Opvolgingsonderzoek Rkc BUCH_Verslagen van Bevindingen_def.pdf

Gericht aan alle colleges van B&W: 2.4 Herzie het proces van vraag en aanbod van de jaarlijkse dienstverlening door de GGD door als gemeenten vanuit het lokale volksgezondheidsbeleid een opdracht te formuleren voor de GGD, die op basis daarvan een meerjarenuitvoeringsprogramma maakt in samenspraak met de individuele gemeenten en over de uitvoering rapporteert via de bestuursrapportage aan de opdrachtgevende colleges. De vraag van de gemeenten, gestuurd door de kaders van de gemeenteraden, wordt daardoor leidend in de dienstverlening en in de rapportage erover. 3. Met betrekking tot de verbetering van de rolinvulling en Governance: Gericht aan alle gemeenteraden en alle colleges van B&W: 3.1 Scherp de invulling van de Governancerollen van opdrachtgever en eigenaar met betrekking tot de GGD-HN aan. Geef als portefeuillehouder Volksgezondheid meer dan nu herkenbaar invulling aan de opdrachtgeversrol en rapporteer hierover in de eigen gemeentelijke P&C-cyclus op basis van de rapportage vanuit de GGD aan de opdrachtgevende colleges.

Bestuurlijke reacties In de maanden april en mei 2020 hebben de vier colleges van de BUCH-gemeenten hun reacties op het onderzoeksrapport gegeven. De reacties van Castricum3 en Heiloo4 waren kort en gelijkluidend:

3

Bestuurlijke reactie van college van Castricum inzake onderzoek GGD Hollands Noorden 'Financiële risico’s in perspectief, ongedateerd. 4 Bestuurlijke reactie van college van Heiloo inzake onderzoek GGD Hollands Noorden 'Financiële risico’s in perspectief, dd. 12 mei 2020.

5

“Wij hebben kennisgenomen van de bestuurlijke nota en de daarbij behorende nota van bevindingen. Het is een gedegen rapport waar veel aanknopingspunten uit te halen zijn om in gesprek te gaan met onze raad en met de GGD-HN. Wel merken wij op dat de huidige situatie rond de Corona crises de positie van de GGD-HN een heel andere is dan ten tijde van de uitvoering van dit onderzoek.” De reactie van het college van Uitgeest5 is nagenoeg gelijkluidend en is vanzelfsprekend gericht op Veilig Thuis: “Wij hebben kennisgenomen van de bestuurlijke nota en de daarbij behorende nota van bevindingen. Het is een gedegen rapport waar een aantal aanknopingspunten uit te halen zijn om in gesprek te gaan over Veilig Thuis met de GGD-HN. Wel merken wij op dat de huidige situatie rond de Corona crises de positie van de GGD-HN een heel andere is dan ten tijde van de uitvoering van dit onderzoek.” De bestuurlijke reactie van het college van Bergen6 was iets uitgebreider. Er werden specifiekere toezeggingen gedaan over het aangaan van gesprekken met de GGD-HN: “Wij hebben kennisgenomen van de bestuurlijke nota en de daarbij behorende nota van bevindingen. Wij gaan via onze portefeuillehouder Volksgezondheid in gesprek met de GGD-HN en de gemeenteraad over de aanbevelingen die aan ons college zijn gericht. Aan de volgende aanbevelingen geven wij in het bijzonder aandacht: 1.

Met betrekking tot risico’s en risicomanagement Onze portefeuillehouder Volksgezondheid gaat zich als Algemeen Bestuurslid en Dagelijks Bestuurslid van de GGD-HN inzetten voor de besturing en beheersing van de financiële risico’s van de GGD in zijn algemeenheid en met betrekking tot het digitaal dossiers en Veilig Thuis en andere openeinderegelingen in het bijzonder. De portefeuillehouder gaat daarover actief de gemeenteraad informeren. Wij gaan via de portefeuillehouder aan de GGD-HN verzoeken om via de bestuursrapportage ook te rapporteren over de continuïteit van de dienstverlening in relatie tot de invulling van vacatures. 2. Met betrekking tot het versterken van de grip van de gemeenteraden: De hier genoemde aanbevelingen vragen om nader overleg met zowel de GGD-HN, de overige deelnemende gemeenten, als de gemeenteraad. De portefeuillehouder gaat dit overleg aan. 3. Met betrekking tot de verbetering van de rolinvulling en Governance De portefeuillehouder gaat nog meer dan nu herkenbaar invulling geven aan de opdrachtgeversrol.

5

Bestuurlijke reactie van college van Uitgeest inzake onderzoek GGD Hollands Noorden 'Financiële risico’s in perspectief, ongedateerd. 6 Bestuurlijke reactie van college van Bergen inzake onderzoek GGD Hollands Noorden 'Financiële risico’s in perspectief, ongedateerd, zaaknummer BB20.00237.

6

Wel merken wij op dat de huidige situatie rond de Corona crisis de positie van de GGD-HN een heel andere is.”

De werkwijze bij het opstellen van de bestuurlijke reacties Bij het opvolgingsonderzoek is gevraagd naar een eventuele vaste procedure of werkwijze voor het tot stand komen van de bestuurlijke reactie(s). De reactie van de gemeentesecretarissen op vragen van de Rekenkamercommissie over de wijze waarop de bestuurlijke reactie(s) tot stand komt (komen)7: “Er is geen formele procedure of werkwijze voor het vaststellen van de bestuurlijke reactie(s) op het eindrapport plus aanbevelingen van de Rekenkamercommissie. Gebruikelijk is dat de reacties van de colleges zo mogelijk worden afgestemd en dat de werkorganisatie bij de afstemming wordt betrokken. Dit is onder andere afhankelijk van het onderwerp van het onderzoek.”

7

Mail van strategisch adviseur BUCH dd. 20-1-2022 in antwoord op vragen van de Rekenkamercommissie.

7

Samenvatting Bij wijze van samenvatting wordt hier deelvraag 1 beantwoord: Hoe luidt de bestuurlijke reactie van de Colleges van de BUCH-gemeenten op de aanbevelingen die de Rekenkamercommissie heeft verbonden aan zijn onderzoeksrapporten en is dat conform een daarvoor vastgestelde procedure? Alle colleges geven aan kennis te hebben genomen van de bestuurlijke nota en de daarbij behorende nota van bevindingen. Zij vinden het een gedegen rapport waar veel aanknopingspunten uit te halen zijn om in gesprek te gaan met hun raad en met de GGD-HN. Alle colleges hebben kennisgenomen van het rapport, de conclusies en aanbevelingen en merken terecht- op dat door de huidige situatie rond de Corona crises de positie van de GGD-HN een heel andere is dan ten tijde van de uitvoering van dit onderzoek. De colleges van Castricum en Heiloo zien veel aanknopingspunten om in gesprek te gaan met hun raad en met de GGD-HN. Het college van Uitgeest beperkt de toezegging van het gesprek -vanzelfsprekend- tot Veilig Thuis.

Het college van Bergen zegt toe dat met betrekking tot risico’s en risicomanagement: • Dat de portefeuillehouder actief de gemeenteraad gaat informeren over de inspanningen van het bestuur van de GGD-HN ten aanzien van de besturing en beheersing van de financiële risico’s van de GGD in zijn algemeenheid en met betrekking tot het digitaal dossiers en Veilig Thuis en andere openeinderegelingen in het bijzonder. • Via de portefeuillehouder aan de GGD-HN te verzoeken om via de bestuursrapportage ook te rapporteren over de continuïteit van de dienstverlening in relatie tot de invulling van vacatures. Het college van Bergen zegt toe dat met betrekking tot het versterken van de grip van de gemeenteraden: • De portefeuillehouder gaat over de aanbevelingen in nader overleg met zowel de GGD-HN, de overige deelnemende gemeenten, als de gemeenteraad. Het college van Bergen zegt toe dat met betrekking tot de verbetering van de rolinvulling en Governance: • De portefeuillehouder gaat nog meer dan nu herkenbaar invulling geven aan de opdrachtgeversrol. Desgevraagd geven de colleges aan dat er geen formele procedure of werkwijze is voor het vaststellen van de bestuurlijke reactie(s) op het eindrapport plus aanbevelingen van de Rekenkamercommissie. Gebruikelijk is dat de reacties van de colleges zo mogelijk worden afgestemd en dat de werkorganisatie bij de afstemming wordt betrokken.

