Bijlage 5_De (rechts)positie van de griffie(r) anno 2018

Deze wederzijdse belangen vragen om een goede afstemming tussen enerzijds de gemeentelijke organisatie die werkzaamheden voor het college uitvoert en anderzijds de gemeenteraad die goed voorbereide en tijdig aangeleverde voorstellen moet ontvangen. Planningen moeten worden uitgezet en gehaald, strategische lijnen en integriteitskwesties komen op dit snijpunt bijeen evenals het politiek, bestuurlijk en ambtelijk domein. In de meeste gemeenten is daarvoor een tweede driehoek ontstaan: het overleg tussen de burgemeester, de secretaris en de griffier. DE (RECHTS)POSITIE VAN DE GRIFFIE(R) – ANNO 2018

35

De feitelijk invulling van de noodzakelijke afstemming kan per gemeente verschillen. De waardering van de raad over bijvoorbeeld de kwaliteit en tijdigheid van door het college aangeleverde ­stukken is voor de griffier een indicatie of er voldoende overleg en afstemming is in de driehoek.

De instructie van de griffier De wet regelt dat als dit alles heeft geleid tot een vormgeving van de onder­ steuning die elk raadslid, elke fractie en de raad als geheel in staat stelt zijn taken als volksvertegenwoordiger en volksvertegenwoordiging te vervullen, wordt vastgelegd in een instructie.39 De instructie bevat regels over de taak en over de bevoegdheden van de griffier. Deze instructie is samen met het functieprofiel de basis voor zowel de werving en selectie bij vacatures op de griffie als ook bij voortgangsgesprekken en beoordelingsgesprekken.

2.5 De griffie staat Wet en technische ontwikkelingen hebben, zoals uit het voorgaande blijkt, de positie van de griffier en zijn medewerkers versterkt. Dit biedt een gemeenteraad de mogelijkheid zich goed te beraden over hoe hij de ondersteuning vorm wil geven, welke eisen worden gesteld als er een vacature is voor een griffier of voor medewerkers van de griffie. Op basis daar­ van kan de raad ook antwoord geven op de vraag hoeveel fte de raad denkt daarvoor nodig te hebben. Deze uitkomst bepaalt dan de benodigde financiële middelen die de raad voor zijn ondersteuning opneemt in de begroting.

De praktijk wijst uit dat raadsleden het lastig vinden ‘goed voor zichzelf te zorgen’.

39

36

Artikel 107a, lid 2, Gemeentewet; artikel 104a, lid 2, Provinciewet.

DE (RECHTS)POSITIE VAN DE GRIFFIE(R) – ANNO 2018

HOOFDSTUK 3 RECHTSPOSITIE ­G RIFFIE, ARBEIDSVOORWAARDEN, WERKGEVERSCHAP

3.1 Inleiding en samenvatting

In het voorgaande is meermalen aan de orde geweest dat het werkgeverschap van de griffier en de medewerkers van de griffie de verantwoordelijkheid is van de gemeenteraad. Dit betekent dat alleen de gekozen leden van de gemeenteraad of een daaruit gevormde werkgeverscommissie bevoegd zijn, zoals dat in de wet is geformuleerd, de griffier en de medewerkers van de griffie te benoemen, te schorsen en te ontslaan. Dat geldt ook voor alle werk­ geverstaken die voorafgaan aan benoeming en ontslag. Onder deze bevoegdheden van de gemeenteraad ligt een stelsel van arbeids­ voorwaarden dat dan op de griffier en zijn medewerkers van toepassing is: de rechtspositie van de griffie(r). Na het benoemen zullen met de griffier en de medewerkers van de griffie regelmatig gesprekken plaatsvinden over hun functioneren. Regelmatig zullen aan de arbeidsvoorwaarden gerelateerde besluiten moeten worden genomen. Denk daarbij aan het opnemen van vakantieverlof dat moet worden geaccor­ deerd of beslissingen over scholing en vorming of plezierige en minder ­prettige gebeurtenissen in het leven van de griffier en diens medewerkers.

DE (RECHTS)POSITIE VAN DE GRIFFIE(R) – ANNO 2018

37

Het is niet alleen praktisch onmogelijk dat de gehele gemeenteraad hierbij betrokken is, maar meestal ook onnodig. Dat kan ook worden overgedragen aan een delegatie van de gemeenteraad: de werkgeverscommissie.

Aandacht voor de onderlinge relatie tussen gemeenteraad/WGC en de griffier doet er toe. Dat verdient aandacht en moet worden gekoesterd. Ervaringen van raadsleden: ‘Bij de geboorte van Arnoud, zoon van de griffier is de WGC, met een cadeau namens de gemeenteraad, op kraamvisite geweest. Een gezellige en gewaardeerde actie waarbij beschuit met blauwe muisjes niet ontbrak.’ ‘ In onze gemeente is het gebruikelijk dat de WGC en griffie een keer per jaar samen uit eten gaan.’

3.2 Wettelijk kader De arbeidsvoorwaarden en het werkgeverschap hebben een wettelijke basis. Het werkgeverschap vloeit, zoals in hoofdstuk 2.1 al is toegelicht, voort uit de Gemeentewet. De werkgever moet op grond van de Ambtenarenwet de arbeidsvoorwaarden voor de ambtenaren die bij hem in dienst zijn, vaststellen. De Ambtenarenwet geeft ook het uitgangspunt aan waarop de samenwerking tussen de gemeenteraad als werkgever en de griffier als werknemer is ­gebaseerd: Het bevoegd gezag en de ambtenaar zijn verplicht zich als een goed werkgever en een goed ambtenaar te gedragen.40

40

38

Artikel 125ter Ambtenarenwet.

DE (RECHTS)POSITIE VAN DE GRIFFIE(R) – ANNO 2018

Gemeentewet Dat de gemeenteraad de werkgever is van de griffie vloeit voort uit de ­artikelen 107 tot en met 107e van de Gemeentewet.41 Dat dit geen bevoegd­ heid is van het college vloeit voort uit de uitsluiting van de bevoegdheden de griffier te benoemen, te schorsen en te ontslaan in artikel 160, lid 1, onderdeel d, Gemeentewet.42, De ultieme werkgeverstaken van benoemingsbesluiten en het verlenen van ontslag liggen in handen van de gemeenteraad. In de uitgave ‘De (rechts) positie van de griffie(r) in het decentrale bestuur’ 43 heeft professor D.J. Elzinga geconcludeerd dat delegeren van werkgeversbevoegdheden aan een ander orgaan dan de gemeenteraad niet mogelijk is, omdat de aard van de bevoegdheid zich daartegen verzet. Net zoals de raad sinds de invoering van het dualisme geen werkgeversbevoegdheden meer kan uitoefenen over de ambtenaren die werkzaam zijn voor het college, kan het college deze ook niet uitoefenen over de griffier en de medewerkers van de griffie. De werkgeverscommissie is een door de gemeenteraad ingestelde bestuurs­ commissie in de zin van artikel 83 Gemeentewet. Dit artikel bepaalt ook dat alleen raadsleden lid kunnen zijn van een bestuurscommissie die door de gemeenteraad is ingesteld en dat de burgemeester en de wethouders ­daarvan geen lid kunnen zijn.

De burgemeester kan dus geen lid zijn van de werkgeverscommissie, ook al is hij voorzitter van de raad. De burgemeester kan wel als adviseur bij de commissie worden betrokken. Overigens gelden deze uitsluitingen wederzijds t.a.v. raadsleden voor commissies die door de burgemeester of door het college kunnen worden ingesteld.

Ambtenarenwet De werkgeverstaken vloeien, zolang deze bepalingen van de Ambtenarenwet nog van toepassing zijn,44 voort uit artikel 125 van die wet. Daarin is een reeks taken genoemd waarvoor de gemeenteraad als werkgever regels moet maken:

41 42

43 44

Zie: Bijlage 1. Artikel 158, lid 1, onderdeel d, Provinciewet: Gedeputeerde staten zijn in ieder geval bevoegd ambtenaren, niet zijnde de griffier en de op de griffie werkzame ambtenaren, te benoemen, te schorsen en te ontslaan. Vereniging van Griffiers, Nederlandse Vereniging voor Raadsleden, e.a., 2009/2010, Bijlage 1. Naar verwachting zal op 1 januari 2020 de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) in werking treden. Zie hoofdstuk 5.

