke ambtsdrager die de ontheffing aanvraagt, politieke ambtsdrager werd.

Het onderhands verwerven van onroerende zaken of beperkte rechten waaraan deze zijn onderworpen • Het aankoopbedrag van een onroerende zaak of het bedrag waartegen een beperkt recht op een onroerende zaak wordt verkregen, is niet lager dan het bedrag opgenomen in het door een onafhankelijke externe deskundige opgesteld taxatierapport. • Het aankoopbedrag van een woning in eigendom van de provincie is voor de politieke ambtsdrager, die gelijktijdig bewoner is, minimaal gelijk aan de economische waarde in onbewoonde staat volgens een door een onafhankelijke externe deskundige opgesteld taxatierapport. • De toewijzing van een bouwkavel aan de politieke ambtsdrager vindt plaats in overeenstemming met de binnen de provincie geldende regels voor de uitgifte van bouwkavels. Bij het ontbreken van deze regels vindt de toewijzing van de kavel plaats op objectieve wijze, bijvoorbeeld door middel van loting. • De aankoopprijs van een bouwkavel komt overeen met de prijs zoals deze recent door het provinciebestuur voor het betreffende gebied is vastgesteld.

Onderhands huren of pachten Het verzoek tot ontheffing wordt door de minister van BZK, gedeputeerde staten of de CvdK niet getoetst aan de decentrale gedragscode. Dit is namelijk een intern gerichte leidraad voor integer handelen. Per type overeenkomst gelden indicaties voor de zuivere totstandkoming van een overeenkomst. Hieronder worden deze indicaties per type overeenkomst weergegeven. Dit is geen limitatieve opsomming, maar kan wel helpen bij de beoordeling van de ontheffingsaanvraag. Het aannemen van werk / het verrichten van werkzaamheden / het leveren en verhuren van roerende zaken • Bij de onderhandse aanbesteding van een werk, een werkzaamheid/dienst of een leverantie (waaronder verhuur) is door minimaal twee andere bedrijven een offerte uitgebracht en is de politieke ambtsdrager de aanbieder die het beste aan de gunningscriteria voldoet. Hierbij kunnen criteria als de (economisch) meest voordelige aanbieder, of de aanbieder met de beste kwaliteit-prijsverhouding worden gehanteerd.

52

Handboek Integriteit

/ 3 Integriteitsnormen

• Er zijn geen derden bekend die het desbetreffende goed willen huren of pachten van de provincie. Het is aan de provincie om met inachtneming van de vereiste transparantie te bepalen op welke manier derden kennis kunnen nemen van de voorgenomen huur of pacht. • De huurprijs of pachtprijs komt overeen met de prijs voor soortgelijke objecten of is vastgesteld conform het advies van een onafhankelijke externe deskundige.

3.5.4 Maatwerk: doorlopende ontheffing Indien de ontheffing wordt verzocht voor het leveren van een werkzaamheid/dienst of een leverantie (waaronder verhuur), kan de minister van BZK, gedeputeerde staten of de CvdK in uitzonderingsgevallen op verzoek besluiten de ontheffing te verlenen voor een langere periode. Een doorlopende ontheffing kan alleen worden verleend voor het afsluiten van hetzelfde type overeenkomsten tussen de overheid en de politieke ambtsdrager. De volgende (niet uitputtende opsomming van) redenen voor het verlenen van een doorlopende ontheffing kunnen zijn:

< vorige pagina

volgende pagina >

53

• Er is sprake van een mantelcontract. • De politieke ambtsdrager is de exclusieve leverancier binnen de provincie, de gemeente of het waterschap en levert regelmatig (bijv. gebak of drukwerk). Klik hier voor meer informatie over deze situatie. • De politieke ambtsdrager is als zorgverlener actief binnen het sociaal domein. • Aan een doorlopende ontheffing wordt altijd een maximumtermijn verbonden. Bijvoorbeeld een termijn van één jaar met de mogelijkheid van jaarlijkse verlenging of tot het einde van de bestuursperiode. Daarnaast geldt de voorwaarde dat de politieke ambtsdrager direct melding maakt bij een verandering in omstandigheden die van belang is met het oog op de ontheffing.

3.6

Als een politieke ambtsdrager andere functies uitoefent naast zijn politieke ambt, kan dit leiden tot belangenverstrengeling. Dat kan de ambtsdrager in kwestie bij zijn onafhankelijk oordeel in de weg staan. In dit stuk gaat het over functies die – wettelijk vastgelegd – onverenigbaar zijn met het politieke ambt en over andere nevenfuncties.

Nevenfuncties zijn positief te waarderen uit maatschappelijk, bestuurlijk en persoonlijk oogpunt. Er zit echter ook een risico aan nevenfuncties. Nevenfuncties kunnen het onafhankelijk oordeel van de ambtsdrager in gevaar brengen, het aanzien van het ambt schaden en de ambtsdrager belemmeren om optimaal te functioneren.