8

Hoofdstuk 2 Besluiten van de raden In dit hoofdstuk is de besluitvorming in de vier gemeenteraden in kaart gebracht, te beginnen met de inhoudelijke besluiten en vervolgens het verloop van de procedure. Daarmee wordt de tweede onderzoeksdeelvraag beantwoord: Hoe is de besluitvorming in de BUCH-gemeenteraden op de aanbevelingen verlopen en is dat conform een daarvoor vastgestelde procedure? Het rapport van de Rekenkamercommissie is via de griffiers aan de vier raden aangeboden.

De inhoudelijke besluiten Bergen Het rapport GGD-HN is via de lijst ingekomen stukken op 24 september 2020 in de gemeenteraad gebracht8. Het rapport is verder niet als zodanig besproken en er zijn geen besluiten genomen ten aanzien van de aanbevelingen. Het rapport is voor kennisgeving aangenomen. Uitgeest Desgevraagd heeft de griffier aangegeven dat de Auditcommissie vragen heeft gesteld aan het college over de rol van de raad9. Over de verdere afhandeling is geen informatie verstrekt. De Rekenkamercommissie heeft geconstateerd dat in ieder geval in 2020 geen behandeling in de raad heeft plaatsgevonden. Castricum De raad van Castricum heeft op 22 oktober 2020 het volgende besluit vastgesteld10: 1. kennis te nemen van het rekenkameronderzoek met betrekking tot de GGD Hollands Noorden ‘Financiële risico’s in perspectief’; 2. de aanbevelingen van de rekenkamercommissies zoals verwoord op pagina 6 en 7 van het rapport voor zover gericht aan de raden over te nemen; 3. het college te verzoeken de aanbevelingen van de rekenkamercommissies zoals verwoord op pagina 6 en 7 van het rapport voor zover gericht aan de colleges over te nemen. Heiloo Het rapport en de aanbevelingen zijn besproken op 17 september 2020 in de Auditcommissie en op 23 september 2020 in de raadswerkgroep Financiën. Het rapport is niet in de raad behandeld en er is geen besluit genomen.

De procedure De Rekenkamercommissie heeft bij de griffies nagevraagd of er ten tijde van het onderzoek een formele procedure of vaste werkwijze werd gehanteerd voor de behandeling van rapporten en aanbevelingen van de Rekenkamercommissie in de raden. Bergen Er was in Bergen geen schriftelijk vastgelegde procedure, maar de standaard werkwijze was dat de rapporten van de rekenkamercommissie op de lijst van ingekomen stukken werden geplaatst. 8

Zie lijst ingekomen stukken dd. 24 september 2020 en besluitenlijst dd. 24 september 2020. Bevestigd door de griffie, mail dd. 15-12-2021. 9 Mail van griffier Uitgeest aan F. van der Knaap (voorzitter Rekenkamercommissie), dd. 1 december 2021. 10 Zie raadsbesluit Castricum, dd. 22 oktober 2020.

9

Uitgeest De griffier van Uitgeest heeft aangegeven dat er ten tijde van dit opvolgingsonderzoek (november 2022) nog geen formele procedure voor de besluitvorming is11. De Rekenkamercommissie heeft ook geen eerdere procedure aangetroffen. Castricum De griffier Castricum deelt mee12 dat er ten tijde van onderzoek geen procedure is vastgesteld voor de besluitvorming aangaande aanbevelingen van de Rekenkamercommissie. Er was wel een vaste werkwijze: de griffie voegt bij de stukken standaard een conceptbesluit toe, waarin de raad wordt voorgesteld de aanbevelingen over te nemen. Dit om de discussie in de raad te vergemakkelijken. Dit conceptbesluit, het onderzoeksrapport van de Rekenkamercommissie zelf en de bestuurlijke reactie worden altijd als pakketje geagendeerd voor commissiebehandeling. Heiloo De griffier Heiloo laat weten13 dat toentertijd de Auditcommissie de rapporten van de Rekenkamercommissie besprak en met een standpunt doorstuurde naar de raad (conform artikel 2, lid g en h van de Verordening Auditcommissie 2019.) Soms vraagt de Auditcommissie nog een extra reactie van het College en daarna wordt het op de lijst ingekomen stukken van de raadsagenda geplaatst. De raad kan er dan voor kiezen om het nog in een andere raadscommissie te bespreken. NB: hierboven is de situatie beschreven ten tijde van het onderzoek naar de GGD-HN.

Inmiddels (ten tijde van dit opvolgingsonderzoek) is binnen enkele BUCH-gemeenten een procedure vastgesteld voor de behandeling van Rekenkamerrapporten in de raden, dan wel is er een procedure in voor bereiding. Dat komt in het bestuurlijk deel van dit opvolgingsonderzoek aan bod.

11

E-mail van griffier Uitgeest aan Rekenkamercommissie, dd. 24-11-2022. E-mail van griffier Castricum aan Rekenkamercommissie, d.d. 23 november 2021. 13 E-mail van griffier Heiloo aan Rekenkamercommissie, d.d. 22 november 2021. 12

10

Samenvatting Bij wijze van samenvatting wordt hier deelvraag 2 beantwoord: Hoe is de besluitvorming in de BUCHgemeenteraden op de aanbevelingen verlopen en is dat conform een daarvoor vastgestelde procedure? In Heiloo en Uitgeest is het rapport in de Auditcommissie besproken en in Heiloo ook in de raadswerkgroep Financiën. Het rapport is niet in de raden behandeld en er zijn geen besluiten genomen. In Bergen is het rapport via de lijst van ingekomen stukken in de raad gebracht en voor kennisgeving aangenomen. Het rapport is niet in de raad besproken en er zijn geen besluiten genomen. Alleen in Castricum is het rapport in de raad besproken en is besloten om a) kennis te nemen van het rekenkameronderzoek, b) de aanbevelingen voor zover gericht aan de raden over te nemen en c) het college te verzoeken de aanbevelingen voor zover gericht aan de colleges over te nemen. In geen van de BUCH-gemeenten was er een formele procedure voor de behandeling van rapporten en aanbevelingen van de Rekenkamercommissie in de raden. Bergen, Castricum en Heiloo kenden wel een vaste werkwijze. In Bergen werden de rapporten op de lijst van ingekomen stukken geplaatst. Castricum voegde de griffie bij de stukken standaard een conceptbesluit toe, waarin de raad wordt voorgesteld de aanbevelingen over te nemen.

In Heiloo bespreekt de Auditcommissie eerst de rapporten van de Rekenkamercommissie en stuurt deze met een standpunt naar de raad. Lopende dit opvolgingsonderzoek is wel een procedure voor de behandeling van rekenkamerrapporten in de raden vastgesteld, of in ontwikkeling. Dat komt aan bod in het bestuurlijke deel van dit opvolgingsonderzoek.

11

Hoofdstuk 3 Stand van zaken GGD-HN In dit hoofdstuk wordt beschreven wat de actuele stand van zaken is met betrekking tot de financiële risico’s bij de GGD-HN en in hoeverre dat in verband te brengen is met de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie. Daarmee wordt antwoord gegeven op de derde onderzoeksdeelvraag: Op welke wijze hebben de colleges van B&W en de gemeenteraden de raadsbesluiten uitgevoerd en is dat conform een daarvoor vastgestelde procedure? De stand van zaken wordt hieronder gepresenteerd langs de lijnen van de aandachtsgebieden van de aanbevelingen. In een samenvattende tabel wordt de opvolging per aanbeveling weergegeven.