DE (RECHTS)POSITIE VAN DE GRIFFIE(R) – ANNO 2018

39

a. aanstelling, schorsing en ontslag; b. het onderzoek naar de geschiktheid en de bekwaamheid; c. bezoldiging; d. arbeidsduur en werktijden; e. verlof en vakantie; f. voorzieningen in verband met ziekte; g. bescherming bij de arbeid; h. woon-, verblijfs- en bereikbaarheidsverplichtingen; i. medezeggenschap(georganiseerd overleg en ondernemingsraad); j. overige rechten en verplichtingen; k. disciplinaire straffen; Deze regels moeten worden vastgelegd in een lokale verordening. Deze kan verschillende benamingen hebben, maar de meest gangbare zijn ‘Arbeidsvoorwaardenregeling’, ‘Verordening arbeidsvoorwaarden’, ‘CAR-UWO’ vaak gevolgd door de naam van de gemeente. Omdat ‘CAR-UWO’ een bekend begrip is in de landelijke ontwikkeling van arbeidsvoorwaarden zal deze benaming bij verdere beschrijvingen van arbeidsvoorwaarden in dit hoofdstuk worden gebruikt.

CAR-UWO ‘CAR-UWO’ is de afkorting voor ‘Collectieve Arbeidsvoorwaarden Regeling voor de sector Gemeenten en Uitwerkingsovereenkomst’.45 Het is de collec­ tieve uitwerking van het voorschrift uit het hiervoor genoemde artikel 125 Ambtenarenwet. De CAR-UWO is deels bindend voor de gemeenten op grond van de statuten van de VNG, waarin is bepaald dat de VNG namens de gemeenten overeenkomsten kan sluiten met de vakorganisaties voor overheidspersoneel.46 Voor de gemeenteraad en de werkgeverscommissie van de gemeenteraad betekent dit dat de CAR-artikelen ook bindend zijn voor de griffier en de medewerkers van de griffie. De gebondenheid aan de UWO-artikelen hangt af van wat lokaal daarover is besloten. De griffier zal de gemeenteraad dan ook attenderen op de ledenbrieven van de VNG die daarover verschijnen. Zie verder bij het onderdeel Arbeidsvoorwaardenontwikkeling.

45

46

40

Voor de sector Provincies is de overeenkomstige regeling de ‘Collectieve Arbeidsvoorwaarden­ regeling Provincies’(CAP). Artikel 2, lid 2, statuten VNG: De Vereniging heeft voorts tot doel voor de leden of groepen van leden afspraken te maken met andere overheden over het arbeidsvoorwaardenbeleid in de overheidssector en overeenkomsten inzake de arbeidsvoorwaarden van personeel in de sector gemeenten aan te gaan met werknemersorganisaties.

DE (RECHTS)POSITIE VAN DE GRIFFIE(R) – ANNO 2018

Wet normalisering rechtspositie ambtenaren Na de vermoedelijke inwerkingtreding van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra)47 per 1 januari 2020 zal niet langer sprake zijn van een lokale verordening, maar van een collectieve arbeidsvoorwaardenovereenkomst. De Algemene Ledenvergadering van de VNG heeft op 1 december 2017 besloten tot een wijziging van de statuten die tot doel heeft de bestaande situatie om namens de gemeenten overeenkomsten te sluiten met de vak­ organisaties te continueren. Zoals ook in de huidige situatie gebruikelijk is, zal ook voor de voorbereiding van de cao vaker de instemming van de gemeenten worden gevraagd in ledenvergaderingen of via schriftelijke raad­ plegingen. Deze wijziging van de statuten van de VNG is tijdens de Buiten­ gewone Algemene Ledenvergadering van de VNG van 1 december 2017 aangenomen. Het is ook voor de gemeenteraden van belang deze ontwikkelingen te blijven volgen vanuit hun verantwoordelijkheid als werkgever van de griffie die, zoals gezegd niet kan worden uitgeoefend door de burgemeesters of de colleges. De door de vertegenwoordiger van de gemeente in een Algemene Leden­ vergadering van de VNG of schriftelijk uit te brengen stem vertegenwoordigt immers het standpunt van zowel de raad als het college.

De Nederlandse Vereniging voor Raadsleden en de VvG wijzen hun leden er op dat de besluiten die de algemene ledenvergadering van de VNG moet nemen over de veranderingen in het kader van de arbeidsvoorwaardenontwikkeling ook de instemming moeten hebben van de gemeenteraad. De VNG legt alle voorstellen voor een algemene ledenvergadering of een schriftelijke ledenraadpleging naar aanleiding van de ledenbrief met betrekking tot een onderhandelaarsakkoord over de arbeidsvoorwaarden voor aan zowel het college als de gemeenteraad. Beide bestuursorganen zullen op basis daarvan met elkaar tot een besluit moeten komen over het in te nemen standpunt in de algemene ledenvergadering of de schriftelijke ledenraadpleging. Dit kan op de gebruikelijke wijze worden vorm gegeven door een voorstel van het college. De gemeenteraad en het college bespreken het voorstel die wordt afgerond met een besluit van de gemeenteraad. Voor de woordvoerder en stemgerechtigde namens de gemeente in de algemene ledenvergadering is dit leidend.

47

Staatsblad 2017, 123.

DE (RECHTS)POSITIE VAN DE GRIFFIE(R) – ANNO 2018

41

Vooralsnog leidt de versie van de Wnra zoals die op 4 februari 2014 door de Tweede Kamer is aangenomen en op 8 november 2016 door de Eerste Kamer tot de volgende positie van de gemeenteraad als werkgever van de griffie:

•

•

•

•

•

42

De gemeenteraad stelt geen rechtspositieregelingen (CAR-UWO) als ­algemeen verbindende voorschriften meer vast, zoals dat nu wel nood­ zakelijk is om de CAR-UWO ook voor de griffie van toepassing te verklaren. De reden daarvan is dat een cao op grond van de Wet op de collectieve arbeidsovereenkomst bindend kan worden opgelegd; de op 1 december 2017 aangenomen wijziging van de statuten van de VNG bepaalt dat ook na de inwerkingtreding van de Wnra een vertegen­ woordiger van het gemeentebestuur namens de gemeente een stem uitbrengt in de (Buitengewone) Algemene Ledenvergadering van de VNG. In de praktijk is dat een lid van het college die daarmee zowel het college als de gemeenteraad bindt aan de uitkomsten van de stemming; de gemeenten kunnen met vakbonden plaatselijke cao’s overeenkomen, mits de landelijke cao’s dat toelaten. In beginsel is daarin, zoals de Wnra begin 2018 luidt, ondanks dat de Gemeentewet in dat opzicht in de artikelen 107 t/m 107e en 160, lid 1, onderdeel e, anders aangeeft, wettelijk geen rol weggelegd voor de gemeenteraden als werkgevers van de griffie; de gemeenten komen volgens de Wnra arbeidsovereenkomsten overeen met een ambtenaar. Ook de griffier en de medewerkers van de griffie zijn ambtenaren in de zin van de Wnra. De vraag is welke rol de gemeenteraad na de inwerkingtreding van de tekst van de Wnra zoals die begin 2018 luidt als werkgever vervult.

Het door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties voor openbare consultatie beschikbaar gestelde ontwerp van een ­aanpassingswet van de Wnra bevat een voorstel de bevoegdheid van de gemeenteraad en provinciale staten ten dele te herstellen door een ­wijziging van de artikelen 107 en 107e van de Gemeentewet en de artikelen 104 en 104e van de Provinciewet. Volgens dit voorstel blijven gemeente­ raden en provinciale staten bevoegd te besluiten tot het aangaan, ­wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten met de op de griffie werkzame ambtenaren. De burgemeester resp. de commissaris van de Koning ondertekenen vervolgens de betreffende arbeidsovereenkomsten als zijnde de enige functionarissen die ook onder de huidige versies van de Gemeentewet en de Provinciewet wettelijk bevoegd zijn privaatrechtelijke overeenkomsten te ondertekenen. Zij voeren volgens het ontwerp van de Memorie van Toelichting daarmee het besluit van de gemeenteraad/ provinciale staten uit. De uitvoering valt weer onder de controlerende taak van de gemeenteraad/provinciale staten.