Als aanvullende voorwaarde voor het verlenen van de ontheffing kan een maximumbedrag van een opdracht worden bepaald (bijv. maximaal € 10.000,- per jaar).

3.5.5

Besluit ontheffing en rechtsbescherming

3.6.1

Het besluit ontheffing te verlenen van het verbod op het onderhands verwerven van onroerende zaken of van beperkte rechten waaraan deze zijn onderworpen gaat vergezeld met de goedkeuring zoals bedoeld in artikel 3:43, derde lid, van het Burgerlijk Wetboek. De minister van BZK, gedeputeerde staten of de CvdK controleert ambtshalve of deze goedkeuring is aangevraagd dan wel is verleend. Als dit niet het geval is, doet de minister van BZK, gedeputeerde staten of de CvdK dit ambtshalve. Alleen de politieke ambtsdrager ontvangt het besluit tot ontheffing. Wanneer de aanvraag namens de politieke ambtsdrager is gedaan, ontvangt de gemachtigde een afschrift. Omwille van de privacy zal een verdere inhoudelijke toelichting niet worden weergegeven, tenzij de politieke ambtsdrager toestemming verleent. In geval van een gelijktijdige goedkeuring als bedoeld in artikel 3:43, derde lid, van het Burgerlijk Wetboek zal de politieke ambtsdrager tevens het koninklijk besluit inzake de goedkeuring ontvangen. De politieke ambtsdrager kan binnen zes weken bezwaar maken tegen het besluit waarin de ontheffing wordt verleend of geweigerd. Dit geldt tevens ook voor de goedkeuring op grond van artikel 3:43, lid 2, BW.

3.5.6 Intrekken, opschorten of wijzigen van de ontheffing De minister van BZK, gedeputeerde staten of de CvdK kan een ontheffing intrekken, opschorten of wijzigen: • Indien niet aan de voorschriften en beperkingen die zijn verbonden aan de ontheffing wordt voldaan. • Voor zover ter verkrijging daarvan onjuiste of onvolledige gegevens zijn ingediend. • Voor zover er sprake is van misbruik of onbevoegd gebruik van de ontheffing. • Op verzoek van de politieke ambtsdrager.

54

Handboek Integriteit

/ 3 Integriteitsnormen

Onverenigbare betrekkingen en nevenfuncties

Onverenigbare betrekkingen Voor alle groepen politieke ambtsdragers is op vrijwel dezelfde wijze vastgelegd welke functies hoe dan ook onverenigbaar zijn met het politieke ambt.10 Onverenigbaar met het politieke ambt zijn onder meer de betrekkingen van minister, lid van de Raad van State en de Algemene Rekenkamer, van Nationale ombudsman en van ambtenaar aangesteld of ondergeschikt aan het desbetreffende bestuursorgaan. Een ambtenaar bij een waterschap mag bijvoorbeeld niet tegelijkertijd in het algemeen bestuur van het eigen waterschap zitting nemen maar wel in het algemeen bestuur van een ander waterschap. Recent is aan deze bepaling toegevoegd dat een volksvertegenwoordiger als ambtenaar geen werkzaamheden mag verrichten ten behoeve van de gemeente waar hij tevens volksvertegenwoordiger is (bijvoorbeeld bij een gemeenschappelijke regeling).

3.6.2

Nevenfuncties van bestuurders en kroonbenoemden Bestuurders en kroonbenoemden mogen geen nevenfuncties vervullen waarvan de uitoefening ongewenst is met het oog op een goede vervulling van het politieke ambt. In het blok vindt u de afwegingen die daarbij van belang zijn.

Bij de afweging of een nevenfunctie te combineren is met het politieke ambt zijn de volgende afwegingen van belang: • tussen het ambt en de nevenfunctie mag geen belangenverstrengeling optreden of de schijn daarvan worden gewekt. Het gaat daarbij niet alleen over mogelijk persoonlijk voordeel voor de politieke ambtsdrager zelf, maar ook voor personen, bedrijven of instellingen in zijn omgeving. Dit voordeel kan ook bestaan uit het doorgeven van vertrouwelijke overheidsinformatie. Het risico van belangenverstrengeling hoeft overigens niet altijd te betekenen dat de nevenfunctie moet worden opgegeven. Soms is het risico incidenteel. Een mogelijke oplossing is dat de betrokken politieke ambtsdrager zich in dat geval buiten de concrete besluitvorming houdt (zie paragraaf 3.4). Terughoudendheid is in elk geval geboden bij functies in organisaties die substantieel subsidie ontvangen, overheidsprojecten uitvoeren of die op welke manier dan ook, betrokken (kunnen) zijn bij de overheid waar men het politieke ambt vervult;