Stand van zaken met betrekking tot risico’s en risicomanagement Een stap vooruit in het risicomanagement is de inzet van het systeem NARIS dat door de vier BUCHgemeenten wordt gebruikt voor risicoanalyses. Met behulp van dat systeem wordt een risicoprofiel opgesteld. Een verhoogd risico kan leiden tot een voorstel om een verhoogd weerstandsvermogen aan te houden. Er is in de jaren tussen het oorspronkelijke onderzoek en het opvolgingsonderzoek geen melding gemaakt van een verhoogd risico en van een (om die reden) verhoogd weerstandsvermogen. (Wel zijn de budgetten in de begrotingen verhoogd.) De Rekenkamercommissie is niet nagegaan of er in die jaren sprake was van een verhoogd risico, wat dan ten onrechte niet zou zijn gemeld, of dat er geen verhoogd risico was en dat er dus terecht geen melding van is gemaakt; dat valt buiten de scope van dit opvolgingsonderzoek. Wel heeft de Rekenkamercommissie geconstateerd dat de risico’s die in de jaarrekeningen van 2021 zijn vermeld, nog globaal dezelfde zijn als die van 2019. (Zie ook hoofdstuk 4.) De wijze van monitoring van de risico’s ten behoeve van de raad is dezelfde gebleven. De monitoring verloopt via de p&c-cyclus. Er zijn geen specifieke rapportages over de risico’s opgesteld en met de raden gedeeld. Veilig Thuis is ondergebracht bij de GGD. Aanvankelijk was dat door middel van een dienstverleningsovereenkomst.

Per 1 januari 2022 is het opgenomen in de Gemeenschappelijke Regeling zelf. Daarmee is het steviger verankerd en is het risico op financiële tegenvallers, met name in de bedrijfsvoering, verkleind. De invoering van het Digitaal dossier is in het onderzoek expliciet als een financieel risico aangemerkt. Vanaf 2008 bestaat er een wettelijke verplichting om binnen de jeugdgezondheidszorg gegevens digitaal vast te leggen. In 2015 is gestart met de eerste voorbereiding om te komen tot een nieuw digitaal dossier voor de jeugdgezondheidzorg ter vervanging van het oude systeem. Het programma om te komen tot een nieuw digitaal dossier voor de jeugdgezondheidszorg (het GGiD) verloopt moeizaam. In de afgelopen jaren is de implementatie van het digitale dossier diverse keren uitgesteld, omdat wat door de leverancier ter oplevering werd aangeboden, naar mening van de GGD’en niet voldeed. Dat veroorzaakte een impasse. Om die impasse te doorbreken is eind februari 2021 een bindende adviesprocedure opgestart. De GGD’en hebben in maart 2022 een aanvraag voor een voorlopig deskundigenbericht ingediend bij de rechtbank. De mondelinge behandeling van de aanvraag heeft in mei 2022 gediend. Afhankelijk van de uitkomst van de mondelinge behandeling van het verzoek tot het voorlopig deskundigenbericht door de rechtbank, worden de vervolgstappen bepaald. De uitspraak wordt spoedig verwacht.

Bij toewijzing van de aanvraag volgt een periode van 12

onderzoek door extern deskundige(n). De verwachting is dat na de zomer 2022 dit onderzoek is afgerond en er meer helderheid gegeven kan worden over de verdere afronding van het GGiD. De leden van het Algemeen Bestuur worden van het verdere verloop op de hoogte gehouden. Als er verder ontwikkelingen te melden zijn, worden ook de raden op de hoogte gebracht. Er zijn geen speciale maatregelen genomen om het financiële risico in te dammen. Het uitgangspunt is nog steeds dat dit risico binnen de GGD-begroting kan worden opgevangen. In overheidsorganisaties en in het bedrijfsleven heeft de inrichting van een professionele risicomanagementfunctie de laatste jaren een hoge vlucht genomen. Kenmerkend van zo’n functie is dat breder wordt gekeken dan alleen naar financiële risico’s. Ook andersoortige bedreigingen (én kansen) worden geïnventariseerd en beoordeeld. Ook het arsenaal van oplossingsgerichte instrumenten is breder dan alleen financieel. Denk daarbij aan het bijsturen in de strategie of de governance van de organisatie. In de BUCH-gemeenten is de risicomanagementfunctie niet breed ingericht, maar met name financieel gericht. De bestuursrapportages zijn nu gedetailleerder dan voorheen, waardoor de ontwikkelingen beter kunnen worden gevolgd. De samenwerking met GGD is zo, dat als zij vastlopen in de dienstverlening, dat dan wordt gemeld bij Samenleven.

Er wordt niet gericht gerapporteerd op (openstaande) vacatures. De frequentie van rapportages is dezelfde gebleven: halfjaarlijks.

Stand van zaken met betrekking tot het versterken van de grip van de gemeenteraden Er is sprake van een meer uitgebreide en gedetailleerde bestuursrapportage. Het financieel perspectief en het risicoprofiel, alsmede een overzicht van verplichte kengetallen, worden in beeld gebracht. Dat moet de gemeenteraden helpen om beter in positie te komen om op de GGD en de financiële risico’s te kunnen sturen. De rapportage aan de raden verloopt vooral via de p&c-cyclus. Met de behandeling van de begroting van de GGD, die al eerder is vastgesteld door het Algemeen Bestuur van de GGD, komt de gemeenteraad niet ‘aan de voorkant’ van het proces. Dat zou wel enigszins kunnen worden bevorderd door het opstellen van een op het lokale volksgezondheidsbeleid gebaseerde meerjarenuitvoeringsprogramma. Onderkend wordt dat het moeilijk is om in de p&c-cyclus de raad ‘aan de voorkant’ te laten komen. De timing van de p&c-cyclus en de begroting knelt. De begrotingen van de Gemeenschappelijke Regelingen moeten voor 15 april worden vastgesteld voor het jaar daarop. De gemeenten beginnen pas in september of oktober met hun begroting. Dat geldt in nog sterkere mate voor een verkiezingsjaar: dit jaar zijn de collegeprogramma’s pas in de zomer vastgesteld, maar de begroting is al klaar. Nu valt het effect daarvan bij GGD wel mee; 80 à 90% van het werk zijn wettelijke taken.

De raden kunnen daar maar beperkt op sturen. Als een raad het ergens niet mee eens is kan dat in een zienswijze opgenomen worden, maar de wettelijke verplichting is er nu eenmaal. Het is aan het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling om daar wel of niet iets mee te doen. Dat is altijd bijsturen achteraf. Om de raden meer aan de voorkant van het begrotingsproces te brengen, is op initiatief van de griffiers de werkwijze ingevoerd dat de raden een zienswijze kunnen afgeven op de kadernota. Die kadernota gaat wél aan de begroting vooraf. Hiermee wordt de sturende, kaderstellende rol van de raden versterkt. Een ander instrument om meer aan de voorkant van het begrotingsproces van gemeenschappelijke regelingen te komen is het meerjarenuitvoeringsprogramma. De respondenten (financieel control en beleidsinhoudelijk) geven aan dat zij hier geen goed zicht op hebben en verwijzen voor meer informatie naar de griffiers. Aangezien de beleidsmedewerkers zijn betrokken bij de voorbereiding van vergaderingen van de portefeuillehouders, is het feit dat zij hier 13

geen goed zicht op hebben een aanwijzing dat er geen meerjarenuitvoeringsprogramma wordt opgesteld. Inmiddels is door de griffiers van Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo bevestigd dat er geen meerjarenuitvoeringsprogramma is ingevoerd14. De Rekenkamercommissie heeft op basis van de aangereikte informatie geconstateerd dat een dergelijk meerjarenuitvoeringsprogramma niet is ingevoerd. Bij de GGD-HN is nagevraagd of zij niet een aanzet tot een dergelijk programma hebben geïnitieerd. De concerncontroller van de GGD heeft bevestigd dat er eerder binnen de GGD een initiatief is opgezet om te komen tot een meerjarenuitvoeringsprogramma. Dat initiatief is echter niet tot uitvoering gekomen.15 De Rekenkamercommissie constateert dat ook dat initiatief niet was vormgegeven vanuit het lokale volksgezondheidsbeleid. De Gemeenschappelijke Regelingen van de BUCH-gemeenten worden, behalve bij de behandeling van de begrotingen en bij de p&c-cyclus, ook jaarlijks besproken in een BUCH-brede informatieavond voor raadsleden. Soms worden Gemeenschappelijke Regelingen ook lokaal uitgenodigd voor een nadere toelichting.