DE (RECHTS)POSITIE VAN DE GRIFFIE(R) – ANNO 2018

3.3 Totstandkoming arbeidsvoorwaardenregeling De CAR-UWO als modelregeling is het resultaat van het landelijk overleg van de VNG met de vakorganisaties. Voor de VNG wordt dit overleg gevoerd door het College voor Arbeidszaken (CvA), een commissie van de VNG die bestaat uit door de gemeenten tijdens de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering benoemde vertegenwoordigers van gemeentelijke werkgevers. In de praktijk zijn dit veelal burgemeesters en wethouders die personeelszaken in hun portefeuille hebben. Aan het CvA zijn ook vertegenwoordigers van de gemeente­ secretarissen als adviseur toegevoegd die immers, met uitzondering van de griffie, de leiding hebben over de ambtelijke organisatie. Ook namens de Vereniging van Griffiers maakt een adviseur deel uit van het CvA. Van de werkgevers van de griffie wordt binnenkort een vertegenwoordiging van de raadsleden benoemd in het CvA. De voorzitter van het CvA is ook de voorzitter van een delegatie van leden van het CvA voor de specifieke onderhandelingen met de vakorganisaties over wat nu ook al ‘cao’ wordt genoemd. De onderhandelingsruimte wordt bepaald door alle gemeenten door middel van een schriftelijke ledenraad­ pleging. De voorstellen daarvoor worden vooraf door de leden aanvankelijk in algemene zin bepaald en later meer specifiek. Op basis van de ledenraad­ pleging verkrijgt de onderhandelingsdelegatie een mandaat.

Regelmatig zal tijdens de onderhandelingen terugkoppeling plaatsvinden. Na het bereiken van een zogenaamd onderhandelingsakkoord wordt aan alle gemeenten gevraagd in te stemmen met akkoord. Datzelfde gebeurt ook aan werknemerszijde door de verschillende vakorganisaties onder hun leden. Zodra de onderhandelingsdelegaties een akkoord hebben van hun respectie­ velijke achterbannen wordt het akkoord definitief. Daarna werkt de VNG de afspraken uit in (wijzigingen van) CAR- en UWOartikelen Deze moeten zolang de Wnra nog niet in werking is getreden ­vervolgens weer lokaal worden vastgesteld in de lokale arbeidsvoorwaarden­ regeling. Eerst daarna hebben de gemaakte afspraken in de respectievelijke gemeenten rechtskracht. De VNG heeft immers, anders dan een minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid op grond van de Wet collectieve arbeids­ overeenkomst, geen ‘verordenende bevoegdheid’ in de gemeenten. Zoals eerder opgemerkt zijn de krachtens de statuten gemaakte afspraken na instemming van de algemene ledenvergadering van de VNG wel bindend.

DE (RECHTS)POSITIE VAN DE GRIFFIE(R) – ANNO 2018

43

Kenmerken en status CAR-UWO De CAR-artikelen hebben een tweecijferige nummering en bevatten de hoofdregel, de UWO-artikelen hebben een driecijferige nummering en zijn, voor zoveel nodig, een uitwerking van het bijbehorende CAR-artikel. Gemeenten moeten deze, voor wat betreft de artikelen die een ‘CAR-status’ hebben (de artikelen met een tweecijferige nummering), verplicht ongewijzigd overnemen in de lokale verordening. De artikelen met een ‘UWO-status’ zijn niet verplicht, tenzij de gemeente zich verplicht heeft deze ook als bindend te beschouwen. UWO-artikelen zijn een uitwerking van de CAR-artikelen. De verplichting vloeit voor uit de statuten van de VNG en de daarin opgenomen taak van de VNG om namens de gemeenten het overleg over de arbeids­ voorwaarden met de vakorganisaties te voeren. Er zijn gemeenten die de UWO-artikelen niet als bindend hebben aangemerkt. Zij kunnen deze vrijwillig toch overnemen of als uitgangspunt gebruiken voor lokale onderhandelingen. Bij de UWO-artikelen kan zich een verschil voordoen tussen de invulling van de artikelen die het college wil en wat de gemeenteraad voor ogen heeft. Het eenvoudigste voorbeeld is dat de gemeenteraad in de verlofbepaling een voorkeur vast wil leggen voor lang­ durig vakantieverlof in de recesperioden.

Over de uitwerking zal later in deze paragraaf worden ingegaan omdat daar ook een rol voor het lokale arbeidsvoorwaardenoverleg met de vakorganisaties kan zijn weggelegd of voor de ondernemingsraad. Of gemeenten gebonden zijn aan de UWO-artikelen hangt enerzijds af van het besluit dat de gemeenteraad eventueel vóór de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur heeft. Immers tot dat moment was de gemeenteraad de werkgever van de gehele gemeentelijke organisatie. De gemeenten hebben de keuze de UWO-artikelen ook als bindend te beschouwen, maar kunnen ook besluiten de UWO-artikelen als basis te gebruiken voor lokale afspraken met de plaatselijke commissie voor Georganiseerd Overleg (GO). Het is ook mogelijk dat het college na 7 maart 2002 toen de Wet dualisering gemeenten van kracht werd, dat in de gemeente daarover een nieuw standpunt is ingenomen. In dat geval zou dat na overleg met de (werkgeverscommissie van de) gemeenteraad moeten zijn genomen die immers sinds die datum autonoom werkgever is van de griffie. Het is niet ongebruikelijk dat de gemeenteraad in dat geval het standpunt van het college in principe volgt met wellicht een uitzondering voor regels die te veel beperkingen kennen voor een bij het ritme van de gemeenteraad passende ondersteuning.

44

DE (RECHTS)POSITIE VAN DE GRIFFIE(R) – ANNO 2018

Maatwerk voor de griffie kan, mede vanwege het vergaderritme van de gemeenteraad wenselijk zijn voor de regels over werktijden, verlof, salariëring en medezeggenschap. Los van de uitoefening van de wettelijke bevoegdheid is het voor de hand liggend dat een praktische en pragmatische werkwijze de voorkeur verdient boven een tot het uiterste gescheiden werkwijze. De ambtelijke voorbereiding verschilt, mede vanwege het bindende karakter van de door de gemeenten geaccordeerde wijzigingen van de CAR, voor colleges niet van die van gemeente­ raden. Volstaan zou kunnen worden met één identiek voorstel aan het college en de gemeenteraad. Voor de UWO is het afhankelijk van het feit of de gemeente zich al dan niet op voorhand heeft gebonden aan de wijzigingen van UWO-artikelen. Als de gemeente en de gemeenteraad zich hebben gebonden, dan is de ­voorbereiding van de besluitvorming identiek aan de wijzigingen van CARartikelen. De facto komt dit neer op het als ‘hamerstuk’ vaststellen van de wijziging van de lokale arbeidsvoorwaardenregeling. Als de gemeente echter niet op voorhand is gebonden aan wijzigingen van de UWO-artikelen dan zal bij de ambtelijke voorbereiding rekening moeten worden gehouden met de opvattingen van enerzijds het college en anderzijds de (werkgeverscommissie) van de gemeenteraad.

De werkgeverscommissie van de gemeenteraad zal gebaat zijn met de advisering van de afdeling HRM van de gemeente. Bovendien kan het wenselijk zijn dat afstemming plaatsvindt tussen de portefeuillehouder personeelszaken uit het college en de werk­ geverscommissie. Ambtelijk kan de griffier hierbij een voorbereidende rol vervullen door zijn overleg met de gemeentesecretaris en/of de afdeling HRM.

DE (RECHTS)POSITIE VAN DE GRIFFIE(R) – ANNO 2018

45

Uitgaande van de huidige situatie dat door de VNG na instemming van de leden een arbeidsvoorwaardenovereenkomst wordt gesloten die wijzigingen van de CAR-UWO tot gevolg heeft, zullen deze op lokaal niveau door zowel het college als de gemeenteraad moeten worden bekrachtigd om deze van toepassing te laten worden voor alle werknemers van de gemeente, inclusief de griffie. Op grond van de statuten van de VNG waaraan de gemeenten zijn gebonden moeten de wijzigingen ook worden doorgevoerd in de plaatselijke arbeidsvoorwaardenregeling. Dit betekent dat door de afdeling personeelszaken voor zowel het college als de gemeenteraad een gelijkluidend voorstel kan worden voorbereid waarin de gemaakte afspraken zijn opgenomen. Voor zover het wijzigingen betreft van CAR-artikelen moeten deze ongewijzigd worden overgenomen in de plaatselijke arbeidsvoorwaardenregeling. Deze wijzigingen moeten door zowel het college als de gemeente­ raad ongewijzigd worden vastgesteld. UWO-artikelen worden, afhankelijk van de mate van gebondenheid aan de in de landelijke arbeidsvoorwaardenovereenkomst overeen­ gekomen wijzigingen, ongewijzigd dan wel lokaal aangepast ­verwerkt in de plaatselijke arbeidsvoorwaardenregeling. Als de gemeenteraad voor de griffie niet gebonden is aan de lande­ lijke afspraken, kan de gemeenteraad de wijzigingen aanpassen aan de inrichting van de griffie.

Daarvoor zal dan wel lokaal in de commissie voor Georganiseerd Overleg (GO) overeenstemming moeten worden bereikt. Het resultaat kan daardoor afwijkend zijn ten opzichte van de wijzigingen die voor de overige werknemers van de gemeente worden vastgesteld.

Het resultaat kan leiden tot twee deels verschillende voorstellen dan wel tot twee identieke voorstellen die door het college respectievelijk de (werkgevers­ commissie van de) gemeenteraad worden vastgesteld. Dat geldt meer in het bijzonder nog voor de nadere uitvoeringsregels waarin voor de griffie ­specifieke afspraken worden vastgelegd.

46

DE (RECHTS)POSITIE VAN DE GRIFFIE(R) – ANNO 2018

Lokale vaststelling door gemeenteraad en college/ Commissie voor Georganiseerd Overleg In elke gemeente zullen zowel de gemeenteraad als het college ieder voor zich ten minste de (wijzigingen van de) CAR-artikelen moeten vaststellen. Afhankelijk van wat lokaal is afgesproken zullen de beide organen ook de (wijzigingen van de) UWO-artikelen moeten vaststellen dan wel daarover lokaal afspraken maken. Omdat zowel de gemeenteraad als het college werkgever zijn van hun eigen ambtelijke organisatie berust deze taak bij beide bestuursorganen afzonderlijk, al is het zeer goed mogelijk hierbij een geheel of ten dele gezamenlijk beleid te voeren, zonder echter de taken naar elkaar over te dragen. Dat is immers wettelijk niet mogelijk. Veelal is voor het lokale overleg voor de eventuele uitwerking van de CARartikelen in UWO-artikelen ook een overlegforum ingesteld, de Commissie voor Georganiseerd Overleg, ofwel GO.48 Dit overleg bestaat uit een lokale delegatie van de werkgevers49 en de werknemers die lid zijn van een vakorganisatie.50 In sommige gevallen kan ook een rol zijn weggelegd voor de ondernemings­ raad. In § 3.6 komt de medezeggenschap van werknemers bij gemeenten en provincies aan de orde. Naast een Commissie voor Georganiseerd Overleg is dat ook een ondernemingsraad of een bij de omvang van de griffie passende vorm van medezeggenschap.

Uiteindelijk zullen alle wijzigingen in de lokale arbeidsvoorwaardenregeling in werking moeten treden met ingang van de datum die in het landelijke akkoord is afgesproken.

48 49

50

Artikel 12:1 CAR-UWO. Portefeuillehouder personeel uit het college en vertegenwoordiging van de (werkgeverscommissie van de) gemeenteraad, ondersteund door ambtenaren van veelal de afdeling HRM. Omdat het niet de bedoeling van de wetgever is geweest bij de invoering van het dualisme dat de gemeenteraad een volledig opgetuigde ambtelijke organisatie in het leven zou roepen waarin de kennis van alle beleidsvelden aanwezig is, is het gebruikelijk dat met het college afspraken worden gemaakt over inhoudelijke ondersteuning voor specifieke expertise zoals HRM. De werknemers worden daarbij ondersteund door vertegenwoordigers van de landelijke vakorganisaties.

DE (RECHTS)POSITIE VAN DE GRIFFIE(R) – ANNO 2018

47

Publicatieplicht Besluiten van het gemeentebestuur die algemeen verbindende voorschriften inhouden zoals een arbeidsvoorwaardenregeling, hebben geen bindende kracht zolang de regeling niet is bekendgemaakt in het gemeenteblad.51 De bekendgemaakte besluiten treden vervolgens in werking met ingang van de achtste dag na die van de bekendmaking, tenzij in deze besluiten daarvoor een ander tijdstip is aangewezen. Vaak treden wijzigingen in de arbeids­ voorwaardenregeling in werking op een datum die in het arbeidsvoorwaarden­ akkoord is afgesproken. Denk daarbij aan salarismaatregelen.52 De uitgifte van het gemeenteblad geschiedt elektronisch op een algemeen toegankelijke wijze en moet daarop ook beschikbaar blijven. De griffier is medeondertekenaar van besluiten van de gemeenteraad. Hij kan tevens er voor zorgen dat ook de wijzigingen die de (werkgeverscommissie van de) gemeenteraad vaststelt in de arbeidsvoorwaardenregeling voor de griffie gepubliceerd worden op de wettelijk voorgeschreven wijze. In de praktijk zijn ambtenaren werkzaam voor het college daarmee belast. Op basis van een afspraak tussen de gemeenteraad en het college kan de publicatieplicht ook gezamenlijk plaatsvinden.

3.4 Werkgeverscommissie Het is onmogelijk en ondoenlijk elk besluit dat moet worden genomen door de gehele gemeenteraad te laten nemen. Besluiten kunnen soms dagelijks voorkomen zoals verlofaanvragen en kunnen daarom niet of nauwelijks ingepast worden in het vergaderritme van de gemeenteraad. Het werkgeverschap is binnen de bevoegdheden zoals die voortvloeien uit de Gemeentewet van een zodanige aard dat die niet in handen gegeven kan worden van de burgemeester of van het college. Evenmin kan het werkgever­ schap als zodanig overgedragen worden aan burgerraadsleden of de griffier. Wel kan de griffier, die feitelijk hoofd is van de afdeling ‘griffie’ evenals hoofden van afdelingen die ressorteren onder het college, gemandateerd worden en de bevoegdheid krijgen een aantal werkgeverstaken uit te oefenen over de medewerkers van de griffie zoals benoeming van medewerkers van de griffie, functioneringsgesprekken, verlening van verlof en vergelijkbare ‘dagelijkse’ werkgeverstaken.

51 52

48

Artikel 139 Gemeentewet; artikel 136 Provinciewet. Artikel 139 t/m 144 Gemeentewet.

DE (RECHTS)POSITIE VAN DE GRIFFIE(R) – ANNO 2018

Privacy en geheimhouding Niet elk besluit leent zich voor een plenaire discussie. Onder andere de ­privacy gevoelige onderwerpen lenen zich niet voor openbare discussie en besluitvorming. Iedereen die werkzaam bij de overheid is gehouden gegevens waarvan hij weet dat die vertrouwelijk zijn of redelijkerwijs kan vermoeden dat die vertrouwelijk zijn, geheim te houden.53 Dit heeft dus ook consequenties voor de openbaarheid van de vergadering waarin persoons- en personeels­ aangelegenheden worden besproken. Op besluiten over benoeming en ontslag die niet zijn gemandateerd,54 is het bepaalde in artikel 31 Gemeentewet55 van toepassing waarin is bepaald dat stemming over personen geheim en daarom schriftelijk dient te geschieden. Om als gemeenteraad in staat te zijn ‘dagelijkse’ besluiten te nemen, ligt het voor de hand dit door een aantal raadsleden te laten doen. De gemeenteraad mag, gegeven de aard van de wettelijke taken die tot het werkgeverschap behoren, de uitvoering van die taken voor een belangrijk deel in handen geven van deze commissie. De gemeenteraad stelt daarvoor met toepassing van artikel 83 Gemeentewet56 een zogenaamde bestuurscommissie in veelal bekend als ‘werkgeverscommissie’. In deze commissie kunnen alleen raads­ leden worden benoemd. Het is wenselijk dat deze raadsleden affiniteit ­hebben met werkgeverschap.

Eveneens is het meestal de gewoonte dat in de commissie de meeste zo niet alle van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen een plek hebben.57 Van belang is dat de commissie in zijn samenstelling noodzakelijke besluiten te nemen waarvoor de gemeenteraad taken heeft overgedragen. Het ligt voor de hand dat de werkgeverscommissie representatief is voor zowel de coalitie als de oppositie. Immers, ook de besluiten die een gemeenteraad als geheel als werkgever zou moeten nemen zijn de resultante van de ­stemming van alle raadsleden.