Zo is de GGD-HN nog in september 2022 op bezoek geweest in Castricum.16 Daarenboven is er voor de GGD-HN op het niveau van de regio Alkmaar sprake van een tweetal informatieavonden per jaar; één voorafgaande aan de zienswijzen op de kadernota en één voorafgaande aan de zienswijzen op de begroting. Er is de gelegenheid om gerichte vragen te stellen. De Rekenkamercommissie heeft niet kunnen vaststellen of de raadsleden op een van die avonden door de portefeuillehouders gericht over de financiële risico’s van de GGD zijn geïnformeerd of dat de raden gebruik hebben gemaakt van de gelegenheid om de portefeuillehouder gericht op de financiële risico’s en de maatregelen te bevragen. In Bergen is sprake van een klankbordgroep van ambassadeurs uit de raad, die specifiek de gemeenschappelijke regelingen volgen. Het is deze best practice (en die van Alkmaar) die ten tijde van het onderzoek als voorbeeld naar voren is gehaald. De raden van Castricum en Heiloo is geadviseerd om de stukken voor de vergaderingen van het Algemeen Bestuur van de GGD-HN vast te agenderen in gemeentelijk commissieverband om de portefeuillehouder Volksgezondheid te kunnen ‘voeden’ voor de inbreng in de vergadering van het Algemeen Bestuur.

Een alternatief daarvoor zou zijn om te gaan werken met een klankbordgroep voor de portefeuillehouder Volksgezondheid en een rapporteur vanuit de gemeenteraad met betrekking tot de GGD-HN. De respondenten (financieel control en beleidsinhoudelijk) geven aan dat zij hier geen goed zicht op hebben en verwijzen voor meer informatie naar de desbetreffende griffiers. Aangezien de beleidsmedewerkers zijn betrokken bij de voorbereiding van vergaderingen van de portefeuillehouders, is het feit dat zij hier geen goed zicht op hebben een aanwijzing dat in Castricum en Heiloo vaste agendering van de AB-vergadering, naar het voorbeeld van Bergen, niet is ingevoerd. Aanvullende informatie is ontvangen van de griffiers. In Castricum en Heiloo is geen aparte commissie voor de GGD ingevoerd, noch een klankbordgroep of rapporteur. 17 Wel is in Castricum bij de commissie Algemene Zaken ‘mededelingen uit de gemeenschappelijke regelingen’ een vast agendapunt. De vergaderstukken van het AB zijn wel raadpleegbaar, maar worden niet actief door het college cq. het bestuur van de GGD toegezonden.

14

Mail van griffier Uitgeest, dd. 27-9-2022. Mail van griffier Castricum, dd. 28-9-2022. Mail van de griffier van Heiloo, dd. 4-10-2022. Mail van de griffier van Bergen, dd. 12-10-2022. 15 Telefonisch contact met de concerncontroller GGD-HN, dd. 13-10-2022. 16 Mail griffier Castricum, d.d. 15 november 2022. 17 Mail van griffier Castricum, dd. 28-9-2022. Mail van de griffier van Heiloo, dd. 4-10-2022.

14

De klankbordgroep is in Bergen nog steeds actief. Echter, gebleken is dat deze klankbordgroep zich richt op de stukken van de p&c-cyclus en, anders dan de aanbevelingen in het rapport doen vermoeden, niet op de agendastukken ter voorbereiding van AB-vergaderingen.18

Stand van zaken met betrekking tot de verbetering van de rolinvulling en governance De invulling door de portefeuillehouder van de governancerollen van opdrachtgever en van eigenaar met betrekking tot de GGD-HN wordt herkend als een oud spanningsveld. Gemeenten zijn opdrachtgevers, en de portefeuillehouders zitten in Algemeen Bestuur, dat functioneert in de eigenaarsrol. Ambtenaren adviseren de portefeuillehouder primair vanuit het perspectief van de opdrachtgever, terwijl diezelfde portefeuillehouder als lid van het AB van de GGD opdrachtnemer/eigenaar is en handelt vanuit het belang van de gemeenschappelijke regeling. De portefeuillehouder zal soms ook van de gemeenteambtenaren verlangen dat zij hem/haar adviseren vanuit het belang van de gemeenschappelijke regeling. Maar de belangen van de GGD als organisatie vallen niet altijd precies samen met de gemeentelijk belangen. En de ambtenaren kunnen hiermee in een oneigenlijke situatie terecht komen, namelijk dat hen (impliciet) wordt gevraagd in hun adviezen het belang van de gemeenschappelijke regeling boven het belang van de gemeente te stellen. Volgens de respondenten herkennen de portefeuillehouders dat spanningsveld wel en wordt daar rekening mee gehouden, al kan de ene portefeuillehouder er gemakkelijker mee om gaan dan de andere. Ook de ambtenaren die de portefeuillehouder adviseren zijn bekend met het pettenprobleem.

Het leidt in de praktijk zelden tot verwarring of tot lastige situaties. Vermoed wordt echter dat dit spanningsveld en pettenprobleem voor de raadsleden niet altijd helder is. Het is geen expliciet onderwerp op de jaarlijkse informatieavond over gemeenschappelijke regelingen. Voor verificatie hiervan verwijzen de respondenten naar de griffies. Inmiddels is door de griffiers van Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo bevestigd dat dit spanningsveld niet expliciet op de informatieavonden aan de orde is geweest.19 Niet uitgesloten kan worden dat het naar aanleiding van een vraag wel aan de orde kan zijn geweest, maar de Rekenkamercommissie heeft dat niet kunnen vaststellen. Vanuit Heiloo wordt opgemerkt dat dit onderwerp wel door de portefeuillehouder aan de orde is gesteld op een lokale informatieavond over Zaffier. In de gemeenschappelijke regelingen, zoals de GGD, zijn voorwaarden vastgelegd voor het nemen van bepaalde beslissingen. Zo is unanimiteit nodig bij bepaalde financiële besluiten. Dat kan echter beide kanten opwerken. Het kan bevorderen dat de gemeenten (vanuit de opdrachtgeversrol) een gelijkluidende insteek kiezen bij het Algemeen Bestuur. Het kan echter ook druk geven aan een portefeuillehouder om zich aan te sluiten bij een zich aftekenende meerderheid in het AB (waarbij de eigenaarsrol dan de boventoon voert.)

De procedure Voor de afhandeling en uitvoering van de aanbevelingen en toezeggingen nadat een raadsbesluit is genomen, was er destijds geen formele procedure. De gemeentesecretarissen hebben laten desgevraagd weten dat de colleges hiervoor geen vaste procedure of werkwijze hanteren. Het hangt af van onderwerp, verantwoordelijkheden, bevoegdheden, lokale omstandigheden en prioriteiten en kan

18

Mail van de griffier van Bergen, dd. 12-10-2022. Mail van griffier Uitgeest, dd. 27-9-2022. Mail van griffier Castricum, dd. 28-9-2022. Mail van griffier Heiloo, dd. 4-10-2022. Mail van de griffier van Bergen, dd. 12-10-2022. 19

15

dus per onderzoek/aanbeveling verschillen.20 Ook ingeval de vier gemeenteraden geen besluiten nemen of niet eensgezind zijn in hun besluitvorming, is er geen vooraf afgesproken werkwijze. Ook is er geen formele procedure of vaste werkwijze voor het bewaken en volgen van de besluiten. De verantwoordelijkheid daarvoor ligt bij het uitvoerend organisatieonderdeel. Dat geldt ook voor het informeren van de raad over de voortgang.

20

Mail van strategisch adviseur BUCH, dd. 20-1-2022, in antwoord op vragen van de Rekenkamercommissie.

16

Samenvatting In de onderstaande tabel is overzichtelijk samengevat wat er met de aanbevelingen en toezeggingen na de behandeling van het rapport in de raden is gebeurd. Daarmee beantwoorden we ook deelvraag 3: op welke wijze hebben de colleges van B&W en de gemeenteraden de raadsbesluiten uitgevoerd en is dat conform een daarvoor vastgestelde procedure? Aansluitend wordt ook deelvraag 4 beantwoord: Hoe is opvolging en bewaking van dergelijke raadsbesluiten binnen de ambtelijke organisatie geborgd en welke lessen zijn te trekken voor het realiseren van doorwerking van rekenkameronderzoek? Aanbevelingen van de Rkc21

Bergen

Uitgeest22

Castricum

Heiloo

Rapport besproken in (Audit)commissie. Aanbevelingen Rkc overgenomen door de raden. 1.1 Topprioriteit aanpak financiële risico’s, met name openeinderegelingen, digitaal dossier en VT.

  0

  0

  0

  0

1.2 GGD rapporteert over (risico’s in) continuïteit van dienstverlening. 2.1 Implementeren van verbeterde bestuursrapportage. 2.2 Overweeg vaste agendering van AB-stukken in gemeentelijke commissie.23 2.3 Overweeg klankbordgroep voor portefeuillehouder en rapporteur vanuit de raad.24

0

0

0

0

 0



 0

 









0

0

2.4 Vanuit volksgezondheidsbeleid opstellen van meerjarenuitvoeringsprogramma.

0 



3.1 Maak in governance spanningsveld tussen rol als opdrachtgever (gemeente/college) en eigenaar (lid AB) beter herkenbaar.  Opgevolgd 0 Gedeeltelijk opgevolgd  Niet opgevolgd

0

0

21

Toelichting

Er zijn stappen vooruit gezet, maar ook mogelijkheden onbenut gelaten. Digitaal dossier nog niet afgerond. Geen vast onderwerp in rapportages, maar wel signaal bij knelpunt.

Bergen gold hier als best practice voor Castricum en Heiloo. De huidige situatie is dat er een klankbordgroep is die stuurt op de p&c-stukken en niet op de AB-agenda. Er is wel een zienswijze op de kadernota GGD-HN mogelijk, waardoor ook meer grip op het begrotingsproces ontstaat. Voor portefeuillehouders en ambtenaren bekend. Maar nauwelijks voor raadsleden.

Hier staat een verkorte aanduiding. De volledige aanbevelingen staan op pag. 3. Voor Uitgeest is alleen Veilig Thuis bij de GGD-HN ondergebracht. Verder maakt de gemeente deel uit van GGD Kennemerland. 23 Aanbeveling alleen voor Castricum en Heiloo. In Bergen gebeurde dit al. Voor Uitgeest relevant voor GGD Kennemerland. 24 Aanbeveling alleen voor Castricum en Heiloo. In Bergen gebeurde dit al. Voor Uitgeest relevant voor GGD Kennemerland. 22

17

Voor de verdere afhandeling en uitvoering van de aanbevelingen en toezeggingen was er destijds geen vaste procedure. Ingeval de vier gemeenteraden geen besluiten nemen of niet eensgezind zijn in hun besluitvorming, is er geen vooraf afgesproken werkwijze. Er is evenmin een vaste procedure of werkwijze voor het bewaken en volgen van de besluiten. Dat wordt overgelaten aan het uitvoerend organisatieonderdeel, net als het informeren van de raad over de voortgang. En daarmee is ook deelvraag 4 beantwoord: er is geen centraal punt waar de opvolging van dergelijke raadsbesluiten binnen de ambtelijke organisatie wordt bewaakt. Het wordt overgelaten aan de desbetreffende afdelingen.

18

Hoofdstuk 4 Aanbevelingen accountant sociaal domein Vergelijking van de aanbevelingen Bij de bespreking van de onderzoeksopzet heeft de BUCH-brede werkgroep Financiële Aspecten aan de Rekenkamercommissie gevraagd om voor de opvolgingsonderzoeken GGD-HN (en Inhuur Externen) na te gaan of de uitgevoerde aanbevelingen van de Rekenkamercommissie in overeenstemming met de aanbevelingen van de accountant van de BUCH-gemeenten en de Werkorganisatie zijn. De Rekenkamercommissie heeft gevolg aan dat verzoek gegeven door die vraag als deelvraag 5 aan de onderzoeksvragen toe te voegen en heeft de accountantsrapporten en managementletters aan de gemeenten en de Werkorganisatie over de jaren 2019, 2020 en 2021 onderzocht op de genoemde aanbevelingen. Hieronder volgt daarvan het verslag. Hierbij passen echter twee kanttekeningen. In de eerste plaats onthoudt de Rekenkamercommissie zich van een oordeel over de jaarrekeningen en het oordeel van de accountant daarover. Dat is ons bij wet niet toegestaan.25 Wij beperken ons slechts tot een weergave van de bevindingen en aanbevelingen van de accountant. De tweede kanttekening is dat de accountant in de rapportages beschouwt op een hoger abstractieniveau. De accountant kijkt bijvoorbeeld naar het Sociaal Domein, of meer specifiek naar de WMO en de Jeugdhulp. Het onderzoek van de Rekenkamercommissie had louter betrekking op de GGD-HN.

De GGD-HN voert slechts een zeer beperkt deel van die wetten uit: Veilig Thuis, die zijn wettelijke basis heeft in de WMO, en de jeugdgezondheidszorg, wat weliswaar vaak gezien wordt als een onderdeel is van het bredere begrip jeugdhulp, maar de wettelijke basis heeft in de Wet publieke gezondheidszorg. De GGD voert dus slechts een klein deel van de WMO en jeugdhulp uit. Het is de Rekenkamercommissie niet bekend in welke mate de specifieke oordelen van de accountant over de jeugdhulpverlening en Veilig Thuis zijn meegewogen in de algemene oordelen over de WMO en de jeugdhulp. Derhalve mogen de oordelen van de accountant over de WMO en de jeugdhulp bij de BUCH-gemeenten en de Werkorganisatie BUCH zeker niet 1-op-1 worden vergeleken met de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie. In het onderstaande gaat het ons daarom meer om de algemene strekking. Van alle aanbevelingen inzake de GGD laat zich slechts één aanbeveling van de Rekenkamercommissie vergelijken met bevindingen en aanbevelingen van de accountant, en dat is aanbeveling 1.1: geef topprioriteit aan de aanpak van financiële risico’s, met name de openeinderegelingen, het digitaal dossier en Veilig Thuis. De Rekenkamercommissie heeft geconstateerd dat er door de gemeenten stappen vooruit zijn gezet, maar ook mogelijkheden onbenut gelaten.

De (meer algemene) bevindingen en aanbevelingen van de accountant zijn daarmee in lijn, zoals uit het onderstaande blijkt. De accountant ziet, net als de Rekenkamercommissie, een noodzaak om financiële risico’s op de maatwerkvoorzieningen te beheersen, de specialistische jeugdhulp in het bijzonder. De accountant wijst daarbij specifiek op de stijgende uitgaven. Bij de interim-controles is door de accountant in achtereenvolgende jaren (2019, 2020 en 2021) de interne beheersing van de geldstromen in het sociaal 25

Gemeentewet Artikel 182: De rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Een door de rekenkamer ingesteld onderzoek naar de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur bevat geen controle van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, tweede lid.

19

domein (Jeugdhulp, WMO, Participatiewet) als een van de aandachtsgebieden genoemd die bij hun risicoanalyses extra aandacht krijgen.26

2019 Over 2019 constateert de accountant dat er wordt gewerkt aan de beschrijvingen van de drie hoofdprocessen van het Sociaal Domein: de Jeugdhulp, de WMO en de Participatiewet, met als doel om de interne beheersing te verbeteren en de processen te borgen. Maar hij constateert ook dat het beleid om de rechtmatigheid van (kleine) zorgleveranties vast te stellen nog niet is afgerond. De gemeenten blijven afhankelijk van zorgleveranciers. De accountant geeft het advies om beheersmaatregelen zoals beschreven in de SDO-Notitie ‘Controle interne beheersing Jeugd en Wmo voor gemeenten en accountants’ d.d. 21 januari 2019 zoveel mogelijk in de BUCH-organisatie te implementeren.27

2020 In de accountantsrapporten over 2020 constateert de accountant een verbetering: “De Werkorganisatie heeft de interne processen inmiddels op orde. Bij de 2e Firap 2020 zijn de zorgbudgetten naar boven bijgesteld vanwege de verwachte stijging van de zorgkosten (…) en de administratieve verwerking, voor zover de gemeente dit zelf in de hand heeft, verloopt inmiddels voldoende beheerst.”28 Dat neemt echter de zorgen van de accountant niet geheel weg. “In algemene zin vinden wij de stijging van de uitgaven in de Jeugdzorg en Wmo zorgwekkend.” Tegen die achtergrond wijst de accountant op de noodzaak van een bestemmingsreserve voor de Wmo en Jeugdtaken.