53

54 55 56 57

Artikel 2.5, lid 1, Algemene wet bestuursrecht (Awb): Een ieder die is betrokken bij de uitvoering van de taak van een bestuursorgaan en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, en voor wie niet reeds uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift ter zake van die gegevens een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding van die gegevens, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit. De besluiten met betrekking tot de (plaatsvervangend) griffier. Artikel 31 Provinciewet. Artikel 81 Provinciewet. Artikel 82, lid 3, Gemeentewet; artikel 80, lid 3, Provinciewet.

DE (RECHTS)POSITIE VAN DE GRIFFIE(R) – ANNO 2018

49

De verhouding tussen de gemeenteraad en de bestuurscommissie kan op basis van de Gemeentewet58 nader worden geregeld. Denk daarbij aan de verantwoording van de uitvoering van de taken. De overdracht van bevoegdheden kan plaatsvinden in de vorm van delegatie aan de commissie waardoor de gemeenteraad de overgedragen bevoegd­ heden niet meer kan uitoefenen. Een andere mogelijkheid is in de vorm van mandaat. Door deze vorm blijft de raad zelf te allen tijde bevoegd in voorkomend geval de bevoegdheid eenmalig weer zelf uit te oefenen. In de model­ verordening die de VNG in samenwerking met de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden, en de Vereniging van Griffiers heeft opgesteld is gekozen voor delegatie, met dien verstande dat de meest ingrijpende besluiten als ­benoeming, schorsing en ontslag van in ieder geval de griffier door de raad worden genomen. In bijlage 2 is de tekst van het model instellings­besluit en het delegatiebesluit opgenomen. Ook bij de eventuele verantwoording is het van belang dat rekening wordt gehouden met onderdelen van bespreking, informatie en informatie-­ uitwisseling waarvan geheimhouding wenselijk of noodzakelijk is. Daarom zullen vergaderingen geheel of gedeeltelijk in beslotenheid plaats moeten vinden.

De Gemeentewet voorziet in het verlengde van het eerder genoemde artikel 2.5 Awb in de mogelijkheid van het opleggen van geheimhouding, al dan niet voor een bepaalde duur.59 Overtreding van de geheimhoudingsplicht is een ambtsmisdrijf. Op grond van artikel 162 van het Wetboek van Strafvordering (WvSv) is aangifte ­verplicht en vervolging mogelijk. Zie verder hoofdstuk 4.

3.5 Werkgevers(commissie) in actie 3.5.1 Wijzigingen arbeidsvoorwaarden De gemeenteraad heeft een aantal werkgeversbevoegheden en werkgevers­ taken die geregeld vragen om actie. Zo zullen wijzigingen in de CAR-UWO moeten worden vastgesteld waarover de VNG afspraken heeft gemaakt met de vakorganisaties of waarover in het lokale overleg over de lokale uitwerking van de arbeidsvoorwaarden afspraken zijn gemaakt. De gemeenteraad kan deze taken ook in handen geven van de werkgeverscommissie. Dat geldt met name voor de vaststelling van door de VNG gemaakte afspraken die

58 59

50

Artikel 85 Gemeentewet; artikel 83 Provinciewet. Artikel 86 Gemeentewet; artikel 91 Provinciewet.

DE (RECHTS)POSITIE VAN DE GRIFFIE(R) – ANNO 2018

door middel van ledenbrieven aan de colleges en gemeenteraden worden gezonden. Immers, de meeste van deze afspraken moeten ongewijzigd en integraal worden overgenomen. Afhankelijk van het gegeven of in de gemeente ook de UWO-afspraken ­ongewijzigd worden overgenomen dan wel dat daarover lokaal overleg wordt gevoerd kan de werkgeverscommissie namens de gemeenteraad ook de ongewijzigd vast te stellen uitwerkingen van de CAR-artikelen vaststellen. Heeft de gemeente er echter voor gekozen over de uitwerking op lokaal niveau afspraken te maken met de vakorganisaties, dan is daar ook een rol weggelegd voor de werkgeverscommissie als medeonderhandelaar. De in dat overleg te maken afspraken moeten door de werkgeverscommissie ter goed­ keuring worden voorgelegd aan de gemeenteraad. Afhankelijk van het mandaat van de werkgeverscommissie stelt de gemeenteraad zelf deze lokale afspraken vast. Het is ook mogelijk dat de gemeenteraad of machtigt vervolgens de werkgeverscommissie machtigt deze wijzigingen namens hem vast te stellen. Ook de wijzigingen die door of namens de gemeenteraad worden vastgesteld moeten worden gepubliceerd alvorens deze in werking kunnen treden.

3.5.2 Inrichting griffie In hoofdstuk 2 is het inrichten van een griffie uitvoerig besproken. Het is aan de gemeenteraad zorg te dragen voor de individuele en collectieve onder­ steuning van de leden van de gemeenteraad. De benoeming van de (plaats­ vervangend) griffier vindt plaats door de gehele gemeenteraad nadat die is voorbereid door de werkgeverscommissie. Benoemingen van medewerkers van de griffie vinden veelal onder mandaat plaats door de werkgeverscommissie of door de griffier. De griffier, die feitelijk afdelingshoofd van de ‘griffie’ is kan, evenals hoofden van afdelingen die ressorteren onder het college, gemanda­ teerd worden een aantal werkgeverstaken met betrekking tot de medewerkers van de griffie uit te oefenen. Zie verder onder ‘Benoemingen’. Behoudens ontslagbesluiten en disciplinaire maatregelen zorgt de werkgevers­ commissie ook voor alle overige besluiten die een werkgever moet nemen.

DE (RECHTS)POSITIE VAN DE GRIFFIE(R) – ANNO 2018

51

3.5.3 Werving en selectie Hierna komen de treden 6 tot en met 10 uit ‘Tien treden van goed werkgeverschap’ aan de orde:

De werkgeverscommissie stelt na afstemming in de gemeenteraad vast welk ‘schaap met vijf poten’ de behoefte aan ondersteuning in kan vullen. Voor de werving en selectie stelt een werkgever op basis van die inventarisatie een profiel op. De werkgeversrol is echter niet voorbij na de benoeming van de griffier en de medewerkers van de griffie. Er is vervolgens sprake van een continue aandacht voor de griffier en de medewerkers om namens de raad regelmatig met elkaar om tafel te zitten en waar nodig signalen uit de raad, maar ook van de griffie zelf te bespreken. In het kader van al dan niet continueren van het dienstverband en de ­salariëring zal periodiek een beoordeling plaats vinden.

Functieprofiel en competenties De vervulling van een functie is gebaseerd op een functieprofiel. Immers het functieprofiel geeft weer hoe de gemeenteraad de invulling van de onder­ steuning vorm wil geven. Hierin wordt het antwoord op de kernvraag ‘Wat wil de gemeenteraad?’60 vertaald naar het profiel van een te werven griffier.

60

52

Zie pagina 38.

DE (RECHTS)POSITIE VAN DE GRIFFIE(R) – ANNO 2018

Het vertrek van de griffier en/of griffiemedewerker biedt een natuurlijke mogelijkheid voor de werkgeverscommissie (lees: de raad) om de gewenste bijstellingen in de ondersteuning te realiseren.

Aan de hand van het functieprofiel worden de competenties geformuleerd waaraan een kandidaat moet voldoen en zal na de benoeming regelmatig worden bekeken of de griffier of griffiemedewerker voldoet aan deze compe­ tenties dan wel dat bijstelling van de vervulling van de functie wenselijk is. Als een gemeenteraad de ondersteuning op een andere wijze wil inrichten heeft dit tot gevolg dat het functieprofiel moet worden aangepast. Aan de hand van het functieprofiel wordt de vervulling van de functie tijdens functioneringsen beoordelingsgesprekken besproken.

Ten behoeve van een functioneringsgesprek van de griffier kunnen door de (werkgeverscommissie van de) raad veelal de raad (fracties), medewerkers binnen de griffie en informanten als de gemeente­ secretaris en de burgemeester benaderd. De te volgen werkwijze is daarbij vooraf bekend.

De periodieke (jaarlijkse) functioneringsgesprekken bieden tevens mogelijkheden om de wederzijdse verwachtingen bij te stellen door het vastleggen van nieuwe afspraken.