2021 Ondanks de stappen vooruit zijn de zorgen van de accountant ook in 2021 nog niet weggenomen. “Wij zien dat aanvragen voor de Jeugdzorg, Wmo en Participatie oplopen (dit is overigens een landelijke tendens).” Maar er wordt ook adequaat op gehandeld. In navolging van Castricum heeft ook Bergen de budgetten verhoogd.29 Maar de accountant ziet ruimte voor verbetering in het sociaal domein (Wmo en Jeugdhulp) en geeft wederom het advies om de beheersmaatregelen zoals beschreven in de SDO-Notitie ‘Controle interne beheersing Jeugd en Wmo voor gemeenten en accountants’ d.d. 21 januari 2019 zoveel mogelijk in de BUCH-organisatie te implementeren. Ook beveelt de accountant aan om meer focus te leggen op de kwaliteit van de dossiervorming en de vaststelling van de geleverde zorg.30 Samenvattend, en daarbij de kanttekeningen inzake de aansluiting tussen het algemene niveau van de bevindingen van de accountant en de specifieke focus van de Rekenkamercommissie herhalend, kan worden gesteld dat de lijnen van de accountant en de Rekenkamercommissie met elkaar in overeenstemming zijn. De algemene teneur is dat er stappen vooruit gezet zijn, maar dat er nog steeds aanleiding is tot het versterken van de beheersbaarheid van de financiële risico’s.

26

Managementletters interim-controles gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo en de Werkorganisatie BUCH 2019, 2020 en 2021. IPA-ACON Assurance BV, december 2019, resp. 2020, resp. 2021, p. 3. 27 Accountantsrapporten gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo en de Werkorganisatie BUCH 2019. IPA-ACON Assurance BV, mei-juni 2020, p. 4. 28 Accountantsrapporten gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo en Verslag van Bevindingen Werkorganisatie BUCH 2019. IPA-ACON Assurance BV, juni 2020, p. 2. 29 Managementletter interim-controle 2021 gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo. IPA-ACON Assurance BV, december 2021, p. 1. 30 Accountantsrapporten 2021 gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo. IPA-ACON Assurance BV, 2022, p. 4-9.

20

Hoofdstuk 5 Bevindingen Beantwoording centrale onderzoeksvraag In dit laatste hoofdstuk worden samenvattend de bevindingen weergegeven ten aanzien van de opvolging van de aanbevelingen van het onderzoek naar de financiële risico’s van de GGD-Hollands Noorden. Hiermee beantwoorden we de centrale onderzoeksvraag van het opvolgingsonderzoek ten aanzien van het rapport GGD-HN: Welke besluiten hebben de BUCH-gemeenteraden genomen naar aanleiding van de aanbevelingen die de Rekenkamercommissie BUCH aan de onderzoeksrapporten heeft verbonden en op welke wijze heeft het bestuur daaraan uitvoering gegeven? Bij het onderkennen en aanpakken van de financiële risico’s van de GGD zijn sinds het verschijnen van het rapport stappen vooruit gezet: o Met de verdere invoering van het systeem NARIS kan een risicoprofiel worden opgesteld en op basis daarvan kan een voorstel worden gedaan om het weerstandsvermogen te verhogen. o De bestuursrapportage is uitgebreider en gedetailleerder dan voorheen. o Veilig Thuis is per 1-1-2022 niet langer een aparte taak in een dienstverleningsovereenkomst, maar is opgenomen in de gemeenschappelijke regeling zelf. Daardoor is het steviger verankerd en is het risico op financiële tegenvallers, met name in de bedrijfsvoering, verkleind. o Er wordt gewerkt aan de invoering van een nieuw digitaal dossier.

Daarbij worden weinig of geen concessies gedaan aan de kwaliteit. Er zijn echter ook mogelijkheden en aanbevelingen voor het intensiever aanpakken van de financiële risico’s onbenut gebleven: o De wijze van monitoring van de risico’s is dezelfde gebleven. Er zijn geen specifieke rapportages over de risico’s opgesteld en met de raden gedeeld. En de frequentie van de monitoring via de p&c-cyclus is dezelfde gebleven. o Er is bij de BUCH-gemeenten geen invulling gegeven aan een vorm van risicomanagement, waarbij breder wordt gekeken dan de financiële risico’s en financiële oplossingen. Ten aanzien van het versterken van de grip van de gemeenteraden op de gemeenschappelijke regeling GGD-HN ziet de Rekenkamercommissie een kleine vooruitgang: o Door de meer uitgebreide bestuursrapportage kunnen de raden in theorie beter worden geinformeerd. Echter, er zijn diverse aanbevelingen onbenut gebleven: o Er zijn geen specifieke rapportages aan de raden opgesteld over de financiële risico’s, in het bijzonder over de openeinderegelingen. o Het is onduidelijk gebleven of de uitgebreidere bestuursrapportages of (andere) signalen over de financiële risico’s van de GGD met de raden zijn gedeeld op de algemene informatieavonden over gemeenschappelijke regelingen.

o Een meerjarenuitvoeringsprogramma GGD, dat is gebaseerd op het lokale volksgezondheidsbeleid, had de gemeenteraden iets meer positie ‘aan de voorkant van het proces’ kunnen geven. Een meerjarenuitvoeringsprogramma is echter niet ingevoerd. o In het bijzonder is aan Castricum en Heiloo de suggestie gedaan om, naar voorbeeld van Bergen (best practices), de stukken voor de vergaderingen van het Algemeen Bestuur van de GGD-HN vast te agenderen in gemeentelijk commissieverband om zo de portefeuillehouder Volksgezondheid te kunnen ‘voeden’ voor de inbreng in de vergadering van het Algemeen Bestuur. Een alternatief daarvoor zou zijn om te gaan werken met een klankbordgroep voor de portefeuillehouder Volksgezondheid en een rapporteur vanuit de gemeenteraad met 21

betrekking tot de GGD-HN. Deze maatregelen zijn echter niet ingevoerd. Bovendien blijkt bij nader inzien best practice van Bergen zich te beperken tot p&c-stukken en zijn de stukken voor de AB-vergaderingen geen onderdeel van de bespreking. Ten slotte wordt naar de opvatting van de Rekenkamercommissie het aloude spanningsveld voor de portefeuillehouder rol als opdrachtgever namens de gemeente en van de rol van eigenaar van de GGD als lid van het Algemeen Bestuur, gedeeltelijk onderkend. o De portefeuillehouders lijken voldoende van het pettenprobleem en de mogelijkheid van tegengestelde belangen op de hoogte. Ook de betrokken ambtenaren lijken zich dat spanningsveld bewust te zijn en weten daar in de advisering van hun portefeuillehouders in de praktijk goed mee om te gaan. Daar staat tegenover dat ook de raadsleden van dat spanningsveld op de hoogte moeten zijn. Zij moeten bij het uitoefenen van de kaderstellende en controlerende taak te maken hebben met de portefeuillehouder als gemeentelijke opdrachtgever of als AB-lid/eigenaar van de GGD. o Hoewel niet door de Rekenkamercommissie is onderzocht of raadsleden zich daar telkens van bewust zijn, is niet gebleken dat dit een onderwerp is dat regelmatig met of door de raadsleden wordt besproken. In Heiloo is dit wel aan de orde gekomen in relatie tot Zaffier.