DE (RECHTS)POSITIE VAN DE GRIFFIE(R) – ANNO 2018

53

Wervings- en selectieproces Werving en selectie vinden namens de gemeenteraad plaats onder regie van de werkgeverscommissie, al dan niet aangevuld met een aantal raadsleden. De sollicitatiegesprekken worden, afhankelijk van het aantal leden van de werkgeverscommissie, gevoerd door de gehele commissie of een delegatie daaruit. De selectie van de ontvangen brieven kan door de gehele commissie worden uitgevoerd. Vanwege elementen die kennis van personeelsbeleid en uitvoering van de arbeidsvoorwaardenregeling raken kan, op basis van de afspraken die met de afdeling HRM van de gemeente zijn gemaakt, deskundige ondersteuning worden toegevoegd. Van belang is wel dat die afdeling beschikt over een of meer medewerkers die goed bekend zijn met en toegerust op de specifieke situatie waarin een griffie werkt. Deze afdeling kan ook een rol spelen bij het plaatsen van oproepen voor kandidaten onder verantwoordelijkheid van de werkgeverscommissie. De gemeente heeft daarvoor vaak een format beschikbaar. Het ligt voor de hand bij de werving van een griffier een vertegenwoordiging van de medewerkers van de griffie bij het proces te betrekken. Voor de werving en selectie van griffiemedewerkers is betrokkenheid van de griffier voor de hand liggend en diens oordeel van bijzonder belang.

Aandachtspunten bij het werven van een griffie(medewerker), intern of extern werven Vaak zijn met de ondernemingsraad afspraken gemaakt over de wijze van werving: eerst intern en daarna extern dan wel beide wegen tegelijk. Duidelijk zal moeten zijn of het gaat om een voltijdse benoeming of vervulling van de functie in deeltijd. In het bijzonder bij deeltijd is het van belang aan te geven of sprake is van een minimaal aantal te werken uren per week. Omdat de gemeenteraad en de commissies in de meeste gemeenten over het algemeen ’s avonds vergaderen zal ook in de oproep vermeld moeten worden dat de werkzaamheden zowel overdag als in de avond plaatsvinden. Mogelijk zal, voornamelijk bij de griffier die een managementtaak vervult en bovendien invulling moet geven aan het functieprofiel dat de gemeenteraad in het kader van de gewenste ondersteuning heeft opgesteld, een assessment plaatsvinden. Vooral bij interne werving is het van belang dat de te plaatsen functionaris wordt benoemd door de gemeenteraad. Zie verder bij het onderdeel benoemen. Als de gewenste kandidaat is gevonden, kan met behulp van de HRMfunctionaris het arbeidsvoorwaardengesprek worden gevoerd. Daarbij komen aan de orde de aard van het dienstverband (tijdelijk, tijdelijk voor een nader

54

DE (RECHTS)POSITIE VAN DE GRIFFIE(R) – ANNO 2018

vast te stellen periode, vaste dienst ofwel benoeming voor onbepaalde tijd), voltijd of deeltijd, salariëring, verloffaciliteiten, scholing en vorming, ­verhuizing, moment van indiensttreding en eventuele voor de griffie specifieke verstrekkingen , zoals bijvoorbeeld een mobiele telefoon, parkeerkosten, verblijfkosten en overwerkvergoeding.

3.5.4 Toepassing arbeidsvoorwaardenregeling In § 3.3 is toegelicht dat de sector gemeenten een deels bindende regeling van arbeidsvoorwaarden, de CAR-UWO, kent. Afhankelijk van de lokale afspraken is ook de gemeenteraad voor de griffier en de medewerkers van de griffie daaraan gebonden. De CAR-UWO regelt naast bijvoorbeeld het uitreiken van een aanstellings­ besluit en de bekendmaking van de arbeidsvoorwaarden onder andere werk­ tijden, verlofaanspraken, aanspraken bij ziekte en overlijden en bij reorgani­ saties ook de financiële relatie (salaris, toelagen, tegemoetkomingen) met de griffier en de medewerkers van de griffie. Omdat daarover discussie tussen de VvG en de VNG gaande is, wordt daaraan hierna uitvoeriger aandacht besteed.

Salariëring Een van de belangrijkste elementen uit de arbeidsvoorwaardenregeling is de salariëring. Deze is voor de meeste werknemers vervat in salaristabellen met daarbinnen periodieken. De CAR-UWO bevat daarvoor enkele bepalingen in hoofdstuk 3. De basis voor de vaststelling van het salaris is gelegen in de waardering van de functie en de vastlegging daarvan in een functieschaal. Tijdens het dienstverband kunnen algemene en specifieke salarisaanpassingen plaatsvinden. De algemene salarisaanpassingen zijn het resultaat van het overleg in het Landelijk Overleg Gemeentelijke Arbeidsvoorwaarden, afgekort: LOGA; de specifieke aanpassingen behoren tot de werkgeversbevoegdheden. Ook voor deze laatste bevat de arbeidsvoorwaardenregeling in hoofdstuk 3 van de CAR-UWO een reeks bepalingen.

Wet normering topinkomens Topfunctionarissen verdienen bij de overheid niet meer dan een ministers­ salaris. Dit staat in de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) die op 1 januari 2013 in werking is getreden. Het doel van de WNT is het tegengaan van bovenmatige bezoldigingen en ontslagvergoedingen bij instellingen in de (semi)publieke sector. In de WNT worden bezoldigingen en ontslagvergoedingen van topfunctionarissen bij instellingen waarop de wet van toepassing is genormeerd en openbaar gemaakt. De bezoldigingsmaxima worden jaarlijks geïndexeerd.

DE (RECHTS)POSITIE VAN DE GRIFFIE(R) – ANNO 2018

55

Uitgezonderd zijn de ambtsdragers in de zin van de Algemene pensioenwet politieke ambtsdragers (burgemeesters, wethouders, commissarissen van de Koning, gedeputeerden, leden Tweede Kamer en bewindspersonen) en de Wet rechtspositie Raad van State, Algemene Rekenkamer en Nationale Ombudsman. De griffier is in de WNT aangemerkt als een topfunctionaris.61 De paragrafen 2 en 4 van de VNT zijn van toepassing op gemeenten. Zo mag in gemeenten tussen werkgever en werknemer geen bezoldiging worden afgesproken die per kalenderjaar meer bedraagt dan de maximale bezoldiging van € 181.000,(peil 2017).62 In paragraaf 4 van de WNT is bepaald dat de salarissen van topfunctionarissen jaarlijks over het voorafgaande boekjaar vóór 1 juli in een verantwoordings­ formulier aan de minister van Binnenlandse Zaken moeten worden gemeld. De accountant verwerkt dit ook in zijn verslag. Verantwoordelijk voor deze toezending is het college. De (werkgeverscommissie van de) gemeenteraad verstrekt in overleg met de HR-afdeling de vereiste gegevens.

Functiewaardering Als gevolg van verschillen tussen gemeenten over de inrichting van de griffie en daarmee samenhangend de mate van ondersteuning die aan de raad wordt geleverd, zijn meerdere profielen voor griffiers in gebruik. Gemeenten en dus ook de raad als werkgever van de griffie zijn in principe vrij een functie­ waarderingssysteem naar keuze te gebruiken. In 2011 heeft de VNG een functie­ waarderingssysteem geïntroduceerd dat beoogt eenheid en eenduidigheid te krijgen op het gebied van belonen binnen de sector. Er zijn nog verschillende systemen in gebruik en nog niet de helft van de gemeenten heeft zich tot op heden hierbij aangesloten. Dit systeem, HR21 genaamd, bevat ook profielen voor de griffier. Deze doen echter volgens zowel de Vereniging van Griffiers als De Nederlandse Vereniging voor Raadsleden geen recht aan het unieke van de functie die de meeste griffiers vervullen: het werken in een politiek-bestuurlijke context met de daaraan verbonden functie-eisen én afbreukrisico’s. De Nederlandse Vereniging voor Raadsleden en de Vereniging van Griffiers (VvG) kunnen zich niet vinden in de HR21-profielen voor griffiers en zijn niet tevreden over de indeling in meerdere soorten griffiers. Voor gemeentesecretarissen wordt dit onderscheid binnen dezelfde eindverantwoordelijke functie immers ook niet gemaakt.

61 62

56

Artikel 1.1, onderdeel b onder 2˚, Wet normering topinkomens. Artikel 2.1 en 2.3 Wet normering topinkomens.

DE (RECHTS)POSITIE VAN DE GRIFFIE(R) – ANNO 2018

Daarnaast zijn in HR21 geen specifieke profielen opgenomen voor de overige functies op de griffie die ook unieke elementen bevatten. Voor die functies wordt nu gebruik gemaakt van functies die aanwezig zijn voor de ambtelijke organisatie. Overleg met de beheerscommissie HR21 van het College van Arbeidszaken van de VNG heeft niet geleid tot wijzigingen in de griffierprofielen of tot het opnemen van profielen voor de griffiemedewerkers in het functie­waarderingssysteem. In brieven aan de werkgeverscommissies, de griffiers, de burgemeesters en de afdelingen HRM van de gemeenten63 hebben de beide verenigingen gezamenlijk kenbaar gemaakt dat zij profielen op hebben laten stellen voor de griffier en voor de medewerkers op de griffie. Er is gekozen voor één profiel voor de griffier, net zoals dat ook geldt voor de gemeentesecretaris. Uitgangspunt is dat de taken die in de profielen staan beschreven door iedere griffier vervuld worden, maar dat de mate waarin (hoeveel, hoe vaak) kan variëren per gemeentegrootte of behoefte van de raad. Een essentiële reden voor de opstelling van een specifiek profiel voor de griffier is bovendien dat de bestaande functiewaarderingssystemen veel punten toekennen aan leidinggevende taken. Deze worden echter ook gerelateerd aan de omvang van de formatie waaraan leiding wordt gegeven.

Omdat griffies over het algemeen maar een beperkte formatie kennen, scoren griffiers in die systemen regelmatig laag, ondanks dat het ambt een grote veelzijdigheid kent en de griffier een eindverantwoordelijk functionaris is. Hoewel politieke sensitiviteit voor elke leidinggevende functie een belangrijk aspect is, ­opereert een griffier veelal op het snijvlak tussen raad, college en ambtelijke organisatie met het daarbij behorende afbreukrisico. De griffiers hebben regulier overleg met de burgemeester en de secretaris in de gemeentelijke driehoek. Een gelijkwaardige positie als ambtelijk vertegenwoordiger van het hoogste bestuursorgaan in de gemeente is vanuit die optiek ook van belang om als gelijkwaardige partner te functioneren. Naast het profiel voor de griffier zijn profielen opgesteld voor de functies van commissiegriffier/raadsadviseur, communicatieadviseur griffie, griffie­ medewerker en officemanager griffie. Aan de werkgeverscommissies is geadviseerd met zowel de afdeling HRM als met de eigen griffier in gesprek gaan over de gewenste invulling van het ambt.

63

Brieven van 31 januari 2017. Zie de websites van de Vereniging van Griffiers en De Nederlandse Vereniging voor Raadsleden.

DE (RECHTS)POSITIE VAN DE GRIFFIE(R) – ANNO 2018

57

Het gaat niet alleen om de ondersteuning door de griffier zoals die nu wordt geleverd, maar ook om het gesprek over de mogelijkheid om de ondersteuning op een hoger, strategischer niveau te krijgen waarmee de raad de uitdagingen van nu en de toekomst aan kan. Griffiers spelen immers een steeds belangrijker rol als ondersteuner van de volksvertegenwoordigers. Raadsleden gaan steeds meer opereren in een ander maatschappelijk krachtenveld dan voorheen: burgerinitiatieven, andere vormen van burgerparticipatie en van regionale samenwerking. De gemiddelde zittingsduur van raadsleden neemt af waar­ door ook de borging van kennis risico’s loopt. Raadsleden komen volgens de verenigingen door deze verandering in een andere positie terecht en mogen bij hun zoektocht rekenen op griffiers die hen op professionele wijze ondersteunen. Doordat nu door de Vereniging van Griffiers en De Nederlandse Vereniging voor Raadsleden één profiel voor griffiers is ontwikkeld, is het voor griffiers van belang dat duidelijk is wat er van hen wordt verwacht. Daarbij gaat het niet alleen om de rol die de griffier anno 2018 daadwerkelijk voor de raad vervult, maar ook om het beschrijven van wat van de griffier verwacht mag worden.

De beide verenigingen a­ dviseren daarom de (werkgeverscommissie van de) gemeenteraad het gesprek met hun griffier aan te gaan en bij ­veranderingen het nieuwe profiel vast te stellen, met de bijbehorende ­waardering (salarisschaal). Essentieel daarbij is dat de vertaling van het profiel naar een salarisschaal een aangelegenheid is van de gemeenteraad als werkgever. Zie verder de eerdergenoemde brief en de daarbij gevoegde bijlagen waarin de functieprofielen zijn opgenomen voor de • griffier • commissiegriffier/ raadsadviseur • communicatieadviseur griffie • griffiemedewerker • officemanager griffie Ook is een overzicht opgenomen van de functieschalen voor de griffier die daarbij gehanteerd kunnen worden en zijn de 10 treden van goed werk­ geverschap bijgevoegd.

Benoeming Nadat met de kandidaat overeenstemming is bereikt over specifieke arbeids­ voorwaarden kan de benoeming plaatsvinden. Bij de overheid is dat een eenzijdig besluit en wordt daarom ook ‘aanstelling’ genoemd.

58

DE (RECHTS)POSITIE VAN DE GRIFFIE(R) – ANNO 2018

De benoeming van de griffier en de plaatsvervangend griffier is een aan­ gelegenheid van de gemeenteraad als geheel. Het is immers een zo essentieel element van het werkgeverschap over de ondersteuning van de gemeenteraad en de leden daarvan dat de werkgeverscommissie dit in de vorm van een raadsvoorstel voorlegt. Omdat de werkgeverscommissie het wervings- en selectieproces namens de gemeenteraad heeft uitgevoerd, zal dit als een zogenaamd hamerstuk op de agenda kunnen worden geplaatst. Omdat het hier gaat over de benoeming van personen zal de stemming ingevolge ­artikel 31 Gemeentewet schriftelijk moeten plaatsvinden. De benoeming en het ontslag van medewerkers van de griffie kan ook in handen worden gelegd van de werkgeverscommissie dan wel worden gemandateerd aan de griffier. De commissie is echter gebonden aan de omvang van de formatie zoals die door de gemeenteraad in de begroting is vastgesteld. In voorkomend geval kan de gemeenteraad, zoals in artikel 85 Gemeentewet is aangegeven, besluiten over benoeming en ontslag van medewerkers van de griffie al dan niet incidenteel ook naar zich toe trekken. Zolang sprake is van een dienstverband op basis van de Ambtenarenwet is formeel sprake van een eenzijdige arbeidsverhouding. De benoeming wordt daarom ook ‘aanstelling’ genoemd en het benoemingsbesluit wordt verwoord in een ‘akte van aanstelling’.

De gemeenteraad is op grond van de artikelen 107 en 107e, lid 2, en 160, lid 1, onder d, volledig en exclusief bevoegd het werkgeverschap over de griffie uit te oefenen. Na de inwerkingtreding van de Wnra zal sprake zijn van een arbeidsovereen­ komst op grond van het Burgerlijk Wetboek en wijzigt de arbeidsverhouding van een publiekrechtelijke in een privaatrechtelijke: een arbeidsovereenkomst. Op grond van artikel 160, lid 1, onderdeel e, Gemeentewet is alleen het ­college bevoegd te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen.64 De Wnra kent een aantal bevoegdheden toe aan de overheidswerkgever en definieert deze als ‘de gemeente’. Deze constructie wekt de indruk dat in deze versie van de Wnra in samenhang met de huidige tekst van de Gemeentewet de gemeenteraad aan het college opdracht moet geven de werkgeversbevoegd­ heden en verplichtingen uit te oefenen ten aanzien van de griffier en de medewerkers van de griffie. In die zin lijkt de Wnra ten aanzien van de uitoefening van de werkgevers­ bevoegdheden een wijziging aan te brengen in de verdeling van de werk­ geversbevoegdheden ten aanzien van de griffie en de overige voor de gemeente werkzame ambtenaren. in handen zijn gelegd van de gemeenteraad. 64

In de Provinciewet zijn de bevoegdheden op identieke wijze geregeld.

DE (RECHTS)POSITIE VAN DE GRIFFIE(R) – ANNO 2018

59

Het in begin februari 2018 voor openbare consultatie gepubliceerde ontwerp voor een Aanpassingswet van de Wnra heeft mede tot doel te hebben de huidige bevoegdheidsverdeling weer te herstellen.