Concluderend kan worden gezegd dat in het opvolgingsonderzoek is gebleken dat er sprake is van enkele verbeteringen in de besturing en beheersing van de financiële risico’s van de GGG-HN voor de BUCH-gemeenten. Tegelijkertijd is een aantal mogelijkheden onbenut gebleven. De (meer algemene) constateringen en aanbevelingen van de accountant ten aanzien van het sociaal domein zijn hiermee in lijn. De stappen vooruit zijn vooral gezet in de technische beheersing van de financiële risico’s. De onbenutte kansen liggen vooral op het vlak van het vergroten van de grip van de raden op de financiële risico’s. In een van de (overgenomen) aanbevelingen spreekt de Rekenkamercommissie van het maken van financiële risico’s van de GGD in het algemeen en van de openeinderegelingen in het bijzonder een ‘topprioriteit’ te maken. De Rekenkamercommissie ziet de gemaakte stappen, maar wil niet spreken van een ‘topprioriteit’.

Ten slotte Gebruikelijk is om een rekenkameronderzoek af te sluiten met het doen van een aantal aanbevelingen. Maar zoals bij aanvang is geschetst, doen we die aanbevelingen pas nadat we de vier onderdelen van het opvolgingsonderzoek hebben afgerond. Daarom volstaan we hier met de bevindingen.

22

Bijlage 1 Onderzoeksverantwoording Onderzoeksaanpak Documentenstudie De Rekenkamer heeft gefocust op de aanbevelingen, het besluitvormingsproces, de wijze waarop en de mate waarin de besluiten worden en zijn uitgevoerd en de wijze waarop dat procesmatig is geborgd. Daartoe zijn diverse beleidsdocumenten opgevraagd en bestudeerd. Soms heeft dat tot aanvullende vragen geleid, gericht aan de griffiers en medewerkers. Ter beantwoording van de aanvullende vraag van de BUCH-brede werkgroep Financiële Aspecten naar de overeenkomsten tussen de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie en die van de accountant, zijn over de jaren 2019, 2020 en 2012 de managementletters en accountantsrapporten van de vier gemeenten en de Werkorganisatie bestudeerd. Vanwege het karakter van een opvolgingsonderzoek, heeft de Rekenkamercommissie een aantal malen bewust afgezien van diepgaand feitenonderzoek. Interviews Op 30 augustus en 6 september 2022 zijn interviews gehouden met de senior beleidsadviseur domein SamenLeven en de strategisch adviseur financiën Sociaal domein, respectievelijk de concerncontroller. Aanvullend zijn een of meer specifieke vragen beantwoord door de strategisch inkoop adviseur van de BUCH en de gemeentecontroller van Bergen. Van de interviews zijn door de geïnterviewden geverifieerd verslagen voor beperkte tijd in het dossier van de Rekenkamercommissie aanwezig.

Geraadpleegde documentatie -

Accountantsrapport gemeente Bergen 2019. IPA-ACON Assurance BV, juni 2020. Accountantsrapport gemeente Bergen 2020. IPA-ACON Assurance BV, mei 2021. Accountantsrapport gemeente Bergen 2021. IPA-ACON Assurance BV, 2022. Accountantsrapport gemeente Castricum 2019. IPA-ACON Assurance BV, juni 2020. Accountantsrapport gemeente Castricum 2020. IPA-ACON Assurance BV, mei 2021. Accountantsrapport gemeente Castricum 2021. IPA-ACON Assurance BV, 2022. Accountantsrapport gemeente Heiloo 2019. IPA-ACON Assurance BV, mei 2020. Accountantsrapport gemeente Heiloo 2020. IPA-ACON Assurance BV, mei 2021. Accountantsrapport gemeente Heiloo 2021. IPA-ACON Assurance BV, 2022. Accountantsrapport gemeente Uitgeest 2019. IPA-ACON Assurance BV, mei 2020. Accountantsrapport gemeente Uitgeest 2020. IPA-ACON Assurance BV, mei 2021. Accountantsrapport gemeente Uitgeest 2021. IPA-ACON Assurance BV, 2022. Besluit gemeenteraad Castricum, dd. 22 oktober 2020. Besluitenlijst gemeenteraad Bergen, dd. 24 september 2020. Bestuurlijke reactie van college van Bergen inzake onderzoek GGD Hollands Noorden 'Financiële risico’s in perspectief, ongedateerd, zaaknummer BB20.00237. Bestuurlijke reactie van college van Castricum inzake onderzoek GGD Hollands Noorden 'Financiele risico’s in perspectief, ongedateerd.

Bestuurlijke reactie van college van Heiloo inzake onderzoek GGD Hollands Noorden 'Financiële risico’s in perspectief, dd. 12 mei 2020. Bestuurlijke reactie van college van Uitgeest inzake onderzoek GGD Hollands Noorden 'Financiële risico’s in perspectief, ongedateerd.

23

-

Onderzoeksrapport ‘GGD Hollands Noorden- Financiële risico’s in perspectief’ (juni 2020). https://www.rekenkamercommissiebuch.nl/wp-content/uploads/2020/06/CompleetRapportRekenkamersGGDHN.pdf

-

-

E-mail griffier Bergen, dd. 15 december 2021. E-mail strategisch adviseur BUCH, dd. 20 januari 2022. E-mail griffier Castricum, dd. 23 november 2021. E-mail griffier Heiloo, dd. 22 november 2021. E-Mail griffier Uitgeest, dd. 1 december 2021. E-Mail griffier Uitgeest, dd. 27 september 2022. Gespreksverslag (geverifieerd) interview met concerncontroller De BUCH, dd. 6 oktober 2022. Gespreksverslag (geverifieerd) interview met senior beleidsadviseur domein SamenLeven De BUCH en strategisch adviseur financiën Sociaal domein De BUCH, dd. 20 september 2022. Ingekomen stukken gemeenteraad Bergen, dd. 24 september 2020. Managementletter interim-controle gemeente Bergen, 2019. IPA-ACON Assurance BV, december 2019. Managementletter interim-controle gemeente Bergen, 2020. IPA-ACON Assurance BV, januari 2021. Managementletter interim-controle gemeente Bergen, 2021. IPA-ACON Assurance BV, december 2021. Managementletter interim-controle gemeente Castricum 2019. IPA-ACON Assurance BV, december 2019. Managementletter interim-controle gemeente Castricum 2020. IPA-ACON Assurance BV, januari 2021. Managementletter interim-controle gemeente Castricum 2021. IPA-ACON Assurance BV, december 2021. Managementletter interim-controle gemeente Heiloo 2019. IPA-ACON Assurance BV, december 2019. Managementletter interim-controle gemeente Heiloo 2020. IPA-ACON Assurance BV, januari 2021.

Managementletter interim-controle gemeente Heiloo 2021. IPA-ACON Assurance BV, december 2021. Managementletter interim-controle gemeente Uitgeest 2019. IPA-ACON Assurance BV, december 2019. Managementletter interim-controle gemeente Uitgeest 2020. IPA-ACON Assurance BV, januari 2021. Managementletter interim-controle gemeente Uitgeest 2021. IPA-ACON Assurance BV, december 2021. Managementletter interim-controle Werkorganisatie BUCH 2019. IPA-ACON Assurance BV, december 2019. Managementletter interim-controle Werkorganisatie BUCH 2020. IPA-ACON Assurance BV, januari 2021. Managementletter interim-controle Werkorganisatie BUCH 2021. IPA-ACON Assurance BV, december 2021. Verordening rekenkamercommissie BUCH 2018. Verordening rekenkamercommissie BUCH 2018. https://www.rekenkamercommissiebuch.nl/wp-content/uploads/2019/06/rb-2018-07-05-uitbreiding-gemeenschappelijke-RKC-getekend-1.pdf Verslag van Bevindingen Werkorganisatie BUCH 2019. IPA-ACON Assurance BV, maart 2020. Verslag van Bevindingen Werkorganisatie BUCH 2020. IPA-ACON Assurance BV, maart 2021. Verslag van Bevindingen Werkorganisatie BUCH 2021. IPA-ACON Assurance BV, maart 2022.

24

Rekenkamercommissie BUCH OPVOLGINGSONDERZOEK

DEEL 3 Externe inhuur VERSLAG VAN BEVINDINGEN Bijlage 3 bij Bestuurlijk rapport Opvolgingsonderzoek

Rekenkamercommissie BUCH November 2022

Inhoudsopgave Inleiding..............................................................................................................................................2 Onderzoeksvragen ..............................................................................................................................3 Hoofdstuk 1

Aanbevelingen van de Rekenkamercommissie .............................................................4

Aanbevelingen onderzoek Externe inhuur .......................................................................................4 Bestuurlijke reactie op aanbevelingen .............................................................................................4 De werkwijze bij het opstellen van de bestuurlijke reacties .............................................................9 Samenvatting bestuurlijke reactie ................................................................................................. 10 Hoofdstuk 2

Besluiten van de raden op de aanbevelingen ............................................................. 12

Procedure behandeling aanbevelingen ......................................................................................... 12 Samenvatting raadsbesluiten ........................................................................................................ 13 Hoofdstuk 3

Stand van zaken Externe inhuur ................................................................................. 14

Procedure uitvoering aanbevelingen ............................................................................................. 17 Samenvatting ................................................................................................................................ 18 Hoofdstuk 4 Aanbevelingen accountant aanbesteding en inkoop ...................................................... 20 2019 ............................................................................................................................................. 20 2020 ............................................................................................................................................. 21 2021 ............................................................................................................................................. 21 Hoofdstuk 5 Bevindingen .................................................................................................................. 23 Beantwoording centrale onderzoeksvraag .................................................................................... 23 Ten slotte ...................................................................................................................................... 23 Bijlage 1 Onderzoeksverantwoording ................................................................................................

24 Onderzoeksaanpak ....................................................................................................................... 24 Geraadpleegde documentatie ....................................................................................................... 24

1

Inleiding Overal in ons land doen landelijke, provinciale, regionale en lokale rekenkamers of rekenkamercommissies onderzoeken naar het gevoerde beleid van de overheden. De onderzoeken leiden tot conclusies en aanbevelingen om geconstateerde onvolkomenheden en tekortkomingen te adresseren. Doorgaans wordt het onderzoekstraject afgesloten met het nemen van een besluit door de volksvertegenwoordiging. Het werk van al die rekenkamers is echter alleen effectief als met de resultaten daadwerkelijk iets wordt gedaan; als het beleid wordt bijgesteld, de uitvoeringspraktijk wordt veranderd, een cultuurverandering in gang wordt gezet, de samenwerking wordt verbeterd, en dergelijke. Om dat te toetsen worden regelmatig opvolgingsonderzoeken uitgevoerd. Ook de Rekenkamercommissie BUCH acht het zinvol om na te gaan of de aanbevelingen daadwerkelijk worden opgevolgd en heeft hiervoor een onderzoek geïnitieerd. In dit onderzoek wordt niet gekeken naar de daadwerkelijke effecten van de doorvoering van de aanbevelingen. Immers, het effect van eventuele nieuwe maatregelen of bijgesteld beleid kan niet los worden gezien van de reeds bestaande praktijk. Om zicht te krijgen op de effectiviteit van de nieuwe maatregelen zouden de verschillende onderzoeken grotendeels of in hun geheel herhaald moeten worden. Dat voert te ver.

We kunnen dus bijvoorbeeld wel constateren dat het beleid of uitvoeringsregels daadwerkelijk zijn aangepast, maar we onderzoeken niet of die aanpassingen het beoogde effect hebben (gehad). Dit opvolgingsonderzoek bestaat uit verschillende delen. In deel één tot en met vier wordt de opvolging bezien van de volgende BUCH-brede onderzoeken: • Burgerparticipatie in de BUCH-gemeenten (maart 2018), • GGD Hollands Noorden- Financiële risico’s in perspectief (juni 2020), • Inhuur externen (september 2020) en • Klachtenbehandelingsstructuur (oktober 2020) onderzocht. Dit opvolgingsonderzoek is iets anders ingericht dan gebruikelijk. Telkens is de opvolging van één van de vier rapporten onderzocht, in de volgorde van publicatie. En telkens is één Verslag van bevindingen opgesteld en ter verificatie voorgelegd aan de ambtelijke organisatie. Met deze vorm van ‘compartimentering’ van de verschillende opvolgingsonderzoeken, wil de Rekenkamercommissie de focus op de inhoud van de onderwerpen borgen en tegelijkertijd het onderzoek uitvoerbaar houden. Na afronding van het vierde en laatste Verslag van bevindingen, die met betrekking op de Klachtenbehandelingsstructuur, is de Rekenkamercommissie op basis van deze vier Verslagen van bevindingen nagegaan of er een patroon in de opvolging van de aanbevelingen en in de wijze van besluitvorming is.

Het onderzoek wordt afgesloten met een rapport met conclusies en aanbevelingen. Na verwerking van de bestuurlijke reactie en eventueel nawoord van de Rekenkamercommissie, wordt het eindrapport aangeboden aan de vier gemeenteraden. Dit Verslag van bevindingen is het derde deel van het opvolgingsonderzoek en betreft de opvolging van de aanbevelingen van het onderzoek Externe inhuur.

2

Onderzoeksvragen De centrale onderzoeksvraag luidt:

Welke besluiten hebben de BUCH-gemeenteraden genomen naar aanleiding van de aanbevelingen die de Rekenkamercommissie aan de onderzoeksrapporten heeft verbonden en op welke wijze heeft het bestuur daaraan uitvoering gegeven? Biedt het besluitvormingsproces aanknopingspunten voor verbetering? Voor de beantwoording van de centrale vraagstelling heeft de rekenkamer de volgende deelvragen geformuleerd: 1. Hoe luidt de bestuurlijke reactie van de Colleges van de BUCH-gemeenten op de aanbevelingen die de Rekenkamercommissie heeft verbonden aan zijn onderzoeksrapporten en is dat conform een daarvoor vastgestelde procedure? 2. Hoe is de besluitvorming in de BUCH-gemeenteraden op de aanbevelingen verlopen en is dat conform een daarvoor vastgestelde procedure? 3. Op welke wijze hebben de colleges van B&W en de gemeenteraden de raadsbesluiten uitgevoerd en is dat conform een daarvoor vastgestelde procedure? 4. Hoe is opvolging en bewaking van dergelijke raadsbesluiten binnen de ambtelijke organisatie geborgd en welke lessen zijn te trekken voor het realiseren van doorwerking van rekenkameronderzoek? 5. (Voor de onderzoeken GGD en Inhuur Externen:) zijn de uitgevoerde aanbevelingen in overeenstemming met de aanbevelingen van de accountant1?

1

Deze vraag is op verzoek van de BUCH-brede werkgroep Financiële Aspecten toegevoegd.

3

Hoofdstuk 1

Aanbevelingen van de Rekenkamercommissie

Aanbevelingen onderzoek Externe inhuur In dit hoofdstuk vindt u de aanbevelingen die de Rekenkamercommissie BUCH heeft verbonden aan het rapport ‘Externe inhuur’ (september 2020) 2. Daarnaast komt het eerste deel van onderzoeksdeelvraag 1 aan bod: Hoe luidt de bestuurlijke reactie van de colleges van de BUCH-gemeenten op de aanbevelingen die de Rekenkamercommissie heeft verbonden aan zijn onderzoeksrapporten en is dat conform een daarvoor vastgestelde procedure? In het onderzoek naar Externe inhuur worden de volgende hoofdvragen gesteld: Hoe wordt binnen de BUCH gemeenten omgegaan met inhuur van externen; draagt de inzet van externen bij aan een rechtmatige, doelmatige en doeltreffende uitvoering en blijft deze binnen eventueel door de gemeenteraden geformuleerde kaders? De beantwoording van deze vragen heeft de Rekenkamercommissie gebracht tot het opstellen van tien aanbevelingen3. De eerste zeven zijn gericht aan de colleges, de andere drie zijn gericht aan de gemeenteraden. De Rekenkamercommissie stuurt het rapport op 16 juni 2020 naar de vier besturen en ontvangt op 1 september 2020 een geïntegreerde bestuurlijke reactie van de vier gemeenten. Op 12 september 2020 stuurt de Rekenkamercommissie een nawoord aan de gemeenteraden en colleges. Ter wille van de leesbaarheid wordt onder elke aanbeveling de specifieke reactie van de colleges weergegeven.