Ambtseed en integriteit De CAR-UWO schrijft voor dat, zoals in de Ambtenarenwet is bepaald, ambte­ naren bij indiensttreding de eed of belofte af moeten leggen.65 Dat kan voor de griffier bijvoorbeeld tijdens de vergadering waarin hij is benoemd en voor medewerkers op de griffie. De gemeente heeft, omdat alle ambtenaren een ambtseed af moeten leggen, veelal een vastgestelde tekst beschikbaar. De ambtseed zou eigenlijk het sluitstuk moeten zijn van de introductie in het integriteitsbeleid van de gemeente. In veel gemeenten worden periodiek bijeenkomsten voor nieuwe medewerkers georganiseerd over het integriteits­ beleid. Daar kan eventueel bij worden aangesloten. Voor de griffier en de medewerkers van de griffie is integriteit niet alleen een aandachtpunt voor hun eigen gedrag, maar ook voor integriteitsvragen en integriteitsschendingen waar raadsleden mee kunnen worden geconfronteerd. Zie meer hierover in hoofdstuk 4.

3.5.5 Beoordeling en begeleiding Het is van essentieel belang dat regelmatig met een werknemer gesproken wordt over de wijze waarop de taken worden uitgevoerd. In de praktijk blijkt vaak dat met griffiers en medewerkers van de griffie te laat daarover wordt gesproken. Zowel de werkgeverscommissie als ook de griffier of de mede­ werker hebben en nemen vaak niet de kans met elkaar te spreken over de uitvoering van de wederzijdse verwachtingen. Als gevolg daarvan ontstaat dan de situatie dat betrokkene niet meer in de gelegenheid is wenselijke verbeteringen te realiseren. Dat leidt er soms toe dat de situatie ontstaat dat voor zowel de (werkgeverscommissie van de) gemeenteraad als voor betrokkene geen ander keuze meer rest dan afscheid van elkaar te nemen omdat er onvoldoende vertrouwen is. Kortom, een van de belangrijkste taken van de werkgeverscommissie is regel­ matig met de griffier te spreken over enerzijds de wijze waarop invulling wordt gegeven aan het profiel dat de basis was voor de aanstelling en anderzijds de op basis daarvan opgestelde instructie. Afhankelijk van de afspraken die daarover zijn gemaakt, behoort het tot de taak van de griffier en de werkgevers­ commissie periodiek met de medewerkers van griffie over de taakvervulling te spreken. 65

60

Artikel 15:1:a CAR-UWO.

DE (RECHTS)POSITIE VAN DE GRIFFIE(R) – ANNO 2018

Het initiatief kan worden genomen door zowel de griffier als de werkgevers­ commissie. Zeker in het geval de werkgeverscommissie meer dan drie leden telt, is het aan te bevelen dat een delegatie van de werkgeverscommissie de gesprekken voert.

Voortgangs- en functioneringsgesprek Het is gebruikelijk dat in de loop van het jaar regelmatig met de griffier gesprekken worden gehouden over de werkzaamheden die door de griffier en de medewerkers worden verricht. Voor de deelnemers zijn deze gesprekken wederzijds informatief over de algemene gang van zaken op de griffie. Er kunnen afspraken worden gemaakt over een aanpassing in de wijze van ondersteuning door de griffier en zijn medewerkers. Anderzijds kan de werk­ geverscommissie voorstellen ter bespreking voorleggen aan de fracties voor een aanpassing van de ondersteuning.

Bij functionerings- en beoordelingsgesprekken is het van belang dat alle gespreksdeelnemers (werkgeverscommissie, griffier, griffie­ medewerkers) zich realiseren dat zij allen werkzaam zijn in een politiek krachtenveld. Dit bepaalt niet alleen de werkzaamheden van raadsleden, maar zeker ook die van de griffie. Verschillen van inzicht moeten dan ook steeds in die context worden bezien. Afspraken moeten bovendien in die context passen omdat ze de verwachtingen en beoordeling van de resultaten bepalen.

Daarnaast zal in het kader van het functioneren van de griffier periodiek een functioneringsgesprek plaats vinden. De griffier zal dat, voor zover hij daartoe door de werkgeverscommissie is gemandateerd met de medewerkers een soortgelijk gesprek voeren. Functionerings- en voortgangsgesprekken zijn open en tweezijdige gesprekken waarin het functioneren van de medewerker centraal staat. De tweezijdigheid komt tot uiting in het belichten van zowel de input van de werknemer als de werkgever. De werkgever(svertegenwoordiging) en de werknemer wisselen hun ervaringen uit, geven de positieve en minder goede ervaringen aan elkaar door en maken afspraken voor eventuele wederzijdse verbeteringen.

DE (RECHTS)POSITIE VAN DE GRIFFIE(R) – ANNO 2018

61

Het is één van de instrumenten waarmee medewerkers gemotiveerd en ­bijgestuurd kunnen worden. Het gesprek richt zich op het heden en de nabije toekomst. Samen met de leidinggevende gaat de medewerker na hoe hij of zij functioneert, hoe de werkrelaties met collega’s en met de leidinggevende zijn en wat er nog te verbeteren valt. Daarbij heeft de medewerker minstens evenveel inbreng als de leidinggevende. Een functioneringsgesprek vindt veelal één maal per jaar plaats. Het is voor de genoemde gesprekken van belang dat de werkgeverscommissie zich regelmatig vergewist van de ervaringen van de raadsleden over de ondersteuning die zij ontvangen. Deze zijn immers van belang om waar nodig ofwel aanpassingen af te spreken, maar ook helderheid te geven over waarom taken zijn uitgevoerd zoals ze zijn uitgevoerd. Een functioneringsgesprek leidt niet tot rechtspositionele gevolgen, in positieve noch in negatieve zin. Dit bevordert de openheid van het gesprek en accentueert ook dat het een wederzijdse uitwisseling van ervaringen is. Toch is het geen vrijblijvend gesprek. Met elkaar kunnen wederzijds verbeteringen worden afgesproken voor de toekomst waardoor, als dat aan de orde is, gewerkt kan worden aan een versterking van het plezier in de samenwerking. De afspraken worden vastgelegd en zijn ook een basis voor het volgende gesprek.

Met name in een situatie waarin geconcludeerd moet worden dat de wegen beter gescheiden kunnen worden, is het van belang dat daarvoor teruggevallen kan worden op gemaakte afspraken en wederzijdse verwachtingen.

VERTROUWENSPERSONEN VOOR DE GRIFFIER De Vereniging van griffiers heeft voor haar leden het Instituut ­vertrouwenspersonen ingericht. Dit is een groep ervaren griffiers die verspreid over het land werkzaam zijn en open staan als klank­ bord of vraagbaak voor griffiers die met een persoonlijke kwestie zitten en daarover in eerste instantie eens vertrouwelijk met een collega willen spreken. De vertrouwenspersonen kunnen de griffier ook in contact brengen met de juridische helpdesk. Informatie hierover en de contactgegevens zijn te vinden op de website van de vereniging: www.griffiers.nl.

62

DE (RECHTS)POSITIE VAN DE GRIFFIE(R) – ANNO 2018

Beoordelingsgesprek Van geheel andere orde is het beoordelingsgesprek dat vaak ook één maal per jaar plaats vindt. Het gesprek met de griffier en de medewerkers vindt plaats op initiatief van de werkgeverscommissie. De griffier vervult voor het gesprek met de medewerkers de rol van informant voor de werkgeverscommissie. In een beoordelingsgesprek wordt de manier waarop iemand gedurende de beoordelingsperiode heeft gefunctioneerd van een waardeoordeel voorzien. In tegenstelling tot het functionerings- en voortgangsgesprek gaat het bij een beoordelingsgesprek om éénrichtingsverkeer. De werkgever(svertegen­ woordiging) geeft met het oog op de boordeling zijn visie op het functioneren van de werknemer. Naar aanleiding van de beoordeling worden afspraken over het functioneren in de toekomst gemaakt. Zeker voor een beoordelingsgesprek is het van belang de ervaringen van de andere raadsleden te weten. Voor de voorbereiding van een beoordelings­ gesprek is van belang dat ieder zich aan de hand van het profiel van de functie en de instructie die daaruit voortvloeide vaststelt in hoeverre daaraan is voldaan. De meetlat wordt naast de destijds gewenste competenties gelegd en op de uitvoering van de werkzaamheden. Ook de afspraken uit het vorige beoordelingsgesprek worden gemeten.